ГОСТ маягтын дагуу хурлын дээжийн тэмдэглэл. Байгууллагын хурлын тэмдэглэлийг хэрхэн бүрдүүлэх вэ
Хурлын протокол- аж ахуйн нэгжийн ажилчдын хурал дээр болсон бүх үйл явдлыг бүртгэсэн баримт бичиг. Энэ нь заавал байх ёстой баримт бичиг биш боловч зарим тохиолдолд үнэхээр шаардлагатай байдаг.
ФАЙЛУУД
Протоколын үүрэг
Байгууллага дахь хурал нь статус, бизнесийн чиглэл, хэмжээнээс үл хамааран тодорхой давтамжтайгаар явагддаг. Эдгээр нь өнөөгийн олон асуудлыг шийдвэрлэх, нарийн төвөгтэй асуудлыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай арга хэмжээг цаг тухайд нь авах, компанийн хөгжлийн стратегийг тодорхойлох гэх мэт боломжийг олгодог.
Гэхдээ бүх хуралдааныг протоколоор бүртгэдэггүй бөгөөд энэ нь хууль зөрчсөн үйлдэл биш юм. Зарчмын хувьд компанийн удирдлага нь энэ баримт бичгийг бүрдүүлэхгүйгээр ямар хурлыг бүртгэх, аль нь хийх боломжтойг тодорхойлох эрхтэй.
Протоколын үндсэн үүрэг бол хурал дээр хэлсэн бүх даалгавар, асуулт, санал бодол, хамгийн чухал нь хамтын шийдвэрүүдийг бичгээр бүртгэх явдал юм.
Протоколыг илүү нарийн, нарийвчилсан байлгах тусам сайн.
Ер нь компанийн ирээдүйд шууд нөлөөлсөн уулзалтуудад протокол шаардлагатай байдаг. Мөн бусад аж ахуйн нэгжийн төлөөлөл, төрийн байгууллагын ажилтнуудыг оролцуулсан хурлын тэмдэглэл хөтлөхийг зөвлөж байна.
Хурлын журам
Уулзалт бол тэдний хэлдгээр шууд зохион байгуулагддаг арга хэмжээ биш юм. Энэ нь нарийн урьдчилсан бэлтгэл шаарддаг бөгөөд үүнийг ихэвчлэн захирлын тусгай тушаалаар томилогдсон хариуцлагатай ажилтан гүйцэтгэдэг. Тэрээр шаардлагатай бичиг баримтыг цуглуулж, шийдвэрлэх шаардлагатай байгаа тулгамдсан асуудал, тулгамдсан асуудлын жагсаалтыг бичиж, удахгүй болох уулзалтын талаар бүх оролцогчдод мэдэгдэх, бусад бэлтгэл ажлыг гүйцэтгэдэг.
Удахгүй болох уулзалтын тухай мэдээлэл, түүнд оролцох урилга хүлээн авсан аж ахуйн нэгжийн ажилчид хүлээн авахаас татгалзаж болно, гэхдээ уулзалт нь тэдний ажлын үүргийн нэг хэсэг тул хүндэтгэн үзэх хангалттай шалтгаан байгаа тохиолдолд л татгалзаж болно.
Хурал нь ихэвчлэн өөрийн даргатай бөгөөд хуралдааны явцыг хянаж, хэлэлцэх асуудлын дарааллыг зарлаж, санал хураалт явуулдаг. Ихэнхдээ энэ нь компанийн дарга байдаг, гэхдээ энэ нь өөр ажилтан байж болно. Энэ тохиолдолд даргын тухай мэдээллийг протоколд заавал тусгах ёстой.
Уулзалтын эхэн үеэс эхлэн тэнд болж буй бүх үйл явдлыг сайтар тэмдэглэдэг. Түүнээс гадна үүнийг янз бүрийн аргаар хийдэг: протокол хөтлөх нь гэрэл зураг, видео бичлэг ашиглахыг үгүйсгэхгүй.
Хурал дууссаны дараа протоколд хуралдааны нарийн бичгийн дарга, дарга, түүнчлэн шаардлагатай бол оролцогчид гарын үсэг зурж, түүнд оруулсан бүх мэдээлэл үнэн зөв болохыг баталгаажуулна.
Протоколыг хэн бөглөх ёстой вэ?
Протокол боловсруулах үүрэг нь ихэвчлэн тухайн байгууллагын нарийн бичгийн дарга эсвэл хурал дээр шууд энэ үүргийг гүйцэтгэхээр томилогдсон өөр ажилтны үүрэг юм. Үүний зэрэгцээ, протоколыг хөтлөхөөр сонгосон хүн үүнийг хэрхэн, яагаад хийдэг талаар тодорхой ойлголттой байх ёстой бөгөөд протоколын баримт бичгийг бичих хамгийн бага ур чадвартай байх ёстой.
Протокол боловсруулах
Өнөөдөр хуульд хурлын тэмдэглэлийн хатуу хэлбэрийг заагаагүй тул байгууллагууд үүнийг ямар ч хэлбэрээр эсвэл компанийн нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогод батлагдсан загварын дагуу боловсруулж болно. Гэсэн хэдий ч үүнд тодорхой мэдээллийг зааж өгөх шаардлагатай:
- Баримт бичгийн дугаар;
- үүсгэсэн огноо;
- компанийн нэр;
- аж ахуйн нэгжийн бүртгэлтэй нутаг дэвсгэр;
- хуралд оролцсон хүмүүсийн нэрсийн жагсаалт (албан тушаал, овог нэр, овог нэрийг оруулаад);
- хурлын дарга, нарийн бичгийн даргын талаарх мэдээлэл;
- хэлэлцэх асуудал (өөрөөр хэлбэл шийдвэрлэх шаардлагатай асуудлууд);
- санал хураалтын баримт (хэрэв болсон бол), түүний үр дүн;
- хурлын үр дүн.
Заримдаа уулзалт эхлэх ба дуусах цагийг (минут хүртэл) протоколд оруулдаг - энэ нь ажилчдыг сахилга батжуулах, ирээдүйд ийм уулзалтад зарцуулах цагийг оновчтой болгох боломжийг олгодог.
Шаардлагатай тохиолдолд зарим нэмэлт баримт бичиг, гэрэл зураг, видео нотлох баримтыг хурлын тэмдэглэлд хавсаргаж болно. Байгаа бол хурлын тэмдэглэлд тусад нь тусгах ёстой.
Протоколыг маш болгоомжтой хадгалж, алдаа, залруулга хийхээс зайлсхийх ёстой бөгөөд үүнд найдваргүй эсвэл санаатайгаар худал мэдээлэл оруулах нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Зохицуулах байгууллага компанийн дотоод баримт бичгийг шалгаж үзэхэд ийм мөчүүд тогтоогдвол компани ноцтой шийтгэл хүлээх болно.
Протокол боловсруулах үндсэн дүрмүүд
Протоколыг дүрмээр бол нэг хувь үйлдсэн боловч шаардлагатай бол хуулбарыг хийж болно, тэдгээрийн тоо хязгаарлагдахгүй.
Баримт бичигт шууд санаачлагч, нарийн бичгийн дарга, түүнчлэн хурлын бүх гишүүд гарын үсэг зурсан байх ёстой.
Протоколыг энгийн А4 хуудсан дээр эсвэл байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр бичиж болно - гараар бичсэн эсвэл компьютер дээр бөглөсөн эсэх нь хамаагүй. Үүнийг аж ахуйн нэгжийн тамга тэмдгээр баталгаажуулах шаардлагагүй, учир нь 2016 оноос хойш хуулийн этгээдүүд баримт бичгээ баталгаажуулахдаа тамга, тэмдэг хэрэглэхгүй байх эрхтэй.
Бүрэн бөглөж, зохих ёсоор баталгаажуулсны дараа протоколыг дотоод уулзалт, хэлэлцээр, уулзалтыг бүртгэсэн бусад баримт бичгийн хамт хөтөлнө. Ач холбогдолоо алдсаны дараа түүнийг аж ахуйн нэгжийн архивт хадгалахаар илгээж, хууль тогтоомж эсвэл компанийн дотоод актаар тогтоосон хугацаанд (дор хаяж 3 жил) хадгалах ёстой бөгөөд дараа нь устгаж болно. (энэ журмыг мөн хуульд заасан журмын дагуу хатуу хийх ёстой) .
Удирдлагын бичиг баримтын дэмжлэг
Туршилт
Сонголт 4
1. Протокол, протоколын төрөл, дизайны онцлог 4
2. Илгээсэн захидал харилцааг боловсруулах 9
3. Эд хөрөнгийг данснаас хасах акт үйлдэх 11
4. Санамж бичих 12
Ном зүй 14
1. Протокол, протоколын төрөл, дизайны онцлог
Протокол нь хурал, бага хурал, коллегийн байгууллагуудын хуралдааны хэлэлцүүлэг, шийдвэрийн явцыг бүртгэсэн баримт бичиг юм.
