Відділ кадрів. Положення про відділ кадрів

Про що ми вам розповімо у цьому матеріалі

• Як і для чого працює відділ кадрів
• Який перелік його повноважень та обов'язків працівників відділу кадрів
• Як залучити до відділу кадрів кваліфікованих фахівців

Відділ кадріву роботі керується Трудовим кодексом РФ та інші нормативно-правовими актами, регулюючими трудове право. Також враховуються нормативні методичні документи з кадрового діловодства та статуту організації.

Функції та завдання відділу кадрів

Головною функцією відділу кадрів вважається забезпечення кадрового документообігу. Також відділу кадрів можна доручити функції підбору персоналу та вести постійну роботу з колективом. Якщо функції відділу кадрів обмежуватимуться просто прийомом співробітників у компанію, не збираючи відповідну інформацію про колектив організації, розраховувати на успіх у бізнесі підприємству не доводиться. Сьогодні важлива комплексна робота відділу кадрів, вживаючи необхідних організаційних заходів та грамотних кроків для максимального використання професійних навичок та здібностей персоналу.

Основні функції відділу кадрів

• визначити кадрові потреби підприємства, підбираючи співробітників разом із керівниками підрозділів;
• готувати штатний розпис підприємства;
• аналізувати плинність кадрів, знаходячи методи ефективної боротьби з проблемою плинності;
• комплекс операцій із трудовими книжками;
• оформляти особисті справи працівників, видаючи копії та довідки документів на вимогу працівників;
• організовувати атестації співробітників, становлячи плани кар'єрного руху на колективі;
• вести облік відпусток, складаючи графік та оформляючи відпустки відповідно до норм трудового законодавства;
• готувати плани з підвищення кваліфікації персоналу.
l&g t;

Покрокова інструкція щодо створення відділу кадрів з нуля

Для створення відділу кадрів необхідні:

• організаційна структура;
• штатний розклад;
• документи підприємства;
• друк організації;
• трудове законодавство;
• бланки наказів.

Зазвичай питаннями створення нового відділу та його внесення до організаційної структури компанії займається спеціаліст з персоналу. Він має передбачити вид структури організації, підпорядкованість нової служби керівнику, її зв'язку, вплив чисельності персоналу підприємства структурний підрозділ.

Після змін структури із внесенням до неї нової служби – скеровується на розгляд директора організації. Одноосібний виконавчий орган її має затвердити. Видається з цією метою відповідний наказ із прописуванням факту запровадження нового відділу та дати, на яку вважатися структурний підрозділ буде чинним. Виконання наказу контролюється керівником кадрової служби, який потребує внесення змін для організаційної структури, з повідомленням співробітників про новий відділ. Засвідчення документа підписом директора та печаткою організації. Необхідно ознайомити начальника кадрової служби із наказом.

Необхідно внесення нового відділу до чинного штатного розкладу. З цією метою потрібне видання наказу керівника компанії. Прописуються у наказі назва організації, номер та дата складання, місто знаходження організації.

Кадровики на підставі наказу мають внести відповідні зміни до штатного розпису, скласти нові посадові інструкції. Керуватись при складанні даних інструкцій необхідно потребами підприємства. Необхідний докладний зміст інструкцій, відповідаючи вимогам та цілям нової служби.

Як залучити до відділу кадрів кваліфікованих співробітників

Олександр Потапов, Дмитро Сомов,Власники консалтингової компанії «Актив прибутку», Москва

По-перше, компанія має дотримуватися амбітної мети. Сильний фахівець не планує задовольнятися звичайним статусом – йому набагато цікавіше працювати в амбітній організації.

По-друге, Ви маєте бути амбітним менеджером. Вам варто вчитися бути цікавим та різнобічним співрозмовником, маючи відповідну харизму. Також важливо намагатися виглядати максимально дорого. Багато в чому це стає серйозним чинником успішного залучення сильних кадрів, завойовуючи їхню увагу та інтерес.

По-третє, будьте готові до забезпечення високого доходу для висококваліфікованого персоналу. Компенсувати невисоку зарплату може лише відомий бренд – та й то не повністю.

По-четверте, працівникові важливо бачити кар'єрні перспективи. Гендиректору може бути цікава перспектива стати партнером, коли досягне певних цілей. Керівник напряму зацікавлений у виділенні свого підрозділу на окрему компанію.

Обов'язкові документи, які мають зберігатися у відділі кадрів

1. Штатний розклад (ст. 57 ТК РФ)

Перед підбором співробітників до організації необхідно скласти та затвердити штатний розпис. На основі штатного розкладу може визначатись кількість вакансій на даний момент. Важливим є і той факт, що при звільненні когось із співробітників зі скорочення роботодавець, посилаючись на штатний розпис, зможе підтвердити у суді неможливість працевлаштування працівника та законність звільнення. Суддею під час розгляду трудового спору обов'язково буде витребуваний штатний розпис. Працедавець не матиме серйозних перспектив виграти судову суперечку з працівником, якщо штатний розпис не представлений суду або при неналежному складанні.

2. Трудовий договір

p align="justify"> Для формування пакета кадрових документів визначальна роль відводиться трудовому договору з працівником. Він полягає у письмовій формі, з підписом роботодавцем та працівником. Необхідна фіксація умовами трудового договору умови праці та оплати, встановлені за чинними нормативними правовими актами за згодою між роботодавцем та працівником.

3. Правила трудового розпорядку

Правила внутрішнього трудового розпорядку необхідні будь-якої організації. Є локальним нормативним актом організації, який регламентує порядок прийому співробітників і звільнення, список обов'язків, прав, і навіть відповідальність сторін, робочий режим, час відпочинку, заходи для заохочення та стягнення співробітників, інші питання регулювання трудових відносин.

4. Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу

Наказ є підставою для надання робочого місця для співробітника, із закріпленням необхідного майна роботодавця за ним, з ознайомленням співробітника з діловим листуванням, внутрішніми документами та ін. Підготовляється проект наказу одночасно разом із трудовим договором.

