Ditar për lëvizjen e faturave, mbushja e mostrave. Cila është procedura për plotësimin e regjistrit të udhëtimit?

Kontabiliteti i lëndëve djegëse dhe lubrifikantëve (karburanteve dhe lubrifikantëve) nga subjektet afariste kryhet duke përdorur fatura. Formulari është i unifikuar, ai përmban fusha për të pasqyruar konsumin e karburantit, për të treguar rrugën dhe kilometrazhin aktual. Fletët e qarkullimit mund të përdoren për të kontrolluar konsumin e benzinës, karburantit dizel dhe lubrifikantëve. Detyrimi për përgatitjen e dokumentacionit të veçantë lind për organizatat që kanë të paktën një automjet.

Si gjurmohet lëvizja e faturave në një ndërmarrje?

Sistemi i rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje duhet të organizohet duke marrë parasysh specifikat e plotësimit dhe ruajtjes së dokumenteve që lidhen me përdorimin e karburanteve dhe lubrifikantëve. Për çdo rast të funksionimit të automjetit, duhet të lëshohet një fletëpagesë. Informacioni për formularët e plotësuar futet në ditar sipas formularit nr. 8.

Menaxhmenti i ndërmarrjes duhet të sigurojë sigurinë e dokumenteve të udhëtimit për 5 vjet. Për të hequr karburantin dhe lubrifikantët, duhet të dorëzoni faturat e pagesës së karburantit në departamentin e kontabilitetit. Nëse konstatohen pasaktësi ose gabime në fushat e plotësuara të faturimit, mund të bëhen ndryshime në të. Kjo bëhet me miratimin e korrigjimit nga dy specialistë përgjegjës.

E RËNDËSISHME! Nëse punonjësit përdorin transportin personal për nevoja pune, ata kanë të drejtë të marrin kompensim për këtë. Për ta bërë këtë, bëhet një shënim në faturën e rrugës për pronësinë e një makine të veçantë nga punonjësi.

Formulari nr. 8 i ditarit është i unifikuar, rreshtat ose blloqet nuk mund të fshihen prej tij. Ndërmarrjet lejohen të zgjerojnë listën e treguesve të treguar në dokument. Sistemi për monitorimin e lëvizjes së faturave mund të optimizohet duke futur regjistrimin elektronik të formularëve. Automatizimi i procedurës ju lejon të zvogëloni kohën e shpenzuar nga punonjësit që punojnë me dokumente dhe minimizon rreziqet e rrjedhjeve të informacionit. Ju mund të siguroni funksionalitetin e menaxhimit të dokumenteve elektronike në segmentin e kontabilitetit të transportit duke përdorur programe të specializuara ose shërbime të jashtme.

Nga rruga, autoritetet tatimore, përfaqësuesit e inspektoratit të punës dhe oficerët e policisë së trafikut mund të jenë të interesuar për korrektësinë dhe plotësinë e plotësimit të faturave dhe organizimin e kontrollit të lëvizjes së tyre.

Nuk ka asnjë ndalim në kuadrin legjislativ për mbajtjen e ditarit për kontabilitetin e kuponëve të udhëtimit në format elektronik. Ndërmarrjet kanë të drejtë të vendosin në mënyrë të pavarur se si të organizojnë kontabilitetin:

• plotësoni një version letre të ditarit;
• mirëmbajtja e tabelave në Excel;
• kufizoni veten në plotësimin e formularit në programin 1C.

Kërkesa kryesore është pajtueshmëria me formën e dokumentit, disponueshmërinë e detajeve të kërkuara dhe aftësinë për të printuar shpejt faqet e përfunduara të formularit.

Dokumentacioni bazë

Masat për monitorimin e normave të konsumit të karburantit dhe vlefshmërinë e fshirjes së karburantit kryhen me përgatitjen e detyrueshme të faturave dhe një ditar për llogaritjen e tyre, Formulari nr. 8. Formularët u miratuan nga Komiteti Shtetëror i Statistikave me Rezolutën nr.78, datë 28.11.1997. Rregullat për plotësimin e dokumenteve jepen me Urdhrin e Ministrisë së Transporteve, datë 18.09.2008 nr.152. Lejohet të krijoni shabllonin tuaj të faturimit, i cili duhet të përmbajë detajet e detyrueshme të dokumentacionit parësor. Një listë e plotë e informacionit, pasqyrimi i të cilave është i nevojshëm, gjendet në Ligjin e 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ.

