Organizarea suportului de documentare pentru activitățile de servicii. Organizarea serviciului suport documentatie de management

În mod tradițional, domeniul de activitate asociat procesării documentelor se numește muncă de birou. Termenul de „muncă de birou” în Rusia a apărut în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea și a însemnat, în primul rând, activități legate de luarea deciziilor (managementul de caz).

În prezent, termenul de „muncă de birou” este definit astfel: ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Alături de termenul de „muncă de birou”, în ultimii ani a fost folosit termenul sinonim de „suport documentare pentru management”. Apariția sa este asociată cu schimbări în baza organizatorică și tehnică a muncii de birou și abordări metodologice ale îmbunătățirii acesteia, care au devenit posibile datorită introducerii active în domeniul muncii cu documente de tehnologie informatică și tehnologii informaționale moderne pentru crearea, colectarea, prelucrarea. , acumularea, stocarea, preluarea și utilizarea informațiilor în management. Astfel, termenul „suport documentar pentru management” pare să sublinieze componenta informațională și tehnologică în organizarea modernă a muncii de birou.

Una dintre problemele centrale în organizarea suportului de documentare pentru activitățile oricărei instituții, firme sau întreprinderi este crearea servicii de documentare de gestiune(DOW).

Raționalitatea suportului documentației pentru management se realizează prin rezolvarea următoarelor probleme:

• § Determinarea statutului serviciului în structura organizaţiei. În organizațiile mari, aceasta trebuie să fie o unitate structurală independentă, subordonată direct șefului organizației, iar în organizațiile mici, serviciile de birou sunt efectuate de secretar.
• § Încadrarea în serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar numai cu personal de înaltă calificare, pregătit profesional, cu studii superioare şi medii de specialitate.
• § Elaborarea unui pachet complet de reglementări și documente metodologice care definesc procedura de documentare (creare) documente și organizare a muncii cu acestea într-o anumită instituție. Acestea includ:
• - Regulamentul privind serviciul instituției de învățământ preșcolar - actul juridic principal care stabilește locul de serviciu al instituției de învățământ preșcolar în structura organizației, scopurile, obiectivele, funcțiile, drepturile și responsabilitățile acesteia;
• - Fișele postului pentru fiecare angajat al instituției de învățământ preșcolar, stabilind repartizarea responsabilităților și drepturilor fiecărui salariat;
• - Instrucțiuni pentru munca de birou, stabilirea în organizație a unei proceduri raționale, bazate pe cele mai noi tehnologii, pentru crearea documentelor și lucrul cu acestea;
• - O listă a documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare.

Acesta este un pachet minim de documente, a căror prezență, dacă sunt întocmite cu înaltă calitate, garantează ordinea și eficiența în suportul de informare și documentare a activităților organizației.

§ Introducerea tehnologiilor informatice şi modernizarea constantă a acestora.

Doar o soluție cuprinzătoare la toate aceste probleme face posibilă aducerea lucrărilor de suport de informare și documentare pentru activitățile unei întreprinderi, organizații sau instituții la nivelul nevoilor secolului XXI.

În prezent, principalele obiective ale serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt organizarea, conducerea, coordonarea, controlul și implementarea lucrărilor privind suportul documentației pentru management. Serviciul DOW rezolvă următoarele sarcini:

• - îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele;
• - asigurarea unei proceduri uniforme de documentare, organizare a lucrărilor cu documente, construirea sistemelor de căutare, monitorizarea execuției și pregătirea documentelor pentru transferul în arhiva centrală în conformitate cu standardele în vigoare;
• - reducerea fluxului de documente, unificarea formularelor de documente;
• - elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea suportului documentației în minister și sistemul de subordine.

Astfel, serviciul instituției de învățământ preșcolar organizează și menține suport de informare și documentare pentru activitățile de management ale organizației la nivelul cerințelor moderne, care includ crearea unui sistem integrat unificat de suport de informare și documentare pentru management, o procedură unificată de lucru. cu documentele, începând de la crearea (sau primirea) acestora și terminând cu livrarea arhivată (sau distrusă).

A doua zonă importantă de suport de documentare pentru activitățile oricărei organizații, întreprinderi, instituții este managementul departament de resurse umane.

În funcție de tipul de organizație și de numărul de angajați ai acesteia, problemele de personal sunt tratate de o unitate structurală (departamentul de resurse umane) sau de un funcționar individual.

În prezent, serviciul de personal este o unitate structurală independentă a întreprinderii, care este responsabilă de menținerea documentației de personal (prin care înțelegem o gamă largă de documente care conțin informații despre angajații întreprinderii și activitățile serviciului de personal însuși). Semnificația actelor de personal este determinată de faptul că acestea înregistrează informațiile necesare cetățenilor pentru exercitarea dreptului la muncă, la educație, la pensie etc. Prin urmare, documentarea mișcării personalului este o responsabilitate integrală a oricărei organizații, întreprinderi, instituții.

Pentru menținerea corectă a documentației de personal, este necesar, pe lângă documentele de bază legislative și de reglementare privind munca de birou, să aibă:

• - Comentariu la Codul Muncii al Federației Ruse (M.: INFRA M, 1997);
• - Instrucțiuni privind procedura de păstrare a carnetelor de muncă la întreprinderi, instituții și organizații (aprobate prin Decretul Comitetului de Stat al Muncii URSS din 20 iunie 1974 nr. 162, modificat la 2 august 1985, cu modificări și completări din 19 octombrie, 1990);
• - Cartea de referință a calificărilor pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (M., Ministerul Muncii al Federației Ruse, 1998);
• - Model de reglementări interne de muncă pentru lucrătorii și angajații întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor;
• - Album de forme unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia (M., Goskomstat, 2001).

MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI ȘTIINȚEI AL FEDERATIEI RUSE

Instituția de învățământ de învățământ profesional superior bugetar de stat federal

UNIVERSITATEA UMANITĂȚILOR DE STAT RUSĂ (RGGU)

INSTITUTUL ISTORIC ŞI DE ARHIVĂ

Facultatea de Documentare și Arhive Tehnologice

Departamentul de Știința Documentării

Organizarea suportului de documentare pentru activitățile serviciului de personal și direcții de îmbunătățire a acestuia folosind exemplul Societății pe acțiuni „Sisteme informaționale prin satelit”

Specialitatea „Suport de documentare și documentare a managementului”

Munca de absolvent

student prin corespondență anul 5

Maksimov Alexey Alexandrovici

Moscova 2015

INTRODUCERE

CAPITOLUL 1. ORGANIZAREA ACTIVITĂȚILOR SERVICIULUI HR AL SA „ISS” DENUMIT DUPĂ ACADEMIANUL M.F. RESHETNEVA

1.2 Structura organizatorică și documentele administrative de reglementare ale SA „ISS” denumite după. M.F. Reshetneva

1.3 Serviciul HR al ISS JSC

CAPITOLUL 2. ANALIZA CARACTERISTICILOR ORGANIZĂRII SERVICIULUI DE RESURSE EDUCAȚIONALE DE DEZVOLTARE AL ISS SA

2.1 Reglementări de bază pentru fluxul de documente al ISS JSC

2.2 Documentarea relațiilor de muncă la ISS SA

2.3 Modalități de îmbunătățire a instituției de învățământ preșcolar al serviciului de personal al ISS SA

CONCLUZIE

Lista surselor și literaturii utilizate

ANEXA 1

ANEXA 2

ANEXA 3

INTRODUCERE

documentatie personal regulamentele administrative

Creșterea rolului personalului și schimbarea atitudinilor față de acesta este asociată, în primul rând, cu schimbări profunde în producție. Stabilizarea proceselor de producție a făcut posibilă utilizarea pe scară largă a forței de muncă slab calificate, ceea ce a făcut posibilă economisirea costurilor asociate cu angajarea, formarea și plata forței de muncă. Conceptele științifice de organizare și management al muncii s-au bazat pe aceste cerințe.

Procesul științific și tehnologic din ultimele decenii a determinat schimbări majore în activitatea muncii. Producția modernă necesită din ce în ce mai mult calități de lucru care nu numai că nu s-au format în condițiile producției de masă, ci au fost și reduse în mod deliberat la minimum, ceea ce a făcut posibilă simplificarea forței de muncă și reducerea costului forței de muncă. Una dintre trăsăturile distinctive ale producției moderne este dependența sa puternică de calitatea forței de muncă, de formele de utilizare a acesteia și de gradul de implicare în afacerile organizației. Managementul personalului devine din ce în ce mai important ca factor de creștere a competitivității și de dezvoltare pe termen lung. O trăsătură caracteristică în organizarea muncii cu personalul în condițiile actuale este dorința serviciilor de personal de a integra toate aspectele muncii cu resursele umane, toate etapele ciclului de viață al acestora de la momentul angajării până la plata pensiei.

Până de curând, însuși conceptul de „management al personalului” era absent în practica noastră de management. Adevărat, sistemul de management al fiecărei organizații avea un subsistem funcțional pentru gestionarea personalului și dezvoltarea socială a echipei, dar cea mai mare parte a lucrărilor privind managementul personalului a fost efectuată de managerii de linie ai departamentelor.

Principala unitate structurală pentru managementul personalului într-o organizație este serviciul de personal, căruia îi sunt încredințate funcțiile de angajare și concediere a angajaților, precum și de organizare a pregătirii, pregătirii avansate și recalificării acestora. Pentru a îndeplini aceste din urmă funcții, sunt adesea create departamente de pregătire a personalului sau departamente de pregătire tehnică.

Serviciile de resurse umane nu sunt nici un centru metodologic, nici un centru de informare, nici de coordonare a muncii personalului. Sunt separați structural de departamentele de management al muncii și de salarizare, departamentele de sănătate și securitate în muncă, departamentele juridice și alte departamente care îndeplinesc funcții de management al resurselor umane.

Atunci când desfășoară activități în organizații, serviciile de personal trebuie să se ocupe de aspecte precum organizarea muncii, gestionarea relațiilor de muncă dintre angajat și angajator și reglementarea acestor aspecte. Un exemplu de reglementare este un set de documente - documentație de personal.

În prezent, este important să se rezolve problema învățământului preșcolar, cu ajutorul căreia procesele de organizare a documentelor și fluxului de documente într-o întreprindere capătă un caracter normativ și ordonat. Sistematizarea documentelor vă permite să creați o resursă de informații despre activitățile de afaceri și să furnizați rapoarte organizațiilor și societății.

Relevanța acestui subiect constă în faptul că importanța serviciilor de personal în structura managementului întreprinderii a crescut organizarea corespunzătoare a activităților sale duce la o selecție îmbunătățită a personalului și, ca urmare, la o creștere a potențialului general al întreprinderii; .

Obiectul studiului îl reprezintă serviciul de personal al societății pe acțiuni „Information Satellite Systems” (SA „ISS”).

Obiectul studiului este un set de documente și procesul de organizare a instituției de învățământ preșcolar al departamentului de personal al ISS SA.

Scopul tezei: să efectueze o analiză cuprinzătoare a organizării suportului de documentare pentru activitățile serviciului de personal al ISS SA și să elaboreze propuneri pentru îmbunătățirea acestuia.

Obiectivele tezei:

1. Studiază actele legislative, de reglementare, documentele organizatorice și administrative care reglementează organizarea serviciilor de personal, literatura științifică, metodologică și specială;

Luați în considerare structura organizatorică a ISS SA și serviciul de personal ca o componentă a acestei structuri;

Analizează organizarea suportului de documentare și activitățile serviciului de personal al ISS SA;

Elaborarea propunerilor privind domeniile de îmbunătățire a activităților organizației instituției de învățământ preșcolar al serviciului de personal al ISS SA.

Ca orice alt domeniu de activitate, activitatea departamentului de personal trebuie documentată. Întocmirea, executarea documentelor, lucrul cu acestea și depozitarea sunt reglementate de acte legislative și de reglementare, a căror implementare este obligatorie pentru orice serviciu de personal, indiferent de dimensiunea acestuia. În plus, fiecare întreprindere elaborează reglementări locale care reglementează activitatea serviciului de personal al acestei organizații. În fiecare an, serviciul de personal întocmește o listă de cazuri, a căror formare este recunoscută ca obligatorie și pentru angajații din serviciul de personal.

Semnificația actelor de personal este determinată de faptul că acestea conțin informații necesare cetățenilor pentru a-și exercita drepturile la muncă, educație, pensie etc. Prin urmare, serviciul de personal al unei întreprinderi trebuie să fie ghidat de legi, regulamente, instrucțiuni și alte documente care conțin standarde de drept al muncii. Pentru încălcarea normelor cuprinse în aceste acte juridice, părțile din raportul de muncă pot fi supuse diferitelor tipuri de răspundere juridică.

Problemele implementării politicii de personal și desfășurării muncii de personal în organizații cu diferite forme organizaționale și juridice de proprietate sunt discutate în cartea „Serviciul personalului și managementul personalului unei organizații” de V.M. Anisimova. Publicația conține un set de documente specifice, instrucțiuni, recomandări, formulare, certificate, mostre de comenzi (instrucțiuni) pentru personal și alte informații legate de gestionarea evidenței personalului și lucrul cu personalul.

În publicația lui G.Yu. „Manualul de resurse umane” al lui Kasyanova oferă recomandări practice privind organizarea activității serviciului de resurse umane și gestionarea înregistrărilor de resurse umane. Cartea conține un număr mare de exemple specifice și documente exemple.

Aspectele cadrului de reglementare pentru suportul documentației pentru managementul personalului, procesele de documentare a activităților de muncă ale angajaților și clasificarea documentelor de personal sunt descrise în detaliu în cartea A.S. Krasavina „Suport de documentare pentru managementul personalului. Ghid practic.”

Pentru a analiza activitatea serviciului de personal al ISS SA, au fost studiate documentele interne ale întreprinderii: carta, regulamente, comenzi pentru personal și alte documente, pe baza cărora s-au făcut concluziile corespunzătoare.

Semnificația practică a tezei constă în faptul că propuneri de îmbunătățire a activităților serviciului de personal pot fi propuse conducerii organizației pentru îmbunătățirea calității și eficienței muncii acestui departament.

Structura lucrării: introducere, 2 capitole principale, concluzie, listă de referințe, anexe.

Introducerea prevede relevanța temei, prezintă o serie de surse principale de literatură și conturează scopul și obiectivele lucrării.

Primul capitol al acestei lucrări examinează conceptul și funcțiile serviciului de personal, fundamentele teoretice ale activității și suportul juridic.

Al doilea capitol prezintă conceptele de bază și tipurile de documente ale serviciului de personal (documente pentru angajare, concediere, stimulente pentru angajați etc.) al întreprinderii ISS SA.

În concluzie, sunt rezumate principalele rezultate ale tezei.

În anexe sunt prezentate structurile întreprinderii și serviciul de personal al ISS SA, precum și proiectele de Instrucțiuni pentru gestionarea evidenței personalului, care se propun a fi introduse în întreprindere.

La redactarea tezei noastre am folosit următoarele metode: metoda de studiu a documentelor organizației, metoda observației, metoda rezultatelor sondajului; metoda de comparare; metode statistice.

Semnificația practică constă în faptul că propuneri de îmbunătățire a activităților serviciului de personal pot fi propuse conducerii organizației pentru îmbunătățirea calității și eficienței muncii acestui departament.

CAPITOLUL 1. ORGANIZAREA ACTIVITĂȚILOR SERVICIULUI HR AL SA „ISS” DENUMIT DUPĂ ACADEMIANUL M.F. RESHETNEVA

SA „Sisteme de informații prin satelit” numită după academicianul M.F. Reshetnev este una dintre întreprinderile lider din industria spațială rusă. În activitățile sale, Compania este ghidată de legislația Federației Ruse, precum și de Carta Companiei. În viitor, ISS JSC este o entitate juridică.

Conducerea activităților curente ale Societății este efectuată de Directorul General al Societății (organ executiv unic), care răspunde în fața consiliului de administrație și a adunării generale a acționarilor Societății.

Compania are peste 8.000 de angajați. Structura ISS JSC este prezentată în Anexa 1.

ISS SA are propria politică de personal, al cărei scop este de a forma o echipă înalt calificată și motivată, capabilă să crească competitivitatea și să consolideze poziția de lider a companiei pe piața tehnologiei spațiale.

Principalele obiective ale politicii de personal a întreprinderii:

Determinarea strategiei și obiectivelor managementului personalului, formând ideologia muncii de personal;

Planificarea nevoilor de personal ale organizatiei;

Căutare și atragere de personal, selecție și instruire, management de echipă;

Evaluarea potenţialului angajaţilor întreprinderii;

Recalificarea și pregătirea avansată a personalului;

Determinarea locurilor de muncă, condițiilor de muncă, construcția procesului de muncă în ansamblu.

Principiile politicii de personal:

Atragerea celor mai buni specialiști prin recrutare țintită în universitățile țării dintre cei mai dotați absolvenți ai școlilor orașului în specialități solicitate pentru întreprindere, cu asigurarea oportunității de a efectua toate tipurile de stagii și diplome direct la întreprindere;

Încurajarea rezultatelor înalte, îmbunătățirea sistemului de motivare a personalului;

Dezvoltarea competențelor și pregătirea angajaților printr-un sistem stabilit și structurat de formare, recalificare și formare avansată a personalului;

Evaluarea obiectivă a muncii întregului personal al întreprinderii;

Planificarea carierei angajaților prin formarea unei rezerve de personal pentru funcțiile de conducere;

Grija pentru sănătatea și bunăstarea personalului prin aderarea la principiul afacerii responsabile din punct de vedere social.

De toate aceste probleme se ocupă departamentul HR, care are în prezent 56 de persoane. Schema structurală a departamentului de management al personalului al ISS SA este prezentată în Anexa 2.

Suportul de documentare pentru management este gestionat de departamentul HR, respectiv biroul de proiectare organizațională care face parte din acesta. Să luăm în considerare principalele funcții ale departamentului de personal și biroului său de proiectare organizațională.

Conform reglementărilor „Cu privire la Departamentul HR al ISS JSC”, sarcina principală a departamentului este: formarea unei echipe înalt calificate și motivate, capabilă să crească competitivitatea și să consolideze poziția de lider a ISS JSC” pe piața serviciilor prin satelit.

Pentru a îndeplini sarcinile atribuite și a rezolva problemele emergente, Departamentul de Resurse Umane îndeplinește următoarele funcții (tipuri de activitate):

Implementarea politicii de personal a Companiei și formarea ideologiei muncii de personal;

Formarea planurilor pentru necesarul de personal pe termen scurt, mediu si lung impreuna cu diviziile structurale ale Companiei;

Căutare, atragere și selecție de personal;

Formarea si lucrul cu rezerva de personal pentru functii de conducere;

Evaluarea potentialului angajatilor Companiei;

Îmbunătățirea programelor și metodelor de stimulente morale și materiale pentru personal și politici în domeniul dezvoltării sociale;

Împreună cu organizația sindicală primară a Companiei și consiliul tinerilor specialiști al ISS SA: organizarea și desfășurarea de evenimente corporative, susținerea activităților grupurilor de amatori ale Societății, interacțiunea cu instituțiile culturale ale orașului și regiunii;

Întocmirea documentelor pentru angajații Companiei pentru plecarea în călătorii de afaceri în străinătate și procesarea documentelor pentru cetățenii străini care vizitează SA „ISS”;

Participarea la implementarea politicii de calitate a companiei.

Unitatea structurală a departamentului HR - biroul de proiectare organizațională:

Desfășurarea activităților de proiectare organizațională în vederea îmbunătățirii eficienței activităților din domeniul managementului personalului;

Monitorizarea eficacității structurilor organizaționale existente și a personalului. Elaborarea de propuneri pentru îmbunătățirea acestora;

Dezvoltarea si imbunatatirea sistemului de motivare in Companie;

Angajarea, transferul și concedierea managerilor, specialiștilor, lucrătorilor și angajaților, menținerea fișelor de pontaj ale managerilor;

Completarea formularelor de cerere pentru persoanele angajate;

Primirea, completarea, pastrarea si emiterea carnetelor de munca;

Intocmirea foilor de acceptare, transfer si bypass, eliberare certificate;

Postarea de informații în fișierele personale, completarea completărilor la chestionare;

Înregistrarea vacanțelor și înregistrarea utilizării acestora;

Înregistrarea prestațiilor unice la nașterea unui copil;

Mentinerea cardurilor de formular T-2;

Pregătirea nominalizărilor pentru premii și titluri onorifice în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse;

Înregistrarea și radierea angajaților Companiei, rezervare, interacțiune cu oficiul de înmatriculare și înrolare militară a orașului;

Înregistrarea și menținerea evidențelor personalului științific;

Organizarea certificării specialiștilor și managerilor din diviziile structurale ale Companiei;

Formarea planurilor pentru cerințele de personal;

Menținerea unei baze de date electronice de resurse umane;

Contabilitatea și controlul disponibilității reglementărilor privind diviziunile structurale, fișele postului și instrucțiunile de producție pentru angajații Societății;

Actualizarea diagramei structurii manageriale a Companiei.

În activitățile sale, biroul de proiectare organizațională este ghidat de Codul Muncii al Federației Ruse, acte legislative și reglementări, reglementări, materiale normative și metodologice legate de activitățile economice ale instituției, reglementările locale care reglementează activitățile ISS SA.

1.1 Cadrul de reglementare și legal pentru activitățile serviciului de personal în Federația Rusă

Serviciul de personal al unei întreprinderi este un ansamblu de unități structurale specializate în domeniul managementului întreprinderii, împreună cu funcționarii angajați în acestea (manageri, specialiști, executanți) chemați să gestioneze personalul în cadrul politicii de personal alese.

Scopul principal al serviciului de personal este nu numai de a fi ghidat în implementarea politicii de personal de interesele întreprinderii, ci și de a acționa ținând cont de legislația muncii și de implementarea programelor sociale adoptate atât la nivel federal, cât și teritorial.

Funcțiile, structura și sarcinile serviciului de personal sunt strâns legate de natura dezvoltării economice, de înțelegerea de către conducerea întreprinderii (organizației) a rolului personalului în atingerea scopurilor și obiectivelor cu care se confruntă producția (organizația).

În contextul orientării economiei către utilizarea metodelor extensive, serviciul de personal a fost reprezentat cel mai adesea de un mic departament de personal, un departament de pregătire a personalului (pregătire tehnică) și un serviciu pentru consumatori.

Funcțiile departamentului de personal la întreprinderile autohtone s-au redus în principal la angajarea și concedierea forței de muncă și evidența. Acest lucru a redus departamentul HR la o unitate structurală secundară, care realizează de fapt doar instrucțiunile conducerii întreprinderii și ordinele șefilor diviziilor structurale privind recrutarea forței de muncă din exterior.

În același timp, alte divizii ale conducerii fabricii au fost ocupate cu diferite tipuri de muncă a personalului: departamentul de muncă și salarii (calcularea personalului, organizarea, raționalizarea și remunerarea), departamentul de planificare (planificarea personalului, planificarea costului muncii), partidul comitet (rezervă pentru promovare, selecția personalului de conducere, munca educațională în echipă), organizație sindicală (organizarea vieții de zi cu zi, recreere, distracție culturală), departamentul de siguranță, serviciul tehnolog șef (formarea unei diviziuni operaționale a muncii care determină pregătirea lucrătorilor și plasarea acestora, conținutul muncii), departamentul de pregătire tehnică (formarea personalului), etc.

Pentru funcționarea corectă a unei organizații este necesar controlul documentației, indiferent de forma juridică și forma de proprietate.

Specialiștii serviciilor HR mențin documentația personalului direct legată de activitățile instituției și poartă responsabilitatea personală pentru întreținerea, siguranța și execuția inițială a documentelor.

Executarea documentelor are loc în conformitate cu o procedură care prevede pregătirea corectă, predarea acestora către executanți și execuția, precum și organizarea muncii de birou reglementate de o serie de acte legislative și de reglementări în vigoare în întreaga Federație Rusă. .

Cele fundamentale sunt:

Constituția Federației Ruse, articolul 37 proclamă dreptul la muncă liberă și la alegerea activității; dreptul la condiții de muncă care îndeplinesc cerințele sanitare și igienice; dreptul de a rezolva conflictele de muncă prin mijloace legale, inclusiv dreptul la grevă;

Codul Muncii al Federației Ruse, care reglementează reglementarea relațiilor de muncă dintre o instituție și un angajat. O procedură unificată de documentare a relațiilor de muncă într-o instituție este stabilită pe baza articolelor din Codul muncii, care enumeră actele legislative și alte acte normative și juridice care reglementează relațiile de muncă (articolul 5).

