Prezantim me temën: profesioni im është sekretar. Sekretari i profesionit

Cilësia dhe efikasiteti i aparatit të menaxhimit përcaktohet kryesisht nga niveli i njohurive profesionale të sekretarit, aftësia e tij për të përmbushur me saktësi detyrat e tij, duke e çliruar menaxherin nga humbja e kohës. Faktorë të rëndësishëm për suksesin në punën e një sekretari janë aftësia për t'u sjellë me njerëzit dhe aftësia për të krijuar një përshtypje të favorshme që rrit autoritetin e menaxherit të tij. PREZANTIMI

Përshkrimet e punës së sekretarit Përshkrimi i punës rregullon aktivitetet e çdo punonjësi, përfshirë sekretarin. Përshkrimi i punës së sekretarit përfshin: dispozitat e përgjithshme; funksionet e punonjësve; përgjegjësitë e punës; të drejtat e sekretarit; përgjegjësia; marrëdhëniet; vlerësimi i performancës;

Sekretari duhet të kryejë: shqyrtimin paraprak të dokumenteve, “filtrimin” e tyre - identifikimin e korrespondencës së dërguar për analizë dhe vendimmarrje nga drejtuesi; dërgimin e dokumenteve që nuk kërkojnë shqyrtim nga menaxheri direkt tek njësitë strukturore ose drejtuesit përgjegjës; përpilimi i listave të lëndëve; formimi i rasteve; kontroll i vazhdueshëm mbi ekzekutimin e saktë të të gjithë dokumentacionit të krijuar në aktivitetet e organizatës; - dhënia e ndihmës metodologjike për punonjësit përgjegjës në organizatë për mbajtjen e shënimeve, etj.

Gjatë mbajtjes së takimeve zyrtare (të planifikuara): - së bashku me drejtuesin, sekretari duhet të sqarojë datën, vendin dhe orën e mbledhjes, axhendën e tij, përbërjen e pjesëmarrësve, folësit; - të njoftojë pjesëmarrësit; - të qartësojë rregullat e takimit me menaxherin; - të sigurojë përgatitjen e lokaleve dhe pajisjeve të nevojshme; regjistroni pjesëmarrësit; të sigurojë mbajtjen e procesverbalit (nëse sekretari është i pranishëm në mbledhje), ekzekutimin e procesverbalit dhe monitorimin e ecurisë së vendimeve.

Gjatë takimit, sekretari pranon të gjitha telefonatat dhe vizitorët. Është e rëndësishme të krijohet një atmosferë për rrjedhën normale të takimit, duke shmangur ndërprerjet. Nëse sekretari nuk merr pjesë në takim, atëherë ai është në shërbim telefonik, duke i reduktuar në minimum telefonatat personale. Nëse sekretari merr pjesë në mbledhje, ai mund të ngarkohet me mbajtjen e procesverbalit. Kontrolli personal i sekretarit përfshin gjithashtu zgjidhjen e çështjeve të tilla si riprodhimi i materialeve për shpërndarje. Gjatë takimit, sekretari nuk duhet të mungojë në asnjë rrethanë në ambientet e pritjes, pasi në çdo moment pjesëmarrësit e takimit mund të kenë nevojë për ndihmën e tij. Takimet operative zakonisht mbahen në zyrën e menaxherit, kështu që sekretari duhet të kujdeset që pjesëmarrësve të takimit t'u sigurojë letra për shënime. Pas takimit, zyra duhet të rregullohet.

REFERENCAT: -Petrova Yu. A. "Çështjet e Sekretarit." M.: Omega-L., O. Engovatova "500 këshilla për sekretaren." M.: Alfa-Press, Anokhina, A. A. "Takimi: përgatitja hap pas hapi", Sekretari-referent. – – 5. – Fq. 8–16; 6. – f. 8–12. -Slavinskaya, O. V., A. I. Malinovsky "Puna e sekretarit: një manual" M.: RIK Ministria e Punës dhe Mbrojtjes Sociale, Smirnova E. P. "Punë klerikale për sekretarin". M.: Omega-L., 2010

Sekretari është fytyra e institucionit.Sot është e vështirë të imagjinohet veprimtaria e ndonjë institucioni, ndërmarrje apo organizate pa sekretar. Në të vërtetë, sekretari është fytyra e kompanisë. Ai është personi i parë që has një vizitor në institucion.

