GOST ফর্ম অনুযায়ী সভার নমুনার মিনিট। একটি সংস্থার সভার কার্যবিবরণী কীভাবে আঁকবেন

সভার প্রটোকল- একটি নথি যা এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের মিটিংয়ে সংঘটিত সমস্ত ঘটনা রেকর্ড করে। এটি একটি কঠোরভাবে বাধ্যতামূলক নথি নয়, তবে কিছু ক্ষেত্রে এটি সত্যিই প্রয়োজনীয়।

নথি পত্র

প্রোটোকলের ভূমিকা

সংস্থাগুলির সভাগুলি, তাদের অবস্থা, ব্যবসার দিকনির্দেশ এবং আকার নির্বিশেষে, একটি নির্দিষ্ট ফ্রিকোয়েন্সি সহ অনুষ্ঠিত হয়। তারা আপনাকে অনেক বর্তমান সমস্যা সমাধান করতে, জটিল সমস্যাগুলি সমাধানের জন্য সময়মত প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করতে, কোম্পানির উন্নয়ন কৌশল নির্ধারণ করতে দেয় ইত্যাদি।

যাইহোক, সমস্ত মিটিং মিনিট ব্যবহার করে রেকর্ড করা হয় না এবং এটি আইনের লঙ্ঘন নয়। নীতিগতভাবে, কোম্পানির ব্যবস্থাপনার কোন মিটিং রেকর্ড করা প্রয়োজন এবং কোনটি এই নথিটি আঁকা ছাড়াই অনুষ্ঠিত হতে পারে তা নির্ধারণ করার অধিকার রয়েছে।

প্রোটোকলের প্রধান কাজ হল সমস্ত কাজ, প্রশ্ন, সভায় উচ্চারিত মতামত এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, সম্মিলিতভাবে নেওয়া সিদ্ধান্তগুলি লিখিতভাবে রেকর্ড করা।

প্রোটোকল যত পুঙ্খানুপুঙ্খ এবং বিস্তারিত রাখা হয়, তত ভাল।

সাধারণত, কোম্পানির ভবিষ্যতের উপর সরাসরি প্রভাব ফেলে এমন মিটিংগুলির জন্য মিনিটের প্রয়োজন হয়। অন্যান্য উদ্যোগের প্রতিনিধি এবং সরকারী সংস্থার কর্মচারীদের অংশগ্রহণের সাথে মিটিংয়ের মিনিট নেওয়ারও সুপারিশ করা হয়।

সভার জন্য পদ্ধতি

একটি মিটিং একটি ইভেন্ট নয় যা তারা বলে, উড়ে গিয়ে। এটির জন্য সতর্ক প্রাথমিক প্রস্তুতির প্রয়োজন, যা সাধারণত পরিচালকের বিশেষ আদেশ দ্বারা নিযুক্ত একজন দায়িত্বশীল কর্মচারী দ্বারা পরিচালিত হয়। তিনি প্রয়োজনীয় নথি সংগ্রহ করেন, বর্তমান সমস্যাগুলির একটি তালিকা লেখেন এবং সমাধান করা প্রয়োজন এমন চাপের সমস্যাগুলি, আসন্ন মিটিং সম্পর্কে সমস্ত সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করেন এবং অন্যান্য প্রস্তুতিমূলক কার্যক্রম পরিচালনা করেন।

এটি লক্ষ করা উচিত যে একটি এন্টারপ্রাইজের কর্মচারীরা যারা আসন্ন মিটিং সম্পর্কে তথ্য পেয়েছে এবং এতে অংশগ্রহণের আমন্ত্রণ প্রত্যাখ্যান করতে পারে, তবে শুধুমাত্র যদি বৈধ এবং যথেষ্ট বাধ্যতামূলক কারণ থাকে, যেহেতু সভাটি তাদের কাজের দায়িত্বের অংশ।

সভার সাধারণত নিজস্ব চেয়ারম্যান থাকে, যিনি এর অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করেন, এজেন্ডা ঘোষণা করেন এবং ভোটদান পরিচালনা করেন। প্রায়শই এটি কোম্পানির প্রধান, তবে এটি অন্য কর্মচারীও হতে পারে। এই ক্ষেত্রে, চেয়ারম্যান সম্পর্কে তথ্য কার্যবিবরণী অন্তর্ভুক্ত করা আবশ্যক.

মিটিংয়ের শুরু থেকেই, এতে ঘটে যাওয়া সমস্ত ঘটনা সাবধানতার সাথে রেকর্ড করা হয়। তদুপরি, এটি বিভিন্ন উপায়ে করা হয়: একটি প্রোটোকল রাখা ফটো এবং ভিডিও রেকর্ডিংয়ের ব্যবহার বাদ দেয় না।

মিটিং শেষ হওয়ার পরের মিনিটগুলি অবশ্যই সেক্রেটারি এবং সভার চেয়ারম্যানের স্বাক্ষরিত হতে হবে, সেইসাথে, প্রয়োজনে, এর অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা, যারা এইভাবে নিশ্চিত করে যে এতে অন্তর্ভুক্ত সমস্ত তথ্য সঠিক।

কার প্রোটোকল সম্পূর্ণ করা উচিত?

মিনিট আঁকার কাজটি সাধারণত এন্টারপ্রাইজের সেক্রেটারি বা মিটিংয়ে সরাসরি এই মিশনটি সম্পাদন করার জন্য নিযুক্ত অন্য কর্মচারীর দায়িত্ব। একই সময়ে, প্রোটোকল রাখার জন্য নির্বাচিত ব্যক্তিটির অবশ্যই স্পষ্ট ধারণা থাকতে হবে যে এটি কীভাবে এবং কেন করা হয় এবং প্রোটোকল নথি লেখার ক্ষেত্রে কমপক্ষে ন্যূনতম দক্ষতা থাকতে হবে।

একটি প্রোটোকল আপ অঙ্কন

আজ, আইনটি মিটিং মিনিটের একটি কঠোরভাবে একীভূত ফর্মের জন্য সরবরাহ করে না, তাই সংস্থাগুলি যে কোনও আকারে বা কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং নীতিতে অনুমোদিত একটি মডেল অনুসারে সেগুলি আঁকতে পারে। যাইহোক, এটিতে নির্দিষ্ট তথ্য নির্দেশ করা প্রয়োজন:

• ডকুমেন্ট সংখ্যা;
• সৃষ্টির তারিখ;
• কোম্পানির নাম;
• যে এলাকায় এন্টারপ্রাইজ নিবন্ধিত হয়েছে;
• সভায় উপস্থিত ব্যক্তিদের তালিকা (তাদের অবস্থান, পুরো নাম সহ);
• সভার চেয়ারম্যান ও সচিবের তথ্য;
• এজেন্ডা (অর্থাৎ যে সমস্যাগুলি সমাধান করা দরকার);
• ভোটের সত্যতা (যদি এটি অনুষ্ঠিত হয়) এবং এর ফলাফল;
• বৈঠকের ফলাফল।

কখনও কখনও একটি মিটিং শুরু এবং শেষের সঠিক সময় (মিনিট থেকে নীচে) মিনিটগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা হয় - এটি আপনাকে কর্মচারীদের শৃঙ্খলাবদ্ধ করতে এবং ভবিষ্যতে এই জাতীয় মিটিংগুলিতে ব্যয় করা সময়কে অপ্টিমাইজ করতে দেয়।

প্রয়োজনে সভার কার্যবিবরণীর সাথে কিছু অতিরিক্ত নথি, ছবি এবং ভিডিও প্রমাণ সংযুক্ত করা যেতে পারে। যদি থাকে তবে তাদের উপস্থিতি অবশ্যই মিটিংয়ের কার্যবিবরণীতে একটি পৃথক অনুচ্ছেদ হিসাবে প্রতিফলিত হবে।

এটি লক্ষ করা উচিত যে প্রোটোকলটি অবশ্যই অত্যন্ত সতর্কতার সাথে রাখা উচিত, ত্রুটি এবং সংশোধন এড়ানো উচিত এবং এটিতে অবিশ্বস্ত বা ইচ্ছাকৃতভাবে মিথ্যা তথ্য প্রবেশ করা সম্পূর্ণরূপে অগ্রহণযোগ্য। নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের দ্বারা কোম্পানির অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্টেশন পরিদর্শনের ক্ষেত্রে এই ধরনের মুহূর্তগুলি চিহ্নিত করা হলে, কোম্পানি গুরুতর শাস্তি ভোগ করতে পারে।

একটি প্রোটোকল আঁকার জন্য প্রাথমিক নিয়ম

প্রোটোকল, একটি নিয়ম হিসাবে, একটি একক অনুলিপিতে আঁকা হয়, তবে প্রয়োজন হলে, এর অনুলিপিগুলি তৈরি করা যেতে পারে, যার সংখ্যা সীমাবদ্ধ নয়।

নথিতে অবিলম্বে উদ্যোক্তা, সচিব, সেইসাথে সভার সকল সদস্যদের দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে।

প্রোটোকলটি একটি সাধারণ A4 শীটে বা প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে আঁকা যেতে পারে - এটি কোন ব্যাপার না, ঠিক যেমন এটি হাতের লেখায় রাখা হয়েছে বা কম্পিউটারে পূরণ করা হয়েছে। এটিকে এন্টারপ্রাইজের সিল দিয়ে প্রত্যয়িত করার প্রয়োজন নেই, যেহেতু 2016 সাল থেকে, আইন অনুসারে আইনি সত্ত্বাদের তাদের ডকুমেন্টেশন প্রত্যয়িত করার জন্য সিল এবং স্ট্যাম্প ব্যবহার না করার অধিকার রয়েছে।

একবার সম্পূর্ণ এবং সঠিকভাবে অনুমোদন করা হলে, অভ্যন্তরীণ মিটিং, আলোচনা এবং মিটিং রেকর্ড করে অন্যান্য দৃঢ় নথির সাথে মিনিটগুলিকে একত্রে রাখা উচিত। এর প্রাসঙ্গিকতা হারানোর পরে, এটিকে এন্টারপ্রাইজের সংরক্ষণাগারে সংরক্ষণের জন্য পাঠানো উচিত, যেখানে এটি অবশ্যই আইন বা কোম্পানির অভ্যন্তরীণ স্থানীয় আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত সময়ের জন্য (অন্তত 3 বছর) রাখা উচিত, যার পরে এটি নিষ্পত্তি করা যেতে পারে। (এই পদ্ধতিটি অবশ্যই আইন দ্বারা নির্ধারিত পদ্ধতিতে কঠোরভাবে সম্পন্ন করতে হবে)।

ব্যবস্থাপনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থন

নিয়ন্ত্রণ

বিকল্প 4

1. প্রোটোকল, প্রোটোকলের প্রকার, নকশা বৈশিষ্ট্য 4

2. পাঠানো চিঠিপত্রের প্রক্রিয়াকরণ 9

3. একটি সম্পত্তি বাতিল আইন 11 আঁকুন

4. একটি মেমো লিখুন 12

গ্রন্থপঞ্জি 14

1. প্রোটোকল, প্রোটোকলের প্রকার, নকশা বৈশিষ্ট্য

মিনিট হল একটি নথি যা সভা, সম্মেলন এবং কলেজিয়াল সংস্থাগুলির সেশনে আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের অগ্রগতি রেকর্ড করে।

