Організація документаційного забезпечення діяльності служби. Організація служби документаційного забезпечення управління

Традиційно сфера діяльності, пов'язана з опрацюванням документів, називається діловодством. Термін «діловодство» у Росії виник у другій половині XVIII століття і означав, передусім, діяльність, що з прийняттям рішень (провадженням справ).

В наш час термін «діловодство» визначається так: галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами. Поруч із терміном «діловодство» останніми роками вживається і синонімічний йому термін «документаційне забезпечення управління». Виникнення його пов'язане зі зміною організаційно-технічної основи діловодства та методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливим завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, збирання, обробки, накопичення, зберігання, пошуку та використання інформації в управлінні . Отже, термін «документаційне забезпечення управління» хіба що підкреслює інформаційно-технологічну складову у сучасної організації діловодства .

Одним із центральних питань в організації документаційного забезпечення діяльності будь-якої установи, фірми, підприємства є створення служби документаційного забезпечення управління(Доу).

Раціональність документаційного забезпечення управління досягається вирішенням таких проблем:

• § Визначення статусу служби у структурі організації. У великих організаціях це обов'язково має бути самостійне структурне підрозділ, підпорядковане безпосередньо керівнику організації, а невеликих - діловодне обслуговування здійснює секретар.
• § Комплектування служби ДОП лише висококваліфікованими, професійно підготовленими кадрами, які мають вищу та середньо спеціальну освіту.
• § Розробка повного пакету нормативно-правових актів та методичних документів, що визначають порядок документування (створення) документів та організації роботи з ними у конкретній установі. До них відносяться:
• - Положення про службу ДОП - основний правовий акт, в якому закріплюються місце служби ДОП у структурі організації, її цілі, завдання, функції, права та відповідальність;
• - посадові інструкції на кожного працівника служби ДОП, що закріплюють розподіл обов'язків та права кожного працівника;
• - Інструкція з діловодства, яка встановлює в організації раціональний, на базі нових технологій, порядок створення документів та роботи з ними;
• - перелік типових управлінських документів, що утворюються у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання.

Це мінімальний пакет документів, наявність яких, якщо їх складено якісно, ​​гарантує порядок та оперативність в інформаційно-документаційному забезпеченні діяльності організації.

§ Впровадження комп'ютерних технологій та їх постійна модернізація.

Тільки комплексне вирішення всіх зазначених проблем дозволяє поставити роботу з інформаційно-документаційного забезпечення діяльності підприємства, організації чи установи на рівень потреб XXI ст.

В даний час основними цілями служби ДОП є організація, керівництво, координація, контроль та реалізація робіт із документаційного забезпечення управління. Служба ДОП вирішує такі завдання:

• - удосконалення форм та методів роботи з документами;
• - забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі до центрального архіву відповідно до чинних нормативів;
• - Скорочення документообігу, уніфікація форм документів;
• - розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення у міністерстві та підвідомчій системі.

Таким чином, служба ДНЗ здійснює постановку та ведення інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності організації на рівні сучасних вимог, які включають створення єдиної комплексної системи інформаційно-документаційного забезпечення управління, єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (або отримання) та закінчуючи здаванням в архів (або знищенням).

Другим важливим напрямом документаційного забезпечення діяльності будь-якої організації, підприємства, установи є управління кадровою службою.

Залежно від виду організації, чисельності її працівників кадровими питаннями розповідає структурний підрозділ (відділ кадрів) чи окрема посадова особа.

В даний час служба кадрів є самостійним структурним підрозділом підприємства, на яке покладається ведення кадрової документації (під нею мають на увазі широке коло документів, що містять відомості про працівників підприємства та діяльність самої кадрової служби). Значення кадрових документів визначається тим, що в них фіксуються відомості, необхідні для здійснення громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення тощо. Тому документування руху персоналу – невід'ємний обов'язок будь-якої організації, підприємства, установи.

Для правильного ведення кадрової документації необхідно, крім основних законодавчих та нормативних документів з діловодства, мати:

• - Коментар до Кодексу законів про працю Російської Федерації (М: ІНФРА М, 1997);
• - Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях (затверджено Постановою Держкомпраці СРСР від 20 червня 1974 р. №162, в ред. від 2 серпня 1985 р., із змінами та доповненнями від 19 жовтня 1990 р.);
• - Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців (М., Мінпраці РФ, 1998);
• - типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ та організацій;
• - Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (М., Держкомстат, 2001).

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої професійної освіти

РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ГУМАНІТАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ (РДГУ)

ІСТОРИКО-АРХІВНИЙ ІНСТИТУТ

Факультет документознавства та технотронних архівів

Кафедра документознавства

Організація документаційного забезпечення діяльності служби кадрів та напрями його вдосконалення на прикладі Акціонерного товариства «Інформаційні супутникові системи»

Спеціальність «Документознавство та документаційне забезпечення управління»

Дипломна робота

студент 5-го курсу заочної форми навчання

Максимов Олексій Олександрович

Москва 2015

ВСТУП

ГЛАВА 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ АТ «ІДС» ІМЕНІ АКАДЕМІКА М.Ф. РЕШЕТНЄВА

1.2 Організаційна структура та розпорядчі нормативно-правові документи АТ «ІСС» ім. М.Ф. Решетньова

1.3 Кадрова служба АТ «ІСС»

ГЛАВА 2. АНАЛІЗ ОСОБЛИВОСТЕЙ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОУ СЛУЖБИ КАДРІВ АТ «ІДС»

2.1 Основні регламенти документообігу АТ «ІСС»

2.2 Документування трудових відносин у АТ «ІСС»

2.3 Шляхи вдосконалення ДОП служби кадрів АТ «ІСС»

ВИСНОВОК

Список використаних джерел та літератури

ДОДАТОК 1

ДОДАТОК 2

ДОДАТОК 3

ВСТУП

документаційний кадри розпорядчий регламент

Підвищення ролі персоналу та зміна ставлення до нього пов'язано, перш за все, з глибокими перетвореннями у виробництві. Стабілізація виробничих процесів давала можливість широко застосовувати працю низької кваліфікації, що дозволяло економити на витратах, пов'язаних із наймом, навчанням та оплатою робочої сили. Наукові концепції організації праці та управління виходили з цих вимог.

Науково-технічний процес у останні десятиліття став причиною великих змін у праці. Сучасне виробництво все більше вимагає від робочих якостей, які не тільки не формувалися в умовах потоково-масового виробництва, а й навмисно зводилися до мінімуму, що дозволяло спростити працю та здешевити вартість робочої сили. Однією з відмінних рис сучасного виробництва виступає його сильна залежність від якості робочої сили, форм її використання, ступеня залучення до відносин організації. Управління персоналом набуває все більшого значення, як фактор підвищення конкурентоспроможності, довгострокового розвитку. Характерна риса у створенні роботи з персоналом у нинішніх умовах - прагнення кадрових служб до інтеграції всіх аспектів роботи з людськими ресурсами, всіх стадій їх життєвого циклу з найму до виплати пенсійного винагороди.

До останнього часу саме поняття «управління персоналом» у нашій управлінській практиці не було. Щоправда, система управління кожної організації мала функціональну підсистему управління кадрами та соціальним розвитком колективу, але більшу частину обсягу робіт з управління кадрами виконували лінійні керівники підрозділів.

Основним структурним підрозділом з управління кадрами у створенні є служба кадрів, яку покладено функції з прийому і звільнення працівників, і навіть з організації навчання, підвищення кваліфікації і переподготовки. На виконання останніх функцій нерідко створюються відділи підготовки кадрів чи відділи технічного навчання.

Служби кадрів є ні методичним, ні інформаційним, ні координуючим центром кадрової роботи. Вони структурно роз'єднані з відділами організації праці та заробітної плати, відділами охорони праці та техніки безпеки, юридичними відділами та іншими підрозділами, що виконують функції управління кадрами.

Кадровим службам під час здійснення діяльності в організаціях доводиться стикатися з такими питаннями як організація праці, управління трудовими відносинами між працівником та роботодавцем та регулювання цих питань. Прикладом регулювання є комплекс документів – кадрова документація.

В даний час важливе значення має вирішення проблеми ДОП, за допомогою якого процеси організації документів, документообігу на підприємстві набувають нормативного та впорядкованого характеру. Систематизація документів дозволяє створити інформаційний ресурс про ділову діяльність та забезпечити звітність організаціям та суспільству.

Актуальність цієї теми у тому, що значення кадрових служб у структурі управління підприємством зросла, правильна організація її діяльності веде до поліпшення відбору кадрів як наслідок підвищення загального потенціалу підприємства.

Об'єкт дослідження – кадрова служба акціонерного товариства «Інформаційних супутникових систем» (АТ «ІСС»).

Предмет дослідження – комплекс документів та процес організації ДНЗ відділу кадрів АТ «ІСС».

Мета дипломної роботи: провести комплексний аналіз організації документаційного забезпечення діяльності служби кадрів АТ «ІСС» та розробити пропозиції щодо його вдосконалення.

Завдання дипломної роботи:

1. Вивчити законодавчі, нормативні акти, організаційно-розпорядчі документи, що регламентують організацію кадрової служби, науково-методичну та спеціальну літературу;

Розглянути організаційну структуру АТ «ІСС» та кадрову службу як компонент цієї структури;

Проаналізувати організацію документаційного забезпечення та діяльність кадрової служби АТ «ІСС»;

Розробити пропозиції щодо напрямів удосконалення діяльності організації ДНЗ кадрової служби АТ «ІСС».

Як і будь-який інший напрямок діяльності, робота кадрової служби обов'язково документується. Складання, оформлення документів, робота з ними та зберігання регламентовані законодавчими та нормативно-правовими актами, виконання яких є обов'язковим для будь-якої кадрової служби незалежно від її розмірів. З іншого боку, кожному підприємстві розробляються локальні нормативні акти, які регламентують роботу кадрової служби цієї організації. Щорічно кадровою службою готується номенклатура справ, формування яких також визнається обов'язковим для працівників кадрової служби.

Значення кадрових документів визначається тим, що в них зафіксовано відомості, необхідні для здійснення громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення тощо. Тому кадрова служба підприємства має керуватися законами, ухвалами, інструкціями та іншими документами, що містять норми трудового права. За порушення норм, які у цих правових актах, боку трудових відносин може бути притягнуто до різних видів юридичної ответственности.

Питання реалізації кадрової політики та здійснення кадрової роботи в організаціях різних організаційно-правових форм власності розглядаються у книзі «Кадрова служба та управління персоналом організації» В.М. Анісімова. У виданні міститься набір конкретних документів, інструкцій, рекомендацій, форм, довідок, зразків наказів (розпоряджень) з особового складу та інших відомостей, що стосуються кадрового діловодства та роботи з персоналом.

У виданні Г.Ю. Касьянової «Настільна книга кадровика» наведено практичні рекомендації щодо організації роботи кадрової служби та кадрового діловодства. Книга містить велику кількість конкретних прикладів та зразків документів.

Питання нормативно-правової бази документаційного забезпечення управління кадрами, процеси документування трудової діяльності працівників та класифікації документів з кадрів докладно викладено у книзі О.С. Красуня «Документаційне забезпечення управління кадрами. Практичний посібник».

Для проведення аналізу роботи кадрової служби АТ «ІСС» було вивчено внутрішні документи підприємства: статут, положення, накази з особового складу та інші документи, на підставі яких було зроблено відповідні висновки.

Практична значущість дипломної роботи полягає в тому, що пропозиції щодо вдосконалення діяльності кадрової служби можуть бути запропоновані керівництву організації для підвищення якості та ефективності роботи цього підрозділу.

Структура роботи: вступ, 2 основні розділи, висновок, список використаної літератури, додатки.

У вступі обумовлена ​​актуальність теми, представлено низку основних джерел літератури, позначено мету та завдання роботи.

У першому розділі цієї роботи розглянуто поняття та функції кадрової служби, теоретичні основи діяльності, нормативно-правове забезпечення.

У другому розділі викладено основні поняття, види документів кадрової служби (документи при прийнятті на роботу, звільнення, заохочення працівника тощо) підприємства АТ «ІСС».

У висновку підбито основні підсумки дипломної роботи.

У додатках подано структури підприємства та кадрової служби АТ «ІСС», а також проект Інструкції з кадрового діловодства, яку пропонується запровадити на підприємство.

При написанні дипломної роботи ми використали такі методи: метод вивчення документів організації, метод спостереження метод результатів обстеження; метод порівняння; статистичні методи.

Практична значимість у тому, що пропозиції щодо вдосконалення діяльності кадрової служби може бути запропоновані керівництву організації підвищення якості та ефективності роботи цього підрозділу.

ГЛАВА 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ АТ «ІДС» ІМЕНІ АКАДЕМІКА М.Ф. РЕШЕТНЄВА

АТ "Інформаційні супутникові системи" імені академіка М.Ф. Решетнева – одне з провідних підприємств російської космічної галузі. У своїй діяльності Товариство керується законодавством Російської Федерації, і навіть статутом Товариства. Надалі, АТ «ІДС», є юридичною особою.

Керівництво поточною діяльністю Товариства здійснюється генеральним директором Товариства (одноосібним виконавчим органом), який підзвітний раді директорів та загальним зборам акціонерів Товариства.

На підприємстві працює понад 8000 осіб. Структура АТ «ІДС» представлена ​​у додатку 1.

АТ «ІСС» має свою кадрову політику, метою якої є: формування висококваліфікованого та мотивованого колективу, здатного підвищити конкурентоспроможність та зміцнити лідируючі позиції фірми на ринку космічної техніки.

Основні завдання кадрової політики підприємства:

визначення стратегії, цілей управління персоналом, формування ідеології кадрової роботи;

Планування потреб організації у персоналі;

Пошук та залучення персоналу, відбір та навчання, керівництво колективом;

Оцінка потенціалу працівників підприємства;

Перепідготовка та підвищення кваліфікації персоналу;

Визначення робочих місць, умов праці, побудова робочого процесу загалом.

Принципи кадрової політики:

Залучення найкращих фахівців за допомогою цільового набору до вузів країни з числа найбільш обдарованих випускників шкіл міста за затребуваними для підприємства спеціальностями з наданням можливості проходження всіх видів практик та дипломування безпосередньо на підприємстві;

Заохочення високих результатів, удосконалення системи мотивації персоналу;

Розвиток навичок та навчання співробітників за рахунок налагодженої та вибудованої системи підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу;

Об'єктивна оцінка роботи всього персоналу підприємства;

планування кар'єри працівників шляхом формування кадрового резерву на керівні посади;

Турбота про здоров'я та благополуччя персоналу шляхом дотримання принципу соціально-відповідального бізнесу.

Усіми цими питаннями займається управління з роботі з персоналом, у якому на даний момент налічується 56 осіб. Структурна схема управління роботи з персоналом АТ «ІСС» представлена ​​у додатку 2.

Документаційним забезпеченням управління займається відділ роботи з персоналом, саме, що входить до його складу бюро організаційного проектування. Розглянемо основні функції відділу роботи з персоналом і бюро організаційного проектування, що входить до його складу.

Відповідно до положення «Про управління по роботі з персоналом АТ «ІСС», основним завданням відділу є: формування висококваліфікованого та мотивованого колективу, здатного підвищити конкурентоспроможність та зміцнити лідируючі позиції АТ ІСС на ринку супутникових послуг.

Відділ по роботі з персоналом для здійснення поставлених завдань та вирішення виникаючих проблем виконує такі функції (види діяльності):

Реалізація кадрової політики Товариства та формування ідеології кадрової роботи;

Формування планів потреб у персоналі на коротко-, середньо- та довгостроковий період разом із структурними підрозділами Товариства;

Пошук, залучення та відбір персоналу;

Формування та робота з кадровим резервом на керівні посади;

Оцінка потенціалу працівників Товариства;

Удосконалення програм та методів морального та матеріального стимулювання персоналу та політики в галузі соціального розвитку;

Спільно з первинною профспілковою організацією Товариства та радою молодих спеціалістів АТ «ІСС»: організація та проведення корпоративних заходів, супровід діяльності самодіяльних колективів Товариства, взаємодія з закладами культури міста та краю;

Оформлення документів працівникам Товариства для виїзду у відрядження за кордон та оформлення документів іноземним громадянам, які відвідують АТ «ІСС»;

Участь у проведенні Товариством політики у сфері якості.

Структурний підрозділ відділу роботи з персоналом - бюро організаційного проектування:

Здійснення діяльності з організаційного проектування з метою підвищення ефективності діяльності у сфері управління персоналом;

Проведення моніторингу ефективності існуючих організаційних структур та кадрового забезпечення. Розробка пропозицій щодо їх удосконалення;

Розробка та вдосконалення системи мотивації у Товаристві;

Прийом, переклади та звільнення керівників, фахівців, робітників та службовців, ведення табельного обліку керівників;

Оформлення анкет на осіб, які приймаються на роботу;

Прийом, заповнення, зберігання та видача трудових книжок;

Оформлення приймальних, переказних та обхідних листів, видача довідок;

Рознесення відомостей у особисті справи, оформлення доповнень до анкет;

Оформлення відпусток та облік їх використання;

Оформлення одноразової разової допомоги при народженні дитини;

Ведення карток форми Т-2;

Оформлення уявлень до нагород, почесних звань відповідно до трудового кодексу РФ;

Постановка та зняття з військового обліку працівників Товариства, бронювання, взаємодія з міським військкоматом;

Оформлення та ведення обліку наукових кадрів;

Організація проведення атестації фахівців та керівників у структурних підрозділах Товариства;

Формування планів потреб у персоналі;

Супровід електронної бази даних людських ресурсів;

Облік та контроль наявності положень про структурні підрозділи, посадових та виробничих інструкцій працівників Товариства;

Актуалізація структурної схеми управління Товариства.

У своїй діяльності бюро організаційного проектування керується Трудовим кодексом РФ, законодавчими актами та постановами, нормативно-правовими актами, нормативними та методичними матеріалами, що належать до господарської діяльності установи, локальними нормативними актами, що регламентують діяльність АТ «ІДС».

1.1 Нормативно-правові основи діяльності служби кадрів у Російській Федерації

Кадрова служба підприємства - це сукупність спеціалізованих структурних підрозділів у сфері управління підприємством разом із зайнятими у них посадовими особами (керівники, фахівці, виконавці), покликаними керувати персоналом у рамках обраної кадрової політики.

Головне призначення кадрової служби у тому, щоб як керуватися у здійсненні кадрової політики інтересами підприємства, а й діяти з урахуванням трудового законодавства, реалізації соціальних програм, прийнятих як у федеральному, і на територіальному рівні.

Функції, структура та завдання кадрової служби тісно пов'язані з характером розвитку економіки, розумінням керівництвом підприємства (організації) ролі персоналу у виконанні цілей та завдань, що стоять перед виробництвом (організацією).

У разі орієнтації економіки використання екстенсивних методів кадрову службу було представлено найчастіше нечисленним відділом кадрів, відділом підготовки кадрів (технічного навчання), службою побуту.

Функції відділу кадрів на вітчизняних підприємствах зводилися переважно до найму та звільнення робочої сили, ведення діловодства. Це звело відділ кадрів до другорядного структурного підрозділу, фактично виконує лише вказівки керівництва підприємства міста і замовлення керівників структурних підрозділів щодо набору робочої сили в боку.

У той же час різними видами кадрової роботи були зайняті інші підрозділи заводоуправління: відділ праці та заробітної плати (розрахунок чисельності, організація, нормування та оплата праці), плановий відділ (планування чисельності, планування витрат на робочу силу), партком (резерв на висування, підбір керівних кадрів, виховна робота в колективі), профспілкова організація (організація побуту, відпочинку, культурного проведення часу), відділ техніки безпеки, служба головного технолога (формування операційного поділу праці, що визначає підготовку робітників та їх розстановку, зміст праці), відділ технічного навчання ( підготовка кадрів) та ін.

Для коректного функціонування організації необхідний контроль документації незалежно від організаційно-правової форми та форми власності.

Фахівці кадрової служби ведуть кадрову документацію безпосередньо пов'язану з діяльністю установи та несуть персональну відповідальність за ведення, збереження та первинне оформлення документів.

