Регламент процедуры подбора персонала. Как грамотно сформировать положение о подборе персонала Приказ о заявке на подбор персонала

Регламент подбора персонала, хотя и касается в первую очередь специалистов по подбору, является локальным нормативным документом компании. А потому выполнять его правила должны все сотрудники. Включая руководителей подразделений, которые передают в службу персонала заявки на подбор новых сотрудников.

Поэтому, выясните, из-за чего возникают проблемы в подборе персонала, какова доля вины рекрутеров, а какова – руководителей подразделений, и пропишите в регламенте такие правила поведения и работы как тех, так и других, которые бы исключали возникновение этих проблем.

Полный образец Регламента по подбору персонала Вы найдете на нашем сайте www.HR-director.ru , а в этой статье мы рассмотрим, какие задачи стоят перед отделом по подбору персонала и как их можно решить, регламентируя процедуру поиска и привлечения новых сотрудников.

Пропишите, что линейные руководители вместе с рекрутерами решают, сколько новых сотрудников нужно

Обычно это происходит иначе: руководители подразделений составляют планы развития, и если предусматривают увеличить производство продукции, повысить продажи или расширить услуги, то примерно указывают, сколько новых сотрудников необходимо. Затем эти данные передаются в службу персонала. Но, во-первых, такие данные не всегда получаются достоверными, во-вторых, менеджеры по подбору действуют как исполнители почти вслепую, так как лишь догадываются, для чего именно эти сотрудники необходимы, что именно они будут делать. Если же линейные менеджеры и специалисты по подбору вместе просчитывают потребность в персонале (о том, как прогнозировать потребность компании в новых сотрудниках, мы подробно рассказали в статье «Сколько сотрудников должно быть в компании? Рассчитываем оптимальную численность персонала»), то, во-первых, Ваши специалисты могли бы скорректировать и уточнить расчеты линейных руководителей, во-вторых, хорошо представляли бы задачи, которые возложат на новый персонал, и более осознанно его подбирали.

Пример

Раздел 2. Бизнес-планирование и прогноз потребности в новых сотрудниках

В соответствии с планами развития подразделений руководители вводят новые должности. Расчет потребности в новых должностях осуществляется совместно с ответственным специалистом отдела персонала. Директор по персоналу утверждает потребность в новых сотрудниках и передает данные в отдел кадров. Каждая новая должностная единица вносится в штатное расписание.

Установите, что в процессе подбора рекрутеры напрямую общаются с линейными руководителями

Это необходимо, чтобы специалист по подбору мог в любой момент уточнить то, что изложено в заявке на поиск нового сотрудника, у того, кто эту заявку, собственно, и составлял. Благодаря этому рекрутер лучше поймет, кого надо искать. В крупных компаниях часто такое общение исключено, так как взаимодействие строится по схеме руководитель подразделения – Директор по персоналу – руководитель отдела подбора (если есть) – рекрутер.

В Регламенте подбора персонала Вы можете не просто зафиксировать, что специалист по подбору вправе обращаться с вопросами по поводу соискателей к руководителям подразделений, но и прописать более конкретные вещи. К примеру, что руководитель подразделения должен провести одну встречу с рекрутером, на которой объяснить, какие именно новые сотрудники требуются, что будет входить в их служебные обязанности, какими личностными качествами, навыками и знаниями должны обладать кандидаты.

Пример

В консалтинговой компании заявки на подбор персонала передавались в таком порядке: от руководителей отделов к Директору по персоналу, от него – менеджеру по подбору, затем – специалисту по подбору. Если у последнего возникал вопрос, то процедура шла по цепочке в обратном порядке. В результате, после того как линейные менеджеры внесут уточнения, специалист по подбору приступал к поиску сотрудников лишь на 7-10-й день. Чтобы исправить ситуацию, Директор по персоналу даже ввел должность ритейн-менеджера. Ритейн (от англ. retain) – удерживать, аккумулировать. Такой специалист следит за занятостью работников, распределяет нагрузку и при необходимости перебрасывает с одного проекта на другой. Этот менеджер пытался ускорить процесс, но на самом деле процедура согласования заявки не упростилась, а усложнилась – добавилось еще одно лишнее звено. Ситуация исправилась, когда специалистам по подбору разрешили напрямую работать с линейными руководителями.

Определите, как и где могут искать персонал специалисты по подбору

Методы и источники поиска зависят от того, кого ищем. Поэтому в регламенте укажите типы поиска и к каждому предусмотрите свои методы и области рекрутинга.

Массовый рекрутинг. Большое количество сотрудников с низкой квалификацией или специалистов, которые не являются редкими, менеджеры по подбору в состоянии сравнительно быстро подобрать самостоятельно и без больших затрат. Простой поиск: через интернет-сайты, а также с помощью объявлений о вакансии, размещаемых в недорогих СМИ и расклеиваемых в общественных местах (на остановках, у торгово-развлекательных центров).