Протоколын онцлог нь түр (хурал, хурал, хурал, комисс) болон байнгын (яам, хороодын коллеж, шинжлэх ухааны байгууллагуудын эрдмийн зөвлөл, тэргүүлэгчид) -ийн үйл ажиллагааг баримтжуулахад ашигладаг.
Протокол бэлтгэх, гүйцэтгэх ажлыг холбогдох коллегийн байгууллагын нарийн бичгийн дарга нар (ажиллах явцад нь тогтмол эсвэл сонгогддог) хариуцдаг. Протоколд тусгагдсан мэдээллийн үнэн зөвийг нарийн бичгийн дарга нь зөвлөлийн даргын хамт хариуцна. Протоколыг гар бичмэл, түүний дотор хурлын стенографи эсвэл соронзон хальсны бичлэг, түүнчлэн хуралд бэлтгэсэн баримт бичиг: хэлэлцэх асуудал, илтгэл, илтгэлийн текст эсвэл хураангуй, шийдвэрийн төсөлд үндэслэн боловсруулдаг.
Протоколын үндсэн төрлүүд:
Товч тэмдэглэл - хурлаар хэлэлцсэн асуудал, илтгэгчдийн нэрс, гаргасан шийдвэрийг тэмдэглэнэ. Хурал үйл ажиллагааны шинж чанартай байгаа тохиолдолд үүнийг хийхийг зөвлөж байна.
Протоколд зөвхөн хэлэлцсэн асуудал, гаргасан шийдвэр, илтгэгч нарын нэрсийг бичээд зогсохгүй хуралдаанд оролцогчдын илтгэл, хэлсэн үгийн агуулгыг хангалттай нарийвчлан тусгасан болно.
Стенографийн протоколыг хурлын стенографийн тайлан (стенкрипт) дээр үндэслэн эмхэтгэсэн бөгөөд асуудал бүрийг хэлэлцэж, шийдвэр гаргах үйл явцыг шууд утгаараа дамжуулдаг.
Протокол нь байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр хийгдсэн бөгөөд дараахь дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулна: байгууллагын нэр, баримт бичгийн төрөл, хурлын огноо, протоколын дугаар, протокол гаргасан газар (хуралдааны газар), гарчиг. текст, текст, гарын үсэг, танилцах виз. Протоколын бичвэрийн гарчиг нь тэмдэглэж буй үйл явдлын нэр (хурал, хуралдаан, хурал), ажлыг нь бүртгэж буй коллегийн байгууллагын нэр юм.
Протоколын текст нь танилцуулга, үндсэн гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Протоколын текстийн удиртгал хэсэгт дараахь зүйлийг зааж өгөх ёстой: үйл явдлыг бүртгэж буй үйл явдлыг хэн удирдсан; протоколыг хэн хөтөлсөн; хурлыг удирдан явуулах эрх бүхий байгууллагын бүрэлдэхүүнд багтсан албан тушаалтнаас хуралдаанд (хурал, хурал гэх мэт) байлцсан хүмүүс; байгууллагын ажилчдын дундаас эсвэл бусад байгууллагаас хуралд урьсан (шаардлагатай бол); хурлаар ямар асуудал хэлэлцэв.
Хурлын дарга, нарийн бичгийн дарга, хуралдаанд оролцсон хүмүүсийн тухай мэдээлэлд "Дарга", "нарийн бичгийн дарга", "байгаа" (хашилтгүйгээр) гэсэн үгийн дараа тус тус заасан албан тушаалтны овог, нэрийн эхний үсгийг оруулна. Байгууллагын ажилчдын дундаас хуралд нэмэлтээр уригдсан хүмүүсийн хувьд овог нэр, овог нэрээс гадна ажиллаж байсан албан тушаал, бусад байгууллагын мэргэжилтнүүдийн хувьд албан тушаал, байгууллагын нэрийг зааж өгсөн болно. Уулзалтад уригдсан хүмүүсийн талаарх мэдээллийг “Оролцогчид” эсвэл тусгай “Урилгатай” хэсэгт оруулж болно.
Уулзалт гэх мэт хамтын арга хэмжээнд ихэвчлэн олон тооны оролцогчид байдаг бөгөөд протоколын текстийн оршил хэсэгт жагсаах нь зохисгүй байдаг. Энэ тохиолдолд хуралдаанд оролцсон хүмүүсийн тусдаа жагсаалтыг гаргаж, дараа нь протоколд хавсаргана.
Протоколын "Оролцогчид" хэсэгт зөвхөн хавсаргасан жагсаалтад байгаа хүмүүсийн нийт тоог зааж өгсөн болно. "Одоо" ба "Урилга" гэсэн хэсгүүд нь протоколын бусад хэсгүүдтэй харьцуулахад онцгой ач холбогдолтой бөгөөд энэ нь хамтын арга хэмжээ зохион байгуулах хууль ёсны байдлыг харуулсан энэхүү баримт бичгийн хууль ёсны хүчинд шууд нөлөөлж байгааг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй. Эдгээр хэсгүүд нь хурлын ирц байгаа эсэхийг тусгасан, i.e. хурлын (хурал, хурал) ажлыг эхлүүлэхэд хүрэлцэхүйц, коллегийн байгууллагын гишүүдийн шаардагдах хамгийн бага тоо. Тухайн коллегийн байгууллагын хувьд нормативаар тогтоосон чуулга байхгүй (энгийн олонх буюу 2/3) хурлыг зохион байгуулах нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй, учир нь түүний шийдвэр хууль бус болно. "Дарга", "Нарийн бичгийн дарга", "Одоо", "Урилга" гэсэн үгийг хэвлэх төхөөрөмжийн тэг байрлалаас хэвлэж, 2-р байрлалаас зураас тавьж, нэрлэсэн тохиолдолд овог нэрийг бичиж, дараа нь эхний үсгийг байрлуулна. Оролцсон болон уригдсан хүмүүсийн нэрсийг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар байрлуулж, 1 мөр хоорондын зайтайгаар хэвлэв.
Хуралдаанаар хэлэлцсэн асуудлуудыг ХӨТӨЛБӨРИЙН ХӨТӨЛБӨР хэсэгт оруулав. Хэвлэх төхөөрөмжийн тэг байрлалаас ХӨТӨЛБӨР гэдэг үгийг хоёр цэгээр хэвлэнэ. Хэлэлцэх асуудлуудыг дугаарласан. Шинэ асуулт бүрийг хүснэгтийн 1-р байрлалаас хэвлэнэ. Асуултуудыг байрлуулах дарааллыг тэдгээрийн ач холбогдлын зэрэглэлээр тодорхойлно. Хэлэлцэх асуудлын томъёоллыг угтвар үгээр эхлэх ёстой (тухай), албан тушаалын гарчиг, илтгэгчийн овог нэр, овог нэр. Протоколын текстийн үндсэн хэсэг нь хэлэлцэх асуудлын дагуу бүтэцлэгдсэн байна. Хэлэлцэх асуудал тус бүрийн хэлэлцүүлгийн бичлэгийн бүтцийг дараах схемийн дагуу явуулдаг: ТЭД СОНССОН ЯРИА ШИЙДВЭЛ (ШИЙДВЭРЛэв). Эдгээр үгсийг том үсгээр бичсэн. СОНССОН гэдэг үгийн өмнө хэлэлцэх асуудлын дугаар, араас нь хоёр цэг тавина. Илтгэгчийн овог нэрийг хэвлэх төхөөрөмжийн 1-р байрлалаас нэрлэсэн тохиолдолд хэвлэсэн; Овогынхаа дараа тэд эхний үсэг, дараа нь зураас тавьж тайлангийн агуулгыг шууд ярианы хэлбэрээр том үсгээр бичнэ. Хэрэв илтгэлийн (ярианы) текстийг сийрүүлсэн буюу илтгэгч бичгээр танилцуулсан бол зураасны дараа "Итгэлийг хавсаргав" гэж том үсгээр (хашилтгүйгээр протоколд) бичнэ.
Илтгэлийн хэлэлцүүлгийн өмнө илтгэгчид асуулт тавьж болох бөгөөд хариултын хамт СОНССАН хэсэгт багтсан болно. Асуулт бүрийг бичихийн өмнө түүний зохиогчийн овог нэр, албан тушаалыг зааж, зураас тавина. Асуултын агуулгыг шууд ярианы хэлбэрээр том үсгээр бичнэ. Хариултыг томъёолохын өмнө "Хариулт" гэсэн үгийг (хашилтгүй протоколд) бичиж, зураас тавьж, хариултыг шууд ярианы хэлбэрээр бичнэ үү. Илтгэлийн хэлэлцүүлгийн явцыг ИЛТГЭГЧИД хэсэгт тусгасан болно. SPOKE гэдэг үгийн ард хоёр цэг тавина. Илтгэгчийн овог нэрийг хэвлэх төхөөрөмжийн 1-р байрлалаас нэрлэсэн үсгээр бичиж, дараа нь илтгэгчийн эхний үсэг, байрлалыг зааж, зураас тавьж, ярианы агуулгыг шууд бус ярианы хэлбэрээр том үсгээр хэвлэнэ. .
