Документооборот в отделе персонала организации. Разработка кадрового документооборота при найме персонала организации Методы стимулирования труда персонала
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации. Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации управленческих решений по вопросам управления персоналом и состоит в организации разработки и применения методических документов и ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Правовое обеспечение системы управления персоналом осуществляет следующие задачи:
Правовое регулирование отношений между работником и работодателем;
Защита законных прав и интересов работников.
Основными правовыми документами по правовому обеспечению являются Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, закон о занятости населения и Указ Президента РФ о социальном партнерстве и разрешении трудовых споров. Ответственность за обеспечение документами правового характера несет юридическая служба организации, а при ее отсутствии - руководитель организации.
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом - создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основные делопроизводственные функции системы управления персоналом: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.
Информационное обеспечение системы управления персоналом - совокупность единой системы классификации и кодирования техникоэкономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в системе управления персоналом.
Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств.
Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.
Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).
Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.
Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле.
На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.
Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению, виды и категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.
Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.
Документы группируются по их содержанию: нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера; документы технического, технико-экономического и экономического характера.
Первая группа включает нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления.
Документы второй группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом.
Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов, нормы планировки помещений и рабочих мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; типовые нормы времени, различные отчеты, система стандартов по технике безопасности и пр.
Важнейшим внутренним организационно-регламентирующим документом является Положение о под разделении - деятельности какого-либо структурного подразделения кадровой службы (его задачи, права, функции, ответственность).
На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего распорядка, которые включают следующие разделы:
общие положения;
порядок приема и увольнения рабочих и служащих;
основные обязанности рабочих и служащих;
4)основные обязанности администрации;
рабочее время и его использование;
поощрение за успехи в работе;
ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В распоряжении кадровой службы находятся все нормативные акты, на основании которых составляются документы внутреннего пользования:
коллективный договор;
правила внутреннего трудового распорядка;
положения о подразделениях (отделах, службах, группах) и др.
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделения службы управления персоналом. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.
К документам организационно-методическо го характера относятся следующие:
положение по формированию кадрового резерва в организации;
положение по организации адаптации работников;
положение по урегулирования взаимоотношений в коллективе;
5(положение по оплате и стимулированию труда; 6) инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Основополагающим документом в кадровой службе является должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.
Управление штатом на сегодняшний день нуждается в грамотном подходе к любым аспектам работы с кадрами. Именно грамотно организованный документооборот поможет в разы упростить многие моменты в отношении подбора персонала.
Как каждая деятельность, подбор персонала к себе требует внимания, эффективного управления и соблюдения определенных стандартов. Его не стоит воспринимать как простой поиск нужного кандидата на должность и, если действия будут необдуманными и хаотичны - результат окажется весьма плачевен. Дабы сам процесс был эффективен и дал желаемый результат - стоит проработать четкую и ясную систему в отношении подбора, подробно описав все пошагово.
Пример приложения о подборе персонала будет описан в этой статье. Как и любой документ внутренней деятельности компании само Положение согласовывается с иными подразделениями внутри компании, утверждается руководством и доводиться до ведома каждого сотрудника. Сам процесс отбора кандидатов на должность не должен противоречить общей политике и позиции компании и идти в шаг с ее корпоративными целями.
Как правило, сам План, в большинстве своем составляется на годичный срок - это позволит кадровому менеджеру хорошо ориентироваться в штате, категории сотрудников, востребованных в той или иной сфере и подразделении. Именно этот документ финотделом учитывает при составлении свободного бюджета для отдела по подбору персонала.
Если говорить о том, как найти сотрудников быстро, то за рубежом многие компании используют автоматизированные системы и рабочие места для сотрудников, занимающимся подбором персонала. Если же компания не в состоянии приобрести специальное ПО, тогда оптимально в этом отношении разработать для внутреннего пользования соответствующие шаблоны документов или же создать свои собственные. В этом отношении стоит рассмотреть самые распространенные шаблоны такой документации.
Как показывает практика многим специалистам часто приходится сложно упомнить все проведенные собеседования из-за текучести и большого объема соискателей, документов и информации. Именно лист собеседования в этом отношении - то, что поможет освежить в памяти всю необходимую информацию, положительный или же отрицательный результат интервьюирования.
Отчеты - еще один вид документа для базы данных менеджера по подбору персонала. При всем том, что есть обычные и горячие вакансии Москва или Питер, Пермь или Краснодар, такие документы покажут при грамотном составлении отчета, всю необходимую информацию. В частности, на практике оптимально использовать такие виды отчетов как:
- Достижения за конкретный период, когда подается отчет за наделю, декаду или месяц, содержащий в себе список соискателей, результаты проведенных собеседований.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Введение
Любая организация, это процесс осуществления своей деятельности, (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах. «Документ» - это информация, записанная на бумажном носителе, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в организации, для использования в своей деятельности, а понятие «делопроизводство» характеризует себя, как совокупность работ по документированию управленческой деятельности на предприятии.
Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.
И понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Отдел кадров обычно представляет собой самостоятельное структурное подразделение организации, подчиненное либо руководителю организации, либо его заместителю по работе с персоналом. От вида и отраслевой принадлежности предприятия, количество и структура кадрового потенциала влияет на численность кадровой работы.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Правильная организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Документальная информация предоставляется в виде разного рода документов.
Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников предприятия тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации.
Немаловажное значение придается автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда сотрудников занятых в управлении. На предприятиях необходимо уделить большое внимание тому, что недостатки в постановке работы приводят к серьезным трудностям работе организации в целом. За счет более правильной системы кадрового документооборота достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Принцип работы по документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Целью написания выпускной квалификационной работы является изучение теоретических основ формирования кадрового документооборота предприятия, анализ кадровой политики на примере Международного Аэропорта «Домодедово».
Для реализации поставленной цели решаются следующие задачи:
Изучить основные направления кадрового документооборота;
Проанализировать состав кадровой документации на предприятии;
Провести диагностику движения кадров Международного Аэропорта «Домодедово»;
Проанализировать и обобщить полученные результаты;
Изучить порядок хранения документов кадрового документооборота.
Объект исследования - кадровый документооборот Аэропорта «Домодедово».
1. Организация отдела кадров
1. 1 Положение об отделе кадров
Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
5. Ответственность
6. Взаимоотношения. Служебные связи
7. Порядок внесения изменений и дополнений
Разберем подробнее раздел «1.Общие положения»:
2) Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
3) Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
4) Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
5) Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее - Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
6) На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
7) Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации.
8) Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.
Рассмотрим следующий раздел «2. Основные задачи»:
1) Подбор и расстановка кадров.
2) Учет личного состава и ведение кадровой документации.
3) Контроль соблюдения дисциплины труда.
4) Повышение квалификации работников.
5) Проведение аттестации.
6) Формирование кадрового резерва.
7) Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
8) Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.
Смотрим раздел «3. Функции»
1) Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
2) Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3) Разработка штатного расписания.
4) Документирование приема, перевода, увольнения работников.
5) Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
6) Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
7) Документальное оформление служебных командировок.
8) Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также
оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
9) Ведение учета работающих в организации военнообязанных.
10) Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
11) Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и
дисциплинарной ответственности.
12) Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.
13) Организация и участие в аттестации работников.
14) Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
15) Составление планов повышения квалификации работников.
16) Организация табельного учета.
1) Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
2) Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
3) Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4) Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
5) Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
6) Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
7) Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
И глава «5. Ответственность» содержит разделы:
1) Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
2) На Руководителя возлагается ответственность за: 2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения
документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими
правилами и инструкциями. 2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины. 2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и
соблюдение правил пожарной безопасности. 2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им
изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и
других документов. 2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их
должностными инструкциями.
В главе «6. Взаимоотношения. Служебные связи» повествуется о выполнении функций и реализации прав кадровой службы:
1) Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
2) С юридическим отделом - для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
3) С бухгалтерией - по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
4) С информационно-техническим отделом Организации - по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
И последняя глава «7. Порядок внесения изменений и дополнений» включает в себя:
1) Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.
1. 2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
Любая должностная инструкция работника предприятия имеет, как минимум четыре раздела: должностные обязанности, функции, права, ответственность. К примеру, рассмотрим должностную инструкцию начальника отдела кадров.
1. Общие положения
1.1 Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.2 Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.3 Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.
1.4 На время отсутствия начальника отдела кадров, его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5 На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.
1.6 Начальник отдела кадров должен знать: - трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения; - структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития; - порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; - состояние рынка труда; - системы и методы оценки персонала; - кадровое делопроизводство; - основы психологии и социологии труда.
1.7 Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1 Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.
2.2 Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
2.3 Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.
2.4 Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.
2.5 Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
2.6 Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
2.7 Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.
2.8 Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
2.9 Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
2.10 Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
2.11 Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.
3. Права начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров имеет право:
3.1 Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.
3.2 Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3 Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.
3.4 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5 Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.
3.6 Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.7 Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
4. Ответственность начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров несет ответственность:
4.1 За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2 За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3 За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.
1. 3 Должностной и численный состав сотрудников отдела кадров
Должностной и численный состав устанавливается организационными и распорядительными документами каждой конкретной организации. Как правило, это определяется руководителем организации при утверждении штатного расписания.
Основным критерием формирования штата кадровой службы чаще всего является численность сотрудников.
Расчет численности кадровой службы на основе общего количества работающих нельзя признать рациональным, так как при этом не учитываются факторы, определяющие загрузку работников кадровой службы.
Например, при большом количестве молодежи кадровая служба будет тратить значительное время на оформление учета допризывников, отпусков (декретных, учебных, по уходу за ребенком); при большом количестве работников предпенсионного возраста -- на оформление пенсий; при повышенной текучести кадров -- на оформление приема и увольнения с работы и т. д.
Таким образом, при одной и той же численности работников загрузка кадровых служб может быть неодинаковой.
С середины 80-х гг. Министерством труда РФ предложена другая методика расчета численности кадровых служб. Она основана на учете трудоемкости нормируемых работ по комплектованию и учету кадров, рассчитанных по типовым нормам времени.
Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий.
Определены нормы на следующие виды работ:
1) оформление документов при приеме на работу;
2) оформление документов при увольнении с работы;
3) оформление и учет трудовых книжек;
4) оформление документов по учету движения кадров;
5) составление статистической отчетности по учету личного состава;
6) составление справок, участие в разработке планов;
7) работы по табельному учету;
8) работы в бюро пропусков;
9) работы в военно-учетном столе и др.
