Susitikimo plano sudarymas. Susitikimo planas

Žemiau pateikiami septyni patarimai susitikimų organizatoriams (taip pat ir vadovams, kurių iniciatyva vyksta susirinkimas ir kurių viziją organizatorius turi įgyvendinti):

1. Pirmiausia reikia iš anksto suformuluoti susitikimo temą, tikslą ir uždavinius bei konkretų norimą „produktą“ (rezultatą), kuris bus gautas dėl to.

Susirinkimo „produktas“ gali būti vadovybės sprendimas, tam tikro veiklos laikotarpio planas, patvirtinta ataskaita, nutarimas ir pan., surašytas raštu pagal organizacijoje priimtas dokumentų srauto taisykles.

2. Nuspręskite dėl susitikimo datos, laiko ir vietos. Su suplanuotais susitikimais viskas paprasta – dažniausiai jie vyksta tam tikru dažnumu tomis pačiomis savaitės dienomis, tuo pačiu metu (pavyzdžiui, kiekvieną pirmąjį kiekvieno mėnesio ketvirtadienį 16.00 val.). Paprastai darbuotojai, kurių dalyvavimas šiuose susirinkimuose yra būtinas, suplanuotą susitikimą įtraukia iš anksto į savo darbo grafiką, todėl jį įgyvendinant nekyla problemų.

Kiek sudėtingesnė situacija yra su neplaniniais susitikimais, kai skubiai reikia suburti reikiamą dalyvių skaičių. Tokiu atveju tinkamiausios susitikimo datos, laiko ir vietos nustatymas, siekiant užtikrinti „kvorumą“, organizatoriams tampa tikru galvos skausmu. Iš karto noriu pasakyti, kad idealių situacijų, kai galima „įtikti“ visiems potencialiems dalyviams, nebūna. Todėl, kad ir kaip žiauriai tai skambėtų, neplanuoto susitikimo data, laikas ir vieta parenkami atsižvelgiant į jų patogumą organizatoriams (o ne dalyviams). Neplaninių susitikimų rengimas taip pat įpareigoja vadovą (organizatorių) būti lojalesniam tiems darbuotojams, kurie dėl įvairių priežasčių negalėjo juose dalyvauti.

3. Nuspręskite, kokia bus optimali dalyvių sudėtis ir skaičius (žr. 6.14 skyrių): Kas bus aktyvus dalyvis (kalbėtojas), o kas klausytojas? Kas turėtų pasiruošti iš anksto? Kas bus iš organizacijos darbuotojų, o kas bus kviečiamas iš išorės? Kas turi būti oficialiai pakviestas iš anksto (atsiųsti kvietimą)?

6.16. Susitikimų planavimas ir ruošimas

4. Apsvarstykite galimus dalyvių vaidmenis ir, jei reikia, komandinį darbą. Jei reikia, aptarkite šiuos vaidmenis su atitinkamais dalyviais. Kartu su vadovu būtina pasirinkti (paskirti) darbuotoją į pagrindinį vaidmenį - vadovauti susirinkimui ir apie tai jį informuoti iš anksto.

Taip pat galime pridurti, kad su kūrybišku požiūriu į susitikimus (ypač antrojo tipo, žr

6.14 skirsnis) galima dalyviams paskirstyti socialinius ir psichologinius vaidmenis, tokius kaip „idėjų generatorius“, „kritikas“, „eruditas“ ir kt. Tokių vaidmenų pozicijų įtraukimas į darbą padės giliau ir geriau suprasti aptartus klausimus, o pati susirinkimo procedūra taps gyvesnė.

5. Apsvarstykite susirinkimo darbotvarkę ir taisykles. Kokia tvarka vyksta pasirodymai? Kiek laiko reikia kiekvienam? ir tt Aptarkite būsimo susitikimo darbotvarkę ir taisykles su suinteresuotomis šalimis, pirmiausia su susitikimo vadovu (žr. 6.15 skyrių).

6. Gali būti, kad tam, kad realiai pasirengtų susirinkimui, organizatoriui prireiks papildomų įgaliojimų ir resursų, kuriuos jis turės gauti iš vadovo susirinkimo rengimo ir vedimo metu.

7. Organizatorius turi iš anksto paruošti susirinkimui dokumentų paketą, į kurį įeina:

1) oficialūs kvietimai, kuriuose nurodyta susirinkimo tema, laikas ir vieta;

2) dalyvių sąrašas (privaloma nurodant susirinkimo organizatorių, moderatorių, sekretorių);

3) darbotvarkė, įskaitant susirinkimo tikslą ir uždavinius, pranešimų ir neišspręstų klausimų sąrašą;

4) jei reikia, buvusių posėdžių protokolai;

5) jei reikia, patvirtinamieji dokumentai, kurių gali prireikti diskusijoms ir sprendimų priėmimui;

6) jei reikia, pranešėjų pristatymo medžiaga („dalomoji medžiaga“);

7) jei organizacija yra, tai standartinės susirinkimo protokolo formos.

c% Kurių iš išvardytų susirinkimų organizavimo taisyklių laikymasis C, jūsų nuomone, sutaupo daugiausiai laiko rengiant susirinkimą?

6 skyrius. Asmeninio efektyvumo didinimo būdai

Kurių iš šių taisyklių yra laikomasi (o kurių nesilaikoma) jūsų organizacijoje? Ar jūsų organizacija turi savo susirinkimų organizavimo taisykles (tradicijas)? Kuri iš šių taisyklių pagreitina, o kurios sulėtina susitikimus?

Ką, jūsų manymu, pirmiausia reikia pakeisti, kad susirinkimai jūsų organizacijoje užimtų mažiau laiko? Suformuluokite savo pasiūlymą kaip taisyklę.

Plačiau apie temą 6.16. PLANAVIMAS IR RENGIMAS SUSITIKIMUI:

1. Kokios yra sekretorės užduotys ruošiant įvairius susirinkimus?
2. § 1. Rusijos Konstitucijos rengimo ir priėmimo ypatumai. Konstitucinė komisija ir Konstitucinė konferencija

• Pasiruošimas susitikimui
• Susitikimo pradžia
• Diskusijos organizavimas
• Susitikimo pabaiga
• Bėdos susirinkimuose

Susitikimai naudojami siekiant keistis idėjomis, nuomonėmis ir intelektinėmis galimybėmis tarp vadovybės ir personalo. Tačiau susitikimai taip pat gali būti neveiksmingi, nenaudingi ir neigiamai paveikti darbo procesą. Jei žinai kaip teisingai vesti susirinkimą, tada jis bus sėkmingesnis.

Daug kas priklauso nuo susitikimo. Planavimo susirinkimo metu darbuotojai atsiskaito apie savo veiksmus, o vadovybė išsikelia ateities tikslus. Veiksmingi susitikimai naudojami kaip darbuotojų atsiliepimai. Tačiau pagrindinis susitikimo tikslas turėtų būti darbo proceso produktyvumo didinimas tiek atskiram darbuotojui, tiek visai įmonei. Yra keletas mechanizmų, turinčių įtakos įmonės efektyvumui, kuriuos reikia pradėti eksploatuoti:

• Sinergijos principas. Sinergijos efektas yra visumos pranašumas, lyginant su atskirų dalių suma. o šiuolaikinė psichologija jau seniai naudojo šį principą. Bet tai pasirodė gana seniai, net senose patarlėse matome sinergijos efektą – „gerai viena galva, bet geriau dvi“. Šis principas dažnai parodo savo pranašumus praktikoje. Nauda iš bendro kelių specialistų darbo bus didesnė nei iš kiekvieno individualaus darbo. Sinergijos efektas verčia darbuotojus dirbti efektyviau ir harmoningiau, nes jie sudaro vieną visumą. Tokiu atveju pasiūlymų kokybė ir adekvatumas pasirodo daug aukštesnis. Todėl darbo klausimus geriau aptarti kartu su komanda.
• Sanglaudos principas. Vienas specialistas gali daug, bet visa specialistų komanda – dar daugiau. Svarbiausia, kad darbuotojai pasitikėtų savo tikslais ir darytų viską, kas įmanoma, kad juos pasiektų. Tai yra, jie buvo motyvuoti siekti rezultatų. Tačiau profesionalios komandos neatsiranda iš niekur, jas reikia formuoti. Dėl to ir egzistuoja susitikimų organizavimas – priemonė darbuotojų motyvacijai kurti ir tikslų siekimo procesui skatinti. Planuojant susitikimus didėja darbuotojų ir vadovybės pagarba ir pasitikėjimas, vyksta personalo mokymo procesas. Efektyvios komandos sukūrimas priklauso nuo jūsų susitikimų kokybės. Jei norite pasiekti gerai koordinuoto komandinio darbo, atkreipkite dėmesį į susitikimus.
• Aiškumo principas. Nežinomybė yra vienas galingiausių demotyvatorių. Atlikėjui turi būti aiškūs įmonės tikslai ir uždaviniai, antraip mažėja jo veiklos rezultatai, didėja pasipriešinimas. Ateities planų ir užduočių skaidrumas – viena iš taisyklių kaip surengti efektyvų susitikimą. Čia aptariami visi tikslai, jų būtinybė ir norimas rezultatas. Taip galite sumažinti personalo pasipriešinimą nežinomai ir nesuprantamai užduočiai.

