Kur menaxheri pret vizitorë, sekretari duhet: Sistemi elektronik i menaxhimit për pritjen e vizitorëve në departamentin e vizave

Siç e dini, Ambasada Franceze në Bjellorusi nuk ka frikë nga risitë. Prillin e kaluar në Minsk, francezët filluan të lëshojnë viza biometrike Shengen. Korrespondenti i Belarusian News ishte atëherë i pari midis kolegëve gazetarë që skanoi "gishtat" e tij në pajisjet e ambasadës dhe u sigurua se nuk kishte asgjë të keqe me këtë procedurë.

Një javë më parë, patëm fatin të përjetonim personalisht një tjetër risi konsullore nga Franca: një sistem menaxhimi elektronik për pritjen e vizitorëve në departamentin e vizave. Një terminal i specializuar me prekje ka funksionuar në ambasadë që nga dhjetori.

Sistemi u mundëson vizitorëve të caktojnë një takim për të dorëzuar dokumentet në çdo kohë të ditës së punës (më parë kuponët lëshoheshin vetëm nga ora 12.00 deri në orën 12.30). Për më tepër, në teori, produkti i ri bën të mundur mposhtjen e tregtisë së kuponëve, garanton një takim për aplikantin për vizë në ditën dhe orën që i është caktuar dhe, për më tepër, shmangien e udhëtimeve shtesë në kryeqytet për jorezidentët.

Pra, si funksionon sistemi i ri?

Pranë ambasadës nuk ka më radhët e zakonshme kilometrike. Shkoni në hollin e terminalit, vendosni pasaportën tuaj në folenë e lexuesit të të dhënave.

Pranë lexuesit ka një ekran me prekje. Ne u përgjigjemi pyetjeve duke prekur një gisht në vendndodhjen e treguar në ekran. Së pari, zgjidhni gjuhën e komunikimit (bjellorusisht, rusisht, frëngjisht ose anglisht).

Pastaj i përgjigjemi tre pyetjeve të thjeshta.

Për sa kohë po aplikoni për vizë?
Në cilin shtet dëshironi të shkoni?
A po udhëton fëmija juaj me ju?

Kompjuteri më pas ju kërkon të zgjidhni ditën dhe orën e vizitës suaj në shërbimin e vizave brenda dy muajve të ardhshëm. Nëse planet tuaja ndryshojnë, ju mund të anuloni aplikimin tuaj dhe të lini një takim në një moment tjetër.

Dhe, sigurisht, stafi i sjellshëm dhe i dobishëm i ambasadës është gjithmonë i gatshëm t'ju ndihmojë me këshilla.

Në ditën dhe orën e shënuar në biletë, mbërrijmë në ndërtesën e ambasadës. Në tabelën elektronike në hyrje shfaqen numrat e kuponëve, pronarët me fat të të cilëve mund të futen brenda, të gjithë në të njëjtin sistem elektronik. Ne skanojmë përsëri pasaportën - dhe voila, ju mirëpresim deri në shkallët. Në dhomën e pritjes në katin e tretë, numri juaj i biletës dhe dritarja e vizës për dorëzimin e dokumenteve shfaqen sërish në ekranin elektronik. Kjo është e gjitha, ju mund të shkoni në dritare për të skanuar shenjat e gishtave, për të dorëzuar dokumentet dhe për të intervistuar nëpunësin e shërbimit të vizave.

Për të qenë i sinqertë, sistemi i ri la një përshtypje shumë të këndshme. Të gjithë ata që të paktën një herë kanë kaluar disa ditë në radhë në hyrje të një ambasade do të na kuptojnë.

Problemi i vetëm, na duket, mund të lindë për ata që duhet të shkojnë urgjentisht në Francë, pikërisht tani. Ambasada nuk mund të garantojë se përsa i përket pritjes së vizitorëve do të ketë vende falas “sot për sot” ose “sot për nesër”.

Por këtu të gjithë duhet të krijojnë lumturinë e tyre. Nëse dëshironi të merrni një vizë pa radhë dhe sherr, planifikoni paraprakisht udhëtimet tuaja në zonën Shengen.

Bazuar në materialet e gazetës online BelaPAN

Procesi i mbrojtjes së informacionit gjatë marrjes së vizitorëve përfshin kryerjen e një klasifikimi të qartë të tyre, mbi bazën e të cilit formohet një sistem masash kufizuese, teknologjike, kontrolli dhe analitike, të krijuara për të parandaluar hyrjen e paautorizuar të tyre nga vizitorët. Këto masa bëjnë të mundur edhe garantimin, në një masë të caktuar, të sigurisë fizike të punonjësve që punojnë me vizitorët.

Pritja e vizitorëve dhe krijimi i marrëdhënieve të biznesit me ta është një proces mjaft kompleks për drejtuesit e kompanisë dhe divizionet strukturore të saj (fushat e veprimtarisë) dhe menaxherët specialistë. Në nivelin e menaxhimit të kompanisë, vizitorët mund të ndahen në dy kategori: punonjës të kompanisë dhe vizitorë që nuk janë punonjës.

Vizitorët dhe punonjësit e kompanisë përfshijnë:

• - punonjësit që kanë të drejtë të hyjnë lirisht në zyrën e menaxherit në çdo kohë të ditës së punës (zëvendësdrejtorë, ndihmës, sekretarë);
• - punonjësit që punojnë me menaxherin në thirrje ose zgjidhin çështje biznesi me të gjatë orarit të pritjes në punët zyrtare (menaxherë vartës, ekspertë, menaxherë specialistë);
• - punonjësit që nisin takimin e tyre me menaxherin gjatë orarit të punës për çështje personale.

Kërcënimet për sigurinë e informacionit që vijnë nga punonjësit vizitorë mund të ndodhin nëse këta punonjës janë kriminelë (përfaqësues të fshehtë të kompanive konkurruese, agjentë të shërbimeve të spiunazhit industrial ose ekonomik, strukturave kriminale) ose bashkëpunëtorë të tyre.