Udhëzimet lëshohen duke përdorur modele të ndryshme në varësi të llojit të transportit që përdoret. Ato mund të përdoren për të llogaritur burimet e karburantit duke:

• automjete pasagjerësh;
• transport special;
• taksi pasagjerësh;
• kamionë;
• autobusët.

Drejtuesi i mjetit para nisjes për në punë i lëshohet një fletëpagesë me të gjitha të dhënat e nevojshme. Periudha e vlefshmërisë së dokumentit është e kufizuar në 1 ditë. Përjashtim parashikohet për rastet e dërgimit të punonjësve në udhëtime pune që zgjasin më shumë se 24 orë. Për situatat me udhëtarët e biznesit, kërkesa kryesore e autoriteteve rregullatore për lëshimin e një fature është aftësia për të marrë parasysh orarin e punës dhe për të pasqyruar objektivisht kostot e karburantit.

KUJTOJE! Leximet e matësit të shpejtësisë duhet të përfshihen në faturat para nisjes në fillim të turnit dhe pas përfundimit të punës. Vlerat në fund të ditës dhe mëngjesin e ditës pasardhëse duhet të jenë të njëjta.

Në varësi të formës së dokumentit të përdorur, llogaritari mund të shlyejë karburantin dhe lubrifikantët bazuar në konsumin aktual të karburantit ose sipas standardeve të përcaktuara. Udhëzimet u japin drejtuesve të mjeteve të drejtën për të drejtuar një automjet të caktuar gjatë orarit të punës. Formulari tregon itinerarin e pritur, karburantin e mbetur dhe të dhënat e shpejtësisë. Përveç kësaj, ata futin informacione për specifikat e aktiviteteve të punës dhe orarin e fillimit dhe mbarimit të ditës së punës.

SHËNIM! Fletët e qarkullimit nuk plotësohen kur karburantet dhe lubrifikantët konsumohen në vegla. Për traktorët me shëtitje, sharrë elektrike me zinxhir dhe pajisje të tjera speciale, kërkohet regjistrim.

Nuk ka nevojë të vendosni vulë në fletë-karta për të identifikuar pronarin e automjetit, emri i kompanisë (qiradhënësi), adresa dhe numri i telefonit të saj është i mjaftueshëm. Norma mbështetet në tekstin e Urdhrit të Ministrisë së Transporteve datë 18 janar 2017 nr.17. Vula e vendosur në formular nuk konsiderohet gabim. Kur një automjet përdoret nga disa shoferë në modalitetin e ndërrimit, lejet lëshohen veçmas për secilin shofer. Ditari i përket kategorisë së dokumentacionit parësor, kështu që periudha e ruajtjes në ndërmarrje nuk mund të jetë më pak se 5 vjet.

Çdo kupon i lëshuar një punonjësi duhet të regjistrohet në një ditar. Dokumenti është hartuar në faqen e parë me një faqe titulli. Ai tregon emrin e organizatës, statusin dhe intervalin kohor për të cilin janë bërë regjistrimet. Përmbajtja e revistës paraqitet në një tabelë, e cila plotësohet me lëshimin e kuponëve.

Nëse fatura është plotësuar gabimisht ose formulari është dëmtuar, të dhënat në lidhje me këtë duhet të pasqyrohen në ditarin e formularit nr. 8. Kuponë të tillë i bashkëngjiten revistës dhe duhet të shënohet se fletët janë të dëmtuara. Informacioni futet duke ruajtur kronologjinë e përpunimit të dokumenteve.

Ditari i kontabilitetit karakterizohet me numërim të vazhdueshëm. Libri duhet të jetë i lidhur dhe i vërtetuar me nënshkrimin e drejtorit të ndërmarrjes. Nënshkrimi mbështetet nga vula e organizatës. Kjo është e nevojshme për të garantuar sigurinë e dokumentit dhe për të parandaluar përpjekjet për të shkatërruar fletët individuale të librit. Drejtuesi i institucionit me urdhër cakton një person që do të jetë përgjegjës për mbajtjen e ditarit.

Dokumenti në Formularin Nr. 8 pasqyron informacionin e mëposhtëm:

• numrin serik të fletëpagesës së lëshuar;
• data e lëshimit të dokumentit në përputhje me kronologjinë;
• Emri i plotë i shoferit në emër të të cilit është lëshuar bileta;
• targat e automjeteve;
• nënshkrimi i drejtuesit të mjetit që ka marrë formularin e kompletuar të fletëpagesës.