5. Трудові книжки

Трудова книжка є основним документом про трудової діяльності трудовому стажі співробітника. Працівник має пред'явити трудову книжку під час працевлаштування. Винятками є лише випадки при першому працевлаштуванні співробітника або за трудового договору, який підлягає ув'язненню на умови штатного сумісництва. На роботодавця покладається зобов'язання щодо ведення трудових книжок кожного співробітника, який у компанії пропрацював понад п'ять днів. Зберігатися трудові книжки повинні у металевій шафі або сейфі, доступ до якого є тільки у відповідального працівника, який визначається наказом.

6. Книга обліку трудових книжок та вкладок у них

Працівник при отриманні трудової книжки у зв'язку із звільненням розписується у Книзі обліку трудових книжок та вкладишів у них. Необхідна прошнурована, пронумерована книга обліку, скріплена печаткою та підписом.

7. Договір про повну матеріальну відповідальність

Договори про повну матеріальну відповідальність повинні обов'язково укладатися зі співробітниками, які досягли віку 18 років, у разі передачі працівникові цінностей для обробки, зберігання, продажу (відпустки), перевезення чи застосування у процесі виробництва.

8. Графік відпусток

Роботодавцю потрібне складання графіка відпусток за формою № Т-7, затвердженої постановою Держкомстату від 5 січня 2004 року № 1. Згідно з графіком відпусток визначатиметься черговість, у якій працівники отримують оплачувані відпустки. Графік складається з дотриманням законодавчих вимог, за якими окремі працівники мають право відпустки у зручний для себе або у певний час. Для осіб, які працюють за сумісництвом, передбачено одночасне надання відпустки з відпусткою за основною роботою.

9. Положення про оплату праці

Впровадження ефективної системи оплати та нормування праці на підприємстві з урахуванням його специфіки дозволяє досягти раціонального використання існуючих кадрових ресурсів, з використанням оптимальних рішень у певній виробничій ситуації. Основний внутрішній документ, яким регулюється система оплати працівників на підприємстві, вважається Положення про оплату праці.

10. Положення про преміювання

Затверджується положення про преміювання наказом роботодавця. Преміювання – надання грошових сум понад основний заробіток, щоб заохочувати досягнуті співробітниками успіхи в роботі, стимулюючи їх подальше вдосконалення та покращення результатів. Виплачуються премії для кола осіб, що визначається за заздалегідь заданими умовами преміювання. Вказується в положенні про преміювання коло осіб, для яких надається заохочення, умови та показники преміювання, розміри премій (за кожною посадою, професією або їх граничними розмірами).

11. Табелі обліку робочого часу

12. Положення про захист персональних даних працівників

Містяться у Положенні дані про завдання та цілі підприємства у сфері захисту персональних даних, з розкриттям їх складу та поняття, також наводиться перелік структурних підрозділів та носії інформації, на яких відповідні дані зберігаються та накопичуються. Необхідно вказівку в документі способу збору персональних даних, кому в компанії надається до них доступ, як відбувається використання та обробка цих даних, як забезпечується захист від несанкціонованого доступу всередині підприємства та стосовно представників інших підприємств. Затверджується Положення про захист персональних даних працівника за наказом керівника підприємства.

• Випробувальний термін: нюанси для керівників та співробітників

Як оцінювати роботу відділу кадрів

Щоб оцінити ефективність у роботі відділу кадрів, необхідно запровадити у компанії вимірювані показники, контролюючи їх із певною періодичністю. Зокрема, можливе використання показників плинності кадрів, швидкості та відсотка закриття вакансій, виконання плану з навчання та атестації персоналу.

Для начальника відділу кадрів підійде альтернативний метод оцінки. Відділ кадрів є сервісним підрозділом, необхідно періодично дізнаватися про задоволеність менеджерів роботи цієї служби. Актуальним такий підхід можна вважати для дрібних компаній.

Говорить Генеральний директор

Олексій Ізотов,Виконавчий директор ВАТ «Стерлітамакський нафтохімічний завод», Стерлітамак (Республіка Башкортостан)

У роботі встановлюється вимога – співвідношення рівня освіти працівників (середнього, середнього спеціального, вищого) має, як мінімум, зберігатися. Як максимум підвищуватись – зі збільшенням на користь більш освіченого персоналу на 20%. Служба персоналу у результаті змушена працювати у цьому напрямі, враховуючи чіткі критерії щодо оцінки результатів.

Начальник відділу кадрів

На начальника відділу кадрів покладається відповідальність за залучення спеціалістів компанії. Його завданням стає забезпечення колективу службовцями та робітниками необхідних професій та спеціальностей. Його посада передбачає кар'єрне зростання адміністративної лінії аж до гендиректора підприємства.

Говорить Генеральний директор

Борис Щербаков,віце-президент корпорації Oracle, генеральний директор компанії «Oracle СНД», Москва

До посадових обов'язків начальника відділу кадрів относятся:

