Cum să întocmești un program de personal pentru o organizație. Unitatea de personal - ce este în tabelul de personal? Ce se stabilește în tabelul de personal

Director HR al grupului de companii Belaya Dacha

De mai bine de doi ani, în Rusia se folosește o singură formă cu normă întreagă orare. Înainte de adoptarea Rezoluției Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 04/06/2001 nr. 26, fiecare organizație a compilat acest act de reglementare local în felul său. Până în 2001, a existat un act juridic la nivel federal care să stabilească forma și procedura întocmirea cu normă întreagă orare pentru toate organizațiile fără excepție, nu a existat. De mult timp, angajament cu normă întreagă orare, în special pentru companiile mici și mijlocii, a fost în general pusă sub semnul întrebării.

În aprilie 2001, ofițerii de personal au primit în sfârșit un răspuns oficial la întrebarea ce ar trebui să fie regulat programa. Și cu acceptare Muncă cod Federația Rusă, îndoielile cu privire la caracterul obligatoriu al acestui document pentru organizație au dispărut complet.

Să încercăm să ne dăm seama împreună cum să o facem corect intocmeste regulat programași lucrează cu el.

Ce se înțelege prin „personal” și „personal”?

Stat- aceasta este componența angajaților organizației, determinată de conducere pentru o anumită perioadă.

Diverse surse dau definiții diferite conceptului de „personal”, dar, în principiu, esența lor se rezumă la următoarele: masa de personal- acesta este un document organizatoric și administrativ care reflectă structura organizației și conține o listă de posturi indicând numărul și nivelurile salariale ale acestora. De asemenea, tabelul de personal 1 reflectă suma indemnizațiilor și plăților suplimentare care există într-o anumită organizație în raport cu anumite posturi.

Cine ar trebui să întocmească SR și să-l modifice?

Încă nu există claritate cu privire la această problemă. În diferite organizații, funcțiile de întocmire a tabelelor de personal sunt îndeplinite de diferite unități structurale. Atunci când atribuiți responsabilitatea pentru formarea personalului angajaților oricărei unități structurale, managementul se bazează adesea pe dimensiunea organizației. Astăzi, în Rusia există atât organizații mari cu un personal de peste 500 de oameni, cât și întreprinderi mici cu cel mult 50 de angajați. Există și antreprenori fără persoană juridică care angajează angajați. Întrucât majoritatea întreprinderilor mici și întreprinzătorilor individuali nu au nici departamente de personal, nici departamente de organizare și remunerare a forței de muncă, personalul contabil, managerii sau antreprenorii înșiși sunt responsabili de întocmirea tabloului de personal. În întreprinderile mijlocii (de la 100 de persoane), de regulă, există un departament de personal sau un serviciu de personal și, în consecință, le sunt transferate funcțiile de întocmire și modificare a tabloului de personal (dar există adesea cazuri când personalul contabil este din nou implicat în întocmirea și modificarea tabloului de personal).

În companiile mari care includ atât departamente de resurse umane sau servicii de personal, cât și departamente de organizare a muncii și de remunerare, diviziile menționate mai sus sunt responsabile de elaborarea tabloului de personal.

De remarcat faptul că formarea unui tablou de personal este un proces destul de complex, constând din mai multe etape și care necesită implicarea nu numai a specialiștilor în HR, ci și a economiștilor.

Unde începe pregătirea ShR?

Înainte de a începe elaborarea unui tabel de personal, trebuie să decideți asupra structurii organizatorice a întreprinderii. Structura organizationala este o reprezentare schematică a diviziunilor structurale. Acest document reflectă toate diviziunile organizației și conturează schematic ordinea subordonării acestora. Structura organizatorică poate reflecta atât conexiuni verticale, cât și orizontale între departamente.

Este problematic să se indice clar unde se află limitele de responsabilitate pentru întocmirea tabelului de personal, dar vom încerca să delimităm câteva etape ale întocmirii HR-ului și, în același timp, să completăm formularul unificat Nr. T-3.

De unde să începeți să completați formularul unificat?

Completarea formularului unificat T-3 „Tabelul de personal” ar trebui să înceapă cu numele organizației - trebuie să fie indicat în strictă conformitate cu numele care apare în documentele constitutive. În cazul în care o organizație are atât un nume complet, cât și unul prescurtat, este permisă utilizarea oricărui nume. Pentru a evita întrebările și situațiile controversate, este indicat să se stabilească regulile de completare a detaliilor într-un act de reglementare local privind documentația și fluxul documentelor (regulamente, instrucțiuni).

Urmează numărul documentului. Pentru organizațiile în care tabelul de personal este adesea supus modificărilor, este recomandabil să se introducă o numerotare separată pentru tabelul de personal cu o desemnare a literei (de exemplu, „shr”).

Data documentului este introdusă într-o coloană special desemnată sub forma „zz.ll.aaaa”. Data tabelului de personal nu coincide întotdeauna cu ora de începere a valabilității acestuia, prin urmare, formularul unificat conține coloana „Tabelul de personal pentru „____”_______ 20, i.e. la o anumită dată de la care intră în vigoare tabelul de personal.

Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei, care a introdus formularul unificat nr. T-3, prevede aprobarea tabelului de personal prin ordin al șefului organizației. Pentru a face acest lucru, data și numărul comenzii, numărul de unități de personal și statul de plată lunar sunt introduse într-o coloană separată.

Cum se numește unitatea structurală?

Prima coloană a formularului unificat se numește „Numele unității structurale”. Dacă vorbim despre o organizație comercială, atunci, de regulă, nu există restricții în denumirile diviziilor structurale, cu excepția cerințelor de terminologie și a conceptelor și definițiilor general acceptate (nu este de dorit să se numească diviziuni structurale cu străini prost înțeles). cuvinte). Cu toate acestea, există organizații în care o serie de beneficii oferite angajaților la pensionare depind de numele unității structurale indicate în tabelul de personal (de exemplu, instituții medicale și de învățământ, întreprinderi care includ unități de producție cu condiții de muncă periculoase). Prin urmare, sarcina de a reflecta corect numele unităților structurale în tabelul de personal revine departamentului de resurse umane sau departamentului de organizare și remunerare. Pentru a facilita munca în această direcție, există clasificatori industriali ai industriilor periculoase sau nomenclatura denumirilor diviziilor structurale, precum și cărți de referință privind tarifele și calificările, clasificatorii întregi ruși, Lista nr. 1 a industriilor, lucrărilor, profesiilor, pozițiilor și indicatorilor. in munca subterana, in munca cu conditii de munca deosebit de periculoase si mai ales periculoase dificile, angajare in care dau dreptul la pensie pentru limita de varsta (vârste) in conditii preferentiale si Lista nr.2 de industrii, locuri de munca, profesii, functii si indicatori cu condiții de muncă vătămătoare și grele, angajare în care dă dreptul la pensie pentru limită de vârstă (bătrânețe) în condiții preferențiale.

Numele departamentelor sunt indicate pe grupuri:

• partea de conducere sau administrativă (astfel de divizii includ direcția, contabilitatea, departamentul de personal etc.);
• unitati de productie;
• unitati auxiliare sau de serviciu.

