تنظيم دعم التوثيق لأنشطة الخدمة. تنظيم خدمة دعم الوثائق الإدارية

تقليديا، يسمى مجال النشاط المرتبط بمعالجة المستندات العمل المكتبي. نشأ مصطلح "العمل المكتبي" في روسيا في النصف الثاني من القرن الثامن عشر ويعني في المقام الأول الأنشطة المتعلقة باتخاذ القرار (إدارة الحالات).

في الوقت الحاضر، يتم تعريف مصطلح "العمل المكتبي" على النحو التالي: فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية. جنبا إلى جنب مع مصطلح "العمل المكتبي"، تم استخدام المصطلح المرادف "دعم التوثيق للإدارة" في السنوات الأخيرة. ويرتبط ظهورها بالتغيرات في الأساس التنظيمي والفني للعمل المكتبي والأساليب المنهجية لتحسينه، والتي أصبحت ممكنة بفضل الإدخال النشط في مجال العمل مع وثائق تكنولوجيا الكمبيوتر وتقنيات المعلومات الحديثة لإنشاء وجمع ومعالجة وتجميع وتخزين واسترجاع واستخدام المعلومات في الإدارة. وهكذا يبدو أن مصطلح "دعم التوثيق للإدارة" يؤكد على العنصر المعلوماتي والتكنولوجي في التنظيم الحديث للعمل المكتبي.

واحدة من القضايا المركزية في تنظيم دعم التوثيق لأنشطة أي مؤسسة أو شركة أو مؤسسة هي الإنشاء خدمات التوثيق الإداري(داو).

يتم تحقيق عقلانية دعم التوثيق للإدارة من خلال حل المشكلات التالية:

• § تحديد حالة الخدمة في هيكل المنظمة. في المنظمات الكبيرة، يجب أن تكون وحدة هيكلية مستقلة، تابعة مباشرة لرئيس المنظمة، وفي المنظمات الصغيرة، يتم تنفيذ الخدمات الكتابية من قبل السكرتير.
• § تزويد خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة فقط بموظفين مؤهلين تأهيلا عاليا ومدربين مهنيا مع التعليم العالي والثانوي المتخصص.
• § تطوير حزمة كاملة من اللوائح والوثائق المنهجية التي تحدد إجراءات توثيق (إنشاء) الوثائق وتنظيم العمل بها في مؤسسة معينة. وتشمل هذه:
• - لوائح خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة - القانون القانوني الرئيسي الذي يحدد مكان خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في هيكل المنظمة وأهدافها وغاياتها ووظائفها وحقوقها ومسؤولياتها ؛
• - التوصيف الوظيفي لكل موظف في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وتحديد توزيع المسؤوليات والحقوق لكل موظف؛
• - تعليمات للعمل المكتبي، وإنشاء إجراءات عقلانية في المنظمة، بناءً على أحدث التقنيات، لإنشاء المستندات والعمل معها؛
• - قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين.

هذا هو الحد الأدنى من مجموعة المستندات التي يضمن وجودها، إذا تم تجميعها بجودة عالية، النظام والكفاءة في دعم المعلومات والوثائق لأنشطة المنظمة.

§ إدخال تقنيات الحاسوب وتحديثها المستمر.

فقط الحل الشامل لجميع هذه المشاكل هو الذي يجعل من الممكن رفع العمل المتعلق بدعم المعلومات والوثائق لأنشطة مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة إلى مستوى احتياجات القرن الحادي والعشرين.

حاليًا، تتمثل الأهداف الرئيسية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في تنظيم وإدارة وتنسيق ومراقبة وتنفيذ العمل المتعلق بدعم التوثيق للإدارة. تقوم خدمة DOW بحل المهام التالية:

• - تحسين أشكال وأساليب العمل مع الوثائق؛
• - ضمان إجراء موحد للتوثيق، وتنظيم العمل مع الوثائق، وبناء أنظمة البحث، ومراقبة التنفيذ وإعداد الوثائق لنقلها إلى الأرشيف المركزي وفقا للمعايير الحالية؛
• - تقليل تدفق المستندات، وتوحيد نماذج المستندات؛
• - تطوير وتنفيذ الوثائق المعيارية والمنهجية لتحسين دعم التوثيق في الوزارة والنظام التابع لها.

وبالتالي، فإن خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تنظم وتحافظ على دعم المعلومات والوثائق للأنشطة الإدارية للمنظمة على مستوى المتطلبات الحديثة، والتي تشمل إنشاء نظام متكامل موحد لدعم المعلومات والوثائق للإدارة، وإجراء موحد للعمل بالمستندات، بدءًا من إنشائها (أو استلامها) وانتهاءً بالتسليم المؤرشف (أو المدمر).

المجال الثاني المهم لدعم التوثيق لأنشطة أي منظمة أو مؤسسة أو مؤسسة هو الإدارة قسم الموارد البشرية.

اعتمادا على نوع المنظمة وعدد موظفيها، يتم التعامل مع شؤون الموظفين من قبل وحدة هيكلية (قسم الموارد البشرية) أو مسؤول فردي.

تعد خدمة شؤون الموظفين حاليًا وحدة هيكلية مستقلة للمؤسسة مسؤولة عن الحفاظ على وثائق الموظفين (نعني بها مجموعة واسعة من المستندات التي تحتوي على معلومات حول موظفي المؤسسة وأنشطة خدمة شؤون الموظفين نفسها). يتم تحديد أهمية وثائق الموظفين من خلال حقيقة أنها تسجل المعلومات اللازمة للمواطنين لممارسة حقهم في العمل والتعليم والمعاشات التقاعدية وما إلى ذلك. ولذلك فإن توثيق حركة الأفراد هو مسؤولية متكاملة لأي منظمة أو مؤسسة أو مؤسسة.

للحفاظ على وثائق الموظفين بشكل صحيح، من الضروري، بالإضافة إلى الوثائق التشريعية والتنظيمية الأساسية المتعلقة بالعمل المكتبي، أن يكون لديك:

• - تعليق على قانون العمل في الاتحاد الروسي (م: INFRA M، 1997)؛
• - تعليمات بشأن إجراءات الحفاظ على دفاتر العمل في المؤسسات والمؤسسات والمنظمات (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة العمل الحكومية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية المؤرخ 20 يونيو 1974 رقم 162، بصيغته المعدلة في 2 أغسطس 1985، مع التعديلات والإضافات المؤرخة 19 أكتوبر، 1990)؛
• - كتاب مرجعي للمؤهلات لمناصب المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين (م، وزارة العمل في الاتحاد الروسي، 1998)؛
• - لائحة العمل الداخلية النموذجية للعاملين والعاملين في المنشآت والمؤسسات والمنظمات؛
• - ألبوم النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية لتسجيل العمالة ودفعها (M.، Goskomstat، 2001).

وزارة التعليم والعلوم في الاتحاد الروسي

المؤسسة التعليمية لميزانية الدولة الفيدرالية للتعليم المهني العالي

الجامعة الروسية الحكومية للعلوم الإنسانية (RGGU)

المعهد التاريخي والأرشيف

كلية التوثيق والأرشيف التكنوتروني

قسم علوم التوثيق

تنظيم دعم التوثيق لأنشطة خدمة الموظفين وتوجيهات لتحسينها باستخدام مثال الشركة المساهمة "أنظمة المعلومات الساتلية"

التخصص "التوثيق ودعم التوثيق للإدارة"

عمل التخرج

طالبة مراسلة بالسنة الخامسة

ماكسيموف أليكسي ألكساندروفيتش

موسكو 2015

مقدمة

الفصل 1. تنظيم أنشطة خدمة الموارد البشرية في JSC "ISS" التي تحمل اسم الأكاديمي M.F. ريشيتنيفا

1.2 الهيكل التنظيمي والوثائق التنظيمية الإدارية لشركة JSC "ISS" التي تحمل اسمها. م.ف. ريشتنيوفا

1.3 خدمة الموظفين في JSC ISS

الفصل 2. تحليل ميزات تنظيم خدمة الموارد التعليمية التنموية التابعة لشركة ISS JSC

2.1 اللوائح الأساسية لتدفق المستندات في ISS JSC

2.2 توثيق علاقات العمل في ISS JSC

2.3 طرق تحسين المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة لخدمة الموظفين في ISS JSC

خاتمة

قائمة المصادر والأدب المستخدم

المرفق 1

الملحق 2

الملحق 3

مقدمة

اللوائح الإدارية لموظفي التوثيق

يرتبط زيادة دور الموظفين وتغيير المواقف تجاههم، في المقام الأول، بتغييرات عميقة في الإنتاج. جعل استقرار عمليات الإنتاج من الممكن استخدام العمالة ذات المهارات المنخفضة على نطاق واسع، مما جعل من الممكن توفير التكاليف المرتبطة بالتوظيف والتدريب ودفع العمالة. واستندت المفاهيم العلمية لتنظيم وإدارة العمل على هذه المتطلبات.

تسببت العملية العلمية والتكنولوجية في العقود الأخيرة في حدوث تغييرات كبيرة في نشاط العمل. يتطلب الإنتاج الحديث بشكل متزايد صفات العمل التي لم يتم تشكيلها في ظروف الإنتاج الضخم فحسب، بل تم تخفيضها عمدا إلى الحد الأدنى، مما جعل من الممكن تبسيط العمل وتقليل تكلفة العمالة. من السمات المميزة للإنتاج الحديث اعتماده القوي على جودة القوى العاملة، وأشكال استخدامها، ودرجة المشاركة في شؤون المنظمة. أصبحت إدارة شؤون الموظفين ذات أهمية متزايدة كعامل في زيادة القدرة التنافسية والتنمية طويلة الأجل. من السمات المميزة لتنظيم العمل مع الموظفين في الظروف الحالية رغبة خدمات شؤون الموظفين في دمج جميع جوانب العمل مع الموارد البشرية، في جميع مراحل دورة حياتهم من لحظة التوظيف إلى دفع استحقاقات التقاعد.

حتى وقت قريب، كان مفهوم "إدارة شؤون الموظفين" غائبا في ممارساتنا الإدارية. صحيح أن نظام إدارة كل منظمة كان لديه نظام فرعي وظيفي لإدارة شؤون الموظفين والتنمية الاجتماعية للفريق، ولكن معظم العمل في إدارة شؤون الموظفين تم تنفيذه من قبل المديرين التنفيذيين للإدارات.

الوحدة الهيكلية الرئيسية لإدارة شؤون الموظفين في المنظمة هي خدمة شؤون الموظفين، المنوط بها وظائف تعيين وفصل الموظفين، وكذلك تنظيم تدريبهم والتدريب المتقدم وإعادة التدريب. ولأداء الوظائف الأخيرة، غالبًا ما يتم إنشاء أقسام تدريب الموظفين أو أقسام التدريب الفني.

خدمات الموارد البشرية ليست منهجية ولا معلومات ولا مركز تنسيق لعمل الموظفين. وهي منفصلة هيكليا عن إدارات إدارة العمل والأجور، وإدارات الصحة والسلامة المهنية، والإدارات القانونية والإدارات الأخرى التي تؤدي وظائف إدارة الموارد البشرية.

عند القيام بالأنشطة في المنظمات، يتعين على خدمات شؤون الموظفين التعامل مع قضايا مثل تنظيم العمل وإدارة علاقات العمل بين الموظف وصاحب العمل وتنظيم هذه القضايا. مثال على التنظيم هو مجموعة من الوثائق - وثائق الموظفين.

من المهم حاليًا حل مشكلة التعليم قبل المدرسي، حيث تكتسب عمليات تنظيم المستندات وتدفق المستندات في المؤسسة طابعًا معياريًا ومنظمًا. يتيح لك تنظيم المستندات إنشاء مصدر معلومات حول الأنشطة التجارية وتقديم التقارير إلى المنظمات والمجتمع.

تكمن أهمية هذا الموضوع في حقيقة أن أهمية خدمات الموظفين في هيكل إدارة المؤسسة قد زادت، والتنظيم الصحيح لأنشطتها يؤدي إلى تحسين اختيار الموظفين، ونتيجة لذلك، زيادة في الإمكانات الإجمالية للمؤسسة .

الهدف من الدراسة هو خدمة الموظفين في الشركة المساهمة "أنظمة المعلومات الساتلية" (JSC "ISS").

موضوع الدراسة هو مجموعة من الوثائق وعملية تنظيم المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التابعة لقسم شؤون الموظفين في ISS JSC.

الغرض من الأطروحة: إجراء تحليل شامل لتنظيم دعم التوثيق لأنشطة خدمة الموظفين في ISS JSC ووضع مقترحات لتحسينها.

أهداف الأطروحة:

1. دراسة القوانين التشريعية والتنظيمية والوثائق التنظيمية والإدارية التي تنظم تنظيم خدمات الموظفين والأدبيات العلمية والمنهجية والخاصة؛

النظر في الهيكل التنظيمي لـ ISS JSC وخدمة الموظفين كعنصر من عناصر هذا الهيكل؛

تحليل تنظيم دعم التوثيق وأنشطة خدمة الموظفين في ISS JSC؛

وضع مقترحات بشأن مجالات تحسين أنشطة تنظيم المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التابعة لخدمة الموظفين في ISS JSC.

مثل أي مجال آخر من مجالات النشاط، يجب توثيق عمل قسم شؤون الموظفين. يتم تنظيم إعداد المستندات وتنفيذها والعمل بها وتخزينها من خلال القوانين التشريعية والتنظيمية، والتي يعد تنفيذها إلزاميًا لأي خدمة شؤون الموظفين، بغض النظر عن حجمها. بالإضافة إلى ذلك، تقوم كل مؤسسة بتطوير اللوائح المحلية التي تنظم عمل خدمة الموظفين في هذه المنظمة. في كل عام، تقوم خدمة شؤون الموظفين بإعداد قائمة بالحالات، والتي يتم التعرف على تشكيلها أيضًا على أنه إلزامي لموظفي خدمة شؤون الموظفين.

يتم تحديد أهمية وثائق الموظفين من خلال احتوائها على معلومات ضرورية للمواطنين لممارسة حقوقهم في العمل والتعليم والمعاشات التقاعدية وما إلى ذلك. ولذلك، يجب أن تسترشد خدمة الموظفين في المؤسسة بالقوانين واللوائح والتعليمات وغيرها من الوثائق التي تحتوي على معايير قانون العمل. في حالة انتهاك القواعد الواردة في هذه الأفعال القانونية، قد تخضع أطراف علاقة العمل لأنواع مختلفة من المسؤولية القانونية.

تمت مناقشة قضايا تنفيذ سياسة شؤون الموظفين وتنفيذ عمل الموظفين في المنظمات ذات الأشكال التنظيمية والقانونية المختلفة للملكية في كتاب "خدمة الموظفين وإدارة شؤون الموظفين في المنظمة" من تأليف V.M. أنيسيموفا. يحتوي المنشور على مجموعة من الوثائق والتعليمات والتوصيات والنماذج والشهادات وعينات من الأوامر (التعليمات) للموظفين والمعلومات الأخرى المتعلقة بإدارة سجلات الموظفين والعمل مع الموظفين.

في منشور G.Yu. يقدم "دليل الموارد البشرية" الخاص بكاسيانوفا توصيات عملية بشأن تنظيم عمل خدمة الموارد البشرية وإدارة سجلات الموارد البشرية. يحتوي الكتاب على عدد كبير من الأمثلة المحددة ونماذج المستندات.

تم وصف قضايا الإطار التنظيمي لدعم التوثيق لإدارة شؤون الموظفين وعمليات توثيق أنشطة عمل الموظفين وتصنيف وثائق الموظفين بالتفصيل في كتاب أ.س. Krasavina "دعم التوثيق لإدارة شؤون الموظفين. دليل عملي."

لتحليل عمل خدمة الموظفين في ISS JSC، تمت دراسة الوثائق الداخلية للمؤسسة: الميثاق واللوائح والأوامر للموظفين والوثائق الأخرى، والتي على أساسها تم تقديم الاستنتاجات ذات الصلة.

تكمن الأهمية العملية للأطروحة في حقيقة أنه يمكن تقديم مقترحات لتحسين أنشطة خدمة الموظفين إلى إدارة المنظمة لتحسين جودة وكفاءة عمل هذا القسم.

هيكل العمل: مقدمة، فصلين رئيسيين، الخاتمة، قائمة المراجع، الملاحق.

تنص المقدمة على أهمية الموضوع، وتقدم عددًا من المصادر الرئيسية للأدب، وتحدد غرض العمل وأهدافه.

يتناول الفصل الأول من هذا العمل مفهوم ووظائف خدمة الموظفين، والأسس النظرية للنشاط، والدعم القانوني.

يوضح الفصل الثاني المفاهيم الأساسية وأنواع وثائق خدمة الموظفين (وثائق التوظيف والفصل وحوافز الموظفين وما إلى ذلك) الخاصة بمؤسسة ISS JSC.

وفي الختام تم تلخيص النتائج الرئيسية للأطروحة.

تعرض الملاحق هياكل المؤسسة وخدمة الموظفين في ISS JSC، بالإضافة إلى مسودة التعليمات الخاصة بإدارة سجلات الموظفين، والتي يُقترح تقديمها في المؤسسة.

استخدمنا عند كتابة رسالتنا الأساليب التالية: طريقة دراسة وثائق المنظمة، طريقة الملاحظة، طريقة استطلاع نتائج البحث؛ طريقة المقارنة أساليب إحصائية.

تكمن الأهمية العملية في حقيقة أنه يمكن تقديم مقترحات لتحسين أنشطة خدمة الموظفين إلى إدارة المنظمة لتحسين جودة وكفاءة عمل هذا القسم.

الفصل 1. تنظيم أنشطة خدمة الموارد البشرية في JSC "ISS" التي تحمل اسم الأكاديمي M.F. ريشيتنيفا

JSC "أنظمة المعلومات الساتلية" التي سميت على اسم الأكاديمي م.ف. Reshetnev هي إحدى الشركات الرائدة في صناعة الفضاء الروسية. تسترشد الشركة في أنشطتها بتشريعات الاتحاد الروسي، فضلاً عن ميثاق الشركة. في المستقبل، ISS JSC هي كيان قانوني.

تتم إدارة الأنشطة الحالية للشركة من قبل المدير العام للشركة (الهيئة التنفيذية الوحيدة)، وهو مسؤول أمام مجلس الإدارة والاجتماع العام لمساهمي الشركة.

توظف الشركة أكثر من 8000 شخص. ويرد هيكل ISS JSC في الملحق 1.

لدى ISS JSC سياسة شؤون الموظفين الخاصة بها، والهدف منها هو تشكيل فريق مؤهل للغاية ومتحمس قادر على زيادة القدرة التنافسية وتعزيز المكانة الرائدة للشركة في سوق تكنولوجيا الفضاء.

الأهداف الرئيسية لسياسة شؤون الموظفين في المؤسسة:

تحديد استراتيجية وأهداف إدارة شؤون الموظفين، وتشكيل أيديولوجية عمل الموظفين؛

تخطيط احتياجات المنظمة من الموظفين؛

البحث عن الموظفين وجذبهم، والاختيار والتدريب، وإدارة الفريق؛

تقييم إمكانات موظفي المؤسسة؛

إعادة التدريب والتدريب المتقدم للموظفين؛

تحديد الوظائف وظروف العمل وبناء عملية العمل ككل.

مبادئ سياسة شؤون الموظفين:

جذب أفضل المتخصصين من خلال التوظيف المستهدف إلى جامعات الدولة من بين خريجي مدارس المدينة الأكثر موهبة في التخصصات المطلوبة للشركة، مع توفير الفرصة للخضوع لجميع أنواع التدريب والدبلومات مباشرة في المؤسسة؛

تشجيع النتائج العالية، وتحسين نظام تحفيز الموظفين؛

تطوير مهارات وتدريب الموظفين من خلال نظام راسخ ومنظم للتدريب وإعادة التدريب والتدريب المتقدم للموظفين؛

التقييم الموضوعي لعمل جميع موظفي المؤسسة؛

التخطيط الوظيفي للموظفين من خلال تشكيل احتياطي الموظفين للمناصب القيادية؛

الاهتمام بصحة ورفاهية الموظفين من خلال الالتزام بمبدأ العمل المسؤول اجتماعيًا.

يتم التعامل مع كل هذه القضايا من قبل قسم الموارد البشرية، الذي يضم حاليًا 56 شخصًا. ويرد المخطط الهيكلي لقسم إدارة شؤون الموظفين في ISS JSC في الملحق 2.

يتم التعامل مع دعم التوثيق للإدارة من قبل قسم الموارد البشرية، أي مكتب التصميم التنظيمي الذي يعد جزءًا منه. دعونا نفكر في الوظائف الرئيسية لقسم شؤون الموظفين ومكتب التصميم التنظيمي الخاص به.

وفقًا للوائح "في قسم الموارد البشرية في ISS JSC"، فإن المهمة الرئيسية للقسم هي: تكوين فريق مؤهل للغاية ومتحمس قادر على زيادة القدرة التنافسية وتعزيز المكانة الرائدة لـ ISS JSC" في سوق خدمات الأقمار الصناعية.

لتنفيذ المهام الموكلة وحل المشكلات الناشئة، تقوم إدارة الموارد البشرية بالمهام التالية (أنواع الأنشطة):

تنفيذ سياسة شؤون الموظفين في الشركة وتشكيل أيديولوجية عمل الموظفين؛

تشكيل خطط لاحتياجات الموظفين على المدى القصير والمتوسط ​​والطويل بالإضافة إلى الأقسام الهيكلية للشركة؛

البحث والجذب واختيار الموظفين؛

تشكيل والعمل مع احتياطي الموظفين للمناصب القيادية؛

تقييم إمكانات موظفي الشركة؛

تحسين برامج وأساليب الحوافز المعنوية والمادية للعاملين والسياسات في مجال التنمية الاجتماعية.

بالتعاون مع المنظمة النقابية الأولية للشركة ومجلس المتخصصين الشباب في ISS JSC: تنظيم وإقامة فعاليات الشركات، ودعم أنشطة مجموعات الهواة في الجمعية، والتفاعل مع المؤسسات الثقافية في المدينة والمنطقة؛

إعداد المستندات لموظفي الشركة للذهاب في رحلات عمل إلى الخارج ومعالجة المستندات للمواطنين الأجانب الذين يزورون الشركة المساهمة "ISS"؛

المشاركة في تنفيذ سياسة الجودة بالشركة.

الوحدة الهيكلية لقسم الموارد البشرية – مكتب التصميم التنظيمي:

تنفيذ أنشطة التصميم التنظيمي من أجل تحسين كفاءة الأنشطة في مجال إدارة شؤون الموظفين؛

مراقبة فعالية الهياكل التنظيمية الحالية والتوظيف. وضع مقترحات لتحسينها؛

تطوير وتحسين نظام التحفيز في الشركة.

تعيين ونقل وفصل المديرين والمتخصصين والعمال والموظفين، والحفاظ على الجداول الزمنية للمديرين؛

ملء نماذج الطلبات للأشخاص المعينين؛

استلام وتعبئة وتخزين وإصدار كتب العمل؛

إعداد أوراق القبول والتحويل والتجاوز، وإصدار الشهادات؛

نشر المعلومات في الملفات الشخصية، واستكمال الإضافات على الاستبيانات؛

تسجيل الإجازات وتسجيل استخدامها؛

تسجيل الاستحقاقات لمرة واحدة عند ولادة طفل؛

الاحتفاظ ببطاقات نموذج T-2؛

إعداد الترشيحات للجوائز والألقاب الفخرية وفقا لقانون العمل في الاتحاد الروسي؛

تسجيل وإلغاء تسجيل موظفي الشركة، والحجز، والتفاعل مع مكتب التسجيل والتجنيد العسكري بالمدينة؛

تسجيل وصيانة سجلات الموظفين العلميين؛

تنظيم شهادات المتخصصين والمديرين في الأقسام الهيكلية للشركة؛

تشكيل خطط لاحتياجات الموظفين.

صيانة قاعدة بيانات إلكترونية للموارد البشرية؛

المحاسبة ومراقبة مدى توفر اللوائح المتعلقة بالأقسام الهيكلية والوصف الوظيفي وتعليمات الإنتاج لموظفي الشركة؛

تحديث مخطط الهيكل الإداري للشركة.

يسترشد مكتب التصميم التنظيمي في أنشطته بقانون العمل في الاتحاد الروسي، والقوانين واللوائح التشريعية، واللوائح، والمواد المعيارية والمنهجية المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للمؤسسة، واللوائح المحلية التي تنظم أنشطة ISS JSC.

1.1 الإطار التنظيمي والقانوني لأنشطة خدمة الموظفين في الاتحاد الروسي

خدمة الموظفين في المؤسسة عبارة عن مجموعة من الوحدات الهيكلية المتخصصة في مجال إدارة المؤسسة، إلى جانب المسؤولين العاملين فيها (المديرين، المتخصصين، فناني الأداء) المكلفين بإدارة الموظفين في إطار سياسة شؤون الموظفين المختارة.

الغرض الرئيسي من خدمة شؤون الموظفين ليس فقط الاسترشاد في تنفيذ سياسة شؤون الموظفين بمصالح المؤسسة، ولكن أيضًا العمل مع مراعاة تشريعات العمل وتنفيذ البرامج الاجتماعية المعتمدة على المستويين الفيدرالي والإقليمي.

ترتبط وظائف وهيكل ومهام خدمة الموظفين ارتباطًا وثيقًا بطبيعة التنمية الاقتصادية وفهم إدارة المؤسسة (المنظمة) لدور الموظفين في تحقيق الأهداف والغايات التي تواجه الإنتاج (المنظمة).

في سياق توجه الاقتصاد نحو استخدام أساليب واسعة النطاق، كانت خدمة الموظفين ممثلة في أغلب الأحيان من خلال قسم صغير للموظفين، وقسم تدريب الموظفين (التدريب الفني)، وخدمة المستهلك.

تم تقليص وظائف إدارة شؤون الموظفين في الشركات المحلية بشكل أساسي لتوظيف وطرد العمال وحفظ السجلات. وقد أدى ذلك إلى تحويل إدارة الموارد البشرية إلى وحدة هيكلية ثانوية، لا تنفذ في الواقع سوى تعليمات إدارة المؤسسة وأوامر رؤساء الأقسام الهيكلية فيما يتعلق باستقدام العمالة من الخارج.

في الوقت نفسه، كانت الأقسام الأخرى لإدارة المصنع مشغولة بأنواع مختلفة من عمل الموظفين: قسم العمل والأجور (حساب عدد الموظفين، والتنظيم، والتقنين والأجور)، وقسم التخطيط (تخطيط عدد الموظفين، وتخطيط تكلفة العمالة)، والحزب اللجنة (احتياطي للترقية، اختيار موظفي الإدارة، العمل التعليمي ضمن فريق)، التنظيم النقابي (تنظيم الحياة اليومية، الترفيه، التسلية الثقافية)، قسم السلامة، خدمة التكنولوجيا الرئيسية (تشكيل تقسيم تشغيلي للعمل يحدد تدريب العمال وتنسيبهم، ومحتوى العمل)، وقسم التدريب الفني (تدريب الموظفين)، وما إلى ذلك.

من أجل حسن سير عمل المنظمة، تعد مراقبة الوثائق ضرورية، بغض النظر عن الشكل القانوني وشكل الملكية.

يحتفظ متخصصو خدمات الموارد البشرية بوثائق الموظفين المرتبطة مباشرة بأنشطة المؤسسة ويتحملون المسؤولية الشخصية عن صيانة الوثائق وسلامتها وتنفيذها الأولي.

يتم تنفيذ المستندات وفقًا لإجراء ينص على الإعداد الصحيح وتسليمها إلى المنفذين وتنفيذها، فضلاً عن تنظيم العمل المكتبي الذي ينظمه عدد من القوانين التشريعية واللوائح المعمول بها في جميع أنحاء الاتحاد الروسي .

الأساسية هي:

تعلن المادة 37 من دستور الاتحاد الروسي الحق في العمل الحر واختيار النشاط؛ الحق في ظروف عمل تلبي المتطلبات الصحية والنظافة؛ الحق في حل النزاعات العمالية بالوسائل القانونية، بما في ذلك الحق في الإضراب؛

قانون العمل في الاتحاد الروسي، الذي ينظم تنظيم علاقات العمل بين المؤسسة والموظف. يتم إنشاء إجراء موحد لتوثيق علاقات العمل في المؤسسة على أساس مواد قانون العمل، والتي تسرد الإجراءات التشريعية وغيرها من القوانين التنظيمية والقانونية التي تنظم علاقات العمل (المادة 5).

