Referat fra møteprøven i henhold til GOST-skjema. Hvordan lage referat fra et organisasjonsmøte

Møteprotokoll– et dokument som registrerer alle hendelser som finner sted på et møte med bedriftens ansatte. Det er ikke et strengt obligatorisk dokument, men i noen tilfeller er det virkelig nødvendig.

FILER

Protokollens rolle

Møter i organisasjoner, uavhengig av status, forretningsretning og størrelse, holdes med en viss hyppighet. De lar deg løse mange aktuelle problemer, ta nødvendige tiltak i tide for å løse komplekse problemer, bestemme selskapets utviklingsstrategi, etc.

Det er imidlertid ikke alle møter som registreres ved bruk av referater, og dette er ikke et brudd på loven. Selskapets ledelse har i utgangspunktet rett til å bestemme hvilke møter som skal protokolleres og hvilke som kan holdes uten å utarbeide dette dokumentet.

Hovedfunksjonen til protokollen er å skrive ned alle oppgaver, spørsmål, meninger fremsatt på møtet og, viktigst av alt, kollektivt fattede beslutninger.

Jo mer grundig og detaljert protokollen holdes, jo bedre.

Vanligvis kreves det referater for de møtene som har direkte innvirkning på fremtiden til selskapet. Det anbefales også å ta referat fra møter med deltagelse av representanter for andre virksomheter og ansatte i offentlige etater.

Prosedyre for møtet

Et møte er ikke et arrangement som holdes, som de sier, i farten. Det krever nøye forarbeid, som vanligvis utføres av en ansvarlig medarbeider oppnevnt til denne etter særskilt ordre fra direktøren. Han samler inn nødvendige dokumenter, skriver en liste over aktuelle problemer og presserende problemer som må løses, varsler alle potensielle deltakere om det kommende møtet og utfører andre forberedende aktiviteter.

Det skal bemerkes at ansatte i en virksomhet som har mottatt informasjon om et kommende møte og en invitasjon til å delta på det, kan nekte, men bare dersom det er gyldige og tilstrekkelig tungtveiende grunner, siden møtet er en del av deres arbeidsoppgaver.

Møtet har vanligvis sin egen møteleder, som følger med på fremdriften, kunngjør dagsorden og foretar avstemning. Oftest er dette lederen av selskapet, men det kan også være en annen ansatt. I så fall skal opplysninger om møteleder tas med i protokollen.

Helt fra begynnelsen av møtet blir alle hendelser som skjer på det nøye registrert. Dessuten gjøres dette på forskjellige måter: å holde en protokoll utelukker ikke bruk av foto- og videoopptak.

Referatet etter møtets slutt skal undertegnes av møtets sekretær og møteleder, samt om nødvendig av dets deltakere, som dermed bekrefter at alle opplysninger som inngår i det er korrekte.

Hvem skal fullføre protokollen?

Funksjonen med å utarbeide protokoll er vanligvis ansvaret for sekretæren i foretaket eller en annen ansatt som er utnevnt til å utføre dette oppdraget direkte på møtet. Samtidig må den som velges til å føre protokollen ha en klar forståelse av hvordan og hvorfor dette gjøres og ha minst mulig kompetanse i å skrive protokolldokumenter.

Utarbeidelse av protokoll

I dag gir ikke loven en strengt enhetlig form for møtereferater, slik at organisasjoner kan utarbeide dem i enhver form eller etter en modell godkjent i selskapets regnskapsprinsipper. Imidlertid er det nødvendig å angi visse opplysninger i den:

• Dokumentnummer;
• dato for opprettelse;
• navn på firma;
• stedet der foretaket er registrert;
• liste over personer til stede på møtet (inkludert deres stillinger, fullt navn);
• informasjon om møteleder og sekretær;
• agenda (dvs. de problemene som må løses);
• fakta om avstemning (hvis den ble holdt) og resultatene;
• resultatet av møtet.

Noen ganger er det nøyaktige tidspunktet (ned til minutter) for starten og slutten av et møte inkludert i referatet – dette lar deg disiplinere ansatte og optimalisere tiden brukt på slike møter i fremtiden.

Om nødvendig kan noen tilleggsdokumenter, bilder og videobevis legges ved møteprotokollen. Hvis det er noen, må deres tilstedeværelse gjenspeiles i møteprotokollen som et eget avsnitt.

Det skal bemerkes at protokollen må holdes ekstremt nøye, feil og rettelser må unngås, og det er helt uakseptabelt å legge inn upålitelig eller bevisst falsk informasjon i den. Hvis slike øyeblikk blir identifisert i tilfelle en inspeksjon av selskapets interne dokumentasjon av regulatoriske myndigheter, kan selskapet bli utsatt for alvorlig straff.

Grunnleggende regler for utarbeidelse av protokoll

Protokollen er som regel utarbeidet i en enkelt kopi, men om nødvendig kan kopier av den lages, hvis antall ikke er begrenset.

Dokumentet skal undertegnes av den nærmeste opphavsmannen, sekretæren, samt alle møtets medlemmer.

Protokollen kan tegnes på et enkelt A4-ark eller på organisasjonens brevhode - det spiller ingen rolle, akkurat som om den holdes i håndskrift eller fylles ut på en datamaskin. Det er ikke nødvendig å sertifisere det med foretakets segl, siden siden 2016 har juridiske personer ved lov all rett til ikke å bruke segl og stempler for å bekrefte dokumentasjonen deres.

Når protokollen er fullført og korrekt godkjent, skal den oppbevares sammen med andre faste dokumenter som registrerer interne møter, forhandlinger og møter. Etter å ha mistet relevansen, bør den sendes til lagring til foretakets arkiv, hvor den må oppbevares i perioden fastsatt ved lov eller interne lokale handlinger i selskapet (minst 3 år), hvoretter den kan kasseres (denne prosedyren må også utføres strengt på den måten som er foreskrevet i loven) .

Dokumentasjonsstøtte for ledelsen

Kontroll

Alternativ 4

1. Protokoll, typer protokoller, designfunksjoner 4

2. Behandling av sendt korrespondanse 9

3. Lag en eiendomsavskrivningslov 11

4. Skriv et notat 12

Bibliografi 14

1. Protokoll, typer protokoller, designfunksjoner

Referater er et dokument som registrerer fremdriften i diskusjoner og beslutningstaking på møter, konferanser og møter i kollegiale organer.

