Протокол наради зразок за гостем бланк. Як оформити протокол засідання організації

Протокол наради– документ, який фіксує всі події, що відбуваються на зборах працівників колективу підприємства. Він не відноситься до суворо обов'язкових документів, але в деяких випадках буває справді необхідним.

ФАЙЛИ

Роль протоколу

Наради в організаціях, незалежно від їхнього статусу, напрямки бізнесу та величини проводяться з певною частотою. Вони дозволяють вирішити безліч поточних проблем, своєчасно вжити необхідних заходів для врегулювання складних питань, визначити стратегію розвитку компанії та ін.

Проте далеко не всі наради фіксуються за допомогою протоколу і це не є порушенням закону. У принципі керівництво компанії має право визначати, які саме наради потрібно протоколювати, а які можна проводити без оформлення даного документа.

Основна функція протоколу — письмово зареєструвати всі завдання, питання, думки, які озвучені на нараді і, що найважливіше, — колегіально прийняті рішення.

Чим ретельніше і детальніше вестиметься протокол, тим краще.

Зазвичай протоколи необхідні тих нарадах, які мають прямий вплив у майбутнє фірми. Також рекомендується протоколювати зустрічі за участю представників інших підприємств та працівників державних установ.

Порядок проведення наради

Нарада – це не той захід, який проводиться, як то кажуть, з бухти-барахти. Воно вимагає ретельної попередньої підготовки, якою займається зазвичай відповідальний співробітник, призначений цього спеціальним розпорядженням директора. Він збирає необхідні документи, пише список актуальних питань і нагальних проблем, які потрібно вирішити, повідомляє про нараду всіх потенційних учасників, що планується, і проводить інші підготовчі заходи.

Слід зазначити, що працівники підприємства, які отримали інформацію про нараду, що готується, і запрошення до участі в ній, можуть і відмовитися, але тільки за наявності поважних і досить вагомих причин, оскільки нарада є частиною їх посадових обов'язків.

Нарада зазвичай має свого голову, який стежить за його перебігом, оголошує порядок денний, проводить голосування. Найчастіше це керівник компанії, але може бути інший співробітник. При цьому відомості про голову слід обов'язково вносити до протоколу.

З початку засідання всі події, що відбуваються на ньому, ретельно фіксуються. Причому робиться це у різний спосіб: ведення протоколу не виключає використання засобів фото та відео фіксації.

Протокол після закінчення наради обов'язково підписується секретарем та головою зборів, а також при необхідності його учасниками, які таким чином підтверджують те, що всі внесені до нього відомості є вірними.

Хто має оформлювати протокол

Функція з оформлення протоколу зазвичай входить у компетенцію секретаря підприємства чи іншого працівника, призначеного виконання цієї місії безпосередньо на нараді. При цьому людина, обрана для ведення протоколу, повинна мати чітке розуміння того, як і для чого це робиться і мати хоча б мінімальні навички написання протоколюючих документів.

Складання протоколу

Сьогодні закон не передбачає суворої уніфікованої форми протоколу наради, отже організації можуть становити їх у довільному вигляді або за зразком, затвердженим в обліковій політиці фірми. Проте певну інформацію вказувати у ньому обов'язково:

• Номер документа;
• дата створення;
• найменування організації;
• населений пункт, у якому зареєстровано підприємство;
• список осіб, присутніх на нараді (із внесенням їх посад, ПІБ);
• дані щодо голови наради та секретаря;
• порядок денний (тобто ті питання, які необхідно вирішити);
• факт проведення голосування (якщо воно проводилося) та його підсумки;
• результат наради.

Іноді в протокол вносять точний час (аж до хвилин) початку та закінчення наради – це дозволяє дисциплінувати співробітників та оптимізувати в майбутньому час, який витрачається на такі збори.

При необхідності до протоколу наради можуть бути прикріплені додаткові документи, фото та відео свідоцтва. Якщо такі є, їх наявність слід відобразити у протоколі наради окремим пунктом.

Слід зазначити, що протокол повинен вестися вкрай уважно, потрібно уникати помилок та виправлень, і абсолютно неприпустимо вносити до нього недостовірні чи свідомо неправдиві відомості. При виявленні таких моментів у разі перевірки внутрішньої документації фірми контролюючими органами компанія може понести серйозне покарання.

Основні правила оформлення протоколу

Протокол, як правило, складається в єдиному екземплярі, але при необхідності можуть бути зроблені його копії, кількість яких не обмежена.

Документ має бути обов'язково підписаний безпосереднім укладачем, секретарем, а також усіма членами зборів.

Оформляти протокол можна на простому аркуші формату А4 або на фірмовому бланку організації - це ролі не грає, як і те, ведеться він в рукописному вигляді або заповнюється на комп'ютері. Засвідчувати його печаткою підприємства не обов'язково, оскільки з 2016 року юридичні особи згідно із законом мають повне право не використовувати для засвідчення своєї документації печатки та штампи.

Після оформлення та належного візування протокол повинен утримуватися разом з іншими документами фірми, що фіксують внутрішні наради, переговори та засідання. Після втрати актуальності його слід відправити на зберігання до архіву підприємства, де він повинен знаходитися встановлений законом або внутрішніми локальними актами компанії термін (не менше 3 років), після чого він може бути підданий утилізації (ця процедура також повинна проводитися строго у визначеному законом порядку) .