Acestea includ:

Legislația muncii (inclusiv legislația privind protecția muncii), Codul muncii, alte legi federale și legi ale entităților constitutive ale Federației Ruse care conțin standarde de drept al muncii;

Alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii;

Decretele președintelui Federației Ruse;

Decretele Guvernului Federației Ruse și actele juridice de reglementare ale autorităților executive federale;

Actele juridice de reglementare ale autorităților executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse;

Actele juridice de reglementare ale organelor administrației publice locale și Carta internă reglementată a organizației.

O secțiune separată a Codului Muncii (10) este dedicată elementelor de bază ale protecției muncii în Federația Rusă în organizații.

Legea federală nr. 152-FZ din 27 iulie 2006 „Cu privire la datele cu caracter personal” este dedicată în întregime datelor cu caracter personal și protecției acestora. Scopul Legii este „asigurarea protecției drepturilor și libertăților omului și cetățeanului atunci când prelucrează datele sale cu caracter personal, inclusiv protecția drepturilor la viață privată, a secretelor personale și de familie”. Angajatul HR trebuie să se ghideze după prevederile articolului 1 din Lege, care reglementează relațiile legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, cu și fără utilizarea instrumentelor de automatizare - adică prevederile Legii se aplică și tehnologiilor tradiționale pentru lucrul cu documente care conțin date cu caracter personal.

Articolul 7 din Lege subliniază confidențialitatea datelor cu caracter personal, pe baza cărora serviciul de personal al organizației își elaborează reglementările privind lucrul cu datele personale.

Legea federală nr. 149-FZ din 27 iulie 2006 „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor” reglementează relațiile care decurg din exercitarea dreptului de a căuta, primi, transmite, produce și distribui informații, i.e. informatii (mesaje, date) indiferent de forma de prezentare a acestora, utilizarea tehnologiei informatiei, asigurarea protectiei informatiilor.

Conform principiilor enunțate de reglementare juridică a relațiilor în domeniul informației, tehnologiei informației și protecției informațiilor: libertatea de a căuta, primi, transmite, produce, difuza informații în mod legal; fiabilitate, promptitudine, deschidere; egalitatea limbilor în crearea de informații; asigurarea securității și confidențialității, inadmisibilitatea colectării, stocării, utilizării și diseminării informațiilor despre viața privată a unei persoane fără consimțământul acesteia.

Actele legislative care reglementează procesul de documentare includ Legea federală nr. 53-FZ din 1 iunie 2005 „Cu privire la limba de stat a Federației Ruse”. Determină utilizarea limbii de stat în pregătirea și executarea actelor oficiale. Potrivit articolului 68 din Constituția Federației Ruse: „limba de stat a Federației Ruse pe întreg teritoriul său este limba rusă”.

În conceptul de management al evidenței personalului sunt incluse și păstrarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale instituției, examinarea valorii și depunerea documentelor pentru depozitare arhivă.

Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” reglementează relațiile care apar la organizarea stocării, achiziționării, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă, indiferent de forma lor de proprietate, precum și relațiile în domeniul gestionării arhivelor din Federația Rusă în interesul cetățenilor, societății și statului.

Pentru serviciile de personal ale organizațiilor comerciale care nu transferă documente în depozitul de stat, ci le stochează ele însele, Regulile reglementează organizarea regulilor de întreținere a arhivei lor.

Este important de subliniat importanța următoarelor legi pentru activitățile organizațiilor comerciale:

Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” determină procedura de înființare și statutul juridic al societăților pe acțiuni, drepturile și obligațiile acționarilor acestora și, de asemenea, asigură protecția drepturilor și intereselor acționarilor.

Legea federală „Cu privire la secretele comerciale” reglementează relațiile legate de clasificarea informațiilor ca secret comercial, transferul acestor informații, protecția confidențialității acestora și prevenirea concurenței neloiale. Legea se aplică informațiilor care constituie secret comercial, indiferent de tipul de suport pe care sunt înregistrate.

Înregistrarea și contabilitatea personalului se efectuează în conformitate cu Formularele unificate ale documentației contabile primare, aprobate prin Hotărârea nr. 1 din 5 ianuarie 2004 „Cu privire la aprobarea formularelor unificate ale documentației contabile primare pentru evidența muncii și plata acesteia”. Formularele documentației contabile primare prezentate în aceasta trebuie să fie utilizate de toate persoanele juridice care operează pe teritoriul Federației Ruse. Documentul oferă, de asemenea, recomandări pentru completarea formularelor propuse.

Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011 „Cu privire la contabilitate” a stabilit că o companie are dreptul de a dezvolta orice document în mod independent, indiferent dacă forma sa se află în albumele formelor unificate sau nu. Principalul lucru este că formularul conține detaliile necesare, inclusiv: numele documentului și data întocmirii acestuia; Numele organizației; Tipul documentului; descrierea acțiunii de personal și valoarea măsurării acesteia în natură și (sau) în bani, denumirile funcțiilor persoanelor responsabile și semnăturile acestora cu explicarea numelui de familie și a parafelor (clauza 2 a art. 9 din Legea nr. 402-FZ).

Noua lege nu interzice utilizarea formularelor unificate „T” - acestea pot fi folosite în continuare.

În anul 2013 rămân obligatorii doar două formulare de înregistrare a timpului de lucru și decontări cu personalul pentru salarii: statul de plată (formularul nr. T-49) și statul de plată (formularul nr. T-53). Aceste formulare sunt menționate în actualul Regulament Nr. 373-P, prin urmare, nu puteți utiliza în schimb propriul document.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă” și Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă ” stabilesc regulile de bază pentru lucrul cu carnetele de muncă ale angajaților din serviciile de personal.

Cerințele pentru pregătirea documentelor organizatorice și administrative sunt consacrate în GOST R 6.30-2003. Domeniul de aplicare al acestui standard include documente organizatorice și administrative precum: decrete, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori și alte documente incluse în OKUD (clasa 020000). Angajații HR lucrează cu toate aceste documente.

Activitățile serviciului de personal utilizează, de asemenea: Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor lucrătorilor, al pozițiilor angajaților și al gradelor tarifare (OKPDTR), Directorul unificat al muncii și profesiilor lucrătorilor (ETKS) și Directorul de calificare a pozițiilor managerilor. , Specialiști și alți angajați (KSD). Clasificatoarele sunt concepute pentru a rezolva probleme legate de estimarea numărului de lucrători și angajați, înregistrarea compoziției și distribuției personalului pe categorii de personal, nivel de calificare și servesc, de asemenea, ca bază pentru elaborarea fișelor postului.

Documentele normative legislative și juridice descriu diverse aspecte ale documentației, reglementează tipuri de documente și cerințe pentru executarea acestora, definesc concepte, termeni și proceduri pentru depozitarea, prelucrarea și distrugerea acestora.

Documentele se completează strict în conformitate cu un set de acte legislative, în special managementul relațiilor de muncă în organizație.

1.2 Structura organizatorică și documentele administrative de reglementare ale SA „ISS” denumite după. M.F. Reshetneva

Documentele referitoare la gestionarea evidenței personalului și întocmite de serviciul de personal al unei întreprinderi (organizație) se împart în:

Documente organizatorice privind personalul (personal);

Documente administrative privind personalul (personal sau personal);

înregistrări HR (personal);

Informații și documente de referință privind personalul (personal).

Pentru organizarea corectă a muncii cu personalul din orice întreprindere sau organizație, acestea trebuie inițial întocmite și aprobate în modul prescris. documente organizatorice de către personal.

Principalele documente organizatorice ale SA „ISS” includ:

Masa de personal;

Reglementări privind remunerarea și sporurile pentru angajați;

Reglementări privind datele personale ale angajaților;

Fișele postului angajaților;

Instructiuni de securitate a muncii.

Cartă- unul dintre principalele acte constitutive ale unei persoane juridice (organizatie), care definesc statutul juridic al societatii, denumirea acesteia, sediul, procedura de conducere a activitatilor societatii, obiectul si scopurile activitatii acesteia, precum si alte informatii esentiale furnizate de lege pentru persoanele juridice de tipul corespunzător.

Carta ISS JSC conține următoarele secțiuni:

Dispoziții generale;

Numele și locația Societății;

Statutul juridic al Companiei. Drepturile și obligațiile Societății;

Obiectivele și subiectul activităților Companiei;

Responsabilitatea Companiei;

Sucursale și reprezentanțe ale Companiei. Filiale și companii dependente;

capitalul autorizat;

Acțiunile Societății. Drepturile actionarilor;

Obligațiuni și alte titluri de valoare de emisiune ale Societății;

Înstrăinarea acțiunilor către acționari;

Dividende ale companiei. Fondurile și activele nete ale Societății;

Registrul acționarilor Societății;

Organele de conducere si control ale Societatii. Consiliul științific și tehnic;

Adunarea Generală a Acţionarilor;

Consiliul de Administrație al Societății; organul executiv al Societății;

Responsabilitatea membrilor consiliului de administrație și a directorului general al Societății;

Contabilitatea si raportarea Societatii. Documentele Societății;

Controlul asupra activităților financiare și economice ale Societății;

Reorganizarea si lichidarea Societatii.

Noua versiune a Cartei a fost aprobată prin ordin al Agenției Federale pentru Administrarea Proprietății de Stat la 18 aprilie 2013.

Reglementări interne ale muncii- un act de reglementare local, elaborat și în vigoare în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi și reglementări federale ale Federației Ruse, care reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile de bază ale părților la contractul de muncă, programul de lucru, perioadele de odihnă aplicabile salariaților măsuri de stimulare și sancțiuni disciplinare pentru încălcarea disciplinei muncii, precum și alte aspecte de reglementare a raporturilor de muncă.

Reglementările interne de muncă ale ISS SA conțin următoarele secțiuni:

Dispoziții generale;

Procedura de angajare si concediere a salariatilor;

Drepturile și obligațiile de bază ale angajaților și angajatorilor;

Timp de lucru și timp de odihnă;

Disciplina muncii;

Recompensarea angajaților pentru succesul la locul de muncă;

Scoaterea de la locul de muncă.

Fiecare lucrător este obligat să presteze munca care i-a fost repartizată în conformitate cu regulamentul intern al muncii.

Masa de personal- un document aprobat de șeful organizației și care conține informații privind numărul de angajați din categoriile relevante (unități de personal) pentru fiecare post, denumirea posturilor, salariile oficiale și indemnizațiile.

Tabelul de personal al ISS SA conține o listă de unități structurale, titluri de post și calificări, numărul de unități de personal, salariu și indemnizații.

În conformitate cu Carta Societății, Directorul General determină structura organizatorică a ISS SA și aprobă tabloul de personal.

Reglementări „Cu privire la remunerarea și bonusurile pentru angajații SA ISS” include următoarele secțiuni:

Dispoziții generale;

Certificarea angajatilor;

Salariile oficiale ale angajaților;

Tipuri suplimentare de remunerare;

Plăți compensatorii;

Plăți de stimulare. recompense;

Răspunderea angajatorului.

Pe lângă regulamentul principal „Cu privire la remunerarea și bonusurile pentru angajații ISS JSC”, organizația are și alte prevederi privind bonusurile:

Reglementări privind sporurile pentru principalele rezultate ale activităților economice;

Reglementări privind sporurile pentru principalele rezultate ale activităților financiare și economice;

Reglementări privind stimulentele pentru căutarea de muncă suplimentară (inițiativă);

Reglementări privind sporurile pentru prestarea unor lucrări deosebit de importante;

Reglementări privind plata remunerației pentru promovarea creării și utilizării invențiilor și propunerilor de inovare.

Reglementări „Cu privire la datele personale ale angajaților SA ISS” este un act de reglementare local intern al Companiei, obligatoriu pentru conformare de către angajator și toți angajații Companiei.

Regulamentul stabilește procedura de primire, prelucrare, stocare, utilizare și protejare a datelor cu caracter personal ale angajaților Companiei în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

Reglementările au fost elaborate în conformitate cu Constituția Federației Ruse, Codul Muncii al Federației Ruse, Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal” nr. 152-FZ din 27 iulie 2006, ordinul Agenției Spațiale Federale nr. VD-19 din 13 februarie 2007 și alte acte juridice de reglementare actuale ale Federației Ruse.

Reglementările „Cu privire la datele personale ale angajaților ISS JSC” includ următoarele secțiuni:

Dispoziții generale;

Termeni, definiții utilizate în prevedere;

Conceptul și componența datelor cu caracter personal;

Colectarea, prelucrarea și stocarea datelor personale ale angajaților;

Accesul la datele personale ale angajaților;

Protecția datelor personale ale angajaților;

Drepturile și obligațiile unui angajat în domeniul protecției datelor cu caracter personal;

Consimțământul angajatului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal;

Răspunderea pentru încălcarea regulilor care reglementează prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.

Regulamentul se aduce la cunoștința tuturor angajaților Societății împotriva semnării. În cazul în care un angajat refuză sau sustrage familiarizarea cu Regulamentul, se întocmește un act corespunzător împotriva semnării.

Descrierea postului- un act de reglementare local care reglementează activitățile unui anumit funcționar (categoria de funcționari (angajați) - personalul de conducere, specialiști, executanți tehnici etc.) al companiei și care stabilește procedura de aplicare de către aceste persoane (angajați) în proces de a-și desfășura activitățile în conformitate cu prevederile actelor legislative și de reglementare relevante, precum și ale reglementărilor locale ale companiei.

Fișa postului conține:

Dispoziții generale;

Responsabilitatile locului de munca;

Responsabilitate.

Atunci când aplică pentru un loc de muncă, fiecare angajat este introdus la fișa postului împotriva semnăturii de către șeful departamentului.

Instructiuni de protectia muncii stabilește cerințe de siguranță pentru lucrători.

În conformitate cu articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse, responsabilitățile pentru asigurarea condițiilor de siguranță și protecția muncii la ISS JSC sunt atribuite angajatorului - directorul general.

JSC ISS are o instrucțiune generală privind protecția muncii, precum și instrucțiuni separate pentru profesii și tipuri de muncă.

Principalele secțiuni pe care le includ instrucțiunile generale de protecție a muncii:

Reguli generale de protecție a muncii atunci când călătoriți la și de la locul de muncă;

Reguli generale de protectie a muncii la mutarea pe teritoriul Societatii;

Reguli generale de protectie a muncii la mutarea in cladiri industriale si administrative;

Cerințe de protecție a muncii la finalizarea lucrărilor;

Investigarea accidentelor industriale;

Investigarea bolilor profesionale (intoxicații);

Compensarea prejudiciului cauzat vieții și sănătății unui angajat;

Investigarea altor accidente;

Concluzie.

Instrucțiunile de protecția muncii pentru profesii și tipuri de muncă includ doar unele secțiuni destinate numai unor categorii specifice de lucrători:

Cerințe generale de protecție a muncii;

Cerințe de protecție a muncii înainte de începerea lucrului;

Cerințe de protecție a muncii la executarea muncii;

Cerințe de securitate a muncii în situații de urgență;

Cerințe de protecție a muncii la finalizarea lucrărilor.

Pentru încălcarea cerințelor legislative și a altor reglementări privind protecția muncii, angajații Companiei pot fi supuși răspunderii disciplinare și, în cazurile adecvate, material, civil, administrativ și penal în modul stabilit de Legislația Federației Ruse.

LA acte administrative pentru personal (personal) includ ordinele (instrucțiunile) șefului întreprinderii cu privire la:

Angajarea, transferul la un alt loc de muncă și concedierea angajaților;

Acordarea de concediu unui angajat (angajaților);

Stimulente și penalități;

Efectuarea de modificări la carnetul de muncă (schimbarea prenumelui, schimbarea postului etc.).

Ordin- aceasta este o decizie de management documentată, cu caracter normativ, emisă de directorul societății pentru a reglementa acțiunile subordonaților săi, de regulă, asupra a două sau mai multe aspecte ale principalelor activități (cotidiene).

Departamentul HR al ISS JSC utilizează următoarele forme de comenzi:

1) despre angajare:

- Nu. T-1 „Ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat”;

- Nu. T-1a „Ordine (instrucțiuni) privind angajarea lucrătorilor.”

2) ordine de transfer:

- Nr. T-5 „Ordinul (instrucțiunea) privind transferul unui salariat la un alt loc de muncă”;

- Nr. T-5a „Ordin (instrucțiune) privind transferul unui angajat la un alt loc de muncă.”

) ordonanțe de concediere:

- Nr. T-8 „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un salariat (concedierea)”;

- Nr. T-8a „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un angajat (concediere).”

) comenzi pentru recompensă:

- Nr. T-11 „Ordinul (instrucțiunea) privind stimulentele angajaților”;

- Nr. T-11a „Ordin (instrucțiuni) privind stimulentele pentru angajați”.

) ordine de acordare a concediului:

- Nr. T-6 „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului unui salariat”;

- Nr. T-6a „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui angajat.”

Proiectele de ordine privind problemele de personal ale ISS SA sunt întocmite de Departamentul HR pe baza depunerilor relevante, avizate de șeful departamentului HR (șeful departamentului HR).

Directorul general al ISS SA semnează ordinele:

La angajarea tuturor categoriilor de manageri;

La transfer la un alt loc de muncă și relocare (de la șeful adjunct al unei unități structurale independente și mai sus);

În cazul încetării contractelor de muncă din motivele prevăzute la articolul 77 din Codul Muncii (LC) al Federației Ruse, cu manageri (de la șef adjunct al unei unități structurale independente și mai sus);

Cu privire la acordarea (revocare, prelungire, transfer) de concediu anual plătit, concediu fără plată către managerii direct subordonați Dumei de Stat etc.

Directorul general adjunct pentru managementul personalului ISS SA semnează ordinele:

Cu privire la angajarea de lucrători și specialiști, precum și de studenți și studenți pentru perioada de efectuare a tuturor tipurilor de stagii și certificare;

La transferul (relocarea) la un alt loc de muncă, inclusiv transferul temporar (relocarea) a managerilor, specialiștilor și lucrătorilor, precum și a studenților pe perioada tuturor tipurilor de stagii și certificare;

La transferul la un alt loc de muncă în conformitate cu un raport medical;

Cu privire la încetarea contractelor de muncă din motivele prevăzute la articolul 77 din Codul Muncii al Federației Ruse cu lucrători, specialiști și manageri, precum și cu studenții la sfârșitul perioadei de finalizare a tuturor tipurilor de stagii și certificare, etc.

Înainte de începerea aprobării, proiectele de ordine trebuie depuse la biroul Societății pentru verificarea conformității cu cerințele instrucțiunilor de conducere a biroului. După efectuarea verificării de mai sus, specialiștii din biroul Societății fac un marcaj sau aplică o ștampilă corespunzătoare pe proiectul de comandă.

1.3 Serviciul de personal al SA ISS

Munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Activitatea de birou acoperă întreaga gamă de lucrări privind crearea și executarea documentelor, executarea acestora și controlul termenelor, înregistrarea documentelor, formarea dosarelor din documente executate, păstrarea și utilizarea dosarelor curente și pregătirea acestora pentru depunere. arhiva.

În prezent, termenul „muncă de birou” sună mai des ca „suport de documentare pentru management” (DOU), realizat de un serviciu special, care funcționează ca o unitate structurală independentă. Acesta ar putea fi: managementul afacerii, departamentul general, biroul sau secretariatul.

Sprijinul documentației pentru activitățile de management ale unei organizații este cea mai importantă funcție de management al serviciilor, a cărei organizare rațională determină viteza și calitatea deciziilor de management, eficiența organizației în ansamblu și depinde de deciziile managementului și ale preșcolarului. serviciul instituției de învățământ în sine. Reglementarea formei alese de lucru cu documente este consacrată în instrucțiunile pentru munca de birou.

Activitatea departamentului de resurse umane trebuie documentată. Întocmirea, executarea documentelor, lucrul cu acestea și depozitarea sunt reglementate de acte legislative și de reglementare, a căror implementare este obligatorie pentru orice serviciu de personal, indiferent de dimensiunea acestuia. În plus, fiecare întreprindere elaborează reglementări locale care reglementează activitatea serviciului de personal al acestei organizații. În fiecare an, serviciul de personal întocmește o listă de cazuri, a căror formare este recunoscută ca obligatorie și pentru angajații din serviciul de personal.

Cadrul normativ și metodologic este un ansamblu de legi, reglementări și documente metodologice care reglementează tehnologia de creare a documentelor, prelucrarea, stocarea și utilizarea acestora în activitățile curente ale organizației, precum și activitățile serviciului de management al biroului: structura acestuia, funcții, personal, suport tehnic și alte aspecte.

Baza normativă și metodologică pentru munca de birou constă în:

) actele legislative ale Federației Ruse în domeniul informației și documentării;

) decrete și ordine ale Președintelui Federației Ruse, rezoluții ale Guvernului Federației Ruse;

) acte juridice de reglementare ale autorităților executive federale care reglementează aspectele juridice ale suportului documentației pentru activitățile de management;

) standardele de stat pentru documente;

) clasificatori întregi ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale;

) sisteme de documentare unificate;

) reglementări, precum și documente metodologice privind munca de birou, publicate de conducerea organizațiilor și întreprinderilor.

Baza de reglementare și metodologică a muncii de birou include, de asemenea, acte legislative ale entităților constitutive ale Federației Ruse și acte juridice adoptate de autoritățile executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse. Aceste acte trebuie luate în considerare la organizarea muncii de birou, în primul rând de către organele puterii reprezentative și executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse, precum și organizațiile și întreprinderile care își desfășoară activitatea pe teritoriul lor.

În primul rând, angajații responsabili cu gestionarea dosarelor de personal trebuie să cunoască Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse). Pe baza articolelor din Codul Muncii al Federației Ruse, la întreprindere este stabilită o procedură unificată de procesare a documentelor de resurse umane.

Codul Muncii al Federației Ruse din 30 decembrie 2001 Nr. 197-FZ este principalul act legislativ bazat pe principiile și normele de drept internațional general acceptate și pe Constituția Federației Ruse reglementează relațiile în sfera muncii.

Mentine managementul înregistrărilor de personal vă permite să rezolvați eficient mai multe probleme simultan:

Documentarea relațiilor de muncă, formalizarea procedurilor de personal la un anumit angajator;

Construiți un sistem coerent de management al personalului care să îndeplinească obiectivele strategice ale managementului;

Reglementează relația dintre angajat și angajator. Menținerea documentației de personal vă permite să obțineți un anumit „echilibru” în relația dintre angajator și angajați prin reglementarea clară a drepturilor și obligațiilor acestora (de exemplu, fișele postului reglementează exact ce trebuie să facă fiecare angajat, gama sa de drepturi, îndatoriri și domeniul de aplicare). de responsabilitate);

Creați o bază organizatorică și legală pentru activitatea de muncă, atât pentru angajați, cât și pentru angajator. Pe de o parte, documentele de personal susțin interesele angajatorului, iar pe de altă parte, îl îndrumă pentru a preveni ignorarea cerințelor legislației muncii. Prezența documentelor de personal bine scrise este reciproc avantajoasă pentru ambele părți la contractul de muncă;

Rezolvarea conflictelor de muncă. Succesul poziției angajatorului în caz de situații conflictuale depinde de calitatea executării documentelor de personal, mai ales atunci când documentația de personal acționează ca una dintre probele scrise în procedurile de conflict de muncă.

În procesul de apariție și stabilire a relațiilor de muncă în serviciul de personal, multe documente sunt generate sub denumirea generală „documentație de personal”. Întregul complex al acestor documente poate fi sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, în funcție de afilierea țintă, se disting două grupuri mari de documente de personal:

Documente pentru înregistrarea personalului personalului, care includ comenzile de angajare, transfer la un alt loc de muncă, acordarea concediului, concedierea, carnetul personal de angajat și altele. Partea principală a documentelor privind personalul a fost inclusă în formele unificate ale documentației contabile primare pentru înregistrarea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea unificată forme de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia.”

A doua grupă este formată din documente legate de implementarea funcțiilor de management al personalului și organizarea muncii (regulamentul intern al muncii, reglementările privind o unitate structurală, fișele posturilor, structura și nivelurile de personal, graficul de personal). În „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management” OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299 (denumit în continuare OKUD), aceste documente se numesc „documentație privind organizarea și reglementarea reglementarea activităților unei organizații sau întreprinderi.”

În plus, dezvoltatorii clasificatorului de mai sus aplică și un alt principiu pentru sistematizarea documentației de personal, și anume, pe baza principalelor proceduri de personal, disting următoarele tipuri de documente de personal:

. Documentatia de angajare: aplicație pentru un job; contract de numire în funcție; Ordinea de acceptare la muncă; proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind angajarea.