Përbërja e kërcënimeve mund të jetë shumë e ndryshme: nga vjedhja e dokumenteve nga tavolina e menaxherit deri te nxjerrja e informacionit të nevojshëm duke përdorur një listë të përgatitur mirë pyetjesh në dukje të padëmshme. Mund të ndodhë gjithashtu që një punonjës, i cili gjatë komunikimit me një menaxher, ka marrë një sasi më të madhe informacioni të vlefshëm sesa është i nevojshëm për punën e tij, t'ia zbulojë atë një të huaji për shkak të papërgjegjshmërisë elementare.

Vizitorët që nuk janë punonjës të kompanisë, në përputhje me natyrën e marrëdhënies së tyre me kompaninë, mund të ndahen

• - për personat që nuk janë të përfshirë në staf, por që janë anëtarë të organit të administrimit kolektiv të shoqërisë (aksionarë, anëtarë të bordeve të ndryshme, etj.);
• - përfaqësues të agjencive dhe organizatave qeveritare me të cilat kompania bashkëpunon në përputhje me ligjin (punonjës të inspektorateve të ndryshme, autoriteteve komunale, agjencive të zbatimit të ligjit, etj.);
• - individë dhe përfaqësues të ndërmarrjeve dhe organizatave, bankave, agjencive reklamuese, misioneve tregtare, mediave (klientë, partnerë, tregtarë, investitorë, sponsorë, gazetarë, etj.) që bashkëpunojnë me kompaninë;
• - përfaqësues të strukturave të tjera shtetërore dhe joshtetërore me të cilat shoqëria nuk ka marrëdhënie biznesi;
• - individët privatë.

Përfaqësuesit dhe personat e listuar duhet të jenë nën kontrollin veçanërisht të kujdesshëm të referuesit, pasi nëse i përkasin kategorisë së sulmuesve, diapazoni i rrezikut që buron prej tyre është jashtëzakonisht i madh dhe përcaktohet nga qëllimet që u vendosen.

Humbja e informacionit mund të ndodhë përmes kanaleve organizative ose teknike ose një kombinim i të dyjave. Për shembull; shantazhimi i menaxherit dhe regjistrimi i bisedës në magnetofon, instalimi i një aparati dëgjimi, fotografimi i dokumenteve në tavolinën e menaxherit, etj. Mund të ushtrohet forcë mbi menaxherin për të marrë informacionin e nevojshëm.

Në nivelin e shefave të departamenteve dhe menaxherëve specialistë të kompanisë, dallohen grupe të ngjashme vizitorësh, por në secilën kategori dhe grup, vizitorët ndahen: 1) në ata të drejtuar nga menaxheri dhe 2) që erdhën në pritje pa sanksion. të menaxherit.

Kur drejtuesi i kompanisë pranon ndonjë nga kategoritë dhe grupet e specifikuara të vizitorëve, asistenti duhet të ndjekë rregullat bazë të mëposhtme për organizimin e pritjes. Menaxheri nuk duhet të presë vizitorë gjatë kohës së caktuar për punë krijuese me dokumente dhe baza të të dhënave elektronike, veçanërisht ato konfidenciale. Kur telefononi një nga menaxherët në lidhje me punën në një dokument, vetëm dokumenti me të cilin ai punon duhet të jetë në tavolinën e menaxherit, dokumentet e tjera duhet të ruhen në një kasafortë të mbyllur ose dollap metalik. Këshillohet që në këtë moment askush të mos hyjë në zyrën e menaxherit pa u thirrur, përfshirë personat që kanë të drejtë të hyjnë lirisht në zyrë.

Për të kufizuar mundësitë që një sulmues të marrë informacionin që i nevojitet për shkak të organizimit të çrregullt të punës së menaxherit, zhurmës në punën me dokumentet dhe vizitorët, duhet të caktohen orë të veçanta për pritjen e vizitorëve të çdo kategorie, gjatë të cilave menaxheri duhet të të mos punojë me dokumente që nuk kanë të bëjnë me vizitën e personit një person tjetër, ose të kryejë negociata biznesi me telefon. Këshillohet që të merrni kategori të ndryshme vizitorësh në kohë të ndryshme.

Para së gjithash, ndahet koha për pritjen e përditshme të menaxherëve të nivelit të ulët dhe menaxherëve të kompanisë për çështje zyrtare. Së dyti, ndahet koha për pritjen e përditshme të vizitorëve që nuk janë punonjës të kompanisë, por përfaqësojnë një ose një strukturë tjetër organizative. Së treti, orë të veçanta pritjeje ndahen në ditë të ndryshme për personat privatë (jashtë) që duhet të zgjidhin një çështje brenda kompetencës së menaxherit. Gjatë orëve të pritjes për kategoritë e specifikuara të vizitorëve, çdo punonjës i kompanisë mund të vizitojë menaxherin vetëm me thirrje dhe vetëm për një çështje që lidhet me vizitën e një vizitori të caktuar. Së katërti, ka orë të caktuara zyre periodike për punonjësit e kompanisë për çështje personale.

Vizitorët, përfshirë punonjësit e kompanisë, nuk duhet të hyjnë në zyrën e menaxherit me një pallto, pallto leshi ose të mbajnë kuti të mëdha, valixhe, çanta - ato duhet të lihen në zonën e pritjes.

Nuk lejohet të lihet vetëm vizitori kur menaxheri largohet nga zyra. Gjatë mungesës së menaxherit, asnjë nga vizitorët apo personeli i kompanisë nuk duhet të hyjë në zyrën e tij.

Puna e asistentit me vizitorët që nuk janë punonjës të kompanisë duhet të organizohet me shumë kujdes. Duhet të kihet parasysh se një vizitë te menaxheri është zakonisht faza fillestare e vizitës së tyre në kompani. Fazat e tjera, në përputhje me vendimin e menaxherit, do të shoqërohen me vizita te menaxherët e niveleve më të ulëta dhe menaxherët specialistë.

