Si të shkruani një letër biznesi. Shembull i letrës së një organizate

Sot, pothuajse të gjithë përdorin në mënyrë aktive internetin. Por korrespondenca e biznesit nuk ka pushuar së qeni relevante dhe e rëndësishme. Thjesht u transferua në media të tjera. Publikimi do t'ju tregojë se si të hartoni dhe formatoni saktë një letër biznesi.

Çfarë mund të përmbajë një mesazh biznesi?

Para së gjithash, korrespondenca e biznesit ofron një mundësi për të shkëmbyer çdo mendim apo sugjerim me punonjësit dhe partnerët e biznesit. Letra mund të përmbajë kërkesa, ankesa dhe mendime të tjera për të eliminuar keqkuptimet midis kompanive. Në përgjithësi, korrespondenca e biznesit është një lloj korrespondence zyrtare.

Dallimet nga shkronjat e tjera

Dallimet kryesore mund të përmblidhen si më poshtë.

• Stilistika e paraqitjes.
• Disponueshmëria e zinxhirit zyrtar komandues.
• Fjalor pa shprehje të fortë emocionesh.
• Si rregull, letra nuk merr më shumë se një faqe.
• Fonti është i njëjtë në të gjithë tekstin (as i vogël dhe as i madh).
• Zakonisht hartohet në letrën zyrtare të organizatës.

Llojet e letrave të biznesit

Letrat për t'u përgjigjur:

• Kërkesë.
• Peticion.
• Kërkesa.
• Oferta.
• Apelim.

Letrat që nuk kërkojnë përgjigje:

• Informative.
• Njoftim.
• shoqëruese.
• Garancia.
• Paralajmërim.
• Përkujtues.

Letra me karakter tregtar. Ato zakonisht nevojiten gjatë periudhës së vlefshmërisë së kontratës ose për të lidhur një marrëveshje:

• Kërkesë.
• Përgjigje ndaj kërkesës.
• Përkujtues.
• Kerkese.
• Oferta. Kjo është një ofertë për të lidhur një marrëveshje ose për të bërë një transaksion.
• Një paralajmërim për nevojën për të përmbushur detyrimet, për përfundimin e marrëveshjeve, etj.

Letra jo komerciale:

• Ftesë.
• Informimi për diçka.
• Shprehje mirënjohjeje.
• Rekomandime.
• Kërkesë.
• Udhëzimet.
• Letër përcjellëse.
• Shprehje ngushëllimi.
• Urime për çdo rast.
• Leter garancie.
• Vërtetimi i pranimit të mallit, ofrimit të shërbimeve etj.

Klasifikimi i letrave të biznesit sipas strukturës:

• Përpiluar sipas një modeli të rreptë.
• Shkruar në formë të lirë.

Llojet në varësi të marrësit:

• E zakonshme. Dërguar te një adresues.
• Kolektive. Dërguar te një person, por nga disa persona.
• Rrethore. Dërguar te marrës të shumtë.

Forma e letrës është si më poshtë:

• Dërguar në zarfe të rregullt postare.
• Dorëzuar personalisht.
• Dërguar si faks.
• Dërguar me email.

Siç mund ta shihni, një mesazh biznesi mund të përshtatet në mënyra të ndryshme dhe me qëllime të ndryshme. Por vlen të theksohet se në disa raste, për arsye etike, duhet të shkruhet me dorë dhe jo të shtypet në kompjuter. Kjo vlen për urimet dhe ngushëllimet.

Pjesë të një letre

Një letër e duhur biznesi ndahet gjithmonë në disa pjesë. Këto janë hyrëse, kryesore dhe përfundimtare. Për më tepër, ato janë logjikisht të lidhura me njëra-tjetrën.

Si rregull, pjesa hyrëse përmban informacione për rrethanat që çuan në shkrimin e letrës. Teksti kryesor është vetë përmbajtja, thelbi i mesazhit. Pjesa e fundit përmbledh rezultatet, të cilat mund të shprehin refuzim, marrëveshje, kërkesë etj.

Parimet e të shkruarit

Çdo mesazh biznesi duhet të shkruhet si më poshtë.

1. Në mënyrë të paanshme.
2. Adresuar (d.m.th., i destinuar për një person specifik).
3. I arsyetuar.
4. E besueshme.
5. Sa më i plotë.
6. Të gjitha informacionet në tekst duhet të jenë aktuale në momentin e shkrimit.

