Положение о структурном подразделении образец по госту. Положения о структурных подразделениях Регламент взаимодействия структурных подразделений
I. Общие положения
1. Отдел контроля качества является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Отдел подчиняется непосредственно директору по качеству предприятия.
4. Отдел контроля качества возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению директора по качеству.
5. Начальник отдела контроля качества имеет ____ заместителя (ей).
6. Обязанности заместителя (ей)___________ (определяются; распределяются) начальником отдела контроля качества.
7. Заместитель(и) и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела контроля качества.
8. В своей деятельности отдел руководствуется:
8.1. Уставом предприятия.
8.2. Настоящим Положением.
II. Структура отдела
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению директора по качеству и начальника отдела и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда).
2. Отдел имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
· Техническое бюро ОКК
· Бюро (сектор, группа) контроля качества в цехах (БКК)
· Лаборатория контроля внешней приемки
· Центральная измерительная лаборатория
· Лаборатория химического анализа
3. Положения о подразделениях отдела (бюро, секторах, группах, лабораториях, пр.) утверждаются директором, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится начальником отдела.
III. Задачи отдела
1. Обеспечение выпуска предприятием качественной и конкурентоспособной продукции.
2. Предотвращение выпуска предприятием продукции, не соответствующей требованиям стандартов и технических условий, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской документации.
3. Материально-техническое и методологическое обеспечение (нормативно-технической и технологической документацией, справочными материалами) поставок продукции.
4. Соблюдение условий поставки, комплектности продукции по договорам.
5. Укрепление производственной дисциплины, повышение ответственности всех звеньев производства за качество выпускаемой продукции.
IV. Функции отдела
1. Проверка поступающих на предприятие материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий) и подготовка заключений о соответствии их качества стандартам и техническим условиям.
2. Составление актов приемочного контроля по качеству материальных ресурсов.
3. Операционный контроль на всех стадиях производственного процесса.
4. Проведение выборочного инспекционного контроля за качеством отдельных технологических операций (в том числе транспортировки), технологическим оборудованием и инструментом.
5. Определение номенклатуры измеряемых параметров и оптимальных норм точности измерений.
6. Контроль за:
Качеством, комплектностью, упаковкой, консервацией продукции;
Соответствием выпускаемой продукции стандартам, техническим условиям, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской документации;
Наличием товарного знака предприятия на готовой продукции;
Правильностью хранения в подразделениях предприятия и на складах материальных ресурсов и готовой продукции;
7. Оценка сортности продукции, выпускаемой предприятием.
8. Клеймение принятой и забракованной продукции.
9. Оформление в установленном порядке документации на принятую и забракованную продукцию.
10. Выявление причин несоответствия продукции требованиям нормативно-технической документации, определение возможности исправления брака и устранения дефектов, проведение мероприятий по их устранению.
11. Проведение повторных проверок, понижение сортности продукции.
12. Обеспечение изъятия из оборота продукции при невозможности (нецелесообразности) устранения дефектов и брака.
13. Анализ и технический учет брака продукции.
14. Организация двустороннего обмена информацией о качестве товара с потребителями.
15. Оформление результатов контрольных операций, ведение учета показателей качества продукции, брака и его причин, составление периодической отчетности о качестве продукции.
16. Оформление документов, удостоверяющих качество продукции.
17. Систематический контроль за состоянием контрольно-измерительных средств предприятия.
18. Своевременное проведение мероприятий, связанных с введением новых нормативов и стандартов.
19. Участие в испытаниях новых образцов продукции, разработка технической документации на эту продукцию.
20. Подготовка продукции к аттестации и сертификации.
21. Участие в разработке разделов о качестве и комплектности договоров на поставку продукции.
23. Разработка предложений по повышению качества выпускаемой продукции, а также по повышению требований к качеству потребляемых предприятием материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий).
V. Права отдела
1. Отдел контроля качества имеет право:
1.1. Прекращать приемку и отгрузку продукции в случае:
Несоответствия ее качества стандартам, технической документации, утвержденным эталонам, образцам;
Несоответствия ее комплектности, установленной нормативно-технической документацией;
Отсутствия обязательной установленной технической документации;
О прекращении приемки (отгрузки) начальник отдела контроля качества в письменном виде ставит в известность директора по качеству.
Распоряжение начальника отдела контроля качества об отказе в пропуске продукции может быть отменено только на основании письменного приказа директора.
1.2. При выявлении несоответствия продукции стандартам на отдельных этапах производства вносить предложения руководству предприятия о приостановке процесса изготовления в соответствующих структурных подразделениях предприятия, а саму продукцию браковать.
1.3. Требовать от руководителей всех структурных подразделений:
Проведения мероприятий, направленных на повышение качества производимой продукции;
Предоставления необходимой для осуществления работы отдела информации;
1.4. В случае возникновения разногласий по качеству продукции принимать окончательное решение о приемке или отбраковке последней.
1.5. При разрешении споров о качестве продукции в суде выдавать экспертное заключение (по требованию суда).
2. Начальник отдела контроля качества также вправе представлять:
2.1. Предложения о поощрениях отличившихся работников и о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, не соблюдающих трудовую и производственную дисциплину.
