Si të shkruani një letër motivuese për transferimin e dokumenteve. Shembull i letrës mbuluese Letër mbuluese për pasqyrat financiare vjetore
Gjatë dërgimit të dokumenteve, ato duhet të shoqërohen me një letër përcjellëse që do të ndihmojë marrësin të kuptojë dokumentacionin e marrë. Dokumentet mund t'i dërgohen partnerit, klientit, zyrës së taksave, gjykatës ose çdo organizate ose institucioni.
Letra shoqëruese tregon shkurtimisht qëllimin e dokumenteve të dërguara dhe mund të përmbajë një listë të tyre. Ky informacion do t'i lejojë marrësit të kuptojë shpejt pse dhe nga kush i ka marrë letrat, si dhe të kontrollojë nëse i gjithë dokumentacioni ka mbërritur i sigurt dhe i shëndoshë.
Ju gjithashtu mund të lexoni se si të shkruani një letër motivuese. Më poshtë është një lidhje ku mund të shkarkoni një mostër teksti shoqërues për dokumentacionin e dërguar klientit në zyrën e taksave.
Si të formatoni siç duhet një letër motivuese për dokumentet
Në mënyrë tipike, dokumentacioni i dërgohet posaçërisht një personi specifik, kështu që është e nevojshme të tregohet në këndin e sipërm djathtas për kë janë të destinuara letra motivuese dhe letrat shoqëruese.
Për shembull, në rastin e dërgimit të një pakete dokumentare në zyrën e taksave, në këndin e djathtë shkruajnë emrin e degës së Shërbimit Federal të Taksave dhe emrin e plotë të specialistit të taksave, nëse dihet. Ju gjithashtu mund të specifikoni adresën e marrësit.
Kur dërgoni dokumente në një organizatë tjetër, duhet të tregoni emrin e saj, emrin e plotë dhe pozicionin e marrësit (nëse dihet).
Letra regjistrohet në ditarin e dokumentacionit dalës, në formularin shoqërues shënohet numri dalës dhe pranë saj shënohet data e regjistrimit (shkrimi).
Ju duhet të filloni me adresën - emri dhe patronimi i adresuesit janë shkruar në një formë të sjellshme.
Më pas, shkruhet shkurt arsyeja e kontaktimit me adresuesin dhe lista e dokumenteve që i bashkëngjiten letrës motivuese. Nëse ka shumë, mund t'i rregulloni në formën e një tavoline. Për çdo formular, shkruani emrin, datën, numrin, kopjen ose origjinalin, numrin e fletëve dhe kopjeve. I gjithë ky informacion do të jetë i dobishëm për marrësin kur kontrollon dokumentacionin e marrë.
Nëse pritet ndonjë përgjigje nga adresuesi, atëherë kjo duhet të deklarohet në tekst.
Letra shoqëruese nënshkruhet dhe dërgohet së bashku me dokumentet e bashkangjitura në destinacion. Dokumentet mund t'i dorëzohen personalisht marrësit, ose ato mund të dërgohen me postë të rekomanduar me konfirmimin e marrjes.
Pavarësisht se ku dhe për çfarë qëllimi dërgohen dokumentet, duhet të hartohet një letër shoqëruese për to. Ky është parimi bazë i rrjedhës së dokumentit, duke punuar kryesisht në interes të dërguesit.
- Është letra motivuese që përmban numrat dalës dhe më pas ata hyrës, të cilët më pas mund të përdoren për të gjurmuar rrugën dhe fatin e dokumenteve.
- Një listë e detajuar e dokumenteve të specifikuara në letër do të eliminojë keqkuptimet që lidhen me humbjen e një ose më shumë kopjeve.
- Prania e një letre motivuese do t'i lejojë marrësit të përpunojë shpejt korrespondencën e marrë dhe, nëse është e nevojshme, të japë një përgjigje sa më shpejt të jetë e mundur.
Si të shkruani një letër motivuese për dokumente
Nuk ka asnjë formë të unifikuar të letrës motivuese për dokumentet, megjithatë, rregullat e doganave dhe zyrave të biznesit kërkojnë përputhje me standarde të caktuara.
