Libro de registro de movimiento de cartas de porte, llenado de muestras. ¿Cuál es el procedimiento para diligenciar el cuaderno de bitácora de viaje?

La contabilidad de combustibles y lubricantes (combustibles y lubricantes) por parte de entidades comerciales se lleva a cabo mediante cartas de porte. El formulario está unificado; contiene campos para reflejar el consumo de combustible, indicar la ruta y el kilometraje real. Las cartas de porte se pueden utilizar para controlar el consumo de gasolina, diésel y lubricantes. La obligación de elaborar documentación especial surge para las organizaciones que dispongan de al menos un vehículo.

¿Cómo se rastrea el movimiento de las cartas de porte en una empresa?

El sistema de flujo de documentos en la empresa debe organizarse teniendo en cuenta las características específicas de completar y almacenar documentos relacionados con el uso de combustibles y lubricantes. Para cada caso de operación del vehículo se deberá emitir una carta de porte. La información sobre los formularios completados se ingresa en la revista de acuerdo con el Formulario No. 8.

La dirección de la empresa debe garantizar la seguridad de los documentos de viaje durante 5 años. Para cancelar combustible y lubricantes, debe presentar los recibos de pago de combustible al departamento de contabilidad. Si se encuentran inexactitudes o errores en los campos completados de la carta de porte, se pueden realizar cambios. Esto se hace sujeto a la aprobación de la corrección por parte de dos especialistas responsables.

¡IMPORTANTE! Si los empleados utilizan el transporte personal para necesidades laborales, tienen derecho a recibir una compensación por ello. Para hacer esto, se anota en la hoja de ruta sobre la propiedad de un automóvil en particular por parte del empleado.

El formulario de diario No. 8 está unificado; no se pueden eliminar líneas ni bloques. Las empresas pueden ampliar la lista de indicadores indicados en el documento. El sistema de seguimiento del movimiento de las cartas de porte se puede optimizar introduciendo el registro electrónico de formularios. La automatización del procedimiento permite reducir el tiempo que dedican los empleados a trabajar con documentos y minimiza los riesgos de fuga de información. Puede garantizar la funcionalidad de la gestión de documentos electrónicos en el segmento de contabilidad del transporte utilizando programas especializados o servicios de subcontratación.

POR CIERTO, las autoridades fiscales, los representantes de la inspección del trabajo y los agentes de la policía de tránsito pueden estar interesados ​​​​en la exactitud e integridad de la cumplimentación de las cartas de porte y en la organización del control de sus movimientos.

No existe ninguna prohibición en el marco legislativo sobre llevar diarios de contabilidad de los vales de viaje en formato electrónico. Las empresas tienen derecho a decidir de forma independiente cómo organizar la contabilidad:

• completar una versión impresa de la revista;
• mantener tablas en Excel;
• limítese a completar el formulario en el programa 1C.

El principal requisito es el cumplimiento de la forma del documento, la presencia de detalles obligatorios y la capacidad de imprimir rápidamente las páginas completas del formulario.

Documentación básica

Las medidas para monitorear las tasas de consumo de combustible y la validez de la cancelación de combustible se llevan a cabo con la preparación obligatoria de cartas de porte y un diario para su contabilidad, Formulario No. 8. Los formularios fueron aprobados por el Comité Estatal de Estadística mediante Resolución No. 78 del 28 de noviembre de 1997. Las reglas para completar los documentos se encuentran en la Orden del Ministerio de Transporte de 18 de septiembre de 2008 No. 152. Está permitido desarrollar su propia plantilla de carta de porte, que debe contener los detalles obligatorios de la documentación primaria. Una lista completa de información, cuyo reflejo es necesario, está contenida en la Ley del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ.

Las cartas de porte se emiten utilizando diferentes plantillas según el tipo de transporte que se utilice. Se pueden utilizar para contabilizar los recursos de combustible mediante:

• vehículo de pasajeros;
• transporte especial;
• taxi de pasajeros;
• camiones;
• autobuses.