2.2. Заключения о фактах порчи ценностей (при составлении документов для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли).
VI. Взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями
Для выполнения функций и реализации прав отдел контроля качества взаимодействует:
1. С отделом стандартизации по вопросам:
1.1. Получения:
Стандартов;
Инструкций;
Технических условий;
Иной технической документации по определению качества продукции;
1.2. Предоставления:
Предложений и замечаний по предоставленной документации;
Информации о нарушении стандартов и технических условий;
2. С отделом главного технолога по вопросам:
2.1. Получения:
Заключений о соответствии материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, др.) ТУ и ГОСТ;
Заключений о возможности применения материальных ресурсов в производстве;
2.2. Предоставления:
Материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, др.) на анализ их соответствия ГОСТ, ТУ;
3. С отделом главного конструктора по вопросам:
3.1. Получения:
Технической документации по проведению испытаний образцов продукции;
Технологических карт с нормами допусков в соответствии с ГОСТ и ТУ;
Описаний технологических процессов с указаниями требований к качеству;
3.2. Предоставления:
Сведений об обнаруженных технологических недостатках и предложений по их устранению;
Предложений по повышению качества продукции;
Обобщенных сведений о качестве выпускаемой продукции и количестве брака;
Протоколов испытаний и исследований образцов продукции;
4. С отделом главного механика по вопросам:
4.1. Получения:
Планов проведения проверки и ремонта оборудования;
Средств контроля за качеством ремонта оборудования;
4.2. Предоставления:
Предложений по улучшению качества продукции;
5. С отделом главного энергетика по вопросам:
5.1. Получения:
Графиков профилактических работ на электрооборудовании;
Комплектующих к электрооборудованию;
Помощи в ремонте электрооборудования;
5.2. Предоставления:
Заявок на ремонт электрооборудования;
Заявок на комплектующие к электрооборудованию;
6. С инструментальным отделом по вопросам:
6.1. Получения:
Измерительного инструмента (в том числе собственного производства);
6.2. Предоставления:
Заявок на новый инструмент;
Актов списания неисправного измерительного инструмента;
7. С производственной лабораторией и ее подразделениями по вопросам:
7.1. Получения:
Актов с результатами испытаний;
Актов исследований образцов;
Заключений о соответствии ГОСТ, ТУ;
7.2. Предоставления:
Заданий на проведение испытаний, исследований (механическим, физическим или химическим способом);
8. С отделом материально-технического снабжения по вопросам:
8.1. Получения:
Сопроводительных документов поставщиков на поступающие на предприятие материальные ресурсы (сертификатов, деклараций о соответствии, паспортов и т.д.);
Копий договоров поставок, изменений к ним;
8.2. Предоставления:
Актов приемки продукции по качеству и комплектности;
Актов отбраковки продукции;
9. С отделом сбыта по вопросам:
9.1. Получения:
Образцов упаковочных ярлыков;
Данных о возврате продукции потребителями;
9.2. Предоставления:
Документов, подтверждающих качество продукции (деклараций, паспортов и т.д.);
Документов, сопровождающих продукцию и подлежащих передаче потребителям;
Разрешений на пломбирование ящиков, контейнеров, вагонов;
10. С главной бухгалтерией по вопросам:
10.1. Получения:
Сведений о результатах учета потерь от брака;
Сведений о взысканиях с виновных;
10.2. Предоставления:
Актов отбраковки продукции;
Заключений о виновности работников;
Расчетов издержек на устранение брака;
11. С отделом маркетинга по вопросам:
11.1. Получения:
Актов внешней приемки контрагентами;
Информации о несоответствии заявленного качества продукции в течение гарантийных сроков;
Представлений о постановке продукции по отдельным позициям номенклатуры на гарантийное обслуживание, а также о снятии с гарантийного обслуживания;
Данных отдела (бюро) послепродажного обслуживания о недостатках продукции, выявленных в процессе ее использования или эксплуатации;
Образцов продукции, выпускаемой предприятиями-конкурентами, для установления степени качества;
11.2. Предоставления:
Сведений о технологических изменениях продукции;
Сведений о мероприятиях по повышению качества продукции;
Результатов анализа качества образцов продукции, выпускаемой предприятиями-конкурентами;
12. С юридическим отделом по вопросам:
12.1. Получения:
Копий разделов договоров с поставщиками о качестве продукции;
Запросов о качестве выпускаемой продукции для претензионной и исковой работы;
12.2. Предоставления:
Ответов на запросы юридического отдела;
13. С_______________ (наименование структурного подразделения) по вопросам
13.1. Получения:
13.2. Предоставления:
VII. Ответственность
1. Ответственность за качество и своевременность выполнения функций отдела несет начальник отдела контроля качества.
2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:
2.1. Соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций и указаний по вопросам качества продукции.
2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации о качестве продукции.
2.3. Обеспечение руководства предприятия информацией о качестве выпускаемой продукции.
2.4. Своевременное, а также качественное исполнение распоряжений руководства предприятия по вопросам качества продукции.
2.5. Недопущение использования неисправных приборов контроля.
2.6. Недопущение применения устаревших нормативов и стандартов.