Nëse kuponi kthehet, një shënim përkatës bëhet në ditar. Duhet të tregohet data e kthimit, e konfirmuar me nënshkrimin e punonjësit përgjegjës të dispeçimit. Formulari 8 duhet të përmbajë nënshkrimet e zyrtarëve të mëposhtëm:

• shoferi që konfirmon marrjen e faturën e rrugës;
• një dispeçer ose punonjës tjetër i autorizuar që merr bileta nga shoferët në fund të turnit;
• një kontabilist, i cili me nënshkrimin e tij duhet të vërtetojë korrektësinë e plotësimit të dokumentit dhe faktin e pranimit të tij për kontabilitet.

Formulari 8 ose shablloni juaj i revistës mund të shtypet dhe lidhet nga punonjësit e kompanisë ose të porositet nga një shtypshkronjë. Periudha për të cilën hapet libri kontabël përcaktohet nga politika kontabël e institucionit. Intervali i rekomanduar është nga 1 muaj në një vit.

Nëse konstatohet një gabim

Nëse gjenden gabime në regjistër, ato lejohen të korrigjohen. Procedura për të bërë ndryshime në kolonat e plotësuara rregullohet me Ligjin e 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ në Art. 9. Algoritmi i veprimeve:

• kryqëzoni informacionin e pasaktë me një rresht;
• pranë korrigjimit, bëhet shënimi "I korrigjuar";
• tregohet një mbishkrim me të dhënat e sakta;
• duhet të tregohet data e veprimeve korrigjuese;
• Çdo rast korrigjim duhet të konfirmohet me nënshkrimin me dorë të zyrtarit përgjegjës.

Forma e vetë-projektuar

Nëse një ndërmarrje përdor modele dokumentesh të zhvilluara në mënyrë të pavarur për llogaritjen e karburantit dhe lubrifikantëve, këto forma duhet të pasqyrohen në dy akte lokale të organizatës:

• politika kontabël;
• urdhër për miratimin e formularit fillestar.

Në urdhrin për miratimin e një mostre të faturës së transportit ose të regjistrit të kuponit të udhëtimit, duhet të futen informacione për organizatën, numrin e dokumentit dhe datën e përgatitjes së tij. Blloku i tekstit të porosisë tregon subjektin e shqyrtimit - miratimin e një modeli të ri dokumenti. Duhet të specifikohet data nga e cila formulari do të futet në sistemin e rrjedhës së dokumenteve. Në pjesën e fundit të urdhrit renditen punonjësit që duhet të udhëhiqen nga ky akt vendor dhe nënshkrimet e tyre.

Ku mund të shkarkoj në vitin 2017 formularin aktual për regjistrin e udhëtimeve të faturave sipas Formularit Nr. 8? A ka ndryshuar forma e kësaj reviste? Këtu është një formular aktual dhe mostër për plotësimin e ditarit për vitin 2017.

A është e nevojshme të mbash një ditar?

Kompanitë e transportit motorik, si dhe organizatat e tjera dhe sipërmarrësit individualë që operojnë automjete, shpenzimet, për shembull, në benzinë, duhet të mbështeten me dokumente mbështetëse. Dokumentet kryesore kryesore të kontabilitetit që përcaktojnë treguesit e performancës së automjeteve janë faturat. Fletët e rrugës përdoren gjithashtu për të llogaritur pagat për shoferët dhe për të bërë pagesa për transportin e mallrave. cm "".

Ju lutemi vini re se nëse ofroni shërbime sipas kontratave të veçanta të transportit, atëherë me kërkesë të Ministrisë së Transportit duhet të mbani një regjistër të faturave. Për shembull, sipas formularit të unifikuar nr. 8. Kjo është parashikuar në paragrafin 18<Обязательных реквизитов>, miratuar Urdhri i Ministrisë së Transportit të Federatës Ruse i datës 18 shtator 2008 N 152.

Nëse nuk jeni i përfshirë në transport me pagesë dhe, për shembull, merrni mallra nga shitësi me transportin tuaj, atëherë nuk ju kërkohet të mbani një regjistër. Sidoqoftë, ia vlen të pranohet se ditari është i përshtatshëm për kontrollin e brendshëm mbi lëvizjen e fletëve. Gjithmonë mund të përcaktoni se kujt dhe cila fletëpagesë i është lëshuar, dhe nëse është dorëzuar në departamentin e kontabilitetit në kohë. Kjo është e rëndësishme për llogaritjen dhe llogaritjen në kohë të kostove të karburantit dhe lubrifikantit, veçanërisht në vitin 2017.

Ditari është krijuar për të monitoruar lëvizjen e faturave. Duke e përdorur atë, ju mund të gjurmoni se cilët nga drejtuesit u janë lëshuar faturat dhe kur, dhe nëse i kanë dorëzuar ato në departamentin e kontabilitetit në kohë.

