Imzolanishi kerak bo'lgan hujjatlar uchun qopqoq xati namunasi. Muqova xatlari - misollar

Yangi ishga joylashishdan manfaatdor bo‘lgan abituriyent nafaqat rezyumeni to‘g‘ri yoza olishi kerak. Agar u keraksiz tafsilotlarsiz to'g'ri yozilgan qopqoq xati bilan to'ldirilgan bo'lsa yaxshi bo'ladi.

Rezyume uchun qopqoq xatining xususiyatlari

Aksariyat ishga yollovchilar rezyumega kiritilgan qopqoq xati haqida ijobiy fikrda. Bunday xatda siz o'zingizning potentsial rahbaringiz yoki HR menejeringiz bilan bog'lanib, ularni qiziqtirishga harakat qilishingiz mumkin. Shunday qilib, xat nafaqat yaxshi xulq-atvorning namoyon bo'lishiga aylanadi, balki sizning rezyumeingiz va shaxsan siz uchun muhim afzallik bo'lishi mumkin.

Hatto sizning rezyumeingizga hamrohlik qiladigan qisqa muqovali xat, uning misoli quyida keltirilgan, kadrlar bo'limi xodimining e'tiborini jalb qilishga yordam beradi.

Rezyume uchun muqova xat yozishda professional yordam olishni xohlaysizmi?

Malakali mutaxassislarga murojaat qiling! Mijozlarimiz uchun biz barcha zamonaviy qoidalar va standartlarga muvofiq rezyume va muqovali xatlarni tayyorlaymiz.

Biz taklif qilamiz va, bu ish beruvchilarda siz haqingizda eng yaxshi taassurot qoldiradi. Biz sizning ish qidirishingizni qanday osonlashtirishni bilamiz va bu borada sizga yordam berishdan xursand bo'lamiz.

Rezyume uchun qisqa muqovali xatga misol

"Hayrli kun! (Agar reklamada shaxsning toʻliq ismi koʻrsatilgan boʻlsa, uni koʻrsatgan maʼqul.) Men kompaniyangizdagi vakansiyaga qiziqdim, men uni topdim (manbani koʻrsating). Menda bor (qisqacha ushbu kompaniya uchun muhim bo'lgan afzalliklarimni sanab o'ting). Xatimni va rezyumeni yozishga vaqt ajratganingiz uchun tashakkur. Mening aloqa ma'lumotlarim (ko'rsating).

Agar siz o'qituvchining rezyumesi uchun qo'shimcha xat yozayotgan bo'lsangiz, siz allaqachon bolalar bilan ishlaganmisiz yoki kollejni endigina tugatganmisiz, albatta ko'rsating. Agar siz, masalan, ma'murning rezyumesi uchun muqovali xat yozishingiz kerak bo'lsa, dasturlar va kompyuter bilimlarini ko'rsatishni unutmang. Xatda siz allaqachon tizim ma'muri bo'lib ishlagan kompaniyalar ko'rsatilsa yaxshi bo'lardi.

Quyida biz eng mashhur rezyume xatlarini taqdim etamiz. Shuni ta'kidlash kerakki, sizning kasbingiz qanchalik keng tarqalgan bo'lsa, o'z mutaxassisligingiz bo'yicha ish topish shunchalik qiyin bo'ladi: raqobatchilar juda ko'p. Shuning uchun rezyumeni xat bilan birga olib borish haqiqiy zaruratga aylanadi.

Advokatning rezyume uchun qo'shimcha xat namunasi

Salom!
Sizning kompaniyangiz veb-saytda advokat lavozimiga vakansiya e'lon qildi (manbani ko'rsating). Mening yuridik tajribam ... yil, men huquqshunoslik sohasida jiddiy tajribaga egaman va men sizga o'z professional yordamimni taklif qilmoqchiman. Men (aniqlash) institutni tugatganman va fuqarolik huquqining barcha sohalarini yaxshi bilaman. (kamida bir nechtasini sanab o'ting) kabi kompaniyalarda advokat (aniq ixtisoslikni ko'rsating) bo'lib ishlagan. Advokat so'rovlari va sudga da'vo arizalarini tuzdi, ish yuritdi, hujjatlar bilan ishladi (aniq faoliyatingizni ko'rsating). U ham muvaffaqiyatli amaliyotga ega bo'ldi va sudda bir nechta ishlarni yutib oldi.
Men ofis dasturlari va huquqiy tizimlarni yaxshi bilaman. Men jamoaviy ish uslubini afzal ko'raman, mening fazilatlarimga mas'uliyat va keyingi muammoning oxiriga etish istagi kiradi.
Umid qilamanki, siz mening rezyumega qiziqasiz. Men intervyuga taklif uchun minnatdor bo'lardim.