Батлагдсан шийдвэрийг ШИЙДСЭН (ШИЙДСЭН) хэсэгт оруулсан болно. Хэрэв хэд хэдэн шийдэл байгаа бол тэдгээрийг араб тоогоор цэгээр дугаарлана. Дүрмээр бол шийдвэр бүрт түүнийг хэрэгжүүлэх үүрэг хүлээсэн хүний албан тушаал, овог нэр, овог нэр, овог нэр, гүйцэтгэх эцсийн хугацааг тусгасан болно. Хамтран гаргасан шийдвэр нь ихэвчлэн санал хураалтыг шаарддаг. Энэ тохиолдолд ШИЙДСЭН хэсгийн дараа “Санал өгсөн” буюу “Саналаа өгсөн” (хашилтгүй протоколд) гэж зааж, санал нэгтэй буюу дэмжсэн..., эсрэг..., түдгэлзсэн байна. ..
Практикт асуудлыг хэлэлцэх явцын нарийвчилсан бүртгэл шаардлагагүй тохиолдолд протоколын товчилсон болон богино хэлбэрийг ихэвчлэн ашигладаг. Товчилсон протоколд хүрэлцэн ирсэн буюу уригдсан хүмүүсийн жагсаалтын дараа хэлэлцэх асуудлын дарааллын дугаарыг зааж, илтгэлийн гарчгийг хэвлэнэ. Илтгэлийн гарчгийн (хэлэлцэх асуудлын) сүүлийн мөрийг доогуур зурж, илтгэгчдийн нэрсийг илтгэх дарааллаар нь мөрний доор (хаалтанд) хэвлэсэн байна. Тайлан бүрийн гарчиг нь протоколын шийдвэр эсвэл тогтоолоор төгсдөг. Богино хэлбэрийн протокол нь зөвхөн авч үзсэн асуудал, гаргасан шийдвэрийг заана. Протоколын текстийн үйл ажиллагааны хэсэг нь аливаа баримт бичгийг батлах тухай заалтыг агуулж болно. Энэ тохиолдолд батлагдсан баримт бичгийг протоколд хавсаргасан бөгөөд түүний дугаар, огнооны холбоостой байна. Практикт протоколоос хандалт хийх шаардлагатай байдаг. Протоколын хуулбар нь дараахь мэдээллийг агуулна.
Протоколын толгой хэсгийн бүх дэлгэрэнгүй мэдээлэл: байгууллагын нэр, баримт бичгийн төрлийн нэр (МИНОТОЛТЫН ХАНДЛАГА), огноо (хуралдааны огноо), протоколын дугаар (хуралдааны серийн дугаар), бэлтгэсэн газар ( хурлын газар);
текстийн гарчиг;
Протоколын текстийн оршил хэсгийн бүх дэлгэрэнгүй мэдээлэл: "Дарга", "нарийн бичгийн дарга", "байгаа", "урьсан хүмүүс", "ХӨТӨЛБӨР";
Протоколын текстийн үндсэн хэсгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл: "СОНССАН", "ШИЙДСЭН", "Саналаа өгөх";
Протоколын албан ёсны хэсгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл: "Дарга", "нарийн бичгийн дарга" гэсэн үгсийг багтаасан "гарын үсэг", дарга, нарийн бичгийн даргын овог нэр, хувийн гарын үсэг (хувийн гарын үсэггүй, учир нь хуулбар, дүрмээр бол эх хувьтай гарын үсэг зурдаггүй. гарын үсэг, гэхдээ нарийн бичгийн дарга баталгаажуулсан); хуулбарыг баталгаажуулсан тухай тэмдэглэл.
Тиймээс зөвхөн сонирхсон албан тушаалтнуудын анхаарлыг татах шаардлагатай элементүүдийг протоколын агуулгаас авсан болно. Тогтсон баримт, үйл явдлыг батлахын тулд хэд хэдэн хүн акт гаргадаг. Аж ахуйн нэгж, түүний бүтцийн нэгж, бие даасан албан тушаалтнуудын үйл ажиллагаанд хийсэн шалгалтын үр дүнд үндэслэн хэргийг хүлээн авах, шилжүүлэх, устгах баримт бичгийг бэлтгэх, объектыг ашиглалтад оруулах үед акт боловсруулдаг.
Өмчлөлийн хэлбэрээс үл хамааран олон байгууллагад хурал болдог. Тэдэн дээр ажилчид, менежерүүд чухал мэдээлэл солилцож, шийдвэр гаргадаг. Арга хэмжээг үр дүнтэй болгохын тулд хурлын тэмдэглэлийг бүрдүүлдэг. Энэ баримт бичгийн загвар нь байгууллагуудад ойролцоогоор ижил байна. Дүрмүүдийг доор тайлбарлав.
Уулзалтын төрлүүд
Хэрэв та бэлтгэл хийхгүй бол эдгээр үйл явдлууд буруу болж магадгүй юм. Энэ функц нь менежерт хамаарна. Тэрээр үйл явдлын мөн чанарыг тодорхойлох ёстой. Мэргэжилтнүүд хэд хэдэн төрлийн уулзалтуудыг ялгадаг.
- Ажилчдад мэдлэг олгох, ур чадвараа дээшлүүлэх зорилготой сургалт (хурал).
- Мэдээллийн. Энэхүү арга хэмжээ нь мэдээллийг нэгтгэн дүгнэж, шинээр гарч ирж буй асуудлын талаархи янз бүрийн үзэл бодлыг судлах шаардлагатай.
- Тайлбар. Ийм уулзалтаар менежерүүд ажилчдад хэрэгжүүлж буй эдийн засгийн бодлогын зөв гэдэгт итгүүлдэг.
- Асуудалтай. Энэхүү арга хэмжээ нь өнөөгийн тулгамдсан асуудлыг шийдвэрлэх арга зүйг боловсруулах зорилготой юм.
Ямар ч төрлийн уулзалтыг баримтжуулсан байх ёстой. Энэ нь үүнийг чадварлаг, зохион байгуулалттай явуулах боломжийг олгодог.
Бэлтгэл
Хурал үр дүнтэй болохын тулд ахлах ажилтнууд дараах дүрмийг мэддэг байх шаардлагатай.
- Та сэдэв болон хүссэн үр дүнг тодорхой тодорхойлох хэрэгтэй. Энэ нь зохион байгуулалттай арга хэмжээ авах боломжийг олгоно.
- Хэлэлцэх асуудлыг сайтар боловсруул. Асуудлыг авч үзэх дарааллыг тогтоох шаардлагатай. Үүний зэрэгцээ хялбар асуултуудаас эхэлж, илүү төвөгтэй асуултууд руу шилжих нь дээр.
- Оролцогчдыг хэлэлцэх баримтуудтай танилцах шаардлагатай. Үүнийг хурлын өмнө хийх нь дээр.
- Оролцох хүмүүст урилга урьдчилан илгээх ёстой. Хэрэв зарим нь асуудлыг шийдвэрлэхэд тусалж чадахгүй ч үйл явдлын үр дүнг мэдэх шаардлагатай бол тэдэнд протокол өгөх шаардлагатай.
- Уулзалтын газрыг зорилгоос нь хамааруулан сонгох хэрэгтэй. Бизнесийн орчныг бүрдүүлэхэд иргэдийг байрлуулах нөхцөл чухал.
Эдгээр нюансууд нь уулзалтад бэлтгэх үндсэн суурь юм. Тэднийг дагаж мөрдвөл арга хэмжээ үр дүнтэй, зохион байгуулалттай явагдана.
Хурлын тэмдэглэл яагаад шаардлагатай вэ?
Байгууллага бүр тогтмол хуралддаг. Энэ төрлийн арга хэмжээ нь олон тулгамдсан асуудлуудыг шийдвэрлэх, нарийн төвөгтэй асуудлаар цаг тухайд нь шийдвэр гаргах, компанийн хөгжлийн стратегийг бий болгоход тусалдаг. Ихэнхдээ уулзалтыг протоколд тэмдэглэдэггүй бөгөөд үүнийг норм гэж үздэг. Удирдлага нь бичлэг хийх үйл ажиллагааны жагсаалтыг бие даан тодорхойлж болно. Тэд мөн энэ шаардлагагүй газрыг тогтоодог.