. Documentatie pentru transfer la un alt loc de munca: cerere de transfer la un alt loc de muncă; ideea de transfer la un alt loc de muncă; pentru a se transfera la un alt loc de muncă.

. Documentatie pentru concediere: scrisoare de demisie; ordin de concediere; proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

. Documentatie de inregistrare in vacanta: program de concediu; cerere de concediu; lasa comanda.

. Documentatie pentru inregistrarea stimulentelor: idee de încurajare; ordin de promovare; proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă de promovare.

. Documentatie pentru introducerea sanctiunilor disciplinare: raport privind încălcarea disciplinei muncii; nota explicativă despre încălcarea disciplinei muncii; un ordin prin care se impune o sancțiune disciplinară; proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea sancţiunilor disciplinare.

Pe baza principalelor sarcini de management, un set de documente de personal poate fi prezentat și ca un sistem care include următoarele grupe (subsisteme) de documente, legate de o origine comună și care diferă ca scop funcțional:

Documentatie organizatorica si juridica:

Reglementări interne de muncă;

Masa de personal;

Reglementări privind unitatea structurală;

Program de vacanță;

Descrierea postului.

Documente personale:

Istoria Angajărilor;

Afaceri private;

Cardul personal al angajatului.

Documentatie contractuala:

Contract colectiv (contract);

Contract de muncă.

Documentatie administrativa (comenzi pentru personal).

Formulare contabile (cărți, reviste etc.) ale documentației de personal;

Documentatie pentru inregistrarea orelor de lucru si decontarilor cu personalul.

Informații și documentație de referință.

Compoziția documentelor de servicii de resurse umane este în realitate mult mai largă, include corespondența cu alte organizații terțe, organizații de reglementare, raportare, documentație de planificare, precum și o cantitate semnificativă de documentație de reglementare și de referință.

Documentația de reglementare și normativ-referință reglementează practica uniformă de aplicare a legii și constituie temeiul legal pentru activitățile serviciului de personal.

În subsistemul de management al personalului, precum și în sistemul de management al întregii organizații, au fost implementate și menținute următoarele sisteme de documentare unificate:

Planificat (misiuni planificate pe probleme de personal, cereri pentru tineri specialiști, comenzi de lucru, calcule planificate de numere, salarii etc.);

Contabilitate primară (contabilitatea muncii și a salariilor);

Raportare și statistică (după număr, soldul orelor de lucru etc.);

asigurări sociale (pensii, indemnizații, beneficii etc.);

Organizatorice și administrative (acte, scrisori, memorii etc.).

Fiecare unitate a serviciului de management al personalului elaborează, execută și execută documentația care corespunde scopului său funcțional. Astfel, departamentul HR trebuie să păstreze următoarele documente de personal:

Dosarele personale ale angajaților organizației, inclusiv o fișă personală, chestionar, autobiografie, copii ale documentelor educaționale, recomandări etc.;

Carduri personale;

Dosare de munca, dosare de pensii, contracte de munca etc.

Procedura de lucru cu aceste documente este, de regulă, reglementată de materiale normative și metodologice din industrie și departamente.

În departamentele de management al personalului se întocmesc o serie de documente conform clasificării de mai sus: proiecte de ordine pe probleme de personal (cu privire la angajare și concediere, transfer, mutare, premii etc.), un plan (raport) de formare și perfecționare. de personal, adeverințe privind starea disciplinei muncii, date privind fluctuația personalului, programele de concediu, propuneri de constituire a unei rezerve de personal pentru promovare, un plan al numărului de salariați cu repartizare pe divizii și categorii, grafice de personal, fișe de timp ale angajaților , cereri pentru numărul necesar de specialiști și lucrători, contracte de muncă, grafice de certificare a angajaților, trimiteri de angajare a specialiștilor și lucrătorilor etc.

Cea mai mare parte a documentației este internă organizației. Procedura de lucru cu acesta este reglementată de reguli și reglementări interne. O atenție deosebită se acordă monitorizării executării documentelor de personal, care se realizează fie de către șeful sistemului de management al personalului, secretarul acestuia, fie de către șefii departamentelor de personal.

LA Înregistrări HR (personal). raporta:

card personal;

Carnetul de chitanță și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnet de muncă și inserția în acesta;

Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea;

Program de vacanță;

Alte documente.

Cartea personală a angajatului- documentul principal al sistemului de contabilitate a personalului, se eliberează pentru toți angajații întreprinderii angajați în condițiile unui contract de muncă, indiferent dacă acest loc de muncă este cel principal sau angajatul este angajat cu normă parțială, indiferent dacă acesta este angajat pentru muncă permanentă, temporară sau sezonieră. Se desfășoară la toate întreprinderile, indiferent de forma lor de proprietate, pe întreaga perioadă a carierei angajatului într-o anumită organizație și se închide numai la concediere.

La JSC ISS, un angajat al departamentului de resurse umane completează un card personal din Formularul T-2. Cardurile Formular T-2 sunt stocate într-o cameră separată încuiată din departamentul de resurse umane.

Cardurile personale din formularul T-2 se completează pentru angajații angajați pe baza unui ordin de angajare. În acest scop, sunt utilizate informații din documentele prezentate de angajat (în conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse): pașaport, carnet de muncă, certificat de asigurare de asigurare de pensie de stat, documente de înregistrare militară (pentru cei responsabili pentru serviciul militar), document de studii, precum și informații suplimentare furnizate de angajat despre sine.

În plus, sunt necesare informații care nu pot fi extrase din documente. Număr de telefon de contact, componența familiei, datele de naștere a rudelor, nivelul de cunoaștere a limbii străine - angajatul trebuie să furnizeze aceste informații despre el însuși. Prin urmare, este necesar ca angajatul să fie prezent la eliberarea cardului personal (și să nu îl completeze el însuși). Cardul personal T-2 este un document de strictă responsabilitate, iar angajatul serviciului de personal este responsabil pentru executarea corectă a acestuia.

Formularul de card personal al unui angajat T-2 este prezentat în valoare de 1 exemplar. Acest document este stocat timp de 75 de ani, separat de fișierele personale.

Carnetul de chitanță și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnet de muncă și inserția în acesta Contabilitatea se desfășoară la SA ISS. Înregistrează toate operațiunile de primire și cheltuire a formularelor de carte de muncă și inserarea în acesta.

Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții în acestea la ISS JSC este condusă de un angajat al departamentului HR. Această carte înregistrează toate carnetele de muncă ale angajaților care lucrează în Companie. Costul formularului de carte de muncă și al inserției acestuia este plătit de angajat.

Formularele de înregistrare a muncii sunt eliberate persoanelor responsabile cu menținerea evidenței muncii numai la cerere. Responsabilitatea pentru mentinerea, pastrarea, inregistrarea si emiterea carnetelor de munca si a inserturilor pentru acestea revine unei persoane special autorizate, desemnata prin ordin al angajatorului. La sfârșitul fiecărei luni, responsabilul cu menținerea carnetelor de muncă (angajat HR) este obligat să depună un raport la departamentul de contabilitate privind disponibilitatea formularelor și sumele primite pentru carnetele de muncă. În acest caz, persoana responsabilă trebuie să atașeze un ordin de primire de la casieria organizației.

Formularele carnetului de chitanță și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor carnetului de muncă și a inserției în acesta, precum și carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor, sunt date respectiv în Anexa nr. 2 și Anexa nr. 3. la Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Toate paginile cărții sunt împărțite în coloanele necesare, numerotate, formularul de înregistrare este cusut (șurubat), certificat prin semnătura (a șefului departamentului de personal, a șefului adjunct al întreprinderii pentru personal, a șefului întreprinderii). ) și sigilate. Cartea de contabilitate pentru deplasarea evidentelor de munca se certifica numai prin semnatura conducatorului intreprinderii.

Program de vacanță- un document de stabilire a ordinii de acordare a concediilor salariatilor.

La ISS JSC, vacanțele sunt oferite în conformitate cu programele de vacanță ale diviziilor structurale independente ale Companiei. Programul de concediu se aprobă anual de către angajator, ținând cont de avizul organului sindical ales al Societății cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic. Acesta reflectă informații despre momentul distribuirii concediilor plătite pentru angajați pentru anul calendaristic.

Programul de vacanță este obligatoriu atât pentru angajator, cât și pentru angajat (Partea 2 a articolului 123 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru a reflecta informațiile privind distribuția concediului anual plătit pentru angajații din toate diviziile structurale, se utilizează un formular unificat nr. T-7 (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1).

Programul de vacanță în diviziile structurale independente ale Companiei este întocmit folosind programul ACS pentru FES.

Conform regulamentului „În vacanțele angajaților SA ISS”, până la data de 15 noiembrie a fiecărui an, programele de vacanță gata făcute sunt transferate de către diviziile structurale independente către departamentul de personal în două exemplare. Programul de vacanță este convenit de șeful departamentului HR cel târziu la data de 14 decembrie a fiecărui an, iar prima copie a documentului este stocată în departamentul HR. A doua copie a programului de vacanță convenit se returnează unității structurale independente.

Dacă o anumită dată calendaristică pentru concediu este planificată în programul de vacanță, atunci cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea concediului, angajatorul este obligat să notifice angajatul cu privire la aceasta împotriva semnăturii (Partea 3 a articolului 123 din Codul muncii). Federația Rusă). În cazul în care programul de concediu nu indică o anumită dată de începere a concediului de odihnă, atunci cel târziu cu cincisprezece zile înainte de începerea acesteia, salariatul are dreptul să scrie o cerere de concediu în luna stabilită prin programul de concediu adresată șefului imediat al unitatea structurală independentă, indicând data specifică de începere a vacanței.

În cazul modificării (transferului) perioadei de concediu anual plătit (părțile sale individuale) la inițiativa salariatului sau din cauza nevoilor de producție, precum și în cazul rechemarii unui angajat din concediul anual plătit, acestea trebuie făcute modificări la programul de vacanță aprobat.

Șeful unei unități structurale independente poartă responsabilitatea disciplinară pentru oportunitatea și corectitudinea întocmirii programului de vacanță, respectarea acestuia, precum și pentru efectuarea modificărilor corespunzătoare în cazuri.

LA informații și documente de referință în munca de personal raporta:

Ajutor;

Rapoarte, memorii;

Note explicative etc.

Aceste documente sunt destinate fie să transfere informații de la un destinatar la altul, fie să înregistreze orice informație. Pe baza rezoluției managerului, astfel de documente pot servi ca bază pentru luarea deciziilor individuale sau pregătirea documentelor administrative.

Informații și documente de referință la SA ISS sunt publicate cu privire la aspectele prevăzute de Carta întreprinderii și reglementările privind diviziunile sale structurale.

act - un document întocmit de mai multe persoane și care confirmă fapte sau evenimente stabilite de acestea.

Actele variază în ceea ce privește scopul și conținutul lor:

Livrare și recepție (lucrări, bunuri materiale, documente);

Studii (stare de siguranță, siguranță la incendiu, condiții de muncă, rezultate de performanță);

Alocări pentru distrugere (bunuri materiale, documente);

Transfer (de documente);

Încălcarea regulilor stabilite;

Investigarea accidentelor, accidentelor etc.

Actele se intocmesc colectiv (cel putin doi redactori). Adesea actele sunt întocmite de comisii special create, a căror componență este aprobată printr-un document administrativ al șefului organizației. Actul se consideră adoptat și intră în vigoare după ce este semnat de toți membrii comisiei sau de toate persoanele care au participat la întocmirea lui.

O persoană care nu este de acord cu conținutul actului este obligată să-l semneze cu o rezervă cu privire la dezacordul său. Opinia specială a unui membru al comisiei trebuie scrisă pe o foaie separată și atașată raportului.

Departamentul HR al ISS SA întocmește acte pe antetul Companiei cu sigla companiei, care conțin detaliile necesare:

Atelierul (departamentul) care constituie actul;

Locul de compilare;

Titlu (conținut);

Semnături.

De obicei, departamentul de resurse umane lasă acte cu privire la probleme legate de disciplină cu ISS JSC, cum ar fi:

Acționează în cazul refuzului de a se familiariza cu comanda;

Acționați în cazul refuzului de a vă familiariza cu comanda și de a primi o copie a actului;

Un act de refuz de a oferi o explicație scrisă pentru absența de la serviciu;

Un act de efectuare a unei investigații oficiale privind pierderea unui document de securitate - un permis oficial (carte de plastic) pentru accesul pe teritoriul Companiei.

ÎN certificate sunt descrise sau confirmate diverse fapte și evenimente. De obicei, există două tipuri de certificate:

· confirmarea anumitor fapte juridice și eliberate părților interesate.

Referințele pot fi interne și externe. Certificatul intern este semnat de către antreprenor, iar certificatele întocmite la cererea organizațiilor externe sunt semnate de șeful întreprinderii.

Potrivit art. 62 din Codul Muncii al Federației Ruse, administrația este obligată să elibereze salariatului, la cererea acestuia, un certificat de muncă în această organizație care indică specialitatea, calificările, funcția, programul de lucru și salariul.

Departamentul HR al ISS JSC eliberează cel mai adesea aceste certificate. Certificatul se eliberează pe o coală A4.

Detalii obligatorii ale certificatului:

Denumirea organizației (pentru intern - denumirea unității structurale);

Denumirea tipului de document;

Data și numărul de înregistrare;

Locul de compilare (pentru referință externă);

Destinaţie;

Titlu (conținut);

Semnătură;

Memorandum- un document adresat șefului unei organizații superioare, șefului unui departament sau organizație și care prezintă orice problemă cu concluziile și propunerile inițiatorului.

Notă de serviciu- o notă despre efectuarea oricărei lucrări trimisă de un funcționar altui funcționar.

Un memoriu este un tip de memorandum.

Rapoartele și notele oficiale ale ISS JSC sunt tipărite pe formulare stabilite cu sigla companiei și detaliile companiei.

Când scrieți o notă pe două sau mai multe pagini, a doua și paginile ulterioare sunt numerotate în mijlocul marginii de sus a foii.

Textul unui raport sau al unui memoriu, de regulă, ar trebui să se refere la o problemă sau mai multe aspecte, dacă acestea sunt interdependente și vor fi luate în considerare într-o unitate structurală a organizației destinatare.

Scrisoarea explicativă - un document întocmit pentru a explica prevederile individuale ale lucrării efectuate (proiect, dezvoltare, raport).

Notele explicative sunt de două tipuri:

Notele de primul tip explică conținutul dispozițiilor individuale ale documentului principal;

În notele de al doilea tip, angajații întreprinderii scriu despre motivele acțiunilor lor sau comentează orice evenimente.

Notele explicative se intocmesc asemanator memorandumurilor (numai ca nu contin concluzii si propuneri) si sunt semnate de redactor, indicand pozitia si transcrierea semnaturii.

Întrucât ISS SA este o întreprindere sensibilă care utilizează un sistem automat de înregistrare a timpului de lucru, cel mai frecvent motiv pentru care departamentul de resurse umane al ISS SA întocmește un raport este săvârșirea unei abateri disciplinare.

Nu există reguli specifice pentru scrierea unei note explicative, un angajat poate să o scrie de mână sau să o tasteze pe computer sub orice formă. El trebuie să indice faptul care a servit drept motiv pentru redactarea notei și motivele care ar putea explica această situație.

Departamentul HR al ISS JSC joacă un rol important în întreprindere, deoarece el trebuie să creeze un număr imens de documente diferite care sunt necesare pentru a organiza activitatea Societății.

Astfel, putem concluziona că toată documentația pe care serviciul HR o elaborează și o folosește ar trebui denumită suport normativ și metodologic pentru sistemul de management al personalului.

Sprijinul normativ și metodologic creează condiții pentru un proces eficient de pregătire, adoptare și implementare a deciziilor cu privire la aspectele legate de managementul personalului. Constă în organizarea elaborării și aplicării documentelor metodologice, precum și în menținerea managementului normativ în sistemul de management al personalului.

Responsabilitatea pentru furnizarea sistemului de management al personalului cu documente normative și metodologice revine diviziilor relevante ale aparatului de management al organizației (departamentul de standardizare, departamentul de organizare a managementului, departamentul juridic).

Pe baza documentelor standard, ținând cont de caracteristicile organizației, angajații din managementul personalului elaborează documente pentru uz intern. Astfel, un document organizatoric si administrativ important este regulamentul intern al muncii, care reglementeaza programul de munca in organizatie. În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, un lucrător este obligat să efectueze munca care i-a fost atribuită în conformitate cu reglementările interne ale muncii.

Cel mai important document organizatoric este contractul colectiv, elaborat cu participarea directă a departamentelor de management al personalului (departamentul HR, departamentul organizarea muncii și salarizare, departamentul juridic).

Acord comun- este un acord încheiat de colectivul de muncă cu administrația pentru a reglementa relațiile acestora în procesul de producție și activități economice pe o perioadă de la unu la trei ani.

Procedura și condițiile pentru încheierea unui contract colectiv sunt stabilite de Legea Federației Ruse „Cu privire la contractele și acordurile colective” din 11 martie 1992 nr. 2490-1, astfel cum a fost modificată prin Legea federală din 24 decembrie 1995 nr. 176- FZ. Partea a II-a Ediția Legile și codurile de la Moscova ale Federației Ruse 2011-2014, Codul Muncii al Federației Ruse, Capitolul 7 Art. 49, art. 50, St. 51.

Documentele de natură organizatorică, metodologică și metodologică includ și cele care reglementează îndeplinirea funcțiilor de management al personalului. Acestea includ: prevederi pentru formarea unei rezerve de personal în organizație; reglementări privind organizarea adaptării angajaților; recomandări pentru organizarea recrutării și selecției personalului; poziție privind reglarea relațiilor în echipă; reglementări salariale; instrucțiuni pentru respectarea reglementărilor de siguranță etc. Elaborarea acestor documente este efectuată de angajații părților relevante ale sistemului de management al personalului.

Pentru a dezvolta aceste și alte documente, precum și pentru a îndeplini o serie de funcții în managementul personalului, se utilizează un document de reglementare, cum ar fi Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat de Ministerul Muncii al Rusiei. Federație în 1998 (modificată în 2007). Menit să reglementeze organizarea muncii a acestor categorii de lucrători, să asigure selecția, plasarea și utilizarea rațională a personalului, să stabilească salariile lucrătorilor în funcție de nivelul de calificare al acestora. Directorul include caracteristicile de calificare ale posturilor, fiecare dintre ele având următoarele secțiuni:

Responsabilitatile locului de munca;

Trebuie știut;

Cerințe de calificare.

Pentru caracterizarea posturilor de muncă, tarifarea muncii, atribuirea categoriilor de calificare lucrătorilor, întocmirea programelor de formare și formare avansată pentru lucrători, se folosește un document de reglementare precum Tariful unificat și Repertoria de calificare a muncii și profesiilor muncitorilor (UTKS). Caracteristicile tarifare și de calificare ale profesiilor muncitorilor sunt date pe categorii și constau în secțiuni:

- „Caracteristicile muncii” - o listă de aptitudini de muncă pe care un lucrător trebuie să le aibă pentru a primi categoria corespunzătoare muncii prestate;

- „Trebuie să fie capabil” - cunoștințele și abilitățile speciale minime necesare pentru a lucra în această categorie;

- „Exemple de muncă” - o listă cu cele mai tipice lucrări pentru o anumită profesie și o anumită categorie tarifară.

Concluzie: astfel, instituția de învățământ preșcolar este reglementată prin reglementări legislative care stabilesc cerințe generale pentru documentarea activităților organizației, precum și lucrul cu aceste documente, corectitudinea întreținerii și finalizarii acestora. Ținând cont de menținerea dosarului personal al fiecărui angajat cu însemnări în dosarul personal și carnetul de muncă.

Întocmirea Comenzilor și a documentelor administrative strict în conformitate cu formularele standardizate (de exemplu, Formularul T etc.) și cu prevederile privind munca de birou și managementul personalului specificate în legislație și ținând cont de documentația administrativă internă a întreprinderii.

SA „ISS” este o întreprindere sensibilă care utilizează un sistem automat de înregistrare a timpului de lucru, ținând cont de principiile de sistematizare a documentației de personal pentru procedurile de bază ale personalului.

CAPITOLUL 2. ANALIZA CARACTERISTICILOR ORGANIZĂRII SERVICIULUI DE RESURSE EDUCAȚIONALE DE DEZVOLTARE AL ISS SA

Întreprinderea are prevederi și clauze în conformitate cu Legea Federației Ruse „Cu privire la secretele de stat” din 21 iulie 1993 (modificată la 21 decembrie 2013) și cu Legea federală „Cu privire la secretele comerciale” din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ, (modificată la 12 martie 2013) .2014).

Utilizarea informațiilor clasificate ca secrete de stat și a altor informații confidențiale este determinată de Legea Federației Ruse din 21 iulie 1993 N 5485-I „Cu privire la secretele de stat” (11/08/2011).

Legea stabilește o listă de informații care constituie secrete de stat și stabilește atribuțiile organelor de stat și ale funcționarilor chemați să asigure păstrarea și protecția secretelor de stat. Legislația Federației Ruse reglementează și alte domenii de activitate care sunt strâns legate de suportul documentației.

Actele juridice adoptate de Președintele Federației Ruse și Guvernul Federației Ruse dezvoltă prevederile consemnate în actele legislative privind problemele de informare și documentare.

O serie de decrete ale președintelui Federației Ruse vizează asigurarea protecției informațiilor:

Decretul președintelui Federației Ruse din 24 ianuarie 1998 nr. 61 „Pe lista informațiilor clasificate ca secrete de stat”,

Decretul președintelui Federației Ruse din 6 martie 1997 nr. 188 „Cu privire la aprobarea listei de informații confidențiale” (modificat și completat la 23 septembrie 2005),

Decretul Guvernului Federației Ruse din 4 septembrie 1995 nr. 870 „Cu privire la aprobarea Regulilor de clasificare a informațiilor care constituie secret de stat ca diverse informații clasificate”.

Decret al Guvernului Federației Ruse din 17 octombrie 2009. Nr. 822 partea III „Caracteristici ale standardizării produselor de apărare (lucrări, servicii) utilizate în scopul protejării informațiilor care constituie secrete de stat...”, inclusiv cele specificate la paragraful 27 de către Corporația de Stat pentru Energie Nucleară Rosatom.

Decretele președintelui Federației Ruse și rezoluțiile Guvernului Federației Ruse reglementează pregătirea, publicarea, înregistrarea de stat și punerea în aplicare a actelor juridice de reglementare emise de organismele guvernamentale. Regulile pentru pregătirea actelor juridice normative ale autorităților executive federale și înregistrarea lor de stat au fost aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 august 1997 N 1009 (modificat la 11 decembrie 2014)

Reglementări „Cu privire la aprobarea Regulamentului administrativ pentru executarea de către Serviciul Federal de Achiziții pentru Apărare (Rosoboronzakaz) a funcției de stat de examinare a reclamațiilor privind acțiunile (inacțiunile) clienților guvernamentali, organismelor autorizate, organizațiilor specializate, operatorilor de platforme electronice, concurență, comisioane de licitație sau de cotație la plasarea comenzilor pentru furnizarea de bunuri, efectuarea de lucrări, prestarea de servicii pentru nevoi ale statului federal care nu au legătură cu ordinul de apărare a statului și informații despre care constituie secret de stat" Ordinul din 12 martie 2013 nr. 27

Legea federală „Cu privire la secretele comerciale” din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ, (modificată la 12 martie 2014) reglementează relațiile legate de instituirea, modificarea și încetarea regimului secretului comercial în legătură cu informațiile care au efectiv sau valoare comercială potențială datorată necunoscutului terților, partea 1, ed. Lege federala<#"876221.files/image001.gif">

ANEXA 2

Diagrama structurală a departamentului de management al personalului al ISS SA

ANEXA 3

INSTRUCȚIUNI (CiOR)

privind managementul evidenței personalului în

SA „ISS” poartă numele academicianului M.F. Reshetneva

DISPOZIȚII GENERALE

1 Prezenta Instrucțiune privind gestionarea evidențelor de personal (denumită în continuare Instrucțiuni) stabilește reguli uniforme de gestionare a evidențelor de personal în societatea pe acțiuni „Sisteme de informații prin satelit” denumită după Academicianul M.F. Reshetnev (denumită în continuare Compania) și are ca scop îmbunătățirea activității personalului în Companie.

