একটি মিটিং পরিকল্পনা আপ অঙ্কন. মিটিং প্ল্যান

নীচে সভা সংগঠকদের জন্য সাতটি টিপস দেওয়া হল (পাশাপাশি সেই নেতাদের জন্য যাদের উদ্যোগে সভা অনুষ্ঠিত হচ্ছে এবং যাদের ভিশন আয়োজককে অবশ্যই বাস্তবায়ন করতে হবে):

1. প্রথমত, সভার বিষয়, উদ্দেশ্য এবং উদ্দেশ্যগুলি এবং সেইসাথে নির্দিষ্ট কাঙ্ক্ষিত "পণ্য" (ফলাফল) যা ফলস্বরূপ প্রাপ্ত হবে তা আগে থেকেই প্রণয়ন করা প্রয়োজন।

সভার "পণ্য" হতে পারে একটি পরিচালনার সিদ্ধান্ত, একটি নির্দিষ্ট সময়ের কার্যকলাপের জন্য একটি পরিকল্পনা, একটি অনুমোদিত প্রতিবেদন, একটি রেজোলিউশন ইত্যাদি, যা সংস্থায় গৃহীত নথি প্রবাহের নিয়ম অনুসারে লিখিতভাবে তৈরি করা হয়।

2. সভার তারিখ, সময় এবং অবস্থান সিদ্ধান্ত নিন। নির্ধারিত মিটিংগুলির সাথে, সবকিছুই সহজ - সেগুলি সাধারণত সপ্তাহের একই দিনে, একই সময়ে একটি নির্দিষ্ট ফ্রিকোয়েন্সি সহ অনুষ্ঠিত হয় (উদাহরণস্বরূপ, প্রতি মাসের প্রথম বৃহস্পতিবার 16.00 এ)। একটি নিয়ম হিসাবে, কর্মচারীদের যাদের এই মিটিংগুলিতে অংশগ্রহণের প্রয়োজন হয় তারা তাদের কাজের সময়সূচীতে নির্ধারিত মিটিংটি আগে থেকেই অন্তর্ভুক্ত করে এবং তাই এটি বাস্তবায়নে কোনও সমস্যা দেখা দেয় না।

অনির্ধারিত মিটিংয়ের সাথে পরিস্থিতি কিছুটা জটিল হয়, যখন প্রয়োজনীয় সংখ্যক অংশগ্রহণকারীদের একত্রিত করার জরুরি প্রয়োজন হয়। এই ক্ষেত্রে, "কোরাম" নিশ্চিত করার জন্য সভার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত তারিখ, সময় এবং অবস্থান নির্ধারণ করা আয়োজকদের জন্য সত্যিকারের মাথাব্যথা হয়ে ওঠে। আমি এখনই বলতে চাই যে কোনও আদর্শ পরিস্থিতি নেই যখন সম্ভাব্য সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের "দয়া করে" করা সম্ভব। অতএব, এটি যতই কঠোর মনে হোক না কেন, একটি অনির্ধারিত সভার তারিখ, সময় এবং অবস্থান আয়োজকদের (এবং অংশগ্রহণকারীদের নয়) তাদের সুবিধার ভিত্তিতে বেছে নেওয়া হয়। অনির্ধারিত সভা অনুষ্ঠিত করা ম্যানেজারকে (সংগঠক) সেই সমস্ত কর্মচারীদের প্রতি আরও অনুগত হতে বাধ্য করে যারা বিভিন্ন কারণে এতে অংশ নিতে অক্ষম ছিল।

3. সর্বোত্তম রচনা এবং অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা কী হবে তা নির্ধারণ করুন (বিভাগ 6.14 দেখুন): কে সক্রিয় অংশগ্রহণকারী (বক্তা) হবেন এবং শ্রোতা কে হবেন? কে আগে থেকে প্রস্তুত করা উচিত? প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের মধ্যে কে হবেন এবং বাইরে থেকে কাকে আমন্ত্রণ জানানো হবে? কাকে আনুষ্ঠানিকভাবে আগাম আমন্ত্রণ জানাতে হবে (একটি আমন্ত্রণ পাঠান)?

৬.১৬। সভা পরিকল্পনা এবং প্রস্তুতি

4. অংশগ্রহণকারীদের সম্ভাব্য ভূমিকা বিবেচনা করুন এবং, যদি প্রয়োজন হয়, টিমওয়ার্ক। প্রয়োজনে, প্রাসঙ্গিক অংশগ্রহণকারীদের সাথে এই ভূমিকা নিয়ে আলোচনা করুন। ম্যানেজারের সাথে একসাথে, একজন কর্মচারীকে প্রধান ভূমিকার জন্য নির্বাচন করা (নিযুক্ত করা) অপরিহার্য - মিটিংয়ে নেতৃত্ব দেওয়া এবং তাকে এটি সম্পর্কে আগে থেকেই অবহিত করা।

আমরা এটিকে মিটিংয়ে সৃজনশীল পদ্ধতির সাথে যুক্ত করতে পারি (বিশেষত দ্বিতীয় প্রকার, দেখুন

অনুচ্ছেদ 6.14) অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে সামাজিক-মনস্তাত্ত্বিক ভূমিকা বন্টন করা সম্ভব, যেমন "আইডিয়া জেনারেটর", "সমালোচক", "পণ্ডিত", ইত্যাদি। কাজের মধ্যে এই ধরনের ভূমিকার অবস্থানের প্রবর্তন একটি গভীর এবং আরও ভাল বোঝার জন্য অবদান রাখবে আলোচিত বিষয়গুলি, এবং মিটিং পদ্ধতিকে আরও জীবন্ত করে তুলবে।

5. বৈঠকের এজেন্ডা এবং নিয়মগুলি নিয়ে চিন্তা করুন। কি ক্রমে পারফরম্যান্স সঞ্চালিত হয়? প্রতিটির জন্য কত সময় লাগে? প্রভৃতি। আগ্রহী দলগুলোর সাথে, প্রাথমিকভাবে মিটিং লিডারের সাথে ভবিষ্যতের সভার এজেন্ডা এবং নিয়ম নিয়ে আলোচনা করুন (বিভাগ 6.15 দেখুন)।

6. এটা সম্ভব যে সভাটি প্রকৃতপক্ষে প্রস্তুত করার জন্য, সংগঠকের অতিরিক্ত কর্তৃত্ব এবং সংস্থানগুলির প্রয়োজন হবে, যা তাকে সভার প্রস্তুতি এবং আয়োজনের সময় ম্যানেজারের কাছ থেকে পেতে হবে।

7. সংগঠককে অবশ্যই সভার জন্য নথিগুলির একটি প্যাকেজ আগাম প্রস্তুত করতে হবে, যার মধ্যে রয়েছে:

1) অফিসিয়াল আমন্ত্রণ, যা সভার বিষয়, সময় এবং স্থান নির্দেশ করে;

2) অংশগ্রহণকারীদের তালিকা (সংগঠক, মডারেটর এবং সভার সচিবের বাধ্যতামূলক ইঙ্গিত সহ);

3) এজেন্ডা, সভার উদ্দেশ্য এবং উদ্দেশ্য সহ, প্রতিবেদনের তালিকা এবং উন্মুক্ত বিষয়গুলি;

4) যদি প্রয়োজন হয়, অতীতের মিটিংয়ের কার্যবিবরণী;

5) প্রয়োজন হলে, সমর্থনকারী ডকুমেন্টেশন যা আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য প্রয়োজন হতে পারে;

6) প্রয়োজনে, স্পিকারের উপস্থাপনা উপকরণ ("হ্যান্ডআউটস");

7) যদি সংস্থাটি বিদ্যমান থাকে, তবে সভার কার্যবিবরণী রাখার জন্য স্ট্যান্ডার্ড ফর্ম।

c% সভা সংগঠিত করার জন্য তালিকাভুক্ত নিয়মগুলির কোনটির সাথে সম্মতি C দেয়, আপনার মতে, মিটিং করার সময় সবচেয়ে বেশি সময় সাশ্রয় করে?

অধ্যায় 6। ব্যক্তিগত কার্যকারিতা বাড়ানোর উপায়

আপনার প্রতিষ্ঠানে নিচের কোন নিয়মগুলি পালন করা হয় (এবং কোনটি পালন করা হয় না)? সভা আয়োজনের জন্য আপনার প্রতিষ্ঠানের কি নিজস্ব নিয়ম (ঐতিহ্য) আছে? এই নিয়মগুলির মধ্যে কোনটি গতি বাড়ে এবং কোনটি সভাকে ধীর করে?

আপনি কি মনে করেন প্রথমে কি পরিবর্তন করা দরকার যাতে আপনার প্রতিষ্ঠানের মিটিং কম সময় নেয়? একটি নিয়ম হিসাবে আপনার প্রস্তাব প্রণয়ন.

বিষয়ে আরো 6.16. সভা পরিকল্পনা এবং প্রস্তুতি:

1. বিভিন্ন সভা প্রস্তুতিতে সচিবের কাজ কী?
2. § 1. রাশিয়ান সংবিধানের প্রস্তুতি এবং গ্রহণের বৈশিষ্ট্য। সাংবিধানিক কমিশন এবং সাংবিধানিক সম্মেলন

• বৈঠকের প্রস্তুতি নিচ্ছেন
• সভা শুরু
• আলোচনার আয়োজন
• মিটিং শেষ
• মিটিংয়ে ঝামেলা

সভাগুলি পরিচালনা এবং কর্মীদের মধ্যে ধারণা, মতামত এবং বুদ্ধিবৃত্তিক ক্ষমতা বিনিময় করতে ব্যবহৃত হয়। কিন্তু মিটিংগুলি অকার্যকর, অকেজো হতে পারে এবং কাজের প্রক্রিয়াকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করতে পারে। যদি তুমি জানো কিভাবে একটি মিটিং সঠিকভাবে পরিচালনা করতে হয়, তাহলে এটি আরও সফল হবে।

মিটিং এর উপর অনেক কিছু নির্ভর করে। পরিকল্পনা মিটিং চলাকালীন, কর্মীরা তাদের ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কে রিপোর্ট করে এবং ব্যবস্থাপনা ভবিষ্যতের লক্ষ্য নির্ধারণ করে। কার্যকরী মিটিং কর্মীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া হিসাবে ব্যবহৃত হয়। যাইহোক, বৈঠকের মূল লক্ষ্য হওয়া উচিত পৃথক কর্মচারী এবং সমগ্র কোম্পানি উভয়ের জন্য কাজের প্রক্রিয়ার উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করা। এমন অনেকগুলি প্রক্রিয়া রয়েছে যা একটি এন্টারপ্রাইজের কার্যকারিতাকে প্রভাবিত করে যা কার্যকর করা দরকার:

• সমন্বয় নীতি। সিনার্জি প্রভাব হল পৃথক অংশের যোগফলের তুলনায় সমগ্রের সুবিধা। এবং আধুনিক মনোবিজ্ঞান দীর্ঘদিন ধরে এই নীতিটি ব্যবহার করেছে। তবে এটি বেশ দীর্ঘকাল আগে উপস্থিত হয়েছিল, এমনকি পুরানো প্রবাদগুলিতেও আমরা সিনার্জি প্রভাবের প্রভাব দেখতে পাচ্ছি - "এক মাথা ভাল, তবে দুটি ভাল।" এই নীতিটি প্রায়শই অনুশীলনে এর যোগ্যতা প্রদর্শন করে। বেশ কয়েকটি বিশেষজ্ঞের যৌথ কাজের সুবিধা প্রত্যেকের পৃথক কাজের চেয়ে বেশি হবে। সিনার্জি প্রভাব কর্মীদের আরও দক্ষতার সাথে এবং সুরেলাভাবে কাজ করে, কারণ তারা একটি সম্পূর্ণ প্রতিনিধিত্ব করে। এই ক্ষেত্রে, প্রস্তাবের গুণমান এবং পর্যাপ্ততা অনেক বেশি হতে দেখা যায়। তাই কাজের বিষয়গুলো নিয়ে দলের সঙ্গে একসঙ্গে আলোচনা করাই ভালো।
• সংহতির নীতি। একজন বিশেষজ্ঞ অনেক কিছু করতে পারেন, কিন্তু বিশেষজ্ঞদের একটি সম্পূর্ণ দল আরও বেশি কিছু করতে পারে। প্রধান জিনিসটি হ'ল কর্মীরা তাদের লক্ষ্যগুলিতে আত্মবিশ্বাসী এবং সেগুলি অর্জনের জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করে। অর্থাৎ, তারা ফলাফল পেতে অনুপ্রাণিত হয়েছিল। কিন্তু পেশাদার দলগুলো কোথাও দেখা যাচ্ছে না; তাদের গঠন করতে হবে। এই কারণেই সভা সংগঠিত করা বিদ্যমান - কর্মীদের প্রেরণা তৈরি করার এবং লক্ষ্য অর্জনের প্রক্রিয়াকে উদ্দীপিত করার একটি হাতিয়ার। পরিকল্পনা মিটিংয়ের সময়, কর্মচারী এবং ব্যবস্থাপনার সম্মান এবং বিশ্বাস বৃদ্ধি পায় এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণের প্রক্রিয়া ঘটে। একটি উচ্চ-কার্যকারি দল তৈরি করা আপনার মিটিংয়ের মানের উপর নির্ভর করে। আপনি যদি সু-সমন্বিত টিমওয়ার্ক অর্জন করতে চান তবে মিটিংগুলিতে মনোযোগ দিন।
• স্বচ্ছতার নীতি। অজানা সবচেয়ে শক্তিশালী demotivators এক. কোম্পানির লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলি পারফর্মারের কাছে স্পষ্ট হতে হবে, অন্যথায় তার কর্মক্ষমতা হ্রাস পায় এবং তার প্রতিরোধ বৃদ্ধি পায়। ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা ও কাজের স্বচ্ছতা অন্যতম নিয়ম কিভাবে একটি কার্যকর মিটিং চালানো যায়. এখানে সমস্ত লক্ষ্য, তাদের প্রয়োজনীয়তা এবং কাঙ্ক্ষিত ফলাফল নিয়ে আলোচনা করা হয়েছে। এইভাবে আপনি একটি অজানা এবং বোধগম্য কাজের জন্য কর্মীদের প্রতিরোধ কমাতে পারেন।

কিভাবে একটি কার্যকরী মিটিং চালাবেন

তাদের উদ্দেশ্য ভিন্ন যে মিটিং ধরনের একটি সংখ্যা আছে. সম্পূর্ণ পরিকল্পনা সভার সাফল্য সরাসরি মিটিং পরিচালনা করার পছন্দের উপর নির্ভর করে। নেতা যদি বৈঠকের উদ্দেশ্য ভুলে যান, তাহলে উৎপাদনশীলতা ভুলে যেতে পারে। এখানে সভা প্রধান ধরনের আছে:

• প্রশিক্ষণ সভা। এটা একটা সম্মেলন। শিক্ষাগত লক্ষ্য পূরণ করে, অংশগ্রহণকারীরা প্রয়োজনীয় জ্ঞান লাভ করে এবং দক্ষতা উন্নত করে।
• তথ্যমূলক। একটি নির্দিষ্ট সমস্যা বা সমস্যার তথ্য সংগ্রহ করতে, কর্মীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পেতে এবং প্রাপ্ত ডেটা সংক্ষিপ্ত করতে ব্যবহৃত হয়।
• ব্যাখ্যামূলক। ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্তের স্বচ্ছতা বাড়ানো, তাদের দৃষ্টিভঙ্গির জন্য অনুপ্রেরণা ব্যাখ্যা করা এবং নির্বাচিত অবস্থানের সঠিকতা সম্পর্কে বাকি কর্মীদের সন্তুষ্ট করা প্রয়োজন।
• সমস্যাযুক্ত। সুনির্দিষ্ট সমস্যা চিহ্নিত করতে এবং সেগুলি সমাধানের উপায় নির্ধারণের জন্য মিটিং প্রয়োজনীয়।