Kaip surengti veiksmingą susitikimą

Yra keletas susitikimų tipų, kurie skiriasi savo paskirtimi. Viso planavimo susitikimo sėkmė tiesiogiai priklauso nuo to, kaip bus pasirinktas susirinkimo vedimas. Jei vadovas pamiršta susitikimo tikslą, tada produktyvumas gali būti pamirštas. Štai pagrindiniai susitikimų tipai:

• Mokomasis susirinkimas. Tai konferencija. Įgyvendina edukacinį tikslą, susitikimo dalyviai gauna reikiamų žinių ir tobulina įgūdžius.
• Informacinis. Naudojamas informacijai apie konkrečią problemą ar problemą rinkti, darbuotojų atsiliepimams gauti ir gautų duomenų apibendrinti.
• Aiškinamasis. Būtina didinti vadovybės priimamų sprendimų aiškumą, paaiškinti savo požiūrio motyvus ir įtikinti likusį personalą pasirinktos pozicijos teisingumu.
• Probleminis. Susitikimas būtinas norint nustatyti konkrečias problemas ir nustatyti jų sprendimo būdus.

Šios susitikimų ypatybės galioja ne tik įprastos formos susitikimams, bet ir dideliems susirinkimams ar spaudos konferencijoms, privatiems kolegų ar viršininko pokalbiams su pavaldiniu. Bet kokiu atveju, norint, kad susitikimas būtų sėkmingas ir efektyvus, būtina laikytis taisyklių.

Pasiruošimas susitikimui

Efektyvumui įtakos turi ne tik pats susitikimas, bet ir pasiruošimas. Vadovas turėtų atsiminti susirinkimų rengimo ir vedimo taisykles, kad padidėtų efektyvumas.

Susitikimo pradžia

Posėdis turi prasidėti nurodytu laiku. Vadovas turi pasakyti įžanginę kalbą, kurioje apibūdins planavimo susirinkimo temą, susitikimo etapus ir išsikelti tikslus ir uždavinius. Būtina įtikinti darbuotojus nustatytų problemų svarba, tai sukuria paskatą diskusijoms. Iš karto galite užduoti probleminius klausimus, kurie bus aptarti. Motyvacijai didinti būtina sudominti klausytojus diskusijoje, užmegzti ryšį tarp galutinio rezultato ir darbuotojų interesų. Tokiu būdu net ir tie, kurie iš pradžių manė, kad susitikimas buvo nenaudingas, gali būti įtikinti dalyvauti diskusijoje.

Būtinai apima protokolo laikymąsi. Tai gali padaryti vienas iš pavaldinių. Visi susirinkimo dalyviai turi būti susipažinę su pavestos užduoties darbo taisyklėmis. Geriau, kad visos darbo temos būtų prieš savo pavaldinius, todėl iš anksto surašykite jas lentoje.

Diskusijos organizavimas

Yra keletas diskusijų organizavimo variantų. Kad diskusija vyktų efektyviai ir efektyviai, būtina sukurti atsipalaidavusią ir draugišką atmosferą. Nereikėtų gilintis į biurokratiją ir oficialumą – tai gali neigiamai paveikti norą bendradarbiauti. Diskusijos metu svarbu išlikti ramiems. Susitikimo tvarką nustatykite taip, kad diskusija pamažu įgautų pagreitį ir pasiektų idealų galutinį rezultatą.

Vadovo požiūris neturėtų būti darbuotojų aksioma, kitaip vaisinga diskusija neveiks. Būtina išklausyti ir atsižvelgti į visų susirinkusiųjų nuomonę apie bet kurią iškeltą problemą. Susitikimų metodika nerekomenduoja vartoti kategoriškų frazių, tokių kaip „tu visiškai klysti“, nes tai ne tik neigiamai veikia pavaldinio savigarbą, bet ir demotyvuoja jį priimti sprendimus bei dalyvauti tolesnėse diskusijose.

Dažnai vadovai įvertina bet kokį pasiūlymą ar idėją, kuri iš karto pasirodo diskusijos metu. Viena vertus, tai gali būti naudinga. Bet perteklinė kritika gali sugriauti kūrybinius komandos narių ketinimus ir sumažinti jų motyvaciją teikti pasiūlymus. Tada verta įtraukti į susitikimo planą smegenų šturmo metodas. Tokiu atveju kiekvienas gali prisidėti prie diskusijos, pasiūlyti bet kokią idėją, kuri nebus aptariama protų šturmo metu. Pasiūlymų kritika bus ir toliau.

Vadovas turi užtikrinti, kad diskusija visada vyktų jam reikalinga kryptimi. Dažnai darbuotojai pradeda nuklysti į šalį ir aptarinėti nereikšmingus klausimus. Tada turėtumėte juos atsargiai grąžinti į norimą kelią. Tai turi būti daroma subtiliai, kad diskusijos dalyvis neprarastų susidomėjimo.

Tačiau kaip vesti susitikimus, kaip ginčytis, jei ginčai gali pašnekovą įžeisti ar net pažeminti? Yra keletas kompetentingų diskusijų taisyklių, kuriomis reikėtų vadovautis susirinkimų metu.

• Net jei esate susierzinęs, neturėtumėte pakelti balso. Turite kalbėti aiškiai ir lėtai.
• Argumentai turi būti skirti ne oponentui, o visiems dalyvaujantiems. Taip pasieksite verslo atmosferą, kuri turės teigiamos įtakos diskusijų procesui.
• Sutelkite dėmesį į tuos aspektus, kuriais dalinatės su savo priešininku. Pateikite pavyzdį ir pagrįskite savo poziciją. Tada galite pereiti prie idėjų, kurios jums nėra artimos. Visus savo skundus suformuluokite klausimų pašnekovui forma.

Jeigu vadovas moka užduoti klausimus, tada jis gali pasikliauti efektyvūs susitikimai. Klausimai leidžia pabrėžti dar nepaliestus dalykus ir pereiti nuo vienos temos prie kitos. Taip galėsite aiškiau suprasti savo pašnekovų poziciją ir sužinoti jų nuomonę konkrečiu klausimu.

Diskusijos vadovas iš pradžių neturėtų reikalauti savo požiūrio, neturėtų primesti savo nuomonės kitiems diskusijos dalyviams. Gali būti, kad kai kurių darbuotojų pozicijos gali likti neįgarsintos, nes žmonės dažnai bijo ginčytis su savo viršininkais. Ir visada turėtumėte klausytis priešingų nuomonių, nes tik taip galite priimti protingiausią sprendimą.

Gali būti nustatyta net neutrali pozicija tam tikru klausimu. Savo nuomonę geriau pateikite klausimo forma „Gal reikia aptarti šį požiūrį...“ arba trečiojo asmens teiginiu „Girdėjau, kad...“

Susitikimo pabaiga

Bet kurios diskusijos pabaigoje vadovas turėtų apibendrinti diskusijos rezultatus ir nuspręsti, kas bus daroma, kad priimtas pasiūlymas būtų įgyvendintas.

Susitikimo scenarijus turėtų baigtis teigiamai. Taip diskusijos dalyviai galės suvokti, kad jų dalyvavimas diskusijoje nebuvo veltui, kad susitikimas pasiekė tam tikrą pažangą.

Visi diskusijos rezultatai turi būti užfiksuoti. Protokolų kopijos turi būti įteiktos tiems darbuotojams, kurie nedalyvavo susirinkime, tačiau turi dalyvauti priimant sprendimą.

Bendravimo stilius lyderio vaidmuo komandoje turi tiesioginės įtakos rezultatui. Jeigu įmonėje vyrauja totalitarinė boso nuomonė, tai draugiškos diskusijos pasiekti neįmanoma. Vadovybė turi išlaikyti kolegišką bendravimo su pavaldiniais stilių, tuomet galima atvira diskusija apie maksimalų efektyvumą.

Bendrosios susirinkimų vedimo taisyklės

Aukštos vadovo pareigos reikalauja nuolatinio bendravimo su įvairiais pavaldiniais, įgaliojimų ir atsakomybės delegavimas. Bet koks sprendimas turi būti pateiktas bendrai diskusijai. Todėl susitikimų negalima išvengti. Vadovas neturėtų turėti neigiamo požiūrio į susitikimų planavimą, tik taip galima gauti maksimalią naudą iš diskusijų. Jums padės kelios paprastos taisyklės, kaip surengti efektyvius susitikimus.

• Skirkite laiko pasiruošti planavimo susitikimui. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai sudaryti verslo susitikimo planą ir nubrėžti galutinį rezultatą. Tai neužims daug laiko, bet turės teigiamą poveikį. Paskirstykite kalbėtojų tvarką.
• Daugelis specialistų bando užpildyti skirtą laiką nereikalingais pokalbiais, net jei jų mintys gali būti išreikštos keliais sakiniais. Vadovas turi aiškiai suprasti kalbos esmę ir atskirti ją nuo nereikalingo „lukšto“.
• Emociniai pareiškimai visada turi neigiamos įtakos susitikimo rezultatams. Stenkitės vengti per didelio emocingumo, taip sutaupysite laiko diskusijoms.
• Dalyko specialistai neturėtų vartoti specifinio žodyno. Dėl to diskusija tampa mažiau suprantama kitiems dalyviams. Reikalauti naudoti paprastus ir prieinamus terminus ir sąvokas.
• Vadovo nuomonė iki diskusijos pabaigos turi būti slepiama nuo pavaldinių, kad nelaimėtų oponentų nuomonės į savo pusę.

Bėdos susirinkimuose

Deja, net ir labiausiai apgalvotuose susitikimuose nutinka blogų dalykų. Tai gali būti konfliktas arba diskusijos aklavietė. Nereikia pamesti galvos, bet kokia bėda gali būti išspręsta. Konfliktinėse situacijose svarbu rasti šalių nesutarimo priežastį, tai yra atidžiai stebėti diskusijos eigą.

Kalbėdamas kalbėtojas turi atsižvelgti ne tik į savo žodžių prasmę, bet ir į vartojamas frazes bei metaforas, kūno kalbą, tam tikrų minčių akcentavimą. Jei galite visa tai įrašyti, konfliktas gali būti lengvai išspręstas naudojant specialius metodus.