Nga pikëpamja e nevojës për të zgjidhur problemet e sigurimit të sigurisë së informacionit të një kompanie, vizitorë të tillë mund të klasifikohen si më poshtë:

• - sipas shkallës së aksesit të lejuar në ambientet e kompanisë: në të gjitha ambientet, vetëm në ambiente të caktuara, vetëm për një punonjës të caktuar, vetëm në sallën e operimit me akses të përgjithshëm;
• - sipas shkallës së njohjes me informacionin e kompanisë të lejuar prej tij: vetëm me botime reklamuese, vetëm me materiale që kanë të bëjnë me strukturën ose personin e interesuar, vetëm me materiale për një çështje specifike, vetëm me materiale të hapura zyrtare të kompanisë, vetëm me konfidenciale specifike. informacion. Çdo veprim lejues në lidhje me vizitorët kryhet nga drejtuesi i parë i kompanisë dhe monitorohet gjatë zbatimit nga shërbimi i sigurisë.

Puna e asistentit me një vizitor të jashtëm përbëhet nga fazat e mëposhtme:

• - faza përgatitore;
• - identifikimin dhe regjistrimin e vizitorit;
• - organizimi i pritjes së vizitorit nga menaxheri;
• - organizimi i veprimeve të mëtejshme të vizitorit.

Faza përgatitore synon të bie dakord për mundësinë dhe kushtet e pritjes së një vizitori nga menaxhmenti ose një punonjës i kompanisë. Vizita, si rregull, inicohet nga vetë vizitori dhe duhet të diskutohet paraprakisht me telefon, email ose faks me mbikëqyrësin ose asistentin, si dhe me menaxherin nëse vizitori synon ta zgjidhë problemin me të. Në procesin e koordinimit të vizitës, qartësohet qëllimi i vizitës së propozuar në kompani, lista e dokumenteve të kërkuara për shqyrtim, data dhe ora e vizitës. Një vizitë te menaxheri supozon se vizitori duhet të zgjidhë një çështje brenda kompetencës së këtij zyrtari, ose, nëse është e nevojshme, të marrë lejen e menaxherit për të kryer një punë të caktuar në një divizion të kompanisë dhe të njihet me dokumentet dhe bazat e të dhënave.

Në raste të tjera, vizitori duhet t'i referohet një menaxheri specialist, kompetenca e të cilit përfshin shqyrtimin e çështjes me interes për vizitorin. Në bazë të rezultateve të marrëveshjes, specifikohet zyrtari i kompanisë që ka të drejtë të zgjidhë pyetjen e ngritur nga vizitori, si dhe rregullohet data dhe ora e vizitës. Pas miratimit, mbiemri, emri, patronimi i vizitorit, emri i strukturës organizative të përfaqësuar dhe informacioni i mësipërm futen në orarin e pritjes së vizitorëve në kompani.

Hartimi, sqarimi dhe shtimi i orarit të pritjes së vizitorëve është përgjegjësi e asistentit. Orari bihet dakord nga asistenti me menaxherët dhe menaxherët specialistë në fillim të ditës së mëparshme të punës Vizitorit të ardhshëm i kujtohet vizita dhe orët e pritjes.

Numri ditor i vizitorëve duhet të korrespondojë me kohën aktuale të caktuar nga mbikëqyrësi ose menaxheri për këtë lloj pune. Gjatë orarit të pritjes për çdo kategori dhe grup vizitorësh, është e rëndësishme të përcaktohet qartë periudha e qëndrimit të çdo vizitori në zonën e pritjes dhe zyrën e menaxherit ose në vendin e punës së menaxherit, për të cilën është rendi i pritjes dhe kohëzgjatja e pritur e negociatave. themeluar. Së pari diskutohen çështje komplekse dhe që kërkojnë kohë. Pranimi i personave që nuk janë punonjës të kompanisë duhet të rregullohet veçanërisht qartë. Pritja duhet të planifikohet në atë mënyrë që vizitorët të mos kalojnë një kohë të gjatë në ambientet e pritjes, pasi pritjet e tilla shoqërohen gjithmonë me dëgjim nënndërgjegjeshëm ose të qëllimshëm të bisedave në zonën e pritjes dhe marrjen e një sasie të konsiderueshme informacioni të vlefshëm. Është e mundur që një sulmues të regjistrojë biseda duke përdorur një regjistrues zëri ose një videokamerë miniaturë. Nuk lejohet organizimi i listës së pritjes duke krijuar të ashtuquajturën radhë live.

Këshillohet që orari të formohet në mënyrë qendrore në formën e një skeme të vetme, që mbulon vizitorët në menaxhimin e kompanisë dhe divizionet strukturore. Drejtuesve të departamenteve dhe menaxherëve u kërkohet të informojnë çdo ditë asistentin për vizitat e vizitorëve të rënë dakord me ta, në mënyrë që emrat e tyre të përfshihen në orarin e pritjes. Kjo ju lejon të siguroni besueshmëri të lartë të informacionit të përfshirë në orar dhe të kontrolloni vlefshmërinë e vizitave të vizitorëve në nivelin e divizioneve të kompanisë. Në ambientet e kompanisë nuk duhet të ketë persona të paautorizuar që e klasifikojnë veten si vizitorë, megjithëse vizita e tyre nuk është rënë dakord dhe nuk është regjistruar në orarin e pritjes.

Bazuar në orarin, asistenti çdo ditë në fillim të ditës së punës raporton informacione për vizitorët dhe natyrën e aksesit të tyre të lejuar në punët e kompanisë në shërbimin e sigurisë për lëshimin e lejeve. Një leje leje mund të lëshohet vetëm me iniciativën e asistentit. Në të njëjtën kohë, ai u kujton punonjësve të divizioneve strukturore emrat e vizitorëve, vizita e të cilëve është planifikuar për ditën e sotme dhe orën e pritjes. Nëse data e vizitës ndryshon, bëhet korrigjimi i nevojshëm në orarin e pritjes së vizitorëve dhe vizitori duhet të informohet paraprakisht për këtë. Me të është rënë dakord për një datë dhe orë të re vizite.