মিটিংয়ের এই বৈশিষ্ট্যগুলি শুধুমাত্র সাধারণ ফর্মের মিটিংগুলির ক্ষেত্রেই নয়, বড় মিটিং বা প্রেস কনফারেন্স, সহকর্মী বা অধস্তনদের সাথে বসের মধ্যে ব্যক্তিগত কথোপকথনের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। যাই হোক না কেন, একটি সফল এবং কার্যকর বৈঠকের জন্য নিয়মগুলি অনুসরণ করা প্রয়োজন।

বৈঠকের প্রস্তুতি নিচ্ছেন

শুধু সভাই নয়, প্রস্তুতির কার্যকারিতাও প্রভাবিত করে। কর্মদক্ষতা বাড়ানোর জন্য ব্যবস্থাপকের সভা প্রস্তুত ও পরিচালনার নিয়মগুলি মনে রাখা উচিত।

সভা শুরু

সভা নির্দিষ্ট সময়ে শুরু হতে হবে। ম্যানেজারকে একটি সূচনামূলক বক্তৃতা দিতে হবে, যা পরিকল্পনা সভার বিষয়, সভার পর্যায়গুলি বর্ণনা করবে এবং লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য সেট করুন. চিহ্নিত সমস্যাগুলির গুরুত্ব সম্পর্কে কর্মচারীদের বোঝানো প্রয়োজন, এটি আলোচনার জন্য একটি উত্সাহ তৈরি করে। আপনি অবিলম্বে সমস্যাযুক্ত প্রশ্ন করতে পারেন যা আলোচনা করা হবে। অনুপ্রেরণা বাড়ানোর জন্য, আলোচনায় শ্রোতাদের আগ্রহী করা, চূড়ান্ত ফলাফল এবং কর্মচারীদের স্বার্থের মধ্যে একটি সংযোগ স্থাপন করা প্রয়োজন। এইভাবে, এমনকি যারা প্রাথমিকভাবে সভাটিকে অকেজো ভেবেছিলেন তাদেরও আলোচনায় অংশ নিতে রাজি করানো যেতে পারে।

অগত্যা একটি প্রোটোকল রাখা জড়িত. এটি অধীনস্থদের একজন দ্বারা করা যেতে পারে। সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের নির্ধারিত টাস্কে কাজ করার নিয়মগুলির সাথে পরিচিত হতে হবে। সমস্ত কাজের বিষয় আপনার অধীনস্থদের সামনে থাকা ভাল, তাই সেগুলি আগে থেকেই বোর্ডে লিখুন।

আলোচনার আয়োজন

একটি আলোচনা সংগঠিত করার জন্য বিভিন্ন বিকল্প আছে. একটি কার্যকর এবং দক্ষ আলোচনার জন্য, একটি স্বাচ্ছন্দ্য এবং বন্ধুত্বপূর্ণ পরিবেশ তৈরি করা প্রয়োজন। আপনার আমলাতন্ত্র এবং অফিসিয়ালডমের মধ্যে প্রবেশ করা উচিত নয় - এটি সহযোগিতা করার ইচ্ছাকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করতে পারে। আলোচনার সময় শান্ত থাকা জরুরি। সভার ক্রমটি এমনভাবে নির্ধারণ করুন যাতে আলোচনা ধীরে ধীরে গতি লাভ করে, আদর্শ চূড়ান্ত ফলাফলের দিকে নিয়ে যায়।

ম্যানেজারের দৃষ্টিভঙ্গি কর্মীদের জন্য একটি স্বতঃসিদ্ধ হওয়া উচিত নয়, অন্যথায় একটি ফলপ্রসূ আলোচনা কাজ করবে না। উত্থাপিত যে কোনও সমস্যার বিষয়ে উপস্থিত সকলের মতামত শোনা এবং বিবেচনা করা প্রয়োজন। মিটিংয়ের পদ্ধতিটি "আপনি সম্পূর্ণ ভুল" এর মতো সুনির্দিষ্ট বাক্যাংশ ব্যবহার করার পরামর্শ দেয় না কারণ এটি কেবল অধস্তন ব্যক্তির আত্মসম্মানকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে না, তবে তাকে সিদ্ধান্ত নিতে এবং আরও আলোচনায় অংশ নিতে অনুপ্রাণিত করে।

প্রায়শই পরিচালকরা আলোচনা প্রক্রিয়ার সময় অবিলম্বে প্রদর্শিত যে কোনও প্রস্তাব বা ধারণা মূল্যায়ন করেন। একদিকে, এটি দরকারী হতে পারে। কিন্তু অত্যধিক সমালোচনাদলের সদস্যদের সৃজনশীল উদ্দেশ্যগুলিকে ধ্বংস করতে পারে এবং প্রস্তাবগুলি সামনে রাখার জন্য তাদের প্রেরণা কমাতে পারে। তারপর মিটিং প্ল্যানে যোগ করা মূল্যবান বুদ্ধিমত্তার পদ্ধতি. এই ক্ষেত্রে, প্রত্যেকে আলোচনায় অবদান রাখতে পারে, এমন কোনও ধারণা প্রস্তাব করতে পারে যা ব্রেনস্টর্মিং প্রক্রিয়া চলাকালীন আলোচনা করা হবে না। প্রস্তাব সমালোচনা অনুসরণ করা হবে.

নেতাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে আলোচনা সর্বদা তার প্রয়োজনের দিকে পরিচালিত হয়। প্রায়শই কর্মচারীরা পাশে ঘুরে বেড়াতে শুরু করে এবং অপ্রাসঙ্গিক বিষয় নিয়ে আলোচনা করে। তারপরে আপনাকে সাবধানে তাদের পছন্দসই পথে ফিরিয়ে আনতে হবে। এটি অবশ্যই সূক্ষ্মভাবে করা উচিত যাতে আলোচনায় অংশগ্রহণকারী আগ্রহ হারাতে না পারে।

তবে কীভাবে সভা পরিচালনা করবেন, কীভাবে তর্ক করবেন যদি যুক্তিগুলি কথোপকথককে বিরক্ত করতে পারে বা এমনকি তাকে অপমান করতে পারে? উপযুক্ত বিতর্কের বেশ কিছু নিয়ম আছে যা মিটিং এর সময় ব্যবহার করা উচিত।

• আপনি বিরক্ত হলেও আপনার আওয়াজ তোলা উচিত নয়। আপনাকে পরিষ্কারভাবে এবং ধীরে ধীরে কথা বলতে হবে।
• আপনার যুক্তিগুলি আপনার প্রতিপক্ষের কাছে নয়, উপস্থিত সকলের কাছে সম্বোধন করা উচিত। এইভাবে আপনি একটি ব্যবসায়িক পরিবেশ অর্জন করবেন যা আলোচনা প্রক্রিয়ার উপর একটি উপকারী প্রভাব ফেলবে।
• আপনি আপনার প্রতিপক্ষের সাথে ভাগ করে নেওয়া সেই দিকগুলিতে ফোকাস করুন। একটি উদাহরণ দিন এবং আপনার অবস্থান সমর্থন করুন. তারপরে আপনি এমন ধারণাগুলিতে যেতে পারেন যা আপনার কাছাকাছি নয়। আপনার কথোপকথনের কাছে প্রশ্ন আকারে আপনার সমস্ত অভিযোগ প্রণয়ন করুন।

ম্যানেজার হলে প্রশ্ন করতে জানে, তাহলে সে নির্ভর করতে পারে কার্যকর মিটিং. প্রশ্নগুলি আপনাকে এমন পয়েন্টগুলি হাইলাইট করার অনুমতি দেয় যেগুলি এখনও স্পর্শ করা হয়নি এবং একটি বিষয় থেকে অন্য বিষয়ে সরানো হয়। এইভাবে আপনি আপনার কথোপকথনকারীদের অবস্থান আরও স্পষ্টভাবে বুঝতে এবং একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে তাদের মতামত পেতে পারেন।

আলোচনার নেতা শুরুতেই উচিত নয় আপনার দৃষ্টিভঙ্গির উপর জোর দিন, আলোচনায় অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের উপর তার মতামত চাপিয়ে দেওয়া উচিত নয়। এটা সম্ভব যে কিছু কর্মচারীর অবস্থান অপ্রকাশিত থাকতে পারে, যেহেতু লোকেরা প্রায়শই তাদের ঊর্ধ্বতনদের সাথে তর্ক করতে ভয় পায়। এবং আপনার সর্বদা বিরোধী মতামত শোনা উচিত, কারণ এটিই সবচেয়ে যুক্তিসঙ্গত সিদ্ধান্তে আসার একমাত্র উপায়।

এমনকি একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে একটি নিরপেক্ষ অবস্থান নির্ধারণ করা যেতে পারে। আপনার মতামত একটি প্রশ্নের আকারে উপস্থাপন করা ভাল "হয়তো আমাদের এই দৃষ্টিকোণটি নিয়ে আলোচনা করতে হবে..." বা তৃতীয় ব্যক্তির বক্তব্যের আকারে "আমি শুনেছি..."

মিটিং শেষ

যেকোনো আলোচনার শেষে, নেতাকে আলোচনার ফলাফলের সারসংক্ষেপ করতে হবে এবং গৃহীত প্রস্তাব বাস্তবায়নের জন্য কী করা হবে তা নির্ধারণ করতে হবে।

মিটিং দৃশ্যকল্প একটি ইতিবাচক উপায়ে শেষ হওয়া উচিত. এইভাবে, আলোচনায় অংশগ্রহণকারীরা বুঝতে সক্ষম হবেন যে আলোচনায় তাদের অংশগ্রহণ বৃথা যায়নি, সভাটি কিছু অগ্রগতি অর্জন করেছে।

আলোচনার সব ফলাফল রেকর্ড করা আবশ্যক. কার্যবিবরণীর অনুলিপি সেই সমস্ত কর্মচারীদের দেওয়া উচিত যারা মিটিং থেকে অনুপস্থিত ছিল কিন্তু সিদ্ধান্তে পৌঁছাতে তাদের অবশ্যই অংশগ্রহণ করতে হবে।

যোগাযোগ শৈলী দলে নেতার ভূমিকাফলাফলের উপর সরাসরি প্রভাব ফেলে। যদি কোম্পানিটি বসের সর্বগ্রাসী মতামত দ্বারা প্রাধান্য পায়, তাহলে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ আলোচনা অর্জন করা অসম্ভব। ম্যানেজমেন্টকে অবশ্যই অধস্তনদের সাথে যোগাযোগের একটি কলেজীয় শৈলী বজায় রাখতে হবে, তারপর সর্বাধিক দক্ষতার মুক্ত আলোচনা সম্ভব।

সভা করার জন্য সাধারণ নিয়ম

নেতৃত্বের একটি উচ্চ অবস্থানের জন্য অধস্তনদের বিস্তৃত পরিসরের সাথে অবিরাম মিথস্ক্রিয়া প্রয়োজন, কর্তৃপক্ষ এবং দায়িত্ব অর্পণ. যেকোনো সিদ্ধান্ত সাধারণ আলোচনার জন্য জমা দিতে হবে। তাই মিটিং এড়ানো যাবে না। সভা পরিকল্পনার প্রতি পরিচালকের নেতিবাচক মনোভাব থাকা উচিত নয়; আলোচনা থেকে সর্বাধিক সুবিধা পাওয়ার এটাই একমাত্র উপায়। কিভাবে কার্যকর মিটিং পরিচালনা করতে হয় তার কয়েকটি সহজ নিয়ম আপনাকে সাহায্য করবে।

• পরিকল্পনা সভার জন্য প্রস্তুত করার জন্য সময় নিন। আপনাকে যা করতে হবে তা হল ব্যবসায়িক মিটিংয়ের জন্য একটি পরিকল্পনা করা এবং শেষ ফলাফলের রূপরেখা। এটি খুব বেশি সময় নেবে না, তবে একটি ইতিবাচক প্রভাব ফেলবে। স্পিকারের ক্রম বিতরণ করুন।
• অনেক পেশাদার অপ্রয়োজনীয় কথোপকথন দিয়ে বরাদ্দ সময় পূরণ করার চেষ্টা করেন, এমনকি যদি তাদের চিন্তাভাবনা কয়েকটি বাক্যে প্রকাশ করা যায়। নেতাকে অবশ্যই বক্তৃতার সারমর্মটি স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে এবং এটিকে অপ্রয়োজনীয় "ভুসি" থেকে আলাদা করতে হবে।
• সংবেদনশীল বক্তব্য সবসময় সভার ফলাফলের উপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলে। অতিরিক্ত আবেগপ্রবণতা এড়াতে চেষ্টা করুন, এইভাবে আপনি আলোচনায় সময় বাঁচাতে পারেন।
• বিষয় বিশেষজ্ঞদের নির্দিষ্ট শব্দভান্ডার ব্যবহার করা উচিত নয়। এটি অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের জন্য আলোচনাকে কম বোধগম্য করে তোলে। সহজ এবং অ্যাক্সেসযোগ্য পদ এবং ধারণার ব্যবহার প্রয়োজন।
• ম্যানেজারের মতামত আলোচনার শেষ না হওয়া পর্যন্ত অধস্তনদের থেকে লুকিয়ে রাখা উচিত, যাতে বিরোধীদের মতামত কারও পক্ষে না হয়।

মিটিংয়ে ঝামেলা

দুর্ভাগ্যবশত, এমনকি সবচেয়ে চিন্তাশীল সভায়, খারাপ জিনিস ঘটে। এটি একটি দ্বন্দ্ব বা আলোচনার একটি মৃত শেষ হতে পারে. মাথা হারানোর দরকার নেই, যেকোনো ঝামেলা মিটে যেতে পারে। সংঘাতের পরিস্থিতিতে, পক্ষগুলির মতবিরোধের কারণ খুঁজে বের করা গুরুত্বপূর্ণ, অর্থাৎ, আলোচনার অগ্রগতি সাবধানে পর্যবেক্ষণ করা।

কথা বলার সময়, একজন বক্তাকে শুধুমাত্র তার শব্দের অর্থই নয়, ব্যবহৃত বাক্যাংশ এবং রূপক, দেহের ভাষা এবং নির্দিষ্ট চিন্তাভাবনার উপর জোর দেওয়াও বিবেচনা করতে হবে। আপনি যদি এই সব রেকর্ড করতে পারেন, তাহলে বিশেষ পদ্ধতি ব্যবহার করে দ্বন্দ্ব সহজেই সমাধান করা যেতে পারে।