وتشمل هذه:

تشريعات العمل (بما في ذلك التشريعات المتعلقة بحماية العمل)، وقانون العمل، والقوانين الفيدرالية الأخرى وقوانين الكيانات المكونة للاتحاد الروسي التي تحتوي على معايير قانون العمل؛

الأفعال القانونية التنظيمية الأخرى التي تحتوي على قواعد قانون العمل؛

مراسيم رئيس الاتحاد الروسي؛

مراسيم حكومة الاتحاد الروسي والإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات التنفيذية الاتحادية؛

الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات التنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي؛

الأفعال القانونية التنظيمية للهيئات الحكومية المحلية والميثاق الداخلي المنظم للمنظمة.

تم تخصيص قسم منفصل من قانون العمل (10) لأساسيات حماية العمل في الاتحاد الروسي في المنظمات.

القانون الاتحادي رقم 152-FZ المؤرخ 27 يوليو 2006 "بشأن البيانات الشخصية" مخصص بالكامل للبيانات الشخصية وحمايتها. والغرض من القانون هو "ضمان حماية حقوق وحريات الإنسان والمواطن عند معالجة بياناته الشخصية، بما في ذلك حماية الحق في الخصوصية والأسرار الشخصية والعائلية". يجب أن يسترشد موظف الموارد البشرية بأحكام المادة 1 من القانون، التي تنظم العلاقات المتعلقة بمعالجة البيانات الشخصية، مع استخدام أدوات الأتمتة وبدونها - أي أن أحكام القانون تنطبق أيضًا على التقنيات التقليدية العمل مع المستندات التي تحتوي على بيانات شخصية.

تؤكد المادة 7 من القانون على سرية البيانات الشخصية، وعلى أساسها تقوم خدمة موظفي المنظمة بتطوير لوائحها بشأن التعامل مع البيانات الشخصية.

ينظم القانون الاتحادي رقم 149-FZ المؤرخ 27 يوليو 2006 "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات" العلاقات الناشئة في ممارسة الحق في البحث عن المعلومات وتلقيها ونقلها وإنتاجها وتوزيعها، أي الحق في البحث عن المعلومات وتلقيها ونقلها وإنتاجها وتوزيعها. المعلومات (الرسائل والبيانات) بغض النظر عن شكل عرضها، واستخدام تكنولوجيا المعلومات، وضمان حماية المعلومات.

وفقًا للمبادئ المعلنة للتنظيم القانوني للعلاقات في مجال المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات: حرية البحث عن المعلومات وتلقيها ونقلها وإنتاجها ونشرها بطريقة قانونية؛ الموثوقية وحسن التوقيت والانفتاح؛ المساواة بين اللغات في خلق المعلومات؛ ضمان الأمن والخصوصية، وعدم جواز جمع وتخزين واستخدام ونشر المعلومات المتعلقة بالحياة الخاصة لأي شخص دون موافقته.

تشمل القوانين التشريعية التي تنظم عملية التوثيق القانون الاتحادي رقم 53-FZ المؤرخ 1 يونيو 2005 "بشأن لغة الدولة في الاتحاد الروسي". ويحدد استخدام لغة الدولة في إعداد وتنفيذ الوثائق الرسمية. وفقًا للمادة 68 من دستور الاتحاد الروسي: "لغة الدولة للاتحاد الروسي في كامل أراضيه هي اللغة الروسية".

يتم أيضًا تضمين تخزين واستخدام المستندات في الأنشطة الحالية للمؤسسة وفحص القيمة وتقديم المستندات لتخزين الأرشيف في مفهوم إدارة سجلات الموظفين.

ينظم القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ "بشأن شؤون المحفوظات في الاتحاد الروسي" العلاقات الناشئة عند تنظيم تخزين واقتناء وتسجيل واستخدام وثائق صندوق الأرشيف في الاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى، بغض النظر عن شكل ملكيتها، وكذلك العلاقات في مجال إدارة المحفوظات في الاتحاد الروسي لصالح المواطنين والمجتمع والدولة.

بالنسبة لخدمات الموظفين في المنظمات التجارية التي لا تنقل المستندات إلى مخزن الدولة، ولكنها تخزنها بنفسها، تنظم القواعد تنظيم قواعد الحفاظ على أرشيفها.

ومن المهم تسليط الضوء على أهمية القوانين التالية لأنشطة المنظمات التجارية:

يحدد القانون الاتحادي "بشأن الشركات المساهمة" إجراءات إنشاء الشركات المساهمة ووضعها القانوني، وحقوق والتزامات المساهمين فيها، ويضمن أيضًا حماية حقوق ومصالح المساهمين.

ينظم القانون الاتحادي "بشأن الأسرار التجارية" العلاقات المتعلقة بتصنيف المعلومات باعتبارها سرًا تجاريًا، ونقل هذه المعلومات، وحماية سريتها ومنع المنافسة غير العادلة. ويطبق القانون على المعلومات التي تشكل سراً تجارياً، بغض النظر عن نوع الوسائط التي يتم تسجيلها عليها.

يتم تسجيل ومحاسبة الموظفين وفقًا للنماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية التي تمت الموافقة عليها بموجب القرار رقم 1 المؤرخ 5 يناير 2004 "بشأن الموافقة على النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية لتسجيل العمالة ودفعها". يجب استخدام نماذج الوثائق المحاسبية الأولية المقدمة فيها من قبل جميع الكيانات القانونية العاملة على أراضي الاتحاد الروسي. وتقدم الوثيقة أيضا توصيات لاستكمال النماذج المقترحة.

ينص القانون الاتحادي رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011 "بشأن المحاسبة" على أنه يحق للشركة تطوير أي مستند بشكل مستقل، بغض النظر عما إذا كان شكله موجودًا في ألبومات النماذج الموحدة أم لا. الشيء الرئيسي هو أن النموذج يحتوي على التفاصيل المطلوبة، بما في ذلك: اسم الوثيقة وتاريخ إعدادها؛ اسم المنظمة نوع الوثيقة؛ وصف عمل الموظفين وقيمة قياسه عينيًا و (أو) نقديًا، وأسماء مناصب الأشخاص المسؤولين وتوقيعاتهم مع شرح اللقب والأحرف الأولى (البند 2 من المادة 9 من القانون رقم 10). 402-FZ).

لا يحظر القانون الجديد استخدام نماذج "T" الموحدة - ويمكن الاستمرار في استخدامها.

لا يزال هناك نموذجان فقط لتسجيل ساعات العمل وتسويات الأجور مع الموظفين إلزاميين في عام 2013: كشوف المرتبات (النموذج رقم T-49) وكشوف المرتبات (النموذج رقم T-53). تم ذكر هذه النماذج في اللائحة الحالية رقم 373-P، لذلك لا يمكنك استخدام المستند الخاص بك بدلاً من ذلك.

مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "بشأن كتب العمل" ومرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء كتب العمل" "وضع القواعد الأساسية للعمل مع كتب العمل لموظفي خدمات شؤون الموظفين.

متطلبات إعداد الوثائق التنظيمية والإدارية منصوص عليها في GOST R 6.30-2003. يشمل نطاق هذا المعيار الوثائق التنظيمية والإدارية مثل: المراسيم والأوامر والقرارات والبروتوكولات والأفعال والرسائل وغيرها من الوثائق المدرجة في OKUD (الفئة 020000). يعمل موظفو الموارد البشرية مع كل هذه المستندات.

تستخدم أنشطة خدمة الموارد البشرية أيضًا: المصنف لعموم روسيا لمهن العمال ومناصب الموظفين ودرجات التعريفات (OKPDTR) والدليل المؤهل للتعريفة الموحدة للعمل ومهن العمال (ETKS) ودليل مؤهلات مناصب المديرين، المتخصصين والموظفين الآخرين (KSD). تم تصميم المصنفات لحل المشكلات المتعلقة بتقدير عدد العمال والموظفين، وتسجيل تكوين وتوزيع الموظفين حسب فئات الموظفين، ومستوى المهارة، وكذلك بمثابة الأساس لتطوير الأوصاف الوظيفية.

تصف الوثائق المعيارية التشريعية والقانونية الجوانب المختلفة للتوثيق، وتنظم أنواع الوثائق ومتطلبات تنفيذها، وتحدد المفاهيم والشروط والإجراءات الخاصة بتخزينها ومعالجتها وتدميرها.

يتم إكمال الأعمال الورقية بشكل صارم وفقًا لمجموعة من القوانين التشريعية، وخاصة إدارة علاقات العمل في المنظمة.

1.2 الهيكل التنظيمي والوثائق التنظيمية الإدارية لشركة JSC "ISS" التي تحمل اسمها. م.ف. ريشتنيوفا

تنقسم الوثائق المتعلقة بإدارة سجلات الموظفين والتي أعدتها خدمة شؤون الموظفين في المؤسسة (المنظمة) إلى:

الوثائق التنظيمية المتعلقة بالموظفين (الموظفين)؛

وثائق الإدارة المتعلقة بالموظفين (الموظفين أو الموظفين)؛

سجلات الموارد البشرية (الموظفين)؛

معلومات ووثائق مرجعية عن الموظفين (الموظفين).

من أجل التنظيم الصحيح للعمل مع الموظفين في أي مؤسسة أو منظمة، يجب أن يتم إعدادها في البداية والموافقة عليها بالطريقة المنصوص عليها الوثائق التنظيميةمن قبل الموظفين.

تشمل الوثائق التنظيمية الرئيسية لشركة JSC "ISS" ما يلي:

جدول التوظيف

اللائحة التنفيذية للأجور والمكافآت للموظفين؛

اللوائح المتعلقة بالبيانات الشخصية للموظفين؛

الأوصاف الوظيفية للموظفين؛

تعليمات سلامة العمل.

الميثاق- إحدى الوثائق التأسيسية الرئيسية لكيان قانوني (منظمة)، تحدد الوضع القانوني للشركة واسمها وموقعها وإجراءات إدارة أنشطة الشركة وموضوع أنشطتها وأهدافها، بالإضافة إلى المعلومات الأساسية الأخرى المقدمة بموجب القانون للكيانات القانونية من النوع المقابل.

يحتوي ميثاق ISS JSC على الأقسام التالية:

الأحكام العامة؛

اسم وموقع الشركة؛

الوضع القانوني للشركة. حقوق والتزامات الشركة؛

أهداف وموضوع أنشطة الشركة؛

مسؤولية الشركة؛

الفروع والمكاتب التمثيلية للشركة. الشركات التابعة والشركات التابعة؛

رأس المال المصرح به؛

أسهم الشركة. حقوق المساهمين

السندات والأوراق المالية الأخرى ذات درجة الإصدار الخاصة بالشركة؛

نقل ملكية الأسهم إلى المساهمين؛

أرباح الشركة. أموال وصافي أصول الشركة؛

سجل المساهمين في الشركة؛

الهيئات الإدارية والرقابية للشركة. المجلس العلمي والتقني؛

الاجتماع العام للمساهمين؛

مجلس إدارة الشركة؛ الهيئة التنفيذية للشركة؛

مسؤولية أعضاء مجلس الإدارة والمدير العام للشركة؛

المحاسبة وإعداد التقارير للشركة. وثائق الجمعية؛

السيطرة على الأنشطة المالية والاقتصادية للشركة؛

إعادة تنظيم وتصفية الشركة.

تمت الموافقة على النسخة الجديدة من الميثاق بأمر من الوكالة الفيدرالية لإدارة ممتلكات الدولة في 18 أبريل 2013.

لوائح العمل الداخلية- قانون تنظيمي محلي تم تطويره ونفاذه وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي والقوانين واللوائح الفيدرالية الأخرى في الاتحاد الروسي، وينظم إجراءات تعيين وفصل الموظفين والحقوق والواجبات والمسؤوليات الأساسية للأطراف لعقد العمل وساعات العمل وفترات الراحة المطبقة على الموظفين تدابير الحوافز والعقوبات التأديبية لانتهاك انضباط العمل، فضلا عن قضايا أخرى لتنظيم علاقات العمل.

تحتوي لوائح العمل الداخلية لشركة ISS JSC على الأقسام التالية:

الأحكام العامة؛

إجراءات تعيين وفصل الموظفين؛

الحقوق والالتزامات الأساسية للموظفين وأصحاب العمل؛

وقت العمل ووقت الراحة؛

الانضباط العمالي

مكافأة الموظفين على النجاح في العمل؛

الطرد من العمل.

يلتزم كل عامل بأداء العمل المكلف به وفقا لأنظمة العمل الداخلية.

جدول التوظيف- وثيقة معتمدة من رئيس المنظمة تحتوي على معلومات عن عدد الموظفين من الفئات المعنية (الوحدات الوظيفية) لكل وظيفة وأسماء الوظائف والرواتب والبدلات الرسمية.

يحتوي جدول التوظيف في ISS JSC على قائمة الوحدات الهيكلية والمسميات الوظيفية والمؤهلات وعدد وحدات الموظفين والرواتب والبدلات.

وفقا لميثاق الشركة، يحدد المدير العام الهيكل التنظيمي لشركة ISS JSC ويوافق على جدول التوظيف.

اللوائح "بشأن الأجور والمكافآت لموظفي JSC ISS"يشمل الأقسام التالية:

الأحكام العامة؛

شهادة الموظفين.

الرواتب الرسمية للموظفين؛

أنواع إضافية من المكافآت؛

دفع التعويضات؛

مدفوعات الحوافز. المكافآت؛

مسؤولية أرباب العمل.

بالإضافة إلى اللائحة الرئيسية "بشأن الأجور والمكافآت لموظفي JSC ISS"، لدى المنظمة أيضًا أحكام أخرى بشأن المكافآت:

اللائحة التنفيذية للمكافآت على النتائج الرئيسية للأنشطة الاقتصادية؛

لائحة المكافآت على النتائج الرئيسية للأنشطة المالية والاقتصادية؛

لائحة حوافز البحث عن عمل إضافي (مبادر)؛

اللوائح المتعلقة بالمكافآت مقابل أداء أعمال ذات أهمية خاصة؛

اللائحة التنفيذية بشأن دفع المكافآت مقابل تشجيع ابتكار واستخدام الاختراعات ومقترحات الابتكار.

اللوائح "بشأن البيانات الشخصية لموظفي JSC ISS"هو إجراء تنظيمي محلي داخلي للشركة، وهو إلزامي للامتثال من قبل صاحب العمل وجميع موظفي الشركة.

تحدد اللوائح إجراءات تلقي ومعالجة وتخزين واستخدام وحماية البيانات الشخصية لموظفي الشركة وفقًا للتشريعات الحالية للاتحاد الروسي.

تم تطوير اللوائح وفقًا لدستور الاتحاد الروسي، وقانون العمل في الاتحاد الروسي، والقانون الاتحادي "بشأن البيانات الشخصية" رقم 152-FZ بتاريخ 27 يوليو 2006، وأمر وكالة الفضاء الفيدرالية رقم 100 بتاريخ 27 يوليو 2006. VD-19 بتاريخ 13 فبراير 2007 وغيرها من القوانين التنظيمية الحالية للاتحاد الروسي.

تتضمن اللوائح "المتعلقة بالبيانات الشخصية لموظفي ISS JSC" الأقسام التالية:

الأحكام العامة؛

المصطلحات والتعاريف المستخدمة في الحكم؛

مفهوم وتكوين البيانات الشخصية؛

جمع ومعالجة وتخزين البيانات الشخصية للموظفين؛

الوصول إلى البيانات الشخصية للموظفين؛

حماية البيانات الشخصية للموظفين؛

حقوق والتزامات الموظف في مجال حماية البيانات الشخصية؛

موافقة الموظف على معالجة البيانات الشخصية؛

المسؤولية عن انتهاك القواعد التي تحكم معالجة وحماية البيانات الشخصية للموظفين.

يتم لفت انتباه جميع موظفي الشركة إلى اللوائح مقابل التوقيع عليها. إذا رفض الموظف أو تهرب من التعرف على اللوائح، يتم وضع الفعل المقابل مقابل التوقيع.

المسمى الوظيفي- قانون تنظيمي محلي ينظم أنشطة مسؤول معين (فئة المسؤولين (الموظفين) - موظفو الإدارة، والمتخصصون، وفناني الأداء، وما إلى ذلك) في الشركة ويحدد إجراءات التقديم من قبل هؤلاء الأشخاص (الموظفين) في هذه العملية تنفيذ أنشطتهم لأحكام القوانين التشريعية والتنظيمية ذات الصلة، وكذلك اللوائح المحلية للشركة.

الوصف الوظيفي يحتوي على:

الأحكام العامة؛

مسؤوليات العمل؛

مسؤولية.

عند التقدم للحصول على وظيفة، يتم تعريف كل موظف بالوصف الوظيفي مقابل توقيع رئيس القسم.

تعليمات حماية العماليحدد متطلبات السلامة للعاملين.

وفقًا للمادة 212 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يتم تعيين مسؤوليات ضمان الظروف الآمنة وحماية العمل في ISS JSC إلى صاحب العمل - المدير العام.

لدى JSC ISS تعليمات عامة بشأن حماية العمال، بالإضافة إلى تعليمات منفصلة للمهن وأنواع العمل.

الأقسام الرئيسية التي تتضمنها التعليمات العامة لحماية العمل هي:

القواعد العامة لحماية العمل عند السفر من وإلى العمل؛

القواعد العامة لحماية العمال عند التنقل على أراضي الشركة؛

القواعد العامة لحماية العمال عند التحرك داخل المباني الصناعية والإدارية؛

متطلبات حماية العمال عند الانتهاء من العمل؛

التحقيق في الحوادث الصناعية.

التحقيق في الأمراض المهنية (التسمم)؛

التعويض عن الضرر الذي يلحق بحياة الموظف وصحته؛

التحقيق في حوادث أخرى؛

خاتمة.

تتضمن تعليمات حماية العمل للمهن وأنواع العمل فقط بعض الأقسام المخصصة فقط لفئات محددة من العمال:

المتطلبات العامة لحماية العمال؛

متطلبات حماية العمال قبل بدء العمل؛

متطلبات حماية العمل عند أداء العمل؛

متطلبات السلامة المهنية في حالات الطوارئ.

متطلبات حماية العمال عند الانتهاء من العمل.

في حالة انتهاك متطلبات اللوائح التشريعية وغيرها من اللوائح المتعلقة بحماية العمل، قد يخضع موظفو الشركة للمسؤولية التأديبية، وفي الحالات المناسبة، المسؤولية المادية والمدنية والإدارية والجنائية بالطريقة التي يحددها تشريع الاتحاد الروسي.

ل الوثائق الإداريةللموظفين (الموظفين) تتضمن أوامر (تعليمات) من رئيس المؤسسة بشأن:

التعيين والنقل إلى وظيفة أخرى وفصل الموظفين؛

منح إجازة للموظف (الموظفين)؛

الحوافز والعقوبات؛

إجراء تغييرات على كتاب العمل (تغيير اللقب، تغيير المنصب، وما إلى ذلك).

طلب- هذا قرار إداري موثق ذو طبيعة تنظيمية، صادر عن مدير الشركة من أجل تنظيم تصرفات مرؤوسيه، كقاعدة عامة، في قضيتين أو أكثر من الأنشطة الرئيسية (اليومية).

يستخدم قسم الموارد البشرية في ISS JSC نماذج الأوامر التالية:

1) عن التوظيف:

- رقم T-1 "أمر (تعليمات) بشأن تعيين موظف" ؛

- رقم T-1a "أمر (تعليمات) بشأن توظيف العمال."

2) أوامر النقل:

- رقم T-5 "أمر (تعليمات) بشأن نقل موظف إلى وظيفة أخرى" ؛

- رقم T-5a "أمر (تعليمات) بشأن نقل الموظف إلى وظيفة أخرى."

) أوامر الفصل:

- رقم T-8 "أمر (تعليمات) بشأن إنهاء (إنهاء) عقد العمل مع الموظف (الفصل)" ؛

- رقم T-8a "أمر (تعليمات) بشأن إنهاء (إنهاء) عقد العمل مع الموظف (الفصل)."

) أوامر للمكافأة:

- رقم T-11 "الأمر (التعليمات) بشأن حوافز الموظفين" ؛

- رقم T-11a "الأمر (التعليمات) بشأن حوافز الموظفين."

) أوامر منح الإجازة:

- رقم T-6 "الأمر (التعليمات) بشأن منح الإجازة للموظف" ؛

- رقم T-6a "الأمر (التعليمات) بشأن منح الإجازة للموظف".

يتم إعداد مشاريع الأوامر المتعلقة بقضايا الموظفين في ISS JSC من قبل إدارة الموارد البشرية على أساس التقديمات ذات الصلة، التي أقرها رئيس قسم الموارد البشرية (رئيس قسم الموارد البشرية).

المدير العام لشركة ISS JSC يوقع الأوامر:

بشأن تعيين جميع فئات المديرين؛

عند النقل إلى وظيفة أخرى والانتقال (من نائب رئيس وحدة هيكلية مستقلة فما فوق)؛

عند إنهاء عقود العمل للأسباب المنصوص عليها في المادة 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، مع المديرين (من نائب رئيس وحدة هيكلية مستقلة وما فوق)؛

بشأن توفير (إلغاء، تمديد، نقل) الإجازة السنوية مدفوعة الأجر، والإجازة غير مدفوعة الأجر للمديرين التابعين مباشرة لمجلس الدوما، وما إلى ذلك.

نائب المدير العام لإدارة شؤون الموظفين بشركة ISS JSC يوقع الأوامر:

بشأن توظيف العمال والمتخصصين، وكذلك الطلاب والطلاب لفترة الخضوع لجميع أنواع التدريب والشهادات؛

عند النقل (الانتقال) إلى وظيفة أخرى، بما في ذلك النقل المؤقت (الانتقال) للمديرين والمتخصصين والعاملين، وكذلك الطلاب خلال فترة جميع أنواع التدريب والشهادات؛

عند النقل إلى وظيفة أخرى بموجب تقرير طبي.

بشأن إنهاء عقود العمل للأسباب المنصوص عليها في المادة 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي مع العمال والمتخصصين والمديرين، وكذلك مع الطلاب في نهاية فترة استكمال جميع أنواع التدريب الداخلي والشهادات، وما إلى ذلك .

قبل البدء بالاعتماد، يجب تقديم مسودات الأوامر إلى مكتب الشركة للتحقق من مطابقتها لمتطلبات تعليمات إدارة المكتب. بعد إجراء الفحص المذكور أعلاه، يقوم المتخصصون من مكتب الشركة بوضع علامة أو وضع ختم مماثل على مسودة الأمر.

1.3 خدمة الموظفين في JSC ISS

العمل المكتبي هو فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية.

يغطي العمل المكتبي نطاق العمل الكامل لإنشاء وتنفيذ المستندات وتنفيذها والتحكم في المواعيد النهائية وتسجيل المستندات وتكوين الحالات من المستندات المنفذة وتخزين واستخدام الحالات الحالية وإعدادها لتقديمها الأرشيف.

حاليًا، غالبًا ما يبدو مصطلح "العمل المكتبي" مثل "دعم التوثيق للإدارة" (DOU)، الذي تقوم به خدمة خاصة تعمل كوحدة هيكلية مستقلة. يمكن أن يكون هذا: إدارة الأعمال، الإدارة العامة، المكتب أو السكرتارية.

يعد دعم التوثيق للأنشطة الإدارية للمنظمة من أهم وظائف الإدارة الخدمية، حيث يحدد تنظيمها العقلاني سرعة وجودة القرارات الإدارية، وكفاءة المنظمة ككل، ويعتمد على قرارات الإدارة ومرحلة ما قبل المدرسة خدمة المؤسسة التعليمية نفسها. إن تنظيم الشكل المختار للعمل مع المستندات منصوص عليه في تعليمات العمل المكتبي.

يجب توثيق عمل قسم الموارد البشرية. يتم تنظيم إعداد المستندات وتنفيذها والعمل بها وتخزينها من خلال القوانين التشريعية والتنظيمية، والتي يعد تنفيذها إلزاميًا لأي خدمة شؤون الموظفين، بغض النظر عن حجمها. بالإضافة إلى ذلك، تقوم كل مؤسسة بتطوير اللوائح المحلية التي تنظم عمل خدمة الموظفين في هذه المنظمة. في كل عام، تقوم خدمة شؤون الموظفين بإعداد قائمة بالحالات، والتي يتم التعرف على تشكيلها أيضًا على أنه إلزامي لموظفي خدمة شؤون الموظفين.

الإطار التنظيمي والمنهجي عبارة عن مجموعة من القوانين واللوائح والوثائق المنهجية التي تنظم تكنولوجيا إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمنظمة، وكذلك أنشطة خدمة إدارة المكاتب: هيكلها، الوظائف والتوظيف والدعم الفني وبعض الجوانب الأخرى.

يتكون الأساس التنظيمي والمنهجي للعمل المكتبي من:

) القوانين التشريعية للاتحاد الروسي في مجال المعلومات والتوثيق؛

) مراسيم وأوامر رئيس الاتحاد الروسي، وقرارات حكومة الاتحاد الروسي؛

) الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات التنفيذية الفيدرالية التي تنظم القضايا القانونية لدعم التوثيق للأنشطة الإدارية ؛

) معايير الدولة للوثائق؛

) مصنفات عموم روسيا للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية؛

) أنظمة التوثيق الموحدة؛

) اللوائح، وكذلك الوثائق المنهجية بشأن العمل المكتبي، التي تنشرها إدارة المنظمات والمؤسسات.

تتضمن القاعدة التنظيمية والمنهجية للعمل المكتبي أيضًا القوانين التشريعية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي والقوانين القانونية التي اعتمدتها السلطات التنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي. يجب أن تؤخذ هذه الأفعال في الاعتبار عند تنظيم العمل المكتبي، في المقام الأول من قبل الهيئات التمثيلية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي، وكذلك المنظمات والمؤسسات العاملة على أراضيها.

بادئ ذي بدء، يجب على الموظفين المسؤولين عن إدارة سجلات الموظفين معرفة قانون العمل في الاتحاد الروسي (المشار إليه فيما يلي باسم قانون العمل في الاتحاد الروسي). استنادا إلى مواد قانون العمل في الاتحاد الروسي، يتم إنشاء إجراء موحد لمعالجة وثائق الموارد البشرية في المؤسسة.

قانون العمل في الاتحاد الروسي الصادر في 30 ديسمبر 2001 رقم 197-FZ هو القانون التشريعي الرئيسي الذي يستند إلى مبادئ وقواعد القانون الدولي المقبولة عمومًا ودستور الاتحاد الروسي، فهو ينظم العلاقات في مجال العمل.

المحافظة إدارة سجلات الموظفين يسمح لك بحل العديد من المشكلات بشكل فعال في وقت واحد:

توثيق علاقات العمل، وإضفاء الطابع الرسمي على إجراءات شؤون الموظفين لدى صاحب عمل محدد؛

بناء نظام متماسك لإدارة شؤون الموظفين يلبي الأهداف الاستراتيجية للإدارة؛

تنظيم العلاقة بين الموظف وصاحب العمل. يتيح لك الاحتفاظ بوثائق الموظفين تحقيق "توازن" معين في العلاقة بين صاحب العمل والموظفين من خلال تنظيم حقوقهم والتزاماتهم بوضوح (على سبيل المثال، ينظم الوصف الوظيفي ما يجب أن يفعله كل موظف بالضبط، ونطاق حقوقه وواجباته ونطاقه). المسؤولية)؛

خلق الأساس التنظيمي والقانوني للنشاط العمالي سواء للموظفين أو صاحب العمل. من ناحية، تدعم وثائق الموظفين مصالح صاحب العمل، ومن ناحية أخرى، فإنها ترشده إلى منع تجاهل متطلبات تشريعات العمل. يعد وجود وثائق الموظفين المكتوبة جيدًا مفيدًا للطرفين في عقد العمل؛

حل النزاعات العمالية. يعتمد نجاح موقف صاحب العمل في حالات الصراع على جودة تنفيذ وثائق الموظفين، خاصة عندما تكون وثائق الموظفين بمثابة أحد الأدلة المكتوبة في إجراءات نزاعات العمل.

في عملية ظهور وإنشاء علاقات العمل في خدمة الموظفين، يتم إنشاء العديد من الوثائق تحت الاسم العام "وثائق الموظفين". يمكن تنظيم مجموعة هذه الوثائق بأكملها وفقًا لمعايير مختلفة.

على سبيل المثال، وفقًا للانتماء المستهدف، يتم التمييز بين مجموعتين كبيرتين من وثائق الموظفين:

مستندات تسجيل العاملين، والتي تشمل أوامر التعيين والنقل إلى وظيفة أخرى ومنح الإجازة والفصل والبطاقة الشخصية للموظف وغيرها. تم تضمين الجزء الرئيسي من المستندات المتعلقة بالموظفين في النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها، والتي تمت الموافقة عليها بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 "عند الموافقة على الموحدة" أشكال الوثائق المحاسبية الأولية لمحاسبة العمالة ودفعها."