Executive search. Для поиска редких специалистов и/или управленцев среднего звена целесообразно использовать и штатных специалистов по подбору, и привлекать кадровые агентства. Вы можете оговорить случаи, когда можно обращаться в агентства. Например, если нет возможности назначить на должность кого-то из сотрудников компании, а поиск, проводимый штатным специалистом по подбору, не дал результатов. Затраты менеджеры предварительно обсуждают с Вами.

HeadHunting. Переманить конкретного топ-менеджера из одной компании в другую – задача серьезная и тонкая. Для ее выполнения привлекаются высококлассные специалисты из крупных рекрутинговых агентств. Стоимость услуг достаточно высокая, исчисляется в процентах от будущего дохода подбираемого сотрудника. Решение принимает Директор по персоналу по согласованию с руководством компании.

Есть методы поиска, к которым в разных компаниях относятся неоднозначно. Это зависит от корпоративной культуры. Например, принимать ли соискателей по рекомендации сотрудников компании, брать ли родственников, открывать ли двери тем, кто когда-то ушел из компании и хочет вернуться, либо работает у конкурентов. Обсудите этот вопрос с руководителями высшего и среднего звена.

Пример

…в компании в качестве основных источников поиска и подбора персонала принимаются:

Предусмотрите автоматизацию процесса подбора и создание единой базы резюме

В Регламент подбора персонала включите условие, обязывающее рекрутеров использовать одну из автоматизированных систем, которую Вы установите. Самая распространенная – E-staff Рекрутер. В ней специалист по подбору может фиксировать все, что делает, чтобы оценить каждого конкретного кандидата, – от выбора резюме до приглашения занять должность. Это помогает также лучше планировать работу по подбору. А главное – система формирует качественную базу резюме. Зачем необходима такая база? Чтобы избежать нелепых ошибок. Например, когда несколько рекрутеров одной службы персонала приглашают на собеседование одного и того же кандидата. Либо один рекрутер отказал соискателю, а другой по незнанию звонит на следующий день и приглашает этого же соискателя на собеседование. С помощью системы E-staff рекрутеры учитывают движение входящих резюме, проведенные собеседования, высланные предложения о работе (job-offers), отказы компании и предложения, отклоненные соискателями.

Пример

Правила совместного ведения и пользования базой данных E-staff Рекрутер (далее – База данных).

1.1. Назначение Базы данных.
База данных является основным инструментом совместной работы специалистов по подбору персонала. Она предназначена для хранения и редактирования открытых вакансий, обработки поступающих резюме кандидатов, координации действий специалистов службы персонала, формирования отчетности, а также для проведения статистических исследований.

1.2. Информация о соискателях и решениях, принятых по итогам интервьюирования, заносится в Базу данных и является конфиденциальной. Данные о соискателях, открытых вакансиях, условиях вознаграждения, именах и контактах, результатах взаимодействия с кандидатами не могут передаваться другим лицам.

1.3. Каждый сотрудник отдела подбора отвечает за полное, своевременное и аккуратное внесение информации в Базу данных о проделанной работе. Менеджеры отдела отвечают за ведение Базы данных в целом и за аналитическую работу с ней.

Разработайте правила проведения интервью и внесите их в регламент

От того как менеджер по подбору взаимодействует с соискателями, зависит репутация компании и уровень профессиональных и личностных качеств нанимаемых сотрудников. Составьте руководство для рекрутеров, нечто вроде четкого алгоритма действий. Детально пропишите в Регламенте подбора персонала порядок интервьюирования, начиная с телефонных переговоров с соискателями, заканчивая тем, какие виды интервью рекомендуется применять рекрутерам для оценки кандидатов на каждую группу должностей.

Пример

…правила проведения интервью с соискателями

Телефонное интервью.
5.1. Специалист по подбору персонала после выбора резюме проводит первое интервью по телефону. Рекрутер обязан представиться: назвать компанию, свою должность и отдел, в котором работает. Телефонное интервью следует проводить не более 15 минут. В ходе его лишь уточняется, соответствует ли соискатель основным требованиям, предъявляемым компанией, выясняются намерения претендента и то, может ли он принять предложение от нашей компании, ответил ли он уже согласием на приглашение на работу от другой компании.

5.2. Порядок проведения интервью и первичной оценки соискателя на открытую вакансию.
Первое очное интервью проводит специалист отдела подбора персонала. На встречу должно быть потрачено не более 60 минут, из них 30 минут выделяются на профтестирование, которое проводится перед беседой и от результатов которого зависит, последует ли следующий этап интервью.

В этом же разделе укажите, сколько собеседований можно в принципе проводить с соискателем и в течение какого времени, когда и как специалист по подбору организует встречу соискателя с руководителем подразделения-заказчика и в какой срок он должен дать ответ рекрутеру.