3. Ответственность работников отдела контроля качества устанавливается соответствующими должностными инструкциями.
Директор по качеству:
____________________/И.О.Ф./ «__»__________200__ г.
Разработка положения о структурном подразделении организации
При создании структуры (мировой) предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе. Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок создания подразделения, правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия, задачи и функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, ответственность подразделения.
Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и пр. Нельзя сказать, что законодательством установлены требования к составлению и оформлению положения о структурном подразделении. И это правильно, потому что предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность подразделения.
3. Задачи подразделения.
4. Функции подразделения.
5. Права подразделения.
6. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.
7. Ответственность подразделения.
Рассмотрим основные элементы текста на примере оформления положения по приведенной модели.
Макет положения
(1) Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося автором документа, должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, его также указывают в документе, но помещают ниже полного (в скобках). В том случае, если автором является обособленное структурное подразделение предприятия (филиал, представительство), его наименование располагают ниже наименования предприятия. Напомним, что согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Под представительством, в свою очередь, понимается обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
(2) Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения (например, бюро в составе отдела) может утверждать руководитель основного подразделения, если такое полномочие отражено в его должностной инструкции или положении о возглавляемом им подразделении.
Гриф утверждения документа должен состоять из:
1. слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
2. наименования должности лица, утверждающего документ;
3. подписи, инициалов, фамилии должностного лица;
4. даты утверждения.
Как правило, приказом директора предприятия о создании структурного подразделения одновременно утверждается и положение. В этом случае гриф утверждения состоит из:
1. слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);
2. наименования утверждающего документа в именительном падеже;
3. даты документа и его номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ Генерального директора ООО "Согласие" от 22.03.00 № 31
(3) Наименование структурного подразделения. Если слово "ПОЛОЖЕНИЕ" является наименованием вида документа, то реквизит (3) представляет собой заголовок к тексту. Он включает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Например, положение о финансовом отделе. Структурное подразделение предприятия — официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями.
Различают следующие виды структурных подразделений:
1. Управления.
2. Службы.
5. Отделения.
7. Лаборатории.
8. Секторы.
9. Участки.
Создание того или иного подразделения зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями. Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3-5 единиц (включая начальника) или отдел — при штатной численности работников от 6 единиц.
В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4-х штатных единиц. Если обратиться к организационной структуре федеральных органов исполнительной власти, то можно найти там следующую зависимость: штатная численность управления не может быть менее 20 единиц, отдела не менее 10 единиц, отдела (в составе управления) не менее 5 единиц, отделения — не менее 2 единиц.
В структуру управления не могут входить менее 3 отделов. Следует отметить, что создание таких структурных подразделений, как управления, характерно для органов государственной власти и муниципальных органов. На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно.
Однако нельзя не учитывать тот факт, что дробление организационной структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения в количестве 2-3 человек, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размазыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы.
Положение о структурном подразделении (службе)
Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:
положения о структурных подразделениях ;
положения о коллегиальных и совещательных органах
как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных
(ученый совет, научно-технический совет и др.);
положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:
Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе «Общие положения»
указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и
кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и нaправления деятельности подразделения.
В разделе «Функции»
указываются действия или виды работы,
которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать
специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.
В разделе «Ответственность»
устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в
случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
Должностная инструкция
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения»
указывается: от кого, в какие
сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в
какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку
документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция оформляется
на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции
являются: наименование организации, наименование структурного
подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается
руководителем структурного подразделения
и утверждается
руководителем (заместителем руководителя) организации — куратором данного подразделения или руководителем
структурного подразделения, если ему предоставлено это право.
Визируются
должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом),
также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.
Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Регламент
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решения на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами являются : наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
Штатное расписание
Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.
Инструкция
Инструкция
- правовой акт, содержащий правила, регулирующие
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции руководителем организации.
Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».
Начнем с того, что отметим две важных детали:
1. Написание положений актуально, если есть реальное деление организации на эти самые подразделения.
2. Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации.
Обратная связь
ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ
Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение
Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими
Целительная привычка
Как самому избавиться от обидчивости
Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам
Тренинг уверенности в себе
Вкуснейший «Салат из свеклы с чесноком»
Натюрморт и его изобразительные возможности
Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д.
Как научиться брать на себя ответственность
Зачем нужны границы в отношениях с детьми?
Световозвращающие элементы на детской одежде
Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия
Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ)
Глава 3. Завет мужчины с женщиной
Оси и плоскости тела человека — Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.
Отёска стен и прирубка косяков — Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.
Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) — В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.
VI. Взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями
I . Общие положения
1. Отдел контроля качества является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Отдел подчиняется непосредственно директору по качеству предприятия.
4. Отдел контроля качества возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению директора по качеству.
5. Начальник отдела контроля качества имеет ____ заместителя (ей).
6. Обязанности заместителя (ей)___________ (определяются; распределяются) начальником отдела контроля качества.
7. Заместитель(и) и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела контроля качества.
8. В своей деятельности отдел руководствуется:
8.1. Уставом предприятия.
8.2. Настоящим Положением.
