আনুষ্ঠানিক নিয়ম চিঠি। কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখবেন (নমুনা)

যদিও একটি প্রতিষ্ঠানের লেটারহেড একটি আইনি নথি নয়, এটি ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের একটি অফিসিয়াল ফর্ম যা একটি কোম্পানি পাঠায়। অতএব, প্রাসঙ্গিক GOST R 6.30-2003-এ অন্তর্ভুক্ত এই জাতীয় নথির প্রস্তুতির জন্য কিছু প্রয়োজনীয়তা আরোপ করা হয়।

আপনি নিবন্ধের শেষে একটি নমুনা ফর্ম ডাউনলোড করতে পারেন.

ফর্মটি ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের প্রধান ফর্ম হিসাবে কাজ করে এবং নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়:

• বহির্গামী চিঠিপত্র প্রস্তুত করার সময়;
• কাউন্টারপার্টিদের কাছ থেকে কোনো তথ্য পত্র জারি করার জন্য: বিজ্ঞপ্তি, অভিনন্দন, বাণিজ্যিক অফার এবং অন্যান্য;
• একটি অভ্যন্তরীণ প্রকৃতির আদেশ এবং নির্দেশাবলী আঁকা;
• কর্মীদের ধন্যবাদ এবং অভিনন্দন সংকলন;
• ঠিকাদার এবং বেসরকারী নাগরিকদের সাথে চুক্তি করা।

একটি নিয়ম হিসাবে, যে কোনও সংস্থার লেটারহেডের নকশা পূর্বে তৈরি নমুনা অনুসারে তৈরি করা হয়। এটা অনুমান করা হয় যে এর টোন, শৈলী এবং শৈল্পিক উপাদানগুলি ট্রেডমার্ক, ব্র্যান্ড, কোম্পানির লোগো বা গৃহীত কর্পোরেট রঙের সাথে মিলে যায়। ফর্মটি একটি বিশেষ প্রোগ্রামে বা নকশা এবং মুদ্রণ পরিষেবা প্রদানকারী বিশেষ সংস্থাগুলির সম্পৃক্ততার সাথে তৈরি করা হয়।

এটি দুটি সংস্করণে ব্যবহৃত হয়:

• কাগজ
• বৈদ্যুতিক.

উভয় প্রকারই কেবল বিষয়বস্তুতেই নয়, পৃষ্ঠার প্যারামিটার, অনুপাত ইত্যাদিতেও ঠিক একই হওয়া উচিত, যাতে তাদের পার্থক্যের অনুভূতি তৈরি না হয়।

একটি বৃহত্তর পরিমাণে, ফর্ম একটি প্রতিনিধি ভূমিকা পালন করে. চিঠিপত্রে একটি নির্দিষ্ট লেটারহেড ব্যবহার করে একটি প্রতিষ্ঠানের অংশীদার, ক্লায়েন্ট বা সম্ভাব্য ক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ করা সুবিধাজনক। উপরন্তু, এটি একটি ব্যবহারিক দৃষ্টিকোণ থেকে সুবিধাজনক: অনেক নথির মধ্যে, কোম্পানির চিঠিপত্র চিহ্ন দ্বারা খুব দ্রুত পাওয়া যেতে পারে।

লেটারহেডে কী থাকে: নমুনা

ফর্মটিতে অবশ্যই থাকতে হবে:

• সংস্থার সম্পূর্ণ কর্পোরেট নাম;
• যোগাযোগের বিবরণ (ঠিকানা, ফোন নম্বর, ই-মেইল);
• অর্থপ্রদানের বিবরণ, কোম্পানির ওয়েবসাইট, ট্যাক্স সনাক্তকরণ নম্বর, চেকপয়েন্ট অনুরোধের ভিত্তিতে নির্দেশিত হয়।

নিয়ন্ত্রক নথিগুলি কোম্পানিকে কোনো লোগো, ট্রেডমার্ক বা অন্যান্য শৈল্পিক নকশা তৈরি করতে বাধ্য করে না। যাইহোক, প্রায়শই ফর্মটি কেবল বিশদ সহ ফর্মটিই নয়, তবে একটি এলএলসি, স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা বা অন্যান্য সংস্থার লোগোর একটি চিত্রও, যা এটিকে আরও লক্ষণীয় হতে দেয় এবং সেই অনুসারে, আরও ক্লায়েন্টদের আকর্ষণ করে।

সুতরাং, সহজতম সংস্করণে, একটি প্রতিষ্ঠানের একটি নমুনা লেটারহেড এইরকম দেখতে পারে।

এবং বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, শৈল্পিক উপাদানগুলি একটি অনন্য আকৃতির প্রভাব তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়: কিছু উদাহরণ নীচে দেখানো হয়েছে।

একটি কোম্পানির লেটারহেড নিবন্ধনের জন্য প্রয়োজনীয়তা

আইনটিতে "কোম্পানির লেটারহেড" এর ধারণা নেই, তাই, এই ফর্মটি তৈরি করার সময়, একটি কোম্পানি তার নিজস্ব দৃষ্টিকোণকে মেনে চলতে পারে এবং যে কোনও নকশা ধারণা বাস্তবায়ন করতে পারে। যাইহোক, GOST R 6.30-2003 প্রয়োজনীয়তাগুলির একটি বিশদ বিবরণ প্রদান করে, যা পরামর্শমূলক এবং বাধ্যতামূলক নয়। মূলগুলি নিম্নরূপ:

1. পাঠ্যটি সুস্পষ্টভাবে লেখা হয়েছে এবং নিম্নলিখিত তথ্য প্রয়োজন:

• কোম্পানির পুরো নাম;
• ঠিকানা - প্রকৃত এবং আইনি, পোস্টাল কোড এবং অঞ্চল নির্দেশ করে;
• সাংগঠনিক এবং আইনি ফর্ম (ব্যক্তিগত উদ্যোক্তা, এলএলসি, পিজেএসসি, পাবলিক অ্যাসোসিয়েশন);
• কাঠামোর এখতিয়ার (বাজেট সংস্থা এবং সরকারী সংস্থার ক্ষেত্রে)।

1. শীট বিন্যাস A4 বা A5, মানক মানের কাগজ, সাদা বা একটি আবছা, হালকা ব্যাকগ্রাউন্ড সহ, যার রঙ ডিজাইনারের বিবেচনার উপর ছেড়ে দেওয়া হয়।
2. মার্জিন মার্জিন:

• বাম, নীচে এবং উপরে 2 সেমি;
• ডানদিকে 1 সেমি।

বাম দিকে একটি স্থান সরবরাহ করা ভাল যা আদর্শের চেয়ে কিছুটা বড় - 25-30 মিমি, যেহেতু অনেক সংস্থায় কাগজের মিডিয়া ফাইলগুলিতে ফাইল করা হয়।