Документаційне забезпечення управління

Контрольна

Варіант 4

1. Протокол, види протоколів, особливості оформлення 4

2. Обробка кореспонденції 9

3. Оформити акт списання майна 11

4. Скласти доповідну записку 12

Бібліографічний список 14

1. Протокол, види протоколів, особливості оформлення

Протокол – документ, який фіксує хід обговорення та прийняття рішень на зборах, нарадах та засіданнях колегіальних органів.

Особливістю протоколу є те, що він використовується для документування діяльності колегіальних органів: тимчасових (збори, конференції, наради, комісії) та постійних (колегії міністерств та комітету, вчених рад наукових установ, президій).

Складання та оформлення протоколів покладається на секретарів відповідних колегіальних органів (штатних чи обраних у ході їхньої роботи). Секретар, поряд із головою колегіального органу, несе відповідальність за достовірність інформації, що міститься в протоколі. Протокол складається на підставі рукописних, у тому числі стенографічних або магнітофонних записів ходу засідання, а також документів, підготовлених до засідання: порядку денного, текстів або тез доповідей та виступів, проектів рішень.

Основні види протоколу:

Короткий протокол - фіксує питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення, що обговорювалися на засіданні. Його рекомендується вести у тих випадках, коли засідання має оперативний характер.

Повний протокол фіксує не лише питання, що обговорювалися, прийняті рішення та прізвища виступаючих, а й досить докладно - зміст доповідей та виступів учасників засідання.

Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання та вироблення рішення щодо нього.

Протоколи оформляються на бланках організації та містять такі реквізити: найменування організації, найменування виду документа, дата засідання, номер протоколу, місце складання протоколу (місце проведення засідання), заголовок до тексту, текст, підписи, візи ознайомлення. Заголовок до тексту протоколу – це назва протокольованого заходу (нарада, засідання, збори) та найменування колегіального органу, робота якого протоколюється.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. Вступна частина тексту протоколу повинна показувати: хто керував проведенням заходу; хто вів протокол; хто був присутній на нараді (засіданні, зборах тощо) у складі посадових осіб, які входять до складу колегіального органу, який проводить нараду; хто був запрошений (за потреби) на нараду з числа співробітників організації або з інших організацій; які питання обговорювалися на нараді.

Інформація про керівника наради, секретаря та присутніх включає прізвища та ініціали посадових осіб, які вказуються відповідно після слів: «Голова», «Секретар», «Присутні» (без лапок). Для осіб, додатково запрошених на нараду з числа співробітників організації, крім прізвища та ініціалів вказується посада, а для фахівців з інших організацій - посада та назва організації.

Відомості про запрошених на нараду осіб можна включати до розділу «Присутні» або до спеціального розділу «Запрошені».

У самому протоколі в розділі «Присутні» вказується лише загальна кількість присутніх з посиланням на список, що додається. Слід наголосити, що розділи «Присутні» та «Запрошені» мають особливе значення стосовно інших розділів протоколу, оскільки безпосередньо впливають на юридичну силу цього документа, показуючи правомірність проведення колективного заходу. У цих розділах відбивається наявність кворуму зборів, тобто. мінімально необхідної кількості членів колегіального органу, достатньої початку роботи зборів (засідання, наради). За відсутності нормативно встановленого для даного колегіального органу кворуму (проста більшість або 2/3) проведення зборів є неприпустимим, оскільки його рішення будуть неправомірними. Слова "Голова", "Секретар", "Присутні", "Запрошені" друкуються від нульового положення друкувального пристрою, від 2-го положення ставлять тире, прізвища пишуть в називному відмінку, потім ставлять ініціали. Прізвища присутніх та запрошених розташовують в алфавітному порядку та друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Розглянуті на нараді питання перераховуються у розділі ПОРЯДОК ДЕНЬ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ друкують від нульового положення друкувального пристрою, після них ставиться двокрапка. Питання порядку денного нумеруються. Кожне нове питання друкують від одного положення табулятора.

Обговоренню доповіді можуть передувати питання до доповідача, які разом із відповідями включаються до розділу СЛУХАЛИ. Перед записом кожного питання вказуються ініціали, прізвище та посада його автора та ставиться тире. Зміст питання записується з великої літери у формі прямої мови. Перед формулюванням відповіді пишеться слово «Відповідь» (у протоколі без лапок), ставиться тире та записується відповідь у формі прямої мови. Хід обговорення доповіді відображається у розділі ВИСТУПИЛИ. Після слова ВИСТУПИЛИ ставиться двокрапка. Прізвище виступаючого пишуть в називному відмінку від 1-го положення друкуючого пристрою, потім вказують ініціали і посаду виступаючого, ставлять тире і з великої літери друкують зміст виступу у формі непрямої мови.

Прийняті рішення містяться в розділі ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ). Якщо рішень кілька, вони нумеруються арабськими цифрами з точкою.

Як правило, кожне рішення супроводжується зазначенням посади, прізвища та ініціалів відповідального за його виконання та містить термін виконання. Рішення, що приймаються колегіально, нерідко вимагають голосування. У цьому випадку після розділу ПОСТАНОВИЛИ вказується: «Голосування» або «Голосували» (у протоколі без лапок) і наводяться результати голосування: одноголосно або за... проти... утрималися...