Et særtrekk ved protokollen er at den brukes til å dokumentere virksomheten til kollegiale organer: midlertidig (møter, konferanser, møter, kommisjoner) og permanente (høgskoler for departementer og komiteer, akademiske råd for vitenskapelige institusjoner, presidier).

Utarbeidelse og gjennomføring av protokoller er ansvaret til sekretærene for de relevante kollegiale organer (vanlige eller valgt under deres arbeid). Sekretæren er sammen med formannen for det kollegiale organet ansvarlig for nøyaktigheten av informasjonen i protokollen. Protokollen utarbeides på grunnlag av håndskrevne, inkludert stenografiske eller båndopptak av møtet, samt dokumenter som er utarbeidet for møtet: saksliste, tekster eller sammendrag av rapporter og taler, utkast til vedtak.

Hovedtyper av protokoll:

Kort referat - registrerer sakene som ble diskutert på møtet, navnene på foredragsholderne og beslutningene som er tatt. Det anbefales å gjennomføre det i tilfeller hvor møtet er av operativ karakter.

Den fullstendige protokollen registrerer ikke bare sakene som er diskutert, beslutningene som er tatt og navnene på talerne, men også i tilstrekkelig detalj innholdet i rapportene og talene til møtedeltakerne.

Den stenografiske protokollen er satt sammen på grunnlag av en stenografisk rapport fra møtet (transkripsjon) og formidler bokstavelig talt prosessen med å diskutere hver sak og utvikle en beslutning om den.

Referatet er satt opp på organisasjonens brevpapir og inneholder følgende detaljer: navn på organisasjon, navn på dokumenttype, møtedato, referatnummer, sted for utarbeidelse av referat (møtested), tittel på teksten, teksten, signaturer, familiariseringsvisum. Tittelen på teksten til protokollen er navnet på hendelsen som registreres (møte, sesjon, møte) og navnet på det kollegiale organet hvis arbeid blir registrert.

Teksten til protokollen består av to deler: innledende og hoveddel. Den innledende delen av teksten til protokollen skal vise: hvem ledet hendelsen som ble registrert; hvem førte protokollen; hvem som var tilstede på møtet (møte, møte osv.) blant de tjenestemenn som er inkludert i det kollegiale organ som leder møtet; hvem som ble invitert (om nødvendig) til møtet blant organisasjonens ansatte eller fra andre organisasjoner; hvilke saker som ble diskutert på møtet.

Informasjon om møtelederen, sekretæren og de tilstedeværende inkluderer etternavn og initialer til tjenestemenn, angitt henholdsvis etter ordene: "Formann", "Sekretær", "Nærværende" (uten anførselstegn). For personer som er i tillegg invitert til møtet blant organisasjonens ansatte, i tillegg til etternavn og initialer, er stillingen angitt, og for spesialister fra andre organisasjoner - stillingen og navnet på organisasjonen. Informasjon om personer som er invitert til et møte kan inkluderes i delen "Deltatte" eller i en spesiell "Invitert"-seksjon.

Ved slike kollektive arrangementer som møter er det ofte et stort antall deltakere, hvis oppføring i den innledende delen av protokollteksten er upassende. I dette tilfellet settes det opp en egen liste over de tilstedeværende på møtet, som deretter legges ved protokollen.

I selve protokollen, i avsnittet "Deltagere", er kun det totale antallet tilstedeværende angitt med referanse til vedlagte liste. Det skal understrekes at seksjonene "Nåværende" og "Invitert" er av spesiell betydning i forhold til andre deler av protokollen, siden de direkte påvirker rettskraften til dette dokumentet, og viser lovligheten av å holde en kollektiv begivenhet. Disse seksjonene gjenspeiler tilstedeværelsen av et beslutningsdyktig møte, dvs. det minste nødvendige antall medlemmer av et kollegialt organ som er tilstrekkelig til å starte møtets arbeid (møte, møte). I mangel av et vedtak som er normativt fastsatt for et gitt kollegialt organ (simpelt flertall eller 2/3), er det uakseptabelt å holde et møte, siden dets beslutninger vil være ulovlige. Ordene "Formann", "Sekretær", "Presenter", "Invitert" skrives ut fra nullposisjonen til utskriftsenheten, en strek settes fra 2. posisjon, etternavn skrives i nominativ bokstav, deretter settes initialer. Navnene på de fremmøtte og inviterte er ordnet i alfabetisk rekkefølge og trykket med 1 linjeavstand.

Sakene som ble diskutert på møtet er oppført i AGENDA-delen. Ordene AGENDA skrives ut fra nullposisjonen til utskriftsenheten, etterfulgt av et kolon. Dagsordenspunkter er nummerert. Hvert nye spørsmål skrives ut fra den første posisjonen i tabulatoren. Rekkefølgen spørsmålene er ordnet i, bestemmes av graden av betydning. Formuleringen av agendapunkter bør begynne med preposisjonene om (om), tittelen på stillingen og talerens etternavn er oppgitt i genitivkasus. Hoveddelen av protokollteksten er strukturert i samsvar med sakene på dagsorden. Strukturen for opptaket av diskusjonen av hvert punkt på dagsordenen utføres i henhold til følgende skjema: DE HØRTE DE SNAKKET DE BESTEMTE (BESLUTTEDE). Disse ordene er skrevet ut med store bokstaver. Ordet LYTTET innledes med nummeret på agendapunktet, etterfulgt av et kolon. Talerens etternavn skrives ut i nominativ kasus fra 1. posisjon på utskriftsapparatet; Etter etternavnet setter de initialer, deretter en strek og skriver innholdet i rapporten med stor bokstav i form av direkte tale. Hvis teksten til rapporten (talen) er transkribert eller presentert skriftlig av foredragsholderen, skrives "Rapporten er vedlagt" etter bindestreken også med store bokstaver (i protokollen uten anførselstegn).