Antes de partir hacia el trabajo, se entrega al conductor un formulario de carta de porte con todos los datos necesarios. El período de validez del documento está limitado a 1 día. Se prevé una excepción en los casos de envío de empleados en viajes de negocios que duren más de 24 horas. Para situaciones con viajeros de negocios, el principal requisito de las autoridades reguladoras para emitir una carta de porte es la capacidad de tener en cuenta las horas de trabajo y reflejar objetivamente los costos de combustible.

¡RECORDAR! Las lecturas del velocímetro deben incluirse en las hojas de ruta antes de partir al inicio del turno y después de finalizar el trabajo. Los valores al final del día y a la mañana del día siguiente deben ser los mismos.

Dependiendo del formulario de documento utilizado, el contador puede cancelar el combustible y los lubricantes en función del consumo real de combustible o de acuerdo con los estándares establecidos. Las cartas de porte otorgan a los conductores el derecho a operar un vehículo específico durante el horario laboral. El formulario indica la ruta esperada, el combustible restante y los datos del velocímetro. Además, ingresan información sobre las particularidades de las actividades laborales y las horas de inicio y finalización de la jornada laboral.

¡NOTA! Las cartas de porte no se completan cuando se consumen combustibles y lubricantes en las herramientas. Para motobloques, motosierras y otros equipos especiales, es necesario registrarse.

No es necesario poner un sello en las cartas de porte para identificar al propietario del vehículo, basta con el nombre de la empresa (arrendador), su dirección y su número de teléfono. La norma está respaldada por el texto de la Orden del Ministerio de Transporte de 18 de enero de 2017 No. 17. El sello colocado en el formulario no se considera error. Cuando varios conductores utilizan un vehículo en modo de turnos, los permisos se emiten por separado para cada conductor. La revista pertenece a la categoría de documentación primaria, por lo que el período de almacenamiento en la empresa no puede ser inferior a 5 años.

Cada bono emitido a un empleado debe registrarse en un diario. El documento está redactado en la primera página con una portada. Indica el nombre de la organización, estado e intervalo de tiempo para el cual se realizan los registros. El contenido de la revista se presenta en una tabla, que se completa a medida que se emiten los vales.

Si la carta de porte se completó incorrectamente o el formulario estaba dañado, los datos al respecto deben reflejarse en el diario del Formulario No. 8. Dichos comprobantes se adjuntan a la revista y se debe anotar que las hojas están dañadas. La información se ingresa manteniendo la cronología de ejecución del documento.

El diario contable se caracteriza por una numeración continua. El libro deberá estar encuadernado y certificado con la firma del director de la empresa. La firma está respaldada por el sello de la organización. Esto es necesario para garantizar la seguridad del documento y evitar intentos de destruir hojas individuales del libro. El director de la institución por orden designa a una persona que será responsable del mantenimiento de la revista.

El documento del Formulario No. 8 refleja la siguiente información:

• número de serie de la carta de porte emitida;
• fecha de emisión del documento respetando la cronología;
• Nombre completo del conductor a cuyo nombre se emitió el billete;
• placas de vehículos;
• firma del conductor que recibió el formulario de carta de porte completo.

Si se devuelve el comprobante, se realiza el asiento correspondiente en el diario. Se deberá indicar la fecha de devolución, confirmada con la firma del empleado responsable del despacho. El Formulario 8 debe contener las firmas de los siguientes funcionarios:

• el conductor que confirma la recepción de la carta de porte;
• un despachador u otro empleado autorizado que recibe multas de los conductores al final del turno;
• un contador que, con su firma, deberá dar fe de la corrección del llenado del documento y del hecho de su aceptación a contabilidad.

Los empleados de la empresa pueden imprimir y encuadernar el Form 8 o su propia plantilla de revista o solicitarlo a una imprenta. El período por el cual se abre el libro contable lo establece la política contable de la institución. El intervalo recomendado es de 1 mes a un año.