تتكون المجموعة الثانية من الوثائق المتعلقة بتنفيذ وظائف إدارة شؤون الموظفين وتنظيم العمل (لوائح العمل الداخلية، واللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية، والوصف الوظيفي، والهيكل ومستويات التوظيف، وجدول التوظيف). في "المصنف الروسي لوثائق الإدارة" OK 011-93، الذي تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299 (المشار إليه فيما يلي باسم OKUD)، تسمى هذه الوثائق "وثائق بشأن التنظيم والتنظيم تنظيم أنشطة منظمة أو مؤسسة."

بالإضافة إلى ذلك، يطبق مطورو المصنف أعلاه أيضًا مبدأ آخر لتنظيم وثائق الموظفين، أي أنه بناءً على إجراءات الموظفين الرئيسية، فإنهم يميزون بين الأنواع التالية من وثائق الموظفين:

. وثائق التوظيف: طلب وظيفة؛ عقد التعيين في المنصب؛ ترتيب القبول للعمل؛ محضر الاجتماع العام للعمال الجماعي بشأن التوظيف.

. وثائق النقل إلى وظيفة أخرى: طلب النقل إلى وظيفة أخرى؛ فكرة النقل إلى وظيفة أخرى؛ أجل النقل إلى وظيفة أخرى.

. وثائق الفصل من العمل: خطاب الأستقالة؛ أمر الفصل؛ محضر الاجتماع العام للجماعة العمالية بشأن الفصل.

. وثائق تسجيل الإجازة: جدول الإجازة؛ طلب الإجازة؛ ترك الطلب.

. وثائق تسجيل الحوافز:فكرة التشجيع؛ أمر الترقية؛ محضر الاجتماع العام للجماعة العمالية بشأن الترقية.

. وثائق لرفع العقوبات التأديبية: تقرير عن انتهاك انضباط العمل؛ مذكرة توضيحية حول انتهاك انضباط العمل؛ أمر بفرض عقوبة تأديبية؛ محضر الاجتماع العام للجماعة العمالية بشأن فرض العقوبات التأديبية.

بناءً على مهام الإدارة الرئيسية، يمكن أيضًا تقديم مجموعة من وثائق الموظفين كنظام يتضمن المجموعات (الأنظمة الفرعية) التالية من المستندات، المرتبطة بأصل مشترك وتختلف في الغرض الوظيفي:

التوثيق التنظيمي والقانوني:

لوائح العمل الداخلية؛

جدول التوظيف

اللوائح المتعلقة بالوحدة الهيكلية؛

جدول الإجازة؛

وصف الوظيفة.

التوثيق الشخصي:

تاريخ التوظيف؛

الأعمال الخاصة؛

البطاقة الشخصية للموظف.

الوثائق التعاقدية:

الاتفاقية الجماعية (الاتفاق) ؛

عقد التوظيف.

الوثائق الإدارية (أوامر للموظفين).

النماذج المحاسبية (الكتب والمجلات وغيرها) لوثائق الموظفين؛

وثائق لتسجيل ساعات العمل والتسويات مع الموظفين.

المعلومات والوثائق المرجعية.

تكوين وثائق خدمة الموارد البشرية في الواقع أوسع بكثير، ويشمل المراسلات مع منظمات الطرف الثالث الأخرى، والمنظمات التنظيمية، وإعداد التقارير، ووثائق التخطيط، فضلا عن كمية كبيرة من الوثائق التنظيمية والمرجعية.

تنظم الوثائق التنظيمية والمعيارية الممارسة الموحدة لتطبيق القانون وهي الأساس القانوني لأنشطة خدمة شؤون الموظفين.

في النظام الفرعي لإدارة شؤون الموظفين، وكذلك في نظام إدارة المنظمة بأكملها، تم تنفيذ وصيانة أنظمة التوثيق الموحدة التالية:

المخطط (المهام المخططة بشأن قضايا الموظفين، وتطبيقات المتخصصين الشباب، وأوامر العمل، والحسابات المخططة للأرقام، والأجور، وما إلى ذلك)؛

المحاسبة الأولية (محاسبة العمالة والأجور)؛

التقارير والإحصائية (حسب العدد ورصيد ساعات العمل وما إلى ذلك)؛

الضمان الاجتماعي (المعاشات التقاعدية، البدلات، المزايا، وما إلى ذلك)؛

التنظيمية والإدارية (الأعمال والرسائل والمذكرات وغيرها).

تقوم كل وحدة من وحدات خدمة إدارة شؤون الموظفين بتطوير وتنفيذ وتنفيذ الوثائق التي تتوافق مع غرضها الوظيفي. وبالتالي، يجب على إدارة الموارد البشرية الاحتفاظ بوثائق الموظفين التالية:

الملفات الشخصية لموظفي المنظمة، بما في ذلك الأوراق الشخصية والاستبيانات والسير الذاتية ونسخ الوثائق التعليمية والتوصيات وما إلى ذلك؛

البطاقات الشخصية؛

سجلات العمل، ملفات التقاعد، عقود العمل، الخ.

يتم تنظيم إجراءات العمل مع هذه الوثائق، كقاعدة عامة، من خلال المواد المعيارية والمنهجية الصناعية والإدارية.

في أقسام إدارة شؤون الموظفين، يتم إعداد عدد من الوثائق وفقًا للتصنيف أعلاه: مشاريع أوامر بشأن قضايا الموظفين (بشأن التعيين والفصل، والنقل، والنقل، والمكافآت، وما إلى ذلك)، وخطة (تقرير) للتدريب والتدريب المتقدم الموظفين ، شهادات عن حالة الانضباط العمالي ، بيانات عن معدل دوران الموظفين ، جداول الإجازات ، مقترحات لتشكيل احتياطي الموظفين للترقية ، خطة لعدد الموظفين مع التوزيع حسب الأقسام والفئات ، جداول التوظيف ، جداول دوام الموظفين ، طلبات العدد المطلوب من المتخصصين والعمال، عقود العمل، جداول شهادات الموظفين، الإحالات لتوظيف المتخصصين والعمال، إلخ.

معظم الوثائق داخلية للمنظمة. يتم تنظيم إجراءات العمل معها من خلال القواعد واللوائح الداخلية. يتم إيلاء اهتمام خاص لمراقبة تنفيذ وثائق الموظفين، والتي يتم تنفيذها إما من قبل رئيس نظام إدارة شؤون الموظفين أو سكرتيره أو رؤساء أقسام شؤون الموظفين.

ل سجلات الموارد البشرية (الموظفين).يتصل:

بطاقة شخصية؛

دفتر إيصالات ومصروفات المحاسبة لنماذج دفتر العمل والإدراج فيه؛

دفتر محاسبة حركة دفاتر العمل والمدخلات فيها؛

جدول الإجازة؛

وثائق أخرى.

البطاقة الشخصية للموظف- يتم إصدار الوثيقة الرئيسية لنظام محاسبة الموظفين لجميع موظفي المؤسسة المعينين بموجب شروط عقد العمل، بغض النظر عما إذا كان مكان العمل هذا هو المكان الرئيسي أو أن الموظف تم تعيينه بدوام جزئي، سواء كان يتم تعيينهم للعمل الدائم أو المؤقت أو الموسمي. يتم إجراؤه في جميع المؤسسات، بغض النظر عن شكل ملكيتها، طوال فترة حياة الموظف المهنية في مؤسسة معينة ولا يتم إغلاقه إلا عند الفصل.

في JSC ISS، يقوم أحد موظفي قسم الموارد البشرية بملء البطاقة الشخصية للنموذج T-2. يتم تخزين بطاقات النموذج T-2 في غرفة مقفلة منفصلة في قسم الموارد البشرية.

يتم ملء البطاقات الشخصية من النموذج T-2 للموظفين المعينين على أساس أمر التوظيف. لهذا الغرض، يتم استخدام المعلومات من المستندات المقدمة من الموظف (وفقًا للمادة 65 من قانون العمل في الاتحاد الروسي): جواز السفر، دفتر العمل، شهادة التأمين لتأمين معاشات التقاعد الحكومي، وثائق التسجيل العسكري (للمسؤولين للخدمة العسكرية)، وثيقة التعليم، بالإضافة إلى المعلومات الإضافية التي يقدمها الموظف عن نفسه.

بالإضافة إلى ذلك، هناك معلومات مطلوبة لا يمكن استخلاصها من المستندات. رقم هاتف جهة الاتصال، تكوين الأسرة، تواريخ ميلاد الأقارب، مستوى إتقان اللغة الأجنبية - يجب على الموظف تقديم هذه المعلومات عن نفسه. لذلك يجب تواجد الموظف عند إصدار البطاقة الشخصية (وعدم تعبئتها بنفسه). البطاقة الشخصية T-2 هي وثيقة مساءلة صارمة، وموظف خدمة الموظفين مسؤول عن تنفيذها الصحيح.

يتم إصدار نموذج البطاقة الشخصية للموظف T-2 بمبلغ نسخة واحدة. يتم تخزين هذه الوثيقة لمدة 75 عامًا، بشكل منفصل عن الملفات الشخصية.

دفتر إيصالات ومصروفات المحاسبة لنماذج دفتر العمل والمدخلات فيهيتم إجراء المحاسبة في JSC ISS. يقوم بتسجيل كافة عمليات استلام وصرف نماذج دفتر العمل والإدخال فيها.

كتاب المحاسبة لحركة دفاتر العمل والمدخلات فيهافي ISS JSC يرأسها موظف في قسم الموارد البشرية. يسجل هذا الكتاب جميع دفاتر العمل للموظفين الذين يعملون في الشركة. يتم دفع تكلفة نموذج كتاب العمل وإدخاله من قبل الموظف.

يتم إصدار نماذج سجل العمل للأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على سجلات العمل فقط عند الطلب. تقع مسؤولية صيانة وتخزين وتسجيل وإصدار دفاتر العمل وإدخالاتها على عاتق شخص مفوض خصيصًا يتم تعيينه بأمر من صاحب العمل. في نهاية كل شهر يجب على الشخص المسؤول عن مسك دفاتر العمل (موظف الموارد البشرية) تقديم تقرير إلى قسم المحاسبة عن توفر النماذج والمبالغ المستلمة لدفاتر العمل. وفي هذه الحالة يجب على الشخص المسؤول إرفاق أمر استلام من مكتب النقد الخاص بالمؤسسة.

نماذج دفتر القبض والصرف لتسجيل نماذج دفتر العمل والمدخل فيه وكذلك دفتر تسجيل حركة دفاتر العمل والمدخلات مذكورة على التوالي في الملحق رقم 2 والملحق رقم 3 بقرار وزارة العمل الروسية بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69.

جميع صفحات الكتاب مقسمة إلى الأعمدة اللازمة، مرقمة، استمارة التسجيل مخيطة (مزخرفة)، مصدقة بالتوقيع (رئيس قسم شؤون الموظفين، نائب رئيس المؤسسة لشؤون الموظفين، رئيس المؤسسة ) ومختومة. لا يتم التصديق على الدفتر المحاسبي لحركة سجلات العمل إلا بتوقيع رئيس المؤسسة.

جدول الإجازة- وثيقة تحدد ترتيب منح الإجازات للموظفين.

في ISS JSC، يتم توفير الإجازات وفقًا لجداول الإجازات الخاصة بالأقسام الهيكلية المستقلة للشركة. تتم الموافقة على جدول الإجازات سنويًا من قبل صاحب العمل، مع مراعاة رأي الهيئة النقابية المنتخبة للشركة في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بداية السنة التقويمية. يعكس معلومات حول وقت توزيع الإجازات المدفوعة للموظفين للسنة التقويمية.

جدول الإجازة إلزامي لكل من صاحب العمل والموظف (الجزء 2 من المادة 123 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

لتعكس المعلومات المتعلقة بتوزيع الإجازة السنوية مدفوعة الأجر لموظفي جميع الأقسام الهيكلية، يتم استخدام النموذج الموحد رقم T-7 (تمت الموافقة عليه بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1).

يتم تجميع جدول الإجازات في الأقسام الهيكلية المستقلة للشركة باستخدام برنامج ACS لـ FES.

وفقًا للائحة "في إجازات موظفي JSC ISS" ، بحلول 15 نوفمبر من كل عام ، يتم نقل جداول الإجازات الجاهزة بواسطة الأقسام الهيكلية المستقلة إلى قسم شؤون الموظفين في نسختين. يتم الاتفاق على جدول الإجازات من قبل رئيس قسم الموارد البشرية في موعد أقصاه 14 ديسمبر من كل عام، ويتم تخزين النسخة الأولى من الوثيقة في قسم الموارد البشرية. يتم إرجاع النسخة الثانية من جدول الإجازات المتفق عليه إلى الوحدة الهيكلية المستقلة.

إذا تم التخطيط لتاريخ تقويمي محدد للإجازة في جدول الإجازة، في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بدء الإجازة، فإن صاحب العمل ملزم بإخطار الموظف بهذا مقابل التوقيع (الجزء 3 من المادة 123 من قانون العمل) الاتحاد الروسي). إذا لم يشير جدول الإجازة إلى تاريخ محدد لبدء الإجازة، ففي موعد لا يتجاوز خمسة عشر يومًا قبل بدايتها، يحق للموظف أن يكتب طلبًا للحصول على إجازة في الشهر الذي يحدده جدول الإجازة موجهًا إلى الرئيس المباشر للإجازة الوحدة الهيكلية المستقلة مع الإشارة إلى التاريخ المحدد لبدء الإجازة.

في حالة تغيير (نقل) فترة الإجازة السنوية مدفوعة الأجر (أجزائها الفردية) بمبادرة من الموظف أو بسبب احتياجات الإنتاج، وكذلك في حالة استدعاء الموظف من الإجازة السنوية مدفوعة الأجر، فإن هذه يجب إجراء تغييرات على جدول الإجازة المعتمد.

يتحمل رئيس الوحدة الهيكلية المستقلة المسؤولية التأديبية عن توقيت وصحة إعداد جدول الإجازات والامتثال له وكذلك إجراء التغييرات المناسبة عليه في الحالات.

ل المعلومات والوثائق المرجعية في عمل الموظفينيتصل:

يساعد؛

التقارير والمذكرات.

ملاحظات توضيحية، الخ.

تهدف هذه المستندات إما إلى نقل المعلومات من مرسل إليه إلى آخر، أو تسجيل أي معلومات. وبناء على قرار المدير، يمكن أن تكون هذه الوثائق بمثابة الأساس لاتخاذ القرارات الفردية أو إعداد الوثائق الإدارية.

يتم نشر المعلومات والوثائق المرجعية في JSC ISS حول القضايا المنصوص عليها في ميثاق المؤسسة واللوائح المتعلقة بأقسامها الهيكلية.

يمثل - وثيقة أعدها عدة أشخاص وتؤكد الحقائق أو الأحداث التي أثبتوها.

تختلف الأفعال في غرضها ومضمونها:

التسليم والقبول (العمل، الأصول المادية، المستندات)؛

المسوحات (حالة السلامة، السلامة من الحرائق، ظروف العمل، نتائج الأداء)؛

مخصصات التدمير (الأصول المادية، المستندات)؛

نقل (الوثائق)؛

انتهاكات القواعد المعمول بها.

التحقيق في الحوادث والحوادث وما إلى ذلك.

يتم صياغة القوانين بشكل جماعي (اثنين على الأقل من الصياغة). في كثير من الأحيان، يتم وضع الأفعال من قبل لجان تم إنشاؤها خصيصًا، ويتم الموافقة على تكوينها بموجب وثيقة إدارية لرئيس المنظمة. ويعتبر القانون معتمداً ويدخل حيز التنفيذ بعد توقيعه من قبل جميع أعضاء اللجنة أو جميع الأشخاص الذين شاركوا في إعداده.

يلتزم الشخص الذي لا يتفق مع مضمون القانون بالتوقيع عليه مع التحفظ على عدم موافقته. ويجب أن يكتب الرأي الخاص لعضو اللجنة في ورقة مستقلة ويرفق بالتقرير.

يقوم قسم الموارد البشرية بشركة ISS JSC بإعداد الأعمال على ورق الشركة الذي يحمل شعار الشركة، والذي يحتوي على التفاصيل المطلوبة:

ورشة العمل (القسم) المكونة للفعل؛

مكان التجميع

العنوان (المحتوى)؛

التوقيعات.

عادة، يترك قسم الموارد البشرية الإجراءات المتعلقة بالقضايا المتعلقة بالانضباط إلى ISS JSC، مثل:

العمل على رفض التعرف على الأمر؛

التصرف عند رفض التعرف على الأمر والحصول على نسخة من القانون؛

فعل رفض تقديم تفسير مكتوب للغياب عن العمل؛

إجراء تحقيق رسمي في فقدان وثيقة أمنية - تصريح رسمي (بطاقة بلاستيكية) للوصول إلى أراضي الشركة.

في شهاداتيتم وصف أو تأكيد الحقائق والأحداث المختلفة. عادة ما يكون هناك نوعان من الشهادات:

· التأكد من بعض الوقائع القانونية وإصدارها إلى الجهات المعنية.

المراجع يمكن أن تكون داخلية وخارجية. يتم توقيع الشهادة الداخلية من قبل المقاول، ويتم توقيع الشهادات المعدة بناءً على طلب المنظمات الخارجية من قبل رئيس المؤسسة.

وفقا للفن. 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، تلتزم الإدارة بإصدار شهادة عمل للموظف، بناءً على طلبه، في هذه المنظمة تشير إلى التخصص والمؤهلات والمنصب وساعات العمل والراتب.

غالبًا ما يصدر قسم الموارد البشرية في ISS JSC هذه الشهادات. يتم إصدار الشهادة على ورقة A4.

تفاصيل الشهادة الإلزامية:

اسم المنظمة (للداخلية - اسم الوحدة الهيكلية)؛

اسم نوع الوثيقة؛

التاريخ ورقم التسجيل؛

مكان التجميع (كمرجع خارجي)؛

وجهة؛

العنوان (المحتوى)؛

إمضاء؛

مذكرة- وثيقة موجهة إلى رئيس مؤسسة عليا أو رئيس دائرة أو منظمة وتطرح أي مسألة مع استنتاجات ومقترحات المنشئ.

مذكرة الخدمة- مذكرة حول أداء أي عمل يرسلها مسؤول إلى مسؤول آخر.

المذكرة هي نوع من المذكرة.

تتم طباعة التقارير والمذكرات الرسمية لشركة ISS JSC على نماذج ثابتة تحمل شعار الشركة وتفاصيل الشركة.

عند كتابة ملاحظة على صفحتين أو أكثر، يتم ترقيم الصفحة الثانية والصفحات اللاحقة في منتصف الهامش العلوي للورقة.

كقاعدة عامة، يجب أن يتعلق نص التقرير أو المذكرة بقضية واحدة أو عدة قضايا إذا كانت مترابطة وسيتم النظر فيها في وحدة هيكلية واحدة للمنظمة المتلقية.

رسالة تفسيرية - وثيقة تم إعدادها لشرح الأحكام الفردية للعمل المنجز (مشروع، تطوير، تقرير).

الحواشي التوضيحية نوعان:

تشرح ملاحظات النوع الأول محتوى الأحكام الفردية للوثيقة الرئيسية؛

في الملاحظات من النوع الثاني، يكتب موظفو المؤسسة عن أسباب أفعالهم أو يعلقون على أي أحداث.

يتم إعداد الملاحظات التوضيحية بشكل مشابه للمذكرات (فقط أنها لا تحتوي على استنتاجات ومقترحات) ويتم توقيعها من قبل المترجم، مع الإشارة إلى الموقف ونص التوقيع.

نظرًا لأن ISS JSC هي مؤسسة حساسة تستخدم نظامًا آليًا لتسجيل وقت العمل، فإن السبب الأكثر شيوعًا وراء قيام قسم الموارد البشرية في ISS JSC بكتابة تقرير هو ارتكاب جريمة تأديبية.

لا توجد قواعد محددة لكتابة مذكرة توضيحية، فيمكن للموظف كتابتها باليد أو كتابتها على الكمبيوتر بأي شكل من الأشكال. ويجب عليه أن يشير إلى الحقيقة التي كانت بمثابة سبب كتابة المذكرة والأسباب التي يمكن أن تفسر هذا الوضع.

يلعب قسم الموارد البشرية في ISS JSC دورًا مهمًا في المؤسسة، لأنه عليه إنشاء عدد كبير من الوثائق المختلفة الضرورية لتنظيم عمل الجمعية.

وبالتالي، يمكننا أن نستنتج أن جميع الوثائق التي تطورها وتستخدمها خدمة الموارد البشرية يجب أن تسمى الدعم التنظيمي والمنهجي لنظام إدارة شؤون الموظفين.

يخلق الدعم التنظيمي والمنهجي الظروف اللازمة لعملية فعالة لإعداد واعتماد وتنفيذ القرارات المتعلقة بقضايا إدارة شؤون الموظفين. وهو يتألف من تنظيم تطوير وتطبيق الوثائق المنهجية، فضلا عن الحفاظ على الإدارة المعيارية في نظام إدارة شؤون الموظفين.

تقع مسؤولية تزويد نظام إدارة شؤون الموظفين بالوثائق التنظيمية والمنهجية على عاتق الأقسام ذات الصلة بجهاز إدارة المنظمة (قسم التقييس، قسم التنظيم الإداري، القسم القانوني).

بناءً على المستندات القياسية، مع مراعاة خصائص المنظمة، يقوم موظفو إدارة شؤون الموظفين بتطوير المستندات للاستخدام الداخلي. وبالتالي، فإن الوثيقة التنظيمية والإدارية المهمة هي لوائح العمل الداخلية التي تنظم جدول العمل في المنظمة. وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، يلتزم العامل بأداء العمل الموكل إليه وفقًا للوائح العمل الداخلية.

الوثيقة التنظيمية الأكثر أهمية هي الاتفاقية الجماعية، التي تم تطويرها بالمشاركة المباشرة لإدارات إدارة شؤون الموظفين (إدارة الموارد البشرية، إدارة تنظيم العمل والرواتب، الإدارة القانونية).

اتفاق جماعي- هذه اتفاقية أبرمتها جماعة العمل مع الإدارة لتنظيم علاقاتهم في عملية الإنتاج والأنشطة الاقتصادية لمدة سنة إلى ثلاث سنوات.

يتم تحديد إجراءات وشروط إبرام اتفاقية جماعية بموجب قانون الاتحاد الروسي "بشأن الاتفاقيات والاتفاقيات الجماعية" بتاريخ 11 مارس 1992 رقم 2490-1 بصيغته المعدلة بالقانون الاتحادي المؤرخ 24 ديسمبر 1995 رقم 176- منطقة حرة. الجزء الثاني، طبعة قوانين موسكو وقوانين الاتحاد الروسي 2011-2014، قانون العمل في الاتحاد الروسي، الفصل 7 الفن. 49، الفن. 50 ش. 51.

تشمل الوثائق ذات الطبيعة التنظيمية والمنهجية والمنهجية تلك التي تنظم أداء وظائف إدارة شؤون الموظفين. وتشمل هذه: أحكام تشكيل احتياطي الموظفين في المنظمة؛ لوائح تنظيم تكيف الموظفين ؛ توصيات لتنظيم التوظيف واختيار الموظفين؛ الموقف من تنظيم العلاقات في الفريق ؛ لوائح الأجور؛ تعليمات للامتثال للوائح السلامة، وما إلى ذلك. يتم تطوير هذه الوثائق من قبل موظفي الأجزاء ذات الصلة من نظام إدارة شؤون الموظفين.

لتطوير هذه الوثائق وغيرها، وكذلك لأداء عدد من الوظائف في إدارة شؤون الموظفين، يتم استخدام وثيقة تنظيمية، مثل دليل مؤهلات مناصب المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين، المعتمد من قبل وزارة العمل الروسية الاتحاد في عام 1998 (بصيغته المعدلة في عام 2007). تهدف إلى تنظيم تنظيم عمل هذه الفئات من العمال، لضمان الاختيار الرشيد، والتنسيب واستخدام الموظفين، وتحديد أجور العمال اعتمادا على مستوى مؤهلاتهم. ويتضمن الدليل خصائص التأهيل للوظائف، ويحتوي كل منها على الأقسام التالية:

مسؤوليات العمل؛

يجب ان يعرف؛

متطلبات التأهيل.

لتوصيف وظائف العمل، وتعريفة العمل، وتعيين فئات التأهيل للعمال، ووضع برامج التدريب والتدريب المتقدم للعمال، يتم استخدام وثيقة تنظيمية مثل التعريفة الموحدة ودليل التأهيل للعمل ومهن العمال (UTKS). يتم تحديد الخصائص التعريفية والتأهيلية لمهن العمال حسب الفئة وتتكون من أقسام:

- "خصائص العمل" - قائمة مهارات العمل التي يجب أن يتمتع بها العامل حتى يحصل على الفئة المقابلة للعمل المنجز؛

- "يجب أن يكون قادرًا على" - الحد الأدنى من المعرفة والمهارات الخاصة المطلوبة للعمل في هذه الفئة؛

- "أمثلة على العمل" - قائمة بالأعمال الأكثر شيوعًا لمهنة معينة وفئة التعريفة المحددة.

الخلاصة: وبالتالي فإن المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تخضع للوائح التشريعية التي تحدد المتطلبات العامة لتوثيق أنشطة المنظمة، وكذلك العمل مع هذه الوثائق، وصحة صيانتها واستكمالها. مع مراعاة المحافظة على الملف الشخصي لكل موظف مع تدوين الملاحظات في الملف الشخصي ودفتر العمل.

إعداد الأوامر والوثائق الإدارية بدقة وفقًا للنماذج الموحدة (على سبيل المثال، النموذج T، وما إلى ذلك) وأحكام العمل المكتبي وإدارة شؤون الموظفين المحددة في التشريعات مع مراعاة الوثائق الإدارية الداخلية للمؤسسة.

JSC "ISS" هي مؤسسة حساسة تستخدم نظامًا آليًا لتسجيل وقت العمل، مع مراعاة مبادئ تنظيم وثائق الموظفين لإجراءات الموظفين الأساسية.

الفصل 2. تحليل ميزات تنظيم خدمة الموارد التعليمية التنموية التابعة لشركة ISS JSC

لدى المؤسسة أحكام وبنود وفقًا لقانون الاتحاد الروسي "بشأن أسرار الدولة" بتاريخ 21 يوليو 1993 (بصيغته المعدلة في 21 ديسمبر 2013) والقانون الاتحادي "بشأن الأسرار التجارية" بتاريخ 29 يوليو 2004 رقم 2004. 98-FZ، (بصيغته المعدلة في 12 مارس 2013) .2014).

يتم تحديد استخدام المعلومات المصنفة على أنها أسرار دولة وغيرها من المعلومات السرية بموجب قانون الاتحاد الروسي الصادر في 21 يوليو 1993 رقم 5485-I "بشأن أسرار الدولة" (2011/11/08).

يحدد القانون قائمة بالمعلومات التي تشكل أسرار الدولة ويحدد صلاحيات هيئات الدولة والمسؤولين المكلفين بضمان الحفاظ على أسرار الدولة وحمايتها. ينظم تشريع الاتحاد الروسي أيضًا مجالات النشاط الأخرى التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بدعم التوثيق.

تعمل القوانين القانونية التي اعتمدها رئيس الاتحاد الروسي وحكومة الاتحاد الروسي على تطوير الأحكام المسجلة في القوانين التشريعية بشأن قضايا المعلومات والوثائق.

يهدف عدد من المراسيم الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي إلى ضمان حماية المعلومات:

مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 24 يناير 1998 رقم 61 "بشأن قائمة المعلومات المصنفة على أنها أسرار دولة"،

مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 6 مارس 1997 رقم 188 "بشأن الموافقة على قائمة المعلومات السرية" (بصيغته المعدلة والمكملة في 23 سبتمبر 2005)،

مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 4 سبتمبر 1995 رقم 870 "بشأن الموافقة على قواعد تصنيف المعلومات التي تشكل سرًا من أسرار الدولة كمعلومات سرية مختلفة."

مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 17 أكتوبر 2009. رقم 822 الجزء الثالث "ميزات توحيد المنتجات الدفاعية (الأعمال والخدمات) المستخدمة لغرض حماية المعلومات التي تشكل أسرار الدولة..."، بما في ذلك تلك المحددة في الفقرة 27 من قبل شركة الطاقة النووية الحكومية روساتوم.

