Que necesitas contratar a una persona. Contratamos a un empleado
La mayoría de las entidades comerciales necesitan contratar mano de obra contratada para llevar a cabo sus actividades. La contratación de trabajadores en la empresa es responsabilidad del servicio de personal de la organización y, en su defecto, de determinados funcionarios. No importa quién realice el alta de nuevas personas en la empresa, es importante saber cómo contratar adecuadamente a un empleado.
Todos los datos que un empleado proporciona a la empresa durante una cita no permiten tener una idea completa de las habilidades y capacidades reales de este empleado.
El período de prueba es el período durante el cual se monitorea el trabajo del empleado con el fin de determinar sus conocimientos, habilidades y capacidades.
Por acuerdo de las partes podrá establecerse. La legislación exige que, a la hora de realizar una prueba, un documento redactado con un empleado de la empresa contenga información al respecto.
Si esta condición no se refleja en el contrato, antes de que el empleado comience a trabajar, esta condición puede introducirse adicionalmente mediante un acuerdo especial. Si no se hace esto, no se podrá hablar en absoluto de ningún período de prueba para el empleado.
La prueba también deberá especificarse en la orden que se redacta en el momento de dar de alta al empleado para trabajar.
Durante este período, cada parte tiene el derecho de rescindir la relación laboral existente mediante un procedimiento simplificado. El período de prueba que se fija a una persona contratada, según reglas generales, no puede ser superior a tres meses.
Para el personal directivo, de conformidad con la ley, podrá determinarse por un plazo de hasta seis meses. Si un empleado es contratado por una empresa en virtud de un contrato con un período de validez determinado de dos meses a seis meses, se le puede fijar un período de prueba de hasta dos semanas.
¡Atención! Además, para algunas categorías de ciudadanos la condición de realizar la prueba no puede incluirse en su contrato de trabajo.
Dichos empleados incluyen:
- Los empleados están en problemas.
- Trabajadores menores de 18 años.
- Jóvenes especialistas que vinieron inmediatamente después de estudiar.
- Recibido por un período de hasta dos meses,
- Seleccionado por concurso
- Etc.
¿Es posible contratar un empleado los fines de semana?
La legislación que regula las relaciones laborales no establece prohibición de incorporación a la empresa en días no laborables. Por tanto, a la pregunta de si es posible contratar a un empleado en un día libre o festivo, hay una respuesta positiva.
Se debe tener en cuenta que el día de contratación es el día a partir del cual el empleado se encuentra en la plantilla de la empresa. Está indicado en el contrato de trabajo y la orden de empleo. El empleado puede comenzar a desempeñar sus funciones el siguiente día hábil.
No te olvides de los horarios de turnos, en los que un empleado puede ir a trabajar los fines de semana y festivos. En este caso coincidirá el día de la contratación y el inicio efectivo del trabajo.
Contratación de un empleado instrucciones paso a paso con una descripción detallada
Un empleado de RR.HH. necesita saber exactamente cómo contratar a un empleado. La omisión de una de las etapas puede dar lugar posteriormente a la imposición de multas a la organización.
Paso 1: Reciba una solicitud de empleo
Una vez que el futuro empleado haya sido informado de su deseo de aceptarlo, debe redactar un formulario. En las empresas ordinarias esto no es un requisito previo, pero sí es un requisito para las organizaciones del sector público.
No existe un formulario especial para el documento. Pero, por lo general, el departamento de recursos humanos proporciona una plantilla en la que debe ingresar información sobre usted. Junto con la solicitud, generalmente se requiere que se proporcione a la organización un conjunto obligatorio de documentos.
Paso 2. Familiarizar al empleado con la normativa interna.
Antes de redactar un contrato laboral con un futuro empleado, éste debe estar familiarizado con todas las normas de la empresa.
¡Atención! La orden debe contener la fecha a partir de la cual el empleado debe comenzar a trabajar. Si no sale ese día, la empresa tiene derecho a cancelar unilateralmente este pedido.
Paso 6. Registra el pedido
Una vez generada la orden, se debe registrar en el registro de órdenes. La empresa puede crear un diario único para todo tipo de pedidos emitidos, o puede mantener registros separados para pedidos de personal, actividades principales, etc.
Llevar dicho diario es obligatorio y está consagrado por ley. Sin embargo, no está claramente regulado en qué forma debe emitirse. Por tanto, junto con los documentos en papel, también puedes generar un documento electrónico.
No existe un formulario único para el libro de registro: cada empresa lo desarrolla en función de sus propias necesidades.
Al registrarse, la información básica del pedido se transfiere al diario: fecha, número, tipo, empleado afectado, etc. No es necesario familiarizar al empleado con esta entrada.
Paso 7. Haz una entrada en el libro de trabajo.
Por ley, la persona responsable debe hacerlo si el empleado contratado ha trabajado en el nuevo lugar durante más de cinco días.
La grabación está realizada con pasta de color oscuro, de forma clara y legible. No se deben utilizar abreviaturas.
Si este es el primer lugar de trabajo del ciudadano, entonces el empleador debe abrirle el libro. En este caso, primero se completa la portada del nuevo formulario, donde se registra toda la información necesaria.
La primera cita se realiza en presencia del propio empleado. La información ingresada está certificada por la firma del oficial de personal y, si está disponible, por un sello.
¡Atención! A veces, un oficial de personal sin experiencia comete un error e incluye información innecesaria en el registro: la presencia de un período de prueba, el período de validez de un contrato de duración determinada, la naturaleza del trabajo, etc.
La entrada debe contener únicamente información sobre el puesto y la unidad estructural. Esta información se puede extraer de la orden de admisión.
Paso 8. Hacer una entrada en el libro de registro de trabajo.
Una vez que el empleado entrega el libro a su empleador, este último es responsable de su seguridad. Se debe utilizar un diario especial para registrar los libros de la empresa.
La ley establece el carácter obligatorio de su aplicación y la forma del documento fue desarrollada por el Ministerio de Trabajo.
Utilizando las entradas realizadas en el libro, puede realizar un seguimiento de la llegada y emisión de un documento. Se debe utilizar una línea para cada libro.
