Si të hartoni një orar të personelit për një organizatë. Njësia e personelit - çfarë është në tabelën e personelit? Çfarë përcaktohet në tabelën e personelit

Drejtor HR i grupit të kompanive Belaya Dacha

Për më shumë se dy vjet, një formë e vetme është përdorur në Rusi kohë e plotë oraret. Para miratimit të Rezolutës së Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 04/06/2001 Nr. 26, secila organizatë e përpiloi këtë akt rregullator lokal në mënyrën e vet. Deri në vitin 2001, ekzistonte një akt ligjor në nivel federal që do të përcaktonte formën dhe procedurën duke hartuar kohë e plotë oraret për të gjitha organizatat pa përjashtim, nuk ekzistonte. Për një kohë të gjatë, përkushtim kohë e plotë oraret, veçanërisht për kompanitë e vogla dhe të mesme, përgjithësisht është vënë në pikëpyetje.

Në prill 2001, oficerët e personelit më në fund morën një përgjigje zyrtare për pyetjen se çfarë duhet të jetë e rregullt orarin. Dhe me pranim Punës kodi Federata Ruse, dyshimet për natyrën detyruese të këtij dokumenti për organizatën janë zhdukur plotësisht.

Le të përpiqemi të kuptojmë së bashku se si ta bëjmë atë siç duhet hartoj e rregullt orarin dhe punoni me të.

Çfarë nënkuptohet me “staf” dhe “staf”?

Shteti- kjo është përbërja e punonjësve të organizatës, e përcaktuar nga menaxhmenti për një periudhë të caktuar.

Burime të ndryshme japin përkufizime të ndryshme për konceptin e "stafit", por, në parim, thelbi i tyre zbret në sa vijon: tavolina e personelit- ky është një dokument organizativ dhe administrativ që pasqyron strukturën e organizatës dhe përmban një listë të pozicioneve që tregon numrin e tyre dhe nivelet e pagave. Gjithashtu, tabela e personelit 1 pasqyron shumën e shtesave dhe pagesave shtesë që ekzistojnë në një organizatë të caktuar në lidhje me pozicionet specifike.

Kush duhet të hartojë SR dhe të bëjë ndryshime në të?

Ende nuk ka një qartësi për këtë çështje. Në organizata të ndryshme, funksionet e përpilimit të tabelave të personelit kryhen nga njësi të ndryshme strukturore. Kur u caktohet përgjegjësia për formimin e personelit punonjësve të çdo njësie strukturore, menaxhimi shpesh bazohet në madhësinë e organizatës. Sot në Rusi ekzistojnë si organizata të mëdha me një staf prej mbi 500 personash, ashtu edhe ndërmarrje të vogla me jo më shumë se 50 punonjës. Ka edhe sipërmarrës pa person juridik që punësojnë punonjës. Meqenëse shumica e bizneseve të vogla dhe sipërmarrësve individualë nuk kanë as departamente personeli ose departamente për organizimin dhe shpërblimin e punës, stafi i kontabilitetit, menaxherët ose vetë sipërmarrësit janë përgjegjës për hartimin e tabelës së personelit. Në ndërmarrjet e mesme (nga 100 persona), si rregull, ekziston një departament personeli ose shërbim personeli dhe, në përputhje me rrethanat, funksionet e hartimit dhe bërjes së ndryshimeve në tabelën e personelit u transferohen atyre (por shpesh ka raste kur Stafi i kontabilitetit është përsëri i përfshirë në hartimin dhe ndryshimin e tabelës së personelit).

Në kompanitë e mëdha që përfshijnë si departamentet e burimeve njerëzore ose shërbimet e personelit, ashtu edhe departamentet e organizimit dhe shpërblimit të punës, divizionet e sipërpërmendura janë përgjegjëse për zhvillimin e tabelës së personelit.

Duhet të theksohet se formimi i një tavoline të personelit është një proces mjaft kompleks, i përbërë nga disa faza dhe që kërkon përfshirjen jo vetëm të specialistëve të burimeve njerëzore, por edhe të ekonomistëve.

Ku fillon përgatitja e ShR-së?

Para se të filloni të hartoni një tabelë personeli, duhet të vendosni për strukturën organizative të ndërmarrjes. Struktura organizativeështë një paraqitje skematike e ndarjeve strukturore. Ky dokument pasqyron të gjitha ndarjet e organizatës dhe përshkruan në mënyrë skematike rendin e vartësisë së tyre. Struktura organizative gjithashtu mund të pasqyrojë lidhjet vertikale dhe horizontale ndërmjet departamenteve.

Është problematike të tregohet qartë se ku qëndrojnë kufijtë e përgjegjësisë për hartimin e tabelës së personelit, por ne do të përpiqemi të kufizojmë disa faza të hartimit të HR, dhe në të njëjtën kohë të plotësojmë formularin e unifikuar Nr. T-3.

Ku të filloni të plotësoni formularin e unifikuar?

Plotësimi i formularit të unifikuar T-3 "Tabela e personelit" duhet të fillojë me emrin e organizatës - duhet të tregohet në përputhje të plotë me emrin që shfaqet në dokumentet përbërës. Në rastin kur një organizatë ka një emër të plotë dhe të shkurtuar, lejohet përdorimi i çdo emri. Për të shmangur pyetjet dhe situatat e diskutueshme, këshillohet të vendosni rregullat për plotësimin e detajeve në një akt rregullator lokal mbi dokumentacionin dhe rrjedhën e dokumenteve (rregullore, udhëzime).

Tjetra është numri i dokumentit. Për organizatat ku tabela e personelit shpesh i nënshtrohet ndryshimeve, këshillohet të futet një numërim i veçantë për tabelën e personelit me një përcaktim shkronjash (për shembull, "shr").

Data e dokumentit futet në një kolonë të caktuar posaçërisht në formën "dd.mm.vvvv". Data e tabelës së personelit nuk përkon gjithmonë me kohën e fillimit të vlefshmërisë së saj, prandaj, formulari i unifikuar përmban kolonën "Tabela e personelit për "____"_______ 20, d.m.th. në një datë të caktuar nga e cila hyn në fuqi tabela e personelit.

Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, e cila prezantoi formularin e unifikuar Nr. T-3, parashikon miratimin e tabelës së personelit me urdhër të kreut të organizatës. Për ta bërë këtë, data dhe numri i urdhrit, numri i njësive të personelit dhe lista mujore e pagave futen në një kolonë të veçantë.

Cili është emri i njësisë strukturore?

Kolona e parë e formës së unifikuar quhet "Emri i njësisë strukturore". Nëse po flasim për një organizatë tregtare, atëherë, si rregull, nuk ka kufizime në emrat e ndarjeve strukturore, përveç kërkesave për terminologjinë dhe konceptet dhe përkufizimet e pranuara përgjithësisht (është e padëshirueshme të emërohen ndarje strukturore me të huaja të kuptuara dobët fjalë). Sidoqoftë, ka organizata në të cilat një numër përfitimesh që u ofrohen punonjësve pas daljes në pension varen nga emri i njësisë strukturore të treguar në tabelën e personelit (për shembull, institucionet mjekësore dhe arsimore, ndërmarrjet që përfshijnë objektet e prodhimit me kushte të rrezikshme pune). Prandaj, detyra e pasqyrimit të saktë të emrave të njësive strukturore në tabelën e personelit bie mbi departamentin e BNJ ose departamentin e organizimit dhe shpërblimit. Për të lehtësuar punën në këtë drejtim, ekzistojnë klasifikues të industrisë së industrive të rrezikshme ose nomenklatura e emrave të ndarjeve strukturore, si dhe libra referencë tarifash dhe kualifikimi, klasifikues gjithë-rusë, Lista nr. 1 e industrive, punëve, profesioneve, pozicioneve dhe treguesve. në punë nëntokësore, në punë me kushte pune veçanërisht të rrezikshme dhe veçanërisht të rrezikshme, punësim në të cilin jepet e drejta e pensionit të pleqërisë (pleqërisë) me kushte preferenciale dhe Lista nr.2 e industrive, vendeve të punës, profesioneve, pozicioneve dhe treguesve. me kushte të dëmshme dhe të vështira pune, punësim në të cilin jepet e drejta e pensionit të pleqërisë (pleqërisë) me kushte preferenciale.

Emrat e departamenteve tregohen sipas grupeve:

• pjesë menaxheriale ose administrative (ndarje të tilla përfshijnë drejtorinë, kontabilitetin, departamentin e personelit, etj.);
• njësi prodhuese;
• njësi ndihmëse ose shërbimi.