Diskusjonen av rapporten kan innledes med spørsmål til foredragsholderen, som sammen med svarene er inkludert i LYTTET-delen. Før du registrerer hvert spørsmål, vises initialene, etternavnet og posisjonen til forfatteren, og det settes en strek. Innholdet i spørsmålet er skrevet med store bokstaver i form av direkte tale. Før du formulerer svaret, skriv ordet "Svar" (i protokollen uten anførselstegn), sett en strek og skriv svaret i form av direkte tale. Fremdriften i diskusjonen av rapporten gjenspeiles i SPEAKERS-delen. Et kolon er plassert etter ordet SPOKE. Talerens etternavn skrives i nominativ kasus fra 1. posisjon av utskriftsapparatet, deretter indikeres initialene og posisjonen til taleren, en strek settes inn og innholdet i talen skrives ut med store bokstaver i form av indirekte tale .

De vedtatte vedtakene finnes i avsnittet VEDTATT (BESLUTT). Hvis det er flere løsninger, er de nummerert med arabiske tall med en prikk. Som regel er hver avgjørelse ledsaget av en angivelse av stilling, etternavn og initialer til den som er ansvarlig for gjennomføringen, og inneholder en frist for gjennomføring. Beslutninger som tas i fellesskap krever ofte stemmegivning. I dette tilfellet, etter avsnittet LØST, vises følgende: «Stemme» eller «Stemte» (i protokollen uten anførselstegn) og avstemningsresultatene er gitt: enstemmig eller for..., mot..., avsto. ..

I praksis brukes ofte forkortede og korte former for protokoller når det ikke er nødvendig med en detaljert oversikt over fremdriften i diskusjon av saker. I forkortede protokoller, etter listen over de tilstedeværende eller inviterte, angis løpenummeret til punktet på dagsorden og tittelen på rapporten trykkes. Den siste linjen i rapportens tittel (agendapunkt) er understreket, og navnene på foredragsholderne i presentasjonsrekkefølgen er trykket under linjen (i parentes). Tittelen på hver rapport avsluttes med en protokollavgjørelse eller vedtak. Kortskjemaprotokollen angir kun de aktuelle problemene og beslutningene som er tatt. Den operative delen av teksten til protokollen kan inneholde en klausul om godkjenning av ethvert dokument. I dette tilfellet er det godkjente dokumentet vedlagt protokollen og har en lenke til nummer og dato. I praksis er det svært ofte nødvendig å lage utdrag fra protokoller. Utdraget fra protokollen inneholder følgende detaljer:

alle detaljer i protokollens overskriftsdel: navn på organisasjonen, navn på dokumenttype (UTDRAG FRA PROTOKOLLEN), dato (dato for møtet), protokollnummer (møtets serienummer), forberedelsessted ( sted for møtet);

tittel til teksten;

alle detaljer i den innledende delen av protokollteksten: "Formann", "Sekretær", "Nærværende", "Inviterte", "AGENDA";

individuelle detaljer om hoveddelen av teksten til protokollen: "LYTTET", "BESLUTT", "Vote";

detaljer om den formelle delen av protokollen: detaljer "Signatur", inkludert ordene "Formann", "Sekretær", initialer og etternavn til formannen og sekretæren (uten deres personlige underskrifter siden utdrag som regel ikke er signert med original underskrifter, men er sertifisert av sekretæren); en merknad om bekreftelse av kopien.

Dermed er bare de elementene som må gjøres oppmerksom på interesserte tjenestemenn tatt fra innholdet i protokollen. For å bekrefte etablerte fakta og hendelser utarbeider flere personer en handling. Lover er utarbeidet basert på resultatene av revisjoner av virksomheten til et foretak eller dets strukturelle enhet og individuelle tjenestemenn, under aksept og overføring av saker, utarbeidelse av dokumenter for ødeleggelse og aksept av gjenstander i drift.

Det holdes møter i mange organisasjoner, uansett hvilken form for eierskap de har. På dem utveksler ansatte og ledere viktig informasjon og tar beslutninger. For at arrangementet skal være effektivt, opprettes referater fra møtet. Utvalget av dette dokumentet er omtrent det samme i organisasjoner. Reglene er beskrevet nedenfor.

Møtetyper

Disse hendelsene kan gå galt hvis du ikke forbereder deg på dem. Denne funksjonen faller på lederen. Han må bestemme arten av hendelsen. Eksperter skiller flere typer møter:

1. Opplæring (konferanse), hvis formål er å gi ansatte kunnskap og forbedre deres ferdigheter.
2. Informasjonsinformasjon. Arrangementet er nødvendig for å oppsummere informasjon og studere ulike synspunkter på nye spørsmål.
3. Forklarende. På slike møter overbeviser ledere ansatte om riktigheten av den økonomiske politikken som implementeres.
4. Problematisk. Arrangementet holdes for å utvikle en metode for å løse aktuelle problemer.

Uansett møtetype skal det dokumenteres. Dette gjør at det kan utføres kompetent og på en organisert måte.

Forberedelse

For at møtet skal være effektivt, må seniormedarbeidere være klar over følgende regler:

1. Du må tydelig definere emnet og ønskede resultater. Dette vil tillate et organisert arrangement.
2. Utvikle agendaen nøye. Det er nødvendig å etablere sekvensen for vurdering av spørsmål. Samtidig er det bedre å starte med enkle spørsmål og gå videre til mer komplekse.
3. Det er nødvendig å gjøre deltakerne kjent med fakta som vil bli diskutert. Dette gjøres best før møtet.
4. Invitasjon skal sendes på forhånd til de som skal møte. Hvis noen ikke kan hjelpe med å løse problemer, men trenger å vite resultatene av hendelsen, må de få en protokoll.
5. Stedet for møtet bør velges ut fra formålet. Forholdene som mennesker er innkvartert i er viktige for å skape et forretningsmiljø.

Disse nyansene er grunnleggende i forberedelsene til møtet. Hvis de følges, vil arrangementet bli holdt effektivt og organisert.

Hvorfor kreves møtereferater?

Hver organisasjon har jevnlige møter. Denne typen hendelser hjelper til med å løse mange presserende problemer, ta rettidige beslutninger om komplekse problemer og lage en bedriftsutviklingsstrategi. Ofte blir ikke møter protokollført, noe som anses som normen. Ledelsen kan uavhengig bestemme listen over aktiviteter der opptak utføres. De fastslår også hvor dette ikke er nødvendig.

