Modelo de acta de la reunión según formulario GOST. Cómo redactar un acta de una reunión de organización

Protocolo de la reunión– un documento que registra todos los eventos que tienen lugar en una reunión de los empleados de la empresa. No es un documento estrictamente obligatorio, pero en algunos casos es realmente necesario.

ARCHIVOS

Papel del protocolo

Las reuniones en las organizaciones, independientemente de su estatus, dirección comercial y tamaño, se realizan con cierta frecuencia. Le permiten resolver muchos problemas actuales, tomar las medidas necesarias de manera oportuna para resolver problemas complejos, determinar la estrategia de desarrollo de la empresa, etc.

Sin embargo, no todas las reuniones se registran en actas y esto no constituye una violación de la ley. En principio, la dirección de la empresa tiene derecho a determinar qué reuniones deben registrarse y cuáles pueden celebrarse sin la elaboración de este documento.

La función principal del protocolo es registrar por escrito todas las tareas, preguntas, opiniones expresadas en la reunión y, lo más importante, las decisiones tomadas colectivamente.

Cuanto más completo y detallado se mantenga el protocolo, mejor.

Normalmente se requieren actas de aquellas reuniones que tienen un impacto directo en el futuro de la empresa. También se recomienda levantar actas de reuniones con la participación de representantes de otras empresas y empleados de agencias gubernamentales.

Procedimiento para la reunión

Una reunión no es un evento que se realiza, como dicen, sobre la marcha. Requiere una preparación preliminar cuidadosa, que generalmente la lleva a cabo un empleado responsable designado para ello por orden especial del director. Recopila los documentos necesarios, escribe una lista de temas actuales y problemas urgentes que deben resolverse, notifica a todos los participantes potenciales sobre la próxima reunión y lleva a cabo otras actividades preparatorias.

Cabe señalar que los empleados de una empresa que hayan recibido información sobre una próxima reunión y una invitación para participar en ella pueden negarse, pero solo si existen razones válidas y suficientemente convincentes, ya que la reunión es parte de sus responsabilidades laborales.

La reunión suele tener su propio presidente, quien supervisa su progreso, anuncia el orden del día y realiza las votaciones. En la mayoría de los casos se trata del director de la empresa, pero también puede ser otro empleado. En este caso, deberá hacerse constar en el acta información sobre el presidente.

Desde el comienzo de la reunión, se registran cuidadosamente todos los acontecimientos que ocurren en la misma. Además, esto se hace de diferentes maneras: mantener un protocolo no excluye el uso de grabaciones de fotografías y videos.

El acta posterior a la finalización de la reunión deberá ser firmada por el secretario y presidente de la reunión, así como, en su caso, por sus participantes, quienes así confirmarán que toda la información incluida en la misma es correcta.

¿Quién debe completar el protocolo?

La función de redactar el acta suele ser responsabilidad del secretario de la empresa u otro empleado designado para realizar esta misión directamente en la reunión. Al mismo tiempo, la persona elegida para llevar el protocolo debe tener una comprensión clara de cómo y por qué se hace esto y tener al menos habilidades mínimas para redactar documentos de protocolo.

Elaboración de un protocolo.

Hoy en día, la ley no prevé una forma estrictamente unificada de actas de reuniones, por lo que las organizaciones pueden redactarlas en cualquier forma o según un modelo aprobado en las políticas contables de la empresa. Sin embargo, es necesario indicar cierta información en el mismo:

• Número del Documento;
• fecha de creación;
• nombre de la compañía;
• la localidad en la que está registrada la empresa;
• lista de personas presentes en la reunión (incluidos sus cargos, nombres completos);
• información sobre el presidente y el secretario de la reunión;
• agenda (es decir, aquellas cuestiones que deben resolverse);
• el hecho de la votación (si se realizó) y sus resultados;
• resultado de la reunión.

A veces, el tiempo exacto (hasta minutos) del inicio y el final de una reunión se incluye en el acta; esto le permite disciplinar a los empleados y optimizar el tiempo dedicado a dichas reuniones en el futuro.

Si es necesario, se pueden adjuntar al acta de la reunión algunos documentos adicionales, fotografías y pruebas en vídeo. Si los hubiere, su presencia deberá reflejarse en el acta de la reunión como párrafo aparte.

Cabe señalar que el protocolo debe llevarse a cabo con mucho cuidado, se deben evitar errores y correcciones, y es completamente inaceptable ingresar en él información poco confiable o deliberadamente falsa. Si se identifican esos momentos en caso de una inspección de la documentación interna de la empresa por parte de las autoridades reguladoras, la empresa puede sufrir una sanción grave.

Reglas básicas para la elaboración de un protocolo.

El protocolo, por regla general, se redacta en una sola copia, pero si es necesario, se pueden hacer copias, cuyo número no está limitado.

El documento deberá estar firmado por el autor inmediato, el secretario, así como por todos los integrantes de la reunión.

El protocolo se puede redactar en una simple hoja A4 o en papel con membrete de la organización; no importa si se escribe a mano o se completa en una computadora. No es necesario certificarlo con el sello de la empresa, ya que desde 2016 las personas jurídicas por ley tienen todo el derecho a no utilizar sellos y timbres para certificar su documentación.

Una vez completadas y debidamente visadas, las actas deben conservarse junto con otros documentos firmes que registren reuniones internas, negociaciones y reuniones. Después de perder su relevancia, debe enviarse para su almacenamiento al archivo de la empresa, donde debe conservarse por el período establecido por la ley o las leyes locales internas de la empresa (al menos 3 años), después del cual puede ser eliminado. (este trámite también debe realizarse estrictamente en la forma prescrita por la ley) .

Soporte documental para la gestión.