Kushtet
Korrespondenca e biznesit ndërmjet subjekteve të biznesit (personat juridikë, sipërmarrësit individualë) zakonisht kryhet në letrën e organizatave që përmbajnë pulla qoshe me të dhënat e dërguesit.
Nënshkrimi i letrës motivuese varet nga lloji i dokumenteve që dërgohen. Për shembull, kur dërgoni një kopje të një kontrate ose propozimi tregtar, letra tradicionalisht nënshkruhet nga menaxheri i parë; nëse dërgohen dokumente të kontabilitetit - shefi i kontabilitetit ose drejtuesi i departamentit financiar, etj.
Nuk i njihni të drejtat tuaja?
Për më tepër, letra duhet të tregojë emrin dhe informacionin e kontaktit të ekzekutuesit të saj aktual - për komunikim të shpejtë në rast të pyetjeve në lidhje me dokumentet e marra.
Teksti i letrës
Një letër shoqëruese, si rregull, hartohet në emër të drejtuesit të parë të kompanisë marrëse ose divizionit të saj. Në këtë rast, rekomandohet t'i drejtoheni "I dashur" me emrin dhe patronimin e menaxherit. Nëse letra është e pa adresuar, mund ta anashkaloni apelimin.
Fraza fillestare e pjesës përshkruese të letrës varet nga organizata në të cilën është dërguar:
- në një organizatë më të lartë - "ne ju paraqesim";
- në një organizatë vartëse - "ne ju dërgojmë";
- në një organizatë të palës së tretë - "ne do t'jua dërgojmë".
Lista e dokumenteve
Në letrën përcjellëse, nën titullin "Bashkëngjitje", duhet të tregoni një listë shteruese të dokumenteve që do të dërgohen për artikujt e mëposhtëm:
- titulli dhe numri i dokumentit;
- data e përgatitjes së tij;
- Numri i kopjeve;
- numri i fletëve në dokument;
- një shënim në lidhje me firmuerin dhe numërimin, nëse ka.
Në fund të letrës, bëhet një shënim për numrin total të fletëve të dokumenteve që dërgohen dhe paketimin e tyre.
E rëndësishme: kur dërgoni dokumentacion me të njëjtin emër (për shembull, fatura, kontrata, etj.), Lejohet të tregohet emri i përgjithshëm dhe numri i fletëve.
"Ku thotë që duhet të shkruajmë një letër motivuese për dokumentet që po dërgohen?" Do t'ju duhet t'i përgjigjeni kësaj pyetjeje sinqerisht: "Askund". Hartimi i një letre motivuese është një rregull i pashkruar i punës në zyrë dhe një zakon biznesi, por jo një kërkesë e përfshirë në dokumentet detyruese. Sidoqoftë, nëse e shikoni, bëhet e qartë: letra e motivimit nuk është e nevojshme kryesisht nga marrësi, por nga dërguesi.
PËRFITIMET DHE PËRSHTATSHMËRIA E NJË LETËR MJETET
Si mund të jetë e dobishme një letër motivuese për dërguesin? Letër përcjellëse:
Ka atributin “Data e përgatitjes së dokumentit”, që do të thotë, nëse është e nevojshme, mund të shërbejë si dëshmi se dokumentet janë dërguar në kohë;
Përmban një listë të plotë të dokumenteve që do të dërgohen (detaji "Shënimi për praninë e një aplikacioni"), në mënyrë që nëse ndonjë dokument i rëndësishëm humbet, askush nuk mund të thotë se nuk është dërguar;
Ai i nënshtrohet regjistrimit tek adresuesi, në ndryshim nga dokumentet e dërguara me të, dhe duke qenë se data e ekzekutimit llogaritet nga data e regjistrimit, dërguesi mund t'i referohet kësaj date nëse dëshiron të marrë përgjigje.
Letra shoqëruese për dokumentet, si të gjitha korrespondencat e tjera hyrëse, i nënshtrohet regjistrimit pranë sekretarit të organizatës marrëse. Por nëse e dini nga përvoja se mund të shfaqen probleme me këtë, është më mirë të shmangni një bisedë të pakëndshme dhe thjesht të dërgoni të gjithë paketën e dokumenteve me postë, duke marrë njoftimin për dorëzimin e letrës. Duke pasur një njoftim në dorë, dërguesi nuk duhet të shqetësohet më nëse letra është regjistruar dhe ta lërë atë në ndërgjegjen e marrësit.