Jei diskusijoje atsiduria aklavietė, verta susitikimo dalyviams dar kartą priminti diskusijos temą ir jos tikslą. Gali būti, kad neaiškus pokalbio su pavaldiniais tikslas, arba jūs nepateikėte pakankamai informacijos. Išspręskite šią problemą. Kai kurie aspektai gali būti išnaudoti, todėl pasitarkite su grupe, ar šią diskusiją reikėtų tęsti. Dažnai reikia pereiti prie kito žingsnio. Neišspręstas problemas galima iškelti kitam susitikimui arba prie jų grįžti vėliau. Taip pat pertrauka yra vienas iš reikalavimų, kaip tinkamai vesti susirinkimą.

Jei diskusijos dalyviai tyli, nemėginkite užpildyti pauzės. Sužinokite, kodėl taip atsitiko. Dažnai tylą sukelia vadovo elgesys ar informacijos trūkumas. Paklauskite darbuotojų, ar jiems reikia paaiškinimo. Tam dažnai naudojamas modernus metodas – pasakojimas.

Dažnai grupė nenori diskutuoti tuo ar kitu klausimu, bando pereiti prie kitų temų. Tokiu atveju būtina parodyti, kad esate įsipareigojęs bendrauti, taip pat reikėtų išsakyti priešingą požiūrį. Paaiškinkite, kad bet kokia nuomonė bus vertinama. Pagirkite pirmąjį kalbėtoją. Tačiau reikia griežtai laikytis taisyklės, kitaip prarasite komandos pasitikėjimą.

Kartais diskusija sukasi apie vieną ar kelias temas. Paklauskite grupės, ar jie turi daugiau nuomonių jau iškeltu klausimu. Patikrinkite, ar jie supranta susitikimo tikslą.

Kilus konfliktui, reikia aiškiai pasakyti, kad visos emocijos turi būti laikomos ne posėdžių salėje. Priminti verslo susitikimų taisyklės. Auditorijos dėmesys turėtų būti sutelktas į susitikimo tikslą, o ne į atskirų kalbėtojų išdaigas. Pasistenkite grąžinti teigiamą diskusijos atspalvį ir sutelkti auditorijos dėmesį į darbotvarkę. Informuojame darbuotojus, kad šiuo metu nėra aptariami susirinkimo dalyvių pasiūlymai, o tik jų idėjos. Taip galite atsikratyti nepageidaujamos kritikos ir reakcijos į ją. Norėdami išeiti iš konflikto, galite naudoti testo klausimus.

Jei radote klaidą, pažymėkite teksto dalį ir spustelėkite Ctrl + Enter.

Nepaisant to, kad susirinkimas yra įprastas valdymo įrankis, ne kiekvienas vadovas turi aiškų supratimą, kokiais atvejais ir kaip geriausia jį panaudoti. Dėl to susitikimai yra neefektyvūs ir jaučiasi kaip laiko švaistymas. Todėl daugelis vadovų į juos žiūri skeptiškai. Bet jei vadovas yra susipažinęs su šios darbo formos ypatumais, jis gali lengvai pasiekti savo tikslus.

Paprastai susirinkime atliekamos tokios funkcijos kaip informacijos perdavimas, situacijos įvertinimas, darbuotojų reakcijos įvertinimas, bendrų veiksmų koregavimas, sprendimų kūrimas. Norėdami efektyviai naudoti susitikimus, turite suprasti jų privalumus ir trūkumus.

Vienas iš susirinkimo, kaip valdymo įrankio, privalumų yra tai, kad jis užtikrina, kad darbuotojai būtų įsipareigoję priimti priimamą sprendimą. Net jei įmonėje vyraus griežtas autoritarinis stilius, darbuotojų požiūris į po diskusijų priimtą sprendimą bus lojalesnis. Ypač jei vadovas motyvuotai paaiškina, kodėl tai būtina daryti. Priešingai nei situacija, kai tas pats sprendimas tiesiog perduodamas „iš viršaus“, o žmonės neturi galimybės išreikšti savo požiūrio į jį, nebent nuošalyje.

Be to, susitikimas leidžia pasinaudoti grupės ištekliais ieškant geriausio sprendimo. Kaip žinia, viena galva yra gerai, bet dešimt geriau. Vėlgi, net ir esant autoritariniam valdymo stiliui (kai sprendimą priima vienas formalus vadovas), susirinkimas leidžia išplėsti esamos situacijos „probleminį lauką“ ir, dar svarbiau, padidinti pasirinkimo galimybių skaičių. problemos sprendimas.

Kitas teigiamas susitikimo aspektas – galimybė greitai gauti grįžtamąjį ryšį iš apačios, sužinoti, kas vyksta įmonėje, žmonių nuotaikas, jų poreikius, įmonės problemų supratimo lygį, požiūrį į viršūnių politiką. valdymas ir kt.

Žinoma, susitikimas turi ir minusų. Ir vienas reikšmingiausių – būtinybė paskirstyti laiką. Pats vadovas turi atitraukti dėmesį nuo dabartinių darbų ir atitraukti savo pavaldinius. Dažnai paaiškėja, kad problema yra skubi. Kartais vadovas, bijodamas ilgo susitikimo, norėdamas sutaupyti laiko, renkasi sprendimą priimti vienas. Tačiau reikia pastebėti, kad tinkamai organizuotas susitikimas dažniausiai trunka ne ilgiau kaip pusantros valandos.

Daznos klaidos

Situacija 1. Aiškaus tikslo nebuvimas. Susitikimo iniciatorius iki galo nesuvokia, kokio rezultato galiausiai nori gauti. Tikrieji susitikimo tikslai niekam neaiškūs, jokios matomos naudos. Žmonės ateina į susirinkimą tik todėl, kad dėl neatvykimo tikimasi tam tikrų priemonių.

Bent kartą gyvenime kiekvienam iš mūsų yra tekę dalyvauti susitikime, po kurio ilgai laukto užbaigimo lieka tik sugaišto laiko jausmas. Pranešėjas gali ilgai ir gana emocingai kalbėti apie bet kokias problemas (kartais apie dabartines organizacijos problemas, kurios rūpi daugeliui darbuotojų), tačiau visi supranta, kad šis pokalbis niekur neveda ir nereiškia jokių realių veiksmų, kylančių iš šio pokalbio. . Šiai kategorijai priskiriami ir susitikimai, kai keli dalyviai aptaria problemą, bet vėlgi pagal „kalbėk ir palik“ principą. Veiksmingam susitikimui reikia aiškaus tikslo ir konkrečių tikslų. Be to, jie turėtų būti suformuluoti ne proceso prasme („kalbėk apie...“, „aptark problemą...“, „nurodyk sprendimo būdus...“ ir t. t.), o pagal rezultatą. („suteikti dalyviams informaciją apie...“, „gauti grįžtamąjį ryšį šiuo klausimu...“, „susitarti dėl dalyvių B ir C sąveikos tvarkos projekte A...“ ir kt.).

2 situacija. Nepakankamas pasirengimas susitikimui. Pavyzdžiui, tai gali atrodyti taip. Bendrovė planuoja keisti personalo finansinio motyvavimo sistemą. Susitikimo tikslas – padidinti darbuotojų lojalumą priimtam sprendimui. Likus savaitei iki susitikimo dalyviams buvo įteikta medžiaga, kurioje išdėstyta nauja motyvavimo sistema. Tačiau medžiagoje nėra kompetentingo įvadinio straipsnio, paaiškinančio vadovybės poziciją. Pati medžiaga pateikiama sudėtinga, neaiškia kalba. Dėl to didžioji dalis susirinkimo laiko buvo skirta nesusipratimams, kilusiems dėl dalyvių nesusipratimo apie įvestos sistemos esmę, aiškintis. Susitikimo tikslas – padidinti darbuotojų lojalumą priimtam sprendimui – buvo pasiektas tik iš dalies.

3 situacija. Neryškios ribos(dažniausiai yra neryškių laiko ribų situacija). Susitikimas tampa be galo ilgu procesu su neryškiomis laiko ribomis. Tai taip pat yra nepakankamo susimąstymo susirinkimo struktūroje požymis.

Situacija 4. Per didelis formalizavimas, vidinės motyvacijos stoka susitikimo vadovui ir dalyviams jį vesti. Bendrovės aukščiausioji vadovybė įpareigojo skyrių vadovus kassavaitinius „planavimo posėdžius“. Buvo suprasta, kad šiuose susitikimuose bus sprendžiami einamieji klausimai. Tačiau patys skyrių vadovai nemoka naudotis susirinkimu kaip įrankiu, laiko tai tik laiko švaistymu ir tiesiog nežino, apie ką juose kalbėti. Rezultatas yra toks, kad posėdžiai rengiami, tačiau veiklos planavimas egzistuoja savaime, o susirinkimai – savaime.

Situacija 5. Susitikimo tikslo neadekvatumas. Susitikimas yra tik įrankis. Ir kaip bet kurį įrankį, svarbu jį naudoti pagal paskirtį. Žinoma, galite įkalti mygtukus. Bet tai nėra patogu. Tačiau kirpti popierių yla tiesiog nepavyks. Taip pat kartais jie bando panaudoti susitikimą visiškai netinkamiems tikslams. Pavyzdžiui, vienoje įmonėje kassavaitiniame viduriniosios grandies vadovų (parduotuvių direktorių) susirinkime generalinis direktorius vėl ir vėl tikisi patobulinti savo darbuotojų kompetenciją, priversti juos pagaliau suprasti, kaip valdyti pavaldinius. Rezultatas minimalus: režisieriaus monologai kas savaitę trunka nuo keturių iki penkių valandų, bet „visi dalykai yra“.