Control

Opción 4

1. Protocolo, tipos de protocolos, características de diseño 4

2. Procesamiento de la correspondencia enviada 9

3. Redactar un acta de cancelación de propiedad 11

4. Escribe una nota 12

Bibliografía 14

1. Protocolo, tipos de protocolos, características de diseño.

Las actas son un documento que registra el avance de las discusiones y la toma de decisiones en reuniones, conferencias y sesiones de órganos colegiados.

Una característica especial del protocolo es que se utiliza para documentar las actividades de órganos colegiados: temporales (reuniones, conferencias, reuniones, comisiones) y permanentes (colegios de ministerios y comités, consejos académicos de instituciones científicas, presidiums).

La elaboración y ejecución de los protocolos es responsabilidad de los secretarios de los órganos colegiados correspondientes (titulares o elegidos durante sus funciones). El secretario, junto con el presidente del órgano colegiado, es responsable de la veracidad de la información contenida en el protocolo. Las actas se redactan sobre la base de grabaciones manuscritas, incluidas taquigrafías o cintas adhesivas de la reunión, así como de los documentos preparados para la reunión: orden del día, textos o resúmenes de informes y discursos, proyectos de decisión.

Principales tipos de protocolo:

Actas breves: registra los temas discutidos en la reunión, los nombres de los oradores y las decisiones tomadas. Se recomienda realizarla en los casos en que la reunión sea de carácter operativo.

El protocolo completo registra no sólo los temas discutidos, las decisiones tomadas y los nombres de los oradores, sino también con suficiente detalle el contenido de los informes y discursos de los participantes de la reunión.

El protocolo taquigráfico se elabora sobre la base de un informe taquigráfico de la reunión (transcripción) y transmite literalmente el proceso de discusión de cada tema y la adopción de una decisión al respecto.

El acta se redacta en papel con membrete de la organización y contiene los siguientes detalles: nombre de la organización, nombre del tipo de documento, fecha de la reunión, número del acta, lugar de redacción del acta (lugar de la reunión), título de el texto, texto, firmas, visas de familiarización. El título del texto del protocolo es el nombre del evento que se registra (reunión, sesión, reunión) y el nombre del órgano colegiado cuyo trabajo se registra.

El texto del protocolo consta de dos partes: introductoria y principal. La parte introductoria del texto del protocolo debe mostrar: quién dirigió el evento que se está registrando; quién llevó las actas; quién estuvo presente en la reunión (reunión, reunión, etc.) de entre los funcionarios incluidos en el órgano colegiado que realizó la reunión; quién fue invitado (si es necesario) a la reunión entre los empleados de la organización o de otras organizaciones; qué temas se discutieron en la reunión.

La información sobre el jefe de la reunión, el secretario y los presentes incluye los apellidos e iniciales de los funcionarios, indicados respectivamente después de las palabras: “Presidente”, “Secretario”, “Presente” (sin comillas). Para las personas invitadas adicionalmente a la reunión entre los empleados de la organización, además del apellido y las iniciales, se indica el puesto que ocupan, y para los especialistas de otras organizaciones, el puesto y el nombre de la organización. La información sobre las personas invitadas a una reunión se puede incluir en la sección "Asistidos" o en una sección especial "Invitados".

En eventos colectivos como reuniones, a menudo hay un gran número de participantes, cuya lista en la parte introductoria del texto del protocolo no es apropiada. En este caso, se elabora una lista separada de los presentes en la reunión y posteriormente se adjunta al acta.

En el propio protocolo, en el apartado “Asistentes”, sólo se indica el número total de presentes con referencia a la lista adjunta. Cabe destacar que los apartados “Presente” e “Invitado” son de particular importancia en relación con otros apartados del protocolo, ya que inciden directamente en la fuerza legal de este documento, mostrando la legalidad de la realización de un evento colectivo. Estas secciones reflejan la presencia de quórum de la reunión, es decir. el número mínimo requerido de miembros de un órgano colegiado suficiente para iniciar los trabajos de la reunión (reunión, conferencia). En ausencia de un quórum establecido normativamente para un determinado órgano colegiado (mayoría simple o 2/3), la celebración de una reunión es inaceptable, ya que sus decisiones serán ilícitas. Las palabras "Presidente", "Secretario", "Presente", "Invitado" se imprimen desde la posición cero del dispositivo de impresión, se coloca un guión desde la segunda posición, los apellidos se escriben en el caso nominativo y luego se colocan las iniciales. Los nombres de los presentes e invitados están ordenados alfabéticamente y impresos a espacio de 1 línea.

Los temas discutidos en la reunión se enumeran en la sección AGENDA. Las palabras AGENDA se imprimen desde la posición cero del dispositivo de impresión, seguidas de dos puntos. Los puntos del orden del día están numerados. Cada nueva pregunta se imprime desde la primera posición del tabulador. El orden en que se organizan las preguntas está determinado por su grado de importancia. La formulación de los puntos del orden del día debe comenzar con las preposiciones sobre (acerca de), el título del cargo y el apellido del hablante se dan en el caso genitivo. La parte principal del texto del protocolo está estructurada de acuerdo con los temas del orden del día. La estructura de la grabación de la discusión de cada punto del orden del día se realiza según el siguiente esquema: ESCUCHARON HABLARON DECIDIÓ (DECIDIERON). Estas palabras están impresas en letras mayúsculas. La palabra ESCUCHADO está precedida por el número del tema del orden del día, seguida de dos puntos. El apellido del hablante se imprime en el caso nominativo desde la primera posición del dispositivo de impresión; Después del apellido ponen iniciales, luego un guión y escriben el contenido del informe en mayúscula en forma de discurso directo. Si el texto del informe (discurso) es transcrito o presentado por el orador por escrito, después del guión, "Se adjunta el informe" también se escribe en letras mayúsculas (en el protocolo sin comillas).