Si rregull, vendndodhja e emrave të njësive strukturore në shumicën e organizatave korrespondon me këtë renditje. Përjashtim bëjnë ndërmarrjet, biznesi kryesor i të cilave është tregtia. Në kompani të tilla nuk ka departamente prodhimi, por ka departamente shitjesh ose departamente tregtare që janë të lidhura ngushtë me departamentet e logjistikës (këto të fundit në këtë rast janë departamente shërbimi).

Departamentet mbështetëse zakonisht përfshijnë departamentin e furnizimit, shërbimet e riparimit, etj.

Çfarë është një "kodi i njësisë strukturore"?

Kodi i njësisë strukturore zakonisht tregon vendndodhjen e njësisë strukturore në strukturën hierarkike të organizatës. Është caktuar gjithashtu për lehtësinë e menaxhimit të dokumenteve (veçanërisht për ndërmarrjet e mëdha). Me anë të kodimit tregohet vendi i njësive më të vogla në strukturën e njësive të mëdha. Për shembull, brenda departamenteve ka drejtori, brenda departamenteve ka divizione, brenda departamenteve ka grupe. Nëse një departament caktohet me kodin dixhital 01, atëherë departamenti brenda departamentit, në përputhje me rrethanat, do të numërohet 01.01. Departamentet dhe grupet caktohen në të njëjtën mënyrë.

Si të plotësoni kolonën "Profesioni (pozicioni)"?

Kjo kolonë plotësohet në përputhje të plotë me librat e referencës së tarifave dhe kualifikimeve dhe Klasifikuesin Gjith-Rus të Pozicioneve të Punonjësve dhe Profesioneve të Punëtorëve. Sekuenca e plotësimit të kësaj kolone për secilën njësi strukturore është individuale, duke marrë parasysh specifikat e një organizate të veçantë. Si rregull, pozicionet e drejtuesit të një njësie strukturore, zëvendësit e tij vendosen së pari, pastaj specialistët kryesorë dhe kryesorë, pastaj pozicionet e interpretuesve. Nëse një njësi strukturore përfshin personelin inxhinierik dhe teknik dhe punëtorët, është e nevojshme që fillimisht të ndahen inxhinierë, pastaj punëtorë.

Çfarë është një "njësi e personelit"?

Njësia e personelit- kjo është një njësi zyrtare ose pune e parashikuar nga tabela e personelit të ndërmarrjes. Si rregull, numri i njësive të stafit të organizatave të financuara nga buxheti federal ose rajonal përcaktohet nga organizata të nivelit më të lartë. Numri i njësive të personelit të një ndërmarrje tregtare përcaktohet nga nevojat e saj për lloje të caktuara të punës, shkalla e urgjencës së zbatimit të tyre dhe fizibiliteti ekonomik.

Si të vendosni pagën (normën tarifore)?

Nën paga (norma tarifore) Në përputhje me nenin 129 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, kuptohet si një shumë fikse e shpërblimit për një punonjës për përmbushjen e një standardi pune (detyrat e punës) të një kompleksiteti (kualifikimi) të caktuar për njësi të kohës.

Normat e tarifave janë një mjet për tarifimin e shpërblimit të punonjësve në organizatat e financuara nga buxheti federal në përputhje me orarin e unifikuar të tarifave. Organizatat tregtare vendosin pagat në bazë të aftësive të tyre financiare.

Duhet të theksohet këtu se paga ose tarifa në përputhje me nenin 133 të Kodit të Punës të Federatës Ruse nuk mund të jetë më e ulët se paga minimale e përcaktuar me ligj. Gjithashtu duhet pasur parasysh se paga minimale nuk përfshin pagesa dhe shtesa shtesë, shpërblime dhe pagesa të tjera stimuluese, pagesa për punë në kushte që devijojnë nga ato normale, për punë në kushte të veçanta klimatike dhe në territore të ekspozuara ndaj ndotjes radioaktive, etj. kompensimet dhe pagesat sociale.

Kur vendosni pagat zyrtare ose tarifat, është e nevojshme të mbani mend se tabela e personelit mund të pasqyrojë vetëm madhësinë e pagës ose tarifës, prandaj është plotësisht e pamundur të merret parasysh fondi i pagave. Kjo për faktin se në ndërmarrjet me orar të punës me turne, pagat e punëtorëve që marrin pagë zyrtare rriten me shumën e pagesave shtesë për punën e natës, dhe puna e punëtorëve, pagat e të cilëve llogariten në bazë të tarifës. paguhet në varësi të numrit të orëve të punës gjatë natës dhe ndryshon. Në shumicën e organizatave, madhësia e fondit të pagave mujore për reflektim në tabelën e personelit llogaritet nga numri mesatar i orëve të punës dhe supozohet të jetë kushtimisht i barabartë me 166 orë në muaj.

Për punëtorët, puna e të cilëve paguhet sipas sistemit të tarifës së copave, ShR, si rregull, përcakton një tarifë ose pagë, e cila, në varësi të specifikave të organizatës, llogaritet duke përdorur metoda të caktuara.

Kur vendosni një pagë, duhet të udhëhiqeni nga kërkesat e përfshira në aktet e legjislacionit të punës, si dhe rregulloret lokale - Rregulloret për shpërblimin në organizatë, Rregulloret për shpërblimet dhe të tjera.

Çfarë janë “ndihmat dhe shtesat”?

Në formularin e unifikuar Nr. T-3 ka disa kolona të bashkuara me emrin e përbashkët "Allowance". Kodi aktual i Punës i Federatës Ruse nuk përmban përkufizime të qarta të koncepteve të "kompensimit" dhe "pagesës shtesë".

Të udhëhequr nga udhëzimet e pranuara përgjithësisht, ne mund të përcaktojmë shtesat si pagesa të grumbulluara për punonjësit përveç pagave (normat tarifore) për kushte të veçanta pune ose orë pune. Pagesa shtesë u bëhen punonjësve të angazhuar në punë të rënda, punë me kushte të dëmshme dhe (ose) të rrezikshme dhe kushte të tjera të veçanta pune. Shuma specifike e pagesës shtesë përcaktohet nga punëdhënësi duke marrë parasysh mendimin e organit përfaqësues të punëmarrësve ose me një marrëveshje kolektive ose përcaktohet në kontratën e punës. Aktualisht, shumë organizata buxhetore kanë dokumente ligjore rregullatore specifike për industrinë që rregullojnë shumën e rritjes së pagave për punëtorët e industrisë.

Shtesat e pagave- këto janë pagesa stimuluese që tejkalojnë pagën zyrtare të vendosur, të cilat stimulojnë punonjësit të arrijnë tregues më të lartë të prodhimit, të përmirësojnë aftësitë profesionale dhe produktivitetin e punës. Si rregull, shpërblimet përcaktohen në bazë të rezultateve të certifikimit të punonjësve me vendim të një komisioni kualifikimi ose certifikimi.

Derisa në nivel legjislativ të futen përkufizimet për konceptet "ndihma shtesë" dhe "pagesë shtesë", është e vështirë të dallosh apo sistematizosh këtë lloj pagese. Gjëja kryesore që duhet të merret parasysh gjatë krijimit të një tabele stafi janë dy format kryesore të pagesës së shtesave dhe pagesave shtesë. Forma e parë - përqindja - vendoset si përqindje e pagës zyrtare, dhe në rast të rishikimit të pagës (norma), madhësia e bonusit (pagesë shtesë) ndryshon automatikisht. Forma e dytë e pagesës është një kompensim ose shtesë, e vendosur si një shumë fikse. Një pagesë e tillë mund të mbetet konstante edhe nëse paga (norma) ndryshon, përveç nëse parashikohet ndryshe nga një marrëveshje kolektive, kontrata e punës ose rregullore lokale. Kur përcaktohen pagesa ose shtesa shtesë në tabelën e personelit, në kolonën përkatëse bëhet një shënim në lidhje me shumën dhe për çfarë përcaktohet kjo shtesë (shtesë).

Një nga pyetjet më të shpeshta është se si të sigurohet që punonjësit që zënë të njëjtat pozicione të marrin një pagë që korrespondon me nivelin e kualifikimeve të tyre, duke respektuar në të njëjtën kohë parimet e barazisë të përcaktuara në Kodin e Punës të Federatës Ruse? Zgjidhjet për këtë problem mund të jenë të ndryshme - gjithçka varet nga profesionalizmi i ekipit të menaxhimit. Kur kërkoni zgjidhjen tuaj, është e nevojshme të vlerësoni sistemin ekzistues të shpërblimit në ndërmarrje. Por, në thelb, ky problem zgjidhet duke vendosur një pagë “standarde” për të gjithë punonjësit që punojnë në një pozicion apo profesion të caktuar, dhe shpërblimi për punëtorët më të kualifikuar bëhet duke vendosur shtesa personale për një periudhë të caktuar. Kur punonjësi konfirmon kualifikimet e tij me urdhër të drejtuesit të ndërmarrjes, bonusi vendoset për periudhën e ardhshme.

