Контроль сроков исполнения документов и поручений. Если в пункте приказа указан срок исполнения «постоянно», то как он контролируется? Индивидуальные сроки исполнения

Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.

Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).

Контроль исполнения документов и поручений - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.

Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:

• контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
• контроль сроков исполнения документов.

Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.

В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль исполнения документов включает:

• сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
• постановку документа на контроль;
• оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
• снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
• учет и обобщение результата контроля;
• информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными .

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

• поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
• поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
• поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
• поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
• поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
• письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
• запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
• предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
• письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
• обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
• протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
• телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
• письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
• поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
• жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.

Индивидуальные сроки исполнения

1. Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
2. Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

Ведение контроля исполнения документов и поручений

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

Примерная форма контрольного журнала

Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Лицевая сторона

Оборотная сторона

* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.

** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.

Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
с расширенным составом реквизитов

**>

Лицевая сторона

**>

**>

Оборотная сторона

**>

В контрольной картотеке РКК систематизируются по:

• срокам исполнения документов;
• исполнителям;
• группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).

Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.

Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.

Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.

Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:

• задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
• задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
• задание текущего месяца – каждые 10 дней.

В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.

ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.

Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.

При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:

• краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
• отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год.

**>

Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.

Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
для руководителя организации

СПРАВКА

об исполнении документов по состоянию на ___________

	Наименование подразделения	Документы на контроле		Из них:
		всего	поступило в предыдущем месяце	исполнены в срок	исполняемые в срок	с продленным сроком исполнения	не исполненные в срок
1	2	3	4	5	6	7	8

Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
руководителям структурных подразделений

СПРАВКА

об исполнении документов в ____________________ по состоянию на ___________

(наименование подразделения)

Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных.

В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.

По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.

фото: www.nastol.com.ua

**>

размер шрифта

УКАЗ Президента РФ от 16-09-99 1237 (ред от 11-02-2013 с изменениями вступившими в силу с 11-02-2013) ВОПРОСЫ ПРОХОЖДЕНИЯ... Актуально в 2018 году

Статья 12. Порядок возложения временного исполнения обязанностей по воинской должности

1. В связи со служебной необходимостью на военнослужащего может быть возложено временное исполнение обязанностей по следующей равной или высшей воинской должности, которую он не занимает:

а) вакантной (незанятой) воинской должности - с его согласия (временное исполнение должности - врид);

б) невакантной (занятой) воинской должности - в случае временного отсутствия занимающего ее военнослужащего или отстранения занимающего ее военнослужащего от должности (временное исполнение обязанностей - врио).

В этом случае военнослужащий освобождается от исполнения обязанностей по занимаемой воинской должности, но от занимаемой воинской должности не освобождается.

2. Непрерывный срок временного исполнения обязанностей по воинской должности, которую военнослужащий не занимает, не должен превышать:

а) шести месяцев - в случае исполнения обязанностей по вакантной воинской должности;

б) четырех месяцев - в случае исполнения обязанностей по невакантной воинской должности.

На военнослужащего может быть с его согласия возложено исполнение обязанностей по невакантной воинской должности на период нахождения занимающего ее военнослужащего в отпуске по уходу за ребенком.

3. Возложение на военнослужащего временного исполнения обязанностей по вакантной воинской должности и освобождение его от исполнения обязанностей по занимаемой воинской должности осуществляется должностным лицом, имеющим право назначения на эту воинскую должность.

При этом возложение на военнослужащих временного исполнения обязанностей по вакантным воинским должностям, подлежащим замещению высшими офицерами, осуществляется руководителями федеральных органов исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, с разрешения Президента Российской Федерации.

4. Командир воинской части, ему равный по должности или вышестоящий командир (начальник) в случае своего временного отсутствия возлагает временное исполнение обязанностей по своей воинской должности на одного из заместителей.

В иных случаях временное исполнение обязанностей по невакантной воинской должности возлагается на военнослужащего командиром воинской части, ему равным по должности или вышестоящим командиром (начальником), являющимся его прямым начальником и ближайшим прямым начальником временно отсутствующего военнослужащего.

5. Для временного исполнения обязанностей по вакантным и невакантным воинским должностям могут назначаться:

а) солдаты, матросы, сержанты и старшины - по воинским должностям, для которых штатом предусмотрены указанные воинские звания, а также воинские звания прапорщиков (мичманов);

б) прапорщики и мичманы - по воинским должностям, для которых штатом предусмотрены воинские звания прапорщиков (мичманов) и младших офицеров;

в) младшие офицеры - по воинским должностям, для которых штатом предусмотрены воинские звания младших офицеров и старших офицеров;

г) старшие офицеры - по воинским должностям, для которых штатом предусмотрены воинские звания старших офицеров и высших офицеров;

д) высшие офицеры - по воинским должностям, для которых штатом предусмотрены воинские звания высших офицеров.

