Príklad iniciatívneho listu. Text komerčnej žiadosti zvyčajne uvádza

Vyhotovovanie rôznych druhov obchodných listov je nevyhnutnou súčasťou práce obchodných zástupcov. Vďaka takýmto správam získavajú možnosť riešiť komerčné záležitosti tým najdostupnejším, najrýchlejším a optimálnym spôsobom.

SÚBORY

Aké druhy obchodných listov existujú?

Obchodné listy možno zvyčajne rozdeliť do niekoľkých hlavných kategórií:

• blahoprajný list;
• informačná pošta;
• a tak ďalej.

Odpovede na všetky tieto listy, ktoré sú tiež súčasťou oficiálnej obchodnej korešpondencie a sú tiež písané podľa určitých kánonov, môžete označiť ako samostatnú položku.

Kto by mal vystupovať ako autor listu?

Obchodné listy musia vždy obsahovať podpis. V tomto prípade môže list priamo vyhotoviť ktorýkoľvek zamestnanec spoločnosti, do ktorého kompetencie patrí táto funkcia alebo je na to poverený príkazom riaditeľa. Zvyčajne ide o špecialistu alebo vedúceho štrukturálnej jednotky, ktorej právomoc zahŕňa predmet správy. Bez ohľadu na to, kto sa na písomnej forme podieľa, musí byť list v každom prípade predložený na schválenie konateľovi, pričom treba mať na pamäti, že je napísaný v mene spoločnosti.

Všeobecné pravidlá písania obchodných listov

Všetky obchodné oznámenia by sa mali týkať iba činnosti spoločnosti alebo okolností s ňou súvisiacich. Zároveň, bez ohľadu na obsah, musia spĺňať určité požiadavky.

V prvom rade je to určitá štruktúra. Správa by mala vždy obsahovať:

• dátum písania,
• údaje o odosielateľovi a príjemcovi,
• zdvorilostná adresa (v tvare „Vážený Ivan Petrovič“, „Vážená Elena Grigorievna“),

Treba poznamenať, že listy môžu byť adresované jednotlivým zamestnancom aj celým tímom (v tomto prípade sa stačí obmedziť na pozdrav „Dobré popoludnie!“).

K listu môžu byť pripojené rôzne ďalšie dokumenty, fotografie a video dôkazy – ak nejaké existujú, musí to byť uvedené v hlavnom texte.

List môže byť napísaný buď na bežnom štandardnom hárku A4 alebo na hlavičkovom papieri organizácie. Druhá možnosť je vhodnejšia, pretože nevyžaduje manuálne zadávanie údajov o spoločnosti; navyše takýto list vyzerá slušnejšie a opäť naznačuje, že správa patrí do oficiálnej korešpondencie. Môže byť napísaný rukou (zvlášť úspešné sú listy písané kaligrafickým rukopisom) alebo vytlačený na počítači (vhodné, keď potrebujete vytvoriť niekoľko kópií listu).

List musí byť osvedčený podpisom, ale nie je potrebné ho opečiatkovať, pretože Od roku 2016 sú právnické osoby oslobodené od povinnosti používať pri svojej činnosti plomby.

Pred odoslaním sa správa v prípade potreby zaeviduje do denníka odoslanej dokumentácie, v ktorom má pridelené číslo a nastaví sa dátum odoslania.

Na čo si dať pozor pri písaní listu

Pri písaní listu musíte starostlivo sledovať pravopis, dodržiavať pravidlá a normy ruského jazyka, pokiaľ ide o slovnú zásobu, gramatiku, interpunkciu atď. Príjemcovia vždy venujú pozornosť tomu, ako dobre sú myšlienky v správe prezentované a naformátované.

Nemali by sme zabúdať, že vykonané štúdie jasne ukazujú, že ľudia nie sú ochotní stráviť čítaním takýchto listov viac ako jednu minútu.