Veçoritë stilistike

Rregullat për shkrimin e një letre biznesi thonë se është e nevojshme t'i përmbaheni stilit të rreptë. Është e nevojshme të përdoren vetëm ato mjete të të folurit që janë tipike për dokumentet zyrtare. Kjo do të thotë, një stil zyrtar biznesi do të ishte i përshtatshëm. Gjuha duhet të ketë karakteristikat e mëposhtme.

• Formaliteti.
• Saktësia e paraqitjes së informacionit.
• Objektiviteti.
• E strukturuar.
• Informative por koncize.

Thelbi i çështjes duhet të shprehet me fjali të shkurtra të thjeshta, duke u fokusuar te foljet. Nuk ka nevojë të mbingarkoni tekstin me mbiemra, ose të përdorni terma pak të njohur dhe shumë të specializuar që marrësi mund të mos i kuptojë. Kjo do të shkaktojë vetëm negativitet dhe refuzim. Është më mirë të përpiqeni të shpjegoni me fjalë të thjeshta, të kuptueshme, me më shumë fakte dhe specifika. Stili i biznesit nuk lejon praninë e teksteve joinformative dhe "ujore".

Nuk duhet të çoni në pjesën e fundit me modele të panevojshme dhe të gjata të të folurit. Gjithashtu, propozimet e palogjikshme dhe jokonsistente nuk do të funksionojnë. Prandaj, është më mirë të përjashtohen frazat pjesëmarrëse dhe pjesëmarrëse. Çdo paragraf duhet të pasqyrojë vetëm një ide specifike. Pas plotësimit të tekstit, është më mirë ta kontrolloni për gabime disa herë duke e lexuar letrën me zë të lartë.

Kërkesat për formularin

Sipas rregullave të një letre biznesi, është më mirë ta shkruani atë në letrën e kompanisë. Kërkesat themelore të mëposhtme i parashtrohen.

• Në mes të formularit ju duhet të futni stemën e Federatës Ruse nëse ndërmarrja është në pronësi të shtetit.
• Vendoseni letrën në një fletë A4.
• Lëreni fushën në të majtë bosh (të paktën 3 centimetra). Kjo është e nevojshme sepse pas disa kohësh materialet do të depozitohen me pjesën tjetër të dokumenteve.
• Fonti më optimal konsiderohet të jetë standardi "Times New Roman", madhësia 12 dhe me një distancë prej 1.5-2. Më së miri kuptohet kur lexohet.
• Në kokën e letrës duhet të tregoni emrin e organizatës, adresën e saj aktuale dhe ligjore, numrin e telefonit dhe emailin.

Karakteristikat e projektimit

Nëse u deshën disa faqe për të përfunduar një letër biznesi, atëherë duhet ta numëroni duke filluar nga e dyta. Për këtë, rekomandohet përdorimi i numrave arabë. Nuk ka nevojë të vendosni pika pranë numrave.

Letra duhet të ndahet në paragrafë dhe, nëse është e nevojshme, në nëntituj. Teksti nuk duhet të duket si një rrjedhë e vazhdueshme, pasi do të perceptohet dobët. Paragrafët do të tregojnë se ku mbarojnë dhe fillojnë mendimet e tjera.

Është e rëndësishme të theksohet se gabimet e shtypit, fshirjet dhe çdo korrigjim janë të papranueshme për korrespondencën e biznesit. Ata do të tregojnë analfabetizmin dhe mendjelehtësinë e kundërshtarit.

Detajet e përdorura

Letra zakonisht përfshin informacionin e mëposhtëm.

1. Emri i plotë i kompanisë, jo vetëm një shkurtim.
2. Numri i telefonit, numri i faksit, llogaria bankare dhe emaili.
3. Adresuesi. Për më tepër, emri i kompanisë duhet të përdoret në rasën dhanore. Nëse keni nevojë të tregoni mbiemrin dhe pozicionin tuaj, rekomandohet të përdorni rasën dhanore. Nëse marrësi ka një titull ose diplomë akademike, kjo duhet të tregohet përpara emrit të personit.

Është e rëndësishme të theksohet se çdo atribut duhet të shkruhet me një shkronjë të madhe dhe në një rresht të ri.

Adresat në një letër biznesi

Një mesazh zyrtar duhet të jetë gjithmonë i përshtatur me një ton neutral. Adresat e adresuesit duhet të kenë të njëjtën formë. Frazat si "Mirëdita" do të jenë të papërshtatshme. Nëse doni të përshëndesni, është më mirë të përdorni një "Përshëndetje" formale. Por opsioni më i shkolluar konsiderohet të trajtohet me emrin dhe patronimin. Dhe nuk ka rëndësi se sa zgjat njohja me marrësin. Forma e shkurtër e emrit nuk mund të përdoret në shkronjë (për shembull, Petya, Anya, e kështu me radhë).