2 Instrucțiunile au fost elaborate în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

3 Responsabilitatea pentru organizarea managementului evidenței personalului, respectarea regulilor și procedurilor stabilite pentru lucrul cu documentele de personal în cadrul Companiei revine departamentului de personal. Departamentul Resurse Umane este o unitate structurală independentă și raportează Directorului General Adjunct pentru Resurse Umane.

4 Responsabili cu menținerea evidenței personalului sunt șefii diviziilor structurale ale departamentului de personal.

5 Cei responsabili cu ținerea evidenței personalului poartă responsabilitatea personală pentru respectarea cerințelor Instrucțiunilor și siguranța documentelor oficiale aflate în posesia lor. Pierderea acestora este imediat raportată șefului unității structurale și raportată directorului general adjunct Resurse Umane.

6 Drepturile și responsabilitățile persoanei responsabile cu menținerea evidenței personalului în Companie sunt determinate de fișele postului.

COMPOZIȚIA DOCUMENTAȚIEI PERSONALULUI

1 Activitatea întreprinderii este asigurată de un sistem de documente de gestiune interdependente care alcătuiesc baza documentară a acesteia.

În conformitate cu legislația în vigoare, în Companie sunt create următoarele documente de personal:

Instrucțiuni;

Contracte de munca;

Descrierea postului;

acte de personal;

Si altii.

2.2 Documentele de personal trebuie să fie extrem de concise și clare în conținut, fundamentate cuprinzător și să nu permită interpretări diferite.

3 Responsabilitatea pentru calitatea întocmirii documentelor și fiabilitatea informațiilor conținute în acestea revine persoanelor care au întocmit, avizat și semnat astfel de documente.

4 Forme de documente de personal organizatoric și administrativ.

Compania a introdus următoarele forme:

Ordinul Proiectantului General și al Directorului General;

Forma generală;

Ordin.

Compoziția tipurilor de formulare utilizate la întreprindere este aprobată de proiectantul general și directorul general.

PREGĂTIREA DOCUMENTELOR

1 La întocmirea documentelor de personal, cei responsabili cu efectuarea evidenței personalului sunt obligați să respecte regulile de întocmire a detaliilor prezentate mai jos.

2 Titlul textului documentului.

Titlul textului documentului trebuie să fie scurt și să transmită cu exactitate sensul textului. Titlul este alcătuit de persoana care a pregătit proiectul de document.

3 Data documentului.

Data semnării sau evenimentului consemnat în document (documente administrative, scrisori, act),

Data aprobării (pentru documentul aprobat: instrucțiuni, regulamente).

Toate mărcile de pe un document legate de originea și execuția acestuia trebuie să fie datate și semnate.

4 Aprobarea documentului.

Aprobarea documentului se eliberează cu o viză pe document sau o ștampilă de aprobare.

Aprobarea unui proiect de document se efectuează dacă este necesar să se evalueze valabilitatea documentului și conformitatea acestuia cu legislația și actele juridice în vigoare.

Documentul de personal trebuie convenit cu contabilul-șef, șeful compartimentului economic și șeful compartimentului juridic.

Vizele includ o semnătură personală și poziția vizorului documentului, o transcriere a semnăturii (inițiale, prenume) și data.

5 Semnătura documentului.

Actele de personal se semnează de proiectantul general și directorul general sau, prin ordin scris al acestuia, adjuncții săi.

Semnătura cuprinde: titlul funcției persoanei care a semnat documentul (la utilizarea unui formular oficial nu este indicat titlul postului), semnătura personală și decodificarea acesteia (inițiale, prenume).

6 Aprobarea documentului.

Pe documentele supuse aprobării, ștampila de aprobare se aplică în colțul din dreapta sus al primei foi a documentului.

Dacă sunt necesare instrucțiuni și clarificări suplimentare, documentul poate fi aprobat prin ordin al proiectantului general și al directorului general.

7 Utilizarea sigiliilor și ștampilelor

Pentru a certifica autenticitatea documentelor de personal sau conformitatea copiilor documentelor de personal, societatea foloseste sigiliile corporative ale Societatii.

CARACTERISTICI DE ÎNREGISTRARE A DOCUMENTELOR PENTRU PROCEDURI SPECIFICE DE HR

1 Comenzi pentru personal

1.2 Ordinele de personal sunt documentele contabile primare care înregistrează faptul angajării, transferului sau concedierii unui angajat, precum și baza de calcul a salariului și a altor plăți.

1.3 Executarea comenzilor pentru personal (la schimbarea numelui, la înlocuire etc.) se realizează de către departamentul de personal.

1.4 Ordinele de personal sunt emise într-un singur exemplar. Este interzisă emiterea de comenzi originale pentru personal. La solicitarea unui angajat sau a unei unități structurale, serviciul de personal emite copii legalizate sau extrase din comenzi pentru îndeplinirea sarcinilor care îi revin.

În anumite cazuri, copii sau extrase din comenzile de personal sunt transferate de către serviciul de personal către departamentul de contabilitate.

1.5 Comanda se întocmește pe un formular unificat sau pe antetul Societății.

1.6 Comanda este semnată de Directorul General și Proiectantul General al Societății sau de persoana care își îndeplinește atribuțiile.

2.1 Act - un document întocmit de mai mulți funcționari și care confirmă fapte, evenimente (act de acceptare - transfer carnet de muncă) survenite în Companie.

2.2 Actul este întocmit pe forma generală a Societății.

2.3 Actul este semnat de membrii comisiei de activare.

3 Corespondența comercială

3.1 Corespondența de afaceri este un mijloc integral de comunicare cu organizațiile externe.

4 Descrierea postului

4.1 Fișa postului este un document de reglementare care definește funcțiile, drepturile și responsabilitățile unui angajat al Companiei.

4.2 Pe baza fișei postului se elaborează un contract de muncă cu salariatul.

o 4.4.3 Fișa postului trebuie să conțină următoarele secțiuni:

Dispoziții generale;

Cerințe de calificare;

Responsabilitatile locului de munca;

Responsabilitate.

5 Acte pentru stabilirea raporturilor de munca

5.1 Angajarea la Companie se realizează pe baza unui contract de muncă încheiat între angajat și Companie. Contractul de munca se intocmeste in doua exemplare, fiecare fiind semnat de parti. O copie a contractului de munca se pastreaza in departamentul HR al Companiei, cealalta este data angajatului.

Un contract de munca se poate incheia:

Pentru perioada nedefinita;

Pentru o perioadă determinată de cel puțin un an.

Modificările și completările la contractul de muncă, inclusiv la transferul la un alt loc de muncă, se efectuează de către părțile la contractul de muncă prin încheierea unui acord adițional la contractul de muncă.

Un acord adițional la contractul de muncă se întocmește între părți în scris, în cel puțin două exemplare.

5.2 Motivele pentru angajarea în Companie (încheierea unui contract de muncă) sunt cererea de angajare a candidatului.

Cererea de angajare este redactată de candidat în mână proprie, în conformitate cu formularul Companiei

5.3 O fișă de înregistrare personală a personalului este un document care conține informații biografice despre angajat.

Fișa de evidență a personalului personal este completată de către angajat cu propria sa mână, fără pete sau corecții într-un singur exemplar. Răspunsurile la întrebări sunt oferite în conformitate cu datele cuprinse în documentele personale ale solicitantului.

5.4 În cel mult o zi lucrătoare de la încheierea unui contract de muncă, angajatorul este obligat, în baza contractului de muncă, să emită un ordin de angajare a salariatului, care se aduce la cunoștința salariatului împotriva semnării în termen de cel mult 3 zile calendaristice.

Ordinul de angajare se emite conform formularului unificat Nr. T-1.

Ordinul de angajare inițial rămâne în depozit în departamentul de gestionare a personalului, o copie este transferată la departamentul de contabilitate pentru înregistrarea unui cont personal și a statului de plată.

Formularul unificat de comandă nr. T-1 stă la baza completarii formularului de înregistrare „Cartea personală T-2”, introducerea unei note despre angajare în carnetul de muncă sau emiterea acesteia (pentru cei care intră la muncă pentru prima dată).

5.5 Cardul personal T-2 este principalul document contabil, întocmit pentru fiecare angajat angajat, și servește drept bază pentru înregistrarea componenței și analizei mișcării personalului.

Cardul personal T-2 se completează pe baza unui sondaj al angajatului nou angajat și a documentelor personale furnizate de angajat.

Toate modificările ulterioare ale datelor despre angajat (cu privire la educație, schimbarea locului de reședință etc.) de către angajatul responsabil al serviciului de management al personalului sunt reflectate în cardul personal T-2.

Dupa completarea cardului personal T-2, angajatul nou angajat semneaza cardul personal T-2 si pune data completarii.

5.6 Pe baza cardului personal completat T-2, angajatul responsabil al serviciului de personal face o înscriere în carnetul de muncă al salariatului (dacă este disponibil) în conformitate cu cerințele stabilite prin actul organului de muncă de stat autorizat.

5.7 Ordinul de relocare sau transfer este emis într-un formular unificat Nr. T-5.

Formularul T-5 este destinat să documenteze un transfer la un alt loc de muncă.

Baza emiterii unui ordin este o cerere de transfer la un alt loc de muncă, care conține următoarele detalii: destinatar (șeful organizației indicând funcția, parafa și prenume), autor (funcția, unitatea structurală, parafa și prenume), numele a tipului de document (cerere), text, semnătură și dată. Textul precizează solicitarea angajatului de a-l transfera într-o altă funcție și (sau) la o altă unitate structurală. Aplicația conține vizele șefilor diviziilor structurale ale Companiei - la locul de muncă anterior și nou și rezoluția șefului Companiei.

Ordinul de transfer se anunta angajatului Companiei contra semnatura. Originalul comenzii rămâne pentru păstrare în departamentul de personal al Companiei, o copie este transferată la departamentul de contabilitate.

5.8 Concedierea unui angajat al Companiei, de ex. încetarea unui contract de muncă este documentată prin formularul nr. T-8 „Ordin (instrucțiune) de încetare a contractului de muncă cu un angajat”.

5.9 Avizul de concediere este o formă scrisă de avertizare a angajatorului cu privire la încetarea contractului de muncă la inițiativa angajatului. Cererea este scrisă de mână, adresată managerului, textul precizează cererea salariatului de concediere, motivul și data concedierii. Documentul trebuie să conțină data depunerii cererii. Cererea se depune la dosarul personal împreună cu o copie a ordonanței de concediere.

Data concedierii este un detaliu necesar al ordinului, deoarece, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, ziua concedierii unui angajat este, în toate cazurile, ultima zi de muncă (articolul 77 din Codul Muncii al Federația Rusă).

Proiectul ordinului de concediere este avizat de șeful departamentului HR al Companiei, șeful unității structurale din care pleacă salariatul, avocat dacă concedierea se face la inițiativa angajatorului, ordinul se semnează de către General; Director și Proiectant General al Companiei sau o persoană autorizată de acesta. Prima copie a comenzii (instrucțiunii) rămâne în Birou, a doua este transferată la departamentul de contabilitate pentru decontare cu angajatul.

5.10 Un ordin (instrucțiune) de acordare a concediului unui salariat este întocmit într-un formular unificat Nr. T-6.

Baza emiterii unui ordin de acordare a concediului este cererea angajatului și programul de concediu.

5.11 Ordinea de acordare a concediilor de odihna platite se stabileste anual in conformitate cu programul de concediu aprobat de Directorul General si Proiectantul General al Societatii sau de o persoana imputernicita de acesta cu cel mult 2 saptamani inainte de inceperea anului calendaristic.

Programul de vacanță este întocmit de angajații departamentului HR al Companiei, avizat de șefii diviziilor structurale și aprobat de Directorul General și Proiectantul General al Companiei sau de o persoană împuternicită de acesta.

Atunci când perioada de concediu se amână la altă dată, cu acordul salariatului și al șefului unității structurale, se efectuează modificări corespunzătoare în programul de concediu.

Angajatul trebuie anunțat despre ora de începere a concediului de odihnă cu cel puțin 2 săptămâni înainte de începerea acesteia.

5.12 Un ordin (instrucțiune) de recompensare a unui angajat al Societății este întocmit într-o formă unificată T-11.

Originalul comenzii rămâne pentru depozitare în departamentul de personal al Companiei, pe baza acestuia, informațiile despre promovare sunt înscrise în carnetul de muncă, Cartea personală din formularul nr. T-2 al angajatului Companiei.

5.13 Un ordin de impunere a sancțiunii disciplinare se întocmește sub formă de text pe un formular de comandă în baza rezoluției Directorului General și Proiectantului General al Societății sau a unei persoane împuternicite de acesta, explicative și memorii.

Un ordin de aplicare a sancțiunii disciplinare, cu indicarea motivelor emiterii acesteia, se anunță (sesizează) salariatului sub sancțiunea contra semnăturii în termen de trei zile lucrătoare de la data emiterii acesteia. În cazul în care salariatul refuză să semneze ordinul, se întocmește un act corespunzător.

Prima copie a comenzii rămâne pentru păstrare în departamentul de personal în dosarul de comandă.

5.14 Înainte de aplicarea unei penalități, trebuie solicitată o explicație scrisă de la un angajat al Companiei. În cazurile în care un angajat refuză să dea o astfel de explicație, se întocmește un act corespunzător. Nota explicativă explică motivele incidentului - încălcarea disciplinei muncii, neîndeplinirea oricărei sarcini etc. Nota explicativă este scrisă de propria mână, într-un singur exemplar.

5.15 Un proces-verbal de încălcare a disciplinei muncii este întocmit de către șeful unei unități structurale a Societății pe baza unei note explicative a unui angajat al Societății. Rezoluția este scrisă pe o notă și trebuie să conțină o decizie privind tipul sancțiunii disciplinare.

6 Documente de evidență a personalului

6.1 Carnetul de muncă al salariatului este documentul principal despre activitatea de muncă a salariatului și vechimea în muncă. Carnetele de muncă sunt păstrate în modul prevăzut de „Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori”, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 (modificat la 6 februarie 2004)

6.2 Dosar personal - un set de documente care conțin informații complete despre angajat și activitățile sale de muncă. Fișierele personale sunt păstrate cu scopul de a concentra toate informațiile despre un angajat într-un complex separat (dosar).

Fișierele personale sunt păstrate pentru manageri, specialiști și persoane responsabile din punct de vedere financiar.

Dosarul personal se întocmește după emiterea ordinului de angajare, se formează pe toată perioada de activitate a salariatului și se completează cu documente care caracterizează activitatea de muncă.

Documentele din dosarul personal al angajatului sunt aranjate în ordine cronologică (până la data publicării sau întocmirii lor).

Dosarele personale ale angajaților se păstrează timp de 75 de ani, dosarele personale ale conducătorilor organizației se păstrează permanent.

Dosarele personale sunt păstrate în departamentul HR. ca documente de raportare stricte. Responsabilitatea pentru stocarea dosarelor personale revine angajatului departamentului de resurse umane responsabil cu menținerea evidențelor personalului.

6.3 La încetarea contractului de muncă, angajatorul este obligat să elibereze salariatului în ziua concedierii (ultima zi de muncă) un carnet de muncă și, la cererea scrisă a salariatului, copii ale documentelor legate de muncă (articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse). Cererea se întocmește de către salariat în formă scrisă gratuită, cu desemnarea precisă a tipurilor specifice de documente, copii ale cărora salariatul dorește să le primească și o fundamentare a cerinței corespunzătoare cu referire la articolul 62 din Codul muncii al Federația Rusă și se depune cu cel puțin trei zile înainte de data concedierii.

6.4 Codul Muncii al Federației Ruse prevede, în plus, obligația angajatorului de a emite angajatului: o copie certificată corespunzător a ordinului (instrucțiunii) privind angajarea (Partea 2 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse); carnetul de muncă și alte documente legate de muncă, la încetarea contractului de muncă la inițiativa angajatului (Partea 5 a articolului 80 din Codul Muncii al Federației Ruse); copii ale oricăror înregistrări care conțin datele personale ale angajatului, cu excepția cazurilor prevăzute de legile federale (articolul 89 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Angajatorul este obligat să furnizeze salariatului, la cerere, copii ale documentelor de muncă în termen de trei zile de la data depunerii cererii în cauză, fără a solicita plata salariatului.

6.5 Certificarea copiilor aferente lucrărilor poate fi efectuată, în funcție de tipul documentului, de către serviciul de personal sau departamentul de contabilitate al Societății.

ORGANIZAREA FLUXULUI DE DOCUMENTE

1 Toată corespondența primită de Conducerea Societății este înregistrată în jurnalul documentelor primite.

2 Documentele semnate de conducătorul Societății pentru probleme de personal și destinate transmiterii către organizații terțe se transferă Direcției Generale a Societății, unde se înscriu în jurnalul documentelor de ieșire, întocmite pentru trimitere și expediere.

Copiile corespondenței de personal trimise cu vize sunt depuse în dosarele departamentului de personal al Companiei.

ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

1 Baza pentru construirea sistemelor de căutare este înregistrarea documentelor - înregistrarea acreditărilor despre un document într-o formă prescrisă, înregistrarea faptului creării, trimiterii sau primirii acestuia.

2 Toate documentele de personal care necesită înregistrarea, executarea și utilizarea în scop de referință sunt supuse înregistrării.

3 Documentele de personal se înregistrează o singură dată: cele primite - în ziua primirii, cele create - în ziua semnării sau aprobării.

4 Înregistrarea documentelor de personal se realizează central. În acest caz, toate operațiunile de înregistrare a documentelor de personal sunt efectuate de către departamentul de personal.

Înregistrarea actelor de personal se realizează în cadrul grupelor, în funcție de tipul documentului.

5 Actele de personal se înregistrează în mod tradițional - carnet, jurnal; și în formă electronică.

6 Numărul de înregistrare a documentului este format dintr-un număr de ordine, care poate fi completat cu un index de cazuri conform nomenclatorului cauzelor. Componentele numărului de înregistrare sunt separate între ele printr-o liniuță sau o bară oblică.

CONTROLUL EXECUTĂRII DOCUMENTELOR

1 Executarea documentelor se realizează în conformitate cu termenele stabilite de legislația Federației Ruse. Termenele de executare a documentelor neprevăzute de legislația Federației Ruse sunt îndeplinite în conformitate cu termenele stabilite prin documentele interne ale Societății.

Termenele de executare se calculează în zile calendaristice de la data semnării sau aprobării documentului. Termenul de executare a unui document poate fi modificat numai de persoana care l-a stabilit.

2 Actul se întocmește în următoarea ordine:

Colectarea și prelucrarea informațiilor necesare;

Pregatirea proiectelor si executia documentelor;

Coordonarea si transmiterea documentului spre semnare de catre Directorul General si Proiectantul General al Societatii;

Familiarizarea cu documentul angajatilor Companiei.

ORGANIZAREA FLUXULUI DE DOCUMENTE ÎN PROCESUL BIROULUI

1 Organizarea documentelor în gestiunea evidenței personalului este un ansamblu de tipuri de lucrări care asigură siguranța, sistematizarea documentelor, formarea și înregistrarea dosarelor în gestionarea evidenței personalului și transferul acestora în arhiva Societății în conformitate cu cerințele stabilite de stat. standarde pentru documente, precum și documente metodologice în materie de arhivă.

Principalele tipuri de lucrări care asigură organizarea corectă a documentelor în gestionarea evidenței personalului sunt întocmirea unui nomenclator de cazuri și formarea dosarelor.

2 Nomenclatorul dosarelor - o listă sistematizată a denumirilor dosarelor deschise în Societate, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora, întocmită în modul prescris.

Nomenclatorul dosarelor este destinat organizării grupării documentelor executate în dosare, sistematizării și evidenței dosarelor, stabilirii perioadelor de păstrare a acestora și stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și pentru înregistrarea dosarelor temporare. (până la 10 ani inclusiv) cutii de depozitare .

3 Gruparea în dosare a documentelor executate se realizează în conformitate cu nomenclatorul cauzelor.

La formarea cazurilor, trebuie respectate următoarele reguli:

Plasați în cauză numai documente executate, corect executate în conformitate cu rubricile cauzelor conform nomenclatorului;

Puneti impreuna toate documentele legate de rezolvarea unei probleme;

Gruparea documentelor din același an calendaristic într-un caz, cu excepția cazurilor transferabile;

Grupați separat documentele pentru stocare permanentă și stocare temporară în fișiere. Documentele care trebuie returnate, copiile suplimentare sau ciornele nu trebuie incluse în dosar.

4 Din momentul înființării și până la trecerea în arhivele Societății, dosarele se păstrează la locul constituirii lor.

Cazurile sunt transmise altor departamente sau organizații terțe cu permisiunea conducerii. Se creează un card pentru cazul emis - un înlocuitor al carcasei. Cazurile sunt emise către organizații terțe conform actelor.

Scoaterea documentelor din dosarele de stocare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se efectuează cu permisiunea conducătorului societății cu menținerea obligatorie la dosar a unei copii certificate a documentului și a unei expuneri a motivelor eliberării originalului.

TRANSFERUL CAZURILOR LA DEPOZITAREA ARHIVELOR

1 Pentru determinarea valorii documentelor de personal în scopul selectării acestora în vederea păstrării în arhiva Societății și stabilirii perioadelor de păstrare, se efectuează o examinare a valorii documentelor.

Selecția documentelor de personal pentru păstrarea permanentă se realizează pe baza unor liste de documente care indică perioadele de păstrare a acestora și nomenclatorul dosarelor Societății printr-o revizuire fișă cu fișă a dosarelor.

Pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor se întocmesc inventare de depozitare permanentă, temporară și evidență a personalului, precum și acte de repartizare a dosarelor în vederea distrugerii.

2 Inventarele se întocmesc anual pentru dosarele de depozitare permanentă, temporară completate și pentru personalul Societății care a promovat examenul de valori, întocmit în conformitate cu aceste cerințe.

La întocmirea unui inventar de cazuri, sunt îndeplinite următoarele cerințe:

Titlurile cauzelor se înscriu în inventar în conformitate cu schema de sistematizare acceptată pe baza nomenclatorului cauzelor;

Coloanele de inventar se completează strict în conformitate cu informațiile cuprinse pe coperta carcasei.

Inventarele cazurilor se întocmesc în conformitate cu forma stabilită, în trei exemplare.

3 Documentele generate în cadrul activităților serviciului de personal al Societății care au semnificație istorică, socială, economică, indiferent de momentul originii, locul depozitării, tehnologia și modalitatea de securizare a informațiilor, sunt supuse transferului spre păstrare la Arhivele Statului.

Transferul cazurilor se efectuează conform inventarelor.

1. Dispoziții generale 1.1. Suportul documentației pentru management este o activitate care acoperă organizarea documentației și managementului documentației în procesul de implementare a funcțiilor unei instituții, organizații și întreprinderi. 1.2. Suport de documentare pentru management în organizații, instituții și întreprinderi...
(Fundamentele muncii de birou în administrația de stat și municipală)

Serviciul Documentație Management

Chestiuni organizatorice. Serviciul de suport al documentației este parte integrantă a structurii organizatorice a managementului în cadrul acesteia, se desfășoară procesul de management, între participanții căruia sunt repartizate funcțiile și sarcinile de management; Structura organizatorică din această poziție este o formă de separare...

Reglementări privind serviciul suport documentație de gestiune

Societatea cu Raspundere Limitata "Sistema-XXI" (000 "Sistema-XXI") APROBAT Director General Yvanov O.I. Ivanov 31.08.2018 REGLAMENTE privind serviciul suport documentatie de gestiune 1. Prevederi generale 1.1. Serviciul de suport pentru documentația de management (denumit în continuare serviciul DOU) este...
(Suport de documentare pentru activități turistice)

ORGANIZAREA SERVICIULUI DE MANAGEMENT SUPPORT DE DOCUMENTARE

Suportul de documentare pentru management este atribuit unei unități structurale speciale din organizație, care desfășoară activitățile de întocmire a documentației de management și de lucru cu aceasta și, de asemenea, gestionează metodic toate unitățile structurale și angajații implicați în fluxul documentelor....

