وضع خطة الاجتماع. خطة الاجتماع

فيما يلي سبع نصائح لمنظمي الاجتماع (وكذلك للقادة الذين يعقد الاجتماع بمبادرتهم والذين يجب على المنظم تنفيذ رؤيتهم):

1. بادئ ذي بدء، من الضروري صياغة موضوع الاجتماع والغرض منه وأهدافه مسبقًا، بالإضافة إلى "المنتج" (النتيجة) المطلوب المحدد الذي سيتم الحصول عليه نتيجة لذلك.

يمكن أن يكون "منتج" الاجتماع قرارًا إداريًا، أو خطة لفترة معينة من النشاط، أو تقريرًا معتمدًا، أو قرارًا، وما إلى ذلك، تم إعداده كتابيًا وفقًا لقواعد تدفق المستندات المعتمدة في المنظمة.

2. تحديد تاريخ ووقت ومكان الاجتماع. مع الاجتماعات المجدولة، كل شيء بسيط - عادة ما يتم عقدهم بتكرار معين في نفس أيام الأسبوع، في نفس الوقت (على سبيل المثال، كل أول خميس من كل شهر عند الساعة 16.00). كقاعدة عامة، يقوم الموظفون الذين تكون مشاركتهم في هذه الاجتماعات بتضمين الاجتماع المقرر في جدول عملهم مسبقًا، وبالتالي لا تنشأ أي مشاكل في تنفيذه.

يكون الوضع أكثر تعقيدًا إلى حد ما مع الاجتماعات غير المجدولة، عندما تكون هناك حاجة ملحة لجمع العدد المطلوب من المشاركين. وفي هذه الحالة، يصبح تحديد التاريخ والوقت والمكان الأنسب للاجتماع لضمان "النصاب القانوني" بمثابة صداع حقيقي للمنظمين. أود أن أقول على الفور أنه لا توجد مواقف مثالية عندما يكون من الممكن "إرضاء" جميع المشاركين المحتملين. لذلك، بغض النظر عن مدى صعوبة الأمر، يتم اختيار تاريخ ووقت ومكان الاجتماع غير المجدول بناءً على ما يناسب المنظمين (وليس المشاركين). إن عقد اجتماعات غير مجدولة يُلزم المدير (المنظم) أيضًا بأن يكون أكثر ولاءً لأولئك الموظفين الذين لم يتمكنوا لأسباب مختلفة من المشاركة فيها.

3. قرر ما هو التكوين الأمثل وعدد المشاركين (انظر القسم 6.14): من سيكون المشارك النشط (المتحدث) ومن سيكون المستمع؟ من يجب أن يستعد مقدما؟ من سيكون من بين موظفي المنظمة، ومن سيتم دعوته من خارجها؟ من الذي يجب أن تتم دعوته رسميًا مسبقًا (إرسال دعوة)؟

6.16. التخطيط والتحضير للاجتماعات

4. فكر في الأدوار المحتملة للمشاركين، والعمل الجماعي إذا لزم الأمر. إذا لزم الأمر، ناقش هذه الأدوار مع المشاركين المعنيين. من الضروري مع المدير اختيار (تعيين) موظف للدور الرئيسي - قيادة الاجتماع وإبلاغه بذلك مسبقًا.

يمكننا أيضًا أن نضيف ذلك من خلال النهج الإبداعي للاجتماعات (خاصة النوع الثاني، انظر

(القسم 6.14) من الممكن توزيع الأدوار الاجتماعية والنفسية بين المشاركين، مثل "مولد الأفكار"، "الناقد"، "المثقف"، وما إلى ذلك. إن إدخال مثل هذه الأدوار في العمل سوف يساهم في فهم أعمق وأفضل القضايا التي تمت مناقشتها، وسوف تجعل إجراءات الاجتماع نفسها أكثر حيوية.

5. فكر في جدول أعمال الاجتماع وقواعده. بأي ترتيب تتم العروض؟ كم من الوقت يستغرق لكل منهما؟ إلخ. ناقش جدول أعمال الاجتماع المستقبلي وقواعده مع الأطراف المعنية، وبشكل أساسي مع قائد الاجتماع (انظر القسم 6.15).

6. من الممكن أن يحتاج المنظم، من أجل الإعداد الفعلي للاجتماع، إلى صلاحيات وموارد إضافية، والتي سيتعين عليه الحصول عليها من المدير أثناء التحضير للاجتماع وعقده.

7. يجب على المنظم أن يعد مسبقاً حزمة من الوثائق الخاصة بالاجتماع والتي تشمل:

1) الدعوات الرسمية التي تشير إلى موضوع الاجتماع وزمانه ومكانه؛

2) قائمة المشاركين (مع الإشارة الإلزامية لمنظم الاجتماع ومديره وأمين سره)؛

3) جدول الأعمال، بما في ذلك غرض وأهداف الاجتماع، وقائمة التقارير والقضايا المفتوحة؛

4) إذا لزم الأمر، محاضر الاجتماعات السابقة؛

5) إذا لزم الأمر، الوثائق الداعمة التي قد تكون مطلوبة للمناقشة واتخاذ القرار؛

6) إذا لزم الأمر، مواد العرض ("النشرات") للمتحدثين؛

7) إذا كانت المنظمة موجودة، ثم النماذج القياسية لحفظ محاضر الاجتماع.

c٪ الامتثال لأي من القواعد المدرجة لتنظيم الاجتماعات C يعطي، في رأيك، أكبر توفير للوقت عند عقد اجتماع؟

الفصل السادس. طرق زيادة الفعالية الشخصية

أي من القواعد التالية يتم الالتزام بها (والتي لا يتم الالتزام بها) في مؤسستك؟ هل لدى مؤسستك قواعدها (تقاليدها) الخاصة بتنظيم الاجتماعات؟ أي من هذه القواعد يسرّع الاجتماعات وأيها يبطئها؟

ما الذي تعتقد أنه يجب تغييره أولاً حتى تستهلك الاجتماعات في مؤسستك وقتًا أقل؟ صياغة الاقتراح الخاص بك كقاعدة.

المزيد عن الموضوع 6.16. التخطيط والتحضير للاجتماعات:

1. ما هي مهام السكرتير في التحضير للاجتماعات المختلفة؟
2. § 1. ملامح إعداد واعتماد الدستور الروسي. اللجنة الدستورية والمؤتمر الدستوري

• التحضير للاجتماع
• بداية الاجتماع
• تنظيم المناقشة
• نهاية الاجتماع
• مشكلة في الاجتماعات

تستخدم الاجتماعات لتبادل الأفكار والآراء والقدرات الفكرية بين الإدارة والموظفين. ولكن يمكن أن تكون الاجتماعات أيضًا غير فعالة، وغير مجدية، وتؤثر سلبًا على سير العمل. إذا كنت تعرف كيفية إدارة الاجتماع بشكل صحيح، ثم سيكون أكثر نجاحا.

الكثير يعتمد على الاجتماع. خلال اجتماع التخطيط، يقدم الموظفون تقريرًا عن أعمالهم، وتحدد الإدارة الأهداف المستقبلية. يتم استخدام الاجتماعات الفعالة كتعليقات من الموظفين. ومع ذلك، يجب أن يكون الهدف الرئيسي للاجتماع هو زيادة إنتاجية عملية العمل لكل من الموظف الفردي والشركة بأكملها. هناك عدد من الآليات التي تؤثر على كفاءة المؤسسة والتي يجب تفعيلها:

• مبدأ التآزر. تأثير التآزر هو ميزة الكل مقارنة بمجموع الأجزاء الفردية. وقد استخدم علم النفس الحديث هذا المبدأ منذ فترة طويلة. لكنه ظهر منذ وقت طويل، حتى في الأمثال القديمة يمكننا أن نرى تأثير تأثير التآزر - "رأس واحد جيد، ولكن اثنين أفضل". غالبًا ما يوضح هذا المبدأ مزاياه في الممارسة العملية. ستكون فوائد العمل المشترك للعديد من المتخصصين أعلى من فوائد العمل الفردي لكل منهم. إن تأثير التآزر يجعل الموظفين يعملون بشكل أكثر كفاءة وانسجاما، لأنهم يمثلون كل واحد. في هذه الحالة، فإن جودة وكفاية المقترحات أعلى من ذلك بكثير. لذلك، من الأفضل مناقشة قضايا العمل مع الفريق.
• مبدأ التماسك. يمكن لأخصائي واحد أن يفعل الكثير، ولكن يمكن لفريق كامل من المتخصصين أن يفعلوا المزيد. الشيء الرئيسي هو أن الموظفين واثقون من أهدافهم ويبذلون قصارى جهدهم لتحقيقها. أي أنهم كانوا متحمسين للحصول على النتائج. لكن الفرق المحترفة لا تظهر من العدم، بل يجب تشكيلها. ولهذا السبب فإن تنظيم الاجتماعات هو أداة لخلق تحفيز الموظفين وتحفيز عملية تحقيق الأهداف. أثناء اجتماعات التخطيط، يزداد احترام وثقة الموظفين والإدارة، وتتم عملية تدريب الموظفين. يعتمد بناء فريق عالي الأداء على جودة اجتماعاتك. إذا كنت ترغب في تحقيق عمل جماعي منسق بشكل جيد، فعليك الانتباه إلى الاجتماعات.
• مبدأ الوضوح. المجهول هو أحد أقوى العوامل المثبطة للحافز. ويجب أن تكون أهداف الشركة وغاياتها واضحة أمام المؤدي، وإلا انخفض أدائه وازدادت مقاومته. شفافية الخطط والمهام المستقبلية هي إحدى القواعد كيفية إدارة اجتماع فعال. هنا تتم مناقشة جميع الأهداف وضرورتها والنتيجة المرجوة. بهذه الطريقة يمكنك تقليل مقاومة الموظفين لمهمة غير معروفة وغير مفهومة.

كيفية إدارة اجتماع فعال

هناك عدد من أنواع الاجتماعات التي تختلف في الغرض منها. يعتمد نجاح اجتماع التخطيط بأكمله بشكل مباشر على اختيار كيفية إجراء الاجتماع. إذا نسي القائد الغرض من الاجتماع، فيمكن نسيان الإنتاجية. فيما يلي الأنواع الرئيسية للاجتماعات:

• اجتماع التدريب. إنه مؤتمر. يحقق الهدف التعليمي، حيث يحصل المشاركون في الاجتماع على المعرفة اللازمة ويحسنون مهاراتهم.
• معلوماتية. تُستخدم لجمع معلومات حول قضية أو مشكلة معينة، ولتلقي التعليقات من الموظفين، وتلخيص البيانات الواردة.
• تفسيرية. من الضروري زيادة وضوح القرارات التي تتخذها الإدارة، وشرح الدافع لوجهة نظرهم وإقناع بقية الموظفين بصحة الموقف المختار.
• إشكالية. الاجتماع ضروري لتحديد مشاكل محددة وتحديد طرق حلها.