La discusión del informe podrá ir precedida de preguntas al ponente, que, junto con las respuestas, se incluyen en el apartado ESCUCHADO. Antes de registrar cada pregunta se indican las iniciales, apellido y cargo de su autor y se coloca un guión. El contenido de la pregunta está escrito en mayúsculas en forma de discurso directo. Antes de formular la respuesta, escriba la palabra "Respuesta" (en el protocolo sin comillas), ponga un guión y escriba la respuesta en forma de discurso directo. El avance de la discusión del informe se refleja en la sección PONENTES. Se colocan dos puntos después de la palabra HABLÓ. El apellido del hablante se escribe en el caso nominativo desde la 1ª posición del dispositivo de impresión, luego se indican las iniciales y la posición del hablante, se coloca un guión y el contenido del discurso se imprime en letras mayúsculas en forma de discurso indirecto. .

Las decisiones adoptadas se encuentran contenidas en el apartado RESUELTO (DECIDIDO). Si hay varias soluciones, se numeran con números arábigos con un punto. Por regla general, cada decisión va acompañada de una indicación del cargo, apellido e iniciales del responsable de su ejecución y contiene un plazo de ejecución. Las decisiones tomadas colectivamente a menudo requieren votación. En este caso, después del apartado RESUELTO, se indica lo siguiente: “Votar” o “Votado” (en el protocolo sin comillas) y se da el resultado de la votación: por unanimidad o a favor…, en contra…, abstención. ..

En la práctica, se suelen utilizar protocolos abreviados y breves cuando no se requiere un registro detallado del progreso de la discusión de cuestiones. En las actas abreviadas, después de la lista de presentes o invitados, se indica el número de serie del punto del orden del día y se imprime el título del informe. La última línea del título del informe (punto del orden del día) está subrayada y los nombres de los oradores en el orden de su presentación están impresos debajo de la línea (entre paréntesis). El título de cada informe finaliza con una decisión o resolución protocolar. El protocolo breve indica sólo las cuestiones consideradas y las decisiones tomadas. La parte resolutiva del texto del protocolo puede contener una cláusula sobre la aprobación de cualquier documento. En este caso, el documento aprobado se adjunta al protocolo y tiene un enlace a su número y fecha. En la práctica, muy a menudo es necesario extraer extractos de los protocolos. El extracto del protocolo contiene los siguientes detalles:

todos los detalles del encabezado del protocolo: nombre de la organización, nombre del tipo de documento (EXTRACTO DEL ACTA), fecha (fecha de la reunión), número de protocolo (número de serie de la reunión), lugar de preparación ( lugar de la reunión);

título al texto;

todos los detalles de la parte introductoria del texto del protocolo: “Presidente”, “Secretario”, “Presente”, “Invitados”, “AGENDA”;

detalles individuales de la parte principal del texto del protocolo: “ESCUCHADO”, “DECIDIDO”, “VOTO”;

detalles de la parte formal del protocolo: detalles “Firma”, incluidas las palabras “Presidente”, “Secretario”, iniciales y apellidos del presidente y del secretario (sin sus firmas personales, ya que los extractos, por regla general, no están firmados con el original firmas, pero están certificadas por el secretario); una nota sobre la certificación de la copia.

Por lo tanto, del contenido del protocolo sólo se toman aquellos elementos que deben llamarse la atención de los funcionarios interesados. Para confirmar hechos y acontecimientos establecidos, varias personas redactan un acta. Los actos se redactan con base en los resultados de las auditorías de las actividades de una empresa o su unidad estructural y de los funcionarios individuales, durante la aceptación y transferencia de casos, la preparación de documentos para la destrucción y la aceptación de objetos en operación.

En muchas organizaciones se celebran reuniones, sin importar la forma de propiedad que tengan. En ellos, empleados y directivos intercambian información importante y toman decisiones. Para que el evento sea efectivo se levanta acta de la reunión. La muestra de este documento es aproximadamente la misma en las organizaciones. Las reglas se describen a continuación.

Tipos de reuniones

Estos eventos pueden salir mal si no te preparas para ellos. Esta función recae en el gerente. Debe determinar la naturaleza del evento. Los expertos distinguen varios tipos de reuniones:

1. Formación (conferencia), cuya finalidad es dotar de conocimientos a los empleados y mejorar sus habilidades.
2. Informativo. El evento debe resumir información y estudiar diferentes puntos de vista sobre temas emergentes.
3. Explicativo. En tales reuniones, los gerentes convencen a los empleados de la corrección de la política económica que se está implementando.
4. Problemático. El evento se lleva a cabo para desarrollar un método para resolver problemas actuales.

Cualquiera que sea el tipo de reunión, debe quedar documentada. Esto permite que se lleve a cabo de manera competente y organizada.

Preparación

Para que la reunión sea eficaz, el personal superior debe conocer las siguientes reglas:

1. Es necesario definir claramente el tema y los resultados deseados. Esto permitirá un evento organizado.
2. Desarrollar cuidadosamente la agenda. Es necesario establecer la secuencia de consideración de las cuestiones. Al mismo tiempo, es mejor empezar con preguntas fáciles y pasar a otras más complejas.
3. Es necesario familiarizar a los participantes con los hechos que se discutirán. Es mejor hacerlo antes de la reunión.
4. Se deberá enviar previamente una invitación a las personas que vayan a asistir. Si algunos no pueden ayudar a resolver los problemas, pero necesitan conocer los resultados del evento, entonces se les debe proporcionar un protocolo.
5. El lugar de la reunión debe elegirse en función de su propósito. Las condiciones en las que se aloja a las personas son importantes para crear un entorno empresarial.

Estos matices son fundamentales en la preparación de la reunión. Si se siguen, el evento se llevará a cabo de manera eficiente y organizada.

¿Por qué se requieren actas de reuniones?

Cada organización celebra reuniones periódicas. Este tipo de evento ayuda a resolver muchos problemas urgentes, tomar decisiones oportunas sobre temas complejos y crear una estrategia de desarrollo de la empresa. A menudo las reuniones no se registran en actas, lo que se considera la norma. La dirección puede determinar de forma independiente la lista de actividades durante las cuales se realiza el registro. También establecen dónde no es necesario.