تنظم مراسيم رئيس الاتحاد الروسي وقرارات حكومة الاتحاد الروسي إعداد ونشر وتسجيل الدولة وتنفيذ القوانين التنظيمية الصادرة عن الهيئات الحكومية. تمت الموافقة على قواعد إعداد الأفعال القانونية المعيارية للسلطات التنفيذية الفيدرالية وتسجيل حالتها بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أغسطس 1997 رقم 1009 (بصيغته المعدلة في 11 ديسمبر 2014)

اللوائح "بشأن الموافقة على اللوائح الإدارية لتنفيذ خدمة مشتريات الدفاع الفيدرالية (Rosoboronzakaz) لوظيفة الدولة المتمثلة في النظر في الشكاوى المتعلقة بتصرفات (تقاعس) العملاء الحكوميين والهيئات المرخصة والمنظمات المتخصصة ومشغلي المنصات الإلكترونية والتنافسية، عمولات المزادات أو عروض الأسعار عند تقديم أوامر لتوريد السلع وأداء العمل وتقديم الخدمات لاحتياجات الدولة الفيدرالية التي لا تتعلق بأمر دفاع الدولة والمعلومات المتعلقة بها والتي تشكل سرًا من أسرار الدولة" أمر بتاريخ 12 مارس 2013 رقم 111. 27

ينظم القانون الاتحادي "بشأن الأسرار التجارية" المؤرخ 29 يوليو 2004 رقم 98-FZ (بصيغته المعدلة في 12 مارس 2014) العلاقات المتعلقة بإنشاء وتغيير وإنهاء نظام الأسرار التجارية فيما يتعلق بالمعلومات التي لها علاقة فعلية أو القيمة التجارية المحتملة بسبب غير معروفة لأطراف ثالثة، الجزء 1، أد. القانون الاتحادي<#"876221.files/image001.gif">

الملحق 2

رسم تخطيطي هيكلي لقسم إدارة شؤون الموظفين بشركة ISS JSC

الملحق 3

تعليمات (مسودة)

بشأن إدارة سجلات الموظفين في

JSC "ISS" سميت على اسم الأكاديمي م.ف. ريشتنيوفا

الأحكام العامة

1 تضع هذه التعليمات الخاصة بإدارة سجلات الموظفين (المشار إليها فيما بعد باسم "التعليمات") قواعد موحدة لإدارة سجلات الموظفين في الشركة المساهمة "أنظمة المعلومات الساتلية" التي تحمل اسم الأكاديمي إم. Reshetnev (المشار إليها فيما يلي باسم الشركة) ويهدف إلى تحسين عمل الموظفين في الشركة.

2 تم تطوير التعليمات وفقًا للتشريعات الحالية للاتحاد الروسي.

3 تقع مسؤولية تنظيم إدارة سجلات الموظفين والامتثال للقواعد والإجراءات المعمول بها للعمل مع وثائق الموظفين في الشركة على عاتق قسم شؤون الموظفين. إدارة الموارد البشرية هي وحدة هيكلية مستقلة تتبع نائب المدير العام للموارد البشرية.

4 المسؤولون عن الحفاظ على سجلات الموظفين هم رؤساء الأقسام الهيكلية في إدارة شؤون الموظفين.

5 يتحمل المسؤولون عن الاحتفاظ بسجلات الموظفين المسؤولية الشخصية عن الامتثال لمتطلبات التعليمات وسلامة الوثائق الرسمية التي بحوزتهم. ويتم الإبلاغ فورًا عن خسارتهم إلى رئيس الوحدة الهيكلية ونائب المدير العام للموارد البشرية.

6 يتم تحديد حقوق ومسؤوليات الشخص المسؤول عن الحفاظ على سجلات الموظفين في الشركة من خلال التوصيف الوظيفي.

تكوين وثائق الموظفين

1 يتم ضمان نشاط المؤسسة من خلال نظام وثائق الإدارة المترابطة التي تشكل قاعدة وثائقها.

وفقًا للتشريعات الحالية، يتم إنشاء مستندات الموظفين التالية في الشركة:

تعليمات؛

عقود توظيف؛

وصف الوظيفة؛

وثائق الموظفين؛

و اخرين.

2.2 يجب أن تكون وثائق الموظفين موجزة للغاية وواضحة في محتواها، ومدعمة بأدلة شاملة، ولا تسمح بتفسيرات مختلفة.

3 تقع المسؤولية عن جودة إعداد المستندات وموثوقية المعلومات الواردة فيها على عاتق الأشخاص الذين قاموا بإعداد هذه المستندات وتصديقها وتوقيعها.

4 نماذج وثائق الموظفين التنظيمية والإدارية.

وقد طرحت الشركة النماذج التالية:

وسام المصمم العام والمدير العام؛

الشكل العام؛

طلب.

تتم الموافقة على تكوين أنواع النماذج المستخدمة في المؤسسة من قبل المصمم العام والمدير العام.

إعداد الوثائق

1 عند إعداد وثائق الموظفين، يُطلب من المسؤولين عن إجراء سجلات الموظفين الالتزام بقواعد إعداد التفاصيل الموضحة أدناه.

2 عنوان لنص الوثيقة.

يجب أن يكون عنوان نص الوثيقة قصيرًا وينقل بدقة معنى النص. يتم تجميع العنوان من قبل الشخص الذي قام بإعداد مسودة الوثيقة.

3 تاريخ الوثيقة

تاريخ التوقيع أو الحدث المسجل في الوثيقة (الوثائق الإدارية، الرسائل، القانون)،

تاريخ الموافقة (للوثيقة المعتمدة: التعليمات، الأنظمة).

يجب أن تكون جميع العلامات الموجودة على الوثيقة المتعلقة بأصلها وتنفيذها مؤرخة وموقعة.

4 الموافقة على الوثيقة.

يتم إصدار الموافقة على الوثيقة بتأشيرة على الوثيقة أو بختم الموافقة.

تتم الموافقة على مسودة الوثيقة إذا كان ذلك ضروريًا لتقييم صحة الوثيقة وامتثالها للتشريعات والأفعال القانونية الحالية.

يجب الاتفاق على وثيقة الموظفين مع كبير المحاسبين ورئيس الإدارة الاقتصادية ورئيس الإدارة القانونية.

تتضمن التأشيرات التوقيع الشخصي وموضع حاجب المستند ونسخة من التوقيع (الأحرف الأولى واللقب) والتاريخ.

5 توقيع الوثيقة.

يتم توقيع وثائق الموظفين من قبل المصمم العام والمدير العام أو نوابه بأمر كتابي.

يتضمن التوقيع: عنوان منصب الشخص الذي وقع الوثيقة (عند استخدام نموذج رسمي، لا يتم الإشارة إلى عنوان المنصب)، والتوقيع الشخصي وفك تشفيره (الأحرف الأولى، اللقب).

6 الموافقة على الوثيقة.

بالنسبة للمستندات الخاضعة للموافقة، يتم وضع ختم الموافقة في الزاوية اليمنى العليا من الورقة الأولى من المستند.

إذا كانت هناك حاجة إلى تعليمات وتوضيحات إضافية، فيمكن الموافقة على الوثيقة بأمر من المصمم العام والمدير العام.

7 استخدام الأختام والطوابع

للتصديق على صحة وثائق الموظفين أو مطابقة نسخ وثائق الموظفين، تستخدم الشركة أختام الشركة.

ميزات تسجيل المستندات لإجراءات محددة للموارد البشرية

1 أوامر للموظفين

1.2 أوامر الموظفين هي المستندات المحاسبية الأساسية التي تسجل حقيقة تعيين الموظف أو نقله أو فصله، وأساس حساب أجره والمدفوعات الأخرى.

1.3 يتم تنفيذ أوامر الموظفين (بشأن تغيير الاسم، والاستبدال، وما إلى ذلك) من قبل قسم شؤون الموظفين.

1.4 يتم إصدار أوامر الموظفين في نسخة واحدة. يمنع إصدار الأوامر الأصلية للموظفين. بناء على طلب الموظف أو الوحدة الهيكلية، تصدر مصلحة شؤون الموظفين نسخا مصدقة حسب الأصول أو مستخرجات من الأوامر لأداء المهام التي تواجهه.

في بعض الحالات، يتم نقل نسخ أو مقتطفات من أوامر الموظفين بواسطة خدمة شؤون الموظفين إلى قسم المحاسبة.

1.5 يتم تحرير الأمر على نموذج موحد أو على ورق الشركة الرسمي.

1.6 يتم توقيع الأمر من قبل المدير العام والمصمم العام للشركة أو الشخص الذي يؤدي واجباته.

2.1 القانون - وثيقة أعدها العديد من المسؤولين وتؤكد الحقائق والأحداث (عمل القبول - نقل دفتر العمل) التي تحدث في الشركة.

2.2 تم وضع القانون على الشكل العام للشركة.

2.3 يتم توقيع القانون من قبل أعضاء لجنة التنشيط.

3 المراسلات التجارية

3.1 تعد المراسلات التجارية وسيلة متكاملة للتواصل مع المنظمات الخارجية.

4 الوصف الوظيفي

4.1 الوصف الوظيفي هو وثيقة تنظيمية تحدد وظائف وحقوق ومسؤوليات موظف الشركة.

4.2 بناءً على الوصف الوظيفي، يتم تطوير عقد عمل مع الموظف.

o 4.4.3 يجب أن يحتوي الوصف الوظيفي على الأقسام التالية:

الأحكام العامة؛

متطلبات التأهيل

مسؤوليات العمل؛

مسؤولية.

5 وثائق إقامة علاقات العمل

5.1 يتم التوظيف في الشركة على أساس عقد العمل المبرم بين الموظف والشركة. يتم تحرير عقد العمل من نسختين، يتم توقيع كل منهما من قبل الطرفين. يتم الاحتفاظ بنسخة واحدة من عقد العمل في قسم الموارد البشرية بالشركة، ويتم تسليم الأخرى للموظف.

يمكن إبرام عقد العمل:

لفترة غير محددة؛

لمدة محددة لا تقل عن سنة.

يتم إجراء التعديلات والإضافات على عقد العمل، بما في ذلك عند النقل إلى وظيفة أخرى، من قبل أطراف عقد العمل من خلال إبرام اتفاقية إضافية لعقد العمل.

يتم إبرام اتفاقية إضافية لعقد العمل بين الطرفين كتابيًا، في نسختين على الأقل.

5.2 أسباب التوظيف في الشركة (إبرام عقد العمل) هي طلب المرشح للتوظيف.

- يتم كتابة طلب الوظيفة من قبل المرشح بخط يده، وفقا للنموذج الخاص بالشركة

5.3 صحيفة سجل الموظفين الشخصية هي وثيقة تحتوي على معلومات السيرة الذاتية للموظف.

يتم ملء صحيفة سجل الموظفين الشخصية من قبل الموظف بيده دون بقع أو تصحيحات في نسخة واحدة. يتم تقديم الإجابات على الأسئلة وفقًا للبيانات الواردة في المستندات الشخصية لمقدم الطلب.

5.4 في موعد لا يتجاوز يوم عمل واحد بعد إبرام عقد العمل، يلتزم صاحب العمل، على أساس عقد العمل، بإصدار أمر بتعيين الموظف، والذي يتم لفت انتباه الموظف إليه مقابل التوقيع خلال مدة لا تزيد عن 3 أيام تقويمية.

يصدر أمر التوظيف وفق النموذج الموحد رقم ت-1.

يظل أمر التوظيف الأصلي مخزنًا في قسم إدارة شؤون الموظفين، ويتم نقل نسخة إلى قسم المحاسبة لتسجيل الحساب الشخصي وكشوف المرتبات.

النموذج الموحد للأمر رقم T-1 هو الأساس لملء استمارة التسجيل "البطاقة الشخصية T-2" أو إدخال ملاحظة التوظيف في دفتر العمل أو إصدارها (لمن يدخل العمل لأول مرة).

5.5 البطاقة الشخصية T-2 هي الوثيقة المحاسبية الرئيسية التي يتم تجميعها لكل موظف تم تعيينه، وتعمل كأساس لتسجيل تكوين وتحليل حركة الموظفين.

يتم ملء بطاقة T-2 الشخصية بناءً على استبيان للموظف المعين حديثًا والمستندات الشخصية المقدمة من الموظف.

تنعكس جميع التغييرات اللاحقة في بيانات الموظف (فيما يتعلق بالتعليم، وتغيير مكان الإقامة، وما إلى ذلك) من قبل الموظف المسؤول في خدمة إدارة شؤون الموظفين في بطاقة T-2 الشخصية.

بعد تعبئة البطاقة الشخصية T-2، يقوم الموظف المعين حديثاً بالتوقيع على البطاقة الشخصية T-2 ويضع تاريخ الانتهاء.

5.6 بناءً على البطاقة الشخصية المكتملة T-2، يقوم الموظف المسؤول في خدمة شؤون الموظفين بإدخال إدخال في دفتر عمل الموظف (إن وجد) وفقًا للمتطلبات التي يحددها قانون هيئة العمل الحكومية المعتمدة.

5.7 يتم إصدار أمر النقل أو النقل في نموذج موحد رقم T-5.

يهدف نموذج T-5 إلى توثيق النقل إلى وظيفة أخرى.

أساس إصدار الأمر هو طلب النقل إلى وظيفة أخرى، والذي يحتوي على التفاصيل التالية: المرسل إليه (رئيس المنظمة مع الإشارة إلى منصبه والأحرف الأولى واللقب)، المؤلف (المنصب، الوحدة الهيكلية، الأحرف الأولى واللقب)، الاسم نوع الوثيقة (الطلب) والنص والتوقيع والتاريخ. ينص النص على طلب الموظف نقله إلى وظيفة أخرى و (أو) إلى وحدة هيكلية أخرى. يحتوي الطلب على تأشيرات رؤساء الأقسام الهيكلية للشركة - في مكان العمل السابق والجديد وقرار رئيس الشركة.

يتم إعلان أمر النقل لموظف الشركة مقابل التوقيع. يبقى أصل الأمر للتخزين في قسم شؤون الموظفين بالشركة، ويتم نقل نسخة إلى قسم المحاسبة.

5.8 فصل أحد موظفي الشركة، أي. يتم توثيق إنهاء عقد العمل بالنموذج رقم T-8 "أمر (تعليمات) بإنهاء عقد العمل مع الموظف".

5.9 إشعار الفصل هو نموذج مكتوب لتحذير صاحب العمل بشأن إنهاء عقد العمل بمبادرة من الموظف. يتم كتابة الطلب بخط اليد، وموجه إلى المدير، ويوضح النص طلب الموظف للفصل، وسبب الفصل وتاريخه. يجب أن تحتوي الوثيقة على تاريخ تقديم الطلب. يتم وضع الطلب في الملف الشخصي مع نسخة من أمر الفصل.

يعد تاريخ الفصل من التفاصيل الضرورية للأمر، لأنه وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، فإن يوم فصل الموظف في جميع الحالات هو آخر يوم من عمله (المادة 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي).

يتم التصديق على مسودة أمر الفصل من قبل رئيس قسم الموارد البشرية في الشركة، ورئيس الوحدة الهيكلية التي يغادر منها الموظف، والمحامي، وإذا تم الفصل بمبادرة من صاحب العمل، يتم توقيع الأمر من قبل المدير العام المدير والمصمم العام للشركة أو من يفوضه. تبقى النسخة الأولى من الأمر (التعليمات) في المكتب، ويتم نقل الثانية إلى قسم المحاسبة لتسويتها مع الموظف.

5.10 يتم وضع أمر (تعليمات) لمنح الإجازة للموظف في نموذج موحد رقم T-6.

أساس إصدار أمر منح الإجازة هو طلب الموظف وجدول الإجازة.

5.11 يتم تحديد ترتيب منح الإجازات مدفوعة الأجر سنويًا وفقًا لجدول الإجازات المعتمد من قبل المدير العام والمصمم العام للشركة أو الشخص المفوض من قبله في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بداية السنة التقويمية.

يتم إعداد جدول الإجازات من قبل موظفي قسم الموارد البشرية في الشركة، ويصادق عليه رؤساء الأقسام الهيكلية ويوافق عليه المدير العام والمصمم العام للشركة أو من يفوضه.

عند تأجيل فترة الإجازة إلى وقت آخر، بموافقة الموظف ورئيس الوحدة الهيكلية، يتم إجراء التغييرات المناسبة على جدول الإجازة.

يجب إخطار الموظف بموعد بدء الإجازة في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بدايتها.

5.12 يتم وضع أمر (تعليمات) لمكافأة أحد موظفي الشركة في نموذج موحد T-11.

يبقى أصل الأمر للتخزين في قسم شؤون الموظفين بالشركة، وعلى أساسه يتم إدخال معلومات حول الترقية في دفتر العمل، البطاقة الشخصية من النموذج رقم T-2 لموظف الشركة.

5.13 يتم تحرير أمر فرض العقوبة التأديبية نصًا على نموذج أمر بناءً على قرار المدير العام والمصمم العام للشركة أو من يفوضه، مع الإيضاح والمذكرات

يتم إعلان (إبلاغ) أمر توقيع الجزاء التأديبي مع بيان أسباب صدوره للموظف الخاضع للعقوبة مقابل التوقيع خلال ثلاثة أيام عمل من تاريخ صدوره. إذا رفض الموظف التوقيع على الأمر، فسيتم وضع الفعل المقابل.

تبقى النسخة الأولى من الأمر للتخزين في قسم شؤون الموظفين في ملف الطلب.

5.14 قبل تطبيق العقوبة، يجب طلب توضيح كتابي من أحد موظفي الشركة. في الحالات التي يرفض فيها الموظف تقديم مثل هذا التفسير، يتم وضع قانون مماثل. توضح المذكرة التوضيحية أسباب الحادث - انتهاك انضباط العمل، والفشل في إكمال أي مهمة، وما إلى ذلك. والمذكرة التوضيحية مكتوبة بخط اليد، في نسخة واحدة.

5.15 يتم إعداد تقرير عن انتهاك انضباط العمل من قبل رئيس الوحدة الهيكلية للشركة على أساس مذكرة توضيحية من أحد موظفي الشركة. ويكتب القرار في مذكرة ويجب أن يتضمن القرار الخاص بنوع العقوبة التأديبية.

6 وثائق سجلات الموظفين

6.1 دفتر عمل الموظف هو الوثيقة الرئيسية حول نشاط عمل الموظف ومدة الخدمة. يتم الاحتفاظ بدفاتر العمل بالطريقة المنصوص عليها في "قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها وإنتاج نماذج كتاب العمل وتقديمها لأصحاب العمل" التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 (بصيغته المعدلة) في 6 فبراير 2004)

6.2 الملف الشخصي - مجموعة من المستندات التي تحتوي على معلومات كاملة عن الموظف وأنشطة عمله. يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية بهدف تركيز جميع المعلومات المتعلقة بموظف واحد في مجمع (ملف) منفصل.

يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية للمديرين والمتخصصين والأشخاص المسؤولين مالياً.

يتم إعداد الملف الشخصي بعد صدور أمر التوظيف، ويتم تشكيله طوال فترة عمل الموظف ويتم استكماله بالمستندات التي تميز نشاط العمل.

يتم ترتيب المستندات الموجودة في الملف الشخصي للموظف بترتيب زمني (حسب تاريخ نشرها أو تجميعها).

يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين لمدة 75 عامًا، كما يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية لقادة المنظمة بشكل دائم.

يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية في قسم الموارد البشرية. كوثائق الإبلاغ الصارمة. تقع مسؤولية تخزين الملفات الشخصية على عاتق موظف قسم الموارد البشرية المسؤول عن الحفاظ على سجلات الموظفين.

6.3 عند انتهاء عقد العمل، يلتزم صاحب العمل بإصدار كتاب عمل للموظف في يوم الفصل (آخر يوم عمل)، وبناءً على طلب كتابي من الموظف، نسخ من المستندات المتعلقة بالعمل (المادة 62 من قانون العمل) قانون العمل في الاتحاد الروسي). يتم تقديم الطلب من قبل الموظف في شكل كتابي حر، مع تحديد دقيق لأنواع محددة من المستندات، ونسخ منها يرغب الموظف في الحصول عليها، وإثبات المتطلبات المقابلة مع الإشارة إلى المادة 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي. الاتحاد الروسي، ويتم تقديمه في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام قبل تاريخ الفصل.

6.4 ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي بالإضافة إلى ذلك على التزام صاحب العمل بإصدار للموظف: نسخة مصدقة حسب الأصول من الأمر (التعليمات) بشأن التوظيف (الجزء 2 من المادة 68 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)؛ كتاب العمل والوثائق الأخرى المتعلقة بالعمل، عند إنهاء عقد العمل بمبادرة من الموظف (الجزء 5 من المادة 80 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)؛ نسخ من أي سجلات تحتوي على البيانات الشخصية للموظف، باستثناء الحالات المنصوص عليها في القوانين الفيدرالية (المادة 89 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

يلتزم صاحب العمل بتزويد الموظف، عند الطلب، بنسخ من المستندات المتعلقة بالعمل خلال ثلاثة أيام من تاريخ تقديم الطلب المعني دون مطالبة الموظف بالدفع.

6.5 يمكن إجراء التصديق على النسخ المتعلقة بالعمل، اعتمادًا على نوع المستند، من قبل خدمة شؤون الموظفين أو قسم المحاسبة بالشركة.

تنظيم تدفق المستندات

1 يتم تسجيل جميع المراسلات الواردة إلى إدارة الشركة في مجلة المستندات الواردة.

2 يتم نقل المستندات الموقعة من قبل رئيس الشركة فيما يتعلق بشؤون الموظفين والمخصصة لإرسالها إلى مؤسسات خارجية إلى الإدارة العامة للشركة، حيث يتم تسجيلها في مجلة المستندات الصادرة والمعدة للإرسال والمرسلة.

يتم حفظ نسخ من مراسلات الموظفين المرسلة مع التأشيرات في ملفات قسم شؤون الموظفين بالشركة.

تسجيل الوثائق

1 أساس بناء أنظمة البحث هو تسجيل المستندات - تسجيل بيانات الاعتماد الخاصة بالمستند بالشكل المحدد، وتسجيل حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه.

2 جميع وثائق الموظفين التي تتطلب التسجيل والتنفيذ والاستخدام لأغراض مرجعية تخضع للتسجيل.

3 يتم تسجيل مستندات الموظفين مرة واحدة: تلك التي تم استلامها - في يوم الاستلام، وتلك التي تم إنشاؤها - في يوم التوقيع أو الموافقة.

4 يتم تسجيل وثائق الموظفين مركزيا. في هذه الحالة، يتم تنفيذ جميع عمليات تسجيل وثائق الموظفين من قبل قسم شؤون الموظفين.

يتم تسجيل وثائق الموظفين ضمن مجموعات، اعتمادا على نوع الوثيقة.

يتم تسجيل 5 وثائق الموظفين بالطريقة التقليدية - البطاقة، مجلة؛ وفي شكل إلكتروني.

6 يتكون رقم تسجيل الوثيقة من رقم تسلسلي يمكن استكماله بفهرس حالة وفقًا لتسمية الحالات. يتم فصل مكونات رقم التسجيل عن بعضها البعض بشرطة أو شرطة مائلة.

مراقبة تنفيذ المستندات

1 يتم تنفيذ الوثائق وفقًا للمواعيد النهائية التي تحددها تشريعات الاتحاد الروسي. يتم الوفاء بالمواعيد النهائية لتنفيذ المستندات غير المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي وفقًا للمواعيد النهائية التي تحددها الوثائق الداخلية للشركة.

يتم احتساب المواعيد النهائية للتنفيذ بالأيام التقويمية من تاريخ التوقيع أو الموافقة على المستند. لا يمكن تغيير الموعد النهائي لتنفيذ المستند إلا من قبل الشخص الذي أنشأه.

2 يتم تنفيذ الوثيقة بالترتيب التالي:

جمع ومعالجة المعلومات اللازمة؛

إعداد المشروع وتنفيذ الوثائق؛

تنسيق وتقديم الوثيقة للتوقيع من قبل المدير العام والمصمم العام للشركة؛

التعرف على وثائق موظفي الشركة.

تنظيم تدفق المستندات في العمليات المكتبية

1 تنظيم المستندات في إدارة سجلات الموظفين هو مجموعة من أنواع العمل التي تضمن سلامة وتنظيم المستندات وتكوين وتسجيل الملفات في إدارة سجلات الموظفين ونقلها إلى أرشيف الشركة وفقًا للمتطلبات التي تحددها الدولة معايير الوثائق، وكذلك الوثائق المنهجية المتعلقة بالمسائل الأرشيفية.

أنواع العمل الرئيسية التي تضمن التنظيم الصحيح للمستندات في إدارة سجلات الموظفين هي تجميع تسميات الحالات وتشكيل الحالات.

2 تسميات الملفات - قائمة منظمة بأسماء الملفات المفتوحة في الشركة مع بيان فترات تخزينها، مرتبة بالطريقة المقررة.

تهدف تسميات الملفات إلى تنظيم تجميع المستندات المنفذة في ملفات، وتنظيم الملفات وتسجيلها، وتحديد فترات تخزينها، وهي الأساس لتجميع قوائم الجرد لحالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات)، وكذلك لتسجيل المؤقتة (حتى 10 سنوات شاملة) صناديق تخزين.

3 يتم تجميع المستندات المنفذة في حالات وفقًا لتسمية الحالات.

عند تشكيل الحالات يجب مراعاة القواعد التالية:

ضع في الحالة فقط المستندات المنفذة والمنفذة بشكل صحيح وفقًا لعناوين الحالات وفقًا للتسمية؛

تجميع كافة المستندات المتعلقة بحل قضية واحدة معًا؛

تجميع المستندات من نفس السنة التقويمية في حالة، باستثناء الحالات الانتقالية؛

قم بتجميع المستندات بشكل منفصل للتخزين الدائم والتخزين المؤقت في ملفات. لا ينبغي تضمين المستندات التي يجب إرجاعها أو النسخ الإضافية أو المسودات في الملف.

4. منذ لحظة التأسيس وحتى نقلها إلى أرشيف الجمعية، يتم تخزين الملفات في مكان تكوينها.

يتم إصدار الحالات إلى الإدارات الأخرى أو مؤسسات الطرف الثالث بإذن من الإدارة. يتم إنشاء بطاقة للحالة الصادرة - بديلاً عن الحالة. يتم إصدار القضايا إلى منظمات خارجية وفقًا للقوانين.

يُسمح بإزالة المستندات من ملفات التخزين الدائم في حالات استثنائية ويتم ذلك بإذن من رئيس الشركة مع إلزامية ترك نسخة مصدقة من المستند وبيان أسباب إصدار الأصل في الملف.

نقل الحالات إلى مخزن الأرشيف

1 لتحديد قيمة وثائق الموظفين بغرض اختيارها للتخزين في أرشيف الشركة وتحديد فترات التخزين، يتم إجراء فحص قيمة المستندات.

يتم اختيار مستندات الموظفين للتخزين الدائم على أساس قوائم المستندات التي تشير إلى فترات تخزينها وتسميات ملفات الشركة من خلال مراجعة الملفات ورقة تلو الأخرى.

بناءً على نتائج فحص قيمة المستندات، يتم إعداد قوائم جرد للتخزين الدائم والمؤقت وسجلات الموظفين، بالإضافة إلى أعمال تخصيص حالات التدمير.

2 يتم تجميع قوائم الجرد سنويًا للملفات المكتملة للتخزين الدائم والمؤقت ولموظفي الشركة الذين اجتازوا فحص القيم، والتي يتم إعدادها وفقًا لهذه المتطلبات.

عند تجميع جرد الحالات، يتم استيفاء المتطلبات التالية:

يتم إدخال عناوين الحالات في قائمة الجرد وفقًا لنظام التنظيم المقبول استنادًا إلى تسميات الحالات؛

يتم ملء أعمدة المخزون بما يتفق بدقة مع المعلومات المدرجة على غلاف الحالة.

يتم تجميع قوائم جرد الحالات وفقًا للنموذج المحدد في ثلاث نسخ.

3 المستندات التي تم إنشاؤها في أنشطة خدمة موظفي الشركة والتي لها أهمية تاريخية واجتماعية واقتصادية، بغض النظر عن وقت المنشأ ومكان التخزين والتكنولوجيا وطريقة تأمين المعلومات، تخضع للنقل للتخزين في أرشيف الدولة.

يتم نقل الحالات وفقا لقوائم الجرد.

1. أحكام عامة 1.1. دعم التوثيق للإدارة هو نشاط يغطي تنظيم التوثيق وإدارة الوثائق في عملية تنفيذ وظائف المؤسسة والمنظمة والمؤسسة. 1.2. دعم التوثيق للإدارة في المنظمات والمؤسسات والمؤسسات...
(أساسيات العمل المكتبي في إدارة الدولة والبلديات)

خدمة التوثيق الإداري

الأمور التنظيمية. تعد خدمة دعم التوثيق جزءًا لا يتجزأ من الهيكل التنظيمي للإدارة، حيث تتم في إطارها عملية الإدارة، بين المشاركين الذين يتم توزيع وظائف ومهام الإدارة. الهيكل التنظيمي من هذا الموقف هو شكل من أشكال الانفصال ...