Оформлення документів проходить згідно з порядком, що передбачає коректне складання, доведення їх до виконавців та виконання, а також організацію ведення діловодства регламентованим рядом законодавчих та підзаконних нормативно-правових актів, що діють на всій території Російської Федерації.

Основними є:

Конституція Російської Федерації, стаття 37 проголошує декларація про вільну працю, вибір діяльності; право на умови праці, що відповідають санітарно-гігієнічним вимогам; право на вирішення трудових спорів законними способами, включаючи право на страйк;

Трудовий Кодекс Російської Федерації, що регламентує регулювання трудових правовідносин установи із працівником. Єдиний порядок документування трудових відносин у установі встановлюється виходячи з статей Трудового кодексу, де перераховані законодавчі та інші нормативні та правові акти, у яких регулюються трудові відносини (ст. 5).

До них віднесено:

Трудове законодавство (включаючи законодавство про охорону праці), Трудовий кодекс, інші федеральні закони та закони суб'єктів Російської Федерації, що містять норми трудового права;

Інші нормативні правові акти, які містять норми трудового права;

Укази Президента Російської Федерації;

Постанови Уряду Російської Федерації та нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади;

Нормативні правові акти органів виконавчої суб'єктів Російської Федерації;

Нормативні правові акти органів місцевого самоврядування та регламентований внутрішній Статут організації.

Окремо відокремлений розділ Трудового кодексу (10) присвячений основ охорони праці Російської Федерації в організаціях.

Персональним даним та його захисту повністю присвячений Федеральний закон від 27 липня 2006 р. N 152-ФЗ "Про персональні дані". Мета Закону - "забезпечення захисту прав та свобод людини та громадянина при обробці його персональних даних, у тому числі захисту прав на недоторканність приватного життя, особисту та сімейну таємницю". Працівника кадрової служби має керуватися положенням ст.1 Закону, в якому регулюються відносини, пов'язані з обробкою персональних даних, з використанням засобів автоматизації та без використання таких засобів – тобто положення Закону поширюються і на традиційні технології роботи з документами, які містять персональні дані.

Стаття 7 Закону наголошує на конфіденційності персональних даних, на підставі якої служба кадрів організації розробляє своє положення про роботу з персональними даними.

Федеральний закон від 27.07.2006 р. № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» регулює відносини, що виникають при здійсненні права на пошук, отримання, передачу, виробництво та поширення інформації, тобто. відомостей (повідомлень, даних) незалежно від форми їх подання, застосування інформаційних технологій, забезпечення захисту інформації.

Відповідно до викладених принципів правового регулювання відносин у сфері інформації, інформаційних технологій та захисту інформації: свобода пошуку, отримання, передачі, провадження, поширення інформації законним способом; достовірність, своєчасність, відкритість; рівноправність мов під час створення інформації; забезпечення безпеки та недоторканність приватного життя, неприпустимість збору, зберігання, використання та розповсюдження інформації про приватне життя особи без її згоди.

До законодавчих актів, що регулюють процес документування, належить Федеральний закон від 1 червня 2005 р. N 53-ФЗ "Про державну мову Російської Федерації". Він визначає використання державної мови при складанні та оформленні службових документів. Відповідно до ст.68 Конституції РФ: " державною мовою Російської Федерації по всій її території є російську мову " .

Зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, експертиза цінності та здавання документів на архівне зберігання так само входить у поняття кадрового діловодства.

Федеральний закон від 22 жовтня 2004 року №125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" регулює відносини, що виникають при організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, незалежно від їх форм власності, а також відносини у сфері управління архівною справою в Російській Федерації на користь громадян, суспільства та держави.

Для кадрових служб комерційних організацій, які не передають документи на державне зберігання, а зберігають їх у себе, Правила регулюють організацію правил ведення їхнього архіву.

Важливо виділити для діяльності комерційних організацій значення наступних законів:

Федеральний закон "Про акціонерні товариства" визначає порядок створення та правове становище акціонерних товариств, права та обов'язки їх акціонерів, а також забезпечує захист прав та інтересів акціонерів.

Федеральним законом «Про комерційну таємницю» регулюються відносини, пов'язані з віднесенням інформації до комерційної таємниці, передачею такої інформації, охороною її конфіденційності та попередженням недобросовісної конкуренції. Дія Закону поширюється на інформацію, яка становить комерційну таємницю, незалежно від виду носія, на якому вона зафіксована.

Оформлення та облік особового складу здійснюється відповідно до Уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджених постановою від 5 січня 2004 р. N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати». Подані в ньому форми первинної облікової документації повинні використовуватись усіма юридичними особами, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації. У документі також надано рекомендації щодо заповнення пропонованих форм.

Федеральним законом від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» встановлено, будь-який документ компанія має право розробити самостійно, незалежно від того, є його форма в альбомах уніфікованих форм чи ні. Головне, щоб у бланку були присутні обов'язкові реквізити, серед яких: найменування документа та дата його складання; Назва організації; вид документа; опис кадрової дії та величина його виміру в натуральному та (або) грошовому вираженні, найменування посад відповідальних осіб та їх підписи з розшифровкою прізвища та ініціалів (п. 2 ст. 9 Закону № 402-ФЗ).

Новий закон не забороняє використовувати уніфіковані форми «Т» - ними можна скористатися й надалі.

Лише два бланки з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці залишаються обов'язковими у 2013 році: розрахунково-платіжна відомість (форма № Т-49) та платіжна відомість (форма № Т-53). Ці форми згадуються у чинному Положенні № 373-П, отже замість них не можна використовувати власний документ.

Постанова Уряду Російської Федерації від 16.04.2003 №225 «Про трудові книжки» та Постанова Мінпраці Російської Федерації від 10.10.2003 №69 «Про затвердження інструкції із заповнення трудових книжок» закріплюють основні правила роботи з трудовими книжками працівників кадрових служб.

Вимоги до оформлення документів організаційно-розпорядчої документації закріплені у ГОСТі Р 6.30-2003. Область поширення цього стандарту включають організаційно-розпорядчі документи, такі як: постанови розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. документи, включені до ОКУД (клас 020000). З усіма цими документами працюють працівники служби кадрів.

У діяльності служби кадрів також використовуються: Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР), Єдиний тарифно-кваліфікований довідник робіт та професій робітників (ЕТКС) та Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців (КСД). Класифікатори призначені для вирішення завдань, пов'язаних з оцінкою чисельності робітників і службовців, врахуванням складу та розподілом кадрів за категоріями персоналу, рівнем кваліфікації, а також є підставами для розробки посадових інструкцій.

У законодавчих та правових нормативних документах описані різні сторони документування, регламентовані види документів та вимоги до їх оформлення, даються визначення понять, терміни та порядок їх зберігання, обробки та знищення.

Оформлення документів йде строго відповідно до комплексу законодавчих правових актів, особливо керівництвом трудових взаємин у організації.

1.2 Організаційна структура та розпорядчі нормативно-правові документи АТ «ІСС» ім. М.Ф. Решетньова

Документи, що належать до кадрового діловодства та оформлюються кадровою службою підприємства (організації), поділяються на:

Організаційні документи з кадрів (персоналу);

Розпорядчі документи з особового складу (з кадрів чи з персоналу);

Облікові документи з кадрів (персоналу);

Інформаційно-довідкові документи з кадрів (персоналу).

Для правильної організації роботи з кадрами на будь-якому підприємстві або в організації спочатку мають бути складені та затверджені в установленому порядку організаційні документиз персоналу.

До основних організаційних документів ОА «ІДС» належать:

Штатний розклад;

Положення про оплату праці та преміювання працівників;

Положення про персональні дані працівників;

Посадові інструкції працівників;

Інструкції з охорони праці.

Статут- одне із основних установчих документів юридичної особи (організації), визначальний правове становище підприємства, її найменування, місцезнаходження, порядок управління діяльністю підприємства, предмет і мети її діяльності, і навіть інші істотні відомості, передбачені законом для юридичних осіб відповідного виду.

Статут АТ «ІДС» містить такі розділи:

Загальні положення;

Найменування та місце знаходження Товариства;

Правове становище Товариства. Права та обов'язки Товариства;

Цілі та предмет діяльності Товариства;

Відповідальність Товариства;

Філії та представництва Товариства. Дочірні та залежні суспільства;

Статутний капітал;

Акції Товариства. Права акціонерів;

Облігації та інші емісійні цінні папери Товариства;

Відчуження акцій акціонерам;

Дивіденди Товариства. Фонди та чисті активи Товариства;

Реєстр акціонерів Товариства;

Органи управління та контролю Товариства. Науково-технічна рада;

Загальні збори акціонерів;

Рада директорів Товариства; виконавчий орган Товариства;

Відповідальність членів ради директорів та генерального директора Товариства;

Облік та звітність Товариства. Документи Товариства;

Контроль за фінансово-господарською діяльністю Товариства;

Реорганізація та ліквідація Товариства.

Статут у новій редакції було затверджено розпорядженням Федерального агентства з управління державним майном 18 квітня 2013 року.

Правила внутрішнього трудового розпорядку- локальний нормативний акт, розроблений і чинний відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами та нормативно-правовими актами РФ, що регламентує порядок прийому та звільнення працівників, основні права, обов'язки та відповідальність сторін трудового договору, режими роботи, час відпочинку, що застосовуються до працівників заходи заохочення та дисциплінарні стягнення за порушення трудової дисципліни, а також інші питання регулювання трудових відносин.

Правила внутрішнього трудового розпорядку АТ «ІДС» містять такі розділи:

Загальні положення;

Порядок прийому та звільнення працівників;

Основні права та обов'язки працівників та роботодавця;

Робочий час та час відпочинку;

Дисципліна праці;

Заохочення працівників за успіхи у роботі;

Усунення від роботи.

Кожен трудящий повинен виконувати покладену нею роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку.

Штатний розклад- документ, що затверджується керівником організації та містить відомості про чисельність працівників відповідних категорій (штатних одиниць) щодо кожної посади, найменування посад, посадові оклади та надбавки до них.

Штатний розклад АТ «ІСС» містить перелік структурних підрозділів, найменування посад та кваліфікації, кількість штатних одиниць, розмір посадового окладу та надбавок.

Відповідно до статуту Товариства, генеральний директор визначає організаційну структуру АТ «ІСС» та затверджує штатний розпис.

Положення «Про оплату праці та преміювання працівників АТ «ІСС»включає наступні розділи:

Загальні положення;

Атестація працівників;

Посадові оклади працівників;

Додаткові види оплати праці;

Компенсаційні виплати;

Стимулюючі виплати. Винагороди;

Відповідальність роботодавця.

Крім основного Положення «Про оплату праці та преміювання працівників АТ «ІСС» в організації діють інші положення про преміювання:

Положення про преміювання за основні результати господарської діяльності;

Положення про преміювання за основні результати фінансово-господарської діяльності;

Положення про стимулювання за пошук додаткових (ініціативних) робіт;

Положення про преміювання за виконання особливо важливих робіт;

Положення про виплату винагород за сприяння створенню та використанню винаходів та раціоналізаторських пропозицій.

Положення «Про персональні дані працівників АТ «ІСС»є внутрішнім локальним нормативним актом Товариства, обов'язковим до виконання роботодавцем і всіма працівниками Товариства.

Положення визначає порядок отримання, обробки, зберігання, використання та захисту персональних даних працівників Товариства відповідно до чинного законодавства РФ.

Положення розроблено відповідно до Конституції РФ, Трудового кодексу РФ, Федерального закону «Про персональні дані» №152-ФЗ від 27.07.2006, розпорядженням Федерального космічного агентства №ВС-19 від 13.02.2007, іншими чинними нормативно-правовими актами Російської Федерації.

Положення «Про персональні дані працівників АТ «ІСС» включає такі розділи:

Загальні положення;

Терміни, визначення, що використовуються у положенні;

Поняття та склад персональних даних;

Збір, обробка та зберігання персональних даних працівника;

Доступ до персональних даних працівника;

Захист персональних даних працівника;

Права та обов'язки працівника в галузі захисту персональних даних;

Згода працівника на обробку персональних даних;

Відповідальність за порушення норм, що регулюють обробку та захист персональних даних працівника.

Положення доводиться до відома всіх працівників Товариства під розпис. У разі відмови чи ухилення працівника від ознайомлення з Положенням під розпис складається відповідний акт.

Посадова інструкція- локальний нормативний акт, що регламентує питання провадження діяльності конкретної посадової особи (категорії посадових осіб (працівників) - керівного складу, спеціалістів, технічних виконавців тощо) компанії та встановлює порядок застосування зазначеними особами (працівниками) у процесі здійснення своєї діяльності положень відповідних законодавчих та нормативних правових актів, а також локальних нормативних актів компанії.

Посадова інструкція містить:

Загальні положення;

Посадові обов'язки;

Відповідальність.

Кожного працівника при влаштуванні працювати знайомить з посадовою інструкцією під розпис начальник підрозділи.

Інструкція з охорони працівстановлює вимоги безпеки працівників.

Відповідно до статті 212 Трудового кодексу Російської Федерації обов'язки щодо забезпечення безпечних умов та охорони праці в АТ «ІСС» покладаються на роботодавця - генерального директора.

В АТ «ІДС» існує загальна інструкція з охорони праці, а також окремі інструкції з професій та видів робіт.

Основні розділи, які включає загальна інструкція з охорони праці:

Загальні правила охорони праці при прямуванні на роботу та з роботи;

Загальні правила охорони праці під час руху біля Товариства;

Загальні правила охорони праці під час руху всередині виробничих та адміністративних будівель;

Вимоги охорони праці після закінчення роботи;

Розслідування нещасних випадків з виробництва;

Розслідування професійних захворювань (отруєнь);

Відшкодування шкоди заподіяної життю та здоров'ю працівнику;

розслідування інших нещасних випадків;

Висновок.

Інструкції з охорони праці за професіями та видами робіт включають лише деякі розділи, призначені тільки для конкретних категорій працівників:

Загальні вимоги до охорони праці;

Вимоги охорони праці до роботи;

Вимоги охорони праці під час виконання робіт;

Вимоги щодо охорони праці в аварійних ситуаціях;

Вимоги охорони праці після закінчення роботи.

За порушення вимог законодавчих та інших нормативних актів про охорону праці працівники Товариства можуть бути притягнуті до дисциплінарної, а у відповідних випадках до матеріальної, цивільно-правової, адміністративної та кримінальної відповідальності у порядку, встановленому Законодавством РФ.

До розпорядчим документамз кадрів (персоналу) належать накази (розпорядження) керівника підприємства про:

Прийомі на роботу, переведення на іншу роботу та звільнення працівників;

Надання відпустки працівнику (працівникам);

Заохочення та стягнення;

Внесення змін до трудової книжки (зміна прізвища, зміна посади тощо).

Наказ- це документоване управлінське рішення нормативного характеру, яке видається директором компанії з метою регламентації дій його підлеглих, як правило, з двох і більше питань основної (повсякденної) діяльності.

Відділ роботи з персоналом АТ «ІСС» використовує такі форми наказів:

1) про прийом на роботу:

- № Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу";

- № Т-1а "Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу".

2) накази про переведення:

- № Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу";

- № Т-5а "Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу".

) накази про звільнення:

- № Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)»;

- № Т-8а «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)».

) накази про нагородження:

- № Т-11 «Наказ (розпорядження) про заохочення працівника»;

- № Т-11а "Наказ (розпорядження) про заохочення працівника".

) накази про надання відпустки:

- № Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові»;

- № Т-6а "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові".

Проекти наказів з кадрових питань АТ «ІСС» готує Управління по роботі з персоналом на підставі відповідних уявлень, візує начальник управління роботи з персоналом (начальник відділу роботи з персоналом).

Генеральний директор АТ «ІСС» підписує накази:

Про прийом працювати всіх категорій керівників;

Про переведення на іншу роботу та переміщення (від заступника керівника самостійного структурного підрозділу та вище);

Про припинення трудових договорів на підставах, передбачених ст.77 Трудового Кодексу (ТК) РФ, з керівниками (від заступника керівника самостійного структурного підрозділу та вище);

Про надання (відкликання, продовження, перенесення) щорічних оплачуваних відпусток, відпусток без збереження заробітної плати керівникам прямого підпорядкування ГД та ін.

Заступник генерального директора з управління персоналом АТ «ІСС» підписує накази:

Про прийом на роботу робітників та фахівців, а також студентів та учнів на період проходження всіх видів практик та дипломування;

Про переведення (переміщення) на іншу роботу, у тому числі тимчасовий переведення (переміщення) керівників, фахівців та робітників, а також студентів та учнів у період проходження всіх видів практик та дипломування;

Про переведення на іншу роботу відповідно до медичного висновку;

Про припинення трудових договорів на підставах, передбачених ст.77 ТК РФ з робітниками, фахівцями та керівниками, і навіть зі студентами та учнями після закінчення періоду проходження всіх видів практик і дипломування та інших.

До початку погодження проекти наказів мають бути подані до канцелярії Товариства для перевірки на відповідність вимогам інструкції з діловодства. Після проведення вищезгаданої перевірки, на проекті наказу фахівцями канцелярії Товариства робиться відмітка або проставляється відповідний штамп.

1.3 Кадрова служба АТ «ІСС»

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами.

Діловодство охоплює весь комплекс робіт зі створення та оформлення документів, їх виконання та контролю строків виконання, з обліку документів, формування справ із виконаних документів, зберігання та використання поточних справ, підготовки їх до здачі в архів.

В даний час термін «діловодство» найчастіше звучить як «документаційне забезпечення управління» (ДОП), виконується спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія чи секретаріат.

Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежить швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації загалом, і від рішення керівництва і самої служби ДОП. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.

Робота кадрової служби обов'язково документується. Складання, оформлення документів, робота з ними та зберігання регламентовані законодавчими та нормативно-правовими актами, виконання яких є обов'язковим для будь-якої кадрової служби незалежно від її розмірів. З іншого боку, кожному підприємстві розробляються локальні нормативні акти, які регламентують роботу кадрової служби цієї організації. Щорічно кадровою службою готується номенклатура справ, формування яких також визнається обов'язковим для працівників кадрової служби.

Нормативно-методична база - це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання та використання у поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та деякі інші аспекти.

Нормативно-методичну базу діловодства становлять:

) законодавчі акти Російської Федерації у сфері інформації та документації;

) укази та розпорядження Президента РФ, постанови Уряду РФ;

) нормативні правові акти федеральних органів виконавчої, які регламентують правові питання документаційного забезпечення управлінської діяльності;

) державні стандарти на документи;

) загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;

) уніфіковані системи документації;

) нормативно-правові акти, а також методичні документи з діловодства, що видаються керівництвом організацій та підприємств.

У нормативно-методичну основу діловодства входять також законодавчі акти суб'єктів РФ і правові акти, прийняті органами виконавчої суб'єктів РФ. Ці акти повинні враховуватися з організацією діловодства, передусім органами представницької і виконавчої влади суб'єктів РФ, і навіть організаціями та підприємствами, діючими з їхньої территории.

Насамперед працівники, відповідальні за діловодство з особового складу, повинні знати Трудовий кодекс Російської Федерації (надалі - ТК РФ). З статей ТК РФ для підприємства встановлюється єдиний порядок оформлення документів кадрової служби.

Трудовий кодекс РФ від 30 грудня 2001 р. № 197-ФЗ - основний законодавчий акт, заснований на загальновизнаних принципах та нормах міжнародного права та Конституції РФ, він регулює відносини у трудовій сфері.

Ведення кадрового діловодства дозволяє ефективно вирішити відразу кілька завдань:

Документально оформити трудові відносини, формалізувати кадрові процедури конкретного роботодавця;

Побудувати струнку систему управління персоналом, що відповідає стратегічним завданням керівництва;

Регламентувати взаємини працівника та роботодавця. Ведення кадрової документації дозволяє досягти певного «балансу» у взаєминах роботодавця та працівників шляхом чіткої регламентації їхніх прав та обов'язків (наприклад, посадові інструкції регламентують, чим конкретно має займатися кожен працівник, його коло прав, обов'язків, обсяг відповідальності);

Створити організаційно-правові основи трудової діяльності, як працівників, так роботодавця. З одного боку, кадрові документи підтримують інтереси роботодавця, а з іншого - направляють його для недопущення ігнорування вимог трудового законодавства. Наявність грамотно складених кадрових документів взаємовигідно обом сторонам трудового договору;

Вирішити трудові суперечки. Від якості оформлення кадрових документів залежить успіх позиції роботодавця у разі виникнення конфліктних ситуацій, особливо коли кадрова документація постає як один із письмових доказів у судовому розгляді з трудових спорів.

