Elaboración de un plan de reunión. Plan de reunión

A continuación se presentan siete consejos para los organizadores de reuniones (así como para los líderes cuya iniciativa se lleva a cabo la reunión y cuya visión el organizador debe implementar):

1. En primer lugar, es necesario formular de antemano el tema, propósito y objetivos de la reunión, así como el “producto” (resultado) específico deseado que se obtendrá como resultado.

El “producto” de la reunión puede ser una decisión de gestión, un plan para un determinado período de actividad, un informe aprobado, una resolución, etc., redactado por escrito de acuerdo con las reglas de flujo de documentos adoptadas en la organización.

2. Decidir la fecha, hora y lugar de la reunión. Con las reuniones programadas, todo es simple: generalmente se llevan a cabo con cierta frecuencia los mismos días de la semana, a la misma hora (por ejemplo, cada primer jueves de cada mes a las 16.00 horas). Por regla general, los empleados cuya participación en estas reuniones es necesaria incluyen con antelación la reunión prevista en su horario de trabajo, por lo que no surgen problemas en su realización.

La situación es algo más complicada en las reuniones no programadas, cuando existe una necesidad urgente de reunir el número necesario de participantes. En este caso, determinar la fecha, hora y lugar más adecuado para la reunión para asegurar el “quórum” se convierte en un verdadero dolor de cabeza para los organizadores. Me gustaría decir de inmediato que no existen situaciones ideales en las que sea posible "complacer" a todos los participantes potenciales. Por lo tanto, por muy duro que parezca, la fecha, la hora y el lugar de una reunión no programada se eligen en función de la conveniencia de los organizadores (y no de los participantes). La realización de reuniones no programadas también obliga al gerente (organizador) a ser más leal con aquellos empleados que, por diversos motivos, no pudieron participar en las mismas.

3. Decida cuál será la composición óptima y el número de participantes (ver sección 6.14): ¿Quién será el participante activo (orador) y quién será el oyente? ¿Quién debería prepararse con antelación? ¿Quiénes serán entre los empleados de la organización y quiénes serán invitados desde fuera? ¿Quién debe ser invitado oficialmente con antelación (enviar una invitación)?

6.16. Planificación y preparación de reuniones.

4. Considere posibles roles para los participantes y, si es necesario, trabajo en equipo. Si es necesario, discuta estos roles con los participantes relevantes. Junto con el gerente, es imperativo seleccionar (nombrar) a un empleado para el rol principal: dirigir la reunión e informarle al respecto con anticipación.

También podemos agregar que con un enfoque creativo para las reuniones (especialmente el segundo tipo, ver

Sección 6.14) es posible distribuir roles socio-psicológicos entre los participantes, como "generador de ideas", "crítico", "erudito", etc. La introducción de tales posiciones de roles en el trabajo contribuirá a una comprensión mejor y más profunda de las cuestiones debatidas y hará que el propio procedimiento de la reunión sea más vivo.

5. Piense en la agenda y las reglas de la reunión. ¿En qué orden se desarrollan las actuaciones? ¿Cuánto tiempo se necesita para cada uno? etc. Discutir la agenda y las reglas de la futura reunión con las partes interesadas, principalmente con el líder de la reunión (ver sección 6.15).

6. Es posible que para preparar realmente la reunión, el organizador necesite autoridad y recursos adicionales, que deberá recibir del gerente durante la preparación y celebración de la reunión.

7. El organizador deberá preparar con antelación un paquete de documentos para la reunión, que incluya:

1) invitaciones oficiales, que indiquen el tema, hora y lugar de la reunión;

2) lista de participantes (con indicación obligatoria del organizador, moderador y secretario de la reunión);

3) agenda, incluyendo el propósito y objetivos de la reunión, lista de informes y temas abiertos;

4) si es necesario, actas de reuniones pasadas;

5) si es necesario, documentación de respaldo que pueda ser necesaria para la discusión y la toma de decisiones;

6) si es necesario, materiales de presentación (“folletos”) de los oradores;

7) si la organización existe, entonces formularios estándar para llevar las actas de la reunión.

c% ¿El cumplimiento de cuál de las reglas enumeradas para la organización de reuniones C proporciona, en su opinión, el mayor ahorro de tiempo a la hora de realizar una reunión?

Capítulo 6. Formas de aumentar la eficacia personal

¿Cuáles de las siguientes reglas se observan (y cuáles no) en su organización? ¿Tiene su organización sus propias reglas (tradiciones) para organizar reuniones? ¿Cuál de estas reglas acelera y cuál ralentiza las reuniones?

¿Qué cree que debe cambiar primero para que las reuniones de su organización consuman menos tiempo? Formule su propuesta como regla.

Más sobre el tema 6.16. PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE REUNIONES:

1. ¿Cuáles son las tareas del secretario en la preparación de diversas reuniones?
2. § 1. Características de la preparación y adopción de la Constitución rusa. Comisión Constitucional y Conferencia Constitucional

• Preparando la reunión
• Inicio de la reunión
• Organizar una discusión
• Fin de la reunión
• Problemas en las reuniones

Las reuniones se utilizan para intercambiar ideas, opiniones y capacidades intelectuales entre la dirección y el personal. Pero las reuniones también pueden ser ineficaces, inútiles e impactar negativamente en el proceso de trabajo. Si usted sabe cómo llevar a cabo una reunión correctamente, entonces tendrá más éxito.

Mucho depende de la reunión. Durante la reunión de planificación, el personal informa sobre sus acciones y la gerencia establece metas futuras. Las reuniones efectivas se utilizan como retroalimentación del personal. Sin embargo, el objetivo principal de la reunión debe ser aumentar la productividad del proceso de trabajo tanto para el empleado individual como para toda la empresa. Hay una serie de mecanismos que afectan la eficiencia de una empresa que deben ponerse en funcionamiento:

• El principio de sinergia. El efecto de sinergia es la ventaja del todo frente a la suma de las partes individuales. y la psicología moderna ha utilizado este principio durante mucho tiempo. Pero apareció hace bastante tiempo, incluso en los viejos proverbios podemos ver el efecto del efecto de sinergia: "una cabeza es buena, pero dos son mejores". Este principio demuestra a menudo sus ventajas en la práctica. Los beneficios del trabajo conjunto de varios especialistas serán mayores que los del trabajo individual de cada uno. El efecto de sinergia hace que los empleados trabajen de forma más eficiente y armoniosa, ya que representan un todo. En este caso, la calidad y adecuación de las propuestas resultan ser mucho mayores. Por tanto, es mejor discutir los temas laborales junto con el equipo.
• El principio de cohesión. Un especialista puede hacer mucho, pero todo un equipo de especialistas puede hacer aún más. Lo principal es que los empleados tengan confianza en sus objetivos y hagan todo lo posible para alcanzarlos. Es decir, estaban motivados para obtener resultados. Pero los equipos profesionales no surgen de la nada, hay que formarlos. Por eso existe la organización de reuniones: una herramienta para motivar al personal y estimular el proceso de consecución de objetivos. Durante las reuniones de planificación, aumenta el respeto y la confianza de los empleados y la dirección, y se produce el proceso de formación del personal. La construcción de un equipo de alto rendimiento depende de la calidad de sus reuniones. Si desea lograr un trabajo en equipo bien coordinado, preste atención a las reuniones.
• El principio de claridad. Lo desconocido es uno de los desmotivadores más poderosos. Las metas y objetivos de la empresa deben ser claros para el ejecutante, de lo contrario su desempeño disminuye y su resistencia aumenta. La transparencia de los planes y tareas futuras es una de las reglas cómo llevar a cabo una reunión eficaz. Aquí se discuten todos los objetivos, su necesidad y el resultado deseado. De esta forma se puede reducir la resistencia del personal ante una tarea desconocida e incomprensible.

Cómo llevar a cabo una reunión eficaz

Hay varios tipos de reuniones que difieren en su propósito. El éxito de toda la reunión de planificación depende directamente de la elección de cómo llevar a cabo la reunión. Si el líder olvida el propósito de la reunión, entonces se puede olvidar la productividad. A continuación se detallan los principales tipos de reuniones:

• Reunión de formación. Es una conferencia. Cumple el objetivo educativo, los participantes de la reunión reciben los conocimientos necesarios y mejoran sus habilidades.
• Informativo. Se utiliza para recopilar información sobre un tema o problema específico, para recibir comentarios de los empleados y para resumir los datos recibidos.
• Explicativo. Es necesario incrementar la claridad de las decisiones tomadas por la dirección, explicar la motivación de su punto de vista y convencer al resto del personal de la corrección del puesto elegido.
• Problemático. La reunión es necesaria para identificar problemas específicos y determinar formas de resolverlos.