আলোচনায় কোনো অচলাবস্থা দেখা দিলে, আলোচনার বিষয়বস্তু এবং এর উদ্দেশ্য সম্পর্কে মিটিং অংশগ্রহণকারীদের আবারও স্মরণ করিয়ে দেওয়া মূল্যবান। এটা সম্ভব যে অধস্তনদের সাথে আলোচনার উদ্দেশ্য অস্পষ্ট, অথবা আপনি যথেষ্ট তথ্য প্রদান করেননি। এই সমস্যা ঠিক করুন. কিছু দিক নিঃশেষ হয়ে যেতে পারে, তাই এই আলোচনা চালিয়ে যাওয়া উচিত কিনা তা গোষ্ঠীর সাথে পরীক্ষা করুন। প্রায়শই আপনাকে পরবর্তী ধাপে যেতে হবে। অমীমাংসিত সমস্যাগুলি পরবর্তী মিটিং-এ উত্থাপন করা যেতে পারে বা পরে তাদের কাছে ফিরে আসতে পারে৷ এছাড়াও, একটি সভা সঠিকভাবে পরিচালনা করার জন্য একটি বিরতি একটি প্রয়োজনীয়তা।

আলোচনায় অংশগ্রহণকারীরা নীরব থাকলে বিরতি পূরণ করার চেষ্টা করবেন না। কেন এটা ঘটেছে খুঁজে বের করুন. প্রায়ই ম্যানেজারের আচরণ বা তথ্যের অভাবের কারণে নীরবতা ঘটে। তাদের কোন ব্যাখ্যা প্রয়োজন হলে কর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন। একটি আধুনিক পদ্ধতি প্রায়ই এর জন্য ব্যবহৃত হয় - গল্প বলা।

প্রায়শই গ্রুপটি এই বা সেই সমস্যাটি নিয়ে আলোচনা করতে চায় না, অন্য বিষয়গুলিতে যাওয়ার চেষ্টা করে। এই ক্ষেত্রে, এটি দেখানো প্রয়োজন যে আপনি যোগাযোগের জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ, এবং বিপরীত দৃষ্টিকোণও কণ্ঠস্বর করা উচিত। এটা স্পষ্ট করুন যে কোন মতামত প্রশংসা করা হবে. প্রথম বক্তার প্রশংসা করুন। তবে আপনাকে নিয়মটি কঠোরভাবে অনুসরণ করতে হবে, অন্যথায় আপনি দলের আস্থা হারাবেন।

কখনো কখনো আলোচনা এক বা একাধিক বিষয়কে ঘিরে আবর্তিত হয়। ইতিমধ্যে উত্থাপিত ইস্যুতে তাদের আর কোন মতামত আছে কিনা তা গোষ্ঠীকে জিজ্ঞাসা করুন। তারা বৈঠকের উদ্দেশ্য বুঝতে পারে কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন।

যখন বিরোধ দেখা দেয়, তখন এটি স্পষ্ট করা উচিত যে সমস্ত আবেগ অবশ্যই মিটিং রুমের বাইরে রাখতে হবে। মনে করিয়ে দিন ব্যবসায়িক মিটিংয়ের জন্য নিয়ম. শ্রোতাদের মনোযোগ মিটিংয়ের উদ্দেশ্যের দিকে মনোনিবেশ করা উচিত, এবং পৃথক বক্তাদের অ্যান্টিক্সের উপর নয়। আলোচনায় একটি ইতিবাচক সুর ফিরিয়ে আনার চেষ্টা করুন এবং শ্রোতাদের মনোযোগ এজেন্ডায় ফোকাস করুন। কর্মচারীদের দয়া করে মনে রাখবেন যে এই মুহূর্তে মিটিং অংশগ্রহণকারীদের প্রস্তাবের কোন আলোচনা নেই, কিন্তু শুধুমাত্র তাদের ধারনা সামনে রাখা। এইভাবে আপনি অবাঞ্ছিত সমালোচনা এবং এর প্রতিক্রিয়া থেকে মুক্তি পেতে পারেন। একটি দ্বন্দ্ব থেকে বেরিয়ে আসতে, আপনি পরীক্ষার প্রশ্ন ব্যবহার করতে পারেন।

আপনি যদি একটি ত্রুটি খুঁজে পান, দয়া করে পাঠ্যের একটি অংশ হাইলাইট করুন এবং ক্লিক করুন৷ Ctrl+Enter.

মিটিং একটি সাধারণ ব্যবস্থাপনার সরঞ্জাম হওয়া সত্ত্বেও, প্রতিটি ব্যবস্থাপকের কোন ক্ষেত্রে এবং কীভাবে এটি ব্যবহার করা সর্বোত্তম তা সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা নেই। ফলস্বরূপ, মিটিংগুলি অকার্যকর এবং সময় নষ্ট করার মতো মনে হয়। তাই অনেক ম্যানেজার তাদের নিয়ে সন্দিহান। তবে ম্যানেজার যদি এই ধরণের কাজের বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে পরিচিত হন তবে তিনি সহজেই তার লক্ষ্যগুলি অর্জন করতে সক্ষম হন।

সাধারণত, একটি সভা তথ্য প্রেরণ, পরিস্থিতি মূল্যায়ন, কর্মীদের প্রতিক্রিয়া মূল্যায়ন, যৌথ ক্রিয়াকলাপ সামঞ্জস্য করা এবং সমাধানগুলি বিকাশের মতো কাজ করে। মিটিংগুলিকে কার্যকরভাবে ব্যবহার করতে, আপনাকে তাদের সুবিধা এবং অসুবিধাগুলি বুঝতে হবে।

ম্যানেজমেন্ট টুল হিসাবে একটি মিটিংয়ের সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল এটি নিশ্চিত করে যে কর্মীরা সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। এমনকি যদি একটি কঠোর কর্তৃত্ববাদী শৈলী কোম্পানিতে বিরাজ করে, আলোচনার পরে নেওয়া সিদ্ধান্তের প্রতি কর্মচারীদের মনোভাব আরও বিশ্বস্ত হবে। বিশেষ করে যদি ম্যানেজার কারণ ব্যাখ্যা করে কেন এটি করা প্রয়োজন। পরিস্থিতির বিপরীতে যখন একই সিদ্ধান্তটি কেবল "উপর থেকে" পাস করা হয়, এবং লোকেরা এটির প্রতি তাদের মনোভাব প্রকাশ করার সুযোগ পায় না, ব্যতীত।

এছাড়াও, মিটিং আপনাকে সর্বোত্তম সমাধান খুঁজে পেতে গ্রুপের সংস্থানগুলিকে আঁকতে দেয়। আপনি জানেন, একটি মাথা ভাল, কিন্তু দশটি ভাল। আবার, এমনকি একটি কর্তৃত্ববাদী ব্যবস্থাপনা শৈলীর পরিস্থিতিতেও (যখন সিদ্ধান্তটি আনুষ্ঠানিক নেতা একাই নেন), সভা আপনাকে বর্তমান পরিস্থিতির "সমস্যা ক্ষেত্র" প্রসারিত করতে দেয় এবং আরও গুরুত্বপূর্ণভাবে, বিকল্পগুলির সংখ্যা বাড়াতে দেয়। সমস্যার সমাধান

মিটিংয়ের আরেকটি ইতিবাচক দিক হল নীচে থেকে দ্রুত প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সুযোগ, কোম্পানিতে কী ঘটছে, মানুষের মেজাজ, তাদের চাহিদা, কোম্পানির সমস্যা বোঝার মাত্রা, শীর্ষস্থানীয় নীতির প্রতি মনোভাব সম্পর্কে জানার সুযোগ। ব্যবস্থাপনা, ইত্যাদি

অবশ্যই, মিটিং এর খারাপ দিকও আছে। এবং সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য একটি সময় বরাদ্দ প্রয়োজন। ব্যবস্থাপক নিজেই বর্তমান কাজ থেকে নিজেকে বিভ্রান্ত করতে হবে এবং তার অধীনস্থদের বিভ্রান্ত করতে হবে। এটা প্রায়ই সক্রিয় যে সমস্যা জরুরী. কখনও কখনও একজন ম্যানেজার, দীর্ঘ বৈঠকের ভয়ে, সময় বাঁচানোর জন্য একা সিদ্ধান্ত নিতে পছন্দ করেন। যাইহোক, এটি লক্ষ করা উচিত যে একটি সঠিকভাবে সংগঠিত সভা সাধারণত দেড় ঘন্টার বেশি স্থায়ী হয় না।

সাধারণ ভুল

পরিস্থিতি 1. স্পষ্ট লক্ষ্যের অভাব।মিটিংয়ের সূচনাকারী পুরোপুরি বুঝতে পারে না যে সে শেষ পর্যন্ত কী ফলাফল পেতে চায়। বৈঠকের প্রকৃত লক্ষ্য কারো কাছে পরিষ্কার নয়, দৃশ্যমান কোনো লাভ নেই। লোকেরা একটি মিটিংয়ে আসে কারণ উপস্থিতি না থাকার জন্য নির্দিষ্ট ব্যবস্থা প্রত্যাশিত।

আমাদের জীবনে অন্তত একবার, আমরা প্রত্যেকে এমন একটি সভায় যোগদান করেছি, যার দীর্ঘ প্রতীক্ষিত সমাপ্তির পরে আমাদের কেবল নষ্ট সময়ের অনুভূতি থাকে। উপস্থাপক দীর্ঘ সময় ধরে এবং বেশ আবেগের সাথে যে কোনও সমস্যা সম্পর্কে কথা বলতে পারেন (কখনও কখনও সংস্থার বর্তমান সমস্যাগুলি যা অনেক কর্মচারীকে উদ্বিগ্ন করে), তবে সবাই বোঝে যে এই কথোপকথনটি কোথাও নিয়ে যায় না এবং এই কথোপকথন থেকে উদ্ভূত কোনও বাস্তব ক্রিয়া বোঝায় না। এই বিভাগে মিটিংগুলিও অন্তর্ভুক্ত থাকে যখন বেশ কয়েকজন অংশগ্রহণকারী একটি সমস্যা নিয়ে আলোচনা করে, কিন্তু আবার "কথা বলুন এবং ছেড়ে দিন" নীতি অনুসারে। একটি কার্যকর সভার একটি সুস্পষ্ট উদ্দেশ্য এবং নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য প্রয়োজন। তদুপরি, সেগুলি প্রক্রিয়ার পরিপ্রেক্ষিতে নয় ("সম্পর্কে কথা বলুন...", "সমস্যা নিয়ে আলোচনা করুন...", "সমাধানের উপায়রেখা...", ইত্যাদি), কিন্তু ফলাফলের পরিপ্রেক্ষিতে (“অংশগ্রহণকারীদের সম্পর্কে তথ্য দিন...”, “ইস্যুতে প্রতিক্রিয়া পান...”, “প্রকল্প A-তে অংশগ্রহণকারীদের B এবং C এর মধ্যে মিথস্ক্রিয়ার ক্রম নিয়ে সম্মত হন...”, ইত্যাদি)।

পরিস্থিতি 2. সভার জন্য অপর্যাপ্ত প্রস্তুতি।উদাহরণস্বরূপ, এটি এই মত দেখতে হতে পারে. সংস্থাটি কর্মীদের জন্য আর্থিক অনুপ্রেরণার ব্যবস্থা পরিবর্তন করার পরিকল্পনা করেছে। সভার উদ্দেশ্য হল সিদ্ধান্তের প্রতি কর্মচারীদের আনুগত্য বৃদ্ধি করা। সভার এক সপ্তাহ আগে, অংশগ্রহণকারীদের নতুন অনুপ্রেরণা ব্যবস্থার রূপরেখা দিয়ে উপকরণ দেওয়া হয়েছিল। যাইহোক, উপকরণগুলির ব্যবস্থাপনার অবস্থান ব্যাখ্যা করে একটি উপযুক্ত পরিচায়ক নিবন্ধ নেই। উপকরণগুলি নিজেরাই জটিল, অস্পষ্ট ভাষায় উপস্থাপন করা হয়। ফলস্বরূপ, মিটিংয়ে বেশিরভাগ সময় ব্যয় করা হয়েছিল প্রবর্তিত সিস্টেমের সারাংশ সম্পর্কে অংশগ্রহণকারীদের ভুল বোঝাবুঝির কারণে উদ্ভূত ভুল বোঝাবুঝিগুলি পরিষ্কার করার জন্য। সভার উদ্দেশ্য - গৃহীত সিদ্ধান্তের প্রতি কর্মচারীর আনুগত্য বাড়ানো - শুধুমাত্র আংশিকভাবে অর্জন করা হয়েছিল।

পরিস্থিতি 3. অস্পষ্ট সীমানা(বেশিরভাগ সময় অস্পষ্ট সময়সীমার একটি পরিস্থিতি থাকে)। সভাটি অস্পষ্ট সময়ের সীমানা সহ একটি অবিরাম দীর্ঘ প্রক্রিয়া হয়ে ওঠে। এটিও সভা কাঠামোতে চিন্তাশীলতার অভাবের লক্ষণ।

পরিস্থিতি 4. অত্যধিক আনুষ্ঠানিককরণ, এটি পরিচালনা করার জন্য নেতা এবং অংশগ্রহণকারীদের জন্য অভ্যন্তরীণ অনুপ্রেরণার অভাব।কোম্পানির শীর্ষ ব্যবস্থাপনা বিভাগীয় প্রধানদের সাপ্তাহিক "পরিকল্পনা সভা" করতে বাধ্য করে। এই বৈঠকে বর্তমান সমস্যার সমাধান হবে বলে বোঝা গেল। যাইহোক, বিভাগীয় প্রধানরা নিজেরাই জানেন না কিভাবে মিটিংকে একটি হাতিয়ার হিসাবে ব্যবহার করতে হয়, এটিকে কেবল সময়ের অপচয় হিসাবে বিবেচনা করুন এবং তাদের সাথে কী কথা বলতে হবে তা জানেন না। ফলাফল হল যে মিটিং অনুষ্ঠিত হয়, কিন্তু অপারেশনাল প্ল্যানিং তার নিজস্বভাবে বিদ্যমান, এবং মিটিংগুলি তাদের নিজস্বভাবে বিদ্যমান।

পরিস্থিতি 5. সভার উদ্দেশ্যের অপর্যাপ্ততা।সভা একটি হাতিয়ার মাত্র। এবং যে কোনও সরঞ্জামের মতো, এটির উদ্দেশ্যমূলক উদ্দেশ্যে এটি ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি, অবশ্যই, বোতামগুলিতে হাতুড়ি করতে পারেন। কিন্তু এটা সুবিধাজনক নয়। কিন্তু একটি awl দিয়ে কাগজ কাটা সহজভাবে কাজ করবে না। একইভাবে, কখনও কখনও তারা সম্পূর্ণ অনুপযুক্ত উদ্দেশ্যে একটি মিটিং ব্যবহার করার চেষ্টা করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি কোম্পানিতে, মধ্যম পরিচালকদের (স্টোর ডিরেক্টরদের) একটি সাপ্তাহিক সভায়, সাধারণ পরিচালক বারবার তার কর্মচারীদের দক্ষতা উন্নত করার আশা করেন, যাতে তারা শেষ পর্যন্ত তাদের অধস্তনদের কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তা বুঝতে পারে। ফলাফলটি ন্যূনতম: পরিচালকের মনোলোগগুলি প্রতি সপ্তাহে চার থেকে পাঁচ ঘন্টা সময় নেয়, কিন্তু "জিনিস এখনও আছে।"

পরিস্থিতি 6. সভার লক্ষ্য এবং এটি পরিচালনার পদ্ধতি একে অপরের বিপরীত।উদাহরণস্বরূপ, একজন নেতা একটি যৌথ সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য একটি লক্ষ্য নির্ধারণ করেন, কিন্তু প্রায় 60 মিনিটের জন্য সমস্যাটির একক শব্দে নিজেকে সীমাবদ্ধ রাখেন৷ শেষে তিনি জিজ্ঞাসা করেন: "কে কী বলতে চায়?" কেউ আর কিছু বলতে চায় না, সবাই চুপচাপ বসে আছে এবং কিভাবে দ্রুত মিটিং ত্যাগ করে তাদের রুটিন বিষয়ে ফিরে আসা যায় তা নিয়ে ভাবছে।

