Гарантійний лист щодо оплати без договору. Як і коли складати гарантійні листи? Підтверджуємо прийом на роботу

Відповіді на будь-які питання щодо реєстрації ТОВ та ІП ви можете отримати, скориставшись послугою безкоштовної консультації з реєстрації бізнесу:

Гарантійний лист про надання юридичної адреси- це документ, яким власник приміщення гарантує укладання договору оренди у разі успішної реєстрації ТОВ. Хоча гарантійний лист не входить до переліку обов'язкових документів, зазначених у законі «Про державну реєстрацію», податкові органи вимагають його на підтвердження достовірності заявленого.

Обов'язок ФНП перевіряти достовірність реєстраційних даних, у тому числі відомостей про юридичну адресу, встановлено статтею 51 ЦК України. У Постанові Пленуму ВАС РФ № 61 від 30 липня 2013 року наводиться перелік ознак, що свідчать про недостовірність юридичної адреси, таких як:

• за адресою, зазначеною у реєстраційних документах, вже зареєстровано кілька юридичних осіб, при цьому зв'язок з ними неможливий (адреса масової реєстрації);
• зазначена адреса не існує або об'єкт нерухомості, що знаходиться за ним, зруйнований;
• адреса є умовною поштовою адресою, яка присвоєна об'єкту незавершеного будівництва;
• за адресою розміщено державні органи, військові частини та інші об'єкти, на яких неможлива реєстрація комерційних організацій;
• власник приміщення заявив, що не дозволяє реєструвати юридичну особу на адресу цього об'єкта нерухомості.

На думку Пленума, будь-яка з цих обставин свідчить про недостовірність відомостей про юридичну адресу. Як бачимо, відсутність гарантійного листа не названо серед цих ознак. Водночас перелік цей не закритий, а отже, податкова інспекція може доводити, що підтвердження достовірності юридичної адреси дозволяє забезпечувати саме гарантійний лист від власника приміщення.

Таким чином, хоча теоретично подання реєстраційних документів без гарантійного листа можливе, але існує ризик відмови в реєстрації ТОВ. Якщо ви не бажаєте оскаржувати необґрунтовану відмову в судовому порядку, рекомендуємо обов'язково отримати від власника гарантійний лист.

Чи має гарантійний лист юридичну силу?

Ще одне питання - чи зобов'язаний власник приміщення, який видав до реєстрації організації гарантійний лист, укласти договір оренди приміщення на цю адресу? Укладання договору відбувається на основі вільного волевиявлення сторін, тому в цьому випадку змусити орендодавця передати приміщення в оренду неможливо (якщо гарантійний лист не складено у вигляді).

Гарантійний лист лише підтверджує, що власник повідомлено про те, що за адресою об'єкта, що належить йому, передбачається реєстрація юридичної особи, і він не заперечує проти цього. Відмовитися від укладання договору оренди може і сам орендар, який зареєстрував організацію на цю адресу.

Якщо сталося так, що договір оренди за адресою, вказаною в реєстраційних документах та гарантійному листі, не укладено, то необхідно подати заяву за формою Р13001 (якщо повна юридична адреса була вказана у статуті) або за формою Р14001 про зміну юридичної адреси.

Бланк гарантійного листа

Видати гарантійний лист може будь-який власник нерухомості: звичайна фізична особа або комерційний суб'єкт. Хорошим тоном дотримуватиметься правил ділового обороту, тому рекомендується писати гарантійний лист на фірмовому бланку, якщо він є. Завантажити приклад гарантійного листа про надання юридичної адреси можна за посиланням:

Типового чи встановленого законом бланка гарантійного листа немає, але з його змісту має бути зрозуміло, що власник гарантує, у разі успішної реєстрації нової організації, укласти з нею договір оренди за конкретною адресою.

Перевірте, чи в гарантійному листі повинні бути такі дані:

• реквізити орендодавця, який видав гарантійний лист;
• найменування реєструючої податкової інспекції;
• повна адреса, характеристики та площа приміщення;
• ПІБ директора та найменування майбутньої організації;
• підтвердження безперешкодної можливості передати приміщення у найм.

До листа додається копія свідоцтва про власність на об'єкт нерухомості, за яким надається юридична адреса. Зверніть увагу власника приміщення на те, що після подання документів на реєстрацію ТОВ він повинен бути доступним для зв'язку за вказаними контактними даними. З великою ймовірністю з ним зв'язуватимуться представники реєструючої ФНП. У разі непідтвердження інформації власником існує ризик відмови у реєстрації товариства за цією адресою.

Гарантійне лист - це діловий документ, що містить у собі підтвердження однієї із сторін певних дій. Приклади гарантійних листів – тема цієї статті. Вони можуть містити таку інформацію:

• прохання про продаж певних послуг або товарів з подальшою їх оплатою;
• визнання боргових зобов'язань, які будуть виконані у визначений термін;
• виступати як попередня домовленість.

Часто гарантійні листи виступають як один із способів врегулювання досудової суперечки після отримання претензії. На практиці у листі можуть бути будь-які гарантії щодо певних дій.

Юридична сила документа

Незважаючи на безліч прикладів гарантійних листів, такий документ набуває юридичної сили лише у разі підписання договору. А сам лист є лише підтвердженням виконання певного пункту в контракті. Навіть у суді, якщо на підтвердження буде надано звернення без договору, такий документ вважатиметься недійсним. Простіше кажучи, гарантійний лист - це лише офіційно виражені наміри юридичної особи.