Identifikimi, d.m.th. vendosja e korrespondencës së identitetit të vizitorit me informacionin në orarin e pritjes dhe dokumentin e tij të identitetit kryhet në dy nivele: a) nga një oficer sigurie në hyrje të ndërtesës së kompanisë dhe lëshimi i një leje për vizitorin; b) si asistent kur një vizitor hyn në ambientet e pritjes së drejtuesit të shoqërisë. Në nivelin e parë, identifikohet identiteti i vizitorit dhe korrespondenca e mbiemrit, emrit dhe patronimit me hyrjen në listën e vizitorëve të paraqitur nga referenti në shërbimin e sigurisë për një ditë dhe orë të caktuar.

Gjatë hyrjes në ambientet e kompanisë (përveç sallës së operacionit publik), vizitori duhet t'i paraqesë punonjësit të sigurisë një pasaportë ose ID shërbimi që konfirmon identitetin e tij (por jo një kartëvizitë). Vëmendje e veçantë i kushtohet identifikimit të origjinalitetit të dokumentit personal të dhënë dhe përcaktimit të korrespondencës së fotokartës në këtë dokument me të dhënat e jashtme të vizitorit. Pas identifikimit, vizitorit i jepet një identifikues vizual përkatës (passë) i përgatitur paraprakisht, i cili rregullon të drejtat e tij në ambientet e kompanisë. Lëvizja e vizitorit në ndërtesë kryhet vetëm kur shoqërohet nga një punonjës i kompanisë - një sekretar, një menaxher me të cilin vizitori diskutoi vizitën e tij ose një oficer sigurie.

Të gjithë vizitorët e kompanisë, duke përfshirë vizitorët në divizionet strukturore, fillimisht i drejtohen përfaqësuesit me qëllim identifikimin dhe regjistrimin e tyre. Me të hyrë në zonën e pritjes së menaxhimit të kompanisë, vizitori duhet t'i paraqesë asistentit një dokument identifikimi dhe një urdhër.

Identifikimi i një vizitori në këtë nivel përfshin kontrollin e përputhshmërisë së identitetit, vendit të punës dhe pozicionit të tij me informacionin e specifikuar në orarin e pritjes. Nëse ka dyshime për identitetin e vizitorit, referenti mund të sqarojë informacionin për të në organizatën që përfaqëson ky person (me telefon, faks, e-mail). Nëse dyshimet nuk eliminohen, asistenti duhet të marrë lejen që vizitori të hyjë në zyrën e menaxherit ose njësinë strukturore nga drejtuesi i shërbimit të sigurisë së kompanisë.

Pas përfundimit të fazës së identifikimit, referenti, bazuar në dokumentet e ofruara, fut informacionin për vizitorin në një ditar tradicional ose elektronik të vizitorëve.

Shënoni: datën dhe orën e pritjes, mbiemrin, emrin, patronimin e vizitorit, vendin e punës dhe pozicionin, emrin e lëshimit, të dhënat fillestare të porosisë, mbiemrin e punonjësit të kompanisë përgjegjës për vizitën, vendimin e marrë. Një grup vizitorësh që vijnë për negociata regjistrohet me emër. Regjistrimet bëhen në ditar personalisht nga referenti. Nuk lejohet që një vizitor të shqyrtojë informacionin në orarin e pritjes dhe regjistrin e regjistrimit të vizitorëve, pasi informacioni i përfshirë në këto formularë kontabël është konfidencial dhe zbulon marrëdhëniet e biznesit të kompanisë.

Pas regjistrimit, vizitorët e divizioneve strukturore dërgohen në destinacionet e tyre, të shoqëruar nga sekretarët ose drejtuesit që i takuan, dhe vizitorët e drejtuesve të kompanisë mbeten në ambientet e pritjes dhe asistenti fillon të organizojë pritjen e tyre nga menaxheri. Një vizitor që pret për t'u pritur duhet të jetë në një distancë të konsiderueshme nga stacionet e punës së asistentit, ndihmës sekretarit, sekretarit, në mënyrë që të mos shohë dokumentet në tavolinat e tyre, ekranin e ekranit ose të dëgjojë komunikimet e tyre nëpërmjet komunikimit. Salla për vizitorët që presin të priten mund të ndahet nga vendi i punës së asistentit me një ndarje xhami të lyer. Gjatë pritjes së vizitorëve, asistenti nuk lejohet të largohet nga ambienti i pritjes, qoftë edhe për një kohë të shkurtër. Negociatat me menaxherin kryhen nga ai duke përdorur pajisjen e duhur të komunikimit.

Ndërsa vizitori është në pritje të një takimi, këshillohet që asistenti të vëzhgojë me kujdes sjelljen e tij, të regjistrojë çuditë e mundshme në lëvizje, agjitacionin e tepruar, etj. Një grup vizitorësh që presin të priten për negociata për një çështje, për shembull, lidhja e një kontrate, marrja e pëlqimit për kryerjen e një pune të caktuar etj., duhet të jetë nën kontrollin e veçantë të asistentit.

Nëse lind ndonjë shqetësim, asistenti duhet: të thërrasë një oficer sigurie i cili do të jetë i pranishëm në zyrë gjatë bisedës së menaxherit me vizitorin ose vizitorët. Një punonjës i këtij shërbimi nuk duhet të veshë uniformën tradicionale të njësisë së sigurisë në pamje, ai nuk duhet të ndryshojë nga punonjësit e tjerë të kompanisë. Kur pranoni persona privatë (ndonjëherë të rastësishëm), menaxheri mund të zhvillojë një bisedë jo në zyrë, por në një dhomë të krijuar posaçërisht për këtë, në prani të një oficeri sigurie. Negociatat midis menaxherit dhe vizitorit mund të dokumentohen nga një sekretar-stenograf ose të regjistrohen në media magnetike duke përdorur një regjistrues zëri ose videokamerë.

Vizitori - përfaqësues i një strukture tjetër organizative - i paraqet menaxherit një urdhër, i cili tregon kompetencat e tij, qëllimin dhe objektivat e vizitës në këtë kompani, përbërjen e informacionit dhe dokumenteve që i nevojiten për njohje ose analizë.