Bankka rezyume uchun qopqoq xati namunasi

Hayrli kun! (to'g'ridan-to'g'ri aloqada bo'lgan odamni ko'rsatgan ma'qul)
Veb-saytda bankingizdagi kredit mutaxassisi uchun vakansiya e'lon qilingan..... Ehtimol, mening nomzodim sizni qiziqtirar.
Men allaqachon bank sohasida kredit bo'limi xodimi sifatida ishlashim kerak edi. Men ishning o‘ziga xos jihatlari bilan tanishman va ishonchim komilki, men yangi mas’uliyatni uddalay olaman va mening ko‘nikmalarim tashkilotingizga foydali bo‘lishi mumkin. Men sizning bankingiz haqida ko'p o'qidim va u haqidagi barcha sharhlar juda ijobiy bo'ldi. Men bank sohasiga juda qiziqaman, men ushbu segmentda rivojlanishni davom ettirmoqchiman.
Mening tajribam va bilimimni tekshirishingiz uchun intervyuga kelishga tayyorman. Mening telefon raqamim (ko'rsating).

Buxgalterning rezyumelari uchun qopqoq xati namunasi

Salom, … .
Sizning kompaniyangiz o'z veb-saytida ... buxgalter lavozimini e'lon qildi. Ishonchim komilki, mening bilim va malakam sizning ishingizga mos keladi.
Buxgalteriya sohasidagi tajribam ... yil, shuning uchun men professional tajribaga egaman. Men maxsus oliy ma'lumotga egaman, men buxgalteriya hisobini bilaman, barcha buxgalteriya dasturlari bilan ishlayman (mutaxassisligingiz bo'yicha boshqa ko'nikmalarni ko'rsating). Men analitik fikrga egaman va jamoada ishlashga qodirman. Mening rezyumeimdan (ilova qilingan) afzalliklarim haqida iloji boricha ko'proq bilib olishingiz mumkin.
Menga yozishga vaqt ajratganingiz uchun tashakkur.

Menejerning rezyume uchun qopqoq xati namunasi

Hurmatli (siz murojaat qilayotgan shaxsning to'liq ismi)!
Men sizning veb-saytingizda taklif qilayotgan kompaniyangiz uchun menejerning vakansiyasiga qiziqaman. Men siz ko‘rsatgan talabnoma beruvchiga qo‘yiladigan talablarni sinchkovlik bilan o‘rganib chiqdim va ularga to‘liq rioya qilishimga ishonchim komil.
Sizning kompaniyangiz profilida oliy ma'lumotli diplomim bor. Men menejer bo'lib ishlaganman (aniq qaerda ekanligini ko'rsating) va sizning ko'rib chiqishingizga o'z nomzodimni taklif qilmoqchiman.
Mening foydali ko'nikmalarim mijozlar bilan ishlash va hujjatlar bilan ishlash qobiliyatini o'z ichiga oladi. Mijozlar ma'lumotlar bazasini yuritdi, maslahatlar berdi va mijozlar bilan telefon suhbatlarini o'tkazdi. Men barcha paketli kompyuter dasturlarini yaxshi bilaman. Menejmentdagi tajribam ... yil.
Mening rezyumeimni ko'rib chiqqaningiz uchun tashakkur (ilova qilingan). Yaxshi hamkorlikka umid qilaman, siz ko'rsatgan vaqtda suhbatga kelishga tayyorman.
Hurmat bilan, …

Tajribasiz rezyume uchun qopqoq xatini qanday yozish kerak, misol

Ko'pincha abituriyent uning tajribasi va ko'nikmalariga mos kelmaydigan vakansiyani ko'radi. Biroq, odam taklif qilingan ishni engishiga ishonchi komil. Ko'pincha, bu holat, ta'rifiga ko'ra, tajribaga ega bo'lmagan kechagi universitet bitiruvchilari tomonidan duch keladi. Bu holda rezyumeingiz uchun qopqoq xatini qanday yozishingiz mumkin, quyidagi misolga qarang:

"Hayrli kun!
Men kompaniyangiz tomonidan taklif etilayotgan vakansiya bilan tanishdim.... Menda bu mutaxassislik bo'yicha zarur tajriba yo'q, lekin men uchun yangi narsalarni o'rganishga qat'iy qaror qildim. Men haqiqatan ham kasbiy rivojlanishni va bilim saviyasini oshirishni xohlayman.
Men o'z fazilatlarimni sanab o'tishim mumkin (sizning fikringizcha, siz tanlagan kompaniyada ishlash uchun eng mos ekanligini ko'rsating).
Meni intervyuga taklif qilsangiz minnatdor bo'lardim. Mening aloqa ma'lumotlarim (ko'rsating).
Vaqtingiz uchun rahmat”.