De regulă, locația numelor unităților structurale în majoritatea organizațiilor corespunde acestei ordini. Excepția este pentru întreprinderile a căror activitate principală este comerțul. În astfel de companii nu există departamente de producție, dar există departamente de vânzări sau departamente comerciale care sunt strâns legate de departamentele de logistică (acestea din urmă în acest caz sunt departamente de service).

Departamentele de asistență includ de obicei departamentul de aprovizionare, serviciile de reparații etc.

Ce este un „cod de unitate structurală”?

Codul unității structurale indică de obicei locația unității structurale în structura ierarhică a organizației. De asemenea, este atribuit pentru comoditatea gestionării documentelor (în special pentru întreprinderile mari). Prin codificare se indică locul unităților mai mici în structura celor mari. De exemplu, în cadrul departamentelor există direcții, în cadrul departamentelor sunt divizii, în cadrul departamentelor sunt grupuri. Dacă un departament este desemnat prin codul digital 01, atunci departamentul din cadrul departamentului va fi numerotat 01.01. Departamentele și grupurile sunt desemnate în același mod.

Cum se completează coloana „Profesie (poziție)”?

Această coloană este completată în strictă concordanță cu cărțile de referință privind tarifele și calificările și Clasificatorul rusesc al pozițiilor angajaților și profesiilor lucrătorilor. Secvența de completare a acestei coloane pentru fiecare unitate structurală este individuală, ținând cont de specificul unei anumite organizații. De regulă, funcțiile de șef al unei unități structurale, adjuncții săi sunt localizate mai întâi, apoi specialiști de conducere și șefi, apoi posturile de interpreți. Dacă o unitate structurală include atât personal ingineresc, cât și personal tehnic și muncitori, este necesar să se aloce mai întâi ingineri, apoi muncitori.

Ce este o „unitate de personal”?

Unitatea de personal- este o unitate oficială sau de lucru prevăzută de tabloul de personal al întreprinderii. De regulă, numărul de unități de personal ale organizațiilor finanțate de la bugetul federal sau regional este determinat de organizațiile de nivel superior. Numărul de unități de personal ale unei întreprinderi comerciale este determinat de nevoile acesteia pentru anumite tipuri de muncă, de gradul de urgență al implementării acestora și de fezabilitatea economică.

Cum se stabilesc salariul (rata tarifară)?

Sub salariu (tarifa)în conformitate cu articolul 129 din Codul Muncii al Federației Ruse, este înțeleasă ca o sumă fixă ​​de remunerație pentru un angajat pentru îndeplinirea unui standard de muncă (atribuții de muncă) de o anumită complexitate (calificare) pe unitatea de timp.

Tarifele sunt un instrument de tarifare a remunerației angajaților în organizațiile finanțate de la bugetul federal în conformitate cu Tariful unificat. Organizațiile comerciale stabilesc salariile în funcție de capacitățile lor financiare.

Trebuie remarcat aici că salariul sau tariful în conformitate cu articolul 133 din Codul Muncii al Federației Ruse nu poate fi mai mic decât salariul minim stabilit legal. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că salariul minim nu include plăți și indemnizații suplimentare, bonusuri și alte plăți de stimulare, plăți pentru muncă în condiții care abate de la cele normale, pentru muncă în condiții climatice deosebite și în teritorii expuse la contaminare radioactivă, alte compensații și plăți sociale.

La stabilirea salariilor oficiale sau a ratelor tarifare, este necesar să ne amintim că tabelul de personal poate reflecta doar mărimea salariului sau a ratei tarifare, prin urmare este complet imposibil să se ia în considerare fondul de salarii. Acest lucru se datorează faptului că, în întreprinderile cu program de lucru în schimburi, salariile lucrătorilor care primesc un salariu oficial sunt majorate cu valoarea plăților suplimentare pentru munca de noapte, iar forța de muncă a lucrătorilor ale căror salarii sunt calculate pe baza tarifului este plătit în funcţie de numărul de ore lucrate noaptea.lună specifică şi variază. În majoritatea organizațiilor, mărimea fondului de salarii lunar pentru reflectarea în tabelul de personal este calculată din numărul mediu de ore de lucru și se presupune că este condiționat egal cu 166 de ore pe lună.

Pentru lucrătorii a căror muncă este plătită conform sistemului la bucată, SHR, de regulă, stabilește un tarif sau un salariu, care, în funcție de specificul organizației, se calculează folosind anumite metode.

Atunci când stabiliți un salariu, trebuie să vă ghidați de cerințele cuprinse în actele legislației muncii, precum și de reglementările locale - Regulamente privind remunerarea în organizație, Regulamentele privind bonusurile și altele.

Ce sunt „indemnizațiile și suprataxele”?

În formularul unificat nr. T-3 există mai multe coloane unite prin denumirea comună „Alocație”. Actualul Cod al Muncii al Federației Ruse nu conține definiții clare ale conceptelor de „alocație” și „plată suplimentară”.

Ghidați de liniile directoare general acceptate, putem desemna suprataxe ca plăți acumulate angajaților în plus față de salarii (tarifele) pentru condiții speciale de muncă sau program de lucru. Plăți suplimentare se fac angajaților care desfășoară lucrări grele, lucrează în condiții dăunătoare și (sau) periculoase și alte condiții speciale de muncă. Cuantumul specific al plății suplimentare se stabilește de către angajator ținând cont de avizul organului de reprezentare a salariaților sau printr-un contract colectiv sau este stipulat în contractul de muncă. În prezent, multe organizații bugetare au documente legale de reglementare specifice industriei care reglementează valoarea creșterilor salariale pentru lucrătorii din industrie.

Suplimente salariale- sunt plăți de stimulare peste salariul oficial stabilit, care stimulează angajații să atingă indicatori de producție mai ridicati, să îmbunătățească abilitățile profesionale și productivitatea muncii. De regulă, bonusurile se stabilesc pe baza rezultatelor certificării angajaților prin decizia unei comisii de calificare sau certificare.

Până când la nivel legislativ nu se introduc definiții pentru conceptele de „alocație” și „plată suplimentară”, este greu de distins sau sistematizat acest tip de plată. Principalul lucru care trebuie luat în considerare la crearea unui tabel de personal sunt cele două forme principale de plată a indemnizațiilor și a plăților suplimentare. Prima formă - procent - este stabilită ca procent din salariul oficial, iar în cazul unei revizuiri a salariului (rata), mărimea bonusului (plată suplimentară) se modifică automat. A doua formă de plată este o indemnizație sau suprataxă, stabilită ca sumă fixă. O astfel de plată poate rămâne constantă chiar dacă salariul (rata) se modifică, dacă nu se prevede altfel printr-un contract colectiv, contract de muncă sau reglementări locale. Atunci când în tabelul de personal sunt stabilite plăți sau indemnizații suplimentare, se face o notă în coloana corespunzătoare despre cuantumul și pentru ce se stabilește această indemnizație (adăugire).

