Personalavdelingen. Forskrift om HR-avdelingen

Hva vi vil fortelle deg om i dette materialet

• Hvordan og hvorfor jobber HR-avdelingen?
• Hva er listen over hans fullmakter og ansvar for ansatte i personalavdelingen?
• Hvordan tiltrekke kvalifiserte spesialister til HR-avdelingen

Personalavdelingen i sitt arbeid er den veiledet av den russiske føderasjonens arbeidskode og andre forskrifter som regulerer arbeidsrett. Normative metodologiske dokumenter om personaljournalføring og organisasjonens charter tas også i betraktning.

Funksjoner og oppgaver til HR-avdelingen

HR-avdelingens hovedfunksjon er å sikre personell dokumentflyt. HR-avdelingen kan også bli betrodd funksjonene for personellvalg og utføre konstant arbeid med teamet. Hvis funksjonene til HR-avdelingen er begrenset til å bare ansette ansatte i selskapet, uten å samle inn relevant informasjon om organisasjonens ansatte, kan ikke bedriften regne med suksess i virksomheten. I dag er det omfattende arbeidet til HR-avdelingen viktig, og tar nødvendige organisatoriske tiltak og kompetente skritt for å maksimere bruken av faglige ferdigheter og evner til personell.

Grunnleggende funksjoner i HR-avdelingen

• bestemme personellbehovene til bedriften, velge ansatte sammen med avdelingsledere;
• utarbeide bemanningsplanen til bedriften;
• analysere personalomsetning, finne metoder for å effektivt bekjempe problemet med omsetning;
• kompleks av operasjoner med arbeidsbøker;
• utarbeide personlige filer av ansatte, utstede kopier og attester av dokumenter på forespørsel fra ansatte;
• organisere medarbeidersertifiseringer, utarbeide planer for karriereutvikling i teamet;
• holde oversikt over ferier, utarbeide en tidsplan og registrere ferier i samsvar med arbeidslovgivningen;
• utarbeide planer for personalutvikling.
l>

Trinnvise instruksjoner for å opprette en HR-avdeling fra bunnen av

For å opprette en HR-avdeling trenger du:

• organisasjonsstruktur;
• bemanningsplan;
• bedriftsdokumenter;
• organisasjon segl;
• arbeidslovgivning;
• bestillingsskjemaer.

Vanligvis er en HR-spesialist ansvarlig for å opprette en ny avdeling og innlemme den i selskapets organisasjonsstruktur. Den må sørge for typen struktur i organisasjonen, underordnelsen av den nye tjenesten til lederen, dens forbindelser og innflytelsen av antall bedriftspersonell på den strukturelle enheten.

Etter endringer i strukturen med innføring av ny tjeneste sendes den til behandling hos direktøren i organisasjonen. Det eneste utøvende organet må godkjenne det. For dette formål utstedes en passende ordre som angir faktum om innføringen av en ny avdeling og datoen fra hvilken den strukturelle enheten vil bli ansett som aktiv. Utførelsen av ordren kontrolleres av leder for personaltjenesten, som krever endringer i organisasjonsstrukturen, varsler ansatte om ny avdeling. Sertifisering av dokumentet med direktørens signatur og organisasjonens segl. Det er nødvendig å gjøre lederen for personaltjenesten kjent med bestillingen.

Det er nødvendig å inkludere ny avdeling i gjeldende bemanningstabell. For dette formål kreves det utstedelse av en ordre fra lederen av selskapet. Navnet på organisasjonen, nummeret og datoen for forberedelse, og byen hvor organisasjonen befinner seg er spesifisert i bestillingen.

Personalansvarlige skal på bakgrunn av pålegget gjøre passende endringer i bemanningstabellen og utarbeide nye stillingsbeskrivelser. Når du utarbeider disse instruksjonene, er det nødvendig å bli veiledet av bedriftens behov. Detaljert innhold i instruksjonene er nødvendig for å oppfylle kravene og målene for den nye tjenesten.

Hvordan tiltrekke kvalifiserte medarbeidere til HR-avdelingen

Alexander Potapov, Dmitrij Somov, Eiere av konsulentselskapet "Active Profit", Moskva

Først må selskapet holde seg til et ambisiøst mål. En sterk spesialist planlegger ikke å være fornøyd med en ordinær status - han er mye mer interessert i å jobbe i en ambisiøs organisasjon.

For det andre må du være en ambisiøs leder. Du bør lære å være en interessant og allsidig samtalepartner, med passende karisma. Det er også viktig å prøve å se så dyr ut som mulig. På mange måter blir dette en alvorlig faktor for å lykkes med å tiltrekke sterkt personell, vinne deres oppmerksomhet og interesse.

For det tredje, vær forberedt på å gi høy inntekt for høyt kvalifisert personell. Bare en kjent merkevare kan kompensere for lav lønn – og selv da ikke helt.

For det fjerde er det viktig for en ansatt å se karrieremuligheter. Konsernsjefen kan være interessert i utsiktene til å bli partner når han når visse mål. Lederen for en avdeling er interessert i å spinne ut sin divisjon til et eget selskap.

Obligatoriske dokumenter som skal oppbevares i HR-avdelingen

1. Bemanning (artikkel 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode)

Før du velger ansatte til en organisasjon, er det nødvendig å utarbeide og godkjenne en bemanningstabell. Ut fra bemanningstabellen kan antall ledige stillinger for øyeblikket fastsettes. Det er også viktig at ved oppsigelse av en av arbeidstakerne på grunn av permittering, vil arbeidsgiver under henvisning til bemanningstabellen i retten kunne bekrefte umuligheten av å ansette arbeidstakeren og lovligheten av oppsigelsen. Ved vurdering av en arbeidskonflikt vil dommeren nødvendigvis kreve en bemanningstabell. En arbeidsgiver vil ikke ha noen seriøse utsikter til å vinne en rettstvist med en ansatt dersom bemanningsplanen ikke legges frem for retten eller den ikke er utarbeidet på riktig måte.

2. Arbeidskontrakt

For å lage en pakke med personaldokumenter, er den avgjørende rollen gitt til arbeidskontrakten med den ansatte. Den er skriftlig, signert av arbeidsgiver og arbeidstaker. Det er nødvendig å fastsette vilkårene i arbeidskontrakten for arbeidsvilkår og betaling fastsatt av gjeldende reguleringsrettsakter etter avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

3. Arbeidsbestemmelser

Interne arbeidsbestemmelser er nødvendige for enhver organisasjon. De er en lokal forskriftslov fra organisasjonen, som regulerer prosedyren for å ansette og si opp ansatte, en liste over plikter, rettigheter, samt partenes ansvar, arbeidstid, hvileperioder, tiltak for belønning og disiplinering av ansatte, og andre spørsmål knyttet til regulering av arbeidsforhold.