মিটিং পদ্ধতি

রিপোর্ট- একজন অংশগ্রহণকারী একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে একটি উপস্থাপনা করে। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে প্রতিবেদনটি সাত মিনিটের বেশি সময় নেয় না, যেহেতু এটি ঠিক সেই সময়টিতে, গড়ে, শ্রোতারা তাদের মনোযোগ বজায় রাখতে সক্ষম হয়।

মত বিনিময়(তথ্য বিনিময়) – অংশগ্রহণকারীদের প্রত্যেকে একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে কথা বলে (একটি নির্দিষ্ট প্রশ্নের উত্তর)। উদাহরণস্বরূপ, "গত সপ্তাহে বিভাগের পরিস্থিতি," "আপনার বিভাগের কর্মীরা যে পরিবর্তনগুলি ঘটছে তাতে কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাচ্ছেন" বা "আলোচনাধীন প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকিগুলির আপনার মূল্যায়ন।" এই পদ্ধতি সম্পর্কে ভাল জিনিস হল যে এটি আপনাকে একটি সামগ্রিক ছবি তৈরি করতে দেয় যে কারণে মিটিংয়ে প্রতিটি অংশগ্রহণকারী মেঝে নেয়।

বুদ্ধিমত্তা- অংশগ্রহণকারীরা বিশৃঙ্খলভাবে একটি নির্দিষ্ট প্রশ্নের (সমস্যা) উত্তর (সমাধান) নিয়ে আসে। এই ক্ষেত্রে, ধারণাগুলির ক্ষেত্রে অ-বিচারের পরিস্থিতি প্রয়োজনীয়, যেহেতু মূল কাজটি যতটা সম্ভব ধারণা তৈরি করা, এমনকি সবচেয়ে অযৌক্তিকও। কর্মচারীদের তাদের সহকর্মীদের প্রস্তাবের সমালোচনা না করার জন্য এবং "না" শব্দটি একেবারেই না বলার জন্য সতর্ক করা উচিত। তারপর বায়ুমণ্ডল শিথিল হবে এবং কেউ নিজেদের মধ্যে প্রত্যাহার করবে না। পরবর্তীকালে, সমগ্র বৈচিত্র্য থেকে, আপনি সেই সমাধানগুলি বেছে নিতে পারেন যা সবচেয়ে উপযুক্ত। এই পদ্ধতির ভাল জিনিস হল যে এটি আপনাকে টেমপ্লেটের বাইরে যেতে দেয়। এটি আপনাকে গ্রুপের সংস্থান ব্যবহার করতে এবং জটিল সমস্যার সৃজনশীল সমাধান খুঁজে পেতে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি নতুন প্রকল্পের জন্য অর্থ কোথায় পেতে হবে? ন্যূনতম খরচে একটি কর্পোরেট পার্টি কিভাবে সংগঠিত করবেন? বাণিজ্যিক প্লট, ইত্যাদি

আলোচনা- যেকোনও অংশগ্রহণকারী বিদ্যমান ইস্যুতে ফ্লোর নিতে পারেন, তবে সবাইকে অবশ্যই কথা বলতে হবে না। এই পদ্ধতিটি কার্যকর যখন সমস্যাটি ইতিমধ্যেই আলোচনা করা হয়েছে এবং প্রত্যেকে কথা বলার সুযোগ পেয়েছে, তবে এখনও বিতর্কিত সমস্যা রয়েছে এবং সমস্যাটি এখনও সমাধান করা হয়নি।

কিভাবে একটি গঠনমূলক মিটিং আছে

প্রতিটি মিটিংয়ে দুটি জিনিস রয়েছে যা ফ্যাসিলিটেটরকে পরিচালনা করতে হবে। মিটিংয়ের জন্য একটি বিষয় রয়েছে, একটি নির্দিষ্ট সমস্যা যা সমাধান করা, সম্মত হওয়া বা কেবল অংশগ্রহণকারীদের নজরে আনা দরকার। এবং মিটিং-এ অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে সম্পর্ক রয়েছে। মিটিংয়ের প্রতিটি পর্যায়ে, ফ্যাসিলিটেটরের জন্য অন্তত দুটি উদ্দেশ্য মাথায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ (টেবিল দেখুন)।

সাধারণভাবে, কার্যকর মিটিংয়ের নিয়মগুলি নিম্নরূপ প্রণয়ন করা যেতে পারে:

1. একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করুন - আপনি কেন মিটিং করছেন। বৈঠকের মাধ্যমে এই লক্ষ্যটি আসলেই অর্জন করা যায় কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন।
2. কোন মিটিং কৌশল আপনাকে এই লক্ষ্য অর্জনে সাহায্য করবে তা নির্ধারণ করুন।
3. একটি মিটিংয়ের সময় সেট করুন এবং নিশ্চিত করুন যে এটি কেবল শুরুই নয়, সময়মতো শেষও হয়।
4. সভার উদ্দেশ্য নির্বিশেষে, অংশগ্রহণকারীদের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং তাদের মতামত প্রকাশ করার জন্য সময় দিতে ভুলবেন না।
5. আপনার নিজের সীমা সহ অংশগ্রহণকারীদের কর্মক্ষমতা সীমা নির্ধারণ করুন। সাত মিনিটের বেশি সময় ধরে বক্তৃতা করা জায়েজ নয়, এমনকি যদি নেতা ফ্লোর নেন।

গঠনমূলক সভার পর্যায়

মিটিং এবং আলোচনার জন্য একটি পরিকল্পনা আঁকা

আমরা সবাই জানি যে কোনো প্রতিষ্ঠানের সফল ব্যবস্থাপনার জন্য মিটিং একটি গুরুত্বপূর্ণ হাতিয়ার। প্রতি কর্মদিবসে, বিশ্বজুড়ে এমন অসংখ্য মিটিং হয় যার জন্য প্রচুর সময় এবং অর্থের প্রয়োজন হয়, কিন্তু এই সমস্ত সভাগুলির কত শতাংশ কার্যকর?
একটি ব্যবসায়িক বৈঠকের আগে:

1. আপনার লক্ষ্য সংজ্ঞায়িত করুন. সভার জন্য একটি পরিষ্কার উদ্দেশ্য সংজ্ঞায়িত করার চেষ্টা করুন। আপনি কি অর্জন করতে চান? নিশ্চিত করুন যে মিটিং অংশগ্রহণকারীরা এই সম্পর্কে সচেতন।

2. কত সময় প্রয়োজন? মিটিং কতক্ষণ লাগবে তা নিয়ে ভালো করে চিন্তা করুন। উদাহরণস্বরূপ, কেন আপনি একটি ঘন্টা নষ্ট করবেন যখন 45 মিনিট যথেষ্ট?

3. সকালে মিটিং আছে. যদি সম্ভব হয়, সকালে সভা সংগঠিত করার চেষ্টা করুন, কারণ এই সময়ে লোকেরা আরও মনোযোগী হতে থাকে। তারা সম্ভবত সময়মতো মিটিং শেষ করার চেষ্টা করবে - লাঞ্চের আগে!

4. আলোচনা করা বিষয়গুলির সাথে প্রাসঙ্গিক যারা শুধুমাত্র তাদের আমন্ত্রণ জানান৷ যারা মিটিংয়ে অর্থপূর্ণ অবদান রাখতে পারেন শুধুমাত্র তাদেরই আমন্ত্রণ জানান।

5. একটি মিটিং এজেন্ডা প্রস্তুত করুন। আপনার এজেন্ডা প্রস্তুত করার সময়, এক পৃষ্ঠার বাইরে না যাওয়ার চেষ্টা করুন। প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি তালিকাভুক্ত করুন, কারণ এটি তাদের আলোচনা করার অনুমতি দেবে যখন লোকেরা সবচেয়ে মনোযোগী হয়।

6. লোকেদের অগ্রিম নোটিশ দিন। মিটিং অংশগ্রহণকারীদের আগাম আমন্ত্রণ জানান কারণ এটি তাদের উপস্থিত থাকার সম্ভাবনা বাড়িয়ে দেবে এবং তাদের প্রস্তুতির জন্য সময় দেবে।

7. মিটিং এজেন্ডা বিতরণ. সভার কয়েকদিন আগে, অংশগ্রহণকারীদের কাছে এজেন্ডা পরিচয় করিয়ে দিন এবং জিজ্ঞাসা করুন যে তাদের কোন মন্তব্য আছে বা এজেন্ডায় কোন অতিরিক্ত আইটেম যোগ করতে চান কিনা। যদি এজেন্ডা পরিবর্তিত হয়, করা পরিবর্তনগুলি সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের জানান।

8. একটি শক্তিশালী মিটিং চেয়ার নিয়োগ করুন। একটি ভাল চেয়ার প্রতিটি সভার সাফল্যের চাবিকাঠি।

9. একজন সচিব বা মিনিট টেকার নিয়োগ করুন। নিশ্চিত করুন যে মিটিংয়ে একজন ব্যক্তি আছেন যিনি সভার কার্যবিবরণী নেওয়ার জন্য দায়ী। আদর্শভাবে, এই ব্যক্তির আলোচিত বিষয়গুলির উপর একটি পৃথক দৃষ্টিভঙ্গি থাকা উচিত।

10. সভার জন্য প্রস্তুত. আপনি যদি একজন অংশগ্রহণকারী হন, তাহলে মিটিংয়ের আগে আপনি কী বলতে চান তার একটি রূপরেখা তৈরি করুন। মিটিং চলাকালীন আপনি উল্লেখ করতে পারেন এমন মূল পয়েন্টগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন।

11. সময়মতো মিটিং শুরু করুন। মিটিং যথাসময়ে শুরু হয় তা নিশ্চিত করুন। যারা দেরী করে তাদের জন্য অপেক্ষা করে সময় নষ্ট করবেন না।

12. আলোচ্যসূচিতে লেগে থাকুন। চেয়ারপার্সন হিসাবে, যখনই কেউ এটি থেকে বিচ্যুত হয় তখনই অংশগ্রহণকারীদের এজেন্ডাটি মনে করিয়ে দেওয়া আপনার দায়িত্ব।

13. আলোচনা উদ্দীপিত. অংশগ্রহণকারীদের সরাসরি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন. এমন প্রশ্নগুলি এড়িয়ে চলুন যেগুলির স্পষ্ট উত্তর প্রয়োজন: "হ্যাঁ" বা "না।"

14. ঘটনা রেকর্ড করুন। নিশ্চিত করুন যে কার্যক্রমগুলি স্পষ্টভাবে এবং স্পষ্টভাবে রেকর্ড করা হয়েছে। প্রতিটি ইভেন্টের জন্য, পারফর্মার নির্ধারণ করা এবং সমাপ্তির জন্য লক্ষ্য সময়সীমা নির্ধারণ করা প্রয়োজন।

15. মিটিং মিনিট. সর্বদা একটি চুক্তির সমস্ত পক্ষকে চিহ্নিত করুন এবং নিশ্চিত করুন যে তারা রেকর্ড করা হয়েছে।

16. ইতিবাচক হোন। একটি ইতিবাচক নোটে মিটিং শেষ করার চেষ্টা করুন! অংশগ্রহণকারীরা তাদের উপর অর্পিত কার্যক্রম এবং কাজগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য আরও আশাবাদী এবং প্রস্তুত বোধ করবে।

একটি ব্যবসায়িক বৈঠকের পর

17. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মিটিং মিনিট প্রস্তুত করুন। যদি সম্ভব হয়, মিটিংয়ের পরপরই মিনিট টাইপ করুন যখন আপনি সবকিছু মনে রাখবেন। প্রয়োজনে তার অনুমোদন নিন।

18. প্রতিটি কাজ/ক্রিয়াকলাপের স্ট্যাটাস দিন। মিটিংয়ে "খোলা", "প্রগতিতে" এবং "সম্পূর্ণ" হিসাবে চিহ্নিত কাজগুলির স্থিতি বরাদ্দ করা একটি ভাল অভ্যাস।

19. 24 ঘন্টা ধরে প্রোটোকল বিতরণ করুন। মিটিংয়ের 24 ঘন্টার মধ্যে অংশগ্রহণকারীদের মিনিট প্রস্তুত এবং বিতরণ করার চেষ্টা করুন, কারণ এটি অংশগ্রহণকারীদের কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে আরও সময় দেবে।

20. কাজের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করুন। পরবর্তী মিটিংয়ের আগে কাজগুলির বর্তমান অবস্থা সম্পর্কে আপনাকে আপডেট করতে এবং আসন্ন সভার কার্যবিবরণীতে তাদের অন্তর্ভুক্ত করতে লোকেদের খুঁজুন এবং বলুন। এটি আপনাকে আপনার পরবর্তী মিটিংয়ের সময়কাল সংক্ষিপ্ত করার অনুমতি দেবে।
যেকোনো আলোচনায়, পরিকল্পনা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। আলোচনার জন্য দুর্বল প্রস্তুতির কারণে, আমরা প্রায়ই আমাদের অবস্থান ছেড়ে দিই, যা কখনও কখনও লেনদেনের লাভকে প্রভাবিত করে।

পরিকল্পনা শুরু করার জন্য আপনাকে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি মূল্যায়ন করতে সক্ষম হতে হবে:

তোমার লক্ষসমুহ কি?

অন্য পক্ষ কী অর্জন করতে চায়?

কোন তথ্য আলোচনার চূড়ান্ত ফলাফলকে প্রভাবিত করবে?

আপনি কি ছাড় দিতে পারেন?

আলোচনা শুরু করার আগে, আপনাকে আপনার লক্ষ্যগুলি পরিষ্কারভাবে সংজ্ঞায়িত করতে হবে।

আপনি কি অর্জন করতে চান?

আপনি কি অর্জন করা উচিত?

আপনি কি অর্জন করতে চান?

কি বিকল্প গ্রহণযোগ্য?

আপনার লক্ষ্য অন্যান্য দিক কি কি?

তথ্য:

তথ্যই শক্তি। আলোচনা করার সময়, আপনাকে জানতে হবে:

আপনার এবং অন্য পক্ষের কাছে কী তথ্য আছে?

শুধু আপনার কাছে কি তথ্য আছে?

আলোচনা শুরু করার আগে আপনার কী তথ্য দরকার?

আপনার সাথে আলোচনা করার আগে অন্য পক্ষের কী তথ্য প্রয়োজন?