Qanday qilib rezyume uchun muqova maktubini yozmaslik haqida bir necha maslahatlar

• qisqacha yozing (matnni cho'zmang);
• to'g'ri va muloyim bo'ling (siz sobiq ish beruvchingizni tanqid qila olmaysiz);
• o'z qadr-qimmatingizni saqlang (siz hayot va uzoq vaqt ishlamaslik haqida shikoyat qila olmaysiz).

Hujjatlar uchun qopqoq xati bir nechta foydali funktsiyalarni bajaradi. Keling, uni qanday tuzishni ko'rib chiqaylik, shuningdek, turli xil biznes vaziyatlari uchun namuna xatlarini ko'rsatamiz.

Qo'shimcha xatning asosiy funktsiyalari tasdiqlovchi, tavsiya va tushuntirishdir.

Maktubda keltirilgan ro'yxat unda ko'rsatilgan hujjatlarning yuborilganligini tasdiqlash imkonini beradi. Aniq ko'rsatmalar va tavsiyalar qabul qilingan har bir hujjat bilan nima qilish kerakligini ko'rsatadi, masalan, qabul qilishni tasdiqlang, imzolang va qaytarib yuboring, xabar bering va hokazo. Tushuntirishlar xat mazmunini tushunishga yordam beradi, masalan, inspektsiyaga yangilangan soliq deklaratsiyasini yuborishda.

Muqova xati yuklab olish

Hujjatlar uchun qopqoq xatini qanday qilib to'g'ri yozish kerak

Qo'shimcha xat uchun aniq belgilangan shakl yo'q. Ish xatlarining umumiy tuzilishidan foydalanishingiz mumkin.

Muqova xati shakli sarlavha, sarlavha, asosiy matn, qo'shimchalar soni ko'rsatilgan belgi va tafsilotlar bilan yakuniy qismdan iborat bo'lishi mumkin.

Tashkilot blankida muqovali xat yozing va u yozilgan sana va ro'yxatga olish raqamini yozing.

Chapdagi sarlavhada qabul qiluvchi kompaniyani, shuningdek, siz xat yuborayotgan shaxsning lavozimini, to'liq ismini ko'rsating.

Sarlavha qo'ying. Asosiy matnni qabul qiluvchiga muloyim murojaat bilan boshlang. Muloqot etikasiga rioya qiling, o'tkazilayotgan hujjatlarni va ularning tafsilotlarini sanab o'ting, qabul qilingan har bir hujjat bilan nima qilish kerakligini tushuntiruvchi ko'rsatmalar bering. Agar biron bir tushuntirish bersangiz, ularning mohiyatini aniq tasvirlab bering va agar kerak bo'lsa, hisob-kitoblarni taqdim eting.

Agar siz xatda ko'rsatilgan buyruqni bajarishni boshqa xodimga topshirgan bo'lsangiz, uning to'liq ismini, lavozimini va aloqa ma'lumotlarini ko'rsating, shunda qabul qiluvchi uni o'zaro muloqot qilish uchun osongina topishi mumkin.

"Biz yuborilayotgan hujjatlar uchun qo'shimcha xat yozishimiz kerak, deb qayerda aytilgan?" Bu savolga halol javob berish kerak: "Hech qaerda". Qo'shimcha xatni rasmiylashtirish - bu ofis ishining yozilmagan qoidasi va biznes odatidir, lekin majburiy hujjatlardagi talab emas. Biroq, agar siz unga qarasangiz, aniq bo'ladi: qopqoq xati birinchi navbatda oluvchiga emas, balki jo'natuvchiga kerak.

FOYDALANISH XATLARI VA MUVOFIQligi

Muqova xati jo'natuvchiga qanday foydali bo'lishi mumkin? Qo'shimcha xat:

U "Hujjatlarni tayyorlash sanasi" atributiga ega, ya'ni agar kerak bo'lsa, hujjatlar o'z vaqtida yuborilganligining isboti bo'lishi mumkin;

Yuborilishi kerak bo'lgan hujjatlarning to'liq ro'yxatini o'z ichiga oladi ("Ariza mavjudligi to'g'risida eslatma" ma'lumoti), shuning uchun biron bir muhim hujjat yo'qolib qolsa, hech kim uni yuborilmagan deb aytolmaydi;

U bilan birga yuborilgan hujjatlardan farqli o'laroq, u adresatda ro'yxatdan o'tkazilishi kerak va ijro sanasi ro'yxatdan o'tgan kundan boshlab hisoblanganligi sababli, jo'natuvchi javob olishni xohlasa, ushbu sanaga murojaat qilishi mumkin.