Укажите, с кем из должностных лиц нужно согласовывать решение о приеме соискателя на работу

Внесите в регламент условие, что должностные лица обязаны указывать причины, по которым отказано кандидату. Это исключит необоснованные отказы и мотивирует руководителей серьезно относиться к составлению требований к претендентам на вакансию.

Как информировать соискателя, принят он на работу или ему отказано

Если предложение о работе сформулировать нечетко и туманно, соискатель может и не понять, что его приглашают в компанию. Поэтому важно, чтобы рекрутеры грамотно составляли приглашения или корректно отказывали кандидату.

Поручите менеджеру отдела подбора разработать образцы писем, в которых соискателю делается предложение и в которых ему отказывается в приеме на работу (образцы формы отказа и приглашения смотрите в электронной версии статьи на сайте www.HR-director.ru). Внесите эти образцы в регламент и обяжите специалистов по подбору персонала использовать только утвержденные формы бланков. Это даст Вам уверенность, что специалисты по подбору будут рассылать грамотные приглашения и отказы, отвечающие требованиям этики и русского языка.

ПРОЦЕДУРА ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

Кадровое агентство «Столичные огни» осуществляет поиск и подбор персонала для дома и офиса на различные вакансии, в том числе в соответствии с требованиями и критериями работодателей. Чтобы избежать пустой и не эффективной работы, мы рекомендуем Заказчикам предарительно ознакомиться с РЕГЛАМЕНТОМ ПО ПОИСКУ И ПОДБОРУ ПЕРСОНАЛА, а также с условиями Агентства.

РЕГЛАМЕНТ ПО ПОИСКУ И ПОДБОРУ ПЕРСОНАЛА

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ ЗАКАЗЧИКА:

1-Й ШАГ: Необходимо тщательно продумать профиль вакансии , личностные и квалификационные требования к специалисту: возраст, пол, наличие тех или иных навыков и опыта работы, компетенции, круг обязанностей, уровень заработной платы, социальный пакет, мотивирующее перспективы и т.п.

По оценкам специалистов, более 80 % успеха в поиске необходимого персонала зависит от правильной подачи заявки на подбор. На практике зачастую работодатель не вполне ясно представляет, какой именно специалист ему нужен и на какую зарплату.

2-Й ШАГ: Обратитесь в Агентство и сделайте заявку. Заявку можно сделать в удобной для Вас форме:

По телефонам указанным на сайте Агентства;

По электронной почте: [email protected]

Заполнить форму Заявки на сайте Агентства.

3-Й ШАГ: Уточните номер принятой заявки и имя персонального менеджера назначенного для работы с Вами (по телефону, либо в процессе переписки по Интернету.

4-Й ШАГ: Заключите договор с Агентством на услуги по поиску и подбору персонала Это Вы можете сделать до начала оказания услуг, либо в день первого собеседования с кандидатами в офисе компании, либо на вашей территории.

5-Й ШАГ: Отберите кандидатов для собеседования, на основании полученных от Агентства резюме соискателей на вакансию. Первичный отбор должен произойти в кратчайший срок после ознакомления с резюме кандидатов, присланных менеджерами Агентства на электронную почту, факс или на основании устной информации,переданной по телефону.

6-Й ШАГ: Проведите собеседование с выбранными кандидатами в согласованное сторонами время, в месте, которое выберет Заказчик - в офисе Агентства, на нейтральной территории (например, в ресторане, кафе), либо на территории работодателя. Собеседование проводится обязательно в присутствии менеджера Агентства! Выезд менеджера (если собеседование проводится не в офисе) дополнительно оплачивается в размере 800 руб. в пределах МКАД, и 1500 рублей - за МКАД.

7-Й ШАГ: Проверьте выбранного кандидата на профессионализм и психологическую совместимость. Назначьте кандидату испытательный срок (пробные дни ). Обычно пробные дни Заказчик назначает по своему усмотрению. Испытательный срок для домашнего персонала составляет до 3-х дней. Во время испытания работнику выплачивается зарплата за отработанное время, в рамках договорной цены.

8-Й ШАГ: Заключите трудовой договор (контракт) с кандидатом сразу после завершения испытания. Заключение трудового договора выгодно обоим сторонам (работодателю и работнику), т.к. только письменный документ, регламентирующий взаимоотношения и условия найма, имеет юридическую силу.

9-Й ШАГ: Оплатите услуги Агентства за поиск и подбор персонала. Это необходимо сделать сразу после принятия Вами решения о выборе кандидата на испытательный срок, так как мы передаем Вам реального работника, «рассекретив» всего его персональные данные, включая контактную информацию. Если по итогам испытания кандидат Вам не подойдет по мотивированным причинам, мы предложим других кандидатов или вернем деньги.