II. Структура отдела
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению директора по качеству и начальника отдела и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда).
2. Отдел имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
· Техническое бюро ОКК
· Бюро (сектор, группа) контроля качества в цехах (БКК)
· Лаборатория контроля внешней приемки
· Центральная измерительная лаборатория
· Лаборатория химического анализа
3. Положения о подразделениях отдела (бюро, секторах, группах, лабораториях, пр.) утверждаются директором, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится начальником отдела.
III. Задачи отдела
1. Обеспечение выпуска предприятием качественной и конкурентоспособной продукции.
2. Предотвращение выпуска предприятием продукции, не соответствующей требованиям стандартов и технических условий, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской документации.
3. Материально-техническое и методологическое обеспечение (нормативно-технической и технологической документацией, справочными материалами) поставок продукции.
4. Соблюдение условий поставки, комплектности продукции по договорам.
5. Укрепление производственной дисциплины, повышение ответственности всех звеньев производства за качество выпускаемой продукции.
IV. Функции отдела
1. Проверка поступающих на предприятие материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий) и подготовка заключений о соответствии их качества стандартам и техническим условиям.
2. Составление актов приемочного контроля по качеству материальных ресурсов.
3. Операционный контроль на всех стадиях производственного процесса.
4. Проведение выборочного инспекционного контроля за качеством отдельных технологических операций (в том числе транспортировки), технологическим оборудованием и инструментом.
5. Определение номенклатуры измеряемых параметров и оптимальных норм точности измерений.
6. Контроль за:
— качеством, комплектностью, упаковкой, консервацией продукции;
— соответствием выпускаемой продукции стандартам, техническим условиям, утвержденным образцам (эталонам), проектно-конструкторской документации;
— наличием товарного знака предприятия на готовой продукции;
— правильностью хранения в подразделениях предприятия и на складах материальных ресурсов и готовой продукции;
7. Оценка сортности продукции, выпускаемой предприятием.
8. Клеймение принятой и забракованной продукции.
9. Оформление в установленном порядке документации на принятую и забракованную продукцию.
10. Выявление причин несоответствия продукции требованиям нормативно-технической документации, определение возможности исправления брака и устранения дефектов, проведение мероприятий по их устранению.
11. Проведение повторных проверок, понижение сортности продукции.
12. Обеспечение изъятия из оборота продукции при невозможности (нецелесообразности) устранения дефектов и брака.
13. Анализ и технический учет брака продукции.
14. Организация двустороннего обмена информацией о качестве товара с потребителями.
15. Оформление результатов контрольных операций, ведение учета показателей качества продукции, брака и его причин, составление периодической отчетности о качестве продукции.
16. Оформление документов, удостоверяющих качество продукции.
17. Систематический контроль за состоянием контрольно-измерительных средств предприятия.
18. Своевременное проведение мероприятий, связанных с введением новых нормативов и стандартов.
19. Участие в испытаниях новых образцов продукции, разработка технической документации на эту продукцию.
20. Подготовка продукции к аттестации и сертификации.
21. Участие в разработке разделов о качестве и комплектности договоров на поставку продукции.
23. Разработка предложений по повышению качества выпускаемой продукции, а также по повышению требований к качеству потребляемых предприятием материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий).
V. Права отдела
1. Отдел контроля качества имеет право:
1.1. Прекращать приемку и отгрузку продукции в случае:
— несоответствия ее качества стандартам, технической документации, утвержденным эталонам, образцам;
— несоответствия ее комплектности, установленной нормативно-технической документацией;
— отсутствия обязательной установленной технической документации;
О прекращении приемки (отгрузки) начальник отдела контроля качества в письменном виде ставит в известность директора по качеству.
Распоряжение начальника отдела контроля качества об отказе в пропуске продукции может быть отменено только на основании письменного приказа директора.
1.2. При выявлении несоответствия продукции стандартам на отдельных этапах производства вносить предложения руководству предприятия о приостановке процесса изготовления в соответствующих структурных подразделениях предприятия, а саму продукцию браковать.
1.3. Требовать от руководителей всех структурных подразделений:
— проведения мероприятий, направленных на повышение качества производимой продукции;
— предоставления необходимой для осуществления работы отдела информации;
1.4. В случае возникновения разногласий по качеству продукции принимать окончательное решение о приемке или отбраковке последней.
При разрешении споров о качестве продукции в суде выдавать экспертное заключение (по требованию суда).
2. Начальник отдела контроля качества также вправе представлять:
2.1. Предложения о поощрениях отличившихся работников и о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, не соблюдающих трудовую и производственную дисциплину.
2.2. Заключения о фактах порчи ценностей (при составлении документов для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли).