Si se encuentra un error

Si se encuentran errores en el registro, se permite corregirlos. El procedimiento para realizar cambios en las columnas completadas está regulado por la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ en el art. 9. Algoritmo de acciones:

• tachar la información incorrecta con una línea;
• al lado de la corrección se realiza la entrada “Corregido”;
• se indica una inscripción con los datos correctos;
• deberá indicarse la fecha de las acciones correctivas;
• Cada caso de corrección deberá ser confirmado por la firma manuscrita del funcionario responsable.

Formulario de diseño propio

Si una empresa utiliza plantillas de documentos desarrolladas de forma independiente para contabilizar combustibles y lubricantes, estos formularios deben reflejarse en dos leyes locales de la organización:

• política contable;
• auto por el que se aprueba el formulario inicial.

En el pedido de aprobación de un modelo de carta de porte o bitácora de bono de viaje se debe ingresar información sobre la organización, número de documento y fecha de su elaboración. El bloque de texto del pedido indica el tema de consideración: la aprobación de una nueva plantilla de documento. Se debe especificar la fecha a partir de la cual se ingresará el formulario en el sistema de flujo de documentos. El último apartado de la orden enumera los empleados que deben guiarse por esta ley local y sus firmas.

En 2017, ¿dónde puedo descargar el formulario actual del diario de viaje de cartas de porte según el Formulario No. 8? ¿Ha cambiado la forma de esta revista? Aquí hay un formulario actual y una muestra para completar la revista para 2017.

¿Es necesario llevar un diario?

Las empresas de transporte por carretera, así como otras organizaciones y empresarios individuales que explotan vehículos, los gastos, por ejemplo, en gasolina, deben estar respaldados por documentos justificativos. Los principales documentos contables primarios que determinan los indicadores de desempeño de los vehículos son las hojas de ruta. Las cartas de porte también se utilizan para calcular los salarios de los conductores y realizar pagos por el transporte de carga. Cm. " ".

Tenga en cuenta que si proporciona servicios bajo contratos de transporte separados, a solicitud del Ministerio de Transporte debe llevar un registro de las cartas de porte. Por ejemplo, según el formulario unificado No. 8. Esto está previsto en el párrafo 18.<Обязательных реквизитов>, aprobado Orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia de 18 de septiembre de 2008 N 152.

Si no participa en el transporte pago y, por ejemplo, recoge la mercancía del vendedor con su propio transporte, no está obligado a llevar un registro. Sin embargo, vale la pena reconocer que el diario es conveniente para el control interno del movimiento de hojas. Siempre podrá determinar a quién y qué carta de porte se emitió y si se envió al departamento de contabilidad a tiempo. Esto es importante para calcular y contabilizar oportunamente los costos de combustible y lubricantes, en particular en 2017.

La revista está diseñada para monitorear el movimiento de las cartas de porte. Al usarlo, puede rastrear a cuáles de los conductores se les emitieron las cartas de porte y cuándo, y si las enviaron al departamento de contabilidad a tiempo.

Formato de revista: propia o estatal

Para controlar el movimiento de las cartas de porte emitidas, una organización puede llevar un registro del movimiento de las cartas de porte en el Formulario 8, aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78. Sin embargo, nos gustaría Destacamos que a partir del 1 de enero de 2013, en relación con la entrada en vigor de la Ley Federal “Sobre Contabilidad” de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ, el formulario unificado ya no es obligatorio.

Una organización o empresario individual tiene derecho a desarrollar su propio formulario de revista o complementar el unificado con la información necesaria, siempre que se conserven necesariamente todos los puntos del formulario unificado.

Como regla general, la revista se publica por un período de no más de 1 año, pero si es necesario, este período se puede reducir a 1 mes. El diario de carta de porte es un documento primario y su período de conservación es de al menos 5 años.

Registro de ejemplo

Pasemos a los documentos y ejemplos. Para empezar, puede mover las cartas de porte número 8.

El algoritmo para completar el diario es simple y se reduce a lo siguiente: la información sobre todas las cartas de porte emitidas por la organización se ingresa en el diario para registrar la emisión de cartas de porte. En este caso no hay excepciones. La revista tiene numeración continua y se mantiene en orden cronológico. Una vez que el diario está completamente lleno, el gerente lo cose, lo sella y lo firma.