ফর্মগুলির অন্যান্য শ্রেণীবিভাগ রয়েছে - প্রায়শই এই জাতীয় ফর্মগুলি কেবল একটি সংস্থার জন্য নয়, একটি বিভাগ বা একটি নির্দিষ্ট কর্মকর্তার পাশাপাশি একটি সংস্থার একটি শাখার (স্থানীয় বিভাগ) জন্যও ব্যবহৃত হয়। এছাড়াও, নথির প্রকারের পৃথকীকরণ তাদের উদ্দেশ্যের সাথে সম্পর্কিত - উদাহরণস্বরূপ, কখনও কখনও একই সংস্থায় নির্দিষ্ট নথিগুলির জন্য লেটারহেডগুলির নমুনা তৈরি করা হয়। সমস্ত ধরণের শ্রেণীবিভাগ চিত্রে পরিকল্পিতভাবে উপস্থাপন করা হয়েছে।

ব্যবহারিক দৃষ্টিকোণ থেকে, ফর্মটি যতটা সম্ভব সুবিধাজনক করার জন্য আপনার কয়েকটি টিপস বিবেচনা করা উচিত:

1. আপনি কাগজের পৃষ্ঠে ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু যদি আপনাকে ফ্যাক্সের মাধ্যমে একটি নথি পাঠাতে হয়, তাহলে আপনাকে মনে রাখতে হবে যে সেগুলি মুদ্রিত হবে না এবং মূল পাঠ্যের প্রতিফলনে হস্তক্ষেপ করতে পারে।
2. আবার, ফ্যাক্সিং এর দৃষ্টিকোণ থেকে, আপনাকে বিবেচনা করা উচিত যে ফন্টটি যথেষ্ট বড় এবং পাঠযোগ্য।
3. চকচকে বা প্রলিপ্ত কাগজ ব্যবহার না করাই ভালো, কারণ কালি এবং নীল প্রিন্টিং এর পৃষ্ঠ জুড়ে "প্রসারিত" হতে পারে।
4. নথির বৈদ্যুতিন সংস্করণে, সমস্ত অপরিবর্তনীয় তথ্য ফুটারে (নাম, যোগাযোগের তথ্য, অর্থপ্রদানের বিবরণ, ইত্যাদি) স্থাপন করা ভাল যাতে এটি অবহেলার দ্বারা মুছে ফেলা বা সম্পাদনা করা না যায়।

নকশা এবং শৈল্পিক উপাদানের দৃষ্টিকোণ থেকে, কোন অভিন্ন প্রয়োজনীয়তা নেই এবং বিদ্যমান থাকতে পারে না। যাইহোক, কিছু সাধারণ টিপস রয়েছে যা আপনাকে আপনার ফর্মটিকে আরও সুন্দরভাবে ডিজাইন করতে এবং এটিকে আকর্ষণীয় করতে সাহায্য করতে পারে।

1. এটা সহজ রাখুন

একদিকে, এটি একটি সুস্পষ্ট প্রয়োজনীয়তা, যদিও আধুনিক নকশা প্রযুক্তির দ্রুত বিকাশের পটভূমিতে এটি বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক হয়ে ওঠে। সরলতা দ্বারা আমরা সুরেলা শৈল্পিক মোটিফ এবং একটি ছোট সংখ্যা (1 থেকে 3 পর্যন্ত) রঙের সংমিশ্রণকে বোঝায়। এটা মনে করা একটি ভুল যে ফর্ম ডিজাইনের সাফল্য অনেক সংখ্যক উপাদান বা উজ্জ্বল রঙের উপর নির্ভর করে। প্রকৃতপক্ষে, আপনি যদি বিশ্বের লোগো ব্র্যান্ডগুলিতে মনোযোগ দেন তবে তাদের গ্রাফিক্সগুলি সাধারণ মোটিফগুলির উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়।

এটা বিবেচনায় নিতে হবে ফর্ম, এবং একটি ট্রেডমার্ক বিষয়বস্তু নিজেই নয়, এটি সবচেয়ে আকর্ষণীয় আকারে উপস্থাপন করার একটি মাধ্যম. অতএব, আপনি যদি অতিরিক্ত উজ্জ্বল রঙ এবং অঙ্কন ব্যবহার করেন, তবে ফর্মটি নিজেই কেবল বার্তার বিষয়বস্তু থেকে সমস্ত মনোযোগ বিভ্রান্ত করবে।

তদতিরিক্ত, লোরিড রঙগুলি কিছু তুচ্ছতা এবং এমনকি কোম্পানির অবিশ্বাসের পরিচয় দেয় - এই ক্ষেত্রে, ভুলে যাবেন না যে এই নথিটি অফিসিয়াল ব্যবহারের জন্য ব্যবসায়িক চিঠিপত্রকে বোঝায়।

এখানে একটি সাধারণ নকশা সহ একটি নমুনা সংস্থার লেটারহেডের একটি উদাহরণ।

2. সঠিক গ্রাফিক্স এডিটর ব্যবহার করুন

সবচেয়ে সহজ এবং একই সাথে বেশ আকর্ষণীয় ফর্মগুলি নিয়মিত Ms Office Word অ্যাপ্লিকেশনে তৈরি করা যেতে পারে। যাইহোক, আরও অনেক প্রোগ্রাম রয়েছে যা আপনাকে দক্ষতার সাথে গ্রাফিক তথ্য প্রক্রিয়া করতে এবং বৃহত্তর ডিজাইন পছন্দ প্রদান করতে দেয়:

• ফটোশপ;
• ইলাস্ট্রেটর;
• ইনডিজাইন।

একটি ফর্মের আকর্ষণীয়তার মৌখিক সূত্রটি হল: এটি মনোযোগ আকর্ষণ করবে এবং এটি বাছাই করার এবং বিষয়বস্তু পড়ার ইচ্ছা জাগিয়ে তুলবে।

বিঃদ্রঃ. যদি পেশাদার প্রোগ্রামগুলি উপলব্ধ না হয় তবে ফটোশপ ব্যবহার করা বেশ সম্ভব - রেজোলিউশনটি কমপক্ষে 300 ডিপিআইতে সেট করা শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ।

3. অগ্রাধিকার দিন

আপনাকে প্রাথমিকভাবে সিদ্ধান্ত নিতে হবে কোন তথ্যটি প্রথমে আপনার নজরে আসবে এবং সমস্ত সম্ভাব্য পদ্ধতি ব্যবহার করে হাইলাইট করুন - বড় এবং/অথবা আরও শৈল্পিক ফন্ট, আরও দৃশ্যমান জায়গায় অবস্থান।