При определении нормативной численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитываемой по укрупненным нормативам времени, учитываются затраты труда на ненормированные работы, которые не должны превышать 25% трудоемкости нормируемых работ.
Численность работников (Ч), необходимых для выполнения работ по комплектованию и учету кадров, подсчитывается по формуле:
Ч = То / Фп
где Ч -- численность работников (человек);
То -- суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по нормативам за год;
Фп -- полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч).
Должностной состав кадровой службы в каждом конкретном случае также определяется руководством организации. Квалификационным справочником установлены категории должностей и их названия.
Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать
Типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.
Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:
Ч=[Т(1) * К(1) ]/ Ф(п)
где Т(1) - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал),ч;
К(1) - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами (К(1) принимается равным до 1,25);
Ф(п) - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), ч.
1. 4 Организация труда
Конечно же, в первую очередь отдел персонала занимается тем, что осуществляет кадровое делопроизводство в организации. Однако одним только производством и ведением личных карточек на сотрудников их работа не ограничивается. Трудовое законодательство содержит в себе такой правовой институт, как коллективный договор. Правовое регулирование по вопросам заключения коллективного договора и его содержания часто меняется.
Среди важнейших направлений кадровой работы на предприятии следует выделить:
1) Учетно - контрольное направление кадровой работы нацелено на обеспечение учета и контроля при работе с персоналом;
2) Планово регулятивное направление кадровой работы нацелено на привлечение персонала и его рациональное использование;
3) Отчетно - аналитическое направление кадровой работы нацелено на изучение кадровых процессов предприятия;
4) Координационно - информационное направление кадровой работы нацелено на организацию работы с персоналом по вопросам, связанным с устным и письменным обращением работников;
5) Организационно-методическое направление кадровой работы нацелено на обеспечение надежного и эффективного управления кадровыми процессами внутри предприятия.
Организация и ведение кадровой работы по каждому из перечисленных направлений предполагает последовательное решение ряда задач.
Целесообразно рассмотреть основные задачи кадровой работы на предприятии по направлениям.
Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
1) прием работников на предприятие;
2) учет работников;
3) увольнение работников;
4) работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т.- п.).
Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
1) подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
2) расстановка работников предприятия;
3) перемещение работников предприятия;
4) становление в должности и адаптация работников.
Отчетно - аналитическое направление работы предполагает решение следующих задач:
1) изучение работников;
2) оценка работы работников;
3) аналитическая работа;
4) подготовка отчетов.
Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
1) профессиональная подготовка (доподготовка и переподготовка) работников;
2) организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
3) работа с письменными обращениями работников предприятия;
4) архивная и справочная работа.
Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
1) документирование деятельности работников предприятия;
2) кадровая работа в подразделениях предприятия;
3) планирование кадровой работы;
4) руководство кадровой работой.
1. 5 Основы кадровой документации
1. Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.
При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу, обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее -- ТК РФ)):
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учета -- для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -- при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
1) ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);
2) заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);
3) составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости - период испытательного срока;
4) на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;
5) оформление личного дела на служащего, подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф;
6) составление отчета о приеме на работу;
7) ознакомление работника с правилами трудового распорядка;
8) заполнение контрольного листка по технике безопасности.
2.Оформление документов при увольнении сотрудников.
Работники имеют право расторжения трудового договора по ст. 80 ТК РФ, предупредив администрацию письменно за две недели.
Заявление с резолюцией руководства должно храниться в личном деле уволенного работника.
Если работника увольняют за злоупотребление служебным положением, за прогул и другие нарушения, то к представлению об освобождении от занимаемой должности дополнительно должны быть приложены материалы расследования данного проступка, объяснительная записка работника и другие материалы, обосновывающие принятие руководством решения об увольнении работника по инициативе администрации.
Работа состоит из следующих операций:
1) на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения
бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);
2) в соответствии с резолюцией директора предприятия составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;
3) на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;
4) на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняющемуся сотруднику; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;
5) изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных сотрудников;
6) комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;
7) составление отчета об увольнении с работы.
3. Оформление и учет трудовых книжек.
Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета или вписка дубликата трудовой книжки.
Работа состоит из следующих операций:
1) запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице - фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице - проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;
2) отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;
3) подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;
4) ознакомление работников с записями в трудовой книжке.
4. Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и награждениях.
Работа состоит из следующих операций:
1) подборка трудовой книжки;
2) на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;
3) укладка трудовой книжки в сейф.
5. Оформление документов по учету движения кадров.
Работа состоит из следующих операций:
1) на основании приказа (форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;
2) составление приказа о переводе.
6. Составление и корректировка графика отпусков.
Работа состоит из следующих операций:
1) получение графика отпусков от подразделений;
2) составление сводного графика и его корректировка;
3) доведение графиков до руководителей подразделений;
4) контроль, за соблюдением графиков отпусков в течение года;
5) составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.
7. Оформление отпуска.
Работа состоит из следующих операций:
1) на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;
2) подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
3) составление приказа на отпуск;
4) запись в журнале регистрации отпусков.
8. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.
Работа состоит из следующих операций:
1) заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности стажа);
2) пополнение картотеки и изъятие карточек;
3) внесение изменений в карточки.
9. Оформление листа нетрудоспособности.
Работа состоит из следующих операций:
1) на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности (стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);
2) регистрация листа в книге учета.