¡Atención! La entrada del libro se realiza con tinta negra o azul sin abreviaturas. No es recomendable saltarse los plazos vacíos al cumplimentar. Sin embargo, esto se puede hacer si se mantiene su numeración continua.
Paso 9. Crea una tarjeta personal para un empleado.
Debe estar abierto para cada nuevo empleado. Esto es obligatorio y, a menudo, durante la verificación, las autoridades reguladoras solicitan estos documentos. La forma de la tarjeta se puede cambiar teniendo en cuenta las características específicas del trabajo de la empresa, pero los detalles requeridos aún deben estar presentes en ella.
Las siguientes fuentes se utilizan para ingresar datos en la tarjeta:
- El orden de aceptación para trabajar;
- Documento de identidad;
- Historial de empleo;
- Formularios TIN y SNILS;
- Documento de registro militar;
- Documento que acredite la educación;
- Otros documentos proporcionados por el empleado.
¡Atención! Al ingresar cierta información, el empleado debe familiarizarse con ella contra firma.
Paso 10. Crea un archivo personal
Dentro de los siete días siguientes a la fecha de contratación del empleado, es necesario abrirle un expediente personal. Para ello, el nombre completo se escribe en la portada de una carpeta aparte. empleado, fecha de apertura del caso, número de serie. Durante todo el período de trabajo se adjuntan aquí los documentos relacionados con el mismo.
El expediente personal debe contener:
- Tarjeta personal con foto;
- Autobiografía;
- Una copia del documento educativo;
- Declaraciones para todo el período de trabajo;
- Copias de pedidos para el empleado;
- Contrato de trabajo con el empleado;
- Descripción del trabajo;
- Reseñas, recomendaciones, características;
- Otros otros documentos.
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¡Importante! El expediente personal deberá contener un inventario de todos los documentos contenidos en el mismo. Cualquiera de ellos podrá retirarse únicamente con el permiso del director de la empresa o del jefe del departamento de personal.
Documentos al solicitar un trabajo: qué se puede solicitar y qué no
Documentos obligatorios
Los documentos que deben presentarse al solicitar un trabajo incluyen:
- Pasaporte u otro documento que pueda utilizarse para acreditar su identidad. Los menores sin pasaporte podrán presentar certificado de nacimiento. Si se reemplaza el pasaporte, se utiliza un certificado temporal.
- Historial de empleo. Este es el documento principal que registra la duración del servicio del empleado. No es necesario que traigas el libro si buscas un trabajo a tiempo parcial o si este es tu primer lugar de trabajo. En este último caso, la responsabilidad de abrir el libro recae en el empleador.
- . No se indica si este es el primer lugar de trabajo; el empleador también lo registra de forma independiente.
- Documento de registro militar. Dependiendo del estado, se presenta una identificación militar o un certificado de ciudadano sujeto a servicio militar obligatorio.
- Documento sobre estudios, cualificaciones, etc. Se podrá presentar un diploma de estudios secundarios o superiores, un certificado, un certificado de cualificación y otros documentos similares.
- Certificado de no antecedentes penales. Presentado al postularse a puestos que no están abiertos a ciudadanos con antecedentes penales.
Documentos adicionales
Al solicitar empleo en determinadas industrias o para determinados puestos, el empleador puede solicitar documentos adicionales. Lo hace de conformidad con los requisitos de las leyes federales, decretos presidenciales y otras regulaciones gubernamentales.
Éstas incluyen:
- Certificado de condiciones de trabajo en el lugar principal: si el empleado consigue un trabajo a tiempo parcial en un lugar con condiciones de trabajo nocivas y peligrosas;
- Se deberá presentar un informe médico sobre el estado de salud si un ciudadano está empleado en el Servicio de Control de Narcología, en la administración pública o si el futuro empleado es menor de edad.
- Certificado sobre la cantidad de ingresos y propiedad disponible: si un ciudadano consigue un trabajo en la función pública o ocupa un puesto en el servicio municipal, y este puesto está incluido en una lista separada.
Los siguientes documentos no son obligatorios, pero su presentación permitirá al empleado recibir algunos beneficios:
- Certificado de embarazo existente para mujeres;
- Certificado de composición familiar;
- Copias de actas de nacimiento de niños;
- Certificados de ingresos recibidos del lugar de trabajo anterior.
¿Qué documentos el empleador no tiene derecho a exigir?
El empleado del departamento de recursos humanos puede exigirle que proporcione algunos documentos al momento de la admisión y, si se niega a hacerlo, no será contratado. Sin embargo, esto es ilegal y puede impugnarse fácilmente en los tribunales.
Dichos documentos incluyen:
- Documento acreditativo del registro. El Código del Trabajo no establece una norma según la cual una organización esté obligada a controlar el registro de su empleado en su lugar de residencia. Así como una empresa no puede establecer ventajas en el registro para aquellos ciudadanos que viven en una determinada zona o tienen registro oficial allí. La empresa no tiene derecho a negar empleo a aquellos empleados que no tengan registro en su dirección de residencia, localidad o ubicación de la empresa.
- . La empresa no tiene derecho a exigir la aportación del TIN, ya que no está establecido como obligatorio por la legislación laboral.
Antes de la contratación y registro directo, existen varias etapas previstas por la ley, como el reconocimiento médico, la elección para un puesto o la selección de un solicitante para un puesto de forma competitiva, etc.
Paso 1 . Miel. examen
Antes de que un empleado comience a desempeñar sus funciones, el empleado debe someterse a un examen médico. Esto se aplica a las siguientes categorías de ciudadanos:
1. Menores de edad.
2. Las personas que accedan a trabajar en el comercio, en el sector de la restauración, así como los trabajadores de la industria alimentaria, deberán someterse previamente a un reconocimiento médico (antes de incorporarse al trabajo) y repetir el procedimiento periódicamente (anualmente para los trabajadores menores de 21 años) sin falta.
Paso 2. Contrato civil
Una persona sólo puede ser contratada en virtud de un contrato de trabajo o de derecho civil. Un contrato civil ofrece una serie de ventajas: las contribuciones a la Caja del Seguro Social no son obligatorias, al igual que el pago de vacaciones y las bajas por enfermedad. Pero este tipo de contrato se prevé únicamente para el resultado final del trabajo; de lo contrario, el contrato será reconocido como un contrato de trabajo.