Una dintre cele mai frecvente întrebări este cum să vă asigurați că angajații care ocupă aceleași posturi primesc un salariu corespunzător nivelului lor de calificare, respectând, în același timp, principiile egalității stabilite în Codul Muncii al Federației Ruse? Soluțiile la această problemă pot fi diferite - totul depinde de profesionalismul echipei de management. Când căutați propria soluție, este necesar să evaluați sistemul de remunerare existent la întreprindere. Dar, practic, această problemă se rezolvă prin stabilirea unui salariu „standard” pentru toți angajații care lucrează într-o anumită funcție sau profesie, iar remunerarea lucrătorilor mai calificați se face prin stabilirea indemnizațiilor personale pe o anumită perioadă. Atunci când salariatul își confirmă calificările prin ordin al conducătorului întreprinderii, bonusul se stabilește pentru perioada următoare.

Ce este „statul de plată lunar”?

Salarizare lunara- acesta este totalul fondurilor care sunt asigurate de tabelul de personal si sistemul de plata in vigoare la intreprindere pentru plata catre angajati.

Când se fac modificări la SR?

Modificările la tabelul de personal se fac atunci când numărul sau personalul angajaților este redus. La reducerea numărului de angajați sunt excluse unitățile individuale, iar la reducerea personalului, unitățile individuale sunt excluse. În același timp, angajații care ocupă posturi reduse sau care lucrează în profesii reduse sunt supuși concedierii în conformitate cu articolele relevante din Codul Muncii al Federației Ruse.

Este posibil să se facă modificări în formularul unificat nr. T-3?

După cum se precizează în rezoluția Goskomstat din Rusia din 24 martie 1999 „La aprobarea procedurii de utilizare a formelor unificate de documentație contabilă primară”, o organizație poate, dacă este necesar, să introducă detalii suplimentare în formele unificate ale documentației contabile primare ( cu excepția formularelor de înregistrare a tranzacțiilor cu numerar) aprobate de Goskomstat al Rusiei. În acest caz, toate detaliile formularelor aprobate rămân neschimbate (inclusiv codul, numărul formularului, numele documentului); Eliminarea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.

Modificările efectuate trebuie să fie documentate în documentul organizatoric și administrativ relevant al companiei.

Formatele formularelor indicate în albumele de formulare unificate ale documentației contabile primare sunt recomandate și pot fi modificate.

Atunci când se produc produse necompletate pe baza formelor unificate de documentație contabilă primară, este permisă efectuarea de modificări în ceea ce privește extinderea și restrângerea coloanelor și liniilor, ținând cont de semnificația indicatorilor, inclusiv linii suplimentare (inclusiv cele gratuite) și foi libere pentru comoditatea plasării și procesării informațiilor necesare.

Tabelul de personal este un act de reglementare intern al unei organizații care simplifică semnificativ menținerea evidențelor personalului. Deși legislația actuală nu obligă angajatorii să completeze acest document, acesta este de obicei aprobat în stadiul de creare a companiei. Înregistrează întreaga structură de personal a organizației, componența și numărul de angajați, precum și statul de plată lunar.

În conformitate cu Codul Muncii, nu este deloc necesar să existe un tablou de personal. Dacă se dorește, angajatorul are dreptul de a lucra fără el, inclusiv denumirile posturilor și sumele salariale din contractele de muncă și comenzile de angajare a angajaților. Astfel de documente vor fi reglementări interne cu drepturi depline și niciun inspector nu va avea întrebări în acest sens. Dar nu totul este atât de simplu cu acest document: din cuprins Articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruseși părțile a doua Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse rezultă că, în cazul în care termenii contractului de muncă determină că funcția de muncă a salariatului este de a presta muncă într-o anumită funcție, această funcție trebuie să corespundă SHR. Prin urmare, trebuie să existe un program în organizație. Asumarea unei poziții de către un angajat în absența funcției sale în „personal” este considerată o încălcare a legislației muncii, pentru care răspunderea administrativă este impusă în temeiul Artă. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse RF. Prin urmare, să petrecem destul de mult timp pe acest material și să ne uităm la cum arată tabelul de personal mai detaliat.

De ce să alcătuiești un „personal”

În primul rând, documentul este necesar pentru planificare. În esență, personalul structurează întreaga companie și ierarhia din cadrul acesteia. Documentul arată câte departamente există în organizație, ce organe de conducere sunt prevăzute și ce direcție este prioritară. Având la îndemână formularul de program, oricine își poate face cu ușurință o părere despre numărul mediu de angajați, salariul lunar și tipul de activitate al companiei.

Pe baza acestui act local, este foarte convenabil să se formeze un fond de salarii, să se confirme valabilitatea cheltuielilor pentru Serviciul Fiscal Federal, să se întocmească rapoarte statistice și cereri către serviciul de ocupare a forței de muncă și agențiile de recrutare. Apropo, este important să ne amintim că, dacă o poziție este desemnată în SR, atunci aceasta trebuie ocupată. Dacă există un post vacant, dar nu există nici un angajat, serviciul de ocupare a forței de muncă ar trebui să știe despre acesta. În caz contrar, la aflarea încălcării, aceștia vor fi pedepsiți. Acest lucru rezultă din norme Legea Federației Ruse din 19 aprilie 1991 N 1032-1 privind ocuparea forței de muncă.

În practică, un formular de personal este necesar în munca nu numai a ofițerilor de personal, ci și a contabililor. Este unul dintre formularele care se solicită cel mai adesea în timpul controalelor fiscale, fiind un document contabil primar.

Când este dezvoltat și ce informații conține?

Este recomandabil să se elaboreze și să oficializeze un tabel de personal chiar la începutul activităților companiei. Dar dacă ai uitat să aprobi programul, acest lucru se poate face oricând pe parcursul existenței afacerii și se poate aprobă din nou cel puțin în fiecare lună. Sau faceți modificările necesare unuia existent pe baza unei comenzi speciale.

Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 N 1 a aprobat formularul unificat T-3. Deși din 2013 această rezoluție și-a pierdut puterea și toate mostrele din ea au devenit mai degrabă recomandate decât obligatorii, SR este de obicei întocmit pe baza acestui formular. Dar compania are dreptul de a modifica acest formular în funcție de nevoile sale.

Lista informațiilor obligatorii care trebuie incluse în acest act local este mică:

• unități structurale;
• posturi;
• informații privind numărul de unități de personal;
• salariile oficiale;
• salariul lunar.

Dacă compania decide să-și dezvolte propriul formular de program, atunci un astfel de șablon nu ar trebui să contravină cerințelor din partea a doua a articolului 9. Legea federală din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ„Despre contabilitate”.

Acest act intern al organizației este întotdeauna impersonal. Nu indică numele și prenumele persoanelor care ocupă anumite funcții. Aceasta înseamnă că la angajarea și concedierea angajaților, eșantionul SR nu se modifică în niciun fel. Dar există un document subordonat acestuia: așa-numitul aranjament de personal. Se aprobă la nivelul unităților structurale, putând fi incluse și persoane specifice. Nu există formulare sau mostre standardizate pentru completarea aranjamentului, astfel încât fiecare manager are dreptul să îl întocmească (sau să nu întocmească) la propria discreție. Vă vom spune mai multe despre cum să întocmiți corect un tabel de personal pentru SRL-uri și alte forme organizatorice de persoane juridice și despre cum să le puneți în aplicare, folosind exemple.