У практиці часто застосовуються скорочена та коротка форми протоколів, коли не потрібний докладний запис ходу обговорення питань. У скорочених протоколах після списку присутніх або запрошених зазначається порядковий номер питання щодо порядку денного та друкується назва доповіді. Останній рядок назви доповіді (пункт порядку денного) наголошується, і під межею (у дужках) друкують прізвища промовців у порядку їх виступу.

заголовок до тексту;

всі реквізити вступної частини тексту протоколу: «Голова», «Секретар», «Присутні», «Запрошені», «ПОВІСТЬ ДНЯ»;

окремі реквізити основної частини тексту протоколу: "СЛУХАЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "Голосування";

реквізити оформляючої частини протоколу: реквізит «Підпис», що включає слова «Голова», «Секретар», ініціали та прізвища голови та секретаря (без їх особистих підписів, оскільки виписки, як правило, не підписуються справжніми підписами, а засвідчуються секретарем); позначку про засвідчення копії.

Таким чином, із змістовної частини протоколу беруться лише ті елементи, які необхідно довести до відома заінтересованих посадових осіб. Для підтвердження встановлених фактів та подій кількома особами складається акт. Акти складаються за результатами ревізій діяльності підприємства або його структурного підрозділу та окремих посадових осіб, під час приймання-передачі справ, підготовки документів до знищення, прийому об'єктів в експлуатацію.

Наради проводять у багатьох організаціях, яка б форма власності не мала. Там працівники і керівники обмінюються важливими відомостями, приймають рішення. Щоб захід був ефективним, створюється протокол наради. Приклад цього документа в організаціях приблизно однаковий. Про правила розказано далі.

Типи нарад

Ці заходи можуть пройти невдало, якщо не підготуватись до них. Ця функція лягає на керівника. Він має визначити характер заходу. Фахівцями виділяється кілька типів нарад:

1. Навчальне (конференція), метою якого є надання співробітникам знань, підвищення їх кваліфікації.
2. Інформаційний. Захід потрібний для узагальнення інформації та вивчення різних точок зору на питання.
3. Роз'яснювальне. За таких нарад керівники переконують працівників у правильності виконуваної господарської політики.
4. Проблемний. Захід проводять розробки методу вирішення актуальних проблем.

Хоч би яким був вид наради, його обов'язково оформляють документально. Це дозволяє грамотно та організовано його проводити.

Підготовка

Щоб нарада була ефективною, керівним співробітникам потрібно знати такі правила:

1. Потрібно чітко визначити тему та бажані підсумки. Це дозволить організовано провести захід.
2. Ретельна розробка порядку денного. Потрібно встановити послідовність розгляду питань. При цьому починати краще з легких питань, переходячи до складніших.
3. Необхідно ознайомити учасників із фактами, які обговорюватимуться. Це краще робити до наради.
4. Потрібно заздалегідь надіслати запрошення особам, які мають бути присутніми. Якщо деякі не зможуть допомогти у вирішенні питань, але мають знати результати заходу, їм потрібно надати протокол.
5. Місце наради має обиратися на основі його цілей. Умови розміщення людей мають значення у створенні ділової обстановки.

Ці нюанси є основними у підготовці до наради. За їх дотримання захід буде проведено ефективно та організовано.

Навіщо потрібен протокол наради?

У кожній організації регулярно проводяться наради. Цей вид заходів допомагає вирішити багато гострих проблем, своєчасно прийняти рішення щодо складних завдань, створити стратегію розвитку фірми. Часто наради не фіксують протоколом, що вважається нормою. Керівництво може самостійно визначити список заходів, у яких ведеться запис. Їм же встановлюється де це робити необов'язково.

Основним призначенням протоколу вважається фіксація у письмовій формі всіх питань, завдань та думок, що лунають на засіданні, а також спільне прийняття рішень. Найкращою формою вважається деталізований протокол. Зазвичай, такий документ використовується на заходах, які вплинуть на майбутній розвиток фірми. Крім того, потрібно фіксувати зміст зустрічей із підприємствами та працівниками держустанов. Зразки протоколів нарад для різних форм заходів подібні, є лише незначні відмінності.

Ведення

Протокол наради веде керівник підприємства. Але ця функція може виконуватися іншим працівником. До цього заходу секретареві передається список запрошених та приблизний перелік питань. Учасниками надаються тези доповідей. Це дозволить підготувати шаблон документа для прискорення роботи зі складання документа. Зразки протоколів нарад за таких заходів на всіх підприємствах подібні.

Коли учасників багато, краще завести реєстраційний лист, де фіксуватимуться П. І. О. тих, хто з'явився. З початком наради секретарем затверджується список присутніх. Запис інформації фіксується секретарем під час заходу. Для підвищення точності протоколювання використовуються диктофонні записи. Усі слова записуються на цифровий носій, а потім відтворюються після остаточного оформлення протоколу.