নীচের উদাহরণে, কোম্পানিটি তার পরিচিতি নম্বরটি হাইলাইট করতে চায় - এটি বাম দিকে বড় আকারে প্রিন্ট করা হয়েছে, পাশাপাশি এটির ট্রেডমার্ক৷

4. অতিরিক্ত ব্যক্তিগতকরণ সরঞ্জাম ব্যবহার করুন

মৌলিকতা সর্বদা তথ্যের সাধারণ প্রবাহ থেকে আলাদা হওয়ার একটি কার্যকর উপায়। অতএব, একটি আসল ফর্ম এবং রংগুলির একটি অস্বাভাবিক সংমিশ্রণ সর্বদা চোখকে ধরবে এবং একটি ঐতিহ্যগত, অসাধারণ নকশার চেয়ে আরও মনোরম ছাপ তৈরি করবে।

5. আপনার অঙ্কনকে প্রাণবন্ত করে তুলুন

দৈনন্দিন তথ্যের প্রবাহে, যা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে একটি নিয়ন্ত্রিত প্রকৃতির হয়, একটি অঙ্কনকে "মানবকরণ" করে একটি প্রাণবন্ত প্রভাব যোগ করা একটি খুব ফলপ্রসূ ধারণা হতে পারে।

6. আপনার ব্র্যান্ড ভুলবেন না

অবশ্যই, ফর্মটিতে অবশ্যই সরাসরি পণ্যের লোগো থাকতে হবে, অথবা এর মোটিফগুলিতে এটির অনুরূপ হতে হবে: রঙ এবং গ্রাফিক উপাদানগুলির সংমিশ্রণ।

7. কাগজে লাফালাফি করবেন না

আপনি যদি কাগজে খুব বেশি সঞ্চয় করেন, তাহলে ছবির ক্ষতি অনেক বেশি খরচ হতে পারে। সবচেয়ে সঠিক বিকল্পটি একটি অভিন্ন, টেক্সচার্ড পৃষ্ঠের সাথে পুরু কাগজ। এটি ঠিক সেই ধরনের শীট যা আপনার হাতে রাখা আনন্দদায়ক হবে।

8. বিশেষ প্রভাব যোগ করুন

মৌলিকতার যেকোনো অতিরিক্ত উপায় নথিটিকে বাকিদের থেকে আলাদা করতে সাহায্য করবে। সুন্দর নিদর্শনগুলির সাথে পৃষ্ঠের বিপরীত রঙের সংমিশ্রণ ব্যবহার করা হয়।

9. প্রান্তিককরণ মনোযোগ দিন

যদিও বেশিরভাগ ক্ষেত্রে কোণার ফর্মগুলি ব্যবহার করা হয়, তবে টেক্সট ফর্ম্যাট করার নিয়মগুলি এতটা স্পষ্ট নয়। তাদের প্রতি বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত। এই বা সেই বিকল্পটি কতটা সফল সে সম্পর্কে আপনি কর্মীদের মধ্যে একটি সমীক্ষা পরিচালনা করতে পারেন।

10. ছবি "স্মিয়ার" করবেন না

ফর্মটি একটি অফিসিয়াল নথি, অঙ্কন নয়, তাই শৈল্পিক উপাদানগুলির অনুপাত এক চতুর্থাংশের বেশি হওয়া উচিত নয়।

আপনার নিজের হাতে একটি ফর্ম তৈরি করা: ভিডিও

আপনার যদি খুব কম সময় থাকে, এবং আপনি একটি সুন্দর করতে চান তবে একই সাথে সহজ ফর্ম, আপনি Ms Word অ্যাপ্লিকেশনটিতে কাজটি করতে পারেন। ভিডিও নির্দেশাবলী এটি সাহায্য করবে।

ফটোশপে কীভাবে ছাঁচ তৈরি করা যায় তার একটি ভিডিও টিউটোরিয়াল এখানে রয়েছে।

বিজনেস রাইটিং যেকোন ব্যবসায় যোগাযোগের অন্যতম প্রধান মাধ্যম। একটি ভাল লিখিত ব্যবসায়িক চিঠি কোম্পানির একটি ইতিবাচক ছাপ তৈরি করতে সাহায্য করবে। এবং একটি অশিক্ষিতভাবে লিখিত চিঠি আপনার সম্পূর্ণ খ্যাতি ধ্বংস করতে পারে। আমরা ইতিমধ্যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম সম্পর্কে লিখেছি, এখন আসুন ব্যবসায়িক চিঠিগুলির নির্দিষ্ট উদাহরণগুলি দেখুন।

ব্যবসায়িক চিঠির নমুনা

অনেক ধরণের ব্যবসায়িক চিঠি রয়েছে - ব্যবসায়িক প্রস্তাব, দাবির চিঠি, কৃতজ্ঞতার চিঠি, প্রত্যাখ্যানের চিঠি, কভার লেটার, গ্যারান্টির চিঠি, তথ্য এবং আরও অনেক কিছু। তাদের সংকলনের নীতিগুলি কার্যত একে অপরের থেকে আলাদা নয়। ভুল এড়াতে আবার দেখুন।

ধন্যবাদ চিঠির উদাহরণ

গ্যারান্টি চিঠির উদাহরণ

নমুনা প্রতিক্রিয়া চিঠি

একটি প্রত্যাখ্যান সম্বলিত একটি ভদ্র চিঠি কী হতে পারে তার এটি একটি স্পষ্ট উদাহরণ:

একটি নিউজলেটার উদাহরণ

অভিযোগের চিঠির উদাহরণ

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে ইংরেজিতে চিঠির উদাহরণ

দুর্ভাগ্যবশত, প্রত্যেকেরই উচ্চ স্তরের ইংরেজি দক্ষতা নেই। এবং প্রায়শই পরিচালকরা কিছুটা হারিয়ে যায় যখন তাদের ইংরেজিতে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে হয়। এমনকি যদি রাশিয়ান লোকেরা চিঠিপত্রে একে অপরকে সবসময় বুঝতে না পারে, তবে আমরা একটি বিদেশী ভাষা সম্পর্কে কী বলতে পারি? এই পরিস্থিতিতে সর্বোত্তম উপায় হল অনুরূপ অক্ষরগুলি অনুসন্ধান করা এবং আপনার চিঠিতে তাদের থেকে উপযুক্ত বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করা। এখানে ইংরেজিতে ব্যবসায়িক চিঠির তিনটি উদাহরণ রয়েছে: ক্লায়েন্টের প্রতি কৃতজ্ঞতার একটি চিঠি, লেনদেনের শর্তাবলী স্পষ্ট করে একটি চিঠি এবং ক্রয় প্রস্তাবের প্রতিক্রিয়ার একটি চিঠি৷ প্রতিটি ফাইলে ইংরেজিতে চিঠির একটি সংস্করণ এবং রাশিয়ান ভাষায় এর অনুবাদ রয়েছে।
ইংরেজিতে ক্লায়েন্টের প্রতি কৃতজ্ঞতার একটি চিঠি ডাউনলোড করুন।
চুক্তির শর্তাবলী সহ চিঠিটি ইংরেজিতে ডাউনলোড করুন।
ক্রয় অফারের উত্তরের চিঠিটি ইংরেজিতে ডাউনলোড করুন।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির কাঠামো