Принципиальным вопросом в организации контроля является срок исполнения документа.

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно.

Например, сроки исполнения поручений Правительства РФ, поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, исполнения ряда документов органов управления в негосударственных коммерческих организациях и др. установлены федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа (это характерно для распорядительных и нормативных документов, для отчетной и статистической документации), либо в резолюции и устных указаниях руководителя, который принимает решение об исполнении документа. В регламентах установлены сроки исполнения по каждому виду документов отдельно. Предусмотрено три категории сроков - от 3 до 30 дней.

Например, поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения.

Обратите внимание, что срок установлен не с даты получения документа исполнителем, а с даты подписания документа.

Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Не каждый документ и не каждое задание возможно исполнить в установленный срок, поэтому важно, чтобы в любой организации был четко установлен порядок изменения срока. В любом случае это является исключительной мерой. Решение о продлении срока исполнения может быть принято только тем должностным лицом, которое установило первоначальный срок. В действующих правилах делопроизводства эта процедура не регламентирована.

Считается, что срок исполнения документов может быть изменен не менее чем за 2-3 дня до его истечения. Инициативу должен проявить исполнитель, которому поручено исполнение, он обязан обосновать и согласовать с руководителем изменение срока. Он же должен сообщить об изменении срока в контрольное подразделение службы ДОУ.

В типовых регламентах установлен четкий порядок переноса срока исполнения документов. При этом стоит обратить внимание на то, что действие по переносу срока должно быть документировано. Ру¬ководитель (или структурное подразделение), которому было поручено исполнение, обязан представить соответствующий документ. Это может быть:

предложение о переносе срока, если задание не может быть исполнено в установленный срок;

предложение о привлечении соисполнителей, если у первоначально назначенных учреждений или органов управления не хватает полномочий на исполнение;

проект доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

При этом важно отметить, что эти предложения представляются в течение 7-10 дней с даты подписания поручения, а не за два-три дня до окончания срока.

Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководству федерального органа исполнительной власти руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

В нормативных документах межотраслевого действия практически не предусмотрена процедура информирования руководителя, давшего задание, о срыве срока исполнения. Формы информирования руководителей могут быть разными, как правило, это перечень неисполненных документов. Наиболее привычной формой является справка.

В такой справке работник делопроизводственной службы указывает наименования структурных подразделений, сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, сроке исполнения, фамилии исполнителя и др.

При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена.

В Типовых регламентах определен порядок информирования о срыве срока исполнения. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль за исполнением, еженедельно представляет руководителю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти. Кроме того, должностное лицо, ответственное за исполнение, в течение 2-3 дней после истечения срока обязано представить руководителю, который давал задание, объяснение о ходе исполнения поручения, перечислить исполнителей (должностных лиц), причины неисполнения в установленный срок и меры ответственности, предлагаемые или принятые в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Последняя операция по контролю входящих документов - снятие с контроля после завершения исполнения. Однако и эта операция не регламентирована действующими нормативными документами по делопроизводству. Служба контроля не должна самостоятельно снимать документы с контроля, это могут делать только те должностные лица, которые ставили документы на контроль.

На практике снятие с контроля осуществляется и на основе устных сообщений об исполнении и на основе соответствующим образом оформленного и подписанного ответного документа.

При этом специалист группы контроля службы ДОУ делает соответствующие отметки в регистрационно-контрольной форме (карточке), а ответственный исполнитель на входящем документе ставит отметку об исполнении, удостоверяя ее своей подписью.

Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов. Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

Общее количество документов на исполнении;

Количество исполненных документов в срок (%);

Количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

Причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами

Автоматизированные системы контроля за исполнением документов, опыт их применения.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день ав­томатизированный контроль за исполнением документов, кото­рый секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматиче­ски при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная да­та)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы «К», слова «Кон­троль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому докумен­ту. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за кон­троль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) еже­дневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на эк­ран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная да­та») истекает сегодня. При соответствующих настройках про­граммы список может автоматически распечатываться в нача­ле каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сро­ком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют выводить на экран спи­ски документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполни­телям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как маши­на фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в лю­бой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных ис­полнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по ви­дам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендует­ся сразу заложить определенный перечень типовых справок (от­четов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

Справка (отчет) об отправленных документах (список от­правленных документов или количественные данные);

Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителя­ми, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих до­кументов (исполнителями, списочный или количественно);

Справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя ис­полнителю);

Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты инте­ресующего периода.