1. Участь у розробці кадрової стратегії та кадрової політики організації.
2. Підбір, розстановка та відбір кадрів, ґрунтуючись на оцінці їхньої кваліфікації, ділових та особистих якостей, з контролем правильності використання співробітників у підрозділах організації.
3. Забезпечення прийому, розміщення та розміщення молодих робітників та молодих спеціалістів відповідно до їх спеціальності та професії, організуючи разом з начальниками підрозділів їх стажування, адаптацію до виробничої діяльності.
4. Планомірна робота для створення резерву для висування на основі різних організаційних форм, включаючи підготовку кандидатів на висування за індивідуальними планами, планування ділової кар'єри, ротаційне пересування фахівців та керівників, стажування на відповідних посадах, навчання на спеціальних курсах.
5. Організація атестації співробітників підприємства, з її інформаційним і методичним забезпеченням, беручи участь у процесі аналізу даних атестації, у межах розробки заходів реалізації рішень атестаційних комісій, з визначенням переліку фахівців, яким потрібна повторна атестація.
6. Участь у рамках розробки систем комплексної оцінки працівників та результатів діяльності. Бере участь у розробці система службово-професійного просування персоналу, підготовка пропозицій, спрямованих на вдосконалення атестації.
7. Організація своєчасного оформлення прийому, звільнення та переведення співробітників відповідно до положень чинного трудового законодавства, інструкцій, положень, наказів керівника організації, з видачею довідок про колишню та нинішню трудову діяльність, врахуванням особового складу, заповненням та зберіганням трудових книжок, веденням встановленої документації по співробітникам, підготовкою матеріалів, необхідних для подання співробітників до отримання нагород та заохочень.
8. Забезпечення підготовки документації щодо пенсійного страхування, документів для призначення пенсій співробітникам та їх сім'ям, подання документів до органу соціального забезпечення.
9. Робота для оновлення науково-методичного забезпечення кадрової роботи, що проводиться, з її інформаційною та матеріально-технічною базою, впровадженням сучасних методів з управління кадрами, застосовуючи автоматизовані підсистеми «АСУ-кадри» та автоматизовані робочі місця співробітників кадрових служб, формуючи банк даних про персонал підприємства, зі своєчасним розширенням, швидко надаючи необхідну інформацію користувачам.
10. Здійснення координації та методичного керівництва у діяльності інспекторів та фахівців з кадрів підрозділів організації, з контролем виконання главами підрозділів положень законодавства та постанов уряду, наказів, постанов та розпоряджень керівника підприємства у питаннях роботи з персоналом та кадрової політики.
11. Забезпечення соціальних гарантій для працівників у сфері зайнятості, з дотриманням порядку з працевлаштування та перенавчання співробітників, що вивільняються, надаючи для них встановлені компенсації та пільги;
12. Систематичний аналіз кадрової роботи в організації, з розробкою пропозицій з метою її вдосконалення;
13. Організація табельного обліку, зі складанням та виконанням графіків відпусток, контролю трудової дисципліни в підрозділах підприємства, з дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку з боку працівників, аналізом причин плинності кадрів, розробка заходів, спрямованих на зміцнення трудової дисципліни, скорочення плинності кадрів та втрат робочого часу контролю за виконанням цих заходів;
14. Забезпечення складання звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами;
15. Керівництво працівниками відділу.

Кваліфікованим співробітникам необхідна психологічна, юридична та економічна освіта, зі стажем роботи з організації управління кадрами на керівних та інженерно-технічних посадах від п'яти років.

Говорить Генеральний директор

Олена Трофімова,директор з персоналу компанії «РосCіта», Новосибірськ

Для оцінки кандидата, на що орієнтований претендент, підійдуть питання «Чим ви пишаєтесь, яких результатів у роботі вдалося досягти?». "Розкажіть, що робили протягом робочого дня на колишньому місці роботи?". Необхідно завжди враховувати, як формулюється відповідь співрозмовника (каже «зробив» чи «робив»).

Інший важливий, часто вирішальний чинник, полягає у відповідності претендента до цінностей організації, їх повністю розділяючи. Адже нелояльний фахівець може припускати небезпеку для організації, що призводить до порушення її цінності.

Довідка

«Актив прибутку»

Сфера діяльності: консалтинг, бізнес-навчання, будівництво діяльності відділів продажів.

Основні клієнти: компанії Альфа-Сервіс, 8 Березня, Ivagio, Ощадбанк Росії. Річний оборот власних бізнесів: 90 млн. руб.

Борис Щербаковпризначений віце-президентом корпорації Oracle у 2004 році зі збереженням посади Генерального Директора представництва Oracle у СНД, яку він обіймає з 1999 року. Під керівництвом Бориса Щербакова більш ніж у п'ять разів збільшилися обсяги продажів Oracle у регіоні, розгорнуто бізнес по Oracle E-Business Suite, повністю завершено трансформацію стратегії Oracle на ринках СНД у частині переходу до продажу виключно через мережу авторизованих партнерів. За рейтингом Асоціації менеджерів Росії він посів 21 місце у Топ-100 найпрофесійніших менеджерів Росії у 2005 році.

Олена Трофімовазакінчила економічний факультет Новосибірського державного університету. У сфері управління персоналом працює понад 10 років. З 2003 року обіймала посаду директора з персоналу у ТОВ «Топ-книга», у 2006 році перейшла до компанії «Россіта».

Компанія «Россіта»заснована у 1998 році. Сфера діяльності – роздрібний продаж взуття. "Россіта" представлена ​​33 роздрібними магазинами в Новосибірську, Іркутську, Красноярську, Новокузнецьку, Омську, Санкт-Петербурзі та Тюмені. Розвивається мережа франчайзингових магазинів. Чисельність персоналу – понад 700 осіб. У службі персоналу працюють шість спеціалістів.

Стерлітамацький нафтохімічний заводпрацює понад 40 років. Основний напрямок діяльності – випуск фенольних антиоксидантів широкого спектру дії, відомих під торговою маркою «Агідол». Завод займається виробництвом рідких каучуків спеціального призначення, затверджувачів для епоксидних смол, іншої нафтохімічної продукції. Чисельність персоналу – 1200 осіб.

Назва каже сама за себе: тут ведеться робота з кадрами, персоналом. Співробітники займаються формуванням штату підприємства. Відділ кадрівповинен забезпечити організацію відповідними фахівцями, і з цією метою складає штатний розпис. Підбір працівників ведеться за допомогою спеціально розроблених стратегій: подання інформації про вакансії у ЗМІ та служби зайнятості населення, застосування методик відбору, тестування, процедур адаптації фахівців та подальшого підвищення кваліфікації. У світі останні процедури стали актуальними і застосовують у більшості великих компаній. Але мало прийняти людину працювати. Найм, звільнення, переміщення будь-якого співробітника мають бути документально оформлені відповідно до законодавства країни. За правильністю кадрівї документації стежать ще й контролюючі органи у сфері праці. Для кожної посади повинні бути прописані посадові інструкції, інструкції з безпеки, а також технологічні або виробничі. Усі вони засвідчуються керівниками, відділ кадрівстежить за ознайомленням із ними співробітників, веде журнали обліку інструктажу. Оплата праці – один із мотивуючих факторів у роботі за наймом. Сучасні відділи кадрівмають спеціалістів та щодо впровадження систем мотивації праці. Але основне завдання відділу - правильно враховувати роботу співробітників, визначати кількість робочих, вихідних та лікарняних днів для розрахунку зарплати, відпусток та подання відомостей до бухгалтерії організації. Крім того, відділ кадрівповинен подавати відомості на співробітників Пенсійного фонду РФ, страхові компанії, Податкову та Міграційну служби, а також може виступати довіреною особою при отриманні документів з цих організацій. Залежно від розмірів організації, функціонал відділу кадрівможе доповнюватись і іншими функціями, наприклад, організаторськими. В ідеалі відділ повинен забезпечити не тільки правильний документообіг компанії, а й успішність її справ за допомогою грамотної кадрівної політики. Підвищуючи керованість, мотивацію та згуртованість співробітників, ця структурна одиниця дозволяє багатьом компаніям знижувати плинність кадрівта витрати на підбір персоналу.