El objetivo principal del protocolo es dejar constancia por escrito de todas las cuestiones, tareas y opiniones expresadas en la reunión, así como de la toma de decisiones conjunta. Se considera que la mejor forma es un protocolo detallado. Normalmente, dicho documento se utiliza en eventos que afectarán el desarrollo futuro de la empresa. Además, es necesario registrar el contenido de las reuniones con empresas y empleados de agencias gubernamentales. Los ejemplos de actas de reuniones para diferentes tipos de eventos son similares, con solo diferencias menores.

mantenimiento

El acta de la reunión la lleva el director de la empresa. Pero esta función también puede realizarla otro empleado. Antes de este evento, la secretaria recibe una lista de invitados y una lista aproximada de preguntas. Los participantes proporcionan resúmenes de los informes. Esto le permitirá preparar una plantilla de documento para acelerar el trabajo de redacción del documento. Los modelos de actas de reuniones de este tipo son similares en todas las empresas.

Cuando haya muchos participantes, es mejor crear una hoja de registro donde se anotarán los nombres completos de los que se presenten. Al inicio de la reunión, el secretario aprueba la lista de los presentes. La información es registrada por la secretaria durante el evento. Para mejorar la precisión del registro, se utilizan grabaciones de voz. Todas las palabras se registran en medios digitales y luego se reproducen cuando se finaliza el protocolo.

Si hay muchos participantes en la reunión, se invita a 2 secretarios a levantar actas. Este tipo de trabajo acelera el proceso si el evento se retrasa. Las respuestas, observaciones, comentarios que no estén relacionados con el tema de la reunión no están incluidos en el contenido del documento. Las actas recogen el sentido general de los informes, preguntas y propuestas. Las decisiones e instrucciones que el gerente proporciona a los empleados individuales se registran con precisión.

Si el gerente necesita información precisa, podrá exigir un informe firmado por la persona responsable. Las reuniones discuten la situación en general, por lo que no es necesario tomar notas detalladas. Como resultado, el acta incluye el avance de la reunión: temas discutidos, cuestiones, decisiones. A veces los gerentes exigen una grabación palabra por palabra de todas las frases. Esto sucede en las reuniones de las organizaciones modernas, en las que se resuelven muchas cuestiones operativas.

Decoración

¿Reuniones? La muestra incluye la información básica que debe incluirse en el documento. En los departamentos gubernamentales, los protocolos se llevan a cabo mediante formularios especiales. La forma habitual de un modelo de acta de reunión consta de:

1. Detalles obligatorios (fechas, números, razón social, tipo de documento que indique el evento, ubicación).
2. Relación de los presentes (nombre completo, cargos de los participantes). Se podrá utilizar una hoja de asistencia, en la que firmen todos los que acudan.
3. Si en el evento estuvieran presentes personas de otras instituciones, se deberán anotar en el apartado “Invitados”.
4. Parte principal. Indica 3 partes: escuchó (nombre completo y cargo de los oradores, temas de los discursos, presentación de la esencia), habló (nombre completo y cargo de la persona que hace preguntas o comenta), decidió (el gerente da instrucciones o una resolución se impone, se establecen plazos para completar las tareas).
5. Al final las firmas las dan el secretario y el gerente. No se necesita sello.

Con este protocolo de muestra, puede redactar un documento competente. Debe estar numerado para monitorear el progreso de la reunión. El documento final se prepara algún tiempo después de la reunión. Esto puede tardar varias horas o incluso días, todo depende de la cantidad de información.

Los ejemplos de actas de una reunión con el director son exactamente los mismos que los celebrados sin él. Luego el documento se entrega para su firma al jefe a cargo del evento. Se envía el protocolo a los interesados ​​o se elaboran comunicados oficiales con instrucciones para los artistas intérpretes o ejecutantes.

Si se está redactando el acta de una reunión técnica, una muestra de la misma puede incluir matices específicos de este evento. Pero, en general, debe contener la esencia principal, los problemas y cuestiones discutidas por los participantes. Las actas de muestra del taller presentadas en el artículo pueden servir como ejemplo en la preparación de este documento.

Reunión operativa

Este evento tiene las siguientes características:

1. Frecuencia específica, por ejemplo, cada semana.
2. Una cierta composición de los presentes.
3. Temas y preguntas similares.
4. Corta duración.

El protocolo de muestra para una reunión operativa es el mismo que para un evento regular. Solo el secretario se familiariza primero con el algoritmo de trabajo y las preguntas para discusión. Esto acelera el trabajo en el documento, porque la mayor parte está formado de antemano. El protocolo se prepara rápidamente, el documento se envía inmediatamente a la dirección para su firma.

Almacenamiento

Para resolver la cuestión del almacenamiento de protocolos, el secretario debe familiarizarse con los documentos internos de la organización. Depende de las características específicas de la empresa. Los documentos relacionados con las reuniones de las juntas directivas o accionistas de la JSC se almacenan permanentemente. Los protocolos se dejan en la ubicación del actual órgano de la organización. Los documentos de las reuniones generalmente se conservan durante 3 o 5 años y luego se archivan y destruyen según las instrucciones.

Conclusión

Las actas de las reuniones permiten a los participantes recordar la agenda y completar las tareas a tiempo. Ahora existen recursos electrónicos para la preparación operativa y distribución de esta documentación. Por lo que será conveniente que el secretario presente una versión del protocolo a los interesados.

Organizar reuniones, sesiones, conferencias, reuniones es necesario para resolver los problemas que han surgido.

Para registrar todo el desarrollo de la reunión e indicar las decisiones tomadas se utiliza un protocolo.