4. Pålegg (instruks) om innleie

Pålegget representerer grunnlaget for å skaffe arbeidsplass til en arbeidstaker, med tildeling av nødvendig eiendom til arbeidsgiveren til ham, med å gjøre arbeidstakeren kjent med forretningskorrespondanse, interne dokumenter etc. Et utkast til bestilling utarbeides samtidig med arbeidsavtalen .

5. Arbeidsjournaler

Arbeidsboken er hoveddokumentet om den ansattes arbeidsaktivitet og tjenestetid. Arbeidstaker skal fremvise arbeidsjournal ved ansettelse. De eneste unntakene er tilfeller når en arbeidstaker først er ansatt eller under en arbeidsavtale som ikke er betinget av å inngås på deltidsvilkår. Arbeidsgiver plikter å føre arbeidsjournal for hver arbeidstaker som har jobbet i bedriften i mer enn fem dager. Arbeidsbøker skal oppbevares i metallskap eller safe, som kun er tilgjengelig for den ansvarlige medarbeideren, som bestemmes etter ordre.

6. Bokføring av arbeidsbøker og innstikk i disse

Når en arbeidstaker mottar en arbeidsbok i forbindelse med oppsigelse, skriver han under i arbeidsboken og legger inn i dem. Det kreves en snøret, nummerert regnskapsbok, forseglet og signert.

7. Avtale om fullt økonomisk ansvar

Avtaler om fullt økonomisk ansvar skal inngås med arbeidstakere som har fylt 18 år ved overføring av verdisaker til arbeidstakeren for bearbeiding, lagring, salg (ferie), transport eller bruk i produksjonsprosessen.

8. Ferieplan

Arbeidsgiver er pålagt å utarbeide en ferieplan i skjema nr. T-7, godkjent ved dekret fra Statens statistikkkomité av 5. januar 2004 nr. 1. I henhold til ferieplanen vil rekkefølgen som ansatte mottar betalt ferie i, vær bestemt. Tidsplanen er utarbeidet i samsvar med lovkrav, ifølge hvilke individuelle ansatte har rett til permisjon når det passer det eller på et bestemt tidspunkt. For personer som jobber deltid, gis det samtidig permisjon med permisjon for hovedjobben.

9. Forskrift om godtgjørelse

Innføringen av et effektivt system for godtgjørelse og arbeidsregulering i en bedrift, tatt i betraktning dens spesifikasjoner, lar oss oppnå rasjonell bruk av eksisterende menneskelige ressurser ved å bruke optimale løsninger i en viss produksjonssituasjon. Det interne hoveddokumentet som regulerer arbeidstakernes lønnsordning som benyttes ved virksomheten anses å være forskrift om godtgjørelse.

10. Forskrift om bonus

Forskrift om bonus godkjennes etter ordre fra arbeidsgiver. Bonuser er tildeling av pengebeløp utover grunnlønnen for å oppmuntre til suksess oppnådd av ansatte i arbeidet, stimulere deres videre forbedring og forbedring av resultater. Bonuser utbetales til en krets av personer, som fastsettes i henhold til forhåndsbestemte bonusbetingelser. Regelverket om bonuser angir kretsen av personer som insentivet er gitt for, betingelsene og indikatorene for bonuser, størrelsen på bonusene (for hver stilling, yrke eller deres maksimale beløp).

11. Timelister

12. Forskrift om beskyttelse av personopplysninger til ansatte

Forskriften inneholder data om virksomhetens oppgaver og mål innen personopplysningsbeskyttelse, med en avsløring av deres sammensetning og konsept, og gir også en liste over strukturelle inndelinger og lagringsmedier som relevante data lagres og akkumuleres på. Det er nødvendig å angi i dokumentet metoden for innsamling av personopplysninger, hvem i selskapet som får tilgang til dem, hvordan disse dataene brukes og behandles, hvordan beskyttelsen sikres mot uautorisert tilgang innen virksomheten og i forhold til representanter for andre bedrifter. Forskrift om beskyttelse av ansattes personopplysninger godkjennes etter ordre fra lederen av virksomheten.

• Prøvetid: nyanser for ledere og ansatte

Hvordan evaluere ytelsen til HR-avdelingen

For å vurdere effektiviteten til HR-avdelingen, må du introdusere målbare indikatorer i selskapet, overvåke dem med visse intervaller. Spesielt er det mulig å bruke indikatorer for personalomsetning, hastighet og prosentandel av å fylle ledige stillinger, implementering av planen for opplæring og sertifisering av personell.

En alternativ vurderingsmetode egner seg også for leder for HR-avdelingen. HR-avdelingen er en serviceavdeling; det er nødvendig med jevne mellomrom å finne ut om ledernes tilfredshet med arbeidet til denne tjenesten. Denne tilnærmingen kan anses som relevant for små bedrifter.

Generaldirektør taler

Alexey Izotov, Administrerende direktør for JSC Sterlitamak Petrochemical Plant, Sterlitamak (Republikken Bashkortostan)

Vårt arbeid etablerer et krav - forholdet mellom utdanningsnivået til arbeidere (videregående, videregående spesialisert, høyere) må som et minimum opprettholdes. Som en maksimal økning - med en økning til fordel for mer utdannet personell med 20 %. Personaltjenesten er til syvende og sist tvunget til å jobbe i denne retningen, med hensyn til klare kriterier for å vurdere resultater.

Leder for HR-avdelingen

Leder for HR-avdelingen har ansvar for å tiltrekke bedriftsspesialister. Dens oppgave er å gi teamet ansatte og arbeidere innen nødvendige yrker og spesialiteter. Hans stilling innebærer karrierevekst langs den administrative linjen opp til daglig leder i foretaket.

Generaldirektør taler

Boris Shcherbakov, Visepresident i Oracle Corporation, generaldirektør i Oracle CIS, Moskva

Arbeidsansvar for lederen for HR-avdelingen inkluderer:

1. Deltakelse i utvikling av personalstrategi og personalpolitikk i organisasjonen.
2. Rekruttering, plassering og utvelgelse av personell, basert på en vurdering av deres kvalifikasjoner, forretningsmessige og personlige egenskaper, med kontroll over riktig bruk av ansatte i organisasjonens divisjoner.
3. Sikre mottak, plassering og plassering av unge arbeidere og unge spesialister i henhold til deres spesialitet og yrke, organisere, sammen med avdelingslederne, deres praksisplass og tilpasning til produksjonsaktiviteter.
4. Systematisk arbeid med å opprette en reserve for nominasjon basert på ulike organisasjonsformer, herunder forberede kandidater til nominasjon etter individuelle planer, forretningskarriereplanlegging, turnusflytting av spesialister og ledere, praksis i relevante stillinger, opplæring i spesialkurs.
5. Organisering av sertifisering av bedriftsansatte, med sin informasjon og metodiske støtte, som deltar i prosessen med å analysere sertifiseringsdata, som en del av utviklingen av tiltak for å implementere vedtakene fra sertifiseringskommisjoner, med å bestemme listen over spesialister som krever resertifisering.
6. Deltakelse i utvikling av systemer for helhetlig vurdering av ansatte og prestasjonsresultater. Deltar i utvikling av system for karriere- og faglig promotering av personell, utarbeidelse av forslag rettet mot å forbedre sertifiseringen.
7. Organisering av rettidig registrering av opptak, oppsigelse og overføring av ansatte i samsvar med bestemmelsene i gjeldende arbeidslovgivning, instruksjoner, forskrifter, ordre fra organisasjonssjefen, med utstedelse av sertifikater for tidligere og nåværende arbeidsaktiviteter, regnskap for personell , fylle ut og lagre arbeidsbøker, vedlikeholde etablert dokumentasjon for ansatte, med forberedelse av materiell som er nødvendig for å nominere ansatte til å motta priser og insentiver.
8. Sikre utarbeidelse av dokumentasjon om pensjonsforsikring, dokumenter for tildeling av pensjoner til ansatte og deres familier, innsending av dokumenter til trygdemyndigheten.
9. Arbeid for å oppdatere den vitenskapelige og metodiske støtten til pågående personellarbeid, med informasjon og materiell og teknisk base, innføring av moderne metoder for personalledelse, ved å bruke automatiserte undersystemer "ACS-personell" og automatiserte arbeidsstasjoner for ansatte i personaltjenester, som danner en data bank om bedriftens personell, med rettidig utvidelse, raskt gi den nødvendige informasjonen til brukerne.
10. Utføre koordinering og metodisk veiledning i aktivitetene til inspektører og personellspesialister i organisasjonens avdelinger, med kontroll over utførelsen av avdelingssjefene av bestemmelsene i lovgivning og statlige forskrifter, ordre, vedtak og instrukser fra lederen av foretaket i spørsmål om arbeid med personal og personalpolitikk.
11. Å gi sosiale garantier for ansatte innen sysselsetting, i samsvar med prosedyren for ansettelse og omskolering av løslatte ansatte, og gi dem etablert kompensasjon og fordeler;
12. Systematisk analyse av personellarbeid i organisasjonen, med utvikling av forslag til forbedring;
13. Organisering av tidsregistreringer, med utarbeidelse og implementering av ferieplaner, kontroll av arbeidsdisiplin i virksomhetens avdelinger, med overholdelse av interne arbeidsbestemmelser fra ansattes side, analyse av årsakene til personalomsetning, utvikling av tiltak rettet mot styrke arbeidsdisiplinen, redusere personalomsetning og tap av arbeidstid, overvåke gjennomføringen av disse aktivitetene;
14. Sikre utarbeidelse av rapporter om personaljournaler og arbeid med personell;
15. Ledelse av avdelingsansatte.

Kvalifiserte ansatte trenger psykologisk, juridisk og økonomisk utdanning, med minst fem års erfaring i organisering av personalledelse i leder- og ingeniørstillinger.

Generaldirektør taler

Elena Trofimova, HR-direktør i Rossita, Novosibirsk

For å vurdere kandidaten, hva søkeren fokuserer på, er spørsmålene «Hva er du stolt av, hvilke resultater i arbeidet har du oppnådd?» egnet. "Fortell meg hva du gjorde i løpet av arbeidsdagen på ditt forrige arbeidssted?" Du må alltid ta hensyn til hvordan samtalepartnerens svar er formulert (han sier "gjorde" eller "gjorde").

En annen viktig, ofte avgjørende faktor er søkerens etterlevelse av organisasjonens verdier, og deler dem fullstendig. Tross alt kan en illojal spesialist utgjøre en fare for organisasjonen, og føre til et brudd på verdien.

Henvisning

"Profit eiendel"

Aktivitetsområde: rådgivning, forretningsopplæring, bygging av aktivitetene til salgsavdelinger.

Hovedkunder: Alfa-Service, 8. mars, Ivagio, Sberbank of Russia-selskaper. Årlig omsetning for egne virksomheter: 90 millioner rubler.

Boris Shcherbakov utnevnt til visepresident for Oracle Corporation i 2004 mens han beholdt stillingen som generaldirektør for Oracles representasjonskontor i CIS, som han har hatt siden 1999. Under ledelse av Boris Shcherbakov har Oracles salgsvolum i regionen økt mer enn femdoblet, Oracle E-Business Suite-virksomheten har blitt lansert, og transformasjonen av Oracles strategi i CIS-markedene er fullstendig fullført når det gjelder overgangen til salg utelukkende gjennom et nettverk av autoriserte partnere. I følge rangeringen av Russian Managers Association tok han 21. plass blant de 100 mest profesjonelle lederne i Russland i 2005.

Elena Trofimova Uteksaminert fra Fakultet for økonomi ved Novosibirsk State University. Arbeider innen personalledelse i mer enn 10 år. Siden 2003 har hun hatt stillingen som HR-direktør i Top-Kniga LLC, og i 2006 flyttet hun til Rossita.

Rossita selskapet grunnlagt i 1998. Virksomhetsområde: detaljhandel med fottøy. Rossita er representert av 33 butikker i Novosibirsk, Irkutsk, Krasnoyarsk, Novokuznetsk, Omsk, St. Petersburg og Tyumen. Et nettverk av franchisebutikker er under utvikling. Antall personell er mer enn 700 personer. Personaltjenesten sysselsetter seks spesialister.

Sterlitamak petrokjemiske anlegg har vært i drift i over 40 år. Hovedaktiviteten er produksjon av bredspektrede fenoliske antioksidanter, kjent under varemerket "Agidol". Anlegget produserer også flytende gummier for spesielle formål, herdere for epoksyharpikser og andre petrokjemiske produkter. Antall personell er 1200 personer.

Navnet taler for seg selv: Her utføres arbeid med personell og personell. Ansatte er involvert i å danne staben i bedriften. Avdeling personale skal gi organisasjonen passende spesialister, og utarbeider for disse formål en bemanningstabell. Utvelgelsen av arbeidstakere utføres ved hjelp av spesialutviklede strategier: å sende informasjon om ledige stillinger til media og arbeidsformidling, bruke utvelgelsesmetoder, testing, prosedyrer for tilpasning av spesialister og påfølgende avansert opplæring. I den moderne verden har de nyeste prosedyrene blitt relevante og brukes i de fleste store selskaper. Men det er ikke nok å ansette en person. Ansettelse, oppsigelse og flytting av ansatte må dokumenteres i samsvar med landets lover. For korrekthet personale Denne dokumentasjonen overvåkes også av arbeidstilsynsmyndighetene. For hver stilling skal det foreskrives stillingsbeskrivelser, sikkerhetsinstrukser, samt teknologiske eller produksjonsinstruksjoner. Alle er sertifisert av ledere, avdeling personale sørger for at ansatte er kjent med dem og fører opplæringslogg Lønn er en av motivasjonsfaktorene i innleid arbeid. Moderne avdelinger personale De har også spesialister på implementering av arbeidsmotivasjonssystemer. Men hovedoppgaven til avdelingen er å ta riktig hensyn til ansattes arbeid, bestemme antall arbeidsdager, fridager og sykedager for å beregne lønn, ferier og sende informasjon til organisasjonens regnskapsavdeling. I tillegg kommer avdelingen personale må sende inn informasjon om ansatte til pensjonsfondet i Den russiske føderasjonen, forsikringsselskaper, skatte- og migrasjonstjenester, og kan også fungere som fullmektig når du mottar dokumenter fra disse organisasjonene. Avhengig av størrelsen på organisasjonen, funksjonaliteten til avdelingen personale kan suppleres med andre funksjoner, for eksempel organisatoriske. Ideelt sett bør avdelingen sikre ikke bare den korrekte dokumentflyten til selskapet, men også suksessen til dets saker ved hjelp av kompetente personaleå politikk. Ved å øke kontrollerbarheten, motivasjonen og samholdet til ansatte, lar denne strukturelle enheten mange bedrifter redusere omsetningen personale og rekrutteringskostnader.