Функції кадровийслужби, організованої на підприємстві, що динамічно і успішно розвивається, значно відрізняються від тих, що виконують відділикадрів, які працюють традиційними методами, які використовувалися ще радянських підприємствах. Вести відділ кадрів сучасними методами означає охопити всі стадії кадрового циклу - від пошуку та прийому на роботу нових співробітників до звільнення або відправлення їх на пенсію.

Інструкція

З урахуванням російської специфіки, один співробітник відділу кадрів має припадати на 100-150 осіб. Розберіться з необхідною штатною кількістю кадрової служби і розподіліть обов'язки по групам або окремим співробітникам.

Співробітник або група підбору персоналу повинні займатися розробкою методології прийому на роботу, складанням кваліфікаційних вимог до претендентів та інструкцій з підбору персоналу. До функцій групи також входить співробітництво з рекрутинговими агентствами та використання інших альтернативних джерел пошуку персоналу. Співробітники групи повинні проводити набір, тестування та відбір кандидатів, їхню попередню орієнтацію, а також вести базу даних потенційного кадрового резерву.

До функцій працівників відділу кадрів повинні входити традиційні обов'язки: ведення кадрового діловодства, розробка інструктивного матеріалу за методикою та процедурами роботи з кадрами, збирання статистичних відомостей. Крім цього, вони мають розробляти форми кадрового документообігу та оформлювати кадрові рішення у формі наказів та розпоряджень.

Окремим напрямом роботи відділу кадрів має бути здійснення контрольних функцій. Це перевірки виконання підрозділами підприємства та його співробітниками своїх функцій та обов'язків, що регламентуються положеннями про відділи та посадовими інструкціями. До цього напряму діяльності можна віднести курирування проходження випробувального терміну, заходи з адаптації новачків, проведення атестацій і планування кар'єри персоналу компанії.

Сучасний відділ кадрів має займатися професійним розвитком співробітників. Ця робота включає в себе розробку та впровадження програм професійної підготовки, планування та організацію навчання, підвищення кваліфікації, стажувань. Сюди належить взаємодія з вузами, іншими навчальними закладами та центрами.

Кадрова служба, звичайно, повинна займатися питаннями праці та заробітної плати. До них відноситься проведення маркетингових досліджень щодо наявних норм праці, тарифікація робіт, розробка системи оплати праці, пільг і компенсацій, а також її актуалізація та коригування. Співробітники служби, які займаються цими питаннями, також повинні нараховувати та видавати заробітну плату, вести облік витрат на персонал та вкладених у нього інвестицій.

В окремий напрямок також мають бути виділені питання: - з охорони праці, розробки та реалізації заходів щодо її забезпечення; - розробки та реалізації соціальних програм; - юридичного забезпечення трудових процесів.

Керівники організацій, які мають у штаті співробітників, повинні вести справи щодо кадрам. Відповідно до Трудового кодексу, кожне підприємство має оформляти локальні нормативні акти. Деякі роботодавці приймають на роботу співробітників, які здійснюють облік та оформлення персоналу.

Інструкція

Ви як керівник організації повинні оформити та затвердити Правила внутрішнього трудового розпорядку. Тут прописується режим робочого часу та час відпочинку. У локальному документі вказується порядок прийому та звільнення співробітників, обов'язки та відповідальність сторін. При складанні документа посилайтеся на Трудовий кодекс.

Оформіть Положення про захист персональних даних працівників та роботодавця. Тут напишіть порядок отримання, обробки та зберігання конфіденційної інформації. У локальному акті вказується і міра відповідальності кожної із сторін. При складанні посилайтеся на розділ 14 Трудового кодексу.

Оформіть графік відпусток, складайте його в середині грудня, тобто до нового календарного року. Він має уніфіковану форму №Т-7. Стверджується керівником організації.

Якщо на вашому підприємстві використовується робота, складіть графік змінності. Розробляє та затверджує його керівник організації за місяць до набрання чинності нормативним документом. Якщо стосовно працівників застосовується відрядна оплата праці, оформіть положення про нормування праці та норми виробітку.

Крім перерахованих вище обов'язкових документів ви можете оформити положення про структурні підрозділи та посадові інструкції. Затверджуються вони керівником організації та підписуються співробітниками.

Також ви зобов'язані укладати із співробітниками трудові договори. Оформляйте на них особисті картки та справи, що зберігаються у відділі кадрів. Крім цього, складайте розпорядчі документи (накази) на своїх працівників, вносите відомості в трудові книжки.

Відео на тему

Кадрова робота є комплексом організаційних, змістовних заходів та послідовних кроків, спрямованих на ефективне використання здібностей та професійних навичок кожного окремого працівника. Обов'язки та структура відділу кадрів можуть бути різними залежно від виду діяльності підприємства. Оформлення кадрових документів доручається фахівця, уповноваженого цього керівником чи бухгалтерією.

Інструкція

Заведіть окремий зошит. У ній ви будете вести облік особового складу та документації. Вносите дані про новоприйнятих, звільнених працівників, сюди ж можете вкласти графік відпусток. Ще один журнал можна відвести під інструктаж, контроль за дотриманням дисципліни праці.