اللوائح المتعلقة بخدمة دعم الوثائق الإدارية

تمت الموافقة على الشركة ذات المسؤولية المحدودة "Sistema-XXI" (000 "Sistema-XXI") المدير العام يفانوفأوي. إيفانوف 31/08/2018 اللوائح المتعلقة بخدمة دعم الوثائق الإدارية 1. أحكام عامة 1.1. خدمة دعم الوثائق الإدارية (المشار إليها فيما يلي باسم خدمة DOU) هي...
(دعم التوثيق للأنشطة السياحية)

تنظيم خدمة إدارة دعم الوثائق

يتم تعيين دعم التوثيق للإدارة إلى وحدة هيكلية خاصة في المنظمة، والتي تقوم بأنشطة إعداد وثائق الإدارة والعمل معها، وتدير أيضًا بشكل منهجي جميع الوحدات الهيكلية والموظفين المشاركين في تدفق المستندات....

الإطار التنظيمي والقانوني لأنشطة دائرة الموارد البشرية

وينقسم الإطار التنظيمي لأنشطة خدمة شؤون الموظفين إلى إطار تنظيمي محلي وإطار تنظيمي ذي أهمية وطنية. أول قانون قانوني له أهمية وطنية في التسلسل الهرمي القانوني هو دستور الاتحاد الروسي. ينص دستور الاتحاد الروسي على حق كل مواطن في العمل...
(دعم التوثيق للإدارة)

نهج متكامل لإدارة شؤون الموظفين في الخدمة المدنية في الاتحاد الروسي

تتطلب إدارة شؤون الموظفين في الخدمة المدنية اتباع نهج متكامل، والذي يقوم بدوره على الامتثال لعدد من الأحكام المنهجية. النهج المتكامل لإدارة شؤون الموظفين في الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي هو عملية المحاسبة في إدارة شؤون الموظفين في الدولة...
(إدارة الدولة والبلدية)

نظم المعلومات لإدارة شؤون الموظفين في الخدمة المدنية للدولة

تتطلب الظروف المعيشية في السوق المزيد والمزيد من الإجراءات الجديدة فيما يتعلق بتطوير وتحسين مختلف مجالات نشاط الخدمة المدنية الحكومية. يهدف اتجاه التطوير والتحسين إلى معلوماتية العمليات التجارية. في ظل الوتيرة الحالية للتطور التنظيمي والقانوني...
(العمل عن بعد. تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية في سجلات الموظفين)

إدارة………………………………………………………………………………………

الفصل. خدمة دعم التوثيق لإدارة (DOU) لمؤسسة حديثة والغرض منها ومهامها وهيكلها وتكوينها …………………………………………………………………… ……………………

1.1. خدمة دعم التوثيق لإدارة (DOU) لمؤسسة حديثة والغرض منها ومهامها ..........................

1.2. قائمة تقريبية للوثائق المعيارية التي تنظم تنظيم دعم التوثيق لإدارة المؤسسات ......

1.3. يتم تنظيم الأنشطة اليومية لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة ...............

1.4. الهيكل التنظيمي وعدد العاملين بالخدمة ...............

1.5. مؤهلات………………………………………………………………..

الباب الثاني. التوثيق التنظيمي والإداري لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة …………………………………………………………

2.1. جدول التوظيف للمؤسسة …………………………………………

2.2. اللائحة التنفيذية لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة. اللائحة التنفيذية للتقسيم الهيكلي للمؤسسة (منظمة ، مؤسسة) ………………………………………………

2.3. تعليمات لدعم التوثيق للإدارة ..........

2.4. تعليمات حول أنواع (مجالات) نشاط خدمة التعليم ما قبل المدرسة …….

2.5. تعليمات تنظيم أماكن العمل للعاملين في خدمة ما قبل المدرسة......

2.6. المعايير الزمنية لأداء العمل في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ..........................

2.7. وثائق التخطيط وإعداد التقارير للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ...............

2.8. وثائق حول تحسين أنشطة خدمة التعليم ما قبل المدرسة ……….

2.9. الأوصاف الوظيفية للعاملين بالمؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة ………………..

خاتمة ……………………………………………………………………...

قائمة الأدبيات المستعملة ……………………………………………

طلب………………………………………………………………………

مقدمة

المعلومات المسجلة في المستندات هي انعكاس لأنشطة المنظمة وتشكل أساس أي عمل.

وفقا للخبراء، في المتوسط، يتم إنفاق ما يصل إلى 60٪ من وقت عمل موظفي الإدارة على إعداد المستندات والعمل معهم. الأعمال الحديثة هي إلى حد كبير عملية مستمرة لإعداد المستندات ونقلها. يتم إبرام المعاملات وإنهائها، ويتم شراء وبيع الأوراق المالية والعقارات والأصول الأخرى للشركة، ويتم إضفاء الطابع الرسمي على العلاقات بين أصحاب العمل والموظفين، ويتم نقل المعلومات بين الشركات والمواطنين - هناك وثائق وراء كل هذا.

يعد دعم التوثيق للإدارة (الأعمال الورقية) مجالًا محددًا للنشاط، والذي يتكون من إعداد المستندات وتنفيذها ومعالجتها وتخزينها. يعتمد توقيت اتخاذ القرار الإداري وصحته إلى حد كبير على مدى صحة إعداد المستندات وتنفيذها وكيفية تنظيم العمل معها. إن الوثيقة الملزمة قانونًا والتي تمت صياغتها جيدًا هي الحجة الرئيسية في المواقف المثيرة للجدل وضمانة لنجاح الصفقة.

موضوع عملي في الدورة التدريبية: تنظيم خدمة التعليم ما قبل المدرسة في سياق مؤسسة حديثة.

الهدف هو النظر في جميع الجوانب في تنظيم خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

الفصل. خدمة دعم التوثيق لإدارة (DOU) لمؤسسة حديثة والغرض منها ومهامها وهيكلها وتكوينها

1.1. خدمة دعم التوثيق لإدارة (DOU) لمؤسسة حديثة والغرض منها ومهامها

"وفقًا لمتطلبات نظام دعم التوثيق الحكومي للإدارة (المشار إليه فيما يلي باسم DOU)، يجب أن يتم دعم التوثيق للإدارة في المؤسسات الحديثة بواسطة خدمة خاصة - خدمة دعم التوثيق للإدارة (المشار إليها فيما يلي باسم خدمة DOU). تعمل هذه الخدمة في المؤسسة كوحدة هيكلية مستقلة يرأسها رئيس الخدمة وتخضع مباشرة لرئيس المؤسسة. في المؤسسات التي يصل عدد موظفيها إلى 100 موظف وحجم صغير نسبيًا من تدفق المستندات، يُسمح بإسناد مسؤوليات المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة إلى أحد الموظفين بدوام كامل.

الغرض من خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة هو تنظيم وصيانة وتحسين نظام دعم التوثيق لإدارة المؤسسة على أساس سياسة فنية موحدة واستخدام الوسائل التقنية الحديثة في العمل مع المستندات. في هذه الحالة، المهام الرئيسية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة هي:

1.2 . قائمة تقريبية للوثائق المعيارية التي تنظم تنظيم دعم التوثيق لإدارة المؤسسات

* دستور الاتحاد الروسي.

* القانون المدني للاتحاد الروسي (الجزءان الأول والثاني).

* القانون الاتحادي الصادر في 28 أغسطس 1995 رقم 154-FZ "بشأن المبادئ العامة للحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي" (مع التعديلات اللاحقة).

* القانون الاتحادي للاتحاد الروسي بتاريخ 25 يناير 1995 ز."في مجال المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات."

* القانون الدستوري الاتحادي للاتحاد الروسي بتاريخ 25 ديسمبر 2000 رقم 2-FKZ "بشأن شعار الدولة للاتحاد الروسي".

* القانون الاتحادي للاتحاد الروسي الصادر في 10 يناير 2002 "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني".

* القانون الاتحادي للاتحاد الروسي بتاريخ 27 ديسمبر 2002 رقم 184-FZ "بشأن اللائحة الفنية".

* قانون الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أكتوبر 1991 رقم 1807-1 "بشأن لغات شعوب الاتحاد الروسي" (بصيغته المعدلة بموجب القانون الاتحادي المؤرخ 24 يوليو 1998 رقم 126-FZ).

* المتطلبات الأساسية لمفهوم وتطوير مشاريع القوانين الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 2 أغسطس 2001 رقم 576).

* مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 2 مايو 1996 رقم 638 "بشأن إجراءات إعداد مشاريع المراسيم والأوامر الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي، والتي تنص على اعتماد قرارات وأوامر حكومة الاتحاد الروسي" ".

* قواعد إعداد الأفعال القانونية المعيارية للسلطات التنفيذية الفيدرالية وتسجيل حالتها (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أغسطس 1997 رقم 1009 (مع التعديلات اللاحقة)).

* أمر حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 31 أكتوبر 2000 رقم 1547-ر "بشأن تحسين العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية وتعزيز الانضباط التنفيذي".

* GOSG R51141-98 "إدارة المكاتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف" (تمت الموافقة بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 1998 رقم 28).

* GOST R6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق" (تمت الموافقة عليها بقرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 03.03.2003 رقم 65 ش).

* نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. الأحكام الأساسية (تمت الموافقة عليها من قبل مجلس إدارة الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 27 أبريل 1988. دخلت حيز التنفيذ بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 25 مايو 1988 رقم 33).

* التعليمات الموحدة للعمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الاتحادي بتاريخ 27 نوفمبر 2000 رقم 68).

* كتاب المؤهلات لوظائف المديرين والمتخصصين والموظفين (تمت الموافقة عليه بقرار وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37).

* المصنف الروسي لوثائق الإدارة OK 011-93 (تمت الموافقة عليه بقرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299).

* قائمة وثائق الإدارة القياسية التي يتم إنشاؤها في أنشطة المنظمات مع بيان فترات التخزين (وافقت عليها روسارخيف بتاريخ 2000/06/10).

* القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات ( تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 02/06/2002).

* المعايير الزمنية للعمل على دعم التوثيق للهياكل الإدارية للسلطات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بقرار وزارة العمل والتنمية الاجتماعية في الاتحاد الروسي بتاريخ 26 مارس 2002 رقم 23).

1.3 . يتم تنظيم الأنشطة اليومية لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة من خلال:

* اللوائح المتعلقة بخدمة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة؛

* أحكام بشأن الوحدات الهيكلية (إذا كانت هذه الأخيرة موجودة في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة)؛

* تعليمات للتعليم ما قبل المدرسة.

* تعليمات حول أنواع (مجالات) معينة من أنشطة الخدمة؛

* تعليمات لتنظيم أماكن العمل لموظفي الخدمة؛

* المعايير الزمنية لأداء العمل في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة؛

* وثائق التخطيط وإعداد التقارير؛

* الأوصاف الوظيفية لموظفي الخدمة.

إذا لزم الأمر، تقوم خدمة DOW بتطوير مستندات أخرى -

على وجه الخصوص، وثائق حول تحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

1.4. الهيكل التنظيمي وعدد العاملين بالخدمة

يتم تحديد الهيكل التنظيمي والتكوين العددي لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وفقًا لجدول التوظيف.

لتحديد الهيكل التنظيمي الأمثل لخدمة DOU التي تلبي على أفضل وجه احتياجات مؤسسة معينة للحصول على معلومات موثقة، يبدو من المستحسن الرجوع إلى الأحكام ذات الصلة في SDOU الحكومية. توفر هذه الوثيقة الخيارات القياسية التالية للهيكل التنظيمي لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة:

"في المؤسسات الحكومية (الجمعيات) - قسم دعم التوثيق للإدارة أو المكتب. وهي تشمل عادة:

أ) أقسام المحاسبة والتسجيل والرقابة وتحسين العمل بالوثائق وتنفيذ الوسائل التقنية؛

ب) النظر في الرسائل (الشكاوى)؛

ج) الأمانة.

د) رحلة استكشافية.

ه) مكتب الطباعة؛

و) مكتب النسخ والطباعة.

في الجمعيات والمخاوف، يتم تحديد تكوين وهيكل خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من قبل إدارة المنظمة. في المشاريع المشتركة (المنظمات) - من قبل مجلس الإدارة. في الشركات المساهمة – من خلال المؤتمر التأسيسي. في التعاونيات، يتم تحديد تكوين وهيكل خدمة التعليم قبل المدرسي من خلال الاجتماع العام لأعضاء التعاونية. في هيئات الحكم المحلي وفي أجهزة إدارات المؤسسات العامة – إدارة عامة. الإدارة العامة وتضم:

أ) الأمانة؛

ب) المكتب؛

ج) المجموعة الضابطة.

د) مجموعة البروتوكول؛

ه) مجموعة لتحسين العمل مع الوثائق؛

و) مجموعة من الرسائل (الشكاوى)؛

ز) مكتب الطباعة؛

ح) مكتب النسخ والطباعة.

في المنظمات التي ليس لديها خدمة دعم التوثيق للإدارة، في الأقسام الهيكلية، يتم تنفيذ العمل مع المستندات من قبل سكرتير المدير (المفتش) أو شخص آخر معين خصيصًا.

الخيار 1.ضمان الاحتياجات من المعلومات الموثقة لوزارات (إدارات) الاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد والمنظمات والمؤسسات المماثلة الأخرى من المقرر أن يتم تكليفها بها على إدارة الأعمال(الشكل 1)، والتي تشمل:

* السكرتارية وتشمل الاستقبال، سكرتارية الوزير (رئيس الإدارة، التنظيم، المؤسسة)، أمانات نواب الوزراء (الرؤساء)، أمانة المجلس، مكتب المراسم.

* التفتيش التابع للوزير (رئيس الدائرة، التنظيم، المؤسسة)، بما في ذلك الديوان (مكتب المراسلات)، ديوان المحاسبة وتسجيل الوثائق، البعثة، مكتب الطباعة، مكتب النسخ، مكتب المبرقة؛

* قسم الرسائل (الشكاوى) أي قسم التعامل مع الطعون الواردة إلى الوزارة (إدارة، منظمة، مؤسسة)؛

* قسم تحسين العمل مع المستندات وإدخال الوسائل التقنية (TS) (وسائل الأتمتة والميكنة) للعمليات المكتبية؛

* الأرشيف المركزي (الأرشيف).

رسم بياني 1.شؤون تقريبية

الخيار 2.ضمان احتياجات المعلومات الموثقة للمؤسسات الحكومية والبحث والتصميم والمنظمات الهندسية ومراكز الكمبيوتر ومؤسسات التعليم العالي وغيرها من المنظمات المماثلة من المقرر أن يعهد بها أقسام (خدمات) دعم التوثيق للإدارة (المكتب)(الشكل 2)، والتي تشمل:

* مجموعة (قسم) المحاسبة والتسجيل.

* المجموعة الضابطة (القسم)؛

* مجموعة (قسم) لتحسين العمل مع المستندات وإدخال الوسائل التقنية (أدوات الأتمتة والميكنة)؛

* مجموعة (قسم) للنظر في الطعون التي تتلقاها المؤسسة (المنظمة)؛

* سكرتارية؛ البعثة؛ مكتب الطباعة مكتب النسخ والطباعة؛ أرشيف.

الخيار 3.ضمان احتياجات المعلومات الموثقة للمؤسسات (المنظمات) غير الحكومية، بما في ذلك الجمعيات والمخاوف والشركات المساهمة (بما في ذلك الشركات المشتركة)، والتعاونيات، وما إلى ذلك، منصوص عليه أن يعهد بها إلى خدمات المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، والهيكل منها (وحدة أخرى مماثلة) يتم تحديد الهيئات الإدارية للمؤسسة (المنظمة) (الشكل 3).

الشكل 2. الهيكل التنظيمي التقريبي لقسم (خدمة) في مؤسسة تعليمية ما قبل المدرسة (مكتب) في مؤسسة غير حكومية

الشكل 3. الهيكل التنظيمي التقريبي لخدمة التعليم قبل المدرسي لمؤسسة (منظمة) غير حكومية

الخيار 4.ضمان الاحتياجات من المعلومات الموثقة للهيئات الحكومية المحلية (السلطات) وأجهزة (مجالس الإدارة) للمنظمات العامة من المقرر أن يعهد بها إلى وفرة الإدارات (الشكل 4)، والتي تشمل:

* سكرتارية؛

* مكتب (مجموعة إدارة المكاتب)؛

* مجموعة التحكم؛

* مجموعة البروتوكول؛

* مجموعة تحسين العمل مع الوثائق (تنفيذ الوسائل التقنية)؛

* مجموعة مراجعة الرسائل (الشكاوى)؛

* مكتب الطباعة.

* مكتب النسخ والطباعة.

أرز. 4. الهيكل التنظيمي التقريبي للإدارة العامة

يوصى بتحديد التركيب العددي لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة - حسب الأقسام الهيكلية وبشكل عام - على أساس الحسابات المناسبة. يجب إجراء هذه الحسابات على أساس البيانات المتعلقة بالوقت القياسي الذي يقضيه في أداء أنواع معينة من العمل (الإجراءات)، وكذلك على أساس الاحتياجات الحقيقية للمؤسسة للحصول على معلومات موثقة، مع الأخذ في الاعتبار:

* حجم تدفق الوثيقة؛

* الأنواع الرئيسية لوثائق الإدارة؛

* تكرار استخدامها من أجل ضمان الأنشطة اليومية للمؤسسة، وما إلى ذلك). يتم تقديم منهجية الحساب في المعايير المجمعة بين الصناعات لوقت العمل في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

ويرد مثال على الحساب في الجدول. 1. (انظر الملحق)

1.5. تأهيلمُجَمَّع

يتم تحديد تكوين مؤهلات خدمة التعليم ما قبل المدرسي بناءً على إجمالي احتياجات المؤسسة لأنواع العمل في التعليم ما قبل المدرسي، والتي يتطلب تنفيذها أن يكون لدى الموظفين المؤهلات المناسبة. يتم عرض متطلبات التأهيل للفئات الرئيسية لموظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في الملحق 2 لهذا الدليل.

يتم أخذ النتائج النهائية للحسابات، بعد إجراء فحص شامل للموثوقية، كأساس لإعداد مشاريع الوثائق التي تحدد المؤهلات والتكوين العددي لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (وأهمها جدول التوظيف، انظر أقل). يتم عرض المؤهلات التقريبية والتكوين العددي لخدمة التعليم ما قبل المدرسي لمؤسسة تضم ما يصل إلى 1000 موظف في الجدول. 2. (أنظر الملحق)

الباب الثاني. التوثيق التنظيمي والإداري لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة

2.1 جدول التوظيف للمؤسسة

جدول التوظيف هو وثيقة تنظيمية تحدد التركيب الكمي والنوعي لموظفي المؤسسة (المنظمة والمؤسسة) ككل ولكل قسم من أقسامها الهيكلية. يتم إعداد جدول التوظيف لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وفقًا للنموذج المحدد.

النموذج المحدد - النموذج رقم T-3 "جدول التوظيف" (انظر نموذج النموذج الموجود على القرص المضغوط المرفق بالكتاب) - مخصص لتوثيق الهيكل والتوظيف ومستويات التوظيف ويتم اعتماده سنويًا اعتبارًا من 1 يناير من قبل رئيس الأمر المؤسسة. يتم إجراء التغييرات في جدول التوظيف، بما في ذلك تلك الناجمة عن تشكيل وحدات هيكلية جديدة في المؤسسة (على سبيل المثال، خدمات التعليم ما قبل المدرسة)، وفقًا لأمر (تعليمات) رئيس المؤسسة أو الشخص المفوض من قبله . يتم عرض عينة من هذا الطلب على القرص المضغوط.

يتم تحديد الإجراء العام لإعداد جدول التوظيف من خلال "تعليمات استخدام واستكمال نماذج الوثائق المحاسبية الأولية لتسجيل العمالة ودفعها".

"يتم إعداد جدول التوظيف من قبل مسؤول معتمد من المؤسسة (عادةً ما يكون موظفًا معتمدًا في قسم شؤون الموظفين)، وموقعًا من المطور وموافقة عليه من قبل رئيس المؤسسة. يشير جدول التوظيف إلى:

* الاسم التجاري؛

* رمز OKPO الخاص به؛

* تاريخ دخول جدول التوظيف حيز التنفيذ؛

* التاريخ ورقم الوثيقة؛

* تاريخ ورقم الأمر الذي تمت بموجبه الموافقة على جدول التوظيف؛

* عدد الموظفين في الوحدات؛

* حجم صندوق الأجور (بالروبل)؛

* اسم الوحدة الهيكلية.

* اسم مهنة الموظف (المنصب)؛

* عدد وحدات الموظفين؛

* مبلغ صندوق الأجر الشهري لكل وظيفة (مهنة)."

2.2. اللائحة التنفيذية لخدمة المؤسسات التعليمية ما قبل المدرسة.

عند إعداد نص اللوائح الخاصة بخدمة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، يبدو أنه من المستحسن استخدام اللوائح التقريبية الخاصة بخدمة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة كأساس، الواردة في الملحق 12 للمؤسسة التعليمية لميزانية الدولة. يرد نص اللوائح الخاصة بخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في الملحق 3 بهذا الدليل.

اللائحة التنفيذية للتقسيم الهيكلي للمؤسسة (منظمة ، مؤسسة)

عند إعداد نص اللوائح الخاصة بوحدة هيكلية داخل خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، يبدو من المستحسن استخدام الأحكام النموذجية المقابلة كأساس. على وجه الخصوص، يوجد بند تقريبي حول عمل قسم الأرشيف كوحدة هيكلية داخل خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وهو موجود في الملحق 4 بهذا الدليل. (تمت الموافقة على بند تقريبي بشأن أرشيف مؤسسة (منظمة، مؤسسة) تعمل كوحدة هيكلية مستقلة (خارج خدمة التعليم قبل المدرسي) بموجب قرار الأرشيف الفيدرالي الصادر في 18 أغسطس 1992 رقم 176.)

2.3 . تعليمات لدعم التوثيق للإدارة

عند إعداد نص تعليمات دعم المستندات للإدارة، يوصى أيضًا باستخدام المستندات القياسية ذات الصلة كأساس، على سبيل المثال، تعليمات العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية.

(تمت الموافقة عليه بأمر من الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 27 نوفمبر 2000 رقم 68.)

في هذه الحالة، ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار الأحكام ذات الصلة من الوثائق الأخرى التي تنظم مجالات معينة من التعليم قبل المدرسي إلى الحد اللازم. بالإضافة إلى GSDOU، هذا، على وجه الخصوص، GOST R6.30-2003. على أساسها، يتم تجميع نص التعليمات لدعم التوثيق لإدارة المؤسسة (منظمة، مؤسسة).

2.4 . تعليمات حول أنواع (مجالات) نشاط خدمة التعليم ما قبل المدرسة

تعليمات لنوع النشاط - وثيقة معيارية تحدد إجراءات تنفيذ أي نشاط (إجراءات تطبيق أحكام القوانين التنظيمية الأخرى لتنفيذ مثل هذه الأنشطة) من قبل المسؤولين (الأقسام الهيكلية) للمؤسسات (المنظمات، المؤسسات). تم تحديد الإجراء العام والقواعد الخاصة بوضع التعليمات الخاصة بنوع النشاط في الفقرة 4.2 من التعليمات القياسية للعمل المكتبي.

يتم توقيع التعليمات الخاصة بنوع النشاط من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة المسؤولة عن تطوير الوثيقة ويوافق عليها رئيس المؤسسة. يجب أن تكون الموافقة على الوثيقة على شكل ختم موافقة أو عن طريق إصدار مستند إداري بالموافقة عليها.

يجب وضع التعليمات الخاصة بنوع النشاط على الشكل العام للمؤسسة. يجب تقديم نص الوثيقة وفقًا لمتطلبات التوصيات المنهجية لـ VNIIDAD FAS RF (1998) مع مراعاة تفاصيل نوع نشاط المؤسسة (الوحدة الهيكلية)، التي تنظمها التعليمات ذات الصلة.

عادة ما يتم تقسيم النص الرئيسي للتعليمات الخاصة بنوع النشاط إلى فصول وفقرات وفقرات فرعية. يجب أن تحتوي فصول الوثيقة على عناوين ومرقمة بالأرقام الرومانية.

2.5 . تعليمات لتنظيم أماكن العمل للعاملين في خدمة ما قبل المدرسة

تعليمات تنظيم أماكن العمل هي وثيقة معيارية تحدد إجراءات تنظيم أماكن العمل لموظفي الوحدة الهيكلية للمؤسسة (موظفون من مؤهلات معينة أو فئة مهنية ورسمية). عند إعداد هذه التعليمات، ينبغي الاسترشاد بالمتطلبات المذكورة أعلاه التي تنظم إجراءات إعداد التعليمات، فضلا عن أحكام الوثائق التي تحدد متطلبات محددة لتنظيم أماكن العمل في مجال معين من النشاط.

يتم توقيع التعليمات من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة المسؤولة عن تطوير الوثيقة ويوافق عليها رئيس المؤسسة.

يجب أن تكون الموافقة على المستند على شكل ختم اعتماد أو عن طريق إصدار مستند إداري بالموافقة عليه.

ويجب أن تصدر التعليمات على النموذج العام للمؤسسة. يجب تقديم نص الوثيقة وفقًا لمتطلبات التوصيات المنهجية لـ VNIIDAD FAS RF (1998) مع مراعاة تفاصيل نوع نشاط المؤسسة (الوحدة الهيكلية)، التي تنظمها التعليمات ذات الصلة.

يجب أن يكون ترقيم الفقرات والفقرات الفرعية في الوثيقة بالأرقام العربية.

2.6 . المعايير الزمنية لأداء العمل في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

يتم عادةً توحيد وقت أداء العمل في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على أساس الوثائق ذات الصلة - معايير الوقت ومعايير الوقت التي طورتها الهيئات لتوحيد تكاليف الوقت لأداء أنواع معينة من العمل. وبالتالي، من أجل توحيد الوقت المناسب لأداء العمل في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في المؤسسات (المنظمات والمؤسسات)، يتم تطبيق المعايير الزمنية المتكاملة بين القطاعات للعمل في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، والتي تمت الموافقة عليها بقرار من وزارة العمل في الاتحاد الروسي 25 نوفمبر 1994 رقم 72، وفي الهياكل الإدارية لسلطات الهيئات التنفيذية الاتحادية - المعايير الزمنية لأعمال دعم التوثيق، المعتمدة بقرار وزارة العمل والتنمية الاجتماعية بتاريخ 26 مارس 2002 رقم 23. على أساس المعايير الزمنية (أعراف):

* تحديد وتبرير عدد العاملين في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة؛

* يتم تحديد المسؤوليات الوظيفية للموظفين.

* يتم توزيع العمل على الموظفين (فئة "مؤدي فني").

إذا لزم الأمر، على أساس هذه الوثائق، تقوم المؤسسات (المنظمات والمؤسسات) بتطوير معايير زمنية محدثة. وكقاعدة عامة، تنص هذه المعايير على ما يلي:

* تكاليف الوقت لأداء أنواع معينة من العمل غير المنصوص عليها في المعايير (القواعد) الموحدة؛

* تكاليف الوقت لأداء أنواع معينة من العمل - إذا، بسبب خصوصيات المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في ظروف مؤسسة معينة (منظمة، مؤسسة)، فإن تكاليف الوقت الفعلي لتنفيذها تختلف بشكل كبير عن تلك التي تحددها المعايير الموحدة ( أعراف).

"يتم حساب المعايير المحدثة، كقاعدة عامة، من خلال طريقة التقييس الفني، بناءً على تسجيل (التوقيت مع التسجيل اللاحق) تكلفة وقت العمل لأداء أنواع العمل ذات الصلة. وبالإضافة إلى ذلك، ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار الوقت الذي يقضيه في الصيانة التنظيمية والفنية لأماكن العمل والراحة والاحتياجات الشخصية للعمال.

يتم تحديد معايير الوقت بالساعات (كسور الساعة) لكل وحدة قياس لكل نوع محدد من العمل - على سبيل المثال، ورقة، أو صندوق، أو مجلد، أو ملف.

يتم عرض المعايير الزمنية لأداء عمليات ما قبل المدرسة الأكثر شيوعًا في الملحق 5 لهذا الدليل.

2.7 . وثائق التخطيط وإعداد التقارير للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

"يعد ضمان التخطيط وإعداد التقارير، فضلاً عن الإعداد الصحيح وفي الوقت المناسب للوثائق ذات الصلة - الخطط والتقارير - إحدى المسؤوليات الرئيسية لرئيس خدمة التعليم قبل المدرسي في المؤسسة. بشكل عام، خطة العمل هي وثيقة تحدد تكوين ومحتوى الأنشطة (المهام) الرئيسية التي يسند تنفيذها إلى الموظف (الوحدة الهيكلية أو المؤسسة التي يديرها)، والتوقيت والموقع والمسؤولين عنها وتنفيذها خلال فترة زمنية معينة (خلال اليوم، الأسبوع، الشهر، الربع، الخ.)”.