Hovedformålet med protokollen er å nedtegne skriftlig alle spørsmål, oppgaver og meninger som fremsettes på møtet, samt felles beslutningstaking. Den beste formen anses å være en detaljert protokoll. Vanligvis brukes et slikt dokument ved arrangementer som vil påvirke den fremtidige utviklingen av selskapet. I tillegg er det nødvendig å registrere innholdet i møter med bedrifter og ansatte i offentlige etater. Eksempel på møtereferat for ulike typer arrangementer er like, med bare mindre forskjeller.

Vedlikeholde

Møteprotokollen føres av foretakets leder. Men denne funksjonen kan også utføres av en annen ansatt. Før dette arrangementet får sekretæren en liste over inviterte og en omtrentlig liste med spørsmål. Deltakerne gir sammendrag av rapporter. Dette vil tillate deg å utarbeide en dokumentmal for å fremskynde arbeidet med å utarbeide dokumentet. Eksempler på møtereferater for slike arrangementer er like ved alle virksomheter.

Når det er mange deltakere, er det bedre å lage et påmeldingsark hvor de fulle navnene på de som møter opp vil bli registrert. Ved møtets begynnelse godkjenner sekretæren listen over de fremmøtte. Informasjonen registreres av sekretæren under arrangementet. For å forbedre nøyaktigheten av loggingen brukes taleopptak. Alle ord blir tatt opp på digitale medier og deretter reprodusert når protokollen er ferdigstilt.

Dersom det er mange deltakere på møtet inviteres 2 sekretærer til å referere. Denne typen arbeid fremskynder prosessen hvis hendelsen blir forsinket. Svar, merknader, kommentarer som ikke er relatert til temaet for møtet er ikke inkludert i innholdet i dokumentet. Referatet inneholder den generelle betydningen av rapportene, spørsmål og forslag. Beslutninger og instrukser som gis av lederen til den enkelte medarbeider er nøyaktig registrert.

Hvis lederen trenger nøyaktig informasjon, kan han kreve en rapport signert av den ansvarlige. Møter diskuterer tingenes tilstand generelt, så det er ikke nødvendig å ta detaljerte notater. Som et resultat inkluderer protokollen fremdriften av møtet: temaer som ble diskutert, saker, beslutninger. Noen ganger krever ledere ordrett registrering av alle fraser. Dette skjer på møter i moderne organisasjoner, hvor mange operasjonelle problemer blir løst.

Innredning

Møter? Prøven inkluderer den grunnleggende informasjonen som bør inkluderes i dokumentet. I offentlige avdelinger føres protokoller på grunnlag av spesielle skjemaer. Den vanlige formen for et eksempelmøteprotokoll består av:

1. Obligatoriske detaljer (datoer, tall, firmanavn, type dokument som angir hendelsen, sted).
2. Liste over de tilstedeværende (fullt navn, deltakeres verv). Det kan benyttes fremmøteseddel der alle som kom skriver under.
3. Hvis personer fra andre institusjoner var til stede på arrangementet, må de legges inn i seksjonen "Invitert".
4. Hoveddel. Det indikerer 3 deler: lyttet (fullt navn og posisjon til talerne, emner for taler, presentasjon av essensen), talte (fullt navn og posisjon til personen som stiller spørsmål eller gir kommentarer), besluttet (lederen gir instruksjoner eller en resolusjon). pålegges, settes frister for gjennomføring av oppgaver).
5. På slutten gis underskriftene av sekretær og leder. Ingen stempel nødvendig.

Ved å bruke denne prøveprotokollen kan du utarbeide et kompetent dokument. Den må være nummerert for å overvåke fremdriften i møtet. Det endelige papiret utarbeides en stund etter møtet. Dette kan ta flere timer eller til og med dager, alt avhenger av mengden informasjon.

Eksempelprotokollene fra et møte med direktøren er nøyaktig de samme som de som holdes uten ham. Deretter sendes dokumentet til underskrift til sjefen for arrangementet. Protokollen sendes til interesserte eller det lages offisielle uttalelser med instruksjoner for utøvere.

Hvis referat fra et teknisk møte blir utarbeidet, kan et utvalg av det inneholde spesifikke nyanser av denne hendelsen. Men generelt bør den inneholde hovedessensen, problemene og problemstillingene diskutert av deltakerne. Eksempelreferatene fra workshopen presentert i artikkelen kan tjene som eksempel i utarbeidelsen av dette dokumentet.

Driftsmøte

Denne begivenheten har følgende funksjoner:

1. Spesifikk frekvens, for eksempel hver uke.
2. En viss sammensetning av de fremmøtte.
3. Lignende emner og spørsmål.
4. Kort varighet.

Eksempelprotokollen for et driftsmøte er den samme som for et vanlig arrangement. Bare sekretæren blir først kjent med arbeidsalgoritmen og spørsmålene til diskusjon. Dette fremskynder arbeidet med dokumentet, fordi det meste er dannet på forhånd. Protokollen utarbeides raskt, dokumentet sendes umiddelbart til ledelsen for underskrift.

Oppbevaring

For å løse problemet med lagring av protokoller, må sekretæren gjøre seg kjent med organisasjonens interne dokumenter. Det avhenger av spesifikasjonene til bedriften. Dokumenter knyttet til møter i styrene eller aksjonærene i JSC lagres permanent. Protokollene blir liggende der det nåværende organet i organisasjonen befinner seg. Møtedokumenter oppbevares vanligvis i 3 eller 5 år og deretter arkiveres og destrueres basert på instruksjoner.

Konklusjon

Møtereferater lar deltakerne huske agendaen og fullføre oppdrag i tide. Nå er det elektroniske ressurser for operativ utarbeidelse og distribusjon av denne dokumentasjonen. Derfor vil det være praktisk for sekretæren å presentere en versjon av protokollen for interesserte.

Organisering av møter, sesjoner, konferanser, møter er nødvendig for å løse problemer som har oppstått.

For å registrere hele møtet og angi de vedtak som er tatt, benyttes en protokoll.

Referat fra møtet

Før du holder et møte, er det nødvendig å samle inn nødvendig informasjon om det aktuelle spørsmålet og bestemme kretsen av emner som skal være til stede. Disse personene skal varsles om sted og tidspunkt for møtet, samt gjøre alle som er tilstede på møtet kjent med den sak som tas opp.