Funksjoner personale tjenester organisert i en bedrift i dynamisk og vellykket utvikling skiller seg betydelig fra de som utføres avdelinger personell som arbeider med tradisjonelle metoder som ble brukt i sovjetiske bedrifter. Å drive en personalavdeling ved bruk av moderne metoder betyr å dekke alle stadier av personalsyklusen – fra å søke og ansette nye medarbeidere til å si opp eller sende dem til pensjonisttilværelse.

Bruksanvisning

Med tanke på russiske spesifikasjoner, bør det være én HR-ansatt for hver 100-150 personer. Forstå de nødvendige HR-bemanningsnivåene og tildel deretter ansvar til grupper eller enkeltpersoner.

En ansatt eller et rekrutteringsteam bør involveres i å utvikle en rekrutteringsmetodikk, utarbeide kvalifikasjonskrav for søkere og instrukser for utvelgelse av personell. Konsernets funksjoner omfatter også samarbeid med rekrutteringsbyråer og bruk av andre alternative kilder for personellsøk. Konsernets ansatte må rekruttere, teste og velge kandidater, forhåndsorientere dem, og også vedlikeholde en database med potensielle personellreserver.

Funksjonene til ansatte i HR-avdelingen bør inkludere tradisjonelle ansvarsoppgaver: vedlikehold av personelljournaler, utvikling av instruksjonsmateriell om metoder og prosedyrer for å jobbe med personell, innsamling av statistisk informasjon. I tillegg skal de utvikle former for personaldokumentflyt og formalisere personalbeslutninger i form av pålegg og instrukser.

Et eget arbeidsområde for HR-avdelingen bør være implementering av kontrollfunksjoner. Dette er kontroller av avdelinger i virksomheten og dets ansattes ytelse av deres funksjoner og ansvar, regulert av forskrifter om avdelinger og stillingsbeskrivelser. Dette aktivitetsområdet inkluderer også tilsyn med prøvetiden, tiltak for tilpasning av nyankomne, gjennomføring av sertifiseringer og karriereplanlegging for bedriftens personell.

En moderne HR-avdeling bør også involveres i faglig utvikling av ansatte. Dette arbeidet inkluderer utvikling og implementering av profesjonelle opplæringsprogrammer, planlegging og organisering av opplæring, videregående opplæring og praksisplasser. Dette inkluderer også samhandling med universiteter, andre utdanningsinstitusjoner og sentre.

HR-avdelingen bør selvfølgelig føre tilsyn med arbeids- og lønnsspørsmål. Disse inkluderer gjennomføring av markedsundersøkelser på eksisterende arbeidsstandarder, tariffering av arbeid, utvikling av et system for godtgjørelse, fordeler og kompensasjon, samt oppdatering og justering. Tjenesteansatte som arbeider med disse spørsmålene må også beregne og utstede lønn, føre journal over personalkostnader og investeringer som er gjort i dem.

Følgende problemstillinger bør også belyses på et eget område: - arbeidsbeskyttelse, utvikling og gjennomføring av tiltak for å sikre det - utvikling og implementering av sosiale programmer - juridisk støtte til arbeidsprosesser.

Organisasjonsledere med ansatte skal drive virksomhet iht personale. I henhold til arbeidsloven er hver virksomhet pålagt å utarbeide lokale forskrifter. Noen arbeidsgivere ansetter ansatte som utfører regnskap og registrering av personell.

Bruksanvisning

Du, som leder av organisasjonen, må utarbeide og godkjenne det interne arbeidsreglementet. Her er arbeidstid og hviletider foreskrevet. Det lokale dokumentet spesifiserer prosedyren for ansettelse og oppsigelse av ansatte, plikter og ansvar for partene. Ved utarbeidelse av et dokument henvises det til arbeidsloven.

Utarbeide Forskrift om beskyttelse av personopplysninger til ansatte og arbeidsgivere. Her beskrives prosedyren for mottak, behandling og lagring av konfidensiell informasjon. Den lokale loven angir også omfanget av hver parts ansvar. Ved utarbeidelse henvises det til Arbeidslovens kapittel 14.

Lag en ferieplan, lag den i midten av desember, det vil si før det nye kalenderåret begynner. Den har en enhetlig form nr. T-7. Godkjent av organisasjonens leder.

Hvis bedriften din har arbeid, lag en skiftplan. Det utvikles og godkjennes av organisasjonens leder en måned før forskriftsdokumentet trer i kraft. Hvis akkordlønn brukes på ansatte, utarbeide forskrifter om arbeidsstandarder og produksjonsstandarder.

I tillegg til ovennevnte obligatoriske dokumenter kan du utarbeide forskrifter om strukturelle inndelinger og stillingsbeskrivelser. De er godkjent av organisasjonens leder og signert av ansatte.

Du er også pålagt å inngå arbeidsavtaler med ansatte. Bruk dem til å fylle ut personlige kort og filer som er lagret i HR-avdelingen. I tillegg utarbeide administrative dokumenter (ordre) for dine ansatte, legge inn informasjon i arbeidsbøker.

Video om emnet

Personalarbeid er et sett med organisatoriske, materielle tiltak og sekvensielle trinn rettet mot effektiv bruk av evnene og faglige ferdighetene til hver enkelt ansatt. Ansvaret og strukturen til HR-avdelingen kan variere avhengig av typen virksomhet i selskapet. Utarbeidelsen av personaldokumenter er ansvaret til en spesialist som er autorisert til dette av lederen eller regnskapsavdelingen.

Bruksanvisning

Hold en egen notatbok. I den vil du føre journal over personell og dokumentasjon. Legg inn informasjon om nyansatte og oppsagte ansatte, og du kan også legge til ferieplan her. Et annet blad kan reserveres for instruksjon og overvåking av overholdelse av arbeidsdisiplin.