البيانات الأولية لتخطيط أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة للعام التقويمي القادم هي:

* مؤشرات التطور المالي والاقتصادي للمؤسسة خلال الفترة المخطط لها؛

*أبرز نتائج أنشطة خدمة التعليم ما قبل المدرسي خلال الفترة الماضية؛

* أهداف وغايات خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، الناشئة عن محتوى الأقسام ذات الصلة من وثائق التخطيط طويلة الأجل ومتوسطة الأجل (بما في ذلك خطط العمل، وبرامج التطوير التنظيمي للمؤسسة، وما إلى ذلك).

بناءً على مؤشرات خطة عمل المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة يتم توضيح خطط عمل الأقسام الهيكلية لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة واعتمادها في صورتها النهائية.

يتم تخطيط العمل الفردي لموظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على أساس خطط الأقسام الهيكلية ذات الصلة ومع مراعاة تعليمات رؤسائهم المباشرين. الوثيقة الرئيسية لتخطيط العمل الفردي للموظف هي خطة العمل الشخصية.

التقرير هو وثيقة تعكس بشكل تفصيلي النتائج النهائية للمعالجة (التنظيم والحساب والتسوية) وتحليل البيانات الإحصائية التي تميز أداء أي نوع من العمل (أي نشاط) على مدى فترة زمنية طويلة (شهر وربع سنوي وربع سنوي). أكثر). يتم تقديم التقارير عن أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بالطريقة التي تحددها أحكام الوثائق التنظيمية والمنهجية والتنظيمية والإدارية ذات الصلة، وكذلك تعليمات من رئيس المؤسسة.

تتم الموافقة على نماذج وثائق التخطيط والإبلاغ عن أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من قبل رئيس المؤسسة على أساس تقديم مطابق من رئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. يوجد على القرص المضغوط مثال لخطة عمل لرئيس مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، ويوجد مثال لتقرير عن العمل مع طلبات مكتوبة من المواطنين في الملحق 6 بهذا الدليل.

2.8 . وثائق حول تحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

يتم تشكيل مجموعة خاصة ضمن الوثائق التنظيمية والإدارية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من خلال وثائق تحسين أنشطتها. يتضمن تحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة التنفيذ المنهجي لمجموعة من التدابير التي تهدف إلى تحقيق مؤشرات أداء أعلى لجميع الوحدات الهيكلية (مجالات العمل) داخل خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة والخدمة ككل. يتم تحديد محتوى الأنشطة اعتمادًا على الاتجاه الذي تتركز فيه الجهود الإدارية لإدارة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. في الوقت نفسه، من الناحية العملية، يرتبط إجراء مثل هذه الأحداث في أغلب الأحيان بإدخال خدمة الأنشطة اليومية لوثائق معيارية ومنهجية (تنظيمية وإدارية) جديدة حول بعض قضايا دعم التوثيق للإدارة.

كما ذكرنا سابقًا، يجب أن يكون تنفيذ مجموعة من التدابير لتحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة منهجيًا. لهذا الغرض، تقوم إدارة الخدمة بتطوير مسودة خطة (إذا لزم الأمر، بالتعاون مع المسؤولين الآخرين (الأقسام الهيكلية) للمؤسسة). قد تتضمن هذه الخطة أنشطة تتعلق بما يلي:

* تطوير (توضيح) الوثائق المعيارية والمنهجية (التنظيمية والإدارية) الجديدة للمؤسسة بشأن قضايا التعليم قبل المدرسي ؛

* التغييرات في تدفق المستندات الحالي للمؤسسة، مع مراعاة المتطلبات الجديدة لتنظيمها؛

* تدريب موظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وإذا لزم الأمر، المسؤولين الآخرين في المؤسسة المصرح لهم بالعمل مع وثائق الإدارة؛

* توفير الوثائق ذات الصلة للأقسام الهيكلية للمؤسسة.

ينعكس تنفيذ الأنشطة المنصوص عليها في الخطة في القانون. يتم عرض نماذج خطة العمل لتحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة والقانون المقابل على القرص المضغوط المرفق بالكتاب.

2.9 . الوصف الوظيفي لموظفي خدمة ما قبل المدرسة

"الوصف الوظيفي هو وثيقة معيارية تنظم أنشطة مسؤول معين (فئة الموظفين - موظفو الإدارة، والمتخصصون، وفناني الأداء، وما إلى ذلك) في مؤسسة (منظمة، مؤسسة) وتحدد إجراءات تطبيق هؤلاء الأشخاص للوصف الوظيفي أحكام الأفعال القانونية التنظيمية الأخرى. يتم تنظيم الإجراء العام والقواعد الخاصة بإعداد التوصيف الوظيفي بموجب الفقرة 4.2 من التعليمات القياسية للعمل المكتبي.

يجب أن يتم توقيع الوصف الوظيفي من قبل الشخص المسؤول عن تطويره واعتماده من قبل رئيس المؤسسة - في شكل ختم موافقة أو عن طريق إصدار وثيقة إدارية بالموافقة. تتم صياغة عنوان نص الوصف الوظيفي في حالة الجر، على سبيل المثال: "تعليمات إلى كبير علماء القياس".

تتم طباعة نص التعليمات على الورق العام للمؤسسة ويتم تقديمه بصيغة الغائب المفرد أو الجمع. يمكن تقسيم نص التعليمات إلى فصول وفقرات وفقرات فرعية. يجب أن تحتوي الفصول على عناوين وأن يتم ترقيمها بالأرقام الرومانية. يتم ترقيم النقاط والنقاط الفرعية بالأرقام العربية.

يتم تنظيم متطلبات التوصيف الوظيفي لفئات معينة من الموظفين من خلال لوائح الأقسام والوثائق التنظيمية والإدارية ذات الصلة. وبالتالي، وفقًا للملحق 2 للملحق 12 للمؤسسة التعليمية لموازنة الدولة في قسم الوصف الوظيفي "أحكام عامة" تم تحديد ما يلي:

* مهام الموظف (على سبيل المثال، للكاتب - استلام وتسجيل المستندات الواردة والصادرة)؛

* إجراءات شغل الوظيفة، أي تعيين وفصل موظف معين؛

* المتطلبات المهنية للموظف (مستوى التعليم، والخبرة العملية، وما إلى ذلك)؛

* المستندات والمواد الأساسية التي يجب على الموظف اتباعها في أنشطته.

يحدد قسم الوصف الوظيفي "وظائف الموظف":

* الموضوع أو مجال العمل المخصص للموظف؛

* قائمة بأنواع العمل التي تشكل أداء الوظائف المعينة (على سبيل المثال، قد يشمل تسجيل المستندات ملء البطاقات، والحفاظ على خزانة الملفات، وإصدار الشهادات، وما إلى ذلك).

يحدد قسم الوصف الوظيفي "مسؤوليات الموظف" تفاصيل النشاط:

* المتعلقة بإعداد الوثائق واستلام ومعالجة وإصدار المعلومات؛

* المطالبة بالاستخدام الإلزامي لأشكال وأساليب عمل معينة (على سبيل المثال، المراقبة الدورية لتشكيل الحالات في الأقسام الهيكلية، وإجراء الإحاطات الإعلامية، وما إلى ذلك)؛

* اشتراط الالتزام بالمواعيد النهائية لإجراءات محددة؛

* فيما يتعلق بإجراءات تنفيذ الأوامر؛

* التأثير على المعايير الأخلاقية التي يجب مراعاتها في الفريق.

يحدد بند الوصف الوظيفي "حقوق الموظف" حقوق الموظف في تنفيذ المهام الموكلة إليه وأداء واجباته. يشير قسم الوصف الوظيفي "العلاقات" إلى الأقسام الفرعية والموظفين الذين يستقبل منهم المقاول والذين ينقل إليهم المعلومات وهيكلها وتوقيت إرسالها ومن يشارك في تنفيذ مستندات معينة ومن يتم التنسيق معهم وما إلى ذلك .

يسرد قسم "التقييم الوظيفي" في الوصف الوظيفي المعايير التي تسمح بتقييم مدى قيام الموظف بوظائفه ومسؤولياته، واستخدام الحقوق، وما إلى ذلك.

خاتمة

ومن خلال دراسة المواد العلمية والعملية حول هذا الموضوع يمكن استخلاص النتائج التالية:

وفقًا لمتطلبات نظام دعم التوثيق الحكومي للإدارة (المشار إليه فيما يلي باسم DOU)، يجب أن يتم دعم التوثيق للإدارة في المؤسسات الحديثة بواسطة خدمة خاصة - خدمة دعم التوثيق للإدارة (المشار إليها فيما يلي باسم خدمة دو). تعمل هذه الخدمة في المؤسسة كوحدة هيكلية مستقلة يرأسها رئيس الخدمة وتخضع مباشرة لرئيس المؤسسة.

المهام الرئيسية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة هي:

* إدخال إجراء موحد في المؤسسة للعمل مع المستندات وفقًا للمؤسسة التعليمية لميزانية الدولة وغيرها من الوثائق المعيارية والمنهجية والتنظيمية والإدارية ؛

* تنفيذ الإدارة المنهجية لتنظيم العمل مع الوثائق في الأقسام الهيكلية للمؤسسة؛

* ضمان السيطرة الفعالة على الامتثال للإجراء المحدد للعمل مع الوثائق؛

* تحسين أشكال وأساليب عمل مسؤولي المؤسسة بالوثائق.

دعم التوثيق للإدارة هو نشاط يغطي تنظيم التوثيق وإدارة الوثائق في عملية تنفيذ وظائف المؤسسة والمنظمة والمؤسسة.

يتم دعم التوثيق للإدارة في المنظمات والمؤسسات والشركات من خلال خدمة خاصة تعمل كوحدة هيكلية مستقلة تابعة مباشرة لرئيس المنظمة.

قائمة الأدبيات المستخدمة:

الأفعال التنظيمية

1. قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 05 يناير 2004 رقم 1 "بشأن الموافقة على الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها".

2. غوست R6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - م: دار المواصفات، 2003.

3. GOST R 51141-98 حفظ السجلات والأرشفة: المصطلحات والتعاريف. - م: دار المواصفات، 1998.

4. د-191-98. توحيد نصوص وثائق الإدارة. التوصيات المنهجية لVNIIDAD FAS RF. - م: فنكداد، 1998.

5. عند الموافقة على النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية لتسجيل العمالة ودفعها. قرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004. رقم 1.

6. التعليمات القياسية للعمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من خدمة الأرشيف الفيدرالية في روسيا بتاريخ 27 نوفمبر 2000 رقم 68). - م.، 2001.

7. القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" بتاريخ 20 فبراير 1995 رقم 24-FZ.

الأدب التربوي

8. أندريفا ف. عمل مكتبي. - م: إنتل-سينتيز، 2002

9. بيلوف أ.ن. العمل المكتبي وتدفق المستندات: كتاب مدرسي. دليل.- م: اكسمو، 2007

10. باساكوف م. العمل المكتبي والمراسلات في الأسئلة والأجوبة: كتاب مدرسي. - روستوف n/d.: فينيكس، 2004

11. باساكوف إم. آي.، زاميتسكوفا أو. آي. عمل مكتبي. - روستوف على نهر الدون: فينيكس، 2004

12. فاسيليفا إل إم، سكفورتسوفا آر إي، شكاتوفا إل إيه توثيق. - تشيليابينسك: كتاب. دار النشر، 2000

13. جالاخوف ف. العمل المكتبي: العينات والوثائق وتنظيم وتقنية العمل. - م: تي كيه فيلبي ذ م م، 2005

14. ديمين يو.م. العمل المكتبي: إعداد الوثائق الرسمية. - سانت بطرسبورغ: بيتر، 2004

15. زينوفييفا ن.ب. التوثيق: الدليل التربوي والمنهجي. - م: بروفيزدات، 2003

16. كوليسنيك إن. مقدمة في وثائق الإدارة. درس تعليمي. - م.:إنفرا-م، 2003

17. كرايسكايا زد.في.، سيليني إي.في. الدراسات الأرشيفية: كتاب مدرسي للمؤسسات التعليمية الثانوية المتخصصة. - م: دار النشر نورما، 1996

18. كريلوفا آي يو. توثيق أنشطة الإدارة: Proc. مخصص. - سانت بطرسبورغ: مطبعة الأعمال، 2004

19. تلفزيون كوزنتسوفا. العمل المكتبي: تنظيم وتكنولوجيا دعم التوثيق للإدارة. - م: الوحدة-دانا، 2003

20. كوشنارينكو ن.ن. توثيق. كتاب مدرسي. - كييف: زنانيا، 2000

21. ليسينكو إن إيه، سيربينوفسكي بي يو. توثيق الأنشطة الإدارية في المؤسسة: العمل المكتبي والمراسلات. - روستوف على نهر الدون: مارت آي سي، 2002

22. أوخوتنيكوف أ.ف.، بولافينا إ.أ. إدارة الوثائق وإدارة المكاتب: أساسيات إدارة الوثائق؛ أنواع ووظائف الوثائق؛ التقنيات المكتبية: كتاب مدرسي للجامعات - م: ICC MarT، 2004

23. روجوزين م.يو. دليل العمل المكتبي - سانت بطرسبورغ: بمتر، 2006

24. سبيفاك ف.أ. عمل مكتبي. - سانت بطرسبرغ 2003

25. سبيفاك ف. توثيق الأنشطة الإدارية: العمل المكتبي – سانت بطرسبرغ: بيتر، 2005

26. ستينيوكوف إم.في. العمل المكتبي: ملاحظات المحاضرة. - م: قبل، 2005

طلب

الجدول 1

مثال حسابي لتحديد إجمالي الوقت المستغرق (TCT)

حسب نوع العمل في المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة

	اسم نوع العمل			حجم للسنة	القيمة القياسية، ح	التكاليف، ساعة الشخص
	معالجة المستندات الواردة
	معالجة المستندات الصادرة
	مراقبة تنفيذ الوثيقة
	تطوير المعايير والتقى بها. فوائد
	تنفيذ موضوعي طلبات
	إجراء تدقيق لتنظيم العمل في الإدارات
	إجمالي ساعة الشخص:

ملحوظات

SZV مع الأخذ في الاعتبار الوقت المستغرق في الصيانة التنظيمية والفنية لأماكن العمل وراحة الموظفين هو: SZVp = 12,651 x Ku = 13,916 ساعة عمل، حيث Ku هو معامل محاسبي بقيمة 1.1.

العدد التقريبي للمتخصصين (مع الأخذ في الاعتبار متطلبات التأهيل التي يفرضها محتوى العمل)، بناءً على قيمة مؤشر الصندوق المفيد لوقت العمل لموظف واحد (Fpv)، سيكون: SZVp: Fpv = 13916 : 2006 = 7 وحدات.

الجدول 2.

المؤهلات التقريبية والتكوين العددي لخدمة التعليم ما قبل المدرسي لمؤسسة تضم ما يصل إلى 1000 موظف

			عدد وحدات الموظفين	ملحوظة
	المجموعة الإدارية – قسم خدمة التعليم قبل المدرسي
	رئيس الخدمة	مشرف
	نائب رئيس الخدمة	مشرف		لا يجوز إدخالها
	مفتش لمراقبة تنفيذ الأوامر	متخصص
	أخصائي وثائق	متخصص
	كاتب كاتب	تقنية. تنفيذي		لا يجوز إدخالها
	اسم المهنة (التخصص)		عدد وحدات الموظفين	ملحوظة
	مجموعة الإعداد الفني ونسخ الوثائق
	رئيس الفريق	مشرف		لا يجوز إدخالها
	كاتب كبير - مشغل كمبيوتر	تقنية. تنفيذي
	كاتب - مشغل الكمبيوتر	تقنية. تنفيذي	2-5 أو أكثر	يعتمد على حجم العمل
	مجموعة إدارة المكاتب
	رئيس الفريق	مشرف		لا يجوز إدخالها
	فن. موظف	تقنية. تنفيذي
	موظف	تقنية. تنفيذي	2-5 أو أكثر	يعتمد على حجم العمل
	مجموعة تخزين المستندات
	رئيس الفريق	مشرف		لا يجوز إدخالها
	كبير المحفوظات	تقنية. تنفيذي
	أمين المحفوظات	تقنية. تنفيذي	2-5 أو أكثر	يعتمد على حجم العمل
	مجموعة الدعم
	رئيس الفريق	مشرف		لا يجوز إدخالها
	سكرتير مختزل	تقنية. تنفيذي
	وكيل ساعي	تقنية. تنفيذي
	بشكل عام، في خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة
		مشرف	متخصص	تقنية. تنفيذي
				12-20 أو أكثر

مقدمة

خدمة دعم التوثيق الإداري (DMS) غرضها ومهامها وهيكلها وتكوينها

6 مهام ووظائف خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة

تنظيم أنشطة خدمة دعم الوثائق الإدارية

هيكل وأفراد خدمة دعم الوثائق الإدارية

1 هيكل المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة

3.2 عدد موظفي خدمة دعم الوثائق الإدارية

خاتمة

التطبيقات

مؤهلات العمل المكتبي لإدارة الوثائق

مقدمة

تتخلل عملية الإدارة بأكملها المعلومات التي تشكل أساس اتخاذ القرار وهي مبنية على العمل التشغيلي مع الوثائق التي يتم تسجيلها فيها. لذلك، يعتبر دعم المعلومات والوثائق للإدارة (الأعمال الورقية) لأي شركة أو مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة اليوم أهم وظيفة خدمية للإدارة. تعتمد السرعة والمثالية في اختيار الحل، وتقديمه إلى المنفذ، والتحكم في التنفيذ في الوقت المناسب، وفي نهاية المطاف، تحقيق تأثير اقتصادي في أنشطة الشركة أو المنظمة أو المؤسسة على تنظيمها العقلاني.

نظرًا لأن خدمات العمل المكتبي لها مهامها المحددة، فيجب أن يتم تنفيذها بواسطة خدمة مستقلة ومنفصلة تنظيميًا - وحدة هيكلية: الإدارة، القسم، القسم، القطاع، المجموعة، إلخ. اليوم لهذه الخدمة أسماء مختلفة: إدارة الأعمال، إدارة دعم المعلومات والتوثيق، إدارة المكاتب، إدارة دعم التوثيق، الإدارة العامة، المكتب، السكرتارية، إلخ.

تتمثل المهام الرئيسية لهذه الخدمة في إعداد وصيانة دعم المعلومات والوثائق للأنشطة الإدارية للمنظمة على مستوى المتطلبات الحديثة. عادةً ما يُعهد إلى خدمة دعم المستندات لإدارة المكاتب بتنظيم نظام متكامل وموحد للعمل المكتبي (دعم المعلومات والوثائق للإدارة) في المنظمة، وهو إجراء موحد للعمل مع المستندات، بدءًا من إنشائها (أو استلامها) وانتهاءً بـ الإيداع في الأرشيف (أو التدمير).

ويتم تحقيق ذلك من خلال تطوير مجموعة مناسبة من الوثائق التنظيمية والتنظيمية والمنهجية.

تعتبر القضايا المتعلقة بتنظيم خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وثيقة الصلة بالموضوع.

الغرض من الدورة هو النظر في جميع جوانب تنظيم خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في المؤسسة، وتحديد المشكلات الحالية التي تنشأ أثناء عمل خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وكذلك تحديد عدد العاملين في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة.

أهداف الدورة فيما يتعلق بهذا الهدف هي:

دراسة الإطار التنظيمي لتنظيم الخدمة.

دراسة تنظيم أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة؛

الكشف عن ملامح الهيكل والتركيب العددي لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

تكشف المقدمة عن أهمية العمل والغرض منه وأهدافه، وتكشف عن الأهمية النظرية والعملية للعمل.

ويناقش الفصل الأول تنظيم خدمة دعم التوثيق والغرض منها ومهامها.

وخصص الفصل الثاني لتنظيم أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة.

أما الفصل الثالث فقد استخدم أمثلة محددة لتوضيح ملامح تحديد البنية والتركيب العددي لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة.

وفي الختام يتم تلخيص النتائج واستخلاص الاستنتاجات النهائية حول الموضوع قيد النظر.

تحليل المصادر والأدب

1. خدمة دعم التوثيق الإداري (DOU) غرضها ومهامها وهيكلها وتكوينها

1 نموذج تنظيم العمل المكتبي

هناك ثلاثة أشكال لتنظيم العمل المكتبي:

مركزية

لامركزية؛

مختلط.

في شكل مركزيفي تنظيم العمل المكتبي، تتركز جميع العمليات الفنية لمعالجة المستندات في وحدة هيكلية واحدة (خدمة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة)، ويتم تنفيذ العمل الإبداعي مع المستندات في الوحدات الهيكلية الأخرى. تشمل مزايا الشكل المركزي لتنظيم العمل المكتبي إمكانية إنشاء قاعدة بيانات واحدة لجميع المستندات التي تتلقاها المنظمة والتي تم إنشاؤها فيها، مما يجعل من الممكن زيادة كفاءة البحث عن المستندات، وبالتالي تحسين العمل المرجعي على الوثائق. يُنصح باستخدام شكل مركزي لتنظيم العمل المكتبي إذا كان لدى المنظمة هيكل تنظيمي خطي وظيفي.

لامركزية استمارةيتضمن تنظيم العمل المكتبي إنشاء خدمة عمل مكتبية مستقلة في كل وحدة هيكلية. يُنصح باستخدامه مع نوع تقسيمي من الهيكل التنظيمي أو في ظروف الانقسام الإقليمي للأقسام الهيكلية للمنظمة.

شكل مختلطيتضمن تنظيم العمل المكتبي إجراء بعض العمليات المكتبية (الاستقبال والتسجيل والتحكم واستنساخ المستندات) في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، والبعض الآخر (إنشاء وتنفيذ المستندات وتنظيمها وتكوين الملفات والتخزين) في الوحدات الهيكلية. تجدر الإشارة إلى أنه مع وجود شكل مختلط من تنظيم العمل المكتبي، يمكن تنفيذ نفس العملية التكنولوجية، على سبيل المثال، تسجيل المستندات الواردة والمرسلة، في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وفي الأقسام الهيكلية، اعتمادًا على الفئة من الوثائق.

2 اختيار اسم المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة

حاليًا، لا توجد وثائق تنظيمية أو وثائق منهجية يجب أن توجه اختيار اسم خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وتحديد هيكلها، وبالتالي يحق للمنظمات اتخاذ القرارات بشكل مستقل بشأن هذه القضايا. ومع ذلك، هناك عدة عوامل يجب أخذها في الاعتبار:

طبيعة أنشطة المنظمة وهيكلها (عدد الأقسام وعدد موظفي الإدارة والعدد الإجمالي للموظفين)؛

حجم تدفق الوثائق للمنظمة؛

وجود نظام تابع (المنظمات التابعة، الفروع، الأقسام، المكاتب التمثيلية) وطبيعة العلاقة بينها وبين هيئة الإدارة المركزية.

عند الحديث عن اسم خدمة دعم التوثيق الإداري، تجدر الإشارة إلى أن خدمة دعم التوثيق الإداري اليوم يمكن أن يكون لها أسماء مختلفة، على سبيل المثال: إدارة الأعمال، قسم إدارة المكاتب، قسم دعم التوثيق الإداري، الإدارة العامة، المكتب، السكرتارية، إلخ. . في الوقت نفسه، يمكننا القول أن الاسم المحدد لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ليس له أهمية أساسية، ولكن عند اختياره فمن المستحسن أن تأخذ في الاعتبار العوامل التالية:

-هيكل الوحدة (سواء كان لها هيكل داخلي أم لا، وإذا كان به فهو معقد أم لا)؛

-متطلبات الاسم (من المستحسن أن يكون الاسم بسيطًا وسهل التذكر والنطق) ؛

-تقاليد العمل المكتبي الحالية.

على سبيل المثال، في نظام إدارة وثائق الدولة يوصى باستخدام الأسماء التالية:

· في الوزارات والإدارات - إدارة الأعمال، والتي تشمل عادة:

-السكرتارية (غرفة الاستقبال، أمانة الوزير، أمانات وكلاء الوزراء، أمانة المجلس، مكتب المراسم)؛

-التفتيش تحت إشراف الوزير (رئيس القسم) ؛

-مكتب (مكتب المراسلات الحكومية، مكتب المحاسبة والتسجيل، مكتب البعثة، مكتب النسخ، وما إلى ذلك)؛

-قسم الرسائل (الشكاوى) ؛

-قسم تحسين العمل مع الوثائق وإدخال الوسائل التقنية؛

-الأرشيف المركزي

· في المؤسسات الحكومية (الجمعيات)، في مؤسسات البحث والتصميم والهندسة ومراكز الكمبيوتر ومؤسسات التعليم العالي وغيرها من المنظمات - قسم أو مكتب التوثيق الإداري، والذي يشمل، كقاعدة عامة:

-أقسام المحاسبة والتسجيل والرقابة وتحسين العمل مع المستندات وتنفيذ الوسائل الفنية والنظر في الرسائل (الشكاوى) ؛

سكرتارية؛

البعثة؛

أرشيف. 2

ومع ذلك، بالنسبة لتلك المنظمات التي لا ترغب بشكل قاطع في استخدام الأسماء القديمة لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (إدارة الحالة، الإدارة العامة، المكتب)، من الممكن تقديم خيارات تسمية تعكس الاتجاهات الحديثة في تطوير دعم التوثيق للإدارة على سبيل المثال: خدمة إدارة التوثيق (المستندات) (القسم)، قسم التحسين الذي يعمل مع المستندات وتنفيذ الوسائل التقنية.

في المنظمات الصغيرة، قد لا تكون خدمة دعم الوثائق الإدارية، كوحدة هيكلية مستقلة، موجودة. في هذه الحالة، يتم تنفيذ العمل مع المستندات من قبل سكرتير المدير (المفتش) أو شخص آخر معين خصيصًا.

3 الهيكل التنظيمي لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة

في المؤسسات الكبيرة، يتم تخصيص المجموعات الوظيفية كجزء من خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ويتم تعيين مسؤوليات معينة لكل موظف. قد تشمل خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة سكرتارية، وبعثة، ومجموعة مراقبة (مكتب، قسم)، ومجموعة رسائل (مكتب الشكاوى، قسم الطعون العامة)، ومكتب طباعة، ومكتب نسخ، وأرشيف.

في المؤسسات المتوسطة الحجم، يتم تنفيذ وظائف خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من قبل متخصصين فرديين في مجالات العمل.

في المؤسسات الصغيرة، تتكون خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من 2-3 أشخاص.

في العديد من المنظمات، لا تعد خدمة التعليم قبل المدرسي وحدة مستقلة، ولكنها جزء من الخدمة الإدارية والاقتصادية أو خدمة إدارة شؤون الموظفين أو قسم المحاسبة. ومع ذلك، فإن تنظيم العمل مع المستندات هو نوع مستقل تماما من النشاط الذي لا علاقة له بدعم الأعمال أو المحاسبة. نظرًا لأن خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تدير فعليًا التوثيق وتدفقات المستندات للمنظمة بأكملها، فيجب أن تكون وحدة مستقلة، وإن كان بها عدد قليل من الموظفين (يمكن أن يكون 2-3 أشخاص)، تقدم تقاريرها مباشرة إلى رئيس المنظمة أو أحد الأشخاص. نواب الرئيس الذين يشرفون على المعلومات والتوثيق. وهذا أيضًا مهم بشكل أساسي لأن خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تعمل بشكل مباشر مع الإدارة، وتحل مشكلات مراجعة المستندات، وتراقب تنفيذها، وتقوم بإجراء عمل مرجعي على المستندات بناءً على تعليمات من الإدارة، وتنفذ تعليمات أخرى من الإدارة.

4 تحديد التكوين الرسمي ومستوى التوظيف في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

عند تحديد التكوين الوظيفي للموظفين، ينبغي الاسترشاد بمصنف عموم روسيا لمهن العمال ومناصب الموظفين ودرجات التعريفات (OKPDTR) ودليل مؤهلات مناصب المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين (تمت الموافقة عليه بقرار من الوزارة) قانون العمل في روسيا بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37).

لتحديد عدد الموظفين في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، يتم استخدام الوثائق التنظيمية المتعلقة بالعمل وتنظيم العمل. يتم تنفيذ معايير العمل للعاملين في المكاتب، بما في ذلك حساب مستويات التوظيف لديهم، على أساس الوثائق التالية:

المعايير الزمنية المتكاملة المشتركة بين القطاعات للعمل على دعم التوثيق للإدارة. م، 1995.

المعايير الزمنية للعمل على تحسين دعم التوثيق لإدارة الوزارات والإدارات والمؤسسات والمنظمات. م، 1992.

المعايير الزمنية للعمل على تكنولوجيا الأرشفة الآلية ودعم التوثيق للهيئات الإدارية. م، 1993.

المعايير الزمنية للعمل على دعم التوثيق للهياكل الإدارية للسلطات التنفيذية الفيدرالية. م، 2002.