মূল্য আলোচনা করার সময় এই তথ্যটি বিশেষভাবে কার্যকর।

আলোচনার প্রথম দিকে, উভয় পক্ষকে একটি নির্দিষ্ট চুক্তি বা বিকল্প প্রস্তাব করার আগে প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি জানেন যে শুধুমাত্র আপনার কোম্পানি একটি নির্দিষ্ট অর্ডার পূরণ করতে সক্ষম, তাহলে আপনি আপনার জন্য আরও অনুকূল শর্তাবলী নিয়ে আলোচনা শুরু করতে পারেন।

ছাড়:

আলোচনা হল একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে 2 বা ততোধিক পক্ষের মধ্যে চুক্তি হয়। তাৎক্ষণিকভাবে চুক্তিতে পৌঁছানো অসম্ভব; সাধারণত দলগুলোর লক্ষ্য ভিন্ন হয়ে যায় এবং শুধুমাত্র ছাড়ের মাধ্যমেই আলোচনার চূড়ান্ত ফলাফল হয়। আলোচনার জন্য প্রস্তুতি নেওয়ার সময়, আপনাকে চূড়ান্ত ফলাফলের সবচেয়ে বাস্তবসম্মত মূল্যায়ন করতে হবে। একটি চুক্তিতে পৌঁছানোর জন্য আপনি কী ছাড় দিতে ইচ্ছুক তা নির্ধারণ করুন।

ছাড়ের দুটি উপাদান রয়েছে: খরচ এবং মান। আপনাকে এমন ছাড় দিতে হবে যাতে মূল্য ছাড়গুলি আপনার জন্য ন্যূনতম হয়, তবে একই সাথে এটি অন্য পক্ষের কাছে দুর্দান্ত মূল্য উপস্থাপন করে।

আলোচনার জন্য প্রস্তুতি নেওয়ার সময়, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:

আলোচনার সম্ভাব্য ফলাফল কি?

আমার কর্তৃত্বের সীমা কত?

আমি কি ছাড় দিতে পারি?

প্রতিটি ছাড়ের মূল্য কত হবে এবং এটি অন্য পক্ষকে কত মূল্য প্রদান করবে?

কৌশল

একবার আপনি আপনার লক্ষ্যগুলি নির্ধারণ করার পরে, আপনাকে সেগুলি অর্জনের উপায় খুঁজে বের করতে হবে। এটি করার জন্য, আপনাকে একটি কৌশল বিকাশ করতে হবে। অনেক আলোচনার কৌশল রয়েছে এবং আপনাকে প্রতিটি পরিস্থিতির জন্য উপযুক্ত কৌশল বেছে নিতে হবে। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন: আপনার লক্ষ্য অর্জনের জন্য আপনার কোন কৌশলগুলি ব্যবহার করা উচিত? অন্য পক্ষ কি কৌশল ব্যবহার করছে?

আপনি যদি কারো সাথে আলোচনায় যান, আপনাকে অবশ্যই নির্ধারণ করতে হবে যে সেই ব্যক্তি আলোচনায় কী ভূমিকা পালন করবে। কখনও কখনও আলোচনা দলগুলি ইচ্ছাকৃতভাবে আরও কার্যকরভাবে আলোচনার জন্য ভূমিকা অর্পণ করে।

কী সাহায্য করে এবং কী যোগাযোগে বাধা দেয়
মানুষের মধ্যে যোগাযোগের প্রধান লক্ষ্য পারস্পরিক বোঝাপড়া অর্জন করা।
কিন্তু এটা করা সহজ নয়। কেন আমাদের জন্য কিছু লোকের সাথে যোগাযোগ করা সহজ, কিন্তু অন্যদের সাথে কঠিন? কেন আমরা কিছু লোকের সাথে মিলিত হই, কিন্তু সবসময় অন্যদের সাথে ঝগড়া করি? এটা স্পষ্ট যে একজন ব্যক্তির সাথে সম্পর্ক স্থাপন করা অনেক সহজ যার সাথে যোগাযোগের তথাকথিত পয়েন্ট রয়েছে। মতবিরোধ দূর করার আগে, তাদের কারণগুলি খুঁজে বের করা প্রয়োজন এবং তার পরেই কথোপকথনের সাথে সম্পর্ক স্থাপন করুন।
যোগাযোগের শিল্পে, আপনি যার সাথে কথা বলছেন তার কথা শুনতে এবং বুঝতে সক্ষম হওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ। লোকেদের কাছে আপনার উদ্দেশ্য এবং যে কারণগুলি থেকে আপনি এগিয়ে যাচ্ছেন তা ব্যাখ্যা করার মাধ্যমে, আপনি অনেক ভুল বোঝাবুঝি, ঝগড়া এবং দ্বন্দ্ব প্রতিরোধ করতে সক্ষম হবেন। একজন কথোপকথনের সাথে কথোপকথনে সততা প্রায়শই একটি দ্বন্দ্ব পরিস্থিতি থেকে বেরিয়ে আসার একমাত্র উপায়। কথোপকথককে অপমান করার জন্য সত্য প্রকাশ করা উচিত নয়, বরং, তার নিজের চোখে তাকে উন্নত করার জন্য এবং আপনার অবস্থান স্পষ্ট করার জন্য।
যোগাযোগ প্রক্রিয়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ হল শোনা। যদি একজন ব্যক্তি তার কথোপকথনের কথা মনোযোগ সহকারে শোনেন তবে এর অর্থ তিনি ভাল আচরণ করেন, বক্তার সমস্যাটি বোঝেন এবং যেমনটি ছিল, তাকে সঠিকভাবে তার চিন্তাভাবনা তৈরি করতে সহায়তা করে।
যোগাযোগ প্রক্রিয়া জটিল, এটি বিভিন্ন কারণ দ্বারা প্রভাবিত হয়: মেজাজ, পরিস্থিতির সংমিশ্রণ, একজন ব্যক্তির চরিত্র, তার সামাজিকতা বা বিপরীতভাবে, লজ্জা। আচরণ, সুর, অঙ্গভঙ্গি, শব্দ এবং অভিব্যক্তির সঠিক পদ্ধতি নির্বাচন করা প্রয়োজন।
যোগাযোগের ক্ষেত্রে, আমরা প্রায়ই এমন জিনিসগুলি স্বীকার করি যা পারস্পরিক বোঝাপড়ায় হস্তক্ষেপ করে। এটি আপত্তিকর শব্দ এবং অভিব্যক্তি, আপত্তিকর ডাকনাম, অপ্রয়োজনীয় সংক্ষেপণের ব্যবহার। "হ্যালো", "ধন্যবাদ", "দয়া করে", "দুঃখিত"... - এই সহজ শব্দগুলি আমাদের মেজাজের উপর শক্তি রাখে। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যে তারা সর্বদা কর্মক্ষেত্রে, সর্বজনীন স্থানে এবং পরিবারে ব্যবহৃত মানুষের যোগাযোগে উপস্থিত থাকে।
তাহলে যোগাযোগ সংস্কৃতি কি? যদি কোনও ব্যক্তি তার চিন্তাভাবনা দক্ষতার সাথে প্রকাশ করে, কীভাবে আচরণ করতে জানে এবং তার কথোপকথনের সাথে সম্মানের সাথে আচরণ করে, আমরা বলি যে এই ব্যক্তি যোগাযোগের সংস্কৃতিতে দক্ষতা অর্জন করে।
এমন কিছু নিয়ম আছে যা অনুসরণ করলে মানুষের সাথে ভালো সম্পর্ক স্থাপনে সাহায্য করে:
* অভদ্রতা এবং দাসত্ব ছাড়াই সমানভাবে যোগাযোগ।
* কথোপকথনের ব্যক্তিগত মতামতের প্রতি শ্রদ্ধা।
* কে সঠিক আর কে ভুল তা জানার ইচ্ছার অভাব।
* অনুরোধের স্তরে যোগাযোগ, আদেশ নয়।
* আপস সমাধানের জন্য অনুসন্ধান করুন.
* অন্যের সিদ্ধান্তের প্রশংসা করার ক্ষমতা।
* অন্যের অভিজ্ঞতা গ্রহণ করার ক্ষমতা।
যদি একজন ব্যক্তি কথোপকথনে প্রবেশ করতে জানেন না, তবে তাকে কথোপকথনের জন্য যে কোনও আকর্ষণীয় বিষয় বেছে নেওয়া উচিত এবং এমন একটি সময় যখন সম্বোধন করা ব্যক্তিটি কোনও কাজে ব্যস্ত না থাকে। আপনার সর্বদা মনে রাখা উচিত যে অন্য ব্যক্তিটি আপনার মতো নয় এবং আপনাকে তার চোখ দিয়ে জিনিসগুলি দেখতে সক্ষম হতে হবে, বিশেষত সংঘাতের পরিস্থিতিতে।
আপনার দৃষ্টিভঙ্গির সাথে একমত না হলেও তার দৃষ্টিভঙ্গিকে সম্মান না করে একজন ব্যক্তির প্রতি সম্মানজনক আচরণ করা অসম্ভব। আপনি কেবলমাত্র মানুষের প্রতি শ্রদ্ধাশীল মনোভাব গড়ে তুলতে পারেন যদি আপনি প্রতিটি ব্যক্তির মধ্যে স্বতন্ত্রতা দেখতে শিখেন, অর্থাৎ সেই চরিত্রের বৈশিষ্ট্যগুলি যা তার কাছে অনন্য।
আমাদের প্রত্যেকেই সম্মানের যোগ্য। অন্যকে সম্মান করার মাধ্যমে, আপনি নিজেকে সম্মান করেন, তাই আপনার যদি কারও সাথে খারাপ সম্পর্ক থাকে, তবে এটি ঠিক করার চেষ্টা করা আপনার উপর নির্ভর করে। মনোবিজ্ঞানীরা ভাল পরামর্শ দেন, যা নিম্নরূপ: আপনার কথোপকথনের স্বার্থ সম্পর্কে ভুলবেন না। সে যে বিষয়ে আগ্রহী তার প্রতি আপনার প্রাণবন্ত এবং আন্তরিক আগ্রহ তাকে উত্তেজিত ও উৎসাহী করে তুলবে।
একটি "অস্বস্তিকর কথোপকথন" এর সাথে একটি খোলা এবং সৎ কথোপকথন পরিচালনা করার জন্য বেশ কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম রয়েছে যা প্রাপ্তবয়স্ক এবং কিশোর উভয়েরই জানা দরকার:
* "ভাষা-আমি" ব্যবহার করুন। "আমার দৃষ্টিকোণ থেকে ..." বা "আমি যেভাবে এটি দেখি ..." শব্দগুলি দিয়ে একটি বাক্যাংশ শুরু করে, আপনি কথোপকথনটি নরম করবেন এবং কথোপকথককে দেখাবেন যে আপনি দাবি না করে শুধুমাত্র আপনার দৃষ্টিভঙ্গি প্রকাশ করছেন। চূড়ান্ত সত্য হতে. সুতরাং, আপনি তার নিজস্ব মতামতের অধিকারকে স্বীকৃতি দিয়েছেন। অবশ্যই তারা আপনার কথা অনেক শান্ত এবং আরও মনোযোগ সহকারে শুনবে।
* সাধারণীকরণ না করে একটি নির্দিষ্ট ঘটনা বা আচরণ সম্পর্কে কথা বলার চেষ্টা করুন। উদাহরণস্বরূপ, সাধারণীকরণ যেমন: "এমন কোনো ঘটনা ঘটেনি যে আপনি সময়মতো বাড়িতে এসেছেন (আপনার বাড়ির কাজ করেছেন)।" কথোপকথনের এই সূচনা কিশোরকে আলোচনা করা সমস্যা থেকে পালানোর সুযোগ দেবে। তিনি মনে করতে শুরু করবেন এবং প্রমাণ করবেন যে তিনি একবার সময়মতো কিছু করেছিলেন।
* আপনার কথোপকথককে দেখানোর চেষ্টা করুন যে তার আচরণ প্রাথমিকভাবে নিজের সাথে হস্তক্ষেপ করে। এমন পরিস্থিতি তৈরি করার জন্য যেখানে একজন প্রাপ্তবয়স্ক বা কিশোর-কিশোরী তাদের আচরণ পরিবর্তন করতে চায়, তাদের নিজেদের আচরণের কারণে তারা জীবনে কতটা মিস করছে তা ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করা প্রয়োজন।
* আপনার কথোপকথককে তাদের আচরণ পরিবর্তন করতে আমন্ত্রণ জানান। এটি সংশোধন করার জন্য এই পরিস্থিতিতে তিনি ঠিক কী করতে পারেন তা তাকে ব্যাখ্যা করুন। এটা সম্ভব যে আপনি যেহেতু তাকে অসন্তুষ্ট করতে চান না, তাই তাকে সত্য বলা আপনার পক্ষে বেশ কঠিন হবে। যাইহোক, মনে রাখবেন: আপনি যদি নীরব থাকেন তবে আপনি তার ক্ষতি করতে পারেন।
একজন কিশোর বা প্রাপ্তবয়স্কের সাথে কথা বলার সময়, আশা করবেন না যে তারা অবিলম্বে আপনাকে বুঝতে পারবে বা আপনার সাথে একমত হবে। যদি আপনার কথোপকথন কোনও কথোপকথনে আপনাকে বিরক্ত করে তবে ধৈর্য সহকারে তাকে আবার আপনার দৃষ্টিভঙ্গি ব্যাখ্যা করতে ভয় পাবেন না। আপনার কথার প্রতি তার প্রতিক্রিয়ার প্রতি গভীর মনোযোগ দিন। পারস্পরিক বোঝাপড়া অর্জন করার চেষ্টা করুন, যা বলা হয়েছিল তার প্রত্যাবর্তন ব্যবহার করুন, আবার জিজ্ঞাসা করুন এবং সম্মত হন, প্রশ্নগুলি পরিষ্কার করা এবং আপনি যা শুনেছেন তার সংক্ষিপ্তসার সম্পর্কে ভুলবেন না... অবশ্যই, কারও কারও কাছে সম্পর্কের এই ধরনের প্রতিষ্ঠা খুব বেশি মনে হতে পারে সময়, কিন্তু এই সমস্ত কর্ম-প্রতিক্রিয়া ধরনের যোগাযোগের তুলনায় অনেক কম সময়, প্রচেষ্টা এবং আবেগ লাগবে, যেহেতু এই ধরনের কথোপকথন কোন ফলাফল দেয় না।
প্রায়শই নয়, সততা হল মানুষের সাথে আচরণ করার সর্বোত্তম নীতি। এটা আশ্চর্যজনক যে কতবার আমরা চতুর কৌশল এবং কৌশল নিয়ে কথোপকথন শুরু করি, প্রথমে সহজভাবে কথা বলার চেষ্টা করতে ভুলে যাই। সৎ সংলাপ দ্বন্দ্বকে সহযোগিতায় পরিণত করার সবচেয়ে কার্যকর, সহজ এবং নির্ভরযোগ্য উপায়।