Formati i ditarit: vet ose shtetëror

Për të kontrolluar lëvizjen e faturave të lëshuara, një organizatë mund të mbajë një regjistër të lëvizjes së fletëpagesave në Formularin 8, miratuar me Dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, datë 28 nëntor 1997, nr. 78. Megjithatë, ne dëshirojmë të theksoj se nga 1 janari 2013, në lidhje me hyrjen në fuqi të Ligjit Federal "Për kontabilitetin" datë 6 dhjetor 2011 Nr. 402-FZ, forma e unifikuar nuk është më e detyrueshme.

Një organizatë ose sipërmarrës individual ka të drejtë të zhvillojë formularin e vet të ditarit ose të plotësojë atë të unifikuar me informacionin e nevojshëm, me kusht që të ruhen domosdoshmërisht të gjitha pikat e formularit të unifikuar.

Si rregull, ditari lëshohet për një periudhë jo më shumë se 1 vit, por nëse është e nevojshme, kjo periudhë mund të reduktohet në 1 muaj. Ditari i faturave është një dokument parësor dhe periudha e ruajtjes së tij është të paktën 5 vjet.

Shembull i regjistrit

Le të kalojmë te dokumentet dhe shembujt. Si fillim, mund të zhvendosni faturat nr. 8.

Algoritmi për plotësimin e ditarit është i thjeshtë dhe zbret në sa vijon: informacioni për të gjitha faturat e lëshuara nga organizata futet në ditar për regjistrimin e lëshimit të fletëpagesave. Nuk ka përjashtime në këtë rast. Ditari ka numërim të vazhdueshëm dhe mbahet sipas rendit kronologjik. Pasi ditari të jetë plotësuar plotësisht, ai qepet, vuloset dhe nënshkruhet nga menaxheri.

Ruajtja në formë elektronike

Nuk ka asnjë ndalim në legjislacion për mbajtjen e një regjistri të lëvizjes së faturave në formë elektronike. Ju mund të mbani një ditar elektronik në çdo formë të përshtatshme: në Excel, 1C, program cloud, etj. Është e dëshirueshme që kjo revistë, nëse është e nevojshme, të mund të shtypet.

• në datën e lëshimit të faturës për shoferin;
• në datën e pranimit të faturës nga shoferi;
• në datën e dorëzimit të faturës në departamentin e kontabilitetit.

Sipërmarrësit dhe organizatat që përdorin mjete motorike në aktivitetet e tyre lëshojnë fletëpagesa për çdo udhëtim. Këto forma pasqyrojnë konsumin e karburantit dhe tregues të tjerë të performancës. Çdo dokument i lëshuar shënohet në regjistrin përkatës, i cili quhet regjistri i faturave. Për të është zhvilluar një formë e unifikuar. Ju mund të shkarkoni një mostër falas në fund të artikullit.

Ditari i regjistrimit të faturave ka një formular të unifikuar nr. 8, i cili u miratua nga Komiteti Shtetëror i Statistikave të Federatës Ruse në 1997. Sipërmarrësit dhe organizatat mund ta përdorin ende këtë shabllon sot. Në të njëjtën kohë, që nga 1 janari 2013, ka hyrë në fuqi Ligji Nr. 402-FZ “Për Kontabilitetin”, datë 6 dhjetor 2011. Në bazë të këtij akti, përdorimi i formularëve të unifikuar nuk është i detyrueshëm.

Lidhur me mbajtjen e një regjistri të biletave të udhëtimit për vitin 2018, ia vlen të merren parasysh një sërë pikash:

1. Regjistri hapet për një periudhë deri në 1 vit.
2. Vetë menaxheri përcakton kohëzgjatjen e ditarit.
3. Nëse menaxheri vendos të refuzojë të përdorë një formular të unifikuar, ju duhet të krijoni mostrën tuaj, e cila do të përmbajë të njëjtat detaje.
4. Afati i ruajtjes së ditarit është të paktën 5 vjet (si për dokumentet e tjera parësore).

E rëndësishme! Para se të shkruani ditarin, duhet të siguroheni që afati i ruajtjes së formularit të fundit të regjistruar në të ka skaduar. Përndryshe, nuk do të jetë e mundur të konfirmohet kontrolli.

Pasi të keni bërë shënime në regjistër, duhet të vendosni nënshkrime. Të dhënat e futura konfirmohen nga llogaritari, punonjësi që mban regjistrin dhe vetë shoferi. Në fund të formës së unifikuar të tabelës ka një kolonë për komente. Nuk është e nevojshme ta plotësoni atë. Në disa raste, ai përmban emrin e lokalitetit ku shoferi ishte duke udhëtuar, ose shenja të tjera shtesë.