Hujjatlar uchun qo'shimcha xat, boshqa barcha kiruvchi yozishmalar singari, qabul qiluvchi tashkilot kotibida ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. Ammo tajribangizdan bilsangiz, bu bilan bog'liq muammolar paydo bo'lishi mumkin, yoqimsiz suhbatdan qochish va xatni etkazib berish to'g'risida bildirishnoma olib, hujjatlar to'plamini pochta orqali yuborish yaxshiroqdir. Qo'lida bildirishnomaga ega bo'lgan jo'natuvchi endi xatning ro'yxatdan o'tgan-qilmaganligi haqida qayg'urmasligi va uni oluvchining vijdoniga qo'yishi kerak.

BIZ QO'QIB XAT TAFSILIKLARINI TO'LDIRAMIZ

Tafsilotlarni ro'yxatdan o'tkazish qoidalarini quyidagi hujjatlarda topish mumkin:

GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar»;

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar. GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalar (bundan keyin - GOSTni amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalar).

■ Xat shakli. GOST 6.30-2003 ga muvofiq ishlab chiqilgan tayyor xat shakli allaqachon kerakli ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Shaklning majburiy tafsilotlari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

OKPO, OGRN, INN/KPP;

Kompaniyaning nomi;

Tashkilot haqida asosiy ma'lumotlar.

Tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi) ixtiyoriy mulk hisoblanadi.

Muqova xati firma blankida (1-misolga qarang), strukturaviy birlik blankida (2-misolga qarang) yoki rasmiy blankalarda (3-misolga qarang) tayyorlanishi mumkin.

■ Matn. Qo'shimcha xat matni ko'pincha rasmiy xarakterga ega va faqat hujjatlarning yo'nalishi haqida ma'lumot beradi. Ma'lumotlarning eng muhim qismi dastur tavsiflarida mavjud. Biroq, qo'shimcha xat matnlari murakkablik darajasida farq qilishi mumkin.

Boshlang'ich. Keyingi xatning eng oddiy matni quyidagicha ko'rinishi mumkin:

Ko'rib turganingizdek, bu matn faqat qabul qiluvchiga ma'lum hujjatlar yuborilganligi haqidagi xabarni o'z ichiga oladi.

Asos bilan. Agar xatga ilova qilingan hujjatlar to'plamini yuborish normativ-huquqiy hujjat yoki tashkilotlar o'rtasidagi shartnomada nazarda tutilgan bo'lsa, u holda qo'shimcha xat matni "... ..." degan so'zlar yoki ma'lumotnomani o'z ichiga olgan boshqa iboralar bilan boshlanadi. standart bo'yicha:

Ko'rsatmalar bilan. Keyingi murakkablik darajasidagi muqovali xat matnida, shuningdek, oluvchi unga yuborilgan hujjatlar bilan nima qilishi kerakligi ko'rsatilgan:

Shunday qilib, muqova maktubi matnini ikki qismga bo'lish mumkin:

Hujjatlarni yuborish to'g'risida bildirishnoma (majburiy);

Yuborilgan hujjatlar bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar (ixtiyoriy).

■ Ilova mavjudligini belgilash. Qo'shimcha xatning o'ziga xos xususiyati shundaki, uning semantik markazi umuman matn emas, balki unga biriktirilgan hujjatlar ro'yxatidir. Shu munosabat bilan, ushbu tafsilotni loyihalashning umumiy qoidasini eslaylik: muqovali xatlarda chap chekka chegarasidan xat matni ostida ilova mavjudligi to'g'risidagi eslatma qo'yiladi (11-ilova). Rosarxiv uslubiy tavsiyalarining 3.3.2-bandi) (1-3-misollarga qarang).

Biz alohida holatlarda ushbu detalning to'g'ri dizayniga alohida e'tibor qaratamiz.

Birinchi holat oddiy. Agar ilova qilingan hujjat xat matnida allaqachon nomlangan bo'lsa, "Ilova mavjudligi to'g'risida eslatma" da ushbu hujjatning faqat varaqlari va nusxalari sonini ko'rsatish kifoya, masalan:

Ikkinchi holat murakkab. Agar bir nechta ariza hujjatlari mavjud bo'lsa, ularning har biri o'z seriya raqamini oladi, undan keyin varaqlar va nusxalar soni ko'rsatiladi. Hujjatlar tasodifiy tartibda yoki asosiy hujjatdan ikkinchi darajaligacha ro'yxatga olinadi. Xat matnida ilova qilingan hujjatlar nomlanmaydi, masalan:

Uchinchi holat - chop etish. Bosmaxonada ishlab chiqarilgan katalog, brend kitobi, o‘quv-uslubiy qo‘llanmani, ya’ni bog‘langan har qanday hujjatni yuborishda uning varaqlari soni ko‘rsatilmaydi:

To'rtinchi holat elektron. Na Rosarxivning uslubiy tavsiyalari, na GOST 6.30-2003, na GOSTni amalga oshirish bo'yicha uslubiy tavsiyalar tashqi axborot vositalarini xatlarga biriktirish qoidalarini o'z ichiga olmaydi. Shu bilan birga, tashkilotlar tomonidan bir-biriga flesh-karta yoki kompakt disk yuborish amaliyoti ancha keng tarqalgan. Siz oddiy mantiqdan kelib chiqqan holda o'zingizning dizayn qoidalarini ixtiro qilishingiz kerak. Shunday qilib, elektron hujjatning varaqlari va nusxalari sonini ko'rsatish mantiqiy emas. Uning nomi, formati (qabul qiluvchi fayl uning kompyuterida ochilishini oldindan bilishi uchun) va, ehtimol, hajmi etarli bo'ladi. Media turini ko'rsatishni unutmang, masalan:

Beshinchi holat birlashtirilgan. Murakkab harflar mavjud, ular ham ma'lumot, ham qo'shiladi. Agar bitta xat bir nechta manzilga yuborilsa va barcha oluvchilar ma'lumot olsa, ba'zilari esa qo'shimcha hujjatlarni qabul qilsalar, tafsilotlar quyidagicha formatlanadi:

Oltinchi holat tavsiflovchidir. Agar qo'shimchalar juda ko'p bo'lsa, ularni ro'yxatga olish bir varaqdan ko'proq vaqtni oladi, ularni inventarizatsiya qilish va uni xatga yagona ilova sifatida berish tavsiya etiladi. Bu xat uchun topshiriqni bajarish uchun mas'ul bo'lgan xodim barcha qo'shimchalar bilan birga ularning inventarini olishi uchun amalga oshiriladi, chunki qopqoq xati va uning qo'shimchalari deyarli har doim tashkilotda turli yo'nalishlarni oladi. Inventarizatsiya "... Yo'q ... sanasidagi xatga qo'shimchalar inventarizatsiyasi" deb nomlanadi.

Bu holda ilovaning mavjudligi haqidagi matn va belgi quyidagicha ko'rinadi:

■ Boshqa tafsilotlar

Qo'shimcha xatning qolgan tafsilotlari GOST 6.30-2003 va Federal arxivning uslubiy tavsiyalarida belgilangan umumiy tartibda tuziladi.

Majburiy tafsilotlarga quyidagilar kiradi:

Hujjat sanasi;

Hujjatning ro'yxatga olish raqami;

Belgilangan manzil;

Matnga sarlavha;

Imzo;

Ijrochi haqida eslatma.

Bu holatda ixtiyoriy tafsilotlar:

Hujjatni tasdiqlash vizalari, odatda hujjat nusxasida ijrochida qoladi.

MUQOFIQ XATNI YO'LINI KUZATISH

Muqova maktublari tashkilotlar bo'ylab har xil turdagi boshqa barcha ish xatlari bilan bir xil yo'nalishlar bo'ylab sayohat qiladi.

2. Viza va arizalar to'plami (bu majburiy!) bilan birgalikda xat loyihasi bosh direktorga yoki boshqa vakolatli mansabdor shaxsga imzolash uchun yuboriladi.

3. Imzolangan loyiha yuridik kuchga ega bo'lgan to'liq huquqli hujjatga aylanadi va ofisda yoki imzolovchi menejerning kotibi bilan ro'yxatdan o'tish tartibidan o'tadi.

4. Murojaat xati va unga ilova qilingan barcha hujjatlarni adresatga yetkazib berish tashkil etilgan.

5. Qabul qiluvchi tashkilotning idorasida kelib tushgan qo‘shimcha xat va unga ilova qilingan hujjatlar dastlabki ko‘rib chiqish tartibidan o‘tkaziladi. Ushbu protseduraning maqsadi barcha etkazib berilgan ilovalarning "Ilova mavjudligi belgisi" atributida ko'rsatilganlarga mos kelishini ta'minlashdir.

6. Agar hamma narsa tartibda bo'lsa, xat ro'yxatga olinadi (agar hamma narsa tartibda bo'lmasa, nima qilish kerakligi quyida tavsiflanadi).

7. Ro'yxatdan o'tgan kiruvchi xat ko'rib chiqish uchun tashkilotning birinchi shaxsiga yoki boshqa vakolatli rahbarga, umumiy qoidaga ko'ra - ilovalar bilan birga taqdim etiladi. Ammo tashkilotning bu borada o'z qoidalari bo'lishi mumkin. Masalan, agar xat namunaviy bo‘lsa va uning ostidagi mansabdor shaxslardan qaysi biri ijrochi etib tayinlanishi aniq ma’lum bo‘lsa, kotib qarorni kutmasdan, direktor bilan kelishib, ilova qilingan hujjatlarni darhol ijrochiga topshirishi mumkin. Juda kamdan-kam hollarda, agar standart xatda "nostandart" ma'lumotlar bo'lsa, qo'shimchalar darhol menejerga ko'rib chiqish uchun yuboriladi.