Контролюйте заходи щодо підвищення кваліфікації працівників. Своєчасно проводьте атестацію. Обов'язково формуйте кадровий резерв, записуйте дані фахівців, які звертаються до вас з приводу роботи. У деяких випадках такі дані можуть стати в нагоді. Дотримуйтесь трудових і соціальних прав працівників, стежте, щоб оплачувались лікарняні листи, відпустка, основна відпустка надавалася відповідно до графіка, що укладається і затверджується керівництвом на початку року. Вчасно попереджайте конфлікти у колективі, перевіряйте навантаження кожного працівника.

Розробте штатний розклад. Зберігайте його у легкодоступному місці, щоб при необхідності нескладно було скористатися. У сейф заберіть особисті відносини працівників, їхні трудові книжки. Попросіть друк організації, на відділ кадрів покладається обов'язок видачі довідок і копій документів. Для оформлення відряджень знадобляться відповідні посвідчення.

Підготовляйте відомості для заохочення працівників, купіть бланки грамот, організуйте, залучаючи бухгалтерію, матеріальне заохочення колег, що особливо відзначилися. Вам буде необхідно притягувати працівників до матеріальної та дисциплінарної відповідальності.

Виконуйте запити про стаж працівників, ведіть статистику, організуйте табельний облік. Необхідно контролювати надсилання даних до податкової служби, пенсійної організації. Забезпечуйте колег страховими полісами.

Подбайте про свій зовнішній вигляд. Від того, як вас сприйме респондент залежить левова частка успіху. Пам'ятайте, що зустрічають по одязі.

Покажіть, що ви професіонал – запасіться блокнотом та двома ручками, використовуйте диктофон та фотоапарат. Захопіть із собою флешку – раптом ваш співрозмовник захоче щось передати вам в електронному вигляді, наприклад фотографії чи звіти.

Не соромтеся ставити запитання, навіть якщо вони, на вашу думку, дурні. Дурними вашому співрозмовнику вони не видадуться. А ось ви виглядатимете безглуздо, якщо щось нафантазуєте від себе в інтерв'ю і потім видасте за слова респондента.

Записуйте усі факти. Усі почуті цифри, дати, імена – все потрібно записувати в блокнот. За потреби перепитуйте.

Уважно слухайте співрозмовника. Не намагайтеся записати все, що він скаже. Вловіть основну думку та запишіть тезово. Якщо буде потрібна докладна відповідь, розшифруйте його промову з диктофона.

Дотримуйтесь ввічливості та правил етикету, особливо якщо ваш співрозмовник старший за вас за віком або соціальним станом. Як правило люди старого гарту ставляться до таких моментів більш педантично.

Відключіть на час інтерв'ю стільниковий телефон, але не просіть зробити те саме вашого співрозмовника. Але якщо вашу розмову дуже часто переривають дзвінками, можете на це натякнути. Більшість тих, хто інтерв'ює, самі відчувають незручність за такі відволікання і самі відключають телефони.

Не забудьте обмінятись контактними даними. Вам, напевно, знадобиться щось уточнити або чимось поцікавитися, а також, звичайно, узгодити матеріал.

Відео на тему

У структурі будь-якого сучасного підприємства відділ кадрів займає одну з найважливіших і значимих позицій. Є навіть теорія, що саме відділ кадрів є особою чи візитною карткою компанії, адже перше місце, куди потрапляє новий співробітник – це саме цей підрозділ.

Що входить у функції та завдання відділу кадрів підприємства?

Основна функція відділу кадрів для підприємства – добір персоналу та постійна робота з колективом. Якщо завдання цього підрозділу входитиме лише безпосередній прийом працювати, без проведення збору інформації про трудового життя колективу, такому підприємству мало що вдасться домогтися у бізнесі.

Сьогодні кадрова робота полягає у цілому комплексі організаційних заходів та грамотних кроків, спрямованих на максимальне використання професійних здібностей персоналу. Якщо співробітники компанії будуть правильно мотивовані та зацікавлені у ефективному виконанні своїх обов'язків, підприємство зможе вести продуктивну боротьбу з конкурентами. Важко сьогодні уявити успішну компанію без відділу кадрів, робота якого на підприємстві полягає у веденні, обліку та супроводі персоналу.

До основних функцій відділу кадрів на підприємстві належать:

• визначення потреби компанії у кадрах та добір персоналу спільно з начальниками підрозділів;
• аналіз плинності кадрів; пошук методів боротьби з високим рівнем плинності;
• підготовка штатного розкладу підприємства;
• оформлення особових справ працівників, видача на вимогу працівників довідок та копій документів;
• комплекс операцій із трудовими книжками (прийом, видача, заповнення та зберігання документів);
• ведення обліку відпусток, складання графіків та оформлення відпусток відповідно до чинного трудового законодавства;
• організація атестацій співробітників; складання планів кар'єрного руху персоналу;
• підготовка планів підвищення кваліфікації працівників.

Структура та взаємини відділу кадрів

Структура відділу кадрів підприємства та його чисельність визначається директором кожної компанії залежно від загальної кількості персоналу та особливостей діяльності. Рішення про створення чи ліквідацію структурних підрозділів самого відділу кадрів приймає начальник відділу, він стверджує положення про спільну роботу підрозділів.

Для ефективного виконання своїх функцій кадрова служба має постійно взаємодіяти з іншими відділами підприємства:

• з бухгалтерією вирішуються питання оплати праці, туди ж подаються документи та копії наказів про звільнення, зарахування на роботу, про відрядження, відпустки, заохочення або штрафні санкції для співробітників;
• юридичний відділ забезпечує співробітників відділу кадрів інформацією про останні зміни в чинному законодавстві, надає всебічну правову підтримку;
• з кадрових питань відділ постійно взаємодіє з усіма структурними підрозділами підприємства.

Якщо робота з обліку кадрів на підприємстві ведеться погано чи неякісно, ​​це призводить до серйозних наслідків – порушується взаємодія між окремими підрозділами, погіршується робота відділів. Загалом це веде до зниження ефективності роботи всієї компанії.