1. Baza ligjore e menaxhimit;
2. E drejta administrative, e punës dhe ekonomike; aktet legjislative dhe rregullatore që përcaktojnë procedurën e funksionimit të organizatës së llojit ku ajo punon;
3. Industrinë në të cilën ai punon, ndërlidhjet e saj të funksioneve, detyrave, strukturën e organizatës në të cilën punon;

Cilësi profesionale
Profesionalizmi
Përgjegjësia e organizuar
Përkushtim për profesionin
Aftesi komunikimi

Cilësitë personale të kërkuara nga një sekretar përfshijnë mirësjelljen, mirësjelljen dhe vullnetin e mirë. Ato shfaqen gjithmonë jo vetëm gjatë kontakteve personale, por edhe gjatë bisedave telefonike. Janë këto cilësi që krijojnë atmosferën në zonën e pritjes së menaxherit, në zyrë dhe ndihmojnë në marrjen e mbështetjes.

Imazhi i një sekretari Imazhi - kjo është një ide reale ose imagjinare e një kompanie - përbëhet nga një stil korporativ, i cili, nga ana tjetër, përfshin një dizajn dhe stil biznesi. Sigurisht, një identitet i korporatës do të ndikojë efektivisht tek klientët vetëm nëse cilësia e mallrave, punëve dhe shërbimeve të ofruara nga kompania është e patëmetë. Por efektiviteti i tij varet jo më pak nga menaxhmenti dhe punonjësit e kompanisë dhe, para së gjithash, nga sekretari.

faleminderit per

"Bibliotekari" - Kush është një bibliotekar? Shkolla Rajonale e Kulturës Vologda. Bibliotekari është profesioni i së ardhmes. Universiteti Shtetëror i Kulturës dhe Arteve në Shën Petersburg. Dita e Bibliotekës Gjith-Ruse. Librari. Biblioteka e parë në Rusi u themelua në qytetin e Kievit në 1037. Profesioni i bibliotekarit është përgjegjës.

“Profesioni i përkthyesit” - Projekt. Kjo do të thotë një ngarkesë e madhe në sistemin musculoskeletal. Prandaj, prishjet nervore dhe sëmundjet e zemrës. "Profesioni im i ardhshëm". Profesioni i përkthyesit. Mund të fokusohem në temën e duhur. Ato gojore përfshijnë: sinkron (punë në negociata, ekspozita, seminare). Përkthyesit nuk kanë probleme të tilla, por sistemi i tyre nervor vuan.

"Menaxheri" - Përkufizimi i rolit të menaxherit. Menaxheri. Aktivitetet. Burimet e menaxherit. Bubullima. Mendimi i ekspertëve. Detyra e menaxhimit. Vendet e punës. Menaxheri i procesit. Oded Cowan. Karakteristika shtesë. Proceset e menaxhimit. Histori. Aftesi profesionale. Thelbi i "Thundercloud". Planifikimi.

"Profesioni i avokatit" - Mos lejoni që të dobëtit të ngatërrohen dhe mos lejoni të fortët të shpërfillin rregullat e ligjit. Heinrich Padva. Jurist i nderuar i Federatës Ruse. Të gjitha profesionet janë MIRA... Duhet ta di. Punon në shoqatat e avokatëve. Të shkëlqyera për avokatët dhe profesionin e avokatit. Yuri Shmidt. Profesioni i avokatit është një nga më të lashtët. Cilësitë e rëndësishme profesionale:

“Profesioni i policit” - Një polic angazhohet në mbrojtjen e rendit publik duke garantuar sigurinë e një objekti në territorin e besuar. Një punonjës policie mund të punojë në organe të ndryshme të Ministrisë së Punëve të Brendshme. hetues lokal, punonjës operativ, polic rrugor. ekspertë të mjekësisë ligjore nga stafi mësimor etj.

"Menaxheri dhe Sekretari" - Dhoma e pritjes së menaxherit është qendra e çdo organizate. Njerëzit e biznesit kishin gjithashtu sekretarë - "nëpunës", gjithashtu burra. Sekretarët mësojnë aftësi sekretarie nga SHBA, Anglia dhe Franca. 1840 - sekretarët e parë personalë për menaxherët në fabrikat më të mëdha Putilov dhe Nevsky. Detyrat e sekretarit përfshijnë zhvillimin e bisedave telefonike.