Протоколын гол зорилго нь хурал дээр хэлсэн бүх асуулт, даалгавар, санал бодлыг бичгээр тэмдэглэж, хамтарсан шийдвэр гаргахад оршино. Хамгийн сайн хэлбэр нь нарийвчилсан протокол гэж тооцогддог. Ихэнхдээ ийм баримт бичгийг компанийн ирээдүйн хөгжилд нөлөөлөх үйл явдлуудад ашигладаг. Түүнчлэн аж ахуйн нэгж, төрийн байгууллагын ажилтнуудтай хийсэн уулзалтын агуулгыг бүртгэх шаардлагатай. Төрөл бүрийн арга хэмжээний жишээ уулзалтын протокол нь ижил төстэй бөгөөд зөвхөн бага зэргийн ялгаа байдаг.
Арчилгаа
Хурлын тэмдэглэлийг аж ахуйн нэгжийн дарга хөтөлдөг. Гэхдээ энэ үүргийг өөр ажилтан гүйцэтгэж болно. Энэ үйл явдлын өмнө нарийн бичгийн даргад уригдсан хүмүүсийн жагсаалт, асуултын ойролцоо жагсаалтыг өгдөг. Оролцогчид тайлангийн хураангуйг өгдөг. Энэ нь баримт бичгийн төслийг боловсруулах ажлыг хурдасгахын тулд баримт бичгийн загварыг бэлтгэх боломжийг олгоно. Ийм арга хэмжээний хурлын протоколын жишээ бүх аж ахуйн нэгжүүдэд ижил төстэй байдаг.
Оролцогч олон байгаа тохиолдолд гарч ирсэн хүмүүсийн овог нэрийг бүтэн бичсэн бүртгэлийн хуудас хийх нь дээр. Хуралдааны эхэнд нарийн бичгийн дарга хуралдаанд оролцсон хүмүүсийн жагсаалтыг батална. Мэдээллийг нарийн бичгийн дарга арга хэмжээний үеэр тэмдэглэж авдаг. Бүртгэлийн нарийвчлалыг сайжруулахын тулд дуут бичлэгийг ашигладаг. Бүх үгсийг дижитал зөөвөрлөгч дээр бичиж, дараа нь протоколыг эцэслэн боловсруулахад хуулбарлана.
Хуралд олон оролцогчид байвал 2 нарийн бичгийн даргыг протокол хөтлөхийг урьж байна. Энэ төрлийн ажил нь үйл явдал хойшлогдсон тохиолдолд үйл явцыг хурдасгадаг. Хурлын сэдэвтэй холбоогүй хариулт, тайлбар, тайлбарыг баримт бичгийн агуулгад оруулаагүй болно. Протоколд илтгэлийн ерөнхий утга, асуулт, саналыг тусгасан болно. Менежерээс ажилчдад өгсөн шийдвэр, зааврыг үнэн зөв бүртгэдэг.
Хэрэв менежерт үнэн зөв мэдээлэл хэрэгтэй бол тэр хариуцагчаар гарын үсэг зурсан тайланг шаардаж болно. Хуралдаанаар ерөнхийдөө нөхцөл байдлын талаар хэлэлцдэг тул дэлгэрэнгүй тэмдэглэл хөтлөх шаардлагагүй. Үүний үр дүнд протоколд хурлын явц: хэлэлцсэн сэдэв, асуудал, шийдвэрүүд орно. Заримдаа менежерүүд бүх хэллэгийг үгчлэн бичихийг шаарддаг. Энэ нь үйл ажиллагааны олон асуудлыг шийддэг орчин үеийн байгууллагуудын хурал дээр тохиолддог.
Чимэглэл
Уулзалт? Дээж нь баримт бичигт тусгах ёстой үндсэн мэдээллийг агуулна. Төрийн байгууллагуудад протоколыг тусгай маягтын үндсэн дээр хөтөлдөг. Хурлын тэмдэглэлийн ердийн хэлбэр нь дараахь зүйлээс бүрдэнэ.
- Заавал дэлгэрэнгүй мэдээлэл (огноо, тоо, компанийн нэр, үйл явдлыг харуулсан баримт бичгийн төрөл, байршил).
- Оролцогчдын нэрсийн жагсаалт (бүтэн нэр, албан тушаал). Ирсэн хүн бүр гарын үсэг зурдаг ирцийн хуудсыг ашиглаж болно.
- Хэрэв арга хэмжээнд бусад байгууллагын хүмүүс оролцсон бол тэдгээрийг "Урилга" хэсэгт оруулах ёстой.
- Гол хэсэг. Энэ нь 3 хэсгээс бүрдэнэ: сонссон (илгчдийн овог нэр, байр суурь, илтгэлийн сэдэв, мөн чанарын танилцуулга), ярьсан (асуулт асууж буй эсвэл тайлбар өгсөн хүний овог нэр, албан тушаал), шийдсэн (менежер заавар, шийдвэр гаргадаг) ногдуулсан, даалгавруудыг гүйцэтгэх эцсийн хугацааг тогтоосон).
- Төгсгөлд нь нарийн бичгийн дарга, менежер гарын үсэг зурна. Тамга хэрэггүй.
Энэхүү жишээ протоколыг ашиглан та эрх бүхий баримт бичгийг боловсруулж болно. Хурлын явцыг хянахын тулд дугаарласан байх ёстой. Эцсийн баримт бичгийг уулзалтын дараа хэсэг хугацааны дараа бэлтгэдэг. Энэ нь хэдэн цаг, хэдэн өдөр ч шаардагдах бөгөөд энэ бүхэн мэдээллийн хэмжээнээс хамаарна.
Захиралтай хийсэн уулзалтын жишээ протокол нь түүнгүйгээр хийсэнтэй яг ижил байна. Дараа нь баримт бичгийг үйл явдлыг хариуцсан даргад гарын үсэг зурахаар өгнө. Протоколыг сонирхогч этгээдэд илгээх эсвэл жүжигчдэд зориулсан зааварчилгаа бүхий албан ёсны мэдэгдлийг бий болгодог.
Хэрэв техникийн хурлын тэмдэглэлийг боловсруулж байгаа бол түүний дээж нь энэ үйл явдлын тодорхой нюансуудыг агуулж болно. Гэхдээ ерөнхийдөө оролцогчдын хэлэлцэж буй гол мөн чанар, тулгамдсан асуудал, асуудлыг агуулсан байх ёстой. Өгүүлэлд үзүүлсэн семинарын жишээ протокол нь энэхүү баримт бичгийг бэлтгэхэд үлгэр жишээ болж чадна.
Үйл ажиллагааны хурал
Энэхүү арга хэмжээ нь дараахь онцлог шинж чанартай.
- Тодорхой давтамж, жишээлбэл, долоо хоног бүр.
- Одоо байгаа хүмүүсийн тодорхой бүрэлдэхүүн.
- Үүнтэй төстэй сэдэв, асуултууд.
- Богино хугацаа.
Үйл ажиллагааны хурлын протоколын загвар нь ердийн арга хэмжээнийхтэй адил байна. Зөвхөн нарийн бичгийн дарга эхлээд ажлын алгоритм, хэлэлцэх асуултуудтай танилцдаг. Энэ нь баримт бичиг дээр ажиллах ажлыг хурдасгадаг, учир нь ихэнх нь урьдчилан бүрдүүлдэг. Протоколыг хурдан бэлтгэж, баримт бичгийг нэн даруй удирдлагад гарын үсэг зурахаар шилжүүлнэ.
Хадгалах
Протоколыг хадгалах асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд нарийн бичгийн дарга нь байгууллагын дотоод баримт бичигтэй танилцах шаардлагатай. Энэ нь тухайн аж ахуйн нэгжийн онцлогоос хамаарна. ХК-ийн ТУЗ болон хувьцаа эзэмшигчдийн хуралтай холбоотой баримт бичгүүдийг байнга хадгалдаг. Протоколуудыг тухайн байгууллагын одоогийн байгууллагын байршилд үлдээдэг. Хурлын баримт бичгүүдийг ихэвчлэн 3, 5 жил хадгалж, дараа нь зааврын дагуу архивлаж устгадаг.
Дүгнэлт
Хурлын тэмдэглэл нь оролцогчдод хэлэлцэх асуудлыг санаж, даалгавраа цаг тухайд нь гүйцэтгэх боломжийг олгодог. Одоо энэ баримт бичгийг шуурхай бэлтгэх, түгээх цахим нөөц бий. Тиймээс нарийн бичгийн дарга сонирхогч талуудад протоколын хувилбарыг танилцуулах нь тохиромжтой байх болно.
Үүссэн асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд хурал, чуулган, хурал, хурал зохион байгуулах шаардлагатай байна.
Хуралдааны явцыг бүхэлд нь бүртгэж, гаргасан шийдвэрийг гаргахын тулд протокол ашигладаг.
