Презентация на тему моя профессия секретарь. Профессия секретарь

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени. Важными факторами успеха в работе секретаря является умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. ВВЕДЕНИЕ

Должностные инструкции секретаря Должностная инструкция регулирует деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе. Должностная инструкция секретаря включает в себя: общие положения; функции работника; должностные обязанности; права секретаря; ответственность; взаимоотношения; оценка работы;

Секретарь должен выполнять: предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем; направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям; составление номенклатур дел; формирование дел; постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации; - оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства и т.п.

При проведении официальных (плановых) совещаний: - совместно с руководителе м секретарь должен уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков; -оповестить участников; - уточнить с руководителе м регламент совещания; -обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников; обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: -Петрова Ю. А. «Секретарское дело». М.: Омега-Л., О. Энговатова «500 советов секретарю». М.: Альфа-Пресс, Анохина, А. А. «Совещание: подготовка шаг за шагом», Секретарь-референт. – – 5. – С. 8–16; 6. – С. 8–12. -Славинская, О. В., А. И. Малиновский «Секретарское дело: пособие» М.: РИПК Минтруда и соцзащиты, Смирнова Е. П. «Делопроизводство для секретаря». М.: Омега- Л., 2010

• Секретарь - лицо учреждения Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель.

• 1. Правовые основы управления;
• 2. Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
• 3. Отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает;

• Профессиональные качества
• Профессионализм
• Ответственность Организованность
• Преданность профессии
• Коммуникабельность

• К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

• Имидж секретаря Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме - складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.

Спасибо за

«Библиотекарь» - Кто такой библиотекарь. Вологодское областное училище культуры. Библиотекарь – профессия будущего. Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств. Общероссийский День библиотек. Библиотека. Первая библиотека на Руси была основана в городе Киеве в 1037 году. Профессия библиотекаря - ответственна.

«Переводчик профессия» - Проект. Значит, большая нагрузка на опорно-двигательную систему. Отсюда нервные срывы, болезни сердца. «Моя будущая профессия». Профессия переводчика. Могу сосредоточиться на нужном предмете. К устным относятся: синхронный (работа на переговорах, выставках, семинарах). У устных переводчиков таких проблем нет, зато страдает нервная система.

«Менеджер» - Определение роли менеджера. Менеджер. Виды деятельности. Ресурсы менеджера. Грозовая туча. Мнение специалистов. Задача менеджмента. Места работы. Управленец процессов. Одед Коуэн. Дополнительные особенности. Процессы менеджмента. История. Профессиональные навыки. Суть «Грозовой тучи». Планирование.

«Профессия адвокат» - Не дать слабому запутаться, и не допустить, чтобы сильный пренебрег нормами закона. Генрих Падва. Заслуженный юрист Российской Федерации. Все профессии ХОРОШИ... Должен знать. Работает в коллегиях адвокатов. Великие об адвокатах и адвокатуре. Юрий Шмидт. Профессия адвоката - одна из древних. Профессионально важные качества:

«Профессия милиционер» - Милиционер занимается охраной общественного порядка Обеспечением безопасности объекта на вверенной территории. Милиционер может работать в различных органах Министерства внутренних дел. участковый следователь оперативный работник сотрудник дорожно-патрульной службы (ДПС). эксперты-криминалисты ППС и т.д.

«Руководитель и секретарь» - Приемная руководителя – центр любой организации. У деловых людей тоже были секретари - «клерки», тоже мужчины. Секретари учатся секретарскому делу у США, Англии, Франции. 1840 год – первые личные секретари руководителей на крупнейших Путиловском и Невском заводах. В обязанности секретаря входит ведение телефонных переговоров.

Всего в теме 36 презентаций

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРЬ это исполнительный помощник, отвечает за документационное обеспечение деятельности руководителя и организации в целом, работает самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимает решения и высказывает суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Тип и класс профессии Тип профессии: человек-человек, человек-знак. ¢ Специалист, работающий в сферу «человек-человек» , помимо профессиональных знаний и умений, должен обладать знаниями и умениями по работе с людьми. Доброжелательность, интерес к людям, сочувствие, сопереживание должны сочетаться с высокой эмоциональной устойчивостью, самоконтролем. Работа с людьми часто сопряжена с высоким нервно-психическим напряжением и требует хорошо развитых не только коммуникативных, но и эмоционально-волевых качеств. ¢ Специалист, занятый в профессии типа «человек-знак» обеспечивает прирост информации, собирает, перерабатывает ее, хранит и доводит до потребителя, помогает ею обмениваться. Класс профессии: исполнительский (алгоритмический). ¢ Профессии данного класса связаны с выполнением решений, работой по заданному алгоритму, образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, инструкций, стандартов, стереотипным подходом к решению проблем.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Содержание деятельности От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы Основными функциями секретаря руководителя являются: ¢ ведение документации дирекции предприятия; ¢ организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами; ¢ фильтрация и распределение телефонных контактов; ¢ поиск необходимой руководителю информации; ¢ выполнение оперативных поручений и заданий руководителя; ¢ контроль исполнения документов и поручений руководителя; ¢ бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз; ¢ планирование рабочего дня руководителя; ¢ организация и участие во встречах и переговорах; ¢ прием посетителей; ¢ помощь при подготовке совещании, собраний, презентаций; ¢ решение административных вопросов в пределах своей компетенции.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Личные и деловые качества эмоциональная устойчивость отсутствие вредных привычек обаяние элегантность во внешности Личные качества организаторские способности любовь к людям трудолюбие общительность

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Деловые качества Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друга. Но они редко даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии. способность одновременно исполнять несколько поручений преданность работе умение ставить и решать проблемы умение работать с клиентами дипломатичность готовность работать в экстремальных условиях владение техническими средствами