Overvåke aktiviteter for å forbedre de ansattes kvalifikasjoner. Gjennomfør sertifisering i tide. Sørg for å danne en personalreserve, skriv ned dataene til spesialister som kontakter deg om arbeid. I noen tilfeller kan slike data være svært nyttige. Respekter arbeidstakernes arbeidsrettigheter og sosiale rettigheter, sørg for at sykefravær, ferie og grunnpermisjon utbetales i henhold til tidsplanen som ble inngått og godkjent av ledelsen ved begynnelsen av året. Forhindre konflikter i teamet i tide, sjekk arbeidsmengden til hver ansatt.

Utvikle en bemanningsplan. Oppbevar den på et lett tilgjengelig sted slik at den lett kan brukes ved behov. Plasser de personlige filene til ansatte og deres arbeidsjournaler i safen. Be om organisasjonens segl; HR-avdelingen er ansvarlig for å utstede attester og kopier av dokumenter. For å registrere deg for forretningsreiser trenger du de riktige sertifikatene.

Forbered informasjon for å oppmuntre ansatte, kjøpe sertifikater, organisere, involvere regnskapsavdelingen, materielle insentiver for spesielt fremstående kolleger. Du må holde ansatte pålagt økonomisk og disiplinært ansvar.

Besvar forespørsler om ansattes tjenestetid, vedlikehold statistikk og organiser tidsregistreringer. Det er nødvendig å kontrollere sendingen av data til skatteetaten og pensjonsorganisasjonen. Gi dine kollegaer forsikringer.

Ta vare på utseendet ditt. Brorparten av suksessen avhenger av hvordan respondenten oppfatter deg. Husk at folk blir møtt av klærne sine.

Vis at du er en profesjonell - fyll opp en notisblokk og to penner, bruk en stemmeopptaker og et kamera. Ta med deg en flash-stasjon - i tilfelle samtalepartneren din ønsker å gi deg noe elektronisk, for eksempel fotografier eller rapporter.

Ikke vær sjenert for å stille spørsmål, selv om du synes de er dumme. De vil ikke virke dumme for samtalepartneren din. Men du vil se dum ut hvis du drømmer om noe av deg selv i et intervju og deretter gir det ut som respondentens ord.

Skriv ned alle fakta. Alle tall, datoer, navn hørt - alt må skrives ned i en notatbok. Spør igjen om nødvendig.

Lytt nøye til samtalepartneren din. Ikke prøv å skrive ned alt han sier. Ta tak i hovedideen og skriv den kort ned. Hvis du trenger et mer detaljert svar, kan du transkribere talen hans fra opptakeren.

Observer høflighet og etikette, spesielt hvis samtalepartneren din er eldre enn deg i alder eller sosial status. Som regel er folk på den gamle skolen mer følsomme for slike øyeblikk.

Slå av mobiltelefonen under intervjuet, men ikke be samtalepartneren om å gjøre det samme. Men hvis samtalen din blir avbrutt for ofte av anrop, kan du tipse om det. De fleste intervjuobjektene føler seg flaue av slike distraksjoner og slår av telefonene selv.

Ikke glem å utveksle kontaktinformasjon. Du må sannsynligvis avklare noe eller spørre om noe, og også selvfølgelig bli enige om materialet.

Video om emnet

I strukturen til enhver moderne bedrift inntar HR-avdelingen en av de viktigste og mest betydningsfulle stillingene. Det er til og med en teori om at det er HR-avdelingen som er ansiktet eller visittkortet til bedriften, fordi det første stedet en nyansatt havner er nettopp denne avdelingen.

Hva er funksjonene og oppgavene til en bedrifts HR-avdeling?

Hovedfunksjonen til HR-avdelingen i en bedrift er personellvalg og konstant arbeid med teamet. Hvis oppgavene til denne avdelingen bare inkluderer direkte ansettelse, uten å samle informasjon om arbeidslivet til teamet, vil en slik virksomhet oppnå lite i virksomheten.

I dag består personellarbeid av et helt kompleks av organisatoriske tiltak og kompetente trinn som tar sikte på å maksimere bruken av faglige evner til personell. Hvis selskapets ansatte er riktig motiverte og interessert i å effektivt utføre sine oppgaver, vil selskapet kunne føre en produktiv kamp mot konkurrenter. Det er i dag vanskelig å forestille seg et vellykket selskap uten en personalavdeling, hvis jobb i en bedrift er å administrere, registrere og støtte personell.

Hovedfunksjonene til HR-avdelingen i en bedrift inkluderer:

• fastlegge selskapets personellbehov og rekruttere personell sammen med avdelingsledere;
• analyse av personalomsetning, søk etter metoder for å bekjempe høye omsetningsnivåer;
• utarbeidelse av selskapets bemanningstabell;
• registrering av personlige filer til ansatte, utstedelse av sertifikater og kopier av dokumenter på forespørsel fra ansatte;
• et sett med operasjoner med arbeidsbøker (mottak, utstedelse, utfylling og lagring av dokumenter);
• føre journal over ferier, utarbeide tidsplaner og behandle ferier i samsvar med gjeldende arbeidslovgivning;
• organisering av ansattes sertifiseringer, utarbeidelse av personalkarriereplaner;
• utarbeidelse av planer for å forbedre kompetansen til arbeidere.

HR struktur og relasjoner

Strukturen til bedriftens personalavdeling og dens antall bestemmes av direktøren for hvert selskap, avhengig av det totale antallet personell og egenskapene til aktiviteten. Beslutningen om opprettelse eller avvikling av strukturelle avdelinger av selve personalavdelingen fattes av avdelingslederen, og han godkjenner også forskriften om avdelingenes felles arbeid.

For effektivt å utføre sine funksjoner, må HR-avdelingen hele tiden samhandle med andre avdelinger i bedriften:

• problemer med godtgjørelse løses med regnskapsavdelingen, dokumenter og kopier av bestillinger om oppsigelse, ansettelse, forretningsreiser, ferier, insentiver eller straffer for ansatte sendes også der;
• juridisk avdeling forsyner ansatte i HR-avdelingen med informasjon om de siste endringene i gjeldende lovgivning og gir omfattende juridisk støtte;
• Når det gjelder personalspørsmål, samhandler avdelingen kontinuerlig med alle strukturelle divisjoner i selskapet.

Hvis HR-regnskapsarbeid i en bedrift utføres dårlig eller av dårlig kvalitet, fører dette til de alvorligste konsekvensene - samhandlingen mellom individuelle avdelinger blir forstyrret, og avdelingenes arbeid forverres. Samlet sett fører dette til en reduksjon i effektiviteten til hele selskapet.

En kvalifisert HR-ansatt ligner en familielege, hvis ansvarsområde inkluderer å løse mange viktige problemer. Mange ledere av små bedrifter, i et forsøk på å spare penger, overlater funksjonene til en HR-spesialist til vanlige HR-ledere. Denne avgjørelsen er fundamentalt feil, fordi forvaltningen av personaljournaler bør overlates til en kompetent spesialist på dette feltet. Bare en erfaren personelloffiser vil i tide kunne avgjøre om en bestemt ansatt er egnet for stillingen han har, og vil gi råd om hvor en slik ansatt kan overføres. Informerte beslutninger fra HR-spesialister sikrer effektiv organisering av arbeidet i bedriften og tilstrekkelig karrierevekst for hver ansatt.