প্রোটোকলের একটি বিশেষ বৈশিষ্ট্য হ'ল এটি কলেজিয়াল সংস্থাগুলির কার্যক্রম নথিভুক্ত করতে ব্যবহৃত হয়: অস্থায়ী (সভা, সম্মেলন, সভা, কমিশন) এবং স্থায়ী (মন্ত্রণালয় এবং কমিটির কলেজ, বৈজ্ঞানিক প্রতিষ্ঠানের একাডেমিক কাউন্সিল, প্রেসিডিয়াম)।

প্রোটোকল প্রস্তুত করা এবং কার্যকর করা প্রাসঙ্গিক কলেজিয়াল সংস্থার সচিবদের দায়িত্ব (নিয়মিত বা তাদের কাজের সময় নির্বাচিত)। সচিব, কলেজিয়াল বডির চেয়ারম্যান সহ, প্রোটোকলের মধ্যে থাকা তথ্যের নির্ভুলতার জন্য দায়ী। সভার স্টেনোগ্রাফিক বা টেপ রেকর্ডিং সহ হাতে লেখার ভিত্তিতে মিনিটগুলি তৈরি করা হয়, সেইসাথে সভার জন্য প্রস্তুত নথিগুলি: এজেন্ডা, পাঠ্য বা প্রতিবেদন এবং বক্তৃতার বিমূর্ত, খসড়া সিদ্ধান্ত।

প্রধান ধরনের প্রোটোকল:

সংক্ষিপ্ত মিনিট - সভায় আলোচিত বিষয়গুলি, বক্তাদের নাম এবং গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি রেকর্ড করে। এটি এমন ক্ষেত্রে পরিচালনা করার সুপারিশ করা হয় যেখানে সভাটি একটি অপারেশনাল প্রকৃতির হয়।

সম্পূর্ণ প্রোটোকল শুধুমাত্র আলোচিত বিষয়, সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং বক্তাদের নামই নথিভুক্ত করে না, তবে সভা অংশগ্রহণকারীদের প্রতিবেদন এবং বক্তৃতার বিষয়বস্তুও যথেষ্ট বিশদভাবে রেকর্ড করে।

স্টেনোগ্রাফিক প্রোটোকলটি সভার স্টেনোগ্রাফিক রিপোর্টের (ট্রান্সক্রিপ্ট) ভিত্তিতে সংকলিত হয় এবং প্রতিটি সমস্যা নিয়ে আলোচনা করার এবং এর উপর একটি সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়াটিকে আক্ষরিকভাবে বোঝায়।

কার্যবিবরণীগুলি সংস্থার লেটারহেডে আঁকা হয় এবং এতে নিম্নলিখিত বিবরণ থাকে: সংস্থার নাম, নথির প্রকারের নাম, সভার তারিখ, কার্যবিবরণী সংখ্যা, কার্যবিবরণী আঁকার স্থান (সভার স্থান), শিরোনাম পাঠ্য, পাঠ্য, স্বাক্ষর, পরিচিতি ভিসা। প্রোটোকলের পাঠ্যের শিরোনাম হল ইভেন্টের নাম যা রেকর্ড করা হচ্ছে (মিটিং, সেশন, মিটিং) এবং যে কলেজের কাজ রেকর্ড করা হচ্ছে তার নাম।

প্রোটোকলের পাঠ্য দুটি অংশ নিয়ে গঠিত: পরিচায়ক এবং প্রধান। প্রোটোকলের পাঠ্যের পরিচায়ক অংশটি দেখাতে হবে: কে ইভেন্টটি রেকর্ড করার নেতৃত্ব দিয়েছিল; যারা মিনিট রেখেছিল; যিনি সভা পরিচালনাকারী কলেজিয়াল বডিতে অন্তর্ভুক্ত কর্মকর্তাদের মধ্যে মিটিংয়ে (সভা, সভা, ইত্যাদি) উপস্থিত ছিলেন; প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের মধ্য থেকে বা অন্যান্য সংস্থার কাছ থেকে যাকে (প্রয়োজনে) সভায় আমন্ত্রণ জানানো হয়েছিল; বৈঠকে কি বিষয় নিয়ে আলোচনা হয়েছে।

সভার প্রধান, সচিব এবং উপস্থিত ব্যক্তিদের সম্পর্কে তথ্যের মধ্যে রয়েছে কর্মকর্তাদের পদবি এবং আদ্যক্ষর, যথাক্রমে শব্দের পরে নির্দেশিত: "চেয়ারম্যান", "সচিব", "উদ্ধৃতি চিহ্ন ছাড়া)। সংস্থার কর্মচারীদের মধ্যে থেকে অতিরিক্তভাবে মিটিংয়ে আমন্ত্রিত ব্যক্তিদের জন্য, উপাধি এবং আদ্যক্ষর ছাড়াও, অধিষ্ঠিত অবস্থান নির্দেশিত হয় এবং অন্যান্য সংস্থার বিশেষজ্ঞদের জন্য - সংস্থার অবস্থান এবং নাম। একটি মিটিংয়ে আমন্ত্রিত ব্যক্তিদের সম্পর্কে তথ্য "অ্যাটেন্ডেড" বিভাগে বা একটি বিশেষ "আমন্ত্রিত" বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে।

মিটিংয়ের মতো যৌথ ইভেন্টগুলিতে, প্রায়শই প্রচুর সংখ্যক অংশগ্রহণকারী থাকে, যাদের প্রোটোকলের পাঠ্যের পরিচায়ক অংশে তালিকা করা অনুপযুক্ত। এই ক্ষেত্রে, সভায় উপস্থিতদের একটি পৃথক তালিকা সংকলন করা হয় এবং পরবর্তীতে কার্যবিবরণীতে সংযুক্ত করা হয়।

প্রোটোকলের মধ্যেই, "অ্যাটেন্ডিজ" বিভাগে, শুধুমাত্র উপস্থিতদের মোট সংখ্যা সংযুক্ত তালিকার রেফারেন্স সহ নির্দেশিত হয়। এটি জোর দেওয়া উচিত যে "উপস্থিত" এবং "আমন্ত্রিত" বিভাগগুলি প্রোটোকলের অন্যান্য বিভাগগুলির ক্ষেত্রে বিশেষ গুরুত্ব বহন করে, যেহেতু তারা সরাসরি এই নথির আইনি শক্তিকে প্রভাবিত করে, একটি যৌথ অনুষ্ঠানের বৈধতা দেখায়। এই বিভাগগুলি সভার কোরামের উপস্থিতি প্রতিফলিত করে, যেমন সভার কাজ শুরু করার জন্য একটি কলেজিয়াল বডির ন্যূনতম প্রয়োজনীয় সংখ্যক সদস্য (মিটিং, সম্মেলন)। একটি প্রদত্ত কলেজীয় সংস্থার (একটি সাধারণ সংখ্যাগরিষ্ঠতা বা 2/3) জন্য আদর্শভাবে প্রতিষ্ঠিত কোরামের অনুপস্থিতিতে, একটি সভা করা অগ্রহণযোগ্য, কারণ এর সিদ্ধান্তগুলি বেআইনি হবে৷ "চেয়ারম্যান", "সচিব", "উপস্থিত", "আমন্ত্রিত" শব্দগুলি মুদ্রণ ডিভাইসের শূন্য অবস্থান থেকে মুদ্রিত হয়, একটি ড্যাশ 2য় অবস্থান থেকে স্থাপন করা হয়, উপাধিগুলি মনোনীত ক্ষেত্রে লেখা হয়, তারপর আদ্যক্ষরগুলি স্থাপন করা হয়। উপস্থিত এবং আমন্ত্রিতদের নাম বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো হয়েছে এবং 1 লাইনের ব্যবধানে মুদ্রিত হয়েছে।

সভায় আলোচিত বিষয়গুলি এজেন্ডা বিভাগে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে। AGENDA শব্দগুলি মুদ্রণ ডিভাইসের শূন্য অবস্থান থেকে মুদ্রিত হয়, একটি কোলন দ্বারা অনুসরণ করা হয়। এজেন্ডা আইটেম সংখ্যা করা হয়. প্রতিটি নতুন প্রশ্ন ট্যাবুলেটরের 1ম অবস্থান থেকে মুদ্রিত হয়। প্রশ্নগুলি যে ক্রমে সাজানো হয়েছে তা তাদের গুরুত্বের মাত্রা দ্বারা নির্ধারিত হয়। এজেন্ডা আইটেমগুলির প্রণয়ন (সম্পর্কে) অব্যয় দিয়ে শুরু হওয়া উচিত, অবস্থানের শিরোনাম এবং স্পিকারের উপাধি জেনিটিভ ক্ষেত্রে দেওয়া হয়। প্রোটোকলের পাঠ্যের মূল অংশটি আলোচ্যসূচির বিষয়গুলির সাথে সামঞ্জস্য রেখে গঠন করা হয়েছে। আলোচ্যসূচিতে প্রতিটি আইটেমের আলোচনার রেকর্ডিংয়ের কাঠামোটি নিম্নলিখিত স্কিম অনুসারে সঞ্চালিত হয়: তারা শুনেছিল তারা কথা বলেছিল তারা সিদ্ধান্ত নিয়েছে (সিদ্ধান্ত নিয়েছে)। এই শব্দগুলি বড় অক্ষরে মুদ্রিত হয়। LISTENED শব্দটি এজেন্ডা আইটেমের সংখ্যার আগে, একটি কোলন দ্বারা অনুসরণ করা হয়েছে। স্পিকারের উপাধিটি প্রিন্টিং ডিভাইসের 1ম অবস্থান থেকে মনোনীত ক্ষেত্রে মুদ্রিত হয়; উপাধি পরে তারা আদ্যক্ষর, তারপর একটি ড্যাশ এবং সরাসরি বক্তৃতা আকারে একটি বড় অক্ষরে প্রতিবেদনের বিষয়বস্তু লিখুন. যদি রিপোর্টের পাঠ্য (বক্তৃতা) প্রতিলিপি করা হয় বা স্পিকার লিখিতভাবে উপস্থাপন করেন, তবে ড্যাশের পরে, "প্রতিবেদনটি সংযুক্ত করা হয়েছে"ও বড় অক্ষরে (উদ্ধৃতি চিহ্ন ছাড়া প্রোটোকলে) লেখা হয়।

প্রতিবেদনের আলোচনার আগে স্পিকারের কাছে প্রশ্ন করা হতে পারে, যেগুলো, উত্তরের সাথে, তালিকাভুক্ত বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। প্রতিটি প্রশ্ন রেকর্ড করার আগে, এর লেখকের আদ্যক্ষর, উপাধি এবং অবস্থান নির্দেশিত হয় এবং একটি ড্যাশ স্থাপন করা হয়। প্রশ্নের বিষয়বস্তু সরাসরি বক্তৃতার আকারে বড় অক্ষরে লেখা হয়। উত্তর তৈরি করার আগে, "উত্তর" শব্দটি লিখুন (উদ্ধৃতি চিহ্ন ছাড়া প্রোটোকলে), একটি ড্যাশ রাখুন এবং সরাসরি বক্তৃতার আকারে উত্তরটি লিখুন। প্রতিবেদনের আলোচনার অগ্রগতি স্পিকার বিভাগে প্রতিফলিত হয়। SPOKE শব্দের পরে একটি কোলন স্থাপন করা হয়। স্পিকারের উপাধিটি প্রিন্টিং ডিভাইসের 1ম অবস্থান থেকে মনোনীত ক্ষেত্রে লেখা হয়, তারপর স্পিকারের আদ্যক্ষর এবং অবস্থান নির্দেশিত হয়, একটি ড্যাশ স্থাপন করা হয় এবং বক্তৃতার বিষয়বস্তু পরোক্ষ বক্তৃতার আকারে বড় অক্ষরে মুদ্রিত হয়। .

গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি সমাধান করা (সিদ্ধান্ত নেওয়া) বিভাগে রয়েছে। যদি বেশ কয়েকটি সমাধান থাকে তবে সেগুলি একটি বিন্দু সহ আরবি সংখ্যায় সংখ্যায়িত হয়। একটি নিয়ম হিসাবে, প্রতিটি সিদ্ধান্তের সাথে এটির বাস্তবায়নের জন্য দায়ী ব্যক্তির অবস্থান, উপাধি এবং আদ্যক্ষরগুলির একটি ইঙ্গিত থাকে এবং এটি কার্যকর করার জন্য একটি সময়সীমা রয়েছে। সম্মিলিতভাবে নেওয়া সিদ্ধান্তের জন্য প্রায়ই ভোটের প্রয়োজন হয়। এই ক্ষেত্রে, সমাধান করা বিভাগের পরে, নিম্নলিখিতগুলি নির্দেশিত হয়: "ভোট" বা "ভোট" (উদ্ধৃতি চিহ্ন ছাড়া প্রোটোকলে) এবং ভোটের ফলাফল দেওয়া হয়: সর্বসম্মতভাবে বা পক্ষে..., বিপক্ষে..., বিরত থাকা। ..

অনুশীলনে, সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত আকারের প্রোটোকলগুলি প্রায়শই ব্যবহৃত হয় যখন সমস্যাগুলির আলোচনার অগ্রগতির একটি বিশদ রেকর্ডের প্রয়োজন হয় না। সংক্ষিপ্ত প্রোটোকলগুলিতে, উপস্থিত বা আমন্ত্রিতদের তালিকার পরে, আলোচ্যসূচিতে আইটেমের ক্রমিক নম্বর নির্দেশিত হয় এবং প্রতিবেদনের শিরোনাম মুদ্রিত হয়। প্রতিবেদনের শিরোনামের শেষ লাইন (এজেন্ডা আইটেম) আন্ডারলাইন করা হয়েছে, এবং বক্তাদের নাম তাদের উপস্থাপনার ক্রমে লাইনের নীচে (বন্ধনীতে) মুদ্রিত হয়েছে। প্রতিটি প্রতিবেদনের শিরোনাম একটি প্রোটোকল সিদ্ধান্ত বা রেজোলিউশনের সাথে শেষ হয়। সংক্ষিপ্ত ফর্ম প্রোটোকল শুধুমাত্র বিবেচনা করা এবং সিদ্ধান্ত নেওয়া বিষয় নির্দেশ করে। প্রোটোকলের পাঠ্যের অপারেটিভ অংশে যেকোনো নথির অনুমোদনের জন্য একটি ধারা থাকতে পারে। এই ক্ষেত্রে, অনুমোদিত নথিটি প্রোটোকলের সাথে সংযুক্ত এবং এর নম্বর এবং তারিখের একটি লিঙ্ক রয়েছে। অনুশীলনে, প্রোটোকল থেকে নির্যাস তৈরি করা খুব প্রায়ই প্রয়োজন। প্রোটোকল থেকে নির্যাস নিম্নলিখিত বিবরণ রয়েছে:

প্রোটোকলের হেডার অংশের সমস্ত বিবরণ: সংস্থার নাম, নথির প্রকারের নাম (মিনিট থেকে বের করুন), তারিখ (সভার তারিখ), প্রোটোকল নম্বর (সভার সিরিয়াল নম্বর), প্রস্তুতির স্থান ( সভার স্থান);

পাঠ্যের শিরোনাম;

প্রোটোকল পাঠ্যের পরিচায়ক অংশের সমস্ত বিবরণ: “চেয়ারম্যান”, “সচিব”, “উপস্থিত”, “আমন্ত্রিত”, “এজেন্ডা”;

প্রোটোকলের পাঠ্যের মূল অংশের স্বতন্ত্র বিবরণ: "শোনা", "সিদ্ধান্ত নেওয়া", "ভোট";

প্রোটোকলের আনুষ্ঠানিক অংশের বিশদ বিবরণ: "চেয়ারম্যান", "সচিব" শব্দগুলি সহ "স্বাক্ষর", চেয়ারম্যান এবং সচিবের আদ্যক্ষর এবং উপাধি (তাদের ব্যক্তিগত স্বাক্ষর ছাড়া যেহেতু, একটি নিয়ম হিসাবে, মূলের সাথে স্বাক্ষর করা হয় না) স্বাক্ষর, কিন্তু সচিব দ্বারা প্রত্যয়িত হয়); অনুলিপি সার্টিফিকেশন একটি নোট.

সুতরাং, শুধুমাত্র সেই উপাদানগুলি যা আগ্রহী আধিকারিকদের নজরে আনতে হবে প্রোটোকলের বিষয়বস্তু থেকে নেওয়া হয়। প্রতিষ্ঠিত তথ্য এবং ঘটনা নিশ্চিত করতে, বেশ কয়েকজন ব্যক্তি একটি আইন তৈরি করে। আইনগুলি একটি এন্টারপ্রাইজ বা এর কাঠামোগত ইউনিট এবং পৃথক কর্মকর্তাদের ক্রিয়াকলাপের নিরীক্ষার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়, মামলা গ্রহণ এবং স্থানান্তর, ধ্বংসের জন্য নথি প্রস্তুত করা এবং কার্যকারিতায় বস্তুর গ্রহণের সময়।

অনেক প্রতিষ্ঠানে সভা অনুষ্ঠিত হয়, তাদের মালিকানা যে ধরনেরই হোক না কেন। তাদের উপর, কর্মচারী এবং পরিচালকরা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বিনিময় করে এবং সিদ্ধান্ত নেয়। ইভেন্টটি কার্যকর হওয়ার জন্য, সভার কার্যবিবরণী তৈরি করা হয়। এই নথির নমুনা সংস্থাগুলিতে প্রায় একই। নিয়ম নিচে বর্ণনা করা হয়.

মিটিংয়ের ধরন

আপনি যদি তাদের জন্য প্রস্তুত না হন তবে এই ঘটনাগুলি ভুল হতে পারে। এই ফাংশন ম্যানেজারের উপর পড়ে। তাকে অবশ্যই ঘটনার প্রকৃতি নির্ধারণ করতে হবে। বিশেষজ্ঞরা বিভিন্ন ধরণের মিটিংকে আলাদা করে:

1. প্রশিক্ষণ (সম্মেলন), যার উদ্দেশ্য হল কর্মীদের জ্ঞান প্রদান করা এবং তাদের দক্ষতা উন্নত করা।
2. তথ্যমূলক। ইভেন্টটি তথ্যের সংক্ষিপ্তসার এবং উদীয়মান সমস্যাগুলির উপর বিভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি অধ্যয়ন করার জন্য প্রয়োজন।
3. ব্যাখ্যামূলক। এই ধরনের মিটিংয়ে ম্যানেজাররা কর্মীদের বোঝান যে অর্থনৈতিক নীতি বাস্তবায়িত হচ্ছে তার সঠিকতা সম্পর্কে।
4. সমস্যাযুক্ত। বর্তমান সমস্যা সমাধানের জন্য একটি পদ্ধতি বিকাশের জন্য ইভেন্টটি অনুষ্ঠিত হয়।

বৈঠকের ধরন যাই হোক না কেন, এটি অবশ্যই নথিভুক্ত হতে হবে। এটি দক্ষতার সাথে এবং একটি সংগঠিত পদ্ধতিতে এটি চালানোর অনুমতি দেয়।

প্রস্তুতি

সভা কার্যকর হওয়ার জন্য, সিনিয়র কর্মীদের নিম্নলিখিত নিয়মগুলি সম্পর্কে সচেতন হতে হবে:

1. আপনি স্পষ্টভাবে বিষয় এবং পছন্দসই ফলাফল সংজ্ঞায়িত করতে হবে. এটি একটি সংগঠিত অনুষ্ঠানের অনুমতি দেবে।
2. সাবধানে এজেন্ডা বিকাশ. বিষয়গুলির বিবেচনার ক্রম স্থাপন করা প্রয়োজন। একই সময়ে, সহজ প্রশ্ন দিয়ে শুরু করা এবং আরও জটিল প্রশ্নগুলিতে এগিয়ে যাওয়া ভাল।
3. আলোচনা করা হবে এমন তথ্যের সাথে অংশগ্রহণকারীদের পরিচিত করা প্রয়োজন। মিটিংয়ের আগে এটি করা ভাল।
4. যারা অংশগ্রহণ করতে চান তাদের আগাম আমন্ত্রণপত্র পাঠাতে হবে। যদি কিছু সমস্যা সমাধানে সাহায্য করতে না পারে, কিন্তু ইভেন্টের ফলাফল জানার প্রয়োজন হয়, তাহলে তাদের একটি প্রোটোকল প্রদান করতে হবে।
5. সভার স্থান তার উদ্দেশ্যের উপর ভিত্তি করে নির্বাচন করা উচিত। ব্যবসায়িক পরিবেশ তৈরিতে জনগণকে যে পরিস্থিতিতে স্থান দেওয়া হয় তা গুরুত্বপূর্ণ।

এই সূক্ষ্মতাগুলি সভার প্রস্তুতির জন্য মৌলিক। সেগুলি অনুসরণ করা হলে, অনুষ্ঠানটি দক্ষতার সাথে এবং একটি সংগঠিত পদ্ধতিতে অনুষ্ঠিত হবে।

কেন মিটিং মিনিট প্রয়োজন?