У процесі виникнення та встановлення трудових відносин у кадровій службі утворюється безліч документів під узагальнюючою назвою «кадрова документація». Весь комплекс цих документів можна систематизувати за різними ознаками.

Наприклад, за цільовою приналежністю виділяють дві великі групи кадрових документів:

Документи з обліку особового складу працівників, до яких належать накази про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, звільнення, особиста картка працівника та інші. Основна частина документів з особового складу увійшла до складу уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати, затверджених Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

Другу групу складають документи, пов'язані із здійсненням функцій з управління персоналом та організацією праці (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ, посадові інструкції, структура та штатна чисельність, штатний розпис). У «Загальноросійському класифікаторі управлінської документації» ОК 011-93, затвердженому Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 грудня 1993 № 299 (далі ОКУД) ці документи отримали назву «документація з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства».

Крім того, розробники вищезгаданого класифікатора застосовують і інший принцип систематизації кадрової документації, а саме за основними кадровими процедурами розрізняють такі види кадрових документів:

. Документація щодо прийому на роботу: заява про прийом на роботу; договір про призначення посаду; наказ про прийом на роботу; протокол загальних зборів трудового колективу прийому працювати.

. Документація з переведення на іншу роботу: заяву про переведення в іншу роботу; уявлення про переведення в іншу роботу; наказ про переведення в іншу роботу.

. Документація зі звільнення з роботи: заява про звільнення; наказ про звільнення; протокол загальних зборів трудового колективу звільнення.

. Документація з оформлення відпусток: графік відпусток; заяву про надання відпустки; наказ про надання відпустки.

. Документація з оформлення заохочень: уявлення про заохочення; наказ про заохочення; протокол загальних зборів трудового колективу про заохочення.

. Документація з оформлення дисциплінарних стягнень: доповідна записка про порушення трудової дисципліни; пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни; наказ про накладення дисциплінарного стягнення; протокол загальних зборів колективу про накладення дисциплінарного стягнення.

Виходячи з основних управлінських завдань, комплекс кадрових документів можна також представити у вигляді системи, що включає наступні, пов'язані єдністю походження і розрізняються за функціональним призначенням групи (підсистеми) документів:

Організаційно-правова документація:

правила внутрішнього трудового розпорядку;

Штатний розклад;

Положення про структурний підрозділ;

Графік відпусток;

Посадові інструкції.

Персональна документація:

Трудова книжка;

Особиста справа;

Особиста картка працівника.

Договірна документація:

Колективний договір (угода);

Трудовий договір.

Розпорядча документація (накази з особового складу).

Облікові форми (книги, журнали та ін.) кадрової документації;

Документація з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом.

Інформаційно-довідкова документація

Склад документів кадрової служби насправді значно ширший, він включає листування з іншими сторонніми організаціями, контролюючими організаціями, звітну, планову документацію, а також значний обсяг нормативної та нормативно-довідкової документації.

Нормативна та нормативно-довідкова документація регламентує однакову практику застосування норм права та є правовою основою діяльності кадрової служби.

У підсистемі управління персоналом, як і системі управління, всієї організацією, впроваджено і ведуться такі уніфіковані системи документації:

Планової (планові завдання з кадрових питань, заявки на молодих спеціалістів, наряди, планові розрахунки щодо чисельності, оплати праці тощо);

Первинної облікової (з обліку праці та заробітної плати);

Звітно-статистичної (за чисельністю, балансом робочого часу тощо);

із соціального забезпечення (за пенсіями, допомогами, пільгами тощо);

Організаційно-розпорядчою (акти, листи, доповідні записки тощо).

Кожен підрозділ служби управління персоналом розробляє, оформляє, виконує документацію, що відповідає його функціональному призначенню. Так, відділ кадрів обов'язково веде такі кадрові документи:

Особисті справи працівників організації, що включають особистий листок, анкету, автобіографію, копії документів про освіту, рекомендації тощо;

Особисті картки;

Трудові книжки, пенсійні відносини, трудові договори тощо.

Порядок роботи з цими документами регламентовано, як правило, галузевими та відомчими нормативно-методичними матеріалами.

У підрозділах управління персоналом складається низка документів відповідно до вищенаведеної класифікації: проекти наказів з кадрових питань (про прийом на роботу та звільнення, переведення, переміщення, про нагородження тощо), план (звіт) з підготовки та підвищення кваліфікації персоналу, довідки про стан трудової дисципліни, дані щодо плинності кадрів, графік відпусток, пропозиції щодо формування резерву кадрів на висування, план за чисельністю працівників з розподілом за підрозділами та категоріями, штатний розпис, табелі обліку робочого часу працівників, заявки на необхідну кількість фахівців та робітників, трудові договори, графіки проходження атестації працівників, направлення на працевлаштування спеціалістів та робітників тощо.

Більшість документації носить внутрішній в організацію характер. Порядок роботи з нею регулюється внутрішніми правилами та положеннями. Особлива увага приділяється контролю над виконанням кадрових документів, який здійснює або керівник системи управління персоналом, його секретар, або керівники підрозділів кадрової служби.

До облікових документів з кадрів (персоналу)відносяться:

Особиста картка;

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї;

Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них;

Графік відпусток;

Інші документи.

Особиста картка працівника- основний документ системи обліку особового складу, оформляється усім працівників підприємства, прийнятих працювати за умов трудового договору незалежно від цього, чи є це місце роботи основним чи працівник прийнято за сумісництвом, прийнято він у постійну, тимчасову чи сезонну работу. Вона ведеться усім підприємствах незалежно від форм власності протягом усього періоду праці працівника у цій організації і закривається лише за звільненні.

В ОА «ІДС» співробітник відділу роботи з персоналом заповнює особисту картку форми Т-2. Зберігаються картки форми Т-2 в окремій кімнаті відділу, що замикається, з роботи з персоналом.

Особисті картки форми Т-2 заповнюються співробітників, прийнятих працювати, виходячи з наказу прийому. Для цього використовуються відомості з документів, які пред'являються працівником (відповідно до ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудової книжки, страхового свідоцтва державного пенсійного страхування, документів військового обліку (для військовозобов'язаних), документа про освіту, а також додаткової інформації, яку повідомляє про себе працівник.

Крім того, потрібні такі відомості, які не можна отримати з документів. Контактний телефон, склад сім'ї, дати народження родичів, рівень володіння іноземними мовами – цю інформацію співробітник має повідомити про себе сам. Тому необхідно, щоб працівник був присутній під час оформлення особистої картки (а не сам заповнював її). Особиста картка форми Т-2 є документом суворої звітності, і відповідальність за її правильне оформлення несе працівник кадрової служби.

Особиста картка форми Т-2 співробітника виготовляється у кількості 1 екземпляра. Зберігається цей документ протягом 75 років, окремо від особових справ.

Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неїу АТ «ІСС» веде бухгалтерія. У ній реєструються всі операції отримання та витрачання бланків трудової книжки та вкладиша до неї.

Книгу обліку руху трудових книжок та вкладок у ниху АТ «ІСС» веде співробітник відділу роботи з персоналом. У цій книзі реєструють усі трудові книжки співробітників, які працюють у Товаристві. Вартість бланка трудової книжки та вкладиша до неї оплачується працівником.

Бланки трудових книжок видаються відповідальним за ведення трудових книжок особам лише за заявками. Відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок та вкладишів до них несе спеціально уповноважена особа, яку призначає наказ роботодавця. Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок (співробітник кадрової служби), зобов'язана подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків та суми, отримані за трудові книжки. При цьому підзвітна особа має додати прибутковий ордер каси організації.

Форми прибутково-видаткової книги з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї, і навіть книжки обліку руху трудових книжок і вкладишів наведено відповідно до Додатку № 2 і Додатку № 3 до Постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69.

Усі сторінки книги поділяються на необхідні графи, нумеруються, реєстраційна форма зшивається (прошнуровується), засвідчується підписом (начальника відділу кадрів, заступника керівника підприємства з персоналу, керівника підприємства) та скріплюється печаткою. Книга обліку руху трудових книжок засвідчується лише підписом керівника підприємства.

Графік відпусток- Документ, що визначає черговість надання відпусток працівникам.

У АТ «ІСС» відпустки надаються відповідно до графіків відпусток самостійних структурних підрозділів Товариства. Графік відпусток щорічно затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного профспілкового органу Товариства не пізніше ніж за два тижні до календарного року. У ньому відображаються відомості про час розподілу оплачуваних відпусток працівників на календарний рік.

Графік відпусток обов'язковий як роботодавця, так працівника (ч.2 ст. 123 ТК РФ).

Для відображення відомостей про розподіл щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів застосовується уніфікована форма № Т-7 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1).

Графік відпусток у самостійних структурних підрозділах Товариства складається з допомогою програми АСУ ФЕЗ.

Відповідно до положення «Про відпустки працівників АТ «ІСС» у строк до 15 листопада кожного року готові графіки відпусток передаються самостійними структурними підрозділами до відділу роботи з персоналом у кількості двох примірників. Графік відпусток узгоджується начальником відділу роботи з персоналом не пізніше 14 грудня кожного року, і перший екземпляр документа зберігається у відділі роботи з персоналом. Другий екземпляр погодженого графіка відпусток повертається до самостійного структурного підрозділу.

Якщо графік відпусток запланована конкретна календарна дата відпустки, то пізніше, як по два тижні на початок відпустки роботодавець повинен повідомити звідси працівника під підпис (ч.3 ст.123 ТК РФ). Якщо у графіку відпусток не вказано конкретної дати початку відпустки, то не пізніше, ніж за п'ятнадцять днів до її початку працівник має право написати заяву про надання йому відпустки у встановленому графіком відпусток місяці на ім'я безпосереднього керівника самостійного структурного підрозділу із зазначенням конкретної дати початку відпустки.

У разі зміни (перенесення) періоду щорічної оплачуваної відпустки (окремих її частин) з ініціативи працівника або у зв'язку з виробничою необхідністю, а також у разі відкликання працівника із щорічної оплачуваної відпустки, зазначені зміни підлягають внесенню до затвердженого графіка відпусток.

Керівник самостійного структурного підрозділу несе дисциплінарну відповідальність за своєчасність та правильність складання графіка відпусток, його дотримання, а також за внесення до нього відповідних змін у випадках.

До інформаційно-довідковим документам у кадровій роботівідносяться:

Довідки;

Доповідні, службові записки;

Пояснювальні записки та ін.

Ці документи призначені або передачі інформації від одного адресата іншому, або фіксації будь-яких відомостей. На основі резолюції керівника такі документи можуть бути підставою для прийняття окремих рішень або підготовки розпорядчих документів.

Інформаційно-довідкові документи в АТ «ІСС» видають з питань, передбачених Статутом підприємства та положеннями про його структурні підрозділи.

Акт - документ, який складається кількома особами та підтверджує встановлені ними факти чи події.

Акти відрізняються різноманітністю за своїм призначенням та змістом:

Здачі-приймання (робіт, матеріальних цінностей, документів);

обстеження (стану техніки безпеки, протипожежної безпеки, умов праці, результатів діяльності);

виділення до знищення (матеріальних цінностей, документів);

передачі (документів);

Порушення встановлених правил;

Розслідування аварій, нещасних випадків тощо.

Акти складаються колегіально (щонайменше двох укладачів). Нерідко акти складаються комісіями, що спеціально створюються, склад яких затверджується розпорядчим документом керівника організації. Акт вважається прийнятим та набирає чинності після його підписання всіма членами комісії або всіма особами, які брали участь у його складанні.

Особа, незгодна зі змістом акта, зобов'язана підписати його із застереженням про свою незгоду. Особливу думку члена комісії слід оформлювати на окремому аркуші та додавати до акту.

Управління роботи з персоналом АТ «ІСС» оформляє акти на бланку Товариства з логотипом підприємства, які містять обов'язкові реквізити:

Цех (відділ), що становить акт;

Місце складання;

Заголовок (зміст);

Підписи.

Зазвичай відділом роботи з персоналом з АТ «ІСС» залишаються акти з питань пов'язаних з дисципліною, такі як:

Акт про відмову з ознайомлення з наказом;

Акт про відмову ознайомлення з наказом та отримання примірника акта;

Акт про відмову надати письмове пояснення щодо факту відсутності на робочому місці;

Акт проведення службового розслідування щодо втрати документа режимного характеру - службового пропуску (пластикової карти) для проходу територію Товариства.

У довідкахописуються чи підтверджуються різні факти та події. Зазвичай довідки бувають двох видів:

· Підтверджують ті чи інші юридичні факти та які видаються заінтересованим особам.

Довідки можуть бути внутрішніми та зовнішніми. Внутрішню довідку підписує виконавець, а довідки, що складаються на запити зовнішніх організацій, підписує керівник підприємства.

Відповідно до ст. 62 Трудового кодексу РФ адміністрація повинна видати працівникові на його прохання довідку про роботу в цій організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи та розміру заробітної плати.

Управління роботи з персоналом АТ «ІСС» найчастіше видає саме ці довідки. Оформляється довідка на аркуші формату А4.

Обов'язкові реквізити довідки:

Найменування організації (для внутрішньої - найменування структурного підрозділу);

Найменування виду документа;

Дата та реєстраційний номер;

Місце складання (для зовнішньої довідки);

Адресат;

Заголовок (зміст);

Підпис;

Доповідна записка- документ, адресований керівнику вищестоящої організації, керівнику підрозділу чи організації та викладає будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача.

Службова записка- записка про виконання будь-якої роботи, яка надсилається посадовою особою іншій посадовій особі.

Службова записка є різновидом доповідної записки.

Доповідні та службові записки АТ «ІСС» друкують на встановлених формах бланків з логотипом підприємства та реквізитами підприємства.

При оформленні записки на двох і більше сторінках друга й наступні сторінки нумерують у середині верхнього поля аркуша.

Текст доповідної чи службової записки, як правило, має стосуватися одного питання або кількох питань, якщо вони взаємопов'язані та розглядатимуться в одному структурному підрозділі організації-адресату.

Пояснювальна записка - Документ, що складається для пояснення окремих положень виконаної роботи (проекту, розробки, звіту).

Пояснювальні записки бувають двох видів:

У записках першого виду пояснюють зміст окремих положень основного документа;

У записках другого виду працівники підприємства пишуть про причини своїх вчинків чи коментують якісь події.

Пояснювальні записки оформляються аналогічно доповідним запискам (тільки не містять висновків та пропозицій) та підписуються укладачем із зазначенням посади та розшифрування підпису.

Оскільки АТ «ІСС» є режимним підприємством, де застосовується система автоматизованого обліку робочого дня, то найчастішою причиною, через яку управлінням роботи з персоналом АТ «ІСС пишеться доповідна записка - здійснення дисциплінарного проступку.

Певних правил написання пояснювальної записки не існує, працівник може писати її від руки або надрукувати на комп'ютері в довільній формі. Він повинен вказати факт, що послужив приводом для написання доповідної записки та причини, які б змогли пояснити цю ситуацію.

Управління роботи з персоналом АТ «ІСС» грає значної ролі для підприємства, т.к. йому доводиться створювати безліч різноманітних документів, необхідні організації роботи Товариства.

Таким чином, можна дійти невтішного висновку, що вся документація, яку розробляє і використовує служба кадрів, варто назвати нормативно-методичним забезпеченням системи управління персоналом.

Нормативно-методичне забезпечення створює умови для ефективного процесу підготовки, ухвалення та реалізації рішень з питань управління персоналом. Воно полягає у організації розробки та застосування методичних документів, і навіть веденні нормативного господарства у системі управління персоналом.

Відповідальність забезпечення системи управління персоналом нормативно-методичними документами несуть відповідні підрозділи апарату управління організації (відділ стандартизації, відділ організації управління, юридичний відділ).

За підсумками типових документів з урахуванням особливостей організації працівники служби управління персоналом розробляють документи для внутрішнього користування. Так, важливим організаційно-розпорядчим документом є правила внутрішнього трудового розпорядку, що регулюють трудовий розпорядок у створенні. Відповідно до Трудового кодексу РФ трудящий зобов'язаний виконувати покладену нею роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку.

Найважливішим організаційним документом є колективний договір, який розробляється з участю підрозділів служби управління персоналом (відділу кадрів, відділу організації праці та зарплати, юридичного відділу).

Колективний договір- це угода, укладена трудовим колективом з адміністрацією щодо врегулювання їхніх взаємин у процесі виробничо-господарської діяльності терміном від одного до трьох років.

Порядок та умови укладання колективного договору визначаються Законом РФ «Про колективні договори та угоди» від 11.03.92 № 2490-1 у редакції Федерального закону від 24.12.95 № 176-ФЗ. Ч. II Редакція Москва Закони та Кодекси Російської Федерації 2011-2014, ТК РФ, Глава 7 Ст. 49, ст. 50 Ст. 51.

До документів організаційно-методичного та методичного характеру відносяться такі, що регламентують виконання функцій з управління персоналом. Сюди входять: положення щодо формування кадрового резерву в організації; положення щодо організації адаптації працівників; рекомендації щодо організації підбору та відбору персоналу; положення щодо врегулювання взаємовідносин у колективі; становище з оплати праці; інструкція щодо дотримання правил техніки безпеки та ін. Розробку цих документів здійснюють працівники відповідних ланок системи управління персоналом.

p align="justify"> Для розробки цих та інших документів, а також для виконання ряду функцій з управління персоналом використовується такий нормативний документ, як Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений Мінпраці РФ в 1998 р. (у новій редакції від 2007 р.). Покликаний регламентувати організацію праці цих категорій працівників, забезпечувати раціональний добір, розміщення та використання кадрів, встановлювати оплату праці працівникам залежно від рівня їхньої кваліфікації. Довідник включає кваліфікаційні характеристики посад, кожна з яких має такі розділи:

Посадові обов'язки;

Повинен знати;

Вимоги до кваліфікації

Для характеристики робочих посад, тарифікації робіт, присвоєння кваліфікаційних розрядів робітникам, складання програм підготовки та підвищення кваліфікації робітникам використовується такий нормативний документ, як Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників (ЕТКС). Тарифно-кваліфікаційні характеристики професій робітників даються за розрядами та складаються з розділів:

- «Характеристика робіт» - перелік трудових навичок, якими повинен мати робітник для отримання відповідного виконуваного роботи розряду;

- «Повинен вміти» - мінімум спеціальних знань та навичок, потрібних для роботи з даного розряду;

- «Приклади роботи» - перелік найбільш типових для даної професії та даного тарифного розряду робіт.

Висновок: таким чином ДОП перебуває під регулюванням законодавчих нормативних актів, що встановлюють загальні вимоги до документування діяльності організації, а також роботи з цими документами, коректності їх ведення та заповнення. Враховуючи ведення особистої справи кожного співробітника із внесенням відміток у особисту справу та трудову книжку.

Складання Наказів та розпорядчих документів суворо відповідно до стандартизованих форм (наприклад, форм Т та ін.) та положень діловодства та кадрового управління, обумовлених у законодавстві та враховуючи внутрішню розпорядчу документацію підприємства.

АТ «ІСС» є режимним підприємством, де застосовується система автоматизованого обліку робочого дня, з урахуванням принципів систематизації кадрової документації за основними кадровими процедурами.

ГЛАВА 2. АНАЛІЗ ОСОБЛИВОСТЕЙ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОУ СЛУЖБИ КАДРІВ АТ «ІДС»

На підприємстві діють положення та пункти згідно із Законом РФ «Про державну таємницю» від 21.07.1993 (ред. від 21.12.2013 р.) та Федеральний Закон «Про комерційну таємницю» від 29.07.2004 №98-ФЗ, (ред. від 12.03 .2014).