Procedura de adoptare a tabloului de personal

Documentul este întocmit de orice funcționar al organizației căruia îi sunt delegate astfel de competențe (manager, contabil, specialist resurse umane). Atunci când îl redactați, asigurați-vă că vă bazați pe legislația muncii și pe reglementările interne ale companiei, de exemplu:

• Cartă;
• structura aprobată a întreprinderii (dacă există);
• politica contabila;
• standarde profesionale;
• calculele salariilor lunare ale oficialilor;
• alte documente tehnice legale și de reglementare.

Uneori, înainte de întocmirea HR, se întocmește un alt act normativ de personal - structura organizației: o diagramă a tuturor diviziilor, interrelațiile și subordonarea acestora. Nici acest formular nu este obligatoriu, dar pe baza lui este mai ușor să întocmești un ShR.

Pentru aprobarea tabloului de personal, se emite un ordin, care este semnat de șeful organizației sau de altă persoană autorizată. Un sigiliu rotund nu este pus pe acest document, chiar dacă organizația îl folosește. SR este semnat de cel care l-a întocmit, iar în coloana de sus este necesar să introduceți detaliile comenzii relevante și să le confirmați cu semnătura managerului.

Nuanțe importante

Când definiți profesii și funcții, nu puteți lua numele lor, așa cum se spune, „din aer”. Ar trebui să respectați denumirile conținute în cărțile de referință de calificare sau standardele profesionale aprobate. Mai mult, în unele cazuri acest lucru este obligatoriu: în Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse s-a stabilit că, în cazul în care funcții, specialități sau profesii sunt legate de acordarea de compensații și beneficii sau de prezența contraindicațiilor, atunci denumirile acestora trebuie să coincidă strict cu denumirile și cerințele din documentele de reglementare, i.e. standarde profesionale și cărți de referință. Cerințe similare se aplică specialiștilor care au dreptul la pensionare anticipată. În acest caz, ar trebui să vă ghidați după listele 1 și 2 de industrii, lucrări, profesii și indicatori care dau dreptul la pensie preferențială ( Rezoluția Cabinetului de Miniștri al URSS din 26 ianuarie 1991 N 10Și Rezoluția Consiliului de Miniștri al URSS din 22 august 1956 N 1173). Dacă aceste cerințe sunt neglijate, atunci un angajat al cărui carnet de muncă indică de fapt o profesie fictivă va avea probleme atunci când solicită o pensie. Iar înregistrările în evidența muncii se fac numai în conformitate cu tabelul de personal și ordinul de angajare.

O altă dificultate apare atunci când în formularul SR trebuie să indicați nu o profesie sau o poziție, ci un anumit tip de muncă. Această problemă nu este reglementată de lege, dar, în practică, angajatorii sunt adesea obligați să indice tipul de muncă pentru a evita probleme atunci când confirmă o reducere a personalului sau a numărului de angajați. Acest lucru este necesar atunci când există astfel de posturi în organizație. În acest caz, utilizați Procedura pentru utilizarea formelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 N 20. Acest document prevede că conducerea organizației are dreptul de a emite un ordin. (instrucțiune) și indicați toate detaliile suplimentare care trebuie introduse în formularul T-3. Dacă organizația utilizează numai tipuri de muncă și numărul de angajați este mic, este posibil ca SHR să nu fie compilat.

Angajații independenți

O altă dificultate pe care o întâmpină ofițerii de cadre la întocmirea unui SR pe baza formularului T-3 este asociată liber profesioniștilor: cei care cooperează cu organizația în baza unor contracte de drept civil. asupra lor în vigoare Articolul 11 ​​din Codul Muncii al Federației Ruse nu se aplica nici legislatia muncii si nici alte acte care contin norme de dreptul muncii. În consecință, nu au nimic de-a face cu ShR, deoarece efectuează locuri de muncă unică. În practică, independenții includ uneori lucrători angajați pe baza unui contract de muncă și care prestează un anumit tip de muncă. Dacă angajatorul nu a emis un ordin și nu a inclus o astfel de muncă în SR, apare o situație particulară: nu există nicio funcție, dar există un angajat. Este indicat să evitați astfel de situații.

Procedura de efectuare a modificărilor

Schimbările de personal apar întotdeauna pe baza unei comenzi. Astfel de modificări sunt legate de:

• cu excluderea posturilor vacante din cauza schimbărilor organizatorice în activitatea companiei;
• introducerea de noi posturi de personal dacă este necesară extinderea afacerii;
• reducerea unităților de personal asociată cu o reducere a numărului sau a personalului;
• modificări ale salariilor;
• redenumirea departamentelor, denumirile unităţilor structurale etc.

Se permite să se facă modificări la formularul SHR actual sau pur și simplu să se aprobe un nou document pe baza vechiului eșantion. În ambele cazuri, vor fi necesare acte și documente aferente. În plus, cerințele legale trebuie respectate cu strictețe. De exemplu, la reducerea numărului de angajați, este necesar să se emită un ordin de excludere a anumitor posturi din tabloul de personal și să se introducă un nou program, respectând cerințele Articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acest articol definește obligația angajatorului de a anunța concedierile cu cel puțin două luni înainte. Data intrării în vigoare a SR actualizat cu funcții ocupate nu este mai devreme de două luni de la emiterea ordinului de a efectua modificări (de exemplu, data emiterii ordinului de a face modificări este 15.11.2019 și modificările ar trebui să intre în vigoare nu mai devreme de 16.01.2010). Dacă modificări se referă la posturi vacante, este posibil ca acest termen să nu fie respectat.

La fel, la schimbarea salariilor, trebuie să respectați cerințele Articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse, potrivit cărora o modificare a termenilor unui contract de muncă la inițiativa angajatorului este permisă numai dacă este o consecință a unei modificări a condițiilor organizatorice sau tehnologice de muncă. Toți angajații ale căror salarii urmează să fie modificate trebuie, de asemenea, să fie anunțați cu cel puțin două luni înainte.

Completarea formularului T-3

Să luăm în considerare un exemplu de completare a tabelului de personal conform Formularului T-3 pentru o organizație de construcții cu 11 unități de personal.

Exemplul unui tabel de personal prezentat ca ilustrație este aproximativ, în document includeți dacă este disponibil divizii separate, sucursale și alte unități structurale ale companiei.

Redacția noastră primește adesea întrebări cu privire la menținerea unui document de personal atât de important ca tabelul de personal. Am oferit răspunsuri la cele mai relevante dintre ele în acest articol.

De ce ai nevoie de personal?

În conformitate cu Instrucțiunile pentru aplicarea și completarea formularelor de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 05 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formularelor unificate a documentației contabile primare pentru contabilitatea muncii și plata acesteia” (denumită în continuare Rezoluția nr. 1), tabelul de personal este utilizat pentru a formaliza structura, personalul și nivelurile de personal ale organizației în conformitate cu Carta acesteia. Conține o listă de unități structurale, denumiri de posturi, specialități, profesii care indică calificări, informații despre numărul de unități de personal.

Pentru prima dată, o formă unificată de personal a fost aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 6 aprilie 2001 nr. 26 (ca parte a formelor unificate de documentație contabilă primară). În 2004, această formă a suferit unele modificări.