VI. Взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями
Для выполнения функций и реализации прав отдел контроля качества взаимодействует:
1. С отделом стандартизации по вопросам:
1.1. Получения:
— стандартов;
— инструкций;
— технических условий;
— иной технической документации по определению качества продукции;
1.2. Предоставления:
— предложений и замечаний по предоставленной документации;
— информации о нарушении стандартов и технических условий;
2. С отделом главного технолога по вопросам:
2.1. Получения:
— заключений о соответствии материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, др.) ТУ и ГОСТ;
— заключений о возможности применения материальных ресурсов в производстве;
2.2. Предоставления:
— материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, др.) на анализ их соответствия ГОСТ, ТУ;
3. С отделом главного конструктора по вопросам:
3.1. Получения:
— технической документации по проведению испытаний образцов продукции;
— технологических карт с нормами допусков в соответствии с ГОСТ и ТУ;
— описаний технологических процессов с указаниями требований к качеству;
3.2. Предоставления:
— сведений об обнаруженных технологических недостатках и предложений по их устранению;
— предложений по повышению качества продукции;
— обобщенных сведений о качестве выпускаемой продукции и количестве брака;
— протоколов испытаний и исследований образцов продукции;
4. С отделом главного механика по вопросам:
Получения:
— планов проведения проверки и ремонта оборудования;
— средств контроля за качеством ремонта оборудования;
4.2. Предоставления:
— предложений по улучшению качества продукции;
5. С отделом главного энергетика по вопросам:
5.1. Получения:
— графиков профилактических работ на электрооборудовании;
— комплектующих к электрооборудованию;
— помощи в ремонте электрооборудования;
5.2. Предоставления:
— заявок на ремонт электрооборудования;
— заявок на комплектующие к электрооборудованию;
6. С инструментальным отделом по вопросам:
6.1. Получения:
— измерительного инструмента (в том числе собственного производства);
6.2. Предоставления:
— заявок на новый инструмент;
— актов списания неисправного измерительного инструмента;
7. С производственной лабораторией и ее подразделениями по вопросам:
7.1. Получения:
— актов с результатами испытаний;
Когда «бои местного значения» происходят внутри одной службы, вопрос распределения ответственности решает непосредственный руководитель. Но как быть, если споры разгораются между подразделениями? Найти выход из этой ситуации может специалист по персоналу.
Из этой статьи вы узнаете:
- что такое регламент взаимодействия структурных подразделений
- наиболее удобная форма регламента
- какие нюансы следует учесть при подготовке регламента взаимодействия структурных подразделений
- как внедрить регламент взаимодействия структурных подразделений
Чтобы определить все взаимодействия в компании и тем самым повысить эффективность персонала, HR-спе-циалисты «СпецПолимер» разработали и ввели Регламент взаимодействия и документооборота. Это помогло организации избавиться от многих проблем. Конечно, такой документ - не панацея от всех бед, но он вносит ясность и определенность в деятельность предприятия, существенно облегчает труд не только менеджеров по персоналу, но и руководства.
Компания «СпецПолимер» создана в 2003 г. Разрабатывает и производит защитные полимерные покрытия на основе полимочевины и полиуретанов в России, оказывает услуги по нанесению покрытий на любые виды поверхностей. Имеет 6 филиалов. Количество персонала управляющей компании - около 50 человек.
Регламент обычно создается, если в компании:
много бизнес-процессов;
в них задействованы более двух звеньев (несколько работников или структурных подразделений).
Цели создания регламента взаимодействия структурных подразделений
Цели создания регламента взаимодействия и документооборота:
1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение правильного взаимодействия бизнес-единиц.
2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе.
3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе.
4. Облегчение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий.
5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины.
6. Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения.
7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов.
Более подробное разъяснение смотрите в видео:
Структура регламента взаимодействия структурных подразделений
С регламентом удобнее всего работать, когда он выполнен в виде таблицы (см. таблицу). Обратим внимание на некоторые ее столбцы:
«№ формы» - могут быть указаны как стандартные, так и принятые в компании формы документов;
«Исполнитель» - сотрудник, который выполняет действие или готовит и сопровождает документ;
«Дата/время» - точный срок подготовки документа;
«Ответственный» - сотрудник, контролирующий подготовку документа, ответственный за полноту и точность представленных в нем сведений, а также за соблюдение сроков (обычно исполнитель или его руководитель).
Если какое-то звено не предусматривается в конкретном документе, ставится прочерк. Например, секретарь-делопроизводитель ежемесячно готовит и отдает на согласование начальнику службы управления персоналом список дней рождения сотрудников в следующем месяце, однако утверждения данного документа не предусмотрено, и в этом случае в колонке «Подпись, утверждение» будет стоять прочерк. Действия по конкретным документам описываются в регламенте построчно.
Документы можно объединить в группы либо по признаку сходства процессов, либо по службам, к которым они относятся. Поэтому имеет смысл в регламенте выделить соответствующие блоки: по процессам (например: поступление / отгрузка товара и т.п.) или по службам (коммерческий отдел, производственная служба и т.д.). Если крупная компания имеет сложные процессы взаимодействия, то, возможно, помимо общего для всех регламента, придется разработать таковые для каждого из подразделений.
Нюансы создания регламента взаимодействия структурных подразделений
Нюансы создания регламента зависят от особенностей компании и типа ее корпоративной культуры . В любом случае необходимо заручиться поддержкой руководства и вызвать интерес у начальников структурных подразделений. Работу по созданию общекорпоративного документа можно начать с создания Регламента для службы управления персоналом. Для HR-а это достаточно просто: все процессы ему хорошо известны, и мотивировать подчиненных к выполнению Регламента не составляет труда. После такой апробации становится легче «на живом примере» показывать руководителям других служб, как Регламент помогает в работе, что необходимо для его создания и эффективного действия.