Paso 3. Familiarización del empleado con las descripciones de puestos y otros estándares de la empresa.
Descripciones de trabajo (opcional)
Las descripciones de trabajo son una lista de responsabilidades de los empleados. No es necesario proporcionar una descripción del trabajo, pero este paso ayudará a eliminar una serie de problemas y malentendidos que surgieron entre las partes interesadas durante el proceso de trabajo.
Las descripciones de puestos se redactan y firman en dos copias, una copia para el empleado y la otra para el empleador.
Puede ver y descargar ejemplos de descripciones de puestos en nuestra sección especial.
Paso 4. Conclusión de un contrato de trabajo de acuerdo con la plantilla
Un convenio acordado entre un empleador y su empleado expresado por escrito se llama contrato de trabajo. Este acuerdo contiene una lista de derechos y obligaciones que no contradicen el Código del Trabajo de la Federación de Rusia; de lo contrario, el acuerdo puede ser declarado inválido.
De conformidad con el artículo 67 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, un acuerdo tiene derecho a existir únicamente por escrito, redactado y firmado por las partes en dos copias. Al celebrar contratos de trabajo con determinadas categorías de ciudadanos, la legislación laboral y otros actos jurídicos reglamentarios que establecen las normas del derecho laboral pueden prever la coordinación de la probabilidad de celebrar contratos de trabajo o condiciones contractuales con determinados organismos o personas que no sean empleadores en virtud de estos contratos. O redactar un contrato en más de dos copias.
El contrato de trabajo debe incluir cierta información: condiciones obligatorias (parte 1 y parte 2 del artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) o condiciones adicionales (parte 4 del artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia).
Un paso opcional es redactar y firmar un acuerdo MO completo. Pero, en esta etapa, un acuerdo de este tipo puede resultar muy útil. Sucede que dicho acuerdo con el empleado no se concluyó de inmediato y, ya en el proceso de trabajo, el empleado a menudo se niega a firmar un acuerdo sobre el MO completo. La ley no prevé casos para resolver esta situación, cómo tratar con un empleado desobediente: obligarlo a firmar un acuerdo sobre MO completo, o castigarlo, o aplicar medidas radicales y despedirlo. Abogados, inspectores y jueces tienen opiniones diferentes al respecto. Para no encontrarse en una situación confusa y no demostrar y defender su posición ante alguien, es mejor celebrar un acuerdo MO completo con el empleado en la etapa de registro y contratación. En este caso, es necesario tener en cuenta las leyes y celebrar un contrato solo con determinados empleados.
Sin duda, los siguientes puestos deben reflejarse en el contrato de trabajo:
1.Puede especificar un período de prueba en el contrato de trabajo. En caso de desempeño insatisfactorio, puede despedir a un empleado inadecuado.
2. Es imperativo indicar en el contrato de trabajo el lugar de trabajo del empleado con la unidad estructural designada.
3. En el contrato de trabajo, las responsabilidades del empleado deben especificarse específica y claramente, o las descripciones del trabajo deben reflejar las responsabilidades.
4.El importe del salario deberá especificarse en el contrato de trabajo.
5. Se refleja el horario de descanso y trabajo del empleado.
Un contrato de trabajo se divide en varios tipos: por un período determinado (acuerdo o contrato de duración determinada), así como por tiempo indefinido (el más utilizado en la práctica). Si al finalizar el contrato el trabajador continúa trabajando en la empresa, se considera que el contrato se ha convertido en indefinido. El empleado deberá firmar el contrato de trabajo en dos copias. Una es para el empleado y otra copia es para el empleador.
Un modelo de contrato de trabajo para 2011 está disponible en nuestra sección especial. Un ejemplo de formulario de contrato de trabajo válido para 2011, cuya muestra se puede descargar directamente en esta página.
Si la jornada laboral es más o menos una jornada estándar de ocho horas, es aconsejable elaborar una plantilla. En esta situación, el contrato de trabajo establece que los salarios se pagan de acuerdo con la plantilla.
Paso 5. Celebrar un acuerdo de responsabilidad
Un acuerdo sobre formación individual completa no es obligatorio, pero es un documento deseable a la hora de contratar a un empleado. El contrato no tiene una forma unificada, pero hay puntos establecidos que este documento debe contener
Este acuerdo está redactado principalmente para empleados de tiendas, almacenes, puntos de producción y, a menudo, también para empleados de oficina comunes, en relación con el equipo de oficina. También es recomendable celebrar un acuerdo sobre responsabilidad financiera total cuando se utiliza dinero u otros objetos de valor en el trabajo. El acuerdo se firma en dos copias, una copia para el empleado y la otra para el empleador. Puede descargar un Acuerdo de muestra para un MO individual completo en una sección especial de nuestro sitio web.
También es importante tener en cuenta un documento como el acuerdo de secreto comercial, que tiene lugar en la mayoría de las organizaciones comerciales actuales. Este acuerdo se concluye a voluntad; las partes firman no solo la disposición sobre secretos comerciales, sino también un acuerdo sobre no divulgación de secretos comerciales.
Paso 6. El empleado redacta una solicitud de empleo.
Al solicitar un puesto de trabajo, el empleado debe redactar y firmar una solicitud. La solicitud de empleo es acordada por el solicitante con el jefe de la unidad estructural de la empresa en la que es contratado, sobre lo cual se hace la correspondiente nota escrita (visa) en la solicitud.
Una solicitud de empleo debe contener una resolución, así como una marca en la ejecución del documento. Si la solicitud de empleo es valorada positivamente por el director de la empresa, se realiza la documentación posterior de la contratación del solicitante.
Paso 7. Registro del contrato de trabajo y del acuerdo sobre educación médica en el libro.
Libro de registro de contratos de trabajo.
El empleado que ha recibido el MO y los acuerdos laborales firma el recibo en el libro de registro. Si sucede algo, el empleador siempre podrá demostrar que el empleado recibió estos documentos en persona.
Paso 8. Publicación de la orden de empleo.
La orden de empleo se firma después de la celebración de un contrato de trabajo entre el empleado y el empleador. Existen formularios unificados de órdenes de contratación, aprobados por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia No. 1 del 05/01/2004, el formulario No. T-1 "orden u orden de empleo" y el formulario aprobado No. T -1a “sobre la contratación de empleados”.