Estas características de las reuniones se aplican no sólo a las reuniones en la forma habitual, sino también a grandes reuniones o conferencias de prensa, a conversaciones privadas entre colegas o entre un jefe y un subordinado. En cualquier caso, es necesario seguir las reglas para una reunión exitosa y eficaz.

Preparando la reunión

No sólo la reunión en sí, sino también la preparación influye en la eficacia. El gerente debe recordar las reglas para preparar y realizar reuniones para aumentar la eficiencia.

Inicio de la reunión

La reunión debe comenzar a la hora especificada. El gerente debe dar un discurso introductorio, que describirá el tema de la reunión de planificación, las etapas de la reunión y establecer metas y objetivos. Es necesario convencer a los empleados de la importancia de los problemas identificados, esto crea un incentivo para la discusión. Puede plantear inmediatamente preguntas problemáticas que serán discutidas. Para aumentar la motivación, es necesario interesar a los oyentes en la discusión, para establecer una conexión entre el resultado final y los intereses de los empleados. De esta manera, incluso aquellos que inicialmente pensaron que la reunión era inútil pueden ser persuadidos a participar en la discusión.

Implica necesariamente llevar un protocolo. Esto lo puede hacer uno de los subordinados. Todos los participantes de la reunión deben estar familiarizados con las reglas para trabajar en la tarea asignada. Es mejor que todos los temas laborales estén frente a tus subordinados, así que escríbelos en la pizarra con anticipación.

Organizar una discusión

Hay varias opciones para organizar una discusión. Para una discusión eficaz y eficiente, es necesario crear una atmósfera relajada y amigable. No debe profundizar en la burocracia y la burocracia; esto puede afectar negativamente el deseo de cooperar. Es importante mantener la calma durante la discusión. Determine el orden de la reunión de tal manera que la discusión vaya ganando impulso gradualmente hasta llegar al resultado final ideal.

El punto de vista del gerente no debe ser un axioma para los empleados; de lo contrario, una discusión fructífera no funcionará. Es necesario escuchar y tener en cuenta la opinión de todos los presentes sobre cualquiera de los problemas planteados. La metodología de la reunión no recomienda el uso de frases categóricas como "estás completamente equivocado", porque esto no solo afecta negativamente la autoestima del subordinado, sino que también lo desmotiva para tomar decisiones y participar en futuras discusiones.

A menudo los directivos evalúan cualquier propuesta o idea que aparece inmediatamente durante el proceso de discusión. Por un lado, esto puede resultar útil. Pero crítica excesiva puede destruir las intenciones creativas de los miembros del equipo y reducir su motivación para presentar propuestas. Entonces vale la pena agregarlo al plan de reuniones. método de lluvia de ideas. En este caso, todos pueden contribuir a la discusión, proponer cualquier idea que no será discutida durante el proceso de lluvia de ideas. Seguirán las críticas a las propuestas.

El líder debe asegurarse de que la discusión siempre se lleve en la dirección que él necesita. A menudo los empleados empiezan a apartarse y a discutir cuestiones irrelevantes. Luego debes devolverlos con cuidado al camino deseado. Esto debe hacerse con delicadeza para que el participante en la discusión no pierda el interés.

Pero, ¿cómo llevar a cabo las reuniones, cómo argumentar si los argumentos pueden ofender al interlocutor o incluso humillarlo? Hay varias reglas para un debate competente que deben utilizarse durante las reuniones.

• Incluso si estás molesto, no debes levantar la voz. Es necesario hablar clara y lentamente.
• Tus argumentos no deben dirigirse a tu oponente, sino a todos los presentes. De esta forma conseguirá un ambiente de negocios que tendrá un efecto beneficioso en el proceso de discusión.
• Concéntrate en aquellos aspectos que compartes con tu oponente. Da un ejemplo y justifica tu posición. Luego podrás pasar a ideas que no te son cercanas. Formule todas sus quejas en forma de preguntas a su interlocutor.

si el gerente sabe hacer preguntas, entonces puede contar con reuniones efectivas. Las preguntas le permiten resaltar puntos que aún no se han tocado y pasar de un tema a otro. De esta forma podrá comprender más claramente la posición de sus interlocutores y obtener su opinión sobre un tema en particular.

Inicialmente, el líder de la discusión no debe insiste en tu punto de vista, no debe imponer su opinión a los demás participantes en la discusión. Es posible que las posiciones de algunos empleados queden silenciosas, ya que la gente a menudo tiene miedo de discutir con sus superiores. Y siempre debes escuchar las opiniones contrarias, porque sólo así se puede llegar a la decisión más razonable.

Incluso se puede estipular una posición neutral sobre una determinada cuestión. Es mejor presentar su opinión en forma de pregunta: "Quizás necesitemos discutir este punto de vista..." o en forma de declaración en tercera persona: "Escuché eso...".

Fin de la reunión

Al final de cualquier discusión, el líder debe resumir los resultados de la discusión y determinar qué se hará para implementar la propuesta aceptada.

El escenario de la reunión debería terminar de forma positiva. De esta manera, los participantes en la discusión podrán darse cuenta de que su participación en la discusión no fue en vano, que la reunión ha logrado algunos avances.

Todos los resultados de la discusión deben registrarse. Se deberán entregar copias del acta a aquellos empleados que estuvieron ausentes de la reunión pero que deben participar en la toma de la decisión.

Estilo de comunicación papel del líder en el equipo tienen un impacto directo en el resultado. Si la empresa está dominada por la opinión totalitaria del jefe, entonces es imposible lograr una discusión amistosa. La dirección debe mantener un estilo colegiado de comunicación con los subordinados, entonces es posible una discusión abierta sobre la máxima eficiencia.

Normas generales para la celebración de reuniones.

Una alta posición de liderazgo requiere una interacción constante con una amplia gama de subordinados, delegación de autoridad y responsabilidad. Cualquier decisión debe ser sometida a discusión general. Por tanto, no se pueden evitar las reuniones. El gerente no debe tener una actitud negativa a la hora de planificar reuniones; ésta es la única manera de obtener el máximo beneficio de las discusiones. Algunas reglas simples sobre cómo llevar a cabo reuniones efectivas le ayudarán.

• Tómese el tiempo para prepararse para la reunión de planificación. Todo lo que necesita hacer es elaborar un plan para la reunión de negocios y describir el resultado final. No llevará mucho tiempo, pero tendrá un efecto positivo. Distribuir el orden de los ponentes.
• Muchos profesionales intentan llenar el tiempo asignado con conversaciones innecesarias, incluso si sus pensamientos pueden expresarse en unas pocas frases. El líder debe comprender claramente la esencia del discurso y separarlo de la "cáscara" innecesaria.
• Las declaraciones emocionales siempre tienen un impacto negativo en el resultado de la reunión. Trate de evitar la emocionalidad excesiva, de esta manera podrá ahorrar tiempo en la discusión.
• Los especialistas en la materia no deben utilizar vocabulario específico. Esto hace que la discusión sea menos comprensible para los demás participantes. Requerir el uso de términos y conceptos simples y accesibles.
• La opinión del gerente debe permanecer oculta a los subordinados hasta el final de la discusión, para no ganarse la opinión de los oponentes.

Problemas en las reuniones

Desafortunadamente, incluso en las reuniones más reflexivas suceden cosas malas. Esto puede ser un conflicto o un callejón sin salida en la discusión. No hay necesidad de perder la cabeza, cualquier problema se puede resolver. En situaciones de conflicto, es importante encontrar el motivo del desacuerdo de las partes, es decir, seguir cuidadosamente el progreso de la discusión.

Al hablar, un hablante debe tener en cuenta no sólo el significado de sus palabras, sino también las frases y metáforas utilizadas, el lenguaje corporal y el énfasis en ciertos pensamientos. Si puede registrar todo esto, entonces el conflicto se resolverá fácilmente utilizando métodos especiales.

