Отправили в командировку без командировочных. Отправляем сотрудника в командировку Документы для отправки сотрудника в командировку

Устоявшаяся кризисная обстановка в стране привела к масштабному сокращению рабочего персонала и безработице. Отношения между работодателем и сотрудниками стали напоминать игру на выживание, ужесточились требования, при непослушании грозит увольнение.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Если раньше работник мог со спокойной душой отказаться от командировки, в которую ему ехать просто не хочется, то сейчас нужны веские основания, прописанные в Трудовом кодексе. Так и возникают вопросы – можно ли не ехать в служебную поездку по распоряжению руководства, и какую назвать причину?

Нормы ТК РФ

Планируя отказаться от командировки, необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ.

Согласно статье № 166, под командировкой понимается служебная поездка, необходимая для выполнения задания руководства.

Она возможна только в том случае, если данный вид работы обговаривался при трудоустройстве.

Можно ли? Имеет ли работник такое право?

В Трудовом кодексе сказано, что если в предусмотрена вероятность командировок, то есть работник давал согласие на служебные поездки, то отказ от задания приравнивается к дисциплинарному нарушению.

Сотрудники обязуются выполнять требования работодателей, в том числе ехать для выполнения работы вне основного места службы.

А можно ли отказаться от командировки в случае, если дата уезда совпадает с днем рождения, поминками, годовщиной свадьбы и т.д.?

Работодатель по моральным соображениям может направить другого сотрудника, но невыполнение просьбы не является нарушением законодательства, поскольку перечисленные причины не предусмотрены в ТК.

Разрешено ли это сотрудникам полиции и военнослужащим?

В статье 28.5 «О статусе военнослужащих» сказано, что отменить служебную командировку у военных, в том числе, служащих полиции, нельзя.

Работники данной сферы по своим правам приравниваются к гражданским лицам.

Но есть исключения.

Согласно приказу МВД, возможно досрочное прекращение служебной поездки в нескольких случаях:

• болезнь сотрудника, требующая безотлагательного лечения;
• болезнь близкого родственника, находящегося на иждивении у сотрудника;
• иные семейные обстоятельства, требующие присутствия сотрудника.

Чтобы досрочно завершить командировку, потребуется дождаться решения командира, который в письменной форме отзывает военнослужащего из поездки.

Всегда ли требуется согласие работника на поездку?

Согласно статье № 113 ТК РФ, работодатель обязан получить письменное согласие на командировку от сотрудника в случае, если дата отъезда назначена на выходной или праздничный день.

Также нельзя без согласия отправлять в поездку беременных женщин и матерей с детьми в возрасте младше 3 лет.

Без согласия работника можно направлять в командировку лиц, не попадающих под перечисленные категории.

Однако следует учитывать, что сотрудник должен быть предупрежден заблаговременно, не менее чем за 3 дня до поездки. Для этого издается письменный приказ и выдается работнику под роспись.

Если сотрудник отказывается подписывать направление в командировку, то это может расцениваться как нарушение, за которое показано дисциплинарное взыскание и даже увольнение.

Кто не может быть направлен?

Даже если в трудовом договоре имеется пункт, предупреждающий о возможных командировках, работодатель не имеет права направлять в поездку лиц:

• несовершеннолетних;
• беременных женщин;
• женщин, воспитывающих детей в возрасте до 3 лет;
• женщин и мужчин, имеющих на иждивении несовершеннолетних детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие по медицинским показаниям уход за больными членами семьи;
• матери и отцы в одиночку воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
• работники, имеющие заболевания, не позволяющие покидать место жительства или требующие регулярного контроля специалистов.

Уважительные причины отказа

Не желая ехать в служебную командировку, придется назвать весомый аргумент, подтвердив ее документально по необходимости.

Стоит заметить, что в случае судебных разбирательств будут учтены все факторы, повлекшие за собой отказ от командировки. И если работник не злоупотреблял своими правами, а обстоятельства действительно не позволили прибыть на работу, то он окажется прав.