প্রতিটি সংগঠন নিয়মিত সভা করে। এই ধরনের ইভেন্ট অনেক চাপের সমস্যা সমাধান করতে, জটিল বিষয়ে সময়োপযোগী সিদ্ধান্ত নিতে এবং কোম্পানির উন্নয়ন কৌশল তৈরি করতে সাহায্য করে। প্রায়শই মিটিংগুলি মিনিটে রেকর্ড করা হয় না, যা আদর্শ হিসাবে বিবেচিত হয়। ব্যবস্থাপনা স্বাধীনভাবে ক্রিয়াকলাপের তালিকা নির্ধারণ করতে পারে যার সময় রেকর্ডিং করা হয়। যেখানে এটি প্রয়োজনীয় নয় সেখানে তারা প্রতিষ্ঠা করে।

প্রোটোকলের মূল উদ্দেশ্য হল মিটিংয়ে কণ্ঠ দেওয়া সমস্ত প্রশ্ন, কাজ এবং মতামত লিখিতভাবে রেকর্ড করা, পাশাপাশি যৌথ সিদ্ধান্ত নেওয়া। সর্বোত্তম ফর্মটি একটি বিশদ প্রোটোকল হিসাবে বিবেচিত হয়। সাধারণত, এই জাতীয় নথিটি ইভেন্টগুলিতে ব্যবহৃত হয় যা কোম্পানির ভবিষ্যতের বিকাশকে প্রভাবিত করবে। তদতিরিক্ত, সরকারী সংস্থাগুলির উদ্যোগ এবং কর্মচারীদের সাথে বৈঠকের বিষয়বস্তু রেকর্ড করা প্রয়োজন। বিভিন্ন ধরনের ইভেন্টের নমুনা মিটিং মিনিট একই রকম, শুধুমাত্র সামান্য পার্থক্য সহ।

রক্ষণাবেক্ষণ

সভার কার্যবিবরণী এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা রাখা হয়। কিন্তু এই ফাংশন অন্য কর্মচারী দ্বারা সঞ্চালিত হতে পারে. এই ইভেন্টের আগে, সচিবকে আমন্ত্রিতদের একটি তালিকা এবং প্রশ্নের আনুমানিক তালিকা দেওয়া হয়। অংশগ্রহণকারীরা প্রতিবেদনের বিমূর্ত প্রদান করে। এটি আপনাকে নথির খসড়া তৈরির কাজকে দ্রুততর করার জন্য একটি নথি টেমপ্লেট প্রস্তুত করার অনুমতি দেবে৷ এই ধরনের ইভেন্টের জন্য মিটিং মিনিটের নমুনা সব উদ্যোগে একই রকম।

যখন অনেক অংশগ্রহণকারী থাকে, তখন একটি রেজিস্ট্রেশন শীট তৈরি করা ভাল যেখানে যারা উপস্থিত হবেন তাদের পুরো নাম রেকর্ড করা হবে। বৈঠকের শুরুতে সচিব উপস্থিতদের তালিকা অনুমোদন করেন। ইভেন্ট চলাকালীন তথ্য সচিব দ্বারা রেকর্ড করা হয়. লগিং এর সঠিকতা উন্নত করতে, ভয়েস রেকর্ডিং ব্যবহার করা হয়। সমস্ত শব্দ ডিজিটাল মিডিয়াতে রেকর্ড করা হয় এবং তারপর প্রোটোকল চূড়ান্ত হলে পুনরুত্পাদন করা হয়।

যদি মিটিংয়ে অনেক অংশগ্রহণকারী থাকে, তবে 2 জন সচিবকে কার্যবিবরণী নেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয়। ইভেন্টটি বিলম্বিত হলে এই ধরনের কাজ প্রক্রিয়াটিকে দ্রুততর করে। সভার বিষয়ের সাথে সম্পর্কিত নয় এমন উত্তর, মন্তব্য, মন্তব্য নথির বিষয়বস্তুর অন্তর্ভুক্ত নয়। মিনিট রিপোর্ট, প্রশ্ন এবং প্রস্তাবের সাধারণ অর্থ অন্তর্ভুক্ত. ম্যানেজার দ্বারা পৃথক কর্মচারীদের দেওয়া সিদ্ধান্ত এবং নির্দেশাবলী সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়।

যদি ব্যবস্থাপকের সঠিক তথ্যের প্রয়োজন হয়, তাহলে তাকে দায়ী ব্যক্তির স্বাক্ষরিত একটি প্রতিবেদনের প্রয়োজন হতে পারে। সভাগুলি সাধারণভাবে পরিস্থিতি নিয়ে আলোচনা করে, তাই বিস্তারিত নোট নেওয়ার প্রয়োজন নেই। ফলস্বরূপ, কার্যবিবরণীতে সভার অগ্রগতি অন্তর্ভুক্ত: আলোচিত বিষয়, সমস্যা, সিদ্ধান্ত। কখনও কখনও পরিচালকদের সমস্ত বাক্যাংশের শব্দগুচ্ছ রেকর্ডিং প্রয়োজন। এটি আধুনিক সংস্থাগুলির সভায় ঘটে, যেখানে অনেকগুলি অপারেশনাল সমস্যা সমাধান করা হয়।

সাজসজ্জা

মিটিং? নমুনাটিতে প্রাথমিক তথ্য রয়েছে যা নথিতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। সরকারি দপ্তরে, বিশেষ ফর্মের ভিত্তিতে প্রটোকল রাখা হয়। একটি নমুনা মিটিং মিনিটের স্বাভাবিক ফর্মের মধ্যে রয়েছে:

1. বাধ্যতামূলক বিবরণ (তারিখ, সংখ্যা, কোম্পানির নাম, ইভেন্ট, অবস্থান নির্দেশকারী নথির ধরন)।
2. উপস্থিতদের তালিকা (সম্পূর্ণ নাম, অংশগ্রহণকারীদের অবস্থান)। একটি উপস্থিতি শীট ব্যবহার করা যেতে পারে, যার মধ্যে যারা এসেছেন তাদের প্রত্যেকেরই চিহ্ন রয়েছে।
3. যদি অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তিরা ইভেন্টে উপস্থিত ছিলেন, তবে তাদের অবশ্যই "আমন্ত্রিত" বিভাগে প্রবেশ করতে হবে।
4. প্রধান অংশ. এটি 3 টি অংশ নির্দেশ করে: শোনা (বক্তাদের সম্পূর্ণ নাম এবং অবস্থান, বক্তৃতার বিষয়, সারমর্ম উপস্থাপনা), বক্তৃতা (প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা বা মন্তব্য প্রদানকারী ব্যক্তির সম্পূর্ণ নাম এবং অবস্থান), সিদ্ধান্ত নেওয়া (ব্যবস্থাপক নির্দেশনা বা একটি রেজোলিউশন দেয়) আরোপ করা হয়, কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য সময়সীমা সেট করা হয়)।
5. শেষে সচিব ও ব্যবস্থাপকের স্বাক্ষর দেওয়া হয়। কোন স্ট্যাম্প প্রয়োজন.

এই নমুনা প্রোটোকল ব্যবহার করে, আপনি একটি উপযুক্ত নথি আঁকতে পারেন। সভার অগ্রগতি নিরীক্ষণের জন্য এটি অবশ্যই সংখ্যাযুক্ত করা উচিত। বৈঠকের কিছু সময় পরে চূড়ান্ত কাগজ প্রস্তুত করা হয়। এটি বেশ কয়েক ঘন্টা বা এমনকি দিনও লাগতে পারে, এটি সমস্ত তথ্যের পরিমাণের উপর নির্ভর করে।

পরিচালকের সাথে একটি বৈঠকের নমুনা মিনিটগুলি তাকে ছাড়া অনুষ্ঠিত হওয়ার মতোই। তারপর নথিটি ইভেন্টের দায়িত্বে থাকা বসের কাছে স্বাক্ষরের জন্য জমা দেওয়া হয়। প্রোটোকলটি আগ্রহী দলগুলিতে পাঠানো হয় বা পারফর্মারদের জন্য নির্দেশাবলী সহ অফিসিয়াল বিবৃতি তৈরি করা হয়।

যদি একটি প্রযুক্তিগত সভার কার্যবিবরণী তৈরি করা হয়, তবে এর একটি নমুনায় এই ইভেন্টের নির্দিষ্ট সূক্ষ্মতা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। তবে সাধারণভাবে, এতে অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা আলোচিত মূল সারমর্ম, সমস্যা এবং সমস্যাগুলি থাকা উচিত। নিবন্ধে উপস্থাপিত কর্মশালার নমুনা মিনিটগুলি এই নথির প্রস্তুতিতে একটি উদাহরণ হিসাবে কাজ করতে পারে।

অপারেশনাল মিটিং

এই ইভেন্টের নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য রয়েছে:

1. নির্দিষ্ট ফ্রিকোয়েন্সি, উদাহরণস্বরূপ, প্রতি সপ্তাহে।
2. যারা উপস্থিত একটি নির্দিষ্ট রচনা.
3. অনুরূপ বিষয় এবং প্রশ্ন.
4. স্বল্প সময়কাল.

একটি অপারেশনাল মিটিংয়ের নমুনা প্রোটোকল একটি নিয়মিত ইভেন্টের মতোই। শুধুমাত্র সচিব প্রথমে কাজের অ্যালগরিদম এবং আলোচনার জন্য প্রশ্নগুলির সাথে পরিচিত হন। এটি নথিতে কাজকে ত্বরান্বিত করে, কারণ এটির বেশিরভাগই আগে থেকে গঠিত হয়। প্রোটোকলটি দ্রুত প্রস্তুত করা হয়, নথিটি অবিলম্বে স্বাক্ষরের জন্য ব্যবস্থাপনায় জমা দেওয়া হয়।

স্টোরেজ

প্রোটোকল সংরক্ষণের সমস্যা সমাধানের জন্য, সচিবকে সংস্থার অভ্যন্তরীণ নথিগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে হবে। এটি এন্টারপ্রাইজের সুনির্দিষ্টতার উপর নির্ভর করে। JSC এর পরিচালনা পর্ষদের বা শেয়ারহোল্ডারদের সভা সম্পর্কিত নথিগুলি স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করা হয়। প্রোটোকলগুলি সংস্থার বর্তমান সংস্থার অবস্থানে রেখে দেওয়া হয়। সাক্ষাতের নথিগুলি সাধারণত 3 বা 5 বছরের জন্য ধরে রাখা হয় এবং তারপর নির্দেশের ভিত্তিতে সংরক্ষণাগারভুক্ত এবং ধ্বংস করা হয়।

উপসংহার

মিটিংয়ের মিনিটগুলি অংশগ্রহণকারীদের এজেন্ডা মনে রাখতে এবং সময়মতো অ্যাসাইনমেন্টগুলি সম্পূর্ণ করার অনুমতি দেয়। এখন এই ডকুমেন্টেশনের অপারেশনাল প্রস্তুতি এবং বিতরণের জন্য ইলেকট্রনিক সংস্থান রয়েছে। অতএব, সচিবের পক্ষে আগ্রহী পক্ষের কাছে প্রোটোকলের একটি সংস্করণ উপস্থাপন করা সুবিধাজনক হবে।

উদ্ভূত সমস্যা সমাধানের জন্য সভা, অধিবেশন, সম্মেলন, সভা আয়োজন করা প্রয়োজন।

সভার পুরো কোর্স রেকর্ড করতে এবং গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি নির্দেশ করার জন্য, একটি প্রোটোকল ব্যবহার করা হয়।

সভার মিনিট

সভা করার আগে, উত্থাপিত ইস্যু সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা এবং কারা উপস্থিত থাকতে হবে তা নির্ধারণ করা প্রয়োজন। এই ব্যক্তিদের অবশ্যই মিটিংয়ের স্থান এবং সময় সম্পর্কে অবহিত করতে হবে, সেইসাথে মিটিংয়ে উপস্থিত সকল ব্যক্তিকে উত্থাপিত সমস্যাটির সাথে পরিচিত করতে হবে।