Питання використання інформації, що належить до державної таємниці, та іншої конфіденційної інформації визначає Закон РФ від 21 липня 1993 р. N 5485-I «Про державну таємницю» (08.11.2011 р.).

Закон визначає перелік відомостей, що становлять державну таємницю, та встановлює повноваження державних органів та посадових осіб, покликаних забезпечувати збереження та захист державної таємниці. Законодавство Російської Федерації регулює інші сфери діяльності, тісно пов'язані з документаційним забезпеченням.

Правові акти, прийняті Президентом РФ та Урядом РФ, розвивають положення, зафіксовані у законодавчих актах з питань інформації та документації.

Ряд указів Президента РФ спрямовані на забезпечення захисту інформації:

Указ Президента РФ від 24 січня 1998 р. № 61 «Про перелік відомостей, віднесених до державної таємниці»,

Указ Президента РФ від 6 березня 1997 р. № 188 «Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру» (зі зм. І доп. Від 23 вересня 2005 р.),

Постанова Уряди РФ від 4 вересня 1995 р. № 870 «Про затвердження Правил віднесення відомостей, що становлять державну таємницю, до різних відомостей секретності».

Постанова Уряду РФ від 17.10.2009р. № 822 ч.III «Особливості стандартизації оборонної продукції (робіт, послуг), що використовується з метою захисту відомостей, що становлять державну таємницю…», у тому числі указзний у п. 27 Державною корпорацією про атомну енергетику «Росатом».

Укази Президента РФ та постанови Уряду РФ регулюють питання підготовки, видання, державної реєстрації речових та введення в дію нормативних правових актів, що видаються органами державного управління. Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації затверджено постановою Уряду РФ від 13 серпня 1997 р. N 1009 (ред. 11.12.2014 р.)

Положення «Про затвердження Адміністративного регламенту виконання Федеральною службою з оборонного замовлення (Рособоронзамовлення) державної функції з розгляду скарг на дії (бездіяльності) державних замовників, уповноважених органів, спеціалізованих організацій, операторів електронних майданчиків, конкурсних, аукціонних або котирувальних комісій при розміщенні замовлень на постачання товарів , виконання робіт, надання послуг для федеральних державних потреб, які не належать до державного оборонного замовлення та відомості про які становлять державну таємницю» наказ від 12. 03.2013 № 27

Федеральний Закон «Про комерційну таємницю» від 29.07.2004 №98-ФЗ, (ред. від 12.03.2014) регулює відносини, пов'язані із встановленням, зміною та припиненням режиму комерційної таємниці щодо інформації, яка має дійсну чи потенційну комерційну цінність в силу невідомості її третім особам частина 1 у ред. Федерального закону<#"876221.files/image001.gif">

ДОДАТОК 2

Структурна схема управління роботи з персоналом АТ «ІСС»

ДОДАТОК 3

ІНСТРУКЦІЯ (ПРОЕКТ)

з кадрового діловодства в

АТ «ІДС» імені академіка М.Ф. Решетньова

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1 Ця Інструкція з кадрового діловодства (далі - Інструкція) встановлює єдині правила кадрового діловодства в акціонерному товаристві «Інформаційні супутникові системи» імені академіка М.Ф. Решетнева (далі - Суспільство) та спрямована на вдосконалення кадрової роботи у Товаристві.

2 Інструкція розроблена відповідно до чинного законодавства Російської Федерації.

3 Відповідальність за організацію кадрового діловодства, дотримання встановлених правил та порядку роботи з кадровими документами у Товаристві покладається на відділ роботи з персоналом. Відділ роботи з персоналом є самостійним структурним підрозділом і підпорядковується заступнику генерального директора з управління персоналом.

4 Відповідальними за ведення кадрового діловодства є керівники структурних підрозділів відділу роботи з персоналом.

5 Відповідальні за ведення кадрового діловодства несуть персональну відповідальність за виконання вимог Інструкції, збереження службових документів, що знаходяться у них. Про їхню втрату негайно доповідають керівнику структурного підрозділу та повідомляють заступнику генерального директора з управління персоналом.

6 Права, обов'язки відповідального за ведення кадрового діловодства у Товаристві визначаються посадовими інструкціями.

СКЛАД КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1 Діяльність підприємства забезпечує система взаємозалежних управлінських документів, що становлять його документаційну базу.

Відповідно до чинного законодавства у Товаристві створюються такі кадрові документи:

Інструкції;

Трудові договори;

Посадові інструкції;

Документи з особового складу;

Та інші.

2.2 Кадрові документи повинні бути гранично короткими та ясними за змістом, всебічно обґрунтованими, які не допускають різних тлумачень.

3 Відповідальність за якість підготовки документів і достовірність відомостей, що містяться в них, покладається на осіб, які підготували, завізували та підписали такі документи.

4 Бланки організаційно-розпорядчих кадрових документів.

На підприємстві запроваджено такі бланки:

Наказ генерального конструктора та генерального директора;

Загальний бланк;

Розпорядження.

Склад видів бланків, що застосовуються на підприємстві, затверджується генеральним конструктором та генеральним директором.

ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ

1 Під час підготовки кадрових документів відповідальні ведення кадрового діловодства зобов'язані дотримуватися правил оформлення реквізитів, викладені нижче.

2 Заголовок до тексту документа.

Заголовок тексту документа має бути коротким і точно передавати зміст тексту. Заголовок складається особою, яка готувала проект документа.

3 Дата документа.

Дата підписання чи події, зафіксованої у документі (розпорядчі документи, листи, акт),

Дата затвердження (для документа, що затверджується: інструкція, положення).

Усі відмітки на документі, пов'язані з його походженням та виконанням, мають датуватися та підписуватись.

4 Узгодження документа.

Погодження документа оформлюють візою на документі або грифом погодження.

Візування проекту документа проводять за необхідності оцінки обґрунтованості документа, відповідності його чинному законодавству та правовим актам.

Кадровий документ обов'язково узгоджується з головним бухгалтером, начальником економічного відділу та начальником юридичного відділу.

Візи включають особистий підпис і посаду візуючого документа, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) та дату.

5 Підпис документа.

Кадрові документи підписує генеральний конструктор та генеральний директор або за його письмовим розпорядженням його заступники.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписала документ (при використанні посадового бланка найменування посади не вказується), особистий підпис та його розшифрування (ініціали, прізвище).

6 Затвердження документа.

На документах, що підлягають затвердженню, гриф затвердження проставляють у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

При необхідності додаткових розпоряджень і роз'яснень документ може бути затверджений наказом генерального конструктора та генерального директора.

7 Використання печаток та штампів

Для посвідчення справжності кадрових документів чи відповідності копій кадрових документів для підприємства використовуються фірмові друку Товариства.

Особливості оформлення документів за окремими кадровими процедурами

1 Накази з особового складу

1.2 Накази з особового складу є первинними обліковими документами, що фіксують факт прийому, переведення чи звільнення працівника, та підставою для нарахування йому заробітної плати та інших виплат.

1.3 Оформлення наказів з особового складу (про зміну прізвища, про заміщення тощо) здійснюється відділом роботи з персоналом.

1.4 Накази з особового складу видаються в одному примірнику. Видача оригіналів наказів з особового складу забороняється. На вимогу працівника або структурного підрозділу, для виконання завдань, що стоять перед ним, кадровою службою видаються завірені належним чином копії або виписки з наказів.

Копії або витяги з наказів за особовим складом у встановлених випадках передаються кадровою службою до бухгалтерії.

1.5 Наказ оформляється на бланку уніфікованої форми чи бланку Товариства.

1.6 Наказ підписується генеральним директором та генеральним конструктором Товариства або особою, яка виконує його обов'язки.

2.1 Акт - документ, складений кількома посадовими особами і підтверджує факти, події (акт прийому - передачі трудової книжки), які у Товаристві.

2.2 Акт оформляється на загальному бланку Товариства.

2.3 Акт підписується членами комісії з актування.

3 Ділове листування

3.1 Ділова листування - невід'ємний засіб зв'язку із зовнішніми організаціями.

4 Посадова інструкція

4.1 Посадова інструкція - нормативний документ, у якому визначено функції, правничий та обов'язки працівника Товариства.

4.2 На підставі посадової інструкції розробляється трудовий договір із працівником.

o 4.4.3 Посадова інструкція повинна містити такі розділи:

Загальні положення;

Кваліфікаційні вимоги;

Посадові обов'язки;

Відповідальність.

5 Документи щодо встановлення трудових відносин

5.1 Прийом працювати у Товариство проводиться виходячи з трудового договору, укладеного між працівником і Товариством. Трудовий договір складається у двох примірниках, кожен із яких підписується сторонами. Один екземпляр трудового договору зберігається у відділі роботи з персоналом Товариства, інший передається працівнику.

Трудовий договір може бути укладений:

На невизначений термін;

На певний термін щонайменше рік.

Внесення змін та доповнень до трудового договору, у тому числі при переведенні на іншу роботу, здійснюється сторонами трудового договору шляхом укладання додаткової угоди до трудового договору.

Додаткова угода до трудового договору укладається між його сторонами у письмовій формі, не менш ніж у двох примірниках.

5.2 Підставами прийому працювати у Товариство (укладання трудового договору) є заяву кандидата прийому його працювати.

Заява про прийом на роботу пишеться кандидатом власноруч відповідно до бланку Товариства

5.3 Особистий листок з обліку кадрів є документом, що містить відомості анкетно-біографічного характеру працівника.

Особистий листок з обліку кадрів заповнюється працівником власноруч без помарок та виправлень в одному примірнику. Відповіді питання даються відповідно до даними, які у особистих документах вступника працювати.

5.4 Не пізніше одного робочого дня після укладання трудового договору роботодавець зобов'язаний на підставі трудового договору видати наказ про прийом працівника на роботу, який у строк не більше ніж 3 календарні дні доводиться до відома працівника під розпис.

Наказ про прийом на роботу оформляється відповідно до уніфікованої форми № Т-1.

Оригінал наказу про прийом на роботу залишається на зберіганні у відділі управління персоналом, копія передається до бухгалтерії для оформлення особового рахунку та нарахування заробітної плати.

Уніфікована форма наказу № Т-1 є підставою для заповнення облікової форми «Особиста картка Т-2», внесення до трудової книжки позначки про прийом на роботу або її видачі (для вступників на роботу вперше).

5.5 Особиста картка Т-2 є основним обліковим документом, складається кожного працівника, прийнятого працювати, і є основою обліку складу та аналізу руху персоналу.

Особиста картка Т-2 заповнюється виходячи з опитування новоприйнятого працівника та особистих документів, наданих працівником.

Усі наступні зміни даних про працівника (про освіту, про зміну місця проживання та ін.) відповідальним працівником служби з управління персоналом відображаються в особистій картці Т-2.

Після заповнення особистої картки Т-2 знову прийнятий працівник підписує особисту картку Т-2 та проставляє дату заповнення.

5.6 На підставі заповненої особистої картки Т-2 відповідальний працівник кадрової служби робить запис у трудовій книжці працівника (за її наявності) відповідно до вимог, встановлених актом уповноваженого державного органу з праці.

5.7 Наказ про переміщення, переказ оформляється уніфікованою формою № Т-5.

Форма Т-5 призначена для документування переведення на іншу роботу.

Підставою для видання наказу є заява про переведення на іншу роботу, яка містить такі реквізити: адресат (керівник організації із зазначенням його посади, ініціалів та прізвища), автор (посада, структурний підрозділ, ініціали та прізвище), назва виду документа (заява), текст, підпис та дата. У тексті викладається прохання працівника перевести його на іншу посаду та (або) в інший структурний підрозділ. На заяві проставляються візи керівників структурних підрозділів Товариства - за колишнім та новим місцем роботи та резолюція керівника Товариства.

Наказ про переведення оголошується працівнику Товариства під розписку. Оригінал наказу залишається на зберігання у відділі кадрів Товариства, копія передається до бухгалтерії.

5.8 Звільнення працівника Товариства, тобто. припинення трудового договору, що документують формою № Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору з працівником».

5.9 Заява про звільнення є письмовою формою попередження роботодавця про розірвання трудового договору з ініціативи працівника. Заява пишеться від руки, адресується керівнику, у тексті викладається прохання працівника про звільнення, причина та дата звільнення. У документі обов'язково має бути дата подання заяви. Заява міститься в особисту справу разом із копією наказу про звільнення.

Дата звільнення є необхідним реквізитом наказу, оскільки відповідно до Трудового кодексу РФ днем ​​звільнення працівника завжди є останній день його роботи (ст.77 ТК РФ).

Проект наказу про звільнення візують начальник відділу роботи з персоналом Товариства, керівник структурного підрозділу, з якого звільняється працівник, юрист, якщо звільнення провадиться з ініціативи роботодавця, наказ підписує генеральний директор та генеральний конструктор Товариства або особа, ним уповноважена. Перший екземпляр наказу (розпорядження) залишається в Управлінні, другий передається до бухгалтерії для розрахунку з працівником.

5.10 Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові оформляється уніфікованою формою № Т-6.

Підставою для видання наказу про надання відпустки є заява працівника та графік відпусток.

5.11 Черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, який затверджується генеральним директором та генеральним конструктором Товариства або особою, ним уповноваженою, не пізніше ніж за 2 тижні до настання календарного року.

Графік відпусток складається працівниками відділу роботи з персоналом Товариства, візується керівниками структурних підрозділів та затверджується генеральним директором та генеральним конструктором Товариства або особою, ним уповноваженою.

При перенесенні строку відпустки на інший час за згодою працівника та керівника структурного підрозділу до графіка відпусток вносяться відповідні зміни.

Про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за 2 тижні до його початку.

5.12 Наказ (розпорядження) про заохочення працівника Товариства оформляється уніфікованою формою Т-11.

Оригінальний наказ залишається на зберігання у відділі роботи з персоналом Товариства, на його підставі відомості про заохочення заносяться до трудової книжки, Особисту картку форми № Т-2 працівника Товариства.

5.13 Наказ про накладення дисциплінарного стягнення складається у текстовій формі на бланку наказів на підставі резолюції генерального директора та генерального конструктора Товариства або особи, ним уповноваженої, пояснювальної та доповідної записок

Наказ про накладення дисциплінарного стягнення із зазначенням мотивів його видання оголошується (повідомляється) працівникові, підданому стягненню, під розписку протягом трьох робочих днів із дня його видання. У разі відмови працівника підписати наказ складається відповідний акт.

Перший екземпляр наказу залишається на зберігання у відділі роботи з персоналом у справі наказів.

5.14 До застосування стягнення має бути потрібне від працівника Товариства пояснення у письмовій формі. У разі відмови працівника дати таке пояснення складається відповідний акт. У пояснювальній записці пояснюються причини події - порушення трудової дисципліни, невиконання будь-якого завдання та ін. Пояснювальна записка пишеться власноруч, в одному примірнику.

5.15 Доповідна записка про порушення трудової дисципліни складається керівником структурного підрозділу Товариства на підставі пояснювальної записки працівника Товариства. Резолюція пишеться на доповідній записці та має містити рішення про вид дисциплінарного стягнення.

6 Документи з обліку кадрів

6.1 Трудова книжка працівника - основний документ про трудову діяльність та трудовий стаж працівника. Трудові книжки ведуться у порядку, передбаченому «Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців», затвердженими постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. N 225 (зі змінами від 6 лютого 2004 р.)

6.2 Особиста справа - сукупність документів, що містять повні відомості про працівника та його трудову діяльність. Особисті відносини ведуться з метою концентрації всієї інформації про одного працівника в окремому комплексі (досьє).

Особисті справи ведуться на керівних працівників, спеціалістів, матеріально відповідальних осіб.

Особиста справа оформляється після видання наказу про прийом на роботу, формується протягом усього строку роботи працівника та доповнюється документами, що характеризують трудову діяльність.

Документи в особовій справі працівника розміщуються у хронологічному порядку (за датою їх видання чи складання).

Особисті справи працівників зберігаються 75 років, керівників організації – постійно.

Особисті справи зберігаються у відділі роботи з персоналом. як документи суворої звітності. Відповідальність за зберігання особових справ доручається відповідального за ведення кадрового діловодства працівника відділу роботи з персоналом.

6.3 При припинення трудового договору роботодавець зобов'язаний видати працівникові в день звільнення (останній день роботи) трудову книжку та за письмовою заявою працівника копії документів, пов'язаних із роботою (ст.62 ТК РФ). Заява складається працівником у письмовій довільній формі, з точним позначенням конкретних видів документів, копії яких бажає отримати працівник, та обґрунтуванням відповідної вимоги посиланням на ст.62 ТК РФ, і подається не пізніше ніж за три дні до дати звільнення.

6.4 Трудовий кодекс РФ додатково передбачає обов'язок роботодавця видати працівнику: належно засвідчену копію наказу (розпорядження) про прийом на роботу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудову книжку та інші документи, пов'язані з роботою, за розірвання трудового договору з ініціативи працівника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копії будь-яких записів, містять персональні дані працівника, крім випадків, передбачених федеральними законами (ст.89 ТК РФ).

Роботодавець зобов'язаний видати працівникові на його вимогу копії пов'язаних із роботою документів протягом трьох днів з дня подання відповідної заяви без вимоги із працівника плати.

6.5 Посвідчення копій, пов'язаних з роботою, може здійснюватися, залежно від виду того чи іншого документа, кадровою службою або бухгалтерією Товариства.

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

1 Вся кореспонденція, що надходить до Управління Товариства, реєструється в журналі вхідних документів.

2 Документи, підписані керівником Товариства з кадрових питань та призначені для відправлення в сторонні організації, передаються до Загального відділу Товариства, де проводиться їх реєстрація в журналі вихідних документів, підготовка до надсилання та надсилання.

Копії кадрової кореспонденції, що відправляється, з візами підшиваються у справи відділу по роботі з персоналом Товариства.

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

1 Основою побудови пошукових систем є реєстрація документів – запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення чи отримання.

2 Реєстрації підлягають усі кадрові документи, які потребують обліку, виконання та використання у довідкових цілях.

3 Кадрові документи реєструють один раз: вступники – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження.

4 Реєстрацію кадрових документів здійснюють централізовано. При цьому всі операції з реєстрації кадрових документів здійснює відділ роботи з персоналом.

Реєстрацію кадрових документів роблять у межах груп, залежно від виду документа.

5 Кадрові документи реєструють як у традиційний спосіб - картка, журнал; і в електронному вигляді.

6 Реєстраційний номер документа складається з порядкового номера, який може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ. Складові частини реєстраційного номера відокремлюють один від одного тире або косою межею.

КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

1 Виконання документів здійснюється відповідно до термінів, встановлених законодавством РФ. Терміни виконання документів, не передбачені законодавством РФ, виконуються відповідно до термінів, встановлених внутрішніми документами Товариства.

Терміни виконання обчислюються у календарних днях від дати підписання чи затвердження документа. Термін виконання документа може бути змінено лише особою, яка його встановила.

2 Виконання документа проводиться у такому порядку:

Збір та обробка необхідної інформації;

Підготовка проекту та оформлення документа;

Погодження та передача документа на підпис генерального директора та генерального конструктора Товариства;

Ознайомлення із документом працівників Товариства.

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБЕРТІВ У ДІЛОВИРОБНИЦТВІ

1 Організація документів у кадровому діловодстві є сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, систематизацію документів, формування та оформлення справ у кадровому діловодстві та їх передачу до архіву Товариства відповідно до вимог, встановлених державними стандартами на документи, а також методичними документами з архівної справи.

Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у кадровому діловодстві, є складання номенклатури справ та формування справ.

2 Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, які заводять у Товаристві, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура справ призначена для організації угруповання виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення строків їх зберігання та є основою для складання описів справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання .

3 Угруповання виконаних документів у справи здійснюється відповідно до номенклатури справ.

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:

Поміщати у справу лише виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою;

Поміщати разом усі документи, які стосуються вирішення одного питання;

Групувати у справу документи одного календарного року, за винятком справ, що переходять;

Окремо групувати у справі документи постійного зберігання та тимчасові терміни зберігання. У справу не повинні поміщатися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки.

4 З моменту закладу та до передачі до архіву Товариства справи зберігаються за місцем їх формування.