Se utiliza para el registro y contabilidad de los empleados contratados bajo contrato de trabajo, y su contenido debe corresponder exactamente a las condiciones especificadas en el contrato de trabajo celebrado. Idealmente, el contrato de trabajo y la orden de contratación no sólo no deberían contradecirse, sino que deberían coincidir directamente.
Para emitir una orden de empleo (orden de nombramiento para un puesto), se utiliza el Formulario N T-1, para un empleado, el Formulario N T-1a, para un grupo de empleados. Elaborado por el responsable de la contratación para todas las personas contratadas por la organización en base a un contrato de trabajo celebrado.
Al emitir una orden (instrucción) sobre la contratación de empleados, se indicará el nombre de la unidad estructural, cargo (especialidad, profesión), el período de prueba, si el empleado está sujeto a un período de prueba al momento de la contratación, así como las condiciones de empleo y la naturaleza del próximo trabajo (a tiempo parcial, en el procedimiento de transferencia de otra organización, para reemplazar a un empleado temporalmente ausente, para realizar un determinado trabajo, etc.). Al celebrar un contrato de trabajo con empleados por tiempo indefinido, la columna "hasta" en los detalles "Período de trabajo" no se completa.
El empleado confirma que ha leído el texto del pedido con firma personal. Según la legislación vigente, el empleado dispone de tres días a partir de la fecha del inicio efectivo del trabajo para familiarizarse con la orden. Posteriormente, dentro de los 5 días siguientes a la fecha de inicio del trabajo, el empleador deberá realizar un registro de la contratación en el libro de trabajo del empleado. Tenga en cuenta aquí: no debe apresurarse a realizar esta entrada; es mejor esperar hasta que el empleado realmente vaya a trabajar, familiarizarlo con el pedido y solo después de eso hacer la entrada correspondiente en el libro de trabajo. Esto se debe al hecho de que si un empleado, después de haber firmado un contrato de trabajo, no va a trabajar dentro del plazo acordado, la organización puede cancelar el contrato unilateralmente (artículo 61 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia), y cancelar una entrada en el libro de trabajo es más difícil.
Paso 9. Reflejo de la trayectoria laboral en el libro de trabajo.
También se crea una marca en el libro de trabajo. Es posible simplemente aceptar primero el libro de trabajo y luego registrar el trabajo. De conformidad con el art. 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador (con excepción de los empleadores que son individuos pero no empresarios individuales) debe llevar libros de trabajo por separado para los empleados que hayan trabajado para él durante cinco días o más, en el caso de que esto el trabajo es el principal ingreso del empleado. El empleador debe expedir un libro de trabajo si el empleado aún no lo tiene. Si, además del trabajo principal, el empleado también trabaja en otro trabajo (a tiempo parcial), sobre la base de los documentos que confirman este hecho, a solicitud del empleado, la información se refleja en el libro de trabajo del lugar. de ganancias principales.
Paso 10. Realización de un asiento en el Libro de movimiento de libros de trabajo.
Es necesario reflejar la información en el Libro de Contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y encartes de estos libros, y también completamos el Libro de Recibos y Gastos para registrar los formularios de los libros de trabajo y encartes de estos libros. Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia del 10 de octubre de 2003 No. 69 aprobó los formularios de estos documentos. Puede registrar tarjetas personales de empleados, por ejemplo, en el registro de tarjetas personales.
Paso 11. Emitir una tarjeta personal para un empleado
Cada empleado debe tener una tarjeta personal. Luego, contra la firma en la tarjeta personal, es necesario familiarizar a cada empleado con los asientos reflejados en la tarjeta, así como con los asientos ingresados en el libro de trabajo. Existen formularios unificados aprobados por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1. Este es el formulario No. T-2 "tarjeta personal", el formulario No. T-2GS(MS) "tarjeta personal de un empleado estatal (municipal)", así como el formulario No. T-4 "tarjeta de registro de un científico o trabajador científico-pedagógico”. En esta etapa solo es importante recordar que las tarjetas deben conservarse en papel, ya que contienen registros sobre contrataciones, traslados, etc. El empleado debe estar familiarizado con la firma.
Paso 12. Registro del expediente personal del empleado (opcional)
Paso 13. Después del registro: Registro ante las autoridades
Si un empleador contrata empleados por primera vez, debe registrarse (dentro de un plazo determinado) como empleador ante las siguientes autoridades:
1. Al fondo de pensiones, en el plazo de 30 días.
2. Debes inscribirte en la Caja del Seguro Social en un plazo de 10 días.
3.En el MHIF, hasta 30 días.
Cada nuevo contrato de trabajo deberá registrarse en:
1.Fondo de pensiones.
La legislación de la Federación de Rusia no prevé la negativa a registrar un contrato de trabajo por motivos de violación de la legislación laboral, salarios bajos o deuda existente del empleador.
Seguro médico para un empleado.
Para cada empleado, debe obtener una póliza de seguro médico de la compañía de seguros y entregársela al empleado. El empleado, a partir del 1 de marzo de 2011, deberá contratar esta póliza de forma independiente.
Multas
Se imponen multas por registro incorrecto, no registro o por no registrarse en los fondos correspondientes, de conformidad con el artículo 5.27 Violación de la legislación laboral y de protección laboral (Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).
A un empresario individual se le impone una multa de entre uno y cinco mil rublos, o una sanción administrativa (suspensión de las actividades del empresario por hasta noventa días).
A las organizaciones se les imponen multas de treinta a cincuenta mil rublos o sanciones administrativas (suspensión de las actividades de la organización por hasta noventa días).
Contribuciones sociales para empleados e impuestos sobre la nómina
El empleador debe pagar el impuesto sobre la renta personal a una tasa del 13% por cada empleado y, además, de sus ingresos se realizan transferencias al FFOMS, Fondo de Pensiones, Fondo de Seguro Social y TFOMS. Estas deducciones se calculan en función del tipo de actividad y del régimen fiscal elegido.
Cualquier organización registrada como entidad legal está obligada a realizar trabajos de personal y presentar informes al servicio social.
Como regla general, en una organización pequeña, los registros de personal los lleva el jefe de contabilidad.