Çfarë është "lista e pagave mujore"?

Lista e pagave mujore- ky është totali i fondeve që parashikohen nga tabela e personelit dhe sistemi i pagesave në fuqi në ndërmarrje për pagesën e punonjësve.

Kur bëhen ndryshime në SR?

Ndryshimet në tabelën e personelit bëhen kur zvogëlohet numri ose stafi i punonjësve. Kur zvogëlohet numri i punonjësve, përjashtohen njësitë individuale, dhe kur zvogëlohet stafi, përjashtohen njësitë individuale. Në të njëjtën kohë, punonjësit që plotësojnë pozicione të reduktuara ose që punojnë në profesione të reduktuara i nënshtrohen pushimit nga puna sipas neneve përkatëse të Kodit të Punës të Federatës Ruse.

A është e mundur të bëhen ndryshime në formularin e unifikuar Nr. T-3?

Siç thuhet në rezolutën e Goskomstat të Rusisë të datës 24 Mars 1999 "Për miratimin e procedurës për përdorimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit", një organizatë, nëse është e nevojshme, mund të fusë detaje shtesë në format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit. përveç formularëve për regjistrimin e transaksioneve në para) të miratuara nga Goskomstat i Rusisë. Në këtë rast, të gjitha detajet e formularëve të miratuar mbeten të pandryshuara (përfshirë kodin, numrin e formularit, emrin e dokumentit); Heqja e detajeve individuale nga formularët e unifikuar nuk lejohet.

Ndryshimet e bëra duhet të dokumentohen në dokumentin përkatës organizativ dhe administrativ të shoqërisë.

Formatet e formularëve të treguar në albumet e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit rekomandohen dhe mund të ndryshojnë.

Kur prodhohen produkte bosh bazuar në format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit, lejohet të bëhen ndryshime në drejtim të zgjerimit dhe ngushtimit të kolonave dhe linjave, duke marrë parasysh rëndësinë e treguesve, duke përfshirë linja shtesë (përfshirë ato falas) dhe fletë të lirshme për lehtësinë e vendosjes dhe përpunimit të informacionit të nevojshëm.

Tabela e personelit është një akt i brendshëm rregullator i një organizate që thjeshton ndjeshëm mirëmbajtjen e të dhënave të personelit. Megjithëse legjislacioni aktual nuk i detyron punëdhënësit të plotësojnë këtë dokument, ai zakonisht miratohet në fazën e krijimit të kompanisë. Ai regjistron të gjithë strukturën e personelit të organizatës, përbërjen dhe numrin e punonjësve, si dhe listën e pagave mujore.

Në përputhje me Kodin e Punës, nuk është aspak e nevojshme të ketë një tavolinë personeli. Nëse dëshironi, punëdhënësi ka të drejtë të punojë pa të, duke përfshirë emrat e pozicioneve dhe shumat e pagave në kontratat e punës dhe urdhrat për punësimin e punonjësve. Dokumentet e tilla do të jenë rregullore të brendshme të plota, dhe asnjë inspektor nuk do të ketë pyetje në lidhje me këtë. Por jo gjithçka është kaq e thjeshtë me këtë dokument: nga përmbajtja Neni 15 i Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe pjesët e dyta Neni 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse rrjedh se nëse kushtet e kontratës së punës përcaktojnë se funksioni i punës i punonjësit është të kryejë punë në një pozicion specifik, një pozicion i tillë duhet të korrespondojë me ShR. Prandaj, duhet të ketë një orar në organizatë. Marrja e një pozicioni nga një punonjës në mungesë të pozicionit të tij në "staf" konsiderohet shkelje e legjislacionit të punës, për të cilën vendoset përgjegjësia administrative sipas Art. 5.27 Kodi i kundërvajtjeve administrative të Federatës Ruse RF. Prandaj, le të kalojmë mjaft kohë në këtë material dhe të shohim se si duket tabela e personelit në më shumë detaje.

Pse të krijoni një "staf"

Së pari, dokumenti është i nevojshëm për planifikim. Në thelbin e saj, stafi strukturon të gjithë kompaninë dhe hierarkinë brenda saj. Dokumenti tregon se sa departamente ka në organizatë, cilat organe drejtuese ofrohen dhe cili drejtim është prioritet. Duke pasur në dorë formularin e orarit, çdokush mund të krijojë lehtësisht një mendim për numrin mesatar të punonjësve, listën e pagave mujore dhe llojin e aktivitetit të kompanisë.

Bazuar në këtë akt lokal, është shumë i përshtatshëm për të formuar një fond pagash, për të konfirmuar vlefshmërinë e shpenzimeve për Shërbimin Federal të Taksave, për të hartuar raporte statistikore dhe aplikime për shërbimin e punësimit dhe agjencitë e rekrutimit. Nga rruga, është e rëndësishme të mbani mend se nëse një pozicion është caktuar në SR, atëherë ai duhet të jetë i zënë. Nëse ka një vend të lirë pune, por nuk ka punonjës, shërbimi i punësimit duhet të dijë për të. Në të kundërt, me të mësuar për shkeljen, ata do të ndëshkohen. Kjo rrjedh nga normat Ligji i Federatës Ruse i 19 Prillit 1991 N 1032-1 mbi Punësimin.

Në praktikë, një formular personeli është i nevojshëm në punën jo vetëm të oficerëve të personelit, por edhe të kontabilistëve. Është një nga format që kërkohet më shpesh gjatë kontrolleve tatimore, pasi është dokument parësor kontabël.

Kur zhvillohet dhe çfarë informacioni përmban?

Këshillohet që të zhvillohet dhe zyrtarizohet një tryezë e personelit që në fillim të aktiviteteve të kompanisë. Por nëse keni harruar të miratoni orarin, kjo mund të bëhet në çdo kohë gjatë ekzistencës së biznesit dhe të miratohet sërish të paktën çdo muaj. Ose bëni ndryshimet e nevojshme në një ekzistues në bazë të një urdhri të veçantë.

Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse të datës 5 janar 2004 N 1 miratoi formularin e unifikuar T-3. Edhe pse që nga viti 2013 kjo rezolutë ka humbur fuqinë dhe të gjitha mostrat prej saj janë bërë të rekomanduara dhe jo të detyrueshme, RV zakonisht hartohet në bazë të këtij formulari. Por kompania ka të drejtë të ndryshojë këtë formë në bazë të nevojave të saj.

Lista e informacionit të detyrueshëm që duhet të përfshihet në këtë akt vendor është e vogël:

• njësi strukturore;
• pozicionet;
• informacion mbi numrin e njësive të personelit;
• pagat zyrtare;
• listën e pagave mujore.

Nëse kompania vendos të zhvillojë formularin e saj të planit, atëherë një model i tillë nuk duhet të kundërshtojë kërkesat e pjesës së dytë të nenit 9. Ligji Federal i 6 dhjetorit 2011 Nr. 402-FZ"Rreth kontabilitetit".

Ky akt i brendshëm i organizatës është gjithmonë jopersonal. Nuk tregon emrat dhe mbiemrat e personave që mbajnë poste të caktuara. Kjo do të thotë që gjatë punësimit dhe shkarkimit të punonjësve, mostra SR nuk ndryshon në asnjë mënyrë. Por ekziston një dokument në varësi të tij: e ashtuquajtura marrëveshje e personelit. Ai miratohet në nivel të njësive strukturore dhe në të mund të përfshihen edhe persona të veçantë. Nuk ka formularë ose mostra të standardizuara për plotësimin e marrëveshjes, kështu që çdo menaxher ka të drejtë ta hartojë (ose jo të hartojë) atë sipas gjykimit të tij. Ne do t'ju tregojmë më shumë se si të hartoni saktë një tabelë të personelit për SHPK-të dhe format e tjera organizative të personave juridikë dhe si t'i zbatoni ato, duke përdorur shembuj.

Procedura për miratimin e tabelës së personelit

Dokumenti hartohet nga çdo zyrtar i organizatës të cilit i janë deleguar këto kompetenca (menaxher, kontabilist, specialist i burimeve njerëzore). Kur e hartoni atë, sigurohuni që të mbështeteni në legjislacionin e punës dhe rregulloret e brendshme të kompanisë, për shembull:

• Karta;
• struktura e miratuar e ndërmarrjes (nëse ka);
• politika kontabël;
• standardet profesionale;
• llogaritjet e pagave mujore zyrtare;
• dokumente të tjera teknike ligjore dhe rregullatore.