Pentru un angajator, un tabel de personal este un „instrument” foarte convenabil care îndeplinește mai multe funcții simultan. În special, acesta:

• vă permite să urmăriți clar structura organizatorică a companiei (diviziunile sale structurale);
• stabilește nivelurile de personal ale unităților structurale și numărul de unități de personal pentru fiecare post (profesie);
• vă permite să monitorizați sistemul de remunerare pentru angajații diviziilor structurale;
• stabilește și fixează mărimile alocațiilor;
• facilitează urmărirea posturilor vacante și selecția personalului pentru aceste posturi vacante.

Este necesar să existe un tablou de personal?

În acest moment, există două puncte de vedere cu privire la obligația angajatorului de a menține un tablou de personal.

Potrivit primei, prezența acestui act normativ local este obligatorie, întrucât afectează direct funcția de muncă a salariatului și remunerația acestuia. Astfel, în Codul Muncii al Federației Ruse, tabloul de personal este menționat la art. 15, cuprinzând definiția raporturilor de muncă, iar la art. 57, potrivit căruia o condiție esențială a unui contract de muncă este o funcție de muncă și anume: munca într-o funcție conformă cu cu personal, profesia, specialitatea care indică calificările, tipul specific de muncă atribuit salariatului.

Potrivit unui alt punct de vedere, angajatorul decide independent asupra necesității menținerii unui tablou de personal. Următoarele argumente susțin această poziție. În primul rând, Hotărârea nr. 1 a fost aprobată recomandat pentru utilizare formular unificat de personal (nr. T-3). Tabloul de personal este menționat și în Instrucțiunile pentru completarea carnetelor de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69 (denumită în continuare Instrucțiunea nr. 69). În special, clauza 3.1 din Instrucțiuni menționează că înscrierile pe numele unui post (post), specialitate, profesie care indică calificări se fac, de regulă, în conformitate cu tabelul de personal al organizației.

După cum putem vedea, niciunul dintre reglementările enumerate nu consacră datorie angajator la înregistrarea tabloului de personal. În același timp, vă recomandăm să nu neglijați menținerea acestui document de personal, întrucât autoritățile de control aderă la primul punct de vedere.

Astfel, Fondul de asigurări sociale al Federației Ruse atrage atenția asiguraților (angajatorilor) asupra necesității de a întocmi un tabel de personal ca document care să servească la confirmarea corectitudinii. Fondul de pensii al Federației Ruse, atunci când colectează informații despre vechimea în muncă a lucrătorilor asigurați, a atras, de asemenea, în mod repetat atenția asupra necesității.

Adesea, autoritățile fiscale, atunci când efectuează audituri la fața locului, solicită tabloul de personal al organizației. De exemplu, în decizia Curții de Arbitraj din Moscova din 28 aprilie 2007 în dosarul nr. A40-4332/07-117-33, se observă că „Codul Fiscal al Federației Ruse impune contribuabilului obligația de a , la solicitarea organului fiscal, documentele si informatiile necesare controlului fiscal. Faptul că contractele de muncă, graficele de personal, cardurile personale și individuale nu sunt documente contabile fiscale nu infirmă în sine obligația organizației de a deține astfel de documente și de a le depune pentru un control fiscal la fața locului, deoarece informațiile conținute în acestea pot fi semnificative. pentru impozitare.” .

Adesea, lipsa personalului este considerată de organele de inspecție o încălcare a legislației muncii și a protecției muncii, pentru care un funcționar poate fi amendat în valoare de 500 până la 5.000 de ruble și o organizație în valoare de 30.000 până la 50.000 de ruble. (Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Dar din cauza faptului că nu există obligația clară a angajatorului de a menține acest document în legislație, aceste sancțiuni pot fi încercate să fie atacate în instanță.

Cine ar trebui să elaboreze și să aprobe programul de personal?

După ce s-a decis cu privire la necesitatea întocmirii unui tabel de personal (dacă, desigur, acesta nu există deja în organizație), apare următoarea întrebare - cine ar trebui să elaboreze acest document de evidență a personalului?

Legislația nu definește cercul persoanelor responsabile, așa că presupunem că această problemă ar trebui să fie tratată de șeful întreprinderii. Se poate întocmi un ordin separat, atribuind responsabilitatea întocmirii tabloului de personal unui anumit angajat, sau această responsabilitate poate fi consacrata în contractul de muncă sau în fișa postului angajatului.

De regulă, în organizațiile mici, tabelul de personal este întocmit de angajații departamentului de personal și (sau) departamentului de contabilitate și mai rar de angajații serviciului juridic. În companiile mari - departamentul de planificare economică sau departamentul de organizare a muncii și a salariilor. Dacă vorbim despre un antreprenor individual, atunci acest lucru poate fi făcut de un ofițer de personal, un contabil (dacă există vreunul în personal) sau antreprenorul însuși.

Tabloul de personal este aprobat printr-un ordin (instrucțiune) semnat de șeful organizației sau de o persoană autorizată de acesta (vezi Exemplul 1). Detaliile acestui document sunt indicate în rubrica „Aprobat prin ordin al organizației din data de „____” _____________ 200__ Nr. __” din formularul unificat Nr. T-3.

Vă rugăm să rețineți că este posibil ca datele de întocmire, aprobare și intrare în vigoare a tabloului de personal să nu coincidă. Astfel, tabelul de personal poate fi aprobat după întocmirea lui, iar data introducerii lui (intrare în vigoare legală) poate fi ulterioară datelor de aprobare și întocmire.

Ținând cont de faptul că salariile se plătesc salariaților lunar, este logic să se pună în vigoare tabelul de personal din prima zi a lunii.

În formularul unificat nr. T-3 se indică și perioada pentru care se aprobă tabloul de personal. În acest sens, se ridică următoarea întrebare:

Cât de des trebuie întocmit programul de personal?

Nu există un răspuns clar în legislație. Totuși, având în vedere că tabloul de personal este un document de planificare, este indicat să îl întocmești pe un an. În același timp, tabelul de personal poate fi aprobat o singură dată și rămâne în vigoare câțiva ani.

Cum se completează corect formularul unificat nr. T-3?

Deci, să trecem direct la întocmirea tabelului de personal. Cea mai obișnuită modalitate de a-l completa este completarea formularului unificat nr. T-3. În acest caz, trebuie să vă ghidați după Instrucțiunile de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară, aprobate prin Rezoluția nr. 1.

Noi proiectăm „pălăria”. În primul rând, în câmpul „Numele organizației”, trebuie să indicați numele organizației în conformitate cu certificatul de înregistrare. Dacă certificatul conține atât un nume complet, cât și un nume scurt, atunci oricare dintre ele poate fi indicat în tabelul de personal.

Apoi sunt indicate codul conform OKPO (Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor), numărul documentului și data întocmirii acestuia. Pentru ușurința înregistrării, numărul de personal poate conține un index de litere (de exemplu, ШР).

Formularul unificat Nr. T-Z include următoarea formulare: „Programul de personal pentru perioada ______ de la „___” ______ 20__.” S-ar părea că desemnarea perioadei de valabilitate a unui document implică indicarea datei nu numai a începerii, ci și a sfârșitului acestei perioade. Este necesar să se indice expirarea tabloului de personal sau este suficient să se indice că tabloul de personal intră în vigoare la o anumită dată? Evident, forma unificată presupune a doua variantă. Acest lucru se explică prin faptul că, în procesul de desfășurare a activităților într-o organizație, poate fi necesar să se schimbe tabelul de personal, prin urmare este foarte dificil să se prezică cu exactitate data de expirare a valabilității sale.