Загальні правила складання

Приклад гарантійного листа є частиною ділового документообігу, тому має містити такі обов'язкові реквізити:

1. Дату складання та вихідний номер.
2. Дані отримувача.
3. Найменування документа чи тему звернення.
4. У змісті викладається суть гарантійних зобов'язань.
5. Додатки до листа, якщо вони передбачені, наприклад, графік погашення заборгованості.
6. Посада та підпис відправника.

Гарантійні листи від юридичних за загальним правилом оформляються на бланку підприємства та засвідчуються печаткою. Хоча жорстких вимог щодо оформлення листів, складених на офіційних бланках юридичних осіб, немає. У той же час, будь-який банк навряд чи прийме гарантійний лист без друку підприємства.

Зразки листів

Приклад гарантійного листа про оплату:

Цей документ щодо відшкодування заборгованості обов'язково має містити реквізити договору та/або рахунки, завдяки яким утворився борг. Такий лист можна розцінювати як своєрідний вексель, тобто авансове зобов'язання. Підпис головного бухгалтера чи особи, відповідальної за проведення оплати у документі, проставляється обов'язково.

Директору АТ «Одержувач»

Адресату А.А.

вих. № ххх. Дата

ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

У зв'язку з тимчасовими фінансовими труднощами на підприємстві, оплату за рахунком № 000 від (дата), на загальну суму ХХХ тисяч рублів, за постачання матеріалів за договором № 111 від (дата) гарантуємо провести до (дата).

Директор АТ «Гарант» підпис ПІБ

Головний бухгалтер АТ «Гарант» підпис ПІБ

Приклад гарантійного листа про оплату заборгованості:

Директору АТ «Одержувач»

Адресату А.А.

вих. №ххх Дата

ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

ПП «боржник» гарантує проведення оплати заборгованості ПП «Кредитор» за надані послуги на загальну суму ХХХ рублів у строк до (дата), тобто гарантує виконання пункту хх договору № хх від (дата).

У разі, якщо наше підприємство не виконає своїх зобов'язань щодо виплати заборгованості в обумовлений термін, то буде здійснено виплату пені, передбачену у договорі, а саме - 0,1% від загальної суми боргу за кожен день прострочення.

Банківські реквізити нашого підприємства:

Директор ПП «боржник» підпис ПІБ

Головний бухгалтер ПП «боржник» підпис ПІБ

Постачання товару та виконання робіт

Приклад гарантійного листа на виконання робіт:

Директору АТ «Одержувач»

Адресату А.А.

вих. № ххх Дата

ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

АТ «Будівельник», на підставі договору № 000 від (дата) з вашим підприємством, узяв на себе зобов'язання щодо проведення всіх будівельно-монтажних робіт на об'єкті (найменування, адреса) у строк до (дата). Цим листом підтверджую раніше дані гарантії після завершення робіт згідно з пунктом … вищезазначеного договору в строк до (дата).

Директор АТ «Будівельник» підпис ПІБ

У разі складання листа, що не містить зобов'язань та гарантій щодо оплати певної суми, підпис головного бухгалтера не потрібен.

Приклад гарантійного листа на постачання товару:

Директору АТ «Одержувач»

Адресату А.А.

вих. №ххх Дата

ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

ПП «Покупець» просить Вас поставити продукцію, згідно специфікації №ххх від (дата), за договором №ххх від (дата). Оплату гарантуємо провести вчасно (дата).

Якщо кошти нічого очікувати переведені в обумовлений термін, цей лист можна розцінювати як отримання нашої організацією комерційного кредиту. ПП «Продавець» має право нарахувати відсотки за використання чужих коштів за весь час прострочення. З розрахунку, обумовленого у пункті ххх вищезазначеного договору. Тобто 1% за кожний день прострочення.

Директор ПП «Покупець» підпис ПІБ

Головний бухгалтер ПП «Покупець» підпис ПІБ

Приклад оформлення гарантійного листа потребує дотримання прийнятої термінології у діловому обороті. Не варто описувати всю історію відносин між юридичними особами і вдаватися до подробиць, чому сталася та чи інша ситуація. Лист має бути коротким і містити чіткі формулювання, наприклад:

Додаткові вимоги

Якщо гарантійний лист складається для кредитно-фінансової установи, то рекомендується додати копію виписки з ЄДРЮЛ, щоб банк мав можливість підтвердити повноваження керівника, який підписав документ.

У разі складання та підписання листа уповноваженою особою, до нього додаються документи, які зможуть підтвердити повноваження цієї особи. Це може бути довіреність чи протокол. Головне, щоб у них містилася чітка вказівка ​​на правочинність дій уповноваженої особи.

Гарантійний лист – є неофіційним документом, в якому одна із сторін зобов'язується дотриматись будь-яких умов або виконати деякі дії. Це може стосуватися оплати, виконання певних робіт, продукції або послуг. Слід зазначити, що складання цього листа багато в чому може зрушити вирішення проблем і є певним гарантом між організаціями того, що сторони виконають певні домовлені умови.

Гарантійне листа призначається адресату, з інтересами якого пов'язані дії відправника. Документ складається в тому випадку, якщо одна із сторін не впевнена у дотриманні термінів та умов домовленості, і адресуватися такий лист може як юридичній, так і фізичній особі.