Ndonjëherë, para hartimit të BNJ-së, hartohet një akt tjetër normativ i personelit - struktura e organizatës: një diagram i të gjitha ndarjeve, ndërlidhja dhe vartësia e tyre. Ky formular gjithashtu nuk është i detyrueshëm, por në bazë të tij është më e lehtë të hartohet një ShR.

Për miratimin e tabelës së personelit, lëshohet një urdhër, i cili nënshkruhet nga drejtuesi i organizatës ose personi tjetër i autorizuar. Një vulë e rrumbullakët nuk vendoset në këtë dokument, edhe nëse organizata e përdor atë. SR-ja nënshkruhet nga ai që e ka përpiluar dhe në kolonën e sipërme është e nevojshme të futen të dhënat e urdhrit përkatës dhe t'i vërtetohen me nënshkrimin e titullarit.

Nuanca të rëndësishme

Kur përcaktoni profesionet dhe pozicionet, nuk mund t'i merrni emrat e tyre, siç thonë ata, "nga ajri". Ju duhet t'u përmbaheni emrave që përmbahen në librat e referencës së kualifikimit ose standardet e miratuara profesionale. Për më tepër, në disa raste kjo është e detyrueshme: në Neni 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruseështë përcaktuar se nëse ndonjë pozicion, specialitet apo profesion ka të bëjë me dhënien e kompensimit dhe përfitimit ose praninë e kundërindikacioneve, atëherë emrat e tyre duhet të përkojnë rreptësisht me emrat dhe kërkesat nga dokumentet rregullatore, d.m.th. standardet profesionale dhe librat e referencës. Kërkesa të ngjashme vlejnë për specialistët që kanë të drejtë për pension të parakohshëm. Në këtë rast, ju duhet të udhëhiqeni nga listat 1 dhe 2 të industrive, punëve, profesioneve dhe treguesve që japin të drejtën e dhënies së pensionit preferencial ( Rezoluta e Kabinetit të Ministrave të BRSS, datë 26 janar 1991 N 10 Dhe Rezoluta e Këshillit të Ministrave të BRSS, datë 22 gusht 1956 N 1173). Nëse këto kërkesa neglizhohen, atëherë një punonjës, libri i të cilit në të vërtetë tregon një profesion fiktiv, do të ketë probleme kur aplikon për pension. Dhe regjistrimet në regjistrin e punës bëhen vetëm në përputhje me tabelën e personelit dhe urdhrin e punës.

Një vështirësi tjetër lind kur në formularin SR nuk duhet të tregoni një profesion ose pozicion, por një lloj pune specifike. Kjo çështje nuk rregullohet me ligj, por në praktikë, punëdhënësit shpesh detyrohen të tregojnë llojin e punës në mënyrë që të shmangen problemet kur konfirmojnë një ulje të stafit ose numrit të punonjësve. Kjo është e nevojshme kur ka pozicione të tilla në organizatë. Në këtë rast, përdorni Procedurën për përdorimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit, miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 24 mars 1999 N 20. Ky dokument thotë se menaxhmenti i organizatës ka të drejtë të lëshojë një urdhër (udhëzim) dhe tregoni të gjitha detajet shtesë që do të futen në Formularin T-3. Nëse organizata përdor vetëm lloje të punës dhe numri i punonjësve është i vogël, ShR mund të mos përpilohet.

Punonjësit e pavarur

Një vështirësi tjetër që hasin oficerët e personelit kur hartojnë një SR bazuar në formularin T-3 lidhet me përkthyes të pavarur: ata që bashkëpunojnë me organizatën në bazë të kontratave të së drejtës civile. Mbi to në fuqi Neni 11 i Kodit të Punës të Federatës Ruse nuk zbatohet as legjislacioni i punës dhe as aktet e tjera që përmbajnë norma të së drejtës së punës. Rrjedhimisht, ata nuk kanë asnjë lidhje me ShR, pasi kryejnë punë një herë. Në praktikë, përkthyes të pavarur ndonjëherë përfshijnë punëtorë të punësuar në bazë të një kontrate pune dhe që kryejnë një lloj pune të veçantë. Nëse punëdhënësi nuk ka lëshuar një urdhër dhe nuk e ka përfshirë një punë të tillë në SR, lind një situatë e veçantë: nuk ka pozicion, por ka një punonjës. Këshillohet që të shmangen situata të tilla.

Procedura për të bërë ndryshime

Ndryshimet në personel ndodhin gjithmonë në bazë të një urdhri. Ndryshime të tilla kanë të bëjnë me:

• me përjashtimin e vendeve të lira për shkak të ndryshimeve organizative në punën e kompanisë;
• Futja e pozitave të reja të personelit nëse është i nevojshëm zgjerimi i biznesit;
• reduktimi i njësive të personelit që lidhet me një reduktim të numrit ose personelit;
• ndryshimet në paga;
• riemërtimi i reparteve, emrave të njësive strukturore etj.

Ndryshimet lejohen të bëhen në formularin aktual ShR ose thjesht për të miratuar një dokument të ri bazuar në mostrën e vjetër. Në të dyja rastet, do të kërkohen dokumente dhe dokumente përkatëse. Për më tepër, kërkesat ligjore duhet të respektohen rreptësisht. Për shembull, kur zvogëlohet numri i punonjësve, është e nevojshme të lëshohet një urdhër për të përjashtuar disa pozicione nga tabela e personelit dhe për të futur një orar të ri, duke respektuar kërkesat. Neni 180 i Kodit të Punës të Federatës Ruse. Ky nen përcakton detyrimin e punëdhënësit për të njoftuar për pushimet nga puna të paktën dy muaj përpara. Data e hyrjes në fuqi të SR-së së përditësuar me pozicionet e zëna është jo më herët se dy muaj pas lëshimit të urdhrit për ndryshime (për shembull, data e lëshimit të urdhrit për ndryshime është 15 nëntor 2019, dhe ndryshimet duhet të jenë vënë në fuqi jo më herët se 16 janar 2010). Nëse ndryshimet kanë të bëjnë me vendet e lira të punës, ky afat mund të mos respektohet.

Po kështu, kur ndryshoni pagat, duhet të respektoni kërkesat Neni 74 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, sipas të cilit ndryshimi i kushteve të kontratës së punës me iniciativën e punëdhënësit lejohet vetëm nëse është pasojë e ndryshimit të kushteve organizative ose teknologjike të punës. Të gjithë punonjësit, pagat e të cilëve do të ndryshojnë gjithashtu duhet të njoftohen për këtë jo më vonë se dy muaj përpara.

Plotësimi i formularit T-3

Le të shqyrtojmë një mostër të plotësimit të tabelës së personelit sipas Formularit T-3 për një organizatë ndërtimi me 11 njësi stafi.

Shembulli i tabelës së personelit të paraqitur për qëllime ilustruese është i përafërt dhe është përfshirë në dokument. përfshijnë nëse është e mundur divizione të veçanta, degë dhe njësi të tjera strukturore të shoqërisë.

Redaksia jonë shpesh merr pyetje në lidhje me mirëmbajtjen e një dokumenti kaq të rëndësishëm të personelit siç është tabela e personelit. Ne kemi dhënë përgjigje për më të rëndësishmet prej tyre në këtë artikull.

Pse keni nevojë për staf?

Në përputhje me Udhëzimet për aplikimin dhe plotësimin e formularëve të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për llogaritjen e punës dhe pagesën e saj, miratuar nga Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 05 janar 2004 Nr. 1 "Për miratimin e formularëve të unifikuar të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilizimin e punës dhe pagesën e saj” (në tekstin e mëtejmë Rezoluta nr. 1), tabela e personelit përdoret për të zyrtarizuar strukturën, personelin dhe nivelet e personelit të organizatës në përputhje me statutin e saj. Ai përmban një listë të njësive strukturore, emrat e pozicioneve, specialitetet, profesionet që tregojnë kualifikimet, informacionin për numrin e njësive të personelit.

Për herë të parë, një formë e unifikuar e personelit u miratua me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë, datë 6 Prill 2001 Nr. 26 (si pjesë e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit). Në vitin 2004, kjo formë pësoi disa ndryshime.

Për një punëdhënës, një tryezë e personelit është një "mjet" shumë i përshtatshëm që kryen disa funksione në të njëjtën kohë. Në veçanti, ajo:

• ju lejon të gjurmoni qartë strukturën organizative të kompanisë (ndarjet e saj strukturore);
• cakton nivelet e personelit të njësive strukturore dhe numrin e njësive të personelit për çdo pozicion (profesion);
• ju lejon të monitoroni sistemin e shpërblimit për punonjësit e divizioneve strukturore;
• përcakton dhe rregullon madhësitë e shtesave;
• lehtëson gjurmimin e vendeve vakante dhe përzgjedhjen e personelit për këto vende të lira pune.