একটি পরিষ্কার কাঠামো একটি ব্যবসায়িক চিঠির একটি অপরিহার্য বৈশিষ্ট্য। এটি প্রাপককে যা লেখা হয়েছে তার অর্থ দ্রুত বুঝতে এবং এটি পড়তে যে সময় লাগে তা কমাতে সাহায্য করবে। একটি ব্যবসায়িক চিঠি নিম্নলিখিত প্রধান অংশ নিয়ে গঠিত:

1. শিরোনাম (চিঠির বিষয়)।চিঠির শিরোনামে এর সংক্ষিপ্ত উদ্দেশ্য বা সারমর্ম থাকা উচিত। আপনি এখানে কোন বিমূর্ত বাক্যাংশ ব্যবহার করতে পারবেন না. শুধুমাত্র শিরোনামের উপর ভিত্তি করে চিঠিটি কী তা প্রাপকের কাছে স্পষ্ট হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "পণ্য সরবরাহের জন্য দামের পরিবর্তন সম্পর্কে" বা "কোম্পানী XXX এর সাথে বাণিজ্য সহযোগিতার জন্য ব্যবসায়িক প্রস্তাব।"

2. শুভেচ্ছা।অভিবাদন "প্রিয় + প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষক!" ব্যবসায়িক চিঠিতে ঐতিহ্যগত বলে মনে করা হয়। তবে নাম ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই। আপনি তার অবস্থানের মাধ্যমে সম্বোধনকারীকে সম্বোধন করতে পারেন: "প্রিয় জনাব পরিচালক!" যাইহোক, মনে রাখবেন যে নাম ধরে ডাকা কিছুটা মনস্তাত্ত্বিক দূরত্ব হ্রাস করে এবং সুপ্রতিষ্ঠিত ব্যবসায়িক সম্পর্কের উপর জোর দেয়। যদি চিঠিটি একদল লোককে সম্বোধন করা হয়, তবে এটি "প্রিয় মহিলা এবং ভদ্রলোক!", "প্রিয় অংশীদারগণ!" লেখা গ্রহণযোগ্য। এবং তাই মিস্টার, মিসেস, বা আদ্যক্ষর সংক্ষেপ ব্যবহার করা অসম্মানজনক হিসাবে বিবেচিত হয়, তাই এটি এড়ানোর চেষ্টা করুন।

3. চিঠি লেখার উদ্দেশ্য, এর সারমর্ম এবং মূল ধারণার বিবৃতি।এটি চিঠির মূল অংশ। এখানে আপনি সরাসরি চিঠি লেখার কারণ সম্পর্কে লিখুন।

4. এই সমস্যা সমাধানের জন্য আপনার প্রস্তাবনা, সুপারিশ, অনুরোধ, অভিযোগ।ব্যবসায়িক চিঠিগুলির জন্য প্রায় সবসময়ই ঠিকানার কাছ থেকে একটি নির্দিষ্ট প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয় (বিশুদ্ধভাবে তথ্যমূলক চিঠিগুলি ছাড়া)। অতএব, সমস্যাটি নিজেই বর্ণনা করা গুরুত্বপূর্ণ নয়, এটি সমাধানের জন্য আপনার নিজস্ব বিকল্পগুলিও অফার করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি একটি অভিযোগ লেখেন, তাহলে যথাযথ ব্যবস্থা নিতে বলুন; আপনি যদি সহযোগিতার প্রস্তাব দেন, তাহলে তার সম্ভাব্য বিকল্পগুলি বর্ণনা করুন। সংক্ষেপে, আপনার চিঠির প্রাপককে অবশ্যই কেবল বুঝতে হবে না যে আপনি তার কাছ থেকে "কী" চান, তবে আপনি "কীভাবে" এটি বাস্তবায়নের প্রস্তাব করছেন তাও বুঝতে হবে। তারপর এটি একটি বাস্তব ব্যবসা চিঠি হবে.

5. সংক্ষিপ্ত সারাংশ এবং উপসংহার।একেবারে শেষে আমরা উপরের সবগুলোকে সংক্ষিপ্ত করতে পারি। যাইহোক, এটি খুব সংক্ষিপ্তভাবে করা সবসময় সম্ভব নয়। এই ক্ষেত্রে, আপনি ইতিমধ্যে প্রথম দুটি অনুচ্ছেদে যা বর্ণনা করেছেন তা বেশ কয়েকটি বাক্যে লেখার মূল্য নয়। মনে রাখবেন যে একটি ব্যবসায়িক চিঠির সেরা বন্ধু হল সংক্ষিপ্ততা। অতএব, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে নিজেকে "আমি সফল সহযোগিতার আশা করি", "আমি এই বিষয়ে আপনার উত্তরের জন্য অপেক্ষা করছি" ইত্যাদি বাক্যাংশগুলিতে সীমাবদ্ধ করা যথেষ্ট।

6. স্বাক্ষর।একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রেরকের অবস্থান, প্রথম এবং শেষ নাম সহ ঐতিহ্যগত বাক্যাংশ "সম্মান সহ" স্বাক্ষরিত হয়। অন্যান্য বিকল্পগুলিও সম্ভব: প্রাপকের সাথে আপনার যোগাযোগের ঘনিষ্ঠতার উপর নির্ভর করে "শুভেচ্ছা", "আন্তরিকভাবে আপনার" এবং আরও অনেক কিছু। "সম্মান সহ" বাক্যাংশটি সবচেয়ে সর্বজনীন, তাই আপনি যদি সাবস্ক্রাইব করা আরও উপযুক্ত হবে তা নিয়ে সন্দেহের মধ্যে থাকেন তবে এই বাক্যাংশটি ব্যবহার করুন এবং আপনি অবশ্যই মিস করবেন না।

আপনার স্বাক্ষরে আপনার সাথে যোগাযোগ করার বিকল্পগুলি যোগ করাও একটি ভাল ধারণা হবে: অন্যান্য ইমেল ঠিকানা, কাজের ফোন নম্বর, স্কাইপ। এটির সুবিধা শুধুমাত্র এই নয় যে প্রাপক, যদি ইচ্ছা করেন, তার জন্য সুবিধাজনক উপায়ে দ্রুত আপনার সাথে যোগাযোগ করতে সক্ষম হবেন, তবে এইভাবে আপনি প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনার খোলামেলাতা এবং প্রস্তুতি প্রদর্শন করবেন।

এবং ভুলে যাবেন না যে একটি অফিসিয়াল চিঠি প্রথম এবং সর্বাগ্রে একটি নথি। অতএব, এটি আঁকার নিয়মগুলিকে অবহেলা করে, আপনি অপরিবর্তনীয়ভাবে আপনার কোম্পানির খ্যাতি এবং একজন বিশেষজ্ঞ হিসাবে নিজেকে নষ্ট করেছেন।

সহজভাবে লিখুন।
এমনভাবে লিখুন যেন মনে থাকবে।
আপনি যেভাবে চান সেভাবে লিখুন আমি একবার দেখতে চাই
লিখুন যাতে লোকেরা আপনাকে পড়তে পারেএটা মজাদার হতে পারতো.