ПОЛОЖЕНИЕ

о подборе персонала

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Работа по подбору персонала проводится ____________(кем конкретно) совместно с руководителями структурных подразделений.

1.2.Настоящее Положение разработано с целью создания единых подходов в работе по подбору персонала и определяет:

Порядок открытия (закрытия) штатных единиц ;

Порядок подбора персонала;

Обязанности должностных лиц, обеспечивающих эффективный подбор персонала.

1.3.Подбор персонала осуществляется на основании штатного расписания.

1.4.Потребность в изменении штатного расписания и открытии новых штатных единиц определяется руководителем структурного подразделения.

1.5.Преимущественным правом при заполнении вакансий пользуются сотрудники компании, если они отвечают требованиям, предъявляемым к кандидатам на вакансию.

1.6.Все кандидаты на вакансии проходят предварительное собеседование в секторе по подбору и работе с персоналом.

2.ПОРЯДОК ОТКРЫТИЯ (ЗАКРЫТИЯ) ШТАТНЫХ ЕДИНИЦ

2.1.При открытии штатных единиц руководитель структурного подразделения готовит:

В адрес Исполнительного директора служебную записку по форме (Приложение 1), согласовывает ее с главным бухгалтером , финансовым директором или лицами, их замещающими;

Анкету-заявку на подбор персонала (Приложение 2), которую передает лицу, ответственному за подбор персонала.

2.2.При закрытии штатных единиц руководитель структурного подразделения готовит в адрес Исполнительного директора служебную записку по форме (Приложение 1), согласовывает ее с начальником управления, главным бухгалтером, финансовым директором или лицами, их замещающими.

2.4.Подписанная служебная записка об открытии (закрытии) штатных единиц передается в лицу, ответственному за работу с персоналом, который:

Вносит изменение в штатное расписание;

Утверждает изменения в штатном расписании.

3.ПОРЯДОК ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

3.1.Подбор персонала осуществляет сектор по подбору и работе с персоналом на основании:

Анкеты-заявки на подбор персонала от руководителей структурных подразделений;

Списка вакантных должностей, который еженедельно готовит лицо, ответственное за работу с персоналом.

3.2.Подбор персонала на руководящие должности (начальник управления, заместитель начальника управления) осуществляется по следующей схеме:

3.2.1.Кандидат на должность:

Проходит собеседование со специалистом сектора по подбору и работе с персоналом;

Заполняет бланк "Анкета кандидата" согласно Приложению 3;

Проходит тестирование по специальному блоку методик по результатам которого получает следующее заключение: "Результаты тестирования высокие (средние, низкие)".

3.2.2.При высоких (средних) результатах тестирования специалист сектора по подбору и работе с персоналом готовит на кандидата характеристику по результатам тестирования и передает пакет документов (анкету кандидата, характеристику) Вице-президенту по персоналу или лицу, его замещающему.

3.2.3.Вице-президент по персоналу проводит собеседование с кандидатом и при положительных его результатах дает ему задание на разработку концепции развития данного структурного управления, приглашает на заседание Совета директоров, передает Анкету кандидата в Управление безопасности для проверки.

3.2.4.Решение о замещение вакантной должности руководителя принимает Совет директоров.

3.2.5.Вице-президент по персоналу делает отметку в Анкете кандидата о приеме его на работу и передает анкету в отдел кадров.

3.3.Подбор персонала на руководящие должности внутри управлений (начальник отдела, заведующий сектором, директор магазина) и специалистов отделов осуществляется по следующей схеме:

3.3.1.Кандидат на должность:

Проходит собеседование со специалистом сектора по подбору и работе с персоналом;

Заполняет бланк "Анкета кандидата" согласно Приложению 3.

3.3.2.Специалист сектора по подбору и работе с персоналом:

Передает анкеты кандидатов на вакантную должность начальнику управления или лицу, которому делегированы полномочия о принятии решений по персоналу в данном структурном подразделении, который отбирает из предложенных кандидатов на вакансию 2-3-х человек;

Приглашает отобранных кандидатов на вакансию для прохождения тестирования;

Передает их анкеты в Управление безопасности для проверки;

Готовит по результатам тестирования характеристики на кандидатов и доводит их до начальника управления или заинтересованных лиц.

3.3.3.Решение о замещение вакантной должности руководителя внутри управления, специалиста в отдел принимает начальник управления (или лицо, которому делегированы полномочия о принятии решений по персоналу в данном структурном подразделении) о чем делается соответствующая отметка в бланке "Анкета кандидата".

3.4.Подбор персонала на рабочие должности (продавец, грузчик, дворник, уборщик, водитель, электрогазосварщик и т. п.) осуществляется по следующей схеме:

3.4.1.Кандидат на должность проходит собеседование со специалистом сектора по подбору и работе с персоналом.