A është e nevojshme të keni një tryezë të personelit?

Për momentin, ekzistojnë dy këndvështrime në lidhje me detyrimin e punëdhënësit për të mbajtur një tryezë të personelit.

Sipas të parës, prania e këtij akti rregullator vendor është e detyrueshme, pasi ndikon drejtpërdrejt në funksionin e punës së punonjësit dhe shpërblimin e tij. Kështu, në Kodin e Punës të Federatës Ruse, tabela e personelit përmendet në Art. 15, që përmban përkufizimin e marrëdhënieve të punës, dhe në Art. 57, sipas të cilit kusht thelbësor i kontratës së punës është funksioni i punës, përkatësisht: puna në një pozicion në përputhje me me staf, profesioni, specialiteti që tregon kualifikimet, lloji specifik i punës që i është caktuar punonjësit.

Sipas një këndvështrimi tjetër, punëdhënësi vendos në mënyrë të pavarur për nevojën për të mbajtur një tryezë të personelit. Argumentet e mëposhtme e mbështesin këtë pozicion. Së pari u miratua Rezoluta nr. 1 rekomandohet për përdorim formulari i unifikuar i personelit (Nr. T-3). Tabela e personelit përmendet gjithashtu në Udhëzimet për plotësimin e librave të punës, të miratuar me Rezolutën e Ministrisë së Punës të Rusisë, datë 10 tetor 2003 Nr. 69 (në tekstin e mëtejmë: Udhëzimi nr. 69). Në veçanti, paragrafi 3.1 i Udhëzimeve vëren se shënimet në emrin e një pozicioni (pune), specialiteti, profesioni që tregojnë kualifikimet bëhen, si rregull, në përputhje me tabelën e personelit të organizatës.

Siç mund ta shohim, asnjë nga rregulloret e listuara nuk parashikon detyrë punëdhënësi në regjistrimin e tabelës së personelit. Në të njëjtën kohë, ne rekomandojmë që të mos neglizhohet mbajtja e këtij dokumenti të personelit, pasi autoritetet e inspektimit i përmbahen këndvështrimit të parë.

Kështu, Fondi i Sigurimeve Shoqërore të Federatës Ruse tërheq vëmendjen e mbajtësve të policave (punëdhënësve) për nevojën për të hartuar një tabelë të personelit si një dokument që shërben për të konfirmuar korrektësinë. Fondi i Pensionit i Federatës Ruse, gjatë mbledhjes së informacionit për kohëzgjatjen e shërbimit të punëtorëve të siguruar, gjithashtu tërhoqi vazhdimisht vëmendjen për nevojën.

Shpesh, autoritetet tatimore, kur kryejnë kontrolle në vend, kërkojnë tabelën e personelit të organizatës. Për shembull, në vendimin e Gjykatës së Arbitrazhit të Moskës, datë 28 Prill 2007, në çështjen nr. , me kërkesë të organit tatimor, dokumentet dhe informacionet e nevojshme për kontrollin tatimor. Fakti që kontratat e punës, oraret e personelit, kartat personale dhe individuale nuk janë dokumente të kontabilitetit tatimor, në vetvete nuk hedhin poshtë detyrimin e organizatës për të patur dokumente të tilla dhe për t'i paraqitur ato për një kontroll tatimor në vend, pasi informacioni i përfshirë në to mund të jetë i rëndësishëm. për taksimin.”

Shpesh, mungesa e personelit konsiderohet nga organet e inspektimit si shkelje e legjislacionit të punës dhe mbrojtjes së punës, për të cilën një zyrtar mund të gjobitet në shumën prej 500 deri në 5,000 rubla, dhe një organizatë në shumën prej 30,000 deri në 50,000 rubla. (Neni 5.27 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse). Por për faktin se nuk ka detyrim të qartë të punëdhënësit për ruajtjen e këtij dokumenti në legjislacion, këto sanksione mund të provohen të kundërshtohen në gjykatë.

Kush duhet të hartojë dhe miratojë orarin e personelit?

Pasi të vendosni për nevojën për të hartuar një tabelë të personelit (nëse, natyrisht, organizata nuk e ka tashmë një), lind pyetja tjetër - kush duhet ta zhvillojë këtë dokument të të dhënave të personelit?

Legjislacioni nuk përcakton rrethin e personave përgjegjës, ndaj supozojmë se me këtë çështje duhet të merret titullari i ndërmarrjes. Mund të hartohet një urdhër i veçantë, duke i caktuar përgjegjësinë për hartimin e tabelës së personelit një punonjësi të caktuar, ose kjo përgjegjësi mund të përfshihet në kontratën e punës ose në përshkrimin e punës së punonjësit.

Si rregull, në organizatat e vogla, tabela e personelit hartohet nga punonjësit e departamentit të personelit dhe (ose) departamentit të kontabilitetit, dhe më rrallë nga punonjësit e shërbimit ligjor. Në kompanitë e mëdha - departamenti i planifikimit ekonomik ose departamenti i organizimit të punës dhe pagave. Nëse po flasim për një sipërmarrës individual, atëherë kjo mund të bëhet nga një oficer personeli, një kontabilist (nëse ka ndonjë në staf) ose vetë sipërmarrësi.

Tabela e personelit miratohet me një urdhër (udhëzim) të nënshkruar nga drejtuesi i organizatës ose një person i autorizuar prej tij (shih Shembullin 1). Të dhënat e këtij dokumenti tregohen në rubrikën “Miratuar me urdhër të organizatës datë “____” _____________ 200__ Nr. __” të formularit të unifikuar Nr. T-3.

Ju lutemi vini re se datat e përgatitjes, miratimit dhe hyrjes në fuqi të tabelës së personelit mund të mos përkojnë. Kështu, tabela e personelit mund të miratohet pas përgatitjes së saj, dhe data e futjes së saj (hyrja në fuqi ligjore) mund të jetë më e vonshme se datat e miratimit dhe përgatitjes.

Duke marrë parasysh faktin që pagat u paguhen punonjësve çdo muaj, është logjike që tabela e personelit të vihet në fuqi nga dita e parë e muajit.

Formulari i unifikuar Nr. T-3 tregon gjithashtu periudhën për të cilën miratohet tabela e personelit. Lidhur me këtë lind pyetja e mëposhtme:

Sa shpesh duhet të hartohet orari i personelit?

Nuk ka një përgjigje të qartë në legjislacion. Sidoqoftë, duke qenë se tabela e personelit është një dokument planifikimi, këshillohet që të hartohet për një vit. Në të njëjtën kohë, tabela e personelit mund të miratohet një herë dhe të mbetet në fuqi për disa vite.

Si të plotësoni saktë formularin e unifikuar Nr. T-3?

Pra, le të vazhdojmë drejtpërdrejt në hartimin e tabelës së personelit. Mënyra më e zakonshme për ta plotësuar është plotësimi i formularit të unifikuar Nr. T-3. Në këtë rast, duhet të udhëhiqeni nga Udhëzimet për përdorimin dhe plotësimin e formularëve të dokumentacionit parësor të kontabilitetit, të miratuar me Rezolutën nr.1.

Ne dizajnojmë "kapelën". Para së gjithash, në fushën "Emri i organizatës", duhet të tregoni emrin e organizatës në përputhje me certifikatën e regjistrimit. Nëse certifikata përmban një emër të plotë dhe të shkurtër, atëherë secili prej tyre mund të tregohet në tabelën e personelit.

Pastaj tregohet kodi sipas OKPO (Klasifikuesi Gjith-Rus i Ndërmarrjeve dhe Organizatave), numri i dokumentit dhe data e përgatitjes së tij. Për lehtësinë e regjistrimit, numri i personelit mund të përmbajë një indeks shkronjash (për shembull, ШР).

Formulari i unifikuar Nr. T-Z përmban formulimin e mëposhtëm: “Orari i personelit për periudhën ______ nga “___” ______ 20__.” Duket se përcaktimi i periudhës së vlefshmërisë së një dokumenti nënkupton përcaktimin e datës jo vetëm të fillimit, por edhe të mbarimit të kësaj periudhe. A është e nevojshme të tregohet skadimi i tabelës së personelit apo mjafton të tregohet se tabela e personelit hyn në fuqi në një datë të caktuar? Natyrisht, forma e unifikuar presupozon opsionin e dytë. Kjo shpjegohet me faktin se në procesin e kryerjes së aktiviteteve në një organizatë, mund të ketë nevojë për ndryshimin e tabelës së personelit, prandaj është shumë e vështirë të parashikohet me saktësi data e skadimit të vlefshmërisë së saj.