প্রোটোকলটি সঠিকভাবে রাখার জন্য, এটির প্রস্তুতির জন্য দায়ী ব্যক্তিকে আগাম নিয়োগ করা প্রয়োজন। এই ক্ষেত্রে, নিযুক্ত ব্যক্তির উপযুক্ত লিখিত ভাষা এবং তথ্য রেকর্ড করার দ্রুত গতি থাকা প্রয়োজন। ইলেকট্রনিক মেশিন ব্যবহার করে এবং মুদ্রিত মিডিয়াতে তথ্য প্রতিফলিত করে উভয়ই তথ্য রেকর্ড করা যায়। যদি মিনিটগুলি ইলেকট্রনিকভাবে আঁকা হয়, তাহলে মিটিং শেষে অবশ্যই তা মুদ্রিত করতে হবে এবং পর্যালোচনা এবং স্বাক্ষর করার জন্য উপস্থিত সকলকে প্রদান করতে হবে।

মিটিং শুরুর আগে, সেক্রেটারিকে প্রদান করা প্রয়োজন যিনি উপস্থিত ব্যক্তিদের তালিকা, তাদের অবস্থান, প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর কাছ থেকে সমস্যার খসড়া সমাধান বা মিটিং ইস্যুতে থিসিস সহ কার্যবিবরণী রাখেন। এই নথিটি সচিবকে প্রোটোকলে আরও সঠিক এবং সম্পূর্ণ তথ্য প্রবেশ করতে সাহায্য করবে।

প্রোটোকলের বিষয়বস্তু

একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, প্রোটোকলের তিনটি অংশ থাকা উচিত: শিরোনাম, পরিচায়ক এবং প্রধান।

• সংস্থার নাম (সম্পূর্ণ এবং সংক্ষিপ্ত);
• নথির নাম;
• নম্বর, তারিখ এবং এই প্রোটোকল আঁকার স্থান। প্রস্তুতির তারিখটি সর্বদা সভার তারিখ হওয়া উচিত।

সূচনা অংশটি সভার সচিব এবং সভার সদস্যদের মধ্য থেকে নির্বাচিত চেয়ারম্যান এবং আলোচ্যসূচি নির্দেশ করে। চেয়ারম্যান সাধারণত সংগঠনের প্রধান বা কাঠামোগত ইউনিটের প্রধান। পরবর্তী, বর্ণানুক্রমিক ক্রমে, সভায় উপস্থিত সমস্ত ব্যক্তি প্রতিফলিত হয়, তাদের অবস্থান নির্দেশ করে।

যদি সভায় বিপুল সংখ্যক ব্যক্তি উপস্থিত থাকে, তবে তারা প্রোটোকলেই তালিকাভুক্ত নয়, তবে এটির একটি পরিশিষ্টে নির্দেশিত হয়, যাকে একটি উপস্থিতি শীট বলা হয়। প্রতিটি নামের পাশে মিটিংয়ে আসা প্রতিটি ব্যক্তির স্বাক্ষর রাখার সুপারিশ করা হয়। সাধারণ কার্যবিবরণী শুধুমাত্র সভায় যোগদানকারী ব্যক্তির মোট সংখ্যা নির্দেশ করে।

প্রধান অংশটি বলে:

• সভায় আলোচনা করা সমস্যা;
• বার্তা, প্রস্তাব, প্রতিবেদনের সাথে কথা বলা ব্যক্তিরা (স্পিকারের পুরো নাম, প্রতিবেদনের শিরোনাম, প্রতিবেদনের প্রধান বিধানগুলির একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ নির্দেশিত হয় যদি প্রোটোকলের সম্পূর্ণ রূপটি রাখা হয়);
• হাতে ইস্যুতে নেওয়া সিদ্ধান্ত।

আধুনিক ব্যবস্থাপনা অনুশীলনে, বিভিন্ন পদের ব্যবস্থাপকদের নেতৃত্বে সভার কাজ নথিভুক্ত করার জন্য সভার কার্যবিবরণী প্রস্তুত করা প্রয়োজন। সভা, সম্মেলন এবং সেমিনারগুলির কার্যধারা রেকর্ড করতেও মিনিট ব্যবহার করা হয়। একটি নমুনা এবং একটি সভার মিনিট অঙ্কন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত নিয়ম আমাদের নিবন্ধে আরও রয়েছে।

এই নিবন্ধে আপনি পড়তে হবে:

• কেন একটি সংস্থার সভার কার্যবিবরণী গুরুত্বপূর্ণ?
• মিটিং মিনিটের কোন ফর্ম সবচেয়ে পছন্দনীয়?
• পরিচালনা পর্ষদের সভার কার্যবিবরণীতে কী কী সূক্ষ্মতা রয়েছে?
• আপনি কি ধরনের মিটিং মিনিট ব্যবহার করবেন?
• কিভাবে মিটিং মিনিট প্রক্রিয়া করা হয়?
• মিটিং মিনিট পূরণ করার নমুনা কোথায় পাবেন
• কোথায় মিটিং মিনিট সঞ্চয় করার সুপারিশ করা হয়?

কেন আপনি মিটিং মিনিট প্রয়োজন?

একটি কলেজিয়াল ম্যানেজমেন্ট অ্যাকশনের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে একটি প্রোটোকল প্রয়োজনীয় সমস্যা এবং সিদ্ধান্তের অতীত আলোচনার নথিভুক্ত করার জন্য।

জরুরীভাবে আপনার অংশীদারদের পরীক্ষা করুন!

তুমি কি তা জান চেক করার সময়, ট্যাক্স কর্তৃপক্ষ কাউন্টারপার্টি সম্পর্কে কোনো সন্দেহজনক তথ্য আঁকড়ে রাখতে পারে? অতএব, আপনি যাদের সাথে কাজ করেন তাদের যাচাই করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। আজ, আপনি আপনার সঙ্গীর অতীত পরিদর্শন সম্পর্কে বিনামূল্যে তথ্য পেতে পারেন, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, চিহ্নিত লঙ্ঘনের একটি তালিকা পেতে পারেন!

18 শতকের শুরু থেকে ঘরোয়া অফিসের কাজে মিটিংয়ের কার্যবিবরণী আঁকার প্রচলন রয়েছে। তারপর প্রথমবারের মতো তারা সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে বিষয়টি নিয়ে আলোচনা শুরু করেন। ঐতিহাসিকভাবে, প্রোটোকল ছিল:

- তথ্য নথি (আলোচনার অগ্রগতি নথিভুক্ত করা);

- প্রশাসনিক নথি (আলোচনার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে সিদ্ধান্ত ঠিক করা)।

বিভিন্ন পদের পরিচালকদের নেতৃত্বে সভার কার্যক্রম নথিভুক্ত করার জন্য আধুনিক ব্যবস্থাপনা অনুশীলনে মিনিট অঙ্কন করা হয়। সভা, সম্মেলন এবং সেমিনারগুলির কার্যধারা রেকর্ড করতেও মিনিট ব্যবহার করা হয়।

মিনিটগুলি আঁকার প্রয়োজনীয়তার বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় মিটিংয়ে ম্যানেজার যিনি তাদের নিয়োগ করেন। যদি মিটিং চলাকালীন পূর্বে করা সিদ্ধান্তের স্পষ্টীকরণ সম্পর্কে একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে কর্মচারীদের অবহিত করার বিষয়ে আলোচনা হয়, তবে সভার কার্যবিবরণী আঁকার প্রয়োজন হবে না। যাইহোক, একটি অপারেশনাল মিটিং-এও কার্যবিবরণীর প্রয়োজন হতে পারে। এই ক্ষেত্রে, উপস্থিত ব্যক্তিদের রচনা, প্রস্তাব বা মতামত প্রকাশের ডেটা রেকর্ড করা হয়।

সভায় গৃহীত চুক্তির বাস্তবায়ন কিভাবে অর্জন করা যায়

আলেকজান্ডার শুভালভ,টিউল সেন্টার কোম্পানির জেনারেল ডিরেক্টর, মস্কো

এমনকি অধিকার নিয়েও সভার সংগঠন, প্রতিষ্ঠিত প্রবিধান, এজেন্ডা এবং গঠনমূলক বিশ্বাসগুলি পর্যবেক্ষণ করে, প্রয়োজনীয় ফলাফল সর্বদা নিশ্চিত করা হয় না - কোম্পানি মৌলিক পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়ন করতে ব্যর্থ হয়, যেন মিটিংটি কখনও হয়নি। কর্মচারীদের অলসতার কারণে এই সমস্যা হয় না। একটি সভায় একটি চুক্তি রেকর্ড না করার গুরুতর সমস্যা মনে রাখা প্রয়োজন।

সুতরাং, ফলস্বরূপ, সভার পরে নির্দেশাবলী এবং সিদ্ধান্তগুলি কেবল বাতাসে ঝুলে থাকে। অনেকে আপত্তি জানাতে প্রস্তুত, যুক্তি দিয়ে যে আমরা সমস্ত তথ্য ডায়েরিতে রেকর্ড করি। কিন্তু পরিস্থিতি খুবই সাধারণ যখন একজন কর্মচারী কিছু "ভুলে যায়", এটি রেকর্ড করে না বা বিভ্রান্ত করে। একটি মিটিংয়ের পরে, একজন ব্যক্তি সভায় আলোচনা করা তথ্য সম্পর্কে ভুলে যান।

অতএব, সভার কার্যবিবরণী আঁকা আমার জন্য দীর্ঘদিন ধরে একটি অভ্যাসগত এবং বাধ্যতামূলক নিয়ম হয়ে দাঁড়িয়েছে। এ জন্য সচিব যথাযথ কোর্স সম্পন্ন করেন। আমরা আমাদের আর্কাইভে সব মিটিংয়ের মিনিট রাখি।

মিটিংয়ের পরে, আপনাকে সমস্ত কর্মচারীকে নির্দেশাবলী সম্পর্কে মনে করিয়ে দিতে হবে - ইমেল বা সিআরএম সিস্টেমের এন্ট্রি এবং কোম্পানিতে ব্যবহৃত অন্যান্য প্রোগ্রামগুলির মাধ্যমে।

আমাকে কি একটি বিশেষ ফর্মে সভার কার্যবিবরণী রাখতে হবে?