Los profesionales jóvenes e inexpertos a menudo se preguntan: ¿es posible contratar a un empleado en un día libre o festivo?
Un empleado está registrado para trabajar en cualquier día hábil de la empresa. El número de días laborables y el horario de trabajo los determina la dirección.
¡Atención! La organización tiene derecho a registrar a un empleado en un día libre oficial, si esto no contradice la Carta.
Pero se deben tener en cuenta los detalles del nombramiento y la inclusión de un empleado en la plantilla: independientemente de cuándo el empleado recibió el contrato en sus manos, el primer día laboral oficial se considera el siguiente día laborable.
Si la entrada a trabajar cae en día festivo, el trabajador se considerará contratado a su llegada al lugar de trabajo.
Cómo contratar a un empleado en período de prueba
El empleador tiene derecho a contratar a una persona sujeta a un período de prueba. Como regla general, se redacta un contrato de trabajo estándar en el que se especifican los términos y condiciones de pago.
¡Importante! Se puede obtener información sobre cómo contratar a un empleado en el sitio web principal de la Inspección Fiscal.
Si, transcurrido el tiempo, una de las partes desea cambiar los términos del contrato, se redacta un acuerdo adicional, que forma parte del contrato de trabajo y se ingresa en el expediente personal.
Según la legislación, independientemente de las características específicas del puesto de trabajo, el período máximo de prueba en el momento de la contratación es de 3 meses.
Para puestos con mayor responsabilidad, la gerencia puede asignar un período de prueba a su discreción, pero el máximo es de hasta 6 meses, y para los empleados contractuales contratados por hasta 6 meses, el período de prueba es de hasta 2 semanas.
¡Atención! A petición del empleado, el período durante el cual se someterá a la prueba no podrá anotarse en el libro de trabajo ni tenerse en cuenta a la hora de calcular su antigüedad.
- Menores.
- Especialistas que hayan egresado de una institución educativa y hayan sido asignados.
- Empleadas embarazadas.
- Reclutas que realizan una determinada cantidad de trabajo, contratados por un corto período de tiempo.
Para que una organización evite multas y sanciones, es necesario redactar correctamente los documentos personales.
Contratación de un empleado: instrucciones paso a paso con una descripción detallada
Antes de contratar a alguien para un puesto con responsabilidad financiera, conviene aclarar cómo contratar adecuadamente a un empleado: normalmente se comprueba si tiene antecedentes penales, artículos o delitos. Esto le ayudará a evitar problemas y también a minimizar problemas potenciales.
Después de pasar todas las etapas de verificación, puede comenzar a registrar a un empleado.
Paso 1: Reciba una solicitud de empleo
Una solicitud de empleo estándar está escrita a mano, donde se ingresa toda la información sobre el empleado y el puesto para el que está siendo contratado.
En esta fase se comprueba el historial laboral y la tarjeta médica del empleado si el trabajo está relacionado con la restauración o los productos alimentarios. La identificación personal se realiza mediante el pasaporte y se fotocopian las páginas principales de los documentos de identidad.
De ser necesario, el empleado podrá presentar los siguientes documentos y sus copias:
- Documento educativo.
- Licencia de conducir.
- Certificados de finalización de cursos.
- Cartas de recomendación.
- Características del lugar de estudio y trabajo.
- Un certificado del Ministerio del Interior que acredite que el empleado no está registrado, etc.
Paso 2. Familiarizar al empleado con la normativa interna.
Cada empleado, antes de comenzar a desempeñar sus funciones, debe someterse a una orientación y firmar el libro de registro.
¡Atención! Dependiendo de las características específicas de las actividades de la organización, la cantidad de regulaciones y su contenido pueden variar.
Para una capacitación en el trabajo simplificada, puede utilizar un cuestionario: los datos se ingresan manualmente, donde se colocan la firma y la fecha de la capacitación.
¡Importante!¡Elaborar y mantener diarios para cualquier entidad jurídica es imprescindible! Esto se debe a la posibilidad de defender sus derechos ante los tribunales en caso de accidente.
Mantener la documentación contable es especialmente importante para las organizaciones de construcción. Así, la persona jurídica queda exenta de responsabilidad penal por las infracciones cometidas por el empleado durante el horario laboral.
Paso 3. Redactar un contrato de trabajo.
Un contrato de trabajo se concluye dentro de los 3 días siguientes a la fecha en que el empleado comienza a trabajar.
¡Importante! Si por alguna razón la dirección no logró celebrar un contrato de trabajo dentro del tiempo asignado, esto no se considera una infracción si la organización cumple con todas las obligaciones con el empleado.
¡Atención! Para garantizar la seguridad de sus derechos, el empleado debe tener a mano una copia firmada.
Paso 4. Registrar un contrato de trabajo
El registro del acuerdo se realiza únicamente después de la firma del gerente. Una entrada sobre la introducción de una nueva unidad en la plantilla se realiza en un diario especial, frente a la fecha de redacción del contrato.
Cada contrato de trabajo tiene un número de entrada que permite identificar a un empleado por grupo: por ejemplo, para trabajadores de producción primaria se pueden utilizar números que comiencen con el número 1, etc.
¡Importante! Una persona física que no esté registrada como entidad jurídica puede contratar a un empleado: el contrato se registra en el comité ejecutivo local o en el consejo municipal.
Paso 5. Emitir una orden de contratación
Una vez explicados todos los aspectos del contrato de trabajo, el oficial de personal está obligado a redactar una orden de empleo. Está permitido utilizar una versión impresa del formulario, que puede diferir de la versión legalmente permitida.
Con base en la orden de empleo, el empleador tiene derecho:
- Promocionar a un empleado.
- Transferirlo a otros departamentos, etc.
- Enviar a recibir formación, recibir un certificado de finalización de cursos, etc.
- Enviar en un viaje de negocios.
Después de firmar y sellar el contrato, la información principal se transfiere al pedido. El empleado está obligado a leerlo y firmarlo.
El formulario estatal se presenta en forma de Formulario T-1, y si se contrata un equipo de varias personas (por ejemplo, para realizar un determinado tipo de trabajo de construcción), se completa el Formulario T-1a.