বার্নেট লিও

প্রায়শই, প্রথম ব্যবসায়িক যোগাযোগটি একটি চিঠি, এবং আপনি যদি একটি ব্যবসায়িক চিঠির শিষ্টাচারের প্রতি যথাযথ মনোযোগ না দেন, তবে পরিচিতিটি ঘটতে পারে না এবং আপনি একজন ক্লায়েন্ট এবং ব্যবসায়িক অংশীদারকে হারাতে পারেন।

ব্যবসায়িক চিঠিগুলি সঠিকভাবে লিখতে সক্ষম হওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ, যা আপনার ব্যক্তিগতভাবে এবং সামগ্রিকভাবে কোম্পানির একটি অনুকূল ছাপ তৈরি করবে।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্র রচনা এবং চিঠিপত্র বজায় রাখার নিয়মগুলি 150 বছরেরও বেশি আগে গঠিত হয়েছিল। এটি সাধারণত গৃহীত হয় যে তারা প্রথম ইংল্যান্ডে চালু হয়েছিল। বিদেশী এবং গার্হস্থ্য অংশীদারদের ব্যবসায়িক চিঠি রচনা করার সময়, এটি কিছু বৈশিষ্ট্য বিবেচনা করা মূল্যবান। যা নীচে আলোচনা করা হবে।

তবে, পার্থক্য থাকা সত্ত্বেও, এমন সাধারণ নিয়ম রয়েছে যা রাশিয়ান এবং বিদেশী ব্যবসায়িক চিঠির শিষ্টাচারের বৈশিষ্ট্য।

প্রথমত, আপনি একটি ব্যবসায়িক অংশীদারকে একটি চিঠি লেখা শুরু করার আগে, আপনাকে নিম্নলিখিত বিষয়গুলির উপর সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত:

1. চিঠির ধরন (কভারিং লেটার, অর্ডার লেটার, নোটিফিকেশন লেটার, অর্ডার লেটার, রিমাইন্ডার লেটার, প্রেজেন্টেশন লেটার, প্রত্যাখ্যান লেটার, গ্যারান্টি লেটার, ইত্যাদি)।

2. এটি একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি পাওয়ার আশা করা হয়? কিছু পরিস্থিতিতে, একটি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয় না, যেমন একটি উপস্থাপনা চিঠি।

3. চিঠির বিষয়বস্তু কি আপনার ঠিকানার দ্বারা স্পষ্টভাবে এবং সঠিকভাবে বোঝা যাবে? চিঠিপত্রের বিষয়ে কোন বিভ্রান্তি হবে?

4. আপনি কি নিশ্চিত যে মেইলে পাঠানো একটি চিঠি সময়মতো পৌঁছাবে? যদি না হয়, তাহলে ফ্যাক্স, এক্সপ্রেস ডাক পরিষেবা ব্যবহার করা ভাল ( ডিএইচএল , ইউ। পি। এস ইত্যাদি) অথবা একটি ইমেল পাঠান।

দ্বিতীয়ত, অভিযোগের চিঠি হলেও চিঠির স্বর অবশ্যই সঠিক হতে হবে। ইস্যুটির ভদ্র এবং সরল উপস্থাপনা বিশ্বাসযোগ্য বলে মনে হয় এবং একটি নিয়ম হিসাবে, অপ্রয়োজনীয় চিঠিপত্র দূর করে। আপনার শব্দচয়নে ভুলতা এবং অস্পষ্টতা, পেশাদার পদের অত্যধিক ব্যবহার এবং অপ্রয়োজনীয় সংক্ষেপণ এড়ানো উচিত, কারণ এটি পরবর্তী স্পষ্টীকরণের প্রয়োজন হতে পারে এবং শেষ পর্যন্ত দীর্ঘ চিঠিপত্রের দিকে পরিচালিত করতে পারে।

তৃতীয়ত, একটি ব্যবসায়িক চিঠি শুধুমাত্র সেই প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে লিখতে হবে যার আপনি একজন কর্মচারী। লেটারহেড হল কোম্পানির এক ধরনের বিজনেস কার্ড, তাই চিঠিটিকে বিশেষ মনোযোগ দিয়ে বিবেচনা করা উচিত।

চতুর্থত, চিঠিতে বেশ কয়েকটি অনুচ্ছেদ থাকা উচিত, যার প্রতিটি একটি সম্পূর্ণ চিন্তা প্রকাশ করে। অনুচ্ছেদগুলি খুব বেশি লম্বা হওয়া উচিত নয় যাতে পাঠ্যটি পড়তে সহজ হয়। আপনি নিয়মটি অনুসরণ করতে পারেন: প্রথম এবং শেষ অনুচ্ছেদগুলি চারটি টাইপলিখিত লাইনের বেশি নয় এবং অন্য সবগুলি আটটির বেশি নয়। পরের পৃষ্ঠায় চার লাইনের কম সম্বলিত অনুচ্ছেদ স্থানান্তর করা উপযুক্ত নয়। একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে, হাইফেনেশন এড়ানো ভাল।

অক্ষরটি টাইমস নিউ রোমান সাইর ফন্ট সাইজ 12 (টেবুলার উপকরণ ডিজাইন করার জন্য), 13, 14, 15 এবং 1-2 লাইন ব্যবধান সহ টাইমস ডিএল সাইজ 12, 13, 14 এ টাইপ করতে হবে।

ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময়, পৃষ্ঠা নম্বরটি নীচের ডানদিকে কোণায় এবং অন্যান্য ব্যবসায়িক নথিতে - পৃষ্ঠার মাঝখানে শীর্ষে নির্দেশিত হয়।

আমাদের দেশে, নথি প্রস্তুত করার পদ্ধতি নিয়ন্ত্রক নথি দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় এবং প্রাথমিকভাবে GOST R 6.30-2003 “ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্টেশন প্রয়োজনীয়তা."