যোগাযোগের অংশ- এর নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য, এর ঐক্য এবং বৈচিত্র্য দেখাচ্ছে।
যোগাযোগ সাধারণত তার পাঁচটি পক্ষের ঐক্যে নিজেকে প্রকাশ করে: আন্তঃব্যক্তিক, জ্ঞানীয়, যোগাযোগমূলক-তথ্যমূলক, আবেগপ্রবণ এবং ধারণামূলক।
আন্তঃব্যক্তিক দিক যোগাযোগ একজন ব্যক্তির সাথে তার তাৎক্ষণিক পরিবেশের সাথে মিথস্ক্রিয়াকে প্রতিফলিত করে: অন্যান্য ব্যক্তি এবং সম্প্রদায়ের সাথে যার সাথে সে তার জীবনে সংযুক্ত। প্রথমত, এটি একটি পারিবারিক এবং পেশাদার গোষ্ঠী যারা আচরণের প্রতিষ্ঠিত সাংস্কৃতিক, ঐতিহাসিক এবং পেশাদার নিদর্শন ব্যবহার করে। আচরণের এই নিদর্শনগুলির সাথে, একজন ব্যক্তি জাতীয়-জাতিগত, সামাজিক-বয়স, মানসিক-নান্দনিক এবং অন্যান্য মান এবং যোগাযোগের স্টেরিওটাইপগুলি শিখে।
জ্ঞানীয় দিক যোগাযোগ আপনাকে কথোপকথন কে, তিনি কী ধরণের ব্যক্তি, তার কাছ থেকে কী আশা করা যেতে পারে এবং অংশীদারের ব্যক্তিত্বের সাথে সম্পর্কিত আরও অনেক বিষয়ে প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার অনুমতি দেয়। এটি শুধুমাত্র অন্য ব্যক্তির জ্ঞানই নয়, আত্ম-জ্ঞানকেও অন্তর্ভুক্ত করে। ফলস্বরূপ, যোগাযোগের প্রক্রিয়ায়, নিজের এবং অংশীদারদের সম্পর্কে চিত্র এবং ধারণা তৈরি হয় যা এই প্রক্রিয়াটিকে নিজেই নিয়ন্ত্রণ করে।
যোগাযোগ এবং তথ্য দিক যোগাযোগ হল বিভিন্ন ধারণা, ধারণা, আগ্রহ, মেজাজ, অনুভূতি, মনোভাব ইত্যাদির মানুষের মধ্যে বিনিময়। যদি এই সব তথ্য হিসাবে বিবেচনা করা হয়, তাহলে যোগাযোগ প্রক্রিয়া তথ্য বিনিময় প্রক্রিয়া হিসাবে বোঝা যায়। তবে মানুষের যোগাযোগের এই পদ্ধতিটি খুব সরলীকৃত, কারণ যোগাযোগের পরিস্থিতিতে তথ্য কেবল প্রেরণ করা হয় না, গঠন, স্পষ্ট এবং বিকশিত হয়।
আবেগপ্রবণ দিক যোগাযোগ আবেগ এবং অনুভূতির কার্যকারিতা, অংশীদারদের ব্যক্তিগত যোগাযোগের মেজাজের সাথে যুক্ত। তারা যোগাযোগের বিষয়, তাদের কর্ম, কাজ এবং আচরণের অভিব্যক্তিমূলক আন্দোলনে নিজেদেরকে প্রকাশ করে। তাদের মাধ্যমে পারস্পরিক সম্পর্কগুলি আবির্ভূত হয়, যা যৌথ কার্যকলাপের বৃহত্তর বা কম সাফল্যের পূর্বনির্ধারণ করে মিথস্ক্রিয়ার এক ধরণের সামাজিক-মনস্তাত্ত্বিক পটভূমিতে পরিণত হয়।
Conative (আচরণগত) দিক যোগাযোগ অংশীদারদের অবস্থানের মধ্যে অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক দ্বন্দ্ব সমন্বয়ের উদ্দেশ্যে কাজ করে। এটি সমস্ত জীবন প্রক্রিয়ায় ব্যক্তির উপর একটি নিয়ন্ত্রণকারী প্রভাব প্রদান করে, নির্দিষ্ট মূল্যবোধের জন্য একজন ব্যক্তির আকাঙ্ক্ষা প্রকাশ করে, একজন ব্যক্তির অনুপ্রেরণামূলক শক্তি প্রকাশ করে এবং যৌথ ক্রিয়াকলাপে অংশীদারদের সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণ করে।

যোগাযোগ শৈলী - এই
যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় অন্য লোকেদের সাথে মিথস্ক্রিয়া করার উপায়। সাধারণত 10টি শৈলী থাকে:
1) প্রভাবশালী (যোগাযোগে অন্যদের ভূমিকা হ্রাস করার লক্ষ্যে কৌশল);
2) নাটকীয় (বার্তার বিষয়বস্তুর অতিরঞ্জন এবং আবেগপূর্ণ রঙ);
3) বিতর্কিত (আক্রমনাত্মক বা প্রমাণী);
4) শান্ত করা (কথোপকথনের উদ্বেগ হ্রাস করার লক্ষ্যে যোগাযোগের একটি শিথিল পদ্ধতি);
5) চিত্তাকর্ষক (একটি ছাপ তৈরির লক্ষ্যে কৌশল);
6) সুনির্দিষ্ট (বার্তাটির নির্ভুলতা এবং নির্ভুলতার লক্ষ্যে);
7) মনোযোগী (অন্যরা যা বলছে তাতে আগ্রহ দেখানো);
8) অনুপ্রাণিত (অ-মৌখিক আচরণের ঘন ঘন ব্যবহার - চোখের যোগাযোগ, অঙ্গভঙ্গি, শরীরের আন্দোলন, ইত্যাদি);
9) বন্ধুত্বপূর্ণ (অন্যদেরকে খোলাখুলিভাবে উত্সাহিত করার প্রবণতা এবং যোগাযোগে তাদের অবদানে আগ্রহী হওয়া);
10) উন্মুক্ত (নির্ভয়ে নিজের মতামত, অনুভূতি, আবেগ, নিজের ব্যক্তিগত দিকগুলি প্রকাশ করার ইচ্ছার প্রতিনিধিত্ব করে)।

একটি কাল্পনিক কথোপকথনের সাথে যোগাযোগের একটি সর্বোত্তম মডেল আঁকা

1. একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন নির্মাণের জন্য নিয়ম

ব্যবসায়িক কথোপকথন (ব্যবসায়িক মিটিং, মিটিং, কথোপকথন হল ব্যবস্থাপনা কার্যকলাপের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ রূপ)।
ব্যবসায়িক কথোপকথন হল আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগের এক প্রকার, দৃষ্টিভঙ্গি, দৃষ্টিভঙ্গি, তথ্য এবং মতামতের আদান-প্রদান একটি সমস্যা সমাধানের লক্ষ্যে।
কথোপকথনের কাঠামো:
একটি কথোপকথন শুরু করা;
একটি অনুকূল জলবায়ু তৈরি করা (স্বাগত, ভূমিকা);
আপনার অবস্থানের বিবৃতি এবং এর যৌক্তিকতা;
কথোপকথনের অবস্থানের ব্যাখ্যা;
যৌথ সমস্যা বিশ্লেষণ;
একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া, কথোপকথনের অবস্থান স্পষ্ট করা।
কথোপকথনের সময় পরিচালকদের দ্বারা করা সাধারণ ভুল:
নেতা কর্তৃত্ব দেখায় এবং অন্যের মতামতকে আমলে নেয় না;
ব্যবস্থাপক কর্মচারীদের অবস্থা উপেক্ষা করে;
কর্মচারী আচরণের উদ্দেশ্য বিবেচনায় নেয় না;
ম্যানেজার কথোপকথনের প্রতি আগ্রহ দেখায় না (উপেক্ষা করে);
ম্যানেজার কথোপকথনের কথা শোনেন না এবং ক্রমাগত বাধা দেন।
কথোপকথন ফাংশন:
একই ক্ষেত্রের শ্রমিকদের মধ্যে পারস্পরিক যোগাযোগ;
যৌথ অনুসন্ধান, প্রচার, কাজের ধারণা এবং পরিকল্পনার দ্রুত বিকাশ;
ব্যবসায়িক যোগাযোগ বজায় রাখা;
ব্যবসায়িক কার্যকলাপ উদ্দীপক;
ইতিমধ্যে শুরু হওয়া ক্রিয়াকলাপগুলির নিয়ন্ত্রণ এবং সমন্বয়।
ব্যবসায়িক ব্যক্তিগত কথোপকথন দুটি গ্রুপে বিভক্ত:
কথোপকথনগুলি বিনামূল্যে এবং তথ্যের দ্বিমুখী আদান-প্রদানের সাথে ফোকাস করা হয়, বিশেষ প্রস্তুতি ছাড়াই (সময়ের সাথে বা ছাড়া) হয়।
কথোপকথন, বিশেষভাবে প্রস্তুত এবং কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত।
যেকোনো ব্যবসায়িক ব্যক্তিগত কথোপকথন তিনটি ধাপ নিয়ে গঠিত:
প্রথম ধাপ প্রস্তুতিমূলক।এর মধ্যে রয়েছে কথোপকথনের উদ্দেশ্য নির্ধারণ এবং এর পরিকল্পনা তৈরি করা; সময় নির্ধারণ এবং কথোপকথন হবে যেখানে স্থান নির্বাচন. এর উদ্দেশ্যগুলির উপর ভিত্তি করে একটি কথোপকথন পরিকল্পনা তৈরি করা এই পর্যায়ের প্রধান বিভাগ। এখানে আপনাকে আপনার কর্মসংস্থান বিশ্লেষণ করতে হবে, কথোপকথনের সময় এবং এর সময়কাল নির্ধারণ করতে হবে এবং কথোপকথনের জন্য সময়টি সুবিধাজনক কিনা তাও বিবেচনা করতে হবে।
এই প্রস্তুতিমূলক পর্যায়ে, আপনাকে নিম্নলিখিত পয়েন্টগুলিতে নিজেকে পরীক্ষা করা উচিত:
1. কথোপকথনের কোর্সের যত্ন সহকারে বিবেচনা;
2. স্টিরিওটাইপ থেকে স্বাধীনতা, লোকেদের তাদের মতো বোঝার ইচ্ছা, তাদের মধ্যে ঘটে যাওয়া পরিবর্তনগুলিতে নমনীয়ভাবে প্রতিক্রিয়া জানানো;
3. কথোপকথনের কথা শোনার এবং সম্ভাব্য প্রশ্নের সঠিক উত্তর দেওয়ার সম্পূর্ণ ইচ্ছা;
4. একটি সঠিক, পরিষ্কার এবং সঠিক কথোপকথন পরিকল্পনা থাকা;
5. আলোচনাকে একপাশে নিয়ে যাওয়া প্রশ্ন উত্থাপন করার জন্য একটি কথোপকথনের পরিকল্পনার ক্ষমতা;
6. প্রাকৃতিক এবং বিশ্বাসযোগ্য সূত্রের উপস্থিতি;
7. সমস্ত চিন্তা সঠিকভাবে এবং স্পষ্টভাবে প্রকাশ করা;
8. কথোপকথনের জন্য সুরের সঠিক পছন্দ;
9. আপনার কথোপকথনের জায়গায় নিজেকে কল্পনা করার এবং তাকে বোঝার চেষ্টা;
10. কল্পনা করুন যদি আপনার সাথে অনুরূপ কথোপকথন হয়, আপনি কি এতে সন্তুষ্ট হবেন?
পর্যায় দুই পরিচায়ক.এই পর্যায়ে, মনস্তাত্ত্বিক বাধা অতিক্রম করা হয় এবং আস্থার পরিবেশ প্রতিষ্ঠিত হয়।
পর্যায় তিন প্রধান এক.এটি তিনটি অংশ নিয়ে গঠিত: কথোপকথনের পরিচায়ক অংশ (আপত্তি); কথোপকথনের প্রধান অংশ (প্রমাণ); কথোপকথনের চূড়ান্ত অংশ (উপসংহার)।