لا تنطبق ميزات الاجتماعات هذه على الاجتماعات بالشكل المعتاد فحسب، بل تنطبق أيضًا على الاجتماعات الكبيرة أو المؤتمرات الصحفية، وعلى المحادثات الخاصة بين الزملاء أو الرئيس مع أحد المرؤوسين. وعلى أية حال، فمن الضروري اتباع القواعد اللازمة لعقد اجتماع ناجح وفعال.

التحضير للاجتماع

ليس فقط الاجتماع نفسه، ولكن التحضير له أيضًا يؤثر على الفعالية. يجب أن يتذكر المدير قواعد التحضير للاجتماعات وإدارتها من أجل زيادة الكفاءة.

بداية الاجتماع

يجب أن يبدأ الاجتماع في الوقت المحدد. يحتاج المدير إلى إلقاء خطاب تمهيدي يصف موضوع الاجتماع التخطيطي ومراحل الاجتماع و تحديد الأهداف والغايات. من الضروري إقناع الموظفين بأهمية المشاكل التي تم تحديدها، وهذا يخلق حافزاً للمناقشة. يمكنك طرح الأسئلة الإشكالية على الفور والتي سيتم مناقشتها. لزيادة الدافع، من الضروري إثارة اهتمام المستمعين بالمناقشة، لإقامة علاقة بين النتيجة النهائية ومصالح الموظفين. وبهذه الطريقة، حتى أولئك الذين اعتقدوا في البداية أن الاجتماع غير مجدي، يمكن إقناعهم بالمشاركة في المناقشة.

يتضمن بالضرورة الحفاظ على البروتوكول. يمكن القيام بذلك بواسطة أحد المرؤوسين. يجب أن يكون جميع المشاركين في الاجتماع على دراية بقواعد العمل في المهمة المعينة. ومن الأفضل أن تكون جميع مواضيع العمل أمام مرؤوسيك، فاكتبها على السبورة مسبقاً.

تنظيم المناقشة

هناك عدة خيارات لتنظيم المناقشة. لإجراء مناقشة فعالة وكفؤة، من الضروري خلق جو مريح وودود. لا ينبغي عليك الخوض في البيروقراطية والمسؤولية - فقد يؤثر ذلك سلبًا على الرغبة في التعاون. من المهم أن تظل هادئًا أثناء المناقشة. حدد ترتيب الاجتماع بحيث تكتسب المناقشة زخماً تدريجياً، مما يؤدي إلى النتيجة النهائية المثالية.

لا ينبغي أن تكون وجهة نظر المدير بديهية للموظفين، وإلا فلن تنجح المناقشة المثمرة. ومن الضروري الاستماع ومراعاة رأي جميع الحاضرين في أي من المشاكل المطروحة. لا توصي منهجية الاجتماع باستخدام عبارات قاطعة مثل "أنت مخطئ تمامًا"، لأن هذا لا يؤثر سلبًا على احترام المرؤوس لذاته فحسب، بل يثبط حافزه أيضًا على اتخاذ القرارات والمشاركة في مزيد من المناقشات.

في كثير من الأحيان يقوم المديرون بتقييم أي اقتراح أو فكرة تظهر على الفور أثناء عملية المناقشة. من ناحية، قد يكون هذا مفيدًا. لكن انتقادات مفرطةيمكن أن يدمر النوايا الإبداعية لأعضاء الفريق ويقلل من حافزهم لتقديم المقترحات. ثم يجدر الإضافة إلى خطة الاجتماع طريقة العصف الذهني. وفي هذه الحالة يمكن للجميع المساهمة في المناقشة، واقتراح أي فكرة لن يتم مناقشتها أثناء عملية العصف الذهني. وسيتبع ذلك انتقاد المقترحات.

يجب على القائد التأكد من أن المناقشة تجري دائمًا في الاتجاه الذي يريده. غالبًا ما يبدأ الموظفون في التجول جانبًا ومناقشة القضايا غير ذات الصلة. ثم يجب عليك إعادتهم بعناية إلى المسار المطلوب. يجب أن يتم ذلك بدقة حتى لا يفقد المشارك في المناقشة الاهتمام.

ولكن كيف نعقد الاجتماعات وكيف نتجادل إذا كانت الحجج يمكن أن تسيء إلى المحاور أو حتى تهينه؟ هناك العديد من قواعد المناقشة المختصة التي ينبغي استخدامها أثناء الاجتماعات.

• حتى لو كنت منزعجا، لا ينبغي أن ترفع صوتك. عليك أن تتحدث بوضوح وببطء.
• يجب ألا توجه حججك إلى خصمك، بل إلى جميع الحاضرين. بهذه الطريقة ستحقق جوًا تجاريًا سيكون له تأثير مفيد على عملية المناقشة.
• ركز على تلك الجوانب التي تشاركها مع خصمك. أعط مثالا وتبرير موقفك. وبعد ذلك يمكنك الانتقال إلى الأفكار التي ليست قريبة منك. قم بصياغة جميع شكاويك في شكل أسئلة لمحاورك.

إذا كان المدير يعرف كيفية طرح الأسئلة، ثم يمكنه الاعتماد عليه اجتماعات فعالة. تتيح لك الأسئلة تسليط الضوء على النقاط التي لم يتم التطرق إليها بعد والانتقال من موضوع إلى آخر. بهذه الطريقة يمكنك فهم موقف محاوريك بشكل أكثر وضوحًا والحصول على آرائهم بشأن قضية معينة.

لا ينبغي لزعيم المناقشة في البداية الإصرار على وجهة نظركلا ينبغي أن يفرض رأيه على المشاركين الآخرين في المناقشة. من الممكن أن تظل مواقف بعض الموظفين دون صوت، لأن الناس غالبا ما يخشون الجدال مع رؤسائهم. ويجب عليك دائما الاستماع إلى الآراء المعارضة، لأن هذه هي الطريقة الوحيدة للتوصل إلى القرار الأكثر منطقية.

بل يمكن النص على موقف محايد بشأن قضية معينة. من الأفضل تقديم رأيك على شكل سؤال "ربما نحتاج إلى مناقشة وجهة النظر هذه..." أو على شكل عبارة بصيغة الغائب "سمعت ذلك..."

نهاية الاجتماع

في نهاية أي مناقشة، يجب على القائد تلخيص نتائج المناقشة وتحديد ما سيتم القيام به لتنفيذ الاقتراح المقبول.

يجب أن ينتهي سيناريو اللقاء بطريقة إيجابية. بهذه الطريقة، سيتمكن المشاركون في المناقشة من إدراك أن مشاركتهم في المناقشة لم تكن عبثًا، وأن الاجتماع قد حقق بعض التقدم.

ويجب تسجيل جميع نتائج المناقشة. وينبغي إعطاء نسخ من المحضر للموظفين الذين غابوا عن الاجتماع ولكن يجب عليهم المشاركة في التوصل إلى القرار المتخذ.

أسلوب الاتصال دور القائد في الفريقلها تأثير مباشر على النتيجة. إذا كان الرأي الشمولي للرئيس يهيمن على الشركة، فمن المستحيل تحقيق مناقشة ودية. يجب أن تحافظ الإدارة على أسلوب جماعي في التواصل مع مرؤوسيها، ومن ثم يمكن إجراء مناقشة مفتوحة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

القواعد العامة لعقد الاجتماعات

يتطلب المنصب القيادي العالي التفاعل المستمر مع مجموعة واسعة من المرؤوسين، تفويض السلطة والمسؤولية. ويجب طرح أي قرار للمناقشة العامة. ولذلك، لا يمكن تجنب الاجتماعات. لا ينبغي أن يكون للمدير موقف سلبي تجاه التخطيط للاجتماعات، فهذه هي الطريقة الوحيدة للحصول على أقصى استفادة من المناقشات. ستساعدك بعض القواعد البسيطة حول كيفية إدارة اجتماعات فعالة.

• خذ الوقت الكافي للتحضير لاجتماع التخطيط. كل ما عليك فعله هو وضع خطة لاجتماع العمل وتحديد النتيجة النهائية. لن يستغرق الأمر الكثير من الوقت، لكن سيكون له تأثير إيجابي. توزيع ترتيب المتحدثين.
• يحاول العديد من المهنيين ملء الوقت المخصص لهم بمحادثات غير ضرورية، حتى لو كان من الممكن التعبير عن أفكارهم في بضع جمل. يجب على القائد أن يفهم بوضوح جوهر الخطاب ويفصله عن "القشرة" غير الضرورية.
• دائمًا ما يكون للتصريحات العاطفية تأثير سلبي على نتيجة الاجتماع. حاول تجنب الانفعالات المفرطة، وبهذه الطريقة يمكنك توفير الوقت في المناقشة.
• يجب على المتخصصين في الموضوع عدم استخدام مفردات محددة. وهذا يجعل المناقشة أقل قابلية للفهم بالنسبة للمشاركين الآخرين. تتطلب استخدام مصطلحات ومفاهيم بسيطة ويمكن الوصول إليها.
• ويجب إخفاء رأي المدير عن مرؤوسيه حتى نهاية المناقشة، حتى لا يكسب رأي المعارضين إلى جانبه.

مشكلة في الاجتماعات

لسوء الحظ، حتى في الاجتماعات الأكثر تفكيرًا، تحدث أشياء سيئة. قد يكون هذا صراعًا أو طريقًا مسدودًا في المناقشة. ليست هناك حاجة لتفقد رأسك، يمكن حل أي مشكلة. في حالات الصراع، من المهم العثور على سبب خلاف الأطراف، أي مراقبة تقدم المناقشة بعناية.

عند التحدث، يحتاج المتحدث إلى أن يأخذ في الاعتبار ليس فقط معنى كلماته، ولكن أيضًا العبارات والاستعارات المستخدمة، ولغة الجسد، والتأكيد على أفكار معينة. إذا تمكنت من تسجيل كل هذا، فيمكن حل الصراع بسهولة باستخدام طرق خاصة.