অফিস ম্যানেজমেন্টের সাহিত্যে একটি বিবৃতি রয়েছে যা অনুসারে মিটিংয়ের মিনিটগুলি একটি সাধারণ ফর্মে আঁকা হয়। যাইহোক, মিনিট এবং অন্যান্য নথি আঁকার জন্য সাধারণ ফর্মটি সমস্ত কোম্পানি ব্যবহার করে না। প্রথমত, এটি রাজ্য কর্তৃপক্ষ এবং স্থানীয় সরকার দ্বারা ব্যবহৃত হয়। প্রকৃতপক্ষে, নিয়ন্ত্রক আইনী আইন অনুসারে, এই সংস্থাগুলিকে অবশ্যই টাইপোগ্রাফিক উপায়ে তৈরি কোট অফ আর্মস (রাষ্ট্র, রাশিয়ান ফেডারেশন বা পৌরসভার একটি উপাদান সত্তার অস্ত্রের কোট) এর চিত্র সহ ফর্মগুলি ব্যবহার করতে হবে। অন্যান্য সংস্থার স্বাধীনভাবে মিটিং মিনিটের জন্য ফর্ম প্রস্তুত করার পদ্ধতি বেছে নেওয়ার অধিকার রয়েছে।

যদি কোনও কোম্পানি মিটিং মিনিটের জন্য মুদ্রিত ফর্মগুলির সাথে কাজ না করে, তবে কম্পিউটারাইজড ফর্ম টেমপ্লেটগুলির পক্ষে পছন্দ করা হয় - এটি নির্দিষ্ট ধরণের ফর্ম টেমপ্লেটগুলির সাথে কাজ করা আরও সুবিধাজনক - চিঠি, নির্দেশাবলী, আদেশ, মেমো, মিনিট এবং অন্যান্য নথির প্রকার।

এই ক্ষেত্রে, একটি সাধারণ ফর্ম প্রয়োজন হয় না। ফর্মের জন্য টেমপ্লেট তৈরি করতে, আপনাকে স্ট্যান্ডার্ড 6.30-2003 "ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেমের বিধানগুলি বিবেচনা করা উচিত। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। নথি প্রস্তুতের জন্য প্রয়োজনীয়তা" (বিভাগ 4 "নথির ফর্মের জন্য প্রয়োজনীয়তা")।

কিভাবে একটি মিটিং মিনিট আঁকা

1) প্রোটোকলের হেডার অংশ। এতে নিম্নলিখিত বিবরণ রয়েছে:

- সংস্থার পুরো নাম;

- নথির ধরন (প্রটোকল);

- সংখ্যা এবং তারিখ;

- প্রোটোকল আঁকার জায়গা;

- পাঠ্যের শিরোনাম।

আইনি ফর্মের সাথে প্রতিষ্ঠানের নাম অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে। এটি অবশ্যই সংস্থার অফিসিয়াল নামের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হতে হবে (সংস্থার প্রবিধান বা সনদে উল্লেখ আছে)। এটি সম্পূর্ণরূপে আইনি ফর্ম নির্দেশ করা প্রয়োজন, এবং একটি সংক্ষিপ্ত রূপ হিসাবে নয়।

• বিক্রয় প্রশিক্ষণ: আপনি শুরু করার আগে আপনার যা জানা দরকার

যদি কোম্পানির একটি আনুষ্ঠানিকভাবে নিবন্ধিত সংক্ষিপ্ত নাম থাকে তবে এটি সম্পূর্ণ নামের নীচে একটি লাইনে নির্দেশিত হতে পারে - বন্ধনীতে। যদি কোম্পানির একটি উচ্চতর সংস্থা থাকে, তাহলে পরবর্তীটির নামটি নথিটি আঁকানো সংস্থার নামের উপরে নির্দেশিত হয় (সংক্ষিপ্ত আকারে প্রস্তাবিত)।

উদাহরণ স্বরূপ:

পাবলিক কর্পোরেশন
সংস্থা "প্রেসের বিতরণ, প্রক্রিয়াকরণ, সংগ্রহ"
(জেএসসি এজেন্সি "রসপেচ্যাট")

বন্ধ জয়েন্ট স্টক কোম্পানি "নতুন প্রযুক্তি"

কার্যবিবরণীর তারিখ হল সভার দিন। যদি সভার সময়কাল বেশ কয়েক দিন হয়, তবে সভার শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত তারিখগুলি কার্যবিবরণীর তারিখে নির্দেশিত হয় (এবং শুধুমাত্র মিনিটগুলিতে স্বাক্ষর করার তারিখের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়), যা বেশ কয়েকটি আঁকতে পারে। সভার পরের দিন)

মিনিট একটি ক্যালেন্ডার বছরের মধ্যে সংখ্যা করা হয়, তাই প্রোটোকলের সংখ্যা (সূচী) মিটিংয়ের ক্রমিক নম্বর দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করা হয়। এটি কোম্পানির প্রতিটি গ্রুপের মিনিটের জন্য আলাদাভাবে বরাদ্দ করা হয় - অধিদপ্তরের সভার কার্যবিবরণী, শেয়ারহোল্ডারদের সাধারণ সভার কার্যবিবরণী, শ্রম সমষ্টির সভার কার্যবিবরণী এবং কারিগরি পরিষদের সভার কার্যবিবরণী পৃথকভাবে গণনা করা হয়।

সংকলনের স্থান - এটির ইঙ্গিত গুরুত্বপূর্ণ যেখানে মিটিংটি অন্য এলাকায় অনুষ্ঠিত হয়, এবং কোম্পানির অবস্থানে নয়। সংকলনের স্থানটি প্রশাসনিক-আঞ্চলিক বিভাগ বিবেচনায় নিয়ে নির্দেশিত হয়, শুধুমাত্র সাধারণভাবে গৃহীত সংক্ষিপ্ত রূপগুলি অনুমোদিত।

পাঠ্যের শিরোনাম প্রোটোকলের মধ্যে রয়েছে কলেজের ক্রিয়াকলাপের প্রকারের একটি ইঙ্গিত (মিটিং, সম্মেলন, সেশন, ইত্যাদি) এবং পিতামাতার ক্ষেত্রে কলেজের নাম। উদাহরণস্বরূপ, শ্রমিক সমষ্টির সভা বা কাঠামোগত ইউনিটের প্রধানদের সভা।

হেডার অংশের বিবরণ একটি কৌণিক বা অনুদৈর্ঘ্য উপায়ে স্থাপন করা যেতে পারে। উপযুক্ত বিকল্প বেছে নেওয়ার অধিকার কোম্পানির কাছে থাকে।

2) পাঠ্যের পরিচায়ক অংশ। শিরোনামের পরে, সভার চেয়ারম্যান এবং সচিবের আদ্যক্ষর এবং উপাধি লিখুন। এটি বিবেচনা করা প্রয়োজন যে মিনিটে চেয়ারম্যান হলেন সেই কর্মকর্তা যিনি সভা পরিচালনা করেন; স্টাফিং টেবিল অনুসারে, তার অবস্থান পাঠ্যটিতে নির্দেশিত নয়।

সচিব সভা সংগঠিত করার জন্য দায়ী, এর কার্যক্রম নথিভুক্ত করা, অঙ্কন করা এবং মিনিট ফাইল করা। সভার সচিব পদাধিকারবলে সচিব হতে হবে এমন নয়। সর্বোপরি, একজন কর্মচারীর জন্য এই কাজের দায়িত্ব অতিরিক্ত হতে পারে। যদি এটি ক্রমাগত সঞ্চালিত হয়, তবে এটি কাজের বিবরণ দ্বারা নিয়ন্ত্রিত করা প্রয়োজন। এই কাজটি ম্যানেজার দ্বারা কর্মচারীকে অর্পণ করা হয় যদি এটি এককালীন অ্যাসাইনমেন্ট হিসাবে সঞ্চালিত হয়।

চেয়ারম্যান - পানকভ ইউ.পি.

সচিব - এগোরোভা ডিএল

বর্তমান: বেসপালভ এ.ডি., কর্নিভ এন.আর., লুনকভ ই.এন., মারিনিনা ই.এম., উস্তিনভ এ.কে.

আমন্ত্রিত: OJSC SMU নং 15 এর নির্বাহী পরিচালক শুভলভ T.B., OJSC SMU নং 14 ওসমানভা M.T. এর আর্থিক পরিচালক।

"উপস্থাপিত" শব্দের পরে একটি নতুন লাইনে আমরা মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারী কোম্পানির কর্মকর্তাদের আদ্যক্ষর এবং উপাধি বর্ণানুক্রমিকভাবে লিখি। যদি সংস্থার কর্মকর্তাদের মিটিংয়ে অংশগ্রহণের জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয়, তবে তাদের অবশ্যই তাদের অবস্থান নির্দেশ না করেই বর্ণানুক্রমিক ক্রমানুসারে "আমন্ত্রিত" বিভাগে তালিকাভুক্ত করতে হবে। যখন অন্যান্য সংস্থার প্রতিনিধিরা সভায় অংশগ্রহণ করে, তখন কোম্পানিগুলির অবস্থান এবং নামগুলিও নির্দেশ করা প্রয়োজন।

বৈঠকে অংশগ্রহণকারী এবং উপস্থিত আমন্ত্রিতদের তালিকা এক লাইনের ব্যবধানে মুদ্রিত হয়। তারপরে একটি ফাঁকা লাইন বাকি থাকে এবং এজেন্ডাটি এক লাইনের ব্যবধানে মুদ্রিত হয়। এটি 1.5 লাইন ব্যবধানে পাঠ্যের মূল অংশ মুদ্রণ করার রেওয়াজ।

• পরিষেবা চুক্তি: নমুনা, সাধারণ ভুল

অংশগ্রহণকারীদের তালিকা তৈরির দায়িত্ব সচিবের। ম্যানেজার দ্বারা নির্দেশিত তালিকাটি অগ্রিম সংকলিত হয়। কর্মকর্তাদের প্রকৃত প্রাপ্যতার উপর নির্ভর করে এই তালিকাটি অনুষ্ঠানের দিনে সামঞ্জস্য করা হয়।

যদি একটি বর্ধিত (15 জনেরও বেশি লোকের অংশগ্রহণে) বা একটি স্থায়ী কলেজের একটি সভার কার্যবিবরণী আঁকা হয়, তবে অংশগ্রহণকারীদের নাম তালিকাভুক্ত করা হয় না, তবে তাদের মোট সংখ্যা নির্দেশিত হয়। এই পরিমাণ রেজিস্ট্রেশন ডেটার উপর ভিত্তি করে নির্ধারিত হয় - এই ক্ষেত্রে, নিবন্ধন তালিকা প্রোটোকলের অ্যানেক্সে অন্তর্ভুক্ত করা হয়। এই ক্ষেত্রে, সভার কার্যবিবরণী নিম্নলিখিত ডেটা প্রতিফলিত করে:

বর্তমান: 19 জন (তালিকা সংযুক্ত)।

মিনিটের পরিচায়ক অংশ এজেন্ডা নির্দেশ করে। আলোচ্যসূচির বিষয়বস্তু সভা নিয়োগকারী নেতা দ্বারা নির্ধারিত হয়, যিনি এর আচরণের জন্যও দায়ী থাকবেন। যদি এই দস্তাবেজটি সভার আগে বিতরণ করা হয়, তবে এটি থেকে তথ্য মিনিটে স্থানান্তর করা উচিত।

• একটি এন্টারপ্রাইজের বর্তমান সম্পদ: ধারণা, ব্যবস্থাপনা এবং বিশ্লেষণ

আলোচ্যসূচিতে এমন বিষয়গুলি রয়েছে যা অনুষ্ঠানে আলোচনা করা হবে, বক্তাদের নাম এবং এই বিষয়গুলির আলোচনার ক্রম উল্লেখ করে।