For at protokollen skal oppbevares korrekt, er det nødvendig på forhånd å utnevne den ansvarlige for utarbeidelsen av den. I dette tilfellet er det nødvendig at den utnevnte personen har et kompetent skriftspråk og en rask hastighet for å registrere informasjon. Informasjon kan registreres både ved hjelp av elektroniske maskiner og ved å reflektere informasjon på trykte medier. Dersom protokollen er utarbeidet elektronisk, skal den på slutten av møtet skrives ut og leveres til alle tilstedeværende for gjennomgang og signering.

Før møtestart er det nødvendig å gi sekretæren som fører protokollen en liste over de tilstedeværende, deres standpunkter, utkast til løsning av saken fra hver enkelt deltaker eller teser om møtesaken. Dette dokumentet vil hjelpe sekretæren med å legge inn mer nøyaktig og fullstendig informasjon i protokollen.

Innhold i protokollen

Som hovedregel bør protokollen bestå av tre deler: overskrift, innledning og hoved.

• navn på organisasjonen (fullstendig og forkortet);
• dokumentets navn;
• nummer, dato og sted for utarbeidelse av denne protokollen. Datoen for forberedelse skal alltid være datoen for møtet.

Den innledende delen angir møtets sekretær og møteleder valgt blant møtemedlemmene og dagsorden. Lederen er vanligvis leder av organisasjonen eller leder for en strukturell enhet. Deretter, i alfabetisk rekkefølge, reflekteres alle personer som er tilstede på møtet, og indikerer deres posisjoner.

Dersom det er et stort antall personer til stede på møtet, er de ikke oppført i selve protokollen, men angitt i et vedlegg til denne, som kalles møteseddel. Det anbefales å sette underskriftene til hver person som kom på møtet ved siden av hvert navn. Generalprotokollen viser kun totalt antall personer som deltok på møtet.

Hoveddelen sier:

• saker diskutert på møtet;
• personer som snakker med meldinger, forslag, rapporter (foredragsholderens fulle navn, tittelen på rapporten, et kort sammendrag av rapportens hovedbestemmelser angis hvis protokollens fullstendige form beholdes);
• beslutninger tatt i det aktuelle spørsmålet.

I moderne ledelsespraksis er utarbeidelse av møtereferater nødvendig for å dokumentere møtearbeidet under ledelse av ledere av forskjellige rangerer. Referater brukes også til å registrere forhandlingene fra møter, konferanser og seminarer. En prøve og alle nødvendige regler for å utarbeide referater fra et møte er lenger i artikkelen vår.

I denne artikkelen vil du lese:

• Hvorfor er referater fra et organisasjonsmøte viktig?
• Hvilken form for møtereferater er mest å foretrekke?
• Hvilke nyanser inneholder protokollen fra styremøtet?
• Hvilken form for møtereferater bør du bruke?
• Hvordan behandles referater fra møter?
• Hvor finner du et eksempel på å fylle ut møtereferater
• Hvor anbefales det å lagre møtereferater?

Hvorfor trenger du referat fra møtet?

En protokoll basert på resultatene av en kollegial ledelseshandling er nødvendig for å dokumentere tidligere diskusjoner om saker og beslutninger som er tatt.

Sjekk partnerne dine snarest!

Visste du at Ved kontroll kan skattemyndighetene klamre seg til ethvert mistenkelig faktum om motparten? Derfor er det veldig viktig å sjekke de du jobber med. I dag kan du motta gratis informasjon om partnerens tidligere inspeksjoner, og viktigst av alt, motta en liste over identifiserte brudd!

Å føre møteprotokoll i huslig kontorarbeid har vært praktisert siden begynnelsen av 1700-tallet. Så begynte de for første gang å diskutere saken før de tok en beslutning. Historisk sett har protokollen vært:

– informasjonsdokument (dokumenterer fremdriften i diskusjonen);

– administrativt dokument (fastsettelse av vedtaket basert på resultatene av diskusjonen).

Utarbeidelse av referater i moderne ledelsespraksis er gitt for å dokumentere aktivitetene til møter under ledelse av ledere i forskjellige rangerer. Referater brukes også til å registrere forhandlingene fra møter, konferanser og seminarer.

Beslutning om behov for å lage protokoll tas i møte av leder som tilsetter dem. Dersom det under møtet vil være en diskusjon om å informere ansatte om en bestemt sak om avklaring av tidligere fattet vedtak, kan det være at det ikke er nødvendig å lage protokoll fra møtet. Det kan imidlertid også kreves protokollføring på et driftsmøte. I dette tilfellet registreres data om sammensetningen av de tilstedeværende, forslag eller uttalte meninger.

Hvordan oppnå gjennomføring av avtaler vedtatt på møtet

Alexander Shuvalov, Generaldirektør for selskapet Tule Center, Moskva

Selv med høyre organisering av møtet, i henhold til etablerte forskrifter, agenda og konstruktive overbevisninger, sikres ikke alltid det nødvendige resultatet - selskapet klarer ikke å implementere grunnleggende endringer, som om møtet aldri hadde funnet sted i det hele tatt. Dette problemet er ikke forårsaket av latskap hos ansatte. Det er nødvendig å huske det alvorlige problemet med å ikke registrere en avtale på et møte.

Så som et resultat henger instruksjoner og beslutninger etter møtet rett og slett i luften. Mange er klare til å protestere, og hevder at vi registrerer all informasjon i dagbøker. Men situasjoner er svært vanlige når en ansatt "glemt" noe, ikke registrerte det eller forvirret det. Etter et møte glemmer en person informasjonen som ble diskutert på møtet.

Derfor har utarbeidelse av møtereferater for lengst blitt en vanlig og obligatorisk regel for meg. For dette formålet gjennomførte sekretæren passende kurs. Vi fører referat fra alle møter i vårt arkiv.

Etter møtet må du minne alle ansatte om instruksjonene - via e-post eller oppføringer i CRM-systemet og andre programmer som brukes i bedriften.

Trenger jeg å føre protokoll fra møtet på et spesielt skjema?