PLOTËSOJMË DETAJET E NJË LETËS KONTAKTUESE
Rregullat për regjistrimin e detajeve mund të gjenden në dokumentet e mëposhtme:
GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit";
Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion. Udhëzime për zbatimin e GOST R 6.30-2003 (në tekstin e mëtejmë - Udhëzime për zbatimin e GOST).
■ Formulari i letrës. Formulari i gatshëm i letrës, i krijuar në përputhje me GOST 6.30-2003, përmban tashmë detajet e nevojshme.
Detajet e detyrueshme të formularit përfshijnë:
OKPO, OGRN, INN/KPP;
Emri i kompanisë;
Informacione të mëparshme rreth organizatës.
Stema e organizatës ose marka tregtare (marka e shërbimit) është një pronë opsionale.
Letra shoqëruese mund të përgatitet në kokë letre (shih shembullin 1), njësi strukturore me kokë (shih shembullin 2) ose në letrën zyrtare (shih shembullin 3).
■ Teksti. Teksti i letrës motivuese është shpesh në natyrë formale dhe informon vetëm për drejtimin e dokumenteve. Pjesa më e rëndësishme e informacionit gjendet në përshkrimet e aplikacionit. Megjithatë, tekstet e letrave motivuese mund të ndryshojnë në nivelin e kompleksitetit.
Elementare. Teksti më i thjeshtë i një letre vijuese mund të duket kështu:
Siç mund ta shihni, ky tekst përmban vetëm një mesazh që disa dokumente i janë dërguar marrësit.
Me arsyetim. Nëse dërgimi i një pakete dokumentesh bashkangjitur letrës parashikohet nga një akt ligjor rregullator ose një marrëveshje midis organizatave, atëherë teksti i letrës shoqëruese fillon me fjalët "Në zbatim të..." ose formulim tjetër që përmban një referencë. sipas standardit:
Me udhëzime. Teksti i letrës motivuese të nivelit tjetër të kompleksitetit përmban gjithashtu një tregues se çfarë duhet të bëjë marrësi me dokumentet që i dërgohen:
Kështu, teksti i letrës motivuese mund të ndahet në dy pjesë:
Njoftimi për dërgimin e dokumenteve (i detyrueshëm);
Udhëzime për trajtimin e dokumenteve të dërguara (opsionale).
■ Shënimi i pranisë së aplikacionit. E veçanta e një letre motivuese është se qendra e saj semantike nuk është fare teksti, por lista e dokumenteve të bashkangjitura. Në lidhje me këtë, le të kujtojmë rregullin e përgjithshëm për formatimin e këtij detaji: në letrat e motivimit, një shënim për praninë e një bashkëngjitjeje vendoset nën tekstin e letrës nga kufiri i kufirit të majtë (Shtojca nr. 11 në pikën 3.3. .2 i Rekomandimeve Metodologjike Rosarkhiv) (shih Shembujt 1-3).
Ne do t'i kushtojmë vëmendje të veçantë dizajnit korrekt të këtij detaji në raste të veçanta.