Si se produce un punto muerto en la discusión, vale la pena recordar una vez más a los participantes de la reunión el tema de la discusión y su propósito. Es posible que el propósito de la conversación con los subordinados no esté claro o que no haya proporcionado suficiente información. Por favor solucione este problema. Es posible que algunos aspectos se hayan agotado, así que consulte con el grupo si esta discusión debe continuar. A menudo es necesario pasar al siguiente paso. Los problemas no resueltos se pueden plantear en la siguiente reunión o volver a tratarlos más tarde. Además, un descanso es uno de los requisitos para llevar a cabo correctamente una reunión.

Si los participantes en la discusión guardan silencio, no intente llenar la pausa. Descubra por qué sucedió. A menudo el silencio se debe al comportamiento del directivo o a la falta de información. Pregunte a los empleados si necesitan alguna explicación. Para ello se suele utilizar un método moderno: la narración de historias.

A menudo el grupo no quiere discutir tal o cual tema, intentando pasar a otros temas. En este caso, es necesario demostrar que está comprometido con la comunicación, y también debe expresar el punto de vista opuesto. Deja claro que cualquier opinión será apreciada. Alabe al primer orador. Pero debes seguir estrictamente la regla, de lo contrario perderás la confianza del equipo.

A veces la discusión gira en torno a uno o más temas. Pregunte al grupo si tienen más opiniones sobre el tema ya planteado. Verifique si entienden el propósito de la reunión.

Cuando surge un conflicto, se debe dejar claro que todas las emociones deben mantenerse fuera de la sala de reuniones. Recordar reglas para reuniones de negocios. La atención de la audiencia debe centrarse en el propósito de la reunión y no en las payasadas de los oradores individuales. Intente devolver un tono positivo a la discusión y centrar la atención de la audiencia en la agenda. Tenga en cuenta a los empleados que por el momento no se discuten las propuestas de los participantes en la reunión, sino sólo la presentación de sus ideas. De esta manera podrá deshacerse de las críticas y reacciones no deseadas. Para salir de un conflicto, puede utilizar preguntas de examen.

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A pesar de que la reunión es una herramienta de gestión común, no todos los directivos tienen una idea clara de en qué casos y cómo utilizarla mejor. Como resultado, las reuniones son ineficaces y parecen una pérdida de tiempo. Por lo tanto, muchos directivos se muestran escépticos al respecto. Pero si el gerente está familiarizado con las características de esta forma de trabajo, podrá lograr fácilmente sus objetivos.

Por lo general, una reunión realiza funciones tales como transmitir información, evaluar la situación, evaluar la reacción de los empleados, ajustar acciones conjuntas y desarrollar soluciones. Para utilizar las reuniones de forma eficaz, es necesario comprender sus ventajas y desventajas.

Uno de los beneficios de una reunión como herramienta de gestión es que garantiza que los empleados estén comprometidos con la decisión que se toma. Incluso si en la empresa prevalece un estilo estrictamente autoritario, la actitud de los empleados hacia la decisión tomada después de la discusión será más leal. Especialmente si el gerente explica por qué es necesario hacer esto. A diferencia de la situación en la que la misma decisión simplemente se transmite "desde arriba" y la gente no tiene oportunidad de expresar su actitud al respecto, excepto al margen.

Además, la reunión permite aprovechar los recursos del grupo para encontrar la mejor solución. Como sabes, una cabeza es buena, pero diez es mejor. Nuevamente, incluso en una situación con un estilo de gestión autoritario (cuando la decisión la toma solo el líder formal), la reunión le permite ampliar el "campo problemático" de la situación actual y, lo que es más importante, aumentar el número de opciones para solucionar el problema. resolviendo el problema.

Otro aspecto positivo de la reunión es la oportunidad de recibir rápidamente retroalimentación desde abajo, conocer lo que está sucediendo en la empresa, el estado de ánimo de las personas, sus necesidades, el nivel de comprensión de los problemas de la empresa, la actitud hacia las políticas de los superiores. gestión, etcétera.

Por supuesto, la reunión también tiene sus desventajas. Y uno de los más importantes es la necesidad de dedicar tiempo. El propio gerente debe distraerse del trabajo actual y distraer a sus subordinados. A menudo resulta que el problema es urgente. A veces, un directivo, por temor a una reunión larga, prefiere tomar una decisión solo para ahorrar tiempo. Sin embargo, cabe señalar que una reunión bien organizada no suele durar más de una hora y media.

Errores comunes

Situación 1. Falta de un objetivo claro. El iniciador de la reunión no comprende del todo qué resultado quiere obtener al final. Los verdaderos objetivos de la reunión no están claros para nadie, no hay ningún beneficio visible. La gente viene a una reunión sólo porque se esperan ciertas medidas en caso de inasistencia.

Al menos una vez en la vida, cada uno de nosotros ha asistido a una reunión, tras cuya finalización tan esperada sólo nos queda la sensación de haber perdido el tiempo. El presentador puede hablar durante mucho tiempo y con bastante emoción sobre cualquier problema (a veces sobre problemas actuales de la organización que preocupan a muchos empleados), pero todos entienden que esta conversación no conduce a ninguna parte y no implica ninguna acción real que surja de esta conversación. Esta categoría también incluye reuniones en las que varios participantes discuten un problema, pero nuevamente según el principio de “hablar y salir”. Una reunión eficaz necesita un propósito claro y objetivos específicos. Además, no deben formularse en términos del proceso (“hablar de...”, “discutir el problema...”, “esbozar formas de resolver...”, etc.), sino en términos del resultado. (“dar a los participantes información sobre...”, “recibir retroalimentación sobre el tema...”, “acordar el orden de interacción en el proyecto A entre los participantes B y C...”, etc.).

Situación 2. Preparación insuficiente para la reunión. Por ejemplo, podría verse así. La empresa prevé cambiar el sistema de motivación financiera del personal. El objetivo de la reunión es incrementar la lealtad de los empleados a la decisión tomada. Una semana antes de la reunión, los participantes recibieron materiales que describían el nuevo sistema de motivación. Sin embargo, los materiales no tienen un artículo introductorio competente que explique la posición de la dirección. Los materiales en sí se presentan en un lenguaje complejo y oscuro. Como resultado, la mayor parte del tiempo de la reunión se dedicó a aclarar los malentendidos que surgieron debido a la mala comprensión de los participantes sobre la esencia del sistema introducido. El objetivo de la reunión - aumentar la fidelidad de los empleados a la decisión tomada - se logró sólo parcialmente.

Situación 3. Límites borrosos(la mayoría de las veces hay una situación de límites de tiempo borrosos). La reunión se convierte en un proceso infinitamente largo con límites de tiempo borrosos. Esto también es un síntoma de falta de consideración en la estructura de la reunión.

Situación 4. Formalización excesiva, falta de motivación interna del líder y participantes de la reunión para realizarla. La alta dirección de la empresa obligaba a los jefes de departamento a celebrar “reuniones de planificación” semanales. Se entendió que los problemas actuales se resolverían en estas reuniones. Sin embargo, los propios jefes de departamento no saben cómo utilizar la reunión como herramienta, la consideran una pérdida de tiempo y simplemente no saben de qué hablar. El resultado es que se celebran reuniones, pero la planificación operativa existe por sí sola y las reuniones existen por sí solas.

Situación 5. Inadecuación del objeto de la reunión. La reunión es sólo una herramienta. Y como cualquier herramienta, es importante utilizarla para el fin previsto. Por supuesto, puedes martillar los botones. Pero no es conveniente. Pero cortar papel con un punzón simplemente no funcionará. Asimismo, en ocasiones intentan utilizar una reunión para fines completamente inapropiados. Por ejemplo, en una empresa, en una reunión semanal de mandos intermedios (directores de tienda), el director general espera una y otra vez mejorar la competencia de sus empleados, hacerles comprender finalmente cómo gestionar a sus subordinados. El resultado es mínimo: los monólogos del director ocupan entre cuatro y cinco horas por semana, pero “las cosas siguen ahí”.

Situación 6. Los objetivos de la reunión y los métodos para llevarla a cabo se contradicen entre sí. Por ejemplo, un líder se fija el objetivo de tomar una decisión conjunta, pero se limita a un monólogo sobre el problema durante unos 60 minutos y al final pregunta: "¿Quién quiere decir qué?". Ya nadie quiere decir nada, todos guardan silencio y piensan en cómo salir rápidamente de la reunión y volver a sus asuntos rutinarios.