إذا حدث طريق مسدود في المناقشة، فمن المفيد تذكير المشاركين في الاجتماع مرة أخرى بموضوع المناقشة والغرض منه. من الممكن أن يكون الغرض من المناقشة مع المرؤوسين غير واضح، أو أنك لم تقدم معلومات كافية. الرجاء إصلاح هذه المشكلة. قد تكون بعض الجوانب قد استنفدت، لذا تحقق مع المجموعة مما إذا كان ينبغي أن تستمر هذه المناقشة. غالبًا ما تحتاج إلى الانتقال إلى الخطوة التالية. يمكن طرح المشكلات التي لم يتم حلها في الاجتماع التالي، أو العودة إليها لاحقًا. كما أن الاستراحة هي أحد متطلبات كيفية إدارة الاجتماع بشكل صحيح.

إذا كان المشاركون في المناقشة صامتين، فلا تحاول ملء الإيقاف المؤقت. اكتشف سبب حدوث ذلك. غالبًا ما يكون الصمت ناتجًا عن سلوك المدير أو نقص المعلومات. اسأل الموظفين إذا كانوا بحاجة إلى أي تفسير. غالبًا ما يتم استخدام طريقة حديثة لهذا الغرض - وهي رواية القصص.

في كثير من الأحيان، لا ترغب المجموعة في مناقشة هذه المشكلة أو تلك، في محاولة للانتقال إلى مواضيع أخرى. في هذه الحالة، من الضروري إظهار أنك ملتزم بالتواصل، ويجب أيضًا التعبير عن وجهة النظر المعاكسة. أوضح أن أي رأي سيكون موضع تقدير. امتدح المتحدث الأول. ولكن عليك أن تتبع بدقة القاعدة، وإلا فسوف تفقد ثقة الفريق.

في بعض الأحيان تدور المناقشة حول موضوع واحد أو أكثر. اسأل المجموعة إذا كان لديهم أي آراء أخرى حول القضية التي أثيرت بالفعل. تحقق لمعرفة ما إذا كانوا يفهمون الغرض من الاجتماع.

عندما ينشأ الصراع، يجب أن يكون واضحا أنه يجب إبقاء جميع المشاعر خارج غرفة الاجتماعات. يتذكر قواعد اجتماعات العمل. يجب أن يركز انتباه الجمهور على الغرض من الاجتماع، وليس على تصرفات المتحدثين الفرديين. حاول إعادة النغمة الإيجابية للمناقشة وتركيز انتباه الجمهور على جدول الأعمال. يرجى ملاحظة الموظفين أنه في الوقت الحالي لا توجد مناقشة لمقترحات المشاركين في الاجتماع، ولكن فقط طرح أفكارهم. بهذه الطريقة يمكنك التخلص من الانتقادات وردود الفعل غير المرغوب فيها تجاهها. للخروج من الصراع، يمكنك استخدام أسئلة الاختبار.

إذا وجدت خطأ، يرجى تحديد جزء من النص والنقر عليه السيطرة + أدخل.

على الرغم من أن الاجتماع هو أداة إدارية مشتركة، إلا أنه ليس كل مدير لديه فكرة واضحة عن الحالات وكيف يكون من الأفضل استخدامها. ونتيجة لذلك، تصبح الاجتماعات غير فعالة وتبدو وكأنها مضيعة للوقت. ولذلك، فإن العديد من المديرين يشككون فيهم. ولكن إذا كان المدير على دراية بمميزات هذا النوع من العمل، فإنه قادر على تحقيق أهدافه بسهولة.

عادة، يؤدي الاجتماع وظائف مثل نقل المعلومات، وتقييم الوضع، وتقييم رد فعل الموظفين، وضبط الإجراءات المشتركة، وتطوير الحلول. لاستخدام الاجتماعات بشكل فعال، عليك أن تفهم مزاياها وعيوبها.

إحدى فوائد الاجتماع كأداة إدارية هو أنه يضمن التزام الموظفين بالقرار الذي يتم اتخاذه. حتى لو ساد أسلوب استبدادي صارم في الشركة، فإن موقف الموظفين تجاه القرار المتخذ بعد المناقشة سيكون أكثر ولاءً. خاصة إذا أوضح المدير سبب ضرورة القيام بذلك. على النقيض من الوضع الذي يتم فيه تمرير نفس القرار ببساطة "من أعلى"، ولا تتاح للناس فرصة التعبير عن موقفهم تجاهه إلا على الهامش.

بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك الاجتماع الاستفادة من موارد المجموعة للعثور على أفضل الحلول. كما تعلمون، رأس واحد جيد، ولكن عشرة أفضل. مرة أخرى، حتى في حالة أسلوب الإدارة الاستبدادي (عندما يتم اتخاذ القرار من قبل القائد الرسمي وحده)، يسمح لك الاجتماع بتوسيع "مجال المشكلة" للوضع الحالي، والأهم من ذلك، زيادة عدد الخيارات المتاحة أمامك. حل مشكلة.

الجانب الإيجابي الآخر للاجتماع هو فرصة تلقي التعليقات بسرعة من الأسفل، والتعرف على ما يحدث في الشركة، ومزاج الناس، واحتياجاتهم، ومستوى فهم مشاكل الشركة، والموقف تجاه سياسات القمة الإدارة، الخ.

وبطبيعة الحال، فإن الاجتماع أيضا له سلبياته. ومن أهمها الحاجة إلى تخصيص الوقت. يجب على المدير نفسه أن يصرف نفسه عن العمل الحالي ويصرف انتباه مرؤوسيه. غالبًا ما يتبين أن المشكلة ملحة. في بعض الأحيان، يفضل المدير، خوفًا من الاجتماع الطويل، اتخاذ القرار بمفرده لتوفير الوقت. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن الاجتماع المنظم بشكل صحيح لا يستمر عادة أكثر من ساعة ونصف.

الأخطاء الشائعة

الموقف 1. عدم وجود هدف واضح.لا يفهم بادئ الاجتماع تمامًا النتيجة التي يريد الحصول عليها في النهاية. الأهداف الحقيقية للاجتماع ليست واضحة لأحد، ولا توجد فائدة واضحة. يأتي الأشخاص إلى الاجتماع فقط لأنه من المتوقع اتخاذ إجراءات معينة لعدم الحضور.

مرة واحدة على الأقل في حياتنا، صادف أن حضر كل واحد منا اجتماعًا، وبعد الانتهاء منه الذي طال انتظاره لم يتبق لنا سوى الشعور بالوقت الضائع. يمكن للمقدم التحدث لفترة طويلة وعاطفيًا تمامًا عن أي مشاكل (أحيانًا عن المشكلات الحالية للمنظمة التي تهم العديد من الموظفين)، لكن الجميع يفهم أن هذه المحادثة لا تؤدي إلى أي شيء ولا تتضمن أي إجراءات حقيقية تنشأ عن هذه المحادثة. تتضمن هذه الفئة أيضًا الاجتماعات التي يناقش فيها العديد من المشاركين مشكلة ما، ولكن مرة أخرى وفقًا لمبدأ "تحدث ثم اترك". يحتاج الاجتماع الفعال إلى غرض واضح وأهداف محددة. علاوة على ذلك، لا ينبغي صياغتها من حيث العملية ("تحدث عن..."، "ناقش المشكلة..."، "حدد طرق الحل..."، وما إلى ذلك)، ولكن من حيث النتيجة. ("قدم للمشاركين معلومات حول..."، "احصل على تعليقات حول المشكلة..."، "الاتفاق على ترتيب التفاعل في المشروع أ بين المشاركين ب وجيم..."، وما إلى ذلك).

الوضع 2. الاستعداد غير الكافي للاجتماع.على سبيل المثال، قد يبدو مثل هذا. تخطط الشركة لتغيير نظام التحفيز المالي للموظفين. الغرض من الاجتماع هو زيادة ولاء الموظفين للقرار المتخذ. وقبل أسبوع من الاجتماع، تم تزويد المشاركين بمواد تحدد نظام التحفيز الجديد. ومع ذلك، لا تحتوي المواد على مقالة تمهيدية مختصة تشرح موقف الإدارة. يتم تقديم المواد نفسها بلغة معقدة وغامضة. ونتيجة لذلك، تم قضاء معظم وقت الاجتماع في توضيح سوء الفهم الذي نشأ بسبب سوء فهم المشاركين لجوهر النظام المقدم. الغرض من الاجتماع - زيادة ولاء الموظفين للقرار المتخذ - لم يتحقق إلا جزئيًا.

الوضع 3. حدود غير واضحة(في أغلب الأحيان تكون هناك حالة من عدم وضوح الحدود الزمنية). يصبح الاجتماع عملية طويلة إلى ما لا نهاية مع حدود زمنية غير واضحة. وهذا أيضًا أحد أعراض عدم التفكير في هيكل الاجتماع.

الموقف 4. الإفراط في إضفاء الطابع الرسمي، وعدم وجود الدافع الداخلي للقائد والمشاركين في الاجتماع لإجرائه.ألزمت الإدارة العليا للشركة رؤساء الأقسام بعقد "اجتماعات تخطيطية" أسبوعية. ومن المفهوم أن القضايا الحالية سيتم حلها في هذه الاجتماعات. ومع ذلك، فإن رؤساء الأقسام أنفسهم لا يعرفون كيفية استخدام الاجتماع كأداة، ويعتبرونه مجرد مضيعة للوقت، ولا يعرفون ببساطة ما الذي يجب التحدث عنه. والنتيجة هي أن الاجتماعات تعقد، ولكن التخطيط التشغيلي موجود من تلقاء نفسه، والاجتماعات موجودة من تلقاء نفسها.

الموقف 5. عدم كفاية الغرض من الاجتماع.الاجتماع مجرد أداة. ومثل أي أداة، من المهم استخدامها للغرض المقصود منها. يمكنك، بالطبع، مطرقة الأزرار. لكنها ليست مريحة. لكن قطع الورق بالمخرز لن ينجح ببساطة. وبالمثل، يحاولون أحيانًا استخدام الاجتماع لأغراض غير مناسبة على الإطلاق. على سبيل المثال، في إحدى الشركات، في الاجتماع الأسبوعي للمديرين المتوسطين (مديري المتاجر)، يأمل المدير العام مرارًا وتكرارًا في تحسين كفاءة موظفيه، حتى يفهموا أخيرًا كيفية إدارة مرؤوسيهم. وكانت النتيجة ضئيلة: تستغرق مونولوجات المخرج ما بين أربع إلى خمس ساعات كل أسبوع، لكن "الأمور لا تزال قائمة".