2. Состав кадровой документации
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)
Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:
№ Т-1 приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
№ Т-1а приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;
№ Т-2 личная карточка работника;
№ Т-2ГС (МС) личная карточка государственного (муниципального) служащего;
№ Т-3 штатное расписание;
№ Т-4 учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
№ Т-5 приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
№ Т-5а приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
№ Т-6 приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
№ Т-6а приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
№ Т-7 график отпусков»;
№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
№ Т-8а приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
№ Т-9 приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
№ Т-9а приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
№ Т-10 командировочное удостоверение;
№ Т-10а служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
№ Т-11 приказ (распоряжение) о поощрении работника;
№ Т-11а приказ (распоряжение) о поощрении работников;
№ Т-12 табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
№ Т-13 табель учета рабочего времени;
№ Т-49 расчетно-платежная ведомость;
№ Т-51 расчетная ведомость;
№ Т-53 платежная ведомость;
№ Т-53а журнал регистрации платежных ведомостей;
№ Т-54 лицевой счет;
№ Т-54а лицевой счет (свт);
№ Т-60 записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
№ Т-61 записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
№ Т-73 акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства.
Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.
Рассмотрим подробнее главный состав кадровой документации.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.
Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.
При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На предприятии ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к - приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км - о командировании, №43/о - об отпуске, № 21/ п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.
Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.
Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.
В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.
В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.
Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.
На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.
Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.
На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта ) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.
В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля, за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).
Для отражения использования рабочего времени, за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).
Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.
Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.
2 . 1 Документы, регламентирующие управление персоналом
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.
К организационным документам относятся:
учредительные документы (устав и договор);
структура и штатная численность;
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о структурных подразделениях;
должностные инструкции работникам.
2 . 1 .1 Правила внутреннего распорядка
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В разделе «Общие положения » определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.
В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих » рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих » перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.
В разделе «Основные обязанности администрации » определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.
В разделе «Рабочее время и его использование » установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.
В разделе «Поощрения за успехи в работе » приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.
В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины » представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.
2 . 1 .2 Штатное расписание
В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная численность. Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.
Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия, согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован юристом и утвержден директором предприятия.
На предприятии несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия.
...Подобные документы
дипломная работа , добавлен 25.09.2014
Положение об отделе кадров. Нормативы времени на отдельные операции в кадровом делопроизводстве. Документы, регламентирующие управление персоналом. Трудовой договор и документы, предъявляемые при его заключении. Трудовая книжка: оформление и хранение.
курсовая работа , добавлен 15.12.2014
Направления деятельности организации. Документы, регламентирующие деятельность ОАО "Белкнига". Основные халачи отдела кадров. Содержание и условия трудового договора, его элементы. Ведение документов личных дел сотрудников. Заполнение трудовой книжки.
отчет по практике , добавлен 29.05.2014
Разработка системы автоматизации делопроизводства и документооборота для отдела кадров страховой компании "Макс". Состав подразделений организации и их взаимосвязь, документы, которые создаются в отделе кадров. Разработка информационного обеспечения.
курсовая работа , добавлен 12.08.2013
Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".
дипломная работа , добавлен 12.12.2011
Организационная структура службы управления персоналом организации, документы, используемые в работе специалистов по управлению персоналом. Анализ профессиональной деятельности менеджера по персоналу, контроль состояния внутреннего трудового распорядка.
отчет по практике , добавлен 14.04.2010
Роль и значение кадров на предприятии, их состав и структура. Специфика управления персоналом на предприятии торговли. Подбор и формирование кадрового потенциала. Необходимость адаптации торгового персонала. Управление в условиях экономического кризиса.
курсовая работа , добавлен 23.08.2010
Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
курсовая работа , добавлен 20.11.2011
Анализ кадрового потенциала предприятия ИП "Агарков В.П.": обеспеченность кадрами, их состав, структура, движение. Характеристика, основные задачи и функции отдела кадров. Управление персоналом: планирование, организация найма, мотивация и стимулирование.
отчет по практике , добавлен 02.11.2014
Характеристика деятельности МП Магазин "Юбилейный": структура управления предприятием; анализ кадрового потенциала, система найма, подбора и отбора; правила внутреннего распорядка и режим рабочего времени. Формирование мотивации работников; аттестация.
В современных условиях актуальным направлением повышения эффективности документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы пред
приятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется.
В процессе анализа особенностей документооборота было установлено, что наиболее актуальным направлением совершенствования в настоящий момент делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне автоматизации документооборота предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему «1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта ООО «Актив-контракт» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы - 400 тыс. руб., материально-технические - 350 тыс. руб., информационно-технологические - 150 тыс. руб. Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных мероприятий составит 300 тыс. руб. Срок окупаемости проекта - 1 год
Введение Содержание Список литературы Выдержка из работы
Актуальность темы исследования определяется тем, что в современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.
Необходимость строгой регламентации полного состава и п
равил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Роль и значение эффективности организации кадрового документооборота обуславливают актуальность темы дипломной работы.
Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как: Алавердов А.Р., Леженкина Т.И., Аширов Д. А., Белов А.А., Белов А.Н., Григорьев В.П., Зайцева Т.В., Кирсанова М.В., Кузнецов С.Л.; статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев В., Данилов А.Д.