Хурлын тэмдэглэл
Хурал хийхээс өмнө тавьсан асуудлын талаар шаардлагатай мэдээллийг цуглуулж, оролцох субъектуудын хүрээг тодорхойлох шаардлагатай. Эдгээр хүмүүст хурлын газар, цагийг мэдэгдэх, түүнчлэн хуралд оролцсон бүх хүмүүст тавьсан асуудалтай танилцах ёстой.
Протоколыг зөв хөтлөхийн тулд түүнийг бэлтгэх үүрэгтэй хүнийг урьдчилан томилох шаардлагатай. Энэ тохиолдолд томилогдсон хүн бичгийн хэлтэй, мэдээллийг хурдан бичих чадвартай байх шаардлагатай. Мэдээллийг цахим машин ашиглан болон хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр тусгах замаар бүртгэж болно. Хэрэв протокол цахим хэлбэрээр хийгдсэн бол хурлын төгсгөлд түүнийг хэвлэж, танилцаж, гарын үсэг зурахад хүрэлцэн ирсэн бүх хүмүүст өгөх ёстой.
Хурал эхлэхээс өмнө протокол хөтөлж буй нарийн бичгийн даргад хуралдаанд оролцсон хүмүүсийн нэрсийн жагсаалт, тэдний байр суурь, оролцогч тус бүрээс гаргасан асуудлын шийдлийн төсөл эсвэл хурлын асуудлаарх диссертацийг танилцуулах шаардлагатай. Энэхүү баримт бичиг нь нарийн бичгийн даргад протоколд илүү үнэн зөв, бүрэн мэдээлэл оруулахад тусална.
Протоколын агуулга
Дүрмээр бол протокол нь толгой, танилцуулга, үндсэн гэсэн гурван хэсгээс бүрдэнэ.
- байгууллагын нэр (бүтэн болон товчилсон);
- баримт бичгийн нэр;
- энэ протоколыг боловсруулсан дугаар, огноо, газар. Бэлтгэл хийх өдөр нь үргэлж хурлын огноо байх ёстой.
Танилцуулга хэсэгт хуралдааны нарийн бичгийн дарга, хуралдааны гишүүдээс сонгогдсон даргыг зааж, хэлэлцэх асуудлыг тусгасан болно. Дарга нь ихэвчлэн байгууллагын дарга эсвэл бүтцийн нэгжийн дарга байдаг. Дараа нь цагаан толгойн үсгийн дарааллаар хуралд оролцсон бүх хүмүүсийг байр сууриа илэрхийлж тусгана.
Хуралдаанд олон тооны хүмүүс оролцсон бол тэдгээрийг протоколд тусгаагүй, харин түүний хавсралтад заадаг бөгөөд үүнийг ирцийн хуудас гэж нэрлэдэг. Уулзалтад ирсэн хүн бүрийн гарын үсгийг нэр бүрийн хажууд тавихыг зөвлөж байна. Ерөнхий протоколд зөвхөн хуралд оролцсон нийт хүмүүсийн тоог заана.
Үндсэн хэсэг нь:
- хурлаар хэлэлцсэн асуудал;
- мессеж, санал, илтгэлтэй ярьж буй хүмүүс (илгэгчийн овог нэр, илтгэлийн гарчиг, протоколын бүрэн хэлбэрийг хадгалсан бол илтгэлийн үндсэн заалтуудын товч хураангуйг зааж өгсөн болно);
- хэлэлцэж буй асуудлаар гаргасан шийдвэрүүд.
Орчин үеийн менежментийн практикт хурлын тэмдэглэлийг бэлтгэх нь янз бүрийн түвшний менежерүүдийн удирдлаган дор хурлын ажлыг баримтжуулах шаардлагатай байдаг. Хурал, хурал, семинарын үйл ажиллагааг бүртгэхэд протоколд мөн ашиглагддаг. Хуралдааны тэмдэглэлийг боловсруулахад шаардлагатай бүх дүрмүүд болон дээжийг манай нийтлэлд дэлгэрэнгүй авч үзэх болно.
Энэ нийтлэлд та унших болно:
- Байгууллагын хурлын тэмдэглэл яагаад чухал вэ?
- Уулзалтын протоколын аль хэлбэр нь илүү тохиромжтой вэ?
- Төлөөлөн удирдах зөвлөлийн хурлын тэмдэглэлд ямар нюансууд багтсан бэ?
- Та хурлын тэмдэглэлийн ямар хэлбэрийг ашиглах ёстой вэ?
- Хурлын тэмдэглэл хэрхэн боловсруулагддаг вэ?
- Хурлын тэмдэглэл бөглөх жишээг хаанаас олох вэ
- Хурлын тэмдэглэлийг хаана хадгалахыг зөвлөдөг вэ?
Яагаад танд хурлын тэмдэглэл хэрэгтэй байна вэ?
Хамтарсан удирдлагын үйл ажиллагааны үр дүнд үндэслэсэн протокол нь асуудал, гаргасан шийдвэрийн өмнөх хэлэлцүүлгийг баримтжуулах шаардлагатай.
Түншүүдээ яаралтай шалгаарай!
Та үүнийг мэдэх үү Шалгахдаа татварын албаныхан эсрэг талын сэжигтэй баримттай зууралдаж болно? Тиймээс хамтран ажилладаг хүмүүсээ шалгах нь маш чухал юм. Өнөөдөр та түншийнхээ өмнөх шалгалтын талаар үнэ төлбөргүй мэдээлэл авах боломжтой бөгөөд хамгийн чухал нь илэрсэн зөрчлийн жагсаалтыг хүлээн авах боломжтой!
18-р зууны эхэн үеэс гэрийн ажлын албаны ажилд хурлын тэмдэглэл хөтлөх арга барил бий болсон. Тэгээд шийдвэр гаргахаасаа өмнө анх удаагаа асуудлыг хэлэлцэж эхэлсэн. Түүхийн хувьд протокол нь:
– мэдээллийн баримт бичиг (хэлэлцүүлгийн явцыг баримтжуулсан);
– захиргааны баримт бичиг (хэлэлцүүлгийн үр дүнд үндэслэн гаргасан шийдвэрийг засах).
Орчин үеийн менежментийн практикт протокол гаргах нь янз бүрийн түвшний менежерүүдийн удирдлаган дор хуралдсан үйл ажиллагааг баримтжуулах боломжийг олгодог. Хурал, хурал, семинарын үйл ажиллагааг бүртгэхэд протоколд мөн ашиглагддаг.
Протокол гаргах шаардлагатай байгаа шийдвэрийг хурал дээр томилсон менежер гаргадаг. Хэрэв хурлын үеэр өмнө нь гаргасан шийдвэрийг тодруулах талаар тодорхой асуудлаар ажилчдад мэдээлэх талаар ярилцах юм бол хурлын тэмдэглэл хөтлөх шаардлагагүй байж магадгүй юм. Гэхдээ үйл ажиллагааны хурал дээр протокол бэлтгэх шаардлагатай байж болно. Энэ тохиолдолд оролцсон хүмүүсийн бүрэлдэхүүн, санал, саналын талаархи мэдээллийг бүртгэнэ.
Хуралдаанаар баталсан хэлэлцээрийн хэрэгжилтэд хэрхэн хүрэх вэ
Александр Шувалов,Москва дахь Туле центр компанийн ерөнхий захирал
Эрхтэй ч гэсэн хурлын зохион байгуулалт, тогтоосон дүрэм журам, хэлэлцэх асуудал, бүтээлч итгэл үнэмшлийг дагаж, шаардлагатай үр дүн нь үргэлж хангагддаггүй - компани нь уулзалт хэзээ ч болоогүй юм шиг үндсэн өөрчлөлтийг хэрэгжүүлж чадахгүй байна. Энэ асуудал ажилчдын залхуугаас үүдэлтэй биш. Хурал дээр тохиролцоог бүртгээгүй ноцтой асуудал байдгийг санах хэрэгтэй.
Тиймээс хурлын дараа гарсан заавар, шийдвэрүүд зүгээр л гацаж байна. Олон хүмүүс бид бүх мэдээллийг өдрийн тэмдэглэлд тэмдэглэдэг гэж маргахад бэлэн байна. Гэхдээ ажилтан ямар нэг зүйлийг "мартсан", бүртгээгүй, төөрөгдүүлсэн тохиолдол маш түгээмэл байдаг. Уулзалтын дараа хүн хурал дээр яригдсан мэдээллээ мартдаг.
Тиймээс хурлын тэмдэглэл хөтлөх нь миний хувьд дадал, заавал дагаж мөрдөх дүрэм болоод удаж байна. Энэ зорилгоор нарийн бичгийн дарга зохих курст хамрагдсан. Бид архивтаа бүх хурлын тэмдэглэл хөтөлдөг.
Уулзалтын дараа та бүх ажилчдад зааварчилгааг сануулах хэрэгтэй - имэйлээр эсвэл CRM систем дэх оруулгууд болон компанид ашигладаг бусад програмууд.
Би хурлын тэмдэглэлийг тусгай маягт дээр хөтлөх шаардлагатай юу?