প্রতিটি আইটেমের প্রোটোকল অবশ্যই র‌্যাপোর্টারের আদ্যক্ষর এবং উপাধি নির্দেশ করবে।

আলোচ্যসূচি:

1) তথ্য নিরাপত্তা বিধি অনুমোদনের উপর।
তথ্য বিভাগের প্রধান, ইউ আর ডরোনিনার রিপোর্ট।

2) স্টাফিং টেবিল পরিবর্তন করার উপর.
ডেপুটি জেনারেল ডিরেক্টর I. N. Sergeev এর বক্তৃতা

3) পাঠ্যের প্রধান অংশ

একটি কোম্পানির সভার কার্যবিবরণী, পাঠ্যের উপস্থাপনার ফর্মের উপর নির্ভর করে, সম্পূর্ণ এবং সংক্ষিপ্ত হতে পারে। প্রোটোকলের ফর্মগুলি একে অপরের থেকে পৃথক হয় শুধুমাত্র সভার কার্যধারার কভারেজের সম্পূর্ণতায়। এই ফর্মগুলি ডিজাইনের মধ্যে পার্থক্য বোঝায় না:

সংক্ষিপ্ত প্রোটোকল - এই নথিটি রেকর্ড করে:

- সভায় আলোচনা করা সমস্যা;

- বক্তাদের নাম (র্যাপোর্টার);

- সিদ্ধান্ত নেওয়া;

এই প্রোটোকল সাধারণত নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়:

- যখন মিটিং স্টেনোগ্রাফ করা হয় বা ডিক্টাফোনে রেকর্ড করা হয়;

- একটি অপারেশনাল মিটিং চলাকালীন, আলোচনার সময় বিস্তারিত না জানিয়ে সিদ্ধান্ত ঠিক করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ গুরুত্ব দেওয়া হয়।

একটি সংস্থার সভার একটি সংক্ষিপ্ত প্রোটোকল কাউকে সমস্যাটির আলোচনার গতিপথ, করা মন্তব্য, মতামত বা প্রশাসনিক অংশের বিকাশের প্রক্রিয়া - ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্ত নির্ধারণ করার অনুমতি দেয় না।

একটি পূর্ণ প্রোটোকল যা ঘটছে তার একটি বিশদ চিত্র নথিভুক্ত করার উদ্দেশ্যে তৈরি করা হয়েছে, রিপোর্টের বিষয়বস্তু এবং মিটিং অংশগ্রহণকারীদের বক্তৃতা, সমস্ত মতামত প্রকাশ করা, প্রশ্ন করা, মন্তব্য, মন্তব্য এবং অবস্থান।

ফলস্বরূপ, একটি সম্পূর্ণ প্রোটোকল আলোচিত প্রতিটি সমস্যার জন্য তিনটি অংশের উপস্থিতি অনুমান করে - "শোনা", "কথা বলা", "সিদ্ধান্ত নেওয়া" ("সিদ্ধান্ত নেওয়া")। এবং সংক্ষেপে শুধুমাত্র দুটি আছে: "শুনে" এবং "সিদ্ধান্ত নেওয়া" ("সিদ্ধান্ত নেওয়া")।

পাঠ্যের মূল অংশে আলোচ্যসূচিতে অন্তর্ভুক্ত আইটেমের সংখ্যার সাথে সংশ্লিষ্ট বিভাগের সংখ্যা রয়েছে। বিভাগগুলি এটি অনুসারে সংখ্যাযুক্ত। প্রতিটি বিভাগে সম্পূর্ণ প্রোটোকলের জন্য 3টি অংশ রয়েছে - "শোনা", "কথা বলা", "সিদ্ধান্ত নেওয়া" ("সিদ্ধান্ত নেওয়া")। সংক্ষিপ্ত প্রোটোকলটিতে 2টি অংশ রয়েছে। বড় অক্ষরে বাম মার্জিন থেকে এই শব্দগুলি প্রিন্ট করুন।

প্রোটোকলের টেক্সটে, "লিসেনড" শব্দের পরে, প্রধান বক্তার উপাধি এবং উদ্যোগগুলি অবশ্যই জেনিটিভ ক্ষেত্রে নির্দেশ করতে হবে, একটি ড্যাশের মাধ্যমে উপস্থাপন করা তার বক্তৃতার রেকর্ডিং সহ। একটি নিয়ম হিসাবে, উপস্থাপনাটি অতীত কালের 3য় ব্যক্তি একবচনে দেওয়া হয়। যদি একটি লিখিত প্রতিবেদন প্রস্তুত করা হয় এবং সচিবের কাছে জমা দেওয়া হয়, তবে শুধুমাত্র রিপোর্টের বিষয়কে একটি প্রোটোকল হিসাবে মনোনীত করা যেতে পারে, নোট সহ "রিপোর্টের পাঠ্য সংযুক্ত করা হয়েছে।" আসুন একটি উদাহরণ দেখি:

1. শোনা:

Petrova V.Yu. - 2015 সালের 4র্থ ত্রৈমাসিকের জন্য বিক্রয় বিভাগের কাজের পরিকল্পনা বাস্তবায়নের ফলাফলের উপর। তিনি উল্লেখ করেছেন যে পরিকল্পনাটি 100% পূরণ হয়েছে।

1. শোনা:

পেট্রোভা ভি. ইউ. - রিপোর্টের পাঠ্য সংযুক্ত করা হয়েছে।

"স্পেকড" শব্দের পরে, মিনিটগুলি অবশ্যই আলোচনায় অংশগ্রহণকারীদের উপাধি এবং আদ্যক্ষরগুলি নির্দেশ করবে৷ প্রোটোকলের পাঠ্যের প্রতিটি উপাধি এবং আদ্যক্ষর মনোনীত ক্ষেত্রে একটি নতুন লাইনে মুদ্রিত হয়।

বক্তৃতা রেকর্ডিং শেষ নামের পরে নির্দেশিত হয়, একটি ড্যাশ দ্বারা পৃথক, এবং তৃতীয় ব্যক্তি একবচনে উপস্থাপন করা হয়. এই অংশে এমন প্রশ্নও রয়েছে যেগুলি প্রতিবেদনের সময় বা সমাপ্তির পরে উচ্চারিত হয়েছিল, তাদের উত্তরগুলির একটি ইঙ্গিত সহ।

যদি মিটিংয়ে কোনো আলোচনা বা প্রশ্ন না থাকে, তাহলে "কথা বলা" অংশটি বাদ দেওয়া হয়; এই খণ্ডটি শুধুমাত্র 2টি অংশ "শোনা" এবং "সিদ্ধান্ত নেওয়া" ("সিদ্ধান্ত নেওয়া") নিয়ে গঠিত। এজেন্ডায় কিছু বিষয় বিবেচনা করার সময় সম্ভবত এটি সম্পূর্ণ রেকর্ডের জন্যও।

"সিদ্ধান্ত নেওয়া" (বা "সিদ্ধান্ত নেওয়া") শব্দটি সংশ্লিষ্ট এজেন্ডা আইটেমের অপারেটিভ অংশের পাঠ্য দ্বারা অনুসরণ করা হয়। একটি ইস্যুতে একাধিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, তাদের অবশ্যই আরবি সংখ্যায় সংখ্যা করা উচিত। প্রথম সংখ্যাটি আইটেম নম্বর দেখাবে, দ্বিতীয় সংখ্যাটি সিদ্ধান্ত নেওয়ার সংখ্যা দেখাবে।

বিশেষ করে, যদি প্রথম অনুচ্ছেদ 3-এ সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, সেগুলিকে 1.1, 1.2 এবং 1.3 হিসাবে নির্দেশ করা হবে।

যদি শুধুমাত্র একটি সিদ্ধান্ত 2 ইস্যুতে নেওয়া হয়, 2 নয়, 2.1 নির্দেশিত হবে৷

1.1। 03/03/2009 এর মধ্যে 2009 সালের 2য় ত্রৈমাসিকের জন্য কোম্পানির পূর্ণ-সময়ের বিশেষজ্ঞদের ব্যবহার করে বিক্রয়কর্মীদের যোগ্যতার উন্নতির জন্য একটি প্রোগ্রাম প্রস্তুত করুন। দায়ী - কর্মী সেবা প্রধান উশাকভ L.B.

1.1। এইচআর সার্ভিসের প্রধান এলবি উশাকভ 2009-এর 2য় ত্রৈমাসিকের জন্য কোম্পানির পূর্ণ-সময়ের বিশেষজ্ঞদের ব্যবহার করে বিক্রয়কর্মীদের যোগ্যতার উন্নতির জন্য একটি প্রোগ্রাম প্রস্তুত করুন। শেষ তারিখ: 03/03/2009।

একটি সভার কার্যবিবরণী আঁকার স্বাভাবিক অভ্যাস অনুযায়ী, ভোটের ফলাফল রেকর্ড করার উদ্দেশ্যে নয়। যদিও, যদি একটি ভোট নেওয়া হয়, তা অবশ্যই অপারেটিভ অনুচ্ছেদে প্রতিফলিত হবে। সাধারণ সভার কার্যবিবরণীর জন্য অনেক সুনির্দিষ্ট বিষয়ের প্রয়োজন হয় - যার মধ্যে রয়েছে যখন সিদ্ধান্তের উপর ভোটের ডেটা প্রতিফলিত করা, গণনা কমিশনের কার্যবিবরণীতে এই সিদ্ধান্তগুলি রেকর্ড করা, সেইসাথে শেয়ারহোল্ডারদের সাধারণ সভার কার্যবিবরণী। আসুন একটি উদাহরণ দেখি:

1.1। A.E. Fedorov এর প্রার্থীতা অনুমোদন করুন। কোম্পানির আর্থিক পরিচালকের পদে

1.1। 2014-এর জন্য বার্ষিক প্রতিবেদন, ব্যালেন্স শীট, লাভ এবং ক্ষতি বিবৃতি অনুমোদন; উন্নয়ন পরিকল্পনা এবং 2015 এর জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজের তালিকা।

ভোটের ফলাফল: "ফর" - 78 ভোট (মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারী মোট ভোটের 97.5%); "বিরুদ্ধ" - না; "অবস্থিত" - 2 ভোট (মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারী মোট ভোটের 2.5%)। 78 ভোটে এই সিদ্ধান্ত হয়। গণনা কমিশনের প্রোটোকল নং 2 সংযুক্ত করা হয়েছে।

সভার কার্যবিবরণীর কি আইনগত শক্তি আছে?