3.4.2.Специалист сектора по подбору и работе с персоналом дает направление на работу согласно Приложению 4.

3.4.3.Решение о замещение вакантной должности принимает начальник отдела (директор магазина), о чем делает соответствующую отметку в направлении.

3.5.В случае, если принимается решение о временной приостановке или снятии открытой согласно Анкете-заявке вакансии, руководитель структурного подразделения обязан в однодневный срок довести данную информацию до сектора по подборе и работе с персоналом по форме Приложения 5.

3.6.Заявка на подбор персонала считается выполненной только в том случае, если данной должности нет в еженедельной информации отдела кадров о имеющихся вакансиях.

4.ОБЯЗАННОСТИ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ ЭФФЕКТИВНЫЙ ПОДБОР ПЕРСОНАЛА

4.1.Вице-президент по персоналу:

Ведет работу с кандидатами на руководящие должности;

Владение персональным компьютером

Степень владения ПК: __ программист, __пользователь, __оператор; опыт работы на ПК __

Укажите конкретные программные продукты: ____________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

иностранный язык, степень владения: письменный/устный, свободно/бегло, но с ошибками/со словарем

Хобби, увлечения:_______________________________________________________________

Вредные привычки:_____________________________________________________________

Личностная характеристика (основные знания и умения, наиболее сильные черты характера):_____________________________________________________________________

Укажите предприятия, отрасли, регионы, с которыми у вас есть деловые связи, контакты:______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дополнительные сведения

Качества, которые вы цените в других людях:______________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Чем конкретно Вы можете помочь нашему предприятию, заняв данную должность?___

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Приложение 4

НАПРАВЛЕНИЕ НА РАБОТУ

Отдел кадров направляет ______________________________________________

Проживающего по адресу ______________________________________________

Телефон __________________

По Вашей заявке на вакансию по профессии:

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Подразделение: ______________________________________________________

Ф. И.О. руководителя __________________________________________________

Телефон_______________________Адрес_________________________________

ОТЧЕТ О ПРИНЯТОМ РЕШЕНИИ

1.Гр.__________________________________________________________________________

Принять на работу с «____»_____________200_ г. по профессии_________________________

2.Предложенная кандидатура отклонена. Мотивы отклонения

________________________________________________________________________________

Подпись руководителя _______________________/________________________/

Дата «____»__________________2002 г.

Замечания:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

— это всего лишь сервисная функция. Во главе угла стоят бизнес-процессы, которые приносят деньги — продажи, производство и далее по списку. С этим трудно не согласиться. На первый взгляд.

Пример из нереальной жизни.

Давайте на секунду представим ситуацию. В компании в один момент на местах менеджеров по продажам оказались оперные певцы, на складе — балерины, а в кресле генерального директора — оленевод с Аляски. Здорово, да? Только страшновато за судьбу предприятия. Ситуация гротескная. Доиграем её до конца.

Лукавый ответ HRa: «Вы просили обеспечить предприятие творческими сотрудниками с нестандартным подходом. Других вводных от вас не поступало. Вот, полюбуйтесь, заслуженные артисты, почётные деятели искусств, примы с дипломами международных конкурсов. Очень творческие и совершенно нестандартные».

Собственник из последних сил, сползая по стене офиса: «А почему оленевод???».

HR: «Вы просили выносливого и стрессоустойчивого. Этот один в лесу целую зиму выжил. Очень выносливый. По кости режет, даже выставки были, дипломы есть — творческий. Имеет опыт управления оленьими стадами и собачьими упряжками. Волков и медведей не боится — стрессоустойчивый».

Занавес.

Мы, конечно, очень сильно утрировали. Наш пример призван заострить внимание на том, что без правильно организованного подбора персонала бизнес эффективно функционировать и приносить прибыль не может. И относиться к этому процессу нужно серьезно, выстраивать его, формализовывать и описывать в соответствующем регламенте.

Регламент по подбору персонала

Обычно подобный документ включает в себя следующие основные моменты.