Цель работы: разработать рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборота при найме персонала на предприятии ООО «Актив-контракт».
Объект исследования: ООО «Актив-контракт».
Предмет исследования: кадровый документооборот ООО «Актив-контракт».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта настоящей работы определим следующий круг задач настоящего исследования:
1. понятие и значение документооборота;
2. организацию кадровой деятельности.
3. анализ деятельности ООО «Актив-контракт»;
4. анализ состава, структуры и движения персонала предприятия;
5. анализ организации кадрового документооборота.
6. разработать рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота ООО «Актив-контракт»
7. оценить эффективность предложенных мероприятий.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение, тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа, методы кадрового аудита и др
Содержание
Введение 3
ГЛАВА 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового документооборота 5
1.1. Понятие и значение документооборота 5
1.2. Организация кадровой деятельности при найме персонала 9
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота при найме персонала на примере организацииООО «Актив-контракт» 16
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Актив-контракт» 16
2.2 Анализ состава, структуры и движения кадров 22
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации 27
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт» 36
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования 36
3.2.Оценка предложен
ных рекомендаций 42
Заключение 44
Список литературы 4
1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993)
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301.
3. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.03.2016)
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнит
ельной власти»
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов,2003.-17с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
11. Аверин А.Н. Управление персоналом, кадровая и социальная политика в организации: учеб.пособие. М.: Флинта, 2015. С. 10.
12. Алавердов А.Р. Управление персоналом. Учебное пособие. Гриф УМО МО РФ/ М.: Университетская серия. -М., 2015. - 351 с.
13. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации / М.: Университетская серия. - М., 2012. - 656 с.
14. Алексахина Ю.В. Управление персоналом: учеб.пособие. М.: МГОУ, 2014. С. 5-49.
15. Ансофф И. Искусство решения проблем / Пер. с англ. - М., 2012. - С. 215.
16. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. - М., 2014. - 404с.
17. Артеменко В.Г. Анализ финансовой отчетности: учеб.пособие / В.Г. Артеменко, В.В. Остапова. Омега-Л, 2013. 270 с.
18. Банникова Л.Н. Управление персоналом.учеб. пособие. Екатеринбург: УГТУ-УПИ, 2015. 151 с.
19. Белл Д. Грядущее постиндустриальное общество. Опыт социального прогнозирования. - М.: Академия, 2014.-С. 661.
20. Беляцкий Н.П. Управление персоналом. М.: Современная школа, 2008. С. 22.
21. Боброва, Л. Начать с себя // Справочник по управлению персоналом. 2014. №6. С. 93-96.
22. Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента. Пер с англ. - СПб: Питер, 2013. - С. 555.; Управление персоналом государственной службы. Учебник под ред. Турчинова Л.И. - М.: РАГС, 2013. - С. 41.;
23. Бутенко Т. Современные методы диагностики трудовой мотивации: Справочник по управлению персоналом. №4. 2016. С. 57.
24. Бухалков М.И. Управление персоналом.Учебник. М.: Инфра-М, 2016. С. 39.
25. Бычкова А.В. Управление персоналом: учеб.пособие. Пенза: Пенз. гос. ун-та, 2015. С 14.
26. Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: ТД «Элит-2000», 2013. - 356с
27. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2016. - 688 с.
28. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. М.: ЮНИТИ., 2015. С.21-23.
29. Голубкова Е.Н., Михайлов О.З. Внутренний маркетинг и управление персоналом - инструменты повышения эффективности управления / Маркетинг в России и за рубежом. - 2008. - № 3. - С. 27-34.
30. Дрофа В.В., Половинко В.С. Управление персоналом научно-производственных организаций. - М.: Информ-Знание; Омск: Изд-во Наследие. Диалог-Сибирь, 2016. - 208с. с.13.
31. Дуракова И. Эволюция службы персонала// Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2011. - № 7. - С. 22-23.
32. Егоршин А.П. Управление персоналом: учебник. Н. Новгород: НИМБ, 2015. С. 21.
33. Ежов Г.П. Управление персоналом в условиях демократизации управления / Актуальные проблемы современной науки. - 2014. - № 1. - С. 39-44.
34. Еремина Е.В., Ретинская В.Н. Управление персоналом. Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 2013. С. 16.
35. Журавлев П.В., Кулапов М.Н., Сухарев С.А. Мировой опыт в управлении персоналом. Обзор зарубежных источников. Моногрфия. - М.: Изд. Рос. экон. Академ, Екатеринбург: Деловая книга, 2013. - С. 10.
36. Журавлев П.В., Олегов Ю.Г., Волгин Н.А. Управление человеческими ресурсами. - М.: Экзамен, 2012. - С. 131.
37. Зайцева Т.В. Управление персоналом. М.: Инфра-М, 2015. 319 с.
38. Иванцевич Дж. М., Лобанов А. А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014, с. 274.
39. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014. - С. 328.
40. Карташова Л.В. Управление человеческими ресурсами. М.: ИНФРА-М, 2013. С. 13.
41. Кафидов В.В. Управление персоналом. СПб.: Питер, 2013. 208 с.
42. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. М.: Инфра-М, 2013. С. 29.
43. Кибанов А.Я. Управление персоналом: учебник. М.: Экзамен, 2016. С. 12-92.
44. Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации. М.: Кнорус, 2012. 357 с.
45. Ковалев В.В. Финансовый анализ: методы и процедуры / В.В. Ковалев, Вит. В. Ковалев. М.: Финансы и статистика, 2015. 560 с.
46. Коргова M.A. Социодиагностика как первый этап оптимизации кадрового менеджмента организаций // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2013, №2 - 3. - с.10.
47. Коргова М А. Становление кадрового менеджмента в организациях современной России (на материалах региона юга России). Монография - М.: Социально - гуманитарные знания, 2012. - С 249.
48. Коргова М.А., Салогуб А.М. История менеджмента. Изд. 2-е, перераб и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2012. - с. 49-71.
49. Корицкий Е.Б. , Нинциева Г.В., Шестов В.Х. Научный менеджмент: российская история. - СПб.: Изд. «Питер», 2014.
50. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель: элементы психологии менеджмента в повседневной работе. Изд. 2-е. - М., 2012. - С. 210.
51. Кунц Г, О’Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций. Пер. с англ.-М.: Прогресс, 2015.-С.43
52. Логинов А.А., Шухман П.У. Современные методы управления компанией: организационное развитие и управление персоналом / Управление развитием персонала. - 2013. № 2. - с. 112-121.
53. Лукичева Л.И. Управление персоналом. М.: Омега-Л, 2015. С. 6.
54. Макарова И.К.Управление персоналом: Наглядные учебно - методические материалы. М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2014. С. 24.
55. Мамедзаде Г.А. Регламентация труда управленческого персонала. М.: ГУУ, 2014. С. 78.
56. Маркова В.Д., Стратегический менеджмент. / В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова. М: ИНФРА-М, 2013.
57. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: учеб.пособие. М.: ИНФРА-М, 2015. С. 110.
58. Музыченко В.В. Мастер-класс по управлению персоналом. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2014. С. 11.
59. Нордстрем К, Риддерстрале Й. Бизнес в стиле фанк. - СПб.: Издательство Стокгольмской школы экономики в Санкт-Петербурге, 2009. - с. 63.
60. Одегов Ю.Г. Управление персоналом в структурно-логических схемах. М.: Альфа-Пресс, 2013. 944 с.
61. Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом: современный подход. - М.: Альфа, - 2010, - с. 54
62. Половинко B.C. Управление персоналом: системный подход и его реализация - М., 2012. Пресс, 2013. - с. 32.
63. Половинко B.C., Тимошенко О.Ю. Концепция управления по целям: сущность и ее реализация в системе управления персоналом / Экономические науки. - 2014. - № 36. - с. 276-281.
64. Пригожин А.И. Перестройка. Переходные процессы и механизмы. - М., 2010. - с.4.
65. Рукавишников А.А., Соколова М.В. Нормы профессиональной этики для разработчиков и пользователей психодиагностических методик. Стандартные требования к психологическим тестам. - Ярославль: Дебют, 2013, -С.43
66. Скарбро Г. Управление знанием, управление персоналом и инновационный процесс / Менеджмент Дайджест. - 2014. - № 5. - С. 2-17.
67. Торрингтон Д., Холл Л., Тейлор С. Управление человеческими ресурсами: Учебник / Пер. 5-го англ. издания. Науч. ред. перевода Хачатуров А.Е. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2015. - С. 192.
68. Шекшня С. В., Ермошкин H.H. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. Изд. 6-е, перераб. и допол. (серия «Библиотека журнала «Управление персоналом») - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2012. - С. 13
Административно-управленческий персонал
2
2
16,67
16,67
-
-
-
рабочийперсонал
4
4
53,33
53,33
-
-
-
Женщин - всего,
3
3
30,00
30,00
-
-
-
в том числе:
Административно-управленческий персонал
1
1
3,33
3,33
-
-
-
Рабочий персонал
2
2
26,67
26,67
-
-
-
Всего численность персонала:
9
9
100%
100
-
-
-
Структуру по возрасту покажем на рисунке 2.
Рис. 2. Структура персонала по возрасту
В "Продуктович" функции управления персоналом выполняет руководитель высшего звена.
Специалист отдела кадров совместно с сотрудниками отдела производства определяют потребность в персонале, общий фонд заработной платы, занимаются нормированием труда и др. Специалист по кадрам занимается непосредственным подбором и пополнением кадрового состава, разработ
кой мероприятий по закреплению кадров на производстве. Также в его обязанности входит разработка программы развития персонала, мотивационных механизмов повышения заинтересованности и удовлетворенности трудом с целью решения текущих и перспективных задач предприятия и т.п.
В результате этого определяют абсолютную и относительную экономию или перерасход средств на оплату труда. Источником информации служит форма № 1-ПВ «Отчет по труду», расчетные платежные ведомости.
Анализируя данные таблицы 4, видим, что положительным является то, что ФОТ увеличился в 2015 году по сравнению с 2014 годом, а в 2015 году по сравнению с 2014 годом уменьшился, ведь снизилось количество работников. Следствием этого является то, что среднемесячная заработная плата в 2014 г. составила 10744 руб., а в 2015 г. - 1330,7 руб. Еще одним положительным фактором является уменьшение количества отработанных человеко-часов, при росте оплаты труда.