الموقف 6. أهداف الاجتماع وطرق إجرائه تتعارض مع بعضها البعض.على سبيل المثال، يحدد القائد هدفاً باتخاذ قرار مشترك، ولكنه يقتصر على محادثة فردية حول المشكلة لمدة ستين دقيقة تقريباً. وفي النهاية يسأل: "من يريد أن يقول ماذا؟" لم يعد أحد يريد أن يقول أي شيء، الجميع صامتون ويفكرون في كيفية مغادرة الاجتماع بسرعة والعودة إلى شؤونهم الروتينية.

طرق الاجتماع

تقرير– يقوم أحد المشاركين بتقديم عرض تقديمي حول موضوع محدد. من المهم ألا يستغرق التقرير أكثر من سبع دقائق، لأن هذا هو بالضبط الوقت الذي يستطيع المستمعون خلاله، في المتوسط، الحفاظ على انتباههم.

تبادل الرأي(تبادل المعلومات) - يتناوب كل من المشاركين في التحدث حول موضوع معين (الإجابة على سؤال محدد). على سبيل المثال، "الوضع في القسم خلال الأسبوع الماضي"، "كيف يتفاعل موظفو قسمك مع التغييرات التي تحدث"، أو "تقييمك للمخاطر فيما يتعلق بالمشروع قيد المناقشة". الشيء الجيد في هذه الطريقة هو أنها تسمح لك بإنشاء صورة شاملة نظرًا لحقيقة أن كل مشارك في الاجتماع يأخذ الكلمة.

العصف الذهني– يأتي المشاركون بشكل عشوائي بإجابات (حلول) لسؤال محدد (مشكلة). في هذه الحالة، من الضروري وجود حالة من عدم إصدار الأحكام فيما يتعلق بالأفكار، لأن المهمة الرئيسية هي توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار، حتى الأفكار الأكثر سخافة. وينبغي تحذير الموظفين من انتقاد مقترحات زملائهم وعدم قول كلمة "لا" على الإطلاق. عندها سيكون الجو مريحًا ولن ينسحب أحد إلى نفسه. بعد ذلك، من مجموعة متنوعة بأكملها، يمكنك اختيار تلك الحلول الأكثر ملاءمة. الشيء الجيد في هذه الطريقة هو أنها تسمح لك بتجاوز القوالب. يتيح لك استخدام موارد المجموعة وإيجاد حلول إبداعية للمشاكل المعقدة. على سبيل المثال، من أين يمكن الحصول على المال لمشروع جديد؟ كيفية تنظيم حفلة للشركات بأقل تكلفة؟ قطعة أرض تجارية، الخ.

مناقشة- يمكن لأي من المشاركين أن يأخذ الكلمة بشأن قضية قائمة، ولكن لا يجب على الجميع التحدث علناً. هذه الطريقة مفيدة عندما تكون القضية قد تمت مناقشتها بالفعل وأتيحت الفرصة للجميع للتحدث، ولكن لا تزال هناك قضايا مثيرة للجدل ولم يتم حل المشكلة بعد.

كيفية عقد اجتماع بناء

في كل اجتماع هناك شيئان يحتاج الميسر إلى إدارتهما. هناك موضوع للاجتماع، أو قضية محددة تحتاج إلى حل، أو الاتفاق عليها، أو ببساطة لفت انتباه المشاركين. وهناك علاقات بين الناس - المشاركين في الاجتماع. في كل مرحلة من مراحل الاجتماع، من المهم أن يضع الميسر هدفين على الأقل في الاعتبار (انظر الجدول).

وبشكل عام يمكن صياغة قواعد الاجتماعات الفعالة على النحو التالي:

1. حدد هدفًا محددًا - لماذا تعقد الاجتماع. تأكد من التحقق مما إذا كان من الممكن تحقيق هذا الهدف بالفعل من خلال الاجتماع.
2. حدد تقنيات الاجتماع التي ستساعدك على تحقيق هذا الهدف.
3. حدد موعدًا للاجتماع وتأكد من أنه لا يبدأ فحسب، بل ينتهي أيضًا في الوقت المحدد.
4. بغض النظر عن الغرض من الاجتماع، تأكد من إتاحة الوقت للمشاركين لطرح الأسئلة والتعبير عن آرائهم.
5. تحديد حد أداء المشاركين، بما في ذلك الحد الخاص بك. لا يجوز إلقاء الخطب التي تستغرق أكثر من سبع دقائق، حتى لو أخذ القائد الكلمة.

مراحل اللقاء البناء

- وضع خطة للاجتماعات والمفاوضات

نعلم جميعًا أن الاجتماعات أداة مهمة للإدارة الناجحة لأي منظمة. في كل يوم عمل، هناك عدد لا يحصى من الاجتماعات حول العالم تتطلب قدرًا هائلاً من الوقت والمال، ولكن ما هي النسبة المئوية لجميع هذه الاجتماعات الفعالة؟
قبل اجتماع العمل:

1. حدد هدفك. حاول تحديد هدف واضح للاجتماع. ماذا تريد ان تحقق؟ تأكد من أن المشاركين في الاجتماع على علم بذلك.

2. كم من الوقت مطلوب؟ فكر جيدًا في المدة التي سيستغرقها الاجتماع. على سبيل المثال، لماذا تضيع ساعة عندما يكون 45 دقيقة كافية؟

3. عقد اجتماعات في الصباح. إذا أمكن، حاول تنظيم اجتماعات في الصباح، حيث يميل الناس إلى أن يكونوا أكثر انتباهاً في هذا الوقت. ومن المحتمل أيضًا أن يحاولوا إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد - قبل الغداء!

4. قم بدعوة فقط الأشخاص ذوي الصلة بالقضايا التي تتم مناقشتها. قم بدعوة فقط أولئك الذين يمكنهم تقديم مساهمة ذات معنى في الاجتماع.

5. إعداد جدول أعمال الاجتماع. عند إعداد جدول أعمالك، حاول ألا تتجاوز صفحة واحدة. قم بإدراج أهم القضايا أولاً، حيث سيسمح ذلك بمناقشتها عندما يكون الأشخاص أكثر انتباهاً.

6. أعط الناس إشعارًا مسبقًا. قم بدعوة المشاركين في الاجتماع مقدمًا لأن ذلك سيزيد من فرص قدرتهم على الحضور وسيمنحهم الوقت للاستعداد.

7. توزيع جدول أعمال الاجتماع. قبل أيام قليلة من الاجتماع، قم بتقديم جدول الأعمال للمشاركين واسألهم عما إذا كان لديهم أي تعليقات أو يرغبون في إضافة أي بنود إضافية إلى جدول الأعمال. إذا تغير جدول الأعمال، أبلغ جميع المشاركين بالتغييرات التي تم إجراؤها.

8. تعيين رئيس قوي للاجتماع. الكرسي الجيد هو مفتاح نجاح كل اجتماع.

9. تعيين سكرتير أو مسجل دقائق. تأكد من وجود شخص في الاجتماع مسؤول عن تدوين محضر الاجتماع. من الناحية المثالية، يجب أن يكون لدى هذا الشخص وجهة نظر فردية حول القضايا التي تتم مناقشتها.

10. الاستعداد للاجتماع. إذا كنت مشاركًا، قم بإعداد الخطوط العريضة لما تريد قوله قبل الاجتماع. قم بإعداد قائمة بالنقاط الرئيسية التي يمكنك الرجوع إليها أثناء الاجتماع.

11. ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد. تأكد من أن الاجتماع يبدأ في الوقت المحدد. لا تضيعوا الوقت في انتظار الأشخاص الذين تأخروا.

12. التزم بجدول الأعمال. كرئيس، تقع على عاتقك مسؤولية تذكير المشاركين بجدول الأعمال عندما ينحرف أي شخص عنه.

13. تحفيز المناقشة. اطرح على المشاركين أسئلة مباشرة. تجنب الأسئلة التي تتطلب إجابات واضحة: "نعم" أو "لا".

14. سجل الأحداث. تأكد من تسجيل الأنشطة بشكل واضح وواضح. لكل حدث، من الضروري تحديد المؤدي والمواعيد النهائية المستهدفة للانتهاء.

15. سجل الاجتماع. حدد دائمًا جميع أطراف الاتفاقية وتأكد من تسجيلهم.

16. كن إيجابيا. حاول إنهاء الاجتماع بشكل إيجابي! سيشعر المشاركون بمزيد من التفاؤل والاستعداد لاستكمال الأنشطة والمهام الموكلة إليهم.

بعد اجتماع عمل

17. قم بإعداد محضر الاجتماع في أسرع وقت ممكن. إذا أمكن، قم بتدوين المحضر مباشرة بعد الاجتماع بينما تتذكر كل شيء. إذا لزم الأمر، الحصول على موافقته.

18. أعطِ حالة لكل مهمة/نشاط. من الممارسات الجيدة تعيين حالة المهام المحددة في الاجتماع على أنها "مفتوحة" و"قيد التقدم" و"مكتملة".

19. توزيع البروتوكول على مدار 24 ساعة. حاول إعداد المحاضر وتوزيعها على المشاركين خلال 24 ساعة من الاجتماع، لأن ذلك سيمنح المشاركين المزيد من الوقت لإنجاز المهام.

20. مراقبة سير المهام. ابحث عن الأشخاص واطلب منهم إطلاعك على الحالة الحالية للمهام قبل الاجتماع التالي وإدراجها في محضر الاجتماع القادم. سيسمح لك ذلك بتقصير مدة اجتماعك التالي.
في أي مفاوضات، التخطيط هو الخطوة الأكثر أهمية. بسبب سوء التحضير للمفاوضات، غالبا ما نتخلى عن مواقفنا، مما يؤثر في بعض الأحيان على ربحية الصفقة.

يجب أن تكون قادرًا على تقييم العوامل التالية لبدء التخطيط:

ما هي اهدافك؟

ما الذي يريد الطرف الآخر تحقيقه؟

ما هي المعلومات التي ستؤثر على النتيجة النهائية للمفاوضات؟

ما هي التنازلات التي يمكنك تقديمها؟

قبل أن تبدأ المفاوضات، عليك أن تحدد أهدافك بوضوح.

ماذا تريد ان تحقق؟

ما الذي يجب عليك تحقيقه؟

ما الذي تريد تحقيقه؟

ما هي البدائل المقبولة؟

ما هي الجوانب الأخرى لأهدافك؟

معلومة:

المعلومات هي القوة. عند التفاوض عليك أن تعرف:

ما هي المعلومات التي لديك ولدى الطرف الآخر؟

ما هي المعلومات التي لديك فقط؟

ما هي المعلومات التي تحتاجها قبل بدء المفاوضات؟

ما هي المعلومات التي يحتاجها الطرف الآخر قبل التفاوض معك؟

هذه المعلومات مفيدة بشكل خاص عند التفاوض على الأسعار.