Название раздела	Описание
Общие положения	Определяются цели: заполнение штатных вакансий, закрытие вновь возникающих позиций, сбор информации о рынке труда, составление внешнего кадрового резерва. Назначаются исполнители, ответственные и лица, принимающие окончательные решения.
Формирование заявки на подбор персонала (заявка на подбор персонала образец)	Фиксируются: инициатор, порядок обработки, если вакансия штатная, порядок утверждения заявки на новую должность или расширение штата по существующим должностям, сроки принятия и обработки, формы подачи (устная, бумажная, электронная).
Методы поиска	Предлагаются варианты ведения поиска и условия перехода от одного к другому: Внутренний поиск среди сотрудников компании, включая внутренний кадровый резерв. Размещение вакансии на внешних ресурсах. Активный поиск на работных сайтах и в социальных сетях. Внешний кадровый резерв. Передача внешним исполнителям: HR-фрилансеру или рекрутинговому агентству .
Первичный отбор кандидатов по резюме	Описывается процесс сбора и анализа информации о кандидатах, проверка на соответствие заявке на подбор персонала, предоставление отобранных резюме инициатору.
Собеседование и оценочные процедуры	Фиксируются этапы собеседования, участники каждого этапа, методы подтверждения квалификации кандидата: тестирование, деловые игры, творческие задания, сбор рекомендаций с предыдущих мест работы. Определяются временные рамки этапов, сроки обратной связи от инициатора.
Принятие решения о закрытии вакансии, приостановка или окончание процесса поиска	Процедура информирования исполнителей о закрытии вакансии или других причинах прекращения поиска.
Форма заявки на подбор персонала	Документ, который необходимо заполнить инициатору

Не трудно заметить, что весь регламент пляшет вокруг заявки на подбор персонала. От того насколько полно, однозначно, достоверно и тщательно будет заполнен этот документ, зависит, попадут ли в вашу компанию именно те сотрудники, которые вам нужны, или будет, как в нашем примере из нереальной жизни.

Внутренняя заявка на подбор персонала

Как мы уже отмечали, решение о необходимости поиска нового сотрудника принимает руководитель подразделения. А потому все «тяготы» заполнения заявки лягут на его плечи. Кто, как не будущий начальник и наставник, знает все детали и тонкости функционала, необходимые навыки и опыт, человеческие качества будущего члена его команды.

Рассмотрим и прокомментируем основные моменты.

1. Наименование должности . Заполнить эту графу будет несложно.

2. Функциональные обязанности и задачи, наличие подчиненных . Описываем все, что предстоит делать. Важно помнить, что задачи сотрудника вытекают из целей подразделения, а те, в свою очередь, из целей компании. Работа над заявкой — хорошая возможность проверить, не прерывается ли где-нибудь эта цепочка. У вас наверняка есть готовые шаблоны описаний должностных обязанностей, не забывайте проверять их на актуальность. Указывайте специфические задачи, выполнение которых требуется редко, но является важным.

3. Ключевые показатели эффективности . Каких результатов вы ожидаете от выполнения функциональных обязанностей и задач должности. Как они будут измеряться.

4. С чем связано открытие вакансии . Повышение предыдущего работника, выход сотрудницы в декрет, увеличение штата в связи с ростом бизнеса, замена ушедшего на пенсию, перераспределение обязанностей в отделе, открытие нового направления. Все это даст одну из многих подсказок рекрутеру, какой сотрудник более всего подойдет на позицию.

5. Профессиональные и личностные компетенции. Знания, навыки, умения, личные качества, психологические и поведенческие особенности. Это портрет вашего идеального кандидата. Значительно увеличит скорость и эффективность подбора разделение компетенций по степени важности:

• определитесь с набором критически важных характеристик,
• укажите желаемые и
• отметьте необязательные.

Компетенции — это отражение должностных обязанностей. Нужно обращать внимание на эту связку, чтобы не перегружать вакансию излишними требованиями. Если вы хотите найти уборщицу, не стоит упирать на наличие высшего образования, бухгалтеру вовсе не обязательно быть суперкоммуникабельным, а менеджеру по продажам сельскохозяйственных запчастей отечественного производства на внутреннем рынке никак не поможет в работе свободный английский.

У работника, который не на полную катушку использует свои навыки, вполне может возникнуть желание найти такое место, где он сможет это делать. Не рисуйте «лишних» компетенций. Тогда вам не придется придумывать какие-то способы их реализации, чтобы удержать людей. Или будьте готовы терять сотрудников.

6. Опыт работы. Насколькоон важен. Допускаются ли отклонения от минимального значения, если в остальном кандидат уж очень хорош и обладает всеми без исключения заявленными компетенциями.

7. Условия труда. Где работает сотрудник: в офисе, удаленно, в смешанном формате, много бывает в разъездах по городу, в командировках, международных поездках. Рабочий день, сменность, выходные, праздники, длительность отпуска.

8. Компенсации и льготы. Заработная плата, премии, проценты от продаж, опционы, сроки выплат и пропорции, компенсация больничных, медицинская страховка и т.п.,

9. Ограничения на подбор. Опишите, кого вы точно не хотите видеть. Это могут быть представители определенных компаний, отраслей и т.д.

10. Желаемый срок закрытия вакансии и дедлайн.

11. ФИО, должность и контакты заявителя.

HR-специалист будет рад получить от бизнес-заказчика такой документ.