Artikkelen vil avdekke hovedpunktene knyttet til arbeidet til HR-avdelingen i en organisasjon. Hva er hans ansvar, hva er funksjonene og funksjonene som utføres, hva er strukturen - videre.

HR-avdelingen er et vesentlig strukturelt element i enhver virksomhet. Hans ansvar omfatter mange funksjoner. Hva er funksjonene i aktiviteten, hva er ansvaret?

Generelle aspekter

Grunnleggende prinsipper for personalpolitikk:

• fokusere på å oppfylle kravene i arbeidslovgivningen;
• tar hensyn til selskapets behov for ansatte;
• gi betingelser for kvalitetsarbeid;
• søke etter kolleger.

Organiseringen av arbeidet har 2 retninger - taktisk og strategisk. I det første tilfellet gjennomføres en analyse av tilstanden til bemanningsbehov, personell utvikles og velges.

Det andre aktivitetsområdet til HR-avdelingen er rettet mot å danne bedriftens personalpolitikk - krav til personell, ulike aktiviteter.

Hovedretningen er dannelsen av arbeidsressurser i bedriften. Komponenter i personalpolitikken:

For å organisere arbeidet til personelltjenesten riktig, er det nødvendig:

• finne ut antall ansatte;
• fordele ansvar mellom dem. Det kan dannes grupper som vil engasjere seg i en bestemt type aktivitet;
• For hver ansatt i HR-avdelingen, formaliser jobbansvar og bestemme deres rettigheter;
• utarbeide dokumenter som skal veilede HR-avdelingen i sitt arbeid;
• gjennomføre opplæring for HR-personell.

Å tildele HR-avdelingens ansvar til regnskapssjefen er kun mulig dersom dette er fastsatt i.

Hvis det ikke er en slik klausul, er det forbudt å gjøre dette (). Å jobbe i HR har fordeler og ulemper.

De første er: dette yrket er etterspurt, direkte kommunikasjon med organisasjonens styrende organer, variert arbeid. Ulemper: konstant stress, uregelmessig arbeidstid.

Hva det er

Hovedressursen til bedriften er arbeidskraft. Dette er akkurat hva HR-avdelingen er – hovedsammensetningen av organisasjonens ansatte.

Formålet med personalpolitikken er å gi virksomheten personell med tilstrekkelige kvalifikasjoner til å jobbe i produksjon i tide.

Personaltjeneste er et sett med strukturelle divisjoner i en organisasjon som har som formål å administrere de ansatte i bedriften.

Tjenestemenn er ledere, spesialister og teknisk personell. Dens essens er å jobbe med personellet i bedriften.

Hovedoppgavene til HR-avdelingen er delt inn i områder:

Funksjoner utført

Ansvaret til HR-avdelingen inkluderer:

• utvikle en bemanningsplan i samsvar med organisasjonens aktiviteter;
• registrering av dem for en annen stilling;
• opprettholde journal over personell;
• ansvar for å oppbevare arbeidsbøker og fylle dem ut;
• opprettholde annen dokumentasjon;
• opprettelse av arbeidsforhold;
• forslag for å forbedre organisasjonens aktiviteter;
• utarbeidelse av dokumenter og rapporter for kommisjoner;
• kontroll og opplæring av ansatte;
• iverksette tiltak for å finne arbeid for oppsagte arbeidere;
• opprettholde kontroll over disiplin i produksjonen.

Ved valg av oppgaver tas følgende i betraktning:

• Bedriftsstørrelse;
• retning av aktivitet;
• mål;
• på hvilket stadium er utviklingen av organisasjonen;
• Antall ansatte.

Normativ basis

Hovedbestemmelsene og spørsmålene til personelltjenesten er regulert av den russiske føderasjonens arbeidskode.

Sakene i personalavdelingen utføres på grunnlag av lovene i Den russiske føderasjonen, ulike regler og forskrifter.

Lovlig basis:

HR-avdelingen er i sitt arbeid veiledet av følgende regelverk:

1. Arbeidskodeks.
2. Civil Code, del 2.
3. Administrativ kode.

Funksjoner ved å jobbe i HR-avdelingen i 2019

Personaltjenesten til en bedrift har sine egne funksjoner og egenskaper som må overholdes.

Ansatte i HR-avdelingen er pålagt å utføre arbeidet sitt i samsvar med lovens krav, utarbeide en handlingsplan på en rettidig måte og overvåke dokumentasjonen til virksomheten.

Handling av forskriften (eksempel)

Forskrifter er en rettsakt som fastsetter prosedyren for dannelse, rettigheter og plikter og organisering av arbeidsaktiviteter til et foretak.

Forskriften er med andre ord et dokument som regulerer alle områder av organisasjonens virksomhet for de enkelte strukturelle enheter og virksomheten som helhet.

HR-avdelingen er en uavhengig struktur, derfor er forskriften obligatorisk. Det utvikles et dokument for å konsolidere personaltjenestens oppgaver og funksjoner.

Designkrav:

• tittelen må inneholde detaljer om virksomhetens interne dokumentasjon;
• Navn på organisasjonen;
• navn på dokumentet, dato og sted for utførelse;
• seksjoner – “Generelle bestemmelser”, “Hovedmål”, “Funksjoner”, “Ledelse”, “Rettigheter og ansvar”, “Struktur”, “Relasjoner. Forbindelser."

Hver seksjon skal starte på en ny linje og være nummerert med et arabisk tall. Lederen for organisasjonen utarbeider forskriften; retten til å signere og godkjenne dokumentet tilhører også ham.

Et eget avsnitt bør inneholde en liste over dokumenter som veileder personaltjenesten i aktivitetsprosessen.

Hva er ansvarsområder (nomenklatur for saker)

Nomenklatur er en obligatorisk liste over ting som dannes i prosessen med organisasjonens aktiviteter.

Brukes til:

• etablere en enhetlig prosedyre for dannelsen av saker;
• regnskapsstøtte;
• raskt søk etter dokumentasjon;
• fastsettelse av en oppbevaringsperiode for filen.

Listen over saker vil avhenge av retningen for organisasjonens aktiviteter. Når du utarbeider nomenklaturen, bør du ta hensyn til aktuelle saker og oppgaver som planlegges fullført i det kommende året.

Saker bør rangeres etter deres betydning. Når du skal bestemme lagringsperioden for filer, kan du bli veiledet av standardlisten over dokumenter som ble vedtatt i 2010.

Det er ingen enkelt liste over dokumenter, forskrifter etablerer bare noen av dem.

Nomenklaturer er delt inn i følgende typer:

Når du kompilerer nomenklaturen, bør følgende seksjoner utheves - "Case Index", "Tittel", "Quantity", "Hold Life", "Number" og "Notes".

Nomenklaturen utarbeides hvert år, i siste rapporteringskvartal. Ved utgangen av året bør den godkjennes i arkivet.