Оффисын менежментийн талаархи уран зохиолд хурлын тэмдэглэлийг нийтлэг маягтаар бүрдүүлдэг мэдэгдэл байдаг. Гэсэн хэдий ч протокол болон бусад баримт бичгийг бүрдүүлэх ерөнхий маягтыг бүх компаниуд ашигладаггүй. Юуны өмнө үүнийг төрийн эрх баригчид болон орон нутгийн засаг захиргаа ашигладаг. Үнэн хэрэгтээ, зохицуулалтын эрх зүйн актуудын дагуу эдгээр байгууллагууд төрийн сүлд (ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн төрийн сүлд, эсвэл хотын аж ахуйн нэгж) дүрс бүхий маягтыг хэвлэх хэлбэрээр ашиглах ёстой. Бусад байгууллага хурлын тэмдэглэлд маягт бэлтгэх аргыг бие даан сонгох эрхтэй.
Хэрэв компани хурлын тэмдэглэлийн хэвлэмэл маягттай ажилладаггүй бол компьютержсэн маягтын загварыг сонгох нь зүйтэй - захидал, заавар, тушаал, санамж бичиг, тэмдэглэл гэх мэт тодорхой төрлийн маягттай ажиллах нь илүү тохиромжтой. баримт бичгийн төрөл.
Энэ тохиолдолд ерөнхий маягт шаардлагагүй. Маягтын загваруудыг боловсруулахын тулд 6.30-2003 стандартын "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага" ("Баримт бичгийн маягтанд тавигдах шаардлага" 4-р хэсэг).
Хурлын тэмдэглэлийг хэрхэн бүрдүүлэх вэ
1) Протоколын толгой хэсэг. Энэ нь дараах дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулна.
- байгууллагын бүтэн нэр;
– баримт бичгийн төрөл (ПРОТОКОЛ);
- дугаар, огноо;
- протокол үйлдсэн газар;
- текстийн гарчиг.
Эрх зүйн маягтын хамт байгууллагын нэрийг заавал зааж өгөх ёстой. Энэ нь байгууллагын албан ёсны нэртэй тохирч байх ёстой (тухайн байгууллагын дүрэм, дүрэмд заасан). Мөн хууль эрх зүйн хэлбэрийг товчилсон хэлбэрээр биш бүрэн эхээр нь зааж өгөх шаардлагатай.
- Борлуулалтын сургалт: Эхлэхээсээ өмнө юу мэдэх хэрэгтэй вэ
Хэрэв компани албан ёсоор бүртгэгдсэн товчилсон нэртэй бол бүтэн нэрний доор мөрөнд хаалтанд бичиж болно. Хэрэв компани нь дээд байгууллагатай бол баримт бичгийг бүрдүүлж буй байгууллагын нэр дээр сүүлчийнх нь нэрийг зааж өгсөн болно (товчилсон хэлбэрээр санал болгож байна).
Жишээлбэл:
нийтийн корпораци
"Хэвлэл түгээх, боловсруулах, цуглуулах" агентлаг
("Rospechat" агентлаг ХК)
"Шинэ технологи" хаалттай хувьцаат компани
Протоколын огноо нь хурлын өдөр юм. Хэрэв хурлын үргэлжлэх хугацаа хэдэн өдөр байсан бол хурлын эхнээс дуусах хүртэлх хугацааг протоколын огноонд (зөвхөн протоколд гарын үсэг зурсан өдрөөр хязгаарлагдахгүй) зааж өгсөн бөгөөд үүнийг хэд хэдэн удаа боловсруулж болно. хурлын дараа хэд хоногийн дараа).
Протоколыг хуанлийн жилийн дотор дугаарласан тул протоколын дугаарыг (индекс) хурлын серийн дугаараар илэрхийлнэ. Компанийг бүрдүүлдэг протоколын бүлэг бүрт тус тусад нь хуваарилдаг - Тамгын газрын хурлын тэмдэглэл, хувьцаа эзэмшигчдийн хурлын тэмдэглэл, хөдөлмөрийн багийн хурлын тэмдэглэл, техникийн зөвлөлийн хурлын тэмдэглэлийг тусад нь дугаарлана.
Эмхэтгэсэн газар - хурал нь компанийн байршилд бус өөр орон нутагт болж байгаа тохиолдолд түүний заалт чухал ач холбогдолтой. Эмхэтгэх газрыг засаг захиргаа-нутаг дэвсгэрийн хуваарийг харгалзан зааж өгсөн бөгөөд зөвхөн нийтээр хүлээн зөвшөөрсөн товчлолыг зөвшөөрнө.
Текстийн гарчиг нь протоколд коллегийн үйл ажиллагааны төрөл (хурал, бага хурал, хуралдаан гэх мэт) болон эцэг эхийн тохиолдолд коллегийн байгууллагын нэрийг тусгасан болно. Жишээлбэл, хөдөлмөрийн хамтын нийгэмлэгийн хурал эсвэл бүтцийн нэгжийн дарга нарын хурал.
Толгойн хэсгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг өнцгийн болон уртын дагуу байрлуулж болно. Тохиромжтой сонголтыг сонгох эрх нь компанид үлддэг.
2) Текстийн оршил хэсэг. Гарчгийн дараа хурлын дарга, нарийн бичгийн даргын нэр, овог нэрийг оруулна. Протоколд даргалагч нь хурлыг удирдаж буй албан тушаалтан бөгөөд орон тооны хүснэгтийн дагуу түүний албан тушаалыг бичвэрт заагаагүй гэдгийг анхаарах хэрэгтэй.
Нарийн бичгийн дарга нь хурлыг зохион байгуулах, үйл ажиллагааг нь баримтжуулах, тэмдэглэл үйлдэх, бүрдүүлэх үүрэгтэй. Хурлын нарийн бичгийн дарга нь албан тушаалын нарийн бичгийн дарга байх албагүй. Эцсийн эцэст, ажилтны энэ ажлын хариуцлага нэмэлт байж болно. Хэрэв байнга хийж байгаа бол ажлын байрны тодорхойлолтоор зохицуулах шаардлагатай. Энэ ажлыг нэг удаагийн даалгавраар гүйцэтгэсэн тохиолдолд менежер ажилтанд даалгана.
Дарга - Панков Ю.П.
Нарийн бичгийн дарга – Егорова Д.Л.
Одоо: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Лунков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.
Уригдсан: 15-р ХК-ийн гүйцэтгэх захирал Шувалов Т.Б., ХК-ийн 14-р СМУ-ийн санхүүгийн захирал Османова М.Т.
"Танилцуулсан" гэсэн үгийн дараа бид цагаан толгойн үсгийн дарааллаар хуралд оролцож буй компанийн албан тушаалтнуудын овог нэрийг бичнэ. Тухайн байгууллагын албан тушаалтныг хуралд оролцохыг урьсан бол албан тушаалыг нь заалгүй цагаан толгойн үсгийн дарааллаар (овог нэр, эхний үсэг) “Урилгатай” хэсэгт бичнэ. Хуралдаанд бусад байгууллагын төлөөлөл оролцохдоо албан тушаал, аж ахуйн нэгжийн нэрийг мөн зааж өгөх шаардлагатай.
Уулзалтад оролцогчид болон уригдсан хүмүүсийн жагсаалтыг нэг мөр хоорондын зайтайгаар хэвлэв. Дараа нь хоосон мөр үлдээж, хэлэлцэх асуудлыг нэг мөр хоорондын зайд хэвлэнэ. Текстийн үндсэн хэсгийг 1.5 мөр хоорондын зайтай хэвлэдэг заншилтай.
- Үйлчилгээний гэрээ: дээж, ердийн алдаа
Оролцогчдын жагсаалтыг гаргах нь нарийн бичгийн даргын үүрэг юм. Жагсаалтыг менежерийн зааврын дагуу урьдчилан эмхэтгэсэн. Энэхүү жагсаалтыг албан тушаалтнуудын бодит боломжоос хамааран арга хэмжээ болох өдөр тохируулна.
Өргөтгөсөн (15-аас дээш хүний оролцоотой) эсвэл байнгын ажиллагаатай коллежийн хурлын тэмдэглэлийг боловсруулсан бол оролцогчдын нэрийг жагсаадаггүй, харин нийт тоог нь зааж өгсөн болно. Энэ тоо хэмжээг бүртгэлийн мэдээлэлд үндэслэн тодорхойлно - энэ тохиолдолд бүртгэлийн жагсаалтыг протоколын хавсралтад оруулсан болно. Энэ тохиолдолд хурлын тэмдэглэлд дараахь мэдээллийг тусгасан болно.
Одоо: 19 хүн (жагсаалтыг хавсаргав).