List musí byť napísaný v správnej forme, bez „šírenia myšlienok po strome“, skôr krátky a výstižný, k veci. Každá nová téma by mala byť prezentovaná vo forme samostatného odseku, ktorý by mal byť v prípade potreby rozdelený na odseky. Okrem toho stručný a jasný list dá príjemcovi vedieť, že autor si cení svoj čas. Tu je príslovie „stručnosť je sestrou talentu“ výstižné.

Čo by nemalo byť povolené v obchodnom liste

V obchodných listoch je drzý alebo frivolný tón úplne neprijateľný, rovnako ako príliš suchý text a banálne „klišé“. Mali by ste sa tiež vyhnúť zložitým formuláciám, množstvu participiálnych a príslovkových fráz a špeciálnej terminológii, ktorá je zrozumiteľná pre úzky okruh odborníkov.

List nesmie obsahovať neoverené, nespoľahlivé a najmä úmyselne nepravdivé údaje.

Treba mať na pamäti, že tento typ správ nie je len súčasťou bežnej obchodnej korešpondencie, ale v mnohých prípadoch odkazuje aj na úradné dokumenty, ktoré môžu následne nadobudnúť štatút právne významných.

Ako poslať list

Akákoľvek oficiálna správa môže byť odoslaná niekoľkými hlavnými spôsobmi.

1. Prvý, najmodernejší a najrýchlejší, je prostredníctvom elektronických komunikačných prostriedkov. Je to pohodlné a rýchle a tiež vám umožňuje odosielať informácie takmer neobmedzeného objemu.

   Tu je len jedno mínus - ak má adresát veľké množstvo pošty, list sa môže ľahko stratiť alebo skončiť v priečinku Spam, takže pri odosielaní listov týmto spôsobom je vhodné sa dodatočne uistiť, že list má prijaté (prostredníctvom jednoduchého telefonického hovoru).

2. Druhý spôsob: konzervatívny, ktorý vám umožňuje poslať správu ruskou poštou. V tomto prípade sa odporúča využiť funkciu odoslania doporučenou poštou s požadovaným potvrdením - tento formulár zaručuje, že list sa dostane k adresátovi, o čom príjemca dostane špeciálne oznámenie.

   Odosielanie štandardnou poštou sa zvyčajne používa v prípadoch, keď sa posielajú originálne dokumenty, listy potvrdené živými podpismi a pečaťami.

3. Môžete tiež poslať list faxom alebo rôznymi instant messengermi, ale len za podmienky, že vzťah medzi partnermi je dostatočne blízky, aby umožňoval tento typ korešpondencie.

Obchodné listy sa píšu pri komunikácii s partnermi takmer pri každej príležitosti. Hotové príklady a pravidlá na vypracovanie takýchto dokumentov nájdete v článku.

Obchodný list možno definovať ako dokument, ktorý je zaslaný v mene celej spoločnosti inej spoločnosti, individuálnemu podnikateľovi alebo fyzickej osobe (napríklad investorovi). Každá firemná korešpondencia je v podstate obchodným listom. Ich účel je veľmi odlišný:

1. o spolupráci.
2. spolupráca, rokovania.
3. Pripomenutie potreby plniť záväzky vyplývajúce zo zmluvy.
4. Vysvetlenie vášho postoja, odpoveď na predtým odoslaný list a mnohé iné.

Dokument je zvyčajne vyhotovený na firemnom hlavičkovom papieri a možno ho poslať bežnou poštou alebo e-mailom. Ak je však partner mimoriadne dôležitý, je lepšie ho vytlačiť na kvalitný, hrubý papier a odovzdať osobne alebo kuriérom. Štruktúra listu pripomína typický obchodný dokument – ​​môžete si ho takto schematicky znázorniť.

Na čo si dať pozor pri zostavovaní

Pre takéto písmená neexistujú žiadne špecifické pravidlá alebo vzorky, takže ich štruktúra, objem a dizajn do značnej miery závisia od konkrétneho prípadu. Napríklad list s oznámením bude celkom stručný (3 – 4 odseky), ale odporúčanie zamestnanca alebo obchodný návrh môže zabrať viac ako jednu stranu.