Janë gjithsej 36 prezantime në temë

SEKRETARI I SEKRETARIT TË KREUIT është një ndihmës ekzekutiv, përgjegjës për dokumentimin e veprimtarive të menaxherit dhe organizatës në tërësi, punon në mënyrë të pavarur, pa kontroll të drejtpërdrejtë nga menaxheri, merr vendime dhe shpreh gjykime për çështjet e kompetencës së tij.

SEKRETARI I KRYETARIT Lloji dhe klasa e profesionit Lloji i profesionit: person-person, person-shenjë. ¢ Një specialist që punon në fushën “person-to-person”, përveç njohurive dhe aftësive profesionale, duhet të ketë njohuri dhe aftësi në punën me njerëzit. Mirësia, interesi për njerëzit, simpatia, ndjeshmëria duhet të kombinohen me stabilitet të lartë emocional dhe vetëkontroll. Puna me njerëz shpesh shoqërohet me stres të lartë neuropsikik dhe kërkon jo vetëm komunikim të zhvilluar mirë, por edhe cilësi emocionale dhe vullnetare. ¢ Një specialist i angazhuar në një profesion të tipit “njeri-shenjë” siguron një rritje të informacionit, e mbledh, e përpunon, e ruan dhe e sjell te konsumatori dhe ndihmon në shkëmbimin e tij. Klasa e profesionit: performuese (algoritmike). ¢ Profesionet e kësaj klase shoqërohen me zbatimin e vendimeve, punën sipas një algoritmi të caktuar, modelin, pajtueshmërinë me rregullat dhe rregulloret ekzistuese, udhëzimet, standardet dhe një qasje stereotipike për zgjidhjen e problemeve.

SEKRETARI I MENAXHERIT Përmbajtja e veprimtarisë Prestigji i shoqërisë varet në masë të madhe nga niveli profesional i sekretarit.Funksionet kryesore të sekretarit te drejtuesi janë: ¢ mbajtja e dokumentacionit për drejtorinë e ndërmarrjes; ¢ organizimin dhe koordinimin e punës së vazhdueshme me partnerët e biznesit dhe klientët; ¢ filtrimi dhe shpërndarja e kontakteve telefonike; ¢ kërkimi i informacionit të nevojshëm për menaxherin; ¢ përmbushjen e udhëzimeve operative dhe detyrave të menaxherit; ¢ kontrollin e ekzekutimit të dokumenteve dhe udhëzimeve të menaxherit; ¢ prenotim hotelesh, bileta ajrore, viza; ¢ planifikimi i ditës së punës së menaxherit; ¢ organizimin dhe pjesëmarrjen në takime dhe negociata; ¢ pranimi i vizitorëve; ¢ asistencë në përgatitjen e takimeve, takimeve, prezantimeve; ¢ zgjidhjen e çështjeve administrative në kompetencën e saj.

SEKRETARI I EKZEKUTIVIT Cilësitë personale dhe të biznesit stabiliteti emocional mungesa e zakoneve të këqija sharmi elegancë në pamje Cilësitë personale aftësi organizative dashuri për njerëzit punë e palodhur shoqërueshmëri

SEKRETARI I KRYETARIT Cilësitë e biznesit Cilësitë e biznesit dhe ato personale, gjatë kryerjes së një pune të caktuar, manifestohen në ndërveprim të ngushtë dhe plotësojnë njëra-tjetrën. Por ato rrallë i jepen një personi të gatshëm. Ajo që nevojitet është puna e përditshme e mendjes dhe e shpirtit, përgatitja këmbëngulëse dhe e përgjegjshme për punën në profesionin e zgjedhur. aftesi per te kryer njekohesisht disa detyra perkushtim ne pune aftesi per te shtruar dhe zgjidhur probleme aftesi per te punuar me kliente diplomaci gatishmeri per te punuar ne kushte ekstreme zotërim i mjeteve teknike