Заявка на подбор персонала для внешнего исполнителя

Внутренний рекрутер в полной мере владеет информацией о компании, корпоративной культуре и прочих важных нюансах. Если задачу передают HR-фрилансеру или кадровому агентству её нужно дополнить следующими деталями:

• Название компании.
• Контактные данные всех заинтересованных представителей компании.
• Испытательный срок: его наличие и длительность, возможности сокращения.
• Описание процедуры отбора, принятой в компании.
• Открытость или закрытость информации о поиске.
• Презентация компании и краткая характеристика корпоративной культуры.

Заявка на подбор персонала (образец)

Мы постарались собрать для вас полный набор полей, который может содержать заявка на подбор персонала. Это, своего рода, справочник. Вы можете использовать его целиком или частично в зависимости от профиля вакансии и получателя заявки.

Полная информация о компании
Название компании (полное и сокращенное)
Виды деятельности
Год основания
Количество сотрудников
Юридический адрес
Фактический адрес
Сотрудник, ответственный за подбор (ФИО, должность, телефон, e-mail)
Бизнес-заказчик подбора (ФИО, должность, контакты e-mail)
Дополнительная информация
Информация о вакантной позиции
Наименование должности
Необходимое количество сотрудников
С чем связано открытие вакансии
Название подразделения/отдела/департамента/группы
Непосредственный руководитель сотрудника
Наличие подчиненных (подразделения, должности, количество)
Задачи и функциональные обязанности
Ключевые показатели эффективности
Требования к кандидату
Возрастные рамки (от … до…)
Уровень образования
Специализация по образованию
Дополнительное образование, повышение квалификации
Опыт работы
Специализированные навыки
Наличие допусков и сертификатов
Иностранные языки (перечень и уровень владения)
Владение компьютером (общий уровень, специализированное программное обеспечение)
Личный автомобиль (наличие, возможность использования в рабочих целях)
Наличие заграничного паспорта
Личные качества
Желаемые отрасли, компании, кандидаты из которых наиболее желательны
Ограничения поиска (каких кандидатов не будете рассматривать)
Гражданство, регион регистрации
Дополнительная информация
Условия сотрудничества
Форма занятости (в офисе/удаленно, частичная занятость/полная занятость, в штат/ по гражданско-правовому договору, срочный контракт/бессрочный контракт, работа по совместительству)
Режим работы (время начала, время окончания, длительность рабочей недели, выходные)
Необходимость сверхурочной работы
Испытательный срок
Заработная плата на испытательный срок
Заработная плата после испытательного срока (размер, порядок формирования, сроки выплаты)
Возможность увеличения заработной платы, если на текущем месте работы доход кандидата больше
Социальный пакет: Отпуск — количество дней в году, на сколько частей может быть разделен, максимальная и минимальная длительность. Оплата больничных листов. Компенсация расходов (на питание, мобильную связь, ГСМ, ДМС, проезд и т.п.)
Условия труда (рабочее место)
Командировки (местные, региональные, зарубежные, какую часть рабочего времени занимают)
Преимущества вакансии
Риски, к которым должен быть готов кандидат
Дополнительная информация
Описание процедуры отбора
Закрытость/открытость информации о подборе
Этапы отбора (количество, последовательность, длительность, периодичность, ответственные сотрудники)
Желаемый срок закрытия вакансии, дедлайн
Особые условия

Никто не любит «писать бумажки». Но, в рассматриваемом нами случае, стоит сделать над собой усилие. Грамотное заполнение заявки на подбор персонала — это тоже работа. И делать её надо хорошо. Тогда все сотрудники будут на своих местах.

Вам нужен подбор персонала, есть сложная заявка?

План доклада Корпоративные стандарты в области поиска и подбора персонала Необходимость использования на предприятии регламента по поиску и подбору персонала Этапы процесса поиска и подбора Роль оценки в правильном выборе Плюсы и минусы использования регламента по поиску и подбору персонала

Корпоративные стандарты в области поиска и подбора персонала. Определение единых стандартов найма персонала с соблюдением всех действующих законов Украины и норм, принятых в компании дают возможность: - предоставлять равные возможности профессионального и карьерного роста, а также реализации личностного потенциала всем сотрудникам предприятия - обеспечить эффективное распределение нагрузки и рациональное использование работающего персонала - обеспечить объективный подбор персонала с адекватной квалификацией и профессиональными навыками

Необходимость использования на предприятии регламента по поиску и подбору персонала Чётко описанная процедура может дать ответы на основные вопросы при подборе персонала: кто в компании, что и когда делает; за что отвечает структурное подразделение и HR служба. Регламент обеспечивает: - профессионализм - открытость - последовательность - отсутствие дискриминации на почве расы, пола, вероисповедания и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников

Этапы процесса поиска и подбора: - определение потребности - инициация процесса поиска и подбора, определение основных требований - выбор методов поиска: внутренний и/или внешний - формирование базы резюме/анкет - первичный отбор по резюме/анкете - проведение интервью - принятие решения - предложение о выходе на работу