Cadrul normativ și legal pentru activitățile serviciului HR

Cadrul de reglementare pentru activitățile serviciului de personal este împărțit într-un cadru de reglementare local și un cadru de reglementare de importanță națională. Primul act juridic de importanță națională în ierarhia juridică este Constituția Federației Ruse. Constituția Federației Ruse stabilește dreptul fiecărui cetățean de a munci și...
(Suport de documentare pentru management)

O abordare integrată a managementului personalului în serviciul public al Federației Ruse

Managementul personalului în serviciul public necesită o abordare integrată, care, la rândul ei, se bazează pe respectarea unei serii de prevederi metodologice. O abordare integrată a managementului personalului în serviciul public de stat al Federației Ruse este procesul de contabilitate în managementul personalului în stat...
(Administrația de stat și municipală)

Sisteme informatice pentru managementul personalului serviciului public de stat

Condițiile de viață pe piață impun din ce în ce mai multe acțiuni noi în ceea ce privește dezvoltarea și îmbunătățirea diferitelor domenii de activitate ale funcției publice de stat. Tendința de dezvoltare și îmbunătățire vizează informatizarea proceselor de afaceri. În ritmul actual de dezvoltare a reglementărilor și juridice...
(Munca la distanta. Organizarea gestiunii electronice a documentelor in managementul evidenta personalului)

Management…………………………………………………………………………………………………

CAPITOL. Serviciul de documentare suport pentru management (DOU) al unei întreprinderi moderne, scopul, sarcinile, structura și componența acesteia…………………………………………………………………………… ……………

1.1. Serviciul de documentare suport pentru management (DOU) al unei întreprinderi moderne, scopul acesteia, sarcini…………

1.2. O listă aproximativă a documentelor normative care reglementează organizarea suportului de documentare pentru managementul întreprinderii......

1.3. Activitățile zilnice ale serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt reglementate……………

1.4. Structura organizatorică și numărul de personal al serviciului………..

1.5. Calificări………………………………………………………………………..

CAPITOLUL II. Documentația organizatorică și administrativă a serviciului instituției de învățământ preșcolar……………………………………………………………………………………………

2.1.Tabloul de personal al întreprinderii………………………………………………………………………

2.2. Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar. Reglementări privind divizarea structurală a întreprinderii (organizație, instituție)…………………………………………………………………

2.3. Instrucțiuni pentru documentația suport al conducerii…………

2.4. Instrucțiuni privind tipurile (domeniile) de activitate ale serviciului de învățământ preșcolar…….

2.5. Instrucțiuni de organizare a locurilor de muncă pentru personalul serviciului preșcolar......

2.6. Standarde de timp pentru efectuarea lucrărilor în instituțiile de învățământ preșcolar………………………………

2.7. Documentele de planificare și raportare ale instituției de învățământ preșcolar…………………..

2.8. Documente privind îmbunătățirea activităților serviciului de învățământ preșcolar……….

2.9. Fișele postului personalului instituției de învățământ preșcolar…………..

Concluzie ……………………………………………………………………

Lista de referinte……………………………………………………………...

Aplicație………………………………………………………………………

INTRODUCERE

Informațiile înregistrate în documente sunt o reflectare a activităților organizației și formează baza oricărei afaceri.

Potrivit experților, în medie, până la 60% din timpul de lucru al personalului de conducere este cheltuit pentru întocmirea documentelor și lucrul cu acestea. Afacerea modernă este în mare măsură un proces continuu de întocmire și mutare a documentelor. Tranzacțiile sunt încheiate și încheiate, valorile mobiliare, imobilele și alte active ale întreprinderii sunt achiziționate și vândute, relațiile dintre angajatori și personal sunt formalizate, informațiile sunt transferate între întreprinderi și cetățeni - în spatele tuturor acestora există documente.

Suportul documentației pentru management (documentare) este un domeniu specific de activitate, care constă în pregătirea, executarea documentelor, prelucrarea și stocarea acestora. Promptitudinea și corectitudinea luării unei decizii de management depinde în mare măsură de cât de corect sunt întocmite și executate documentele și de modul în care este organizată lucrul cu acestea. Un document bine redactat, obligatoriu din punct de vedere juridic este argumentul principal în situații controversate și o garanție a unei tranzacții de succes.

Tema lucrării mele de curs: organizarea unui serviciu de învățământ preșcolar în contextul unei întreprinderi moderne.

Scopul este de a lua în considerare toate aspectele în organizarea serviciului instituției de învățământ preșcolar.

CAPITOL. Serviciul de documentare suport pentru management (DOU) al unei întreprinderi moderne, scopul, sarcinile, structura și componența acesteia

1.1. Serviciul de documentare suport pentru management (DOU) al unei întreprinderi moderne, scopul acesteia, sarcini

„În conformitate cu cerințele Sistemului de sprijin pentru documentație de stat pentru management (denumit în continuare DOU), suportul pentru documentare pentru management la întreprinderile moderne ar trebui să fie efectuat de un serviciu special - Serviciul de suport pentru documentare pentru management (denumit în continuare ca serviciul DOU). Un astfel de serviciu funcționează într-o întreprindere ca o unitate structurală independentă, condusă de șeful serviciului și subordonată direct șefului întreprinderii. În întreprinderile cu un personal de până la 100 de angajați și un volum relativ mic de flux de documente, este permisă atribuirea responsabilităților pentru instituția de învățământ preșcolar unuia dintre angajații cu normă întreagă.”

Serviciul instituției de învățământ preșcolar are ca scop organizarea, întreținerea și îmbunătățirea sistemului de suport al documentației pentru managementul întreprinderii pe baza unei politici tehnice unificate și a utilizării mijloacelor tehnice moderne în lucrul cu documentele. În acest caz, principalele sarcini ale serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt:

1.2 . O listă aproximativă a documentelor normative care reglementează organizarea suportului documentației pentru managementul întreprinderii

* Constituția Federației Ruse.

* Codul civil al Federației Ruse (părțile I și II).

* Legea federală din 28 august 1995 nr. 154-FZ „Cu privire la principiile generale ale autoguvernării locale în Federația Rusă” (cu modificările ulterioare).

* Legea federală a Federației Ruse din 25 ianuarie 1995 G.„Despre informare, informatizare și protecția informațiilor.”

* Legea constituțională federală a Federației Ruse din 25 decembrie 2000 nr. 2-FKZ „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse”.

* Legea federală a Federației Ruse din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la semnătura digitală electronică”.

* Legea federală a Federației Ruse din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ „Cu privire la reglementarea tehnică”.

* Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 nr. 1807-1 „Cu privire la limbile popoarelor Federației Ruse” (modificată prin Legea federală din 24 iulie 1998 nr. 126-FZ).

* Cerințe de bază pentru conceptul și dezvoltarea proiectelor de legi federale (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 august 2001 nr. 576).

* Decretul Președintelui Federației Ruse din 2 mai 1996 nr. 638 „Cu privire la procedura de pregătire a proiectelor de decrete și ordine ale Președintelui Federației Ruse, care prevede adoptarea de rezoluții și ordine ale Guvernului Federației Ruse .”

* Reguli pentru pregătirea actelor juridice normative ale autorităților executive federale și înregistrarea lor de stat (aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 august 1997 nr. 1009 (cu modificările ulterioare)).

* Ordinul Guvernului Federației Ruse din 31 octombrie 2000 nr. 1547-r „Cu privire la îmbunătățirea activității de birou în autoritățile executive federale și întărirea disciplinei executive”.

* GOSG R51141-98 „Gestiunea și arhivarea biroului. Termeni și definiții” (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28).

* GOST R6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentației” (aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 03.03.2003 nr. 65-st).

* Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Prevederi de bază (aprobate de consiliul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988. Intrat în vigoare prin Ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988 nr. 33).

* Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin Ordinul Arhivelor Federale din 27 noiembrie 2000 nr. 68).

* Caiet de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști, angajați (aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37).

* Clasificator integral rusesc al documentației de management OK 011-93 (aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299).

* Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare (aprobată de Rosarkhiv la 10/06/2000).

* Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia consiliului de administrație al Rosarkhiv din 02/06/2002).

* Standarde de timp pentru lucrările privind suportul documentației ale structurilor de conducere ale autorităților executive federale (aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 26 martie 2002 nr. 23).

1.3 . Activitățile zilnice ale serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt reglementate de:

* reglementări privind serviciul instituţiilor de învăţământ preşcolar;

* prevederi privind unitățile structurale (dacă acestea din urmă sunt prezente în serviciul instituției de învățământ preșcolar);

* instructiuni pentru invatamantul prescolar;

* instrucțiuni privind anumite tipuri (domeni) de activități ale serviciului;

* instructiuni de organizare a locurilor de munca pentru personalul de service;

* standarde de timp pentru efectuarea lucrărilor la instituțiile de învățământ preșcolar;

* documente de planificare si raportare;

* fișele postului personalului de service.

Dacă este necesar, serviciul DOW elaborează alte documente -

în special, documente privind îmbunătățirea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar.

1.4. Structura organizatorică și numărul de personal al serviciului

Structura organizatorică și componența numerică a serviciului instituției de învățământ preșcolar se stabilesc în conformitate cu tabloul de personal.

Pentru a determina structura organizatorică optimă a serviciului DOU care răspunde cel mai bine nevoilor unei anumite întreprinderi de informații documentate, pare recomandabil să se facă referire la prevederile relevante ale SDOU de stat. Acest document oferă următoarele opțiuni standard pentru structura organizatorică a serviciului instituției de învățământ preșcolar:

„La întreprinderile (asociații) de stat - departamentul de documentare suport al conducerii sau birou. Acestea includ de obicei:

a) diviziile de contabilitate si inregistrare, control, perfectionare a lucrarilor cu documente si implementare mijloace tehnice;

b) luarea în considerare a scrisorilor (reclamații);

c) secretariat;

d) expeditie;

e) birou de dactilografiere;

f) birou de copiere și tipărire;

În asociații și preocupări, componența și structura serviciului instituției de învățământ preșcolar este determinată de conducerea organizației. În societăți mixte (organizații) - de către consiliu. În societățile pe acțiuni - prin conferința de fondare. În cooperative, componența și structura serviciului de învățământ preșcolar se stabilesc de adunarea generală a membrilor cooperativei. În organele administrației publice locale și în aparat, departamentele organizațiilor publice - un departament general. Departamentul general include:

a) secretariat;

b) birou;

c) grupul martor;

d) grup de protocol;

e) grup pentru perfecţionarea lucrărilor cu documente;

f) un grup de scrisori (reclamații);

g) birou de dactilografiere;

h) birou de copiere și tipărire;

În organizațiile care nu dispun de un serviciu de documentare suport pentru conducere, în diviziile structurale, munca cu documente se realizează de către secretarul managerului (inspectorul) sau o altă persoană special desemnată.”

Opțiunea 1. Asigurarea nevoilor de informații documentate ale ministerelor (departamentelor) Federației Ruse și entităților constitutive ale federației, altor organizații și instituții similare este prescrisă pentru a fi atribuite privind managementul afacerilor(Fig. 1), care includ:

* secretariat, inclusiv o recepție, secretariatul ministrului (șef de departament, organizație, instituție), secretariate ale viceminiștrilor (șefi), secretariatul consiliului de administrație, birou de protocol;

* inspecție în subordinea ministrului (șef de secție, organizație, instituție), inclusiv birou (birou de corespondență), birou contabilitate și înregistrare documente, expediție, birou dactilografiere, birou fotocopiere, birou teletip;

* departamentul de scrisori (reclamații), adică departamentul de lucru cu contestațiile primite de minister (departament, organizație, instituție);

* departament pentru perfecţionarea lucrărilor cu documente şi introducerea mijloacelor tehnice (TS) (mijloace de automatizare şi mecanizare) a proceselor de birou;

* arhiva centrala (arhiva).

Fig.1. Afaceri aproximative

Opțiunea 2. Asigurarea nevoilor de informații documentate ale întreprinderilor guvernamentale, organizațiilor de cercetare, proiectare, inginerie și centre de calcul, instituțiilor de învățământ superior și altor organizații similare este prescrisă a fi încredințată departamente (servicii) de documentare suport de conducere (birou)(Fig. 2), care includ:

* grupa (departamentul) contabilitate si inregistrare;

* grup de control (departament);

* grup (departament) pentru îmbunătățirea lucrului cu documente și introducerea mijloacelor tehnice (instrumente de automatizare și mecanizare);

* grup (departament) de examinare a contestațiilor primite de întreprindere (organizație);

* secretariat; expediție; birou de dactilografiere; birou de copiere și tipărire; Arhiva.

Opțiunea 3. Asigurarea nevoilor de informare documentată a întreprinderilor (organizațiilor) nestatale, inclusiv a asociațiilor, preocupărilor, societăților pe acțiuni (inclusiv cele pe acțiuni), cooperativelor etc., se prescrie a fi încredințate serviciilor instituției de învățământ preșcolar, structura din care (o altă unitate similară) se determină organele de conducere ale întreprinderii (organizaţiei) (Fig. 3).

Fig. 2 Structura organizatorică aproximativă a unui departament (serviciu) al unei instituții de învățământ preșcolar (oficiu) al unei întreprinderi nestatale

Fig. 3 Structura organizatorică aproximativă a serviciului de învățământ preșcolar al unei întreprinderi (organizație) non-statală

Opțiunea 4. Asigurarea nevoilor de informare documentată a organelor (autorităților) guvernamentale locale și a aparatelor (consiliilor) organizațiilor publice este prescrisă a fi încredințată abundenței de departamente (Fig. 4), care includ:

* secretariat;

* birou (grup de management al biroului);

* grupul de control;

* grup de protocol;

* grup pentru îmbunătățirea lucrului cu documente (implementarea mijloacelor tehnice);

* grup de revizuire a scrisorilor (reclamații);

* birou de dactilografiere;

* birou de copiere si tiparire;

Orez. 4. Structura organizatorică aproximativă a unui departament general

Se recomandă determinarea componenței numerice a serviciului instituției de învățământ preșcolar - pe diviziuni structurale și în general - pe baza unor calcule adecvate. Astfel de calcule ar trebui făcute pe baza datelor privind timpul standard petrecut pentru efectuarea anumitor tipuri de lucrări (acțiuni), precum și pe baza nevoilor reale ale întreprinderii de informații documentate, ținând cont de:

* volumul fluxului de documente;

* principalele tipuri de documente de management;

* frecvența utilizării acestora în vederea asigurării activităților zilnice ale întreprinderii etc.. Metodologia de calcul este prezentată în standardele agregate inter-industriale pentru timpul de lucru la instituțiile de învățământ preșcolar.

Un exemplu de calcul este prezentat în tabel. 1. (Vezi Anexa)

1.5. Calificarecompus

Compoziția de calificare a serviciului de învățământ preșcolar se determină pe baza nevoilor totale ale întreprinderii pentru tipurile de muncă din învățământul preșcolar, a căror implementare necesită angajații să aibă calificările corespunzătoare. Cerințele de calificare pentru principalele categorii de angajați ai serviciului instituție de învățământ preșcolar sunt prezentate în Anexa 2 la prezentul manual.

Rezultatele finale ale calculelor, după o verificare amănunțită a fiabilității, sunt luate ca bază pentru pregătirea proiectelor de documente care determină calificarea și componența numerică a serviciului instituției de învățământ preșcolar (cel mai important dintre ele este tabelul de personal, vezi de mai jos). Calificarea aproximativă și componența numerică a serviciului de învățământ preșcolar al unei întreprinderi cu până la 1000 de angajați este prezentată în tabel. 2. (Vezi Anexa)

CAPITOLUL II. Documentația organizatorică și administrativă a serviciului instituție de învățământ preșcolar

2.1.Tabloul de personal al întreprinderii

Tabelul de personal este un document organizatoric care stabilește componența cantitativă și calitativă a angajaților unei întreprinderi (organizație, instituție) în ansamblu și pentru fiecare dintre diviziile sale structurale. Programul de personal pentru serviciul instituției de învățământ preșcolar se întocmește în conformitate cu formularul stabilit.

Formularul specificat - formularul nr. T-3 „Tabelul de personal” (vezi modelul de formular de pe CD-ul atașat cărții) - este destinat documentării structurii, personalului și nivelurilor de personal și este aprobat anual de la 1 ianuarie de către șeful ordinului a întreprinderii. Modificările la tabloul de personal, inclusiv cele cauzate de formarea de noi unități structurale la întreprindere (de exemplu, servicii de învățământ preșcolar), se fac în conformitate cu ordinul (instrucțiunea) șefului întreprinderii sau a unei persoane autorizate de acesta. . O mostră a unei astfel de comenzi este prezentată pe CD.

Procedura generală de întocmire a tabloului de personal este determinată de „Instrucțiunile de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia”.

„Tabelul de personal este întocmit de un funcționar autorizat al întreprinderii (de obicei un angajat autorizat al departamentului de personal), semnat de dezvoltator și aprobat de șeful întreprinderii. Tabelul de personal indică:

* Nume de afaceri;

* codul OKPO al acestuia;

* data intrării în vigoare a tabloului de personal;

* data si numarul documentului;

* data și numărul comenzii, în conformitate cu care a fost aprobat tabelul de personal;

*numar de personal in unitati;

* dimensiunea fondului de salarii (în ruble);

* denumirea unitatii structurale;

* numele profesiei (funcția) a angajatului;

* numarul unitatilor de personal;

* cuantumul fondului de salarii lunar pentru fiecare post (profesie).”

2.2. Reglementări privind serviciul instituției de învățământ preșcolar.

La întocmirea textului regulamentului privind serviciul instituțiilor de învățământ preșcolar, pare indicat să se utilizeze ca bază reglementările aproximative privind serviciul instituțiilor de învățământ preșcolar, prezentate în Anexa 12 la Instituția de Învățământ de la Bugetul de Stat. Textul reglementărilor privind serviciul instituției de învățământ preșcolar este redat în Anexa 3 la prezentul manual.

Reglementări privind divizarea structurală a unei întreprinderi (organizație, instituție)

La întocmirea textului regulamentului privind unitatea structurală din cadrul serviciului instituție de învățământ preșcolar, pare indicat să se utilizeze ca bază prevederile eșantionului corespunzătoare. În special, o prevedere aproximativă privind funcționarea compartimentului arhivă ca unitate structurală în cadrul serviciului instituției de învățământ preșcolar, aflată în Anexa 4 la prezentul manual. (O prevedere aproximativă privind arhiva unei întreprinderi (organizație, instituție) care funcționează ca unitate structurală independentă (în afara serviciului de învățământ preșcolar) a fost aprobată prin Rezoluția Arhivei Federale din 18 august 1992 nr. 176.)

2.3 . Instrucțiuni pentru documentația suport al managementului

Atunci când se pregătește textul instrucțiunilor pentru suportul documentelor de conducere, se recomandă, de asemenea, să se utilizeze documentele standard relevante ca bază, de exemplu, Instrucțiunile pentru munca de birou în autoritățile executive federale.

(Aprobat prin Ordinul Arhivei Federale din 27 noiembrie 2000 nr. 68.)

În acest caz, prevederile relevante ale altor documente care reglementează anumite domenii ale învățământului preșcolar ar trebui luate în considerare în măsura necesară. Pe lângă GSDOU, acesta este, în special, GOST R6.30-2003. Pe baza acestora, se întocmește textul instrucțiunilor pentru suportul documentației pentru conducerea unei întreprinderi (organizație, instituție).

2.4 . Instrucțiuni privind tipurile (domeniile) de activitate ale serviciului de învățământ preșcolar

Instrucțiuni pentru tipul de activitate - un document normativ care stabilește procedura de desfășurare a oricărei activități (procedura de aplicare a prevederilor altor acte legislative de reglementare pentru implementarea unor astfel de activități) de către funcționarii (diviziunile structurale) ale întreprinderilor (organizații, instituții). Procedura generală și regulile de întocmire a instrucțiunilor pentru tipul de activitate sunt definite în paragraful 4.2 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou.

Instrucțiunile pentru tipul de activitate sunt semnate de șeful unității structurale relevante responsabile de elaborarea documentului și aprobate de șeful întreprinderii. Aprobarea unui document trebuie să fie sub forma unei ștampile de aprobare sau prin emiterea unui document administrativ cu privire la aprobarea acestora.

Instrucțiunile pentru tipul de activitate trebuie întocmite pe forma generală a întreprinderii. Textul documentului trebuie prezentat în conformitate cu cerințele Recomandărilor metodologice ale VNIIDAD FAS RF (1998) și ținând cont de specificul tipului de activitate al întreprinderii (unitatea structurală), reglementat de instrucțiunile relevante.

Textul principal al instrucțiunilor pentru tipul de activitate este de obicei împărțit în capitole, paragrafe și subparagrafe. Capitolele documentului trebuie să aibă titluri și să fie numerotate cu cifre romane.

2.5 . Instrucțiuni de organizare a locurilor de muncă pentru personalul serviciului preșcolar

Instrucțiunile de organizare a locurilor de muncă sunt un document normativ care stabilește procedura de organizare a locurilor de muncă pentru personalul unei unități structurale a unei întreprinderi (personal cu o anumită calificare sau categorie profesională și oficială). Atunci când pregătiți astfel de instrucțiuni, trebuie să vă ghidați de cerințele de mai sus care reglementează procedura de pregătire a instrucțiunilor, precum și de prevederile documentelor care stabilesc cerințe specifice pentru organizarea locurilor de muncă într-un anumit domeniu de activitate.

Instrucțiunea este semnată de șeful unității structurale relevante responsabilă de elaborarea documentului și aprobată de șeful întreprinderii.

Aprobarea unui document trebuie să fie sub forma unei ștampile de aprobare sau prin emiterea unui document administrativ cu privire la aprobarea acestuia.

Instrucțiunea trebuie să fie emisă pe forma generală a întreprinderii. Textul documentului trebuie prezentat în conformitate cu cerințele Recomandărilor metodologice ale VNIIDAD FAS RF (1998) și ținând cont de specificul tipului de activitate al întreprinderii (unitatea structurală), reglementat de instrucțiunile relevante.

Numerotarea paragrafelor și subparagrafelor din document trebuie să fie cu cifre arabe.

2.6 . Standarde de timp pentru efectuarea lucrărilor la instituțiile de învățământ preșcolar

Standardizarea timpului pentru efectuarea muncii în instituțiile de învățământ preșcolar, de regulă, se realizează pe baza documentelor relevante - standarde de timp și standarde de timp elaborate de organismele pentru standardizarea costurilor de timp pentru efectuarea anumitor tipuri de muncă. Astfel, pentru a standardiza în mod corespunzător timpul de desfășurare a activității în instituțiile de învățământ preșcolar la întreprinderi (organizații, instituții), se aplică standarde de timp integrate intersectoriale pentru munca în instituțiile de învățământ preșcolar, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 25 noiembrie 1994 nr. 72, și în structurile de conducere ale organelor executive federale autoritățile - standarde de timp pentru munca de sprijin pentru documentare, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale din 26 martie 2002 nr. 23. Pe baza standardelor de timp (norme):

* se determină și se justifică numărul de angajați ai instituțiilor de învățământ preșcolar;

* se stabilesc responsabilitatile de serviciu ale angajatilor;

* munca este distribuită între angajați (categoria „executor tehnic”).

Dacă este necesar, pe baza acestor documente, întreprinderile (organizații, instituții) elaborează standarde de timp actualizate. De regulă, astfel de standarde prevăd:

* costuri de timp pentru efectuarea anumitor tipuri de lucrări neprevăzute de standardele (normele) consolidate;

* costuri de timp pentru efectuarea anumitor tipuri de muncă - dacă, datorită specificului instituției de învățământ preșcolar în condițiile unei anumite întreprinderi (organizație, instituție), costurile efective de timp pentru implementarea acestora diferă semnificativ de cele stabilite prin standardele consolidate ( norme).

„Calculul standardelor actualizate, de regulă, se face prin metoda standardizării tehnice, bazată pe înregistrarea (cronometrarea cu înregistrarea ulterioară) a costului timpului de lucru pentru efectuarea tipurilor de muncă relevante. În plus, trebuie luat în considerare timpul petrecut cu întreținerea organizatorică și tehnică a locurilor de muncă, odihna și nevoile personale ale lucrătorilor.

Standardele de timp sunt stabilite în ore (fracții de oră) pe unitate de măsură pentru fiecare tip specific de lucru - de exemplu, o foaie, o cutie, un dosar, o carcasă.

Standardele de timp pentru efectuarea celor mai frecvente operațiuni preșcolare sunt prezentate în Anexa 5 la acest manual.”

2.7 . Documente de planificare și raportare ale instituției de învățământ preșcolar

„Asigurarea planificării și raportării, precum și pregătirea la timp și corectă a documentelor relevante - planuri, rapoarte - este una dintre principalele responsabilități ale șefului serviciului de învățământ preșcolar al unei întreprinderi. În general, un plan de lucru este un document care definește compoziția și conținutul principalelor activități (sarcini), a căror implementare este atribuită angajatului (unitatea structurală sau întreprinderea pe care o conduce), calendarul, locația și responsabilii de implementarea lor într-o anumită perioadă de timp (în timpul zilei, săptămânii, lunii, trimestrului etc.).”