Existuje však niekoľko všeobecných pravidiel, ktorým by ste mali venovať pozornosť pri zostavovaní príspevku:

1. Samotný dokument nemá žiadnu právnu silu, ale je vyhotovený podľa všetkých pravidiel vykonávania. Jeho štruktúra a štýl prezentácie musí zodpovedať všeobecne uznávaným zásadám moderného toku dokumentov.
2. Vety sú konštruované logicky, v jasnej postupnosti. Absentujú vyšperkované, zložité, emotívne a najmä hovorové výrazy. Tonalita je neutrálna.
3. Prezentácia sa uskutočňuje vždy len od 1 osoby - buď v jednotnom čísle, ak je text písaný priamo od konateľa, alebo v množnom čísle, ak je písaný v mene celej spoločnosti.
4. Špecifikuje sa konkrétny účel návrhu a očakávané kroky adresáta (odoslať odpoveď, zvážiť kandidatúru zamestnanca, súhlasiť s rokovaniami, poslať dokument atď.).
5. Príspevok neodráža individuálne záujmy manažéra alebo ostatných zamestnancov, ale ciele spoločnosti ako tímu. Ak potrebujete nadviazať osobný kontakt, je vhodné to urobiť inak a nepostaviť sa ako zástupca spoločnosti.

TOP 5 chýb pri písaní

Chyby možno rozdeliť do 2 veľkých skupín - niektoré súvisia s písaním ako text (porušenie logiky, slovnej zásoby, iných jazykových noriem), iné - s porušením samotnej obchodnej etikety:

1. Pravopisné a interpunkčné chyby nie sú povolené - text listu je potrebné pred odoslaním vždy aspoň 1-2 krát skontrolovať.
2. Porušenie obchodného štýlu prezentácie, prítomnosť emocionálnych fráz, nadmerná zdvorilosť alebo naopak závažnosť.
3. Negatívny tón – aj vyhrážky musia byť napísané bez zbytočných slov – napríklad: „Vyhradzujeme si právo obrátiť sa na súd do 30 dní od dátumu prijatia tohto listu.“
4. Príliš veľký alebo naopak príliš malý objem. Zvyčajne sa celý text zmestí na 1-2 strany. To však neznamená, že by sa partnerovi nemali sprostredkovať všetky dôležité informácie. Do aplikácií môžu byť zahrnuté objemové údaje, diagramy, formuláre dokumentov.
5. Zbaviť partnera práva voľby. Nemali by ste napríklad napísať: „Žiadame vás, aby ste si prečítali a schválili konečnú verziu zmluvy.“

Typické šablónové frázy

Používanie štandardných fráz typických pre obchodnú reč v texte je úplne normálne a dokonca žiaduce. Nižšie je uvedený zoznam najbežnejších klišé používaných v rôznych situáciách.

2020 vzorky

Tu je niekoľko hotových príkladov písmen, ktoré môžete použiť ako pomôcku pri skladaní vlastnej verzie.

Vyžiadajte si údaje

Žiadosť

Komerčná ponuka

Záručný list

Nárokovať

Vďačnosť

Ospravedlnenia

Ako napísať vzorový text ďakovného listu. Vzor podnetného obchodného listu. Vzorový odpoveďový list. Vzorový dokument2 Účtovníctvo, práca v kancelárii. Iniciatívne listy sú listy, ktoré vyžadujú odpoveď. Vzor žiadosti o sponzorský list pre. Vzory obchodných listov. Veľká kategória takýchto listov vyjadruje žiadosť, návrh, žiadosť adresátovi, aby rozhodol o čom. Vzorový príklad odchádzajúceho listu iniciatívy. Vzorky produktov produkt 1213 v 2 vyhotoveniach. Severodvinsk, riaditeľ JSC Vympel