Formulari i mostrës: detajet e kërkuara

Që nga viti 2018, formulari standard është në formën e letrave të lidhura. Faqja përmban një tabelë me 9 kolona. Kur zhvilloni një mostër për ndërmarrjen tuaj, mund t'i rregulloni ato në rendin më të përshtatshëm, të hiqni kolonat e panevojshme ose të përfshini ato shtesë.

Në faqen e parë të mostrës së regjistrit të udhëtimit, tregohet emri i ndërmarrjes ose organizatës dhe periudha e mbajtjes së regjistrit. Në fushat e përcaktuara posaçërisht në të djathtë, futen kodet për OKUD dhe OKPO.

1. Numri i faturës.
2. Data e lëshimit të dokumentit.
3. Detajet e shoferit. Shkruani emrin tuaj të plotë dhe numrin e personelit.
4. Numri i makinës.
5. Nënshkrimet e shoferit, dispeçerit (me datën kur është marrë formulari nga shoferi) dhe kontabilistit (me datën kur është pranuar dokumentacioni).
6. Informacion shtese. Kolona e fundit plotësohet nëse është e nevojshme.

Të gjitha faqet e tjera shtypen duke përdorur të njëjtin shabllon. Në shumicën e rasteve, përafërsisht të njëjtat të dhëna futen në rreshta. Kur faqet e lira të kenë mbaruar, regjistri i udhëtimit të faturave duhet të dërgohet në arkiv. Aty do të ruhet për 5 vjet (sipas rregullave për dokumentacionin parësor).

Kujt i është besuar mbajtja e regjistrit?

Ditari i kontabilitetit mbahet nga një punonjës i caktuar me urdhër të drejtorit ose sipërmarrësit individual. Për më tepër, kjo mund t'i besohet një punonjësi, kontrata e punës e të cilit tashmë e përcakton këtë përgjegjësi.

Një tjetër mundësi është që menaxheri të ketë të drejtën të punësojë një organizatë të palës së tretë ose sipërmarrës individual për të mbajtur ditarin. Për të dokumentuar një bashkëpunim të tillë, plotësohet një marrëveshje shërbimi.

Pavarësisht se kush i bën shënimet në tabelë, procedura e kontabilitetit nuk ndryshon:

• bëhet një regjistrim për çdo faturë;
• formularët janë shënuar sipas rendit kronologjik;
• faqet numërohen me radhë.

Nëse periudha për të cilën është lëshuar dokumenti ka mbaruar, libri i ditarit për lëshimin e fletëpagesave qepet dhe nënshkruhet. Duhet të siguroheni që të gjitha faqet e regjistrit janë të numëruara.

Pse duhet të mbani shënim dokumentet e udhëtimit?

Sipas ligjit, çdo sipërmarrës (ose organizatë) që përdor makina për aktivitetet e tij kërkohet të sigurojë faturat dhe t'i marrë parasysh në regjistër. Vetë formulari përmban informacion të plotë në lidhje me udhëtimin: detajet e shoferit, itinerarin, karakteristikat e ngarkesës.

Fatura e rrugës shërben si dëshmi e konsumit të karburantit gjatë transportit. Bazuar në këtë dokument, tatimpaguesi mund të shlyejë kostot e karburantit për automjetet. Gjithashtu, të dhënat e përfshira në dokumente thjeshtojnë kontabilitetin dhe listën e pagave për drejtuesit e mjeteve.

Kompanitë dhe sipërmarrësit individualë që përdorin automjete të kategorive të ndryshme gjatë veprimtarisë së tyre afariste, Drejtuesit e mjeteve duhet të pajisen me fletëpagesa.

Përkufizimi

Sipas përkufizimit "Faturë" i referohet një dokumenti që u jep shoferëve të drejtën e plotë për të përdorur një automjet të caktuar.

Në dokument duhet të shfaqen informacione të detajuara në lidhje me itinerarin, konsumin e karburantit dhe aktivitetin e punës së drejtuesit të mjetit.

Për kompanitë e transportit, legjislacioni i Federatës Ruse parashikon detyrë jepni fatura çdo ditë, me përjashtim të vetëm situatat kur shoferi shkon në një udhëtim të gjatë pune.

Nëse flasim për kompani që nuk i përkasin transportit motorik, atëherë për ta frekuenca e emetimit varion nga 1 ditë në një muaj kalendarik.

informacion i pergjithshem

Për të siguruar kontroll të plotë të kuponëve të ofruar të udhëtimit, kompania duhet të mbajë një ditar të kuponëve të udhëtimit në Formularin 8.