Adresimi i dikujt më të vjetër ose më të lartë në pozitë do të ndihmojë në ruajtjen e distancës ndërpersonale dhe të tregojë respekt për dikë që është më i vjetër në moshë ose ka një pozicion më të lartë. Sidoqoftë, vlen të përmendet se në disa kompani, përkundrazi, është zakon të përdoret "ju" kur komunikoni, qoftë edhe me shkrim.

Vlen të përmendet se adresa "I nderuar Zotëri" nuk mund të përdoret pa treguar më pas emrin e atij personi. Ju gjithashtu duhet të shmangni shkurtesat "Mr.", "Ms". Nëse duhet t'i drejtoheni një grupi njerëzish, nuk mund të tregoni emra. Pastaj mund të shkruani shkurt: "Të nderuar zotërinj!" Sipas rregullave, duhet të vendosni gjithmonë një pikëçuditëse pasi thirrni dikë në emër. Për shembull, një frazë e ngjashme në një letër biznesi do të duket kështu: "I dashur Alexander Sergeevich!"

Në pjesën e fundit, mund të përdorni opsione të ndryshme. “Me urimet më të mira”, “Me respekt”, “Me shpresë për bashkëpunim” e kështu me radhë. Këtu, mesazhet duhet të jenë formale, por miqësore në ton.

Dizajni i pjesës përfundimtare

Përfundimi i saktë i letrës është gjithashtu shumë i rëndësishëm. Në pjesën e fundit, ju duhet të përmbledhni atë që u tha më parë. Sidoqoftë, nuk duhet t'i shtrini përfundimet tuaja në 10 fjali. Duhet mbajtur mend se konciziteti dhe shkurtësia vlerësohen në stilin e biznesit. Është më mirë të kufizoheni në fraza të thjeshta. Si shembull, do të jepen disa ndërtime që janë të përshtatshme në pjesën e fundit të korrespondencës së biznesit. Letrat e biznesit duhet të plotësohen sa më saktë dhe me edukatë.

• Mirënjohje për ndihmën ose vëmendjen. “Më lejoni të shpreh mirënjohjen time për…” "Faleminderit!"
• Sigurimi i marrësit për diçka. “Do të ishim të lumtur të bashkëpunonim me ju.”
• Duke shprehur shpresa për të ardhmen. "Shpresojmë të dëgjojmë nga ju së shpejti."
• Kërkesë për diçka. "Ne do të ishim mirënjohës nëse raportoni rezultatet."
• Ju kërkojmë ndjesë për çdo shqetësim të shkaktuar. “Kërkojmë falje për vonesën në pagesë.”

Si t'i thuash lamtumirë marrësit

Përkundër faktit se korrespondenca është biznes, ju mund të thoni lamtumirë në një letër biznesi në mënyra të ndryshme. Për ta bërë këtë, duhet të përdorni të ashtuquajturat fraza mbyllëse.

Si shembull, mund të jepen opsionet e mëposhtme:

1. Ju sinqerisht.
2. Sinqerisht.
3. Urimet më të mira.
4. Ju uroj suksese ne punen tuaj.
5. Shpresojmë të vazhdojmë bashkëpunimin.
6. Ne ishim të lumtur të ofrojmë shërbimin.

Mund të ketë opsione të tjera. Këtu zgjedhja e frazës përfundimtare është thjesht çështje shije.

Nënshkrimi

Dërguesi duhet të vendosë nënshkrimin e tij në fund të fletës. Por është jashtëzakonisht e rëndësishme ta bëni atë në mënyrë korrekte në mënyrë që dokumenti të ketë një pamje zyrtare.

Ju duhet të tregoni pozicionin tuaj, inicialet, mbiemrin dhe nënshkrimin përballë. Për më tepër, mund të jepni informacionin e kontaktit (adresën personale të emailit ose numrin e telefonit). Kjo do të demonstrojë gatishmërinë e marrësit për të komunikuar dhe bashkëpunuar.

Karakteristikat e dështimit

Është gjithashtu e rëndësishme të dini se si të shkruani një letër biznesi nëse keni nevojë të refuzoni diçka. Në fund të fundit, edhe një negativ ose refuzim i mbuluar nuk do të kalojë pa u vënë re dhe do të sjellë pasoja të pakëndshme. Pas kësaj, nuk mund të mbështeteni në një qëndrim pozitiv apo edhe neutral ndaj vetes. Kur kompozoni një letër, nuk keni nevojë të dorëzoheni para emocioneve. Është më mirë ta mbani veten brenda kufijve, edhe nëse marrësi është shumë i bezdisshëm. Letrat e refuzimit duhet të rilexohen gjithmonë disa herë, duke i kushtuar vëmendje të veçantë tonit të mesazhit.