ÎN coloana 1 („nume”) este indicată denumirea unității structurale corespunzătoare. Acestea pot fi sucursale, reprezentanțe, departamente, ateliere, zone etc. (Clauza 16 din Rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse din 17 martie 2004 nr. 2 „Cu privire la aplicarea de către instanțele din Federația Rusă a Codului Muncii al Federației Ruse”).

Pentru confortul lucrului cu personal, este mai bine să aranjați unitățile structurale în grupuri în funcție de ierarhia lor de la administrație la unitățile de servicii. De exemplu, în primul rând, vor fi indicate diviziile care realizează managementul general (direcție, contabilitate, departament personal etc.), apoi - divizii de producție sau divizii care îndeplinesc principalele funcții ale organizației, iar la final - auxiliare și divizii de servicii (serviciu administrativ și economic, departament aprovizionare, depozit etc.).

ÎN coloana 2 („cod”) se introduc codurile unităților structurale atribuite acestora de către angajator. De regulă, codurile sunt indicate prin numere, al căror număr variază în funcție de complexitatea structurii organizației. Acest lucru vă permite să determinați locul fiecărui departament (divizie, grup etc.) în structura organizatorică generală. De exemplu, departamentului financiar i se atribuie codul 02. În consecință, departamentul de planificare financiară și departamentul de contabilitate incluse în departament vor avea codurile 02.01 și 02.02.

Dacă organizația utilizează un sistem centralizat de flux de documente, este posibil să nu fie specificat codul unității structurale.

În coloana 3 sunt indicate funcția (specialitatea, profesia), rangul, clasa (categoria) calificărilor angajatului. Este mai bine dacă aceste date sunt prezentate în conformitate cu:

• Clasificatorul integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK 016-94 (introdus prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 26 decembrie 1994 nr. 367);
• Caiet de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37).

Desigur, aceste directoare devin depășite și din ele lipsesc multe posturi apărute în ultimii ani (de exemplu, funcția de director de birou). Prin urmare, sunt acceptabile diferențele în numele posturilor, profesiilor și specialităților din directoarele de calificare și din documentele de personal ale organizației. Totuşi, dacă odată cu prestarea muncii în anumite funcţii, profesii, specialităţi legate de acordarea de compensații și beneficii sau prezența unor restricții, atunci numele acestor posturi, profesii sau specialități și cerințele de calificare pentru acestea trebuie să corespundă cu numele și cerințele specificate în directoarele de calificări aprobate în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse (Articolul 57 din Codul Muncii al Federația Rusă, clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69). În caz contrar, angajatul nu va avea dreptul la beneficii.

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

În cartea de muncă a unui lucrător în muzică care a condus timp de 17 ani un studio coral pentru copii la un internat, poziția sa a fost indicată ca „organizator de club”. Deoarece această poziție nu se află în Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al gradelor tarifare și nici în Lista de lucrări, profesii, funcții, specialități și instituții, ținând cont de faptul că o pensie de muncă pentru limită de vârstă este atribuită la începutul anului în conformitate cu articolul 28 din Legea federală „Cu privire la pensiile de muncă” în Federația Rusă”, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 octombrie 2002 nr. 781, această vechime nu a fost luată în considerare în asigurarea pentru atribuirea anticipată a unei pensii către salariat.

Potrivit art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, poziția angajatului care este angajat trebuie să corespundă cu cea indicată în tabelul de personal. Sunt cazuri când titlul postului folosit în contractul de muncă nu corespunde cu tabloul de personal sau un astfel de post nu este deloc prevăzut de tabloul de personal. În acest caz, contradicția care există între contractul de muncă și masa de personal trebuie rezolvată în favoarea contractului de muncă (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Salariatul va indeplini functia de munca prevazuta de contractul de munca (adica munca in functia, specialitatea sau profesia stabilita in contract), iar ofiterul de personal va trebui sa efectueze modificarile corespunzatoare in tabloul de personal. Vom vedea cum să facem asta puțin mai târziu. Deocamdată, să continuăm să completăm formularul.

La umplere coloanele 4 („Numărul de unități de personal”) indică numărul de unități de personal pentru posturile (profesiile) relevante. În cazul în care se preconizează menținerea unei unități de personal incomplete, ținând cont de caracteristicile muncii cu fracțiune de normă, numărul de unități de personal este indicat în proporțiile corespunzătoare, de exemplu, 0,25; 0,5; 2,75 etc.

Având în vedere că noii angajați pot fi angajați doar pentru posturi vacante, tabelul de personal poate indica nu doar unitățile de personal existente, ci și pe cele vacante. Cu alte cuvinte, dacă o organizație are 10 angajați și tabelul de personal indică și 10 unități de personal, atunci când personalul se extinde, vor trebui făcute modificări la tabelul de personal. Sau puteți stabili imediat un număr mai mare de unități de personal (de exemplu, 12). Astfel, în tabelul de personal este posibilă menținerea unei rezerve de personal pentru viitor.

Una dintre problemele care provoacă dificultăți în practică este legată de înregistrarea lucrătorilor cu fracțiune de normă. De exemplu, mai multe persoane pot lucra cu jumătate de normă sau cu jumătate de normă într-o singură poziție. În acest caz, tabelul de personal indică numărul total de unități de personal pentru postul corespunzător.

Să presupunem că într-o poziție de expeditor, doi oameni lucrează cu normă întreagă și o persoană lucrează cu normă parțială. În acest caz, coloana 4 ar trebui să indice 2,5 unități de personal.

ÎN caseta 5 („Cota tarifară (salariu) etc.”), în funcție de sistemul de remunerare adoptat în organizație, salariul lunar este indicat în funcție de cota tarifară (salariul), graficul tarifar, procentul din venit, cota sau procentul din profit, coeficientul de participare la muncă (KTU), coeficientul de distribuție etc. În acest caz, salariile sunt determinate în echivalent ruble.

Vă reamintim că, în conformitate cu art. 133 din Codul Muncii al Federației Ruse, valoarea salariului oficial (rata tarifară) nu poate fi mai mică decât salariul minim stabilit legal (în prezent - 4.330 de ruble). În acest caz, sistemul de remunerare trebuie să fie stabilit printr-un act de reglementare local (de exemplu, Regulamentul de remunerare).

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

Tabelul de personal prevede un post de personal pentru postul de „secretar” cu un salariu de 15.000 de ruble. Totuși, ținând cont de interesele companiei, secretara a fost angajată cu jumătate de normă externă la tarife de 0,5. În conformitate cu art. 285 din Codul Muncii al Federației Ruse, remunerația lucrătorilor cu fracțiune de normă se realizează proporțional cu timpul lucrat, în funcție de producție sau de alte condiții determinate de contractul de muncă. În acest sens, contractul de muncă trebuie să indice o sumă proporțională cu timpul lucrat de lucrătorul cu fracțiune de normă (în acest caz - 7.500 de ruble).