Якщо на зборах багато учасників, то для ведення протоколу запрошується 2 секретарі. Така робота прискорює процес, якщо захід затягується. Репліки, зауваження, коментарі, які не належать до теми засідання, не включаються до змісту документа. Протокол включає загальний зміст доповідей, питань та пропозицій. Точно фіксуються рішення, доручення, що надаються керівником окремим працівникам.

Якщо керівнику необхідні точні відомості, він може вимагати звіт за підписом відповідальної особи. На нарадах обговорюється стан речей загалом, тому не потрібно робити детальних записів. У результаті протокол включає перебіг засідання: теми, питання, рішення, що обговорюються. Іноді керівники вимагають дослівної фіксації фраз. Це відбувається на нарадах сучасних організацій, у яких вирішується безліч оперативних питань.

Оформлення

Наради? Зразок містить основну інформацію, яка має вноситись у документ. У державних відомствах протоколи ведуть основі спеціальних бланків. Звичайна форма зразка протоколу наради складається з:

1. Обов'язкових реквізитів (дати, номери, назви підприємства, вид документа з позначенням заходу, місця проведення).
2. Списку присутніх (П. І. О., посад учасників). Може застосовуватися явочний лист, у якому розписуються всі, хто прийшов.
3. Якщо на заході були присутні особи з інших установ, вони повинні бути вписані в розділ «Запрошені».
4. Основна частина. У ній вказуються 3 частини: слухали (П. І. О. та посади доповідачів, теми виступів, виклад суті), виступили (П. І. О. та посада особи, яка ставила питання або надавала коментарі), вирішили (керівником даються доручення або накладається резолюція, встановлюються терміни виконання завдань).
5. Наприкінці підпису ставить секретар та керівник. Друк не потрібний.

За таким зразком протоколу вдасться скласти грамотний документ. Його обов'язково потрібно нумерувати для контролю над перебігом наради. Остаточний папір готується через деякий час після засідання. На це може піти кілька годин чи навіть днів, все залежить від кількості інформації.

Зразок протоколу наради при директорі такий самий, як і той, що проводиться без нього. Далі документ подають на підписи начальнику, який керує заходом. Протокол надсилають зацікавленим особам або створюють офіційні виписки з дорученнями для виконавців.

Якщо складається протокол технічної наради, зразок може включати специфічні нюанси цього заходу. Але загалом він має містити основну суть, проблеми та питання, що обговорюються учасниками. Зразок протоколу робочої наради, поданий у статті, може бути прикладом у складанні цього документа.

Оперативна нарада

Цей захід має такі особливості:

1. Конкретна періодичність, наприклад, щотижня.
2. Певний склад присутніх.
3. Подібні теми та питання.
4. Невелика тривалість.

Зразок протоколу оперативної наради діє такий самий, як і для звичайного заходу. Тільки секретар попередньо знайомиться з алгоритмом роботи, питаннями для обговорення. Це прискорює роботу над документом, адже більшість його формується заздалегідь. Протокол готується швидко, документ одразу подають на підпис керівництву.

Зберігання

Для вирішення питання зберігання протоколів секретареві потрібно ознайомитись із внутрішніми документами організації. Це від специфіки підприємства. Документи щодо нарад рад директорів чи акціонерів АТ зберігаються постійно. Протоколи залишають у місці розташування чинного органу організації. Документи зборів зазвичай зберігаються 3 або 5 років, а потім здаються до архіву та знищуються на основі інструкцій.

Висновок

Протокол зборів дозволяє учасникам пам'ятати про порядок денний та виконати доручення у визначений термін. Наразі є електронні ресурси з оперативної підготовки та розсилання цієї документації. Тому секретареві буде зручно подати версію протоколу заінтересованим особам.

Організація зустрічей, засідань, зборів, нарад, необхідна для того, щоб вирішити питання, що виникли.

Для того, щоб фіксувати весь хід зустрічі та позначити прийняті рішення, використовується протокол.

Протокол зустрічі

Перед проведенням зустрічі необхідно зібрати потрібну інформацію про поставлене питання, визначити коло суб'єктів, які мають бути присутніми. Даних осіб необхідно повідомити про місце та час зустрічі, а також ознайомити з поставленим питанням усіх присутніх на зборах осіб.

Для того, щоб протокол вівся правильно, необхідно заздалегідь призначити особу, відповідальну за її складання. При цьому необхідно, щоб призначена особа мала грамотну письмову мову та швидку швидкість фіксування інформації. Фіксувати інформацію можна як за допомогою електронних машин, так і відображенням інформації на друкованому носії. Якщо протокол складається в електронному вигляді, то наприкінці зустрічі його необхідно роздрукувати та надати всім присутнім для ознайомлення та підписання.

До початку зборів необхідно надати секретареві, який веде протокол, список присутніх осіб, їх посади, проекти вирішення питання від кожного учасника або тези щодо питання зустрічі. Цей документ допоможе секретареві внести до протоколу більш точні та повні відомості.

Зміст протоколу

За загальним правилом протокол повинен складатися з трьох частин: заголовної, вступної та основної.

• найменування організації (повне та скорочене);
• назва документу;
• номер, дату та місце складання цього протоколу. Датою складання завжди має бути дата проведення зустрічі.