Datele inițiale pentru planificarea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar pentru anul calendaristic următor sunt:

* indicatori de dezvoltare financiară și economică a întreprinderii pentru perioada planificată;

* principalele rezultate ale activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar din perioada trecută;

* scopurile și obiectivele serviciului instituției de învățământ preșcolar, care decurg din conținutul secțiunilor relevante ale documentelor de planificare pe termen lung și mediu (inclusiv planuri de afaceri, programe de dezvoltare organizațională pentru întreprindere etc.).

Pe baza indicatorilor planului de lucru al instituției de învățământ preșcolar, se clarifică și se aprobă în formă definitivă planurile de lucru ale diviziilor structurale ale serviciului instituție de învățământ preșcolar.

Planificarea individuală a muncii de către angajații serviciului instituției de învățământ preșcolar se realizează pe baza planurilor diviziilor structurale relevante și ținând cont de instrucțiunile superiorilor lor direcți. Documentul principal pentru planificarea muncii individuale a unui angajat este un plan de lucru personal.

Un raport este un document care reflectă într-o formă detaliată rezultatele finale ale prelucrării (sistematizare, calcul și reconciliere) și analiză a datelor statistice care caracterizează efectuarea oricărui tip de muncă (orice activitate) pe o perioadă lungă de timp (lună, trimestru și Mai mult). Raportarea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar se realizează în modul stabilit de prevederile documentelor de reglementare, metodologice și organizatorice și administrative relevante, precum și instrucțiunile conducătorului întreprinderii.

Formularele documentelor de planificare și raportare privind activitățile serviciului instituției de învățământ preșcolar se aprobă de către conducătorul întreprinderii pe baza unei depuneri corespunzătoare din partea șefului serviciului instituției de învățământ preșcolar. Un exemplu de plan de lucru pentru conducătorul unei instituții de învățământ preșcolar este prezentat pe CD, iar un exemplu de raport de lucru cu solicitări scrise din partea cetățenilor se află în Anexa 6 la acest manual.

2.8 . Documente privind perfecţionarea activităţilor serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar

O grupă specială în cadrul documentației organizatorice și administrative a serviciului instituției de învățământ preșcolar este formată din documentele de îmbunătățire a activității acestuia. Îmbunătățirea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar presupune implementarea sistematică a unui set de măsuri care vizează atingerea unor indicatori de performanță mai înalți a tuturor unităților structurale (zonele de lucru) din cadrul serviciului instituției de învățământ preșcolar și al serviciului în ansamblu. Conţinutul activităţilor este determinat în funcţie de direcţia în care se concentrează eforturile de management ale conducerii instituţiei de învăţământ preşcolar. În același timp, în practică, desfășurarea unor astfel de evenimente este cel mai adesea asociată cu introducerea în activitățile zilnice ale serviciului de noi documente normative și metodologice (organizatorice și administrative) privind anumite aspecte ale suportului documentației pentru management.

După cum sa menționat, implementarea unui set de măsuri pentru îmbunătățirea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar ar trebui să fie sistematică. În acest scop, conducerea serviciului elaborează un proiect de plan (dacă este necesar, în colaborare cu alți funcționari (divizii structurale) ai întreprinderii). Un astfel de plan poate include activități legate de:

* elaborarea de noi (clarificarea existente) documentelor normative și metodologice (organizatorice și administrative) ale întreprinderii pe probleme de învățământ preșcolar;

* modificări ale fluxului de documente existent al întreprinderii, ținând cont de noile cerințe pentru organizarea acesteia;

* instruirea personalului serviciului instituției de învățământ preșcolar și, după caz, a altor funcționari ai întreprinderii autorizați să lucreze cu documentația de conducere;

* furnizarea de documentație relevantă diviziilor structurale ale întreprinderii.

Realizarea activităților prevăzute în plan se reflectă în act. Modelele pentru un plan de acțiune pentru îmbunătățirea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar al întreprinderii și actul corespunzător sunt prezentate pe CD-ul atașat cărții.

2.9 . Fișele postului pentru personalul serviciului preșcolar

„Fișa postului este un document normativ care reglementează activitățile unui anumit funcționar (categoria de angajați - personal de conducere, specialiști, interpreți etc.) al unei întreprinderi (organizație, instituție) și care stabilește procedura de aplicare de către aceste persoane a prevederile altor acte juridice de reglementare . Procedura generală și regulile de întocmire a fișelor postului sunt reglementate de paragraful 4.2 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou.”

Fișa postului trebuie să fie semnată de persoana responsabilă cu dezvoltarea acesteia și aprobată de șeful întreprinderii - sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document administrativ la aprobare. Titlul textului fișei postului este formulat în cazul dativ, de exemplu: „Instrucțiuni către metrolog-șef”.

Textul instrucțiunilor este tipărit pe antetul general al întreprinderii și este prezentat la persoana a treia singular sau plural. Textul instrucțiunilor poate fi împărțit în capitole, paragrafe și subparagrafe. Capitolele trebuie să aibă titluri și sunt numerotate cu cifre romane. Punctele și subpunctele sunt numerotate cu cifre arabe.

Cerințele pentru fișele postului pentru anumite categorii de angajați sunt reglementate de reglementările departamentale relevante și documentele organizatorice și administrative. Astfel, în conformitate cu Anexa 2 la Anexa 12 a Instituției de Învățământ de la Bugetul de Stat la secțiunea din fișa postului „Dispoziții generale” se stabilește următoarele:

* sarcini ale angajaților (de exemplu, pentru un funcționar - primirea, înregistrarea documentelor de intrare și expediere);

* procedura de ocupare a unui post, adică cine numește și concediază un anumit angajat;

* cerințe profesionale pentru angajat (nivel de studii, experiență în muncă etc.);

* documente si materiale de baza pe care un angajat trebuie sa le urmeze in activitatile sale.

Secțiunea din fișa postului „Funcțiile angajaților” definește:

* subiectul sau domeniul de activitate atribuit angajatului;

* o listă de tipuri de lucrări care compun îndeplinirea funcțiilor atribuite (de exemplu, înregistrarea documentelor poate include completarea cardurilor, menținerea unui dulap de dosare, eliberarea de certificate etc.).

Secțiunea din fișa postului „Responsabilitățile angajaților” precizează specificul activității:

* legate de intocmirea documentelor, primirea, prelucrarea si emiterea informatiilor;

* solicitarea folosirii obligatorii a anumitor forme și metode de lucru (de exemplu, control periodic asupra formării cazurilor în diviziile structurale, desfășurarea de briefing-uri etc.);

* solicitarea respectării termenelor limită pentru acțiuni specifice;

* referitoare la procedura de executare a ordinelor;

* afectarea standardelor etice care trebuie respectate în echipă.

Secțiunea din fișa postului „Drepturile angajaților” definește drepturile angajatului de a implementa funcțiile care îi sunt atribuite și de a-și îndeplini atribuțiile. Secțiunea din fișa postului „Relații” indică subdiviziunile și angajații de la care contractantul primește și cărora le transmite informații, structura și momentul transmiterii acestora, cine este implicat în executarea anumitor documente, cu cine sunt coordonați etc. .

Secțiunea din fișa postului „Evaluarea postului” enumeră criterii care permit evaluarea gradului în care un angajat își îndeplinește funcțiile și responsabilitățile, utilizarea drepturilor etc.

Concluzie

Examinând materialul științific și practic pe această temă, se pot trage următoarele concluzii:

În conformitate cu cerințele Sistemului de sprijin pentru documentație de stat pentru management (denumit în continuare DOU), suportul pentru documentare pentru management la întreprinderile moderne ar trebui să fie efectuat de un serviciu special - Serviciul de suport pentru documentare pentru management (denumit în continuare serviciul DOU). Un astfel de serviciu funcționează într-o întreprindere ca o unitate structurală independentă, condusă de șeful serviciului și subordonată direct șefului întreprinderii.

Principalele sarcini ale serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt:

* introducerea în întreprindere a unei proceduri uniforme de lucru cu documentele în conformitate cu Instituția de Învățământ de la bugetul de stat și alte documente normative, metodologice și organizatorice și administrative;

* implementarea managementului metodologic al organizării muncii cu documente în diviziile structurale ale întreprinderii;

* asigurarea controlului efectiv asupra respectării procedurii stabilite de lucru cu documentele;

* îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru ale funcționarilor întreprinderii cu documente.

Suportul documentației pentru management este o activitate care acoperă organizarea documentației și managementului documentației în procesul de implementare a funcțiilor unei instituții, organizații și întreprinderi.

Suportul de documentare pentru management în organizații, instituții și întreprinderi este realizat de un serviciu special, care acționează ca o unitate structurală independentă, subordonată direct șefului organizației.

Lista literaturii folosite:

Acte de reglementare

1. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 05 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”.

2. GOST R6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - M.: Editura Standarde, 2003.

3. GOST R 51141-98 Păstrarea și arhivarea înregistrărilor: termeni și definiții. - M: Editura Standarde, 1998.

4. DR-191-98. Unificarea textelor documentelor de gestiune. Recomandările metodologice ale VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

5. La aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004. Numarul 1.

6. Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobate prin ordin al Serviciului Federal de Arhive din Rusia din 27 noiembrie 2000 nr. 68). - M., 2001.

7. Legea federală „Cu privire la informații, informare și protecție a informațiilor” din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ.

Literatura educațională

8. Andreeva V.I. Munca de birou. - M.: Intel-Sintez, 2002

9. Belov A.N. Munca de birou și fluxul de documente: manual. Manual.- M.: Eksmo, 2007

10. Basakov M.I. Lucru de birou și corespondență în întrebări și răspunsuri: Manual - Rostov n/d.: Phoenix, 2004

11. Basakov M.I., Zamytskova O.I. Munca de birou. - Rostov-pe-Don: Phoenix, 2004

12. Vasilyeva L.M., Skvortsova R.E., Shkatova L.A. Documentație. - Chelyabinsk: Carte. Editura, 2000

13. Galahov V.V. Lucrări de birou: mostre, documente, organizarea și tehnologia muncii. - M.: TK Velby LLC, 2005

14. Demin Yu.M. Lucrări de birou: Întocmirea documentelor oficiale. - Sankt Petersburg: Peter, 2004

15. Zinoveva N.B. Documentație: Manual educațional și metodologic. - M.: PROFIZDAT, 2003

16. Kolesnik E.N. INTRODUCERE în documentația de management. Tutorial. - M.:INFRA-M, 2003

17. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. Studii arhivistice: Manual pentru instituţiile de învăţământ secundar de specialitate. - M.: Editura NORMA, 1996

18. Krylova I.Yu. Documentatia activitatilor de management: Proc. indemnizatie. - Sankt Petersburg: Presa de afaceri, 2004

19. Kuznetsova T.V. Munca de birou: Organizarea si tehnologia suportului documentatiei pentru management. - M.: Unitate-Dana, 2003

20. Kushnarenko N.N. Documentație. Manual. - Kiev: Znannya, 2000

21. Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Documentarea activitatilor de management la intreprindere: munca de birou si corespondenta. - Rostov-pe-Don: MarT IC, 2002

22. Ohotnikov A.V., Bulavina E.A. Managementul documentelor și managementul biroului: Fundamentele managementului documentelor; Tipuri și funcții ale documentelor; Tehnologii de birou: Manual pentru universități - M: ICC MarT, 2004

23. Rogojin M.Yu. Manual de muncă de birou - Sankt Petersburg: Pmter, 2006

24. Spivak V.A. Munca de birou. - Sankt Petersburg, 2003

25. Spivak V.A. Documentarea activităților de management: Lucrări de birou - Sankt Petersburg: Peter, 2005

26. Steniukov M.V. Lucrări de birou: Note de curs. - M.: Anterior, 2005

Aplicație

tabelul 1

Exemplu de calcul pentru determinarea timpului total petrecut (TCT)

după tipul de muncă la instituţia de învăţământ preşcolar

	Denumirea tipului de lucrare			Volumul pentru anul	Valoarea standard, h	Costuri, oră persoană
	Prelucrarea documentelor primite
	Prelucrarea documentelor de ieșire
	Controlul execuției documentelor
	Dezvoltarea normelor și îndeplinite. beneficii
	Executarea tematicii cereri
	Efectuarea unui audit al organizării muncii în departamente
	TOTAL oră persoană:

Note

SZV luând în considerare timpul petrecut cu întreținerea organizatorică și tehnică a locurilor de muncă și odihna personalului este: SZVp = 12.651 x Ku = 13.916 ore om, unde Ku este un coeficient contabil cu o valoare de 1,1.

Numărul aproximativ de specialiști (ținând cont de cerințele de calificare impuse de conținutul lucrării), pe baza valorii indicatorului fondului util al timpului de muncă al unui salariat (Fpv), va fi: SZVp: Fpv = 13916 : 2006 = 7 unitati.

Masa 2.

Calificarea aproximativă și componența numerică a serviciului de învățământ preșcolar al unei întreprinderi cu până la 1000 de angajați

			Numărul de unități de personal	Notă
	Grupa administrativă - secția serviciu educație preșcolară
	Şeful Serviciului	Supraveghetor
	adjunct al șefului serviciului	Supraveghetor		Nu poate fi introdus
	Inspector pentru controlul executării comenzilor	Specialist
	Specialist în documente	Specialist
	Secretar-dactilograf	Teh. executiv		Nu poate fi introdus
	Numele profesiei (specialitatea)		Numărul de unități de personal	Notă
	Grupa de pregatire tehnica si replicare a documentelor
	Lider de echipă	Supraveghetor		Nu poate fi introdus
	Dactilograf senior - operator PC	Teh. executiv
	Dactilograf - operator PC	Teh. executiv	2-5 sau mai mult	Depinde de cantitatea de muncă
	Grupul de management al biroului
	Lider de echipă	Supraveghetor		Nu poate fi introdus
	Artă. funcționar	Teh. executiv
	Funcționar	Teh. executiv	2-5 sau mai mult	Depinde de cantitatea de muncă
	Grup de stocare documente
	Lider de echipă	Supraveghetor		Nu poate fi introdus
	Arhivar senior	Teh. executiv
	Arhivar	Teh. executiv	2-5 sau mai mult	Depinde de cantitatea de muncă
	Grup de sprijin
	Lider de echipă	Supraveghetor		Nu poate fi introdus
	secretar-stenograf	Teh. executiv
	Expeditor-curier	Teh. executiv
	În general, în serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar
		Supraveghetor	Specialist	Teh. executiv
				12-20 sau mai mult

Introducere

Serviciul de suport pentru documentația de management (DMS) scopul, sarcinile, structura și componența acestuia

6 Sarcinile şi funcţiile serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar

Reglementarea activităților serviciului suport documentație de gestiune

Structura si personalul serviciului suport documentatie de management

1 Structura instituţiei de învăţământ preşcolar

3.2 Numărul de personal al serviciului suport documentație de management

Concluzie

Aplicații

managementul documentației calificarea muncii de birou

Introducere

Întregul proces de management este pătruns de informații, care stau la baza luării deciziilor și se bazează pe munca operațională cu documente în care este consemnat. Prin urmare, suportul de informare și documentare pentru managementul (documentele) oricărei companii, instituții, organizații, întreprinderi este considerat astăzi cea mai importantă funcție de serviciu a managementului. De organizarea sa rațională depind rapiditatea și optimitatea alegerii unei soluții, aducerea acesteia la executant, controlul în timp util asupra execuției și, în ultimă instanță, obținerea unui efect economic în activitățile unei companii, organizații, întreprinderi.

Întrucât serviciile de birou au propriile sarcini specifice, acestea trebuie să fie efectuate de un serviciu independent, separat organizațional - o unitate structurală: management, departament, secție, sector, grup etc. Astăzi acest serviciu poartă diverse denumiri: managementul afacerii, managementul suport al informației și documentației, managementul biroului, managementul suportului documentației, departamentul general, biroul, secretariatul etc.

Sarcinile principale ale unui astfel de serviciu sunt crearea și menținerea suportului de informare și documentare pentru activitățile de management ale organizației la nivelul cerințelor moderne. Serviciului de suport documentar pentru managementul biroului i se încredințează de obicei organizarea unui sistem integrat unificat de lucru de birou (suport de informații și documentare pentru management) în organizație, o procedură unificată de lucru cu documentele, începând cu crearea (sau primirea) acestora și terminând cu depunerea în arhivă (sau distrugerea).

Acest lucru se realizează prin dezvoltarea unui pachet adecvat de documente organizaționale, de reglementare și metodologice.

Problemele legate de organizarea serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt foarte relevante.

Scopul cursului este de a lua în considerare toate aspectele organizării serviciului instituției de învățământ preșcolar la o întreprindere, de a identifica problemele curente care apar în timpul activității serviciului de instituție de învățământ preșcolar, precum și de a determina numărul de personal al serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar.

Obiectivele lucrării cursului în legătură cu acest scop sunt:

Studierea cadrului de reglementare pentru organizarea serviciului;

Studiază reglementarea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar;

Dezvăluie caracteristicile structurii și componenței numerice a serviciului instituției de învățământ preșcolar.

Introducerea dezvăluie relevanța, scopul, obiectivele și dezvăluie semnificația teoretică și practică a lucrării.

Primul capitol discută despre organizarea serviciului de suport al documentației, scopul și sarcinile acestuia.

Al doilea capitol este consacrat reglementării activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar.

Al treilea capitol folosește exemple specifice pentru a arăta caracteristicile determinării structurii și componenței numerice a serviciului instituției de învățământ preșcolar.

În concluzie, rezultatele sunt rezumate și se trag concluziile finale asupra subiectului luat în considerare.”

Analiza surselor și literaturii

1. Serviciul de suport pentru documentația de management (DOU) scopul, sarcinile, structura și componența acestuia

1 Forma de organizare a muncii de birou

Există trei forme de organizare a muncii de birou:

centralizat;

descentralizat;

amestecat.

La formă centralizatăîn organizarea muncii de birou, toate operațiunile tehnice de prelucrare a documentelor sunt concentrate într-o unitate structurală (serviciul instituției de învățământ preșcolar), iar munca creativă cu documente se desfășoară în alte unități structurale. Avantajele unei forme centralizate de organizare a muncii de birou includ posibilitatea creării unei baze de date unice cu toate documentele primite de organizație și create în aceasta, ceea ce face posibilă creșterea eficienței căutării documentelor și, prin urmare, optimizarea lucrărilor de referință pe documente. Este recomandabil să se folosească o formă centralizată de organizare a muncii de birou dacă organizația are o structură organizațională liniar-funcțională.

Descentralizat formăOrganizarea muncii de birou presupune crearea unui serviciu de birou independent în fiecare unitate structurală. Este recomandabil să se utilizeze cu o structură organizatorică de tip divizional sau în condiții de dezunire teritorială a diviziunilor structurale ale organizației.

Forma mixtaorganizarea muncii de birou presupune efectuarea unor operațiuni de birou (recepție, înregistrare, control, reproducere documente) în serviciul instituției de învățământ preșcolar, altele (realizarea și executarea documentelor, sistematizarea acestora, formarea dosarelor și depozitarea) în unități structurale. Trebuie remarcat faptul că, cu o formă mixtă de organizare a muncii de birou, aceeași operațiune tehnologică, de exemplu, înregistrarea documentelor primite și trimise, poate fi efectuată atât în ​​serviciul instituției de învățământ preșcolar, cât și în diviziile structurale, în funcție de categorie. a documentelor.

2 Selectarea denumirii instituţiei de învăţământ preşcolar

În prezent, nu există documente de reglementare sau documente metodologice care să ghideze alegerea denumirii serviciului instituției de învățământ preșcolar și determinarea structurii acestuia, prin urmare organizațiile au dreptul de a lua decizii în mod independent cu privire la aceste aspecte. Cu toate acestea, există mai mulți factori de luat în considerare:

natura activităților organizației, structura acesteia (numărul de divizii, numărul personalului de conducere și numărul total de angajați);

volumul fluxului de documente al organizației;

prezența unui sistem subordonat (organizații subordonate, sucursale, divizii, reprezentanțe) și natura relației dintre acestea și organul central de conducere.

Vorbind despre denumirea serviciului de suport documentație de management, trebuie menționat că astăzi serviciul instituției de învățământ preșcolar poate avea diferite denumiri, de exemplu: managementul afacerilor, departamentul de management al biroului, departamentul suport documentația de management, departamentul general, biroul, secretariatul etc. . În același timp, putem spune că denumirea specifică a serviciului instituției de învățământ preșcolar nu are o importanță fundamentală, totuși, la alegerea acestuia, este indicat să se țină cont de următorii factori:

-structura unitatii (daca are sau nu structura interna, daca are, atunci este complexa sau nu);

-cerințe pentru nume (este de dorit ca numele să fie simplu, ușor de reținut și de pronunțat);

-tradițiile existente în munca de birou.

De exemplu, în Sistemul de management al documentației de stat se recomandă utilizarea următoarelor denumiri:

· în ministere și departamente - managementul afacerilor, care, de regulă, include:

-secretariat (sala de primire, secretariat ministru, secretariate viceministri, secretariat consiliu, birou de protocol);

-inspecție în subordinea ministrului (șeful departamentului);

-birou (birou de corespondență guvernamentală, birou de contabilitate și înregistrare, expediție, birou de copiere etc.);

-departamentul scrisori (reclamații);

-departament pentru îmbunătățirea lucrului cu documente și introducerea mijloacelor tehnice;

-arhiva centrala;

· la întreprinderile de stat (asociații), în organizații de cercetare, proiectare, inginerie și centre de calcul, instituții de învățământ superior și alte organizații - departamentul sau biroul documentației de management, care, de regulă, include:

-divizii de contabilitate si inregistrare, control, imbunatatire a lucrarii cu documente si implementarea mijloacelor tehnice, luarea in considerare a scrisorilor (reclamatii);

Secretariat;

Expediție;

Arhiva. 2

Cu toate acestea, pentru acele organizații care nu doresc categoric să folosească denumirile vechi ale serviciului instituției de învățământ preșcolar (management de caz, departament general, birou), este posibil să se ofere opțiuni de denumire care reflectă tendințele moderne în dezvoltarea documentației suport pentru management. , de exemplu: serviciul de gestionare a documentației (documentelor) (departamentului), departamentului de îmbunătățire care lucrează cu documente și implementează mijloace tehnice.

În organizațiile mici, serviciul suport documentație de management, ca unitate structurală independentă, poate să nu existe. În acest caz, munca cu documente este efectuată de secretarul managerului (inspectorul) sau de o altă persoană special desemnată.

3 Structura organizatorică a serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar

La întreprinderile mari, grupurile funcționale sunt alocate ca parte a serviciului instituției de învățământ preșcolar și fiecărui angajat îi sunt atribuite anumite responsabilități. Serviciul instituției de învățământ preșcolar poate include un secretariat, o expediție, un grup de control (birou, departament), un grup de scrisori (birou de reclamații, departament public de contestații), un birou de dactilografiere, un birou de copiere și o arhivă.

La întreprinderile mijlocii, funcțiile serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt îndeplinite de specialiști individuali în domenii de activitate.

În întreprinderile mici, serviciul instituției de învățământ preșcolar este format din 2-3 persoane.

În multe organizații, serviciul de învățământ preșcolar nu este o unitate independentă, ci face parte din serviciul administrativ și economic, serviciul de gestionare a personalului sau departamentul de contabilitate. Totuși, organizarea muncii cu documente este un tip de activitate complet independent care nu are nimic de-a face cu suportul în afaceri sau cu contabilitatea. Întrucât serviciul instituției de învățământ preșcolar gestionează efectiv documentația și fluxurile de documente ale întregii organizații, ar trebui să fie o unitate independentă, deși cu un personal redus (poate fi de 2-3 persoane), raportând direct șefului organizației sau unul a adjuncţilor şefilor care supraveghează informarea şi documentarea. Acest lucru este, de asemenea, fundamental, deoarece serviciul instituției de învățământ preșcolar lucrează direct cu conducerea, rezolvă problemele de revizuire a documentelor, monitorizează execuția acestora, efectuează lucrări de referință asupra documentelor pe baza instrucțiunilor conducerii și execută alte instrucțiuni din partea conducerii.

4 Stabilirea componenței oficiale și a nivelului de personal al serviciului instituției de învățământ preșcolar

Atunci când se determină componența posturilor angajaților, ar trebui să fie ghidat de Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al gradelor tarifare (OKPDTR) și al Directorului de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin rezoluție a ministerului). al Muncii din Rusia din 21 august 1998 Nr. 37).