Протоколын оршил хэсэгт хэлэлцэх асуудлыг заана. Хэлэлцэх асуудлын агуулгыг хурлыг томилсон удирдагч тодорхойлж, түүнийг явуулах асуудлыг хариуцна. Хэрэв энэ баримт бичгийг хурлын өмнө тараасан бол түүнээс авсан мэдээллийг протоколд шилжүүлэх ёстой.
- Аж ахуйн нэгжийн эргэлтийн хөрөнгө: үзэл баримтлал, удирдлага, дүн шинжилгээ
Хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад тус арга хэмжээний үеэр хэлэлцэх асуудлууд, илтгэгч нарын нэрс, эдгээр асуудлыг хэлэлцэх дарааллыг тодорхой зааж өгсөн болно.
Протоколд зүйл бүрийн эхний үсэг, илтгэгчийн овог нэрийг зааж өгөх ёстой.
Хэлэлцэх асуудал:
1) Мэдээллийн аюулгүй байдлын дүрмийг батлах тухай.
Мэдээллийн албаны дарга Ю.Р.Доронинагийн илтгэл.
2) Орон тооны хүснэгтэд өөрчлөлт оруулах тухай.
Ерөнхий захирлын орлогч И.Н.Сергеевийн хэлсэн үг
3) Текстийн үндсэн хэсэг
Компанийн хурлын тэмдэглэл нь текстийг танилцуулах хэлбэрээс хамааран бүрэн бөгөөд товч байж болно. Протоколын хэлбэрүүд нь зөвхөн хурлын үйл явцыг бүрэн тусгасан байдлаараа ялгаатай байдаг. Эдгээр хэлбэрүүд нь дизайны ялгааг илэрхийлдэггүй:
Товч протокол - энэ баримт бичигт дараахь зүйлийг тусгасан болно.
- хурлаар хэлэлцсэн асуудал;
– илтгэгчдийн нэрс (илтгэлчдийн);
- гаргасан шийдвэр;
Энэ протоколыг ихэвчлэн дараах тохиолдолд хадгалдаг.
– хурлыг стенографи буюу диктофон дээр бичсэн тохиолдолд;
- Үйл ажиллагааны уулзалтын үеэр хэлэлцүүлгийн явцыг нарийвчлан тайлбарлахгүйгээр шийдвэрээ засахад чухал ач холбогдол өгдөг.
Байгууллагын хурлын товч протокол нь асуудлыг хэлэлцэх явц, гаргасан санал, дүгнэлт, удирдлагын хэсгийг боловсруулах үйл явцыг тодорхойлох боломжийг олгодоггүй.
Бүрэн протокол нь хуралд оролцогчдын илтгэл, хэлсэн үг, хэлсэн бүх санал, хэлсэн асуулт, санал, үг, байр суурь зэрэг болж буй үйл явдлын нарийвчилсан дүр зургийг баримтжуулах зорилготой юм.
Иймд иж бүрэн протокол нь хэлэлцсэн асуудал бүрийн хувьд "СОНССОН", "ЯРСАН", "ШИЙДСЭН" ("ШИЙДСЭН") гэсэн гурван хэсгээс бүрдэнэ гэж үздэг. Товчхондоо "СОНССОН" ба "ШИЙДСЭН" ("ШИЙДСЭН") хоёр л байна.
Текстийн үндсэн хэсэг нь хэлэлцэх асуудалд багтсан асуудлын тоонд тохирох хэсгүүдийн тоог агуулна. Үүний дагуу хэсгүүдийг дугаарласан. Хэсэг бүр нь бүрэн протоколын 3 хэсгээс бүрдэнэ - "СОНССОН", "ЯРСАН", "ШИЙДСЭН" ("ШИЙДСЭН"). Богино протокол нь 2 хэсгээс бүрдэнэ. Эдгээр үгийг зүүн захаас том үсгээр хэвлэ.
Протоколын бичвэрт "СОНССОН" гэсэн үгийн дараа үндсэн илтгэгчийн овог нэр, санаачилгыг генийн тохиолдолд зааж, түүний ярианы бичлэгийг зураасаар оруулна. Дүрмээр бол танилцуулгыг өнгөрсөн цаг дээр 3-р хүний ганц тоогоор өгдөг. Хэрэв бичгээр илтгэл бэлтгэж, нарийн бичгийн даргад хүлээлгэн өгсөн бол зөвхөн илтгэлийн сэдвийг "тайлангийн текстийг хавсаргав" гэсэн тэмдэглэгээг протокол болгон зааж өгч болно. Нэг жишээг харцгаая:
1. СОНССОН:
Петрова В.Ю.- Борлуулалтын албаны 2015 оны 4-р улирлын ажлын төлөвлөгөөний хэрэгжилтийн үр дүнгийн талаар Төлөвлөгөө 100 хувь биелсэн гэж тэмдэглэв.
1. СОНССОН:
Петрова В.Ю. – илтгэлийн текстийг хавсаргав.
"ЯРСАН" гэсэн үгийн дараа протоколд хэлэлцүүлэгт оролцогчдын овог, нэрийн эхний үсгийг заавал бичсэн байх ёстой. Протоколын текст дэх овог, нэрийн эхний үсэг тус бүрийг нэрлэсэн тохиолдолд шинэ мөрөнд хэвлэнэ.
Ярианы бичлэгийг овог нэрийн дараа зураасаар тусгаарлаж, гуравдагч биеэр толилуулна. Энэ хэсэгт тайлангийн үеэр эсвэл дууссаны дараа хэлсэн асуултуудын хариултыг харуулсан асуултуудыг багтаасан болно.
Хуралдаанаар ямар нэгэн хэлэлцүүлэг, асуулт гараагүй бол "ЯРЬЖ БАЙНА" хэсгийг орхих бөгөөд энэ хэсэг нь зөвхөн "СОНССОН" ба "ШИЙДВЭРТ" ("ШИЙДСЭН") гэсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ. Магадгүй энэ нь хэлэлцэх асуудлын жагсаалтад орсон зарим асуудлыг хэлэлцэхэд бүрэн дүүрэн тэмдэглэл юм.
"ШИЙДВЭРЛЭВ" (эсвэл "ШИЙДСЭН") гэсэн үгийн араас хэлэлцэх асуудлын холбогдох хэсгийн текстийг оруулна. Нэг асуудлаар хэд хэдэн шийдвэр гаргахдаа араб тоогоор дугаарласан байх ёстой. Эхний цифр нь зүйлийн дугаарыг, хоёр дахь цифр нь гаргасан шийдвэрийн дугаарыг харуулна.
Тодруулбал, эхний 3 дахь заалтаар шийдвэр гаргасан бол 1.1, 1.2, 1.3-т заана.
2-р асуудал дээр зөвхөн нэг шийдвэр гарсан бол 2-ыг биш 2.1-ийг заана.
1.1. Компанийн орон тооны мэргэжилтнүүдийг ашиглан борлуулалтын ажилтнуудын мэргэшлийг дээшлүүлэх хөтөлбөрийг 2009 оны 2-р улиралд 2009 оны 03-р сарын 3-ны дотор бэлтгэнэ. Хариуцлагатай - боловсон хүчний албаны дарга Ушаков Л.Б.
1.1. Хүний нөөцийн албаны дарга Л.Б.Ушаков 2009 оны 2-р улиралд компанийн орон тооны мэргэжилтнүүдийг ашиглан борлуулагчдын мэргэшлийг дээшлүүлэх хөтөлбөрийг бэлтгэх. Эцсийн хугацаа: 2009-03-03.
Хурлын тэмдэглэл үйлддэг ердийн практикийн дагуу санал хураалтын дүнг бүртгэхийг зорьдоггүй. Хэдийгээр санал хураалт явуулсан бол түүнийг үндсэн хэсэгт тусгах ёстой. Ерөнхий хурлын тэмдэглэл нь шийдвэрийн талаархи санал хураалтын мэдээллийг тусгах, эдгээр шийдвэрийг тоолох комиссын тэмдэглэл, хувьцаа эзэмшигчдийн нэгдсэн хуралдааны тэмдэглэлд тусгах зэрэг олон зүйлийг шаарддаг. Нэг жишээг харцгаая:
1.1. А.Е.Федоровын нэр дэвшигчийг батлах. компанийн санхүүгийн захирлын албан тушаалд.
1.1. 2014 оны жилийн тайлан, тайлан баланс, ашиг, алдагдлын тайланг батлах; 2015 оны хөгжлийн төлөвлөгөө, хамгийн чухал ажлуудын жагсаалт.
Санал хураалтын дүн: “ТӨЛБӨР” – 78 санал (хуралдаанд оролцсон нийт саналын 97.5%); "ЭСРЭГ" - үгүй; “ТҮСЭДСЭН” – 2 санал (хуралдаанд оролцсон нийт саналын 2.5%). Шийдвэрийг 78 саналаар гаргасан байна. Санал тоолох комиссын 2 дугаар протоколыг хавсаргав.