Situacija 6. Susitikimo tikslai ir jo vedimo būdai prieštarauja vienas kitam. Pavyzdžiui, vadovas užsibrėžia tikslą priimti bendrą sprendimą, bet apsiriboja monologu apie problemą, trunkančiu apie 60 minučių, o pabaigoje klausia: „Kas ką nori pasakyti? Niekas nebenori nieko sakyti, visi tyli ir galvoja, kaip greitai išeiti iš susirinkimo ir grįžti prie įprastų reikalų.

Susitikimo metodai

Pranešimas– vienas dalyvis daro pranešimą konkrečia tema. Svarbu, kad pranešimas truktų ne ilgiau kaip septynias minutes, nes būtent tiek laiko vidutiniškai klausytojai sugeba išlaikyti savo dėmesį.

Keitimasis nuomonėmis(keitimasis informacija) – kiekvienas iš dalyvių paeiliui kalba tam tikra tema (atsako į konkretų klausimą). Pavyzdžiui, „padėtis skyriuje praėjusią savaitę“, „kaip jūsų skyriaus darbuotojai reaguoja į vykstančius pokyčius“ arba „jūsų rizikos vertinimas, susijęs su svarstomu projektu“. Šio metodo pranašumas yra tai, kad jis leidžia sukurti holistinį vaizdą, nes kiekvienas susitikimo dalyvis pasisako.

Protų šturmas– dalyviai chaotiškai sugalvoja atsakymus (sprendimus) į konkretų klausimą (problemą). Šiuo atveju būtina nevertinimo situacija idėjų atžvilgiu, nes pagrindinė užduotis yra sugeneruoti kuo daugiau idėjų, net ir pačių absurdiškiausių. Darbuotojus reikia įspėti, kad jie nekritikuotų kolegų pasiūlymų ir išvis netartų žodžio „ne“. Tada atmosfera bus atsipalaidavusi ir niekas nepasitrauks į save. Vėliau iš visos įvairovės galite pasirinkti tinkamiausius sprendimus. Šio metodo privalumas yra tai, kad jis leidžia ne tik šablonus. Tai leidžia naudotis grupės ištekliais ir rasti kūrybiškus sudėtingų problemų sprendimus. Pavyzdžiui, iš kur gauti pinigų naujam projektui? Kaip surengti įmonės vakarėlį minimaliomis išlaidomis? komercinis sklypas ir kt.

Diskusija- bet kuris iš dalyvių gali pasisakyti esamu klausimu, bet ne visi turi pasisakyti. Šis metodas yra naudingas, kai klausimas jau buvo aptartas ir visi turėjo galimybę pasisakyti, tačiau vis dar kyla ginčytinų klausimų ir problema dar neišspręsta.

Kaip surengti konstruktyvų susitikimą

Kiekviename susitikime tarpininkas turi susitvarkyti du dalykus. Yra susitikimo tema, konkretus klausimas, kurį reikia išspręsti, susitarti ar tiesiog atkreipti dalyvių dėmesį. Ir tarp žmonių – susitikimo dalyvių – santykiai. Kiekviename susitikimo etape fasilitatorius turi turėti omenyje bent du tikslus (žr. lentelę).

Apskritai efektyvių susirinkimų taisykles galima suformuluoti taip:

1. Išsikelkite konkretų tikslą – kodėl rengiate susirinkimą. Būtinai patikrinkite, ar šis tikslas iš tikrųjų gali būti pasiektas per susitikimą.
2. Nustatykite, kurie susitikimo būdai padės pasiekti šį tikslą.
3. Nustatykite susitikimo laiką ir įsitikinkite, kad jis ne tik prasidės, bet ir pasibaigs laiku.
4. Nepriklausomai nuo susitikimo tikslo, būtinai skirkite laiko dalyviams užduoti klausimus ir išreikšti savo nuomonę.
5. Nustatykite dalyvių veiklos limitą, įskaitant savo limitą. Kalbos, trunkančios ilgiau nei septynias minutes, neleidžiamos, net jei žodį ima vadovas.

Konstruktyvaus susitikimo etapai

Susitikimų ir derybų plano sudarymas

Visi žinome, kad susitikimai yra svarbi sėkmingo bet kurios organizacijos valdymo priemonė. Kiekvieną darbo dieną visame pasaulyje vyksta begalė susitikimų, kuriems reikia daug laiko ir pinigų, tačiau kiek procentų visų šių susitikimų yra veiksmingi?
Prieš verslo susitikimą:

1. Apibrėžkite savo tikslą. Pabandykite apibrėžti aiškų susitikimo tikslą. Ką norite pasiekti? Įsitikinkite, kad susitikimo dalyviai tai žino.

2. Kiek laiko reikia? Gerai pagalvokite, kiek laiko truks susitikimas. Pavyzdžiui, kodėl švaistote valandą, kai užtenka 45 minučių?

3. Renkite susitikimus ryte. Jei įmanoma, stenkitės susitikimus organizuoti ryte, nes tokiu metu žmonės būna dėmesingesni. Jie taip pat greičiausiai bandys baigti susitikimą laiku – prieš pietus!

4. Kvieskite tik tuos, kurie yra susiję su svarstomomis problemomis. Į susitikimą kvieskite tik tuos, kurie gali reikšmingai prisidėti.

5. Parengti posėdžio darbotvarkę. Rengdami dienotvarkę stenkitės neperžengti vieno puslapio ribų. Pirmiausia išvardinkite svarbiausias problemas, nes tai leis jas aptarti tada, kai žmonės bus dėmesingiausi.

6. Įspėkite žmones iš anksto. Susitikimo dalyvius pakvieskite iš anksto, nes tai padidins tikimybę, kad jie galės dalyvauti, ir suteiks laiko pasiruošti.

7. Paskirstykite susirinkimo darbotvarkę. Likus kelioms dienoms iki posėdžio, supažindinkite dalyvius su darbotvarke ir paklauskite, ar jie turi pastabų, ar norėtų papildyti darbotvarkę. Pasikeitus darbotvarkei, apie padarytus pakeitimus informuoti visus dalyvius.

8. Paskirkite tvirtą posėdžio pirmininką. Gera kėdė yra kiekvieno susitikimo sėkmės raktas.

9. Paskirti sekretorių arba protokoluotoją. Įsitikinkite, kad posėdyje yra asmuo, atsakingas už posėdžio protokolavimą. Idealiu atveju šis asmuo turėtų turėti individualų požiūrį į aptariamus klausimus.

10. Pasiruoškite susitikimui. Jei esate dalyvis, prieš susitikimą aprašykite, ką norite pasakyti. Sudarykite pagrindinių punktų, kuriais galite remtis susitikimo metu, sąrašą.

11. Pradėkite susitikimą laiku. Įsitikinkite, kad susitikimas prasidės laiku. Negaiškite laiko laukdami vėluojančių žmonių.

12. Laikykitės dienotvarkės. Jūs, kaip pirmininkas, privalote priminti dalyviams apie darbotvarkę, kai kas nors nuo jos nukrypsta.

13. Skatinkite diskusiją. Užduokite dalyviams tiesioginius klausimus. Venkite klausimų, į kuriuos reikia atsakyti aiškiai: „taip“ arba „ne“.

14. Įrašykite įvykius. Įsitikinkite, kad veikla užfiksuota aiškiai ir aiškiai. Kiekvienam renginiui būtina nustatyti atlikėją ir tikslinius užbaigimo terminus.

15. Posėdžio protokolas. Visada identifikuokite visas susitarimo šalis ir įsitikinkite, kad jos yra įrašytos.

16. Būkite pozityvus. Pabandykite susitikimą užbaigti teigiama nata! Dalyviai jausis optimistiškesni ir pasiruošę atlikti jiems skirtas veiklas ir užduotis.

Po verslo susitikimo

17. Kuo greičiau paruoškite posėdžio protokolą. Jei įmanoma, surašykite protokolą iškart po susitikimo, kol viską atsimenate. Jei reikia, gaukite jo sutikimą.

18. Kiekvienai užduočiai/veiklai suteikite statusą. Gera praktika yra priskirti susitikime nurodytų užduočių būseną „atvira“, „vykdoma“ ir „atlikta“.

19. Paskirstykite protokolą per 24 valandas. Stenkitės paruošti ir dalyviams minutes išdalinti per 24 valandas nuo susitikimo, nes taip dalyviams bus suteikta daugiau laiko užduotims atlikti.

20. Stebėkite užduočių eigą. Prieš kitą susitikimą raskite ir paprašykite žmonių informuoti jus apie dabartinę užduočių būseną ir įtraukti jas į būsimo susitikimo protokolą. Tai leis jums sutrumpinti kito susitikimo trukmę.
Bet kokiose derybose planavimas yra svarbiausias žingsnis. Dėl prasto pasiruošimo deryboms dažnai atsisakome savo pozicijų, o tai kartais turi įtakos sandorio pelningumui.

Norėdami pradėti planuoti, turite mokėti įvertinti šiuos veiksnius:

Kokie tavo tikslai?

Ką nori pasiekti kita pusė?

Kokia informacija turės įtakos galutiniam derybų rezultatui?

Kokių nuolaidų galite padaryti?

Prieš pradėdami derybas, turite aiškiai apibrėžti savo tikslus.

Ką norite pasiekti?

Ką turėtumėte pasiekti?

Ką norėtumėte pasiekti?

Kokios alternatyvos yra priimtinos?

Kokie kiti jūsų tikslų aspektai?

Informacija:

Informacija yra galia. Derantis turite žinoti:

Kokią informaciją turite jūs ir kita šalis?

Kokią informaciją turite tik jūs?

Kokios informacijos jums reikia prieš pradedant derybas?

Kokios informacijos reikia kitai šaliai prieš derantis su jumis?