Dorëzimi përpilohet në letrën e organizatës, nënshkruhet nga menaxheri i parë dhe nënshkrimi i menaxherit vërtetohet me vulë. Me urdhër, kreu i kompanisë shkruan një rezolutë në të cilën ai i jep leje vizitorit të kryejë detyrat me të cilat përballet, përcakton procedurën dhe kushtet e punës së tij, rregullon përbërjen specifike të informacionit për të cilin vizitori mund të lejohet. , cakton një punonjës të kompanisë, përgjegjësitë funksionale të të cilit korrespondojnë me qëllimin e vizitës së vizitorit, përgjegjës për të punuar me këtë person. Menaxheri ka të drejtë të refuzojë lejen ose të kufizojë natyrën e punës së vizitorit në kompani.

Dëshirat verbale të një vizitori që nuk ka një porosi, dhe dëshirat që nuk i përshtaten menaxherit, nuk duhet të plotësohen. Pritja e një vizitori ose një grupi vizitorësh mund të marrë formën e negociatave, për shembull në lidhje me furnizimin e produkteve, ndihmën financiare, kërkimin e përbashkët dhe çështje të tjera.

Në negociata mund të marrin pjesë punonjësit e kompanisë, përbërja e të cilëve është paracaktuar dhe përfshirë në orarin e pritjes. Ecuria e negociatave zakonisht regjistrohet nga një sekretar-stenograf. Pritja e vizitorëve (grupet e vizitorëve, delegacionet) mund të jetë gjithashtu në formën e ekskursioneve rreth kompanisë (ndërmarrjes) për t'u njohur me aftësitë e kompanisë dhe teknologjitë e avancuara të përdorura. Në këtë rast, rruga e grupit dhe lista e objekteve për t'u njohur përcaktohen paraprakisht, përgatitet dhe publikohet materiali ilustrues (broshura, video, faqe interneti në disketë, etj.). Programi për një grup vizitorësh për të qëndruar në territorin e një kompanie (ndërmarrjeje) duhet të kombinojë mikpritjen maksimale dhe një shkallë të lartë kufizimi në transmetimin e informacionit të dozuar tek vizitorët në lidhje me proceset e prodhimit dhe të biznesit. Laboratorët dhe qendrat kërkimore nuk duhet t'u shfaqen vizitorëve. Në fund të pritjes nga menaxheri, asistenti organizon veprimet e mëtejshme të vizitorit: ose vizitori, i shoqëruar nga një oficer sigurie, shkon në dalje të ndërtesës, ose ndihmës sekretari thërret në pritje sekretarin e drejtuesit të divizioni i kompanisë ose një menaxher specialist, të cilit i dërgohet vizitori për të zgjidhur probleme të rëndësishme për të, përfshirë ato që përmban recetë. Asistenti bën shtesën e nevojshme në kartën e identifikimit të vizitorit, duke vërtetuar hyrjen e bërë me vulën e pritjes. Një hyrje përkatëse bëhet në regjistrin e regjistrimit të vizitorëve. Nëse është e nevojshme, asistenti paralajmëron vizitorin që të mos zbulojë informacionin e marrë gjatë vizitës. Është e këshillueshme që vizitori të nënshkruajë një marrëveshje me shkrim për të mbajtur sekretet e kompanisë konfidenciale. Në të njëjtën kohë, asistenti i kujton kreut të departamentit ose menaxherit për procedurën e sigurimit të vizitorit me dokumentet dhe informacionin minimal të kërkuar.

Urdhri transferohet nga asistenti te personi që shoqëron vizitorin për përdorim në punë dhe përfshirje në rast; nuk i kthehet vizitorit. Nëse vendimi i menaxherit është negativ, urdhri i kalon mbikëqyrësit për t'u përfshirë në çështjen përkatëse.

Informacioni për vizitorët, puna e të cilëve në ndërtesën e kompanisë do të zgjasë disa ditë ose jashtë orarit të punës, futet nga asistenti në një ditar të veçantë për regjistrimin e punës së vizitorëve. Në të njëjtën kohë, ky informacion raportohet në shërbimin e sigurisë për t'i lëshuar vizitorit lejen e nevojshme të identifikimit dhe për të monitoruar qëndrimin e tij në ndërtesën e kompanisë. Në regjistrin e sigurisë, çdo ditë bëhen shënime për kohën e mbërritjes dhe nisjes së vizitorëve.

Pas orëve të pritjes së vizitorëve të çdo kategorie, zyra e menaxherit inspektohet nga një oficer sigurie në prani të një asistenti për të zbuluar gjërat dhe dokumentet e harruara nga vizitorët, për të identifikuar pajisjet dëgjimore dhe regjistrimi të instaluara nga vizitorët, eksplozivët, kimikatet. dhe materiale të djegshme spontanisht, etj.

Divizionet e kompanisë në përgjithësi ndjekin të njëjtën procedurë për marrjen dhe punën me vizitorët. Një vizitor i dërguar në një departament nga një menaxher epror mund t'i caktohet një ditë tjetër takim, duke marrë parasysh ngarkimin e drejtuesit të departamentit ose menaxherit. Sidoqoftë, është më korrekte të organizohet puna e vizitorit në atë mënyrë që gjatë një vizite në kompani ai të mund të zgjidhë të gjitha detyrat e nevojshme.

Vizitorit mund t'i lejohet qasja vetëm në ato dokumente dhe informacione që janë të specifikuara në urdhër dhe me të cilat lejohet të punojë në zgjidhjen e menaxherit. Njohja me dokumentet kryhet në prani të një punonjësi të njësisë së caktuar në rezolutë si përgjegjës për përmbushjen nga vizitori të detyrës që i është caktuar.