1.1 কথোপকথনের জন্য প্রস্তুতি

আপনি যদি প্রথমবারের মতো কথোপকথনে আসেন, তবে আপনাকে প্রবেশ করতে হবে এবং নিজেকে সনাক্ত করতে হবে। যদি কোনও দর্শক আপনার কাছে আসে এবং নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেয় তবে আপনাকে অবিলম্বে তার নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা মনে রাখার চেষ্টা করতে হবে। একজন দর্শকের সাথে দেখা করার পরে, আপনাকে টেবিল থেকে উঠতে হবে এবং আপনার কথোপকথককে আপনার বিপরীতে বসতে আমন্ত্রণ জানাতে হবে। তার সাথে দেখা করার জন্য বাইরে যাওয়া ভাল: এই অঙ্গভঙ্গি কথোপকথককে জানতে দেয় যে আপনি তাকে সম্মান করেন এবং সমান হিসাবে কথা বলতে প্রস্তুত। ক্ষেত্রে যখন আপনি আপনার সহকর্মী বা আপনার পরিচিত একজন ব্যক্তির সাথে কথোপকথনের জন্য দেখা করেন, তাকে শুভেচ্ছা জানান এবং তাকে নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দিয়ে ডাকেন, টেবিল থেকে উঠার জন্য এটি যথেষ্ট। অপরিচিত ব্যক্তির সাথে কথোপকথন শুরু করার আগে, কথোপকথনের জন্য আপনার কাছে সময় সম্পর্কে কথোপকথককে সতর্ক করার পরামর্শ দেওয়া হয়। কথোপকথন (এটি মূল পর্যায়)। ম্যানেজারকে অবশ্যই বুঝতে হবে কিভাবে তার কথোপকথন পরিস্থিতি মূল্যায়ন করে। শুধুমাত্র কথোপকথনের কথায় ফোকাস করে সমস্ত ঘটনা বা পরিস্থিতির একটি সম্পূর্ণ চিত্র উপস্থাপন করার চেষ্টা করা প্রয়োজন। আপনাকে শুনতে এবং সঠিকভাবে স্পষ্ট এবং অগ্রণী প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে সক্ষম হতে হবে যা আপনার কথোপকথনের চিন্তাভাবনা প্রকাশ করতে সহায়তা করবে।
এই প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করার পরে, আপনি আপনার দৃষ্টিভঙ্গি দৃঢ়ভাবে এবং বিস্তারিতভাবে প্রকাশ করতে পারেন। এটা নিশ্চিত করা প্রয়োজন যে কথোপকথক পরিস্থিতিটি অন্য দিক থেকে দেখেন এবং এই পরিস্থিতির আরও সম্পূর্ণ জ্ঞানের ভিত্তিতে সমালোচনামূলকভাবে তার মতামত পুনর্বিবেচনা করতে পারেন। কথোপকথন সবসময় মসৃণভাবে যেতে পারে না। ব্যর্থতার কারণটি অবশ্যই নিজের মধ্যে খুঁজে পাওয়া উচিত, আপনার মুখের অভিব্যক্তি, স্বর, মনোযোগের মধ্যে, এবং আপনার কথোপকথনে নয়, আপনাকে বাক্যাংশের সঠিক নির্বাচন খুঁজে বের করতে হবে। আপনি যদি পাল্টা-প্রশ্ন নিয়ে আসেন - পাল্টা-বিবৃতি - এটি আপনার কথোপকথনের সাথে একটি তর্কের দিকে নিয়ে যেতে পারে। পাল্টা বিবৃতির কারণ প্রায়ই পরিস্থিতি দ্রুত মূল্যায়ন করতে অক্ষমতা। অনিয়ন্ত্রিত শ্রেণীগত রায়, যা কথোপকথনের সদিচ্ছাকে ধ্বংস করতে পারে, কথোপকথনের জন্য ক্ষতিকর। কথোপকথনের সময়, আপনাকে ধারাবাহিকভাবে মূল ধারণাটি সম্পাদন করতে হবে, আপনাকে শুনতে শিখতে হবে, মন্তব্যের জন্য সঠিক পয়েন্টগুলি বেছে নিতে হবে এবং সেগুলিকে একটি কৌশলী আকারে তৈরি করতে হবে, আপনার পয়েন্টগুলিকে নিরবচ্ছিন্নভাবে তর্ক করতে হবে, যুক্তিসঙ্গত পাল্টা মন্তব্য করার সময় আত্ম-সমালোচনা দেখাতে হবে, ধৈর্য সহকারে আপনার কথোপকথন এবং তার আপত্তি শুনুন।
যেসব ক্ষেত্রে আপনাকে আপত্তির জবাব দিতে হবে:
আপনাকে আপনার কথোপকথককে তার নিজের আপত্তির উত্তর দিতে হবে এবং সেগুলি খণ্ডন করতে হবে। এটি করার জন্য, খোলাখুলি বিরোধিতা করার দরকার নেই, মন্তব্য শোনার পরে, একজনকে অবশ্যই পরোক্ষভাবে প্রত্যাখ্যান করার চেষ্টা করতে হবে; শর্তসাপেক্ষে এক বা অন্য আপত্তির সাথে একমত; মূল জিনিসটি উপলব্ধি করতে এবং অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানাতে বেশ কয়েকটি আপত্তি শোনার চেষ্টা করুন; কঠোর আপত্তি একটি শান্ত স্বরে পুনরাবৃত্তি করা উচিত.
আপনার কথোপকথনের কথার প্রতি আপনার প্রতিক্রিয়া প্রকাশ করতে হবে আপনার মাথা নেড়ে একটি "প্রত্যাশিত চেহারা", সংক্ষিপ্ত অনুমোদনকারী মন্তব্য, এবং আপনার কথোপকথকের দ্বারা বলা শেষ কথাগুলি পুনরাবৃত্তি করে, দেখায় যে ধারণাটি বোঝা গেছে।
এমন কিছু সময় আছে যখন কথোপকথনের একটি উচ্চারিত অহংকার এবং তর্ক করার প্রবণতা থাকে। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে তাকে কথা বলতে দিতে হবে, তারপরে এই ইস্যুতে ফিরে আসুন, অথবা আপনার কথোপকথন শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।
আপনাকে কথোপকথনের গতি এবং বিরতির দিকেও মনোযোগ দিতে হবে। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি মূল জিনিসটি হাইলাইট করতে সহায়তা করে। কথোপকথনকারীদের বক্তব্য অবশ্যই স্বতন্ত্র এবং অত্যন্ত স্পষ্ট হতে হবে। খুব জোরে বা খুব শান্তভাবে কথা বলবেন না। প্রথমটি কৌশলহীন, দ্বিতীয়টি আপনার কথোপকথককে একই প্রশ্ন বারবার জিজ্ঞাসা করতে বাধ্য করতে পারে।
সিদ্ধান্তটি সর্বদা প্রত্যয় অনুসরণ করা উচিত, কারণ অন্যথায় কথোপকথক, তার ধারণাগুলি প্রকাশ করার পরিবর্তে, আপনার সমালোচনা করা শুরু করবে বা উদাসীনভাবে সবকিছুর সাথে একমত হবেন।
কথোপকথন শেষ। অন্য ব্যক্তির দৃষ্টিভঙ্গি স্পষ্ট হয়ে গেলে, কথোপকথন শেষ হতে পারে।
মূল লক্ষ্য:
কথোপকথনে অংশগ্রহণকারীদের একটি শান্ত, পুঙ্খানুপুঙ্খ কথোপকথন পরিচালনা করার জন্য যথেষ্ট সময় থাকা উচিত;
যে পরিস্থিতিগুলি কথোপকথনে হস্তক্ষেপ করতে পারে সেগুলি আগে থেকেই দেখা উচিত এবং বাদ দেওয়া উচিত (গোলমাল, উচ্চস্বরে সঙ্গীত, কথোপকথনে অন্যের হস্তক্ষেপের সম্ভাবনা ইত্যাদি);
কথোপকথনে টিউন করা প্রয়োজন, এমন অভিজ্ঞতাগুলি দূর করে যা আপনার যোগাযোগের প্রস্তুতিকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করবে;
আসন্ন কথোপকথন যদি খুব বেশি উত্তেজনা সৃষ্টি করে তবে আপনার নিজেকে শান্ত করা উচিত এবং অতিরিক্তভাবে নিজেকে সংগঠিত করা উচিত; কথোপকথনের আগে, যদি সম্ভব হয়, আপনার কথোপকথনের ডেটার সাথে পরিচিত হওয়া উচিত, এটি মনে রেখে যে তারা উপলব্ধি প্রক্রিয়াকে প্রভাবিত করতে পারে; আপনার প্রয়োজন আপনার অনুভূতিকে দমন করতে, কথোপকথকের সঠিক উপলব্ধিকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে (উদাহরণস্বরূপ, সহানুভূতির অনুভূতি - অ্যান্টিপ্যাথি);
একজনকে অবশ্যই আগাম সম্ভাব্য প্রশ্নগুলির পূর্বাভাস দিতে হবে যেগুলি কথোপকথন করতে পারে এবং সেগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য প্রস্তুত থাকতে পারে, যেমন এই পর্যায়ে, যোগাযোগে অংশগ্রহণকারীরা (পুরুষ, মহিলা, মেজাজ, চরিত্র, পেশাদার প্রশিক্ষণের স্তর এবং অন্যান্য গুণাবলী), বিষয় এবং বর্তমান পরিস্থিতি মূল্যায়ন করা হয়। প্রতিটি ব্যক্তি প্রয়োজন, কার্যকলাপের জন্য অনুপ্রেরণা, তার জন্য অনন্য আগ্রহ দ্বারা চিহ্নিত করা হয় . অতএব, যোগাযোগের প্রস্তুতির পর্যায়ে, একজন পরিচালককে অবশ্যই সমস্ত উদ্দেশ্য বিবেচনায় নিতে হবে এবং উপলব্ধ অস্ত্রাগার থেকে সরাসরি যোগাযোগের পর্যায়ে ইতিমধ্যেই একজন অংশীদারকে প্রভাবিত করার সবচেয়ে কার্যকর উপায় বেছে নিতে হবে। আপনার ভবিষ্যতের কথোপকথনকে মূল্যায়ন করাই গুরুত্বপূর্ণ নয়। এবং বর্তমান পরিস্থিতি, কিন্তু কার্যকরভাবে পরিচালনা করার জন্য আপনার আচরণের পদ্ধতির মাধ্যমে চিন্তা করুন, আপনার ব্যক্তিগত আচরণ এবং কর্মের সাথে যোগাযোগের জন্য অনুকূল পরিস্থিতি তৈরি করুন
যোগাযোগ, পরিস্থিতি এবং যোগাযোগের বিষয় খুঁজে বের করুন, সমস্যা অনুসারে অতিরিক্ত উপাদান তৈরি করুন। যোগাযোগের স্থান। ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য প্রস্তুতিমূলক ক্রিয়াকলাপগুলির একটি সেট পরিচালনা করার পরে, আপনাকে সেই জায়গাটি প্রস্তুত করা উচিত যেখানে কথোপকথন হবে। একটি নিয়ম হিসাবে, এটি দুটি শর্ত পূরণ করতে হবে:
1) কিছুই বিভ্রান্ত বা যোগাযোগে হস্তক্ষেপ করা উচিত নয়;
2) ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য স্থানের ভাল সরঞ্জাম - সহায়ক উপকরণ, অতিরিক্ত তথ্য, অফিসিয়াল এবং নিয়ন্ত্রক নথি ইত্যাদি।
বিষয়গুলির প্রাথমিক ক্রম যোগাযোগের সাফল্যে অবদান রাখে।
যদি একজন ম্যানেজার ক্ষমতা এবং তার শ্রেষ্ঠত্বের উপর জোর দিতে চান, তাহলে কথোপকথনটি তার অফিসে হওয়া উচিত। যদি ব্যবস্থাপক অধস্তন ব্যক্তির সাথে ভাল যোগাযোগ এবং তার সমর্থন অর্জন করতে চান, তাহলে সভাটি অধস্তনদের অফিসে হওয়া উচিত। এই ক্ষেত্রে, আঞ্চলিকতার নীতিটি প্রযোজ্য: বেশিরভাগ লোকেরা তাদের বসের অফিসের চেয়ে তাদের অফিসে বেশি স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে।
অফিসিয়াল যোগাযোগের সময়, আপনি আপনার স্বাভাবিক জায়গায় আছেন - টেবিলে; যখন আধা-আনুষ্ঠানিক, আপনি একটি পাশের টেবিলে বা মিটিং টেবিলে ভিজিটরের বিপরীতে বসেন, যেন এর ফলে আপনার স্ট্যাটাস ভিজিটরের সাথে সমান হয়।
অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ এলাকায় দুই বা তিনটি আর্মচেয়ার (বিশেষত আরামদায়ক, শিথিলকরণের জন্য উপযোগী) এবং একটি কফি টেবিল থাকে।
. আসবাবপত্র ব্যবস্থা। একটি সাধারণ অফিসে, ম্যানেজার একটি বড় টেবিলে বসেন এবং দর্শনার্থী এলাকাটি তার কাছ থেকে টেবিল জুড়ে অবস্থিত। অফিসগুলিতে, যেখানে চেয়ার এবং সোফাগুলি সঠিক কোণে স্থাপন করা হয়, পরিবেশ আরও স্বাচ্ছন্দ্যপূর্ণ ব্যক্তিগত মিথস্ক্রিয়াকে উৎসাহিত করে। এমন একটি অফিসে যেখানে একটি বড় বসের ডেস্ক থাকে, এই জাতীয় ডেস্কে বসা ব্যক্তির শক্তিকে জোর দেওয়া হয়, যা যোগাযোগে অসমতার প্রতীক। অতএব, অসমতার অনুভূতি দূর করার জন্য, বৃত্তাকার টেবিল পছন্দ করা হয়। আসবাবপত্রের ব্যবস্থা
যদি সমস্যাটি সমাধান করা হয়: "কিভাবে আপনার কথোপকথককে বসতে হবে"? প্রশ্নটি ততটা নিষ্ক্রিয় নয় যতটা প্রথম নজরে মনে হতে পারে। আমরা মানুষ বেশ সূক্ষ্ম প্রাণী। খুব প্রায়ই আমরা অভ্যন্তরীণ আরাম বা অস্বস্তির অনুভূতি অনুভব করি, কিন্তু কেন তা ব্যাখ্যা করতে পারি না। টকার রাখার জন্য কমপক্ষে তিনটি বিকল্প রয়েছে: বিপরীতে, পাশাপাশি, 90° কোণে। প্রতিটি বিকল্প প্রায়শই ব্যবহৃত হয়, কিন্তু কোনটি পছন্দনীয়? বিশেষজ্ঞরা বিশ্বাস করেন যে কার্যকর যোগাযোগের জন্য প্রয়োজন যারা কথা বলছেন তাদের চোখ প্রায় এক তৃতীয়াংশ সময় মিলিত হয় যখন কথোপকথনকারীরা যোগাযোগ করেন (35-38%)। অতএব, কথোপকথনের টেবিলের চেয়ারগুলি সঠিক কোণে স্থাপন করা উচিত।
যোগাযোগ কৌশল এবং কৌশল নির্ধারণ। এই পর্যায়ে, যোগাযোগের প্রধান এবং গৌণ লক্ষ্যগুলি নির্ধারণ করা উচিত (বিশেষত, কী ত্যাগ করা যেতে পারে এবং করা যাবে না)। আরও লাভ পেতে আপনি কী দিতে পারেন তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ। যোগাযোগের কৌশলগুলির মধ্যে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার ক্ষমতাও অন্তর্ভুক্ত।
কথোপকথনের দিকটি জিজ্ঞাসা করা প্রশ্নগুলির দ্বারা নিয়ন্ত্রণ করা যেতে পারে। প্রশ্নগুলি তথাকথিত "খোলা" এবং "বন্ধ" এ বিভক্ত করা যেতে পারে।
একটি খোলা প্রশ্ন হল এমন একটি প্রশ্ন যার উত্তর একক শব্দে দেওয়া যায় না (হ্যাঁ, না, আমি জানি না), তবে উত্তর দেওয়ার সময় আপনাকে এটি বলতে হবে। উদাহরণস্বরূপ: "দয়া করে আমাকে বলুন...", "আপনি কি সম্পর্কে জানেন...", "আপনি কি মনে করেন...?", "কেন?", "আপনার মতামত?", "আপনার পরামর্শ?" , " আপনি এটা কিভাবে ব্যাখ্যা করবেন?"
খোলা প্রশ্ন অমূল্য যখন লক্ষ্য তথ্য প্রাপ্ত করা হয়.
খোলা প্রশ্নের বিপরীত হল বন্ধ প্রশ্ন, যেমন যাদের হ্যাঁ-না উত্তর প্রয়োজন। নিম্নলিখিত লক্ষ্যগুলি অর্জনের জন্য এই প্রশ্নগুলি কার্যকরভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে: বোঝানো, সম্মতি প্রাপ্ত করা, কিছু অস্বীকার করা, প্রতিরোধকে অতিক্রম করা।
উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে একজন কর্মচারীকে নির্দেশ দিতে হবে যিনি (আপনি এটি অভিজ্ঞতা থেকে জানেন) তর্ক করবেন, প্রমাণ করবেন যে এই বিষয়টি তার দায়িত্ব নয় ইত্যাদি।

ব্যবসায়িক যোগাযোগ ছাড়া কোনো প্রতিষ্ঠানের কাজ কল্পনা করা অসম্ভব। কর্মীদের মধ্যে সঠিকভাবে তৈরি যোগাযোগ আপনাকে অর্পিত কাজগুলি সুচারুভাবে এবং দ্রুত সমাধান করতে দেয়।

সংস্থাগুলিতে অনেক ধরণের সভা রয়েছে এবং তাদের প্রত্যেকের নিজস্ব বৈশিষ্ট্য এবং উদ্দেশ্য রয়েছে। এই সূক্ষ্মতা জানা ব্যবসায়িক আলোচনা সহজতর করতে সাহায্য করবে. এই নিবন্ধটি আপনাকে মিটিংয়ের ধরন সম্পর্কে বলবে, কেন সেগুলি অনুষ্ঠিত হয় এবং অফিসের কাজে কীভাবে সেগুলি রেকর্ড করা হয় তা বুঝতে সাহায্য করবে৷

ব্যবসায়িক মিটিংয়ের উদ্দেশ্য

যেকোনো ধরনের অফিস মিটিং আপনাকে প্রতিষ্ঠানে ঘটছে পরিস্থিতির একটি বিস্তৃত চিত্র দেখতে এবং এর শক্তি এবং দুর্বলতা নির্ধারণ করতে দেয়। এটি লক্ষণীয় যে ব্যবসায়িক যোগাযোগের এই বিন্যাসে অংশগ্রহণ করার সময়, কোম্পানি বা এন্টারপ্রাইজের দ্রুত বৃদ্ধি ঘটে।

কাজ

সমস্ত ধরণের মিটিংগুলির জন্য নিম্নলিখিত কাজগুলি আলাদা করা যেতে পারে:

• বর্তমান সমস্যা এবং সমস্যা সমাধান;
• কোম্পানির কৌশলগত লক্ষ্য অনুসারে বিভাগগুলির ক্রিয়াকলাপগুলির একীকরণ;
• কোম্পানির কার্যক্রম এবং এর স্বতন্ত্র কাঠামোগত বিভাগগুলির মূল্যায়ন;
• কোম্পানি নীতি বজায় রাখা এবং উন্নয়নশীল।

এই ধরনের একটি ব্যবসায়িক ইভেন্ট কোন বিন্যাসে অনুষ্ঠিত হবে তা বোঝার জন্য, আপনাকে উপরের কাজগুলির মধ্যে কোনটি এটির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হবে তা নির্ধারণ করতে হবে এবং শুধুমাত্র তার পরেই আপনি বুঝতে পারবেন যে এটি কোন শ্রেণীবিভাগের অন্তর্ভুক্ত।