وفي وقت مبكر من المفاوضات، يجب على الطرفين الحصول على المعلومات اللازمة قبل اقتراح صفقة أو بدائل محددة. على سبيل المثال، إذا كنت تعلم أن شركتك فقط هي القادرة على تنفيذ أمر معين، فيمكنك البدء في المفاوضات بشأن شروط أكثر ملاءمة لك.

امتيازات:

التفاوض هو عملية يتم من خلالها التوصل إلى اتفاق بين طرفين أو أكثر. ومن المستحيل التوصل إلى اتفاق على الفور؛ وعادة ما تتباين أهداف الأطراف، ولا يتم تحديد النتيجة النهائية للمفاوضات إلا من خلال التنازلات. عند التحضير للمفاوضات، تحتاج إلى إجراء تقييم أكثر واقعية للنتيجة النهائية. قرر التنازلات التي ترغب في تقديمها للتوصل إلى اتفاق.

هناك عنصران للامتيازات: التكلفة والقيم. أنت بحاجة إلى تقديم مثل هذه التنازلات بحيث تكون التنازلات السعرية في حدها الأدنى بالنسبة لك، ولكنها في الوقت نفسه تمثل قيمة كبيرة للطرف الآخر.

عند التحضير للمفاوضات، اسأل نفسك:

ما هي النتيجة المحتملة للمفاوضات؟

ما هو حد سلطتي؟

ما التنازلات التي يمكنني تقديمها؟

ما هي تكلفة كل امتياز، وما هي القيمة التي سيقدمها للطرف الآخر؟

إستراتيجية

بمجرد تحديد أهدافك، عليك أن تجد طريقة لتحقيقها. للقيام بذلك، تحتاج إلى تطوير استراتيجية. هناك العديد من أساليب التفاوض، وسوف تحتاج إلى اختيار التكتيك المناسب لكل موقف. اسأل نفسك: ما هي الأساليب التي يجب عليك استخدامها لتحقيق هدفك؟ ما هي التكتيكات التي يستخدمها الطرف الآخر؟

إذا دخلت في مفاوضات مع شخص ما، فيجب عليك تحديد الدور الذي سيلعبه هذا الشخص في المفاوضات. في بعض الأحيان تقوم فرق التفاوض بتعيين الأدوار بشكل متعمد للتفاوض بشكل أكثر فعالية.

ما الذي يساعد وما الذي يعيق التواصل
الهدف الرئيسي للتواصل بين الناس هو تحقيق التفاهم المتبادل.
ولكن هذا ليس من السهل القيام به. لماذا يسهل علينا التواصل مع بعض الأشخاص ويصعب علينا التواصل مع آخرين؟ لماذا نتفق مع بعض الناس، ولكن دائما نتشاجر مع الآخرين؟ من الواضح أنه من الأسهل بكثير إقامة علاقات مع شخص توجد معه ما يسمى بنقاط الاتصال. قبل القضاء على الخلافات، من الضروري معرفة أسبابها، وفقط بعد ذلك إقامة علاقات مع المحاور.
في فن التواصل، من المهم جدًا أن تكون قادرًا على الاستماع وفهم الشخص الذي تتحدث إليه. من خلال شرح نواياك والأسباب التي تنطلق منها للناس، ستتمكن من منع العديد من سوء الفهم والمشاجرات والصراعات. غالبًا ما يكون الصدق في المحادثة مع أحد المحاورين هو السبيل الوحيد للخروج من حالة الصراع. لا ينبغي التعبير عن الحقيقة من أجل إذلال المحاور، بل على العكس من ذلك، من أجل رفعه في عينيه وتوضيح موقفك.
الجزء الأكثر أهمية في عملية الاتصال هو الاستماع. إذا كان الشخص يستمع بانتباه إلى محاوره، فهذا يعني أنه مهذب، ويفهم مشكلة المتكلم، كما لو كان يساعده في صياغة أفكاره بشكل صحيح.
عملية الاتصال معقدة، وتتأثر بعوامل مختلفة: الحالة المزاجية، أو مجموعة الظروف، أو شخصية الشخص، أو مؤانسته، أو على العكس من ذلك، الخجل. ومن الضروري اختيار الأسلوب الصحيح في السلوك والنبرة والإيماءات والكلمات والتعبيرات.
في التواصل، غالبًا ما نعترف بالأشياء التي تتعارض مع التفاهم المتبادل. هذا هو استخدام الكلمات والتعبيرات المسيئة والألقاب المسيئة والاختصارات غير الضرورية. "مرحبًا"، "شكرًا لك"، "من فضلك"، "آسف"... - هذه الكلمات البسيطة لها تأثير على مزاجنا. من المهم جدًا أن يكونوا حاضرين دائمًا في تواصل الأشخاص في العمل وفي الأماكن العامة وأن يتم استخدامهم في العائلة.
إذن ما هي ثقافة الاتصال؟ إذا عبر الشخص عن أفكاره بكفاءة، ويعرف كيف يتصرف، ويعامل محاوره باحترام، نقول إن هذا الشخص يتقن ثقافة التواصل.
هناك قواعد، عند اتباعها، تساعد على إقامة علاقات جيدة مع الناس:
* التواصل على قدم المساواة، دون وقاحة وخنوع.
* احترام الرأي الشخصي للمحاور.
* عدم الرغبة في معرفة من هو على حق ومن هو على خطأ.
* التواصل على مستوى الطلبات وليس الأوامر.
* البحث عن حلول وسط.
* القدرة على تقدير قرار الآخر .
* القدرة على تقبل تجارب الآخرين.
إذا كان الشخص لا يعرف كيفية الدخول في محادثة، فعليه اختيار أي موضوع مثير للاهتمام للمحادثة والوقت الذي لا يكون فيه الشخص المخاطب مشغولا بأي عمل. عليك أن تتذكر دائمًا أن الشخص الآخر ليس مثلك، وعليك أن تكون قادرًا على النظر إلى الأشياء من خلال عينيه، خاصة في حالات الصراع.
إن المعاملة المحترمة للإنسان مستحيلة دون احترام وجهة نظره، حتى لو كانت لا تتفق مع وجهة نظرك. لا يمكنك تنمية موقف محترم تجاه الناس إلا إذا تعلمت رؤية الفردية في كل شخص، أي تلك السمات الشخصية الفريدة بالنسبة له.
كل واحد منا يستحق الاحترام. باحترامك للآخر، فإنك تحترم نفسك، لذا إذا كانت علاقتك سيئة مع شخص ما، فالأمر متروك لك لبذل جهد لترتيب الأمر. يقدم علماء النفس نصيحة جيدة وهي كما يلي: لا تنسى اهتمامات محاورك. اهتمامك الحيوي والصادق بما يهتم به سيجعله متحمسًا ومتحمسًا.
هناك العديد من القواعد المهمة لإجراء محادثة مفتوحة وصادقة مع "محاور غير مريح" والتي يحتاج كل من البالغين والمراهقين إلى معرفتها:
* استخدم "اللغة-I". إن بدء الجملة بكلمات: "من وجهة نظري..." أو "بالطريقة التي أراها..."، سوف يخفف المحادثة ويظهر للمحاور أنك تعبر عن وجهة نظرك فقط، دون ادعاء لتكون الحقيقة المطلقة. وبذلك تعترف بحقه في أن يكون له رأيه الخاص. بالتأكيد سوف يستمعون إليك بشكل أكثر هدوءًا وانتباهًا.
* حاول التحدث عن حادثة أو سلوك معين دون إطلاق تعميمات. على سبيل المثال، تعميمات مثل: "لم تكن هناك حالة عدت فيها إلى المنزل في الوقت المحدد (قمت بواجبك المنزلي)." ستمنح بداية المحادثة هذه للمراهق الفرصة للهروب من المشكلة التي تتم مناقشتها. سيبدأ في التذكر وإثبات أنه فعل شيئًا ما في الوقت المحدد.
* حاول أن تُظهر لمحاورك أن سلوكه يتعارض مع نفسه في المقام الأول. من أجل خلق الظروف التي يرغب فيها شخص بالغ أو مراهق في تغيير سلوكه، من الضروري محاولة شرح مقدار ما يفتقدونه في الحياة بسبب سلوكهم.
* قم بدعوة محاورك لتغيير سلوكه. اشرح له ما يمكنه فعله بالضبط في هذا الموقف لتصحيحه. من الممكن أنه بما أنك لا تريد الإساءة إليه، سيكون من الصعب عليك أن تقول له الحقيقة. ومع ذلك، تذكر: إذا كنت صامتا، فمن الممكن أن تؤذيه.
عندما تتحدث إلى مراهق أو شخص بالغ، لا تتوقع أنه سيفهمك على الفور أو يتفق معك. إذا أساء إليك محاورك أثناء المحادثة، فلا تخف من شرح وجهة نظرك له بصبر مرة أخرى. انتبه جيدًا لرد فعله على كلماتك. حاول تحقيق التفاهم المتبادل، واستخدام العودة إلى ما قيل، واسأل مرة أخرى ووافق، ولا تنس توضيح الأسئلة وتلخيص ما سمعته... بالطبع، بالنسبة للبعض، قد يبدو مثل هذا إنشاء العلاقات أكثر من اللازم الوقت، ولكن كل هذا سيستغرق وقتًا وجهدًا وعواطفًا أقل بكثير من التواصل من نوع رد الفعل الفعل، لأن مثل هذه المحادثة لا تعطي أي نتيجة على الإطلاق.
في كثير من الأحيان، الصدق هو أفضل سياسة في التعامل مع الناس. إنه لأمر مدهش عدد المرات التي نبدأ فيها المحادثات باستراتيجيات وتكتيكات ذكية، وننسى محاولة التحدث أولاً. الحوار الصادق هو الوسيلة الأكثر فعالية وبساطة وموثوقية لتحويل الصراع إلى تعاون.