V prvom prípade bude mať proaktívny charakter a v druhom bude slúžiť ako odpoveď na. Jeho príprava je spôsobená potrebou dať nejakú odpoveď na predtým prijatý iniciatívny list. Pomocou obchodnej korešpondencie dochádza nielen k obchodnej koordinácii. Termíny prípravy iniciatívnych listov určujú vedúci pracovníci. Vzor reklamačného listu. Iniciatívny list je list vyžadujúci odpoveď Obchodný list je žiadosť výrobného podniku. Vzorový list spolupráce je prvá vec, ktorú sa o vás potenciálny partner dozvie, a preto je také dôležité premietnuť do neho všetko podstatné a nie. Prácu si môžete pozrieť v internetovej knižnici A. LLC Webdesignproject. List o odmietnutí alebo súhlase, ako už názov napovedá, sa vypracuje ako odpoveď na iniciatívny list

Jasný príklad písania obchodného listu, vzor reklamačného listu. TAVARYSTVA Z DADATKOVAY ADKAZNASTYU. Registračná pečiatka formulára Továreň na nábytok. Vzorový list kandidátovi po. Môže to byť list ako odpoveď na iniciatívny list, blahoželanie, pozývací list, príp. Ďakovný list, ďakovný list, môže byť iniciatívny list alebo odpoveď na pozývací list resp. Iniciatívna listová správa. Vzor podnetného obchodného listu 15. Vzor odporúčacieho listu od organizácie pre zamestnanca si môžete stiahnuť pomocou tohto odkazu. Vzorový ďakovný list nižšie je zostavený tak, aby vyjadril vďaku za každého. Riaditeľovi generálneho odboru bankového dohľadu NBÚ Shulgovi A

Vzor odpovede na reklamáciu Veľ. Ako napísať vzor obchodného listu. Schopnosť preložiť text zo schránky, webovej stránky alebo dokumentu do mnohých jazykov. Pre väčšiu prehľadnosť sa môžete zoznámiť so vzorovým motivačným listom k životopisu. Listy, môže to byť list ako odpoveď na iniciatívny list, zvyčajne so zárukou. Lomonosova, 120 pakoň Konev A. Ako napísať vzor obchodného listu, vzor, ​​šablónu, formulár obchodného listu. Vzorové texty obchodných listov Potvrdzovací list Potvrdzovací list. Vzory obchodných listov a petícií. Vzorový list správy. Ukážka ďakovného listu Ukážka ďakovného listu

Informácie o iniciatívnom liste sú zahrnuté v zložení. Odpoveď vzniká ako odpoveď na iniciatívny list s dopytom, žiadosťou, výzvou, návrhom. na tému Iniciatívny list. Príklady a pravidlá písania. Presadila sa ako proaktívna zamestnankyňa s dobrými organizačnými schopnosťami. R Príklad zostavenia iniciatívy. Vzorová príloha k štandardným pokynom pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch. Väčšina takýchto listov vyjadruje žiadosť, návrh, žiadosť adresátovi o rozhodnutie. Vzor ďakovného listu absolventovi.

Typy obchodných listov môžu byť rôzne: ponuka, žiadosť, žiadosť a odpoveď na žiadosť. Článok hovorí, ako písať obchodné listy všetkých uvedených typov a uvádza príklady obchodných listov.

Z článku sa dozviete:

V obchodnej činnosti sa obchodnou ponukou nazýva správa odoslaná predávajúcim kupujúcemu s ponukou tovaru alebo služieb a úmyslom uzavrieť obchod s uvedením jej konkrétnych podmienok.

Ako napísať list s obchodnou ponukou

Podľa všeobecne uznávaného štandardu sa na hlavičkovom papieri spoločnosti vypisuje list o obchodnom návrhu na spoluprácu.

Povinné údaje pre obchodné oznámenie zahŕňajú:

• Meno spoločnosti;
• referenčné informácie o spoločnosti;
• podnikový kód;
• OGRN právnickej osoby;
• Daňovník INN;
• dátum vytvorenia listu;
• registračné číslo položky;
• destinácia;
• hlavička obchodného listu;
• podpis;
• známka o interpretovi.