приклад.Компанія "Веста" забула здійснити платіж за послуги надання інтернету, в результаті провайдер відключив організацію від цих послуг за несплату. Компанія надала гарантійний лист про те, що вони зобов'язуються погасити заборгованість протягом 3 банківських днів, на підставі цього провайдер пішов на зустріч і знову надав інтернет без наявності оплати на той момент.

Такий вид документів складається відповідно до певних правил і не може бути написаний у вільній формі.

Гарантійний лист обов'язково повинен містити таку інформацію, прописану у зазначеній послідовності:

• номер вихідного документа;
• Дата складання;
• Адресат (ПІБ керівника організації або ПІБ фізичної особи);
• Опціонально зазначається заголовок «Гарантійний лист» або його тема;
• Текст листа;
• Банківські реквізити сторони, яка надсилає документ;
• Якщо раніше було укладено договір, в якому прописуються всі дії щодо предмета гарантійного листа, відправник може вказати посилання на цей документ;
• На розсуд укладача листа можуть бути вказані штрафні санкції, які наслідуватимуть у разі недотримання умов договору (санкції, виплата неустойки, пені);
• Підпис особи, яка склала документ та її розшифрування.

Бажано (але необов'язково) складати документ або організації, також його можна завірити печаткою. Зазвичай усі зобов'язання сторін прописуються у договорі, але гарантійний лист у деяких випадках може стати додатковою страховкою, яку забезпечує складова сторона.

Наприклад, якщо організація тільки розпочала свою діяльність і ще керівництво ще не встигло оформити договір оренди приміщення, без якого більшість видів діяльності неможлива, скласти офіційний юридичний договір між сторонами не вдасться. У цьому випадку гарантійний лист стане підтвердженням угоди, і гарантією оплати (за умови, що документ буде засвідчений нотаріусом).

Гарантійний лист приклад складання

Варто відзначити, що краще, якщо інформація в документі нестиме певну конкретику, в цьому випадку цей документ нестиме велику значущість і цінність. У такому разі більше ймовірності, що організація, на адресу якої ви пишете цей документ, піде до вас на зустріч.

Вих. №190913-1

Директору

ТОВ «Вест»

Д.Б. Єгорову

Гарантійний лист

ІП Юровський, 1115861111121 як одержувач пластикових панелей на підставі договору купівлі-продажу № 14/2015 від 30 вересня 2015 року, укладеного з ТОВ «Вест», цим листом гарантує повну оплату продукції в день її отримання.

Індивідуальний підприємець Юровський Сергій Вікторович

Нюанси при складанні

Гарантійний лист має свої особливості, які необхідно враховувати під час складання. У такому документі краще не використовувати довгих і розмитих формулювань, які можуть бути витлумачені двояко: за певних обставин це може зіграти не на користь укладача. У листі можна і потрібно використовувати слово "гарантія" та його похідні: "компанія гарантує", "ми гарантуємо".

У листі неприпустимі орфографічні та стилістичні помилки: у деяких випадках це може стати приводом для того, щоб визнати такий документ недійсним. Таке трапляється вкрай рідко і виглядає скоріше як остання можливість зачепитися хоч за якесь порушення у випадку, якщо одна зі сторін намагається анулювати зобов'язання. Але серйозні порушення оформлення справді є вагомою підставою для того, щоб лист втратив чинність (відсутність підписів, реквізитів чи неправильна дата).

Щодо саме юридичної сили – гарантійний лист її не має, доки не буде завірено нотаріуса.Однак у цьому випадку вже зміниться статус документа: за офіційного акцепту (письмової згоди одержувача) він набуде чинності договору. Тому бажано додати до гарантійного листа копії документів, які необхідно завірити. Це можуть бути копії договорів, реквізити сторін, свідоцтва про реєстрацію та інша документація, наявність якої вважатиме за необхідне сторони.

І не зазнати збитків

Переконати контрагента, що платежі після поставки товару, виконання робіт чи надання послуг буде перераховано вчасно, допоможе гарантійний лист про оплату.

Воно є важливим елементом ділового листування між підприємствами і дає гарантію оплати заборгованості після попереднього виконання зобов'язань однієї зі сторін угоди. Цей папір є підставою для внесення в угоду відстрочення або розстрочення платежів та реструктуризації боргу.

Зразок гарантійного листа про оплату дозволяє зафіксувати строки та порядок розрахунку з постачання товару, оренди приміщення чи іншого предмета правочину. Іншими словами, цей документ є способом забезпечення виконання фінансових зобов'язань стороною за договором. Він може бути відповіддю претензію. Щоб правильно скласти лист, варто дотримуватись відповідних зразків оформлення та бланків.

Гарантійний лист підтверджує вашу готовність виконати взяті зобов'язання за договором.

Залежно від умов договору та прийнятих зобов'язань зміст листа може суттєво відрізнятися. Наприклад, зразок гарантійного листа на оплату оренди приміщення містить різні пункти порівняно з аналогічним документом для податкової інспекції.

Розберемо, як правильно написати гарантійний лист про оплату заборгованості та розглянемо зразок цього документа за окремими пунктами.

Як правильно написати гарантійний лист?

Перед тим, як заповнити зразок гарантійного листа про оплату заборгованості, ознайомтеся з вимогами. У великих компаніях є спеціальні інструкції з діловодства, де містяться правила оформлення ділового листування.