Seksjonene i dokumentet er avdelingene til organisasjonen - regnskap, kontor og andre. Hvis disse ikke finnes, kan seksjonene være virksomhetens virksomhetsområder.

Hvilke stillinger er tilgjengelige (struktur)

Strukturen i personaltjenesten påvirkes av retningen på organisasjonens aktiviteter og antall ansatte. Sammensetningen og antall ansatte i HR-avdelingen godkjennes av direktøren for organisasjonen.

Leder for personaltjenesten er leder for personalavdelingen. Resten (fullmektiger, assistenter, spesialister) rapporterer til ham. Hvis HR-avdelingen har flere divisjoner, ledes hver av dem av en sjef.

Ansvaret til HR-inspektøren inkluderer:

• dannelse av personlige filer av ansatte;
• utførelse av ordre;
• , fylle dem ut;
• arbeid med dokumenter;
• registrering av sykefravær;
• opprettholde disiplinkontroll.

HR-avdelingen har i sin struktur følgende avdelinger:

• Arbeidsorganisasjonen;
• utvalg av ansatte;
• omskolering av personell;
• forfremmelse planlegging;
• sertifisering;
• sikkerhet og helse.

Stillinger kan omfatte følgende: arbeidsorganisasjonsingeniør, tidtaker, arbeidsøkonom og andre.

Hver stilling har sitt eget ansvar som må oppfylles strengt. Arbeidsorganisasjonsingeniøren er forpliktet til å:

• utvikle tiltak for å forbedre arbeidsaktiviteten;
• utføre sertifisering;
• analysere forholdene for produksjonsaktivitet.

Hver stilling har krav - tilstedeværelsen av en komplett høyere utdanning, en viss mengde arbeidserfaring på dette feltet.

Utarbeide arbeidsplan

Aktivitetene til organisasjonens strukturelle avdelinger må planlegges på en slik måte at de er rettet mot vellykket gjennomføring av saker.

En arrangementsplan kan lages for en måned, kvartal eller år. Prosessen er vanligvis delt inn i følgende stadier:

Når du utarbeider en handlingsplan, er det viktig å ta hensyn til målene og lovkravene:

Visse arrangementer kan planlegges for en bestemt måned, for eksempel å sjekke personlige filer eller forbedre kvalifikasjonene dine.

Den siste fasen er godkjenning av HR-tjenestens arbeidsplan og avtale med ledelsen.

Hvilke dokumenter skal være

Konstituerende dokumenter er obligatoriske i enhver organisasjon. Dokumentflyten til HR-avdelingen består av:

Typer og varianter av personaldokumentasjon
* nomenklatur
* gruppering av dokumenter
* krav for å gi dokumenter rettskraft
* HR-instruksjoner
* klargjøring av personelltjenestefiler for overføring til organisasjonens arkiver,
* ansvar for vedlikehold av personelldokumentasjon.

HR-avdelingen er bedriftens visittkort. Det første trinnet til en person i en bedrift er personalavdelingen. Og det er menneskets natur å huske begynnelsen og slutten av forskjellige hendelser. Dette er fastslått av psykologer. For hver person trenger du bare å finne din plass. Ett sted er en ansatt ineffektiv, men et annet sted er han et geni. I hver kan man finne evner som lar en person jobbe i et bestemt område med maksimal effektivitet.
HR-avdelingens hovedoppgave-rekruttering og arbeid med teamet.

Hva er personalarbeid?

Enkelt sagt er personalarbeid et sett med organisatoriske, materielle tiltak og sekvensielle trinn rettet mot effektiv bruk av evnene og faglige ferdighetene til hver enkelt ansatt for å oppnå organisasjonens endelige mål. Med personell som er interessert i arbeid, er selskapet i stand til å konkurrere. Ansvaret og strukturen til HR-avdelingen kan variere avhengig av typen virksomhet i selskapet.
Behovet for å formalisere arbeidsforhold, konsolidere fakta i arbeidsbiografien til ansatte, opprettholde journal over personell og støtte deres bevegelse har lenge blitt et aksiom og er i dag av spesiell relevans.
For det første er dette behovet nært knyttet til oppgaven med å fremme statlig pensjonsforsikring og spørsmål om skattedisiplin.
For det andre er overholdelse av loven i arbeid med personell, behandling av personelldokumenter og å gi statlige garantier gjenstand for nøye oppmerksomhet fra føderale utøvende myndigheter og tilsyns- og kontrollorganisasjoner. Obligatorisk vedlikehold av personelldokumentasjon i organisasjoner av enhver form for eierskap og alle finansieringsmetoder er etablert av nasjonale lover og forskrifter.
Det er arbeidsgivers ansvar å føre personaljournaler.
Dårlig utført arbeid med personalregnskap påvirker uunngåelig virksomheten til hele virksomheten. Som et resultat av personalfeil blir det vanskelig å ta de riktige beslutningene, avdelingenes arbeid er uorganisert, og effektiviteten til organisasjonen som helhet reduseres.
Enda verre kan brudd på etablert prosedyre for personalarbeid føre til direkte økonomiske tap og avledning av alle slags ressurser Feil som gjøres ved oppretting av personaldokumenter fører ofte til feil ved utbetaling av lønn og sykefravær for ansatte, og til reduksjoner. i størrelsen på arbeidspensjoner etablert for ansatte.
Ofte resulterer slike brudd i arbeidskonflikter og rettsmøter.
Ved løsning av arbeidstvister krever retten i henhold til etablert praksis at arbeidsgiver bekrefter at han har rett og tilbakeviser arbeidstakerens uttalelser. Og ofte fører feil som gjøres ved opprettelse av personaldokumenter, feil formatering arbeidsgivere til en trist, men logisk slutt. Å ha de nødvendige og riktig utførte personaldokumentene vil hjelpe deg å unngå feil, problemer og deres konsekvenser.
Det er ingen hemmelighet at personelltjeneste i en bedrift er langt fra et universelt fenomen. Mange små bedrifter som er i startfasen av utviklingen, har som regel ikke en egen struktur eller ansatt som tar seg av personalledelsespørsmål i bedriften.
Hvis du trenger en HR-spesialist, er det bedre å se etter bare en - det vil være både billigere og mer praktisk. Hvis du mener at denne ansatte bør holde teamet sammen, organisere fritid og rekreasjon, er dette en annen spesialist; hvis han må innføre et effektivt godtgjørelsessystem, er dette et tredje.
"Alt i en flaske" er sjelden.
HR-ledere ligner leger med sin snevre spesialisering, og bare en erfaren HR-medarbeider ligner litt på en fastlege, som generalist.
Generelt bør organisering av personalarbeid ses som et forretningsprosjekt. Lederen av selskapet bør selv bestemme kriteriene for å evaluere virksomheten til personelloffiserer. Diskuter så detaljert som mulig blant lederne i bedriften din hva HR-avdelingen skal gjøre, i hvilken tidsramme, hvilke midler som vil bli bevilget til dette, hvilke ressurser (mennesker, penger) vil være involvert.
Ikke forvent at HR-sjefen vil takle problemene dine selv, uten hjelp fra kolleger, og uten et budsjett tildelt ham, bare for lønnen hans.
Hovedfunksjon og primærformål en slik ansatt skal bidra til vekst av forretningseffektivitet ved å gi selskapet menneskelige ressurser, øke arbeidsproduktiviteten, øke håndterbarheten og motivasjonen til ansatte.