După cum se poate observa din exemplul de mai sus, tabelul de personal determină salariul pentru postul corespunzător, dar nu și remunerația pentru un anumit angajat.

ÎN coloanele 6-8 („Indemnizații”) indică plățile de stimulente și compensații către angajați (bonusuri, indemnizații, plăți suplimentare, plăți de stimulente) stabilite de legislația actuală a Federației Ruse (de exemplu, alocații de nord, alocații pentru o diplomă academică etc.) sau introduse la discreția organizației (de exemplu, legat de regim sau condiții de muncă).

• o sumă fixă ​​(dacă se modifică salariul, mărimea bonusului poate fi lăsată la fel sau de asemenea modificată);
• sub forma unui bonus procentual (în acest caz, mărimea bonusului se modifică odată cu salariul).

Vă rugăm să rețineți: dacă sistemul de remunerare prevede posibilitatea stabilirii unor bonusuri individuale pentru fiecare poziție, atunci în coloana 3 fiecare poziție trebuie evidențiată într-un rând separat, iar în coloana 4 trebuie introdusă o unitate vizavi de fiecare poziție.

O altă întrebare frecventă care îi îngrijorează și pe managerii de resurse umane: este posibil ca angajații care ocupă aceleași posturi să stabilească salarii diferite, de exemplu, prevăzând o gamă de salarii în tabelul de personal? Atât în ​​literatura juridică, cât și în practică, există două abordări opuse pentru rezolvarea acestei probleme. Deci, unii experți consideră că acest lucru este destul de acceptabil. Acest punct de vedere este susținut de art. 132 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia salariul fiecărui angajat depinde de calificările sale, de complexitatea muncii prestate, de cantitatea și calitatea muncii cheltuite și nu se limitează la suma maximă. Ținând cont de acest lucru, salariile trebuie stabilite diferențiat și depind, în primul rând, de calificarea salariatului, în baza cărora angajaților care ocupă aceeași funcție, dar având categorii de calificare diferite, li se pot stabili salarii diferite.

Potrivit altor experți, fiecare post are un salariu. În cazul în care este necesar să se stabilească salarii diferite pentru angajații care ocupă aceleași posturi, este indicat să se regleze cuantumul salariilor folosind diverse prime (de exemplu, pentru intensitatea muncii).

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

Organizația angajează doi specialiști ca contabili. În același timp, tabelul de personal prevede un salariu de 10.000 de ruble pentru contabil, precum și indemnizațiile pentru programul de lucru neregulat în valoare de 10% din salariu (1.000 de ruble) și pentru intensitatea muncii - 20% (2.000 de ruble). ). Ținând cont de calificările și experiența de muncă a unuia dintre angajații care dețin această funcție, au fost stabilite toate indemnizațiile și, în consecință, salariul său a fost de 13.000 de ruble. (10.000 RUB + 1.000 RUB + 2.000 RUB). Al doilea contabil a primit un singur bonus pentru programul de lucru neregulat, după care salariul său s-a ridicat la 11.000 de ruble. (10.000 RUB + 1.000 RUB).

ÎN caseta 9 se notează suma totală formată prin adăugarea coloanelor 5-8, adică suma salariilor pentru toate unitățile de personal dintr-o anumită funcție, ținând cont de indemnizațiile stabilite. Dacă coloanele 5-9 nu pot fi completate în echivalent ruble (de exemplu, din cauza utilizării sistemelor netarifare, mixte și a altor sisteme de remunerare), aceste coloane sunt completate în unitățile de măsură corespunzătoare (procente, coeficienți etc. ). În acest caz, calcularea sumei totale (total) în coloanele 5-9 este posibilă dacă tarifele și suprataxele sunt stabilite în aceleași unități pentru aceeași perioadă de timp.

Caseta 10 , după cum sugerează și numele, este destinat pentru diverse note. Dacă acestea lipsesc, rămâne necompletat.

După ce ați introdus datele în toate câmpurile, trebuie să completați linia „Total” situat în partea de jos a mesei. Pentru a face acest lucru, numărul de posturi de personal, sumele salariilor, indemnizațiile și cuantumul fondului de salarii lunar sunt calculate în coloane verticale.

Tabelul de personal completat este semnat de șeful serviciului de personal sau de persoana încredințată cu responsabilitatea ținerii evidenței personalului, precum și de contabilul șef al organizației.

Formularul unificat de personal nu prevede ștampilarea. În acest sens, se poate aplica o ștampilă, dar nu este obligatorie.

Un exemplu de completare a tabelului de personal este prezentat în Exemplul 5.

Cum se fac modificări în tabelul de personal?

Mai devreme sau mai târziu, orice ofițer de personal se confruntă cu modificări ale informațiilor conținute în tabelul de personal. De exemplu, poate fi necesar să se introducă o nouă unitate de personal sau un întreg departament, sau să se reducă unul existent, să se schimbe salariile, tarifele, să redenumească un departament sau un post etc.

Există două moduri de a face modificări în tabelul de personal aprobat:

Opțiunea 1. Schimbați tabelul de personal în sine, adică aprobați un nou tabel de personal cu un nou număr de înregistrare (în ordinea următoare)

Opțiunea 2. Faceți modificări la programul actual de personal.

În acest caz, tabelul de personal rămâne același, doar un număr de posturi se modifică (conținutul coloanei). Modificările se fac prin comandă, după care se ajustează tabelul de personal. Următoarele pot fi folosite ca titluri ale ordinului corespunzător: „Cu privire la modificarea tabelului de personal”, „La modificări parțiale în tabelul de personal”, „La efectuarea de modificări la tabelul de personal”, etc. Ordinul trebuie să indice baza pentru efectuarea de modificări în tabloul de personal (de exemplu, reorganizarea companiei, optimizarea activității manageriale, îmbunătățirea structurii organizației etc.).

În cazul în care organizația are o structură complexă, recomandăm ca atunci când se efectuează modificări la actualul tablou de personal, să se indice în ordine nu doar postul corespunzător, ci și unitatea structurală a cărei personal este afectat de modificările în curs. Acest lucru se datorează faptului că diferite departamente pot avea posturi cu aceleași titluri.

Nu există reglementări cu privire la cât de des trebuie actualizat tabelul de personal. Prin urmare, acest lucru se poate face după cum este necesar.

Nu uitați că modificările și completările efectuate în modul prescris la tabelul de personal al organizației sunt aduse la cunoștința angajaților, după care modificările și completările corespunzătoare sunt făcute în carnetele de muncă, pe baza unui ordin (instrucțiuni) sau a unei alte decizii a angajatorul. Acest lucru este menționat în paragraful 3.1 al Instrucțiunii nr. 69.

Vă rugăm să rețineți că o schimbare permanentă sau temporară a funcției de muncă a unui angajat și (sau) a unității structurale în care lucrează angajatul (dacă unitatea structurală a fost specificată în contractul de muncă) nu este altceva decât un transfer la un alt loc de muncă (partea 1 al art. 72.1 din Codul muncii RF). O modificare a titlului postului determinată de părți și consacrată în contractul de muncă este, de asemenea, considerată o modificare a funcției de muncă a salariatului, indiferent de motivele unei astfel de modificări (de exemplu, în legătură cu o modificare a tabloului de personal) .