Ši informacija ypač praverčia derantis dėl kainų.

Ankstyvosiose derybose abi šalys turi gauti reikiamą informaciją prieš siūlydamos konkretų sandorį ar alternatyvas. Pavyzdžiui, jei žinote, kad tik jūsų įmonė gali įvykdyti tam tikrą užsakymą, tuomet galite pradėti derybas jums palankesnėmis sąlygomis.

Nuolaidos:

Derybos – tai procesas, kurio metu susitariama tarp 2 ar daugiau šalių. Neįmanoma pasiekti susitarimo akimirksniu, dažniausiai šalių tikslai skiriasi ir tik nuolaidžiaujant sprendžiamas galutinis derybų rezultatas. Ruošiantis deryboms reikia kuo realiau įvertinti galutinį rezultatą. Nuspręskite, kokias nuolaidas norite padaryti, kad pasiektumėte susitarimą.

Yra du nuolaidų elementai: kaina ir vertės. Turite daryti tokias nuolaidas, kad kainos nuolaidos jums būtų minimalios, tačiau kartu tai būtų didelė vertė kitai šaliai.

Ruošdamiesi deryboms paklauskite savęs:

Kokie tikėtini derybų rezultatai?

Kokia mano galių riba?

Kokių nuolaidų galiu padaryti?

Kokia bus kiekvienos koncesijos kaina ir kiek vertės ji suteiks kitai šaliai?

Strategija

Išsibrėžę tikslus, turite rasti būdą, kaip juos pasiekti. Norėdami tai padaryti, turite sukurti strategiją. Yra daug derybų taktikos, todėl kiekvienai situacijai turėsite pasirinkti tinkamą taktiką. Paklauskite savęs: kokią taktiką turėtumėte naudoti norėdami pasiekti savo tikslą? Kokią taktiką naudoja kita pusė?

Jei pradedate derybas su kuo nors, turite nustatyti, kokį vaidmenį tas asmuo atliks derybose. Kartais derybų komandos sąmoningai paskiria vaidmenis, kad derėtųsi efektyviau.

Kas padeda, o kas trukdo bendrauti
Pagrindinis žmonių bendravimo tikslas – pasiekti tarpusavio supratimą.
Tačiau tai padaryti nėra lengva. Kodėl mums lengva bendrauti su vienais žmonėmis, bet sunku su kitais? Kodėl su kai kuriais žmonėmis sutariame, bet su kitais visada ginčijamės? Akivaizdu, kad daug lengviau užmegzti santykius su žmogumi, su kuriuo yra vadinamieji sąlyčio taškai. Prieš šalinant nesutarimus, būtina išsiaiškinti jų priežastis ir tik po to užmegzti ryšius su pašnekovu.
Bendravimo mene labai svarbu mokėti išklausyti ir suprasti žmogų, su kuriuo kalbi. Išaiškindami žmonėms savo ketinimus ir priežastis, dėl kurių einate, galėsite išvengti daugelio nesusipratimų, kivirčų ir konfliktų. Sąžiningumas pokalbyje su pašnekovu dažnai yra vienintelė išeitis iš konfliktinės situacijos. Tiesą reikia išsakyti ne siekiant pažeminti pašnekovą, o atvirkščiai – pakylėti jį jo paties akyse ir išsiaiškinti savo poziciją.
Svarbiausia bendravimo proceso dalis yra klausymas. Jei žmogus įdėmiai klauso pašnekovo, vadinasi, jis yra gerai išauklėtas, supranta kalbėtojo problemą ir tarsi padeda teisingai suformuluoti mintis.
Bendravimo procesas yra sudėtingas, jį įtakoja įvairūs veiksniai: nuotaika, aplinkybių derinys, žmogaus charakteris, jo socialumas arba, atvirkščiai, drovumas. Būtina pasirinkti tinkamą elgesio būdą, toną, gestus, žodžius ir posakius.
Bendraudami dažnai pripažįstame dalykus, kurie trukdo abipusiam supratimui. Tai įžeidžiančių žodžių ir posakių, įžeidžiančių slapyvardžių, nereikalingų sutrumpinimų vartojimas. „Labas“, „ačiū“, „prašau“, „atsiprašau“... – šie paprasti žodžiai turi galią mūsų nuotaikai. Labai svarbu, kad jie visada būtų žmonių bendraujant darbe, viešose vietose, naudojami šeimoje.
Taigi, kas yra bendravimo kultūra? Jei žmogus kompetentingai išsako savo mintis, moka elgtis, pagarbiai elgiasi su pašnekovu, sakome, kad šis žmogus įvaldo bendravimo kultūrą.
Yra taisyklių, kurių laikantis padeda užmegzti gerus santykius su žmonėmis:
* Bendravimas kaip su lygiais, be grubumo ir paslaugumo.
* Pagarba asmeninei pašnekovo nuomonei.
* Trūksta noro išsiaiškinti, kas teisus, o kas neteisus.
* Bendravimas užklausų, o ne užsakymų lygmeniu.
* Ieškokite kompromisinių sprendimų.
* Gebėjimas įvertinti kito sprendimą.
* Gebėjimas priimti kitų patirtį.
Jei žmogus nemoka užmegzti pokalbio, pokalbiui jis turėtų pasirinkti bet kokią įdomią temą ir laiką, kai kreipiamasis nėra užsiėmęs jokiais darbais. Visada derėtų prisiminti, kad kitas žmogus ne toks kaip tu, ir reikia mokėti į dalykus pažvelgti jo akimis, ypač konfliktinėse situacijose.
Pagarbingas elgesys su žmogumi neįmanomas negerbiant jo požiūrio, net jei jis nesutampa su jūsų. Išugdyti pagarbų požiūrį į žmones galite tik tada, kai išmoksite kiekviename žmoguje įžvelgti individualumą, tai yra tas charakterio savybes, kurios būdingos tik jam.
Kiekvienas iš mūsų yra vertas pagarbos. Gerbdamas kitą, tu gerbi save, todėl jei tavo santykiai su kuo nors prasti, belieka pasistengti juos sutvarkyti. Psichologai duoda gerą patarimą, kuris yra toks: nepamirškite apie savo pašnekovo interesus. Jūsų gyvas ir nuoširdus domėjimasis tuo, kuo jis domisi, jį sujaudins ir entuziastingai.
Yra keletas svarbių atviro ir nuoširdaus pokalbio su „nepatogiu pašnekovu“ taisyklių, kurias turi žinoti ir suaugusieji, ir paaugliai:
* Naudokite „kalba-I“. Pradėję frazę žodžiais: „Iš mano požiūrio...“ arba „Taip, kaip aš matau...“, sušvelninsite pokalbį ir parodysite pašnekovui, kad išsakote tik savo požiūrį, nepretenduodami į kad būtų galutinė tiesa. Taigi jūs pripažįstate jo teisę turėti savo nuomonę. Tikrai jie jūsų klausys daug ramiau ir atidžiau.
* Pabandykite kalbėti apie konkretų incidentą ar elgesį, nedarydami apibendrinimų. Pavyzdžiui, tokie apibendrinimai: „Nebuvo atvejo, kad grįžtum namo laiku (atliktum namų darbus).“ Ši pokalbio pradžia suteiks paaugliui galimybę pabėgti nuo aptariamos problemos. Jis pradės prisiminti ir įrodyti, kad kažkada kažką padarė laiku.
* Pasistenkite parodyti savo pašnekovui, kad jo elgesys pirmiausia trukdo jam pačiam. Norint sudaryti sąlygas, kuriomis suaugęs ar paauglys norėtų keisti savo elgesį, reikia pabandyti paaiškinti, kiek daug jie praranda gyvenime dėl savo elgesio.
* Pakvieskite pašnekovą pakeisti savo elgesį. Paaiškinkite jam, ką tiksliai jis gali padaryti šioje situacijoje, kad ją ištaisytų. Gali būti, kad kadangi nenorite jo įžeisti, jums bus gana sunku pasakyti jam tiesą. Tačiau atminkite: jei tylėsite, galite jam pakenkti.
Kalbėdami su paaugliu ar suaugusiuoju nesitikėkite, kad jie iš karto jus supras ar sutiks. Jei pašnekovas pokalbio metu jus įžeidžia, nebijokite jam dar kartą kantriai paaiškinti savo požiūrį. Atidžiai stebėkite jo reakciją į jūsų žodžius. Stenkitės pasiekti abipusį supratimą, naudokite grįžimą prie to, kas buvo pasakyta, klauskite dar kartą ir sutikite, nepamirškite patikslinti klausimus ir apibendrinti tai, ką išgirdote... Žinoma, kai kam toks santykių užmezgimas gali pasirodyti per daug laiko, tačiau visa tai pareikalaus daug mažiau laiko, pastangų ir emocijų nei veiksmo-reakcijos tipo bendravimas, kadangi toks pokalbis visiškai neduoda rezultato.
Dažniausiai sąžiningumas yra geriausia bendravimo su žmonėmis politika. Nuostabu, kaip dažnai pokalbius pradedame vadovaudamiesi protingomis strategijomis ir taktika, pamiršdami pabandyti iš pradžių tiesiog išsikalbėti. Sąžiningas dialogas yra veiksmingiausia, paprasčiausia ir patikimiausia priemonė konfliktą paversti bendradarbiavimu.