Видача справ іншим підрозділам чи стороннім організаціям провадиться з дозволу керівництва. На видану справу заводиться картка – замінник справи. Стороннім організаціям справи видаються за актами.

Вилучення документів зі справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках та провадиться з дозволу керівника товариства з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа та акта про причини видачі оригіналу.

ПЕРЕДАЧА СПРАВ НА АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ

1 Для визначення цінності кадрових документів з метою відбору їх на зберігання до архіву Товариства та встановлення термінів зберігання проводиться експертиза цінності документів.

Відбір кадрових документів для постійного зберігання проводиться на підставі переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання та номенклатури справ Товариства шляхом перегляду справ.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового зберігання та за особовим складом, а також акти про виділення справ до знищення.

2 На завершені справи постійного, тимчасового зберігання та за особовим складом Товариства, що пройшли експертизу цінності, оформлені відповідно до цих вимог, щороку складаються описи.

При складанні опису справ дотримуються такі вимоги:

Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

Графи опису заповнюються у точній відповідності до тих відомостей, які винесені на обкладинку справи.

Описи справ складаються за встановленою формою у трьох примірниках.

3 Документи, що утворилися в діяльності кадрової служби Товариства, що мають історичне, соціальне, економічне значення, незалежно від часу походження, місця зберігання, техніки та способу закріплення інформації, підлягають передачі на зберігання до Державного Архіву.

Передача справ провадиться за описами.

1. Загальні засади 1.1. Документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства. 1.2. Документаційне забезпечення управління в організаціях, установах та на підприємствах...
(Основи діловодства у державному та муніципальному управлінні)

Служба документаційного забезпечення управління

Організаційні питання. Служба документаційного забезпечення є складовою організаційної структури управління, у її рамках протікає управлінський процес, між учасниками якого розподілені функції та завдання управління. Організаційна структура з цієї позиції - форма поділу.

Положення про службу документаційного забезпечення управління

Товариство з обмеженою відповідальністю «Система-XXI» (000 «Система-XXI») СТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ІванівО.І. Іванов 31.08.2018 ПОЛОЖЕННЯ про службу документаційного забезпечення управління 1. Загальні положення 1.1. Служба документаційного забезпечення управління (далі - служба ДОП) є...
(Документаційне забезпечення туристичної діяльності)

ОРГАНІЗАЦІЯ СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Документаційне забезпечення управління покладається в організації на спеціальний структурний підрозділ, який здійснює діяльність зі складання управлінської документації та роботи з нею, а також методично керує всіма структурними підрозділами та співробітниками, які беруть участь у документообігу.

Нормативно-правова база діяльності служби кадрів

Нормативно-правова база діяльності служби кадрів поділяється на локальну нормативну базу та нормативну базу загальнодержавного значення. Першим у правової ієрархії правовим актом загальнодержавного значення є Конституція РФ. Конституція РФ встановлює право кожного громадянина на працю та...
(Документаційне забезпечення управління)

Комплексний підхід до управління кадрами на цивільній службі Російської Федерації

Управління кадрами на цивільній службі потребує комплексного підходу, який, у свою чергу, базується на дотриманні низки методологічних положень. Комплексний підхід до управління кадрами на державній цивільній службі Російської Федерації - це процес обліку в управлінні кадрами на державній...
(Державне та муніципальне управління)

Інформаційні системи управління кадрами державної цивільної служби

Ринкові умови життя вимагають дедалі нових дій у плані розвитку та вдосконалення різних сфер діяльності державної цивільної служби. Тенденція розвитку та вдосконалення спрямована на інформатизацію процесів діяльності. За сучасних темпів розвитку нормативно-правового...
(Дистанційна праця. Організація електронного документообігу у кадровому діловодстві)

Ведення……………………………………………………………………………

РОЗДІЛ. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) сучасного підприємства, її призначення, завдання, структура і склад……………………………………………………………………………...

1.1. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) сучасного підприємства, її призначення, завдання ……………………………

1.2. Приблизний перелік нормативних документів, що регламентують організацію документаційного забезпечення управління підприємства.

1.3. Повсякденна діяльність служби ДОП регламентується……………

1.4. Організаційна структура та чисельний склад служби………………..

1.5. Кваліфікаційний склад………………………………………………..

РОЗДІЛ ІІ. Організаційно - розпорядча документація служби ДНЗ………………………………………………………………………………

2.1.Штатний розклад підприємства…………………………………………

2.2. Положення про службу ДОП. Положення про структурний підрозділ підприємства (організації, установи)……………………………………...

2.3. Інструкція з документаційного забезпечення управління…………

2.4. Інструкції з видів (напрямів) діяльності служби ДНЗ…….

2.5. Інструкція з організації робочих місць персоналу служби ДНЗ.

2.6. Норми часу виконання робіт по ДОП…………………………...

2.7. Документи планування та звітності служби ДОП…………………..

2.8. Документи щодо вдосконалення діяльності служби ДНЗ……….

2.9. Посадові інструкції персоналу служби ДОП……………………..

Висновок ……………………………………………………………………...

Список використаної литературы…………………………………………...

Додаток………………………………………………………………………

ВСТУП

Інформація, зафіксована у документах, є відображенням діяльності організації та становить основу будь-якого бізнесу.

За підрахунками фахівців, на складання документів та роботу з ними в середньому йде до 60% робочого часу управлінського персоналу. Сучасний бізнес - це значною мірою безперервний процес складання та переміщення документів. Укладаються і розриваються угоди, відбувається купівля-продаж цінних паперів, нерухомості та інших активів підприємства, оформляються взаємини роботодавців і персоналу, відбувається передача інформації між підприємствами і громадянами - за цим стоять документи.

Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, який полягає у складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні. Від того, наскільки правильно складені і оформлені документи, організована робота з ними, багато в чому залежить своєчасність і правильність прийняття управлінського рішення. Грамотно складений документ, що має юридичну силу, є головним аргументом у спірних ситуаціях та гарантом успішної угоди.

Тема моєї курсової роботи: організація служби ДНЗ в умовах функціонування сучасного підприємства.

Мета - розгляд усіх аспектів організації служби ДОП.

РОЗДІЛ. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) сучасного підприємства, її призначення, завдання, структура та склад

1.1. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) сучасного підприємства, її призначення, завдання

«Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (далі - ДОП) документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах має здійснюватися спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (далі - службою ДОП). Така служба функціонує на підприємстві як самостійний структурний підрозділ, очолюваний керівником служби та підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства. На підприємствах з чисельністю персоналу до 100 співробітників та відносно невеликим обсягом документообігу допускається покладання обов'язків ДНЗ на одного зі штатних співробітників».

Призначення служби ДОП полягає в організації, веденні та вдосконаленні системи документаційного забезпечення управління підприємства на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами. При цьому основними завданнями служби ДОП є:

1.2 . Зразковий перелік нормативних документів, що регламентують організацію документаційного забезпечення управління підприємства

* Конституція Російської Федерації.

* Цивільний кодекс Російської Федерації (частини I та II).

* Федеральний закон від 28.08.1995 р. № 154-ФЗ «Про загальні принципи місцевого самоврядування Російської Федерації» (з наступними змінами).

* Федеральний закон РФ від 25.01.1995 м.«Про інформацію, інформатизацію та захист інформації».

* Федеральний конституційний закон РФ від 25.12.2000 р. № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації».

* Федеральний закон РФ від 10.01.2002 р. «Про електронний цифровий підпис».

* Федеральний закон РФ від 27.12.2002 р. № 184-ФЗ «Про технічне регулювання».

* Закон Російської Федерації від 25.10.1991 р. № 1807-1 «Про мови народів Російської Федерації» (в ред. Федерального закону від 24.07.1998 р. № 126-ФЗ).

* Основні вимоги до концепції та розробки проектів федеральних законів (затверджені Постановою Уряду РФ від 02.08.2001 р. № 576).

* Указ Президента Російської Федерації від 02.05.1996 р. № 638 «Про порядок підготовки проектів указів, розпоряджень Президента Російської Федерації, що передбачають прийняття постанов, розпоряджень Уряду Російської Федерації».

* Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації (затверджені Постановою Уряду Російської Федерації від 13.08.1997 р. № 1009 (з наступними змінами)).

* Розпорядження Уряду Російської Федерації від 31.10.2000 р. № 1547-р «Про вдосконалення діловодства у федеральних органах виконавчої влади та посилення виконавської дисципліни».

* ДОСГ Р51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення» (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 р. № 28).

* ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації» (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 р. № 65-ст).

* Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення (схвалена колегією Главархіву СРСР 27.04.1988 р. Введено в дію Наказом Главархіву СРСР від 25.05.1988 р. №33).

* Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затверджена Наказом Росархіву від 27.11.2000 р. № 68).

* Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів службовців (затверджений Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 р. № 37).

* Загальноросійський класифікатор управлінської документації ОК 011 -93 (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 р. № 299).

* Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений Росархівом 06.10.2000р.).

* Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002 р.).

* Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади (затверджені Постановою Мінпраці та соціального розвитку РФ від 26.03.2002 р. № 23).

1.3 . Повсякденна діяльність служби ДОП регламентується:

* положенням про службу ДОП;

* положеннями про структурні підрозділи (за наявності останніх у складі служби ДОП);

* інструкцією з ДОП;

* інструкціями з окремих видів (напрямів) діяльності служби;

* інструкцією з організації робочих місць персоналу служби;

* нормами часу виконання робіт з ДОП;

* документами планування та звітності;

* Посадовими інструкціями персоналу служби.

У необхідних випадках службою ДОП розробляються й інші документи -

зокрема, документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП.

1.4. Організаційна структура та чисельний склад служби

Організаційна структура та чисельний склад служби ДОП визначаються відповідно до штатного розкладу.

Для визначення оптимальної організаційної структури служби ДОП, що найбільше відповідає потребам конкретного підприємства в документованій інформації, є доцільним звернутися до відповідних положень ДСДОУ. Даним документом передбачені такі типові варіанти організаційної структури служби ДОП:

«На державних підприємствах (об'єднаннях) - відділ документаційного забезпечення управління або канцелярія. До їх складу, як правило, включаються:

а) підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів;

б) розгляду листів (скарг);

в) секретаріат;

г) експедиція;

д) машинописне бюро;

е) копіювально-розмножувальне бюро;

В асоціаціях і концернах склад та структура служби ДОП визначається керівництвом організації. У спільних підприємствах (організаціях) - правлінням. В акціонерних товариствах - установчою конференцією. У кооперативах - склад і структура служби ДОП визначається загальними зборами членів кооперативу. В органах місцевого самоврядування та в апараті, управліннях громадських організацій - загальний відділ. До складу загального відділу включаються:

а) секретаріат;

б) канцелярія;

в) група контролю;

г) протокольна група;

буд) група вдосконалення роботи з документами;

е) група листів (скарг);

ж) машинописне бюро;

з) копіювально-розмножувальне бюро;

В організаціях, які не мають служби документаційного забезпечення управління, у структурних підрозділах роботу з документами виконує секретар керівника (інспектор) або інша спеціально призначена особа».

Варіант 1.Забезпечення потреб у документованій інформації міністерств (відомств) РФ та суб'єктів федерації, інших аналогічних організацій та установ передбачається покладати на управління справами(рис. 1), у складі яких:

* Секретаріат, що включає приймальню, секретаріат міністра (керівника відомства, організації, установи), секретаріати заступників міністра (керівника), секретаріат колегії, протокольне бюро;

* Інспекція при міністрі (керівнику відомства, організації, установи), що включає канцелярію (бюро листування), бюро обліку та реєстрації документів, експедицію, машинописне бюро, копіювально-множинне бюро, телетайпну;

* Відділ листів (скарг), тобто відділ по роботі зі зверненнями, що надходять на адресу міністерства (відомства, організації, установи);

* відділ удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів (ТЗ) (засобів автоматизації та механізації) діловодних процесів;

* Центральний архів (архів).

Рис.1.Зразкова справами

Варіант 2.Забезпечення потреб у документованій інформації державних підприємств, науково-дослідних, проектних, конструкторських організацій та обчислювальних центрів, вищих навчальних закладів та інших аналогічних організацій передбачається покладати на відділи (служби) документаційного забезпечення управління (канцелярії)(рис. 2), у складі яких знаходяться:

* група (відділ) обліку та реєстрації;

* Група (відділ) контролю;

* група (відділ) вдосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів (засобів автоматизації та механізації);

* Група (відділ) розгляду звернень, що надходять на адресу підприємства (організації);

* Секретаріат; експедиція; машинописне бюро; копіювально-розмножувальне бюро; архів.

Варіант 3.Забезпечення потреб у документованій інформації недержавних підприємств (організацій), у тому числі асоціацій, концер-нів, акціонерних товариств (включаючи спільні), кооперативів та ін, передбачається покладати на служби ДОП, структура якої (іншого аналогічного підрозділу) визначається органами керівництва підприємства (організації) (рис. 3).

Рис.2 Орієнтовна організаційна структура відділу (служби) ДНЗ (канцелярії) недержавного підприємства

Рис.3 Орієнтовна організаційна структура служби ДНЗ недержавного підприємства (організації)

Варіант 4.Забезпечення потреб у документованій інформації органів місцевого управління (влади) та апаратів (правлень) громадських організацій передбачається покладати на велику кількість відділів. (рис. 4), у складі яких знаходяться:

* Секретаріат;

* канцелярія (група діловодства);

* Група контролю;

* протокольна група;

* Група вдосконалення роботи з документами (впровадження технічних засобів);

* Група розгляду листів (скарг);

* Машинописне бюро;

* Копіювально-розмножувальне бюро;

Мал. 4. Орієнтовна організаційна структура загального відділу

Визначення чисельного складу служби ДОП - за структурними підрозділами і в цілому - рекомендується проводити на основі відповідних розрахунків. Виконання таких розрахунків слід проводити на основі даних про нормативні витрати часу на виконання тих чи інших видів робіт (дій), а також виходячи з реальних потреб підприємства в документованій інформації, що враховують:

* Обсяг документообігу;

* основні види управлінських документів;

* Периодичність їх застосування з метою забезпечення повсякденної діяльності підприємства і т. п.). Методика розрахунків представлена ​​в укрупнених міжгалузевих нормативах часу на роботи з ДНЗ.

Приклад розрахунку наведено в табл. 1. (Див. Додаток)

1.5. Кваліфікаційнийсклад

Визначення кваліфікаційного складу служби ДОП проводиться виходячи з сукупних потреб підприємства у видах робіт з ДОП, виконання яких передбачає наявність у співробітників відповідної кваліфікації. Кваліфікаційні вимоги до основних категорій співробітників служби ДОП представлені у додатку 2 до цього посібника.

Остаточні результати розрахунків після ретельної перевірки щодо достовірності беруться за основу під час підготовки проектів документів, що визначають кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП (найважливішим є штатний розпис, див. далі). Приблизний кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП підприємства з чисельністю працівників до 1000 осіб представлений у табл. 2.(Див. Додаток)

РОЗДІЛ ІІ. Організаційно-розпорядча документація служби ДОП

2.1.Штатний розклад підприємства

Штатний розклад - це організаційний документ, що встановлює кількісний і якісний склад працівників підприємства (організації, установи) в цілому і по кожному з його структурних підрозділів. Штатний розклад служби ДОП складається за встановленою формою.

Зазначена форма - форма № Т-3 «Штатний розклад» (див. шаблон форми на компакт-диску, що додається до книги) - призначена для документального оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності і щорічно затверджується станом на 1 січня наказом керівника підприємства Зміни в штатний розклад, у тому числі і зумовлені формуванням на підприємстві нових структурних підрозділів (наприклад, служби ДОП), вносяться відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства або уповноваженою ним особою. Приклад такого наказу представлений на компакт-диску.

Загальний порядок підготовки штатного розпису визначено «Інструкцією із застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

«Штатний розклад оформляється уповноваженою посадовою особою підприємства (як правило, уповноваженим співробітником відділу кадрів), підписується розробником і затверджується керівником підприємства. У штатному розкладі зазначаються:

* Назва підприємства;

* Його код по ОКПО;

* дата введення в дію штатного розкладу;

* дата та номер документа;

* дата і номер наказу, відповідно до якого затверджено штатний розпис;

*чисельність штату в одиницях;

* Обсяг фонду заробітної плати (у рублях);

* найменування структурного підрозділу;

* найменування професії (посади) працівника;

* кількість штатних одиниць;

* Розмір місячного фонду заробітної плати за кожною посадою (професією)».

2.2. Положення про службу ДОП.

При підготовці тексту положення про службу ДОП уявляється доцільним використовувати як основу приблизне положення про службу ДОП, подане в додатку 12 до ДСДОУ. Текст положення про службу ДОП наводиться в додатку 3 до цього посібника.

Положення про структурний підрозділ підприємства (організації, установи)

При підготовці тексту положення про структурний підрозділ у складі служби ДНЗ є доцільним використовувати як основу відповідні приблизні положення. Зокрема, зразкове положення про архівний відділ, що функціонує на правах структурного підрозділу у складі служби ДОП, розміщене в додатку 4 до цього посібника. (Приблизне положення про архів підприємства (організації, установи), що функціонує як самостійний структурний підрозділ (поза складом служби ДОП) затверджено Постановою Росархіву від 18.08.1992 р. № 176.)

2.3 . Інструкція з документаційного забезпечення управління

При підготовці тексту інструкції з документаційного забезпечення управління також рекомендується використовувати як основу відповідні типові документи, - наприклад, Інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

(Затверджено, Наказом Росархіву від 27.11.2000 р. № 68.)

При цьому повинні бути в необхідній мірі прийняті до уваги відповідні положення інших документів, що регламентують ті чи інші напрямки ДОП. Крім ДСДОУ, це, зокрема, ГОСТ Р6.30-2003. На їх основі складається текст інструкції з документаційного забезпечення управління підприємства (організації, установи).

2.4 . Інструкції з видів (напрямів) діяльності служби ДОП

Інструкція з виду діяльності - нормативний документ, у якому викладається порядок здійснення будь-якої діяльності (порядок застосування положень інших нормативно-правових актів для здійснення такої діяльності) посадовими особами (структурними підрозділами) підприємств (організацій, установ). Загальний порядок та правила оформлення інструкції за видом діяльності визначені параграфом 4.2 Типової інструкції з діловодства.

Інструкція за видом діяльності підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, та затверджується керівником підприємства. Затвердження документа має оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про їх затвердження.

Інструкція з виду діяльності повинна оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа повинен викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) і з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), що регламентується відповідною інструкцією.

Основний текст інструкції з виду діяльності зазвичай поділяється на розділи, пункти та підпункти. Глави документа повинні мати назви та нумеруються римськими цифрами.

2.5 . Інструкція з організації робочих місць персоналу служби ДОП

Інструкція з організації робочих місць - нормативний документ, в якому викладається порядок організації робочих місць персоналу структурного підрозділу підприємства (персоналу певної кваліфікаційної або професійно-посадової категорії). При підготовці подібних інструкцій слід керуватися вищевикладеними вимогами, що регламентують порядок підготовки інструкцій, а також положеннями документів, що встановлюють конкретні вимоги до організації робочих місць у тій чи іншій галузі діяльності.

Інструкція підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, і затверджується керівником підприємства.

Твердження документа має оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про його затвердження.

Інструкція має оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа повинен викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) і з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), що регламентується відповідною інструкцією.

Нумерація пунктів і підпунктів документа повинна проводитися арабськими цифрами.

2.6 . Норми часу виконання робіт з ДОП

Нормування часу виконання робіт з ДНЗ, зазвичай, здійснюється на основі відповідних документів - нормативів часу і норм часу, розроблених органами з нормування тимчасових витрат за виконання тих чи інших видів робіт. Так, з метою належного нормування часу на виконання робіт з ДНЗ на підприємствах (в організаціях, установах) застосовуються Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з ДНЗ, затверджені Постановою Мінпраці РФ від 25.11.1994 р. № 72, а в управлінських структурах федеральних органів виконавчої влади - норми часу на роботи з документаційного забезпечення, затверджені Постановою Мінпраці та соціального розвитку від 26.03.2002 р. № 23. На основі нормативів (норм) часу:

* визначається та обґрунтовується чисельність працівників служб ДОП;

* встановлюються посадові обов'язки працівників;

* Розподіляються роботи між працівниками (категорії «технічний виконавець»).