Итак, получив одобрение и поддержку руководства, менеджер по персоналу должен собрать всю информацию о внутрифирменных процессах и документах. Для этого лучше всего определить ответственных по каждому блоку процессов (обычно это начальники служб и отделов). Способы сбора данных зависят от особенностей компании: можно сделать рассылку по внутренней сети с формой регламента и примером заполнения либо выяснить необходимые сведения в личной беседе с каждым.
Полученная информация по всем процессам и документам в компании фиксируется на бумаге.
Внедрение регламента взаимодействия структурных подразделений
Важно согласовать созданный документ со всеми работниками. Желательно сделать массовую рассылку нового регламента по внутренней интернет-сети с призывом вносить предложения и замечания (должен быть указан срок рассмотрения присланных комментариев). Если электронная рассылка невозможна либо не все сотрудники имеют доступ к компьютеру - нужно обеспечить каждое структурное подразделение бумажным экземпляром документа. После всех согласований можно издавать приказ об утверждении Регламента и его обязательном исполнении всеми работниками.
Чтобы регламент работал, нужно время от времени оценивать его исполнение и своевременно вносить изменения и дополнения. Если в зарплате сотрудников есть переменная часть, можно сделать одним из критериев ее выплаты исполнение регламента.
| № п/п | Документ/информация | № формы | Исполнитель | Согласование | Подпись, утверждение | Кому передаётся | Дата/время* | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Служба управления персоналом | |||||||
| 1.1. | Кадровый учёт | |||||||
| 1.1.1. | Штатное расписание/изменения в штатном расписании | Униф. форма Т-3/Приказ по основной деятельности | Финансовый директор | Утверждение приказом, подписание - начальник службы управления персоналом, главный бухгалтер | Начальник службы управления персоналом | Не позднее 2 дней после утверждения орг. структуры / принятия решения о внесении изменений | Начальник службы управления персоналом | |
| 1.1.2. | Заявления | Работник | Генеральный директор | Инспектор по кадрам | До кадрового действия (увольнение, отпуск и т. д.) | Работник | ||
| 1.1.3. | Трудовой договор | УП-1 | Инспектор по кадрам | До начала работы | Начальник службы управления персоналом | |||
| 1.1.4. | Соглашения, дополнения к трудовым договорам | УП-2 | Инспектор по кадрам | Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт | Генеральный директор, работник | 1 экз. - инспектор по кадрам, 1 экз. - работник | За 2 месяца до изменений | Начальник службы управления персоналом |
| 1.1.5. | Трудовые функции работника | УП-3 | Напосредственный руководитель работника | Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт | Генеральный директор, ознакомление - работник | 1 экз. - инспектор по кадрам, 1 экз. - работник, 1 экз. - непосредственный руководитель работника | За 5 рабочих дней до подписания трудового договора/доп. соглашения с работником | Непосредственный руководитель работника |
| 1.1.6. | ... | |||||||
| 1.2. | Управление персоналом | |||||||
| 1.2.1. | Орг. структура | УП-11 | Начальник службы управления персоналом | Директор по корпоративной политике | Генеральный директор | Начальник службы управления персоналом, в эл. виже - на корпоративный сервер | В течение 1 дня с момента принятия решения о внесении изменений | Начальник службы управления персоналом |
| 1.2.2. | Бюджет расходов службы УП на год (с приложениями) | ОФ-7 | Начальник службы управления персоналом | Директор по корпоративной политике, финансовый директор | Генеральный директор | 1 экз. - начальник службы управления персоналом, 1 экз. - финансовый директор | До 15 декабря предыдущего календарного года | Начальник службы управления персоналом |
| 1.2.3. | ... | |||||||
* Если срок выполнения выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то переносится на следующий за этой датой рабочий день
Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры компании, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. При распределении задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения.
Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.
Внутренние (локальные) документы компании - это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.
Основные внутренние документы .
По мере развития компании неизбежно возникает потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.
Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.
При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:
- Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
- Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);
- Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.)
Распорядительные документы.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем компании для решения каких-либо задач.
Приказы делятся на два вида:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу.
К приказам по основной деятельности относятся приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и т.п.
К приказам по личному составу относятся приказы, о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном взыскании работников; о введении внеурочной работы и т.п.
Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании (положения, инструкции, регламенты и т.п.).
Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации по оперативным административно-хозяйственным вопросам.
Решение - это документ, отражающий решения производственных совещаний.
Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит «название вида документа» и в тексте употребляются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕШИЛ».
Организационные документы.
Должностная инструкция - это документ, определяющий права и обязанности работника компании.
Должностная инструкция включает в себя:
- общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);
- должностные обязанности работника;
- права;
- ответственность.
Должностная инструкция не включает в себя порядок действия работника, а определяет конкретные виды работ, выполняемые работником.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Можно не создавать должностную инструкцию, а необходимые положения включить в трудовой контракт. Но это может быть неудобно, т.к. в случае расширения обязанностей работника легче внести изменения в должностную инструкцию, чем в трудовой договор.