Rasti i parë është i thjeshtë. Nëse dokumenti i bashkangjitur është emërtuar tashmë në tekstin e letrës, në "Shënim mbi praninë e një bashkëngjitjeje" mjafton të tregoni vetëm numrin e fletëve dhe kopjeve të këtij dokumenti, për shembull:
Rasti i dytë është kompleks. Nëse ka disa dokumente aplikimi, atëherë secili prej tyre merr numrin e vet serial, i ndjekur nga një tregues i numrit të fletëve dhe kopjeve. Dokumentet renditen ose në mënyrë të rastësishme ose nga dokumenti kryesor në ato dytësore. Në tekstin e letrës, dokumentet e bashkangjitura nuk janë emërtuar, për shembull:
Rasti i tretë është shtypja. Kur dërgoni një katalog, librin e markës, mjetet mësimore të prodhuara në një shtypshkronjë, domethënë ndonjë dokument të lidhur, numri i fletëve të tij nuk tregohet:
Rasti i katërt është elektronik. As Rekomandimet Metodologjike të Rosarkhiv, as GOST 6.30-2003, as Rekomandimet Metodologjike për Zbatimin e GOST nuk përmbajnë rregulla për bashkëngjitjen e mediave të jashtme të informacionit në letra. Në të njëjtën kohë, praktika e dërgimit të kartave flash ose CD-ve me njëri-tjetrin nga organizatat është mjaft e përhapur. Ju duhet të shpikni rregullat tuaja të projektimit, të udhëhequr nga logjika elementare. Kështu, nuk ka kuptim të tregohet numri i fletëve dhe kopjeve të një dokumenti elektronik. Emri, formati i tij (në mënyrë që marrësi të dijë paraprakisht nëse skedari do të hapet në kompjuterin e tij) dhe, ndoshta, vëllimi do të jetë i mjaftueshëm. Mos harroni të tregoni llojin e medias, për shembull:
Rasti i pestë është i kombinuar. Ka letra komplekse që janë informuese dhe shoqëruese. Nëse një letër dërgohet në disa adresa, dhe të gjithë marrësit marrin informacion, dhe disa gjithashtu marrin dokumente bashkëngjitjeje, atëherë detajet formatohen si më poshtë:
Rasti i gjashtë është përshkrues. Nëse ka kaq shumë bashkëngjitje që renditja e tyre do të kërkonte më shumë se një faqe, këshillohet që të bëni një inventar të tyre dhe ta lëshoni atë si të vetmen bashkëngjitje të letrës. Kjo bëhet në mënyrë që punonjësi përgjegjës për kryerjen e detyrës për letrën të marrë një inventar të tyre së bashku me të gjitha bashkëngjitjet, sepse letra motivuese dhe bashkëngjitjet e saj pothuajse gjithmonë marrin rrugë të ndryshme në organizatë. Inventari do të quhet “Inventari i bashkëngjitjeve të letrës me datë... Nr...”.
Teksti dhe shenja për praninë e aplikacionit do të duken kështu në këtë rast:
■ Detaje të tjera
Detajet e mbetura të letrës motivuese përpilohen në mënyrën e përgjithshme të përshkruar nga GOST 6.30-2003 dhe Rekomandimet Metodologjike të Arkivit Federal.
Detajet e kërkuara përfshijnë:
Data e dokumentit;
Numri i regjistrimit të dokumentit;
Destinacioni;
Titulli i tekstit;
Nënshkrimi;
Shënim për interpretuesin.
Detajet opsionale në këtë rast janë:
Vizat e miratimit të dokumentit, të cilat zakonisht mbesin në një kopje të dokumentit tek ekzekutuesi.
GJURMIMI I RRUGËS SË LETËS SË KOSOVËS
Letrat shoqëruese udhëtojnë nëpër organizata në të njëjtat rrugë si të gjitha letrat e tjera të biznesit të llojeve të ndryshme.
2. Së bashku me vizat dhe një paketë aplikimesh (kjo është e detyrueshme!), draft letra i shkon për nënshkrim Drejtorit Ekzekutiv ose zyrtarit tjetër të autorizuar.
3. Projekti i nënshkruar kthehet në një dokument të plotë me fuqi ligjore dhe kalon procedurën e regjistrimit në zyrë ose pranë sekretarit të drejtuesit nënshkrues.
4. Organizohet dorëzimi i letrës motivuese dhe të gjitha dokumenteve që i bashkëlidhen adresuesit.
5. Në zyrën e organizatës marrëse, letra përcjellëse e marrë dhe bashkëngjitjet e saj i nënshtrohen një procedure shqyrtimi fillestar. Qëllimi i kësaj procedure është të sigurojë që të gjitha aplikacionet e dorëzuara të korrespondojnë me ato të listuara në atributin "Application Availability Mark".
6. Nëse gjithçka është në rregull, letra regjistrohet (çfarë të bëni nëse jo gjithçka është në rregull përshkruhet më poshtë).