أجزاء من الاتصالات- خصائصها المحددة، والتي تبين وحدتها وتنوعها.
يتجلى التواصل عادة في وحدة جوانبه الخمسة: العلاقات الشخصية، والمعرفية، والتواصلية الإعلامية، والعاطفية، والمحادثة.
الجانب الشخصي يعكس التواصل تفاعل الشخص مع بيئته المباشرة: مع الآخرين والمجتمعات التي يرتبط بها في حياته. بادئ ذي بدء، هذه مجموعة عائلية ومهنية تستخدم أنماط السلوك الثقافية والتاريخية والمهنية الراسخة. جنبا إلى جنب مع أنماط السلوك هذه، يتعلم الشخص المعايير الوطنية والعرقية والاجتماعية والجمالية العاطفية وغيرها من المعايير والقوالب النمطية للاتصال.
الجانب المعرفي يتيح لك التواصل الإجابة على الأسئلة حول من هو المحاور، وأي نوع من الأشخاص هو، وما الذي يمكن توقعه منه، والعديد من الأسئلة الأخرى المتعلقة بشخصية الشريك. فهو لا يغطي معرفة شخص آخر فحسب، بل يغطي أيضًا معرفة الذات. نتيجة لذلك، في عملية الاتصال، يتم تشكيل الصور والأفكار عن أنفسهم والشركاء الذين ينظمون هذه العملية نفسها.
جانب الاتصال والمعلومات التواصل هو التبادل بين الأشخاص من مختلف الأفكار والأفكار والاهتمامات والحالات المزاجية والمشاعر والمواقف وما إلى ذلك. إذا تم اعتبار كل هذا بمثابة معلومات، فيمكن فهم عملية الاتصال على أنها عملية تبادل المعلومات. لكن هذا النهج في التواصل البشري مبسط للغاية، لأنه في ظروف الاتصال، لا يتم نقل المعلومات فحسب، بل يتم تشكيلها وتوضيحها وتطويرها أيضًا.
الجانب العاطفي يرتبط التواصل بعمل العواطف والمشاعر والمزاج في الاتصالات الشخصية للشركاء. تتجلى في الحركات التعبيرية لموضوعات الاتصال وأفعالهم وأفعالهم وسلوكهم. من خلالها تظهر العلاقات المتبادلة، والتي تصبح نوعًا من الخلفية الاجتماعية والنفسية للتفاعل، والتي تحدد مسبقًا نجاحًا أكبر أو أقل للأنشطة المشتركة.
الجانب Conative (السلوكية). يخدم التواصل غرض التوفيق بين التناقضات الداخلية والخارجية في مواقف الشركاء. إنه يوفر تأثيرًا مسيطرًا على الفرد في جميع عمليات الحياة، ويكشف عن رغبة الشخص في قيم معينة، ويعبر عن القوى التحفيزية للشخص، وينظم علاقات الشركاء في الأنشطة المشتركة.

أنماط التواصل - هذا
طرق التفاعل مع الآخرين في عملية التواصل وعادة ما يكون هناك 10 أنماط من هذا القبيل:
1) المهيمنة (استراتيجية تهدف إلى تقليل دور الآخرين في التواصل)؛
2) دراماتيكي (المبالغة والتلوين العاطفي لمحتوى الرسالة)؛
3) مثيرة للجدل (عدوانية أو إثبات)؛
4) التهدئة (طريقة تواصل مريحة تهدف إلى تقليل قلق المحاور)؛
5) مثيرة للإعجاب (استراتيجية تهدف إلى ترك انطباع)؛
6) دقيق (يهدف إلى دقة ودقة الرسالة)؛
7) الانتباه (إظهار الاهتمام بما يقوله الآخرون)؛
8) الإلهام (الاستخدام المتكرر للسلوك غير اللفظي - التواصل البصري، والإيماءات، وحركات الجسم، وما إلى ذلك)؛
9) ودود (الميل إلى تشجيع الآخرين بشكل علني والاهتمام بمساهمتهم في التواصل)؛
10) مفتوح (يمثل الرغبة في التعبير بلا خوف عن الرأي والمشاعر والعواطف والجوانب الشخصية للفرد).

وضع النموذج الأمثل للتواصل مع محاور وهمي

1. قواعد بناء محادثة عمل

محادثات العمل (اجتماعات العمل، الاجتماعات، المحادثات هي من أهم أشكال النشاط الإداري).
محادثات الأعمال هي شكل من أشكال التواصل بين الأشخاص وتبادل وجهات النظر ووجهات النظر والمعلومات والآراء التي تهدف إلى حل مشكلة ما.
هيكل المحادثة:
بدء محادثة؛
خلق مناخ ملائم (الترحيب، المقدمات)؛
بيان موقفك وأسبابه؛
توضيح مواقف المحاورين؛
تحليل المشكلة المشتركة؛
اتخاذ القرار وتوضيح مواقف المحاور.
الأخطاء النموذجية التي يرتكبها المديرون أثناء المحادثات:
يظهر القائد سلطته ولا يأخذ بعين الاعتبار آراء الآخرين؛
يتجاهل المدير حالة الموظفين؛
لا يأخذ في الاعتبار دوافع سلوك الموظف؛
لا يبدي المدير اهتمامًا بالمحاور (التجاهل)؛
لا يستمع المدير إلى المحاور ويقاطعه باستمرار.
وظائف المحادثة:
التواصل المتبادل بين العاملين من نفس المجال؛
البحث المشترك والترويج والتطوير السريع لأفكار وخطط العمل؛
الحفاظ على الاتصالات التجارية؛
تحفيز النشاط التجاري؛
مراقبة وتنسيق العمليات التي بدأت بالفعل.
تنقسم المحادثات الفردية للأعمال إلى مجموعتين:
المحادثات مجانية ومركزة مع تبادل المعلومات في الاتجاهين، دون تحضير خاص (مع أو بدون وقت).
محادثات معدة خصيصًا ومنظمة بشكل صارم.
تتكون أي محادثة فردية خاصة بالعمل من ثلاث مراحل:
المرحلة الأولى هي التحضيرية.ويتضمن تحديد أهداف المحادثة ووضع خطتها؛ تحديد الوقت واختيار المكان الذي ستتم فيه المحادثة. إن وضع خطة المحادثة بناءً على أهدافها هو القسم الرئيسي في هذه المرحلة. هنا تحتاج إلى تحليل عملك، وتحديد وقت المحادثة ومدتها، وكذلك النظر في ما إذا كان الوقت مناسبًا للمحاور.
في هذه المرحلة التحضيرية عليك أن تفحص نفسك في النقاط التالية:
1. دراسة متأنية لمسار المحادثة؛
2. التحرر من الصور النمطية، والرغبة في إدراك الناس كما هم، والاستجابة بمرونة للتغيرات التي تحدث فيهم؛
3. الاستعداد الكامل للاستماع إلى المحاور والإجابة الصحيحة على الأسئلة المحتملة؛
4. وجود خطة محادثة دقيقة وواضحة وصحيحة.
5. قدرة خطة المحادثة الموضوعة على إثارة الأسئلة التي تقود النقاش إلى الجانب.
6. وجود تركيبات طبيعية ومقنعة؛
7. التعبير عن كافة الأفكار بدقة ووضوح؛
8. الاختيار الصحيح لنبرة المحادثة؛
9. محاولة تخيل نفسك مكان محاورك وفهمه.
10. تخيل لو دار معك حوار مماثل هل ستكون راضيا عنه.
المرحلة الثانية تمهيدية.خلال هذه المرحلة يتم التغلب على الحاجز النفسي وتهيئة جو من الثقة.
المرحلة الثالثة هي المرحلة الرئيسية.ويتكون من ثلاثة أجزاء: الجزء التمهيدي للمحادثة (الاعتراضات)؛ الجزء الرئيسي من المحادثة (الأدلة)؛ الجزء الأخير من المحادثة (الاستنتاجات).