Métodos de reunión

Informe– un participante hace una presentación sobre un tema específico. Es importante que el informe no dure más de siete minutos, ya que este es exactamente el tiempo durante el cual, en promedio, los oyentes pueden mantener su atención.

Intercambio de opiniones(intercambio de información) – cada uno de los participantes se turna para hablar sobre un tema determinado (respondiendo una pregunta específica). Por ejemplo, "la situación en el departamento durante la semana pasada", "cómo están reaccionando los empleados de su departamento a los cambios que se están produciendo" o "su evaluación de los riesgos en relación con el proyecto en discusión". Lo bueno de este método es que permite crear una imagen holística debido a que cada participante de la reunión toma la palabra.

Idea genial– los participantes encuentran caóticamente respuestas (soluciones) a una pregunta (problema) específica. En este caso es necesaria una situación de no juicio en relación a las ideas, ya que la tarea principal es generar tantas ideas como sea posible, incluso las más absurdas. Se debe advertir a los empleados que no critiquen las propuestas de sus colegas y que no digan la palabra "no" en absoluto. Entonces el ambiente se relajará y nadie se encerrará en sí mismo. Posteriormente, de toda la variedad, podrás elegir aquellas soluciones que sean más adecuadas. Lo bueno de este método es que te permite ir más allá de las plantillas. Le permite utilizar el recurso del grupo y encontrar soluciones creativas a problemas complejos. Por ejemplo, ¿de dónde sacar dinero para un nuevo proyecto? ¿Cómo organizar una fiesta corporativa con un coste mínimo? terreno comercial, etc.

Discusión- cualquiera de los participantes puede tomar la palabra sobre un tema existente, pero no todos deben hablar. Este método es útil cuando el tema ya se ha discutido y todos han tenido la oportunidad de hablar, pero todavía hay temas controvertidos y el tema aún no se ha resuelto.

Cómo tener una reunión constructiva

En cada reunión hay dos cosas que el facilitador debe gestionar. Hay un tema para la reunión, un tema específico que debe resolverse, acordarse o simplemente llamarse la atención de los participantes. Y hay relaciones entre las personas que participan en la reunión. En cada etapa de la reunión, es importante que el facilitador tenga al menos dos objetivos en mente (ver tabla).

En general, las reglas para reuniones efectivas se pueden formular de la siguiente manera:

1. Establezca un objetivo específico: el motivo de la reunión. Asegúrese de comprobar si este objetivo realmente se puede lograr mediante la reunión.
2. Determine qué técnicas de reunión le ayudarán a lograr este objetivo.
3. Establezca una hora de reunión y asegúrese de que no solo comience, sino que también termine a tiempo.
4. Independientemente del propósito de la reunión, asegúrese de dar tiempo a los participantes para que hagan preguntas y expresen sus puntos de vista.
5. Determine el límite de rendimiento de los participantes, incluido su propio límite. No se permiten discursos que duren más de siete minutos, incluso si el líder toma la palabra.

Etapas de una reunión constructiva

Elaboración de un plan de reuniones y negociaciones.

Todos sabemos que las reuniones son una herramienta importante para la gestión exitosa de cualquier organización. Cada día laborable se producen innumerables reuniones en todo el mundo que requieren enormes cantidades de tiempo y dinero, pero ¿qué porcentaje de todas estas reuniones son efectivas?
Antes de una reunión de negocios:

1. Define tu objetivo. Intente definir un propósito claro para la reunión. ¿Qué quieres lograr? Asegúrese de que los participantes de la reunión sean conscientes de esto.

2. ¿Cuánto tiempo se necesita? Piense detenidamente cuánto durará la reunión. Por ejemplo, ¿por qué perderías una hora cuando 45 minutos son suficientes?

3. Tener reuniones por la mañana. Si es posible, intenta organizar las reuniones por la mañana, ya que la gente suele estar más atenta a esta hora. También es probable que intenten finalizar la reunión a tiempo, ¡antes del almuerzo!

4. Invite sólo a aquellos que sean relevantes para los temas que se están discutiendo. Invite sólo a aquellos que puedan hacer una contribución significativa a la reunión.

5. Prepare una agenda de reunión. Al preparar tu agenda, intenta no pasar de una página. Enumere primero los temas más importantes, ya que esto permitirá discutirlos cuando la gente esté más atenta.

6. Avise a la gente con antelación. Invite a los participantes de la reunión con anticipación, ya que esto aumentará las posibilidades de que puedan asistir y les dará tiempo para prepararse.

7. Distribuir la agenda de la reunión. Unos días antes de la reunión, presente la agenda a los participantes y pregúnteles si tienen algún comentario o si les gustaría agregar algún tema adicional a la agenda. Si la agenda cambia, informe a todos los participantes de los cambios realizados.

8. Designe un presidente fuerte para la reunión. Una buena silla es clave para el éxito de cada reunión.

9. Designar un secretario o levantador de actas. Asegúrese de que haya una persona en la reunión que sea responsable de levantar el acta de la reunión. Idealmente, esta persona debería tener una perspectiva individual sobre los temas que se están discutiendo.

10. Prepárese para la reunión. Si eres participante, haz un resumen de lo que quieres decir antes de la reunión. Haga una lista de puntos clave a los que pueda hacer referencia durante la reunión.

11. Inicie la reunión a tiempo. Asegúrese de que la reunión comience a tiempo. No pierdas el tiempo esperando a las personas que llegan tarde.

12. Cíñete a la agenda. Como presidente, es su responsabilidad recordar a los participantes la agenda siempre que alguien se desvíe de ella.

13. Estimular la discusión. Haga preguntas directas a los participantes. Evite preguntas que requieran respuestas claras: “sí” o “no”.

14. Registrar eventos. Asegúrese de que las actividades queden registradas de forma clara y clara. Para cada evento, es necesario determinar el artista y los plazos previstos para su finalización.

15. Acta de la reunión. Identifique siempre a todas las partes de un acuerdo y asegúrese de que queden registradas.

16. Sea positivo. ¡Intenta terminar la reunión con una nota positiva! Los participantes se sentirán más optimistas y preparados para completar las actividades y tareas que se les asignen.

Después de una reunión de negocios

17. Prepare las actas de las reuniones lo más rápido posible. Si es posible, escriba el acta inmediatamente después de la reunión mientras recuerda todo. Si es necesario, obtenga su aprobación.

18. Dar estatus a cada tarea/actividad. Es una buena práctica asignar el estado de las tareas identificadas en la reunión como "abiertas", "en curso" y "completas".

19. Distribuir el protocolo en 24 horas. Intente preparar y distribuir actas a los participantes dentro de las 24 horas posteriores a la reunión, ya que esto les dará más tiempo para completar las tareas.

20. Monitorear el progreso de las tareas. Busque y pida a las personas que le informen sobre el estado actual de las tareas antes de la próxima reunión e inclúyalas en las actas de la próxima reunión. Esto le permitirá acortar la duración de su próxima reunión.
En cualquier negociación, la planificación es el paso más importante. Debido a una mala preparación para las negociaciones, a menudo renunciamos a nuestras posiciones, lo que a veces afecta la rentabilidad de la transacción.

Debe poder evaluar los siguientes factores para comenzar a planificar:

¿Cuáles son tus metas?

¿Qué quiere lograr la otra parte?

¿Qué información influirá en el resultado final de las negociaciones?

¿Qué concesiones puedes hacer?

Antes de que comiencen las negociaciones, es necesario definir claramente sus objetivos.

¿Qué quieres lograr?

¿Qué deberías lograr?

¿Qué te gustaría lograr?

¿Qué alternativas son aceptables?

¿Cuáles son los otros aspectos de tus objetivos?

Información:

Información es poder. Al negociar, es necesario saber:

¿Qué información tienen usted y la otra parte?

¿Qué información sólo tienes tú?

¿Qué información necesita antes de que comiencen las negociaciones?

¿Qué información necesita la otra parte antes de negociar con usted?

Esta información es especialmente útil a la hora de negociar precios.