NË kolona 1 (“emri”) tregohet emri i njësisë strukturore përkatëse. Këto mund të jenë degë, zyra përfaqësuese, departamente, punëtori, zona, etj. (Klauzola 16 e Rezolutës së Plenumit të Gjykatës Supreme të Federatës Ruse, datë 17 Mars 2004 Nr. 2 "Për aplikimin nga gjykatat e Federatës Ruse të Kodit të Punës të Federatës Ruse").

Për lehtësinë e punës me personelin, është më mirë të organizohen njësitë strukturore në grupe sipas hierarkisë së tyre nga administrata në njësitë e shërbimit. Për shembull, para së gjithash, do të tregohen divizionet që kryejnë menaxhimin e përgjithshëm (drejtoria, kontabiliteti, departamenti i personelit, etj.), Pastaj - divizionet e prodhimit ose divizionet që kryejnë funksionet kryesore të organizatës, dhe në fund - ndihmëse dhe divizionet e shërbimit (shërbimi administrativ dhe ekonomik, departamenti i furnizimit, magazina etj.).

NË kolona 2 (“kodi”) futen kodet e njësive strukturore që u janë caktuar atyre nga punëdhënësi. Si rregull, kodet tregohen me numra, numri i të cilave ndryshon në varësi të kompleksitetit të strukturës së organizatës. Kjo ju lejon të përcaktoni vendin e secilit departament (divizion, grup, etj.) në strukturën e përgjithshme organizative. Për shembull, departamentit financiar i është caktuar kodi 02. Prandaj, departamenti i planifikimit financiar dhe departamenti i kontabilitetit të përfshirë në departament do të kenë kodet 02.01 dhe 02.02.

Nëse organizata përdor një sistem të centralizuar të rrjedhës së dokumenteve, kodi i njësisë strukturore mund të mos specifikohet.

Në kolonën 3 tregohet pozicioni (specialiteti, profesioni), grada, klasa (kategoria) e kualifikimeve të punonjësit. Është më mirë nëse këto të dhëna paraqiten në përputhje me:

• Klasifikuesi gjithë-rus i profesioneve të punëtorëve, pozicioneve të punonjësve dhe kategorive tarifore OK 016-94 (prezantuar me Dekretin e Standardit Shtetëror të Rusisë, datë 26 dhjetor 1994 Nr. 367);
• Libri i referencës së kualifikimit për pozicionet e menaxherëve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë (miratuar me Dekret të Ministrisë së Punës të Federatës Ruse, datë 21 gusht 1998 nr. 37).

Natyrisht, këto drejtori po bëhen të vjetruara dhe atyre u mungojnë shumë pozicione që janë shfaqur vitet e fundit (për shembull, pozicioni i menaxherit të zyrës). Prandaj, dallimet në emrat e pozicioneve, profesioneve dhe specialiteteve në librat e referencës së kualifikimit dhe në dokumentet e personelit të organizatës janë të pranueshme. Mirëpo, nëse me kryerjen e punës në pozita, profesione, specialitete të caktuara lidhur me dhënien e kompensimit dhe përfitimeve apo praninë e kufizimeve, atëherë emrat e këtyre pozicioneve, profesioneve ose specialiteteve dhe kërkesat e kualifikimit për to duhet të korrespondojnë me emrat dhe kërkesat e specifikuara në drejtoritë e kualifikimeve të miratuara në mënyrën e përcaktuar nga Qeveria e Federatës Ruse (neni 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse. Federata Ruse, pika 3.1 e Udhëzimit Nr. 69). Përndryshe, punonjësi nuk do të ketë të drejtën e përfitimeve.

Shembulli 2

Palos Shfaq

Në librin e punës së një punonjësi muzikor, i cili drejtoi një studio korale për fëmijë në një shkollë me konvikt për 17 vjet, pozicioni i tij tregohej si "organizator i klubit". Meqenëse ky pozicion nuk është në Klasifikuesin Gjith-Rus të Profesioneve të Punëtorëve, pozicioneve të punonjësve dhe notave tarifore, as në listën e punëve, profesioneve, pozicioneve, specialiteteve dhe institucioneve, duke marrë parasysh që pensioni i punës së pleqërisë është caktuar në fillim në përputhje me nenin 28 të ligjit federal "Për pensionet e punës" në Federatën Ruse", miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 29 tetor 2002 nr. 781, kjo kohëzgjatje shërbimi nuk është llogaritur në sigurimin për caktimi i parakohshëm i pensionit për punonjësit.

Sipas Art. 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, pozicioni i punonjësit të punësuar duhet të korrespondojë me atë të treguar në tabelën e personelit. Ka raste kur titulli i punës i përdorur në kontratën e punës nuk korrespondon me tabelën e personelit ose një pozicion i tillë nuk parashikohet fare nga tabela e personelit. Në këtë rast, kontradikta që ekziston midis kontratës së punës dhe tabelës së personelit duhet të zgjidhet në favor të kontratës së punës (neni 8 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Punonjësi do të kryejë funksionin e punës të parashikuar nga kontrata e punës (d.m.th., punë në pozicionin, specialitetin ose profesionin e përcaktuar në kontratë), dhe oficeri i personelit do të duhet të bëjë ndryshimet e duhura në tabelën e personelit. Ne do të shohim se si ta bëjmë këtë pak më vonë. Tani për tani, le të vazhdojmë të plotësojmë formularin.

Gjatë mbushjes kolonat 4 (“Numri i njësive të personelit”) tregon numrin e njësive të personelit për pozicionet (profesionet) përkatëse. Në rastin kur planifikohet të mbahet një njësi e stafit jo të plotë, duke marrë parasysh karakteristikat e punës me kohë të pjesshme, numri i njësive të stafit tregohet në përmasat e duhura, për shembull, 0.25; 0,5; 2.75, etj.

Duke pasur parasysh që punonjës të rinj mund të punësohen vetëm për pozicione të lira, tabela e personelit mund të tregojë jo vetëm njësitë ekzistuese të personelit, por edhe ato të lira. Me fjalë të tjera, nëse një organizatë punëson 10 persona dhe tabela e personelit tregon gjithashtu 10 njësi të personelit, atëherë kur stafi zgjerohet, do të duhet të bëhen ndryshime në tryezën e personelit. Ose mund të vendosni menjëherë një numër më të madh të njësive të stafit (për shembull, 12). Kështu, në tabelën e personelit është e mundur të ruhet një rezervë e personelit për të ardhmen.

Një nga çështjet që shkakton vështirësi në praktikë lidhet me regjistrimin e punëtorëve me kohë të pjesshme. Për shembull, disa njerëz mund të punojnë me kohë të pjesshme ose me kohë të pjesshme në një pozicion. Në këtë rast, tabela e personelit tregon numrin total të njësive të personelit për pozicionin përkatës.

Le të themi se në një pozicion transportues mallrash, dy persona punojnë me kohë të plotë dhe një person punon me kohë të pjesshme. Në këtë rast, kolona 4 duhet të tregojë 2.5 njësi stafi.

NË kutia 5 ("Norma e tarifës (paga) etj."), në varësi të sistemit të shpërblimit të miratuar në organizatë, paga mujore tregohet sipas shkallës së tarifës (pagës), planit tarifor, përqindjes së të ardhurave, pjesës ose përqindjes së fitimit, Koeficienti i pjesëmarrjes në punë (KTU), koeficienti i shpërndarjes, etj. Në këtë rast, pagat përcaktohen në ekuivalentin e rublave.

Ju kujtojmë se në përputhje me Art. 133 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, shuma e pagës zyrtare (norma tarifore) nuk mund të jetë më e ulët se paga minimale e përcaktuar me ligj (aktualisht - 4,330 rubla). Në këtë rast, sistemi i shpërblimit duhet të vendoset me një akt rregullator vendor (për shembull, Rregulloret për shpërblimin).

Shembulli 3

Palos Shfaq

Tabela e personelit parashikon një pozicion stafi për pozicionin "sekretar" me një pagë prej 15,000 rubla. Megjithatë, duke marrë parasysh interesat e kompanisë, sekretari u punësua me kohë të pjesshme të jashtme me tarifa 0.5. Në përputhje me Art. 285 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, shpërblimi për punëtorët me kohë të pjesshme bëhet në përpjesëtim me kohën e punuar, në varësi të rezultatit ose kushteve të tjera të përcaktuara nga kontrata e punës. Në këtë drejtim, kontrata e punës duhet të tregojë një shumë proporcionale me kohën e punuar nga punëtori me kohë të pjesshme (në këtë rast - 7500 rubla).