El número de documento es un atributo con ayuda del cual se realiza un seguimiento de la documentación de entrada y salida de la organización. Por lo tanto, un empleado potencial debe prestar atención a la correspondencia del número en el diario y en el pedido.
Paso 6. Registra el pedido
Un pedido, como unidad separada de flujo de documentos, debe registrarse en el diario de pedidos. El registro unificado contiene una lista de todas las órdenes firmadas por el director o su representante autorizado.
En las grandes empresas existen distintos tipos de registros para cada tipo de orden: despedidos, contratados, de baja por maternidad, etc.
Si lo desea, el director o el jefe de contabilidad puede llevar un diario electrónico de pedidos. Esto no está prohibido por ley y es muy conveniente para realizar un inventario.
La empresa tiene derecho a agregar o eliminar cualquiera de las líneas gubernamentales a su discreción. Sin embargo, la información general debe permanecer sin cambios: datos del pasaporte o detalles de la persona, fecha, cargo, número de solicitud entrante, etc.
El mantenimiento de registros internos no debería preocupar al empleado: todos los formularios se completan para la posterior preparación y ejecución de declaraciones e informes anuales para su presentación a los fondos sociales.
Paso 7. Haz una entrada en el libro de trabajo.
La legislación establece normas para registrar a un nuevo empleado en el libro de trabajo: el registro se realiza 5 días después de la fecha de aceptación oficial al puesto.
Sin embargo, hay casos en los que el propio empleado no quiere recibir una entrada en su libro de trabajo. Esto es completamente legal y no es motivo de despido. Otra cuestión es que este hecho no beneficia al líder: esto indica que el empleado no quiere permanecer en el lugar de trabajo por mucho tiempo.
Reglas para completar el formulario laboral:
- No utilice bolígrafos de colores, masilla ni palabras abreviadas o con guiones.
- Se permite escribir con un bolígrafo de punta azul, de forma legible y clara.
- No se recomienda sellar los documentos: el sello debe contener los datos de la organización y tener el nombre completo de la entidad jurídica.
- Está prohibido utilizar una plantilla de firma como sello.
¡Atención! Si un empleado es contratado por primera vez, el empleador está obligado a emitir un libro de trabajo y completar todos los campos de conformidad con la ley.
En primer lugar, se completa la página de título y luego se anota la información sobre la educación y el lugar de residencia. A petición del empleado, se puede introducir un número de teléfono de contacto en el expediente laboral.
¡Importante! Antes de ingresar información adicional en el libro de trabajo, conviene pedir permiso al empleado: tal vez no quiera que algunas características de su actividad o duración del servicio se reflejen en el documento.
La información estándar debe tomarse del pedido y del contrato de trabajo.
Paso 8. Hacer una entrada en el libro de registro de trabajo.
Según la ley, el libro de trabajo debe ser llevado por el empleador. Como regla general, por seguridad se coloca en una caja fuerte o en una oficina especial equipada con videovigilancia.
¡Atención! El empleador asume toda la responsabilidad de conservar toda la documentación y, en caso de pérdida, está obligado a pagar una indemnización al empleado y restablecer el empleo.
La contabilidad de los libros se realiza mediante un diario en el que se ingresan todos los números de documentos y los nombres completos de sus propietarios.
Para el registro se utiliza el formulario establecido por el Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia.
¡Importante! A la hora de cumplimentar el diario se debe tener en cuenta que cualquier entrada debe realizarse únicamente línea por línea.
Para las grandes empresas, a menudo se utiliza un sistema de numeración continua, por lo que se permite dejar líneas en blanco en el diario.
Paso 9. Crea una tarjeta personal para un empleado.
Los registros internos de los empleados se mantienen a través de una tarjeta del Formulario T-2. La tarjeta personal de empleado es un documento que refleja todas las actividades de un compañero de trabajo: traslado, ascenso, baja por maternidad, despido, etc.
¡Atención! Como ha demostrado la práctica, los organismos de inspección prestan especial atención al mantenimiento de la documentación interna del personal. Esto se explica por el deseo del Estado de obtener datos estadísticos confiables sobre la actividad laboral de la población.
Este formulario se puede completar manualmente o en una computadora, sin embargo, en este caso, no se olvide de la seguridad de los datos personales. El ordenador en el que se realiza el trabajo de RRHH debe estar protegido con una contraseña externa e interna.
Es mejor completar la tarjeta inmediatamente después de realizar el pedido; es conveniente y práctico, ya que después del registro, algunos de los documentos irán inmediatamente a la caja fuerte.
Lista de datos que se ingresan en la tarjeta personal de un colega:
- Número de documento educativo y nombre de la institución educativa.
- Número de mano de obra.
- Número TIN y SNILS, si está disponible.
- Documentos idénticos.
- Número de cuenta bancaria para nómina, y otros documentos, a solicitud del colaborador.
Paso 10. Crea un archivo personal
Un expediente personal de un empleado se elabora inmediatamente después de su contratación. Para ello, se utiliza una carpeta separada, en la que se colocan las fotocopias y los documentos originales.
La portada de la carpeta es una “tarjeta de presentación” de un colega: allí se indica el nombre completo, número de serie, puesto, fecha de contratación, etc.
Durante el proceso de trabajo, se pueden colocar en la carpeta documentos adicionales, como: certificado de finalización de cursos, formación avanzada, pruebas, etc.
La siguiente lista de documentos debe incluirse en su expediente personal:
- Autobiografía escrita por el empleado en forma libre y a mano.
- Fotos.
- Descripción del puesto firmada.
- Características, cartas de recomendación.
- Solicitud de licencia, etc.
¡Importante! El oficial de personal está obligado a realizar un inventario y registrar en la lista todos los documentos recibidos. La lista se adjunta a una carpeta y sirve como documento oficial para las auditorías. La eliminación de cualquier documento de un expediente personal sólo es posible con el permiso del jefe del departamento de personal o del director.
¿Qué documentos se pueden solicitar al solicitar un empleo y cuáles no?
El director, el jefe de contabilidad, el ingeniero jefe y el oficial de personal tienen derecho a solicitar documentos para el empleo.
Documentos obligatorios
Hay una determinada lista de documentos que se deben proporcionar:
- Documento de identificación: pasaporte, permiso de residencia, etc.