প্রকার এবং শ্রেণীবিভাগ

একটি মিটিং, একটি ব্যবসায়িক যোগাযোগের ধরন হিসাবে, বিভিন্ন রূপ নিতে পারে, যা এর বিষয় এবং উপস্থিত কর্মকর্তাদের তালিকা নির্ধারণ করে।

সভার প্রধান শ্রেণীবিভাগ হাইলাইট করা উচিত:

1. সদস্যপদ এলাকা। এখানে আমরা প্রশাসনিক (যেগুলোতে সমস্যাযুক্ত বিষয় নিয়ে আলোচনা করা হয়), বৈজ্ঞানিক (সেমিনার এবং সম্মেলন, যার উদ্দেশ্য বর্তমান বৈজ্ঞানিক বিষয় নিয়ে আলোচনা করা), রাজনৈতিক (যেটিতে যেকোনো রাজনৈতিক দলের সদস্যদের একটি সভা জড়িত) হিসেবে আলাদা করতে পারি। এবং আন্দোলন) এবং মিশ্র ধরনের।
2. স্কেল. এখানে আমরা আন্তর্জাতিকের মধ্যে পার্থক্য করি, যেখানে অন্যান্য দেশের বিশেষজ্ঞরা বা বিদেশী অংশীদাররা জড়িত থাকে, জাতীয়, আঞ্চলিক এবং শহরের।
3. নিয়মিততা। যেকোনো বিন্যাসে, মিটিং চলমান বা পর্যায়ক্রমিক হতে পারে।
4. অবস্থানের উপর নির্ভর করে - স্থানীয় বা ভ্রমণ।

এবং সমস্ত ধরণের মিটিংকে নিম্নরূপ ভাগ করা যেতে পারে:

1. নির্দেশমূলক, একটি নির্দেশিক বিন্যাসের জন্য প্রদান করে, যেখানে একজন উচ্চতর ব্যবস্থাপক সরাসরি তার অধীনস্থদের কাছে তথ্য পৌঁছে দেন, যা পরে শক্তির উল্লম্ব বরাবর ছড়িয়ে পড়ে এবং প্রেরণ করা হয়। প্রায়শই, এই ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগের সময়, সাধারণ পরিচালকের কাছ থেকে আদেশগুলি জানানো হয়, যা এন্টারপ্রাইজের অগ্রগতিকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করতে পারে এবং এগুলি আচরণের নিয়ম বা গুরুত্বপূর্ণ উদ্ভাবনও হতে পারে।
2. অপারেশনাল (কন্ট্রোল রুম)। এই ধরণের সভার উদ্দেশ্য হল সংস্থা বা এন্টারপ্রাইজের অবস্থা সম্পর্কে তথ্য প্রাপ্ত করা। এই ক্ষেত্রে তথ্যের প্রবাহ নিম্ন অধস্তন থেকে বিভাগীয় প্রধান বা সাধারণ পরিচালকের দিকে পরিচালিত হয়। প্রধানত অপারেশনাল মিটিংয়ে, রোড ম্যাপ, পরিকল্পিত কার্যক্রম, কৌশলগত এবং অপারেশনাল পরিকল্পনা বাস্তবায়নের বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করা হয়। একটি অপারেশনাল (প্রেরক) মিটিং এবং অন্য সকলের মধ্যে একটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য হল যে তারা নিয়মিত অনুষ্ঠিত হয় এবং অংশগ্রহণকারীদের একটি ধ্রুবক তালিকা থাকে। এটিও লক্ষণীয় যে বৈঠকের সময় কোনও এজেন্ডা নাও থাকতে পারে।
3. সমস্যাযুক্ত। স্বল্প সময়ের মধ্যে কাজগুলি সম্পূর্ণ করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার বা এন্টারপ্রাইজের জন্য উদ্ভূত বিশ্বব্যাপী সমস্যা সমাধানের জন্য জরুরি প্রয়োজনে এই জাতীয় সভা আহ্বান করা হয়।

উপরের সমস্তগুলি ছাড়াও, আমরা আলাদাভাবে সবচেয়ে জনপ্রিয় ধরণের উত্পাদন মিটিংগুলির একটি হাইলাইট করতে পারি - পরিকল্পনা সভা। একটি নিয়ম হিসাবে, এই জাতীয় ইভেন্ট প্রতিদিন বা সপ্তাহে একবার অনুষ্ঠিত হয়, যেখানে বিভাগের প্রধান এবং সরাসরি অভিনয়কারীরা উপস্থিত থাকে, যারা দিনের জন্য কাজগুলি গ্রহণ করে এবং তাদের বাস্তবায়নের অগ্রগতি নিয়ে আলোচনা করে।

সভার জন্য এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের বৈঠকের বিষয় এন্টারপ্রাইজের ক্রিয়াকলাপের সময় উদ্ভূত যে কোনও ধরণের সমস্যা হতে পারে এবং আলোচনাটি বাহ্যিক পরিবেশের পরিবর্তনের জন্যও উত্সর্গীকৃত হতে পারে যেখানে একটি নির্দিষ্ট সংস্থা কাজ করে।

সভার সংগঠন

যে কোনও ধরণের মিটিং, তার বিন্যাস নির্বিশেষে, এটির জন্য সতর্কতার সাথে প্রস্তুতির প্রয়োজন, যেহেতু এর কার্যকারিতা এই মুহূর্তে নির্ভর করে। প্রাথমিকভাবে, নিম্নলিখিত পয়েন্টগুলি নির্ধারণ করা প্রয়োজন:

• লক্ষ্য
• আলোচনা করা বিষয়;
• কর্মীদের জন্য কাজ সেট করা (কার্যকারিতা এবং অধস্তনতার উপর ভিত্তি করে);
• কাজ সমাপ্তির পর্যায়।

আজ, বেশিরভাগ মিটিংগুলি খুব মাঝারি পদ্ধতিতে পরিচালিত হয়, যার কারণে তাদের অর্থ হারিয়ে যায় এবং অর্পিত কাজগুলি খারাপভাবে সঞ্চালিত হতে পারে। অতএব, এই ধরনের ব্যবসায়িক মিটিংয়ের পুরো কোর্সের মাধ্যমে চিন্তা করা এবং কাজের আলোচনাকে এমনভাবে গঠন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যাতে এটি কেবল সময় নেয় না, তবে দলের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া হয়।

মিটিং হচ্ছে

এটি লক্ষ করা উচিত যে বড় সংস্থা এবং সংস্থাগুলি একটি নির্দিষ্ট বাজারের অংশীদারিত্ব অর্জন করতে এবং বড় লাভের জন্য তাদের কোম্পানির বিকাশ করতে চায় তারা মিটিংয়ের মাধ্যমে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য একটি বড় বাজি রাখে। সফল পরিচালকদের অনুশীলন থেকে, আমরা কীভাবে একটি মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুতি নেব সে সম্পর্কে নিম্নলিখিত নিয়মগুলি তৈরি করতে পারি:

প্রথমত, অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা নির্ধারণ করা হয়। আপনাকে স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে যে মিটিংয়ে কাকে আমন্ত্রণ জানাতে হবে এবং এতে তিনি কী ভূমিকা পালন করবেন। এটি প্রায়শই ঘটে যে আমন্ত্রিত ব্যক্তিরা সমস্যাটি বুঝতে পারেন না এবং "কেবল ক্ষেত্রে" আমন্ত্রিত হন তবে এই মুহুর্তে তারা তাদের সরকারী দায়িত্ব পালন করতে পারে এবং সময় নষ্ট করতে পারে না।

একটি এজেন্ডা প্রস্তুত করা গুরুত্বপূর্ণ। যদি মিটিংটি পরিকল্পনা করা হয়, তবে একটি এজেন্ডা আগে থেকেই তৈরি করা হয়, যা আলোচনা করা বিষয়গুলি নির্দেশ করে এবং প্রধান বক্তাদের চিহ্নিত করে। এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে এই নথিটি অবশ্যই তথ্য প্রস্তুত করার জন্য দায়ীদের কাছে এবং যারা উপস্থিত থাকবেন তাদের কাছে পাঠানো উচিত যাতে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা প্রতিবেদন, প্রস্তাব এবং অতিরিক্ত প্রশ্ন প্রস্তুত করতে পারে। প্রয়োজনে এজেন্ডা সমন্বয় করা যেতে পারে।

সভায় প্রধান ও কৌশলগত বিষয়গুলো সামনে আনতে হবে। এই জাতীয় সমস্যাগুলির বক্তাদের অবশ্যই ব্যক্তি (বিভাগ, বিভাগ, কর্মশালার প্রধান) হতে হবে যারা কোম্পানির যে কোনও কৌশলগত কার্যক্রম বাস্তবায়নের জন্য ব্যক্তিগতভাবে দায়ী।

গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট

এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে যে কোনও সভার দুটি প্রধান পর্যায় রয়েছে - এটির জন্য প্রস্তুতি এবং এটি নিজেই পরিচালনা করে। প্রথম পর্যায়ে ব্যবসায়িক সমাবেশের প্রাসঙ্গিকতা নির্ধারণ, কাজগুলি, প্রধান এবং মাধ্যমিক লক্ষ্যগুলি চিহ্নিত করা, অংশগ্রহণকারীদের এবং বক্তাদের একটি তালিকা তৈরি করা, প্রতিবেদন তৈরি করা, উপস্থাপনা এবং বিষয় বা পূর্বে নির্ধারিত এজেন্ডা অনুযায়ী একটি প্রতিবেদন তৈরি করা অন্তর্ভুক্ত। দ্বিতীয় পর্যায়ে সভার পূর্ব পরিকল্পিত কোর্স বাস্তবায়ন, প্রতিবেদন শোনা এবং বর্তমান ও কৌশলগত বিষয় নিয়ে আলোচনা করা জড়িত।

যদি এই ধরনের ব্যবসায়িক যোগাযোগের সময় কর্মচারীদের কী করা উচিত এবং কাকে করা উচিত তা নির্ধারণ করা প্রয়োজন, তাহলে আমরা তৃতীয় পর্যায়ে পার্থক্য করতে পারি - সিদ্ধান্ত গ্রহণ। একটি নিয়ম হিসাবে, সিদ্ধান্তগুলি তার বিবেচনার ভিত্তিতে বা আলোচনা বা সম্মিলিত ভোটের মাধ্যমে সভায় নেতৃত্বদানকারী চেয়ারম্যান দ্বারা নির্ধারিত হয়।

মিটিং প্ল্যানের উদাহরণ

তার সামনে একটি সুস্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত পরিকল্পনা থাকার ফলে, যে কোনও ব্যবস্থাপক দক্ষতার সাথে এবং কার্যকরভাবে একটি মিটিং পরিচালনা করতে পারেন, যা তাকে কর্মীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পেতে এবং তাদের জন্য সঠিক কাজগুলি সেট করতে দেয়। এই পরিকল্পনায় নিম্নলিখিত দিকগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

• রিপোর্ট শুনা এবং একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ফলাফল সারসংক্ষেপ (ত্রৈমাসিক, সপ্তাহ, অর্ধ বছর, মাস);
• কোম্পানির সাথে প্রাসঙ্গিক বর্তমান সমস্যাগুলির কভারেজ;
• সমস্যাগুলি দূর করার জন্য প্রস্তাবগুলি শোনা (মগজগল্প);
• প্রস্তাবিত বিকল্পগুলির মূল্যায়ন এবং তাদের বাস্তবায়নের আলোচনা;
• বিকল্প সঞ্চয়;
• এক বা অন্য বিকল্প গ্রহণের জন্য ভোট দেওয়া;
• সমস্যাগুলি সমাধান করার সময় সীমানা নির্ধারণ করা (দায়িত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের নির্ধারণ, সময়সীমা, পদ্ধতি এবং পদ্ধতি)।

লগিং

অধিকাংশ ধরনের মিটিং কাগজে (নথিপত্র) রেকর্ড করা প্রয়োজন, যাকে মিনিট বলা হয়। এই ধরনের ডকুমেন্টেশন বজায় রাখা আপনাকে সিদ্ধান্তগুলিকে বৈধতা দেওয়ার অনুমতি দেয়। এবং এছাড়াও, প্রোটোকলের জন্য ধন্যবাদ, আপনি সর্বদা ক্রিয়াকলাপের অগ্রগতি ট্র্যাক করতে পারেন এবং নির্ধারিত কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে ব্যর্থ হলে এর জন্য কে দায়ী তা নির্ধারণ করুন।

সভাটি সাধারণত নেতার সচিব দ্বারা পরিচালিত হয় যিনি সভার সভাপতি হন। যাইহোক, প্রায়শই এই ফাংশন অন্যান্য কর্মচারীদের দ্বারা সঞ্চালিত হতে পারে।

সচিবের কার্যাবলী ও কার্যাবলী

ব্যবসায়িক মিটিং শুরু করার আগে, সচিবকে অবশ্যই আমন্ত্রিতদের তালিকা এবং আলোচিত বিষয়গুলির তালিকার সাথে পরিচিত হতে হবে। যাইহোক, এটি লক্ষণীয় যে যদি সভাটি নিয়মিতভাবে অনুষ্ঠিত হয়, তবে এই কর্মকর্তাই সমস্ত ডকুমেন্টেশন (তালিকা, পরিকল্পনা, এজেন্ডা ইত্যাদি) সংগ্রহ করেন এবং ব্যবস্থাপককে সভার জন্য প্রস্তুত করতে সহায়তা করেন।

প্রাথমিকভাবে এবং প্রয়োজনে, সচিব এমন ব্যক্তিদের জিজ্ঞাসা করতে পারেন যারা একটি নিবন্ধন পত্র পূরণ করতে হাজির হয়েছেন, যেখানে তাদের পুরো নাম নির্দেশ করা হবে। এবং অবস্থান। প্রোটোকল আঁকার সময় এটির প্রয়োজন হবে। এরপরে, সচিব এজেন্ডা ঘোষণা করেন, যা সভার শুরুকে চিহ্নিত করে। আরও, যখন উপস্থিত ব্যক্তিরা সমস্যা নিয়ে আলোচনা শুরু করেন, তখন সচিব এই ইভেন্টের অগ্রগতি রেকর্ড করেন। সভা শেষে, এই কর্মকর্তা কার্যবিবরণীর একটি সমাপ্ত সংস্করণ প্রস্তুত করেন, তারপরে তিনি এটি চেয়ারম্যানের সাথে স্বাক্ষর করেন এবং সমস্ত জড়িত ব্যক্তিদের কাছে পাঠান।

অঙ্কন করার সময়, সচিবের পক্ষে সভার কার্যবিবরণীগুলির উপস্থিতির দিকে যথাযথ মনোযোগ দেওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এটি অবশ্যই একটি শিরোনাম, অবস্থান, উপস্থিতদের তালিকা, আলোচনা করা সমস্যা এবং সিদ্ধান্তগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

উপসংহার

উপরের তথ্য থেকে, এটি স্পষ্ট হয়ে যায় যে উদ্যোগগুলিতে মিটিং করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। যাইহোক, এটি সর্বদা মনে রাখা উচিত যে এই ধরনের ইভেন্টগুলির জন্য উচ্চ-মানের প্রস্তুতি তথ্য কভার করার সময়, কাজগুলি নির্ধারণ এবং তাদের উচ্চ-মানের বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে সাফল্যের 50% এরও বেশি চাবিকাঠি বহন করে।