Regjistrimet dhe ekstraktet nga dokumentet e bëra nga vizitori mund të bëhen në një medium të regjistruar nga referenti dhe më pas të dërgohen me korrier në vendin e punës së vizitorit. Fakti që një vizitor njihet me ndonjë dokument konfidencial ose publik të kompanisë, regjistrohet në formularin kontabël të këtij dokumenti. Në vetë dokumentin, vizitori vendos një vizë njohjeje, një transkript të nënshkrimit, emrin e organizatës dhe datën. Nuk lejohet njohja e vizitorit me dokumente dhe burime të tjera informacioni të shoqërisë, edhe nëse ato kanë të bëjnë me qëllimin e vizitës së tij, pa lejen me shkrim të drejtuesit të parë të shoqërisë. Në bisedat gojore me një vizitor, është e ndaluar t'i jepet atij informacione të hapura ose konfidenciale që nuk janë të specifikuara në rezolutën e menaxherit, ose të aludohet për praninë e një informacioni të tillë.

Të gjitha lëvizjet e vizitorëve në ndërtesën e kompanisë kryhen në përputhje të plotë me identifikuesin që i është dhënë, mundësisht të shoqëruar nga një menaxher ose sekretar. Monitorimi i lëvizjes dhe punës së vizitorëve mund të organizohet duke përdorur videokamera. Nuk lejohet prania e pakontrolluar e vizitorëve në ndërtesën e kompanisë. Vizitorët që kanë shkelur rregullat për të punuar me burimet e informacionit të kompanisë, të cilët janë parë duke tentuar të hyjnë në ambiente të tjera të kompanisë ose të marrin informacion të paautorizuar nga stafi, u hiqet e drejta për të qëndruar më tej në ndërtesën e kompanisë. Pas përfundimit të punës në njësinë strukturore, vizitori largohet nga godina i shoqëruar nga një punonjës sigurie. Gjatë largimit, vizitori dorëzon ID-në (kalimin).

Një vizitor keqdashës që ka fituar akses në një ndërtesë kompanie mund ta përdorë atë për qëllime kriminale për të krijuar një situatë të caktuar ekstreme që është e dobishme për të.

Ndër llojet kryesore të situatave të tilla që një vizitor mund të provokojë janë: zjarrvënie ose mbushje me tym ambientesh me qëllim grabitje, sekuestrim të dokumenteve, dosjeve, sendeve personale të punonjësve, pengmarrjes së punonjësve, kërcënimit për dhunë fizike me qëllim. për të nxjerrë informacionin e nevojshëm nga një punonjës, për të marrë dokumente, pasuri materiale etj. Likuidimi i pavarur i këtyre situatave ekstreme nga personeli i sigurisë nuk lejohet, pasi kërkon njohuri, aftësi të veçanta dhe kryhet nga organet ligjzbatuese dhe zjarrfikëse.

Për të parandaluar shfaqjen e një ose një tjetër situate ekstreme për shkak të fajit të vizitorëve, personeli i kompanisë duhet të respektojë rreptësisht kërkesat e mësipërme të sigurisë kur pranon vizitorë dhe punon me ta. Është gjithmonë më e këshillueshme të parandalohet një situatë ekstreme eliminojnë pasojat e saj. Është e rëndësishme që personeli i kompanisë të trajnohet paraprakisht për të kryer veprimet e nevojshme në rast të një problemi specifik. situatë ekstreme. Çdo punonjës duhet të zhvillojë një sistem të stereotipeve (motivimeve) të qëndrueshme për sjellje në kushte të pazakonta.

Zhvillimi i një sistemi për të luftuar një sulmues dhe trajnimi i punonjësve është përgjegjësi e shërbimit të sigurisë. Sistemi parashikon klasifikimin e situatave ekstreme për një kompani specifike, zhvillimin sistematik të seancave trajnimi për grupet e personelit që punojnë me vizitorët, trajnimin në standardet e sjelljes në një rast të veçantë, zhvillimin e një skeme për paralajmërimin e personelit për rrezikun dhe hyrjen. në fuqi të një plani për evakuimin e dokumenteve, dosjeve, pajisjeve të vlefshme, zhvillimin e një skeme njoftimi për agjencitë dhe shërbimet e zbatimit të ligjit dhe zjarrfikësve, një skemë për evakuimin e personelit në një zonë të sigurt, etj.

Pritja e vizitorëve mund të ndahet në tre lloje: pritja e punonjësve të institucionit tuaj për çështjet aktuale; pritja e përfaqësuesve të organizatave të tjera, përfshirë delegacionet; pranimi i vizitorëve për çështje personale.

Sekretari është i detyruar: të sigurojë që në dyert e ambientit të pritjes të vendoset një tabelë që tregon ditët dhe oraret e pritjes së vizitorëve; të mbajë shënime për vizitorët dhe të monitorojë zbatimin e vendimeve të marra gjatë pritjes; mbani shënim urdhrin e takimit dhe kohën e bisedës. Është më mirë të caktoni një takim paraprakisht, duke bërë shënimet e duhura në regjistrin e pritjes së vizitorëve.

Sekretari duhet të kujtojë se një vizitor i çdo rangu, pa përjashtim, mund të hyjë në zyrën e menaxherit vetëm pas raportit të sekretarit. Sekretari raporton personalisht për përfaqësuesit e organizatave më të larta. Pasi i kërkoi vizitorit të priste, ai hyn në zyrën e menaxherit dhe raporton vizitorin që pret për t'u parë. Në këtë rast, këshillohet të shënoni mbiemrin, emrin, patronimin, pozicionin e vizitorit dhe çështjen për të cilën ai mbërriti. Sekretari mund t'i raportojë menaxherit për vizitorin duke përdorur një interfon dhe, pasi të ketë marrë pëlqimin për ta pritur, e fton vizitorin të shkojë në zyrë. Është e papranueshme të ftoni një vizitor në zyrën e menaxherit të veshur me veshje të sipërme.

Nëse një vizitor vjen pa një marrëveshje paraprake, sekretari ka të drejtë të vendosë në mënyrë të pavarur nëse do ta raportojë menjëherë te menaxheri ose të bëjë një takim. Në rast refuzimi, sekretari i tregon vizitorit datën dhe orën e saktë se kur do të pritet.