Рассмотрев влияние факторов внешней и внутренней среды ООО «Актив-контракт» , необходимо отметить, что организация обладает достаточным уровнем конкурентоспособности, обусловленным выявленными сильными сторонами и возможностями. Были выявлены также слабые стороны и угрозы, которые могут тормозить дальнейшее развитие предприятия. Кадровая стратегия в этом случае должна быть ориентирована на закрепление кадров, их переобучению.
Таким образом, в целом наблюдается стабильные показатели производительности труда и основных экономических показателей, текучесть кадров средняя, однако компания стоит на месте и не развивается. исходя из этого, необходимо повысить основные экономические показатели посредством увеличения производительности и эффективности деятельности кадров.
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации
В рамках работы был проведен анализ кадрового документооборота в ООО «Актив-контракт».
На первом проводился сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании ООО «Актив-контракт», предварительно определялись возможные проблемные зоны и анализировались возможные риски. В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Соответственно ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты.
Для получения необходимой информации было изучено положение о кадровой службе ООО «Актив-контракт», должностные инструкции сотрудников, проводилось с ними интервью. В ходе интервью также оценивалось понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется.
Проверка была начата с определения наличия в компании ООО «Актив-контракт» локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. В ООО «Актив-контракт» такой документ отсутствует, соответственно процедуру создания кадровой документации приходилось восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке.
Подразделения ООО «Актив-контракт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом.
В состав кадровой документации ООО «Актив-контракт» входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия;
- графики отпусков;
- докладные записки;
- акты.
В ООО «Актив-контракт» сложился следующий порядок работы и учета документов:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся централизованно. Это значит, что документы, поступающие в организацию, и документы отправляемые организацией обрабатываются делопроизводителем.
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой важности, связанные с финансовыми обязательствами передаются на подпись директору (руководителю) и (или) главному бухгалтеру предприятия, а документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами (начальниками отделов)
3. Схема документооборота компании ООО «Актив-контракт» типовая, она представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Схема документооборота ООО «Актив-контракт»
В «Актив-контракт» регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится.
В кадровом документообороте ООО «Актив-контракт» используется журнальная форма регистрации. Был проверен журнал регистрации приказов по личному составу. Так как компания маленькая и приказов по личному составу немного, они все регистрируются в ООО «Актив-контракт» в одном журнале. Также была проведена проверка того, все ли издаваемые приказы по личному составу реально отражены в журнале регистрации.
В ООО «Актив-контракт» должным образом ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, было также проверено наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и наличие копий выданных документов в личном деле работника. В ООО «Актив-контракт» данные учетные формы отсутствуют.
Далее был проведен анализ состава кадровой документации ООО «Актив-контракт», ее соответствия требованиям действующего законодательства. Необходимым свойством документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.
Найм в ООО «Актив-контракт» осуществляется в двух направлениях - внутреннем и внешнем. Внутренний найм персонала организация может позволить себе из-за размеров и организационной структуры, т.о. имеет место быть и ротация кадров, и совмещение профессий.
Но в основном ООО «Актив-контракт» использует внешние источники найма персонала, а именно СМИ (интернет сайты, кадровые агенства и службы по трудоустройству).
Процесс отбора персонала на ООО «Актив-контракт» проводится в соответствии со стандартной процедурой найма, а именно в несколько стадий и этапов. Стадии найма включают в себя размещение вакансии в интернете (на сайте компании или же в интернет-издательствах по поиску сотрудников), набор претендентов, отбор обратившихся соискателей, оформление сотрудников.
Основные недостатки при анализе процесса найма в ООО «Актив-контракт» после анализа предоставленных организацией документов были обнаружены на стадии отбора сотрудников, все остальные стадии имеют стандартные процедуры и особых недостатков поэтому выявить не удалось. Тем не менее необходим анализ всего процесса найма персонала.
Для облегчения работы менеджера по работе с персоналом в ООО «Актив-контракт» в качестве документов, содержащих информацию о соискателях, используются резюме и анкеты. При поступлении на работу будущего сотрудника просят составить и принести резюме. В ООО «Актив-контракт» форма резюме уже разработана и помещена на официальном web-сайте. Ее необходимо заполнить и отослать менеджеру по работе с персоналом. При положительном варианте рассмотрения резюме соискателя просят прийти в офис и заполнить анкету. 15
ООО «Актив-контракт» начинает знакомство с кандидатами заочно - через изучение присланных ими заявительных документов. Анализ присланных документов позволяет судить о претенденте еще до встречи, до так называемого «контактного общения». Данная техника очень эффективна, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.
Основными заявительными документами в ООО «Актив-контракт» являются:
1. Заявление.
2. Автобиография.
(Их называют основными заявительными документами).
3. Свидетельства.
4. Анкеты.
5. Фотографии.
6. Рекомендательные письма.
7. Медицинское заключение.
8. Заключение графологической экспертизы.
Необходимо отметить, что перед тем, как начать процесс найма работника, сотрудники отдела по работе с персоналом должны обладать знаниями по законодательным актам и методическим рекомендациям, с помощью которых они будут осуществлять данный найм.
Но тем не менее, исходя из документов следует, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется. Основной нормативный документ по делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству - на предприятии не разработан.