মিটিংয়ে নেওয়া স্টেনোগ্রাফিক, হাতে লেখা বা অডিও রেকর্ডিংয়ের ভিত্তিতে মিনিট তৈরি করা হয়। সভার পরে, সচিব রেকর্ডগুলি পুনরায় টাইপ করে, বিবৃত প্রয়োজনীয়তা অনুসারে সেগুলি বিন্যাস করে এবং সম্পাদনার জন্য সভার চেয়ারম্যানের কাছে জমা দেয়। প্রোটোকল, এই নিয়মটি বিবেচনায় নিয়ে, স্বাক্ষরিত হয় এবং একটি সরকারী নথির বল গ্রহণ করে।

প্রোটোকলের আইনি শক্তি - এর নির্ভরযোগ্যতা, আনুষ্ঠানিকতা, নির্বিবাদতা - কার্যকর করার নিয়মের উপর নির্ভর করে। স্ট্যান্ডার্ড সংজ্ঞা প্রস্তাব করে: "আইনি বল হল একটি সরকারী নথির সম্পত্তি যা এটিকে বর্তমান আইন দ্বারা প্রদত্ত, এটি জারিকারী সংস্থার যোগ্যতা এবং কার্যকর করার জন্য প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি।" যদি নির্দিষ্ট নিবন্ধন নিয়ম অনুসরণ করা হয়, তাহলে সংগঠনের সভার কার্যবিবরণী 2 জনের স্বাক্ষরিত হলে আইনি শক্তি দেওয়া হয় - চেয়ারম্যান এবং সচিব।

একটি সংস্থার সভার কার্যবিবরণী একটি অভ্যন্তরীণ নথি, তাই, একটি নিয়ম হিসাবে, এটিতে কোনও স্ট্যাম্প নেই।

যদি একটি সংস্থার সভার কার্যবিবরণী কয়েকটি পৃষ্ঠায় আঁকা হয়, তবে দ্বিতীয় এবং পরবর্তী পৃষ্ঠাগুলিকে নম্বর দেওয়া প্রয়োজন। উদ্ধৃতি চিহ্ন, হাইফেন এবং অন্যান্য চিহ্ন ব্যবহার না করে "পৃষ্ঠা" (পৃষ্ঠা) শব্দটি নির্দেশ না করে পৃষ্ঠা নম্বরগুলি আরবি সংখ্যায় প্রবেশ করানো হয়।

প্রোটোকল প্রস্তুত করার সময়সীমা কি?

সাধারণ নিয়ম পরামর্শ দেয় যে একটি সভার কার্যবিবরণী প্রস্তুত করার সময়কাল পাঁচ দিনের বেশি হওয়া উচিত নয়। সভার কার্যবিবরণীর প্রস্তুতির জন্য একটি নির্দিষ্ট তারিখ সভাটির সভাপতিত্বকারী প্রধান দ্বারা বা একটি স্থায়ী কলেজীয় সংস্থার চেয়ারম্যান দ্বারা সেট করা যেতে পারে। প্রোটোকল আঁকার সময়সীমা কলেজিয়াল বডির প্রবিধানে প্রতিষ্ঠিত হতে পারে।

যাইহোক, কিছু জাতের জন্য, নির্দিষ্ট নথি অনুযায়ী স্পষ্ট সময়সীমা প্রতিষ্ঠিত হয়।

মিটিংয়ের সময় যে সিদ্ধান্তগুলি নেওয়া হয়েছিল তা কর্মচারীদেরকে মেইলিং বা পুরো মিনিটের অনুলিপি বা অপারেটিভ অংশের নির্যাস হিসাবে জানানো উচিত। প্রোটোকলের সাথে পরিচিতির জন্য একটি শীট তৈরি করে, ছোট সংস্থাগুলিতে কর্মচারীদের অন্তর্ভুক্তি কখনও কখনও স্বাক্ষরের বিরুদ্ধে করা হয়।

অন্যান্য প্রশাসনিক নথি দ্বারা নেওয়া সিদ্ধান্তের উপর ভিত্তি করে প্রস্তুতিও অনুশীলন করা হয় - উদাহরণস্বরূপ, একটি কোম্পানির প্রধানের কাছ থেকে একটি আদেশ বা একটি কলেজিয়াল সংস্থার সিদ্ধান্ত।

আমি সভার কার্যবিবরণী সমন্বয় করতে একটি আইপ্যাড ব্যবহার করি

ইলিয়া আল্যাবুশেভ, আইডিসাইডের পণ্য পরিচালক, ম্যানেজার, বিশ্লেষক এবং ডেভেলপারদের বিতরণ করা দল গঠনের ক্ষেত্রে ব্যবসায়িক পরামর্শক, মস্কো

অংশীদারদের সাথে মিটিংয়ের কার্যবিবরণীতে সম্মত হওয়ার সময়, আমি একটি আইপ্যাড ব্যবহার করে কাজ করি। একটি নথির প্রতিটি অনুচ্ছেদে মন্তব্য করার সময়, আমি PDF রূপান্তরকারী এবং PDF বিশেষজ্ঞ অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করি। প্রথমটির সাহায্যে আমি মেইলের মাধ্যমে একটি নথিকে পিএফডি ফরম্যাটে রূপান্তর করতে সক্ষম হয়েছি, দ্বিতীয়টি মন্তব্য লেখার জন্য খুবই সুবিধাজনক। অংশীদাররা, অবশ্যই, পিডিএফ ফাইলের মন্তব্যে বিস্মিত হয়েছিল - তাদের একটি প্রোগ্রামে প্রস্তাবগুলি পড়তে হয়েছিল এবং অন্যটিতে নথিতে পরিবর্তন করতে হয়েছিল।

কিভাবে একটি সভার কার্যবিবরণী থেকে একটি নির্যাস প্রস্তুত

একটি মিটিং নথিভুক্ত করার জন্য একটি সাধারণ অভ্যাস হল কার্যবিবরণী থেকে নির্যাস আঁকা। মিনিট থেকে একটি নির্যাস হল মূল মিনিটের পাঠ্যের অংশের একটি সঠিক অনুলিপি যা এজেন্ডা আইটেমের সাথে সম্পর্কিত যেটির নির্যাসটি আঁকা হয়েছে। এই ক্ষেত্রে, ফর্মের সমস্ত বিবরণ, পাঠ্যের পরিচায়ক অংশ, আলোচ্যসূচি আইটেম যার উপর নির্যাস প্রস্তুত করা হচ্ছে এবং যে পাঠ্যটি এর আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত নিয়ে আলোচনা করে তা পুনরুত্পাদন করা হয়।

প্রোটোকল থেকে একটি নির্যাস শুধুমাত্র সচিব দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়, যিনি সার্টিফিকেশন আঁকার জন্যও দায়ী। এটিতে "সত্য" শব্দটি রয়েছে, যা নির্যাসটি প্রত্যয়িতকারী ব্যক্তির অবস্থান, তার ব্যক্তিগত স্বাক্ষর, উপাধি, তারিখ এবং আদ্যক্ষর নির্দেশ করে। যদি প্রোটোকল থেকে একটি নির্যাস অন্য সংস্থায় জমা দেওয়ার জন্য জারি করা হয়, তবে এটি অবশ্যই একটি সিল দিয়ে প্রত্যয়িত হতে হবে।

কোথায় এবং কিভাবে মিটিং মিনিট সঞ্চয় করুন

মিটিং মিনিটের স্টোরেজ একটি নির্দিষ্ট কোম্পানিতে গৃহীত অফিস কাজের ফর্মের উপর নির্ভর করে। সেন্ট্রালাইজড অফিস ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে, অফিস ম্যানেজমেন্ট সার্ভিসে সচিবের সাথে মিটিং মিনিট স্টোর করা সম্ভব। বিকেন্দ্রীভূত রেকর্ড পরিচালনার কাঠামোর মধ্যে স্টোরেজের অবস্থান কোম্পানির কাঠামোর দ্বারা নির্ধারিত হয় - সাধারণত মিটিং করা কর্মকর্তাদের সচিবালয় ব্যবহার করা হয়।

মামলার নামকরণ অনুসারে প্রোটোকলগুলি ফাইলগুলিতে সংকলিত হয়, তবে যে কোনও ক্ষেত্রেই সেগুলিকে আলাদা ফাইলে গঠন করা প্রয়োজন - কলেজিয়াল বডির নাম বা যে ধরণের মিটিং অনুষ্ঠিত হচ্ছে তার উপর নির্ভর করে।

ব্যবস্থাপনা সভা সাধারণ পরিচালক দ্বারা অনুষ্ঠিত হয়. কোম্পানির কাঠামোর মধ্যে মহাপরিচালকের নেতৃত্বে একটি বিশেষজ্ঞ পরিষদ তৈরি করা হয়েছে। সভার কার্যবিবরণী এবং বিশেষজ্ঞ পরিষদকে অবশ্যই 2টি পৃথক ফাইলে কম্পাইল করতে হবে।

বিভিন্ন ধরনের প্রোটোকল একটি ধ্রুবক শেলফ জীবন দ্বারা চিহ্নিত করা হয়। এর মধ্যে রয়েছে কলেজিয়াল এক্সিকিউটিভ বডির কার্যবিবরণী, নিয়ন্ত্রণ ও নিরীক্ষা সংস্থা, বিশেষজ্ঞ, বৈজ্ঞানিক, পদ্ধতিগত কাউন্সিল, সংস্থার প্রধানদের সাথে মিটিং, শেয়ারহোল্ডার এবং শেয়ারহোল্ডারদের সাধারণ সভা।

লেখক এবং কোম্পানি সম্পর্কে তথ্য

আলেকজান্ডার শুভালভ, টিউল সেন্টার কোম্পানির জেনারেল ডিরেক্টর, মস্কো। 1993 সালে তিনি মস্কো স্টেট ইনস্টিটিউট অফ ইন্টারন্যাশনাল রিলেশনস থেকে স্নাতক হন। তিনি বোয়িং এ যুক্তরাজ্যে তার কর্মজীবন শুরু করেন। কেমব্রিজ বিশ্ববিদ্যালয় থেকে এমবিএ ডিগ্রি লাভ করেন। 1998 সালে, রাশিয়ায় ফিরে এসে, তিনি অ্যান্টি-ক্রাইসিস ম্যানেজার হিসাবে সারাতোভ ফ্যাট প্ল্যান্টের নেতৃত্ব দেন। 1999 সাল থেকে - আনহেল জিএমবিএইচ গ্রুপ অফ কোম্পানির প্রধান। 2008 সাল থেকে, তিনি নভোটেক্স টেক্সটাইল হোল্ডিং এ জাতীয় বিক্রয়ের প্রধান ছিলেন। 2009-2010 সালে - বিনিয়োগ তহবিল লয়েডসব্যাংকিংগ্রুপ (লন্ডন) এর নির্বাহী পরিচালক।

ইলিয়া আল্যাবুশেভ, আইডিসাইডের পণ্য পরিচালক, ম্যানেজার, বিশ্লেষক এবং ডেভেলপারদের বিতরণ করা দল গঠনের ক্ষেত্রে ব্যবসায়িক পরামর্শদাতা, মস্কো। সাউথ ইউরাল স্টেট ইউনিভার্সিটি থেকে স্নাতক। IDeside কোম্পানিতে যোগদানের আগে, তিনি Astra – System Technologies হোল্ডিং কোম্পানিতে প্রকল্পগুলির উন্নয়ন তদারকি করেন এবং শহরগুলিতে ব্যাপক নিরাপত্তা পর্যবেক্ষণ ব্যবস্থা তৈরিতে অংশগ্রহণ করেন। আন্তর্জাতিক সংস্থা ScrumAliance থেকে একটি শংসাপত্র প্রাপ্ত.