Кваліфікований співробітник відділу кадрів нагадує сімейного лікаря, до спектру обов'язків якого входить вирішення безлічі важливих питань. Багато керівників невеликих підприємств у прагненні заощадити доручають функції кадрового спеціаліста звичайним менеджерам із роботи з персоналом. Таке рішення є докорінно неправильним, тому що ведення кадрового діловодства має бути довірене грамотному фахівцю саме у цій сфері. Тільки досвідчений кадровик зможе вчасно визначити, чи підходить конкретний працівник для займаної ним посади, і підкаже, куди можна перевести такого співробітника. Виважені рішення фахівців з кадрів забезпечують ефективну організацію праці на підприємстві та адекватне кар'єрне зростання кожного працівника.

Стаття розкриє основні моменти, пов'язані з роботою відділу кадрів у створенні. Що входить у його обов'язки, які особливості та виконувані функції, яка структура – ​​далі.

Відділ кадрів – обов'язковий структурний елемент будь-якому підприємстві. До його обов'язків входить безліч функцій. Які ж особливості діяльності, що входить до обов'язків?

Загальні аспекти

Основні засади кадрової політики:

• спрямованість виконання вимог законодавства праці;
• облік потреб підприємства у співробітниках;
• забезпечення умов для якісної роботи;
• пошук співробітників.

Організація роботи має 2 напрямки — тактичний та стратегічний. У першому випадку проводиться аналіз стану потреби у кадрах, розробляється, відбирається персонал.

Другий напрямок діяльності відділу кадрів спрямовано формування кадрової політики підприємства — вимоги до персоналу, різні заходи.

Головний напрямок – формування трудових ресурсів для підприємства. Складові кадрової політики:

Щоб правильно організувати роботу кадрової служби, необхідно:

• з'ясувати кількість працівників;
• розподілити з-поміж них обов'язки. Можна сформувати групи, які займатимуться певним видом діяльності;
• кожного співробітника відділу кадрів оформити посадові обов'язки, визначити їх права;
• підготувати документи, якими відділ кадрів керуватиметься у своїй роботі;
• провести навчання персоналу кадрової служби

Покладання обов'язків відділу кадрів на головного бухгалтера можливе лише у тому випадку, якщо це передбачено у .

Якщо такого пункту немає, це заборонено робити (). Робота у сфері відділу кадрів має переваги та недоліки.

Першими є – ця професія потрібна, пряме спілкування з керівними органами організації, різноманітна робота. Недоліки - постійні стреси, ненормований робочий день.

Що це таке

Головний ресурс підприємства – трудовий. Саме таким є відділ кадрів – основний склад працівників організації.

Мета кадрової політики – вчасно забезпечувати підприємство персоналом із достатньою кваліфікацією для роботи на виробництві.

Кадрова служба – сукупність структурних підрозділів організації, мета яких – управління працівниками підприємства.

Посадовцями є керівники, фахівці, технічний персонал. Суть її – робота з персоналом підприємства.

Основні завдання відділу кадрів діляться за напрямами:

Виконувані функції

До обов'язків кадрової служби входить:

• розробка плану укомплектування працівників відповідно до діяльності організації;
• оформлення їх на іншу посаду;
• ведення обліку особового складу;
• відповідальність за зберігання трудових книжок, їх наповнення;
• ведення іншої документації;
• створення умов для роботи;
• пропозиції щодо покращення діяльності організації;
• підготовка документів та звітностей для комісій;
• контроль та проведення інструктажу співробітників;
• вжиття заходів щодо працевлаштування звільнених працівників;
• ведення контролю над дисципліною з виробництва.

При виборі завдань враховуються:

• розміри підприємства;
• напрям діяльності;
• цілі;
• на якій стадії знаходиться розвиток організації;
• чисельність працівників.

Нормативна база

Основні положення та питання кадрової служби регулюються Трудовим Кодексом Російської Федерації.

Провадження справ у відділі кадрів складає підставі законів РФ, різних правил і нормативних актів.

Правова база:

У своїй роботі відділ кадрів керується такими нормативними актами:

1. Трудовий кодекс.
2. Цивільний кодекс, 2 частина.
3. Адміністративний кодекс.

Особливості роботи у відділі кадрів у 2019 році

Кадрова служба підприємства має свої функції та особливості, яких необхідно дотримуватися.

Співробітники відділу кадрів зобов'язані виконувати свою роботу відповідно до вимог законодавства, своєчасно розробляти план заходів та стежити за документацією підприємства.

Дія Положення (зразок)

Положення – акт правового характеру, який встановлює порядок освіти, правничий та зобов'язання, організацію праці підприємства.

Іншими словами, Положення – документ, який регламентує всі сфери діяльності організації щодо окремих структурних підрозділів та підприємства в цілому.

Відділ кадрів - самостійна структура, тому Положення є обов'язковим. Розробляється документ для закріплення завдань та функцій кадрової служби.

Вимоги до оформлення:

• назва має містити реквізити внутрішньої документації підприємства;
• Назва організації;
• найменування документа, дату та місце його оформлення;
• розділи - "Загальні положення", "Основні завдання", "Функції", "Керівництво", "Права та обов'язки", "Структура", "Взаємини. Зв'язки».

Кожен розділ повинен починати з нового рядка та нумеруватися арабською цифрою. Складає Положення керівник організації, право підпису та затвердження документа також належить йому.

До окремого пункту варто внести перелік документів, якими керується кадрова служба у процесі діяльності.

Які обов'язки (номенклатура справ)

Номенклатура – ​​обов'язковий перелік справ, які у процесі діяльності організації.

Використовується для:

• встановлення єдиного порядку на формування справ;
• облікового забезпечення;
• швидкого пошуку документації;
• встановлення терміну зберігання справи.

Перелік справ залежатиме від напряму діяльності організації. При оформленні номенклатури слід брати до уваги поточні справи та завдання, які плануються виконати наступного року.

Справи повинні розміщуватись за ступенем їх важливості. При визначенні терміну зберігання справ можна керуватися типовим переліком документів, ухваленим у 2010 році.

Єдиного списку документів не передбачено, нормативні акти встановлюють лише окремі.

Номенклатури поділяють такі виды:

При складанні номенклатури слід висвітлити такі розділи – «Індекс справи», «Заголовок», «Кількість», «Терміни зберігання», «Номер» та «Примітки».