8. Ilovali yoki ilovasiz ilova xat oluvchi tashkilot rahbariyatiga ko‘rib chiqish uchun taqdim etiladi.

9. Rahbar muntazam qaror chiqarish orqali ijrochini tayinlaydi va hujjatni kotibga qaytaradi.

10. Kotib tashkilotda qabul qilingan qoidalarga muvofiq topshiriqni ijrochiga topshiradi. Shu nuqtada, ko'pincha qopqoq xati va uning qo'shimchalari ajratiladi: pudratchi xat emas, ikkinchisi bilan qiziqadi va u qo'shimchalar bilan nima qilishni biladi. Agar xatda ilova qilingan hujjatlar bilan ishlash bo'yicha maxsus ko'rsatmalar mavjud bo'lsa, u holda ijrochi xatning asl nusxasini emas, balki kotibdan nusxa oladi. Asl nusxasi kotibda (ofisda) qoladi va faylga beriladi.

11. Ayni paytda, ariza o'z yo'li bilan ketadi, bu hujjat turiga qarab belgilanadi va kerakli darajada bo'lishi mumkin.

Agar biror narsa noto'g'ri bo'lsa. Agar ofisda dastlabki tekshirish paytida, hatto etkazib berish paytida ham, ilova xatida ko'rsatilgan bir yoki bir nechta hujjatlar yo'qligi aniqlansa, bu haqda dalolatnoma tuziladi (4-misolga qarang) va xat jo'natuvchiga qaytarildi.

BIZ XATLARNI QO'QIB QILISHDA DAVOM ETAMIZ

Qo'shimcha xatlar tashkilotga yuboriladigan arizalardan alohida saqlanadi. Elektron hujjat aylanishi tizimida ushbu arizalarni ro'yxatdan o'tkazishda kiruvchi xatning ro'yxatga olish kartasiga havola joylashtiriladi, ammo bu shart emas: qo'shimcha xat pudratchi hujjatlarni qabul qilgan paytda o'z vazifasini tugatadi. ular bilan ishlashni boshlash uchun unga biriktirilgan.

Murojaat xatlarini saqlash muddatlariga kelsak, ular davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati davomida shakllantiriladigan, saqlash muddatlari ko‘rsatilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro‘yxati (Madaniyat vazirligi buyrug‘i bilan tasdiqlangan) moddalariga kiradi. Rossiya Federatsiyasining 2010 yil 25 avgustdagi 558-sonli qarori, bundan keyin 2010 yil ro'yxati deb yuritiladi:

Rossiya Federatsiyasining davlat organlari, ta'sis sub'ektlarining davlat organlari bilan yozishmalar

Rossiya Federatsiyasi, mahalliy hokimiyat organlari faoliyatning asosiy (asosiy) yo'nalishlarida - 5 l. EPC (2010 yilgi Ro'yxatning 32-moddasi);

Faoliyatning asosiy (asosiy) yo'nalishlari bo'yicha yuqori darajadagi tashkilot bilan yozishmalar - 5 varaq. EPC (2010 yilgi Ro'yxatning 33-moddasi);

Faoliyatning asosiy (asosiy) yo'nalishlari bo'yicha quyi (bo'ysunuvchi) tashkilotlar bilan yozishmalar - 5 l. EPC (2010 yilgi Ro'yxatning 34-moddasi);

Faoliyatning asosiy (asosiy) yo'nalishlari bo'yicha boshqa tashkilotlar bilan yozishmalar - 5 varaq. EPC (2010 yilgi Ro'yxatning 35-moddasi).

Ko'rib turganimizdek, muqovali xatlar 5 yil davomida saqlanadi, shundan so'ng ularning qiymati baholanishi va saqlash muddati uzaytirilishi yoki yo'q qilinishi kerak. Yo'q qilish ham umumiy tartibga muvofiq amalga oshiriladi.

XULOSA

1. Yo‘l-yo‘riq xatining asosiy maqsadi unga ilova qilingan hujjatlar adresatga jo‘natilganligi va yetkazilganligini tasdiqlashdan iborat.

2. Qo'shimcha xat boshqa ish xatlari bilan bir xil qoidalarga muvofiq tuziladi; "Ilova mavjudligi belgisi" rekvizitini loyihalashga alohida e'tibor qaratish lozim.

3. To‘liq bo‘lmagan hujjatlar paketi ilova xati bilan birga topshirilsa, bu haqda maxsus bayonnoma tuziladi.

4. Qo'shimcha xatlarning hujjat aylanishi tashkilot tomonidan qabul qilingan kiruvchi hujjatlar bilan ishlashning umumiy qoidalariga muvofiq amalga oshiriladi.

5. Ilova xati va u bilan birga topshirilgan hujjatlar ular uchun belgilangan muddat davomida bir-biridan alohida saqlanadi.