У необхідних випадках на основі зазначених документів підприємствами (організаціями, установами) розробляються уточнені норми часу. У таких нормах, як правило, фіксуються:

* тимчасові витрати на виконання окремих видів робіт, не передбачених укрупненими нормативами (нормами);

* тимчасові витрати на виконання окремих видів робіт - у разі, якщо у зв'язку зі специфікою ДОП в умовах конкретного підприємства (організації, установи) фактичні тимчасові витрати на їх виконання суттєво відрізняються від встановлених укрупненими нормативами (нормами).

«Розрахунок уточнених норм, як правило, провадиться методом технічного нормування, заснованого на фіксації (хронометруванні з наступним записом) витрат робочого часу на виконання відповідних видів робіт. При цьому повинні, крім того, братися до уваги витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочих місць, відпочинок та особисті потреби працівників.

Значення норм часу встановлюються в годинах (частках години) на одиницю виміру кожного конкретного виду роботи - наприклад, лист, коробка, папка, справа.

Норми часу виконання найбільшою мірою поширених операцій з ДОП представлені у додатку 5 до справжнього посібнику».

2.7 . Документи планування та звітності служби ДОП

«Забезпечення планування та звітності, а також своєчасної та правильної підготовки відповідних документів – планів, звітів – є одним з основних обов'язків керівника служби ДОП підприємства. У загальному випадку план роботи - це документ, визначальний склад і зміст основних заходів (завдань), виконання яких покладається на працівника (керівний їм структурний підрозділ, підприємство), терміни, місця та відповідальних за їх проведення в межах певного періоду часу (протягом дня, тижня, місяця, кварталу тощо)».

Вихідними даними для планування діяльності служби ДОП на наступний календарний рік є:

* Показники фінансового та економічного розвитку підприємства на планований період;

* Основні підсумки діяльності служби ДОП за минулий період;

* Цілі та завдання служби ДОП, що випливають із змісту відповідних розділів документів довгострокового та середньострокового планування (у тому числі бізнес-планів, програм організаційного розвитку підприємства тощо).

На основі показників плану роботи служби ДОП уточнюються та затверджуються в остаточному вигляді плани роботи структурних підрозділів служби ДОП.

Індивідуальне планування роботи співробітниками служби ДОП здійснюється на основі планів відповідних структурних підрозділів і з урахуванням вказівок своїх безпосередніх начальників. Основним документом планування індивідуальної роботи співробітника є особистий план роботи.

Звіт - це документ, в розгорнутій формі відображає підсумкові результати обробки (систематизації, підрахунку та звірки) та аналізу статистичних даних, що характеризують виконання будь-якого виду робіт (який-небудь діяльності) за тривалий період часу (місяць, квартал и більше). Звітність з питань діяльності служби ДОП здійснюється в порядку, встановленому положеннями відповідних нормативно-методичних і організаційно-розпорядчих документів, а також вказівками керівника підприємства.

Форми плануючих та звітних документів з питань діяльності служби ДОП затверджуються керівником підприємства на підставі відповідного подання керівника служби ДОП. Приклад плану роботи начальника служби ДОП представлений на компакт-диску, а приклад звіту про роботу з письмовими зверненнями громадян - у додатку 6 до цього посібника.

2.8 . Документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП

Особливу групу у складі організаційно-розпорядчої документації служби ДОП утворюють документи щодо вдосконалення її діяльності. Удосконалення діяльності служби ДОП передбачає планомірне здійснення комплексу заходів, вкладених у досягнення вищих показників функціонування всіх структурних підрозділів (ділянок роботи) у складі служби ДОП і служби загалом. Зміст заходів визначається залежно від того, на якому напрямку концентруються управлінські зусилля керівництва служби ДОП. При цьому на практиці проведення подібних заходів найчастіше пов'язане з впровадженням у повсякденну діяльність служби нових нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів з тих чи інших питань документаційного забезпечення управління.

Як зазначалося, здійснення комплексу заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДНЗ має мати планомірний характер. З цією метою керівництво служби розробляє проект плану (при необхідності - у взаємодії з іншими посадовими особами (структурними підрозділами) підприємства). Такий план може передбачати проведення заходів щодо:

* розроблення нових (уточнення діючих) нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів підприємства з питань ДНЗ;

* Зміни існуючого документообігу підприємства з урахуванням нових вимог до його організації;

* навчання персоналу служби ДНЗ та, якщо потрібно, інших посадових осіб підприємства, допущених до роботи з управлінською документацією;

* Забезпечення відповідною документацією структурних підрозділів підприємства.

Реалізація заходів, передбачених планом, відбивається у акті. Шаблони плану заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДОП підприємства та відповідного акта представлені на доданому до книги компакт-диску.

2.9 . Посадові інструкції персоналу служби ДОП

«Посадова інструкція - нормативний документ, що регламентує діяльність конкретної посадової особи (категорії співробітників - керівного складу, фахівців, виконавців та ін.) підприємства (організації, установи) та встановлює порядок застосування зазначеними особами положень інших нормативно-правових актів . Загальний порядок та правила оформлення посадової інструкції регламентуються параграфом 4.2 Типової інструкції з діловодства».

Посадова інструкція повинна підписуватися відповідальним за її розробку і затверджуватись керівником підприємства - у формі грифу затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про затвердження. Заголовок до тексту посадової інструкції формулюється в давальному відмінку, наприклад: «Інст-рукція головного метролога».

Текст інструкції друкується на загальному бланку підприємства та викладається від третьої особи однини чи множини. Текст інструкції може ділитися на розділи, пункти та підпункти. Глави повинні мати назви та нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів і підпунктів проводиться арабськими цифрами.

Вимоги до посадових інструкцій окремих категорій працівників регламентуються відповідними відомчими нормативно-правовими актами та організаційно-розпорядчими документами. Так, відповідно до додатка 2 до додатка 12 ДСДОУ у розділі посадової інструкції «Загальні положення» встановлюються:

* Завдання працівника (наприклад, для діловода - прийом, реєстрація вхідних і відправка вихідних документів);

* порядок заміщення посади, тобто, ким призначається та звільняється з посади даний працівник;

* Професійні вимоги та працівнику (рівень освіти, стаж роботи та ін);

* основні документи та матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.

У розділі посадової інструкції «Функції працівника» визначаються:

* предмет ведення чи ділянку роботи, закріплений за працівником;

* перелік видів робіт, у тому числі складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може містити заповнення карток, ведення картотеки, видачу довідок тощо. буд.).

У розділі посадової інструкції «Обов'язки працівника» зазначаються особливості діяльності:

* пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою та видачею інформації;

* що передбачають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль над формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів тощо);

* Вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій;

* Щодо порядку виконання доручень;

* Що зачіпають етичні норми, які необхідно дотримуватися в колективі.

У розділі посадової інструкції «Права працівника» визначаються права працівника для реалізації доручених йому функцій та виконання обов'язків. У розділі посадової інструкції «Взаємовідносини» зазначаються підрозділи та працівники, від яких виконавець отримує та яким передає інформацію, її структуру та терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються тощо.

У розділі посадової інструкції «Оцінка роботи» перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій та обов'язків використання прав тощо.

Висновок

Досліджуючи науковий та практичний матеріал з цієї теми можна зробити такі висновки:

Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (далі - ДОП) документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах повинне здійснюється спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (далі - службою ДОП). Така служба функціонує на підприємстві як самостійний структурний підрозділ, очолюваний керівником служби та підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства.

Основними завданнями служби ДОП є:

* використання для підприємства єдиного порядку роботи з документами відповідно до ДСДОУ та інші нормативно-методичними і організаційно-розпорядчими документами;

* Здійснення методичного керівництва організацією роботи з документами в структурних підрозділах підприємства;

* забезпечення ефективного контролю за дотриманням встановленого порядку роботи з документами;

* вдосконалення форм та методів роботи посадових осіб підприємства з документами.

Документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства.

Документаційне забезпечення управління в організаціях, установах та на підприємствах здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику організації.

Список використаної литературы:

Нормативні акти

1. Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 р. № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

2. ГОСТ Р6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М: Вид-во стандартів, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство та архівна справа: Терміни та визначення. - М: Вид-во стандартів, 1998.

4. ДР-191-98. Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ. - М: ВНИКДАД, 1998.

5. Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004р. №1.

6. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої (утв. наказом Федеральної архівної служби Росії від 27.11.2000 р. № 68). - М., 2001.

7. Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації та захист інформації» від 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Навчальна література

8. Андрєєва В.І. Діловодство. - М: Інтел-Синтез, 2002

9. Бєлов А.М. Діловодство та документообіг: Навч. Посібник.- М: Ексмо,2007

10. Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях та відповідях: Навч. посібник.- Ростов н/Д.: Фенікс, 2004

11. Басаков М.І., Замицкова О.І. Діловодство. - Ростов-на До-ну: Фенікс, 2004

12. Васильєва Л.М, Скворцова Р.Є., Шкатова Л.А. Документознавство. - Челябінськ.: Кн. Вид - в, 2000

13. Галахов В.В. Діловодство: Зразки, документи, організація та технологія роботи. - М: ТОВ «ТК Велбі», 2005

14. Дьомін Ю.М. Діловодство: Підготовка службових документів. - СПб.: Пітер, 2004

15. Зінов'єва Н.Б. Документознавство: Навчально-методичний посібник. - М: ПРОФІЗДАТ, 2003

16. Колесник О.М. ВСТУП У управлінське документознавство. Навчальний посібник. - М.: ІНФРА-М, 2003

17. Крайська З.В., Челліні Е.В. Архівознавство: Підручник для спеціальних середніх навчальних закладів. - М: Видавництво НОРМА, 1996

18. Крилова І.Ю. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – СПб.: Бізнес-преса, 2004

19. Кузнєцова Т.В. Діловодство: Організація та технології документаційного забезпечення управління. - М: Юніті-Дана, 2003

20. Кушнаренко Н.М. Документознавство. Підручник – Київ: Знання, 2000

21. Лисенко Н.А., Сербіновський Б.Ю. Документування управлінської діяльності на підприємстві: діловодство та кореспонденція. - Ростов-на-Дону: Бер ІЦ, 2002

22. Мисливців А.В., Булавіна Є.А. Документознавство та діловодство: Основи документознавства; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний посібник для вузів. М: ІКЦ Бер, 2004

23. Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. - СПб.: Пмтер, 2006

24. Співак В.А. Діловодство. – СПб., 2003

25. Співак В.А. Документування управлінської діяльності: Діловодство – СПб.: Пітер, 2005

26. Стенюков М.В. Діловодство: Конспект лекцій. - М: Пріор, 2005

додаток

Таблиця 1

Приклад розрахунку визначення сукупних витрат часу (СЗВ)

за видом робіт з ДОП

	Найменування виду роботи			Обсяг за рік	Значення норми, год	Витрати, чол.-ч
	Обробка вхідних документів
	Обробка вихідних документів
	Контроль за виконанням документів
	Розробка норм.-мет. посібників
	Виконання тематич. запитів
	Проведення перевірки організації роботи у підрозділах
	РАЗОМ чол.-ч:

Примітки.

СЗВ з урахуванням витрат часу на організаційно-технічне обслуговування робочих місць та відпочинок персоналу становлять: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чол.-ч, де Ку - обліковий коефіцієнт зі значенням 1,1.

Приблизна кількість фахівців (з урахуванням кваліфікаційних вимог, що пред'являються змістом робіт), виходячи зі значення показника корисного фонду робочого часу одного працівника (Фпв) складе: СЗВп: Фпв = 13916: 2006 = 7 од.

Таблиця 2.

Зразковий кваліфікаційний та чисельний склад служби ДОП підприємства з чисельністю працівників до 1000 осіб

			Кількість штатних од.	Примітка
	Адміністративна група - управління служби ДОП
	Начальник служби	Керівник
	Заступник начальника служби	Керівник		Може не вводитися
	Інспектор з контролю виконання доручень	Фахівець
	Документознавець	Фахівець
	Секретар-машиністка	Техн. викон.		Може не вводитися
	Найменування професії (спеціальності)		Кількість штатних од.	Примітка
	Група технічної підготовки та тиражування документів
	Начальник групи	Керівник		Може не вводитися
	Старша друкарка -- оператор ПК	Техн. викон.
	Машиністка - оператор ПК	Техн. викон.	2-5 і більше	Залежить від обсягу роботи
	Група діловодства
	Начальник групи	Керівник		Може не вводитися
	ст. діловод	Техн. викон.
	Діловод	Техн. викон.	2-5 і більше	Залежить від обсягу роботи
	Група зберігання документів
	Начальник групи	Керівник		Може не вводитися
	Старший архіваріус	Техн. викон.
	Архіваріус	Техн. викон.	2-5 і більше	Залежить від обсягу роботи
	Група забезпечення
	Начальник групи	Керівник		Може не вводитися
	Секретар-стенографіст	Техн. викон.
	Експедитор-кур'єр	Техн. викон.
	Загалом по службі ДОП
		Керівник	Фахівець	Техн. викон.
				12-20 і більше

Вступ

Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) її призначення, завдання, структура та склад

6 Завдання та функції служби ДОП

Регламентація діяльності служби документаційного забезпечення управління

Структура та чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

1 Структура служби ДОП

3.2 Чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

Висновок

Програми

документаційне управління діловодство кваліфікаційне

Вступ

Весь процес управління пронизаний інформацією, що є основою прийняття рішень та побудований на оперативній роботі з документами, в яких вона фіксується. Тому інформаційно-документаційне забезпечення управління (діловодство) будь-якої фірми, установи, організації, підприємства розглядається сьогодні як найважливіша функція управління. Від її раціональної організації залежить швидкість і оптимальність вибору рішення, доведення його до виконавця, своєчасний контролю над виконанням і, зрештою, досягнення економічного ефекту діяльності фірми, організації, підприємства.

Оскільки діловодне обслуговування має свої специфічні завдання, воно має виконуватися самостійною, організаційно-відокремленою службою – структурним підрозділом: управлінням, департаментом, відділом, сектором, групою тощо. Сьогодні ця служба має різні назви: управління справами, управління інформаційно-документаційного забезпечення, управління діловодства, управління документаційного забезпечення, загальний відділ, канцелярія, секретаріат тощо.

Основними завданнями такої служби є постановка та ведення інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності організації на рівні сучасних вимог. На службу документаційного забезпечення управління діловодства зазвичай покладається організація єдиної комплексної системи діловодства (інформаційно-документаційного забезпечення управління) в організації, єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (або отримання) і закінчуючи здаванням в архів (або знищенням).

Це досягається розробкою відповідного пакету організаційних та нормативно-методичних документів.

Питання щодо організації служби ДОП є дуже актуальними.

Метою курсової є розгляд всіх аспектів організації служби ДОП на підприємстві, виявлення актуальних проблем, що виникають в ході роботи служби ДОП, а також визначення чисельного складу служби ДОП.

Завданнями курсової роботи у зв'язку із зазначеною метою є:

Вивчити нормативно-правову базу щодо організації служби;

Вивчити регламентацію діяльності служби ДОП;

Розкрити особливості структури та чисельний склад служби ДОП.

Введення розкриває актуальність, мету, завдання, розкриває теоретичну та практичну значущість роботи.

У першому розділі розглядається організація служби документаційного забезпечення її призначення, завдання.

Друга глава присвячена регламентації діяльності служби ДОП.

У третій главі на конкретних прикладах показано особливості визначення структури та чисельного складу служби ДОП.

У висновку підбиваються підсумки, формуються остаточні висновки з теми, що розглядається.

Аналіз джерел та літератури

1. Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) її призначення, завдання, структура та склад

1 Форма організації діловодства

Існує три форми організації діловодства:

централізована;

децентралізована;

змішана.

При централізованій форміорганізації діловодства все технічні операції з обробці документів зосереджено одному структурному підрозділі (службі ДОП), а творча робота з документами здійснюється в інших структурних підрозділах. До переваг централізованої форми організації діловодства належить можливість формування єдиної бази даних з усіх вступників до організації та створюваних у ній документів, що дозволяє підвищити оперативність пошуку документів і, отже, оптимізувати довідкову роботу з документам. Централізовану форму організації діловодства доцільно використовувати у разі, якщо організація має лінійно-функціональну організаційну структуру.

Децентралізована формаорганізації діловодства передбачає створення самостійної служби діловодства у кожному структурному підрозділі. Її доцільно використовувати при дивізіональному типі організаційної структури чи умовах територіальної роз'єднаності структурних підрозділів організації.

Змішана формаорганізації діловодства передбачає виконання одних діловодних операцій (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) у службі ДОП, інших (створення та оформлення документів, їх систематизація, формування справ та зберігання) у структурних підрозділах. Слід зазначити, що при змішаній формі організації діловодства одна і та ж технологічна операція, наприклад реєстрація документів, що надходять і надсилаються, може здійснюватися як у службі ДНЗ, так і в структурних підрозділах, залежно від категорії документів.

2 Вибір найменування служби ДОП

Нині відсутні будь-які нормативні документи чи документи методичного характеру, якими слід було б керуватися під час виборів найменування служби ДОП та визначенні її структури, тому організації вправі самостійно приймати рішення з цих питань. Проте при цьому слід враховувати декілька факторів:

характер діяльності організації, її структуру (кількість підрозділів, чисельність апарату управління та загальну чисельність працюючих);

обсяг документообігу організації;

наявність підвідомчої системи (підвідомчих організацій, філій, відділень, представництв) та характер взаємовідносин між ними та центральним органом управління.

Говорячи про найменування служби документаційного забезпечення управління, слід зазначити, що сьогодні служба ДОП може мати різні назви, наприклад: управління справами, відділ діловодства, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, канцелярія, секретаріат тощо. При цьому можна сказати, що конкретне найменування служби ДОП не має принципового значення, проте при його виборі бажано враховувати такі фактори:

-структуру підрозділу (має чи не має внутрішню структуру, якщо має, то складна вона чи ні);

-вимоги до назви (бажано, щоб назва була нескладною, легко запам'ятовувалося і вимовлялося);

-існуючі діловодні традиції.

Наприклад, у Державній системі документаційного забезпечення управління рекомендується використовувати такі назви:

· у міністерствах та відомствах - управління справами, до складу якого, як правило, включаються:

-секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);

-інспекція за міністра (керівника відомства);

-канцелярія (бюро урядового листування, бюро обліку та реєстрації, експедиція, копіювально-розмножувальне бюро та ін.);

-відділ листів (скарг);

-відділ удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів;

-центральний архів;

· на державних підприємствах (об'єднаннях), у науково-дослідних, проектних, конструкторських організаціях та обчислювальних центрах, вищих навчальних закладах та інших організаціях - відділ документаційного забезпечення управління або канцелярія, до складу якого зазвичай включаються:

-підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів, розгляду листів (скарг);

Секретаріат;

експедиція;

Архів. 2

Однак для тих організацій, які категорично не бажають використовувати старі назви служби ДНЗ (управління справами, загальний відділ, канцелярія), можна запропонувати варіанти найменування, що відображають сучасні тенденції розвитку документаційного забезпечення управління, наприклад: служба (відділ) управління документацією (документами), відділ удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів.

У невеликих організаціях служба документаційного забезпечення управління як самостійний структурний підрозділ може і не існувати. У цьому випадку роботу з документами виконує секретар керівника (інспектор) чи інша спеціально призначена особа.

3 Організаційна структура служби ДОП

На великих підприємствах у складі служби ДОП виділяються функціональні групи та за кожним співробітником закріплюються певні обов'язки. До складу служби ДОП можуть входити секретаріат, експедиція, група (бюро, відділ) контролю, група листів (бюро скарг, відділ звернень населення), машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, архів.

На середніх підприємствах функції служби ДОП виконують окремі фахівці з дільниць роботи.

На невеликих підприємствах служба ДОП складається з 2-3 осіб.