Obchodný list je možné zaslať jednému konkrétnemu adresátovi alebo viacerým naraz. Niektoré spoločnosti využívajú hromadné zasielanie takýchto listov čo najširšiemu okruhu adresátov.

Ako napísať list so žiadosťou

Žiadosti sa píšu s cieľom zabezpečiť, aby adresát vykonal úkony požadované autorom správy. V jednoduchej situácii nie je potrebné predkladať zložité informácie, argumentovať, či presviedčať adresáta. Potom list so žiadosťou Je lepšie začať priamo s vyhlásením samotnej žiadosti.

Napríklad:

Poprosíme o zaslanie kalendárneho plánu vedenia seminárov na 1. polrok 2018.

Žiadosť - žiadosť, ktorá sa vyhotovuje na získanie oficiálnych informácií (dokumenty, materiály, informácie).

Porovnajte texty dvoch písmen.

List so žiadosťou:

Dopyt:

Štruktúra textu písmen

Text žiadosti sa skladá z dvoch častí: odôvodnenie (uvedenie dôvodov žiadosti) a záver (žiadosť).

Na rozdiel od požiadavky môže mať žiadosť inú štruktúru. Takýto list môže pozostávať z:

Jeden kus. Napríklad:

Žiadame Vás, aby ste zvážili možnosť dodávky citrusových plodov v prvom štvrťroku 2018 a v prípade kladného rozhodnutia nám zašlite ponuku.

Žiadosť pozostáva z jednej časti, keďže situácia nevyžaduje odôvodnenie.

Dve časti. Napríklad:

Z dôvodu opravy povrchu vozovky na ul. Molodtsova, v oblasti domov 15–27 v období od 15. mája do 20. mája 2018, prosíme o zastavenie premávky v uvedenej oblasti v noci.

Ak sa text žiadosti skladá z dvoch častí, mali by ste najprv uviesť dôvody na napísanie správy a až potom žiadosť.

Tri časti. Napríklad:

V súlade so zmluvou zo dňa 2.12.2017 č.22/56 Vaša spoločnosť prevzala záväzky dodať kovové pojazdné regály na archivačné zariadenia v rovnakých množstvách v mesiacoch september, október a november 2017. Odložili ste však dodávku posledného šarže vybavenia na dva týždne bez vysvetlenia dôvodov meškania.

Oneskorenie dodania poslednej várky regálov ohrozuje uvedenie archívu do prevádzky v časovom rámci stanovenom štátnou zmluvou. Žiadame Vás o opatrenia na odoslanie poslednej várky regálov v množstve 40 kusov. najneskôr do 10.3.2018

Odôvodnenie v žiadostiach alebo žiadostiach môže byť odkaz na legislatívny alebo iný regulačný právny akt, vyhlásenie o skutočnostiach alebo udalostiach.

Pravidlá písania listov

Žiadosti a žiadosti sa vypisujú na hlavičkovom papieri.

Pri vydávaní týchto typov správ sa používajú nasledujúce podrobnosti:

1. destinácia;
2. nadpis k textu (ak je text listu viac ako 4-5 riadkov);
3. podpis;
4. známka o interpretovi.

V procese prípravy správy prechádzajú schvaľovaním. Schvaľovacie značky (víza) sú umiestnené na kópii listu. Kópia zostáva organizácii - autorovi písmená. Ak je správa odoslaná faxom alebo e-mailom, značky sa nachádzajú na zadnej strane originálu. Ak existuje elektronický systém správy dokumentov, značky sa v ňom zaznamenávajú.

Ďalšie informácie o klasifikácii obchodných listov nájdete v článku „Listy informačného charakteru“.

Ako sa vytvárajú komerčné požiadavky

Špeciálnym typom žiadosti je žiadosť o obchodnú ponuku. Toto je výzva kupujúceho predávajúcemu so žiadosťou:

• poskytnúť informácie o produkte (práca, služby);
• podať návrh na dodanie tovaru (výkon prác, poskytnutie služby).