Так какие же причины можно назвать уважительными и почему?

По семейным обстоятельствам

Наиболее частая причина отказа – это сложившиеся семейные обстоятельства.

Иногда случай действительно серьезный, иногда – простая отговорка. Например, болезнь родственника не станет поводом для пропуска работы, а вот болезнь детей, находящихся на иждивении, супруга (или супруги) и родителей является законным способом не ехать в поездку.

И хотя данная причина не прописана в законе, в судебной практике подобные случаи решаются в пользу работника.

К уважительным причинам также можно отнести:

• Наличие малолетних детей и детей-инвалидов. В статье 259 и 264 ТК РФ сказано, что матерей, воспитывающих детей в возрасте младше 3 лет направлять в командировки без их письменного согласия нельзя. Аналогичная ситуация и с работниками, имеющими на иждивении детей-инвалидов.
• Одинокая мать/отец. Работники, воспитывающие без супруга или супруги детей в возрасте младше 5 лет вправе отказаться от командировки. Также можно не соглашаться на поездку в случае, если ребенок серьезно болен.
• Ухаживающие за больными родственниками. Родственники на иждивении, лишенные трудоспособности по состоянию здоровья, не имеющие возможность полноценно ухаживать за собой, не могут остаться без попечения. Поэтому присутствие таких родных послужит уважительной причиной.

По состоянию здоровья

Внезапное ухудшение самочувствия — болезнь, не требующая стационарного лечения, послужит в качестве уважительной причины.

Главное, не забыть получить справку в поликлинике.

К другим причинам относятся:

• Хроническое заболевание , препятствующее длительному путешествию или посещению определенных мест, где планируется проведение деловых переговоров. Например, работодатель отправляет сотрудника в страну с засушливым климатом, где возможно обострение патологий дыхательных путей. В этом случае пишется объяснительная с указанием причины отказа от командировки и прикладывается заключение от врача.
• Инвалиды. Если командировка противоречит индивидуальной программе инвалидов, то такого работника нельзя направлять в поездку по закону.
• Женщины при беременности. Будущие мамы могут на законных основаниях отказаться от командировки, предъявив справку о постановке на учет в женской консультации. Если за этим последует увольнение, статья № 259 ТК РФ позволит и наказать работодателя.

Работодатель выделил недостаточно средств

Обращаясь к Трудовому кодексу РФ, можно узнать, что работодатель обязан до поездки выделить авансом определенную сумму денежных средств на текущие расходы, к ним относится оплата за билет, трансфер до гостиницы, проживание, питание, канцелярию и т.д.

Работник не обязан оплачивать расходы из собственных средств.

И если работодатель выделили небольшую сумму, которой не хватит на оплату повседневных нужд, то командировка может не состояться.

В этом случае нужно сотруднику отказаться брать аванс и указать причину.

Также по вине работодателя командировка может не состояться в нескольких случаях:

• Отсутствие письменного , соглашение в устной форме.
• Командировка назначена в праздничные или .
• Работник не предупрежден заблаговременно.

Как отказаться от командировки?

Перечисленные выше причины дают возможность на законных основаниях отказаться от командировки. Но как это сделать правильно?

Обоснование

В первую очередь, потребуется обсудить данный вопрос с работодателем.

Если причина отказа не регламентируется законодательством, то будет достаточно устной договоренности. Необходимо объяснить руководителю, что поездка невозможна в данный момент.

Какие документы нужны?

Если устной формы недостаточно, работодатель настаивает на своем или требует подтверждения, то потребуется представить документы.

Какие именно справки нужны, зависит от причины отмены поездки.

Это может быть справка от врача, из собеса о том, что на иждивении находятся несовершеннолетние дети и т.д.

Неофициальные способы

Обойти требования работодателя можно и незаконными способами — например, заключить фиктивный брак.

— 166-я статья Трудового кодекса

Командировка — поездка сотрудника по заданию работодателя. Задание может быть любым: встретиться с клиентом, выступить на семинаре или купить кофе. В законе ограничений нет.