I litteraturen om kontorledelse er det en uttalelse hvor det utarbeides møtereferater på felles skjema. Det generelle skjemaet for utarbeidelse av referater og andre dokumenter brukes imidlertid ikke av alle virksomheter. Først og fremst brukes den av statlige myndigheter og lokale myndigheter. Faktisk, i henhold til regulatoriske rettsakter, må disse organene bruke skjemaer med bildet av våpenskjoldet (stat, våpenskjold til en konstituerende enhet av den russiske føderasjonen eller kommunal enhet), laget på en typografisk måte. Andre organisasjoner har rett til selvstendig å velge metode for å utarbeide skjemaer for møtereferater.

Hvis et selskap ikke jobber med trykte skjemaer for møtereferat, blir valget tatt til fordel for datastyrte skjemamaler - det er mer praktisk å jobbe med spesifikke typer skjemamaler - brev, instruksjoner, bestillinger, notater, referater og annet typer dokumenter.

I dette tilfellet er det ikke nødvendig med et generelt skjema. For å utvikle maler for skjemaer, bør du ta hensyn til bestemmelsene i standard 6.30-2003 "Samlede dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til utarbeidelse av dokumenter" (punkt 4 "Krav til dokumentskjema").

Hvordan lage referat fra et møte

1) Overskriftsdel av protokollen. Den inneholder følgende detaljer:

– fullt navn på organisasjonen;

– type dokument (PROTOKOLL);

– nummer og dato;

– sted for utarbeidelse av protokollen;

– tittel på teksten.

Navnet på organisasjonen må angis sammen med den juridiske formen. Det må samsvare med det offisielle navnet på organisasjonen (spesifisert i organisasjonens regelverk eller charter). Det er også nødvendig å angi den juridiske formen i sin helhet, og ikke som en forkortelse.

• Salgstrening: Hva du trenger å vite før du starter

Hvis selskapet har et offisielt registrert forkortet navn, kan det angis i en linje under hele navnet - i parentes. Hvis selskapet har en høyere organisasjon, er navnet på sistnevnte angitt over navnet på organisasjonen som utarbeider dokumentet (anbefalt i forkortet form).

For eksempel:

offentlig selskap
Byrå "Distribusjon, behandling, innsamling av presse"
(JSC Agency "Rospechat")

Lukket aksjeselskap "New Technologies"

Datoen for protokollen er møtedagen. Hvis møtet var på flere dager, er datoene fra begynnelsen til slutten av møtet angitt i datoen for protokollen (og ikke begrenset til bare datoen for undertegning av protokollen), som kan utarbeides flere dager etter selve møtet).

Referatet er nummerert innenfor et kalenderår, så nummeret (indeksen) til protokollen er representert ved møtets løpenummer. Det tildeles separat for hver gruppe protokoller som utgjør selskapet - protokoller fra møter i direktoratet, protokoller fra generalforsamlinger for aksjonærer, protokoller fra møter i arbeiderkollektivet og protokoller fra møter i teknisk råd er nummerert separat.

Sammenstillingssted - indikasjonen er viktig i tilfeller der møtet holdes på en annen lokalitet, og ikke på stedet for selskapet. Sammenstillingsstedet er angitt under hensyntagen til den administrativ-territorielle inndelingen, bare generelt aksepterte forkortelser er tillatt.

Tittelen på teksten inneholder i protokollen en angivelse av type kollegial aktivitet (møte, konferanse, sesjon osv.) og navnet på det kollegiale organet i overordnet sak. For eksempel møter i arbeidskollektivet eller møter med ledere for strukturelle enheter.

Detaljene til toppdelen kan plasseres i vinkel eller langsgående måte. Retten til å velge riktig alternativ forblir hos selskapet.

2) Innledende del av teksten. Etter tittelen, skriv inn initialene og etternavnene til møteleder og sekretær. Det er nødvendig å ta hensyn til at styrelederen i protokollen er tjenestemannen som leder møtet; i henhold til bemanningstabellen er hans stilling ikke angitt i teksten.

Sekretæren er ansvarlig for å organisere møtet, dokumentere dets aktiviteter, utarbeide og arkivere protokoll. Det er ikke nødvendig at sekretæren for møtet er en eks-officio sekretær. Tross alt kan dette jobbansvaret for en ansatt komme i tillegg. Hvis det utføres konstant, er det nødvendig å regulere det etter stillingsbeskrivelse. Dette arbeidet tildeles den ansatte av leder dersom det utføres som et engangsoppdrag.

Styreleder – Pankov Yu.P.

Sekretær – Egorova D.L.

Tilstede: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Invitert: administrerende direktør for OJSC SMU nr. 15 Shuvalov T.B., finansdirektør i OJSC SMU nr. 14 Osmanova M.T.

Etter ordet "Presentert" skriver vi på en ny linje i alfabetisk rekkefølge initialene og etternavnene til selskapets tjenestemenn som deltar i møtet. Hvis tjenestemenn i organisasjonen inviteres til å delta i møtet, må de være oppført i "Invitert"-delen i alfabetisk rekkefølge (etternavn og initialer) uten å angi deres posisjon. Når representanter for andre organisasjoner deltar i møtet, er det også nødvendig å angi posisjoner og navn på selskaper.

Listen over møtedeltakere og inviterte til stede skrives ut med én linjeavstand. Da blir det stående en tom linje og agendaen skrives ut med én linjeavstand. Det er vanlig å skrive ut hoveddelen av teksten med 1,5 linjeavstand.

• Serviceavtale: prøve, typiske feil

Det er sekretærens ansvar å sette sammen deltakerlisten. Listen er satt sammen på forhånd etter anvisning fra leder. Denne listen justeres på dagen for arrangementet avhengig av den faktiske tilgjengeligheten av funksjonærer.

Hvis protokollen fra et møte med et utvidet (med deltakelse av mer enn 15 personer) eller et permanent kollegialt organ er utarbeidet, er ikke navnene på deltakerne oppført, men deres totale antall er angitt. Denne mengden bestemmes basert på registreringsdataene - i dette tilfellet er registreringslisten inkludert i vedleggene til protokollen. I dette tilfellet gjenspeiler protokollen fra møtet følgende data:

Tilstede: 19 personer (liste vedlagt).