Gjatë organizimit të një pritjeje për punonjësit e institucionit të tij për çështje aktuale, sekretari është i detyruar të:

• njihni rrethin e njerëzve që kanë akses te menaxheri në çdo kohë dhe lërini të kalojnë pa pengesa;
• informoni të gjithë punonjësit e institucionit për orët e pritjes për çështjet aktuale;
• përcaktoni kohëzgjatjen e vizitës dhe paralajmëroni vizitorin për këtë;
• informoni menaxherin për vizitorin duke përdorur një intercom ose telefon.

Shpesh, vizitorët shkojnë për të parë menaxherin me një pyetje që mund të zgjidhet nga një punonjës tjetër. Sekretari duhet të dijë shpërndarjen e përgjegjësive ndërmjet personelit të lartë të institucionit në mënyrë që ta drejtojë vizitorin te një punonjës kompetent.

Gjatë organizimit të pritjes së punëtorëve të dërguar në një ndërmarrje, sekretari është i detyruar të:

• zbuloni çështjen për të cilën mbërriti vizitori;
• shënoni certifikatën e udhëtimit;
• të sigurojë ndihmë në zgjedhjen e materialeve të nevojshme;
• zbuloni nëse specialisti i dërguar është i pajisur me një hotel; nëse jo, atëherë ndihmoni në zgjidhjen e kësaj çështjeje.

Nëse një delegacion arrin në pritje, duhet pasur kujdes paraprakisht për të caktuar një punonjës të organizatës që do të shoqërojë delegacionin. Nëse vjen një delegacion i huaj, duhet pasur kujdes për të siguruar një përkthyes dhe suvenire për anëtarët e delegacionit.

Nëse është e nevojshme, me kërkesë të menaxherit, sekretari duhet të jetë në gjendje të përgatisë dhe të shërbejë çaj ose kafe për menaxherin dhe vizitorin (anëtarët e delegacionit).

Ju nuk duhet të lejoni që takimi juaj të ndërpritet për arsye të pajustifikueshme. Nëse menaxheri tek i cili është ftuar vizitori mungon, është e nevojshme që vizitori të pritet nga një punonjës tjetër kompetent. Në një situatë të tillë, sekretari duhet të kërkojë falje për mungesën e menaxherit dhe të shpjegojë arsyen e mungesës së tij.

Sekretari duhet t'i kushtojë vëmendje të veçantë organizimit të pritjes së vizitorëve nga menaxheri për çështje personale. Menaxheri zakonisht cakton ditë të caktuara për këtë lloj pritjeje.

Gjatë të gjitha llojeve të pritjeve, vetë sekretari merr të gjitha telefonatat dhe ua përcjell çështjet që kërkojnë zgjidhje të menjëhershme te zëvendësdrejtuesit.

Në përfundim të bisedës dhe marrjes së vendimit, menaxheri shënon vetë ose udhëzon sekretarin që të regjistrojë rezultatet e bisedës në formularët përkatës të kontabilitetit. Kontrolli mbi zbatimin e vendimeve të marra nga drejtuesi kryhet nga sekretari-ndihmës.

Pritja e vizitorëve është disi një sfidë për shumë menaxherë. Pritja e vizitorëve shpesh kërkon shumë më tepër kohë se çdo aktivitet tjetër. Pritja e vizitorëve fillon me takimin e tyre me menaxherin. Në varësi të natyrës së pritjes dhe gradës së vizitorit, kreu që drejton pritjen mund të zgjedhë disa opsione për sjelljen e tij.

• 1) Menaxheri e pret vizitorin ndërsa është ulur në tavolinën e tij. Ai ju kthen përshëndetjen dhe ju fton të uleni para tavolinës së tij. Kjo teknikë përdoret kryesisht në komunikimin formal. Këtu, koha e pritjes, natyra e komunikimit dhe rezultatet e tij përcaktohen nga vetë menaxheri.
• 2) Hyn një vizitor, menaxheri i përgjigjet përshëndetjes së tij, largohet nga tavolina dhe e fton në zonën e punës kolegjiale dhe ulet përballë tij. Kjo është një formë gjysmë formale e komunikimit. Karakterizohet nga barazia e të drejtave për shkëmbimin e informacionit. Koha e takimit përcaktohet me marrëveshje të ndërsjellë të të dyja palëve.
• 3) Hyn një vizitor, menaxheri është në qendër të tij, shkëmben përshëndetje me të dhe e fton të ulet në një karrige në tryezën e kafes. Kjo është një formë miqësore e komunikimit: çiltërsi e plotë, miqësi, gatishmëri për vëmendje.

Vizitat te menaxheri nga vizitorët ndodhin në raste të ndryshme. Disa duan të dinë diçka, të tjerë kanë nevojë për këshilla, të tjerë duan të flasin për diçka. Për t'u izoluar nga vizitorët e paparalajmëruar dhe të panevojshëm, duhet të menaxhoni rrjedhën e tyre. Një metodë shumë efektive e menaxhimit të tillë u propozua nga profesori gjerman Lothar J. Seiwert.

Ky shkencëtar e konsideron një luks të papërballueshëm nëse ndonjë person në çdo ditë të javës, dhe ndoshta në çdo kohë të ditës, mund të pretendojë të komunikojë me udhëheqësin personalisht ose me telefon. Ai sugjeron rrethimin e vizitorëve duke përdorur programin e mëposhtëm:

• - udhëzoni sekretarin tuaj që të koordinojë dhe respektojë afatet dhe datat; le të koordinohet paraprakisht;
• - përdorni tavolinën e sekretarit tuaj si një lloj pengese;
• - caktoni orarin e përgjithshëm të zyrës dhe udhëzoni sekretarin të pyesë për arsyet e kohës së dëshiruar për vizitë, në mënyrë që të përgatiteni.
• - të prezantohet orari i caktuar i zyrës për punonjës individualë.

Vizitorët duhet të planifikohen dhe përgatiten për pritjen e tyre. Pyesni veten, duke pasur parasysh vizitorin specifik që dëshironi të presë ose ftoni, çfarë qëllimi duhet të shërbejë biseda juaj. Ju duhet të përgatiteni për një bisedë mbi meritat e saj, mbani gati dokumentet e nevojshme.