SEKRETARI I MENAXHERIT Kërkesat për njohuri dhe aftësi AFTËSI NJOHURI Një sekretar i kualifikuar i menaxherit duhet të dijë: ¢ rregullat e mbajtjes së të dhënave; ¢ bazat e arkivimit; ¢ bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës; ¢ bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës; ¢ strukturën dhe drejtimin e ndërmarrjes dhe divizioneve të saj; ¢ rregulloret e brendshme të punës të ndërmarrjes. Për të zotëruar me sukses profesionin e sekretarit ekzekutiv, ju duhet një njohuri e mirë e rregullave të gjuhës ruse, letërsisë, njohuri për ekonominë, drejtësinë dhe psikologjinë. Sekretari i kualifikuar i menaxherit duhet të jetë në gjendje: ¢ të menaxhojë rrjedhën e dokumenteve dhe korrespondencën e biznesit; ¢ përdorni një kompjuter dhe pajisje zyre (printer, skaner, fotokopjues, faks, central telefonik automatik, etj.); ¢ komunikoni me menaxherin, punonjësit dhe vizitorët e recepsionit në përputhje me standardet e etikës së biznesit; ¢ planifikoni në mënyrë efektive ditën tuaj të punës; ¢ zbatoni menjëherë udhëzimet nga menaxheri

SEKRETARI I KREUIT Kushtet e punës dhe fusha e zbatimit Kushtet e punës: ¢ Punon në ambiente të mbyllura. ¢ Mënyrë jetese sedentare. ¢ Punoni me kompjuter personal dhe pajisje zyre. ¢ Orari i punës përcaktohet në përputhje me rregulloret e brendshme të punës të vendosura në organizatë. ¢ Puna mund të jetë e parregullt dhe të përfshijë udhëtime pune. Fushat e aplikimit: ¢ Firma, organizata, ndërmarrje të çdo profili (menaxherë pritjeje, drejtorë).

SEKRETARI I KREUIT Kufizimet mjekësore ¢ ¢ ¢ sëmundjet neuropsikiatrike; sëmundjet e sistemit kardiovaskular; defekte vizuale dhe dëgjimore; defekte të rënda të të folurit; defekte të dukshme fizike.

Rrëshqitja 2

Fjala lindi nga shprehja "ruajtës i sekreteve" - në shërbimin sekret të mbretit ishte një person që kishte akses në sekretet, si personale ashtu edhe shtetërore.

Rrëshqitja 3

Para Luftës së Parë Botërore, të gjithë sekretarët ishin meshkuj. Përfaqësuesit e të gjitha shtresave kishin sekretare. Aristokratët kishin edhe sekretarë. Njerëzit e biznesit kishin gjithashtu sekretarë - "nëpunës", gjithashtu burra.

Rrëshqitja 4

Sekretarët apo nëpunësit gëzonin një pozicion relativisht të lartë në komunitetin e rrogëtarëve dhe ky pozicion konsiderohej mjaft prestigjioz dhe i respektueshëm.

Rrëshqitja 5

Më vonë, gjatë Luftës së Parë Botërore, gratë filluan të pranoheshin në postet e sekretares, sepse shumica e burrave luftonin.

Rrëshqitja 6

Pas kthimit nga lufta, burrat morën punët e mëparshme, me përjashtim të sekretarëve. Prestigji i punës së sekretarisë ra dhe pagat u shkurtuan. Rënia e pagës rezultoi me rënie të prestigjit dhe statusit të sekretarit në botën e biznesit.

Rrëshqitja 7

Ditëlindja e postit të sekretarit është 27 shkurt 1720 “Në të tilla institucione, pozicioni i gradës së sekretarit është që ai duhet të nënshkruajë numra në të gjitha letrat dhe raportet që vijnë dhe mbi to numrat, kur dorëzohen, dhe të shkruajë për to pa asnjë falsifikim. ose paragjykim, por sipas përcjelljes së numrave dhe shifrave

Rrëshqitja 8

1840 - sekretarët e parë personalë për menaxherët në fabrikat më të mëdha Putilov dhe Nevsky

Rrëshqitja 10

Që nga viti 1884, në Rusi janë botuar 8 revista të specializuara për sekretarët ("Taktilografi", "Fleta Stenografike")

Rrëshqitja 11

shkruani me një shpejtësi prej 40-60 fjalë në minutë; Është mirë të njohësh një gjuhë të huaj; Punoni me korrespondencë Dini si të komunikoni me vizitorët

Rrëshqitja 12

Në Shën Petersburg po krijohet një sindikatë e punëtorëve të angazhuar në punë klerikale në ndërmarrjet tregtare dhe industriale të qytetit.