Багато організаціях служба ДОП не є самостійним підрозділом, а входить до складу адміністративно-господарської служби, служби управління персоналом чи бухгалтерії. Проте організація роботи з документами - це цілком самостійний вид діяльності, який нічого спільного не має з господарським забезпеченням чи бухгалтерським обліком. Оскільки служба ДОП фактично управляє документацією та документаційними потоками всієї організації, вона повинна бути самостійним підрозділом, нехай і з невеликою штатною чисельністю (це може бути 2-3 чол.), з підпорядкуванням безпосередньо керівнику організації або одному із заступників керівника, який займається питаннями інформації та документації. Це важливо ще й тому, що служба ДОП безпосередньо працює з керівництвом, вирішує питання розгляду документів, контролює їх виконання, веде довідкову роботу з документів за завданням керівництва, виконує інші доручення керівництва.

4 Визначення посадового складу та штатної чисельності служби ДОП

При визначенні посадового складу працівників слід керуватися Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР) та Кваліфікаційним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців (затверджений постановою Мінпраці України від 21.08.19.99).

Для визначення чисельності персоналу служби ДОП використовуються нормативні документи з праці та організації праці. Нормування праці працівників діловодства, зокрема розрахунок їх штатної чисельності здійснюються виходячи з наступних документов:

Міжгалузеві укрупнені норми часу на роботи з документаційного забезпечення управління. М., 1995.

Нормативи часу на роботи щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління міністерств, відомств, підприємств та організацій. М, 1992.

Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління. М., 1993.

Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої. М., 2002.

Як правило, визначення чисельності підрозділу не входить до обов'язків самої служби ДОП - ця робота проводиться відділами праці та заробітної плати або економічними підрозділами, але за необхідності такі розрахунки можуть провести і працівники служби ДОП. Названі вище нормативні документи з праці містять методичні вказівки щодо застосування цих документів на практиці.

5 Кваліфікаційний склад служби ДОП

Визначення кваліфікаційного складу служби ДОП проводиться виходячи з сукупних потреб підприємства у видах робіт з ДОП, виконання яких передбачає наявність у співробітників відповідної кваліфікації. Кваліфікаційні вимоги до основних категорій співробітників служби ДОП представлені у додатку 2 до цього посібника.

Остаточні результати розрахунків після ретельної перевірки щодо достовірності беруться за основу під час підготовки проектів документів, визначальних кваліфікаційний і чисельний склад служби ДОП (найважливішим є штатний розпис, див. далі). Приблизний кваліфікаційний та чисельний склад служби ДОП підприємства з чисельністю працівників до 1000 осіб подано у Додатку 2.

1.6 Завдання та функції служби ДОП

До основних завдань служби ДОП можна віднести такі, а саме:

-вдосконалення форм та методів роботи з документами;

-забезпечення єдиного порядку документування, організацію роботи з документами; побудови інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі до архіву відповідно до чинних нормативів;

-скорочення документообігу;

-уніфікація форм документів;

-розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління в організації, її структурних підрозділах;

-впровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

До складу типових функцій служби ДОП входять різні види робіт, які можна поділити на технологічні, організаційні, методичні, контрольні.

До технологічних функцій слід зарахувати:

-здійснення первісної (експедиційної) обробки вхідних документів;

-реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів;

-ведення інформаційно-довідкової роботи з документів організації;

-машинописне виготовлення документів (набір тексту на комп'ютері);

-копіювання, тиражування та оперативне розмноження документів;

-розробка та проектування бланків документів;

-підготовка документів до надсилання.

Серед організаційних функцій служби ДОП виділяється:

-підготовка до доповіді керівництву документів, що надходять;

-організація своєчасного розгляду документів керівництвом організації;

-регулювання ходу виконання документів, проходження та виконання документів у встановлений строк;

-організація зберігання документів у структурних підрозділах;

-організація роботи архіву відповідно до правил, інструкцій та методичних рекомендацій Росархіву;

-підвищення кваліфікації працівників діловодної служби та архіву;

-організація робочих місць працівників діловодної служби, зокрема автоматизованих робочих місць (АРМ), умов праці працівників діловодної служби;

-організація діловодства за зверненнями громадян;

-розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм та методів роботи з документами.

До контрольних функцій відносять:

-контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву (тобто вихідні та внутрішні документи);

-контроль за термінами виконання документів;

-здійснення контролю за правильністю оформлення та формування у структурних підрозділах організації справ, що підлягають здачі до архіву;

-організація контролю над роботою з документами у структурних підрозділах;

-узагальнення відомостей про хід та результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;

-забезпечення зберігання справ та оперативного використання документної інформації.

Методичні функції, які виконує служба ДОП, включають:

-розроблення номенклатури справ організації, інструкції з діловодства, табелю форм документів та інших локальних нормативних документів, що закріплюють систему діловодства організації;

-проведення експертизи наукової та практичної цінності документів;

-проведення нарад та консультування з питань, що належать до компетенції діловодної служби.

Метою діяльності служби ДНЗ є організація ефективного документаційного забезпечення управління діяльністю підприємства. Відповідно основні завдання служби ДОП полягають:

в організації, впровадженні, експлуатації, вдосконаленні інтегрованої системи документаційного забезпечення управління підприємства;

в оптимізації форм та методів роботи з документами на основі єдиної інформаційної політики та сучасних технологій обробки документованої інформації;

у належному організаційно-методичному посібнику з дотримання встановленого порядку роботи з документами структурних підрозділів та посадових осіб підприємства:

у дієвому контролі за дотриманням встановленого порядку роботи з документами структурних підрозділів та посадових осіб підприємства.

2. Регламентація діяльності служби документаційного забезпечення управління

Служба документаційного забезпечення управління (ДОУ) та її працівники здійснює свою діяльність на підставі наступних організаційно-правових документів:

· положення про структурний підрозділ;

· посадових інструкцій;

· інструкції з діловодства.

Нормативна база розробки положення про службу документаційного забезпечення управління та посадових інструкцій її співробітників дуже обмежена. Відповідно до цього у процесі створення положення про службу ДОП можна скористатися Державною системою документаційного забезпечення управління.

Основним нормативним документом розробки посадових інструкцій є Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений постановою Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації 21 серпня 1998 р. № 37, у якому містяться кваліфікаційні характеристики посад.

Кваліфікаційна характеристика кожної посади має три розділи:

У розділі "Посадові обов'язки" встановлені основні трудові функції, які можуть бути доручені повністю або частково працівникові, який обіймає цю посаду з урахуванням технологічної однорідності та взаємопов'язаності робіт, що дозволяють забезпечити оптимальну спеціалізацію службовців. Ці функції переносяться у другий розділ посадової інструкції з такою самою назвою "Посадові обов'язки".

У розділі "Повинен знати" містяться основні вимоги до працівника щодо спеціальних знань, а також знань законодавчих та нормативних правових актів, положень, інструкцій та інших керівних матеріалів, методів та засобів, які працівник повинен застосовувати під час виконання посадових обов'язків. Ці вимоги переносяться до першого розділу посадової інструкції "Загальні положення".

У розділі "Вимоги до кваліфікації" визначено рівень професійної підготовки працівника, необхідний для виконання передбачених посадових обов'язків та вимоги до стажу роботи. p align="justify"> Рівні необхідної професійної підготовки наведені відповідно до Закону Російської Федерації "Про освіту". Ці вимоги переносяться до першого розділу посадової інструкції "Загальні положення".

При розробці належних інструкцій необхідно враховувати, що оскільки кваліфікаційні характеристики, зазначені в Кваліфікаційному довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців, поширюються на працівників організацій, підприємств, установ та організацій незалежно від їхньої галузевої приналежності та відомчої підпорядкованості, для них представлені найбільш посади роботи Тому при розробці посадових інструкцій допускається уточнення переліку робіт, які властиві відповідній посаді у конкретних організаційно-технічних умовах, та встановлюються вимоги до необхідної спеціальної підготовки працівників.

Для посад співробітників служби ДОП у Довіднику наводяться такі кваліфікаційні характеристики. (Додаток 1).

Додати до посади найменування "старший" можна за умови, якщо працівник поряд з виконанням обов'язків, передбачених на посаді, здійснює керівництво підлеглими йому виконавців. Вказівка ​​у найменуванні "провідний" встановлюється у тому випадку, коли на працівника покладаються функції керівника та відповідального виконавця за одним із напрямків діяльності організації або обов'язки з координації та методичного керівництва групами виконавців.

1 Інструкція з документаційного забезпечення управління

При підготовці тексту інструкції з документаційного забезпечення управління також рекомендується використовувати як основу відповідні типові документи, наприклад, Інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.

(Затверджено, Наказом Росархіву від 27.11.2000 р. № 68.)

При цьому мають бути в належній мірі прийняті до уваги відповідні положення інших документів, які регламентують ті чи інші напрямки ДОП. Крім ДСДОУ, це, зокрема, ГОСТ Р6.30-2003. На основі складається текст інструкції з документаційного забезпечення управління підприємства (організації, установи).

2 Інструкції з видів (напрямів) діяльності служби ДОП

Інструкція з виду діяльності - нормативний документ, у якому викладається порядок провадження будь-якої діяльності (порядок застосування положень інших нормативно-правових актів для здійснення такої діяльності) посадовими особами (структурними підрозділами) підприємств (організацій, установ). Загальний порядок та правила оформлення інструкції з виду діяльності визначені параграфом 4.2 Типової інструкції з діловодства.

Інструкція за видом діяльності підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, та затверджується керівником підприємства. Твердження документа має оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про їх затвердження.

Інструкція щодо виду діяльності повинна оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа має викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) та з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), що регламентується відповідною інструкцією.

Основний текст інструкції з виду діяльності зазвичай поділяється на розділи, пункти та підпункти. Глави документа повинні мати назви та нумеруються римськими цифрами.

3 Інструкція з організації робочих місць персоналу служби ДОП

Інструкція з організації робочих місць – нормативний документ, у якому викладається порядок організації робочих місць персоналу структурного підрозділу підприємства (персоналу певної кваліфікаційної чи професійно-посадової категорії). Під час підготовки таких інструкцій слід керуватися вищевикладеними вимогами, що регламентують порядок підготовки інструкцій, а також положеннями документів, що встановлюють конкретні вимоги до організації робочих місць у тій чи іншій галузі діяльності.

Інструкція підписується начальником відповідного структурного підрозділу, відповідального за розробку документа, та затверджується керівником підприємства.

Твердження документа має оформлятися у формі грифа затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про його затвердження.

Інструкція має оформлятися на загальному бланку підприємства. Текст документа має викладатися відповідно до вимог Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ (1998) та з урахуванням специфіки виду діяльності підприємства (структурного підрозділу), що регламентується відповідною інструкцією.

Нумерація пунктів та підпунктів документа має здійснюватися арабськими цифрами.

4 Документи планування та звітності служби ДОП

Забезпечення планування та звітності, а також своєчасної та правильної підготовки відповідних документів – планів, звітів – є одним з основних обов'язків керівника служби ДОП підприємства. У загальному випадку план роботи - це документ, що визначає склад та зміст основних заходів (завдань), виконання яких покладається на працівника (керований ним структурний підрозділ, підприємство), строки, місця та відповідальних за їх проведення в межах певного періоду часу (протягом дня) , Тижня, місяця, кварталу і т. д.)".

Вихідними даними для планування діяльності служби ДОП на наступний календарний рік є:

показники фінансового та економічного розвитку підприємства на запланований період;

основні підсумки діяльності служби ДОП за минулий період;

цілі та завдання служби ДОП, що випливають із змісту відповідних розділів документів довгострокового та середньострокового планування (у тому числі бізнес-планів, програм організаційного розвитку підприємства тощо).

На основі показників плану роботи служби ДОП уточнюються та затверджуються в остаточному вигляді плани роботи структурних підрозділів служби ДОП.

Індивідуальне планування роботи співробітниками служби ДОП здійснюється на основі планів відповідних структурних підрозділів та з урахуванням вказівок своїх безпосередніх начальників. p align="justify"> Основним документом планування індивідуальної роботи співробітника є особистий план роботи.

Звіт - це документ, що у розгорнутій формі відбиває підсумкові результати обробки (систематизації, підрахунку і звірки) та аналізу статистичних даних, що характеризують виконання будь-якого виду робіт (будь-якої діяльності) за тривалий період часу (місяць, квартал і більше). Звітність з питань діяльності служби ДОП здійснюється у порядку, встановленому положеннями відповідних нормативно-методичних та організаційно-розпорядчих документів, а також вказівками керівника підприємства.

Форми плануючих та звітних документів з питань діяльності служби ДОП затверджуються керівником підприємства на підставі відповідного подання керівника служби ДОП. Приклад плану роботи начальника служби ДОП представлений на компакт-диску, а приклад звіту про роботу з письмовими зверненнями громадян – у додатку 6 до цієї допомоги.

5 Документи щодо вдосконалення діяльності служби ДОП

Особливу групу у складі організаційно-розпорядчої документації служби ДОП утворюють документи щодо вдосконалення її діяльності. Удосконалення діяльності служби ДОП передбачає планомірне здійснення комплексу заходів, вкладених у досягнення вищих показників функціонування всіх структурних підрозділів (ділянок роботи) у складі служби ДНЗ та служби загалом. Зміст заходів визначається залежно від того, на якому напрямі зосереджуються управлінські зусилля керівництва служби ДОП. Однак на практиці проведення подібних заходів найчастіше пов'язане із впровадженням у повсякденну діяльність служби нових нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів з тих чи інших питань документаційного забезпечення управління.

Як зазначалося, здійснення комплексу заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДНЗ має мати планомірний характер. З цією метою керівництво служби розробляє проект плану (за потреби – у взаємодії з іншими посадовими особами (структурними підрозділами) підприємства). Такий план може передбачати проведення заходів щодо:

розроблення нових (уточнення діючих) нормативно-методичних (організаційно-розпорядчих) документів підприємства з питань ДНЗ;

зміни існуючого документообігу підприємства з урахуванням нових вимог щодо його організації;

навчання персоналу служби ДНЗ та, якщо потрібно, інших посадових осіб підприємства, допущених до роботи з управлінською документацією;

забезпечення відповідною документацією структурних підрозділів підприємства

Реалізація заходів, передбачених планом, відбивається у акті. Шаблони плану заходів щодо вдосконалення діяльності служби ДОП підприємства та відповідного акта представлені на компакт-диску, що додається до книги.

6 Посадові інструкції персоналу служби ДОП

"Посадова інструкція нормативний документ, що регламентує діяльність конкретної посадової особи (категорії співробітників - керівного складу, спеціалістів, виконавців та ін.) підприємства (організації, установи) та встановлює порядок застосування зазначеними особами положень інших нормативно-правових актів. Загальний порядок та правила оформлення посадової особи інструкції регламентуються параграфом 4.2 Типової інструкції з діловодства.

Посадова інструкція має підписуватись відповідальним за її розробку та затверджуватись керівником підприємства - у формі грифу затвердження або шляхом видання розпорядчого документа про затвердження. Заголовок до тексту посадової інструкції формулюється в давальному відмінку, наприклад: "Інструкція головного метролога".

Текст інструкції друкується на загальному бланку підприємства та викладається від третьої особи однини чи множини. Текст інструкції може ділитися на розділи, пункти та підпункти. Глави повинні мати назви та нумеруються римськими цифрами. Нумерація пунктів та підпунктів проводиться арабськими цифрами.

Вимоги до посадових інструкцій окремих категорій працівників регламентуються відповідними відомчими нормативно-правовими актами та організаційно-розпорядчими документами. Так, відповідно до додатка 2 до додатка 12 ДСДОУ у розділі посадової інструкції "Загальні положення" встановлюються:

завдання працівника (наприклад, для діловода - прийом, реєстрація вхідних та відправлення вихідних документів);

порядок заміщення посади, тобто, ким призначається та звільняється з посади даний працівник;

професійні вимоги та працівнику (рівень освіти, стаж роботи та ін.);

основні документи та матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.

У розділі посадової інструкції "Функції працівника" визначаються:

предмет ведення чи ділянку роботи, закріплений за працівником;

перелік видів робіт, у тому числі складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може містити заповнення карток, ведення картотеки, видачу довідок тощо. буд.).

У розділі посадової інструкції "Обов'язки працівника" зазначаються особливості діяльності:

пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою та видачею інформації;

що передбачають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль за формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів тощо);

що вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій;

що стосуються порядку виконання доручень;

торкаються етичних норм, яких необхідно дотримуватися в колективі.

У розділі посадової інструкції "Права працівника" визначаються права працівника для реалізації доручених йому функцій та виконання обов'язків. У розділі посадової інструкції "Взаємовідносини" зазначаються підрозділи та працівники, від яких виконавець отримує та яким передає інформацію, її структуру та строки передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються тощо.

У розділі посадової інструкції "Оцінка роботи" перераховуються критерії, що дозволяють оцінити рівень виконання працівником своїх функцій та обов'язків використання прав тощо.

3. Структура та чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

1 Структура служби ДОП

p align="justify"> Важливим питанням при постановці діловодства в організації є визначення структури служби документаційного забезпечення управління, її посадового та чисельного складу.

Структура служби документаційного забезпечення управління залежить від обсягу документообігу, а також від технології роботи з документами та може бути представлена ​​такими структурними підрозділами:

Секретаріат;

-експедиція (в експедиції можуть бути виділені групи з обробки вхідної та вихідної кореспонденції, конфіденційних документів, кур'єрська група тощо);

-підрозділ (відділ, група) з реєстрації та обліку документів;

-підрозділ (відділ, група) з контролю за виконанням документів;

-підрозділ (відділ, група) для роботи зі зверненнями громадян;

-підрозділ (відділ, група) із виготовлення документів (колишні машбюро);

-відділ удосконалення діловодства;

-копіювально-розмножувальне бюро;

-протокольна група;

-редакційна група;

Приймальна;

Архів.

У великій організації з великим обсягом документообігу можуть існувати всі перераховані вище підрозділи, що входять до служби документаційного забезпечення управління.

У організаціях меншого масштабу з таким великим обсягом документообігу можливе поєднання кількох функцій щодо одного підрозділі чи замість структурних підрозділів виконання відповідної роботи окремими співробітниками, у маленькій фірмі всю роботу зазвичай веде один секретар.

Метод встановлення організаційної структури служби діловодства (ДОУ) залежно від обсягу документообігу було сформульовано Єдиної державної системи діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, 1974). Відповідно до цього методу всі організації, установи, підприємства залежно від обсягу документообігу поділяються на чотири категорії:

Так, згідно з вищенаведеною класифікацією, якщо обсяг документообігу установи становить понад 10 тис. документів на рік, то для ефективної організації роботи з документами необхідне створення служби документаційного забезпечення управління як окремого підрозділу.

Незважаючи на те, що даний метод встановлення організаційної структури служби ДОП був запропонований понад 30 років тому, загалом він застосовний і сьогодні. Так, наприклад, Бобильова М.П. у своїй книзі "Ефективний документообіг: від традиційного до електронного" пропонує наступний розвиток організаційної структури служби ДОП залежно від обсягу документообігу (представлено у таблиці 1).

Таблиця 1 Розвиток організаційної структури служби ДОП залежно від обсягу документообігу

Обсяг документообігу, тис. документів на рік Організаційні форми служби ДОВ менше 10 зазвичай один-два секретарі керівника організації від 10 до 25 служба організаційно оформляється; потрібна група працівників з виділенням відповідальних за окремі ділянки роботи (спеціалізація співробітників) від 25 до 50 створюється підрозділ, що включає кілька ділянок роботи (обробка та реєстрація документів, контроль за виконанням, ведення архіву і т.п.) від 50 до 100 більш розвинена структура, в рамках якою організаційно оформлено всі основні ділянки роботи; ступінь спеціалізації роботи співробітників підвищується, як самостійна ділянка (один або кілька фахівців) виділяється корпоративне регулювання та вдосконалення ДОП, у тому числі на основі автоматизації понад 100 складна нестандартна структура служби ДОП, яка залежить від специфіки роботи організації та її структури (ієрархічної, територіально розподіленої) та використання автоматизованих систем

2 Чисельний склад служби документаційного забезпечення управління

Чисельний склад та номенклатура посад працівників служби діловодства насамперед залежить від покладених функцій, обсягу виконуваних цим підрозділом робіт та прийнятої технології (рівня автоматизації та механізації роботи з документами).