Al principio de las negociaciones, ambas partes deben obtener la información necesaria antes de proponer un acuerdo específico o alternativas. Por ejemplo, si sabe que sólo su empresa es capaz de cumplir con un determinado pedido, puede iniciar negociaciones sobre condiciones más favorables para usted.

Concesiones:

La negociación es un proceso mediante el cual se llega a un acuerdo entre 2 o más partes. Es imposible llegar a un acuerdo instantáneamente; normalmente los objetivos de las partes divergen y sólo mediante concesiones se decide el resultado final de las negociaciones. Al prepararse para las negociaciones, es necesario realizar la evaluación más realista del resultado final. Decide qué concesiones estás dispuesto a hacer para llegar a un acuerdo.

Hay dos elementos de las concesiones: costo y valores. Debe hacer concesiones que las concesiones de precio sean mínimas para usted, pero al mismo tiempo representen un gran valor para la otra parte.

Al prepararse para las negociaciones, pregúntese:

¿Cuál es el resultado probable de las negociaciones?

¿Cuál es el límite de mi autoridad?

¿Qué concesiones puedo hacer?

¿Cuál será el costo de cada concesión y cuánto valor proporcionará a la otra parte?

Estrategia

Una vez que haya establecido sus objetivos, debe encontrar la manera de alcanzarlos. Para hacer esto, necesita desarrollar una estrategia. Existen muchas tácticas de negociación y deberá elegir la táctica adecuada para cada situación. Pregúntese: ¿Qué tácticas debería utilizar para lograr su objetivo? ¿Qué tácticas está usando el otro lado?

Si entabla negociaciones con alguien, debe determinar qué papel desempeñará esa persona en las negociaciones. A veces, los equipos de negociación asignan deliberadamente roles para negociar de forma más eficaz.

Qué ayuda y qué dificulta la comunicación
El principal objetivo de la comunicación entre personas es lograr el entendimiento mutuo.
Pero esto no es fácil de hacer. ¿Por qué nos resulta fácil comunicarnos con algunas personas, pero difícil con otras? ¿Por qué nos llevamos bien con algunas personas, pero siempre peleamos con otras? Está claro que es mucho más fácil entablar relaciones con una persona con la que existen los llamados puntos de contacto. Antes de eliminar los desacuerdos, es necesario averiguar sus motivos y solo después establecer relaciones con el interlocutor.
En el arte de la comunicación es muy importante poder escuchar y comprender a la persona con la que estás hablando. Explicando a la gente sus intenciones y las razones por las que procede, podrá evitar muchos malentendidos, riñas y conflictos. La honestidad en una conversación con un interlocutor es a menudo la única salida a una situación de conflicto. La verdad debe expresarse no para humillar al interlocutor, sino, por el contrario, para elevarlo ante sus propios ojos y aclarar su posición.
La parte más importante del proceso de comunicación es escuchar. Si una persona escucha atentamente a su interlocutor, significa que tiene buenos modales, comprende el problema del hablante y, por así decirlo, le ayuda a formular correctamente sus pensamientos.
El proceso de comunicación es complejo, está influenciado por varios factores: el estado de ánimo, la combinación de circunstancias, el carácter de una persona, su sociabilidad o, por el contrario, la timidez. Es necesario elegir la forma correcta de comportamiento, tono, gestos, palabras y expresiones.
En la comunicación, a menudo admitimos cosas que interfieren con el entendimiento mutuo. Este es el uso de palabras y expresiones ofensivas, apodos ofensivos, abreviaturas innecesarias. “Hola”, “gracias”, “por favor”, “lo siento”... - estas simples palabras tienen poder sobre nuestro estado de ánimo. Es muy importante que estén siempre presentes en la comunicación de las personas en el trabajo, en lugares públicos y en la familia.
Entonces, ¿qué es la cultura de la comunicación? Si una persona expresa sus pensamientos de manera competente, sabe comportarse y trata a su interlocutor con respeto, decimos que esta persona domina la cultura de la comunicación.
Hay reglas que, cuando se siguen, ayudan a establecer buenas relaciones con las personas:
* Comunicación de igual a igual, sin groserías y servilismos.
* Respeto por la opinión personal del interlocutor.
* Falta de ganas de saber quién tiene razón y quién no.
* Comunicación a nivel de solicitudes, no de pedidos.
* Búsqueda de soluciones de compromiso.
* La capacidad de apreciar la decisión de otro.
*Capacidad para aceptar las experiencias de los demás.
Si una persona no sabe cómo entablar una conversación, entonces debe elegir cualquier tema interesante para la conversación y un momento en el que la persona a la que se dirige no esté ocupada con ningún trabajo. Siempre debes recordar que la otra persona no es como tú y debes poder mirar las cosas a través de sus ojos, especialmente en situaciones de conflicto.
El trato respetuoso hacia una persona es imposible sin respetar su punto de vista, incluso si no coincide con el suyo. Es posible cultivar una actitud respetuosa hacia las personas solo si aprende a ver la individualidad en cada persona, es decir, aquellos rasgos de carácter que son exclusivos de él.
Cada uno de nosotros es digno de respeto. Al respetar a otro, te respetas a ti mismo, por lo que si tienes una mala relación con alguien, depende de ti hacer un esfuerzo para ponerla en orden. Los psicólogos dan un buen consejo, que es el siguiente: no te olvides de los intereses de tu interlocutor. Su interés vivo y sincero en lo que le interesa lo entusiasmará y entusiasmará.
Existen varias reglas importantes para mantener una conversación abierta y honesta con un "interlocutor incómodo" que tanto los adultos como los adolescentes deben conocer:
* Utilice "idioma-I". Iniciar una frase con las palabras: “Desde mi punto de vista...” o “Como yo lo veo...”, suavizarás la conversación y le mostrarás al interlocutor que estás expresando sólo tu punto de vista, sin pretender ser la verdad última. Así, reconoce su derecho a tener su propia opinión. Seguro que te escucharán mucho más tranquilos y atentos.
* Intente hablar de un incidente o comportamiento específico sin hacer generalizaciones. Por ejemplo, generalizaciones como: “En ningún caso llegaste a casa a tiempo (hiciste tu tarea)”. Este inicio de la conversación le dará al adolescente la oportunidad de escapar del problema que se está discutiendo. Comenzará a recordar y demostrar que una vez hizo algo a tiempo.
* Trate de mostrarle a su interlocutor que su comportamiento interfiere principalmente con él mismo. Para crear las condiciones en las que un adulto o un adolescente quiera cambiar su comportamiento, es necesario tratar de explicar cuánto se está perdiendo en la vida debido a su propio comportamiento.
* Invita a tu interlocutor a cambiar su comportamiento. Explícale qué puede hacer exactamente en esta situación para corregirla. Es posible que como no quieres ofenderlo, te resulte bastante difícil decirle la verdad. Sin embargo, recuerda: si permaneces en silencio, puedes hacerle daño.
Cuando hable con un adolescente o un adulto, no espere que lo comprendan de inmediato o que estén de acuerdo con usted. Si su interlocutor se ofende en una conversación, no tema volver a explicarle pacientemente su punto de vista. Presta mucha atención a su reacción ante tus palabras. Trate de lograr un entendimiento mutuo, utilice un retorno a lo dicho, vuelva a preguntar y esté de acuerdo, no se olvide de aclarar preguntas y resumir lo que escuchó... Por supuesto, para algunos, tal establecimiento de relaciones puede parecer demasiado. tiempo, pero todo esto requerirá mucho menos tiempo, esfuerzo y emociones que la comunicación del tipo acción-reacción, ya que dicha conversación no da ningún resultado.
La mayoría de las veces, la honestidad es la mejor política al tratar con las personas. Es sorprendente la frecuencia con la que iniciamos conversaciones con estrategias y tácticas inteligentes, olvidándonos de intentar simplemente hablar primero. El diálogo honesto es el medio más eficaz, sencillo y fiable de convertir el conflicto en cooperación.