Не каждая поездка считается командировкой, есть условия:

• поездка на определенное время. Сотрудника можно отправить в командировку на месяц, но нельзя с условием «пока не выполнишь задание»;
• на удаленное расстояние от постоянного места работы. В законе нет расстояния в километрах, но это должно быть достаточно далеко от постоянного места работы. Постоянное место — то, что написано в договоре. Допустим, Мария — оператор колцентра, отвечает на звонки из дома в Волгограде. Если руководитель попросит ее приехать в Москву на общую встречу, поездка — командировка. Если встреча в кафе Волгограда, то нет;
• работа сотрудника не связана с постоянными разъездами. Вот проводник, суть его работы в поездке, поэтому они не считаются командировками. А вот если аналитик по качеству поездок поедет в качестве проводника, для него поездка станет командировкой;
• сотрудник работает в штате. Если Мария из колцентра работает по договору оказания услуг, у нее не может быть командировок.

В командировку можно отправлять не всех сотрудников, есть исключения: беременные, несовершеннолетние, сотрудники на больничном и с ученическим договором.

Документы для командировки

По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.

Правила командировок — в постановлении правительства

Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.

Примерный список вопросов, на которые можно ответить:

• какие сотрудники вправе ездить в командировку. Например, любой сотрудник, руководители отделов или только менеджеры по продажам;
• кто согласовывает командировку и как это делает. Допустим, согласовывает вышестоящий руководитель в электронном письме с корпоративной почты;
• как сотрудник заявляет о желании поехать в командировку. Есть такой вариант: пишет письмо руководителю, обосновывает необходимость, а шаблоны заявления и обоснования — в приложении таком-то;

Вернуть деньги за обучение сотрудников

• в каком объеме компания оплачивает расходы на командировку. Например, если речь об обучении, компания оплачивает половину расходов, а если о сделке — сто процентов;

У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.

Приказ. В приказе работодатель пишет сроки и цель поездки. «Спасти красотку и поставить всё на зеро» — плохая цель, к целям есть требования:

• цель соответствует сфере работы компании. Если компания оптом продает фрукты и овощи, а сотрудник едет к поставщику бытовой техники, это выглядит подозрительно;
• отвечает должностной инструкции сотрудника. В командировку едет бухгалтер, при этом он учится маркетингу. Если бухгалтеру нужен маркетинг для работы, лучше сделать пояснения, для чего и что это дает компании;
• можно измерить. Например, провести переговоры — общая цель, а добиться подписания контракта на поставку — конкретная, и ее можно измерить.

У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.

Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.

Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.

Билеты и чеки сотрудник сдает в бухгалтерию вместе с бланком

Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:

Сотрудник сдает вместе с авансовым отчетом оригиналы или копии билетов, чеков, квитанций

На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.

Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.

На что обращает внимание налоговая

Если компания работает на упрощенке «Доходы минус расходы» или общей системе налогообложения, она вправе сократить налоги на сумму расходов для командировки. Правда, налоговая может заинтересоваться, если сделать что-то не так. Вот на что обратите внимание.

Расходы для упрощенки

Суточные. В расходы можно включить не больше 700 рублей суточных для командировок по России и до 2500 рублей для заграничных командировок.

О штрафах за неправильные расходы — 122-я статья Налогового кодекса

Документы для обоснования затрат. Нельзя просто записать в расходы стоимость авиабилетов — нужны доказательства факта поездки: посадочный талон на самолет, электронный билет и хорошо бы фотоотчет из командировки.

Чем рискует работодатель без документов на командировку

Если работодатель оформил командировку, риска нет. Проблемы начинаются, когда документов нет. С командировками без документов работодатель рискует получить штраф, разбирательства с трудовой инспекцией и с сотрудниками.