Mantener en formato electrónico.

No existen prohibiciones en la legislación sobre llevar un registro del movimiento de las cartas de porte en formato electrónico. Puede llevar un diario electrónico en cualquier forma que le resulte conveniente: en Excel, 1C, programa en la nube, etc. Es deseable que esta revista, si es necesario, pueda imprimirse.

• en la fecha de emisión de la carta de porte al conductor;
• en la fecha de aceptación de la carta de porte por parte del conductor;
• en la fecha de presentación de la carta de porte al departamento de contabilidad.

Los empresarios y organizaciones que utilizan vehículos de motor en sus actividades emiten cartas de porte para cada viaje. Estos formularios reflejan el consumo de combustible y otros indicadores de desempeño. Cada documento emitido se anota en el registro correspondiente, que se denomina registro de carta de porte. Para ello se ha desarrollado una forma unificada. Puede descargar una muestra gratuita al final del artículo.

El diario de registro de cartas de porte tiene un formulario unificado No. 8, que fue aprobado por el Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia en 1997. Los empresarios y las organizaciones todavía pueden utilizar esta plantilla en la actualidad. Al mismo tiempo, desde el 1 de enero de 2013 está vigente la Ley N ° 402-FZ “De Contabilidad” de 6 de diciembre de 2011. Con base en esta ley, el uso de formularios unificados no es obligatorio.

En cuanto a llevar un registro de billetes de viaje para 2018, conviene tener en cuenta una serie de puntos:

1. El registro se abre por un período de hasta 1 año.
2. El propio director determina la duración del diario.
3. Si el gerente decide negarse a utilizar un formulario unificado, deberá crear su propia muestra, que contendrá los mismos detalles.
4. La vida útil de la revista es de al menos 5 años (como para otros documentos primarios).

¡Importante! Antes de cancelar el diario, debe asegurarse de que la vida útil del último formulario registrado en él haya expirado. De lo contrario, no será posible confirmar el control.

Después de tomar notas en el registro, debe firmar. Los datos ingresados ​​son confirmados por el contador, el empleado que lleva el registro y el propio conductor. Al final de la forma unificada de la tabla hay una columna para comentarios. No es necesario llenarlo. En algunos casos, contiene el nombre de la localidad por donde viajaba el conductor u otras marcas adicionales.

Formulario de muestra: detalles requeridos

A partir de 2018, el formulario estándar es en forma de documentos encuadernados. La página contiene una tabla de 9 columnas. Al desarrollar una muestra para su empresa, puede organizarlas en el orden más conveniente, eliminar columnas innecesarias o incluir columnas adicionales.

En la primera página del modelo de registro de viaje se indica el nombre de la empresa u organización y el período de mantenimiento del registro. En los campos especialmente designados a la derecha, se ingresan los códigos OKUD y OKPO.

1. Número de carta de porte.
2. Fecha de emisión del documento.
3. Detalles del conductor. Ingrese su nombre completo y número de personal.
4. Número de coche.
5. Firmas del conductor, despachador (con la fecha en que se tomó el formulario al conductor) y contador (con la fecha en que se aceptó la documentación).
6. Información adicional. La última columna se completa si es necesario.

Todas las demás páginas se imprimen utilizando la misma plantilla. En la mayoría de los casos, se ingresan aproximadamente los mismos datos en las líneas. Cuando se acaben las páginas libres, el diario de viaje de las cartas de porte debe enviarse al archivo. Allí se almacenará durante 5 años (según las normas de documentación primaria).

¿A quién se le confía el mantenimiento del registro?

El diario contable lo lleva un empleado designado por orden del director o empresario individual. Además, esto se puede confiar a un empleado en cuyo contrato de trabajo ya se estipule esta responsabilidad.

Otra opción es que el gerente tenga derecho a contratar a una organización externa o a un empresario individual para llevar el diario. Para documentar dicha cooperación, se completa un acuerdo de servicio.