Când să faceți modificări atunci când reduceți personalul?

O reducere a numărului sau a personalului de angajați este unul dintre motivele pentru a face modificări la tabloul de personal. O reducere a dimensiunii unei organizații implică excluderea unităților individuale de personal din tabloul de personal, în timp ce o reducere a personalului implică excluderea posturilor individuale. Salariații care sunt disponibilizați dintr-un motiv sau altul sunt supuși concedierii conform clauzei 2 a art. 81 Codul Muncii al Federației Ruse.

Având în vedere că, în conformitate cu articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajații trebuie să fie înștiințați cu privire la o viitoare concediere din cauza unei reduceri a numărului sau a personalului cu cel puțin două luni înainte de concediere, un nou tablou de personal poate fi pus în aplicare nu mai devreme de două luni de la pregătire. Prezența unui tablou de personal poate confirma că concedierea lucrătorilor a fost justificată (adică angajatorul va avea ocazia să demonstreze clar lipsa locurilor de muncă).

În cazul în care împrejurările care au condus la modificarea tabloului de personal către reducerea unităților de personal sunt eliminate, angajatorul poate reface posturile reduse prin efectuarea de modificări la tabloul de personal sau prin aprobarea unuia nou.

Este posibil să se schimbe forma unificată?

Rezoluția Goskomstat din Rusia din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea procedurii de utilizare a formelor unificate de documentație contabilă primară” notează că, dacă este necesar, o organizație poate introduce detalii suplimentare. În același timp, nu este permisă ștergerea acelor detalii care sunt deja prezente în acest formular (inclusiv cod, număr formular, denumire document).

Toate modificările aduse formularului unificat trebuie documentate în documentele administrative ale organizației. În plus, sunt recomandate formatele formularelor însele indicate în albumele de formulare unificate ale documentației contabile primare și pot fi modificate. Astfel, atunci când se produc formulare bazate pe forme unificate, este permis să se facă modificări în ceea ce privește extinderea și îngustarea coloanelor și liniilor, adăugând frunze libere - pentru confortul plasării și procesării informațiilor necesare.

Ce este personalul?

Multe organizații practică menținerea unei forme „de lucru” de personal - un aranjament de personal, altfel numit înlocuirea posturilor sau o listă de personal. Principala diferență dintre acest document și tabelul de personal este dinamismul acestuia, prin faptul că se poate schimba rapid în funcție de schimbările în curs (numerice și calitative) ale personalului întreprinderii și nu necesită emiterea unui ordin pentru aprobarea acestuia și Schimbare.

Deoarece tabelul de personal, care arată numărul total de unități (posturi) de personal din întreprindere, nu permite stabilirea dacă un post este vacant sau ocupat și care dintre angajați îl ocupă, tabelul de personal, de regulă, indică exact aceste informații - numele și inițialele angajaților întreprinderii care ocupă posturile prevăzute în tabelul de personal, precum și statutul postului - închis sau vacant.

Acest document poate include și alte date, cum ar fi numărul de personal al angajatului, vechimea acestuia în companie, o categorie specială (minor, persoană cu handicap, pensionar cu copii sub trei ani etc.). Puteți lua tabelul de personal aprobat al organizației ca bază pentru lista de personal și puteți adăuga coloanele necesare în conformitate cu nevoile unei anumite organizații. Nici obligația de menținere a personalului și nici forma unificată a acestuia nu sunt stabilite în prezent prin reglementări. Singurul lucru care este reglementat este perioada de păstrare a documentelor expirate. În conformitate cu Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată de Arhiva Federală la 06 octombrie 2000, aranjamentele de personal sunt supuse păstrării timp de 75 de ani, după întocmirea altora noi. În acest caz, tabelele de personal trebuie păstrate timp de 3 ani, începând cu anul următor celui în care a devenit nul.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Tabelul de personal este un document important de personal care conține cele mai complete informații despre tot ceea ce are legătură cu personalul organizației. Datele din acesta sunt prezentate în contextul diviziilor structurale și al unităților individuale de personal, indicând numărul acestora și datele de bază pentru fiecare post, cum ar fi funcția ocupată, salariul etc.

Valoarea principală a acestui document este că este un instrument convenabil nu numai pentru contabilitate, ci și pentru gestionarea structurii de personal a unei întreprinderi, deoarece pe baza informațiilor pe care le conține, este foarte convenabil să se analizeze indicatorii care caracterizează eficiența muncii, precum și cât să dezvolte modalităţi de optimizare a utilizării resurselor de muncă .

Tabelul de personal este un document unificat pentru contabilizarea personalului unei organizații, care conține date despre:

• Structura personalului.
• Compoziția oficială.
• Numar de angajati.
• Salarii și indemnizații aprobate.
• Alte informatii necesare.

Forma sa a fost aprobată în 2004 și este cuprinsă în Albumul Formelor Unificate de Documente, dar poate fi întocmit în orice mod, cu condiția păstrării detaliilor solicitate.

Alături de detaliile obligatorii conținute în toate formele unificate de documente de personal, în tabelul de personal trebuie să fie incluși următorii indicatori:

• Denumirea și codul unității structurale.
• Denumirea funcției.
• Numărul de unități de personal.
• Salariu si beneficii datorate.
• Valoarea finală a remunerației.
• Notă.

Tabelul de personal poate fi întocmit în două versiuni: curent (pe baza datelor existente) și planificat.

Funcții de personal

Tabelul de personal conține un rezumat al celor mai importante informații despre personal, atât pentru întreaga organizație, cât și pentru unitățile sale structurale și de personal. Astfel, pe lângă îndeplinirea sarcinilor de evidență a personalului, oferă o bază de informații pentru munca eficientă în domeniul managementului personalului. Completitudinea și detaliile datelor prezentate în acest document servesc drept bază pentru elaborarea și adoptarea deciziilor de management la toate nivelurile.

Pot fi identificate mai multe funcții principale ale personalului. Personal:

• Demonstrează structura organizatorică actuală a întreprinderii.
• Este una dintre cele mai importante surse de informare pentru analiza structurii de personal existente.
• Conține date privind numărul de personal pentru întreprindere în ansamblu și pe departamente și posturi.
• Oferă un instantaneu al informațiilor despre salarii.
• Reflectă nevoile actuale de postare de locuri de muncă.

Tabelul de personal la o întreprindere poate fi întocmit de orice angajat căruia conducerea i-a atribuit această funcție. Numirea salariatului responsabil cu îndeplinirea acestei funcții se stabilește prin ordin al organizației. Forma tabelului de personal în sine este fixată într-un mod similar, iar în ordinea (instrucțiunea) șefului întreprinderii cu privire la aprobarea acesteia trebuie să fie indicate toate detaliile incluse în acesta.

Tabelul de personal este întocmit fără a specifica numele și alte caracteristici individuale ale angajaților care lucrează la întreprindere și conține informații despre structura organizatorică, indicând pozițiile acestora, precum și numele diviziilor structurale.

Actele legislative ale Federației Ruse nu stabilesc nicio cerință cu privire la perioada în care tabloul de personal poate fi valabil. Aceasta înseamnă că fiecare organizație are dreptul de a determina în mod independent frecvența aprobării sale pe baza specificului activităților sale.