Si un menor quiere conseguir un trabajo, deberá presentar el permiso de sus padres, certificado ante notario, así como un certificado de nacimiento. Si lo desea, el empleador puede solicitar una referencia de una escuela o universidad. Al reemplazar un pasaporte por otro, un ciudadano tiene derecho a mostrar un certificado recibido en la oficina de pasaportes.
- Libro médico. La condición es obligatoria para todo tipo de trabajos relacionados con la alimentación. La vida útil del libro médico es de 1 año, por lo que el empleado debe someterse a exámenes constantes. En algunos casos, la organización paga por el historial médico.
- Libro de registro de trabajo o contratos de trabajo. En caso de trabajo a tiempo parcial, deberá aportar un certificado de otro lugar de trabajo.
- SNILS. Es una tarjeta con un número de cuenta de seguro. Lo completa el empleado de forma independiente o a discreción del empleador.
- Identificación militar (recluta). Se proporciona a los obligados al servicio militar, tanto hasta los 27 años como después.
- Si están disponibles, se deben presentar documentos educativos: diploma, certificado, diploma, etc.
- Algunas vacantes requieren un certificado de ausencia de antecedentes penales o casos penales abiertos.
Documentos adicionales
Según la ley, el empleador tiene derecho a solicitar documentos adicionales que se encuentran en la lista de regulaciones.
Lista de referencias adicionales:
- Sobre tener experiencia trabajando en lugares con condiciones laborales peligrosas.
- De un centro de tratamiento de drogas que un compañero no esté registrado.
- Del servicio de impuestos: esto incluye la declaración de ingresos, así como los bienes del empleado.
- Sobre la ausencia de embarazo.
- Sobre la composición familiar y los ingresos totales.
- Copias de documentos que acrediten la minoría de niños.
- Sobre ingresos de otros lugares de trabajo (emitido en el modelo 182-N).
Documentos que el empleador no tiene derecho a exigir.
Hay una lista de documentos que un empleado no puede proporcionar:
- Registro. Según la ley, cualquier persona tiene derecho a registrarse no sólo en el lugar de residencia, sino también en el lugar de estancia temporal.
- ESTAÑO. Muy a menudo, surgen situaciones controvertidas cuando un empleado es religioso y no acepta registrar registros numerados por sí mismo.
Un empresario individual en el curso de sus actividades se enfrenta a una variedad de cuestiones complejas. Una de ellas es ¿cómo puede un empresario individual registrar formalmente a un empleado si, por ejemplo, hasta ese momento no tenía empleados? Después de todo, completar correctamente todos los documentos protegerá al empresario y a su personal de posibles problemas con las autoridades fiscales u otras autoridades.
¿Cómo registrar a un empleado como empresario individual?
Para que un empresario individual pueda emplear empleados, debe registrarse como empleador en el Fondo de Pensiones. Si la actividad se basa en una patente, no se pueden contratar más de cinco personas para cooperar como empleados. Antes de contratar personal bajo un contrato de trabajo, familiarícese con la legislación pertinente para evitar imprecisiones y problemas asociados con la preparación de la documentación del personal.
Si no puede hacer frente a la contratación de un empleado por su cuenta, puede ponerse en contacto con un especialista que le ayudará con este problema. Será posible cooperar con él mediante un contrato de servicios si también es un empresario individual.
¿Cómo contratar a un empleado para trabajar para un empresario individual bajo un contrato de trabajo?
Al contratar empleados, el empresario no sólo incurre en costos adicionales, sino que también tiene nuevas obligaciones tanto para con el empleado como para con el Estado. El alcance de estas responsabilidades depende de cómo se celebrará el contrato y qué cláusulas incluirá.
El procedimiento para empresarios individuales al contratar a un empleado para un puesto.
- Es necesario celebrar un contrato de trabajo o un contrato de derecho civil con el empleado.
- ¿En qué caso se concluye un contrato de trabajo? Si el futuro empleado realizará el mismo tipo de trabajo durante un largo período de tiempo, como vendedor, guardia de seguridad, etc. El contrato de trabajo describe todos los aspectos del horario de trabajo, la remuneración y las responsabilidades del empleador y del empleado.
- El derecho civil se concluye en los casos en que el empleado realizará un trabajo una sola vez durante un período de tiempo determinado y con un límite de tiempo para su ejecución. Por ejemplo, desarrollar el diseño del sitio web de una organización, realizar trabajos de reparación y construcción en las instalaciones de la empresa, etc.
- Dentro de los diez días siguientes a la celebración del contrato de trabajo, el empresario debe registrarse como empleador en la Caja del Seguro Social y en la Caja del Seguro Médico.
- Dentro de un mes después de la celebración del contrato de trabajo, el empresario individual debe registrarse como empleador en el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia. Una vez completado el registro en todos los fondos, el empresario recibirá avisos especiales indicando las cifras para el pago de impuestos al empleado. Se diferenciarán de los que fueron asignados a empresarios individuales para pagar impuestos y otras contribuciones por sí mismos.
- Celebramos directamente un contrato con el empleado y lo redactamos de acuerdo con la legislación vigente. Anotamos en el libro de trabajo la aceptación del empleado para un determinado puesto. Posteriormente, para contratar nuevos empleados no será necesario ningún registro en diversos fondos y organismos, sino simplemente la celebración de un acuerdo entre el empleador y el empleado y la cumplimentación de los documentos personales necesarios.
¿Cómo puede un empresario individual registrar empleados? ¿Qué tipo de contrato debo elegir?
Si existe la posibilidad de dos tipos diferentes de contratos entre empleado y empleador, es necesario considerar en qué casos está permitido utilizar uno u otro.
¿En cuál de los casos sería apropiado concluir una determinada opción?
Si un empleado va a realizar un tipo de trabajo durante un período de tiempo suficientemente largo, se concluye un contrato de trabajo.
Si el trabajo requiere que el empleado realice un trabajo específico, que además está limitado en el tiempo, se celebra un contrato de derecho civil.
¿Qué legislación lo regula?
El registro de empleados como empresarios individuales en virtud de un contrato de trabajo está regulado por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia y el derecho civil, respectivamente, por el Código Civil.
¿Se ingresa la información sobre los contratos en el libro de trabajo?