Mesazhi nuk duhet të fillojë me një "jo" kategorike, pavarësisht se si shprehet. Përndryshe, marrësi do të ketë përshtypjen se ai nuk është interesant dhe i parëndësishëm. Është më mirë që fillimisht të paraqesim shpjegime jo të sajuara, bindëse. Kur arsyet e refuzimit renditen shkurtimisht, mund të vazhdoni pa probleme në deklarimin e faktit. Në këtë rast, sipas etiketës së letrave të biznesit, rekomandohet përdorimi i llojit të mëposhtëm të formulimit.

• Fatkeqësisht, ne nuk jemi në gjendje të përmbushim kërkesën tuaj.
• Na vjen sinqerisht keq, por jemi të detyruar të refuzojmë ofertën tuaj.
• Na vjen shumë keq, por nuk mund ta plotësojmë kërkesën tuaj për arsyet e mëposhtme.

Idealisht, në fillim të letrës duhet të deklaroni shkurtimisht kërkesën e adresuesit. Në këtë mënyrë ai do të kuptojë se propozimi i tij është shqyrtuar vërtet dhe ndoshta do ta vlerësojë.

Karakteristikat e kompozimit të një emaili

Sot, njerëzit janë gjithnjë e më të interesuar se si të shkruajnë një letër biznesi nëse duhet të dërgohet me email. Për një korrespondencë të tillë, zbatohen të njëjtat rregulla siç u përmendën më parë. Megjithatë, mesazhet elektronike të biznesit kanë karakteristikat e tyre.

• Hyrja duhet të jetë solide dhe adekuate. Për shembull, [email i mbrojtur]- një opsion i keq, por [email i mbrojtur]- mirë.

• Fusha "subjekt" është gjithmonë e rëndësishme për t'u plotësuar. Do ta bëjë të qartë se për çfarë do të jetë mesazhi. Nëse letra është menduar për një person të panjohur, atëherë titulli duhet të jetë interesant. Por është e rëndësishme të mos e teproni. Temat si "Oferta unike vetëm tani", "Urgjente" do të shkaktojnë vetëm refuzim. Titulli duhet të përbëhet nga 3-5 fjalë, që përmbajnë thelbin e mesazhit.

• Nëse korrespondenca është me një të huaj, atëherë së pari duhet t'i tregoni atij se si mësuat për të dhe çfarë bën kompania. Pa një hyrje të tillë, mesazhi mund të konsiderohet spam dhe të fshihet menjëherë.

• Është më mirë të theksohen pikat e rëndësishme në tekst me font të theksuar. Në këtë rast, është e papranueshme të përdoren ngjyra të ndryshme.

• Kapelet nuk mund të përdoren në një letër biznesi me email. Edhe nëntitujt dhe titulli i temës nuk duhet të përmbajnë të gjitha shkronjat e mëdha. E njëjta gjë vlen edhe për shenjat e pikësimit të dyfishta.

• Është më mirë ta ndani tekstin në paragrafë, duke lënë një vijë të zbrazët midis tyre.

• Sa më i shkurtër të jetë mesazhi, aq më shpejt ata do t'i përgjigjen atij.

• Kërkohet një nënshkrim. Në emailet zakonisht përbëhet nga disa rreshta dhe përfshin emrin dhe pozicionin e dërguesit, emrin e kompanisë, numrin e telefonit dhe adresën e faqes në internet.

• Ju mund të bashkëngjitni skedarë teksti dhe imazhe në letrën. Kjo është shumë e përshtatshme, sepse materialet shtesë, komentet, shpjegimet dhe përshkrimet e hollësishme shpërqendrojnë nga thelbi. Prandaj, është më mirë t'i vendosni ato jo në trupin e letrës, por në skedarët e bashkangjitur.

• Nëse korrespondenca e biznesit ka vazhduar për një kohë të gjatë dhe është krijuar një marrëdhënie e ngrohtë, besimi, atëherë lejohet përdorimi i emoticoneve në email. Ata do të ndihmojnë për të "erëza" pak dhe për të zbutur komunikimin. Por ato nuk duhen abuzuar dhe përgjithësisht janë të papranueshme me letra letre.

Udhëzime për të shkruar një letër

Shkrimi i një letre biznesi mund të ndahet në disa faza.