GOST নথি ফর্মের জন্য দুটি মানক বিন্যাস স্থাপন করে: A4 (210 x 297 মিমি) এবং A5 (148 x 210 মিমি)।

প্রতিটি নথি, একটি ফর্মে বা কেবল কাগজের শীটে লেখা, মার্জিন থাকতে হবে (অন্তত): বাম - 20 মিমি; ডান - 10 মিমি, উপরে - 20 মিমি, নীচে - 20 মিমি।

নথি তৈরির জন্য এই ধরনের প্রয়োজনীয়তাগুলি রাশিয়ান আইনে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে, তবে আপনি বিদেশী অংশীদারদের কাছে ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময় সেগুলি মেনে চলতে পারেন।

প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্কের উপর নির্ভর করে, ঠিকানাটি "প্রিয়" প্লাস শেষ নাম (প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষক) বা "প্রিয়" প্লাস প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষক (প্রথম নাম) শব্দ দিয়ে শুরু হতে পারে এবং আপনার সহযোগিতার জন্য কৃতজ্ঞতার শব্দ দিয়ে শেষ হতে পারে। স্বাক্ষরের আগে "আন্তরিকভাবে, ..." বা "আন্তরিকভাবে আপনার, ..." লেখার প্রথা রয়েছে।

একটি চিঠিতে সম্বোধন করার সময়, "প্রিয়", "স্যার", "ম্যাডাম", "ডেপুটি ডিরেক্টর", "বিভাগের প্রধান" ইত্যাদি শব্দগুলি সম্পূর্ণ লিখতে হবে। অন্যথায়, প্রাপক মনে করতে পারে যে আপনি সত্যিই তাদের এতটা সম্মান করেন না। আপনি "Uv" লিখবেন না। মিস্টার ডিরেক্টর।" এই সংক্ষেপণটি অনুপযুক্ত এবং অসম্মানজনক শোনাচ্ছে।

অফিসিয়াল চিঠিতে, আপনি একে অপরকে বেশ ঘনিষ্ঠভাবে চেনেন এবং এই ব্যক্তির সাথে আপনার কেবল ব্যবসায়িকই নয়, বন্ধুত্বপূর্ণ সম্পর্ক থাকলেও তাকে "আপনি" বলে সম্বোধন করা প্রথাগত নয়।

জীবন থেকে উদাহরণ
অ্যালেক্সির জন্য, নিজেকে "তুমি" বলে সম্বোধন করার আমেরিকান অভ্যাস তাকে একটি ভাল বেতনের চাকরি হারাতে হয়েছিল। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে দীর্ঘদিন ধরে কাজ করার পরে এবং তার আমেরিকান বসকে কেবল "জনি" বলে সম্বোধন করতে অভ্যস্ত হয়ে পড়েছিলেন, আলেক্সি, একজন সম্ভাব্য রাশিয়ান নিয়োগকর্তার কাছে একটি চিঠিতে তাকে প্রথম নামের ভিত্তিতে সম্বোধন করেছিলেন: "প্রিয় নিকোলাই! " রাশিয়ান সংস্থার প্রধান এই অভিবাদনটিকে পরিচিত এবং পরিচিত হিসাবে উপলব্ধি করেছিলেন। রাশিয়ায়, প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা ডাকা সম্মানের লক্ষণ এবং একটি নির্দিষ্ট দূরত্ব এবং অধীনতা বজায় রাখার একটি উপায়। চিঠিটি পাওয়ার পরে, নিয়োগকর্তার কাছ থেকে আর কোনও যোগাযোগ ছিল না এবং আবেদনকারী সমস্যাটি কী তা ভেবে দীর্ঘ সময় ব্যয় করেছিলেন।

একজন রাশিয়ান অংশীদারকে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লেখার সময়, আরও কয়েকটি নিয়ম অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ।

যে ব্যক্তির কাছে নথিটি সম্বোধন করা হয়েছে তার অবস্থান ডেটিভ ক্ষেত্রে নির্দেশিত হয়, উদাহরণস্বরূপ:

সিইও এর কাছে
ওজেএসসি "আলফা জুভেলির"
ভি এ লেগুনিনা

জেএসসি "বেটাজুভেলির-হোল্ডিং"
প্রধান হিসাবরক্ষক
ভি এম কোচেতভ

আপনি যদি "মিস্টার," "মিসেস" সংক্ষিপ্ত রূপগুলি ব্যবহার করেন তবে আপনাকে প্রথমে প্রাপকের আদ্যক্ষরগুলির পরে উপাধি লিখতে হবে।

নথিটি অবশ্যই চার প্রাপকদের সম্বোধন করতে হবে। দ্বিতীয়, তৃতীয়, চতুর্থ ঠিকানার আগে "কপি" শব্দটি লেখা হয় না। প্রাপকের সংখ্যা বেশি হলে, একটি নথি বিতরণ তালিকা তৈরি করুন।

একটি আইনি সত্তা, একটি সংস্থার কাছে একটি চিঠি পাঠানোর সময়, তার নাম, তারপরে তার ডাক ঠিকানা নির্দেশ করুন।

এলএলসি "গামা জুয়েলার"

Profsoyuznaya সেন্ট।, 82, মস্কো,

একজন ব্যক্তির কাছে একটি নথি পাঠানোর সময়, প্রথমে প্রাপকের শেষ নাম এবং আদ্যক্ষর নির্দেশ করুন, তারপরে ডাক ঠিকানা।

Obraztsova O.P.
সেন্ট সাদোভায়া, 5, উপযুক্ত। 12,
লিপকি, কিরেয়েভস্কি জেলা,
তুলা অঞ্চল, 301264

চিঠির পাঠে নামযুক্ত সংযুক্তি সম্পর্কে একটি নোট নিম্নরূপ বিন্যাসিত হয়েছে।

আবেদন: 5 l জন্য। 2 কপিতে .

যদি চিঠিতে এমন একটি সংযুক্তি থাকে যার নাম টেক্সটে নেই, তবে এর নাম, শীট সংখ্যা এবং অনুলিপি সংখ্যা নির্দেশ করুন; যদি বেশ কয়েকটি অ্যাপ্লিকেশন থাকে তবে সেগুলি সংখ্যাযুক্ত।

আবেদন:

1. 5 লিটার জন্য অভ্যন্তরীণ রেকর্ড বজায় রাখার প্রবিধান। 1 কপিতে।

2. 7 পৃষ্ঠার জন্য বিক্রয় বিভাগের নথি তৈরি এবং কার্যকর করার নিয়ম। 2 কপিতে।

যদি অ্যাপ্লিকেশনগুলি আবদ্ধ হয়, তাহলে শীটের সংখ্যা নির্দেশিত হয় না।

যদি নথিতে উল্লেখিত সমস্ত ঠিকানায় আবেদনটি পাঠানো না হয়, তাহলে এর প্রাপ্যতা নির্দেশ করে একটি নোট নিম্নরূপ জারি করা হয়:

আবেদন: 3 l জন্য। 5 কপি মধ্যে। - শুধুমাত্র প্রথম ঠিকানায়.