Përshtatuni me argumentet dhe kundërshtimet e mundshme të bashkëbiseduesit tuaj. Kur pranoni vizitorë, përpiquni, para së gjithash, të zbuloni qëllimin e vizitës së tyre dhe të përcaktoni menjëherë kohëzgjatjen e saj: biseda, si rregull, zgjat për aq kohë sa e keni në dispozicion. Kur filloni një bisedë me një vizitor, duhet të përpiqeni të kuptoni thelbin e kërkesës dhe të kuptoni se çfarë dëshiron ai nga ju.

Kushti i parë dhe kryesor për të rritur autoritetin tuaj në sytë e vizitorit është një qëndrim respektues ndaj tij. Por me një kusht të domosdoshëm, respekti duhet të jetë i sinqertë. Vizitori e ndjen gjithmonë falsitetin. Në disa raste, lind një konflikt me vizitorin. Shkaku i saj mund të jetë:

• 1. pasiguria ose fshehja e çdo informacioni të rëndësishëm;
• 2. poshtërim i dinjitetit personal të vizitorit, mospërfillje e interesave të tij, arrogancë, manifestim pushteti ose kërcënimi;
• 3. sjellje ose reagim i vrazhdë ndaj vrazhdësisë së një vizitori;
• 4. mospërputhje me pritjet e pritura të vizitorit, paqartësi në interpretimin e përgjegjësive dhe mundësive;
• 5. neglizhencë, pavëmendje;
• 6. një pritje e gjatë për një takim ose një “shëtitje nëpër agoni”.

Mundohuni t'i shmangni të gjitha këto nëse është e mundur.

Marrja e vizitorëve nga radhët e punonjësve është shumë më e lehtë, kryesisht sepse vizitat e tyre janë më të lehta për t'u kontrolluar. Për më tepër, arsyet për një vizitë të mundshme më së shpeshti njihen paraprakisht.

Sidoqoftë, gjëja më e mirë është të mësoni punonjësin tuaj me orët e pritjes të vendosura në mënyrë të vendosur dhe orët e mbyllura për vizitorët. Prandaj, caktoni orar specifik për ta, gjatë të cilave mund të diskutoni me ta gjithçka që është grumbulluar gjatë një periudhe të caktuar kohore. Takime të rregullta të shkurtra operacionale duhet të mbahen gjithashtu për të sqaruar çështjet operacionale dhe menaxhuese që dalin.

Çdo bisedë me një vizitor duhet të përfundojë në një moment. Nëse vetë vizitori nuk dëshiron të përfundojë intervistën, provoni të përdorni metodat e mëposhtme pak a shumë të sjellshme (në varësi të situatës):

• - të bëjë vërejtje përgjithësuese ose përmbyllëse;
• - përfundoni pjesën e biznesit të bisedës duke kaluar në muhabet boshe;
• - shikoni orën e dorës ose bëni një tingull sinjali të programuar;
• - tregoni se jeni të mërzitur;
• - ngrihu;
• - shoqëroni vizitorin tuaj deri te dera;
• - filloni të lexoni letrat tuaja ndërsa vizitori vazhdon të flasë;
• - gjatë diskutimit të flasë disi më energjik dhe me nxitim;
• - Bini dakord me sekretaren tuaj për të ndërprerë bisedën dhe për t'ju kujtuar afatin e ardhshëm;
• - informoni vizitorin tuaj përpara bisedës dhe para se ajo të përfundojë se ju presin vizitorë të tjerë dhe koha juaj është e kufizuar.

Dërgoni punën tuaj të mirë në bazën e njohurive është e thjeshtë. Përdorni formularin e mëposhtëm

Studentët, studentët e diplomuar, shkencëtarët e rinj që përdorin bazën e njohurive në studimet dhe punën e tyre do t'ju jenë shumë mirënjohës.

Dokumente të ngjashme

Metoda e organizimit dhe aspektet psikologjike të punës së një menaxheri zyre. Kërkesat biznesore dhe personale të punëdhënësve për vendet e lira të menaxherëve dhe sekretarëve të zyrës. Përgjegjësitë kryesore të punës. Organizimi i vendit të punës dhe ndihma në punën e menaxherit.

puna e kursit, shtuar 01/13/2011


Organizimi dhe organizimi i pritjes së vizitorëve nga sekretari. Kërkesat për kulturën e komunikimit të biznesit dhe paraqitjen. Puna e sekretarit në përgatitjen e udhëtimeve të punës dhe organizimin e takimeve dhe konferencave. Rregullimi i vendit të punës dhe kushtet e punës.

puna e kursit, shtuar 10/11/2011


Puna e sekretarit në ofrimin e shërbimeve dokumentare dhe jodokumentare për menaxherin. Organizimi racional i vendit të punës. Racionalizimi i punës informative dhe analitike dhe planifikimi i ditës së punës. Krijimi i një stacioni pune të automatizuar të sekretarit.

tezë, shtuar 20.10.2013


Përgjegjësitë dhe roli funksional në formimin e strukturës korporative të sekretarit-asistentit; organizimin optimal të vendit të tij të punës dhe kohës. Studimi i mekanizmave të ndërveprimit midis menaxherit dhe sekretarit. Karakteristikat e punës me vizitorët në zonën e pritjes.

puna e kursit, shtuar 15.09.2013


Rëndësia e organizimit të duhur të pritjes së vizitorëve në një ndërmarrje si funksion i një sekretari. Pajisjet e ambienteve dhe mbështetje informacioni dhe dokumentacioni për pritje. Përcaktimi i orëve të pritjes. Organizimi i procesit të pritjes së vizitorëve nga menaxheri.

test, shtuar 19.07.2011


Studimi i aktiviteteve të sekretarit në zonën e pritjes së menaxherit, duke marrë parasysh kushtet e funksionimit. Organizimi i vendit të punës dhe orarit të punës së sekretarit. Puna me vizitorët në zonën e pritjes. Kryerja e bisedave të biznesit. Organizim negociatash, takimesh, takimesh biznesi.

puna e kursit, shtuar 24/06/2010


puna e kursit, shtuar 06/01/2009