1.1 التحضير للمحادثة

إذا أتيت إلى المحادثة لأول مرة، فأنت بحاجة إلى الدخول والتعريف بنفسك. إذا جاء إليك زائر وقدم نفسه، فأنت بحاجة إلى محاولة تذكر اسمه وعائلته على الفور. بعد أن قابلت زائرًا، عليك النهوض من الطاولة ودعوة محاورك للجلوس مقابلك. من الجيد الخروج لمقابلته: هذه الإيماءة تتيح للمحاور معرفة أنك تحترمه وأنك مستعد للتحدث على قدم المساواة. في حالة مقابلتك لإجراء محادثة مع زميلك أو مجرد شخص تعرفه، تحييه وتناديه بالاسم والعائلة، يكفي أن تقوم من الطاولة. قبل بدء محادثة مع شخص غريب، يوصى بتحذير المحاور بشأن الوقت المتاح لديك للمحادثة. المحادثة (هذه هي المرحلة الرئيسية). يجب أن يفهم المدير كيف يقيم محاوره الوضع. من الضروري محاولة تقديم صورة كاملة لجميع الأحداث أو الموقف، مع التركيز فقط على كلمات المحاور. يجب أن تكون قادرًا على الاستماع وطرح الأسئلة التوضيحية والإرشادية بشكل صحيح والتي ستساعد في الكشف عن أفكار محاورك.
وبعد استيفاء هذه المتطلبات، يمكنك التعبير عن وجهة نظرك بشكل مقنع وبالتفصيل. من الضروري التأكد من أن المحاور يرى الوضع من الجانب الآخر ويمكنه إعادة النظر بشكل نقدي في آرائه بناءً على معرفة أكثر اكتمالاً بهذا الموقف. قد لا تسير المحادثة دائمًا بسلاسة. يجب العثور على سبب الفشل في نفسك، في تعبيرات وجهك، لهجتك، اهتمامك، وليس في محاورك، تحتاج إلى العثور على الاختيار الدقيق للعبارات. إذا توصلت إلى أسئلة مضادة - تصريحات مضادة - فقد يؤدي ذلك إلى جدال مع محاورك. غالبًا ما يكون سبب التصريحات المضادة هو عدم القدرة على تقييم الوضع بسرعة. الأحكام القاطعة غير المقيدة، والتي يمكن أن تدمر حسن نية المحاور، تضر بالمحادثة. أثناء المحادثة، تحتاج إلى تنفيذ الفكرة الرئيسية باستمرار، وتحتاج إلى تعلم الاستماع، واختيار النقاط المناسبة للتعليقات وجعلها في شكل لبق، ومناقشة نقاطك بشكل غير مزعج، وإظهار النقد الذاتي عند الإدلاء بتعليقات مضادة معقولة، استمع بصبر إلى محاورك واعتراضاته.
الحالات التي يتعين عليك فيها الرد على الاعتراضات:
عليك أن تدع محاورك يجيب على اعتراضاته ودحضها. للقيام بذلك، ليست هناك حاجة للتناقض علانية، بعد الاستماع إلى التعليقات، يجب على المرء أن يحاول رفضها بشكل غير مباشر؛ أوافق بشكل مشروط على هذا الاعتراض أو ذاك؛ حاول الاستماع إلى عدة اعتراضات من أجل فهم الشيء الرئيسي والرد على الفور؛ وينبغي تكرار الاعتراضات القاسية بنبرة هادئة.
عليك أن تعبر عن رد فعلك على كلام محاورك من خلال الإيماء برأسك بـ "نظرة متوقعة"، وعبارات موافقة قصيرة، وتكرار الكلمات الأخيرة التي نطق بها محاورك، مما يدل على أن الفكرة مفهومة.
هناك أوقات يكون فيها لدى المحاور غرور واضح وميل إلى الجدال. في هذه الحالة، تحتاج إلى السماح له بالتحدث، ثم العودة إلى هذه المشكلة، أو الانتظار حتى يصل محاورك إلى طريق مسدود.
تحتاج أيضًا إلى الانتباه إلى وتيرة المحادثة والتوقف المؤقت. وهذا له أهمية كبيرة، لأنه يساعد على تسليط الضوء على الشيء الرئيسي. يجب أن يكون خطاب المحاورين واضحًا وواضحًا للغاية. لا تتحدث بصوت عالٍ جدًا أو بهدوء شديد. الأول لا لبس فيه، والثاني يمكن أن يجبر محاورك على طرح نفس السؤال مرارا وتكرارا.
يجب أن يتبع القرار دائمًا الإدانة، وإلا فإن المحاور، بدلاً من التعبير عن أفكاره، سيبدأ في انتقادك أو سيوافق على كل شيء بلا مبالاة.
نهاية المحادثة. بمجرد أن تصبح وجهة نظر الشخص الآخر واضحة، يمكن أن تنتهي المحادثة.
الجوانب الرئيسية:
يجب أن يكون لدى المشاركين في المحادثة ما يكفي من الوقت لإجراء محادثة هادئة وشاملة؛
ينبغي توقع الظروف التي قد تتداخل مع المحادثة والقضاء عليها (الضوضاء، الموسيقى الصاخبة، إمكانية تدخل الآخرين في المحادثة، وما إلى ذلك)؛
من الضروري ضبط المحادثة، والقضاء على التجارب التي من شأنها أن تؤثر سلبا على استعدادك للتواصل؛
يجب عليك تهدئة نفسك إذا كانت المحادثة القادمة تسبب الكثير من الإثارة، وتعبئة نفسك بالإضافة إلى ذلك؛ قبل المحادثة، إن أمكن، يجب عليك التعرف على البيانات الموجودة على محاورك، مع الأخذ في الاعتبار أنها يمكن أن تؤثر على عملية الإدراك؛ تحتاج لقمع مشاعرك، مما يؤثر سلبا على التصور الصحيح للمحاور (على سبيل المثال، الشعور بالتعاطف - الكراهية)؛
يجب على المرء أن يتوقع مسبقًا الأسئلة المحتملة التي قد يطرحها المحاور ويكون مستعدًا للإجابة عليها، أي: في هذه المرحلة يتم تقييم المشاركين في التواصل (رجل، امرأة، مزاج، شخصية، مستوى التدريب المهني وغيرها من الصفات) والموضوع والوضع الحالي، ويتميز كل شخص بالاحتياجات والدوافع للنشاط والاهتمامات الفريدة الخاصة به. . لذلك، في مرحلة التحضير للتواصل، يجب على المدير أن يأخذ في الاعتبار جميع الدوافع وأن يختار من الترسانة المتاحة أكثر الوسائل فعالية للتأثير على الشريك الموجود بالفعل في مرحلة الاتصال المباشر، ومن المهم ليس فقط تقييم محاورك المستقبلي. والوضع الحالي، ولكن أيضًا للتفكير في طريقة سلوكك من أجل إدارته بشكل فعال، وخلق ظروف مواتية للتواصل من خلال سلوكك وأفعالك الشخصية
التواصل ومعرفة الموقف وموضوع الاتصال وإعداد مواد إضافية وفقًا للمشكلة مكان الاتصال. بعد إجراء مجموعة من الأنشطة التحضيرية للاتصالات التجارية، يجب عليك إعداد المكان الذي ستجري فيه المحادثة. وكقاعدة عامة، يجب أن تتوفر فيه شرطين:
1) لا ينبغي أن يصرف أي شيء أو يتداخل مع التواصل؛
2) معدات جيدة لمكان الاتصالات التجارية - المواد المساعدة والمعلومات الإضافية والوثائق الرسمية والتنظيمية، وما إلى ذلك.
النظام الأولي في الشؤون يساهم في نجاح التواصل.
إذا أراد المدير التأكيد على قوته وتفوقه، فيجب أن تتم المحادثة في مكتبه. إذا أراد المدير تحقيق اتصال جيد مع المرؤوس ودعمه، فيجب أن يتم الاجتماع في مكتب المرؤوس. في هذه الحالة، ينطبق مبدأ الإقليمية: يشعر معظم الناس براحة أكبر في مكاتبهم مقارنة بمكتب رئيسهم.
أثناء الاتصال الرسمي، أنت في مكانك المعتاد - على الطاولة؛ عندما تكون شبه رسمية، تجلس مقابل الزائر على طاولة جانبية أو طاولة اجتماعات، كما لو كنت بذلك تساوي مكانتك مع مكانة الزائر.
تتكون منطقة الاتصال غير الرسمية من كرسيين أو ثلاثة كراسي بذراعين (يفضل أن تكون مريحة، وتساعد على الاسترخاء) وطاولة قهوة.
. ترتيب الأثاث. في المكتب النموذجي، يجلس المدير على طاولة كبيرة، وتقع منطقة الزوار عبر الطاولة منه. في المكاتب، حيث يتم وضع الكراسي والأرائك في الزاوية اليمنى، تعمل البيئة على تعزيز التفاعلات الشخصية الأكثر استرخاءً. في المكتب، حيث يوجد مكتب رئيس كبير، يتم التأكيد على قوة الشخص الذي يجلس في مثل هذا المكتب، والذي يرمز إلى عدم المساواة في التواصل. لذلك، للقضاء على الشعور بعدم المساواة، يفضل الموائد المستديرة. ترتيب الأثاث
إذا تم حل المشكلة: "كيف تجعل محاورك يجلس"؟ السؤال ليس خاملا كما قد يبدو للوهلة الأولى. نحن البشر مخلوقات خفية للغاية. في كثير من الأحيان نختبر شعورًا بالراحة الداخلية أو الانزعاج، لكن لا يمكننا تفسير السبب. هناك ثلاثة خيارات على الأقل لوضع المتحدثين: في الاتجاه المعاكس، جنبًا إلى جنب، بزاوية 90 درجة. يتم استخدام كل خيار في كثير من الأحيان، ولكن ما هو الأفضل؟ يعتقد الخبراء أن التواصل الفعال يتطلب أن تلتقي أعين المتحدثين في حوالي ثلث الوقت الذي يكون فيه المتحاورون على اتصال (35-38%). لذلك يجب وضع الكراسي على طاولة المحادثة بزوايا قائمة.
تحديد استراتيجية وتكتيكات الاتصال. في هذه المرحلة يجب تحديد الأهداف الرئيسية والثانوية للتواصل (على وجه الخصوص، ما يمكن وما لا يمكن التضحية به). من المهم أن تفهم ما يمكنك التخلي عنه للحصول على المزيد من الأرباح. تتضمن أساليب الاتصال أيضًا القدرة على طرح الأسئلة.
يمكن التحكم في اتجاه المحادثة من خلال الأسئلة المطروحة. يمكن تقسيم الأسئلة إلى ما يسمى بـ "مفتوحة" و"مغلقة".
السؤال المفتوح هو سؤال لا يمكن الإجابة عليه في مقطع واحد (نعم، لا، لا أعرف)، ولكن عند الإجابة عليه عليك أن تقوله. على سبيل المثال: "من فضلك أخبرني..."، "ماذا تعرف عن..."، "ما رأيك...؟"، "لماذا؟"، "رأيك؟"، "اقتراحاتك؟" ، "كيف تفسر هذا؟"
الأسئلة المفتوحة لا تقدر بثمن عندما يكون الهدف هو الحصول على المعلومات.
وعكس الأسئلة المفتوحة هي الأسئلة المغلقة، أي. تلك التي تتطلب إجابة بنعم أو لا. يمكن استخدام هذه الأسئلة بشكل فعال لتحقيق الأهداف التالية: الإقناع، والحصول على الموافقة، والتسبب في رفض شيء ما، والتغلب على المقاومة.
على سبيل المثال، تحتاج إلى إعطاء تعليمات للموظف الذي (أنت تعرف ذلك من خلال الخبرة) سوف يجادل، ويثبت أن هذا الأمر ليس من مسؤوليته، وما إلى ذلك.

لا يمكن تصور عمل أي منظمة دون الاتصالات التجارية. يتيح لك التواصل المبني بشكل صحيح بين الموظفين حل المهام المعينة بسلاسة وسرعة.

هناك أنواع عديدة من الاجتماعات في المنظمات، ولكل منها خصائصه وأهدافه الخاصة. إن معرفة هذه الفروق الدقيقة ستساعد في تسهيل المناقشات التجارية. ستخبرك هذه المقالة عن أنواع الاجتماعات، وستساعدك على فهم سبب عقدها وكيفية تسجيلها في العمل المكتبي.

أهداف اجتماعات العمل

يسمح لك أي نوع من الاجتماعات المكتبية برؤية صورة شاملة للوضع الذي يحدث في المنظمة وتحديد نقاط القوة والضعف فيها. تجدر الإشارة إلى أنه عند المشاركة في هذا التنسيق من الاتصالات التجارية، يحدث نمو سريع للشركة أو المؤسسة.

مهام

يمكن تمييز المهام التالية لجميع أنواع الاجتماعات:

• حل المشاكل والقضايا الحالية.
• تكامل أعمال الأقسام بما يتوافق مع الهدف الاستراتيجي للشركة؛
• تقييم أنشطة الشركة وأقسامها الهيكلية الفردية؛
• الحفاظ على سياسة الشركة وتطويرها.

من أجل فهم التنسيق الذي سيتم عقد مثل هذا الحدث التجاري فيه، عليك أن تقرر أي من المهام المذكورة أعلاه سوف تتوافق معه، وفقط بعد ذلك يمكنك فهم التصنيف الذي سينتمي إليه.

أنواع وتصنيف

يمكن للاجتماع، كنوع من التواصل التجاري، أن يتخذ أشكالًا مختلفة تحدد موضوعه وقائمة المسؤولين الحاضرين.