1. Së pari ju duhet të specifikoni adresuesin. Për ta bërë këtë, në këndin e sipërm të djathtë të formularit duhet të shkruani inicialet, mbiemrin dhe pozicionin e marrësit. Nëse adresuesi është një organizatë, atëherë adresa e saj ligjore duhet të tregohet.

2. Adresa e marrësit. Duhet të vendoset më poshtë në mes të formularit. Tashmë është thënë se cilat fraza mund të përdoren. Zakonisht adresa duket si: "I dashur Igor Petrovich!"

3. Deklarata e qëllimit. Më poshtë, në një rresht të ri, duhet të shkruani mendimet kryesore, të gjithë thelbin, duke përmendur arsyet e apelit. Nëse po flasim për disa probleme, atëherë ia vlen të ofrojmë mundësi për zgjidhjen e tij. Nëse ky është një propozim për bashkëpunim, atëherë duhet të shpjegoni se si do të ndodhë. Nëse letra pasqyron një ankesë, atëherë ia vlen të kërkohet që të merren masa specifike. Me një fjalë, marrësi duhet të kuptojë nga teksti se çfarë saktësisht duan prej tij.

4. Pjesa e fundit. Dhe së fundi, në një rresht të ri duhet të futni frazën dhe nënshkrimin përfundimtar.

Letër falënderimi

Ky mostër tregon se si mund të duket një letër falënderimi. Megjithatë, ka një të metë në këtë shembull. Në vend të rreshtit "Për kompaninë Flagman", mund të futni një frazë përshëndetëse dhe emrat e atyre të cilëve u ishte menduar letra.

Një hetim

Ky është një shembull i letrës për pyetje biznesi. Nuk ka asnjë mangësi në të. U respektuan të gjitha rregullat për të shkruar një letër zyrtare. Nga teksti bëhet e qartë se çfarë problemi ka lindur dhe çfarë duhet bërë për ta zgjidhur atë. Mesazhi përmban gjithashtu të gjitha informacionet e kontaktit, një mesazh mirëseardhjeje, një frazë mbyllëse dhe një nënshkrim.

Pra, botimi demonstroi se si të shkruani letra të destinuara për partnerët e biznesit. Kjo duhet të bëhet në mënyrë korrekte dhe me kompetencë, në mënyrë që të mos humbasë fytyrën. Në fund të fundit, e ardhmja e kompanisë varet nga kjo. Është gjithashtu e rëndësishme t'u përgjigjeni mesazheve të biznesit në kohën e duhur. Kjo mund të bëhet brenda tre deri në shtatë ditë nga data e marrjes së letrës.

Ndoshta të gjithëve të paktën një herë është dashur të përballen me nevojën për të shkruar një letër biznesi. Kur e përpilon, padashur arrin në përfundimin se nuk është aspak e lehtë. Ka shumë rregulla dhe rregullore për shkrimin e letrave të biznesit që duhet të dini. Artikulli përshkruan në detaje procesin e hartimit të një dokumenti, ofron mostra të letrave të biznesit dhe diskuton llojet dhe modelin e tyre.

Forma

Format e gatshme do të shtojnë qëndrueshmëri dhe do të tregojnë besueshmërinë e kompanisë. Ato përmbajnë informacionin e nevojshëm për organizatën, si p.sh.

• Emri.
• Adresë.
• Kontaktoni numrat e telefonit.
• Faqja e internetit.
• Email.
• Logo.
• Detaje të tjera kontakti.

Nuk ka rregulla strikte në lidhje me format. Prandaj, çdo organizatë vendos në mënyrë të pavarur se çfarë informacioni të përfshijë në to.

Si të shkruani saktë letrat e biznesit? Përgatitja

Letrat e biznesit shkruhen dhe formatohen në një mënyrë të caktuar, duke iu nënshtruar rregullave dhe kërkesave të tyre të qenësishme. Në varësi të qëllimit, autori mendon me hollësi përmbajtjen për të marrë rezultatin që llogarit. Ai duhet të kuptojë qartë se çfarë informacioni di adresuesi tashmë për temën e letrës, në çfarë të bazohet dhe çfarë do të jetë e re në të. Argumentet varen nga qëllimi që ndjek autori. Procesi i përgatitjes së një letre biznesi mund të ndahet në fazat e mëposhtme:

• Studimi i çështjes.
• Shkrimi i një draft letre.
• Miratimi i saj.
• Nënshkrimi.
• Regjistrimi.
• Dërgimi te marrësi.