Acta de la reunión

Antes de realizar una reunión, es necesario recopilar la información necesaria sobre el tema planteado y determinar el círculo de sujetos que deben estar presentes. Estas personas deberán ser notificadas del lugar y hora de la reunión, así como familiarizar a todas las personas presentes en la reunión con el tema planteado.

Para que el protocolo se lleve correctamente es necesario designar previamente al responsable de su elaboración. En este caso, es necesario que la persona designada tenga un lenguaje escrito competente y una rápida velocidad de registro de información. La información se puede registrar tanto utilizando máquinas electrónicas como reflejando información en medios impresos. Si el acta se redacta electrónicamente, al final de la reunión debe imprimirse y entregarse a todos los presentes para su revisión y firma.

Antes del inicio de la reunión, es necesario entregar al secretario que lleva el acta una lista de las personas presentes, sus cargos, proyectos de solución al tema de cada participante o tesis sobre el tema de la reunión. Este documento ayudará al secretario a ingresar información más precisa y completa en el protocolo.

Contenido del protocolo

Como regla general, el protocolo debe constar de tres partes: encabezado, introductorio y principal.

• nombre de la organización (completo y abreviado);
• nombre del documento;
• número, fecha y lugar de elaboración del presente protocolo. La fecha de preparación siempre debe ser la fecha de la reunión.

La parte introductoria indica el secretario de la reunión y el presidente elegido entre los miembros de la reunión y el orden del día. El presidente suele ser el jefe de la organización o el jefe de una unidad estructural. A continuación, por orden alfabético, se reflejan todas las personas presentes en la reunión, indicando sus cargos.

Si en la reunión está presente un gran número de personas, no se enumeran en el protocolo en sí, sino que se indican en un apéndice del mismo, que se denomina hoja de asistencia. Se recomienda poner las firmas de cada persona que asistió a la reunión al lado de cada nombre. El acta general indica únicamente el número total de personas que asistieron a la reunión.

La parte principal dice:

• temas discutidos en la reunión;
• personas que hablan con mensajes, propuestas, informes (se indica el nombre completo del orador, el título del informe, un breve resumen de las principales disposiciones del informe si se conserva la forma completa del protocolo);
• decisiones tomadas sobre el tema en cuestión.

En la práctica de gestión moderna, la preparación de actas de reuniones es necesaria para documentar el trabajo de las reuniones bajo la dirección de gerentes de diferentes rangos. Las actas también se utilizan para registrar las actas de reuniones, conferencias y seminarios. Una muestra y todas las reglas necesarias para redactar el acta de una reunión se encuentran más adelante en nuestro artículo.

En este artículo leerás:

• ¿Por qué son importantes las actas de una reunión de una organización?
• ¿Qué forma de acta de reunión es más preferible?
• ¿Qué matices recoge el acta de la reunión del consejo de administración?
• ¿Qué tipo de actas de reunión debería utilizar?
• ¿Cómo se procesan las actas de las reuniones?
• Dónde encontrar una muestra de cómo completar las actas de una reunión
• ¿Dónde se recomienda almacenar las actas de las reuniones?

¿Por qué necesita actas de la reunión?

Es necesario un protocolo basado en los resultados de una acción de gestión colegiada para documentar la discusión pasada de los temas y las decisiones tomadas.

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La redacción de actas de reuniones en el ámbito doméstico se practica desde principios del siglo XVIII. Entonces, por primera vez empezaron a discutir el tema antes de tomar una decisión. Históricamente, el protocolo ha sido:

– documento informativo (que documenta el progreso de la discusión);

– documento administrativo (que fija la decisión tomada en base a los resultados de la discusión).

La redacción de actas en la práctica de gestión moderna permite documentar las actividades de las reuniones bajo la dirección de gerentes de diferentes rangos. Las actas también se utilizan para registrar las actas de reuniones, conferencias y seminarios.

La decisión sobre la necesidad de levantar actas la toma en las reuniones el gerente que las nombra. Si durante la reunión habrá una discusión sobre la información a los empleados sobre un tema determinado o la aclaración de una decisión tomada previamente, entonces puede que no sea necesario redactar un acta de la reunión. Sin embargo, también puede ser necesario redactar un acta en una reunión operativa. En este caso se consignan datos sobre la composición de los presentes, propuestas u opiniones expresadas.

Cómo lograr la implementación de los acuerdos adoptados en la reunión

Alejandro Shuvalov, Director General de la empresa Tule Center, Moscú

Incluso con la derecha organización de la reunión, observando las regulaciones establecidas, la agenda y las creencias constructivas, el resultado requerido no siempre está garantizado: la empresa no implementa cambios fundamentales, como si la reunión nunca hubiera tenido lugar. Este problema no es causado por la pereza de los empleados. Es necesario recordar el grave problema que supone no dejar constancia de un acuerdo en una reunión.

Como resultado, las instrucciones y decisiones después de la reunión simplemente quedan en el aire. Muchos están dispuestos a oponerse, argumentando que registramos toda la información en diarios. Pero son muy comunes las situaciones en las que un empleado “olvidó” algo, no lo registró o lo confundió. Después de una reunión, una persona se olvida de la información discutida en la reunión.

Por lo tanto, la elaboración de actas de las reuniones se ha convertido desde hace mucho tiempo en una regla habitual y obligatoria para mí. Para ello, el secretario realizó el curso correspondiente. Guardamos actas de todas las reuniones en nuestros archivos.

Después de la reunión, debe recordar las instrucciones a todos los empleados, por correo electrónico o mediante entradas en el sistema CRM y otros programas utilizados en la empresa.

¿Necesito llevar actas de la reunión en un formulario especial?

En la literatura sobre gestión de oficinas hay una declaración según la cual las actas de las reuniones se redactan en un formulario común. Sin embargo, no todas las empresas utilizan el formulario general para la redacción de actas y otros documentos. En primer lugar, lo utilizan las autoridades estatales y los gobiernos locales. De hecho, según los actos jurídicos reglamentarios, estos órganos deben utilizar formularios con la imagen del escudo de armas (Estado, escudo de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia o entidad municipal), elaborado de forma tipográfica. Otras organizaciones tienen derecho a elegir de forma independiente el método de preparación de los formularios para las actas de las reuniones.