KOMUNIKACIJOS DALYS- jos specifinės savybės, parodančios jos vienybę ir įvairovę.
Bendravimas dažniausiai pasireiškia penkių jo pusių vienybe: tarpasmeninės, pažintinės, komunikacinės-informacinės, emocinės ir konatyvinės.
Tarpasmeninė pusė bendravimas atspindi žmogaus sąveiką su jo artimiausia aplinka: su kitais žmonėmis ir bendruomenėmis, su kuriomis jis yra susijęs savo gyvenime. Visų pirma, tai šeima ir profesinė grupė, kuri naudoja nusistovėjusius kultūrinius, istorinius ir profesinius elgesio modelius. Kartu su šiais elgesio modeliais žmogus mokosi tautinių-etninių, socialinio amžiaus, emocinių-estetinių ir kitų bendravimo standartų bei stereotipų.
Kognityvinė pusė bendravimas leidžia atsakyti į klausimus, kas yra pašnekovas, koks jis žmogus, ko iš jo galima tikėtis ir į daugelį kitų, susijusių su partnerio asmenybe. Ji apima ne tik kito žmogaus, bet ir savęs pažinimą. Dėl to bendravimo procese formuojasi vaizdiniai ir idėjos apie save ir partnerius, kurie reguliuoja patį šį procesą.
Komunikacijos ir informacijos pusė bendravimas – tai žmonių apsikeitimas įvairiomis idėjomis, idėjomis, interesais, nuotaikomis, jausmais, požiūriais ir kt. Jeigu visa tai laikoma informacija, tai komunikacijos procesą galima suprasti kaip informacijos mainų procesą. Bet toks požiūris į žmonių bendravimą yra labai supaprastintas, nes komunikacijos sąlygomis informacija ne tik perduodama, bet ir formuojama, aiškinama, plėtojama.
Emocinė pusė bendravimas siejamas su emocijų ir jausmų funkcionavimu, nuotaika asmeniniuose partnerių kontaktuose. Jie pasireiškia išraiškingais bendravimo subjektų judesiais, jų veiksmais, poelgiais, elgesiu. Per juos atsiranda tarpusavio santykiai, kurie tampa savotišku socialiniu-psichologiniu sąveikos fonu, nulemiančiu didesnę ar mažesnę bendros veiklos sėkmę.
Konatyvinė (elgesio) pusė bendravimas tarnauja tam, kad būtų derinami vidiniai ir išoriniai partnerių pozicijų prieštaravimai. Ji suteikia kontroliuojančią įtaką asmeniui visuose gyvenimo procesuose, atskleidžia žmogaus tam tikrų vertybių troškimą, išreiškia asmens motyvacines jėgas, reguliuoja partnerių santykius bendroje veikloje.

BENDRAVIMO STILIAI - Tai
bendravimo su kitais žmonėmis būdai bendravimo procese. Paprastai yra 10 tokių stilių:
1) dominuojantis (strategija, kuria siekiama sumažinti kitų vaidmenį bendraujant);
2) dramatiškas (pranešimo turinio perdėjimas ir emocinis koloritas);
3) kontroversiškas (agresyvus arba įrodantis);
4) raminantis (atpalaiduojantis bendravimo būdas, kuriuo siekiama sumažinti pašnekovo nerimą);
5) įspūdingas (strategija, kuria siekiama padaryti įspūdį);
6) tiksli (siekiama į pranešimo tikslumą ir tikslumą);
7) dėmesingas (rodo susidomėjimą tuo, ką kiti sako);
8) įkvėptas (dažnas neverbalinio elgesio naudojimas – akių kontaktas, gestai, kūno judesiai ir pan.);
9) draugiškas (polinkis atvirai skatinti kitus ir domėtis jų indėliu į bendravimą);
10) atviras (reiškia norą be baimės reikšti savo nuomonę, jausmus, emocijas, asmeninius savo aspektus).

Optimalaus bendravimo su įsivaizduojamu pašnekovu modelio sudarymas

1.Darbo pokalbio konstravimo taisyklės

Verslo pokalbiai (verslo susitikimai, susitikimai, pokalbiai yra viena svarbiausių valdymo veiklos formų).
Verslo pokalbiai – tai tam tikra tarpasmeninio bendravimo, keitimosi nuomonėmis, požiūriais, informacija ir nuomonėmis forma, kuria siekiama išspręsti problemą.
Pokalbio struktūra:
Pradėti pokalbį;
Palankaus klimato kūrimas (pasveikinimas, prisistatymas);
Jūsų pozicijos pareiškimas ir jos pagrindimas;
Pašnekovo pozicijų patikslinimas;
Bendrų problemų analizė;
Sprendimo priėmimas, pašnekovo pozicijų išsiaiškinimas.
Tipiškos klaidos, kurias pokalbių metu daro vadovai:
Vadovas rodo autoritetą ir neatsižvelgia į kitų nuomonę;
Vadovas ignoruoja darbuotojų būklę;
Neatsižvelgiama į darbuotojo elgesio motyvus;
Vadovas nerodo susidomėjimo pašnekovu (ignoravimas);
Vadovas neklauso pašnekovo ir nuolat pertraukia.
Pokalbio funkcijos:
Abipusis bendravimas tarp tos pačios srities darbuotojų;
Bendra paieška, skatinimas, operatyvus darbo idėjų ir planų kūrimas;
Verslo ryšių palaikymas;
Verslo veiklos skatinimas;
Jau pradėtos veiklos kontrolė ir koordinavimas.
Verslo individualūs pokalbiai skirstomi į dvi grupes:
Pokalbiai yra laisvi ir koncentruoti, keičiantis informacija abipusiai, vykstantys be specialaus pasiruošimo (su ar be laiko).
Pokalbiai, specialiai paruošti ir griežtai reglamentuoti.
Bet koks individualus verslo pokalbis susideda iš trijų etapų:
Pirmasis etapas yra paruošiamasis. Tai apima pokalbio tikslų nustatymą ir jo plano sudarymą; nustatyti laiką ir pasirinkti vietą, kur vyks pokalbis. Pagrindinė šio etapo dalis yra pokalbio plano sudarymas pagal jo tikslus. Čia reikia išanalizuoti savo užimtumą, nustatyti pokalbio laiką ir trukmę, taip pat pagalvoti, ar laikas yra patogus pašnekovui.
Šiame parengiamajame etape turėtumėte patikrinti šiuos dalykus:
1. Kruopštus pokalbio eigos svarstymas;
2. Laisvė nuo stereotipų, noras suvokti žmones tokius, kokie jie yra, lanksčiai reaguoti į juose vykstančius pokyčius;
3. Visiškas noras išklausyti pašnekovą ir teisingai atsakyti į galimus klausimus;
4. Tikslaus, aiškaus ir teisingo pokalbio plano turėjimas;
5. Sudaromo pokalbio plano gebėjimas kelti klausimus, kurie nuveda diskusiją į šalį;
6. Natūralių ir įtikinamų formulių buvimas;
7. Tikslus ir aiškus visų minčių reiškimas;
8. Teisingas pokalbio tono pasirinkimas;
9. Bandymas įsivaizduoti save pašnekovo vietoje ir jį suprasti;
10. Įsivaizduokite, jei su jumis būtų surengtas panašus pokalbis, ar būtumėte juo patenkinti.
Antrasis etapas yra įvadinis.Šio etapo metu įveikiamas psichologinis barjeras ir sukuriama pasitikėjimo atmosfera.
Trečias etapas yra pagrindinis. Jį sudaro trys dalys: Įvadinė pokalbio dalis (prieštai); pagrindinė pokalbio dalis (įrodymai); baigiamoji pokalbio dalis (išvados).