Struktura e letrave të biznesit

Kur hartoni një letër, është e nevojshme ta ngopni atë me informacion, domethënë të vendosni të gjitha informacionet e nevojshme atje. Mund të jetë e thjeshtë ose komplekse. Në një letër të thjeshtë, përmbajtja në mënyrë të qartë dhe koncize përcjell informacion që në përgjithësi nuk kërkon përgjigje nga marrësi. Një kompleks mund të përbëhet nga disa seksione, pika dhe paragrafë. Çdo paragraf paraqet një aspekt informacioni. Këto lloje të mostrave të letrave të biznesit zakonisht përbëhen nga një seksion hyrës, trupor dhe mbyllës.

Më poshtë është një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e saj hyrëse.

Pjesa kryesore përshkruan situatat dhe ngjarjet, jep analizat dhe provat e tyre. Pikërisht në këtë pjesë ata bindin se duhet të veprojnë në një mënyrë apo tjetër, të provojnë se si kanë qenë gjërat dhe të informojnë për nevojën e pjesëmarrjes në çdo event, duke dhënë argumente të ndryshme.

Konkluzioni përmban konkluzione që bëhen në formën e sugjerimeve, kërkesave, përkujtimeve, refuzimeve etj.

Një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e fundit e saj - është paraqitur më poshtë. Kjo përmbledh kërkesën e deklaruar në atë kryesore.

I gjithë informacioni i dhënë duhet të jetë i qëndrueshëm dhe i kuptueshëm.

Çdo letër fillon me një adresë të përqendruar. Kjo pjesë e vogël është jashtëzakonisht e rëndësishme. Kur e zgjedh atë, autori duhet të marrë parasysh:

• Pozicioni i adresuesit.
• Natyra e marrëdhënies.
• Formaliteti.
• Rregullat e mirësjelljes.

Duhet të ketë një formë të sjellshme në fund të letrës. Për shembull: “...shpreh shpresën për bashkëpunim të mëtejshëm (mirënjohje për ftesën)...” Këto fraza pasohen nga nënshkrimi i autorit.

Stili

Të gjitha letrat duhet të shkruhen në një stil zyrtar biznesi, që nënkupton përdorimin e gjuhës për marrëdhëniet zyrtare të biznesit. Karakteristikat e një gjuhe të tillë formohen në rrethanat e mëposhtme:

• Pjesëmarrësit kryesorë në marrëdhëniet e biznesit janë persona juridikë, në emër të menaxherëve dhe zyrtarëve të të cilëve shkruhen letra.
• Marrëdhëniet në organizata janë të rregulluara rreptësisht.
• Lënda e komunikimit janë aktivitetet e kompanisë.
• Dokumentet e menaxhimit në përgjithësi kanë një adresues specifik.
• Shpesh, gjatë aktiviteteve të një organizate, ndodhin të njëjtat situata.

Në këtë drejtim, informacioni që përmban një letër biznesi duhet të jetë:

• Zyrtare, jopersonale, duke theksuar distancën midis pjesëmarrësve në komunikim.
• E adresuar, e destinuar për një adresues specifik.
• Aktual në kohën e shkrimit.
• I besueshëm dhe i paanshëm.
• Arsyetuar për të nxitur marrësin të kryejë ndonjë veprim.
• E kompletuar për vendimmarrje.

Kërkesat

Një letër biznesi duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:

• Fjalimi është i standardizuar në të gjitha nivelet - leksikor, morfologjik dhe sintaksor. Ai përmban shumë shprehje, terma dhe formula.
• Toni i shkrimit është neutral, i përmbajtur dhe i rreptë, pa përdorimin e gjuhës emocionale dhe shprehëse.
• Saktësia dhe qartësia e tekstit, pa gabime logjike, qartësi dhe mendueshmëri e formulimit.
• Konciziteti dhe shkurtësia - pa përdorur shprehje që kanë kuptim shtesë.
• Përdorimi i formulave gjuhësore të formuara si rezultat i situatave të përsëritura.
• Përdorimi i termave, pra fjalëve ose frazave që kanë koncepte të veçanta.
• Përdorimi i shkurtesave, të cilat mund të jenë leksikore (d.m.th., fjalë të përbëra të formuara duke hequr shkronjat nga pjesët e fjalëve: LLC, GOST, e kështu me radhë) dhe grafike (d.m.th., emërtimet e fjalëve në formë të shkurtuar: grn, zh-d, etj.).
• Përdorimi i konstruksioneve në rastet gjenitale dhe instrumentale.
• Fraza me emra foljorë ("siguroj mbështetje" në vend të "mbështetje").
• Përdorimi i fjalive të thjeshta të zakonshme.