Siç shihet nga shembulli i mësipërm, tabela e personelit përcakton pagën për pozicionin përkatës, por jo shpërblimin për një punonjës specifik.

NË kolonat 6-8 ("Shpenzimet") tregojnë pagesa nxitëse dhe kompensimi për punonjësit (bonuse, shtesa, pagesa shtesë, pagesa stimuluese) të përcaktuara nga legjislacioni aktual i Federatës Ruse (për shembull, shtesat veriore, shtesat për një diplomë akademike, etj.) ose të prezantuara në diskrecionin e organizatës (për shembull, në lidhje me regjimin ose kushtet e punës).

• një shumë fikse (nëse paga ndryshon, madhësia e bonusit mund të lihet e njëjtë ose të ndryshohet gjithashtu);
• në formën e një bonusi në përqindje (në këtë rast, madhësia e bonusit ndryshon së bashku me pagën).

Ju lutemi vini re: nëse sistemi i shpërblimit parashikon mundësinë e vendosjes së shpërblimeve individuale për çdo pozicion, atëherë në kolonën 3 çdo pozicion duhet të theksohet në një rresht të veçantë, dhe në kolonën 4 duhet të futet një njësi përballë secilit pozicion.

Një pyetje tjetër e zakonshme që shqetëson gjithashtu menaxherët e burimeve njerëzore: a është e mundur që punonjësit që zënë të njëjtat pozicione të vendosin paga të ndryshme, për shembull, duke parashikuar një gamë pagash në tabelën e personelit? Si në literaturën juridike ashtu edhe në praktikë, ekzistojnë dy qasje të kundërta për zgjidhjen e kësaj çështjeje. Pra, disa ekspertë besojnë se kjo është mjaft e pranueshme. Ky këndvështrim mbështetet nga Art. 132 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, sipas të cilit paga e secilit punonjës varet nga kualifikimet e tij, kompleksiteti i punës së kryer, sasia dhe cilësia e punës së shpenzuar dhe nuk kufizohet në shumën maksimale. Duke marrë parasysh këtë, pagat duhet të caktohen në mënyrë të ndryshme dhe të varen, para së gjithash, nga kualifikimet e punonjësit, në bazë të të cilave punonjësit që zënë të njëjtin pozicion, por që kanë kategori të ndryshme kualifikimi, mund të vendosen paga të ndryshme.

Sipas ekspertëve të tjerë, çdo pozicion ka një pagë. Në rast se është e nevojshme të vendosen paga të ndryshme për punonjësit që zënë të njëjtat pozicione, këshillohet të rregulloni shumën e pagave duke përdorur shpërblime të ndryshme (për shembull, për intensitetin e punës).

Shembulli 4

Palos Shfaq

Organizata punëson dy specialistë si kontabilistë. Në të njëjtën kohë, tabela e personelit parashikon një pagë prej 10,000 rubla për llogaritarin, si dhe shtesa për orar të parregullt të punës në shumën prej 10% të pagës (1,000 rubla) dhe për intensitetin e punës - 20% (2,000 rubla. ). Duke marrë parasysh kualifikimet dhe përvojën e punës së një prej punonjësve që mban këtë pozicion, u krijuan të gjitha shtesat dhe, në përputhje me rrethanat, paga e tij arriti në 13,000 rubla. (10,000 RUB + 1 000 RUB + 2 000 RUB). Kontabilistit të dytë iu dha vetëm një bonus për orar të parregullt të punës, pas së cilës paga e tij arriti në 11,000 rubla. (10,000 fshij. + 1,000 fshij.).

NË kutia 9 shënohet shuma totale e formuar duke shtuar kolonat 5-8, domethënë shuma e pagave për të gjitha njësitë e stafit të një pozicioni të caktuar, duke marrë parasysh shtesat e vendosura. Nëse kolonat 5-9 nuk mund të plotësohen në ekuivalentin e rublave (për shembull, për shkak të përdorimit të sistemeve jo-tarifore, të përziera dhe të tjera të shpërblimit), këto kolona plotësohen në njësitë përkatëse të matjes (përqindjet, koeficientët, etj. ). Në këtë rast, llogaritja e shumës totale (totali) në kolonat 5-9 është e mundur nëse tarifat dhe tarifat shtesë përcaktohen në të njëjtat njësi për të njëjtën periudhë kohore.

Kutia 10 , siç sugjeron edhe emri i tij, është menduar për shënime të ndryshme. Nëse mungojnë, mbetet bosh.

Pasi të keni futur të dhënat në të gjitha fushat, duhet të plotësoni rreshti "Total" ndodhet në fund të tabelës. Për ta bërë këtë, numri i pozicioneve të stafit, shumat e pagave, shtesat dhe shuma e fondit të pagave mujore llogariten në kolona vertikale.

Tabela e plotësuar e personelit nënshkruhet nga drejtuesi i shërbimit të personelit ose personi që i është besuar përgjegjësia për mbajtjen e të dhënave të personelit, si dhe llogaritari kryesor i organizatës.

Formulari i unifikuar i personelit nuk parashikon vulosje. Në këtë drejtim, një vulë mund të vendoset, por jo e nevojshme.

Një mostër e plotësimit të tabelës së personelit është paraqitur në shembullin 5.

Si të bëni ndryshime në tabelën e personelit?

Herët a vonë, çdo oficer i personelit përballet me ndryshime në informacionin e përfshirë në tabelën e personelit. Për shembull, mund të ketë nevojë për të futur një njësi të re personeli ose një departament të tërë, ose për të reduktuar një ekzistues, për të ndryshuar pagat, tarifat, riemërtimin e një departamenti ose pozicioni, etj.

Ka dy mënyra për të bërë ndryshime në tabelën e miratuar të personelit:

Opsioni 1. Ndryshoni vetë tabelën e personelit, d.m.th., miratoni një tabelë të re të personelit me një numër të ri regjistrimi (në radhë të radhës).

Opsioni 2. Bëni ndryshime në tabelën aktuale të personelit.

Në këtë rast, tabela e personelit mbetet e njëjtë, vetëm një numër i pozicioneve të saj ndryshojnë (përmbajtja e kolonës). Ndryshimet bëhen me urdhër, pas së cilës rregullohet tabela e personelit. Si tituj të urdhrit përkatës mund të përdoren: "Për ndryshimin e tabelës së personelit", "Për ndryshimet e pjesshme në tabelën e personelit", "Për ndryshimet në tabelën e personelit", etj. Urdhri duhet të tregojë bazën për duke bërë ndryshime në tabelën e personelit (për shembull, riorganizimi i kompanisë, optimizimi i punës së menaxhimit, përmirësimi i strukturës së organizatës, etj.).

Nëse organizata ka një strukturë komplekse, ne rekomandojmë që kur bëni ndryshime në tabelën aktuale të personelit, të tregoni në rend jo vetëm pozicionin përkatës, por edhe njësinë strukturore, stafi i së cilës ndikohet nga ndryshimet që bëhen. Kjo për faktin se departamente të ndryshme mund të kenë pozicione me tituj të njëjtë.

Nuk ka rregullore se sa shpesh duhet të përditësohet tabela e personelit. Prandaj, kjo mund të bëhet sipas nevojës.

Mos harroni se ndryshimet dhe shtesat e bëra në mënyrën e përcaktuar në tabelën e personelit të organizatës vihen në vëmendje të punonjësve, pas së cilës bëhen ndryshime dhe shtesa të duhura në librat e tyre të punës në bazë të një urdhri (udhëzimi) ose vendimi tjetër të punëdhënësi. Kjo thuhet në paragrafin 3.1 të Udhëzimit Nr. 69.

Ju lutemi vini re se një ndryshim i përhershëm ose i përkohshëm në funksionin e punës së një punonjësi dhe (ose) njësisë strukturore në të cilën punon punonjësi (nëse njësia strukturore ishte e specifikuar në kontratën e punës) nuk është asgjë më shumë se një transferim në një punë tjetër (Pjesa 1 i nenit 72.1 të Kodit të Punës RF). Një ndryshim në titullin e punës, i përcaktuar nga palët dhe i parashikuar në kontratën e punës, konsiderohet gjithashtu si një ndryshim në funksionin e punës së punonjësit, pavarësisht nga arsyet e një ndryshimi të tillë (për shembull, në lidhje me një ndryshim në tabelën e personelit) .

Kur të bëhen ndryshime kur reduktohet stafi?