Номенклатуру складають щороку в останньому звітному кварталі. Після закінчення року її слід затверджувати в архіві.

Розділами документа є підрозділи організації - бухгалтерія, канцелярія та інші. Якщо таких немає, то розділами можуть бути напрями діяльності підприємства.

Які посади є (структура)

На структуру кадрової служби впливають напрям діяльності організації та чисельність співробітників. Склад та чисельність співробітників відділу кадрів затверджує директор організації.

Головою кадрової служби начальник відділу кадрів. Інші (заступники, помічники, фахівці) підпорядковуються йому. Якщо відділ кадрів має кілька підрозділів, кожен з них очолює начальник.

До обов'язків інспектора кадрів входять:

• формування особових справ працівників;
• оформлення наказів;
• , їхнє заповнення;
• робота із документацією;
• оформлення лікарняних листів;
• ведення контролю з дисципліни.

У своїй структурі відділ кадрів має такі відділи:

• організація праці;
• підбір співробітників;
• перекваліфікація персоналу;
• планування просування;
• атестація;
• охорона праці.

Посади можуть бути такі - інженер організації праці, табельник, трудовий економіст та інші.

Кожна з посад має свої обов'язки, які має виконувати. Інженер з трудової організації зобов'язаний:

• розробляти заходи щодо удосконалення трудової діяльності;
• проводити атестацію;
• аналізувати умови виробничої діяльності.

До кожної посади висуваються вимоги – наявність повної вищої освіти, певний стаж роботи у цій сфері.

Складання плану роботи

Діяльність структурних підрозділів організації необхідно планувати таким чином, щоб вона була спрямована на успішне завершення справ.

План заходів можна складати на місяць, квартал чи рік. Процес прийнято ділити такі етапи:

Під час розробки плану заходів важливо враховувати завдання та вимоги законодавства:

Певні заходи можна планувати на конкретний місяць, наприклад, перевірка особових справ чи підвищення кваліфікації.

Заключним етапом є затвердження плану роботи кадрової служби та його узгодження з начальством.

Які документи мають бути

Установчі документи є обов'язковими у будь-якій організації. Документообіг відділу кадрів складається з:

Види та різновиди кадрової документації
* номенклатура
* Угруповання документів
* вимоги до , надання документам юридичної сили
* інструкція з кадрового
* підготовка справ служби кадрів до передачі до архіву організації,
* відповідальність до ведення кадрової документації.

Відділ кадрів – візитна картка підприємства. Перший крок людини на підприємстві – це відділ кадрів. А людині властиво запам'ятовувати початок та кінець різних подій. Це встановлено психологами. Для кожної людини потрібно просто знайти своє місце. На одному місці співробітник неефективний, а на іншому – геніальний. У кожному можна знайти здібності, які дозволять людині працювати на певній ділянці з максимальною віддачею.
Головне завдання відділу кадрів-Підбір кадрів та робота з колективом.

Що таке кадрова робота?

Простіше кажучи, кадрова робота - це комплекс організаційних, змістовних заходів та послідовних кроків, спрямованих на ефективне використання здібностей та професійних навичок кожного окремого працівника у реалізації кінцевих цілей організації. Маючи у своєму розпорядженні зацікавлені в роботі кадри, компанія здатна вести конкурентну боротьбу. Обов'язки та структура відділу кадрів може бути різною залежно від виду діяльності підприємства.
Необхідність оформлення трудових відносин, закріплення фактів трудової біографії працівників, ведення обліку кадрів, супроводу їхнього руху давно вже стала аксіомою і сьогодні набуває особливої ​​актуальності.
По-перше, ця потреба тісно пов'язана із завданням сприяння державному пенсійному страхуванню, з питаннями податкової дисципліни.
По-друге, дотримання законності у роботі з персоналом, оформлення кадрових документів, надання державних гарантій є предметом пильної уваги федеральних органів виконавчої влади та наглядово-контрольних організацій. Обов'язкове ведення кадрової документації в організаціях будь-яких форм власності та всіх способів фінансування встановлено загальнодержавними законодавчими та нормативними актами.
Ведення кадрового діловодства є обов'язком роботодавців.
Погано поставлена ​​робота з обліку кадрів неминуче відбивається на діяльності всього підприємства. Через війну кадрових помилок утрудняється прийняття правильних рішень, дезорганізується робота підрозділів, знижується ефективність роботи організації загалом.
Гірше того, порушення встановленого порядку кадрової роботи можуть призвести до прямих фінансових втрат, відволіканню різноманітних ресурсів. Допущені при створенні кадрових документів помилки нерідко призводять до похибок в оплаті праці та лікарняних листів працівників, скорочення розміру трудових пенсій, що встановлюються працівникам.
Найчастіше результатом таких порушень стають трудові суперечки та судові слухання.
При вирішенні трудових спорів суд, що склалася, вимагає від роботодавця підтвердження його правоти та спростування заяв працівника. І нерідко помилки, які допускаються під час створення кадрових документів, неправильне оформлення, призводять роботодавців до сумного, але закономірного фіналу. Наявність необхідних та належним чином оформлених кадрових документів допоможе уникнути помилок, проблем та їх наслідків.
Ні для кого не секрет, що служба персоналу на підприємстві – явище далеко не повсюдне. Багато невеликих підприємств, що знаходяться на початковому етапі розвитку, як правило, не мають окремої структури або співробітника, який займається питаннями управління персоналом у компанії.
Якщо вам потрібен спеціаліст з кадрового діловодства, то краще шукати саме такого – буде і дешевше, і практичніше. Якщо ви вважаєте, що цей працівник повинен скріпити колектив, організувати дозвілля та відпочинок – це інший фахівець, якщо має впровадити ефективну систему оплати праці – це третій.
"Все в одному флаконі" зустрічається рідко.
Менеджери з персоналу подібні до лікарів з їхньою вузькою спеціалізацією, і лише досвідчений кадровий працівник частково схожий на сімейного лікаря, будучи фахівцем широкого профілю.
Загалом до організації кадрової роботи слід підійти як до бізнес-проекту. Керівник компанії варто визначити для себе критерії оцінки діяльності кадровиків. Максимально докладно обговоріть у колі управлінців свого підприємства, що саме має зробити відділ кадрів, у які терміни, які кошти буде виділено, які ресурси (люди, гроші) будуть задіяні.
Не чекайте, що менеджер з персоналу впорається з вашими проблемами сам, без допомоги колег, і без виділеного йому бюджету лише за свою зарплату.
Головна функція та першочергове призначеннятакого працівника – це сприяння зростанню ефективності бізнесу шляхом забезпечення компанії людськими ресурсами, зростанню продуктивності праці, підвищенню керованості та мотивованості працівників.