Потрібно дотримуватись офіційно-ділового стилю. Ця документація оформляється на аркуші формату А4 або спеціально розробленому бланку підприємства з його найменуванням, усіма необхідними реквізитами та логотипом. При написанні слід спиратися правила діловодства. Такий документ відрізняється однозначністю формулювань, прозорістю та ясністю намірів «гаранта».

Складіть лист-гарантію про оплату заборгованості на фірмовому бланку організації або проставте кутовий штамп з наявними реквізитами фірми (найменування, форма власності, фактична адреса і т.д.).

Щоб правильно скласти гарантійний лист, потрібно дотримуватись правил діловодства.

Зареєструйте цей бланк як вихідну документацію. У правому верхньому кутку потрібно вказати реквізити одержувача (повна назва компанії, П.І.Б. та посада керівника). Якщо ви не знаєте, хто конкретно займається фінансами у фірмі, адресуйте звернення компанії в цілому.

Зразок гарантійного листа про оплату товару містить прохання про постачання або виконання послуг та гарантує своєчасну виплату. Текст документа починається словами: "Просимо виконати", останній пункт - "Оплату гарантуємо". Для листа, який містить лише гарантію оплати заборгованості, початок буде наступним: «Гарантуємо оплату». При цьому слід зазначити точний термін виконання фінансового зобов'язання.

Перерахуйте продукцію чи послуги, які стали предметом оформлення двостороннього угоди. Вкажіть розмір суми угоди не лише цифрами, а й прописом, а також термін оплати, розмір штрафних санкцій та пені, що накладаються на платника у ситуації неналежного виконання зобов'язань. Наприкінці документа обов'язково вкажіть повну назву, юридичні адреси кожної із сторін та реквізити банку для перерахувань.

Передайте бланк на підпис до керівництва. У певних ситуаціях лист має право підписувати і головбух. Завірте їх підписи печаткою.

Зверніть увагу!

Гарантійний лист оплати має юридичну силу при грамотному оформленні та дотриманні правил діловодства. В обов'язковому порядку зазначаються повні реквізити сторін-партнерів, формулювання «оплату гарантуємо», є підпис керівника та печатка організації.

Заповнивши зразок гарантійного листа про оплату за договором, необхідно дотримуватись правил вручення документа контрагенту. У разі спорів про порядок і терміни розрахунку за контрактом, докази вручення досліджуватимуться судом.

Як вручити гарантійний лист?

Надіслати адресату відповідну кореспонденцію можна кількома способами:

1. особисто. У разі адресат повинен розписатися у отриманні документації;
2. через поштовий зв'язок - рекомендованим листом з повідомленням про вручення;
3. факсом;
4. по електронній пошті.

Найбільш кращі варіанти - перший або другий, тому що у відправника залишаються на руках документи, що підтверджують. Інші можливі за згодою сторін (наприклад, якщо у договорі між сторонами зазначені адреси e-mail).

застосовуйте офіційний стиль викладу, не ускладнюйте пропозиції – вони мають бути прості та конкретні;

не потрібно використовувати дієпричетні та причетні обороти;

фрази повинні бути розпливчастими, довгі міркування неприйнятні. В іншому випадку ваш одержувач не зрозуміє суть ваших вимог або сумніватиметься у ваших гарантіях. Щирість та доброзичливість допоможуть налаштувати контрагента на прийняття позитивного рішення на вашу користь;

жаргон, застарілі, невживані слова (архаїзми) та двозначні слова не повинні бути присутніми у діловому листуванні;

будьте грамотні – пишіть без помилок.

Типовий зразок гарантійного листа про оплату послуг чи продукції не затверджено на законодавчому рівні. Тому контрагенти повинні дотримуватися при складанні стилю, прийнятого для ділових паперів.

Зразок гарантійного листа про оплату

Зразок правильного гарантійного листа про оплату заборгованості повинен містити чіткі формулювання, що дозволяють визначити термін та порядок виконання зобов'язань та умови притягнення до відповідальності. Тому зміст окремих пунктів може суттєво відрізнятися, залежно від предмета правочину. Зміст документа має бути чітким і зрозумілим, мова — діловою, без сленгових та жаргонних виразів. Прописуючи умови, важливо усвідомлювати свої реальні можливості.

Зверніть увагу!

При невиконанні зобов'язань вам доведеться сплатити пені та штрафи.

Заповнюючи зразок гарантійного листа на оплату рахунку, слід зазначити такі пункти:

найменування організації, ПІБ особи-відправника;

реквізити відправника (ІПН, КПП);

юридичну та фактичну адресу відправника;

найменування організації, ПІБ особи, якій адресовано листа — одержувача;

вид обставин;

суть гарантій, що надаються адресату;

терміни виконання.

Наприкінці ставиться гербова печатка компанії-відправника, підпис та дата складання документа.

Гарантійне лист можна скласти під час взяття кредиту, реєстрації підприємства у податкової, за договорами поставки, виконання робіт чи надання послуг.

Заборгованості

Оформляючи цей документ, ви гарантуєте виконання у майбутньому взятих він зобов'язань з оплати боргу. До перерахованих вище пунктів необхідно додати суму заборгованості (зазначається прописом та цифрами), графік її погашення, номер та дату договору, за яким виник борг.