Sidoqoftë, që nga janari 2013, për shkak të hyrjes në fuqi ligjore të Ligjit Federal të Federatës Ruse në lidhje me kontabilitetin në dhjetor 2011 Nr. 402-FZ, formulari është fakultativ.

Kompanitë kanë të drejtë të krijojnë formularë personalë ose të plotësojnë formularin e unifikuar me informacionin e nevojshëm, me kusht që të gjitha pikat e dhëna të formularit të unifikuar të mbeten të pandryshuara.

Nga ana tjetër, është e nevojshme të mbani mend se një formë e unifikuar ose e modifikuar e faturave duhet të futet në bazë të një urdhri të gjeneruar nga menaxhmenti i menjëhershëm. Për më tepër, përdorimi i dokumentit mund të fiksohet në politikën e kontabilitetit të kompanisë.

Në shumicën e rasteve, ditari duhet të lëshohet për një periudhë deri në 12 muaj kalendarik, megjithatë, nëse është e nevojshme, periudha mund të shkurtohet deri në 1 muaj. Ditari i dokumenteve të udhëtimit i referohet dokumentacionit parësor, dhe periudha e ruajtjes është të paktën 5 vjet.

Kërkohet fletëpagesa duhet të përfshijë informacionin bazë të mëposhtëm, Si:

• të dhënat personale të drejtuesit të mjetit;
• numri i regjistrimit të automjetit;
• të dhënat personale të pronarit të mjetit ose të kompanisë në bilancin e së cilës ndodhet automjeti;
• kostot e karburantit (kur specifikoni informacionin, duhet të përqendroheni në shpejtësimatësin);
• gjatësia totale e rrugës dhe kilometrazhi.

Në rast se në rrugë krijohet ndonjë situatë emergjente ose ka shkelje të rregullave të qarkullimit rrugor, drejtuesi i mjetit duhet t'i sigurojë përfaqësuesit të policisë rrugore, përveç dokumentacionit kryesor, edhe një fletore për të shfaqur informacionin në lidhje me kundërvajtjet.

Fleta gjenerohet pavarësisht nëse automjeti i përket kompanisë apo është në pronësi të shoferit, por përdoret për qëllime prodhimi.

Në procesin e transportit të produkteve me shumicë që kërkojnë licencë, është e domosdoshme krijimi i një kolone "kartelë licence", duke përfshirë shfaqjen e numrit të faturës së ngarkesës në përputhje të plotë me mallrat që transportohen. Sidomos kur bëhet fjalë për vlerat materiale.

Në fund të ndërrimit të punës, fatura e gjeneruar duhet t'i dorëzohet dispeçerëve me qëllim të futjes së informacionit në ditarin e duhur me aftësinë për të ruajtur formularin e plotësuar të "biletës".

Me formimin e rregulloreve të brendshme të kompanisë, ditari i nënshtrohet transferimit për verifikim të mëtejshëm te një përfaqësues i departamentit të kontabilitetit. Për këtë qëllim, në ditarin e kontabilitetit në fjalë ka një fushë të veçantë për shënimin e dorëzimit të dokumentacionit në departamentin e kontabilitetit.

Në rast se nuk ka asnjë person përgjegjës për mirëmbajtjen e ditarit në fjalë, është e mundur të nënshkruhet një marrëveshje me kompani të tjera që ofrojnë shërbime të ngjashme.

Duhet mbajtur mend se marrëveshja duhet të përmbajë informacion në lidhje me të gjitha nuancat që mund të zgjidhin situatat e diskutueshme kur ato lindin.

Kompanitë ose sipërmarrësit individualë që ofrojnë lloje të shërbimeve të transportit duhet të regjistrojnë faturat e gjeneruara në ditarin përkatës të regjistrimit (bazuar në paragrafin 1 të nenit 1, paragrafi 1, nenin 6 të ligjit federal nr. 259 dhe urdhrin e Ministrisë së Transportit nr. 152 ).

Përdorimi i këtij lloj regjistri bën të mundur sigurimin e kontrollit mbi afatin kohor të formimit të faturave, dhe, në përputhje me rrethanat, monitorimin e karburantit dhe lubrifikantëve të konsumuar nga automjetet. Për më tepër, kontrolli sigurohet mbi informacionin që shfaqet në vetë faturat.