"স্বাক্ষর" প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত:

নথিতে স্বাক্ষরকারী ব্যক্তির অবস্থানের ইঙ্গিত: সম্পূর্ণ - যদি দস্তাবেজটি কোম্পানির লেটারহেডে কার্যকর না হয়, সংক্ষেপে - যদি নথিটি কোম্পানির অফিসিয়াল লেটারহেডে কার্যকর করা হয়;

ব্যক্তিগত স্বাক্ষর;

স্বাক্ষরের ব্যাখ্যা (শেষ নাম, আদ্যক্ষর)।

সিইও

গামা-জুয়েলার্স এলএলসি ব্যক্তিগত স্বাক্ষর A. A. Borisov

কোম্পানির লেটারহেডে:

জেনারেল ডিরেক্টরের ব্যক্তিগত স্বাক্ষর A. A. Borisov

একটি লিখিত অনুরোধ প্রাপ্তির 10 দিনের মধ্যে উত্তর দিতে হবে।

ফ্যাক্স এবং ইমেল দ্বারা প্রাপ্ত বার্তাগুলি অবশ্যই সপ্তাহান্তে বাদ দিয়ে 48 ঘন্টার মধ্যে উত্তর দিতে হবে।

ব্যবসায়িক দলিল- ব্যবস্থাপনা কার্যক্রম পরিচালনা, রেকর্ডিং এবং তথ্য প্রেরণের প্রধান উপায়। নথির সাহায্যে, ব্যবসায়িক কার্যক্রম সমন্বয় করা হয় এবং তথ্য সংগ্রহ করা হয়। একটি বৃহৎ সংস্থায়, নির্দেশাবলী সাধারণত তৈরি করা হয় যা নির্দেশ করে যে কে আনুষ্ঠানিকভাবে নথি লেখে, কে কাকে রিপোর্ট করে এবং কোন ক্ষেত্রে, কে কার কাছে তথ্য প্রেরণ করে ইত্যাদি। তথ্য স্থানান্তর আনুষ্ঠানিক করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উপায়গুলির মধ্যে একটি হল স্ট্যান্ডার্ড ফর্ম (ফর্ম)। ফর্মটির সুবিধা হল যে এটি পূরণকারী ব্যক্তিকে এই ক্ষেত্রে কখন, কীভাবে এবং কী তথ্য সরবরাহ করা দরকার তা নিয়ে ভাবতে হবে না; এটি অনেক সময় বাঁচায়।

ব্যবসায়িক জীবনে চিঠিপত্রের ভাগ অনেক বড়।

সঠিকভাবে সংকলিত, এটি নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে:

• উপস্থাপনার নির্ভরযোগ্যতা এবং বস্তুনিষ্ঠতা;
• তথ্যের সম্পূর্ণতা;
• উপস্থাপনার সংক্ষিপ্ততা (একটি ব্যবসায়িক চিঠি একটি পৃষ্ঠার বেশি নেওয়া উচিত নয়);
• যুক্তি এবং বর্ণনার অভাব;
• উপস্থাপনার নিরপেক্ষ স্বর, কিন্তু একই সাথে সদিচ্ছা, অভদ্রতা এবং বিদ্রুপের অনুপস্থিতি, দাম্ভিকতা, মিথ্যা ভদ্রতা;
• পরিস্থিতি এবং ঘটনাগুলির সংবেদনশীল-প্রকাশমূলক মূল্যায়নের পরিবর্তে যৌক্তিক উপায়ের ব্যবহার।

বিভিন্ন ধরণের ব্যবসায়িক চিঠি রয়েছে। সুতরাং, একটি সতর্কতা, অনুস্মারক, আমন্ত্রণ, নিশ্চিতকরণ, প্রত্যাখ্যান, কভারের চিঠি, গ্যারান্টি, তথ্য, বিজ্ঞপ্তি এবং আদেশের চিঠিগুলির একটি বাধ্যতামূলক লিখিত প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন নেই। উত্তরটি অবশ্যই একটি অনুরোধ, আবেদন, প্রস্তাব, অনুরোধ, দাবি সহ একটি চিঠিতে লিখতে হবে।

ব্যবসায়িক লেখার নীতিশাস্ত্র

একটি ব্যবসায়িক চিঠির লেখকের অসম্মান, এমনকি যদি এটি আবৃত থাকে তবে ঠিকানাটি সর্বদা অনুভূত হয়, যা বার্তাটির প্ররোচিত করার আপাতদৃষ্টিতে অনবদ্য পদ্ধতি সত্ত্বেও চিঠি এবং এর লেখকের প্রতি একটি অবিরাম নেতিবাচক মনোভাব তৈরি করে।

একটি প্রত্যাখ্যান সম্বলিত একটি চিঠি পড়ার সময় আপনাকে বিশেষভাবে সতর্ক হতে হবে। আপনি প্রত্যাখ্যানের বিবৃতি দিয়ে এই জাতীয় চিঠি শুরু করতে পারবেন না। প্রথমত, বিশ্বাসযোগ্য ব্যাখ্যা দিতে হবে। নিম্নলিখিত সূত্রগুলি ব্যবহার করুন: "নিম্নলিখিত কারণে আপনার অনুরোধ মঞ্জুর করা যাবে না..."; "দুর্ভাগ্যবশত, আপনার অনুরোধ সন্তুষ্ট করা সম্ভব নয়..."; "আমরা গভীরভাবে দুঃখিত, কিন্তু আমরা আপনার অনুরোধ সন্তুষ্ট করতে পারি না...", ইত্যাদি। এই সূত্রের স্থানটি চিঠির শেষ অনুচ্ছেদে রয়েছে। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে অবশ্যই নিয়মটি মনে রাখতে হবে: "অস্বীকৃতি প্রণয়ন করার সময়, বন্ধু বা গ্রাহককে হারানোর বিষয়ে সতর্ক থাকুন।"

অনুরোধ প্রত্যাখ্যান বা প্রস্তাব প্রত্যাখ্যান সম্বলিত একটি প্রতিক্রিয়া চিঠির জন্য এখানে একটি নমুনা পরিকল্পনা রয়েছে:

• অনুরোধের পুনরাবৃত্তি - ঠিকানাকে অবশ্যই নিশ্চিত হতে হবে যে তার চিঠিটি সাবধানে পড়া হয়েছে এবং তার অনুরোধের সারমর্মটি সঠিকভাবে বোঝা গেছে;
• কেন একটি অনুরোধ মঞ্জুর করা যাবে না বা কেন একটি প্রস্তাব গ্রহণ করা যাবে না তার কারণগুলি হল পরবর্তী প্রত্যাখ্যানের জন্য প্রাপকের যুক্তিসঙ্গত এবং মানসিক প্রস্তুতি;
• একটি প্রস্তাব প্রত্যাখ্যান বা প্রত্যাখ্যান একটি বিবৃতি একটি প্রত্যাখ্যান সূত্র.