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Требования к знаниям и умениям УМЕНИЯ ЗНАНИЯ Квалифицированный секретарь руководителя должен знать: ¢ правила ведения делопроизводства; ¢ основы архивного дела; ¢ основы административного права и законодательства о труде; ¢ основы организации труда и управления; ¢ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; ¢ правила внутреннего трудового распорядка предприятия. Для успешного освоения профессии секретаря руководителя необходимо хорошее знание правил русского языка, литературы, осведомленность в вопросах экономики, права и психологии. Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь: ¢ вести документооборот, деловую корреспонденцию; ¢ пользоваться компьютером и оргтехникой (принтер, сканер, ксерокс, факс, АТС и др.); ¢ общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики; ¢ эффективно планировать свой рабочий день; ¢ оперативно выполнять поручения руководителя

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Условия труда и область применения Условия труда: ¢ Работает в помещении. ¢ Сидячий образ деятельности. ¢ Работа с персональным компьютером и оргтехникой. ¢ Режим труда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации. ¢ Работа может быть ненормированной и предполагать командировки. Области применения: ¢ Фирмы, организации, предприятия любого профиля (приемные руководителей, директоров).

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Медицинские ограничения ¢ ¢ ¢ нервно-психические заболевания; заболевания сердечнососудистой системы; дефекты зрения и слуха; выраженные дефекты речи; явные физические недостатки.

Слайд 2

Слово возникло из выражения «хранитель секретов» - на тайной службе у короля состоял человек, имеющий доступ к тайнам, как личным, так и государственным.

Слайд 3

До первой мировой войны все секретари были мужского пола. Секретарей имели представители всех слоев общества. Были секретари и у аристократов. У деловых людей тоже были секретари - «клерки», тоже мужчины.

Слайд 4

Секретари или клерки пользовались сравнительно высоким положением в сообществе наемных работников, и эта должность считалась достаточно престижной и респектабельной.

Слайд 5

Позже, во время первой мировой войны на секретарскую должность стали принимать женщин, потому что большинство мужчин воевало.

Слайд 6

Вернувшись с войны, мужчины заняли свои прежние рабочие места, за исключением секретарей. Престиж секретарской работы упал, и заработки были урезаны. Падение зарплаты обернулось падением престижа и статуса секретаря в деловом мире.

Слайд 7

День рождения секретарской должности – 27 февраля 1720 года «При таких учреждениях должность чина секретарского состоит в том, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить

Слайд 8

1840 год – первые личные секретари руководителей на крупнейших Путиловском и Невском заводах

Слайд 10

Начиная с1884 года в России издаются 8 специализирован- ных журналов для секретарей («Машинопись», «Стенографический листок»)

Слайд 11

печатать со скоростью 40-60 слов в минуту; Хорошо знать один иностранный язык; Работать с корреспонденцией Владеть приемами общения с посетителями

Слайд 12

В Петербурге создается профсоюз работников, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города

Слайд 13

В начале 20-х годов – бурное развитие профессии секретаря: -Готовит материалы к совещанию; Напоминает о сроках исполнения решения; Выполняет творческие функции (секретари руководителей)

Слайд 14

Недолгий расцвет профессии секретаря… В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, рассматривая их как канцелярско-технических специалистов

Слайд 15

Секретарей разделили на две группы, неравноценные по обязанностям и окладам. Первая – помощники-референты (с элементами творческой работы) Вторая – секретари-машинистки, выполнявшие только технические функции. Утрата престижа профессии секретаря…

Слайд 16

Возрождение профессии секретаря началось в 70-е годы. От секретарей требуется высокий профессионализм. Секретари учатся секретарскому делу у США, Англии, Франции

Слайд 17

Секретарь – первый помощник руководителя

Приемная руководителя – центр любой организации

Слайд 19

На плечах секретаря лежит почта. Он готовит ответы на простые письма, визирует у руководителя, регистрирует, сортирует входящую корреспонденцию, намечает даты ответов на вопросы в письмах.

Слайд 20

В обязанности секретаря входит ведение телефонных переговоров. Он должен принимать входящие телефонные звонки, уметь сортировать их по степени важности. При этом важно следить за культурой телефонного общения

Слайд 21

Секретарь –помощник руководителя

Секретарь обязан работать в согласии с сотрудниками, в том числе и с теми, кто по положению выше ее начальника, проявлять подлинный интерес к своей работе и свое организации

Слайд 22

Секретарь – помощник руководителя

Необходимо четко вести дела. Все доклады, решения, записки представлять вовремя. Номера телефонов и почтовые адреса должны соответствовать действительности. Постоянно «держать на карандаше»список вопросов, требующих решения

Слайд 23

С вопросами личного характера следует обращаться крайне осторожно. В разговорах с посетителями целесообразно проявлять разумную осмотрительность, так как далеко не вся информация предназначена для широкого распространения.

Слайд 24

В преддверии командировки надо задолго до отъезда руководителя достать железнодорожное или авиарасписание, согласовать время отъезда и вид транспорта, заказать билеты и номер в гостинице, оформить финансовые документы.

Слайд 25

Секретарь должен заботиться об удобстве посетителей. Когда посетитель задерживается у руководителя, секретарь звонит шефу и напоминает ему о ближайшем срочном деле, помогая закончить разговор.

Слайд 26

Ежедневно в начале рабочего дня секретарь напоминает руководителю о намеченных на этот день мероприятиях и получает подтверждение их проведения. Если мероприятия будут отменены, то следует своевременно оповестить об этом задействованных лиц.

Слайд 27

Роль секретаря состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть работы брать на себя. Таким образом, секретарь может и должен принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

Посмотреть все слайды