Reduktimi i numrit ose stafit të punonjësve është një nga arsyet për të bërë ndryshime në tabelën e personelit. Një reduktim në madhësinë e një organizate përfshin përjashtimin e njësive individuale të personelit nga tabela e personelit, ndërsa një reduktim i stafit përfshin përjashtimin e pozicioneve individuale. Punonjësit që pushohen nga puna për një arsye ose një tjetër janë subjekt i pushimit nga puna sipas pikës 2 të Artit. 81 Kodi i Punës i Federatës Ruse.

Duke pasur parasysh që, në përputhje me nenin 180 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, punonjësit duhet të njoftohen për një pushim të ardhshëm nga puna për shkak të një reduktimi të numrit ose stafit jo më pak se dy muaj para pushimit nga puna, mund të vihet në fuqi një tabelë e re e personelit. jo më herët se dy muaj pas përgatitjes së tij. Prania e një tavoline të personelit mund të konfirmojë që shkarkimi i punëtorëve ishte i justifikuar (d.m.th., punëdhënësi do të ketë mundësinë të demonstrojë qartë mungesën e vendeve të punës).

Nëse eliminohen rrethanat që çuan në ndryshimin e tabelës së personelit drejt reduktimit të njësive të personelit, punëdhënësi mund të rivendosë pozicionet e reduktuara duke bërë ndryshime në tabelën e personelit ose duke miratuar një të re.

A është e mundur të ndryshohet forma e unifikuar?

Rezoluta e Goskomstat të Rusisë, datë 24 mars 1999, nr. 20, "Për miratimin e procedurës për përdorimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit" vë në dukje se, nëse është e nevojshme, një organizatë mund të vendosë detaje shtesë. Në të njëjtën kohë, nuk lejohet fshirja e atyre detajeve që janë tashmë të pranishme në këtë formular (përfshirë kodin, numrin e formularit, emrin e dokumentit).

Të gjitha ndryshimet e bëra në formularin e unifikuar duhet të dokumentohen në dokumentet administrative të organizatës. Për më tepër, formatet e vetë formularëve të treguar në albumet e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit rekomandohen dhe mund të ndryshojnë. Kështu, kur prodhohen forma të bazuara në forma të unifikuara, lejohet të bëhen ndryshime në drejtim të zgjerimit dhe ngushtimit të kolonave dhe linjave, duke shtuar gjethe të lirshme - për lehtësinë e vendosjes dhe përpunimit të informacionit të nevojshëm.

Çfarë është stafi?

Shumë organizata praktikojnë mbajtjen e një forme "pune" të personelit - një marrëveshje stafi, e quajtur ndryshe zëvendësimi i pozicioneve ose një listë e personelit. Dallimi kryesor midis këtij dokumenti dhe tabelës së personelit është dinamizmi i tij, në faktin se ai mund të ndryshojë shpejt në varësi të ndryshimeve të vazhdueshme (numerike dhe cilësore) në personelin e ndërmarrjes dhe nuk kërkon lëshimin e një urdhri për miratimin e tij dhe ndryshim.

Meqenëse tabela e personelit, që tregon numrin e përgjithshëm të njësive të personelit (pozitave) në ndërmarrje, nuk bën të mundur përcaktimin nëse një pozicion është vakant ose i zënë dhe cili prej punonjësve e zë atë, tabela e personelit, si rregull, tregon pikërisht ky informacion - emrat dhe inicialet e punonjësve të ndërmarrjes që zënë pozicionet e parashikuara në tabelën e personelit, dhe statusi i pozicionit - i mbyllur ose i lirë.

Ky dokument mund të përfshijë edhe të dhëna të tjera, si numrin e personelit të punonjësit, kohëzgjatjen e shërbimit të tij në kompani, një kategori të veçantë (të mitur, person me aftësi të kufizuara, pensionist me fëmijë nën tre vjeç, etj.). Ju mund të merrni tabelën e miratuar të personelit të organizatës si bazë për listën e personelit dhe të shtoni kolonat e nevojshme në përputhje me nevojat e një organizate të caktuar. As detyrimi për të mbajtur personelin dhe as forma e tij e unifikuar nuk përcaktohet aktualisht me rregullore. E vetmja gjë që rregullohet është periudha e ruajtjes së dokumenteve të skaduara. Në përputhje me Listën e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar nga Arkivi Federal më 6 tetor 2000, aranzhimet e personelit i nënshtrohen ruajtjes për 75 vjet, pas hartimit të atyre të reja. Në këtë rast, tabelat e personelit duhet të ruhen për 3 vjet, duke filluar nga viti që pason atë në të cilin është bërë e pavlefshme.

Fusnotat

Palos Shfaq

Tabela e personelit është një dokument i rëndësishëm i personelit që përmban informacionin më të plotë për gjithçka që lidhet me personelin e organizatës. Të dhënat në të paraqiten në kuadër të ndarjeve strukturore dhe njësive individuale të personelit, duke treguar numrin e tyre dhe të dhënat bazë për çdo pozicion, si pozicioni i mbajtur, paga etj.

Vlera kryesore e këtij dokumenti është se është një mjet i përshtatshëm jo vetëm për kontabilitetin, por edhe për menaxhimin e strukturës së personelit të një ndërmarrje, pasi bazuar në informacionin që përmban, është shumë i përshtatshëm të analizohen treguesit që karakterizojnë efikasitetin e punës, si dhe si për të zhvilluar mënyra për të optimizuar përdorimin e burimeve të punës.

Tabela e personelit është një dokument i unifikuar për llogaritjen e personelit të një organizate, që përmban të dhëna për të:

• Struktura e personelit.
• Përbërja zyrtare.
• Numri i punonjesve.
• Pagat dhe shtesat e miratuara.
• Informacione të tjera të nevojshme.

Formulari i tij është miratuar në vitin 2004 dhe gjendet në Albumin e Formave të Unifikuara të Dokumenteve, por mund të përpilohet në çdo mënyrë, me kusht që të ruhen të dhënat e kërkuara.

Së bashku me detajet e detyrueshme të përfshira në të gjitha format e unifikuara të dokumenteve të personelit, treguesit e mëposhtëm duhet të përfshihen në tabelën e personelit:

• Emri dhe kodi i njësisë strukturore.
• Titulli i punës.
• Numri i njësive të personelit.
• Paga dhe përfitimet e duhura.
• Shuma përfundimtare e shpërblimit.
• Shënim.

Tabela e personelit mund të hartohet në dy versione: aktuale (bazuar në të dhënat ekzistuese) dhe të planifikuar.

Funksionet e personelit

Tabela e personelit përmban një përmbledhje të informacionit më të rëndësishëm në lidhje me personelin, si për të gjithë organizatën ashtu edhe për njësitë e saj strukturore dhe të personelit. Kështu, së bashku me përmbushjen e detyrave të të dhënave të personelit, ai ofron një bazë informacioni për punë efektive në fushën e menaxhimit të personelit. Plotësia dhe detajet e të dhënave të paraqitura në këtë dokument shërbejnë si bazë për zhvillimin dhe miratimin e vendimeve të menaxhimit në të gjitha nivelet.

Mund të identifikohen disa funksione kryesore të personelit. Stafi:

• Demonstron strukturën aktuale organizative të ndërmarrjes.
• Ai është një nga burimet më të rëndësishme të informacionit për analizimin e strukturës ekzistuese të personelit.
• Përmban të dhëna për numrin e personelit për ndërmarrjen në tërësi dhe sipas departamenteve dhe pozicioneve.
• Ofron një pamje të informacionit rreth pagave.
• Pasqyron nevojat aktuale për postim pune.

Tabela e personelit në një ndërmarrje mund të hartohet nga çdo punonjës të cilit menaxhimi i ka caktuar këtë funksion. Emërimi i punonjësit përgjegjës për kryerjen e këtij funksioni bëhet me urdhër të organizatës. Vetë forma e tabelës së personelit është fiksuar në mënyrë të ngjashme, dhe në urdhrin (udhëzimin) e drejtuesit të ndërmarrjes për miratimin e saj, duhet të tregohen të gjitha detajet e përfshira në të.

Tabela e personelit hartohet pa specifikuar emrat dhe karakteristikat e tjera individuale të punonjësve që punojnë në ndërmarrje, dhe përmban informacione për strukturën organizative, duke treguar pozicionet e tyre, si dhe emrat e divizioneve strukturore.

Aktet legjislative të Federatës Ruse nuk parashikojnë asnjë kërkesë në lidhje me periudhën gjatë së cilës tabela e personelit mund të jetë e vlefshme. Kjo do të thotë se çdo organizatë ka të drejtë të përcaktojë në mënyrë të pavarur shpeshtësinë e miratimit të saj bazuar në specifikat e aktiviteteve të saj.