Pentru a determina numărul de personal din instituția de învățământ preșcolar, se folosesc documente de reglementare privind munca și organizarea muncii. Standardele de muncă pentru lucrătorii de birou, inclusiv calcularea nivelurilor de personal ale acestora, sunt efectuate pe baza următoarelor documente:

Standarde de timp integrate intersectoriale pentru lucrul privind suportul documentației pentru management. M., 1995.

Standarde de timp pentru lucrul pentru îmbunătățirea suportului de documentare pentru managementul ministerelor, departamentelor, întreprinderilor și organizațiilor. M, 1992.

Standarde de timp pentru lucrul la tehnologia de arhivare automată și suport pentru documentație pentru organele de conducere. M., 1993.

Standarde de timp pentru lucrul privind suportul documentației pentru structurile de management ale autorităților executive federale. M., 2002.

De regulă, determinarea numărului de unități nu este responsabilitatea instituției de învățământ preșcolar în sine - această activitate este efectuată de departamentele de muncă și salarii sau diviziile economice, dar, dacă este necesar, astfel de calcule pot fi efectuate și de către angajații preșcolarului. serviciul instituţiei de învăţământ. Reglementările de muncă menționate mai sus conțin linii directoare privind aplicarea în practică a acestor documente.

5 Componența calificărilor serviciului instituție de învățământ preșcolar

Compoziția de calificare a serviciului de învățământ preșcolar se determină pe baza nevoilor totale ale întreprinderii pentru tipurile de muncă din învățământul preșcolar, a căror implementare necesită angajații să aibă calificările corespunzătoare. Cerințele de calificare pentru principalele categorii de angajați ai serviciului instituție de învățământ preșcolar sunt prezentate în Anexa 2 la prezentul manual.

Rezultatele finale ale calculelor, după o verificare amănunțită a fiabilității, sunt luate ca bază pentru pregătirea proiectelor de documente care definesc calificarea și componența numerică a serviciului instituției de învățământ preșcolar (cel mai important dintre ele este tabelul de personal, vezi mai jos). ). Calificarea aproximativă și componența numerică a serviciului de învățământ preșcolar al unei întreprinderi cu până la 1000 de angajați este prezentată în Anexa 2.

1.6 Sarcina și funcțiile serviciului instituției de învățământ preșcolar

Principalele sarcini ale serviciului instituției de învățământ preșcolar includ următoarele, și anume:

-îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele;

-asigurarea unei proceduri uniforme de documentare și organizare a muncii cu documente; construirea sistemelor de regăsire a informațiilor, monitorizarea execuției și pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă în conformitate cu standardele în vigoare;

-reducerea fluxului de documente;

-unificarea formularelor de documente;

-elaborarea și implementarea documentelor normative și metodologice pentru îmbunătățirea suportului documentar pentru managementul organizației și diviziilor sale structurale;

-implementarea celor mai noi tehnologii informaționale în lucrul cu documente.

Funcțiile tipice ale serviciului instituției de învățământ preșcolar includ diferite tipuri de muncă, care pot fi împărțite în tehnologic, organizatoric, metodologic și de control.

Funcțiile tehnologice includ:

-efectuarea prelucrării inițiale (de redirecționare) a documentelor primite;

-înregistrarea documentelor de intrare, ieșire și interne;

-efectuarea de lucrări de informare și referință asupra documentelor organizației;

-producerea de documente dactilografiată (dactilografiare text pe computer);

-copierea, duplicarea și reproducerea rapidă a documentelor;

-dezvoltarea și proiectarea formularelor de documente;

-pregătirea documentelor pentru expediere.

Printre funcțiile organizatorice ale serviciului instituției de învățământ preșcolar se numără:

-pregătirea documentelor primite pentru un raport către conducere;

-organizarea revizuirii în timp util a documentelor de către conducerea organizației;

-reglementarea progresului executării documentelor, trecerea și executarea documentelor în termenul stabilit;

-organizarea depozitării documentelor în divizii structurale;

-organizarea activității arhivei în conformitate cu regulile, instrucțiunile și recomandările metodologice ale Arhivei Federale;

-formare avansată pentru lucrătorii de birou și arhivă;

-organizarea locurilor de muncă pentru angajații serviciului de muncă de birou, inclusiv stații de lucru automatizate (AWS), condiții de muncă pentru angajații din serviciul de muncă de birou;

-organizarea documentelor pe baza apelurilor cetăţenilor;

-dezvoltarea (împreună cu diviziunile structurale relevante ale organizației) a măsurilor de îmbunătățire a formelor și metodelor de lucru cu documentele.

Funcțiile de control includ:

-controlul executării corecte a documentelor depuse spre semnare conducerii (adică documente de ieșire și interne);

-control asupra termenelor de executare a documentelor;

-exercitarea controlului asupra corectei inregistrari si formarii in compartimentele structurale ale organizarii dosarelor supuse depunerii la arhiva;

-organizarea controlului asupra muncii cu documente în diviziile structurale;

-generalizarea informațiilor privind progresul și rezultatele execuției documentelor, informând sistematic conducerea asupra acestor aspecte;

-asigurarea stocării fișierelor și a utilizării prompte a informațiilor documentare.

Funcțiile metodologice îndeplinite de serviciul instituției de învățământ preșcolar includ:

-elaborarea unui nomenclator al afacerilor organizației, instrucțiuni pentru munca de birou, foi de pontaj ale formularelor de documente și alte documente locale de reglementare care stabilesc sistemul de lucru de birou al organizației;

-efectuarea unei examinări a valorii științifice și practice a documentelor;

-desfășurarea de ședințe și consultanță pe probleme de competența serviciului de management al biroului.

Scopul serviciului DOU este de a organiza un suport eficient de documentare pentru gestionarea activităților întreprinderii. În consecință, principalele sarcini ale serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt:

în organizarea, implementarea, exploatarea, îmbunătățirea sistemului integrat de suport de documentare pentru managementul întreprinderii;

în optimizarea formelor și metodelor de lucru cu documentele bazate pe o politică informațională unificată și tehnologii moderne de prelucrare a informațiilor documentate;

în îndrumările organizatorice și metodologice adecvate privind respectarea procedurii stabilite pentru lucrul cu documentele diviziilor structurale și ale funcționarilor întreprinderii:

în controlul efectiv asupra respectării procedurii stabilite de lucru cu documentele diviziilor structurale și ale funcționarilor întreprinderii.

2. Reglementarea activităților serviciului suport documentație de gestiune

Serviciul de Management al Documentației (DMS) și angajații săi funcționează pe baza următoarelor documente organizatorice și juridice:

· reglementări privind unitatea structurală;

· descrierea postului;

· instructiuni de lucru de birou.

Cadrul de reglementare pentru elaborarea reglementărilor privind serviciul de suport pentru documentația de management și fișele postului pentru angajații săi este foarte limitat. În conformitate cu aceasta, în procesul de creare a reglementărilor privind serviciul instituției de învățământ preșcolar, puteți utiliza Sistemul de management al documentației de stat.

Principalul document de reglementare pentru elaborarea fișelor posturilor este Directorul de calificare a posturilor pentru manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse la 21 august 1998 nr. 37, care conține caracteristicile de calificare ale posturilor.

Caracteristicile de calificare ale fiecărei poziții au trei secțiuni:

Secțiunea „Responsabilitățile postului” stabilește principalele funcții ale postului care pot fi încredințate în totalitate sau parțial salariatului care ocupă această funcție, ținând cont de omogenitatea tehnologică și interconexiunea muncii, permițând specializarea optimă a angajaților. Aceste funcții sunt transferate în a doua secțiune a fișei postului cu același nume „Responsabilitățile postului”.

Secțiunea „Trebuie să știi” conține cerințele de bază pentru angajat în legătură cu cunoștințele speciale, precum și cunoștințele actelor legislative și de reglementare, reglementărilor, instrucțiunilor și altor materiale de orientare, metode și mijloace pe care angajatul trebuie să le folosească în îndeplinirea sarcinilor de serviciu. Aceste cerințe sunt transferate în prima secțiune a fișei postului „Dispoziții generale”.

Secțiunea „Cerințe de calificare” definește nivelul de pregătire profesională a angajatului necesar pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute și cerințele pentru experiența în muncă. Nivelurile de pregătire profesională necesare sunt acordate în conformitate cu Legea Federației Ruse „Cu privire la educație”. Aceste cerințe sunt transferate în prima secțiune a fișei postului „Dispoziții generale”.

La elaborarea instrucțiunilor adecvate, este necesar să se țină seama de faptul că, din moment ce caracteristicile de calificare specificate în Directorul de calificări ale posturilor de manageri, specialiști și alți angajați se aplică angajaților organizațiilor, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor, indiferent de afilierea lor în industrie și departamente. subordonarea, ele prezintă cele mai caracteristice pentru fiecare post de muncă. Prin urmare, la elaborarea fișelor postului, este posibil să se clarifice lista de lucrări care sunt caracteristice funcției corespunzătoare în condiții organizatorice și tehnice specifice și să se stabilească cerințe pentru pregătirea specială necesară a angajaților.

Pentru posturile de angajați ai serviciului de învățământ preșcolar, Manualul prevede următoarele caracteristici de calificare. (Anexa 1).

Titlul „senior” poate fi adăugat unui post cu condiția ca salariatul, pe lângă îndeplinirea atribuțiilor prevăzute de funcția deținută, să supravegheze artiștii executanți din subordinea acestuia. Mențiunea din titlul „conducător” se stabilește în cazul în care salariatului i se atribuie funcții de manager și director executiv responsabil într-una dintre domeniile de activitate ale organizației sau responsabilitățile de coordonare și management metodologic al grupurilor de executanți.

1 Instrucțiuni pentru documentația suport al conducerii

La pregătirea textului instrucțiunilor pentru suportul documentației pentru management, se recomandă, de asemenea, să folosiți documentele standard relevante ca bază, de exemplu, Instrucțiunile pentru munca de birou în autoritățile executive federale.

(Aprobat prin Ordinul Arhivei Federale din 27 noiembrie 2000 nr. 68.)

În acest caz, prevederile relevante ale altor documente care reglementează anumite domenii ale învățământului preșcolar ar trebui luate în considerare în măsura necesară. Pe lângă GSDOU, acesta este, în special, GOST R6.30-2003. Pe baza acestora, se întocmește textul instrucțiunilor pentru suportul documentației pentru conducerea unei întreprinderi (organizație, instituție).

2 Instrucțiuni privind tipurile (domeniile) de activitate ale serviciului instituție de învățământ preșcolar

Instrucțiuni pentru tipul de activitate - un document normativ care stabilește procedura de desfășurare a oricărei activități (procedura de aplicare a prevederilor altor acte legislative de reglementare pentru implementarea unor astfel de activități) de către funcționarii (diviziunile structurale) ale întreprinderilor (organizații, instituții). Procedura generală și regulile de întocmire a instrucțiunilor pentru tipul de activitate sunt definite în paragraful 4.2 din Instrucțiunile standard pentru munca de birou.

Instrucțiunea pentru tipul de activitate este semnată de șeful unității structurale relevante responsabilă de elaborarea documentului și aprobată de șeful întreprinderii. Aprobarea unui document trebuie să fie sub forma unei ștampile de aprobare sau prin emiterea unui document administrativ cu privire la aprobarea acestora.

Instrucțiunile pentru tipul de activitate trebuie întocmite pe forma generală a întreprinderii. Textul documentului trebuie prezentat în conformitate cu cerințele Recomandărilor metodologice ale VNIIDAD FAS RF (1998) și ținând cont de specificul tipului de activitate al întreprinderii (unitatea structurală), reglementat de instrucțiunile relevante.

Textul principal al instrucțiunilor pentru tipul de activitate este de obicei împărțit în capitole, paragrafe și subparagrafe. Capitolele documentului trebuie să aibă titluri și să fie numerotate cu cifre romane.

3 Instrucțiuni de organizare a locurilor de muncă pentru personalul serviciului preșcolar

Instrucțiuni de organizare a locurilor de muncă - un document normativ care stabilește procedura de organizare a locurilor de muncă pentru personalul unei unități structurale a unei întreprinderi (personal cu o anumită calificare sau categorie profesională). Atunci când pregătiți astfel de instrucțiuni, trebuie să vă ghidați de cerințele de mai sus care reglementează procedura de pregătire a instrucțiunilor, precum și de prevederile documentelor care stabilesc cerințe specifice pentru organizarea locurilor de muncă într-un anumit domeniu de activitate.

Instrucțiunea este semnată de șeful unității structurale relevante responsabilă de elaborarea documentului și aprobată de șeful întreprinderii.

Aprobarea unui document trebuie să fie sub forma unei ștampile de aprobare sau prin emiterea unui document administrativ cu privire la aprobarea acestuia.

Instrucțiunea trebuie să fie emisă pe forma generală a întreprinderii. Textul documentului trebuie prezentat în conformitate cu cerințele Recomandărilor metodologice ale VNIIDAD FAS RF (1998) și ținând cont de specificul tipului de activitate al întreprinderii (unitatea structurală), reglementat de instrucțiunile relevante.

Numerotarea paragrafelor și subparagrafelor din document trebuie să fie cu cifre arabe.

4 Documente de planificare și raportare ale instituției de învățământ preșcolar

Asigurarea planificării și raportării, precum și pregătirea la timp și corectă a documentelor relevante - planuri, rapoarte - este una dintre principalele responsabilități ale șefului serviciului de învățământ preșcolar al unei întreprinderi. În general, un plan de lucru este un document care determină componența și conținutul principalelor activități (sarcini), a căror implementare este atribuită angajatului (unitatea structurală sau întreprinderea pe care o conduce), calendarul, locația și responsabilii pentru implementarea lor într-o anumită perioadă de timp (în timpul zilei, săptămânii, lunii, trimestrului etc.)”.

Datele inițiale pentru planificarea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar pentru anul calendaristic următor sunt:

indicatori de dezvoltare financiară și economică a întreprinderii pentru perioada planificată;

principalele rezultate ale activităților serviciului de învățământ preșcolar din perioada trecută;

scopurile și obiectivele serviciului instituției de învățământ preșcolar, care decurg din conținutul secțiunilor relevante ale documentelor de planificare pe termen lung și mediu (inclusiv planuri de afaceri, programe de dezvoltare organizațională a întreprinderii etc.).

Pe baza indicatorilor planului de lucru al instituției de învățământ preșcolar, se clarifică și se aprobă în formă definitivă planurile de lucru ale diviziilor structurale ale serviciului instituție de învățământ preșcolar.

Planificarea individuală a muncii de către angajații serviciului instituției de învățământ preșcolar se realizează pe baza planurilor unităților structurale relevante și ținând cont de instrucțiunile superiorilor lor direcți. Documentul principal pentru planificarea muncii individuale a unui angajat este un plan de lucru personal.

Un raport este un document care reflectă într-o formă detaliată rezultatele finale ale prelucrării (sistematizare, calcul și reconciliere) și analiză a datelor statistice care caracterizează efectuarea oricărui tip de muncă (orice activitate) pe o perioadă lungă de timp (lună, trimestru sau Mai mult). Raportarea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar se realizează în modul stabilit de prevederile documentelor de reglementare, metodologice și organizatorice și administrative relevante, precum și instrucțiunile conducătorului întreprinderii.

Formularele documentelor de planificare și raportare privind activitățile instituției de învățământ preșcolar se aprobă de către conducătorul întreprinderii pe baza depunerii corespunzătoare a șefului serviciului instituție de învățământ preșcolar. Un exemplu de plan de lucru pentru conducătorul unei instituții de învățământ preșcolar este prezentat pe CD, iar un exemplu de raport de lucru cu solicitări scrise din partea cetățenilor se află în Anexa 6 la acest manual.

5 Documente privind perfecţionarea activităţilor serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar

O grupă specială în cadrul documentației organizatorice și administrative a serviciului instituției de învățământ preșcolar este formată din documentele de îmbunătățire a activității acestuia. Îmbunătățirea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar presupune implementarea sistematică a unui set de măsuri care vizează atingerea unor indicatori de performanță mai înalți a tuturor unităților structurale (zonele de lucru) din cadrul serviciului instituției de învățământ preșcolar și al serviciului în ansamblu. Conţinutul activităţilor este determinat în funcţie de direcţia în care se concentrează eforturile de management ale conducerii instituţiei de învăţământ preşcolar. Cu toate acestea, în practică, desfășurarea unor astfel de evenimente este cel mai adesea asociată cu introducerea în activitățile zilnice ale serviciului de noi documente normative și metodologice (organizatorice și administrative) privind anumite aspecte ale suportului documentației pentru management.

După cum sa menționat, implementarea unui set de măsuri pentru îmbunătățirea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar ar trebui să fie sistematică. În acest scop, conducerea serviciului elaborează un proiect de plan (dacă este necesar, în colaborare cu alți funcționari (divizii structurale) ai întreprinderii). Un astfel de plan poate include activități legate de:

elaborarea de noi documente (clarificarea existente) normative și metodologice (organizatorice și administrative) ale întreprinderii pe probleme de învățământ preșcolar;

modificări ale fluxului de documente existent al întreprinderii, ținând cont de noile cerințe pentru organizarea acesteia;

instruirea personalului serviciului instituției de învățământ preșcolar și, după caz, a altor funcționari ai întreprinderii autorizați să lucreze cu documentația de management;

furnizarea de documentație relevantă diviziilor structurale ale întreprinderii.

Realizarea activităților prevăzute în plan se reflectă în act. Modelele pentru un plan de acțiune pentru îmbunătățirea activităților serviciului instituției de învățământ preșcolar al întreprinderii și actul corespunzător sunt prezentate pe CD-ul atașat cărții.

6 Fișele postului personalului de serviciu preșcolar

„Fișa postului este un document normativ care reglementează activitățile unui anumit funcționar (categoria de angajați – personal de conducere, specialiști, interpreți etc.) al unei întreprinderi (organizație, instituție) și care stabilește procedura de aplicare de către aceste persoane a prevederile altor acte normative de reglementare Procedura generală și regulile de formalizare a fișei postului a instrucțiunilor sunt reglementate de paragraful 4.2 din Instrucțiunile standard de gestionare a biroului.”

Fișa postului trebuie să fie semnată de persoana responsabilă cu dezvoltarea acesteia și aprobată de șeful întreprinderii - sub forma unei ștampile de aprobare sau prin eliberarea unui document administrativ la aprobare. Titlul textului fișei postului este formulat în cazul dativ, de exemplu: „Instrucțiuni către metrolog-șef”.

Textul instrucțiunilor este tipărit pe antetul general al întreprinderii și este prezentat la persoana a treia singular sau plural. Textul instrucțiunilor poate fi împărțit în capitole, paragrafe și subparagrafe. Capitolele trebuie să aibă titluri și sunt numerotate cu cifre romane. Punctele și subpunctele sunt numerotate cu cifre arabe.

Cerințele pentru fișele postului pentru anumite categorii de angajați sunt reglementate de reglementările departamentale relevante și documentele organizatorice și administrative. Astfel, în conformitate cu Anexa 2 la Anexa 12 a Instituției de Învățământ de la Bugetul de Stat la secțiunea din fișa postului „Dispoziții generale” se stabilește următoarele:

sarcinile angajaților (de exemplu, pentru un funcționar - primirea, înregistrarea documentelor primite și expedierea documentelor);

procedura de ocupare a unui post, adică de către cine este numit și concediat un anumit angajat;

cerințe profesionale pentru angajat (nivel de educație, experiență în muncă etc.);

documente și materiale de bază pe care un angajat trebuie să le urmeze în activitățile sale.

Secțiunea din fișa postului „Funcțiile angajaților” definește:

subiectul sau domeniul de activitate atribuit angajatului;

o listă de tipuri de lucrări care compun îndeplinirea funcțiilor atribuite (de exemplu, înregistrarea documentelor poate include completarea cardurilor, menținerea unui dulap de dosare, eliberarea de certificate etc.).

Secțiunea din fișa postului „Responsabilitățile angajaților” indică specificul activității:

legate de intocmirea documentelor, primirea, prelucrarea si emiterea informatiilor;

solicitarea utilizării obligatorii a anumitor forme și metode de lucru (de exemplu, control periodic asupra formării cazurilor în unitățile structurale, desfășurarea de briefing-uri etc.);

solicitarea respectării termenelor limită pentru acțiuni specifice;

referitoare la procedura de executare a ordinelor;

afectând standardele etice care trebuie respectate în echipă.

Secțiunea din fișa postului „Drepturile angajaților” definește drepturile angajatului de a implementa funcțiile care îi sunt atribuite și de a îndeplini atribuțiile. Secțiunea din fișa postului „Relații” indică departamentele și angajații de la care contractantul primește și cărora le transmite informații, structura și momentul transmiterii acestora, cine este implicat în executarea anumitor documente, cu cine sunt coordonați etc. .

Secțiunea din fișa postului „Evaluarea postului” enumeră criterii care permit evaluarea gradului în care un angajat își îndeplinește funcțiile și responsabilitățile, utilizarea drepturilor etc.

3. Structura si personalul serviciului suport documentatie de management

1 Structura instituţiei de învăţământ preşcolar

O problemă importantă atunci când se organizează munca de birou într-o organizație este determinarea structurii serviciului de suport al documentației pentru management, componența sa oficială și numerică.

Structura serviciului de suport pentru documentația de management depinde de volumul fluxului de documente, precum și de tehnologia de lucru cu documente și poate fi reprezentată de următoarele divizii structurale:

Secretariat;

-expediție (o expediție poate include grupuri pentru procesarea corespondenței de intrare și de ieșire, documente confidențiale, un grup de curierat etc.);

-divizie (departament, grup) pentru înregistrarea și contabilitatea documentelor;

-divizie (departament, grup) pentru controlul executării documentelor;

-diviziune (departament, grup) pentru lucrul cu apelurile cetăţenilor;

-divizie (departament, grup) pentru producerea documentelor (fostul birou de masini);

-Departamentul de îmbunătățire a birourilor;

-birou de copiere;

-grup de protocol;

-echipa editorială;

Recepţie;

Arhiva.

Într-o organizație mare, cu un volum mare de flux de documente, toate diviziile de mai sus pot fi incluse în serviciul de suport pentru documentare al managementului.

În organizațiile la scară mai mică, cu un volum nu atât de mare de flux de documente, este posibil să combinați mai multe funcții într-o divizie sau, în loc de divizii structurale, munca relevantă poate fi efectuată de către angajați individuali într-o companie mică; efectuate de obicei de un singur secretar.

Metoda de stabilire a structurii organizatorice a serviciului de gestionare a evidențelor (DOU), în funcție de volumul fluxului de documente, a fost formulată în Sistemul unificat de management al evidenței de stat (Directia Arhivă Principală din cadrul Consiliului de Miniștri al URSS, 1974). Conform acestei metode, toate organizațiile, instituțiile, întreprinderile, în funcție de volumul fluxului de documente, sunt împărțite în patru categorii:

Deci, conform clasificării de mai sus, dacă volumul fluxului de documente al unei instituții este mai mare de 10 mii de documente pe an, atunci pentru organizarea eficientă a muncii cu documente este necesar să se creeze un serviciu de suport pentru documente pentru management ca unitate separată. .

În ciuda faptului că această metodă de stabilire a structurii organizatorice a unei instituții de învățământ preșcolar a fost propusă în urmă cu mai bine de 30 de ani, în general este aplicabilă și astăzi. De exemplu, Bobyleva M.P. în cartea sa „Fluxul efectiv de documente: de la tradițional la electronic” propune următoarea dezvoltare a structurii organizatorice a serviciului instituției de învățământ preșcolar în funcție de volumul fluxului de documente (prezentat în Tabelul 1).

Tabelul 1 Dezvoltarea structurii organizatorice a serviciului de învățământ preșcolar în funcție de volumul fluxului de documente

Volumul fluxului de documente, mii de documente pe anForme organizatorice ale serviciului preșcolar Mai puțin de 10de obicei unul sau doi secretari la șeful organizațieide la 10 la 25serviciul este oficializat organizatoric; se cere un grup de muncitori cu repartizarea responsabililor pe domenii individuale de lucru (specializarea angajatilor) de la 25 la 50 se creeaza o divizie care cuprinde mai multe domenii de lucru (prelucrare si inregistrare documente, control asupra executiei, arhivare etc. .) de la 50 la 100 o structură mai dezvoltată în cadrul căreia organizează toate domeniile principale de lucru; gradul de specializare a muncii angajaților este în creștere, reglementarea corporativă și îmbunătățirea instituțiilor de învățământ preșcolar sunt evidențiate ca un domeniu independent (unul sau mai mulți specialiști), inclusiv pe baza automatizării, peste 100 de structuri complexe nestandardizate ale preșcolarului. serviciul instituției de învățământ, în funcție de specificul activității organizației și de structura acesteia (ierarhică, distribuită geografic) și utilizarea sistemelor automatizate

2 Numărul de personal al serviciului suport documentație de gestiune

Compoziția numerică și nomenclatura posturilor de angajați de birou depind în primul rând de funcțiile atribuite, volumul de muncă efectuat de acest departament și tehnologia adoptată (nivelul de automatizare și mecanizare a muncii cu documente).