Hujjatlarni kontragentlarga jo'natishda siz ularga ilova xatini ilova qilishingiz kerak. A'zo bo'lishingiz muhim emas, hammasini yuboring yoki kurer orqali. Muqova xatlari siz uchun ham, oluvchi uchun ham qulaydir. Aynan nima?

Birinchidan, Ushbu maktub sizning barcha hujjatlar to'plamining mazmunini tavsiflaydi. Hech kim biror narsa yubormagan yoki olmagan deb ayta olmaydi.

Ikkinchidan, Yirik kompaniyalarning ofislari shunchaki xatlarsiz hujjatlarni qabul qilmaydi.

Uchinchidan, siz ushbu xatni bitta registrda ro'yxatdan o'tkazasiz. Ro'yxatga olish raqami bo'yicha bitta hujjatni qidirish turli xil qog'ozlar to'plamini qidirishdan ko'ra osonroqdir.

To'rtinchidan, adresat ushbu xatni sifatida ro'yxatdan o'tkazadi, bu hujjatlarni qabul qilganligini va shuning uchun ular uchun javobgar ekanligini tasdiqlaydi.

Beshinchidan, Hujjatlar uchun qo'shimcha xatni yaratish biznes aloqalari qoidalariga muvofiq talab qilinadi. Ishbilarmonlik odob-axloqidan bexabar ko‘rinishni istamaysiz, shunday emasmi?

Ilova xati korxona, yo'nalish yoki tarkibiy bo'linma rahbari tomonidan tuziladi va imzolanadi.

Manzil standart ish xati bilan bir xil tarzda yozilgan:

"Shmel" OAJ bosh direktori

D.D. Sotnikov

"Dymok" MChJ

Bosh hisobchi

S.V. Chiroyli

Mavzu allaqachon ma'lum: Qo'shimcha xat, yoki Hujjatlarni yuborish haqida, yoki aniqrog'i 546-PSA-12a-sonli sxemaning yo'nalishi haqida.

Shikoyat qilish- shuningdek, standart, biz qabul qiluvchini ismi va otasining ismi bilan chaqiramiz:

Hurmatli Viktor Ivanovich!

Matn Muqova maktubi juda qisqa, sodda va quyidagi sxema bo'yicha tuzilgan:

Biz yuboramiz - nima yuboramiz - eslatma

Masalan:

Sizga 67388-R-O-74743-sonli qurilish loyihasini tasdiqlash uchun yuboraman. Iltimos, imkon qadar tezroq ko'rib chiqing. E'tibor bering, qurilish hujjatlari to'plami maxfiydir.

Sizni “Vasilek” MChJ va “Romashka” OAJ o‘rtasidagi xizmat ko‘rsatish shartnomasi bo‘yicha kelishmovchiliklarni ko‘rib chiqish uchun yuboraman. Barcha savollar uchun yuridik maslahatchi N.L.Jestkovga murojaat qiling. 987-65-43 telefon orqali.

Sizning iltimosingiz bo'yicha "Shokoladka" MChJ mahsulotlari bo'yicha axborot materiallarini e'tiboringizga taqdim etaman.

Muqova maktubiga alohida e'tibor beriladi, aslida u ushbu xatlarning asosiy qismini tashkil etadi. Yuborilayotgan hujjatlar to'plami bu erda aniq va sinchkovlik bilan ko'rsatilgan.

Imzo odatdagidek qayta ishlanadi.

Ko'rsatish kerak: xabarni oluvchi siz bilan ishonchli aloqa kanaliga ega bo'lishi kerak.

Muqova xati ishbilarmonlik odob-axloq qoidalarining bir shaklidir. O'tkazilgan hujjatlarning oddiy reestriga qo'shimcha ravishda, ular bilan ishlash bo'yicha tavsiyalar mavjud. Bundan tashqari, ro'yxatga olish ma'lumotlariga ko'ra, siz ijro vaqtini va jo'natish faktini aniqlashingiz mumkin. Hujjatlar uchun qopqoq xatini qanday yozishga misol uchun maqolaga qarang.

Hujjatlar uchun qopqoq xatini qanday yozish kerak

Yozuvning yagona yagona shakli mavjud emas. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar GOST R 6.30-2003 da tavsiflangan. Ushbu standart talablari tavsiya etiladi.

Hujjatlar uchun qopqoq xatini qanday yozish kerak? Keling, asosiy qoidalardan boshlaylik:

• kompaniya blankida;
• sana va ro'yxatga olish raqamini ko'rsatgan holda.

Hujjatlarni jo'natish, matn qanday asosiy bo'limlarga bo'linishi mumkinligi va ularda qanday ma'lumotlar aks ettirilishi kerakligi haqidagi muqovali xat namunasini batafsil ko'rib chiqamiz.