У вступній частині зазначається секретар зустрічі та голова, обраний з числа членів зустрічі та порядок денний. Головою зазвичай є керівник організації чи начальник структурного підрозділу. Далі, в алфавітному порядку, відображаються всі присутні на зустрічі особи із зазначенням їх посад.

Якщо на зустрічі є велика кількість осіб, то вони не перераховуються в самому протоколі, а вказуються в додатку до нього, яке називається явочним листом. Поряд з кожним прізвищем рекомендується проставляти підписи кожної особи, яка прийшла на зустріч. У загальному протоколі вказується лише загальна кількість осіб, які з'явилися на зустріч.

В основному викладаються:

• питання, що обговорювалися на зустрічі;
• виступаючі особи з повідомленнями, пропозиціями, доповідями (вказується ПІБ доповідача, назва доповіді, короткий виклад основних положень доповіді у разі, якщо ведеться повна форма протоколу);
• рішення, ухвалені з поставленого питання.

У практиці управління складання протоколів засідань необхідно, щоб документувати роботу нарад під керівництвом управлінців різних рангів. Протоколи також використовуються для відображення роботи зборів, конференцій та семінарів. Зразок та всі необхідні правила оформлення протоколу засідання – далі у нашій статті.

У цій статті ви прочитаєте:

• Чому важливим є протокол засідання організації
• Яка форма протоколу засідання найкраща
• Які нюанси передбачає протокол засідання ради директорів
• Який бланк протоколу засідання необхідно використати
• Як відбувається оформлення протоколів засідань
• Де знайти зразок заповнення протоколів засідання
• Де рекомендується зберігати протоколи засідань

Навіщо потрібен протокол засідання

Протокол за підсумками колегіального управлінського дії необхідний, щоб документально оформити обговорення питань і прийняті рішення.

Терміново перевірте своїх партнерів!

Ви знаєте, що податківці під час перевірки можуть чіплятися до будь-якого підозрілого факту про контрагента? Тому дуже важливо перевіряти тих, з ким Ви працюєте. Сьогодні Ви можете безкоштовно отримати інформацію про минулі перевірки Вашого партнера, а головне отримати перелік виявлених порушень!

Оформлення протоколу засідання у вітчизняному діловодстві практикується початку 18-го століття. Тоді вперше почали обговорювати питання перед ухваленням рішення. Історично склалося, що протокол є:

- Інформаційний документ (з документацією ходу обговорення);

- Розпорядчий документ (з фіксацією рішення, прийнятого за результатами обговорення).

Упорядкування протоколів у сучасній практиці управління передбачено, щоб документувати діяльність нарад під керівництвом управлінців різних рангів. Протоколи також використовуються для відображення роботи зборів, конференцій та семінарів.

Рішення про необхідність оформлення протоколу приймається на нарадах керівником, який призначає їх. Якщо під час наради обговорюватиметься інформування співробітників щодо певної проблеми про роз'яснення раніше прийнятого рішення, то оформлення протоколу засідання може бути необов'язковим. Проте оформлення протоколу може знадобитися і оперативному нараді. У разі фіксуються дані про склад присутніх, пропозиції чи висловлені думки.

Як досягти виконання прийнятих на засіданні домовленостей

Олександр Шувалов,генеральний директор компанії «Туле-центр», Москва

Навіть за правильної організації засідання, дотримуючись встановленого регламенту, повістки та конструктивних переконань, не завжди забезпечується необхідний результат – компанії не вдається здійснити кардинальні зміни, ніби наради і не було зовсім. Подібна проблема викликана зовсім не лінню співробітників. Потрібно пам'ятати про серйозну проблему відсутності фіксації домовленості на нараді.

Так за підсумками доручення та рішення після наради просто повисають у повітрі. Багато хто готовий заперечувати, стверджуючи – ми фіксуємо всю інформацію у щоденниках. Але дуже поширені ситуації, коли працівник щось «забув», не зафіксував чи переплутав. Людина після засідання забуває про обговорювану на зустрічі інформацію.

Тому оформлення протоколу наради для мене вже давно стало звичним та обов'язковим правилом. Для цього секретар пройшов курс. Зберігаємо у своєму архіві протоколи на всіх засіданнях.

Після проведеного засідання потрібно нагадати всім співробітникам про доручення – електронний лист або записи в CRM-системі та інші програми, що використовуються в компанії.

Чи потрібно вести протокол засідання на спеціальному бланку

У літературі з діловодства зустрічається твердження, яким оформлення протоколів засідань проводиться у загальному бланку. Однак, загальний бланк для оформлення протоколів та інших документів застосовується не всіма компаніями. Насамперед він використовується органами державної влади та органами місцевого самоврядування. Адже згідно з нормативними правовими актами – ці органи повинні використовувати бланки із зображенням герба (Державного, герба суб'єкта Російської Федерації чи муніципальної освіти), виконані друкарським способом. Інші організації мають право самостійного вибору способу виготовлення бланків для протоколу наради.

Якщо компанія не працює з друкарськими бланками протоколів засідання, то вибір робиться на користь комп'ютерних шаблонів бланків – зручнішою є робота з конкретними видами шаблонів бланків – листами, розпорядженнями, наказами, службовими записками, протоколами, іншими видами документів.

У цьому випадку загальний бланк не потрібний. Для розробки шаблонів бланків слід враховувати положення стандарту 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (розділ 4 «Вимоги до бланків документів»).