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДДІЛ КАДРІВ

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Відділ кадрів (далі – Відділ) є відокремленим структурним підрозділом організації (далі – Організація).
1.2. Відділ створюється та ліквідується наказом генерального директора Організації.
1.3. Відділ безпосередньо підпорядковується генеральному директору Організації.
1.4. Відділ своєї діяльності керується Трудовим кодексом Російської Федерації, іншими нормативними правовими актами, містять норми трудового права, і навіть нормативними методичними документами з ведення кадрового діловодства, статутом Організації, і навіть цим Положенням.
1.5. Кадрову службу очолює керівник кадрової служби (далі – Керівник), який призначається на посаду та звільняється з посади наказом генерального директора Організації.
1.6. На посаду Керівника призначається особа, яка має вищу юридичну чи економічну освіту та стаж роботи на посаді керівника кадрової служби не менше 3 років.
1.7. Структура та штат Відділу затверджується генеральним директором Організації. 1.8. Посадові обов'язки працівників відділу встановлюються посадовими інструкціями.

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

2.1. Підбір та розміщення кадрів.
2.2. Облік особового складу та ведення кадрової документації.
2.3. Контроль за дотриманням дисципліни праці.
2.4. Підвищення кваліфікації працівників.
2.5. Проведення атестації.
2.6. Формування кадрового резерву.
2.7. Контроль за дотриманням трудових та соціальних прав працівників.
2.8. Підтримка та зміцнення позитивного соціально-психологічного клімату в Організації, запобігання трудовим конфліктам.

3. ФУНКЦІЇ

3.1. Визначення поточної потреби у кадрах, аналіз плинності кадрів.
3.2. Підбір персоналу разом із керівниками зацікавлених підрозділів.
3.3. Розробка штатного розкладу.
3.4. Документування прийому, переведення, звільнення працівників.
3.5. Прийом, заповнення, зберігання та видача трудових книжок.
3.6. Ведення обліку особового складу працівників організації, оформлення особових справ,
підготовка та видача на вимогу працівника довідок та копій документів.
3.7. Документальне оформлення службових відряджень.
3.8. Складання графіка відпусток та облік використання відпусток, а також оформлення відпусток відповідно до графіка відпусток.
3.9. Ведення обліку працівників організації військовозобов'язаних.
3.10. Підготовка матеріалів для подання працівників до заохочення.
3.11. Підготовка матеріалів щодо притягнення працівників до матеріальної та дисциплінарної відповідальності.
3.12. Виконання запитів про трудовий стаж працівників, які раніше працювали в організації.
3.13. Організація та участь в атестації працівників.
3.14. Формування кадрового резерву для висування керівні посади, складання планів розвитку співробітників.
3.15. Складання планів підвищення кваліфікації працівників.
3.16. Організація табельного обліку.

Відділ має право:
4.1. Отримувати від структурних підрозділів Організації документи, необхідні для оформлення прийому, перекладу, відрядження, відпустки та звільнення працівників.
4.2. Давати в межах своєї компетенції вказівки структурним підрозділам Організації з підбору, обліку, розміщення та підготовки кадрів.
4.3. Вносити пропозиції керівництву Організації щодо вдосконалення роботи з кадрами.
4.4. Засвідчувати юридичну силу документів з особового складу, які видаються працівникам Організації.
4.5. Контролювати у структурних підрозділах Організації дотримання щодо працівників трудового законодавства, надання встановлених пільг та компенсацій.
4.6. Представляти в установленому порядку інтереси Організації з питань, що належать до компетенції Відділу, у відносинах з державними та муніципальними органами, а також іншими підприємствами, організаціями, установами.
4.7. Проводити наради та брати участь у нарадах, що проводяться Організацією, з питань, що належать до компетенції Відділу.

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

5.1. Відповідальність за належне та своєчасне виконання Відділом функцій, передбачених цим Положенням, несе Керівник.
5.2. На Керівника покладається відповідальність за:
5.2.1. Організацію оперативної та якісної підготовки та виконання документів, ведення діловодства відповідно до чинних правил та інструкцій.
5.2.2. Дотримання працівниками відділу трудової дисципліни.
5.2.3. Забезпечення збереження майна, що знаходиться у приміщеннях Відділу, та дотримання правил пожежної безпеки.
5.2.4. Відповідність чинному законодавству проектів, що ним виготовляються Відділом, наказів, інструкцій, положень та інших документів.
5.2.5. Відповідальність співробітників Відділу кадрів встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

6. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ. СЛУЖБОВІ ЗВ'ЯЗКИ

Для виконання функцій та реалізації прав кадрова служба взаємодіє:
6.1. З усіма структурними підрозділами Організації з кадрових питань.
6.2. З юридичним відділом – для отримання інформації про зміни у чинному законодавстві та правовому забезпеченні під час підготовки кадрових документів.
6.3. З бухгалтерією – з питань оплати праці, а також для надання копій наказів про прийом на роботу, звільнення, переведення, відпустку, відрядження, заохочення, притягнення до матеріальної відповідальності.
6.4. З інформаційно-технічним відділом Організації – з питань забезпечення Відділу організаційно-обчислювальної техніки, її експлуатації та ремонту.

7. ПОРЯДОК ВНЕСЕННЯ ЗМІН І ДОПОЛНЕНЬ

7.1. Зміни та доповнення до Положення вносяться наказом генерального директора за поданням Керівника.

ЯК ОРГАНІЗОВАТИ РОБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНУ, ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДДІЛ КАДРІВ