Mostrat e mësipërme të letrave të biznesit janë paraqitur në versionin e plotë (me trup) më poshtë. Informacioni plotëson të gjitha kërkesat e një stili zyrtar biznesi.

Llojet e letrave të biznesit

Është më mirë të shkruani një letër biznesi për një çështje specifike. Nëse është e nevojshme të zgjidhen disa çështje në të njëjtën kohë, rekomandohet të hartohen disa opsione të ndryshme.

Letrat e biznesit mund të kenë përmbajtjen e mëposhtme:

• shoqëruese. Letra të tilla zakonisht nevojiten për t'ju informuar se ku të dërgoni dokumente.
  (Si të shkruani një letër biznesi? Një shembull i letrës motivuese do t'i ndihmojë ata që kanë nevojë të shkruajnë këtë lloj dokumenti.)

• E garantuar. Ato janë shkruar për të konfirmuar çdo premtim apo kusht. Për shembull, mund të garantohet pagesa për punën, qiranë, kohën e dorëzimit, etj.
• Faleminderit. Ato kanë filluar të përdoren veçanërisht shpesh kohët e fundit. Letrat e tilla tregojnë një ton të mirë partneriteti. Ato mund të lëshohen në letër të zakonshme ose në letër me ngjyra me një printim të bukur.
  (Si të shkruhet një letër biznesi? Një mostër e varietetit falenderues hartohet në formë të lirë, në varësi të detyrave që zgjidh. Në këtë rast, letra shpreh thelbin e saj në formën më të shkurtër. Një mostër e tillë, e bërë në letër me ngjyrë me një stoli, mund të varet në mur në dhomën e kompanisë në një vend nderi.)

• Informative.
• Instruktive.
• urime.
• Reklamim.

Ka edhe letra:

• Propozime për bashkëpunim. Mjaft e zakonshme në kohët e fundit, të dërguara në organizata, shpesh janë të një natyre reklamuese, për shembull, si ky mostër. Është mjaft e vështirë të shkruash letra komerciale, duhet të marrësh parasysh shumë nuanca për të tërhequr vëmendjen, dhe aq më tepër, për t'u interesuar. Por nëse e kompozoni sipas mostrës më poshtë, ka të gjitha shanset për sukses.

• Ftesat. Ata dërgohen, duke i ftuar ata të marrin pjesë në ngjarje të ndryshme. Zakonisht ato i drejtohen një menaxheri ose zyrtari, por mund t'i drejtohen edhe një ekipi të tërë.
• Kërkesat.
• Njoftimet.
• Kërkesat dhe shumë të tjera.

Si të shkruani një përgjigje për një letër. Shembull

Përgjigja duhet të fillojë duke përsëritur kërkesën e shprehur në letrën e parë. Pastaj jepen rezultatet e shqyrtimit të tij dhe shprehet miratimi ose arsyeja për refuzim. Një letër përgjigje e biznesit mund të përmbajë një zgjidhje alternative për informacionin e pritur. Zakonisht ai plotëson parimet e mëposhtme:

• Disponueshmëria e një lidhjeje me shkronjën e parë dhe përmbajtjen e saj.
• Gjuhë identike do të thotë.
• Shtrirja dhe aspektet e përmbajtjes të krahasueshme.
• Pajtueshmëria me një sekuencë të caktuar.

Dekor

Përveç përdorimit të letrave të korporatave për letrat e biznesit, është e nevojshme të merren parasysh hollësitë e tjera gjatë dizajnimit të tyre. Këto janë detaje, rregulla për shkurtesat, adresat e shkrimit, titujt, gjatësia e tekstit, gjerësia e fushave dhe më shumë.

Shembujt e një letre biznesi ju ndihmojnë ta hartoni atë, duke marrë parasysh të gjitha hollësitë dhe nuancat. Ato përdoren si nga punonjësit fillestarë të zyrës ashtu edhe nga punëtorët me përvojë. Falë mostrave, ata mësojnë se si të shkruajnë shkronjat saktë dhe kursejnë shumë kohë.

Letrat e biznesit shkruhen kur komunikoni me partnerët pothuajse në çdo rast. Shembuj të gatshëm dhe rregulla për hartimin e dokumenteve të tilla mund të gjenden në artikull.