1.1 Pasiruošimas pokalbiui

Jei atėjote į pokalbį pirmą kartą, tuomet turite įvesti ir identifikuoti save. Jei lankytojas ateina pas jus ir prisistato, turite pabandyti iš karto prisiminti jo vardą ir patronimą. Sutikus lankytoją, reikia pakilti nuo stalo ir pakviesti pašnekovą atsisėsti priešais save. Gera išeiti su juo susitikti: šis gestas leidžia pašnekovui suprasti, kad jį gerbiate ir esate pasirengęs kalbėti kaip su lygiu. Tuo atveju, kai susitinkate pokalbiui su kolega ar tiesiog pažįstamu žmogumi, pasisveikinate su juo ir šaukiate vardu bei patronimu, užtenka pakilti nuo stalo. Prieš pradedant pokalbį su nepažįstamu žmogumi, rekomenduojama įspėti pašnekovą apie jūsų pokalbiui skirtą laiką. Pokalbis (tai yra pagrindinis etapas). Vadovas turi suprasti, kaip situaciją vertina jo pašnekovas. Būtina stengtis pateikti išsamų visų įvykių ar situacijos vaizdą, sutelkiant dėmesį tik į pašnekovo žodžius. Turite mokėti klausytis ir teisingai užduoti paaiškinančius ir nukreipiančius klausimus, kurie padės atskleisti pašnekovo mintis.
Įvykdę šiuos reikalavimus galėsite įtikinamai ir išsamiai išreikšti savo požiūrį. Būtina įsitikinti, kad pašnekovas situaciją mato iš kitos pusės ir, remdamasis išsamesniu šios situacijos žinojimu, galėtų kritiškai persvarstyti savo požiūrį. Pokalbis ne visada gali vykti sklandžiai. Nesėkmės priežastį reikia ieškoti savyje, veido išraiškoje, tone, dėmesiu, o ne pašnekove, reikia rasti tikslų frazių pasirinkimą. Jei sugalvosite priešpriešinių klausimų – priešpriešinių teiginių – tai gali sukelti ginčą su pašnekovu. Priešpriešinių teiginių priežastis dažnai yra nesugebėjimas greitai įvertinti situacijos. Nevaržomi kategoriški sprendimai, galintys sugriauti pašnekovo geranoriškumą, kenkia pokalbiui. Pokalbio metu reikia nuosekliai vykdyti pagrindinę mintį, išmokti klausytis, pasirinkti tinkamus komentarų taškus ir juos taktiškai išdėstyti, neįkyriai argumentuoti savo mintis, rodyti savikritiką, kai pateikia pagrįstus atsakomuosius komentarus, kantriai išklausykite savo pašnekovą ir jo prieštaravimus.
Atvejai, kai reikia atsakyti į prieštaravimus:
Turite leisti pašnekovui atsakyti į savo prieštaravimus ir juos paneigti. Tam nereikia atvirai prieštarauti, išklausius komentarus reikia stengtis netiesiogiai tai atmesti; sąlyginai sutinka su vienu ar kitu prieštaravimu; pabandykite išklausyti keletą prieštaravimų, kad suprastumėte pagrindinį dalyką ir nedelsdami reaguotumėte; griežti prieštaravimai turėtų būti kartojami ramiu tonu.
Savo reakciją į pašnekovo žodžius turite išreikšti linktelėdami galvą „laukiančiu žvilgsniu“, trumpomis pritariančiomis pastabomis ir pakartodami paskutinius pašnekovo ištartus žodžius, parodydami, kad mintis suprasta.
Pasitaiko atvejų, kai pašnekovas turi ryškų pasipūtimą ir polinkį ginčytis. Tokiu atveju reikia leisti jam išsikalbėti, tada grįžti prie šio klausimo arba palaukti, kol pašnekovas pasieks aklavietę.
Taip pat reikia atkreipti dėmesį į pokalbio tempą ir pauzes. Tai labai svarbu, nes padeda išryškinti pagrindinį dalyką. Pašnekovės kalba turi būti ryški ir itin aiški. Nekalbėkite per garsiai ar per tyliai. Pirmasis yra netaktiškas, antrasis gali priversti jūsų pašnekovą pakartotinai užduoti tą patį klausimą.
Sprendimas visada turėtų būti pagrįstas įsitikinimu, nes priešingu atveju pašnekovas, užuot išsakęs savo mintis, ims jus kritikuoti arba abejingai sutiks su viskuo.
Pokalbio pabaiga. Išaiškėjus kito žmogaus požiūriui, pokalbis gali baigtis.
Pagrindiniai aspektai:
pokalbio dalyviai turėtų turėti pakankamai laiko ramiam, nuodugniam pokalbiui;
Aplinkybės, kurios gali trukdyti pokalbiui, turi būti numatytos ir pašalintos (triukšmas, garsi muzika, galimybė kitiems kištis į pokalbį ir pan.);
būtina nusiteikti pokalbiui, pašalinant išgyvenimus, kurie neigiamai paveiktų jūsų pasirengimą bendrauti;
reikėtų nusiraminti, jei artėjantis pokalbis sukelia per daug jaudulio, ir papildomai mobilizuotis; prieš pokalbį, jei įmanoma, reikėtų susipažinti su duomenimis apie pašnekovą, turint omenyje, kad jie gali turėti įtakos suvokimo procesui; reikia slopinti savo jausmus, neigiamai veikiant teisingą pašnekovo suvokimą (pavyzdžiui, užuojautos jausmas – antipatija);
reikia iš anksto numatyti galimus klausimus, kuriuos gali kelti pašnekovas, ir būti pasiruošus į juos atsakyti, t.y. šiame etape įvertinami bendravimo dalyviai (vyras, moteris, temperamentas, charakteris, profesinio pasirengimo lygis ir kitos savybės), tema ir esama situacija.Kiekvienas žmogus pasižymi poreikiais, veiklos motyvacija, tik jai būdingais interesais. . Todėl pasiruošimo bendravimui etape vadovas turi atsižvelgti į visus motyvus ir jau tiesioginio bendravimo etape iš turimo arsenalo pasirinkti efektyviausias partnerio įtakos priemones.Svarbu ne tik įvertinti savo būsimą pašnekovą. ir esamą situaciją, bet ir apgalvoti savo elgesio būdą, siekiant efektyviai ją valdyti, savo asmeniniu elgesiu ir veiksmais sukurti palankias sąlygas bendrauti
bendravimas, išsiaiškinti bendravimo situaciją ir temą, parengti papildomą medžiagą pagal problemą Bendravimo vieta. Atlikę parengiamųjų veiklų kompleksą dalykiniam bendravimui, turėtumėte paruošti vietą, kurioje vyks pokalbis. Paprastai jis turi atitikti dvi sąlygas:
1) niekas neturėtų blaškyti ir trukdyti bendrauti;
2) gera verslo komunikacijos vietos įranga - pagalbinės medžiagos, papildoma informacija, oficialūs ir norminiai dokumentai ir kt.
Elementari tvarka reikaluose prisideda prie bendravimo sėkmės.
Jei vadovas nori pabrėžti valdžią ir savo pranašumą, pokalbis turėtų vykti jo kabinete. Jei vadovas nori pasiekti gerą kontaktą su pavaldiniu ir jo paramą, susitikimas turėtų vykti pavaldinio biure. Šiuo atveju galioja teritoriškumo principas: dauguma žmonių patogiau jaučiasi savo biure nei viršininko kabinete.
Oficialaus bendravimo metu esate įprastoje vietoje – prie stalo; kai esate pusiau formalus, jūs sėdite priešais lankytoją prie šoninio staliuko ar susitikimų stalo, tarsi prilygintumėte savo statusą lankytojo statusui.
Neformalios komunikacijos zona susideda iš dviejų ar trijų fotelių (geriausia patogių, palankių atsipalaiduoti) ir kavos staliuko.
. Baldų išdėstymas. Įprastame biure vadovas sėdi prie didelio stalo, o lankytojų zona yra priešais stalą. Biuruose, kur kėdės ir sofos pastatytos tinkamu kampu, aplinka skatina laisvesnį asmeninį bendravimą. Biure, kur yra didelis viršininko stalas, akcentuojama prie tokio stalo sėdinčio žmogaus galia, simbolizuojanti nelygybę bendraujant. Todėl norint pašalinti nelygybės jausmą, pirmenybė teikiama apvaliems stalams. Baldų išdėstymas
Jei problema sprendžiama: „Kaip priversti pašnekovą atsisėsti“? Klausimas nėra toks tuščias, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Mes, žmonės, esame gana subtilūs padarai. Labai dažnai jaučiame arba vidinį komfortą, arba diskomfortą, bet negalime paaiškinti, kodėl. Yra bent trys garsiakalbių išdėstymo variantai: priešais, vienas šalia kito, 90° kampu. Kiekviena parinktis naudojama gana dažnai, bet kuri yra geriau? Specialistai mano, kad efektyviam bendravimui reikia, kad kalbančiųjų akys susitiktų maždaug trečdalį pašnekovų bendravimo laiko (35-38 proc.). Todėl kėdes prie pokalbio stalo reikėtų pastatyti stačiu kampu.
Komunikacijos strategijos ir taktikos nustatymas. Šiame etape turėtų būti nustatyti pagrindiniai ir antriniai bendravimo tikslai (ypač ką galima ir ko negalima paaukoti). Svarbu suprasti, ką galite padovanoti, kad gautumėte daugiau pelno. Bendravimo taktika taip pat apima galimybę užduoti klausimus.
Pokalbio kryptį galima valdyti užduodamais klausimais. Klausimai gali būti skirstomi į vadinamuosius „atvirus“ ir „uždaruosius“.
Atviras klausimas – tai klausimas, į kurį negalima atsakyti vienaskiemeniais (taip, ne, nežinau), bet atsakant į jį reikia pasakyti. Pavyzdžiui: „Pasakyk man...“, „Ką tu žinai apie...“, „Ką manai...?“, „Kodėl?“, „Jūsų nuomonė?“, „Jūsų pasiūlymai? , "Kaip tai paaiškinti?"
Atviri klausimai yra neįkainojami, kai tikslas yra gauti informaciją.
Atvirų klausimų priešingybė yra uždarieji klausimai, t.y. tie, į kuriuos reikia atsakyti taip-ne. Šie klausimai gali būti efektyviai naudojami siekiant šių tikslų: įtikinti, gauti sutikimą, paskatinti kažko atsisakyti, įveikti pasipriešinimą.
Pavyzdžiui, turite duoti nurodymus darbuotojui, kuris (žinote tai iš patirties) ginčysis, įrodys, kad tai nėra jo atsakomybė ir pan.

Neįsivaizduojamas bet kurios organizacijos darbas be verslo komunikacijos. Tinkamai sukurtas darbuotojų bendravimas leidžia sklandžiai ir greitai išspręsti pavestas užduotis.

Organizacijose vyksta daugybė susirinkimų tipų ir kiekvienas iš jų turi savo ypatybes ir tikslus. Šių niuansų žinojimas padės palengvinti verslo diskusijas. Šis straipsnis papasakos apie susitikimų tipus, padės suprasti, kodėl jie rengiami ir kaip jie registruojami dirbant biure.

Verslo susitikimų tikslai

Bet kokio tipo biuro susitikimas leidžia pamatyti visapusį organizacijos situacijos vaizdą ir nustatyti jos stipriąsias ir silpnąsias puses. Verta paminėti, kad dalyvaujant šiame verslo komunikacijos formate vyksta spartus įmonės ar įmonės augimas.

Užduotys

Visų tipų susitikimams galima išskirti šias užduotis:

• aktualių problemų ir klausimų sprendimas;
• padalinių veiksmų integravimas pagal strateginį įmonės tikslą;
• įmonės ir atskirų jos struktūrinių padalinių veiklos vertinimas;
• palaikyti ir plėtoti įmonės politiką.

Norint suprasti, kokiu formatu surengti tokį verslo renginį, reikia nuspręsti, kuri iš aukščiau išvardintų užduočių jį atitiks, ir tik po to suprasti, kuriai klasifikacijai jis priklausys.

Tipai ir klasifikacija

Susitikimas, kaip dalykinės komunikacijos rūšis, gali būti įvairių formų, kurios nulemia jo temą ir dalyvaujančių pareigūnų sąrašą.