PARTES DE LA COMUNICACIÓN- sus características específicas, mostrando su unidad y diversidad.
La comunicación suele manifestarse en la unidad de sus cinco lados: interpersonal, cognitivo, comunicativo-informativo, emotivo y conativo.
lado interpersonal La comunicación refleja la interacción de una persona con su entorno inmediato: con otras personas y las comunidades con las que está conectado en su vida. En primer lugar, se trata de un grupo familiar y profesional que utiliza patrones de comportamiento culturales, históricos y profesionales establecidos. Junto con estos patrones de comportamiento, una persona aprende estándares y estereotipos de comunicación nacional-étnicos, sociales, emocional-estéticos y otros.
Lado cognitivo la comunicación permite responder preguntas sobre quién es el interlocutor, qué tipo de persona es, qué se puede esperar de él y muchas otras relacionadas con la personalidad de la pareja. Abarca no sólo el conocimiento de otra persona, sino también el autoconocimiento. Como resultado, en el proceso de comunicación se forman imágenes e ideas sobre uno mismo y sus socios que regulan este proceso en sí.
Lado de comunicación e información. la comunicación es el intercambio entre personas de diversas ideas, ideas, intereses, estados de ánimo, sentimientos, actitudes, etc. Si todo esto se considera información, entonces el proceso de comunicación puede entenderse como un proceso de intercambio de información. Pero este enfoque de la comunicación humana es muy simplificado, porque en las condiciones de la comunicación la información no sólo se transmite, sino que también se forma, aclara y desarrolla.
Lado emotivo la comunicación está asociada con el funcionamiento de las emociones y sentimientos, el estado de ánimo en los contactos personales de la pareja. Se manifiestan en los movimientos expresivos de los sujetos de comunicación, sus acciones, hechos y comportamiento. A través de ellos surgen relaciones mutuas, que se convierten en una especie de trasfondo socio-psicológico de interacción, predeterminando el mayor o menor éxito de las actividades conjuntas.
Lado conativo (conductual) La comunicación tiene como objetivo conciliar las contradicciones internas y externas en las posiciones de los socios. Proporciona una influencia controladora sobre el individuo en todos los procesos de la vida, revela el deseo de una persona por ciertos valores, expresa las fuerzas motivacionales de una persona y regula las relaciones de los socios en actividades conjuntas.

ESTILOS DE COMUNICACIÓN - Este
formas de interactuar con otras personas en el proceso de comunicación. Por lo general, existen 10 de estos estilos:
1) dominante (estrategia encaminada a reducir el papel de los demás en la comunicación);
2) dramático (exageración y coloración emocional del contenido del mensaje);
3) controvertido (agresivo o provocador);
4) calmante (una forma relajante de comunicación destinada a reducir la ansiedad del interlocutor);
5) impresionante (estrategia destinada a causar impresión);
6) preciso (dirigido a la exactitud y exactitud del mensaje);
7) atento (mostrando interés por lo que dicen los demás);
8) inspirado (uso frecuente de comportamiento no verbal: contacto visual, gestos, movimientos corporales, etc.);
9) amigable (tendencia a animar abiertamente a los demás y a interesarse por su contribución a la comunicación);
10) abierto (que representa el deseo de expresar sin miedo la opinión, los sentimientos, las emociones y los aspectos personales de uno mismo).

Elaboración de un modelo óptimo de comunicación con un interlocutor imaginario.

1.Reglas para entablar una conversación de negocios.

Conversaciones de negocios (las reuniones de negocios, las reuniones, las conversaciones son una de las formas más importantes de actividad de gestión).
Las conversaciones de negocios son una forma de comunicación interpersonal, un intercambio de opiniones, puntos de vista, información y opiniones destinados a resolver un problema.
Estructura de la conversación:
Iniciando una conversación;
Crear un clima favorable (bienvenidas, presentaciones);
Declaración de su posición y su justificación;
Aclaración de las posiciones del interlocutor;
Análisis conjunto de problemas;
Tomar una decisión, aclarar las posiciones del interlocutor.
Errores típicos que cometen los gerentes durante las conversaciones:
El líder muestra autoridad y no tiene en cuenta las opiniones de los demás;
El gerente ignora la condición de los empleados;
No tiene en cuenta los motivos del comportamiento de los empleados;
El gerente no muestra interés por el interlocutor (lo ignora);
El gerente no escucha al interlocutor y lo interrumpe constantemente.
Funciones de conversación:
Comunicación mutua entre trabajadores del mismo campo;
Búsqueda conjunta, promoción, rápido desarrollo de ideas y planes de trabajo;
Mantener contactos comerciales;
Estimular la actividad empresarial;
Control y coordinación de operaciones ya iniciadas.
Las conversaciones individuales de negocios se dividen en dos grupos:
Las conversaciones son libres y enfocadas con un intercambio bidireccional de información, que se lleva a cabo sin preparación especial (con o sin tiempo).
Conversaciones, especialmente preparadas y estrictamente reguladas.
Cualquier conversación individual empresarial consta de tres etapas:
La primera etapa es preparatoria. Incluye determinar los objetivos de la conversación y elaborar su plan; fijar la hora y elegir el lugar donde se desarrollará la conversación. Elaborar un plan de conversación en función de sus objetivos es el apartado principal de esta etapa. Aquí debe analizar su empleo, determinar el momento de la conversación y su duración, y también considerar si el momento es conveniente para el interlocutor.
En esta etapa preparatoria, debes controlar los siguientes puntos:
1. Consideración cuidadosa del curso de la conversación;
2. Libertad de estereotipos, voluntad de percibir a las personas tal como son, de responder con flexibilidad a los cambios que se producen en ellas;
3. Plena disposición para escuchar al interlocutor y responder correctamente a posibles preguntas;
4. Tener un plan de conversación preciso, claro y correcto;
5. La capacidad de un plan de conversación elaborado para plantear preguntas que desvíen la discusión;
6. La presencia de formulaciones naturales y convincentes;
7. Expresión de todos los pensamientos de forma precisa y clara;
8. Elección correcta del tono de la conversación;
9. Un intento de imaginarse en el lugar de su interlocutor y comprenderlo;
10. Imagínese si tuvieran una conversación similar con usted, ¿estarían satisfechos con ella?
La segunda etapa es introductoria. Durante esta etapa se supera la barrera psicológica y se establece un ambiente de confianza.
La tercera etapa es la principal. Consta de tres partes: Parte introductoria de la conversación (objeciones); la parte principal de la conversación (prueba); la parte final de la conversación (conclusiones).