Independientemente de quién haga las notas en la tabla, el procedimiento contable no cambia:

• se realiza un registro por cada carta de porte;
• los formularios están marcados en orden cronológico;
• las páginas están numeradas consecutivamente.

Si el período por el cual se emitió el documento ha llegado a su fin, se cose y firma el libro de registro para la emisión de cartas de porte. Debe asegurarse de que todas las páginas de registro estén numeradas.

¿Por qué es necesario realizar un seguimiento de los documentos de viaje?

Por ley, todo empresario (u organización) que utilice automóviles para sus actividades debe proporcionar cartas de porte y tenerlas en cuenta en el registro. El formulario en sí contiene información completa sobre el viaje: datos del conductor, ruta, características de la carga.

La carta de porte sirve como prueba del consumo de combustible durante el transporte. Con base en este documento, el contribuyente puede cancelar los costos de combustible de los vehículos. Además, los datos contenidos en los documentos simplifican la contabilidad y la nómina de los conductores.

Empresas y empresarios individuales que utilizan vehículos de diversas categorías en el curso de sus actividades comerciales, Los conductores deben recibir cartas de porte..

Definición

Bajo la definición "Hoja de ruta" Se refiere a un documento que otorga a los conductores el pleno derecho a utilizar un vehículo en particular.

en el documento Se debe mostrar información detallada. en cuanto a la ruta, consumo de combustible y actividad laboral del conductor.

Para las empresas de transporte, la legislación de la Federación de Rusia prevé deber proporcione hojas de ruta todos los días, con la única excepción de las situaciones en las que el conductor realiza un largo viaje de negocios.

Si hablamos de empresas que no pertenecen al transporte por carretera, para ellas la frecuencia de emisión varía de 1 día a un mes calendario.

información general

Para garantizar un control completo de los vales de viaje proporcionados, la empresa debe mantener un diario de vales de viaje en el Formulario 8.

Sin embargo, desde enero de 2013, debido a la entrada en vigor de la Ley Federal de la Federación de Rusia sobre contabilidad en diciembre de 2011 No. 402-FZ, el formulario es opcional.

Las empresas tienen derecho a crear formularios personales o complementar el formulario unificado con la información necesaria, siempre que todos los puntos proporcionados del formulario unificado permanezcan sin cambios.

A su vez, es necesario recordar que se debe introducir una forma unificada o modificada de carta de porte en base a una orden generada desde la dirección inmediata. Además, el uso del documento puede fijarse en la política contable de la empresa.

En la mayoría de los casos, la revista debe publicarse por un período hasta 12 meses calendario, sin embargo, si es necesario, el período puede acortarse hasta 1 mes. El diario de documentos de viaje se refiere a la documentación primaria y el período de almacenamiento es al menos 5 años.

La carta de porte es obligatoria debe incluir la siguiente información básica, Cómo:

• información personal del conductor del vehículo;
• Matrícula del vehículo;
• información personal del propietario del vehículo o de la empresa en cuyo balance se encuentra el vehículo;
• costos de combustible (al especificar información, debe centrarse en el velocímetro);
• Longitud total de la ruta y kilometraje.

Si surge alguna situación de emergencia en la vía o hay una infracción de las normas de tránsito, el conductor del vehículo deberá entregar al representante de la policía de tránsito, además de la documentación principal, una hoja de ruta donde se muestre la información sobre las infracciones.

La ficha se genera independientemente de si el vehículo pertenece a la empresa o es propiedad del conductor, pero se utiliza con fines productivos.

En el proceso de transporte de productos a granel que requieren una licencia, es imperativo crear una columna de "tarjeta de licencia", que incluya la visualización del número del conocimiento de embarque en estricta conformidad con las mercancías que se transportan. Especialmente cuando se trata de valores materiales.

Al final del turno de trabajo, la carta de porte generada debe entregarse a los despachadores con el fin de ingresar la información en el diario correspondiente con la posibilidad de guardar el formulario de "boleto" completo.

A medida que se elaboran los reglamentos internos de la empresa, el diario está sujeto a transferencia para su posterior verificación a un representante del departamento de contabilidad. Para ello, en el diario contable en cuestión existe un campo especial para marcar el envío de documentación al departamento de contabilidad.