FORSKRIFTER OM HR-AVDELINGEN

1. GENERELLE BESTEMMELSER

1.1. HR-avdelingen (heretter kalt avdelingen) er en egen strukturell enhet i organisasjonen (heretter kalt organisasjonen).
1.2. Avdelingen opprettes og avvikles etter ordre fra organisasjonens generaldirektør.
1.3. Avdelingen rapporterer direkte til organisasjonens daglige leder.
1.4. Avdelingen i sin virksomhet ledes av den russiske føderasjonens arbeidskodeks, andre regulatoriske rettsakter som inneholder arbeidsrettslige normer, samt regulatoriske metodologiske dokumenter om administrasjon av personelljournaler, organisasjonens charter, så vel som disse forskriftene.
1.5. Personaltjenesten ledes av lederen for personaltjenesten (heretter kalt lederen), utnevnt til stillingen og avskjediget etter ordre fra organisasjonens generaldirektør.
1.6. En person med høyere juridisk eller økonomisk utdanning og arbeidserfaring som leder for personaltjenester i minst 3 år tilsettes i stillingen som Leder.
1.7. Strukturen og personalet til avdelingen er godkjent av organisasjonens generaldirektør. 1.8. Arbeidsoppgavene til avdelingens ansatte er fastsatt ved stillingsbeskrivelser.

2. HOVEDOPPGAVE

2.1. Utvelgelse og plassering av personell.
2.2. Personalregnskap og personaldokumentasjon.
2.3. Overvåke overholdelse av arbeidsdisiplin.
2.4. Forbedring av ansattes kvalifikasjoner.
2.5. Gjennomføring av sertifisering.
2.6. Dannelse av personellreserve.
2.7. Overvåking av overholdelse av arbeidstakere og sosiale rettigheter.
2.8. Opprettholde og styrke et positivt sosiopsykologisk klima i organisasjonen, forebygge arbeidskonflikter.

3. FUNKSJONER

3.1. Fastsettelse av løpende bemanningsbehov, analyse av personalomsetning.
3.2. Personalutvalg sammen med ledere for interesserte avdelinger.
3.3. Utvikling av bemanningsplan.
3.4. Dokumentasjon på ansettelse, overdragelse, oppsigelse av ansatte.
3.5. Motta, fylle ut, oppbevare og utstede arbeidsbøker.
3.6. Opprettholde registreringer av personell til organisasjonens ansatte, registrering av personlige filer,
utarbeidelse og utstedelse av attester og kopier av dokumenter på forespørsel fra den ansatte.
3.7. Dokumentasjon av tjenestereiser.
3.8. Utarbeide ferieplan og registrering av feriebruk, samt registrering av ferie i henhold til ferieplan.
3.9. Opprettholde registreringer av militært personell som jobber i organisasjonen.
3.10. Utarbeidelse av materiell for å presentere ansatte for incentiver.
3.11. Utarbeidelse av materiell om å bringe ansatte til materiell- og disiplinæransvar.
3.12. Besvarelse av forespørsler om ansiennitet til ansatte som tidligere har jobbet i organisasjonen.
3.13. Organisering og deltakelse i medarbeidersertifisering.
3.14. Dannelse av personalreserve for opprykk til lederstillinger, utarbeidelse av ansattes utviklingsplaner.
3.15. Utarbeide planer for forbedring av de ansattes kvalifikasjoner.
3.16. Organisering av timelister.

Avdelingen har rett til:
4.1. Motta fra strukturelle avdelinger og organisasjonen de nødvendige dokumentene for å formalisere opptak, overføring, utplassering, permisjon og oppsigelse av ansatte.
4.2. Gi, innenfor grensene av deres kompetanse, instruksjoner til organisasjonens strukturelle avdelinger om valg, regnskap, plassering og opplæring av personell.
4.3. Komme med forslag til ledelsen i organisasjonen for å forbedre arbeidet med personell.
4.4. Sertifisere den juridiske gyldigheten av personaldokumenter utstedt til ansatte i organisasjonen.
4.5. Overvåke overholdelse av arbeidslovgivningen i forhold til ansatte i organisasjonens strukturelle avdelinger, levering av etablerte fordeler og kompensasjon.
4.6. Representere, på foreskrevet måte, organisasjonens interesser i spørsmål innenfor avdelingens kompetanse i forhold til statlige og kommunale organer, samt andre virksomheter, organisasjoner og institusjoner.
4.7. Gjennomføre møter og delta i møter holdt av organisasjonen om saker innenfor avdelingens kompetanse.

5. ANSVAR

5.1. Lederen er ansvarlig for at avdelingen utfører de funksjoner som er fastsatt i denne forskriften på riktig måte og rettidig.
5.2. Lederen er ansvarlig for:
5.2.1. Organisering av rask og høykvalitets utarbeidelse og utførelse av dokumenter, journalføring i henhold til gjeldende regler og instrukser.
5.2.2. Overholdelse av arbeidsdisiplin av ansatte ved avdelingen.
5.2.3. Sikre sikkerheten til eiendom som ligger i avdelingens lokaler og overholdelse av brannsikkerhetsregler.
5.2.4. Overholdelse av gjeldende lovgivning for utkast til ordre, instrukser, forskrifter og andre dokumenter godkjent av avdelingen.
5.2.5. Ansvaret til ansatte i HR-avdelingen fastsettes av deres stillingsbeskrivelser.

6. FORHOLD. SERVICERELASJONER

For å utføre funksjoner og utøve rettigheter, samhandler personaltjenesten:
6.1. Med alle strukturelle divisjoner i organisasjonen om personalspørsmål.
6.2. Med juridisk avdeling - for å innhente informasjon om endringer i gjeldende lovverk og juridisk støtte ved utarbeidelse av personaldokumenter.
6.3. Med regnskap - på spørsmål om godtgjørelse, samt å gi kopier av bestillinger om ansettelse, oppsigelse, overføring, ferie, forretningsreise, forfremmelse og å bringe til økonomisk ansvar.
6.4. Med informasjons- og teknologiavdelingen til organisasjonen - om spørsmål om å gi avdelingen organisasjons- og datautstyr, drift og reparasjon.

7. PROSEDYRE FOR Å GJØRE ENDRINGER OG TILLEGG

7.1. Endringer og tillegg til forskriften gjøres etter ordre fra generaldirektøren etter anbefaling fra lederen.

HVORDAN ORGANISERE ARBEIDET I PERSONALORGANET, FORSKRIFTER OM HR-AVDELINGEN