Нельзя выплатить за несчастный случай. Вот сотрудник идет на конференцию, а там на него падает стенд и ранит. По Трудовому кодексу, сотрудник получает травму на работе — значит, ему полагается компенсация. При этом нельзя выплатить компенсацию, если сотрудник официально не в командировке. А если денег нет, работодателя ждет жалоба в трудовую инспекцию.

Не получится наказать за прогул. Допустим, директор магазина отправил менеджера в другой город — встретиться с клиентом в субботу. Менеджер встретил старых друзей с Сельмаша и гулял по городу вместо работы. Даже если директор захочет его наказать — уволить или взять штраф, не получится. Формально сотрудник не работал и не был в командировке.

О штрафах за командировки — статья 5.27 КоАП

Есть риск недоплатить сотруднику. За дни командировки работодатель выдает не зарплату, а средний заработок, который может быть больше зарплаты. Если заплатить меньше, есть риск, что сотрудник пойдет жаловаться, а работодатель получит штраф.

За неправильные документы для командировки или неправильный расчет выплат есть штрафы:

• для индивидуального предпринимателя — от 5000 до 30 000 рублей;
• компании — от 50 000 до 100 000 рублей.

Штрафы, как обычно, — это еще не всё: никому не хочется, чтобы инспектор задавал вопросы об условиях работы сотрудников и просил отчитаться. У меня простой совет: не экономить время и оформлять все документы для командировки.

Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.

В нашей статье мы дадим на такие вопросы:

что такое командировка;

кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;

какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Что такое командировка?

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.

В служебную поездку нельзя отправить:

беременных;

несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);

людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом. Согласно статье 259 Трудового кодекса, предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как оформляется отъезд внештатного сотрудника

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким гражданско-правового характера. Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

служебное задание (нужна форма Т-10а);

приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);

командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;

отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;

место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;

протяжность поручения, дата его начала и конца;

название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;

основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

ФИО и должность командируемого;

отдел, в каком он работает;

место командировки;

В приказе необходимо источник с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

филиалы и заграничных фирм;

организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

командировки гостиницы

Порядок оформления командировок изменился. Причем произошло это в два этапа. Сначала Правительство выпустило Постановление от 29.12.2014 № 1595, которым отменило командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты по командировкам. Отметим, что это было сделано во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Следующее Постановление Правительства - от 29.07.2015 № 771 отменило журналы регистрации командированных сотрудников и уточнило список документов, подтверждающих сроки командировки. Как с учетом поправок оформлять служебную поездку? Можно ли продолжать использовать привычные формы документов? И как учитывать командировочные расходы в свете новых правил? Ответы на эти вопросы в нашем материале.

Правила оформления командировок менялись поэтапно. Первый документ, который принес кардинальные изменения - Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее - Постановление № 1595). Им были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы.

Постановление № 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество, которое позволяет сэкономить миллионы человеко-часов по стране – отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года.

Следующий документ вступил в силу с 8 августа 2015 г. Это Постановление Правительства РФ от от 29.07.2015 № 771
(далее – Постановление № 771), которым определен перечень документов, подтверждающих срок нахождения работника в командировке. Кроме того, с этой же даты отменена обязанность ведения журналов учета работников, которые убывают в командировки и пребывают из них.

В конце январе мы провели интернет-конференцию, в ходе которой эксперты 1С отвечали на вопросы посетителей сайта о новых правилах оформления командировок. В материале собраны наиболее частые вопросы, заданные в ходе интернет-конференции на . Кроме того, эта тема была подробно освещена 19 февраля в 1С:Лектории. Видеозапись лекции вы можете посмотреть на сайте ИС 1С:ИТС . Видеозапись состоит из нескольких частей:

• Е.Н. Калинина. Отражение командировочных расходов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) для целей бухгалтерского и налогового учета
• Г.В. Малышкина. Оформление и расчет зарплаты сотрудника за период пребывания в командировке в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3.0)

Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________ .