7. Një letër e regjistruar hyrëse i paraqitet për shqyrtim personit të parë të organizatës ose një drejtuesi tjetër të autorizuar, si rregull i përgjithshëm - së bashku me bashkëngjitjet. Por organizata mund të ketë rregullat e veta në këtë drejtim. Për shembull, nëse letra është standarde dhe dihet saktësisht se cili nga zyrtarët do të emërohet si ekzekutues në bazë të saj, sekretari mund të pajtohet me drejtorin dhe t'i transferojë bashkëngjitjet përmbaruesit menjëherë, pa pritur zgjidhjen. Në raste jashtëzakonisht të rralla, nëse një letër standarde përmban informacione "jo standarde", bashkëngjitjet i dorëzohen menjëherë menaxherit për shqyrtim.
8. Me ose pa bashkëngjitje, letra përcjellëse i dorëzohet për shqyrtim menaxhmentit të organizatës marrëse.
9. Menaxheri cakton një përmbarues me vendim të rregullt dhe ia kthen dokumentin sekretarit.
10. Sekretari ia kalon detyrën ekzekutuesit sipas rregullave të pranuara në organizatë. Në këtë pikë, më shpesh letra e motivimit dhe bashkëngjitjet e saj ndahen: interpretuesi është i interesuar për këtë të fundit, jo për letrën, dhe ai ka shumë të ngjarë të dijë se çfarë të bëjë me bashkëngjitjet. Nëse letra përmban ndonjë udhëzim të veçantë për të punuar me dokumentet e bashkangjitura, atëherë ekzekutuesi merr një kopje nga sekretari, dhe jo letrën origjinale. Origjinali mbetet te sekretaria (në zyrë) dhe depozitohet në dosje.
11. Ndërkohë aplikimi shkon në rrugën e vet, e cila përcaktohet nga lloji i dokumentit dhe mund të jetë aq i gjatë sa të dëshirohet.
Nëse diçka shkoi keq. Nëse gjatë ekzaminimit fillestar në zyrë, edhe pas dorëzimit, rezulton se paketës së bashkangjitur i mungojnë një ose më shumë dokumente të përcaktuara në letrën përcjellëse, për këtë hartohet një raport (shih shembullin 4) dhe letra është iu kthye dërguesit.
VAZHDOJMË TË VAZHDOJMË LETRA KRYESORE
Letrat motivuese ruhen veçmas nga aplikacionet me të cilat i dërgohen organizatës. Në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve, kur regjistrohen këto aplikime, vendoset një lidhje me kartën e regjistrimit të letrës hyrëse, por kjo nuk është e nevojshme: letra shoqëruese përfundon funksionin e saj pikërisht në momentin kur kontraktori merr dokumentet. bashkangjitur me të për të filluar punën me ta.
Sa i përket periudhave të ruajtjes së letrave motivuese, ato bien nën nenet e Listës së dokumenteve arkivore standarde të menaxhimit të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive vendore dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës e Rusisë, e datës 25 gusht 2010 Nr. 558, më poshtë referuar si Lista 2010):
Korrespondencë me organet qeveritare të Federatës Ruse, organet qeveritare të subjekteve përbërëse
Federata Ruse, organet e qeverisjes vendore në fushat kryesore (thelbësore) të veprimtarisë - 5 l. EPC (neni 32 i Listës 2010);
Korrespondencë me një organizatë të nivelit më të lartë në fushat kryesore (thelbësore) të veprimtarisë - 5 fletë. EPC (neni 33 i Listës 2010);
Korrespondencë me organizatat vartëse (vartëse) në fushat kryesore (thelbësore) të veprimtarisë - 5 l. EPC (neni 34 i Listës 2010);
Korrespondencë me organizata të tjera në fushat kryesore (thelbësore) të veprimtarisë - 5 fletë. EPC (neni 35 i Listës 2010).
Siç mund ta shohim, letrat motivuese ruhen për 5 vjet, pas së cilës duhet të shqyrtohet vlera e tyre dhe ose të zgjatet ose të shkatërrohet periudha e ruajtjes së tyre. Shkatërrimi kryhet gjithashtu në përputhje me procedurën e përgjithshme.