Xat bo'limi	Qisqa Tasvir
Kirish		Da'voga javob yuborish haqida
Sarlavha	Maqsadini belgilaydigan mavzu	Taqdim etilgan hujjatlarning ilova xati
Shikoyat qilish	Rahbarga ism va otasining ismini ko'rsatgan holda murojaat qilish yaxshiroqdir	Hurmatli Ivan Ivanovich!
Xabarning maqsadi	Qisqacha shakllantirish	Sizning da'vongizga javoban, men ko'rsatilgan talablar Ta'minot shartnomasida ko'rsatilgan muddatlarda bajarilganligini tasdiqlovchi hujjatni ilova qilaman.
Asosiy qism	Umid, minnatdorchilik va boshqalarni umumlashtirish va ifodalash bilan mohiyatni bayon qilish.	Sizdan olingan maʼlumotlarga koʻra, Shartnomaning 2.3 va 3.6 bandlarini buzish holatlari aniqlangan. O'z navbatida, sizlarga shuni ma'lum qilamanki, komponentlar o'z vaqtida topshirilgan, bu Hisob-faktura bilan tasdiqlangan va ish o'z vaqtida bajarilgan, bu Ish tartibi bo'yicha ishlarni qabul qilish sanasi bilan tasdiqlangan. 2017-yil 14-iyulda bizga yuborilgan 2-sonli talabnomada ko‘rsatilgan talablar to‘liq bajarilgan deb hisoblayman. Qaroringiz haqidagi ma’lumotlarni qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda ko‘rib chiqib, bizga yuborishingizni so‘rayman. Kompaniyamiz xizmatlaridan foydalanganingiz uchun sizga o'z minnatdorchiligimni bildiraman va bundan keyin ham hamkorlik qilishga umid qilaman.
Xulosa	Ilovalar ro'yxati. Muloyim imzo	Ilovalar: Yetkazib berish shartnomasi, varaqlar soni. Yuk tashish xati, varaqlar soni. Ish tartibi, varaqlar soni. O'rnatilgan bannerning fotosurati, varaqlar soni. Rahbar, Sidorova Mariya Ivanovna. Ijrochining to'liq ismi va aloqa ma'lumotlari.

Hujjatlar uchun qopqoq xati namunasi

Korxona xodimlari nafaqat kontragentlarga bunday so'rovlarni yuborishlari, balki ulardan ham olishlari kerak. Biznes kotiblari hujjatlar uchun kiruvchi muqovali xat uchun shaklni ishlab chiqishlari mantiqan. Agar kontragent paketni tushuntirishsiz taqdim etsa, bu talab qilinadi. Bu ko'pincha jismoniy shaxslar bilan hamkorlikda sodir bo'ladi, ammo yuridik shaxslar uchun bu holat istisno emas. Hujjat aylanishini optimallashtirish uchun kontragent barcha kerakli ma'lumotlarni ko'rsatadigan taklif qilingan shaklni to'ldirishi mumkin.

Hujjatlarni topshirish uchun qopqoq xati namunasi. Kontragent tomonidan to'ldirish uchun mo'ljallangan shakl:

Nimani ko'rsatmaslik kerak

Murojaat matni ishbilarmonlik uslubida saqlanadi. Xabar mustaqil shakl emasligiga qaramay, uni yozishda tanishlikka yo'l qo'ymaslik kerak. Hujjatlar uchun qo'shimcha xat nima bo'layotganini baholamasligi, hissiy bo'lishi va u yoki bu tarzda qabul qiluvchini xafa qilishi mumkin bo'lgan iboralarni o'z ichiga olishi kerak. Qo'llash mumkin bo'lmagan iboralarga misol va ularni almashtirish variantlari:

Xatga kim imzo chekadi

Murojaat bo'lim boshlig'i, menejer, bosh buxgalter yoki tashkilot rahbari tomonidan imzolanishi mumkin. Bunday holda, muloqot etikasiga rioya qilish kerak. Agar matnda kompaniya rahbariga murojaat bo'lsa, u teng huquqli boshqaruvchi tomonidan imzolanishi kerak. Shuni ham unutmaslik kerakki, menejer ko'rsatmalarning bajarilishini ijrochilarga topshiradi. Shuning uchun, imzolashda direktor pudratchining aloqalarini ko'rsatishi kerak, shunda oluvchi mas'ul shaxsni qidirishga vaqt sarflamaydi. Bu holda chop etish majburiy emas.

Qabul qilgandan so'ng, oluvchi hujjatga kiruvchi raqam va sanani tayinlaydi, kotib uni qo'lda yoki muhr yordamida kiritadi. Ushbu ma'lumotlardan foydalanib, uning o'tish bosqichlarini osongina kuzatib borish va ariza u yoki bu vaqtda qaysi darajada ko'rib chiqilishini aniqlashtirish mumkin bo'ladi.