Si una empresa no trabaja con formularios impresos para las actas de las reuniones, entonces se opta por plantillas de formularios computarizados; es más conveniente trabajar con tipos específicos de plantillas de formularios: cartas, instrucciones, pedidos, memorandos, actas y otros. tipos de documentos.

En este caso, no se requiere un formulario general. Para desarrollar plantillas de formularios se debe tener en cuenta lo establecido en la norma 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" (sección 4 "Requisitos para los formularios de documentos").

Cómo redactar acta de una reunión

1) Parte de encabezado del protocolo. Contiene los siguientes detalles:

– nombre completo de la organización;

– tipo de documento (PROTOCOLO);

– número y fecha;

– lugar de elaboración del protocolo;

– título del texto.

Se deberá indicar el nombre de la organización junto con la forma jurídica. Debe corresponder al nombre oficial de la organización (especificado en el reglamento o estatuto de la organización). También es necesario indicar la forma jurídica en su totalidad y no como abreviatura.

• Capacitación en ventas: lo que necesita saber antes de comenzar

Si la empresa tiene un nombre abreviado registrado oficialmente, se puede indicar en una línea debajo del nombre completo, entre paréntesis. Si la empresa tiene una organización superior, el nombre de esta última se indica encima del nombre de la organización que redacta el documento (recomendado en forma abreviada).

Por ejemplo:

Corporación pública
Agencia "Distribución, procesamiento, recogida de prensa"
(Agencia JSC "Rospechat")

Sociedad Anónima Cerrada "Nuevas Tecnologías"

La fecha del acta es el día de la reunión. Si la duración de la reunión fue de varios días, entonces las fechas desde el principio hasta el final de la reunión se indican en la fecha del acta (y no se limitan solo a la fecha de firma del acta), que se puede redactar varios días después de la propia reunión).

Las actas se numeran dentro de un año calendario, por lo que el número (índice) del protocolo está representado por el número de serie de la reunión. Se asigna por separado para cada grupo de actas que componen la empresa - las actas de las reuniones de la dirección, las actas de las juntas generales de accionistas, las actas de las reuniones del colectivo laboral y las actas de las reuniones del consejo técnico se numeran por separado.

Lugar de compilación - su indicación es importante en los casos en que la reunión se celebre en otra localidad, y no en el lugar de la empresa. El lugar de compilación se indica teniendo en cuenta la división administrativo-territorial, sólo se permiten abreviaturas generalmente aceptadas.

El título del texto contiene en el protocolo una indicación del tipo de actividad colegiada (reunión, conferencia, sesión, etc.) y el nombre del órgano colegiado en el caso principal. Por ejemplo, reuniones del colectivo laboral o reuniones de jefes de unidades estructurales.

Los detalles de la parte del encabezado se pueden colocar de forma angular o longitudinal. El derecho a elegir la opción adecuada sigue siendo de la empresa.

2) Parte introductoria del texto. Después del título, se anotarán las iniciales y apellidos del presidente y del secretario de la reunión. Es necesario tener en cuenta que el presidente en el acta es el funcionario que dirige la reunión, según la plantilla, su cargo no se indica en el texto.

El secretario es responsable de organizar la reunión, documentar sus actividades, redactar y archivar actas. No es necesario que el secretario de la reunión sea secretario de oficio. Después de todo, esta responsabilidad laboral para un empleado puede ser adicional. Si se realiza de forma constante, es necesario regularlo mediante la descripción del puesto. Este trabajo lo asigna el gerente al empleado si se realiza como una tarea única.

Presidente – Pankov Yu.P.

Secretaria – Egorova D.L.

Presente: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Invitado: Director Ejecutivo de OJSC SMU No. 15 Shuvalov T.B., Director Financiero de OJSC SMU No. 14 Osmanova M.T.

Después de la palabra “Presentado”, en una nueva línea escribimos en orden alfabético las iniciales y apellidos de los funcionarios de la empresa que participan en la reunión. Si funcionarios de la organización son invitados a participar en la reunión, deberán figurar en el apartado “Invitados” en orden alfabético (apellido e iniciales) sin indicar su cargo. Cuando en la reunión participen representantes de otras organizaciones, también es necesario indicar los cargos y nombres de las empresas.

La lista de participantes e invitados presentes a la reunión se imprime con un espacio de una línea. Luego se deja una línea en blanco y se imprime la agenda a un interlineado. Se acostumbra imprimir la parte principal del texto con un interlineado de 1,5 líneas.

• Acuerdo de servicio: muestra, errores típicos.

La elaboración de la lista de participantes es responsabilidad del secretario. La lista se compila de antemano según las indicaciones del gerente. Esta lista se ajusta el día del evento dependiendo de la disponibilidad real de los funcionarios.

Si se redacta el acta de una reunión de un órgano colegiado ampliado (con la participación de más de 15 personas) o permanente, no se enumeran los nombres de los participantes, pero se indica su número total. Esta cantidad se determina en función de los datos de registro; en este caso, la lista de registro se incluye en los anexos del protocolo. En este caso, el acta de la reunión refleja los siguientes datos:

Presente: 19 personas (lista adjunta).

La parte introductoria del acta indica el orden del día. El contenido del orden del día lo determina el dirigente que nombra la reunión, quien también será responsable de su conducción. Si este documento se distribuyó antes de la reunión, la información contenida en él debe transferirse al acta.

• Activos circulantes de una empresa: concepto, gestión y análisis.

La agenda contiene los temas que se discutirán en el evento, especificando los nombres de los ponentes y la secuencia de discusión de estos temas.