1.1 Preparándose para la conversación

Si llegaste a la conversación por primera vez, entonces debes ingresar e identificarte. Si un visitante se acerca a usted y se presenta, debe intentar recordar inmediatamente su nombre y patronímico. Al encontrarse con un visitante, debe levantarse de la mesa e invitar a su interlocutor a sentarse frente a usted. Es bueno salir a su encuentro: este gesto le hace saber al interlocutor que lo respetas y que estás dispuesto a hablar de igual a igual. En el caso de que te reúnas para conversar con tu colega o simplemente con un conocido, saludarlo y llamarlo por su nombre y patronímico, basta con levantarse de la mesa. Antes de iniciar una conversación con un desconocido, se recomienda avisar al interlocutor del tiempo que dispone para la conversación. Conversación (este es el escenario principal). El directivo debe comprender cómo valora la situación su interlocutor. Es necesario intentar presentar una imagen completa de todos los eventos o la situación, centrándose únicamente en las palabras del interlocutor. Debe poder escuchar y hacer correctamente preguntas aclaratorias y capciosas que ayuden a revelar los pensamientos de su interlocutor.
Una vez cumplidos estos requisitos, podrá expresar su punto de vista de forma convincente y detallada. Es necesario asegurarse de que el interlocutor vea la situación desde el otro lado y pueda reconsiderar críticamente sus puntos de vista basándose en un conocimiento más completo de esta situación. Es posible que la conversación no siempre transcurra sin problemas. El motivo del fracaso hay que encontrarlo en uno mismo, en la expresión facial, en el tono, en la atención y no en el interlocutor, hay que encontrar la selección exacta de frases. Si se le ocurren contrapreguntas, contradeclaraciones, esto puede llevar a una discusión con su interlocutor. El motivo de las contradeclaraciones suele ser la incapacidad de evaluar rápidamente la situación. Los juicios categóricos desenfrenados, que pueden destruir la buena voluntad del interlocutor, son perjudiciales para la conversación. Durante la conversación, debe llevar a cabo consistentemente la idea principal, debe aprender a escuchar, elegir los puntos correctos para los comentarios y hacerlos con tacto, argumentar discretamente sus puntos, mostrar autocrítica al hacer contracomentarios razonables. Escuche pacientemente a su interlocutor y sus objeciones.
Casos en los que hay que responder a las objeciones:
Debe dejar que su interlocutor responda a sus propias objeciones y las refute. Para ello no es necesario contradecir abiertamente, después de escuchar los comentarios hay que intentar rechazarlo indirectamente; estar de acuerdo condicionalmente con una u otra objeción; trate de escuchar varias objeciones para captar la principal y responder de inmediato; Las duras objeciones deben repetirse en un tono tranquilo.
Debe expresar su reacción a las palabras de su interlocutor asintiendo con la cabeza con una “mirada expectante”, breves comentarios de aprobación y repitiendo las últimas palabras pronunciadas por su interlocutor, demostrando que comprende la idea.
Hay ocasiones en las que el interlocutor tiene una marcada presunción y tendencia a discutir. En este caso, debe dejarlo hablar y luego volver a abordar este tema o esperar hasta que su interlocutor llegue a un callejón sin salida.
También es necesario prestar atención al ritmo de la conversación y a las pausas. Esto es de gran importancia, ya que ayuda a resaltar lo principal. El discurso de los interlocutores debe ser distinto y sumamente claro. No hables demasiado alto ni demasiado bajo. El primero es una falta de tacto, el segundo puede obligar a su interlocutor a hacer la misma pregunta repetidamente.
La decisión siempre debe seguir la convicción, ya que de lo contrario el interlocutor, en lugar de expresar sus ideas, comenzará a criticarte o estará de acuerdo con todo con indiferencia.
Fin de la conversación. Una vez que los puntos de vista de la otra persona quedan claros, la conversación puede terminar.
Aspectos clave:
los participantes en la conversación deben tener tiempo suficiente para mantener una conversación tranquila y exhaustiva;
Se deben prever y eliminar circunstancias que puedan interferir en la conversación (ruido, música alta, posibilidad de que otros interfieran en la conversación, etc.);
es necesario sintonizar la conversación, eliminando experiencias que afectarían negativamente su disposición para comunicarse;
debe calmarse si la próxima conversación le causa demasiada emoción y movilizarse adicionalmente; antes de la conversación, si es posible, debe familiarizarse con los datos sobre su interlocutor, teniendo en cuenta que pueden afectar el proceso de percepción; necesita reprimir sus sentimientos, afectando negativamente la percepción correcta del interlocutor (por ejemplo, un sentimiento de simpatía - antipatía);
hay que anticipar de antemano las posibles preguntas que pueda plantear el interlocutor y estar preparado para responderlas, es decir, en esta etapa se evalúan los participantes en la comunicación (hombre, mujer, temperamento, carácter, nivel de formación profesional y otras cualidades), el tema y la situación actual, cada persona se caracteriza por necesidades, motivaciones de actividad, intereses propios de ella. . Por lo tanto, en la etapa de preparación para la comunicación, el gerente debe tener en cuenta todos los motivos y elegir del arsenal disponible los medios más efectivos para influir en un socio ya en la etapa comunicación directa... Es importante no solo evaluar a su futuro interlocutor y la situación actual, pero también pensar en la forma de su comportamiento para gestionarlo eficazmente, crear con su comportamiento y acciones personales condiciones favorables para la comunicación.
comunicación, conocer la situación y el tema de la comunicación, elaborar material adicional de acuerdo con el problema Lugar de comunicación. Después de realizar un conjunto de actividades preparatorias para la comunicación empresarial, conviene preparar el lugar donde se desarrollará la conversación. Como regla general, debe cumplir dos condiciones:
1) nada debe distraer o interferir con la comunicación;
2) buen equipamiento del lugar para la comunicación empresarial: materiales auxiliares, información adicional, documentos oficiales y reglamentarios, etc.
El orden elemental en los asuntos contribuye al éxito de la comunicación.
Si un gerente quiere enfatizar el poder y su superioridad, entonces la conversación debe tener lugar en su oficina. Si el gerente quiere lograr un buen contacto con el subordinado y su apoyo, la reunión debe realizarse en la oficina del subordinado. En este caso se aplica el principio de territorialidad: la mayoría de las personas se sienten más cómodas en su oficina que en la oficina de su jefe.
Durante la comunicación oficial, usted se encuentra en su lugar habitual: en la mesa; cuando es semiformal, uno se sienta frente al visitante en una mesa auxiliar o en una mesa de reuniones, como si equiparara su estatus con el del visitante.
La zona de comunicación informal consta de dos o tres sillones (preferiblemente cómodos, propicios para la relajación) y una mesa de café.
. Disposición de muebles. En una oficina típica, el gerente se sienta en una mesa grande y el área de visitantes está ubicada frente a él. En las oficinas, donde las sillas y los sofás se colocan en el ángulo correcto, el ambiente promueve interacciones personales más relajadas. En una oficina donde hay un gran escritorio de jefe, se enfatiza el poder de la persona sentada en dicho escritorio, lo que simboliza la desigualdad en la comunicación. Por eso, para eliminar la sensación de desigualdad se prefieren las mesas redondas. Disposición de los muebles.
Si el problema se está solucionando: “¿Cómo hacer que tu interlocutor se siente”? La pregunta no es tan inútil como podría parecer a primera vista. Los humanos somos criaturas bastante sutiles. Muy a menudo experimentamos un sentimiento de comodidad o malestar interior, pero no podemos explicar por qué. Hay al menos tres opciones para colocar los altavoces: opuestos, uno al lado del otro y en un ángulo de 90°. Cada opción se utiliza con bastante frecuencia, pero ¿cuál es preferible? Los expertos creen que una comunicación eficaz requiere que los ojos de quienes hablan se encuentren aproximadamente un tercio del tiempo que los interlocutores están en contacto (35-38%). Por lo tanto, las sillas en la mesa de conversación deben colocarse en ángulo recto.
Determinación de la estrategia y tácticas de comunicación. En esta etapa, se deben determinar los objetivos principales y secundarios de la comunicación (en particular, qué se puede y qué no se puede sacrificar). Es importante comprender qué puede regalar para obtener más ganancias. Las tácticas de comunicación también incluyen la capacidad de hacer preguntas.
La dirección de la conversación puede controlarse mediante las preguntas formuladas. Las preguntas se pueden dividir en las llamadas "abiertas" y "cerradas".
Una pregunta abierta es una pregunta que no se puede responder con monosílabos (sí, no, no lo sé), pero al responderla hay que decirla. Por ejemplo: “Por favor dime…”, “¿Qué sabes sobre…”, “¿Qué piensas…?”, “¿Por qué?”, “¿Tu opinión?”, “¿Tus sugerencias?” , " ¿Cómo explicas esto?"
Las preguntas abiertas son invaluables cuando el objetivo es obtener información.
Lo opuesto a las preguntas abiertas son las preguntas cerradas, es decir. aquellos que requieren una respuesta de sí o no. Estas preguntas se pueden utilizar eficazmente para lograr los siguientes objetivos: convencer, obtener el consentimiento, llevar al rechazo de algo, superar resistencias.
Por ejemplo, es necesario dar instrucciones a un empleado que (lo sabes por experiencia) discutirá, demostrará que este asunto no es su responsabilidad, etc.

Es impensable imaginar el trabajo de cualquier organización sin la comunicación empresarial. La comunicación adecuada entre los empleados le permite resolver las tareas asignadas sin problemas y rápidamente.

Existen muchos tipos de reuniones en las organizaciones, y cada una de ellas tiene sus propias características y objetivos. Conocer estos matices ayudará a facilitar las discusiones comerciales. Este artículo le informará sobre los tipos de reuniones, le ayudará a comprender por qué se llevan a cabo y cómo se registran en el trabajo de oficina.

Propósitos de las reuniones de negocios

Cualquier tipo de reunión de oficina permite tener una visión completa de la situación de la organización y determinar sus fortalezas y debilidades. Vale la pena señalar que al participar en este formato de comunicación empresarial se produce un rápido crecimiento de la empresa o emprendimiento.

Tareas

Se pueden distinguir las siguientes tareas para todo tipo de reuniones:

• resolver problemas y cuestiones actuales;
• integración de las acciones de los departamentos de acuerdo con el objetivo estratégico de la empresa;
• evaluación de las actividades de la empresa y sus divisiones estructurales individuales;
• mantener y desarrollar la política de la empresa.