Работник должен знать свои обязанности, поэтому необходимо их правильно и четко прописывать в должностной инструкции, иначе впоследствии это может привести к неэффективной работе, при которой компания несет убытки, и юридически взыскать с работника такие убытки невозможно.
Положение (порядок), инструкция и регламент - это документы, регламентирующие порядок и правила действия работника в той или иной ситуации. Данные документы не распространяются на частные случаи, возникающие в процессе хозяйственной деятельности компании. В них содержится описание стандартного порядка действий, а также может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.
Эти документы могут распространяться как на всех работников компании, так и на ограниченный круг лиц, определенный в документе.
Положения, инструкции и регламенты могут включать в себя и дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения таких документов. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий по проекту, а по отдельным направлениям проекта необходимо создать дополнительный документ (инструкцию, положение, регламент и т.п.).
Рассмотрим это на примере «Положения о коммерческой тайне»:
Информационные документы.
Информационными документами являются документы, используемые компанией для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные и т.п.).
Служебная записка - это документ, используемый для оформления просьб и предложений, направленных руководителям отделов и (или) руководителю компании.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю компании и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Структура внутренних документов и цель их создания.
Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании.
Когда в фирме существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.
Взаимодействие работников внутри структурного подразделения должно регламентироваться Положением об отделе.
Положение об отделе включает в себя:
- общие положения (состав структурного подразделения, наименование должности руководителя структурного подразделения, должностная подчиненность);
- основные направления деятельности структурного подразделения;
- круг вопросов по взаимодействию со структурными подразделениями компании (наименование структурных подразделений, круг вопросов взаимодействия);
- ответственность.
Мы рассмотрели, какие документы необходимы работнику для уяснения своих должностных обязанностей (должностная инструкция) и какой внутренний документ объединяет работников в структурное подразделение (Положение об отделе). А теперь рассмотрим взаимодействие структурных подразделений внутри компании.
Работа всех структурных подразделений направлена на достижения единой цели фирмы - процветание бизнеса. В процессе деятельности компании структурные подразделения неразрывно связаны между собой, но при этом каждое из них выполняет свою конкретную работу.
Процесс взаимодействия структурных подразделений в отдельных ситуациях, возникающих в ходе деятельности организации, регламентируется организационными документами компании.
Например: Рассмотрим взаимодействие структурных подразделений производственной компании с момента поступления заказа на изготовление товара до передачи товара Клиенту.
В данном случае будут задействованы: коммерческий отдел, отдел производства, транспортный отдел, склад, бухгалтерия. Условия договора включают в себя изготовление обществом товара и его доставка Клиенту.
Схема взаимодействия выглядит следующим образом:
Такая схема взаимодействия структурных подразделений может быть описана в Регламенте по работе с Клиентами. При этом необходимо учитывать, что в случае возникновения любых нестандартных ситуаций, руководитель компании должен незамедлительно быть поставлен в известность.
Если структурные подразделения не взаимодействуют друг с другом, это приводит к потере клиентской базы и как следствие к нерентабельной деятельности компании.
Часто возникают ситуации, когда Клиент не платит за выполненную работу (оказанные услуги). В этом случае у компании возникает дебиторская задолженность, которая остается отраженной в балансе «мертвым грузом».
Во избежание подобных ситуаций необходимо издать «Регламент по взысканию дебиторской задолженности», который будет содержать в себе порядок действий работника, ведущего Клиента от начала до конца проекта по вопросам:
- направления претензии к Клиенту,
- доведения информации до сведения руководства;
- порядка ведения переписки с Клиентом;
- ответственности.
Вы видите, какое разнообразие документов, регламентирующих различные ситуации, существует в компании. Теперь возникает необходимость в построении порядка прохождения таких документов внутри организации, для этого используется Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству - это документ, регламентирующий правила, прием и процесс создания документов, а также порядок работы с ними.
Инструкция по делопроизводству должна включать в себя следующие положения:
- перечень внутренних документов, действующих в компании;
- порядок создания внутренних документов;
- перечень организационных документов компании;
- порядок заполнения типовых форм документов;
- порядок создания документа в обществе;
- ответственные лица;
- порядок оформления и регистрации исходящей корреспонденции;
- порядок регистрации входящей корреспонденции;
- порядок заключения договоров с клиентами;
- документооборот внутри общества (порядок прохождения служебных, докладных и объяснительных записок);
- ответственность;
- предоставление документов на подпись руководителю и т.д.
Инструкция по делопроизводству это основной документ в компании и, в зависимости от количества действующих документов, этот документ может состоять из нескольких частей.
Например: Одной из частей Инструкции по делопроизводству может быть Порядок согласования договоров.
Порядок подписания договора на изготовление товара по заказу Клиента
В процессе деятельности фирмы создается большое количество документов. При этом одни документы используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив компании, а ведение архивного дела регламентируется Инструкцией по организации архивного дела.
Инструкция по организации архивного дела регламентирует:
- порядок передачи документов в архив;
- сроки хранения документов;
- порядок утверждения номенклатуры дел;
- порядок использования архивных документов;
- положения об экспертной комиссии.