Як оформити протокол засідання

1) Заголовна частина протоколу. У ній розміщують такі реквізити:

- Повне найменування організації;

- Вид документа (ПРОТОКОЛ);

– номер та дату;

– місце складання протоколу;

- Заголовок до тексту.

Найменування організації має зазначатися разом із організаційно-правовою формою. Воно має відповідати офіційному найменуванню організації (зазначеному становищі організації чи статуті). Необхідно також вказати організаційно-правову форму повністю, а чи не як абревіатури.

• Тренінги з продажу: що потрібно знати перед початком

За наявності в компанії офіційно зареєстрованого скороченого найменування, можлива його вказівка ​​рядком нижче за повне найменування – у дужках. За наявності у компанії вищої організації, найменування останньої вказується вище назви організації, що становить документ (рекомендується у скороченому вигляді).

Наприклад:

Відкрите акціонерне товариство
Агентство «Поширення, обробка, збирання друку»
(ВАТ Агентство «Росдрук»)

Закрите акціонерне товариство «Нові технології»

Дата протоколу – день проведення засідання. Якщо тривалість засідання становила кілька днів, то зазначаються у даті протоколу дати початку до закінчення наради (а чи не обмежуючись лише датою підписання протоколу), який може бути оформлений і кілька днів після наради).

Протоколи нумерують у межах календарного року, тому номер (індекс) протоколу подано порядковим номером засідання. Він присвоюється окремо за кожною групою протоколів, що становлять у компанії – окремо нумеруються протоколи засідань дирекції, протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи зборів трудового колективу та протоколи засідань технічної ради.

Місце складання – його вказівка ​​важлива у випадках, якщо засідання проводиться в іншому населеному пункті, а не в місці розташування компанії.

Заголовок до тексту міститься у протоколі зазначення виду колегіальної діяльності (збори, нарада, засідання та ін.) та найменування колегіального органу в батьківському відмінку. Наприклад, засідання зборів трудового колективу чи наради начальників структурних підрозділів.

Розміщуватися реквізити заголовної частини можуть кутовим чи поздовжнім методом. Право вибору відповідного варіанта зберігається за компанією.

2) Вступна частина тексту. Після заголовка вводяться ініціали та прізвища голови та секретаря засідання. Необхідно враховувати – голова у протоколі є посадовою особою, яка проводить нараду, за штатним розписом її посада не вказується у тексті.

Секретар відповідає за організацію наради, документування її діяльності, складаючи та оформляючи протокол. Не обов'язково, щоб секретар наради був секретарем на посаді. Адже цей посадовий обов'язок для співробітника може бути додатковим. Якщо вона виконується постійно, необхідно її регулювати посадовою інструкцією. Ця робота доручається працівнику керівником, якщо виконується як разове доручення.

Голова – Панков Ю.П.

Секретар – Єгорова Д.Л.

Були присутні: Беспалов А.Д., Корнєєв Н.Р., Луньков Є.М., Марініна Є.М., Устинов А.К.

Запрошені: виконавчий директор ВАТ «РМР № 15» Шувалов Т.Б., фінансовий директор ВАТ «РМР № 14» Османова М.Т.

Після слова «Присутні» з нового рядка пишемо в алфавітному порядку ініціали та прізвища посадових осіб компанії, які беруть участь у засіданні. Якщо запрошені до участі у засіданні посадові особи організації, необхідно їх перерахування у розділі «Запрошені» в алфавітному порядку (прізвище та ініціали) без зазначення посади. За участю в рамках засідання представників інших організацій необхідно також вказувати посади та назви компаній.

Друкується перелік присутніх учасників наради та запрошених осіб через один міжрядковий інтервал. Потім залишається порожній рядок і через один міжрядковий інтервал друкується порядок денний. Прийнято друкувати основну частину тексту через 1.5 міжрядкових інтервалів.

• Договір на надання послуг: зразок, типові помилки

Упорядкування переліку учасників належить до обов'язків секретаря. Список формується наперед за вказівкою керівника. Цей список у день проведення заходу коригується залежно від фактичної наявності посадових осіб.

Якщо проводиться оформлення протоколу засідання розширеного (за участю понад 15 осіб) або постійно чинного колегіального органу, прізвища учасників не перераховуються, а вказується цифра їх загальної кількості. Визначається ця кількість за даними реєстрації – у цьому випадку список реєстрації входить до додатків до протоколу. Протоколом засідання у разі відображаються такі данные:

Було присутні: 19 осіб (список додається).

У вступній частині протоколу вказується порядок денний. Зміст порядку денного визначається керівником, який призначає нараду, яка займатиметься та її проведенням. Якщо цей документ розсилався перед нарадою, то інформація з нього має переноситись і до протоколу.

• Оборотні активи підприємства: поняття, управління та аналіз

На порядку денному містяться питання, які обговорюватимуться на заході, закріплюючи прізвища виступаючих та послідовність обговорення цих питань.

У протоколі за кожним пунктом повинні наводитися ініціали та прізвище доповідача.

Порядок денний:

1) Про затвердження правил інформаційної безпеки.
Доповідь начальника інформаційного відділу Дороніної Ю.Р.