Инициация процесса поиска и подбора Заявка на подбор персонала – документ, в котором прописаны требования к кандидатам, необходимые для эффективной работы на данной должности - Процесс поиска и подбора персонала начинается после оформления заявки - Решение о необходимости принимается линейным руководителем совместно с руководителем департамента по управлению персоналом - Для подготовки целенаправленного поиска линейный руководитель уточняет требования к кандидату на данную вакантную должность - Заявка на подбор персонала визируется: линейным руководителем руководителем департамента по управлению персоналом генеральным директором предприятия

Определение основных требований - Требуемое образование/дополнительное обучение - Должностные обязанности - Предпочтительный опыт работы - Требуемые навыки и знания - Дополнительные требования - Компании/предприятия из которых Вы бы предпочли кандидатов - Рекомендации для внутреннего замещения

Методы используемого внешнего поиска с помощью знакомых с помощью сотрудников компании с помощью объявлений о вакансиях в печатных средствах массовой информации (СМИ) с помощью уличных объявлений с помощью учебных заведений в базе данных компании с помощью агентств по подбору персонала с помощью государственной службы занятости с помощью Интернет

Этапы внешнего подбора 1 этап: - определение методов поиска и подбора персонала; - сбор резюме; - проведение первичного отбора кандидатов по резюме; 2 этап: - long-list кандидатов; - организация интервью ответственного работника по подбору персонала с кандидатами; - short-list кандидатов (подготовка списка кандидатов, рекомендованных для прохождения интервью); 3 этап: - проведение интервью с заинтересованными лицами: линейный руководитель, руководитель департамента по управлению персоналом, при необходимости генеральный директор предприятия; - коллегиальное принятие решения по кандидатам; 4 этап: - оформление подтверждения на трудоустройство; - проверка данных в службе безопасности; - оформление на работу

Телефонное интервью Что можно оценить по телефону? Степень готовности кандидата сменить место работы и ожидания по поводу новой работы. Можно уточнить отдельные детали опыта и квалификации, которые важны для данной должности, но не отражены достаточно ясно в резюме. Получить предварительное общее впечатления о человеке и его манере общения.

Проведение интервью При соответствии кандидата ключевым критериям собеседование проводится: - руководителем подразделения, ответственными лицами для определения соответствия профессиональных качеств и потенциала к дальнейшему профессиональному развитию - HR специалистом для определения соответствия личных качеств кандидата профилю личных компетенций - при найме на менеджерские позиции необходимо проведение дополнительных мероприятий

Форма результатов интервью Принятие решения о найме оформляется в виде Формы результатов интервью Оценка кандидата по пятибалльной шкале 1. Образование 2. Опыт практической работы 3. Профессиональные знания 4. Заинтересованность в данной вакансии 5.… Заметки: Сильные стороны кандидата: Слабые стороны кандидата: Комментарии (внешний вид, поведение на интервью, мотивация и т.д. и т.п.): Рекомендации по найму:

Роль оценки в правильном выборе Оценка кандидата - это комплексное исследование кандидатуры претендента на определенную вакансию. В процессе этого исследования формируется представление о знаниях и практическом опыте специалиста, его личностных характеристиках и системе ценностей, целях и желаниях. Задача персонала, осуществляющей оценку кандидата при приеме на работу, состоит в том, чтобы отобрать такого работника, который в состоянии достичь ожидаемого результата, а в идеале - превосходить эти ожидания.

Объективность оценки Оценка должна быть составлена: объективно надежно достоверно в отношении деятельности с возможностью прогноза комплексно процесс оценивания и критерии оценки должны быть доступны и понятны оценщикам, наблюдателям, и самим оцениваемым проведение оценочных мероприятий должно встраиваться в общую систему кадровой работы в организации

Ответственность Ответственный работник по подбору персонала отвечает за: организацию процесса поиска и подбора персонала, в соответствии с требованиями, указанными в заявке; выбор наиболее эффективных методов поиска и подбора персонала; определение с помощью различных методов отбора персонала способностей, личностных характеристик кандидатов, а также их мотивацию и т.д. Линейный руководитель несет ответственность за: четко и грамотно сформулированные требования к кандидатам на вакантную должность; выявление у кандидатов в процессе интервью профессиональных навыков и качеств, необходимых для выполнения должностных обязанностей; своевременную обратную связь по представленным кандидатам.

Плюсы и минусы использования регламента по поиску и подбору персонала + Системность Регулирование взаимоотношений HR и руководителей подразделений Распределение ответственности Открытость в принятии решений - Временные затраты на выполнение всех процедур Возможность временных затрат по согласованию Разное понимание требований

КАДРЫ РЕШАЮТ ВСЕ Спасибо за внимание!