PËRMBLEDHJE
1. Qëllimi kryesor i letrës motivuese është të konfirmojë se dokumentet e bashkangjitura i janë dërguar dhe dorëzuar adresuesit.
2. Letra motivuese hartohet sipas të njëjtave rregulla si letrat e tjera të biznesit; Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet dizajnit të kërkesës "Shtojca e disponueshmërisë".
3. Nëse një paketë e paplotë dokumentesh dorëzohet me letër përcjellëse, për këtë hartohet një raport i veçantë.
4. Rrjedha e dokumenteve të letrave motivuese kryhet sipas rregullave të përgjithshme për punën me dokumentet hyrëse të miratuara nga organizata.
5. Letra shoqëruese dhe dokumentet e dorëzuara me të ruhen veçmas nga njëra-tjetra për periudhën e caktuar për to.
Letra motivuese është një dokument mbështetës për CV-në e dorëzuar.
Nëse po dërgoni CV-në tuaj në një kompani (markë) të huaj me famë botërore, atëherë kërkesat për të shkruar një mbështetje janë mjaft të larta. Dokumenti duhet të hartohet në një fletë të veçantë; të gjitha detajet, të cilat, në veçanti, përfshijnë titullin, datën e përpilimit, emrin dhe adresën e marrësit, nënshkrimin - vendosen në përputhje me rregullat për hartimin e letrave të biznesit. Nëse informacioni dërgohet me e-mail, atëherë një letër motivuese, si një rezyme, duhet të bashkëngjitet në formatin Word.
Si të shkruani
Një letër motivuese hartohet sipas strukturës së përgjithshme të një letre biznesi. Ky dokument përbëhet nga:
hyrje, e cila mund të përfshijë titullin e letrës, një adresë për marrësin, qëllimin e letrës;
pjesa kryesore, teksti i së cilës duhet të pasqyrojë thelbin kryesor të letrës motivuese;
përfundimi, i cili përmban nënshkrimin e dërguesit (emri i plotë i dërguesit, pozicioni i tij, nënshkrimi).
Çfarë të shkruani në një letër motivuese? Teksti i këtij dokumenti është shkruar në formë të lirë. Detyra kryesore e një letre motivuese për një rezyme është të zgjojë interesin e punëdhënësit për kandidaturën tuaj, në një ofertë tregtare - të interesojë një blerës të mundshëm. Letrat shoqëruese për kontratën dhe dokumentet e tjera në zyrën e taksave përmbajnë një inventar të dokumenteve që transferohen dhe udhëzime për marrësin.
Për të rifilluar
I dashur Aleksandër,
Në përgjigje të konkursit tuaj “specialist i pasurive të paluajtshme” të postuar në gazetën “Personeli”, po ju dërgoj CV-në. Do të isha shumë mirënjohës nëse nuk e injoroni.
Sinqerisht,
Kolesnikov Maxim, telefon +7-985-23-56-89
Tek dokumentet
Kjo letër është përpiluar në çdo formë, por ju duhet të merrni parasysh disa pika:
Letra duhet të shtypet në kokën e kompanisë.
Në këndin e sipërm djathtas, tregoni se kujt i drejtohet letra motivuese.
Numri i daljes me datën e shkrimit të letrës duhet të shtypet në këndin e sipërm të majtë.
Sigurohuni që të shkruani pse po i dërgoni dokumentet palës tjetër. Për shembull, nëse po i dërgoni blerësit një marrëveshje furnizimi, atëherë tregoni se po i kërkoni palës tjetër të njihet me përmbajtjen e saj dhe më pas dërgoni marrëveshjen me postë me vulën dhe nënshkrimin e menaxherit.
Për më tepër, përmendni se në rast mosmarrëveshjeje me disa pika, blerësi mund të hartojë një protokoll mosmarrëveshjeje dhe ta dërgojë atë në dy kopje.
Mos harroni për etikën e biznesit, duke përfshirë në letër fjalë dhe fraza të tilla si "i dashur", "ju kërkojmë", "me respekt".