Щоб перенести строки виконання зобов'язань або узгодити реструктуризацію боргу, можна використати зразок гарантійного листа про відстрочку оплати. У такому документі слід зазначити точний термін, на який боржник просить перенести виплати, а також умови відповідальності за його порушення.

У податкову

Цей документ необхідний під час реєстрації юридичних. Податкові інспектори часто вимагають від заявників надання гарантійного листа майбутньому орендодавцю. Таким чином ФНП перевіряє адресу створюваної організації.

У листі важливо вказати на намір власника укласти з організацією, що реєструється, договір оренди нежитлового приміщення, розташованого за конкретною адресою. Також варто прописати реквізити правовстановлюючих документів на приміщення.

На оплату орендованого приміщення

Щоб власник об'єкта, що орендується, не сумнівався у своєчасному розрахунку по платежах, необхідно заповнити і подати зразок гарантійного листа про оплату оренди. У цьому документі вказується посилання укладений договір чи потенційний орендар гарантуватиме своєчасність оплати під час укладання угоди.

Зразок гарантійного листа про оплату приміщення знадобиться і у разі виникнення заборгованості по щомісячних платежах. Важливо ретельно прописати гарантії, що надаються власнику об'єкта, оскільки за несвоєчасну оплату оренди договір може бути розірваний в односторонньому порядку.

На виконання робіт

Цей документ надає замовнику виконавець перед укладанням договору. У ньому зазначаються конкретні види робіт чи послуг, які у певний термін зобов'язується виконати підрядник. Насправді на підтвердження сумлінності виконавця представляється і банківська гарантія.

Придбаного товару

Зразок гарантійного листа на оплату рахунку необхідний, якщо термін отримання продукції не збігається з перерахуванням коштів. У такому листі важливо вказати суму оплати та найменування товару, реквізити продавця. У деяких ситуаціях можна прописати відповідальність порушення зобов'язання.

Юридичне значення гарантійного листа

Воно має низку важливих функцій:

• є визнанням заборгованості (а це пов'язано з доведенням та перебігом строку позовної давності);
• засвідчує певний розмір боргу однієї сторони перед іншою, а також інші обставини;
• підтверджує факт оформлення угоди між контрагентами (як доказ).

Зверніть увагу!

Гарантійний лист вважається одним із варіантів забезпечення зобов'язань і використовується не тільки у ділових відносинах юросіб, а й при взаємодії фізосіб та ІП. На додаток до листа можна подати банківську гарантію всю суму боргу.

Нерідко гарантійними листами зобов'язуються виконати будь-які дії, що не суперечать чинним законам: наприклад, оформлення контракту у визначені терміни, підтвердження якихось відомостей, виконання взятих зобов'язань, а також робіт, постачання товару чи надання послуг.

Грамотно написаний гарантійний лист створює гарну репутацію вашої організації та є запорукою довгострокової співпраці з діловим партнером.

Якщо у вас виникли труднощі зі складанням цього документа, рекомендуємо звернутися до наших юристів за консультацією. Зв'язатися зі спеціалістом можна за телефоном або написати нам прямо на сайті.

Що таке гарантійний лист та як його написати: гарантійний лист зразок про оплату, на адресу, на постачання товару. Різновиди гарантійних листів.

(Клікніть, щоб відкрити)

Не секрет, що в епоху товарно-грошових відносин була потрібна і потрібна донині гарантія того, що кожна зі сторін виконає свої зобов'язання по угоді. Один із документів, за допомогою якого можна щось гарантувати (по суті, обіцяти) є гарантійний лист.

Визначення та юридичні норми

З погляду законодавства, гарантійний лист є елементом документообігу, одним із видів ділового листування – як правило, між юридичними особами. Із самої назви документа випливає, що гарантійний лист – це письмовий спосіб підтвердження зобов'язань або виконання певних умов у необхідний термін та у необхідному обсязі. Таке додаткове підтвердження використовується, коли звичайних домовленостей може бути недостатньо.

Важливо

Гарантійне лист не є комерційним документом.

Гарантійні листи досить часто застосовуються в підприємницькій діяльності, однак, жодних спеціальних правил, що регламентують їх оформлення та використання, у російському законодавстві не закріплено. Тому слід керуватися стандартними нормами діловодства і прагнути досягти максимально ясних і однозначних формулювань, що точно відображають наміри та зобов'язання обох сторін.

Які гарантії в ньому містяться

Лист містить гарантії того, що товар або послуга буде оплачено у визначений термін, зазначений у документі.

Хто має складати

Лист складається замовником чи покупцем. Найчастіше, як покупець виступає якась комерційна фірма чи організація. Далі документ підписується головою підприємства замовника та бухгалтером, після чого відправляється продавцю (постачальнику).

Гарантійний лист замість договору

По суті, складання гарантійного листа є альтернативою укладенню договору, коли така дія з якихось причин недоцільна.

На відміну від договору, який включає пропозицію (оферту) та зобов'язання відповідно до цієї пропозиції (акцепт), гарантійний лист виступає як одна з цих складових.

Гарантійний лист як оферта

Оферта завжди висловлює пропозицію, спрямовану одному чи кільком адресатам вступити у певні відносини, причому чітко декларує наміри адресуючого. З цього погляду гарантійний лист може бути порахований офертою, якщо в ньому міститься:

• пропозиція здійснити оплату послуг після їх надання;
• пропозиція виконати роботу, здійснити постачання, надати послугу.