2) Про внесення змін до штатного розкладу.
Виступ заступника генерального директора Сергєєва І.М.

3) Основна частина тексту

Протоколи засідання компанії, залежно від форми викладу тексту, можуть бути повними та короткими. Форми протоколу різняться між собою лише за повнотою висвітлення ходу засідання. Дані форми не передбачають відмінності щодо оформлення:

Короткий протокол – цим документом фіксуються:

– питання, що обговорювалися на засіданні;

- прізвища виступаючих (доповідачів);

- прийняті рішення;

Зазвичай ведеться цей протокол для наступних випадків:

– коли стенографується засідання чи записується на диктофон;

– при оперативному засіданні важливе значення приділяється фіксації рішення без деталізації ходу обговорення.

Короткий протокол засідання організації не дозволяє визначити перебіг обговорення питання, висловлені зауваження, думки, процес вироблення розпорядчої частини – управлінського рішення.

Повний протокол призначений для документування докладної картини того, що відбувається, включаючи зміст доповідей та виступів учасників засідання, всіх висловлених думок, озвучених питань, зауважень, реплік та позицій.

Отже, повний протокол передбачає наявність трьох частин з кожного питання, що обговорюється – «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ»). А в короткому лише дві: «СЛУХАЛИ» та «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ»).

В основній частині тексту міститься кількість розділів, що відповідає числу пунктів, включених до порядку денного. Розділи нумеруються відповідно до неї. Кожен розділ містить 3 частини для повного протоколу - "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("ВИРІШИЛИ"). Короткий протокол містить дві частини. Друкують дані слова від лівого поля великими літерами.

У тексті протоколу після слова «СЛУХАЛИ» належить вказати прізвища та ініціативи основного доповідача у родовому відмінку, з викладом через тире запису його мови. Як правило, виклад наводиться від третьої особи однини в минулому часі. Якщо підготовлена ​​письмова доповідь із здаванням секретареві, можна позначати протоколом лише тему доповіді, з припискою «текст доповіді додається». Розглянемо приклад:

1. СЛУХАЛИ:

Петрова В. Ю. – про результати виконання плану роботи відділу продажу на 4 квартал 2015 р. Наголосив, що план виконано на 100%.

1. СЛУХАЛИ:

Петрова У. Ю. – текст доповіді додається.

Після слова «ВИСТУПИЛИ» у протоколі слід зазначити прізвища та ініціали учасників обговорення. Кожне прізвище та ініціали в тексті протоколу друкуються з нового рядка в називному відмінку.

Записи виступу зазначаються після прізвища через тире з викладом від третьої особи однини. Наводяться у цій частині та питання, які були озвучені під час доповіді або після її закінчення, із зазначенням відповідей на них.

Якщо на нараді відсутні обговорення чи питання, опускається частина «ВИСТУПИЛИ», цей фрагмент складається з двох частин «СЛУХАЛИ» і «ПОСТАНОВИЛИ» («ВИРІШИЛИ»). Можливо це також для повного протоколу під час розгляду деяких питань на порядку денному.

За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (або «ВИРІШИЛИ») вказується текст постанови відповідного пункту порядку денного. При прийнятті з одного питання кількох рішень потрібно пронумерувати їх арабськими цифрами. Першою цифрою показуватиметься номер пункту, другою цифрою – номер прийнятого рішення.

Зокрема, якщо приймаються за першим пунктом 3 рішення, вказуватимуться вони як 1.1, 1.2 та 1.3.

Якщо прийнято з 2-го питання лише одне рішення, зазначатиметься не 2, а 2.1.

1.1. Підготувати програму підвищення кваліфікації продавців силами штатних фахівців Товариства на 2 квартал 2009 року до 03.03.2009. Відповідальний – начальник кадрової служби Ушаков Л.Б.

1.1. Начальнику кадрової служби Ушакову Л.Б. підготувати програму підвищення кваліфікації продавців силами штатних спеціалістів Товариства на 2 квартал 2009 р. Строк – 03.03.2009.

За звичайною практикою оформлення протоколу засідання передбачається фіксація результатів голосування. Хоча якщо голосування проводилося, необхідно його відобразити в пункті постановної частини. Протоколи загальних зборів припускають безліч специфіки – зокрема при відображенні даних голосування за рішеннями, з фіксацією даних рішень у протоколі лічильної комісії, а також протоколом загальних зборів акціонерів. Розглянемо приклад:

1.1. Затвердити кандидатуру Федорова О.Є. на посаду фінансового директора Товариства.

1.1. Затвердити річний звіт, бухгалтерський баланс, звіт про прибутки та збитки за 2014 рік; План розвитку та перелік найважливіших завдань на 2015 рік.

Результати голосування: «ЗА» – 78 голосів (97,5% від загальної кількості голосів, які беруть участь у зборах); "ПРОТИ" - ні; «ПІДТРИМАЛИСЯ» – 2 голоси (2,5% від загальної кількості голосів, що беруть участь у зборах). Рішення ухвалено 78 голосами. Протокол №2 лічильної комісії додається.

Чи має протокол засідання юридичну силу

Упорядкування протоколів проводиться з урахуванням стенографічних, рукописних чи аудіозаписів, які ведуть засіданні. Секретар після засідання передруковує записи, оформляючи їх згідно з викладеними вимогами, та подає на редагування голові наради. Протокол, з урахуванням цього правила, підписується та набуває чинності офіційного документа.