Den innledende delen av protokollen angir dagsorden. Sakslistens innhold fastsettes av lederen som utpeker møtet, som også vil være ansvarlig for gjennomføringen. Hvis dette dokumentet ble distribuert før møtet, bør informasjon fra det overføres til protokollen.

• Omløpsmidler til en bedrift: konsept, ledelse og analyse

Agendaen inneholder sakene som vil bli diskutert på arrangementet, spesifiserer navnene på foredragsholderne og rekkefølgen av diskusjon av disse sakene.

Protokollen for hvert punkt skal angi initialer og etternavn til referenten.

Dagsorden:

1) Ved godkjenning av informasjonssikkerhetsregler.
Rapport fra lederen av informasjonsavdelingen, Yu. R. Doronina.

2) Om å gjøre endringer i bemanningstabellen.
Tale av visegeneraldirektør I. N. Sergeev

3) Hoveddelen av teksten

Referatet fra et bedriftsmøte kan, avhengig av presentasjonsformen av teksten, være fullstendig og kortfattet. Formene til protokollen skiller seg bare fra hverandre i fullstendigheten av dekningen av saksbehandlingen i møtet. Disse skjemaene innebærer ikke forskjeller i design:

Kort protokoll – dette dokumentet registrerer:

– saker diskutert på møtet;

– navn på talere (ordførere);

– beslutninger tatt;

Denne protokollen opprettholdes vanligvis for følgende tilfeller:

– når møtet er stenografert eller tatt opp på diktafon;

– under et operasjonsmøte legges det viktig vekt på å fikse vedtaket uten å detaljere diskusjonens forløp.

En kort protokoll fra en organisasjons møte tillater ikke å bestemme forløpet av diskusjonen av saken, kommentarer som er gitt, meninger eller prosessen med å utvikle den administrative delen - ledelsesbeslutningen.

En fullstendig protokoll er ment å dokumentere et detaljert bilde av hva som skjer, inkludert innholdet i rapporter og taler fra møtedeltakere, alle uttalte meninger, stilte spørsmål, kommentarer, bemerkninger og standpunkter.

Følgelig forutsetter en komplett protokoll tilstedeværelsen av tre deler for hvert problem som diskuteres - "LYTTET", "TALT", "BESLUTT" ("BESLUTT"). Og kort fortalt er det bare to: «LYTTET» og «BESLUTT» («BESLUTT»).

Brødteksten inneholder antall seksjoner som tilsvarer antall punkter som er inkludert på dagsorden. Seksjoner er nummerert i henhold til den. Hver seksjon inneholder 3 deler for hele protokollen - "LYTTET", "TALT", "BESLUTT" ("BESLUTT"). Den korte protokollen inneholder 2 deler. Skriv ut disse ordene fra venstre marg med store bokstaver.

I teksten til protokollen, etter ordet "LYTTET", må etternavnene og initiativene til hovedtaleren angis i genitivkasus, med opptaket av talen hans presentert med en strek. Som regel gis presentasjonen i 3. person entall i preteritum. Dersom det er utarbeidet en skriftlig rapport og sendt til sekretæren, kan kun rapportens tema betegnes som protokoll, med merknaden «rapportens tekst er vedlagt». La oss se på et eksempel:

1. HØRTE:

Petrova V.Yu - om resultatene av implementeringen av salgsavdelingens arbeidsplan for 4. kvartal 2015. Han bemerket at planen var 100 % oppfylt.

1. HØRTE:

Petrova V. Yu. – teksten til rapporten er vedlagt.

Etter ordet «TALTE» skal referatet angi etternavn og initialer til deltakerne i diskusjonen. Hvert etternavn og initialer i protokollteksten er trykket på ny linje i nominativ kasus.

Opptak av taler er angitt etter etternavnet, atskilt med en bindestrek, og presentert i tredje person entall. Denne delen inneholder også spørsmål som ble stilt under rapporten eller etter dens ferdigstillelse, med angivelse av svarene på dem.

Hvis det ikke er noen diskusjoner eller spørsmål på møtet, utelates "TALER"-delen; dette fragmentet består av kun 2 deler "LYTTET" og "BESLUTT" ("BESLUTT"). Kanskje er dette også for full oversikt når man vurderer noen saker på dagsorden.

Ordet «BESLUTT» (eller «BESLUTT») etterfølges av teksten til den operative delen av det tilsvarende dagsordenpunktet. Ved flere avgjørelser i en sak må de nummereres med arabiske tall. Det første sifferet vil vise varenummeret, det andre sifferet viser nummeret på vedtaket som er tatt.

Spesielt dersom det fattes vedtak om første ledd 3, vil de angis som 1.1, 1.2 og 1.3.

Dersom det bare fattes ett vedtak i sak 2, vil ikke 2, men 2.1 bli angitt.

1.1. Forbered et program for å forbedre kvalifikasjonene til selgere ved å bruke selskapets heltidsspesialister for 2. kvartal 2009 innen 03/03/2009. Ansvarlig – leder for personaltjeneste Ushakov L.B.

1.1. Leder for HR Service L.B. Ushakov utarbeide et program for å forbedre kvalifikasjonene til selgere ved bruk av selskapets heltidsspesialister for 2. kvartal 2009. Frist: 03/03/2009.

I henhold til vanlig praksis med å føre protokoll fra et møte er det ikke meningen at stemmeresultater skal føres. Selv om det ble foretatt en avstemning, må det gjenspeiles i den operative paragrafen. Referater fra generalforsamlinger krever mange detaljer - inkludert når de gjenspeiler stemmedata om beslutninger, registrering av disse beslutningene i tellekommisjonens protokoller, samt protokollen fra generalforsamlingen for aksjonærer. La oss se på et eksempel:

1.1. Godkjenn kandidaturet til A.E. Fedorov. til stillingen som finansdirektør i selskapet.

1.1. Godkjenne årsrapport, balanse, resultatregnskap for 2014; Utviklingsplan og liste over de viktigste oppgavene for 2015.

Stemmeresultater: «FOR» – 78 stemmer (97,5 % av det totale antall stemmer som deltar i møtet); "MOT" - nei; «AVSTÅTT» – 2 stemmer (2,5 % av det totale antall stemmer som deltar i møtet). Vedtaket ble tatt med 78 stemmer. Protokoll nr. 2 til tellekommisjonen er vedlagt.