El protocolo de cada punto deberá indicar las iniciales y apellido del relator.

Agenda:

1) Sobre la aprobación de las normas de seguridad de la información.
Informe del jefe del departamento de información, Yu. R. Doronina.

2) Sobre la realización de cambios en la plantilla.
Discurso del director general adjunto I. N. Sergeev

3) Parte principal del texto

El acta de una reunión de empresa, según la forma de presentación del texto, puede ser completa y breve. Las formas del protocolo se diferencian entre sí únicamente en la cobertura completa de los procedimientos de la reunión. Estas formas no implican diferencias en el diseño:

Breve protocolo – este documento registra:

– cuestiones discutidas en la reunión;

– nombres de los oradores (relatores);

– decisiones tomadas;

Este protocolo se suele mantener para los siguientes casos:

– cuando la reunión esté taquigrafiada o grabada en un dictáfono;

– durante una reunión operativa se da gran importancia a fijar la decisión sin detallar el curso de la discusión.

Un breve protocolo de la reunión de una organización no permite determinar el curso de la discusión del tema, los comentarios hechos, las opiniones o el proceso de desarrollo de la parte administrativa: la decisión de gestión.

Un protocolo completo tiene como objetivo documentar una imagen detallada de lo que está sucediendo, incluido el contenido de los informes y discursos de los participantes de la reunión, todas las opiniones expresadas, las preguntas expresadas, los comentarios, las observaciones y las posiciones.

En consecuencia, un protocolo completo asume la presencia de tres partes para cada tema discutido: "ESCUCHADO", "HABLADO", "DECIDIDO" ("DECIDIDO"). Y en definitiva sólo hay dos: “ESCUCHADO” y “DECIDIDO” (“DECIDIDO”).

El cuerpo del texto contiene el número de apartados correspondiente al número de puntos incluidos en el orden del día. Las secciones están numeradas según él. Cada sección contiene 3 partes para el protocolo completo: “ESCUCHADO”, “HABLADO”, “DECIDIDO” (“DECIDIDO”). El protocolo breve consta de 2 partes. Imprime estas palabras del margen izquierdo en letras mayúsculas.

En el texto del protocolo, después de la palabra “ESCUCHADO”, se deberán indicar en genitivo los apellidos e iniciativas del orador principal, presentándose la grabación de su discurso mediante un guión. Como regla general, la presentación se realiza en la tercera persona del singular en tiempo pasado. Si se ha elaborado y presentado un informe escrito al secretario, sólo se podrá designar como protocolo el tema del informe, con la nota “se adjunta el texto del informe”. Veamos un ejemplo:

1. ESCUCHADO:

Petrova V.Yu. - sobre los resultados de la implementación del plan de trabajo del departamento de ventas para el cuarto trimestre de 2015. Señaló que el plan se cumplió al 100%.

1. ESCUCHADO:

Petrova V. Yu. – se adjunta el texto del informe.

Después de la palabra “HABLADO”, el acta deberá indicar los apellidos e iniciales de los participantes en la discusión. Cada apellido e iniciales en el texto del protocolo se imprimen en una nueva línea en el caso nominativo.

Las grabaciones de discursos se indican después del apellido, separadas por un guión y presentadas en tercera persona del singular. Esta parte también contiene preguntas que se formularon durante el informe o después de su finalización, con indicación de las respuestas a las mismas.

Si no hay discusiones o preguntas en la reunión, se omite la parte “HABLANDO”, este fragmento consta solo de 2 partes “ESCUCHADO” y “DECIDIDO” (“DECIDIDO”). Quizás esto también sirva para dejar constancia completa al considerar algunos temas de la agenda.

La palabra “DECIDIDO” (o “DECIDIDO”) va seguida del texto de la parte dispositiva del tema correspondiente del orden del día. Cuando se tomen varias decisiones sobre un mismo tema, deberán estar numeradas con números arábigos. El primer dígito mostrará el número del artículo, el segundo dígito mostrará el número de la decisión tomada.

En particular, si se toman decisiones sobre el primer párrafo 3, se indicarán como 1.1, 1.2 y 1.3.

Si solo se toma una decisión sobre el tema 2, no se indicará 2, sino 2.1.

1.1. Preparar un programa para mejorar las calificaciones de los vendedores utilizando los especialistas de tiempo completo de la Compañía para el segundo trimestre de 2009 antes del 03/03/2009. Responsable – jefe de servicio de personal Ushakov L.B.

1.1. Jefe del Servicio de Recursos Humanos L.B. Ushakov preparar un programa para mejorar las calificaciones de los vendedores utilizando los especialistas de tiempo completo de la Compañía para el segundo trimestre de 2009. Fecha límite: 03/03/2009.

Según la práctica habitual de levantar acta de una reunión, los resultados de la votación no deben quedar registrados. Aunque, si se realizó votación, ésta debe quedar reflejada en el punto resolutivo. Las actas de las juntas generales requieren muchos detalles, incluso cuando reflejan los datos de votación sobre las decisiones, registrando estas decisiones en las actas de la comisión de escrutinio, así como en las actas de la junta general de accionistas. Veamos un ejemplo:

1.1. Aprobar la candidatura de A.E. Fedorov. al cargo de director financiero de la Sociedad.

1.1. Aprobar la memoria anual, el balance y el estado de pérdidas y ganancias del año 2014; Plan de desarrollo y listado de tareas más importantes para 2015.

Resultados de la votación: “A FAVOR” – 78 votos (97,5% del número total de votos participantes en la reunión); “EN CONTRA” – no; “ABBSTENCIÓN” – 2 votos (2,5% del total de votos participantes en la reunión). La decisión se tomó por 78 votos. Se adjunta protocolo No. 2 de la comisión de cómputo.

¿Tiene fuerza legal el acta de la reunión?