En el caso de que no exista un responsable del mantenimiento de la revista en cuestión, es posible firmar un convenio con otras empresas que presten servicios similares.

Hay que recordar que el acuerdo debe contener información sobre todos los matices que puedan resolver situaciones controvertidas a medida que surjan.

Las empresas o empresarios individuales que brinden tipos de servicios de transporte deben registrar las cartas de porte generadas en el diario de registro correspondiente (con base en el párrafo 1 del artículo 1, párrafo 1, artículo 6 de la Ley Federal No. 259 y Orden del Ministerio de Transporte No. 152 ).

El uso de este tipo de registro permite asegurar el control sobre la puntualidad en la formación de las cartas de porte y, en consecuencia, controlar el combustible y lubricantes consumidos por los vehículos. Además, se proporciona control sobre la información que se muestra en las propias cartas de porte.

Actos regulatorios

Todas las cuestiones relativas al mantenimiento de la revista en cuestión se rigen por las siguientes regulaciones, Cómo:

• Ley Federal N° 402;
• Orden del Ministerio de Transporte No. 152;
• Ley Federal No. 59.

Esta lista no es exhaustiva, pero contiene toda la información necesaria sobre el diario de viaje.

El diario en cuestión para registrar el tráfico, registrar y generar cartas de porte incluye varias partes, a saber:

• una portada que muestra el nombre de la empresa y el valor del código exclusivamente según OKPO, incluido el período para el cual se compila la revista;
• parte tabular.

A su vez, la parte tabular incluye dicha información, Cómo:

• numeración de la carta de porte y cuándo exactamente se proporcionó;
• toda la información necesaria sobre el conductor, incluido el número de personal;
• número de garaje del vehículo;
• firmas de personas autorizadas que son responsables de la contabilidad del diario.

Vale la pena señalar que se requieren firmas. debe estar marcado:

• por el conductor del vehículo, que confirma la recepción de la carta de porte;
• un despachador o un trabajador en el desempeño de sus funciones, que confirme que se ha recibido toda la documentación necesaria del conductor del vehículo;
• un empleado contable cuya firma confirma la verificación y aceptación de la hoja de registro.

Adicional según sea necesario se deben tomar notas apropiadas.

En el diario en cuestión para el suministro de cartas de porte es necesario ingresar toda la información necesaria sobre las hojas elaboradas por la empresa. Cualquier excepción en este asunto es inaceptable.

La revista incluye numeración continua y debe llevarse exclusivamente en orden cronológico. Al finalizar el llenado del diario se debe encuadernar, para luego sellar con el sello correspondiente y firmar por el supervisor inmediato.

Es necesario prestar atención al hecho de que el mantenimiento del diario en cuestión está asignado exclusivamente a aquel empleado de la empresa cuyo contrato de trabajo especifica las responsabilidades relativas al mantenimiento de este documento. Es posible designar a una persona autorizada emitiendo la orden correspondiente de la dirección de la empresa.

Además, es necesario recordar que la legislación de la Federación de Rusia permite la participación de terceros en el mantenimiento de la revista sobre la base de un acuerdo firmado sobre la prestación de dichos servicios.

En tal situación, las responsabilidades relativas a la preparación de las cartas de porte se asignan a representantes de otras empresas.

Forma y muestra

Como se señaló anteriormente, la revista en cuestión debe redactarse de acuerdo con el Formulario No. 8. A petición de la empresa y de los empresarios individuales, la legislación de la Federación de Rusia permite la posibilidad de desarrollar su propio formulario personal.

En el proceso de elaboración del documento en cuestión siempre hay que recordar que está estrictamente prohibido cometer errores o erratas, ya que si se identifican pueden surgir problemas con las autoridades reguladoras.

Obtenga más información sobre la contabilidad de cartas de porte y combustibles y lubricantes en este vídeo.