В любой фирме неизбежно возникают ситуации, когда работники увольняются и устраиваются в конкурирующие организации. Запретить такую «перебежку» в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо. В компании должно действовать Положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:
- основной вид деятельности компании;
- информацию, составляющую коммерческую тайну компании;
- наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;
- период неразглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, после расторжения трудового договора;
- ответственность за разглашение информации;
- условия и порядок, при которых информация подлежит разглашению.
К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о Клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.
Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.
При приеме работника на работу с работником подписывается Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяется срок ее неразглашения и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны является неотъемлемой частью трудового договора (контракта).
Из вышесказанного вытекает, что в организации должен быть установлен Порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне.
На начальной стадии развития компании руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста фирмы, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.
Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.
Юристы консалтинговой компании "Защита Бизнеса"
Левачева Е.К., Трофимова Н.В.
Перепечатка материалов возможна только с разрешения авторов
Перечень вопросов и подразделений, с которыми взаимодействует данное предприятие.
Определение служебных связей или схем взаимодействия структурных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи "шлифуются" и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения. Конечно, можно ограничиться фразой "Подразделение взаимодействует с другими подразделениями предприятия". Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием.
Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:
1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследовательских работ. Для этого из каждого подразделения выделяются работники и они совместно выполняют определенные работы.
2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.
3. В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярию) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использовании материальных ценностей.
4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения, планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов, главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.
Если в разделе "Взаимоотношения (служебные связи)" отразить вопросы "получения" и "предоставления", то вопросы "совместной разработки (работы, проведения)" можно оформить в виде отдельных решений руководителей структурных подразделений. С целью исключения дублирования и "параллелизма" функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Безусловно, это определенные затраты времени.
Однако этим и достигается главная цель управления предприятием - четкая регламентация функций каждого подразделения. В приводимых в издании образцах положений, мы попытались максимально полно отобразить взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков. Но на предприятии, может и не быть производственных и технических подразделений (например, предприятия по оказанию финансовых услуг). Поэтому в положениях о подразделениях, общих для всех отраслей (отделе кадров, канцелярии, и пр.) не "расписаны" взаимоотношения с производственными и техническими подразделениями. В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель, скажем, отдела должен знать, что "творится" в бюро, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными единицами легче, нежели предусмотреть схему взаимодействия, скажем, бюро инвестиций в составе финансового отдела с планово-экономическим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о бюро инвестиций, и там же отражается порядок согласования "внешних" действий с начальником финансового отдела.
Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе, можно (а в некоторых случаях - следует) отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей. Не помешает и определение порядка разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.
Например:
- По вопросам, связанным с компьютерной техникой - с отделом ИТ
- По вопросам доставки - с курьерской службой
- По вопросам поступления оплаты - с отделом поступления оплаты в составе бухгалтерского управления.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Структурным подразделением называется часть предприятия или организации, сотрудники которой занимаются выполнением определенного вида работ. Подразделение может быть обособленным или внутренним. Для первого типа структурных единиц существует общепринятое название – филиал. Внутренним подразделениям наименование присваивается с учетом направления их деятельности и в соответствии с традициями, сложившимися в той или иной профессиональной сфере.
Специализация структурных подразделений вызывает необходимость координации их действий. Чем больше предприятие или организация, тем более важной и сложной становится данная проблема. Поскольку члены организации должны быть связаны единством целей, то им необходимо иметь постоянную информацию о содержании работы и достижениях своих коллег. Осуществление этого становится все труднее, так как по мере роста количества структурных подразделений усложняется и сеть коммуникаций между ними. При этом важно избегать какой-либо неопределенности относительно того, какая именно работа должна быть сделана конкретным структурным подразделением и кто должен ее выполнять. Рекомендуется осуществлять структурирование подразделений, исходя из нескольких достаточно ясных критериев. Считается, что при этом неопределенности в той или иной степени избежать невозможно, но необходимо пытаться ее минимизировать.
Понятие "обособленные подразделения" в настоящее время раскрывается как в гражданском, так и в налоговом законодательстве. Гражданское законодательство выделяет лишь две разновидности обособленных подразделений: представительство и филиал.
При формировании структуры предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе.
Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющим:
Порядок создания подразделения;
Правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;
Задачи и функции подразделения;
Права подразделения;
Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
Ответственность подразделения.
ЛИТЕРАТУРА
1. http://www.hr-portal.ru
2. Винокуров В., Винокуров А. Качество управления как фактор укрепления рыночных позиций предприятия //Стандарты и качество. – 2005, - №12
3. Цветаев В.М. Управление персоналом. – СПб: Питер, 2002. –С. 127.
5. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.
6. http://www.uvolneniy.net
7. Маленков Ю.А. Современный менеджмент СПБ Издательство: Экономика, 2010
Приложения А.
Пример оформления «Положение о структурном подразделении»
Приложение Б.
Образец заполнения штатного расписания
Приложения В.
Шаблон заполнения «Должностная инструкция»
“УТВЕРЖДАЮ”
Генеральный директор
Ротарин
А.Н. Ротарин
____ /_________ / 2009г.
Загрузка...