Si el empleado fue registrado por el empleador bajo un contrato de trabajo, entonces la información sobre su empleo debe ingresarse en su libro de trabajo. Pero si se concluye un contrato civil entre un empleado y un empleador, no se realiza ninguna anotación en el libro de trabajo.
¿Es necesario pagar las primas de seguro del personal al presupuesto estatal?
El seguro médico, el seguro de pensiones y el seguro social son contribuciones obligatorias al registrar a un solicitante en una empresa individual mediante un contrato. Además, si la cooperación se realiza en virtud de un contrato civil, el empleado debe realizar todas las contribuciones, excepto los pagos del seguro social, a menos que esta condición esté estipulada en el contrato civil celebrado.
¿Qué garantías sociales ofrece el empleador a los miembros del personal?
De acuerdo con lo establecido en el contrato, se realiza lo siguiente:
- pago regular al empleado de su salario,
- pago de licencia por enfermedad,
- vacaciones anuales pagadas,
- pago de beneficios en relación con el despido de un empleado por iniciativa del empleador,
- garantía de las condiciones necesarias para las actividades laborales.
Al celebrar un contrato civil, sus términos son negociados por el empleador y el empleado, y no pueden contener aquellas cláusulas que sean obligatorias al redactar el contrato. Es decir, el contrato debe contener únicamente aquellas condiciones que convengan a ambas partes.
¿Qué documentos formalizan la relación entre el empleador y el solicitante que es contratado?
Al celebrar un contrato de trabajo: una solicitud por escrito del solicitante con una solicitud para contratarlo y una orden del empleador para contratarlo para el puesto.
Si el registro de empleados con un empresario individual se produce mediante la celebración de un contrato civil, solo este documento en sí.
El registro de empleados para trabajar en un empresario individual implica la firma de ciertos documentos.
Puntos importantes: aspecto legislativo.
Antes de registrar un empresario individual, conviene estudiar el Código del Trabajo y seguir sus artículos. Condiciones obligatorias que deben estar presentes en el contrato de conformidad con el artículo 57 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia:
- Nombre completo del empleado y empleador;
- información sobre los documentos de identidad de ambas partes;
- número de identificación asignado al empleador como contribuyente;
- fecha de celebración del contrato de trabajo y lugar de su firma;
- funciones laborales del personal;
- lugar y dirección de trabajo específicos;
- de acuerdo con las condiciones en que se pagará (monto del salario, pagos de bonificaciones, subsidios, bonificaciones, incentivos);
- horario de trabajo y descanso del empleado;
- compensación que se pagará cuando se trabaje en condiciones laborales nocivas o peligrosas;
- condiciones del seguro obligatorio para empleados.
La forma de registrar empleados como empresarios individuales está estipulada en el Código del Trabajo. Pero algunos empresarios sin escrúpulos que quieran ahorrar en los honorarios pagados por el personal pueden redactarlos no en virtud de un contrato de trabajo, sino de derecho civil. En este caso, existe la posibilidad de que, si surgen cuestiones controvertidas entre el empleador y el empleado, este contrato pueda ser reconocido como un contrato de trabajo ante los tribunales. Después del juicio, el empresario aún tendrá que pagar todas las contribuciones e impuestos necesarios al empleado y garantizar la preservación de sus derechos de conformidad con la ley.
El procedimiento para registrar un empresario individual es bastante simple y no se requiere que el empresario mantenga registros completos del flujo de personal y de documentos de personal. Pero aun así debes tener cuidado de completar todos los formularios de empleo necesarios para evitar imprecisiones y cuestiones controvertidas con las autoridades reguladoras y posibles disputas con el personal.
¿Qué conjunto de documentos proporciona el solicitante al empleador?
Antes de registrar a un empleado como empresario individual, deberá proporcionar los siguientes documentos:
Contribuciones obligatorias de un empresario individual.
Dado que un empresario individual no recibe un salario del que necesariamente se deducen las primas de seguro, pero recibe ganancias de sus actividades, debe pagar estas contribuciones de manera especial. El tamaño de estos pagos depende directamente del monto de las ganancias del empresario.
Un empresario individual paga una contribución al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, así como contribuciones mensuales a los fondos del seguro médico obligatorio de la Federación de Rusia. Pero no debe realizar pagos a la Caja de Seguro Social de la Federación de Rusia, ya que sus actividades no implican el pago de licencia por enfermedad.
En caso de retraso en el pago de las contribuciones o evasión total de sus pagos, el empresario individual es responsable y las autoridades pueden cobrarle por la fuerza las cantidades necesarias, teniendo en cuenta sanciones e intereses. En este caso, el porcentaje de la sanción podrá ser el doble si se demuestra evasión deliberada del pago.
Hemos cubierto más de una vez cuestiones relacionadas con el correcto registro de las relaciones laborales entre empresarios y empleados en nuestro sitio web. Para su comodidad, decidimos crear instrucciones sencillas y comprensibles que muestren una imagen de la relación entre el empresario individual y sus empleados en su conjunto.
Características de un empresario individual como empleador.
Además, en algunos artículos del Código del Trabajo, sin indicar la condición del empleador, se utiliza el concepto de “empleados de la organización”, es decir Estos requisitos no se aplican a todos los empleadores, sino sólo a las organizaciones de empleadores.
La obligación de pagar una indemnización por despido en caso de rescisión de un contrato de trabajo debido a una reducción de plantilla o de personal se prescribe únicamente para las organizaciones (artículo 178 del Código del Trabajo). El artículo 180 del Código del Trabajo prevé otras garantías y compensaciones, también únicamente para los empleados de las organizaciones. Un empresario individual también puede pagar una indemnización por despido a su empleado, pero de forma voluntaria, indicando dichas condiciones en el contrato.
Por lo tanto, es necesario saber que La ley no siempre impone plenamente las responsabilidades de un empleador a un empresario individual.
Dónde empezar a registrar un empleado al contratar
El breve procedimiento del empleador se ve así:
- Celebrar un contrato con un empleado: derecho laboral o civil.
- Registro de un empresario individual en el Fondo de Pensiones y en el Fondo de Seguro Social si este es el primer contrato celebrado con un empleado para el empresario.
- Registro del empleado de conformidad con el Código del Trabajo, si se concluye un contrato de trabajo.
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