ব্যবসায়িক চিঠির ভাষা

শিক্ষাবিদ ডি.এস. লিখাচেভ, রাশিয়ান ভাষার একজন উজ্জ্বল বিশেষজ্ঞ, তার তরুণ সহকর্মীদের জন্য একটি মেমোতে লিখেছেন "বৈজ্ঞানিক কাজের ভাল ভাষার উপর": "ভাল ভাষা পাঠকের দ্বারা লক্ষ্য করা যায় না। পাঠকের কেবল চিন্তাভাবনা লক্ষ্য করা উচিত, তবে যে ভাষায় চিন্তা প্রকাশ করা হয়েছে তা নয়।

বহু বছরের অভিজ্ঞতার মাধ্যমে লেখায় আত্মবিশ্বাস সম্ভব। প্রথমে, বিশেষজ্ঞদের কাছ থেকে ব্যবহারিক পরামর্শ নেওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয়:

• আপনি সহজ শব্দ চয়ন করা উচিত, কিন্তু ভাষা দরিদ্র না;
• বিশেষণের চেয়ে ক্রিয়াপদগুলি বেশি ব্যবহার করুন: এইভাবে পাঠ্যটি গতিশীল হবে এবং একই সাথে অসম্পূর্ণ হবে;
• দূর থেকে শুরু করবেন না, বিষয় থেকে বিচ্যুত হবেন না, অনেক বিবরণ বর্ণনা করবেন না;
• দীর্ঘ বিবৃতি এড়িয়ে চলুন: এগুলি অবিশ্বাস্য, তাই আপনার সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত এবং ন্যূনতম অধস্তন ধারাগুলি ব্যবহার করা উচিত;
• একটি শব্দগুচ্ছ থেকে অন্য বাক্যাংশে রূপান্তর হওয়া উচিত যৌক্তিক এবং স্বাভাবিক, "অলক্ষিত";
• কান দ্বারা প্রতিটি লিখিত বাক্যাংশ পরীক্ষা করুন;
• ন্যূনতম সর্বনাম ব্যবহার করুন যা আপনাকে ভাবতে বাধ্য করে যে তারা কী নির্দেশ করে, কোন শব্দ তারা "প্রতিস্থাপন করেছে" (বিশেষভাবে লিখুন, এবং "এই সম্পর্কে," "সেটা" "সে/এটি/তারা" ইত্যাদি নয়)।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি অবশ্যই শিক্ষিত এবং শৈলীগতভাবে সঠিক হতে হবে।

একটি ব্যবসা চিঠি বিন্যাস

একটি অফিসিয়াল চিঠি সবসময় প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে লেখা হয়।

বহির্গামী চিঠির উপরের বাম কোণে (অর্থাৎ সংস্থা থেকে পাঠানো) বহির্গামী নম্বর নির্দেশিত হয়, যা প্রতিষ্ঠানের নথি লগে রেকর্ড করা হয়। চিঠিটি লেখার তারিখ অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে। উপরের ডানদিকে সংস্থার নাম (মনোনীত ক্ষেত্রে), ঠিকানার অবস্থান এবং তার শেষ নাম। নীচের বাম কোণে ম্যানেজারের অবস্থান, উপাধি এবং স্বাক্ষর এবং 2 সেমি নীচে - চিঠির নির্বাহকের উপাধি (আদ্যক্ষর ছাড়া) এবং তার টেলিফোন নম্বর।

মূলত এবং দৃশ্যত, চিঠির বিষয়বস্তুতে বেশ কয়েকটি ব্লক রয়েছে: o চিঠির সূত্র - অনুরোধের সারমর্ম কী; o অনুরোধের ন্যায্যতা; o সহায়ক তথ্য।

আপনার প্রতিক্রিয়া চিঠিতে, তার শেষ চিঠির একটি নম্র উল্লেখ করতে ভুলবেন না। যদি এই চিঠিটি কোনও বিদেশী অংশীদারের সাথে চিঠিপত্র খোলে, আপনাকে সংস্থার পরিচয় দিতে হবে, আন্তর্জাতিক ক্রিয়াকলাপের ক্ষেত্রে এর লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলি বর্ণনা করতে হবে। চিঠির এই অংশটি অত্যন্ত সংক্ষিপ্ত, কারণ প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে প্রাথমিক তথ্য চিঠির সাথে সংযুক্ত বুকলেটে দেওয়া উচিত (চিঠিতে একটি লিঙ্ক প্রয়োজন)। এই ধরনের একটি চিঠি সহযোগিতার জন্য কৃতজ্ঞতা এবং/অথবা ভবিষ্যতে এই ধরনের জন্য আশা প্রকাশের সাথে শেষ হওয়া উচিত। একটি প্রমাণিত সূত্র হল "আন্তরিকভাবে আপনার (আপনার নাম)"।

ভাল লেখার জন্য একটি বৃহৎ শব্দভাণ্ডার এবং সেগুলিকে সংযুক্ত করার ক্ষমতা প্রয়োজন, যার জন্য কথাসাহিত্য এবং নন-ফিকশনের পদ্ধতিগত এবং সাবধানে পড়া প্রয়োজন। মানবিক জ্ঞানের সাথে ক্রমাগত খাওয়ানো ছাড়া, একজন পূর্ণাঙ্গ নেতা আবির্ভূত হবে না। এটি হল প্রখ্যাত ব্যবস্থাপনা পণ্ডিত লি আইকোকার উপসংহার: “বছরের পর বছর ধরে, যখন আমার সন্তানরা জিজ্ঞাসা করেছিল কী পড়াবে, তখন আমার নিরন্তর পরামর্শ ছিল যে তাদের মানবিক বিষয়ে একটি ভাল শিক্ষা নেওয়া দরকার... চাবিকাঠি হল একটি শক্তিশালী তৈরি করা সাহিত্যের ক্ষেত্রে জ্ঞানের ভিত্তি, মৌখিক এবং লিখিত বক্তৃতা ভালভাবে আয়ত্ত করা।"