Obchodné dopyty sa používajú pred uzavretím zmluvy.

Text komerčnej žiadosti zvyčajne uvádza:

1. názov tovaru (služby);
2. podmienky, za ktorých by ich chcel autor listu dostať;
3. kvantita a/alebo kvalita;
4. načasovanie dodania tovaru alebo poskytovania služieb;
5. cena;
6. ďalšie informácie.

V komerčnej žiadosti sa používajú tieto výrazy:

Informujte nás o možnosti doručenia...

Prosím o ponuku na dodávky...

Prosím o podrobné informácie o...

Príklad úplnej žiadosti:

Informujte nás o možnosti dodania plochých skenerov modely SKAN-200 a SKAN-320 v množstve 2 a 3 ks. respektíve v priebehu marca 2018, ako aj informovať o platobných a dodacích podmienkach.

POTVRDENIE

Takýto list obsahuje správu o prijatí akejkoľvek zásielky (listu, telegramu, prevodu, balíka, tovaru, cenín atď.), že predtým vyhotovený dokument zostáva v platnosti (dohoda, pokyny atď.). List je potvrdením nejakej skutočnosti, akcie, telefonického rozhovoru. Takéto písmeno sa začína slovami odvodenými od slovesa „potvrdiť“.

Napríklad:

Potvrdením prijatia Vašich návrhov uvedených v liste z 25. júna 2005 Vám na Vašu adresu posielame kópie potrebných dokumentov.

Odosielanie takýchto listov je povinnou súčasťou obchodného vzťahu. Ich včasné odoslanie umožňuje adresátovi odobrať kontrolu a zabrániť mu v prijímaní upomienok.

PRIPOMIENKA

V liste je uvedené, že sa blíži alebo uplynie lehota na splnenie akejkoľvek povinnosti alebo udalosti. Takýto list môže byť obzvlášť stručný, môže obsahovať jednu záverečnú časť a spravidla začína slovom „Pripomenutie“.

Napríklad:

Pripomíname, že v zmysle zmluvy č. 12/68 zo dňa 5.12.2005 musíte opravu a stavebné práce ukončiť najneskôr v termíne uvedenom v dohode, a to 20.8.2005.

ZÁRUČNÝ LIST

Takýto list je dokladom zabezpečujúcim plnenie povinností v ňom stanovených.

V ňom je adresátovi spravidla garantované zaplatenie alebo poskytnutie niečoho (miesta, práce, výskumu a pod.). Tieto listy majú zvýšenú právnu funkciu, takže prezentácia textu musí byť mimoriadne jasná a presná.

Napríklad:

Prosíme o pridelenie miestnosti na seminár 14. júla 2005 od 14.30 do 18.00 hod.

Garantujeme platbu za prenájom priestorov z účtu...v...banke.

INICIATÍVNY LIST

Toto je list, ktorý vyžaduje odpoveď. Väčšina kategórií týchto listov vyjadruje žiadosť (návrh, žiadosť) adresátovi pri riešení nejakého problému.

Ide o najbežnejší typ písmen, ktorých predmet je neobmedzený. Ich povaha však naznačuje možnosť pozitívneho alebo negatívneho riešenia nastoleného problému.

Napríklad:

Pozývame vás, aby ste sa zúčastnili na práci expertnej skupiny.

Oznámte nám svoje rozhodnutie listom najneskôr do 20. decembra 2005.

ODPOVEĎ LIST

Takýto list má vo svojom obsahu povahu, ktorá závisí od iniciatívnych listov, keďže téma ich textov už bola stanovená a zostáva navrhnúť charakter riešenia problémov nastolených v iniciatívnych listoch: prijatie alebo odmietnutie návrh, splnenie požiadavky.

Odpoveď by mala byť vždy uvedená v konkrétnej a jasnej forme: či je možné vyhovieť všetkým požiadavkám, v akom rozsahu, v akom časovom rámci.

Ak list obsahuje odmietnutie, musí byť stručne odôvodnené.