Para comprender en qué formato realizar un evento comercial de este tipo, debe decidir cuál de las tareas anteriores le corresponderá y solo después podrá comprender a qué clasificación pertenecerá.

Tipos y clasificación

Una reunión, como tipo de comunicación empresarial, puede adoptar diferentes formas, que determinan su tema y la lista de funcionarios presentes.

Cabe destacar la principal clasificación de reuniones:

1. Área de membresía. Aquí podemos distinguir tipos de reuniones como administrativas (que implican la discusión de cuestiones problemáticas), científicas (seminarios y conferencias cuyo objetivo es discutir cuestiones científicas de actualidad), políticas (que implican una reunión de miembros de cualquier partido y movimiento político). ) y tipos mixtos.
2. Escala. Aquí distinguimos entre internacionales, donde participan especialistas de otros países o socios extranjeros, nacionales, regionales y de ciudad.
3. Regularidad. En cualquier formato, las reuniones pueden ser continuas o periódicas.
4. Dependiendo de la ubicación: local o viajera.

Y además todo tipo de reuniones se pueden dividir de la siguiente manera:

1. Instructivo, que proporciona un formato directivo, donde un gerente superior transmite información directamente a sus subordinados, que luego se dispersa y transmite a lo largo de la vertical de poder. Muy a menudo, en el curso de dicha comunicación empresarial, se transmiten órdenes del director general, que pueden influir significativamente en el progreso de la empresa, y también pueden ser normas de comportamiento o innovaciones importantes.
2. Operacional (salas de control). El propósito de este tipo de reuniones es obtener información sobre la situación de la organización o empresa. El flujo de información en este caso se dirige desde los subordinados inferiores a los jefes de departamento o al director general. Principalmente en las reuniones operativas se discuten cuestiones sobre la implementación de hojas de ruta, actividades planificadas y planes estratégicos y operativos. Una diferencia importante entre una reunión operativa (de despachadores) y todas las demás es que se llevan a cabo con regularidad y tienen una lista constante de participantes. También vale la pena señalar que durante la reunión puede no haber agenda.
3. Problemático. Dicha reunión se convoca en caso de una necesidad urgente de tomar una decisión para completar tareas en poco tiempo o resolver un problema global que ha surgido para la empresa.

Además de todo lo anterior, podemos destacar por separado uno de los tipos más populares de reuniones de producción: la reunión de planificación. Como regla general, un evento de este tipo se lleva a cabo diariamente o una vez a la semana, en el que están presentes el jefe del departamento y los ejecutores directos, quienes reciben las tareas del día y discuten el progreso de su implementación.

El tema de la reunión del personal de la empresa para la reunión puede ser cualquier tipo de cuestiones que surjan en el curso de las actividades de la empresa, y la discusión también puede dedicarse a los cambios en el entorno externo en el que opera una organización específica.

Organización de la reunión

Cualquier tipo de reunión, independientemente de su formato, requiere una cuidadosa preparación de la misma, ya que de este momento depende su eficacia. Inicialmente es necesario determinar los siguientes puntos:

• objetivo;
• cuestiones discutidas;
• establecer tareas para el personal (basadas en funcionalidad y subordinación);
• etapas de realización de la tarea.

Hoy en día, la mayoría de las reuniones se llevan a cabo de manera muy mediocre, por lo que se pierde su significado y las tareas asignadas pueden realizarse mal. Por lo tanto, es extremadamente importante pensar en todo el curso de estas reuniones de negocios y estructurar la discusión de trabajo de tal manera que no solo tome tiempo, sino que también genere una reacción negativa por parte del equipo.

Celebrar reuniones

Cabe señalar que las grandes empresas y organizaciones que buscan ganar una determinada cuota de mercado y desarrollar su empresa para obtener grandes beneficios apuestan mucho por discutir temas importantes a través de reuniones. A partir de la práctica de los gerentes exitosos, podemos formular el siguiente conjunto de reglas sobre cómo prepararse para una reunión:

Primero, se determina una lista de participantes. Debe comprender claramente a quién invitar a la reunión y qué papel desempeñará en ella. A menudo sucede que los invitados no entienden el tema y son invitados "por si acaso", pero en este momento podrían cumplir con sus deberes oficiales y no perder el tiempo.

Es importante preparar una agenda. Si la reunión está planificada, se elabora una agenda con anticipación, que indica los temas a discutir y también identifica a los principales oradores. Es importante recordar que este documento debe ser enviado a los responsables de preparar la información y a quienes estarán presentes para que todos los participantes puedan elaborar informes, propuestas y preguntas adicionales. Si es necesario, se puede ajustar la agenda.

Las cuestiones principales y estratégicas deben pasar al primer plano de la reunión. Los portavoces de tales temas deben ser necesariamente personas (jefes de departamento, secciones, talleres) que sean personalmente responsables de la implementación de cualquier actividad estratégica de la empresa.

Puntos importantes

Es importante recordar que cualquier reunión tiene dos etapas principales: la preparación y su celebración. La primera etapa incluye determinar la relevancia de la realización de un encuentro de negocios, identificar tareas, objetivos principales y secundarios, crear una lista de participantes y expositores, elaborar informes, presentaciones y un informe según el tema o agenda previamente determinada. La segunda etapa implica la implementación del curso de la reunión previamente planificado, escuchar informes y discutir temas actuales y estratégicos.

Si durante dicha comunicación empresarial es necesario decidir qué deben hacer los empleados y con quién, entonces podemos distinguir la tercera etapa: la toma de decisiones. Por regla general, las decisiones las toma el presidente que dirige la reunión, a su discreción o mediante discusión o votación colectiva.

Ejemplo de plan de reunión

Al tener un plan claramente definido frente a él, cualquier gerente puede llevar a cabo una reunión de manera eficiente y efectiva, lo que le permitirá recibir comentarios del personal y establecer las tareas adecuadas para ellos. Este plan puede incluir los siguientes aspectos:

• escuchar informes y resumir resultados durante un período de tiempo determinado (trimestre, semana, semestre, mes);
• cobertura de temas actuales relevantes para la empresa;
• escuchar propuestas para eliminar problemas (lluvia de ideas);
• evaluación de las opciones propuestas y discusión de su implementación;
• acumulación de opciones;
• votar por la adopción de una u otra opción;
• definir límites a la hora de resolver problemas (determinar responsables, plazos, métodos y métodos).

Inicio sesión

La mayoría de los tipos de reuniones deben registrarse en papel (documento), lo que se denomina actas. Mantener este tipo de documentación permite legitimar las decisiones tomadas. Y además, gracias al protocolo, siempre podrás seguir el progreso de las actividades y, en caso de no completar las tareas asignadas, determinar quién es el responsable de ello.

La reunión suele estar dirigida por el secretario del líder, que es el presidente de la reunión. Sin embargo, a menudo esta función puede ser realizada por otros empleados.

Funciones y tareas del secretario

Antes del inicio de las reuniones de negocios, el secretario debe estar familiarizado con la lista de invitados y la lista de temas discutidos. Sin embargo, vale la pena señalar que si la reunión se lleva a cabo con regularidad, es este funcionario quien recopila toda la documentación (listas, planes, agenda, etc.) y ayuda al gerente a prepararse para la reunión.

Inicialmente y si fuera necesario, el secretario podrá solicitar a las personas comparecidas que cumplimenten una hoja de inscripción, donde se indicará su nombre y apellidos. y posición. Esto será necesario al elaborar el protocolo. A continuación, el secretario anuncia el orden del día, que marca el inicio de la reunión. Además, cuando los presentes comienzan a discutir temas, el secretario registra el progreso de este evento. Al final de la reunión, este funcionario prepara una versión terminada del acta, luego de lo cual la firma con el presidente y la envía a todas las personas involucradas.

A la hora de redactar, es sumamente importante que el secretario preste la debida atención a la apariencia del acta de la reunión. Debe incluir encabezado, ubicación, lista de los presentes, temas discutidos y decisiones tomadas.

Conclusión

De la información anterior se desprende claramente que la celebración de reuniones en las empresas es de suma importancia. Sin embargo, siempre vale la pena recordar que una preparación de alta calidad para este tipo de eventos conlleva más del 50% de la clave del éxito en lo que respecta a la cobertura de información, el establecimiento de tareas y su implementación cualitativa.