Лист-пропозиція має бути сформульовано досить докладно, адже він замінює собою частину договору, а отже, має містити його основні суттєві елементи:

• предмет оферти (товар, послуги, види робіт – конкретне перерахування);
• термін виконання.

Важливо

Терміни, зазначені в гарантійному листі-оферті, мають вирішальне значення: направлене адресату, воно вже не може бути скасовано відправником протягом зазначених періодів для дій у відповідь, якщо інших умов не прописано в самому тексті або не випливає з нього.

Той, хто отримав такий гарантійний лист у разі прийняття пропозиції, може виконати умови або просто явно висловити згоду: дана дія вважається відповідною відповіддю, тобто виконанням другої частини, необхідної для укладення договору. Таким чином, у результаті дії гарантійного листа та відповіді адресата між ними відбувається правова дія, рівнозначна укладенню договору (ніхто не заважає на додаток до нього підписати стандартний двосторонній договір).

Гарантійний лист як акцепт

Цей документ може виступати і як другий елемент договору – акцепт, тобто наміри прийняти договірні пропозиції, якщо такі пропозиції вже озвучувалися контрагенту раніше. Наприклад, організація отримувала комерційну пропозицію, ухвалила рішення на підставі реклами чи інформаційного сайту партнера. Тоді направлення гарантійного листа фактично буде відповіддю на зроблену, нехай і неявною формою, пропозицію договірних відносин.

До відповіді вимоги не такі суворі, як до пропозиції: у такому листі достатньо сформулювати однозначну та розгорнуту відповідь – згоду на прийняття запропонованих умов.

факт

Якщо відправник вирішив відкликати свій гарантійний лист-акцепт, то зробити це потрібно негайно, бажано до того, як він потрапить до адресата або негайно після цього – до здійснення будь-яких процедурних дій.

Плюси та мінуси гарантійного листа як замінника договору

Позитивні моменти:

• можна не оформлювати документ, що підписується обома сторонами;
• якщо вимог до оферти та акцепту дотримано, такі правовідносини абсолютно законні;
• суд визнає гарантійні листи нарівні із укладеним договором.

Недоліки обміну гарантійними листами:

• обсяг обмежує докладний опис умов;
• неможливо визначити всі права та обов'язки;
• не обумовлюються процедурні моменти;
• не завжди чітко визначено відповідальність сторін.

Таким чином, юридично правомірні договірні відносини за допомогою гарантійних листів, однак, не виключені спірні моменти, які можуть спричинити судовий розгляд.

Форма гарантійного листа

Бланк гарантійного листа, що складається від імені юридичної особи, повинен містити всі його реквізити (повне та скорочене найменування, ІПН, ОГРН, адреса, телефон).

Якщо документ складається від імені фізичної особи, порядок написання довільний.

Лист пишеться у простій письмовій формі або на офіційному бланку юридичної особи, або на звичайному папері фізичною особою.

Залежно від конкретної ситуації сторона, що гарантує, повинна написати терміни і, у разі необхідності, способи виконання взятого на неї зобов'язання.

Безумовно, гарантійний лист не є документом, обов'язковим для виконання, оскільки не має нормативного характеру. Проте за його складанні сторони сподіваються на порядність і старанність боржника. Тобто ці відносини засновані на довірі.

Конкретні різновиди гарантійних листів

Залежно від функції, яку має виконати цей гарантійний лист, розрізняють їх види.

1. Гарантійний лист, що підтверджує зобов'язання щодо оплати. Кошти, визнані за гарантійним листом, можуть бути призначені як сплата за товари, надання послуг, виконання тієї чи іншої роботи або ж на погашення боргу. Такий лист є фактом визнання заборгованості. Найчастіше воно складається, коли з якихось причин платіж не можна здійснити негайно або його перенести.
2. Гарантійний лист, що підтверджує зобов'язання щодо роботи, товару чи послуг. Такий документ запевняє одержувача, що зазначені у ньому зобов'язання справді будуть виконані до зазначеного терміну у визначеному обсязі. Можливі вказівки кількох часових проміжків, якщо йдеться про поетапну роботу. У такому документі також підтверджується необхідна якість відповідно до тих чи інших стандартів (СНІПів, ГОСТів тощо). Подібний гарантійний лист може бути написаний, якщо можливе порушення термінів за специфікацією чи іншими документами, або безпосередньо перед укладанням відповідного договору.
3. Гарантійний лист, що підтверджує наміри орендодавця. Мається на увазі гарантія надання юридичної адреси. Такий документ знадобиться для пред'явлення в податковій, якщо організація не має у власності певної нерухомості для розміщення та вказівки в установчих документах. Юрособа має право взяти таке приміщення в оренду, надавши податківцям гарантію, що орендодавець справді має намір надавати йому такі послуги.
4. Гарантійний лист, який підтверджує майбутнє працевлаштування. Такий лист може знадобитися у разі, коли прийом працювати має для майбутнього співробітника важливе юридичне значення. Наприклад, такий гарантійний лист має право попросити:
   • студент для пред'явлення до вузу (деякі навчальні заклади на тих чи інших спеціальностях, особливо у разі навчання на місцях держзамовлення, видають диплом лише після надання довідки про майбутнє офіційне працевлаштування);
   • співробітник-іноземець (він має віднести такий документ до служби міграції);
   • звільнені ув'язнені, які постають на трудовий шлях (їм належить звітувати перед органами адміннагляду).