يجب تسليط الضوء على التصنيف الرئيسي للاجتماعات:

1. منطقة العضوية. هنا يمكننا التمييز بين أنواع الاجتماعات مثل الإدارية (التي تنطوي على مناقشة القضايا الإشكالية)، والعلمية (الندوات والمؤتمرات، والغرض منها مناقشة القضايا العلمية الحالية)، والسياسية (التي تنطوي على اجتماع لأعضاء أي أحزاب وحركات سياسية). ) وأنواع مختلطة.
2. حجم. نحن نميز هنا بين المتخصصين الدوليين، حيث يشارك متخصصون من دول أخرى أو شركاء أجانب، وبين المتخصصين الوطنيين والإقليميين والمدنيين.
3. الانتظام. بأي شكل من الأشكال، يمكن أن تكون الاجتماعات مستمرة أو دورية.
4. اعتمادًا على الموقع - محليًا أو مسافرًا.

وأيضاً يمكن تقسيم كافة أنواع الإجتماعات على النحو التالي:

1. تعليمية، توفر صيغة توجيهية، حيث ينقل المدير الأعلى المعلومات مباشرة إلى مرؤوسيه، والتي يتم بعد ذلك تفريقها ونقلها على طول العمود الرأسي للسلطة. في أغلب الأحيان، في سياق هذه الاتصالات التجارية، يتم نقل أوامر المدير العام، والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على تقدم المؤسسة، ويمكن أن تكون أيضًا قواعد سلوك أو ابتكارات مهمة.
2. التشغيلية (غرف التحكم). الغرض من هذا النوع من الاجتماعات هو الحصول على معلومات حول الوضع في المنظمة أو المؤسسة. يتم توجيه تدفق المعلومات في هذه الحالة من المرؤوسين الأدنى إلى رؤساء الأقسام أو المدير العام. بشكل رئيسي في الاجتماعات التشغيلية، تتم مناقشة القضايا المتعلقة بتنفيذ خرائط الطريق والأنشطة المخططة والخطط الاستراتيجية والتشغيلية. هناك اختلاف مهم بين الاجتماع التشغيلي (الإرسالي) وجميع الاجتماعات الأخرى وهو أنها تعقد بانتظام ولها قائمة ثابتة من المشاركين. ومن الجدير بالذكر أيضًا أنه خلال الاجتماع قد لا يكون هناك جدول أعمال.
3. إشكالية. يتم عقد مثل هذا الاجتماع في حالة الحاجة الملحة لاتخاذ قرار بإكمال المهام في وقت قصير أو حل مشكلة عالمية نشأت للمؤسسة.

بالإضافة إلى كل ما سبق، يمكننا تسليط الضوء بشكل منفصل على أحد أكثر أنواع اجتماعات الإنتاج شيوعًا - اجتماع التخطيط. كقاعدة عامة، يقام مثل هذا الحدث يوميًا أو مرة واحدة في الأسبوع، حيث يحضره رئيس القسم وفناني الأداء المباشرين، الذين يتلقون مهام اليوم ويناقشون التقدم المحرز في تنفيذها.

يمكن أن يكون موضوع اجتماع موظفي المؤسسة للاجتماع أي نوع من القضايا التي تنشأ أثناء أنشطة المؤسسة، ويمكن أيضًا تخصيص المناقشة للتغيرات في البيئة الخارجية التي تعمل فيها منظمة معينة.

تنظيم الاجتماع

أي نوع من الاجتماعات، بغض النظر عن شكلها، يتطلب إعدادًا دقيقًا لها، لأن فعاليتها تعتمد على هذه اللحظة. في البداية لا بد من تحديد النقاط التالية:

• هدف؛
• القضايا التي تمت مناقشتها؛
• تحديد المهام للموظفين (على أساس الوظيفة والتبعية)؛
• مراحل إنجاز المهمة.

اليوم، يتم إجراء معظم الاجتماعات بطريقة متواضعة للغاية، بسبب فقدان معناها، وقد يتم تنفيذ المهام المعينة بشكل سيء. لذلك، من المهم للغاية التفكير في المسار الكامل لاجتماعات العمل هذه وتنظيم مناقشة العمل بطريقة لا تستغرق وقتًا فحسب، بل تؤدي إلى رد فعل عنيف من الفريق.

عقد الاجتماعات

تجدر الإشارة إلى أن الشركات والمنظمات الكبيرة التي تسعى إلى الحصول على حصة معينة من السوق وتطوير شركتها من أجل تحقيق أرباح كبيرة، تضع رهانًا كبيرًا على مناقشة القضايا المهمة من خلال الاجتماعات. من خلال ممارسات المديرين الناجحين، يمكننا صياغة مجموعة القواعد التالية حول كيفية الاستعداد للاجتماع:

أولا، يتم تحديد قائمة المشاركين. يجب أن تفهم بوضوح من ستدعوه إلى الاجتماع وما هو الدور الذي سيلعبه فيه. غالبًا ما يحدث أن الأشخاص المدعوين قد لا يفهمون الأمر، ويتم دعوتهم "فقط في حالة"، ولكن في هذه اللحظة يمكنهم القيام بواجباتهم الرسمية وعدم إضاعة الوقت.

من المهم إعداد جدول الأعمال. إذا تم التخطيط للاجتماع، فسيتم وضع جدول الأعمال مسبقًا، والذي يشير إلى القضايا التي سيتم مناقشتها، ويحدد أيضًا المتحدثين الرئيسيين. ومن المهم أن نتذكر أنه يجب إرسال هذه الوثيقة إلى المسؤولين عن إعداد المعلومات والحاضرين حتى يتمكن جميع المشاركين من إعداد التقارير والمقترحات والأسئلة الإضافية. إذا لزم الأمر، يمكن تعديل جدول الأعمال.

وينبغي وضع القضايا الرئيسية والاستراتيجية في مقدمة الاجتماع. يجب أن يكون المتحدثون في مثل هذه القضايا بالضرورة أشخاصًا (رؤساء الأقسام والأقسام وورش العمل) المسؤولين شخصيًا عن تنفيذ أي أنشطة استراتيجية للشركة.

نقاط مهمة

من المهم أن نتذكر أن أي اجتماع يتكون من مرحلتين رئيسيتين: التحضير له وعقده في حد ذاته. تتضمن المرحلة الأولى تحديد مدى أهمية عقد اجتماع عمل، وتحديد المهام والأهداف الرئيسية والثانوية، وإنشاء قائمة بالمشاركين والمتحدثين، وإعداد التقارير والعروض التقديمية والتقرير وفقًا للموضوع أو جدول الأعمال المحدد مسبقًا. وتتضمن المرحلة الثانية تنفيذ المسار المخطط له مسبقًا للاجتماع وسماع التقارير ومناقشة القضايا الحالية والاستراتيجية.

إذا كان من الضروري خلال هذه الاتصالات التجارية أن تقرر ما يجب على الموظفين فعله ولمن، فيمكننا التمييز بين المرحلة الثالثة - اتخاذ القرار. كقاعدة عامة، يتم تحديد القرارات من قبل الرئيس الذي يقود الاجتماع، بناءً على تقديره أو من خلال المناقشة أو التصويت الجماعي.

مثال على خطة الاجتماع

بوجود خطة محددة بوضوح أمامه، يمكن لأي مدير إجراء اجتماع بكفاءة وفعالية، مما سيسمح له بتلقي التعليقات من الموظفين وتحديد المهام المناسبة لهم. وقد تتضمن هذه الخطة الجوانب التالية:

• سماع التقارير وتلخيص النتائج لفترة زمنية معينة (ربع، أسبوع، نصف سنة، شهر)؛
• تغطية القضايا الحالية ذات الصلة بالشركة؛
• الاستماع إلى مقترحات للقضاء على المشاكل (العصف الذهني)؛
• تقييم الخيارات المقترحة ومناقشة تنفيذها؛
• تراكم الخيارات.
• التصويت لصالح اعتماد خيار أو آخر؛
• تحديد الحدود عند حل المشكلات (تحديد المسؤولين والمواعيد النهائية والأساليب والأساليب).

تسجيل

يجب تسجيل معظم أنواع الاجتماعات على الورق (المستند)، وهو ما يسمى المحاضر. يتيح لك الاحتفاظ بهذا النوع من الوثائق إضفاء الشرعية على القرارات المتخذة. وأيضًا، بفضل البروتوكول، يمكنك دائمًا تتبع تقدم الأنشطة، وفي حالة الفشل في إكمال المهام المعينة، حدد المسؤول عن ذلك.

عادة ما يتم إدارة الاجتماع من قبل سكرتير القائد الذي هو رئيس الاجتماع. ومع ذلك، في كثير من الأحيان يمكن تنفيذ هذه الوظيفة من قبل موظفين آخرين.

مهام ومهام السكرتير

قبل بدء اجتماعات العمل، يجب أن يكون السكرتير على دراية بقائمة المدعوين وقائمة القضايا التي تمت مناقشتها. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه إذا تم عقد الاجتماع بشكل منتظم، فإن هذا المسؤول هو الذي يجمع جميع الوثائق (القوائم والخطط وجدول الأعمال وما إلى ذلك) ويساعد المدير في الاستعداد للاجتماع.

في البداية، وإذا لزم الأمر، يجوز للأمين أن يطلب من الأشخاص الحاضرين ملء ورقة التسجيل، حيث سيتم الإشارة إلى أسمائهم الكاملة. والموقف. ستكون هناك حاجة لذلك عند إعداد البروتوكول. بعد ذلك، يعلن السكرتير جدول الأعمال، الذي يمثل بداية الاجتماع. علاوة على ذلك، عندما يبدأ الحاضرون في مناقشة القضايا، يسجل السكرتير التقدم المحرز في هذا الحدث. وفي نهاية الاجتماع يقوم هذا المسؤول بإعداد نسخة جاهزة من المحضر، ثم يوقعه مع الرئيس ويرسله إلى جميع الأشخاص المعنيين.

عند إعداد السكرتير، من المهم للغاية أن يولي الاهتمام الواجب لظهور محضر الاجتماع. ويجب أن يتضمن العنوان والموقع وقائمة الحاضرين والقضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة.

خاتمة

من المعلومات المذكورة أعلاه، يصبح من الواضح أن عقد الاجتماعات في المؤسسات أمر في غاية الأهمية. ومع ذلك، فمن الجدير دائمًا أن نتذكر أن الإعداد عالي الجودة لمثل هذه الأحداث يحمل أكثر من 50٪ من مفتاح النجاح عند تغطية المعلومات وتحديد المهام وتنفيذها عالي الجودة.