Për marrëveshjen
Plotësimi i kokës së dokumentit
Çdo dokument fillon me një "header". Ai ndodhet lart djathtas dhe përmban informacione se kujt dhe ku po e dërgoni dokumentin.
Ju lutemi tregoni mbiemrin e plotë, emrin dhe patronimin e adresuesit, pozicionin e tij dhe emrin e kompanisë.
pershendetje
Urimi shkruhet një centimetër poshtë kokës dhe në qendër të fletës. Përshëndetja përdor një font më të madh se koka dhe teksti i trupit.
Zakonisht përshëndetja fillon me fjalët: "I dashur .....". Forma e adresimit të një personi duhet të jetë gjithmonë formale. Drejtojuni vetes ekskluzivisht me emrin, patronimin dhe "ju".
Teksti kryesor
Në trupin e letrës, tregoni se çfarë dokumenti po dërgoni dhe pse. Qëllimi i paraqitjes duhet të jetë i qartë.
Nëse kontrata ka një numër dhe datë, kjo duhet të tregohet në tekst.
Teksti shtesë
Në tekstin shtesë mund të tregoni se çfarë duhet t'i kushtoni vëmendje kur punoni me dokumentin. Për shembull, nënshkruani përpara një date të caktuar.
Teksti shtesë vendoset një centimetër poshtë tekstit kryesor.
Aplikacionet
Artikulli i aplikacioneve vendoset një centimetër poshtë tekstit shtesë. Blloku tregon se cili dokument është bashkangjitur dhe vëllimi i dokumentit në faqe.
Tek shkresa e përmbarimit
Letër shoqëruese për aktin origjinal të përmbarimit drejtuar gjykatës që tregon shumën e transferuar te paditësi
Një letër motivuese është një dokument shtesë në CV-në e dorëzuar.
Nëse e dërgoni tuajën në një kompani serioze me një emër (markë) të njohur, atëherë
Kërkesat për të shkruar një letër motivuese janë mjaft të larta.
Dokumenti duhet të përgatitet në një fletë të veçantë; të gjitha detajet, të cilat përfshijnë datën e përpilimit, titullin, nënshkrimin, emrin dhe adresën e marrësit, duhet të vendosen në përputhje me rregullat dhe kërkesat për hartimin e letrave të biznesit.
Nëse dërgohet me e-mail, atëherë letra motivuese, në përputhje me rrethanat, duhet të bashkëngjitet në formatin e dokumentit Word.
Një CV e dërguar me e-mail kompanive më pak të famshme dhe prestigjioze mund të shoqërohet me tekst të shkruar mirë në trupin e letrës, pa e formatuar në një fletë të veçantë.
Në këtë rast, informacioni i kontaktit, inicialet (ose emri dhe mbiemri) dhe mbiemri duhet të jenë të dukshme.
Një version i shkurtër i një letre motivuese duket diçka si kjo (shembuj 1-3):
Letër motivuese për rezyme Shembull 1.
E dashur Valeria,
në përgjigje të “specialistit tuaj në tërheqjen e klientëve me shumicë” botuar në revistën “Paga dhe puna”, po ju dërgoj CV-në time. Nëse është e nevojshme, jam i gatshëm të jap çdo informacion shtesë për të shqyrtuar kandidaturën time.
Urimet më të mira,
Petrova Elena, tel. 8-917-121-12-12
Shembulli 2.
Mirëdita, Anastasia.
Në dosjen e CV-së bashkangjitur letrës. Unë po aplikoj për pozicionin e menaxherit të kredisë. Informacioni në lidhje me vendin e lirë u mor nga faqja, do të isha jashtëzakonisht mirënjohës nëse nuk e shpërfillni rezymenë tuaj.
Shembulli 3.
I dashur Ivan Ivanovich,
Ju kërkoj të më konsideroni për pozicionin vakant të administratorit të sistemit, zv.drejtues i departamentit të IT.
Do të jem i lumtur të marr një ftesë për një intervistë nga ju.