În timpul dezvoltării Sistemului Unificat de Management al Biroului de Stat în țară la sfârșitul anilor 1960, Institutul de Cercetare a Muncii a propus o metodă de calcul a numărului de personal de birou pe baza volumului fluxului de documente și a numărului total de angajați ai instituțiilor. Formula părea destul de simplă:

Număr= 0,00016 x D0,98 x P 0.1

Simplitatea calculului folosind această formulă a condus la repetarea ei în manualele educaționale și de referință despre munca de birou. Totuși, a fost conceput pentru ministere și comitete de stat și s-a bazat pe tehnologia documentelor dactilografiate care exista în acei ani cu retipăriri multiple de texte la pregătirea unui document și un grad scăzut de mecanizare a muncii manageriale. Calculul folosind această formulă va da o compoziție cantitativă semnificativ supraestimată a serviciului de birou, care nu corespunde noilor tehnologii și a creșterii productivității muncii în domeniul managementului. Astăzi această formulă este interesantă doar pentru istoria muncii de birou.

Un calcul mai realist al numărului de personal de birou se realizează pe baza intensității muncii a tipurilor de muncă efectuate conform formulei elaborate de Biroul Central al Standardelor Muncii și atașată tuturor colecțiilor de standarde de timp pentru tipurile de muncă de birou. , inclusiv cel mai recent - „Standarde de timp pentru lucrul la structurile de management de sprijin pentru documentație în autoritățile executive federale”, aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 26 martie 2002 nr. 23.

Metoda de calcul în ele este aceeași. Pentru a calcula numărul necesar de personal, intensitatea muncii pentru fiecare tip de muncă reglementată și nestandardizată se determină separat. Pentru tipurile de muncă standardizate, standardele de timp au fost deja calculate și indicate în colecțiile enumerate. Pentru fiecare tip de muncă, standardul de timp este determinat de formulă

N vr = N × LA,

Unde N vr

K este un coeficient care ține cont de costurile de întreținere organizatorică și tehnică a locului de muncă, odihnă, pauze de educație fizică și nevoi personale, % din timpul de funcționare.

Pe baza rezultatelor analizei hărților, fotografiilor și fotografiilor timpului de lucru în sine, K este luat egal cu 1,1

Apoi, intensitatea anuală de muncă a muncii standardizate (T) se determină în ore, ținând cont de fiecare tip de muncă efectuată folosind formula:

T n = N vr × V eu,

Unde N vr - timpul petrecut pentru efectuarea unui anumit tip standard de muncă, h;

V i - volumul unui anumit tip de muncă efectuat pe an.

Intensitatea anuală de muncă a muncii nestandardizate în ore este determinată prin metoda evaluărilor experților, ținând cont de volumul muncii prestate folosind formula:

T nn = N nnj × V j,

Unde N nnj - intensitatea muncii a muncii neregulate de un anumit tip,

V j - volumul anual de tipuri de muncă nestandardizate.

Intensitatea totală anuală a forței de muncă atât a operațiunilor standardizate, cât și a celor nestandardizate se calculează folosind formula:

T O = T n + T nn

Cunoscând intensitatea totală anuală de muncă a muncii prestate de serviciul de management al biroului, calculați câți lucrători sunt necesari pentru a efectua această muncă folosind formula:

Unde F n - timpul de lucru util al angajatului pe an.

Exemple de calculare a numărului de lucrători de birou pot fi găsite în aceleași colecții de standarde de timp ale Biroului Central pentru Standarde de Muncă.

Exemple de calcul al numărului de lucrători de birou (tehnologii tradiționale)

Numărul de angajați a fost calculat pe baza intensității de muncă planificate a muncii prestate în cursul anului.

Nr. Tipul muncii efectuate Număr standard Unitatea de volum de muncă Volumul de muncă pentru anul Timp standard pe unitatea de volum de muncă, persoane. -h. Timp petrecut pe persoană. - partea 1 Întocmirea și menținerea nomenclatorului treburilor organizației 3.1.1.2200 articole 2002302302 Prelucrare documente primite 3.1.2.110 documente 144000.781123.23 Prelucrare documente trimise 3.1.2.210 execuție documente 1.80852 0 acte 1500.7010 513Transferul cazului în arhiva organizației de la diviziile structurale 3.1.5.710 cazuri 1003,20 3,20 Total 7377,4 T n - intensitatea muncii, calculată conform standardelor de timp date în culegere, ținând cont de coeficientul K = 1,1, luând în considerare timpul alocat întreținerii organizatorice și tehnice a locului de muncă, odihnă (inclusiv pauze de pregătire fizică și nevoi personale; ) - 8115,1 persoană-oră.

T nn - intensitatea muncii neprevăzută în colectare - 114,2 ore om. (determinat de expert).

F n - fond util de timp de lucru de un angajat pe an, ore (luat în medie a fi 1910 ore).

Să dăm un alt exemplu de calcul al numărului de angajați din serviciul de management al biroului, dat în standardele de timp consolidate intersectoriale pentru lucrul privind suportul documentației pentru management:

Calculul numărului de salariați ai serviciului (biroului) instituției de învățământ preșcolar s-a făcut pe baza intensității efective de muncă a muncii prestate în anul trecut.

T n - intensitatea muncii a muncii, calculată conform standardelor de timp date în culegere, ținând cont de coeficientul K = 1,1, luând în considerare timpul alocat întreținerii organizatorice și tehnice a locului de muncă, odihnă (inclusiv pauze de educație fizică și nevoi personale; ) - 11698,5 ore persoană.

T nn - intensitatea muncii neprevazuta in colectare - 98,8 persoane. -h. (determinat de expert).

F n - Timp de lucru util de un angajat pe an, ore (în medie 2006 ore).

Și, în sfârșit, să luăm exemplele date în cele mai recente standarde de timp din 2002.

Calculul numărului standard de angajați ai serviciului de documentare care asigură un set de sarcini „Contabilitatea și înregistrarea documentelor”

Denumirea muncii Unitatea de măsură Volumul anual de muncă Timp standard, parte Nr. tabel Intensitatea standard a muncii, partea 1. Menținerea unui dosar de control Un RKK108600, 151816292. Înregistrare în registrul pentru documentele trimise O înregistrare 60000.04402403. Inventarul documentelor primite Un inventar 1200.234027.6 4. Completarea registrului Un registru 37330.1940709.275. Se procesează telegramOne telegram6500.113471.56. Distribuirea documentelorUn destinatar60000.02321697. Înregistrarea actelor primite ale organului colegial 2 l 48000.0316728. Inregistrare comenzi interne 2 l 1200.08164.89. Contabilitatea comenzilor unui organ colegial Un document 1200.07158.410. Contabilitatea deciziilor (hotărârilor) unui organ colegial Un document 1201151211. Contabilitatea telegramelor organului colegial O telegramă 1500.05157.512. Contabilitatea rapoartelor de la un organ colegialUn raport 60 0.481528.813. Contabilitatea inventarierii actelor unui organ colegial Un inventar 4200.121550.414. Contabilitatea scrisorilor de notificare de la un organ colegial O scrisoare 12600.05156315. Contabilitatea deciziilor unui organ colegial Un document 1200.08159.6 Total: 3002.87

Card de înregistrare (RKK) - un card de înregistrare și control care are un formular special conceput pentru înregistrare și servește pentru contabilizarea și controlul documentelor primite, nu mai mult de 1500 de caractere.

L - foaie (l.) - o unitate de măsură a volumului de text dactilografiat pe o foaie de hârtie, dimensiunea 210x297 mm (format A4) imprimată pe o singură față, pe care sunt plasate 38 - 41 de linii (2450 de caractere) la 1,5 intervale cu un număr de 60 - 64 de caractere tipărite într-o linie (în condiții automatizate - 2 KB).

T n - cheltuieli de timp calculate conform standardelor de timp - 3002,87 ore.

F n - timpul standard de lucru per angajat pe an se presupune în mod convențional a fi de 2000 de ore.

T nn - 438,9 - costuri de timp neprevăzute de standarde, cu caracter unic (determinate prin analiză de expertiză);

T despre = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 ore.

Exemplul de calcul 2

Calculul numărului de personal de bază al lucrătorilor serviciului de documentare

Denumirea lucrării Unitatea de măsură Volumul anual de muncă Timp standard, număr de parte din tabel Intensitatea standard de muncă 1. Contabilitatea automată a volumului fluxului de documente al instituției 100 documente 200000.153202 Înregistrarea automată a documentelor primite 10 documente 250000.405410003. Contabilitatea automată a numărului de documente primite 100 documente 65000.05523.254. Control automat al executării documentelor primite 10 documente50000,756350------10. Contabilitatea automată a numărului de documente interne trimise 100 documente 150000,04516 Total: 10545

T n - costuri de timp calculate conform standardelor de timp - 10545 ore.

T nn - costuri de timp neprevăzute de standarde, care sunt de natură unică - 1096,8 ore (determinate prin analiză de specialitate);

F n - norme de timp de lucru pentru un salariat pe an, ore - convențional presupuse a fi egale cu 2000 de ore.

După cum putem vedea din exemplele date, metodologia este calculată la fel, dar iei standardele de timp din colecția pe care o folosești și calculezi singur tipurile de muncă nestandardizate folosind estimări ale experților.

Pe lângă angajații incluși direct în personalul serviciului de management al biroului, fiecare unitate structurală poate avea un secretar care desfășoară activități de birou în departament. În absența unui astfel de șef de departament, acesta trebuie să numească unul dintre angajații de departament responsabil cu păstrarea evidenței.

Astfel, numărul total de angajați angajați în servicii de birou în cadrul organizației va fi format din numărul obișnuit de angajați din serviciul de birou și din toți angajații altor departamente cărora le sunt alocate funcții de birou.

Concluzie

Examinând materialul pe tema lucrării de curs, se pot trage următoarele concluzii:

În conformitate cu cerințele sistemului instituției de învățământ preșcolar de stat, suportul documentației pentru management la întreprinderile moderne ar trebui să fie realizat de un serviciu special - serviciul de sprijin pentru documentare pentru management (serviciul instituției de învățământ preșcolar). Un astfel de serviciu funcționează în întreprindere ca o unitate structurală independentă, condusă de șeful serviciului și subordonată direct șefului întreprinderii.

Principalele sarcini ale serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt:

introducerea în întreprindere a unei proceduri uniforme de lucru cu documentele în conformitate cu Instituția de învățământ de la bugetul de stat și alte documente de reglementare, metodologice și organizatorice și administrative;

implementarea managementului metodologic al organizării muncii cu documente în diviziile structurale ale întreprinderii;

asigurarea controlului efectiv asupra respectării procedurii stabilite de lucru cu documentele;

perfecţionarea formelor şi metodelor de lucru ale funcţionarilor întreprinderii cu documente.

Suportul documentației pentru management este o activitate care acoperă organizarea documentației și managementului documentației în procesul de implementare a funcțiilor unei instituții, organizații și întreprinderi.

Pentru a obține un efect economic, în primul rând, este importantă calitatea informației, care este determinată de cantitatea, eficiența și gradul de complexitate ale acesteia. Dacă întreprinderea nu are o muncă eficientă cu documente, atunci, ca urmare, managementul se deteriorează, deoarece depinde de calitate și fiabilitate, eficiența primirii și transmiterii informațiilor, organizarea corectă a unui serviciu de referință și informare și organizarea clară. de căutare, stocare și utilizare a documentelor.

Lista surselor și literaturii utilizate

Surse

GOST R 51141-98 Păstrarea și arhivarea înregistrărilor: termeni și definiții. - M: Editura Standarde, 1998.

DR-191-98. Unificarea textelor documentelor de gestiune. Recomandările metodologice ale VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

Model de instrucțiuni pentru munca de birou în autoritățile executive federale (aprobat prin ordin al Serviciului Federal de Arhive al Rusiei din 27 noiembrie 2000 nr. 68). - M., 2001.

Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. Aprobat de consiliul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988.

Literatură

Belov A.N. Munca de birou și fluxul de documente: manual. Manual.- M.: Eksmo, 2007

Basakov M.I. Lucru de birou și corespondență în întrebări și răspunsuri: Manual - Rostov n/d.: Phoenix, 2004

Galahov V.V. Lucrări de birou: mostre, documente, organizarea și tehnologia muncii. - M.: SRL „TK Velby”, 2005

Demin Yu.M. Lucrări de birou: Întocmirea documentelor oficiale. - Sankt Petersburg: Peter, 2004

Krylova I.Yu. Documentatia activitatilor de management: Proc. indemnizatie. - Sankt Petersburg: Presa de afaceri, 2004

Kuznetsova T.V. Munca de birou: Organizarea si tehnologia suportului documentatiei pentru management. - M.: Unitate-Dana, 2003

Kuznetsova T.V. Lucrări de birou: Manual / T.A. Bykova, L.M. Vyalova, L.V. Sankina; Sub general ed. prof. TELEVIZOR. Kuznetsova. - Ed. a II-a, revizuită. si suplimentare - M.: MCFR, 2006.

Rogojin M.Yu. Manual de muncă de birou - Sankt Petersburg: Pmter, 2006

Spivak V.A. Documentarea activităților de management: Lucrări de birou - Sankt Petersburg: Peter, 2005

Stenyukov M.V. Lucrări de birou: Note de curs. - M.: Anterior, 2005

Yankovaya V.F. Cum să organizezi munca de birou. - M.: MCFR, 2004.

Caiet de referință de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37. - Dispoziții generale.

Anexa 1

Caracteristicile de calificare a posturilor de angajați ai serviciului suport documentație al conducerii

Categoria de angajați după natura muncii Titlul funcției Caracteristicile calificării managerilor de post Manager arhive Responsabilitățile postului: · conduce activitatea de organizare și întreținere a afacerilor de arhivă la o întreprindere, instituție sau organizație; · asigură, în conformitate cu procedura stabilită, primirea, înregistrarea, sistematizarea, păstrarea și utilizarea documentelor; · conduce munca de compilare a unui aparat de referință care facilitează înregistrarea și utilizarea documentelor de arhivă; · acordă asistență metodologică în găsirea documentelor necesare; · instruiește angajații diviziilor de structură cu privire la procedura de formare, întocmire și depunere la arhivă a dosarelor; · controlează oportunitatea primirii în arhivă a documentelor finalizate prin munca de birou; · asigură lucrările de examinare a valorii documentelor de arhivă, formarea documentelor pentru păstrare permanentă și temporară; · gestionează lucrările de întocmire a inventarelor dosarelor pentru trecerea documentelor în arhivele statului, întocmind acte de distrugere a documentelor ale căror termene de păstrare au expirat; · exercită controlul asupra stării documentelor, asupra oportunității restaurării acestora și asupra respectării în incinta arhivei a condițiilor necesare pentru asigurarea siguranței documentelor; · organizează munca de evidență a fluxului documentar și a numărului de cazuri, eliberând certificate de arhivă pe baza datelor disponibile în documentele de arhivă; · întocmește rapoarte prescrise; · participă la elaborarea reglementărilor și instrucțiunilor pentru păstrarea evidenței și gestionarea arhivelor. trebuie știut: · hotărâri, ordine, ordine, alte documente de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitatea arhivelor; · · procedura de prelucrare a documentelor care intră în arhivă și sistemul actual de clasificare a acestora; · · bazele organizării producției, muncii și managementului; · legislatia muncii; · · · studii medii profesionale și cel puțin 2 ani de experiență în muncă de birou Responsabilitățile postului. · organizează munca biroului; · asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație; · exercită controlul asupra termenelor de executare a documentelor și executării corecte a acestora; · organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer către unitățile structurale relevante a documentelor lucrărilor curente de birou (inclusiv ordine și instrucțiuni de la conducere), privind formarea dosarelor și depunerea acestora; · elaborează instrucțiuni de evidență la o întreprindere, instituție, organizație și organizează implementarea acestora; · ia măsuri pentru a pune la dispoziție angajaților serviciului de birouri materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, echipamentele de birou și mijloacele tehnice de gestiune a muncii; · efectuează managementul metodologic al organizării muncii de birou în compartimente, control asupra formării corecte, păstrării și depunerii la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea adeverințelor privind respectarea termenelor de execuție a documentelor; · asigură tipărirea și reproducerea documentelor oficiale; · participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează întreținerea tehnică a acestora, pregătirea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri; · supraveghează personalul biroului. trebuie știut: · · Sistemul de stat unificat al muncii de birou; · · structura unei întreprinderi, instituții, organizații; · · diagrame de flux de documente; · procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită; · termenele și procedura de depunere a dosarelor la arhivă; · sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor; · echipamente de birou și alte mijloace tehnice de muncă managerială; · fundamentele economiei, organizarea producției, munca și managementul; · legislatia muncii; · regulamentul intern al muncii; · regulile si regulamentele de protectie a muncii. cerinte de calificare: · învățământ profesional secundar fără cerințe de experiență în muncă sau învățământ profesional primar și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 3 ani responsabilitățile postului de șef birou de copiere. · asigură executarea la timp și de înaltă calitate a lucrărilor de copiere și duplicare, inclusiv microfilmarea documentației tehnice pentru toate diviziile structurale ale întreprinderii, instituției, organizației; · organizează recepția documentației tehnice și de serviciu pentru copiere, reproducere și evidențiază primirea materialelor de la departamente; · determină consumul de materiale și livrarea produselor finite către clienți; · întocmește grafice pentru copierea și duplicarea lucrărilor; · distribuie munca între artiști în conformitate cu specialitatea și calificările acestora și instruiește lucrătorii; · stabilește nevoia biroului de echipamente, materiale și asigură pregătirea cererilor pentru primirea acestora; · exercită controlul asupra timpului și calității lucrărilor de copiere și duplicare, precum și asupra completității materialului livrat clienților; · participă la elaborarea instrucțiunilor, regulilor și altor documente de reglementare privind tehnicile de realizare a lucrărilor de copiere și duplicare; · ia măsuri pentru îmbunătățirea organizării muncii angajaților de birou, introducerea tehnicilor și metodelor de lucru avansate în vederea reducerii costurilor, a consumului de materiale, îmbunătățirii utilizării echipamentelor și creșterii productivității muncii; · asigură securitatea documentației acceptate la muncă; · monitorizează starea locurilor de muncă, echipamentelor și repararea acestora la timp, respectarea regulilor de funcționare a echipamentelor și protecția muncii la efectuarea lucrărilor de copiere și duplicare; · studiază cauzele care provoacă defecte la efectuarea lucrărilor de copiere și duplicare și ia măsuri pentru prevenirea acestora. trebuie știut: · rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la efectuarea lucrărilor de copiere și duplicare; · metode și mijloace de efectuare a lucrărilor de copiere și duplicare; · proiectare, principii de funcționare, reguli de instalare și funcționare a echipamentelor de copiere și duplicare; · tipurile de materiale utilizate în lucrările de copiere și duplicare, proprietățile și caracteristicile tehnice ale acestora; · standarde, instrucțiuni și alte documente de îndrumare pentru întocmirea documentației tehnice; · norme și prețuri pentru copierea și duplicarea lucrărilor; · experiență avansată națională și străină în copierea și duplicarea lucrărilor; · bazele organizării muncii; · legislatia muncii; · regulamentul intern al muncii; · regulile si regulamentele de protectie a muncii. cerinte de calificare: · învățământ profesional secundar fără cerințe de experiență în muncă sau învățământ profesional primar și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 3 ani responsabilitățile postului birou dactilografiere: · supraveghează activitatea biroului de dactilografiere; · acceptă material pentru tipărire, îl distribuie între dactilografe, ține evidența producției și livrează lucrările finalizate; · asigură controlul asupra timpului și calității lucrărilor dactilografiate, siguranța documentelor și fonogramelor primite; · pune la dispoziția dactilografelor mijloacele tehnice și materialele necesare lucrului; · monitorizează starea mașinilor de scris și a înregistratoarelor de voce și ia măsuri pentru eliminarea defecțiunilor acestora; · În timpul liber din sarcinile enumerate, efectuează lucrări de dactilografiere. trebuie știut: · rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organisme referitoare la păstrarea evidenței; · principalele prevederi ale Sistemului Unificat de Stat de Management al Înregistrărilor; · dactilografiat; · procedura de înregistrare a lucrărilor dactilografiate; · reguli de ortografie și punctuație; · ordinea de aranjare a materialului la tipărirea diverselor documente; · standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; · reguli de utilizare a mașinilor de scris și a înregistratoarelor de voce; · bazele organizării muncii; · legislatia muncii; · regulamentul intern al muncii; · regulile si regulamentele de protectie a muncii. cerinte de calificare: · învățământ profesional secundar fără cerințe de experiență în muncă sau învățământ profesional primar și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 3 ani responsabilitățile postului de șef de expediție: · supraveghează activitatea expediției; · organizează lucrările de primire, procesare, expediere a mărfurilor, documentelor și corespondenței primite, asigurând siguranța și livrarea la timp a acestora către destinatari; · întocmește instrucțiuni de însoțire a mărfii și documente care trec prin expediție; · participă la verificarea siguranței ambalajelor (recipientelor) și a prezenței atașamentelor în conformitate cu documentele însoțitoare și, dacă este necesar, la întocmirea rapoartelor privind lipsurile sau avariile constatate; · ia măsuri pentru a asigura lucrătorilor expeditori mijloace de mecanizare a forței de muncă, inventariere, echipamente speciale, monitorizează buna funcționare a acestora și starea tehnică sănătoasă; · exercită controlul asupra disponibilității tipurilor de transport necesare, organizării transportului corespunzătoare, desfășurării operațiunilor de încărcare și descărcare, amplasarea și depozitarea mărfurilor, documentelor și corespondenței, executarea corectă a documentației de recepție; · organizează lucrări de evidență, întocmirea rapoartelor stabilite, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de livrare; · asigură regimul necesar de depozitare și siguranță a mărfurilor, documentelor și corespondenței în timpul transportului acestora. trebuie știut: · rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la organizarea muncii de birou; · structura unei întreprinderi, instituții, organizații; · tehnici și metode de prelucrare a corespondenței; · organizarea muncii de birou; · organizarea operațiunilor de încărcare și descărcare; · procedura de acceptare și livrare a mărfurilor; adresele furnizorilor principali de marfă și ale depozitelor acestora; · formulare de documente de acceptare și expediere a mărfurilor și reguli de înregistrare a acestora; · procedura de întocmire a cerințelor de transport, caracteristici de transport, depozitare și depozitare a materialelor expediate; · procedura de înregistrare a expeditorilor și destinatarilor mărfurilor, documentelor și corespondenței, organizarea controlului asupra livrării acestora; · raportare stabilită; · mijloace de mecanizare a muncii; · echipamente speciale și inventar; · fundamentele economiei, organizarea și managementul muncii; · legislatia muncii; · regulamentul intern al muncii; · regulile si regulamentele de protectie a muncii. cerinte de calificare: · studii profesionale primare fără cerințe de experiență de muncă sau studii medii generale (complete) și experiență de muncă ca expeditor de mărfuri de cel puțin 1 an responsabilitățile postului de specialiști în documente: · dezvoltă și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință); · participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului suport documentație de management, monitorizează starea muncii de birou; · întocmește propuneri pentru asigurarea condițiilor ergonomice de muncă, raționalizarea locurilor de muncă ale angajaților serviciului suport documentație; · dezvoltă sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor; · organizează implementarea sistemelor de documentare; · ia măsuri pentru eficientizarea compoziției documentelor și indicatorilor de informații, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxurilor de documente; · participă la selecția documentelor transferate pentru păstrarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor; · participă la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (din punct de vedere al suportului informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de control, precum și la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor , proiectarea si actualizarea bazelor de date si a bancilor de date; · studiază și rezumă experiența avansată internă și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind problemele suportului documentației; · participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului pentru serviciul de documentare suport al managementului. trebuie știut: · acte legislative și de reglementare, rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația suport pentru conducere; ·