Хурлын тэмдэглэл хуулийн хүчинтэй юу?
Хурал дээр авсан стенографи, гараар бичсэн эсвэл аудио бичлэгийн үндсэн дээр протокол боловсруулдаг. Хурлын дараа нарийн бичгийн дарга тэмдэглэлийг дахин шивж, заасан шаардлагын дагуу хэлбэржүүлж, засварлахаар хурлын даргад өгнө. Энэхүү дүрмийг харгалзан протоколд гарын үсэг зурж, албан ёсны баримт бичгийн хүчин төгөлдөр болно.
Протоколын хууль эрх зүйн хүч - түүний найдвартай байдал, албан ёсны байдал, маргаангүй байдал нь гүйцэтгэлийн дүрмээс хамаарна. Стандарт тодорхойлолтод: "хуулийн хүчин гэдэг нь одоогийн хууль тогтоомж, түүнийг гаргасан байгууллагын эрх мэдэл, гүйцэтгэх тогтоосон журмаар түүнд олгосон албан ёсны баримт бичгийн өмч юм." Бүртгэлийн заасан дүрмийг дагаж мөрдвөл байгууллагын хурлын тэмдэглэлд дарга, нарийн бичгийн дарга гэсэн 2 хүн гарын үсэг зурснаар хууль ёсны хүчин төгөлдөр болно.
Байгууллагын хурлын тэмдэглэл нь дотоод баримт бичиг тул дүрмээр бол тамга тэмдэггүй байдаг.
Байгууллагын хурлын тэмдэглэлийг хэд хэдэн хуудсан дээр бичсэн бол хоёр дахь болон дараагийн хуудсыг дугаарлах шаардлагатай. Хуудасны дугаарыг араб тоогоор "хуудас" (хуудас) гэсэн үгийг заахгүйгээр, хашилт, зураас болон бусад тэмдгийг ашиглахгүйгээр оруулна.
Протоколыг бэлтгэх эцсийн хугацаа хэд вэ?
Ерөнхий дүрмийн дагуу хурлын тэмдэглэл бэлтгэх хугацаа тав хоногоос хэтрэхгүй байх ёстой. Хуралдааны тэмдэглэлийг бэлэн болгох тодорхой өдрийг хурлыг даргалсан дарга эсвэл байнгын ажиллагаатай зөвлөлийн дарга тогтоож болно. Протокол боловсруулах эцсийн хугацааг коллегийн байгууллагын журмаар тогтоож болно.
Гэсэн хэдий ч зарим сортуудын хувьд тодорхой баримт бичгийн дагуу тодорхой хугацааг тогтоодог.
Уулзалтын үеэр гарсан шийдвэрийг ажилчдад шуудангаар эсвэл протоколын хуулбар, эсхүл үйл ажиллагааны хэсгийн хуулбар хэлбэрээр мэдээлэх ёстой. Жижиг компаниудад ажилчдыг танилцуулах нь заримдаа гарын үсэг зурж, протоколтой танилцах хуудас бүрдүүлдэг.
Захиргааны бусад баримт бичигт үндэслэн гаргасан шийдвэрт үндэслэсэн бэлтгэл ажлыг хийдэг - жишээлбэл, компанийн даргын тушаал эсвэл коллегийн байгууллагын шийдвэр.
Би хурлын тэмдэглэлийг зохицуулахын тулд iPad ашигладаг
Илья Алябушев, IDeside-ийн Бүтээгдэхүүний захирал, менежер, шинжээч, хөгжүүлэгчдийн хуваарилагдсан багийг бүрдүүлэх чиглэлээр бизнесийн зөвлөх, Москва
Түншүүдтэй хийсэн уулзалтын тэмдэглэлийг тохиролцохдоо би iPad ашиглан ажилладаг. Баримт бичгийн догол мөр бүр дээр тайлбар хийхдээ би PDF хөрвүүлэгч болон PDF Expert програмуудыг ашигладаг. Эхнийх нь тусламжтайгаар би баримтыг шуудангаар PFD формат руу хөрвүүлж чадсан бол хоёр дахь нь сэтгэгдэл бичихэд маш тохиромжтой. Мэдээжийн хэрэг, түншүүд PDF файл дахь тайлбарыг гайхшруулсан - тэд нэг програмын саналыг уншиж, нөгөө програмын баримт бичигт өөрчлөлт оруулах шаардлагатай болсон.
Хурлын тэмдэглэлээс хэрхэн хуулбар бэлтгэх вэ
Хурлыг баримтжуулах нийтлэг арга бол протоколоос хуулбарлах явдал юм. Протоколын эх сурвалж нь хэлэлцэх асуудалд хамаарах протоколын эх сурвалжийн хуулбарын хуулбар юм. Энэ тохиолдолд маягтын бүх нарийн ширийн зүйл, текстийн танилцуулга хэсэг, ишлэлийг бэлтгэж буй хэлэлцэх асуудал, түүний хэлэлцүүлэг, шийдвэрийг хэлэлцсэн текстийг хуулбарлана.
Протоколын хуулбарыг зөвхөн нарийн бичгийн дарга гарын үсэг зурсан бөгөөд тэрээр гэрчилгээг бүрдүүлэх үүрэгтэй. Энэ нь хуулбарыг баталгаажуулсан хүний албан тушаал, түүний хувийн гарын үсэг, овог, огноо, эхний үсгийг харуулсан "Үнэн" гэсэн үгийг агуулна. Протоколын хуулбарыг өөр байгууллагад өгөхөөр олгосон бол тамга дарж баталгаажуулсан байна.
Хурлын тэмдэглэлийг хаана, хэрхэн хадгалах вэ
Хурлын тэмдэглэлийг хадгалах нь тухайн компанид батлагдсан оффисын ажлын хэлбэрээс хамаарна. Төвлөрсөн оффисын удирдлагатай бол хурлын тэмдэглэлийг нарийн бичгийн даргатай хамт оффисын удирдлагын үйлчилгээнд хадгалах боломжтой. Төвлөрсөн бус бүртгэлийн менежментийн хүрээнд хадгалах байршлыг компанийн бүтцээр тодорхойлдог - ихэвчлэн хурал хийдэг албан тушаалтнуудын нарийн бичгийн дарга нарын газрыг ашигладаг.
Протоколуудыг хэргийн нэршлийн дагуу файл болгон эмхэтгэсэн боловч ямар ч тохиолдолд коллегийн байгууллагын нэр эсвэл хуралдаж буй хурлын төрлөөс хамааран тусдаа файлд бүрдүүлэх шаардлагатай.
Удирдлагын хурлыг ерөнхий захирал хийдэг. Компанийн бүтцэд ерөнхий захирлаар ахлуулсан шинжээчдийн зөвлөл байгуулагдсан. Хурал болон шинжээчдийн зөвлөлийн тэмдэглэлийг 2 тусдаа файл болгон бүрдүүлнэ.
Төрөл бүрийн протоколууд нь хадгалах хугацаа нь тогтмол байдаг. Үүнд: Коллежийн гүйцэтгэх байгууллага, хяналт шалгалтын байгууллага, шинжээч, шинжлэх ухаан, арга зүйн зөвлөл, байгууллагын дарга нартай хийсэн уулзалт, хувьцаа эзэмшигчид, хувьцаа эзэмшигчдийн нэгдсэн хуралдааны тэмдэглэл.
Зохиогч болон компанийн тухай мэдээлэл
Александр Шувалов, Туле Центр компанийн ерөнхий захирал, Москва. 1993 онд Москвагийн Олон улсын харилцааны дээд сургуулийг төгссөн. Тэрээр Их Британи дахь Боинг компаниас ажлын гараагаа эхэлсэн. Кембрижийн их сургуульд МВА хамгаалсан. 1998 онд Орост буцаж ирээд Саратовын өөхний үйлдвэрийг хямралын эсрэг менежерээр удирдаж байсан. 1999 оноос хойш - Anhel GmbH группын дарга. 2008 оноос хойш тэрээр Novotex нэхмэлийн холдингийн үндэсний борлуулалтын хэлтсийн даргаар ажиллаж байна. 2009-2010 онд - LloydsBankingGroup (Лондон) хөрөнгө оруулалтын сангийн гүйцэтгэх захирал.
Илья Алябушев, IDeside-ийн Бүтээгдэхүүний захирал, менежер, шинжээч, хөгжүүлэгчдийн хуваарилагдсан багийг бүрдүүлэх чиглэлээр бизнесийн зөвлөх, Москва. Өмнөд Уралын улсын их сургуулийг төгссөн. Тэрээр IDeside компанид ажилд орохоосоо өмнө Astra – System Technologies холдинг компанийн төслүүдийг боловсруулж, хотуудад аюулгүй байдлын хяналтын цогц системийг бий болгоход оролцсон. Олон улсын ScrumAlliance холбооноос гэрчилгээ авсан.
Ачааж байна...