Me respekt, Elena Petrova, tel. 8-917-121-12-12
Versioni i zgjeruar i letrës motivuese
(i cili është i destinuar për organizatat evropiane dhe amerikane që shprehin stilin e menaxhimit të burimeve njerëzore) është përpiluar sipas një skeme të ngjashme. Është e nevojshme të pasqyrohet në tekstin e letrës motivuese:
1. Titulli (titulli) i pozicionit (dy pozicione të ngjashme ose të lidhura janë të pranueshme) për të cilën po dërgohet CV; Këshillohet gjithashtu të shënoni se nga cili burim (faqe interneti, gazetë) keni mësuar për pozitat vakante; duke ofruar veten si kandidat.
Shembulli 4:
Pasi lexova informacionin në faqen tuaj, mësova se kompania juaj ka hapur një rekrutim për pozicione vakante në fushën e kontrollit sanitar të lëndëve të para të mishit dhe qumështit.
Në këtë drejtim, dëshiroj të ofroj për shqyrtim kandidaturën time për një vend vakant lidhur me zbatimin e funksionit të kontrollit sanitar dhe veterinar, kontrollit të cilësisë së produkteve të gatshme dhe lëndëve të para.
Besoj se njohuritë dhe eksperienca ime e punës mund të jenë të dobishme si si specialiste në prokurimin e lëndëve të para të mishit dhe qumështit, ashtu edhe si drejtuese e shërbimit të kontrollit sanitar.
2. Një përmbledhje shumë koncize, por domethënëse dhe e saktë e CV-së, e cila synon të konfirmojë përputhjen e cilësive tuaja personale dhe profesionale me vendin vakant për të cilin po aplikoni.
3. Dëshira dhe gatishmëria juaj për të rikthyer, punë dhe rritje profesionale në fushën e treguar në pozicionin, ose më mirë akoma, brenda mureve të kësaj kompanie.
Shembulli 5:
Të gjitha aftësitë dhe njohuritë e mia profesionale, si dhe pritshmëritë për promovim të mëvonshëm, janë në fushën e punës me klientët dhe shitjeve aktive direkte (si në nivel administrativ ashtu edhe në atë ekzekutiv).
Aktualisht kam më shumë se 6 vite përvojë në shitje direkte në tregun B2B në fushën e prodhimit, si dhe përvojë në një pozicion drejtues në këtë fushë për dy vitet e fundit të punës.
Si shef i departamentit të shitjeve në punën time të fundit, kam qenë personalisht përgjegjës për rezultatet dhe aktivitetet e departamentit të shitjeve në fushën B2B (kozmetologji dhe pajisje mjekësore).
Shembulli 6:
Prej disa vitesh operoj me sukses në këtë fushë në sistemin e autoriteteve shtetërore të kontrollit doganor dhe veterinar, kam përvojë bashkëpunimi dhe lidhje të vendosura me kompanitë kryesore vendase në industrinë ushqimore dhe me furnitorët më të mëdhenj të huaj. CV-ja e bashkangjitur do të japë një ide për aftësitë, kualifikimet dhe përvojën time të mundshme profesionale.
4. Gatishmëria juaj për, gjatë së cilës do të jepni informacion më të detajuar për veten tuaj.
5. Detajet e kontaktit.
Shembulli 7:
Me kënaqësi do ta pranoj ofertën për t'u takuar dhe për t'ju treguar pak më shumë për potencialin tuaj të mundshëm dhe përvojën e punës. Mund te me kontaktoni me email...ose me telefon...
Sinqerisht,…
Shembulli 8:
Do të jem i lumtur t'ju përgjigjem të gjitha pyetjeve tuaja gjatë intervistës nëse jeni të interesuar. Mund të më kontaktoni me email... Faleminderit paraprakisht për kohën tuaj.
Sinqerisht,…
Mostra e letrës motivuese
Një letër motivuese nuk është universale për të gjitha fushat dhe llojet e vendeve të lira që ju interesojnë.
Për shkak të faktit se adresuesit e letrës janë njerëz të ndryshëm, teksti i letrës gjithashtu do të ndryshojë, në përputhje me çdo vend vakant të interesit, dhe do të modifikohet paksa.
Letra motivuese i referohet gjithmonë një pozicioni specifik në një organizatë specifike.
Po ngarkohet...