Reikėtų pabrėžti pagrindinę susitikimų klasifikaciją:

1. Narystės sritis. Čia galime išskirti tokius susitikimų tipus kaip administraciniai (kurie apima probleminių klausimų aptarimą), mokslinius (seminarai ir konferencijos, kurių tikslas yra aptarti aktualias mokslo problemas), politinius (kuriuose dalyvauja bet kurios politinės partijos narių susirinkimas). ir judesiai) ir mišrių tipų.
2. Skalė. Čia skiriame tarptautinius, kuriuose dalyvauja kitų šalių specialistai ar užsienio partneriai, nacionalinius, regioninius ir miesto.
3. Taisyklingumas. Bet kokio formato susitikimai gali būti nuolatiniai arba periodiniai.
4. Priklausomai nuo vietos – vietinis ar keliaujantis.

Taip pat visų tipų susitikimus galima suskirstyti taip:

1. Mokomasis, numatantis direktyvinį formatą, kai aukštesnysis vadovas tiesiogiai perduoda informaciją savo pavaldiniams, kuri vėliau išsklaido ir perduodama išilgai valdžios vertikalės. Dažniausiai tokios dalykinės komunikacijos metu yra perduodami generalinio direktoriaus įsakymai, galintys reikšmingai įtakoti įmonės eigą, o tai gali būti ir elgesio normos ar svarbios naujovės.
2. Eksploatacinės (valdymo patalpos). Šio tipo susitikimų tikslas – gauti informacijos apie organizacijos ar įmonės padėtį. Informacijos srautas šiuo atveju nukreipiamas iš žemesnių pavaldinių į skyrių vedėjus ar generalinį direktorių. Daugiausia operatyviniuose susirinkimuose aptariami gairių įgyvendinimo klausimai, planuojama veikla, strateginiai ir veiklos planai. Svarbus skirtumas tarp operatyvinio (dispečerinio) susirinkimo ir visų kitų yra tas, kad jie vyksta reguliariai ir turi nuolatinį dalyvių sąrašą. Taip pat verta paminėti, kad posėdžio metu gali nebūti darbotvarkės.
3. Probleminis. Toks susirinkimas šaukiamas tuo atveju, kai reikia skubiai priimti sprendimą per trumpą laiką atlikti užduotis arba išspręsti visuotinę įmonei iškilusią problemą.

Be visų aukščiau paminėtų dalykų, atskirai galime išskirti vieną populiariausių gamybinių susitikimų rūšių – planavimo susirinkimą. Paprastai toks renginys vyksta kasdien arba kartą per savaitę, kuriame dalyvauja skyriaus vedėjas ir tiesioginiai atlikėjai, kurie gauna tos dienos užduotis ir aptaria jų įgyvendinimo eigą.

Įmonės personalo susirinkimo tema gali būti bet kokie klausimai, kylantys įmonės veikloje, taip pat diskusija gali būti skirta išorės aplinkos, kurioje veikia konkreti organizacija, pasikeitimams.

Susitikimo organizavimas

Bet kokio tipo susitikimui, nepaisant jo formato, reikia kruopščiai pasiruošti, nes nuo šio momento priklauso jo efektyvumas. Iš pradžių būtina nustatyti šiuos punktus:

• tikslas;
• aptariami klausimai;
• užduočių personalui nustatymas (pagal funkcionalumą ir pavaldumą);
• užduoties atlikimo etapai.

Šiandien dauguma susirinkimų vyksta labai vidutiniškai, dėl to prarandama prasmė, o pavestos užduotys gali būti atliekamos prastai. Todėl itin svarbu apgalvoti visą tokių dalykinių susitikimų eigą ir susisteminti darbinę diskusiją taip, kad ji ne tik užimtų laiko, bet ir gautų komandos atsaką.

Susitikimų rengimas

Pažymėtina, kad stambios firmos ir organizacijos, siekiančios užimti tam tikrą rinkos dalį ir plėtoti savo įmonę, siekdamos gauti didelį pelną, labai daug imasi svarbių klausimų aptarimo susitikimuose. Iš sėkmingų vadovų praktikos galime suformuluoti tokias taisykles, kaip pasiruošti susitikimui:

Pirmiausia sudaromas dalyvių sąrašas. Turėtumėte aiškiai suprasti, ką pakviesti į susitikimą ir kokį vaidmenį jis jame atliks. Dažnai pasitaiko, kad pakviesti asmenys gali nesuprasti klausimo, o pakviesti „tik tuo atveju“, tačiau šiuo metu galėtų atlikti savo tarnybines pareigas ir negaišti laiko.

Svarbu parengti darbotvarkę. Jeigu susirinkimas planuojamas, tuomet iš anksto parengiama darbotvarkė, kurioje nurodomi svarstytini klausimai, taip pat nurodomi pagrindiniai pranešėjai. Svarbu atsiminti, kad šis dokumentas turi būti išsiųstas atsakingiems už informacijos rengimą ir dalyvaujantiems, kad visi dalyviai galėtų parengti ataskaitas, pasiūlymus ir papildomus klausimus. Jei reikia, darbotvarkė gali būti koreguojama.

Pagrindiniai ir strateginiai klausimai turėtų būti iškelti į posėdį. Tokių klausimų pranešėjai būtinai turi būti asmenys (padalinių, skyrių, cechų vadovai), kurie yra asmeniškai atsakingi už bet kokios strateginės įmonės veiklos įgyvendinimą.

Svarbūs punktai

Svarbu atsiminti, kad kiekvienas susitikimas turi du pagrindinius etapus – pasiruošimą jam ir patį jo vedimą. Pirmasis etapas apima verslo susirinkimo rengimo aktualumo nustatymą, užduočių, pagrindinių ir antraeilių tikslų nustatymą, dalyvių ir pranešėjų sąrašo sudarymą, pranešimų, prezentacijų ir pranešimo pagal temą ar anksčiau nustatytą darbotvarkę parengimą. Antrajame etape įgyvendinama anksčiau planuota susitikimo eiga, išklausomos ataskaitos, aptariami einamieji ir strateginiai klausimai.

Jeigu tokios dalykinės komunikacijos metu reikia apsispręsti, ką darbuotojai turėtų daryti ir kam, tuomet galime išskirti trečiąjį etapą – sprendimų priėmimą. Paprastai sprendimus priima susirinkimui vadovaujantis pirmininkas, remdamasis savo nuožiūra arba diskusijos ar kolektyvinio balsavimo būdu.

Susitikimo plano pavyzdys

Turėdamas aiškiai apibrėžtą planą, bet kuris vadovas gali efektyviai ir efektyviai surengti susitikimą, kuris leis jam gauti grįžtamąjį ryšį iš darbuotojų ir nustatyti jiems tinkamas užduotis. Šis planas gali apimti šiuos aspektus:

• tam tikro laikotarpio (ketvirčio, ​​savaitės, pusmečio, mėnesio) ataskaitų išklausymas ir rezultatų sumavimas;
• aktualių įmonei aktualijų nušvietimas;
• problemų šalinimo pasiūlymų išklausymas (smegenų šturmas);
• siūlomų variantų įvertinimas ir jų įgyvendinimo aptarimas;
• opcionų kaupimas;
• balsavimas už vieno ar kito varianto priėmimą;
• ribų nustatymas sprendžiant problemas (atsakingų asmenų, terminų, būdų ir metodų nustatymas).

Miško ruoša

Daugumą posėdžių tipų reikia įrašyti į popierių (dokumentą), kuris vadinamas protokolu. Tokio pobūdžio dokumentų tvarkymas leidžia įteisinti priimtus sprendimus. Be to, protokolo dėka visada galite sekti veiklos eigą, o nepavykus atlikti paskirtų užduočių, nustatyti, kas už tai atsakingas.

Posėdį paprastai veda vadovo, kuris yra susirinkimo pirmininkas, sekretorius. Tačiau dažnai šią funkciją gali atlikti ir kiti darbuotojai.

Sekretoriaus funkcijos ir užduotys

Prieš pradedant dalykinius susitikimus, sekretorius turi būti susipažinęs su kviečiamųjų sąrašu ir svarstomų klausimų sąrašu. Tačiau verta atkreipti dėmesį į tai, kad jei susirinkimas vyksta reguliariai, tai būtent šis pareigūnas surenka visą dokumentaciją (sąrašus, planus, darbotvarkę ir kt.) ir padeda vadovui pasiruošti susirinkimui.

Iš pradžių ir prireikus sekretorė gali paprašyti atvykusių asmenų užpildyti registracijos lapą, kuriame bus nurodytos visos jų pavardės. ir padėtis. To prireiks surašant protokolą. Toliau sekretorius paskelbia darbotvarkę, kuri žymi posėdžio pradžią. Be to, kai susirinkusieji pradeda diskutuoti apie klausimus, sekretorius fiksuoja šio renginio eigą. Posėdžio pabaigoje šis pareigūnas parengia baigtą protokolo versiją, po to pasirašo su pirmininku ir išsiunčia visiems dalyvaujantiems asmenims.

Rašant posėdžio protokolą sekretoriui itin svarbu atkreipti deramą dėmesį į posėdžio protokolo išvaizdą. Joje turi būti antraštė, vieta, dalyvaujančiųjų sąrašas, aptarti klausimai ir priimti sprendimai.

Išvada

Iš aukščiau pateiktos informacijos tampa aišku, kad susitikimų organizavimas įmonėse yra nepaprastai svarbus. Tačiau visada verta atminti, kad kokybiškas pasiruošimas tokiems renginiams neša daugiau nei 50% rakto į sėkmę aprėpiant informaciją, nustatant užduotis ir kokybiškai jų įgyvendinimą.