Cada organización que tenga vehículos para uso oficial debe llevar registros del movimiento de las cartas de porte emitidas. Para ello, se proporciona un formulario especial, que se denomina "Diario de registro para el registro del movimiento de las cartas de porte". El sitio web le dirá cómo debería verse este documento y cómo completarlo sin errores.

Las organizaciones y empresarios que prestan servicios de transporte o simplemente utilizan vehículos de empresa en su trabajo deben registrar periódicamente todas las cartas de porte emitidas en un diario especial. Esto se define en el artículo 6. Ley Federal de 8 de noviembre de 2007 No. 259-FZ Y por orden del Ministerio de Transporte de 18 de septiembre de 2008 No. 152. El modelo del cuaderno de bitácora para el registro del movimiento de cartas de porte fue aprobado hace bastante tiempo Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 28 de noviembre de 1997 N 78. Durante estos veinte años, ni el Formulario No. 8 en sí ni el procedimiento para su mantenimiento han cambiado jamás. Aunque los legisladores han realizado modificaciones para completar las cartas de porte más de una vez, la última de las cuales ocurrió a principios de 2019. Además del formulario No. 8, el Comité Estatal de Estadísticas aprobó varios formularios más destinados a emitir las cartas de porte pertinentes (para camiones y automóviles, así como para autobuses). Se discutirán en otro artículo, pero ahora nos detendremos con más detalle en el tipo principal de documentación contable, diseñada para controlar el movimiento de las cartas de porte emitidas a los conductores, así como la entrega de hojas usadas al departamento de contabilidad de la organización.

¿Qué es un registro de movimiento de carta de porte?

El uso de dicho documento contable tiene varias ventajas que hacen que el uso del diario sea útil incluso para aquellas empresas que no están obligadas a hacerlo. En particular, permite controlar la puntualidad y el orden de emisión de los bonos y comprobar más rápidamente la cancelación de combustibles y lubricantes. El formulario interindustrial estándar No. 8 (OKUD 0345008) son hojas cosidas entre sí en forma de libro, en las que está impresa una tabla de nueve columnas. Cada organización puede desarrollar y utilizar su propio formulario de este documento, ya que su formulario es recomendado y obligatorio. Desarrollar su propia tabla le permitirá organizar las columnas en un orden conveniente, eliminar datos innecesarios y agregar los relevantes. El formulario estándar especifica, en particular:

• número de la carta de porte y fecha de su emisión;
• número de personal y nombre completo del conductor del vehículo;
• número de garaje del vehículo (la indicación del número de estado de registro no se proporciona en el formulario estándar, pero puede tenerlo en cuenta en su formulario);
• firma del conductor que confirma la recepción del billete;
• firma de la persona autorizada para emitir y aceptar el bono (despachador);
• fecha de aceptación de la hoja y firma del contador;
• columna para notas.

Es necesario cumplimentar la bitácora de viaje, cuyo formulario estándar se puede descargar al final del artículo, en el orden establecido. por orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia de 18 de septiembre de 2008, No. 152. Este procedimiento es el mismo para todos los usuarios del vehículo.

Libro de registro de viaje: muestra de llenado

Por lo general, no hay problemas para completar este formulario estándar. Las anotaciones pueden hacerse a mano o completarse en una computadora, y al final del día se pueden imprimir las hojas para que todas las personas autorizadas puedan firmar. Es más conveniente mantener un documento escrito a mano si hay muchos automóviles en la organización y el despachador emite y acepta vales constantemente. La portada del documento, como es habitual, debe contener el nombre de la organización, su OKPO y el período para el cual se emitió el formulario. No es necesario poner firmas ni sellos en la portada. Las páginas del documento deberán estar numeradas y su número deberá indicarse en el reverso del documento. No es necesario coser y sellar el formulario.

Dentro del formulario, sólo necesita completar los campos según sea necesario. No se requiere ningún resumen. Un ejemplo de cómo completar un diario estándar para la emisión de cartas de porte se ve así:

Una vez que la revista se queda sin páginas y columnas libres, debe almacenarse en los archivos de la organización durante al menos tres años, después de lo cual puede destruirse.