كقاعدة عامة، لا يقع تحديد عدد الوحدات على عاتق المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة نفسها - يتم تنفيذ هذا العمل من قبل إدارات العمل والأجور أو الأقسام الاقتصادية، ولكن إذا لزم الأمر، يمكن أيضًا إجراء هذه الحسابات بواسطة موظفي مرحلة ما قبل المدرسة خدمة المؤسسة التعليمية. تحتوي لوائح العمل المذكورة أعلاه على مبادئ توجيهية بشأن تطبيق هذه الوثائق في الممارسة العملية.

5 تكوين مؤهلات خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

يتم تحديد تكوين مؤهلات خدمة التعليم ما قبل المدرسي بناءً على إجمالي احتياجات المؤسسة لأنواع العمل في التعليم ما قبل المدرسي، والتي يتطلب تنفيذها أن يكون لدى الموظفين المؤهلات المناسبة. يتم عرض متطلبات التأهيل للفئات الرئيسية لموظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في الملحق 2 لهذا الدليل.

يتم أخذ النتائج النهائية للحسابات، بعد إجراء فحص شامل للموثوقية، كأساس لإعداد مشاريع الوثائق التي تحدد المؤهلات والتكوين العددي لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (وأهمها جدول التوظيف، انظر أدناه ). يتم عرض المؤهلات التقريبية والتكوين العددي لخدمة التعليم ما قبل المدرسي لمؤسسة تضم ما يصل إلى 1000 موظف في الملحق 2.

1.6 مهمة ووظائف خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

تشمل المهام الرئيسية لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة ما يلي:

-تحسين أشكال وأساليب العمل مع الوثائق؛

-ضمان إجراء موحد لتوثيق وتنظيم العمل مع الوثائق؛ بناء أنظمة استرجاع المعلومات ومراقبة التنفيذ وإعداد المستندات لنقلها إلى الأرشيف وفقًا للمعايير الحالية؛

-تقليل تدفق المستندات؛

-توحيد نماذج الوثائق؛

-تطوير وتنفيذ الوثائق المعيارية والمنهجية لتحسين دعم التوثيق للإدارة في المنظمة وأقسامها الهيكلية؛

-تطبيق أحدث تقنيات المعلومات في التعامل مع الوثائق.

تشمل الوظائف النموذجية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أنواعًا مختلفة من العمل، والتي يمكن تقسيمها إلى تكنولوجية وتنظيمية ومنهجية ومراقبة.

تشمل الوظائف التكنولوجية ما يلي:

-إجراء المعالجة الأولية (إعادة التوجيه) للمستندات الواردة؛

-تسجيل الوثائق الواردة والصادرة والداخلية؛

-إجراء المعلومات والعمل المرجعي على وثائق المنظمة؛

-إنتاج المستندات المكتوبة على الآلة الكاتبة (كتابة النص على الكمبيوتر)؛

-النسخ والنسخ والاستنساخ السريع للوثائق؛

-تطوير وتصميم نماذج الوثائق؛

-إعداد الوثائق للشحن.

من بين الوظائف التنظيمية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ما يلي:

-إعداد المستندات الواردة لتقديم تقرير إلى الإدارة؛

-تنظيم مراجعة الوثائق في الوقت المناسب من قبل إدارة المنظمة؛

-تنظيم سير تنفيذ المستندات ومرورها وتنفيذها خلال الفترة المحددة؛

-تنظيم تخزين المستندات في الأقسام الهيكلية؛

-تنظيم عمل الأرشيف وفقاً للقواعد والتعليمات والتوصيات المنهجية للأرشيف الاتحادي؛

-التدريب المتقدم للعاملين في المكاتب والمحفوظات؛

-تنظيم أماكن العمل لموظفي خدمة العمل المكتبي، بما في ذلك محطات العمل الآلية (AWS)، وظروف العمل لموظفي خدمة العمل المكتبي؛

-تنظيم الأعمال الورقية بناءً على نداءات المواطنين؛

-تطوير (مع الأقسام الهيكلية ذات الصلة في المنظمة) تدابير لتحسين أشكال وأساليب العمل مع الوثائق.

وظائف التحكم تشمل:

-التحكم في التنفيذ الصحيح للمستندات المقدمة للتوقيع إلى الإدارة (أي المستندات الصادرة والداخلية)؛

-السيطرة على المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق؛

-ممارسة الرقابة على التسجيل والتشكيل الصحيحين في الأقسام الهيكلية لتنظيم الحالات الخاضعة لتقديمها إلى الأرشيف؛

-تنظيم الرقابة على العمل مع الوثائق في الأقسام الهيكلية؛

-تعميم المعلومات حول التقدم المحرز ونتائج تنفيذ الوثائق، وإبلاغ الإدارة بشكل منهجي حول هذه القضايا؛

-ضمان تخزين الملفات والاستخدام الفوري للمعلومات الوثائقية.

تشمل الوظائف المنهجية التي تؤديها خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ما يلي:

-تطوير تسميات شؤون المنظمة، وتعليمات العمل المكتبي، والجداول الزمنية لنماذج المستندات والوثائق التنظيمية المحلية الأخرى التي تحدد نظام العمل المكتبي للمنظمة؛

-إجراء فحص للقيمة العلمية والعملية للوثائق؛

-عقد الاجتماعات والتشاور حول القضايا التي تقع ضمن اختصاص خدمة إدارة المكاتب.

الغرض من خدمة DOU هو تنظيم دعم التوثيق الفعال لإدارة أنشطة المؤسسة. وعليه فإن المهام الرئيسية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة هي:

في تنظيم وتنفيذ وتشغيل وتحسين النظام المتكامل لدعم الوثائق لإدارة المؤسسات؛

في تحسين أشكال وأساليب العمل مع الوثائق على أساس سياسة معلومات موحدة والتقنيات الحديثة لمعالجة المعلومات الموثقة؛

في التوجيه التنظيمي والمنهجي المناسب بشأن الامتثال للإجراء المحدد للعمل مع وثائق الأقسام الهيكلية ومسؤولي المؤسسة:

في السيطرة الفعالة على الامتثال للإجراء المعمول به للعمل مع وثائق الأقسام الهيكلية ومسؤولي المؤسسة.

2. تنظيم أنشطة خدمة دعم الوثائق الإدارية

تعمل خدمة إدارة الوثائق (DMS) وموظفوها على أساس الوثائق التنظيمية والقانونية التالية:

· اللوائح المتعلقة بالوحدة الهيكلية؛

· وصف الوظيفة؛

· تعليمات العمل المكتبي.

الإطار التنظيمي لتطوير اللوائح المتعلقة بخدمة دعم التوثيق الإداري والتوصيف الوظيفي لموظفيها محدود للغاية. وفقا لهذا، في عملية إنشاء اللوائح المتعلقة بخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، يمكنك استخدام نظام إدارة التوثيق الحكومي.

الوثيقة التنظيمية الرئيسية لتطوير الأوصاف الوظيفية هي دليل مؤهلات مناصب المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين، المعتمد بموجب مرسوم وزارة العمل والتنمية الاجتماعية في الاتحاد الروسي بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37، والذي يحتوي على خصائص التأهيل للوظائف.

وتتكون خصائص التأهيل لكل منصب من ثلاثة أقسام:

ويحدد قسم "المسؤوليات الوظيفية" المهام الوظيفية الرئيسية التي يمكن إسنادها كليًا أو جزئيًا إلى الموظف الذي يشغل هذا المنصب، مع مراعاة التجانس التكنولوجي وترابط العمل، مما يسمح بالتخصص الأمثل للموظفين. ويتم نقل هذه الوظائف إلى القسم الثاني من الوصف الوظيفي الذي يحمل نفس الاسم "مسؤوليات الوظيفة".

يحتوي قسم "يجب أن يعرف" على المتطلبات الأساسية للموظف فيما يتعلق بالمعرفة الخاصة، وكذلك المعرفة بالأعمال التشريعية والتنظيمية واللوائح والتعليمات وغيرها من المواد الإرشادية والأساليب والوسائل التي يجب على الموظف استخدامها عند أداء واجبات الوظيفة. ويتم نقل هذه المتطلبات إلى القسم الأول من الوصف الوظيفي "أحكام عامة".

يحدد قسم "متطلبات التأهيل" مستوى التدريب المهني للموظف اللازم لأداء واجبات الوظيفة المقدمة ومتطلبات الخبرة في العمل. يتم تقديم مستويات التدريب المهني المطلوبة وفقًا لقانون الاتحاد الروسي "بشأن التعليم". ويتم نقل هذه المتطلبات إلى القسم الأول من الوصف الوظيفي "أحكام عامة".

عند تطوير التعليمات المناسبة، من الضروري أن نأخذ في الاعتبار أنه نظرًا لأن خصائص التأهيل المحددة في دليل مؤهلات مناصب المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين تنطبق على موظفي المنظمات والمؤسسات والمؤسسات والمنظمات، بغض النظر عن انتماءاتهم الصناعية وإداراتهم التبعية، فهي تمثل أكثر ما يميز كل منصب وظيفي. لذلك، عند تطوير الأوصاف الوظيفية، من الممكن توضيح قائمة الأعمال التي تميز الوظيفة المقابلة في ظروف تنظيمية وفنية محددة، وتحديد متطلبات التدريب الخاص اللازم للعمال.

بالنسبة لوظائف موظفي خدمة التعليم ما قبل المدرسة، يوفر الدليل خصائص التأهيل التالية. (المرفق 1).

يمكن إضافة لقب "كبير" إلى الوظيفة بشرط أن يقوم الموظف، بالإضافة إلى أداء الواجبات التي ينص عليها المنصب الذي يشغله، بالإشراف على فناني الأداء التابعين له. يتم تحديد الإشارة في عنوان "القائد" في الحالة التي يتم فيها تكليف الموظف بوظائف مدير ومدير تنفيذي مسؤول في أحد مجالات أنشطة المنظمة أو مسؤوليات التنسيق والإدارة المنهجية لمجموعات فناني الأداء.

1 تعليمات لدعم التوثيق للإدارة

عند إعداد نص تعليمات دعم التوثيق للإدارة، يوصى أيضًا باستخدام المستندات القياسية ذات الصلة كأساس، على سبيل المثال، تعليمات العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية.

(تمت الموافقة عليه بأمر من الأرشيف الفيدرالي بتاريخ 27 نوفمبر 2000 رقم 68.)

في هذه الحالة، ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار الأحكام ذات الصلة من الوثائق الأخرى التي تنظم مجالات معينة من التعليم قبل المدرسي إلى الحد اللازم. بالإضافة إلى GSDOU، هذا، على وجه الخصوص، GOST R6.30-2003. على أساسها، يتم تجميع نص التعليمات لدعم التوثيق لإدارة المؤسسة (منظمة، مؤسسة).

2 تعليمات حول أنواع (مجالات) نشاط خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

تعليمات لنوع النشاط - وثيقة معيارية تحدد إجراءات تنفيذ أي نشاط (إجراءات تطبيق أحكام القوانين التنظيمية الأخرى لتنفيذ مثل هذه الأنشطة) من قبل المسؤولين (الأقسام الهيكلية) للمؤسسات (المنظمات، المؤسسات). تم تحديد الإجراء العام والقواعد الخاصة بوضع التعليمات الخاصة بنوع النشاط في الفقرة 4.2 من التعليمات القياسية للعمل المكتبي.

يتم توقيع التعليمات الخاصة بنوع النشاط من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة المسؤولة عن تطوير الوثيقة ويوافق عليها رئيس المؤسسة. يجب أن تكون الموافقة على الوثيقة على شكل ختم موافقة أو عن طريق إصدار مستند إداري بالموافقة عليها.

يجب وضع التعليمات الخاصة بنوع النشاط على الشكل العام للمؤسسة. يجب تقديم نص الوثيقة وفقًا لمتطلبات التوصيات المنهجية لـ VNIIDAD FAS RF (1998) مع مراعاة تفاصيل نوع نشاط المؤسسة (الوحدة الهيكلية)، التي تنظمها التعليمات ذات الصلة.

عادة ما يتم تقسيم النص الرئيسي للتعليمات الخاصة بنوع النشاط إلى فصول وفقرات وفقرات فرعية. يجب أن تحتوي فصول الوثيقة على عناوين ومرقمة بالأرقام الرومانية.

3 تعليمات لتنظيم أماكن العمل للعاملين في خدمة ما قبل المدرسة

تعليمات تنظيم أماكن العمل هي وثيقة معيارية تحدد إجراءات تنظيم أماكن العمل لموظفي الوحدة الهيكلية للمؤسسة (موظفون من مؤهل معين أو فئة مهنية). عند إعداد هذه التعليمات، ينبغي الاسترشاد بالمتطلبات المذكورة أعلاه التي تنظم إجراءات إعداد التعليمات، فضلا عن أحكام الوثائق التي تحدد متطلبات محددة لتنظيم أماكن العمل في مجال معين من النشاط.

يتم توقيع التعليمات من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة المسؤولة عن تطوير الوثيقة ويوافق عليها رئيس المؤسسة.

يجب أن تكون الموافقة على المستند على شكل ختم اعتماد أو عن طريق إصدار مستند إداري بالموافقة عليه.

ويجب أن تصدر التعليمات على النموذج العام للمؤسسة. يجب تقديم نص الوثيقة وفقًا لمتطلبات التوصيات المنهجية لـ VNIIDAD FAS RF (1998) مع مراعاة تفاصيل نوع نشاط المؤسسة (الوحدة الهيكلية)، التي تنظمها التعليمات ذات الصلة.

يجب أن يكون ترقيم الفقرات والفقرات الفرعية في الوثيقة بالأرقام العربية.

4 وثائق التخطيط وإعداد التقارير للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

يعد ضمان التخطيط وإعداد التقارير، فضلاً عن الإعداد الصحيح وفي الوقت المناسب للوثائق ذات الصلة - الخطط والتقارير - إحدى المسؤوليات الرئيسية لرئيس خدمة التعليم قبل المدرسي في المؤسسة. بشكل عام، خطة العمل هي وثيقة تحدد تكوين ومحتوى الأنشطة (المهام) الرئيسية التي يسند تنفيذها إلى الموظف (الوحدة الهيكلية أو المؤسسة التي يديرها)، والتوقيت والموقع والمسؤولين عنها تنفيذها خلال فترة زمنية معينة (خلال اليوم، الأسبوع، الشهر، الربع، الخ)".

البيانات الأولية لتخطيط أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة للعام التقويمي القادم هي:

مؤشرات التطور المالي والاقتصادي للمؤسسة خلال الفترة المخطط لها ؛

النتائج الرئيسية لأنشطة خدمة التعليم ما قبل المدرسة خلال الفترة الماضية؛

أهداف وغايات خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، الناشئة عن محتوى الأقسام ذات الصلة من وثائق التخطيط طويلة الأجل ومتوسطة الأجل (بما في ذلك خطط العمل وبرامج التطوير التنظيمي للمؤسسة، وما إلى ذلك).

بناءً على مؤشرات خطة عمل المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة يتم توضيح خطط عمل الأقسام الهيكلية لخدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة واعتمادها في صورتها النهائية.

يتم تخطيط العمل الفردي لموظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على أساس خطط الوحدات الهيكلية ذات الصلة ومع مراعاة تعليمات رؤسائهم المباشرين. الوثيقة الرئيسية لتخطيط العمل الفردي للموظف هي خطة العمل الشخصية.

التقرير هو وثيقة تعكس بشكل تفصيلي النتائج النهائية للمعالجة (التنظيم والحساب والتسوية) وتحليل البيانات الإحصائية التي تميز أداء أي نوع من العمل (أي نشاط) على مدى فترة زمنية طويلة (شهر أو ربع سنوي أو أكثر). يتم تقديم التقارير عن أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بالطريقة التي تحددها أحكام الوثائق التنظيمية والمنهجية والتنظيمية والإدارية ذات الصلة، وكذلك تعليمات من رئيس المؤسسة.

تتم الموافقة على نماذج وثائق التخطيط والإبلاغ عن أنشطة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من قبل رئيس المؤسسة بناءً على التقديم المقابل من رئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. يوجد على القرص المضغوط مثال لخطة عمل لرئيس مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، ويوجد مثال لتقرير عن العمل مع طلبات مكتوبة من المواطنين في الملحق 6 بهذا الدليل.

5 وثائق حول تحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة

يتم تشكيل مجموعة خاصة ضمن الوثائق التنظيمية والإدارية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من خلال وثائق تحسين أنشطتها. يتضمن تحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة التنفيذ المنهجي لمجموعة من التدابير التي تهدف إلى تحقيق مؤشرات أداء أعلى لجميع الوحدات الهيكلية (مجالات العمل) داخل خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة والخدمة ككل. يتم تحديد محتوى الأنشطة اعتمادًا على الاتجاه الذي تتركز فيه الجهود الإدارية لإدارة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. ومع ذلك، في الممارسة العملية، غالبا ما يرتبط إجراء مثل هذه الأحداث بإدخال خدمة الأنشطة اليومية للوثائق المعيارية والمنهجية (التنظيمية والإدارية) الجديدة بشأن بعض قضايا دعم التوثيق للإدارة.

كما ذكرنا سابقًا، يجب أن يكون تنفيذ مجموعة من التدابير لتحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة منهجيًا. لهذا الغرض، تقوم إدارة الخدمة بتطوير مسودة خطة (إذا لزم الأمر، بالتعاون مع المسؤولين الآخرين (الأقسام الهيكلية) للمؤسسة). قد تتضمن هذه الخطة أنشطة تتعلق بما يلي:

تطوير (توضيح) الوثائق المعيارية والمنهجية (التنظيمية والإدارية) الجديدة للمؤسسة بشأن قضايا التعليم قبل المدرسي ؛

التغييرات في تدفق المستندات الحالي للمؤسسة، مع مراعاة المتطلبات الجديدة لتنظيمها؛

تدريب موظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وإذا لزم الأمر، المسؤولين الآخرين في المؤسسة المصرح لهم بالعمل مع وثائق الإدارة؛

توفير الوثائق ذات الصلة للأقسام الهيكلية للمؤسسة.

ينعكس تنفيذ الأنشطة المنصوص عليها في الخطة في القانون. يتم عرض نماذج خطة العمل لتحسين أنشطة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة والقانون المقابل على القرص المضغوط المرفق بالكتاب.

6 الأوصاف الوظيفية لموظفي خدمة ما قبل المدرسة

"الوصف الوظيفي هو وثيقة معيارية تنظم أنشطة مسؤول معين (فئة الموظفين - موظفو الإدارة، والمتخصصون، وفناني الأداء، وما إلى ذلك) في مؤسسة (منظمة، مؤسسة) وتحدد إجراءات تطبيق هؤلاء الأشخاص للوصف الوظيفي أحكام القوانين التنظيمية الأخرى. يتم تنظيم الإجراءات والقواعد العامة لإضفاء الطابع الرسمي على الوصف الوظيفي للتعليمات بموجب الفقرة 4.2 من تعليمات إدارة المكتب القياسية."

يجب أن يتم توقيع الوصف الوظيفي من قبل الشخص المسؤول عن تطويره واعتماده من قبل رئيس المؤسسة - في شكل ختم موافقة أو عن طريق إصدار وثيقة إدارية بالموافقة. تتم صياغة عنوان نص الوصف الوظيفي في حالة الجر، على سبيل المثال: "تعليمات إلى كبير علماء القياس".

تتم طباعة نص التعليمات على الورق العام للمؤسسة ويتم تقديمه بصيغة الغائب المفرد أو الجمع. يمكن تقسيم نص التعليمات إلى فصول وفقرات وفقرات فرعية. يجب أن تحتوي الفصول على عناوين وأن يتم ترقيمها بالأرقام الرومانية. يتم ترقيم النقاط والنقاط الفرعية بالأرقام العربية.

يتم تنظيم متطلبات التوصيف الوظيفي لفئات معينة من الموظفين من خلال لوائح الأقسام والوثائق التنظيمية والإدارية ذات الصلة. وبالتالي، وفقًا للملحق 2 للملحق 12 للمؤسسة التعليمية لموازنة الدولة في قسم الوصف الوظيفي "أحكام عامة" تم تحديد ما يلي:

مهام الموظف (على سبيل المثال، للكاتب - استلام وتسجيل المستندات الواردة وإرسال المستندات الصادرة)؛

الإجراء الخاص بشغل الوظيفة، أي الذي يتم من خلاله تعيين موظف معين وفصله؛

المتطلبات المهنية للموظف (مستوى التعليم، والخبرة العملية، وما إلى ذلك)؛

المستندات والمواد الأساسية التي يجب على الموظف اتباعها في أنشطته.

يحدد قسم الوصف الوظيفي "وظائف الموظف":

الموضوع أو مجال العمل المخصص للموظف؛

قائمة بأنواع العمل التي تشكل أداء الوظائف المعينة (على سبيل المثال، قد يشمل تسجيل المستندات ملء البطاقات، والحفاظ على خزانة الملفات، وإصدار الشهادات، وما إلى ذلك).

يشير قسم الوصف الوظيفي "مسؤوليات الموظف" إلى تفاصيل النشاط:

المتعلقة بإعداد الوثائق واستلام ومعالجة وإصدار المعلومات؛

تتطلب الاستخدام الإلزامي لبعض أشكال وأساليب العمل (على سبيل المثال، السيطرة الدورية على تشكيل الحالات في الوحدات الهيكلية، وإجراء الإحاطات، وما إلى ذلك)؛

اشتراط الالتزام بالمواعيد النهائية لإجراءات محددة؛

فيما يتعلق بإجراءات تنفيذ الأوامر؛

مما يؤثر على المعايير الأخلاقية التي يجب مراعاتها في الفريق.

يحدد قسم الوصف الوظيفي "حقوق الموظف" حقوق الموظف في تنفيذ المهام الموكلة إليه وأداء الواجبات. يشير قسم الوصف الوظيفي "العلاقات" إلى الإدارات والموظفين الذين يستقبل منهم المقاول والذين ينقل إليهم المعلومات وهيكلها وتوقيت إرسالها ومن يشارك في تنفيذ مستندات معينة ومن يتم التنسيق معهم وما إلى ذلك .

يسرد قسم "التقييم الوظيفي" في الوصف الوظيفي المعايير التي تسمح بتقييم مدى قيام الموظف بوظائفه ومسؤولياته، واستخدام الحقوق، وما إلى ذلك.

3. هيكل وأفراد خدمة دعم الوثائق الإدارية

1 هيكل المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة

من الأمور المهمة عند تنظيم العمل المكتبي في المنظمة تحديد هيكل خدمة دعم التوثيق للإدارة وتكوينها الرسمي والعددي.

يعتمد هيكل خدمة دعم الوثائق الإدارية على حجم تدفق المستندات، وكذلك على تقنية العمل مع المستندات ويمكن تمثيلها بالأقسام الهيكلية التالية:

سكرتارية؛

-رحلة استكشافية (قد تتضمن الرحلة مجموعات لمعالجة المراسلات الواردة والصادرة، والمستندات السرية، ومجموعة البريد السريع، وما إلى ذلك)؛

-قسم (قسم، مجموعة) لتسجيل ومحاسبة الوثائق؛

-قسم (قسم، مجموعة) للسيطرة على تنفيذ الوثائق؛

-قسم (قسم، مجموعة) للعمل مع نداءات المواطنين؛

-قسم (قسم، مجموعة) لإنتاج المستندات (مكتب الآلة السابق)؛

-إدارة تحسين المكاتب؛

-مكتب النسخ

-مجموعة البروتوكول؛

-فريق التحرير؛

استقبال؛

أرشيف.

في مؤسسة كبيرة ذات حجم كبير من تدفق المستندات، قد تكون جميع الأقسام المذكورة أعلاه مدرجة في خدمة دعم التوثيق للإدارة.

في المؤسسات الأصغر حجمًا التي ليس لديها مثل هذا الحجم الكبير من تدفق المستندات، من الممكن الجمع بين عدة وظائف في قسم واحد أو، بدلاً من الأقسام الهيكلية، يمكن تنفيذ العمل ذي الصلة بواسطة موظفين فرديين؛ في شركة صغيرة، يتم تنفيذ جميع الأعمال عادة ما يقوم بها سكرتير واحد.

تمت صياغة طريقة إنشاء الهيكل التنظيمي لخدمة إدارة السجلات (DOU)، اعتمادًا على حجم تدفق المستندات، في نظام إدارة سجلات الدولة الموحد (مديرية الأرشيف الرئيسية التابعة لمجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية، 1974). وفقًا لهذه الطريقة، يتم تقسيم جميع المنظمات والمؤسسات والمؤسسات، اعتمادًا على حجم تدفق المستندات، إلى أربع فئات:

لذلك، وفقًا للتصنيف أعلاه، إذا كان حجم تدفق المستندات للمؤسسة أكثر من 10 آلاف مستند سنويًا، فمن أجل التنظيم الفعال للعمل مع المستندات، من الضروري إنشاء خدمة دعم المستندات للإدارة كوحدة منفصلة .

على الرغم من أن هذه الطريقة لإنشاء الهيكل التنظيمي لمؤسسة تعليمية ما قبل المدرسة تم اقتراحها منذ أكثر من 30 عامًا، إلا أنها بشكل عام لا تزال قابلة للتطبيق حتى يومنا هذا. على سبيل المثال، Bobyleva M.P. يقترح في كتابه "تدفق المستندات الفعال: من التقليدي إلى الإلكتروني" التطوير التالي للهيكل التنظيمي لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة اعتمادًا على حجم تدفق المستندات (معروض في الجدول 1).

الجدول 1: تطوير الهيكل التنظيمي لخدمة التعليم ما قبل المدرسة اعتمادًا على حجم تدفق المستندات

حجم تدفق المستندات، ألف وثيقة سنويًا الأشكال التنظيمية لخدمة ما قبل المدرسة أقل من 10 عادةً سكرتير أو سكرتيرين لرئيس المنظمة من 10 إلى 25، يتم إضفاء الطابع الرسمي على الخدمة تنظيميًا؛ مطلوب مجموعة من العاملين مع تخصيص المسؤولين عن مجالات العمل الفردية (تخصص الموظفين) من 25 إلى 50 يتم إنشاء قسم يشمل عدة مجالات عمل (معالجة وتسجيل المستندات، مراقبة التنفيذ، الأرشفة، الخ .) من 50 إلى 100 هيكل أكثر تطورًا ينظم من خلاله جميع مجالات العمل الرئيسية؛ تتزايد درجة التخصص في عمل الموظفين، ويتم تسليط الضوء على تنظيم الشركات وتحسين المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة كمجال مستقل (واحد أو أكثر من المتخصصين)، بما في ذلك على أساس الأتمتة، أكثر من 100 هيكل معقد غير قياسي لمرحلة ما قبل المدرسة خدمة المؤسسة التعليمية، اعتماداً على خصوصيات عمل المنظمة وبنيتها (الهرمية، الموزعة جغرافياً) واستخدام الأنظمة الآلية

2 عدد موظفي خدمة دعم الوثائق الإدارية

يعتمد التركيب العددي وتسميات وظائف العاملين في المكاتب بشكل أساسي على الوظائف المعينة وحجم العمل الذي يؤديه هذا القسم والتكنولوجيا المعتمدة (مستوى الأتمتة وميكنة العمل مع المستندات).

أثناء تطوير نظام إدارة مكاتب الدولة الموحد في البلاد في أواخر الستينيات، اقترح معهد بحوث العمل طريقة لحساب عدد موظفي المكاتب على أساس حجم تدفق المستندات والعدد الإجمالي لموظفي المؤسسات. تبدو الصيغة بسيطة للغاية:

رقم= 0.00016 × D0.98 × ص 0.1

وقد أدت بساطة الحساب باستخدام هذه الصيغة إلى تكرارها بشكل متكرر في الأدلة التعليمية والمرجعية الخاصة بالعمل المكتبي. ومع ذلك، فقد تم تصميمه للوزارات ولجان الدولة واستند إلى تقنية الوثائق المطبوعة الموجودة في تلك السنوات مع إعادة طباعة النصوص المتعددة عند إعداد الوثيقة ودرجة منخفضة من ميكنة العمل الإداري. سيعطي الحساب باستخدام هذه الصيغة تكوينًا كميًا مبالغًا فيه بشكل كبير لخدمة العمل المكتبي، والذي لا يتوافق مع التقنيات الجديدة وزيادة إنتاجية العمل في مجال الإدارة. اليوم هذه الصيغة مثيرة للاهتمام فقط لتاريخ العمل المكتبي.

يتم إجراء حساب أكثر واقعية لعدد موظفي المكاتب على أساس كثافة اليد العاملة لأنواع العمل المنجز وفقًا للصيغة التي وضعها المكتب المركزي لمعايير العمل والمرفقة بجميع مجموعات المعايير الزمنية لأنواع العمل المكتبي ، بما في ذلك أحدثها - "المعايير الزمنية للعمل على هياكل إدارة دعم التوثيق في السلطات التنفيذية الفيدرالية"، تمت الموافقة عليها بقرار وزارة العمل والتنمية الاجتماعية في الاتحاد الروسي بتاريخ 26 مارس 2002 رقم 23.