Një letër biznesi mund të përkufizohet si një dokument që i dërgohet në emër të të gjithë kompanisë një kompanie tjetër, sipërmarrësi individual ose individi (për shembull, një investitor). Në thelb, çdo korrespondencë e kompanisë është letra biznesi. Qëllimi i tyre është shumë i ndryshëm:

1. në lidhje me bashkëpunimin.
2. bashkëpunimi, negociatat.
3. Një kujtesë për nevojën për të përmbushur detyrimet sipas kontratës.
4. Një shpjegim i pozicionit tuaj, një përgjigje ndaj një letre të dërguar më parë dhe shumë të tjera.

Dokumenti zakonisht hartohet në letrën e kompanisë dhe mund të dërgohet me postë ose email të rregullt. Megjithatë, nëse partneri është i një rëndësie të veçantë, preferohet të printohet në letër të trashë dhe cilësore dhe të dorëzohet personalisht ose me korrier. Struktura e letrës i ngjan një dokumenti tipik biznesi - mund ta përfaqësoni në mënyrë skematike në këtë mënyrë.

Çfarë duhet t'i kushtoni vëmendje kur hartoni

Nuk ka rregulla ose mostra specifike për shkronja të tilla, kështu që struktura, vëllimi dhe dizajni i tyre varen kryesisht nga rasti specifik. Për shembull, një letër njoftimi do të jetë mjaft koncize (3-4 paragrafë), por një rekomandim punonjësi ose një propozim biznesi mund të marrë më shumë se një faqe.

Sidoqoftë, ekzistojnë disa rregulla të përgjithshme që duhet t'u kushtoni vëmendje kur hartoni një dokument:

1. Vetë dokumenti nuk ka ndonjë fuqi ligjore, por është hartuar sipas të gjitha rregullave të ekzekutimit. Struktura dhe stili i paraqitjes së tij duhet të jenë në përputhje me parimet e pranuara përgjithësisht të rrjedhës moderne të dokumenteve.
2. Fjalitë ndërtohen në mënyrë logjike, në një sekuencë të qartë. Mungojnë shprehjet e zbukuruara, komplekse, emocionale dhe veçanërisht bisedore. Tonaliteti është neutral.
3. Prezantimi kryhet gjithmonë vetëm nga 1 person - ose në njëjës, nëse teksti është shkruar drejtpërdrejt nga menaxheri, ose në shumës, nëse është shkruar në emër të të gjithë kompanisë.
4. Përcaktohen qëllimi specifik i hartimit dhe veprimet e pritshme të adresuesit (dërgoni një përgjigje, merrni parasysh kandidaturën e një punonjësi, pranoni negociatat, dërgoni një dokument, etj.).
5. Punimi nuk pasqyron interesat individuale të menaxherit apo punonjësve të tjerë, por qëllimet e kompanisë si ekip. Nëse keni nevojë të krijoni kontakt personal, këshillohet ta bëni ndryshe dhe të mos pozicionoheni si përfaqësues i kompanisë.

TOP 5 gabimet kur shkruani

Gabimet mund të ndahen në 2 grupe të mëdha - disa shoqërohen me shkrimin si tekst (shkelje e logjikës, fjalorit, normave të tjera gjuhësore), të tjera - me një shkelje të vetë etikës së biznesit:

1. Gabimet drejtshkrimore dhe pikësimi nuk lejohen - teksti i letrës duhet të kontrollohet gjithmonë të paktën 1-2 herë përpara dërgimit.
2. Shkelja e stilit të prezantimit të biznesit, prania e frazave emocionale, mirësjellja e tepruar ose, anasjelltas, ashpërsia.
3. Toni negativ - edhe kërcënimet duhet të shkruhen pa fjalë të panevojshme - për shembull: "Ne rezervojmë të drejtën të shkojmë në gjykatë brenda 30 ditëve nga data e marrjes së kësaj letre."
4. Vëllimi shumë i madh ose, anasjelltas, shumë i vogël. Zakonisht i gjithë teksti mund të vendoset në 1-2 faqe. Megjithatë, kjo nuk do të thotë që të gjitha informacionet e rëndësishme nuk duhet t'i përcillen partnerit. Të dhënat vëllimore, diagramet, formularët e dokumenteve mund të përfshihen në aplikacione.
5. Heqja e bashkëbiseduesit nga e drejta për të zgjedhur. Për shembull, nuk duhet të shkruani: "Ne ju kërkojmë të rishikoni dhe miratoni versionin përfundimtar të kontratës."

Fraza tipike shabllonesh

Përdorimi i frazave standarde tipike për fjalimin e biznesit në tekst është krejtësisht normale dhe madje e dëshirueshme. Më poshtë është një listë e klisheve më të zakonshme të përdorura në situata të ndryshme.