Aktet rregullatore

Të gjitha pyetjet në lidhje me mirëmbajtjen e ditarit në fjalë rregullohen nga sa vijon rregulloret, Si:

• Ligji Federal Nr. 402;
• Urdhri i Ministrisë së Transporteve Nr. 152;
• Ligji Federal Nr. 59.

Kjo listë nuk është shteruese, por përmban të gjithë informacionin e nevojshëm në lidhje me regjistrin e udhëtimit.

Ditari në fjalë për regjistrimin e trafikut, regjistrimin dhe gjenerimin e faturave përfshin disa pjesë, domethënë:

• një faqe titulli që shfaq emrin e kompanisë dhe vlerën e kodit ekskluzivisht sipas OKPO, duke përfshirë periudhën për të cilën është përpiluar ditari;
• pjesa tabelare.

Nga ana tjetër, pjesa tabelare përfshin informacione të tilla, Si:

• numërimi i faturës dhe kur është dhënë saktësisht;
• të gjitha informacionet e nevojshme për shoferin, duke përfshirë numrin e personelit;
• numri i garazhit të automjetit;
• nënshkrimet e personave të autorizuar që janë përgjegjës për kontabilitetin e ditarit.

Vlen të theksohet se duhen nënshkrime duhet të shënohet:

• nga drejtuesi i mjetit, i cili konfirmon faktin e marrjes së fletëpagesës;
• dispeçer ose punëtor që kryen detyrat e tij, i cili vërteton faktin se nga drejtuesi i mjetit është marrë i gjithë dokumentacioni i nevojshëm;
• një punonjës kontabël, nënshkrimi i të cilit konfirmon verifikimin dhe pranimin e fletës për regjistrim.

Shtesë sipas nevojës duhet të bëhen shënimet e duhura.

Në ditarin në fjalë për dhënien e fletëpagesave është e nevojshme të futen të gjitha informacionet e nevojshme në lidhje me fletët e përpiluara nga kompania. Çdo përjashtim në këtë çështje është i papranueshëm.

Ditari përfshin numërim të vazhdueshëm dhe duhet të mbahet ekskluzivisht në rend kronologjik. Pas përfundimit të plotësimit të ditarit, ai duhet të lidhet dhe më pas të vuloset me vulën përkatëse dhe të nënshkruhet nga mbikëqyrësi i menjëhershëm.

Është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje faktit që mirëmbajtja e ditarit në fjalë i caktohet ekskluzivisht atij punonjësi të kompanisë, marrëveshja e punës e të cilit specifikon përgjegjësitë në lidhje me mirëmbajtjen e këtij dokumenti. Është e mundur të caktohet një person i autorizuar duke lëshuar një urdhër përkatës nga menaxhmenti i kompanisë.

Për më tepër, është e nevojshme të mbani mend se legjislacioni i Federatës Ruse lejon mundësinë e përfshirjes së palëve të treta në mirëmbajtjen e ditarit në bazë të një marrëveshjeje të nënshkruar për ofrimin e shërbimeve të tilla.

Në një situatë të tillë, përgjegjësitë në lidhje me përgatitjen e faturave u caktohen përfaqësuesve të kompanive të tjera.

Forma dhe mostra

Siç u përmend më herët, revista në fjalë duhet të përpilohet sipas formularit nr.8. Me kërkesë të kompanisë dhe sipërmarrësve individualë, legjislacioni i Federatës Ruse lejon mundësinë e zhvillimit të formës tuaj personale.

Në procesin e hartimit të dokumentit në fjalë, duhet të mbani mend gjithmonë se bërja e ndonjë gabimi ose gabimi shtypi është rreptësisht e ndaluar, pasi nëse ato identifikohen, mund të lindin probleme me autoritetet rregullatore.

Mësoni më shumë rreth kontabilitetit të faturave, karburanteve dhe lubrifikantëve në këtë video.

Çdo organizatë që ka automjete për përdorim zyrtar duhet të mbajë shënime për lëvizjen e faturave të lëshuara. Për këtë, ofrohet një formular i veçantë, i cili quhet "Ditar për regjistrimin e lëvizjes së faturave". Faqja e internetit do t'ju tregojë se si duhet të duket ky dokument dhe si ta plotësoni atë pa gabime.