Har møteprotokollen rettskraft?

Det føres protokoll på grunnlag av stenografiske, håndskrevne eller lydopptak tatt på møtet. Etter møtet skriver sekretæren inn postene på nytt, formaterer dem i samsvar med de angitte kravene, og sender dem til møtelederen for redigering. Protokollen, som tar hensyn til denne regelen, er signert og mottar kraften til et offisielt dokument.

Protokollens rettskraft - dens pålitelighet, formalitet, ubestridelighet - avhenger av reglene for utførelse. Standarddefinisjonen antyder: "rettskraft er eiendommen til et offisielt dokument gitt til det av gjeldende lovgivning, kompetansen til organet som utstedte det og den etablerte prosedyren for henrettelse." Hvis de spesifiserte registreringsreglene følges, gis protokollen fra organisasjonens møte rettskraft når de er undertegnet av 2 personer - formannen og sekretæren.

Referatet fra en organisasjons møte er et internt dokument, derfor er det som regel ikke noe stempel på det.

Hvis referatet fra en organisasjons møte er satt opp på flere sider, er det nødvendig å nummerere den andre og påfølgende siden. Sidetall legges inn med arabiske tall uten å angi ordet "side" (side), uten å bruke anførselstegn, bindestreker og andre tegn.

Hva er fristen for å utarbeide protokollen?

Hovedregelen tilsier at fristen for å utarbeide protokoll fra et møte ikke bør være mer enn fem dager. En bestemt dato for klargjøring av møteprotokollen kan fastsettes av leder som ledet møtet eller av leder av et fast kollegialt organ. Frist for utarbeidelse av protokoll kan fastsettes i kollegialt organs forskrifter.

For enkelte sorter er det imidlertid fastsatt klare frister i henhold til enkelte dokumenter.

Beslutningene som ble fattet under møtet bør formidles til ansatte enten ved post eller kopi av hele protokollen, eller som utdrag av vedtak. Introduksjon av ansatte i små bedrifter utføres noen ganger mot underskrift, etter å ha utarbeidet et ark for kjennskap til protokollen.

Forberedelse basert på vedtak truffet av andre administrative dokumenter praktiseres også - for eksempel pålegg fra leder av en virksomhet eller vedtak fra et kollegialt organ.

Jeg bruker en iPad til å koordinere møteprotokollen

Ilya Alyabushev, produktdirektør hos IDeside, forretningskonsulent innen feltet for å danne distribuerte team av ledere, analytikere og utviklere, Moskva

Når jeg avtaler referat fra et møte med partnere, jobber jeg med en iPad. Når jeg kommenterer hvert avsnitt i et dokument, bruker jeg applikasjonene PDF Converter og PDF Expert. Ved hjelp av det første klarte jeg å konvertere et dokument via post til PFD-format, det andre er veldig praktisk for å skrive kommentarer. Partnerne ble selvfølgelig overrasket over kommentarene i PDF-filen – de måtte lese forslagene i ett program og gjøre endringer i dokumentet i et annet.

Hvordan utarbeide et utdrag fra referatet fra et møte

En vanlig praksis for å dokumentere et møte er å lage utdrag fra protokollen. Et utdrag fra protokollen er en nøyaktig kopi av den del av teksten til originalprotokollen som gjelder det sakslistepunkt som utdraget er utarbeidet for. I dette tilfellet gjengis alle detaljene i skjemaet, den innledende delen av teksten, agendapunktet som utdraget er under utarbeidelse og teksten som diskuterer diskusjonen og beslutningen.

Et utdrag fra protokollen underskrives kun av sekretæren, som også er ansvarlig for utformingen av attesten. Den inneholder ordet "True", som indikerer posisjonen til personen som attesterer utdraget, hans personlige signatur, etternavn, dato og initialer. Dersom det utstedes et utdrag fra protokollen som skal sendes til en annen organisasjon, skal det sertifiseres med segl.

Hvor og hvordan lagre møtereferat

Oppbevaring av møtereferater avhenger av hvilken form for kontorarbeid som er vedtatt i et bestemt selskap. Med sentralisert kontorledelse er lagring av møtereferater mulig hos sekretæren, i kontorledelsestjenesten. Lagringsstedet innenfor rammen av desentralisert journalhåndtering bestemmes av strukturen til selskapet - vanligvis brukes sekretariatene til tjenestemenn som holder møter.

Protokollene dannes til filer i henhold til saksnomenklaturen, men det er uansett nødvendig å danne dem i separate filer - avhengig av navnet på det kollegiale organet eller typen møte som holdes.

Ledermøter holdes av daglig leder. Det er opprettet et ekspertråd ledet av daglig leder innenfor selskapets struktur. Møtereferater og ekspertråd skal settes sammen i 2 separate filer.

Protokoller av forskjellige typer er preget av konstant holdbarhet. Disse inkluderer referater fra det kollegiale utøvende organet, kontroll- og revisjonsorganer, ekspert-, vitenskapelige, metodiske råd, møter med organisasjonens ledere, generalforsamlinger for aksjonærer og aksjonærer.

Informasjon om forfatteren og selskapet

Alexander Shuvalov, generaldirektør for selskapet Tule Center, Moskva. I 1993 ble han uteksaminert fra Moscow State Institute of International Relations. Han begynte sin karriere i Storbritannia hos Boeing. Fikk en MBA fra University of Cambridge. I 1998, etter å ha returnert til Russland, ledet han Saratov Fat Plant som en anti-krisesjef. Siden 1999 - leder av Anhel GmbH-gruppen av selskaper. Siden 2008 har han vært sjef for nasjonalt salg ved Novotex tekstilholding. I 2009–2010 – administrerende direktør i investeringsfondet LloydsBankingGroup (London).

Ilya Alyabushev, Produktdirektør i IDeside, forretningskonsulent innen dannelse av distribuerte team av ledere, analytikere og utviklere, Moskva. Uteksaminert fra South Ural State University. Før han begynte i IDeside-selskapet, overvåket han utviklingen av prosjekter i holdingselskapet Astra – System Technologies og deltok i etableringen av omfattende sikkerhetsovervåkingssystemer i byer. Fikk sertifikat fra den internasjonale foreningen ScrumAlliance.