Юридична сила протоколу – його достовірність, офіційність, безперечність – залежить від правил оформлення. Стандартне визначення передбачає: «юридична сила – це властивість офіційного документа, сообщаемого йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком оформлення». Якщо зазначені правила оформлення дотримуються, то протокол засідання організації наділяється юридичною силою, коли буде підписано двома особами – головою та секретарем.

Протокол засідання організації є внутрішнім документом, тому, зазвичай, у ньому не вказується печатку.

Якщо складається протокол засідання організації на кілька сторінок, необхідно пронумерувати другу та наступні сторінки. Проставляються номери сторінок арабськими цифрами без вказівки слова «сторінка» (стор.), не використовуючи лапки, дефіси та інші знаки.

Який термін підготовки протоколу

Загальне правило передбачає – термін підготовки протоколу засідання має бути понад п'ять днів. Призначатися конкретна дата готовності протоколу засідання може бути керівником, який вів нараду, або голова постійно діючого колегіального органу. Встановлюватися термін оформлення протоколу в регламенті роботи колегіального органу.

Однак для деяких різновидів встановлюються чіткі терміни згідно з певними документами.

Рішення, які були прийняті в рамках наради, повинні доводитися працівникам чи розсилкою чи копіями всього протоколу, або як виписки постановної частини. Ознайомлення працівників невеликих компаніях часом ведеться під розпис, склавши до протоколу лист для ознайомлення.

Також практикується підготовка, заснована на прийнятих рішення інших розпорядчих документів – наприклад, наказу керівника підприємства чи рішення колегіального органу.

Для узгодження протоколу засідання використовую iPad

Ілля Алябушев, директор з продуктів компанії «АйДесайд», бізнес-консультант у сфері формування розподілених команд менеджерів, аналітиків та розробників, Москва

За погодженням протоколу засідання з партнерами працюю з використанням iPad. Використовую під час коментування кожного пункту документа PDF Converter та PDF Expert. За допомогою першого зміг конвертувати поштою документ у PFD-формат, друге дуже зручне для складання коментарів. Партнери, звичайно, були здивовані коментарями у PDF-файлі – довелося читати пропозиції в одній програмі, а вносити правки в документ вже в іншій.

Як оформити витяг з протоколу засідання

Поширена практика документування засідання – складання виписок із протоколу. Виписка з протоколу є точною копією частини тексту справжнього протоколу, що стосується питання порядку денного, щодо якого складається виписка. Відтворюються у своїй всі реквізити бланка, вступна частина тексту, питання порядку денного, яким виписка готується, і текст, який обговорює його обговорення і рішення.

Підписується виписка з протоколу лише секретарем, він займається складанням завірювальної написи. У ній міститься слово «Вірно», із зазначенням посади особи, яка завіряє виписку, її особистого підпису, прізвища, дати та ініціалів. Якщо видається витяг з протоколу, щоб подати до іншої організації, необхідно завірити печаткою.

Де і як зберігати протоколи засідання

Зберігання протоколів засідання здійснюється залежно від форми діловодства, прийнятої конкретної компанії. При централізованому веденні діловодства, зберігання протоколів засідання можливе у секретаря, у службі діловодства. Місце зберігання у межах децентралізованого діловодства визначається структурою підприємства – зазвичай використовуються секретаріати посадових осіб, які проводять наради.

Протоколи формуються у справи згідно з номенклатурою справ, однак у будь-якому випадку необхідне їх формування в окремих справах – залежно від назви колегіального органу або виду наради, що проводиться.

Проводяться наради дирекції генеральним директором. У структурі компанії створено експертну раду з генеральним директором на чолі. Протоколи нарад та експертної ради необхідно формувати у 2 різні справи.

Для протоколів різних видів характерний постійний термін зберігання. Серед них протоколи колегіального виконавчого органу, контрольних, ревізійних органів, експертних, наукових, методичних рад, нарад у керівників організації, загальних зборів акціонерів, пайовиків.

Інформація про автора та компанію

Олександр Шувалов, генеральний директор компанії "Туле-центр", Москва. 1993 року закінчив Московський державний інститут міжнародних відносин. Кар'єру розпочав у Великій Британії в компанії Boeing. Здобув ступінь МВА в Кембриджському університеті. У 1998 році, повернувшись до Росії, як антикризовий менеджер очолив Саратовський жировий комбінат. З 1999-го - голова групи компаній AnhelGmbH. З 2008-го – керівник напряму національного продажу текстильного холдингу «Новотекс». У 2009–2010 роках – виконавчий директор інвестиційного фонду Lloyds Banking Group (Лондон).

Ілля Алябушев, директор з продуктів компанії «АйДесайд», бізнес-консультант у сфері формування розподілених команд менеджерів, аналітиків та розробників, Москва. Закінчив Південно-Уральський державний університет. До приходу в компанію «АйДесайд» займався розвитком проектів у холдингу «Астра – системні технології», брав участь у створенні комплексних систем моніторингу безпеки в містах. Здобув сертифікат міжнародної асоціації ScrumAlliance.