Organizatat dhe sipërmarrësit që ofrojnë shërbime transporti ose thjesht përdorin makina të kompanisë në punën e tyre u kërkohet të regjistrojnë rregullisht të gjitha faturat e lëshuara në një ditar të veçantë. Kjo përcaktohet në nenin 6 Ligji Federal i 8 Nëntorit 2007 Nr. 259-FZ Dhe me urdhër të Ministrisë së Transporteve datë 18.09.2008 Nr.152. Formulari i regjistrit për regjistrimin e lëvizjes së faturave është miratuar shumë kohë më parë Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, e datës 28 nëntor 1997 N 78. Gjatë këtyre njëzet viteve, as vetë formulari nr. 8 dhe as procedura e mirëmbajtjes së tij nuk kanë ndryshuar. Megjithëse ligjvënësit kanë bërë ndryshime në plotësimin e faturave më shumë se një herë, e fundit prej të cilave ndodhi në fillim të vitit 2019. Krahas formularit nr. 8, Komiteti Shtetëror i Statistikave miratoi disa formularë të tjerë të destinuar për lëshimin e fletëpagesave përkatëse (për kamionë dhe makina, si dhe autobusë). Ato do të diskutohen në një artikull tjetër, por tani do të ndalemi më në detaje në llojin parësor të dokumentacionit të kontabilitetit, i krijuar për të kontrolluar lëvizjen e faturave të lëshuara për shoferët, si dhe dërgimin e fletëve të përdorura përsëri në departamentin e kontabilitetit të organizatës.

Çfarë është një regjistër i lëvizjes së fletëpagesës?

Përdorimi i një dokumenti të tillë kontabël ka disa avantazhe që e bëjnë përdorimin e ditarit të dobishëm edhe për ato kompani që nuk u kërkohet ta bëjnë këtë. Në veçanti, bën të mundur kontrollin e afateve kohore dhe renditjes së lëshimit të kuponëve dhe kontrollin më të shpejtë të fshirjes së karburanteve dhe lubrifikantëve. Formulari standard ndërindustrial nr. 8 (OKUD 0345008) është fletë të qepura së bashku në formën e një libri, në të cilin është shtypur një tabelë me nëntë kolona. Çdo organizatë mund të zhvillojë dhe përdor formën e vet të këtij dokumenti, pasi forma e tij është e rekomanduar dhe e detyrueshme. Zhvillimi i tabelës suaj do t'ju lejojë të rregulloni kolonat në një mënyrë të përshtatshme, të hiqni të dhënat e panevojshme dhe të shtoni ato përkatëse. Formulari standard specifikon, në veçanti:

• numrin e faturimit dhe datën e lëshimit të saj;
• numrin e personelit dhe emrin e plotë të drejtuesit të mjetit;
• numri i garazhit të automjetit (tregimi i numrit të shtetit të regjistrimit nuk është dhënë në formularin standard, por mund ta merrni parasysh në formularin tuaj);
• nënshkrimi i shoferit që konfirmon marrjen e biletës;
• nënshkrimi i personit të autorizuar për lëshimin dhe pranimin e kuponit (dispeçerit);
• data e pranimit të fletës dhe nënshkrimi i kontabilistit;
• kolona për shënime.

Është e nevojshme të plotësoni regjistrin e udhëtimit, formulari standard i të cilit mund të shkarkohet në fund të artikullit, sipas rendit të përcaktuar me urdhër të Ministrisë së Transportit të Federatës Ruse të datës 18 shtator 2008, nr. 152. Kjo procedurë është e njëjtë për të gjithë përdoruesit e automjeteve.

Libri i ditarit të udhëtimit: mbushja e mostrës

Zakonisht nuk ka probleme me plotësimin e këtij formulari standard. Regjistrimet mund të bëhen me dorë ose të plotësohen në kompjuter dhe në fund të ditës fletët mund të printohen në mënyrë që të gjithë personat e autorizuar të nënshkruajnë. Është më i përshtatshëm për të mbajtur një dokument në formë të shkruar me dorë nëse ka shumë makina në organizatë dhe dispeçeri lëshon dhe pranon vazhdimisht kupona. Faqja e titullit të dokumentit, si zakonisht, duhet të përmbajë emrin e organizatës, OKPO-në e saj dhe periudhën për të cilën është lëshuar formulari. Nuk ka nevojë të vendosni asnjë nënshkrim ose vulë në faqen e titullit. Faqet e dokumentit duhet të jenë të numëruara dhe numri i tyre të tregohet në anën e pasme të dokumentit. Nuk është e nevojshme të qepni dhe vulosni formularin.

Brenda formularit, ju vetëm duhet të plotësoni fushat sipas nevojës. Nuk kërkohet përmbledhje. Një shembull i plotësimit të një ditari standard për lëshimin e faturave duket si ky:

Pasi ditarit t'i mbarojnë faqet dhe kolonat e lira, ai duhet të ruhet në arkivat e organizatës për të paktën tre vjet, pas së cilës mund të shkatërrohet.