У період розробки країні Єдиної державної системи діловодства наприкінці 1960 - х років НДІ праці запропонував методику розрахунку чисельності діловодного персоналу виходячи з обсягу документообігу та загальної чисельності працівників установ. Формула виглядала досить простою:

Чисельність= 0,00016 x D0.98 х Р 0.1

Простота розрахунку за цією формулою призвела до її багаторазового повторення у навчальних та довідкових посібниках з діловодства. Однак вона була розрахована на міністерства і державні комітети і ґрунтувалася на технології машинописного оформлення документів, що існувала в ті роки, з багаторазовими передруками текстів при підготовці документа і малого ступеня механізації управлінської праці. Розрахунок за цією формулою дасть значно завищений кількісний склад служби діловодства, що не відповідає новим технологіям і продуктивності праці, що виросла в сфері управління. Сьогодні ця формула цікава лише для історії діловодства.

Більше реальний розрахунок чисельності діловодного персоналу, що проводяться виходячи з трудомісткості виконуваних видів робіт за формулою, розробленою Центральним бюро нормативів праці та доданої у всіх збірниках нормативів часу на діловодні види робіт, у тому числі і в останньому - "Нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур у федеральних органах виконавчої влади", затвердженому Постановою Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації від 26 березня 2002 р. № 23.

Методика розрахунку у них однакова. Щоб обчислити необхідну чисельність персоналу окремо визначається трудомісткість кожного виду робіт, що нормуються і ненормуються. Для нормованих видів робіт нормативи часу вже розраховані та вказані у перерахованих збірниках. По кожному виду робіт норматив часу визначається за формулою

Н вр = Н × До,

Де Н вр

К-коефіцієнт, що враховує витрати на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, фізкультурні паузи та особисті потреби, % оперативного часу.

За результатами аналізу карт, фотографій, і саме фотографій робочого часу приймається рівним 1.1

Потім визначається річна трудомісткість нормованих робіт (Т) у годиннику з урахуванням кожного виду виконуваних робіт за формулою:

Т н = Н вр × V i ,

Де Н вр - Витрати часу на виконання конкретного нормативного виду роботи, год;

V i - обсяг конкретного виду роботи, що виконуються за рік.

Річна трудомісткість ненормованих робіт у годиннику визначається методом експертних оцінок з урахуванням обсягу виконуваних робіт за формулою:

Т нн = Н ннj × V j,

Де Н ннj - трудомісткість ненормованої роботи конкретного виду,

V j - Річний обсяг ненормованих видів робіт.

Загальну річну трудомісткість як нормованих, так і не нормованих операцій розраховують за такою формулою:

Т о = Т н + Т нн

Знаючи загальну річну трудомісткість робіт, що виконуються службою діловодства, розраховують скільки треба працівників для виконання цієї роботи за формулою:

Де Ф n - корисний фонд робочого дня працівника протягом року.

Приклади, як провести розрахунок чисельності працівників служби діловодства, можна взяти у тих самих збірниках нормативів часу Центрального бюро нормативів праці.

Приклади розрахунку чисельності працівників діловодної служби (традиційні технології)

Розрахунок чисельності працівників здійснено виходячи з планової трудомісткості робіт, що виконується протягом року.

№ п/п Вид виконуваної роботи Номер нормативу Одиниця обсягу роботи Обсяг роботи за рік Норматив часу на одиницю обсягу робіт, чол. -Ч.Сума витрат часу чол. - ч.1Складання та ведення номенклатури справ організації3.1.1.2200 позицій2002302302Обробка отриманих документів 3.1.2.110 документів144000,781123,23Обробка відправлених документів 3.1.2.210 документів10. 1.310 документів1500,7010,513Передача справи в архів організації із структурної підрозділи 3.1.5.710 справ1003,20 3,20Разом7377,4 Т н -трудомісткість робіт, розрахована за наведеними у збірнику нормативами часу з урахуванням коефіцієнта К = 1,1 що враховують витрати часу організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок (включаючи фізкультурні паузи та особисті потреби) -8115.1чел.-ч.

Т нн - трудомісткість робіт, непередбачених збіркою – 114,2 чол.-ч. (Визначено експертним шляхом).

Ф n - корисний фонд робочого дня одного працівника протягом року, ч.,(приймається у середньому рівним 1910 год.).

Наведемо ще один приклад розрахунку чисельності працівників служби діловодства, даний у Міжгалузевих укрупнених нормативах часу на роботу з документаційного забезпечення управління:

Розрахунок чисельності працівників служби ДНЗ (канцелярії здійснено виходячи з фактичної трудомісткості робіт, виконаних у минулому році.

Т н - трудомісткість робіт, розрахована за наведеними у збірнику нормативами часу з урахуванням коефіцієнта К=1,1 що враховують витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинку (включаючи фізкультурні паузи та особисті потреби) - 11698,5 чол.-ч.

Т нн - трудомісткість роботи, не передбачених збіркою-98,8 чол. -Ч. (Визначена експертним шляхом).

Ф n - Корисний фонд робочого часу одного працівника за рік, год. (приймається в середньому рівним 2006 год.).

І, нарешті, візьмемо приклади, наведені в останніх нормативах часу 2002 р.

Розрахунок нормативної чисельності працівників служби документації, які забезпечують комплекс завдань "Облік та реєстрація документів"

Найменування роботи Одиниця виміру Річний обсяг роботи Норма часу, ч. № таблиці Нормативна трудомісткість, ч. 1. Ведення контрольної картотеки Одна РКК108600,151816292. Запис у книзі обліку документів, що надсилаютьсяОдна запис60000,04402403. Опис вхідних документівОдин опис 1200,234027,6 4. Заповнення реєструОдин реєстр37330,1940709,275. Обробка телеграм Одна телеграма6500,113471,56. Розсилка документівОдин адресат60000,02321697. Реєстрація отримуваних документів колегіального органу 2 л.48000,0316728. Реєстрація внутрішніх наказів 2 л.1200,08164,89. Облік наказів колегіального органу Один документ 1200,07158,410. Облік рішень (постанов) колегіального органу Один документ1201151211. Облік телеграм колегіального органа Одна телеграма1500,05157,512. Облік зведень колегіального органа Одна зведення 60 0,481528,813. Облік опису документів колегіального органу Один опис 4200,121550,414. Облік листів-повідомлень колегіального органу Один лист12600,05156315. Облік постанов колегіального органу Один документ 1200,08159,6Разом:3002,87

Реєстраційна картка (РКК) - реєстраційно-контрольна картка, що має спеціально розроблену форму для запису і службовця для обліку та контролю документів, що надходять, обсягом не більше 1500 знаків.

Л - лист (л.) - одиниця виміру обсягу машинописного тексту на аркуші паперу, розміром 210х297 мм (формат А4) надрукованого з одного боку, на якому розміщується 38 - 41 рядок (2450 знаків) через 1.5 інтервалу з кількістю 60 - 64 друкованих знаків у рядку (в автоматизованих умовах – 2 Кбайти).

Т н - Витрати часу, розраховані за нормами часу-3002,87 год.

Ф n - норма робочого дня однієї працівника протягом року - умовно приймається рівної 2000 год.

Т нн - 438,9 - витрати часу, не передбачені нормами, які мають разовий характер (визначені експертним шляхом);

Т про = 3002,87 + 438,9 = 3441,77 год.

Приклад розрахунку 2

Розрахунок чисельності основного персоналу працівників служби документації

Найменування роботи Одиниця виміру Річний обсяг роботи Норма часу, ч. № таблиці Нормативна трудомісткість 1. Автоматизований облік обсягу документообігу установи 100 документів 200000,153202. Автоматизований облік кількості документів 100 документів 65000,05523,254. Автоматизований контроль виконання документів, що надходять 10 документів50000,756350------10. Автоматизований облік кількості внутрішніх документів100 документів150000,04516Разом:10545

Т н - Витрати часу, розраховані за нормами часу, - 10545 год.

Т нн - витрати часу, не передбачені нормами, що мають разовий характер, - 1096,8 год. (визначено експертним шляхом);

Ф n - норми робочого дня одного працівника протягом року, год. - умовно приймається рівною 2000 год.

Як бачимо з наведених прикладів, методика розрахована однакова, але нормативи часу ви берете з тієї збірки, якою ви користуєтеся, а ненормовані види робіт розраховуєте шляхом експертних оцінок самі.

Крім працівників, які входять безпосередньо до штату служби діловодства, у кожному структурному підрозділі може бути секретар, який веде діловодство у відділі. За відсутності такого керівника підрозділ повинен призначити одного зі співробітників відділу відповідальним за ведення діловодства.

Таким чином, загальна чисельність працівників, які займаються діловодним обслуговуванням в організації, складатиметься зі штатної чисельності працівників служби діловодства та всіх працівників інших підрозділів, на яких покладено діловодні функції.

Висновок

Досліджуючи матеріал на тему курсової роботи можна зробити такі висновки:

Відповідно до вимог Державної системи ДНЗ документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах повинно здійснюватись спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління (службою ДНЗ). Така служба функціонує на підприємстві як самостійний структурний підрозділ, очолюваний керівником служби та підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства.

Основними завданнями служби ДОП є:

впровадження на підприємстві єдиного порядку роботи з документами відповідно до ДСДОУ та інших нормативно-методичних та організаційно-розпорядчих документів;

здійснення методичного керівництва організацією роботи з документами у структурних підрозділах підприємства;

забезпечення дієвого контролю за дотриманням встановленого порядку роботи з документами;

вдосконалення форм та методів роботи посадових осіб підприємства з документами.

Документаційне забезпечення управління - діяльність, що охоплює організацію документування та управління документацією у процесі реалізації функцій установи, організації та підприємства.

Для отримання економічного ефекту, насамперед, важлива якість інформації, що визначається її кількістю, оперативністю, ступенем складності. Якщо на підприємстві не налагоджено чіткої роботи з документами, то, як результат, погіршується управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Список використаних джерел та літератури

Джерела

ГОСТ Р 51141-98 Діловодство та архівна справа: Терміни та визначення. - М: Вид-во стандартів, 1998.

ДР-191-98. Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації ВНІІДАД ФАС РФ. - М: ВНИКДАД, 1998.

Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої (утв. наказом Федеральної архівної служби Росії від 27.11.2000 р. № 68). - М., 2001.

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення. Схвалено колегією Головархіву СРСР 27 квітня 1988 р.

Література

Бєлов А.М. Діловодство та документообіг: Навч. Посібник.- М: Ексмо,2007

Басаков М.І. Діловодство та кореспонденція у питаннях та відповідях: Навч. посібник.- Ростов н/Д.: Фенікс, 2004

Галахов В.В. Діловодство: Зразки, документи, організація та технологія роботи. - М: ТОВ "ТК Велбі", 2005

Дьомін Ю.М. Діловодство: Підготовка службових документів. - СПб.: Пітер, 2004

Крилова І.Ю. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – СПб.: Бізнес-преса, 2004

Кузнєцова Т.В. Діловодство: Організація та технології документаційного забезпечення управління. - М: Юніті-Дана, 2003

Кузнєцова Т.В. Діловодство: Підручник/Т.А. Бикова, Л.М. В'ялова, Л.В. Санкіна; За заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - 2-ге вид., перераб. та дод. - М: МЦФЕР, 2006.

Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. - СПб.: Пмтер, 2006

Співак В.А. Документування управлінської діяльності: Діловодство – СПб.: Пітер, 2005

Стенюков М.В. Діловодство: Конспект лекцій. - М: Пріор, 2005

Янкова В.Ф. Як організувати діловодство. - М: МЦФЕР, 2004.

Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений постановою Мінпраці Російської Федерації від 21 серпня 1998 № 37. - Загальні положення.

Додаток 1

Кваліфікаційні характеристики посад працівників служби документаційного забезпечення управління

Категорія працівника за характером праціНайменування посадиКваліфікаційна характеристика посадикерівникизавідувач архіву посадових обов'язків: · очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі, організації; · забезпечує відповідно до встановленого порядку прийом, реєстрацію, систематизацію, зберігання та використання документів; · керує роботою зі складання довідкового апарату, що полегшує облік та використання архівних документів; · надає методичну допомогу у пошуку необхідних документів; · інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та здавання справ до архіву; · контролює своєчасність надходження до архіву документів, закінчених діловодством; · забезпечує проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справі постійного та тимчасового зберігання; · керує роботою зі складання описів справ передачі документів у державні архіви, складання актів про знищення документів, терміни зберігання яких минув; · здійснює контроль за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереження документів; · організовує роботу з ведення обліку документообігу та кількості справ, видачі архівних довідок на основі даних, що є у документах архіву; · складає встановлену звітність; · бере участь у розробці положень та інструкцій щодо ведення діловодства та організації архівної справи. повинен знати: · постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо роботи архівів; · · порядок оформлення документів, що надходять до архіву, та діючу систему їх класифікації; · · основи організації виробництва, праці та управління; · законодавство про працю; · · · середня професійна освіта та стаж роботи з діловодства не менше 2 років. завідувач канцелярії посадові обов'язки: · організовує роботу канцелярії; · забезпечує своєчасну обробку кореспонденції, що надходить і відправляється, її доставку за призначенням; · здійснює контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням; · організує роботу з реєстрації, обліку, зберігання та передачі у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства (у тому числі наказів та розпоряджень керівництва), щодо формування справ та їх здачі на зберігання; · розробляє інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві, в установі, організації та організує їх впровадження; · вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці; · здійснює методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасною здаванням справ до архіву, підготовку довідок про дотримання строків виконання документів; · забезпечує друкування та розмноження службових документів; · бере участь у підготовці нарад, що скликаються керівництвом, і організує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження; · керує працівниками канцелярії. повинен знати: · · Єдину державну систему діловодства; · · структуру підприємства, установи, організації; · · схеми документообігу; · порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного та тимчасового зберігання, встановленої звітності; · строки та порядок здачі справ до архіву; · системи організації контролю над виконанням документів; · оргтехніку та інші технічні засоби управлінської праці; · основи економіки, організації виробництва, праці та управління; · законодавство про працю; · правила внутрішнього трудового порядку; · правила та норми охорони праці. вимоги до кваліфікації: · середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкова професійна освіта та стаж роботи за спеціальністю не менше 3 років. · забезпечує своєчасне та якісне виконання копіювальних та розмножувальних робіт, у тому числі мікрофільмування технічної документації для всіх структурних підрозділів підприємства, установи, організації; · організує прийом технічної та службової документації для копіювання, розмноження, врахування надходження матеріалів від підрозділів; · визначає витрату матеріалів та видачу готової продукції замовникам; · складає графіки виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · розподіляє роботу між виконавцями відповідно до їх спеціальності та кваліфікації та інструктує працівників; · визначає потребу бюро в обладнанні, матеріалах та забезпечує складання заявок на їх отримання; · здійснює контроль за строками та якістю виконання копіювальних та розмножувальних робіт, а також комплектністю матеріалу, що здається замовникам; · бере участь у розробці інструкцій, правил та інших нормативних документів з техніки виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · вживає заходів щодо вдосконалення організації праці працівників бюро, впровадження передових прийомів та методів роботи з метою зниження витрат, витрат матеріалів, покращення використання обладнання та підвищення продуктивності праці; · забезпечує збереження прийнятої у роботу документації; · контролює стан робочих місць, обладнання та його своєчасний ремонт, дотримання правил експлуатації обладнання та охорони праці при виконанні копіювальних та розмножувальних робіт; · вивчає причини, що викликають шлюб при виконанні копіювальних та розмножувальних робіт, та вживає заходів щодо їх попередження. повинен знати: · постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів, що стосуються виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · методи та засоби виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · конструкцію, принципи роботи, правила монтажу та експлуатації копіювального та розмножувального обладнання; · види матеріалів, що використовуються при копіювальних та розмножувальних роботах, їх властивості та технічні характеристики; · стандарти, інструкції та інші керівні документи щодо оформлення технічної документації; · норми та розцінки на виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · передовий вітчизняний та зарубіжний досвід виконання копіювальних та розмножувальних робіт; · основи організації праці; · законодавство про працю; · правила внутрішнього трудового порядку; · правила та норми охорони праці. вимоги до кваліфікації: · середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкова професійна освіта та стаж роботи за спеціальністю не менше 3 років. · здійснює керівництво роботою машинописного бюро; · приймає матеріал для друкування, розподіляє його між друкарками, веде облік виробітку, здає виконану роботу; · забезпечує контроль за термінами та якістю виконання машинописних робіт, збереження прийнятих документів та фонограм; · забезпечує друкарок необхідними для роботи технічними засобами та матеріалами; · стежить за станом друкарських машинок, диктофонів і вживає заходів щодо усунення їх несправностей; · у вільний від зазначених обов'язків час виконує машинописні роботи. повинен знати: · постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо ведення діловодства; · основні засади Єдиної державної системи діловодства; · машинопис; · порядок обліку машинописних робіт; · правила орфографії та пунктуації; · порядок розташування матеріалу під час друкування різних документів; · стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; · правила експлуатації друкарських машинок, диктофонів; · основи організації праці; · законодавство про працю; · правила внутрішнього трудового порядку; · правила та норми охорони праці. вимоги до кваліфікації: · середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкова професійна освіта та стаж роботи за спеціальністю не менше 3 років. завідувач експедиції · здійснює керівництво роботою експедиції; · організує роботу з прийому, обробці, відправленню за призначенням вантажів, що надходять, документів і кореспонденції, забезпеченню їх збереження та своєчасної доставки адресатам; · складає інструкції щодо супроводу вантажів та документів, що проходять через експедицію; · бере участь у перевірці збереження упаковки (тари) та наявності вкладень відповідно до супровідних документів, у необхідних випадках - у складанні актів на виявлену нестачу або псування; · вживає заходів щодо забезпечення працівників експедиції засобами механізації праці, інвентарем, спеціальним обладнанням, стежить за їхньою правильною експлуатацією та технічно справним станом; · здійснює контроль за наявністю необхідних видів транспорту, організацією правильного транспортування, проведенням вантажно-розвантажувальних робіт, розміщенням та укладанням вантажів, документів та кореспонденції, правильністю оформлення приймально-здаткової документації; · організовує роботу з ведення обліку, складання встановленої звітності, підготовки довідок про дотримання строків доставки; · забезпечує необхідний режим зберігання та збереження вантажів, документів та кореспонденції при їх транспортуванні. повинен знати: · постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо організації діловодства; · структуру підприємства, установи, організації; · прийоми та методи обробки кореспонденції; · організацію діловодства; · організацію вантажно-розвантажувальних робіт; · порядок прийому та здачі вантажів; адреси основних постачальників вантажів, їх складів; · форми документів на приймання та відправлення вантажів та правила їх оформлення; · порядок складання вимог на транспорт, особливості транспортування, складування та зберігання матеріалів, що експедуються; · порядок реєстрації відправників та одержувачів вантажів, документів та кореспонденції, організацію контролю за їх доставкою; · встановлену звітність; · засоби механізації праці; · спеціальне обладнання та інвентар; · основи економіки, організації праці та управління; · законодавство про працю; · правила внутрішнього трудового порядку; · правила та норми охорони праці. вимоги до кваліфікації: · початкова професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або середня (повна) загальна освіта та стаж роботи на посаді експедитора не менше 1 року. · розробляє та впроваджує технологічні процеси роботи з документами та документною інформацією на основі використання організаційної та обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота); · бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства; · готує пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління; · розробляє уніфіковані системи документації та табелі документів різного призначення та рівня управління, класифікатори документної інформації; · організовує використання систем ведення документації; · вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків; · бере участь у відборі документів, що передаються на державне зберігання, організації зберігання та експертизи цінності документів; · бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної та мікропроцесорної техніки, проектуванні та актуалізації баз та банків даних; · вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення; · бере участь у роботі з підбору, розміщення та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління. повинен знати: · законодавчі та нормативні правові акти, постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо документаційного забезпечення управління; ·