Las actas se redactan sobre la base de grabaciones taquigráficas, manuscritas o de audio tomadas en la reunión. Después de la reunión, el secretario vuelve a escribir los registros, les da formato de acuerdo con los requisitos establecidos y los envía al presidente de la reunión para su edición. El protocolo, teniendo en cuenta esta regla, se firma y recibe fuerza de documento oficial.

La fuerza jurídica del protocolo (su fiabilidad, formalidad e indiscutibilidad) depende de las reglas de ejecución. La definición estándar sugiere: “la fuerza jurídica es la propiedad de un documento oficial que le confiere la legislación vigente, la competencia del organismo que lo emitió y el procedimiento establecido para su ejecución”. Si se siguen las reglas de registro especificadas, el acta de la reunión de la organización adquiere fuerza legal cuando está firmada por 2 personas: el presidente y el secretario.

El acta de una reunión de una organización es un documento interno, por lo que, por regla general, no tiene ningún sello.

Si el acta de una reunión de una organización está redactada en varias páginas, es necesario numerar la segunda página y las siguientes. Los números de página se ingresan en números arábigos sin indicar la palabra “página” (página), sin utilizar comillas, guiones y otros signos.

¿Cuál es el plazo para elaborar el protocolo?

La regla general sugiere que el plazo para levantar el acta de una reunión no debe ser superior a cinco días. Una fecha específica para la preparación del acta de la reunión puede ser fijada por el director que presidió la reunión o por el presidente de un órgano colegiado permanente. El plazo para la elaboración del protocolo podrá establecerse en el reglamento del órgano colegiado.

Sin embargo, para algunas variedades, se establecen plazos claros de acuerdo con determinados documentos.

Las decisiones que se tomen durante la reunión deberán comunicarse a los empleados ya sea por correo postal o copia del acta completa, o como extracto de la parte resolutiva. La inducción de los empleados en las pequeñas empresas en ocasiones se realiza contra firma, previa elaboración de una hoja de familiarización con el protocolo.

También se practica la preparación sobre la base de decisiones tomadas mediante otros documentos administrativos, por ejemplo, una orden del director de una empresa o una decisión de un órgano colegiado.

Utilizo un iPad para coordinar el acta de la reunión.

Ilya Alyabushev, Director de Producto en IDeside, consultor de negocios en el campo de la formación de equipos distribuidos de gerentes, analistas y desarrolladores, Moscú

A la hora de redactar el acta de una reunión con los socios, trabajo utilizando un iPad. Al comentar cada párrafo de un documento, utilizo las aplicaciones PDF Converter y PDF Expert. Con la ayuda del primero pude convertir un documento por correo al formato PFD, el segundo es muy conveniente para escribir comentarios. Los socios, por supuesto, se sorprendieron con los comentarios en el archivo PDF: tuvieron que leer las propuestas en un programa y realizar cambios en el documento en otro.

Cómo preparar un extracto del acta de una reunión

Una práctica común para documentar una reunión es redactar extractos del acta. Un extracto del acta es una copia exacta de la parte del texto del acta original que se relaciona con el punto del orden del día respecto del cual se redacta el extracto. En este caso se reproducen todos los detalles del formulario, la parte introductoria del texto, el punto del orden del día sobre el cual se elabora el extracto y el texto que aborda su discusión y decisión.

Un extracto del protocolo lo firma únicamente el secretario, quien también es responsable de redactar la certificación. Contiene la palabra “Verdadero”, indicando el cargo de quien certifica el extracto, su firma personal, apellido, fecha e iniciales. Si se emite un extracto del protocolo para su presentación a otra organización, deberá estar certificado con un sello.

Dónde y cómo almacenar las actas de las reuniones

El almacenamiento de las actas de las reuniones depende de la forma de trabajo de oficina adoptada en una empresa en particular. Con la gestión de oficina centralizada, el almacenamiento de las actas de las reuniones es posible con la secretaria, en el servicio de gestión de oficina. El lugar de almacenamiento en el marco de la gestión descentralizada de documentos está determinado por la estructura de la empresa; normalmente se utilizan las secretarías de los funcionarios que celebran reuniones.

Los protocolos se agrupan en expedientes según la nomenclatura de los casos, pero en cualquier caso es necesario formarlos en expedientes separados, según el nombre del órgano colegiado o el tipo de reunión que se celebre.

Las reuniones de gestión son realizadas por el Director General. Dentro de la estructura de la empresa se ha creado un consejo de expertos encabezado por el director general. Las actas de las reuniones y del consejo de expertos deben redactarse en 2 archivos separados.

Los protocolos de diferentes tipos se caracterizan por una vida útil constante. Estos incluyen actas del órgano ejecutivo colegiado, órganos de control y auditoría, consejos de expertos, científicos, metodológicos, reuniones con los responsables de la organización, juntas generales de accionistas y accionistas.

Información sobre el autor y la empresa.

Alejandro Shuvalov, Director General de la empresa Tule Center, Moscú. En 1993 se graduó en el Instituto Estatal de Relaciones Internacionales de Moscú. Comenzó su carrera en el Reino Unido en Boeing. Recibió un MBA de la Universidad de Cambridge. En 1998, después de regresar a Rusia, dirigió la planta de grasas de Saratov como director anticrisis. Desde 1999, director del grupo de empresas Anhel GmbH. Desde 2008 es jefe de ventas nacionales del holding textil Novotex. En 2009-2010, director ejecutivo del fondo de inversión LloydsBankingGroup (Londres).

Ilya Alyabushev, Director de Producto en IDeside, consultor de negocios en el campo de la formación de equipos distribuidos de gerentes, analistas y desarrolladores, Moscú. Graduado de la Universidad Estatal de los Urales del Sur. Antes de incorporarse a la empresa IDeside, supervisó el desarrollo de proyectos en el holding Astra – System Technologies y participó en la creación de sistemas integrales de monitoreo de seguridad en las ciudades. Recibió un certificado de la asociación internacional ScrumAlliance.