طريقة الحساب فيها هي نفسها. لحساب العدد المطلوب من الموظفين، يتم تحديد كثافة اليد العاملة لكل نوع من أنواع العمل المنظم وغير القياسي بشكل منفصل. بالنسبة لأنواع العمل الموحدة، تم بالفعل حساب معايير الوقت والإشارة إليها في المجموعات المدرجة. لكل نوع من أنواع العمل، يتم تحديد معيار الوقت بواسطة الصيغة

ن فر = ن × ل،

حيث ن الواقع الافتراضي

K هو معامل يأخذ في الاعتبار تكاليف الصيانة التنظيمية والفنية لمكان العمل والراحة واستراحات التربية البدنية والاحتياجات الشخصية،٪ من وقت التشغيل.

بناءً على نتائج تحليل الخرائط والصور الفوتوغرافية وصور وقت العمل نفسه، يتم أخذ K يساوي 1.1

ثم يتم تحديد كثافة اليد العاملة السنوية للعمل الموحد (T) بالساعات، مع الأخذ في الاعتبار كل نوع من العمل المنجز باستخدام الصيغة:

ت ن = ن الواقع الافتراضي × الخامس أنا،

حيث ن الواقع الافتراضي - الوقت المستغرق في أداء نوع قياسي معين من العمل، ح؛

الخامس أنا - حجم نوع معين من العمل المنجز سنويا.

يتم تحديد كثافة العمل السنوية للعمل غير القياسي بالساعات من خلال طريقة تقييمات الخبراء، مع مراعاة حجم العمل المنجز باستخدام الصيغة:

ت ن = ن ننج × الخامس ي،

حيث ن nnj - كثافة اليد العاملة في العمل غير المنتظم من نوع معين،

الخامس ي - الحجم السنوي لأنواع العمل غير القياسية.

يتم حساب إجمالي كثافة اليد العاملة السنوية لكل من العمليات القياسية وغير القياسية باستخدام الصيغة:

ت يا = ت ن + ت ن

من خلال معرفة إجمالي كثافة اليد العاملة السنوية للعمل الذي تؤديه خدمة إدارة المكاتب، احسب عدد العمال المطلوبين لأداء هذا العمل باستخدام الصيغة:

حيث ف ن - وقت العمل المفيد للموظف خلال العام.

يمكن العثور على أمثلة لكيفية حساب عدد العاملين في المكاتب في نفس مجموعات المعايير الزمنية للمكتب المركزي لمعايير العمل.

أمثلة لحساب عدد العاملين في المكاتب (التقنيات التقليدية)

تم حساب عدد الموظفين بناءً على كثافة العمالة المخططة للعمل المنجز خلال العام.

الرقم نوع العمل المنجز الرقم القياسي وحدة حجم العمل حجم العمل للسنة الوقت القياسي لكل وحدة حجم العمل، الأشخاص. -ح- مقدار الوقت الذي يقضيه الشخص الواحد. - الجزء الأول تجميع وصيانة قائمة شؤون المنظمة 3.1.1.2200 العناصر 2002302302 معالجة المستندات المستلمة 3.1.2.110 المستندات 144000.781123.23 معالجة المستندات المرسلة 3.1.2.210 المستندات 106500.80852.04 مراقبة تنفيذ المستندات 3.1.310 المستندات 1500.7010.5 13نقل القضية إلى أرشيف المنظمة من الأقسام الهيكلية 3.1.5.710 قضايا 1003.20 3.20 المجموع 7377.4 ت ن - كثافة العمل، محسوبة وفقًا لمعايير الوقت الواردة في المجموعة، مع مراعاة المعامل K = 1.1، مع مراعاة الوقت المستغرق في الصيانة التنظيمية والفنية لمكان العمل، والراحة (بما في ذلك استراحات التدريب البدني والاحتياجات الشخصية) ) - 8115.1 فرد في الساعة.

ت ن - كثافة العمل غير المنصوص عليها في التحصيل - 114.2 ساعة عمل. (يحددها الخبير).

F ن - المبلغ المفيد لوقت العمل لموظف واحد في السنة بالساعات (يبلغ في المتوسط ​​1910 ساعة).

دعونا نعطي مثالاً آخر لحساب عدد الموظفين في خدمة إدارة المكاتب، الواردة في المعايير الزمنية الموحدة المشتركة بين القطاعات للعمل على دعم التوثيق للإدارة:

تم حساب عدد موظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (المكتب) على أساس كثافة العمل الفعلية للعمل المنجز في العام الماضي.

ت ن - كثافة العمل، محسوبة وفقًا للمعايير الزمنية الواردة في المجموعة، مع مراعاة المعامل K = 1.1، مع مراعاة الوقت المستغرق في الصيانة التنظيمية والفنية لمكان العمل، والراحة (بما في ذلك استراحات التربية البدنية والاحتياجات الشخصية) ) - 11698.5 ساعة عمل.

ت ن - كثافة اليد العاملة غير المنصوص عليها في المجموعة - 98.8 شخصًا. -ح. (يحددها الخبير).

F ن - وقت العمل المفيد لموظف واحد في السنة، عدد الساعات (يبلغ في المتوسط ​​2006 ساعة).

وأخيرًا، لنأخذ الأمثلة الواردة في أحدث معايير الوقت من عام 2002.

حساب العدد القياسي لموظفي خدمة التوثيق الذين يقدمون مجموعة من المهام "المحاسبة وتسجيل المستندات"

اسم العمل وحدة القياس حجم العمل السنوي الوقت القياسي، الجزء رقم الجدول كثافة العمالة القياسية، الجزء 1. الاحتفاظ بملف التحكم One RKK108600, 151816292. القيد في دفتر الأستاذ للمستندات المرسلة إدخال واحد 60000.04402403. جرد المستندات الواردة جرد واحد 1200.234027.6 4. ملئ السجل سجل واحد 37330.1940709.275. معالجة برقيةOne telegram6500.113471.56. توزيع الوثائقمرسل إليه واحد60000.02321697. تسجيل الوثائق المستلمة من الهيئة الجماعية 2 ل.48000.0316728. تسجيل الطلبات الداخلية 2 ل.1200.08164.89. المحاسبة لأوامر هيئة جماعية وثيقة واحدة 1200.07158.410. المحاسبة عن قرارات (قرارات) هيئة جماعيةوثيقة واحدة 1201151211. محاسبة برقيات الهيئة الجماعية برقية واحدة 1500.05157.512. المحاسبة عن التقارير الواردة من هيئة جماعية تقرير واحد 60 0.481528.813. المحاسبة عن جرد وثائق هيئة جماعية جرد واحد 4200.121550.414. محاسبة خطابات الإخطار من هيئة جماعية حرف واحد 12600.05156315. المحاسبة عن قرارات هيئة جماعية وثيقة واحدة 1200.08159.6 المجموع: 3002.87

بطاقة التسجيل (RKK) - بطاقة تسجيل ومراقبة تحتوي على نموذج مصمم خصيصًا للتسجيل وتعمل على المحاسبة والتحكم في المستندات الواردة، ولا يزيد طولها عن 1500 حرف.

L - ورقة (ل) - وحدة قياس حجم النص المكتوب على ورقة بحجم 210 × 297 مم (تنسيق A4) مطبوعة على جانب واحد، حيث يتم وضع 38 - 41 سطرًا (2450 حرفًا) عند 1.5 فواصل زمنية تتراوح من 60 إلى 64 حرفًا مطبوعًا في السطر (في الظروف الآلية - 2 كيلو بايت).

ت ن - المصروفات الزمنية المحسوبة وفق معايير الوقت – 3002.87 ساعة.

F ن - يُفترض تقليديًا أن يكون وقت العمل القياسي لكل موظف سنويًا هو 2000 ساعة.

ت ن - 438.9 - تكاليف الوقت غير المنصوص عليها في المعايير، ذات طبيعة لمرة واحدة (يحددها تحليل الخبراء)؛

ت عن = 3002.87+ 438.9 = 3441.77 ساعة.

مثال الحساب 2

حساب عدد الموظفين الأساسيين للعاملين في خدمة التوثيق

اسم العمل وحدة القياس حجم العمل السنوي الوقت القياسي رقم الجزء من الجدول كثافة العمالة القياسية 1. المحاسبة الآلية لحجم تدفق المستندات للمؤسسة 100 مستند 200000.153202 التسجيل الآلي للمستندات الواردة 10 مستندات 250000.405410003. المحاسبة الآلية لعدد المستندات الواردة 100 مستند 65000.05523.254. التحكم الآلي في تنفيذ المستندات الواردة 10 مستندات50000,756350------10. المحاسبة الآلية لعدد المستندات الداخلية المرسلة 100 مستند 150000.04516 الإجمالي: 10545

ت ن - تكاليف الوقت المحسوبة وفق معايير الوقت - 10545 ساعة.

ت ن - تكاليف الوقت غير المنصوص عليها في المعايير، والتي تكون بطبيعتها لمرة واحدة - 1096.8 ساعة (يحددها تحليل الخبراء)؛

F ن - معايير وقت العمل لموظف واحد في السنة، ساعات - يُفترض تقليديًا أنها تساوي 2000 ساعة.

كما نرى من الأمثلة المقدمة، يتم حساب المنهجية بنفس الطريقة، لكنك تأخذ معايير الوقت من المجموعة التي تستخدمها، وتحسب أنواع العمل غير القياسية بنفسك باستخدام تقديرات الخبراء.

بالإضافة إلى الموظفين المدرجين مباشرة في طاقم خدمة إدارة المكاتب، قد يكون لكل وحدة هيكلية سكرتير يقوم بأعمال المكتب في القسم. وفي حالة عدم وجود رئيس القسم يجب عليه تعيين أحد موظفي القسم المسؤولين عن حفظ السجلات.

وبالتالي، فإن العدد الإجمالي للموظفين العاملين في الخدمات الكتابية في المنظمة سوف يتكون من العدد العادي للموظفين في الخدمة الكتابية وجميع موظفي الأقسام الأخرى الذين يتم تكليفهم بوظائف كتابية.

خاتمة

من خلال فحص المواد المتعلقة بموضوع الدورة، يمكن استخلاص الاستنتاجات التالية:

وفقًا لمتطلبات نظام المؤسسات التعليمية الحكومية لمرحلة ما قبل المدرسة، يجب أن يتم دعم التوثيق للإدارة في المؤسسات الحديثة من خلال خدمة خاصة - خدمة دعم التوثيق للإدارة (خدمة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة). تعمل هذه الخدمة في المؤسسة كوحدة هيكلية مستقلة يرأسها رئيس الخدمة وتخضع مباشرة لرئيس المؤسسة.

المهام الرئيسية لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة هي:

إدخال إجراء موحد في المؤسسة للعمل مع المستندات وفقًا للمؤسسة التعليمية لميزانية الدولة وغيرها من الوثائق التنظيمية والمنهجية والتنظيمية والإدارية ؛

تنفيذ الإدارة المنهجية لتنظيم العمل مع الوثائق في الأقسام الهيكلية للمؤسسة؛

ضمان الرقابة الفعالة على الامتثال للإجراء المعمول به للعمل مع الوثائق؛

تحسين أشكال وأساليب عمل مسؤولي المؤسسة بالوثائق.

دعم التوثيق للإدارة هو نشاط يغطي تنظيم التوثيق وإدارة الوثائق في عملية تنفيذ وظائف المؤسسة والمنظمة والمؤسسة.

للحصول على تأثير اقتصادي، أولا وقبل كل شيء، تعد جودة المعلومات مهمة، والتي يتم تحديدها من خلال كميتها وكفاءتها ودرجة تعقيدها. إذا لم يكن لدى المؤسسة عمل فعال مع المستندات، فنتيجة لذلك، تتدهور الإدارة، لأنها تعتمد على الجودة والموثوقية، وكفاءة تلقي المعلومات ونقلها، والتنظيم الصحيح لخدمة المراجع والمعلومات، والتنظيم الواضح البحث عن الوثائق وتخزينها واستخدامها.

قائمة المصادر والأدب المستخدم

مصادر

GOST R 51141-98 حفظ السجلات والأرشفة: المصطلحات والتعريفات. - م: دار المواصفات، 1998.

د-191-98. توحيد نصوص وثائق الإدارة. التوصيات المنهجية لVNIIDAD FAS RF. - م: فنكداد، 1998.

تعليمات نموذجية للعمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليها بأمر من خدمة الأرشيف الفيدرالية في روسيا بتاريخ 27 نوفمبر 2000 رقم 68). - م.، 2001.

نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. الأحكام الأساسية. المتطلبات العامة لخدمات دعم الوثائق والتوثيق. تمت الموافقة عليه من قبل مجلس إدارة الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 27 أبريل 1988.

الأدب

بيلوف أ.ن. العمل المكتبي وتدفق المستندات: كتاب مدرسي. دليل.- م: اكسمو، 2007

باساكوف إم. العمل المكتبي والمراسلات في الأسئلة والأجوبة: كتاب مدرسي. - روستوف n/d.: فينيكس، 2004

جالاخوف ف. العمل المكتبي: العينات والوثائق وتنظيم وتقنية العمل. - م: شركة ذات مسؤولية محدودة "TK Velby"، 2005

ديمين يو.م. العمل المكتبي: إعداد الوثائق الرسمية. - سانت بطرسبورغ: بيتر، 2004

كريلوفا آي يو. توثيق أنشطة الإدارة: Proc. مخصص. - سانت بطرسبورغ: مطبعة الأعمال، 2004

تلفزيون كوزنتسوفا. العمل المكتبي: تنظيم وتكنولوجيا دعم التوثيق للإدارة. - م: الوحدة-دانا، 2003

تلفزيون كوزنتسوفا. العمل المكتبي: كتاب مدرسي / T.A. بيكوفا، إل إم. فيالوفا، إل.في. سانكينا؛ تحت العام إد. البروفيسور تلفزيون. كوزنتسوفا. - الطبعة الثانية، المنقحة. وإضافية - م: مفر، 2006.

روجوزين م.يو. دليل العمل المكتبي - سانت بطرسبورغ: بمتر، 2006

سبيفاك ف. توثيق الأنشطة الإدارية: العمل المكتبي – سانت بطرسبرغ: بيتر، 2005

ستينيوكوف إم. العمل المكتبي: ملاحظات المحاضرة. - م: قبل، 2005

يانكوفا ف. كيفية تنظيم العمل المكتبي. - م: مفر، 2004.

كتاب المؤهلات المرجعية لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين، تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37. - أحكام عامة.

المرفق 1

الخصائص المؤهلة لوظائف موظفي خدمة دعم التوثيق للإدارة

فئة الموظفين حسب طبيعة العمل المسمى الوظيفي الخصائص المؤهلة لمديري الوظائف مدير الأرشيف المسؤوليات الوظيفية: · يرأس العمل على تنظيم وصيانة شؤون الأرشيف في مؤسسة أو مؤسسة أو منظمة؛ · يضمن، وفقًا للإجراءات المعمول بها، استلام المستندات وتسجيلها وتنظيمها وتخزينها واستخدامها؛ · يقود العمل على تجميع جهاز مرجعي يسهل تسجيل واستخدام الوثائق الأرشيفية؛ · ويقدم المساعدة المنهجية في العثور على الوثائق اللازمة؛ · يرشد موظفي الأقسام الهيكلية حول إجراءات تشكيل وإعداد وتقديم الملفات إلى الأرشيف؛ · يتحكم في توقيت استلام الوثائق المكتملة من خلال العمل المكتبي في الأرشيف؛ · يضمن العمل على فحص قيمة الوثائق الأرشيفية، وتكوين وثائق للتخزين الدائم والمؤقت؛ · يدير العمل على تجميع قوائم جرد حالات نقل المستندات إلى أرشيفات الدولة، ووضع إجراءات بشأن تدمير المستندات التي انتهت فترات تخزينها؛ · يراقب حالة الوثائق، وتوقيت ترميمها، والامتثال في مباني الأرشيف للشروط اللازمة لضمان سلامة الوثائق؛ · ينظم عمل حفظ سجلات تدفق المستندات وعدد الحالات، وإصدار شهادات أرشيفية بناءً على البيانات المتوفرة في وثائق الأرشيف؛ · يقوم بإعداد التقارير المقررة؛ · يشارك في وضع الأنظمة والتعليمات الخاصة بحفظ السجلات وإدارة المحفوظات. يجب ان يعرف: · القرارات والأوامر والأوامر وغيرها من الوثائق الإدارية والتنظيمية الصادرة عن الهيئات العليا والهيئات الأخرى المتعلقة بعمل المحفوظات؛ · · إجراءات معالجة المستندات التي تدخل الأرشيف والنظام الحالي لتصنيفها؛ · · أساسيات تنظيم الإنتاج والعمل والإدارة؛ · تشريعات العمل؛ · · · التعليم المهني الثانوي وخبرة لا تقل عن سنتين في العمل المكتبي رئيس المكتب مسؤوليات الوظيفة: · ينظم عمل المكتب؛ · يضمن معالجة المراسلات الواردة والصادرة في الوقت المناسب وتسليمها إلى وجهتها؛ · يراقب المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق وتنفيذها الصحيح؛ · ينظم العمل على التسجيل والمحاسبة والتخزين والنقل إلى الوحدات الهيكلية ذات الصلة لوثائق العمل المكتبي الحالي (بما في ذلك الأوامر والتعليمات من الإدارة)، بشأن تشكيل الحالات وإيداعها؛ · يطور تعليمات لحفظ السجلات في مؤسسة أو مؤسسة أو منظمة وينظم تنفيذها؛ · يتخذ التدابير اللازمة لتزويد موظفي خدمة العمل المكتبي بالمواد التعليمية والمرجعية اللازمة، بالإضافة إلى المخزون والمعدات والمعدات المكتبية والوسائل الفنية للعمل الإداري؛ · ينفذ الإدارة المنهجية لتنظيم العمل المكتبي في الإدارات، ومراقبة التكوين الصحيح وتخزين وتقديم الملفات في الوقت المناسب إلى الأرشيف، وإعداد شهادات الامتثال للمواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق؛ · يوفر طباعة واستنساخ الوثائق الرسمية؛ · يشارك في إعداد الاجتماعات التي تعقدها الإدارة وينظم صيانتها الفنية، وإعداد وثائق السفر، وتسجيل الموظفين القادمين في رحلة عمل؛ · يشرف على موظفي المكتب. يجب ان يعرف: · · نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي؛ · · هيكل المؤسسة أو المؤسسة أو المنظمة ؛ · · مخططات تدفق الوثيقة؛ · إجراءات تجميع تسميات الحالات، وقوائم جرد حالات التخزين الدائمة والمؤقتة، وإعداد التقارير؛ · المواعيد النهائية وإجراءات تقديم الملفات إلى الأرشيف؛ · أنظمة لتنظيم الرقابة على تنفيذ الوثائق؛ · المعدات المكتبية وغيرها من الوسائل التقنية للعمل الإداري؛ · أساسيات الاقتصاد وتنظيم الإنتاج والعمل والإدارة؛ · تشريعات العمل؛ · لوائح العمل الداخلية؛ · قواعد وأنظمة حماية العمال. متطلبات التأهيل: · التعليم المهني الثانوي دون اشتراطات الخبرة العملية أو التعليم المهني الابتدائي وخبرة العمل في التخصص لمدة 3 سنوات على الأقل رئيس مكتب نسخ المسؤوليات الوظيفية: · يضمن تنفيذ النسخ والنسخ في الوقت المناسب وبجودة عالية، بما في ذلك تصوير الوثائق الفنية بالميكروفيلم لجميع الأقسام الهيكلية للمؤسسة أو المؤسسة أو المنظمة؛ · ينظم استلام الوثائق الفنية والخدمية للنسخ والاستنساخ وتسجيل استلام المواد من الإدارات؛ · يحدد استهلاك المواد وتسليم المنتجات النهائية للعملاء؛ · يضع جداول زمنية لنسخ وتكرار العمل؛ · يوزع العمل بين فناني الأداء حسب تخصصهم ومؤهلاتهم ويوجه العمال؛ · تحديد احتياجات المكتب من المعدات والمواد والتأكد من إعداد طلبات استلامها؛ · يمارس السيطرة على توقيت وجودة النسخ وتكرار العمل، فضلا عن اكتمال المواد المسلمة للعملاء؛ · يشارك في تطوير التعليمات والقواعد والوثائق التنظيمية الأخرى بشأن تقنيات أداء النسخ والنسخ؛ · يتخذ تدابير لتحسين تنظيم عمل موظفي المكاتب، وإدخال تقنيات وأساليب عمل متقدمة من أجل خفض التكاليف واستهلاك المواد، وتحسين استخدام المعدات وزيادة إنتاجية العمل؛ · يضمن سلامة الوثائق المقبولة للعمل؛ · يراقب حالة أماكن العمل والمعدات وإصلاحها في الوقت المناسب، والامتثال لقواعد تشغيل المعدات وحماية العمال عند القيام بأعمال النسخ والنسخ؛ · دراسة الأسباب التي تؤدي إلى حدوث العيوب عند إجراء النسخ والنسخ، واتخاذ الإجراءات اللازمة لمنعها. يجب ان يعرف: · القرارات والأوامر والأوامر والوثائق التنظيمية والتنظيمية الأخرى الصادرة عن السلطات العليا فيما يتعلق بأداء النسخ واستنساخ العمل؛ · طرق ووسائل أداء النسخ والنسخ؛ · التصميم ومبادئ التشغيل وقواعد تركيب وتشغيل معدات النسخ والنسخ؛ · أنواع المواد المستخدمة في النسخ واستنساخ الأعمال وخصائصها وخصائصها التقنية؛ · المعايير والتعليمات والوثائق التوجيهية الأخرى لإعداد الوثائق الفنية؛ · معايير وأسعار النسخ واستنساخ العمل؛ · خبرة محلية وأجنبية متقدمة في نسخ واستنساخ الأعمال؛ · أساسيات تنظيم العمل. · تشريعات العمل؛ · لوائح العمل الداخلية؛ · قواعد وأنظمة حماية العمال. متطلبات التأهيل: · التعليم المهني الثانوي دون اشتراطات الخبرة العملية أو التعليم المهني الابتدائي وخبرة العمل في التخصص لمدة 3 سنوات على الأقل رئيس مكتب الطباعة المسؤوليات الوظيفية: · يشرف على عمل مكتب الطباعة. · يقبل المواد للطباعة، ويوزعها على الطابعين، ويحتفظ بسجلات الإنتاج، ويسلم العمل المكتمل؛ · يضمن التحكم في توقيت وجودة العمل المكتوب على الآلة الكاتبة، وسلامة المستندات والتسجيلات الصوتية المستلمة؛ · يزود الطابعين بالوسائل التقنية والمواد اللازمة للعمل؛ · يراقب حالة الآلات الكاتبة ومسجلات الصوت ويتخذ التدابير اللازمة للقضاء على أعطالها؛ · في وقت فراغه من الواجبات المذكورة، يقوم بأعمال الكتابة. يجب ان يعرف: · القرارات والأوامر والأوامر والوثائق التنظيمية والتنظيمية الأخرى الصادرة عن الهيئات العليا والهيئات الأخرى المتعلقة بحفظ السجلات؛ · الأحكام الرئيسية لنظام الدولة الموحد لإدارة السجلات؛ · الآلة الكاتبة. · إجراءات تسجيل الأعمال المكتوبة على الآلة الكاتبة؛ · قواعد الإملاء وعلامات الترقيم. · ترتيب ترتيب المواد عند طباعة المستندات المختلفة؛ · معايير النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري؛ · قواعد تشغيل الآلات الكاتبة ومسجلات الصوت؛ · أساسيات تنظيم العمل. · تشريعات العمل؛ · لوائح العمل الداخلية؛ · قواعد وأنظمة حماية العمال. متطلبات التأهيل: · التعليم المهني الثانوي دون اشتراطات الخبرة العملية أو التعليم المهني الابتدائي وخبرة العمل في التخصص لمدة 3 سنوات على الأقل المسؤوليات الوظيفية لمدير البعثة: · يشرف على عمل البعثة؛ · ينظم العمل على استلام ومعالجة وإرسال البضائع والوثائق والمراسلات الواردة، وضمان سلامتها وتسليمها في الوقت المناسب إلى المستلمين؛ · يضع تعليمات للبضائع والوثائق المصاحبة التي تمر عبر البعثة؛ · يشارك في التحقق من سلامة العبوات (الحاويات) ووجود المرفقات وفقا للوثائق المصاحبة، وإذا لزم الأمر، في إعداد تقارير عن النقص أو الأضرار المكتشفة؛ · يتخذ التدابير اللازمة لتزويد عمال البعثة بوسائل ميكنة العمل، والمخزون، والمعدات الخاصة، ومراقبة تشغيلهم السليم وحالتهم السليمة من الناحية الفنية؛ · ممارسة الرقابة على توافر أنواع النقل الضرورية، وتنظيم النقل المناسب، وتنفيذ عمليات التحميل والتفريغ، ووضع البضائع والوثائق والمراسلات وتخزينها، والتنفيذ الصحيح لوثائق القبول؛ · ينظم العمل على حفظ السجلات وإعداد التقارير المعدة وإعداد شهادات الالتزام بمواعيد التسليم؛ · يوفر نظام التخزين اللازم وسلامة البضائع والوثائق والمراسلات أثناء نقلها. يجب ان يعرف: · القرارات والتعليمات والأوامر وغيرها من الوثائق التنظيمية والتنظيمية الصادرة عن السلطات العليا والمتعلقة بتنظيم العمل المكتبي؛ · هيكل المؤسسة أو المؤسسة أو المنظمة ؛ · تقنيات وأساليب معالجة المراسلات؛ · تنظيم العمل المكتبي · تنظيم عمليات التحميل والتفريغ؛ · إجراءات قبول وتسليم البضائع؛ عناوين موردي البضائع الرئيسيين ومستودعاتهم؛ · نماذج وثائق قبول وإرسال البضائع وقواعد تسجيلها؛ · إجراءات تحديد متطلبات النقل وميزات النقل والتخزين وتخزين المواد المرسلة؛ · إجراءات تسجيل المرسلين والمستلمين للبضائع والوثائق والمراسلات، وتنظيم الرقابة على تسليمها؛ · إعداد التقارير؛ · وسائل ميكنة العمل. · المعدات الخاصة والمخزون؛ · أساسيات الاقتصاد وتنظيم العمل والإدارة؛ · تشريعات العمل؛ · لوائح العمل الداخلية؛ · قواعد وأنظمة حماية العمال. متطلبات التأهيل: · التعليم المهني الابتدائي دون متطلبات الخبرة العملية أو التعليم العام الثانوي (الكامل) وخبرة العمل كوكيل شحن لمدة سنة واحدة على الأقل.مسؤوليات وظيفة المتخصصين في التوثيق: · تطوير وتنفيذ العمليات التكنولوجية للعمل مع الوثائق والمعلومات الوثائقية على أساس استخدام التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية (المحاسبة ومراقبة التنفيذ والتخزين التشغيلي والعمل المرجعي)؛ · يشارك في تخطيط وتنظيم وتحسين أنشطة خدمة دعم الوثائق الإدارية، ويراقب حالة العمل المكتبي؛ · يقوم بإعداد مقترحات لضمان ظروف عمل مريحة، وترشيد أماكن عمل موظفي خدمة دعم التوثيق؛ · تطوير أنظمة توثيق موحدة وجداول زمنية للوثائق لمختلف الأغراض ومستويات الإدارة، ومصنفات معلومات الوثيقة؛ · ينظم تنفيذ أنظمة التوثيق. · يتخذ تدابير لتبسيط تكوين الوثائق ومؤشرات المعلومات، وتقليل عددها وتحسين تدفقات الوثائق؛ · يشارك في اختيار المستندات المنقولة لتخزين الدولة وتنظيم التخزين وفحص قيمة المستندات؛ · يشارك في تحديد المهام وتصميم وتشغيل وتحسين (من حيث دعم المعلومات) أنظمة المعلومات الآلية وأنظمة التحكم، وكذلك في تطوير أحدث تقنيات المعلومات (بما في ذلك اللاورقية)، على أساس استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر والمعالجات الدقيقة وتصميم وتحديث قواعد البيانات وبنوك البيانات؛ · دراسات وتلخيص الخبرات المحلية والأجنبية المتقدمة في مجال دعم التوثيق للإدارة، وتطوير وثائق معيارية ومنهجية حول قضايا دعم التوثيق؛ · يشارك في اختيار الموظفين وتنسيبهم وتدريبهم المتقدم لخدمة دعم التوثيق للإدارة. يجب ان يعرف: · القوانين التشريعية والتنظيمية والقرارات والأوامر والأوامر وغيرها من الوثائق التنظيمية والتنظيمية للسلطات العليا المتعلقة بدعم التوثيق للإدارة؛ ·