Особливості складання та оформлення

Як правило, будь-який гарантійний лист не перевищує стандартного аркуша формату А4, друкується на спеціальному бланку юридичної особи-відправника, підписується керівними органами (директором, іноді головним бухгалтером), скріплюється печаткою організації. Обов'язкові реквізити:

• номер та дата (відповідно до реєстрації вихідної документації);
• назва організації-адресату;
• ПІБ одержувача (зазвичай це гендиректор організації);
• тема листа (самі слова «гарантійний лист» писати необов'язково, оскільки такого документа як виду ділового листування юридично немає);
• основний зміст (гарантії зобов'язань, їх обсяг та строки);
• дані відправника;
• посада, особистий підпис і розшифрування ПІБ особи, яка підписала документ (директора, головного бухгалтера).

Подальші нюанси залежать від гарантійного листа. Розглянемо їх докладніше та наведемо конкретний приклад складання гарантійного листа, покликаного виконати ту чи іншу функцію.

Заборгованості

Оформляючи цей документ, ви гарантуєте виконання у майбутньому взятих він зобов'язань з оплати боргу. До перерахованих вище пунктів необхідно додати суму заборгованості (зазначається прописом та цифрами), графік її погашення, номер та дату договору, за яким виник борг.

Щоб перенести строки виконання зобов'язань або узгодити реструктуризацію боргу, можна використати зразок гарантійного листа про відстрочку оплати. У такому документі слід зазначити точний термін, на який боржник просить перенести виплати, а також умови відповідальності за його порушення.

У податкову

Цей документ необхідний під час реєстрації юридичних. Податкові інспектори часто вимагають від заявників надання гарантійного листа майбутньому орендодавцю. Таким чином ФНП перевіряє адресу створюваної організації.

У листі важливо вказати на намір власника укласти з організацією, що реєструється, договір оренди нежитлового приміщення, розташованого за конкретною адресою. Також варто прописати реквізити правовстановлюючих документів на приміщення.

На оплату орендованого приміщення

Щоб власник об'єкта, що орендується, не сумнівався у своєчасному розрахунку по платежах, необхідно заповнити і подати зразок гарантійного листа про оплату оренди. У цьому документі вказується посилання укладений договір чи потенційний орендар гарантуватиме своєчасність оплати під час укладання угоди.

Зразок гарантійного листа про оплату приміщення знадобиться і у разі виникнення заборгованості по щомісячних платежах. Важливо ретельно прописати гарантії, що надаються власнику об'єкта, оскільки за несвоєчасну оплату оренди договір може бути розірваний в односторонньому порядку.

На виконання робіт

Цей документ надає замовнику виконавець перед укладанням договору. У ньому зазначаються конкретні види робіт чи послуг, які у певний термін зобов'язується виконати підрядник. Насправді на підтвердження сумлінності виконавця представляється і банківська гарантія.

Підтверджуємо гарантії оплати

Такий документ може мати ходіння як між організаціями, а й між підприємцями – фізичними особами.

Лист, який визнає заборгованість та гарантує її погашення, обов'язково повинен мати, окрім підпису керівника, підпис фінансово відповідальної особи (фіндиректора, головбуха).

Гарантійний лист до ФСС про виплату допомоги

Адресантом виступає керуючий місцевого відділення Фонду соціального страхування. На початку обов'язково наводяться дані ТОВ чи ІП: назва, номери реєстраційна та ІПН, юридична адреса. У папері вказують діловодний номер із датою написання.

В основній частині гарантується повністю виплатити нараховані за певний термін допомоги у законний термін. Заявляється також готовність прийняти передбачену законом відповідальність у разі порушення зобов'язань.

Підписують текст відповідальні за соціальне страхування – керівник підприємства та головний бухгалтер.

Придбаного товару

Зразок гарантійного листа на оплату рахунку необхідний, якщо термін отримання продукції не збігається з перерахуванням коштів. У такому листі важливо вказати суму оплати та найменування товару, реквізити продавця. У деяких ситуаціях можна прописати відповідальність порушення зобов'язання.

Які формулювання використовувати під час підготовки гарантійного листа

Щоб якнайправильніше сформулювати суть завірення, необхідно знати які формулювання найчіткіше його відобразять.

Завантажити зразок гарантійного листа про оплату заборгованості у форматі MS Word.

Найкращими будуть слова та вирази:

• Гарантуємо.
• Зобов'язуємося виплатити суму боргу.
• Оплату вчасно підтверджуємо.
• Просимо вислати на нашу адресу післяплатою (вид гарантії).
• Своєчасну оплату гарантуємо.
• Справжнім даємо гарантію.

Зразок гарантійного листа на виконання будівельно-монтажних робіт

При виконанні договору підряду гарантії, що надаються обома сторонами договору один одному, багато в чому залежать від зовнішніх факторів, кожен з яких повинен бути врахований у листі, щоб уникнути покладення на себе зайвої відповідальності.