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

• на основании проездных документов;
• на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

пример оформления служебной записки Директору ООО «Рассвет» Васильевой Т.Н. От коммерческого директора Серебрякова А.И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА о сроках командировки Я, Серебряков Андрей Иванович, находился в соответствии с приказом директора от 16 января 2015 года №11 в командировке в г. Воронеже с 19 по 22 января 2015 в организации ООО «Закат» и ООО «Полдень». Добирался до Воронежа на личном автомобиле Ford Focus г/н С047НВ. В подтверждение поездки прилагаю следующие документы: 1. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 «Крым» в районе п. Лапотково от 19.01.2014 № 000185456 время 13.15; 2. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 19.01.2015 № 00357864 время 16.42; 3. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 22.01.2015 № 01238524 время 09.15; 4. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 «Крым» в районе п. Лапотково от 22.01.2015 № 000197512 время 12.48; Проживал с 19 по 22 января 2015 года в гостинице ООО «Воронеж», гостиничный счет ООО «Астрея» от 19.01.2014 №000115 приложен к авансовому отчету.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) - служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Командировка – это часть рабочих обязанностей. Согласно закону, они исполняются по заданию руководителя, но не на рабочем месте, а в организации, расположенной в другой местности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В то же время, работа, характер которой определяется как разъездной или в пути, командировкой не считается. Зачастую у работников возникает вопрос, можно ли отказаться от командировки, если не устраивают условия. Рассмотрим возможность такого отказа и его последствия.

Можно ли

Трудовой договор обязывает работника выполнять трудовую функцию и подчиняться внутренним правилам организации (устав, регламент, ПВТР и др.). Главными из которых являются соблюдение дисциплины труда и выполнение распоряжений руководителя. Это с одной стороны.

С другой – определение командировки, содержащееся ТК, где сказано, что это поездка для исполнения служебного поручения руководителя.

То есть командировка не изменяет условий трудового договора, не является переводом на другую работу, хотя и изменяет на время место работы сотрудника.

Поэтому, по общему правилу, согласия работника на командировку работодателю не требуется. Ее целесообразность полностью определяется руководителем и теми задачами, которые требуют присутствия сотрудника в иной, нежели его обычное рабочее место, организации.

Могут ли уволить

У работодателя не так много поводов разорвать трудовой договор с сотрудником. Они все исчерпывающим образом перечислены в ТК.

Поскольку командировка – это выполнение рабочей функции, то отказ от нее может быть рассмотрен только как нарушение дисциплины.

Напрямую такой причины, как отказ от командировки там не содержится. Возможность увольнения при отказе работника отправиться в командировку по приказу работодателя напрямую зависит от того, является ли такая позиция работника нарушением трудовой дисциплины или нет. И если да, то насколько серьезным.

Если речь идет о тех, кто не может быть направлен в командировку в соответствии с законом, то ответ будет однозначным – увольнение невозможно.

Хотя бы потому, что приказ руководителя недействителен с самого момента его создания, как противоречащий закону ( ТК).

Также невозможно уволить сотрудников, которые имеют предоставленное Кодексом право от командировки отказаться.

Наказывать их за то, что они им воспользовались, работодатель не может, опять же в силу закона. Это не нарушение трудовой дисциплины, следовательно взыскание не может быть применено.

Получается, что единственный повод для использования наказания в виде увольнения по пп. 5 или 6 ч. 1 ст. 81 ТК – это неправомерный отказ работника от выезда в командировку.

Или же попросту его неявка, если до этого он никак своей позиции не высказал. В обоих случаях сотрудник совершает дисциплинарный проступок: отказ выполнить распоряжение руководителя или прогул.

В случае прогула основанием для увольнения становится п.6 ч. 1 ст. 81. Для этого достаточно однократного нарушения, которое относится к грубым. Не требуется, чтобы у сотрудника уже имелось действующее взыскание.

Прогул сам по себе достаточно серьезный проступок, за которым может последовать применение самого серьезного из дисциплинарных взысканий – увольнение. Разумеется, при соблюдении предусмотренного ТК порядка.