В ООО «Актив-контракт» автоматизация документооборота фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО «Актив-контракт» система не обеспечивает возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД, а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В ООО «Актив-контракт» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
Представляется, что в настоящий момент наиболее актуальным направлением совершенствования делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне постепенной автоматизации документационного обеспечения управления.
Мы выяснили, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
В качестве документов более низкого уровня, которые имеют непосредственное отношение к отбору персонала, относится «Положение о системе подбора и найма персонала». В данном документе будет прописан алгоритм отбора персонала, этапы и методы отбора персонала, а в качестве приложений могут содержаться образцы тестов, как психологических, так и технического характера. Рекомендуются следующие отделы в «Положении о системе отбора персонала»:
1. Общие положения (сведения о том, что представляет собой отбор пероснала);
2. Этапы отбора пероснала (детально описывается предварительный, первичный и вторичный этап отбора пероснала в ООО «Актив-контракт»;
3. Список заявительных документов в ООО «Актив-контракт»;
4. Методы оценки кандидатов в ООО «Актив-контракт»;
5. Анкета для соискателей ООО «Актив-контракт»;
6. Психологические и технические тесты для соискателй ООО «Актив-контракт»;
7. Бланк качеств соискателей ООО «Актив-контракт».
Таким образом, вся необходимая информация для процесса отбора персонала будет регламентирована и структурирована. Это значительно сэкономит время отбора сотрудников, а также обучения нового менеджера по работе с персоналом при увольнении старого или же при временной болезни или отпуске.
Для создания данного положения необходимо ввести еще несколько документов, а именно: тесты, бланки качество соискателей и анкеты для приема сотрудников.
Также важно разработать бланк личностных качеств сотрудника, который поможет непосредственно на собеседовании путем проставления крестиков в нужных полях запомнить, какими качествами обладает тот или иной кандидат. Данный бланк качеств потенциального сотрудника можно составить по профессиограмме той или иной должности. Профессиограмма - это документ, содержащий описание, во-первых, содержания работы по определенной профессии (функции, обязанности, задачи, операции), во-вторых, требований к носителю определенной профессии (профессиональные, деловые, личные качества). Документальной формой профессиограммы могут быть словесное описание, знаковый алгоритм, видеофильм, компьютерная программа.16
На основании данных профессиограмм (а должностей на ООО «Актив-контракт» не так уж много) можно разработать бланки с личностными качествами работников для того, чтобы не теряться на собеседовании, а верно указывать. Обладает ли соискатель данными характеристиками или нет (Табл 3.4).
Таблица 3.4.
Бланк личностных качеств соискателя
Качества и свойства личности соискателя
№1.
№2.
№3.
№4.
№5.
№6.
1. Аналитические способности
2. Творческие способности
3. Административные способности
4. Принципиальность, тактичность
5. Социальная коммуникация
6. Умение слушать других
7. Взаимоотношения с коллегами
8. Инициативность
9. Гибкость ума
10. Уверенность в себе
11. Письменная речь
12. Устная речь
13. Аккуратность
14. Внешний вид
15. Поза, мимика, жесты
Под номерами подразумеваются испытуемые кандидаты на ту или иную должность. При внесении данной информации будет наглядно видно, какой кандидат имеет преимущества над другим по тем или иным параметрам.
Таким образом, создав и внедрив данные документы, и создав в результате «Положение о системе отбора персонала» в ООО «Актив-контракт», менеджер по работе с персоналом будет иметь четкую структуру и методы отбора персонала, а также четкий процесс совершаемых действий по оценке потенциальных сотрудников.
Таким образом, рекомендуется ввести заявку на вакансии на сайте компании, а также, для облегчения труда менеджера по персоналу и анкету по приему сотрудников. Данное предложение будет затратным лишь единожды при приглашении специалиста по информационным технологиям, но сэкономит время специалиста по работе с кадрами.
В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего кадрового документооборота «Актив-контракт», сформулирована цель - повысить качество управления путем разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству на фоне автоматизации кадрового документооборота предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования кадрового документооборота, было принято решение внедрить программу1С «1C:Документооборот 8 ПРОФ», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства, обладает необходимой универсальностью и может быть интегрирована в действующую на предприятии.
Программный продукт «1C:Документооборот 8 ПРО» поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:
- ведение структурированного хранилища информации предприятия
- учет документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов
- ведение архива документов, учет документов по физическим местам хранения
- ведение и учет нормативно-справочной информации подразделений и юр. лиц
- автоматическое создание документов на основе данных сканера и/или данных каталогов
- поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
- ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
- хранение и использование подписей и клише сотрудников
- интеграция с пакетом MS Office и OpenOffice (автоматическое формирование по шаблонам)
- широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям
Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма «1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью. По мнению автора дипломной работы для ООО «Актив-контракт» оптимальным будет внедрение ПРОФ-версии продукта, которая позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции управления персоналом (подбор, обучение, мотивация).
Разработанный в работе комплект нормативных документов ООО «Актив-контракт» решает эти задачи и подходит для самостоятельной постановки делопроизводства силами сотрудников организации. Предварительное упорядочение делопроизводственных процессов позволяет также избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота - автоматизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.
3.2.Оценка предложенных рекомендаций
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта ООО«Актив-контракт» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы - 400 тыс. руб., материально-технические - 350 тыс. руб., информационно-технологические - 150 тыс. руб
Загрузка...