Як правило, договір на надання будівельних послуг – це довгостроковий документ, що передбачає різні етапи робіт та платежів за ними, а також оформлення супровідної документації та здавання об'єкта держкомісії з наступною 5-річною гарантією на виконані послуги. Таким чином, документ враховує безліч нюансів, а гарантійний лист складається як додатковий офіційний папір, що враховує такі обставини:

• Якщо було порушено терміни – прописуються обставини, за яких це сталося, та точна дата закінчення цих робіт.
• Коли виконання гарантійних зобов'язань залежить від забезпечення підрядника будь-якими ресурсами, повноваженнями, проектною документацією, погоджувальними листами або іншими значущими речами, він має чітко вказати це, визначивши термін завершення робіт у кількості днів після отримання зазначених даних.
• У випадку, коли замовник сумнівається в якості робіт, підрядник гарантує дотримання БНіП та інших нормативів, а також у разі потреби виклик лабораторії або забезпечення іншого контролю з подальшим документальним підтвердженням.
• У тих ситуаціях, коли з боку інвестора відбувається затримка платежу, і це сильно вдаряє терміни виконання робіт, замовник дає гарантії на оплату послуг з кінцевим терміном або пропонує виступити гарантом при оформленні кредитної лінії для свого робіт.
• Результатом цього листа має стати кінцева здача приміщення в експлуатацію для можливості його використання власниками за прямим призначенням, а також одержання всіх грошових сум, обумовлених у контракті.

Важливо

Усі гарантії щодо виконання будівельних робіт мають бути обґрунтовані реальними фактами, оскільки повторний зрив строків може призвести до розірвання контракту.

Зразок гарантійного листа щодо виконання зобов'язань за договором

Якщо сторони укладають контракт, але в однієї з них виникають сумніви в тому, що опонент зможе надати товар, виконати послугу або здійснити оплату в необхідному обсязі та в строк, вона має право вимагати гарантійного листа від свого контрагента.

У випадку, якщо були порушені зобов'язання, необхідно коротко вказати причину цієї помилки, яка не залежить від дій відповідача, а також вибачитися у зв'язку з цим фактом.

• Вказати будь-які додаткові умови та переваги для замовника чи постачальника, зокрема знижки, бонуси, подарунки, додаткові відвантаження та інші приємні обставини, які зможуть загладити провину сторони договору та можливість подальшої співпраці з контрагентом.
• Обов'язково зафіксувати терміни виконання зобов'язань та завершеність цієї дії. Тобто всі кошти надійдуть на ваш рахунок до (вказати дату) в обсязі, обумовленому підписаною угодою.

Важливо

Якщо даному листу передували будь-які порушення домовленостей, у тексті варто зазначити, що подібний факт був поодиноким і згодом відповідач докладе всіх зусиль, щоб уникнути повтору.

У випадку, якщо гарантія дається на оплату товару або послуги, необхідно прописати суму цифрами або прописом, спосіб перерахування, етапність платежів та інші обов'язкові умови для виконання фінансових зобов'язань за договором.

Зразок гарантійного листа про відсутність заборгованості

Вимога його надати – звичайна справа у банках під час відкриття рахунку. Гарантію оформлюють також у податкову службу під час реєстрації підприємства у новому регіоні чи переведення у новий статус.

Референт прописує свої найменування, ОГРН, ІПН та юридичну адресу. Власне, гарантію можна сформулювати так:

Хто відповідає за виконання зобов'язань за договором

За виконання гарантій відповідає відправник листа, тобто виконавець, який зобов'язується виконати свою частину домовленості якісно та у строки, зазначені у документі.

Гарантійний лист із прописаним виконанням зобов'язань не замінює договір. Однак при правильному складанні воно може допомогти у вирішенні спорів при їх виникненні.

Як вручити гарантійний лист

Надіслати адресату відповідну кореспонденцію можна кількома способами:

Найбільш кращі варіанти - перший чи другий, оскільки у відправника залишаються на руках документи, що підтверджують. Інші можливі за згодою сторін (наприклад, якщо у договорі між сторонами зазначені адреси e-mail).

Додаткові запитання

Чи існує відповідальність за невиконання зобов'язань

Гарантійний лист документально підтверджує серйозність намірів покупця та висловлює його готовність до своєчасної оплати. Притягнути замовника до відповідальності за невиконання передбачених зобов'язань (у разі несплати), можливо лише у судовому порядку, та згідно з прописаними раніше штрафами.

Резюмуючи вищесказане, можна зробити висновок, що лист хоч і не є 100% гарантією того, що покупець сплатить вартість товару, натомість є серйозним документом у разі вирішення питання в судовому порядку.

Які помилки припускаються при складанні

Оскільки ми маємо справу з таким папером, як, наприклад, зразок гарантійного листа про оплату, тут недоречно буде використовувати неформальні слова (сленг, просторіччя). Докладно описувати події, що спричинили неможливість перерахування грошей у термін, також не варто. Можна вказати їхню суть або взагалі опустити цей момент. Гарантійні зобов'язання необхідно прописувати точно, із зазначенням суми та дати її перерахування.

Вся інформація в тексті має бути однозначною для розуміння (без двозначних фраз), щоб запобігти можливим суперечкам.

Зрештою, бажано отримати від кредитора повідомлення про отримання документа. Це дозволить виключити втрату паперів у дорозі.

Висновок

Гарантійний лист не замінює укладення договору між замовником та виконавцем роботи чи послуги. Але цей документ може допомогти у вирішенні суперечок між сторонами. Своєчасне його укладання та виконання зобов'язань, зазначених у документі, дозволяє уникнути судових розглядів у разі виникнення непередбачених обставин у відносинах виконавець-замовник.

Підпишіться на новини