Rrëshqitja 13

Në fillim të viteve 20 - zhvillimi i shpejtë i profesionit të sekretarit: -Përgatit materialet për mbledhjen; Përkujton afatet e ekzekutimit të vendimit; Kryen funksione krijuese (sekretarë te menaxherët)

Rrëshqitja 14

Lulëzimi jetëshkurtër i profesionit të sekretarit... Në vitin 1925, sekretarët barazoheshin me daktilografistët dhe lajmëtarët, duke i konsideruar si specialistë nëpunës dhe teknikë.

Rrëshqitja 15

Sekretarët ishin të ndarë në dy grupe, të pabarabartë në përgjegjësi dhe paga. E para - asistentë (me elementë të punës krijuese) E dyta - sekretare-daktilografiste që kryenin vetëm funksione teknike. Humbja e prestigjit të profesionit të sekretarit...

Rrëshqitja 16

Ringjallja e profesionit të sekretarit filloi në vitet '70. Sekretarët kërkohet të jenë shumë profesionistë. Sekretarët mësojnë aftësi sekretarie nga SHBA, Anglia, Franca

Rrëshqitja 17

Sekretari - ndihmës i parë menaxher

Dhoma e pritjes së menaxherit është qendra e çdo organizate

Rrëshqitja 19

Mbi supet e sekretarit ka postë. Ai përgatit përgjigjet ndaj letrave të thjeshta, miraton menaxherin, regjistron, rendit korrespondencën hyrëse dhe cakton datat për përgjigjet ndaj pyetjeve me letra.

Rrëshqitja 20

Detyrat e sekretarit përfshijnë zhvillimin e bisedave telefonike. Ai duhet të marrë telefonata hyrëse dhe të jetë në gjendje t'i renditë ato sipas rëndësisë. Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të monitorohet kultura e komunikimit telefonik

Rrëshqitja 21

Sekretar-ndihmës menaxher

Sekretarja është e detyruar të punojë në harmoni me punonjësit, përfshirë ata që janë në pozitë më të lartë se shefi i saj, dhe të tregojë një interes të vërtetë për punën e saj dhe organizatën e saj.

Rrëshqitja 22

Sekretar - ndihmës menaxher

Është e nevojshme për të kryer biznes në mënyrë të qartë. Paraqisni të gjitha raportet, vendimet, shënimet në kohë. Numrat e telefonit dhe adresat postare duhet të jenë të sakta. Vazhdimisht "mbani me laps" një listë çështjesh që duhet të adresohen

Rrëshqitja 23

Pyetjet e natyrës personale duhet të trajtohen me kujdes ekstrem. Këshillohet që të tregoni kujdes të arsyeshëm në bisedat me vizitorët, pasi jo të gjitha informacionet janë të destinuara për shpërndarje të gjerë.

Rrëshqitja 24

Në prag të një udhëtimi pune, është e nevojshme të merrni një orar hekurudhor ose ajror shumë përpara nisjes së menaxherit, të bini dakord për kohën e nisjes dhe llojin e transportit, të rezervoni biletat dhe një dhomë hoteli dhe të hartoni dokumente financiare.

Rrëshqitja 25

Sekretari duhet të kujdeset për komoditetin e vizitorëve. Kur një vizitor zgjat me menaxherin, sekretari thërret shefin dhe i kujton atij çështjen tjetër urgjente, duke ndihmuar në përfundimin e bisedës.

Rrëshqitja 26

Çdo ditë në fillim të ditës së punës, sekretari i kujton menaxherit ngjarjet e planifikuara për atë ditë dhe merr konfirmimin për zbatimin e tyre. Nëse ngjarjet anulohen, personat e përfshirë duhet të njoftohen në kohën e duhur.

Rrëshqitja 27

Roli i sekretarit është të njohë thelbin e aktiviteteve të menaxherit të tij dhe të jetë në gjendje të marrë përsipër një pjesë të rëndësishme të punës. Kështu, sekretari mund dhe duhet të marrë vendime, të japë udhëzime dhe të përfaqësojë mbikëqyrësin e tij në situata biznesi.

Shikoni të gjitha rrëshqitjet