Hur man formulerar en bokstav korrekt. Etikett för affärsbrev: krav och regler för att skriva

Förmodligen har alla åtminstone en gång varit tvungna att ta itu med behovet av att skriva ett affärsbrev. När man sammanställer den kommer man ofrivilligt fram till att det inte alls är lätt. Det finns många regler och regler för att skriva affärsbrev som du behöver känna till. Artikeln beskriver i detalj processen för att upprätta ett dokument, ger exempel på affärsbrev och diskuterar deras typer och design.

Form

Färdiga formulär ger soliditet och indikerar företagets tillförlitlighet. De innehåller nödvändig information om organisationen, såsom:

• Namn.
• Adress.
• Kontakttelefonnummer.
• Hemsida.
• E-post.
• Logotyp.
• Övriga kontaktuppgifter.

Det finns inga strikta regler för blanketter. Därför bestämmer varje organisation självständigt vilken information som ska inkluderas i dem.

Hur skriver man affärsbrev korrekt? Förberedelse

Affärsbrev skrivs och formateras på ett visst sätt, med förbehåll för deras inneboende regler och krav. Beroende på målet tänker författaren igenom innehållet i detalj för att få fram det resultat han beräknar. Han måste tydligt förstå vilken information adressaten redan känner till om ämnet för brevet, vad man ska grunda det på och vad som kommer att vara nytt i det. Argumenten beror på vilket mål författaren eftersträvar. Processen för att förbereda ett affärsbrev kan delas in i följande steg:

• Studerar frågan.
• Att skriva ett utkast till brev.
• Dess godkännande.
• Signering.
• Registrering.
• Skickar till mottagaren.

Struktur av affärsbrev

När du skriver ett brev är det nödvändigt att mätta det med information, det vill säga lägga all nödvändig information där. Det kan vara enkelt eller komplext. I ett enkelt brev förmedlar innehållet tydligt och kortfattat information som i allmänhet inte kräver ett svar från mottagaren. En komplex kan bestå av flera avsnitt, punkter och stycken. Varje stycke presenterar en aspekt av information. Dessa typer av exempel på affärsbrev består vanligtvis av en inledning, en text och en avslutande sektion.

Nedan är ett exempel på att skriva ett affärsbrev - dess inledande del.

Huvuddelen beskriver situationer och händelser, ger deras analys och bevis. Det är i denna del som de övertygar om att de behöver agera på ett eller annat sätt, bevisa hur det stod till och informera om behovet av att delta i alla händelser med olika argument.

Slutsatsen innehåller slutsatser som görs i form av förslag, önskemål, påminnelser, avslag och så vidare.

Ett exempel på att skriva ett affärsbrev - dess sista del - presenteras nedan. Detta sammanfattar det i huvudsak angivna kravet.

All information som tillhandahålls bör vara optimalt konsekvent och förståelig.

Varje bokstav börjar med en centrerad adress. Denna lilla del är oerhört viktig. När författaren väljer det måste du tänka på:

• Adressatens ställning.
• Förhållandets natur.
• Formalitet.
• Etikett.

Det bör finnas en artig blankett i slutet av brevet. Till exempel: "...Jag uttrycker hopp om ytterligare samarbete (tacksamhet för inbjudan)..." Dessa fraser följs av författarens signatur.

Stil

Alla brev måste vara skrivna i en officiell affärsstil, vilket innebär användning av språk för officiella affärsrelationer. Funktionerna hos ett sådant språk bildas under följande omständigheter:

• Huvuddeltagarna i affärsrelationer är juridiska personer, på uppdrag av vars chefer och tjänstemän brev skrivs.
• Relationer i organisationer är strikt reglerade.
• Ämnet för kommunikation är företagets verksamhet.
• Förvaltningsdokument har i allmänhet en specifik adressat.
• Ofta, under en organisations verksamhet, uppstår samma situationer.

I detta avseende bör informationen i ett affärsbrev vara:

• Officiell, opersonlig, betonar avståndet mellan deltagare i kommunikation.
• Adresserad, avsedd för en specifik mottagare.
• Aktuell i skrivande stund.
• Pålitlig och opartisk.
• Resonerade för att förmå mottagaren att utföra någon åtgärd.
• Komplett för beslutsfattande.

Krav

Ett affärsbrev måste uppfylla följande krav:

• Tal är standardiserat på alla nivåer - lexikaliskt, morfologiskt och syntaktiskt. Den innehåller många uttryck, termer och formler.
• Tonen i skrivandet är neutral, återhållsam och strikt, utan användning av känslomässigt och uttrycksfullt språk.
• Textens noggrannhet och klarhet, utan logiska fel, klarhet och omtänksamhet i formuleringen.
• Kortfattadhet och korthet - utan att använda uttryck som har ytterligare betydelse.
• Användningen av språkformler som bildats till följd av upprepade situationer.
• Användning av termer, det vill säga ord eller fraser som har speciella begrepp.
• Användningen av förkortningar, som kan vara lexikaliska (det vill säga sammansatta ord som bildas genom att ta bort bokstäver från delar av ord: LLC, GOST, och så vidare) och grafiska (det vill säga ordbeteckningar i förkortad form: grn, zh-d, etc.).
• Användningen av konstruktioner i genitiv och instrumental fall.
• Fraser med verbala substantiv ("ge stöd" istället för "stöd").
• Använd enkla vanliga meningar.

Ovanstående exempel på affärsbrev visas i fullständig version (med brödtext) nedan. Informationen uppfyller alla krav för en officiell affärsstil.

Typer av affärsbrev

Det är bäst att skriva ett affärsbrev om en specifik fråga. Om det är nödvändigt att lösa flera problem på en gång, rekommenderas att rita upp flera olika alternativ.

Affärsbrev kan ha följande innehåll:

• Medföljande. Sådana brev behövs vanligtvis för att informera dig om var du ska skicka dokument.
  (Hur skriver man ett affärsbrev? Ett exempel på följebrev hjälper dem som behöver skriva den här typen av dokument.)

• Garanterat. De är skrivna för att bekräfta eventuella löften eller villkor. Exempelvis kan betalning för arbete, hyra, leveranstider etc garanteras.
• Tack. De har börjat användas särskilt ofta nyligen. Sådana brev visar på god partnerskapston. De kan ges ut på vanligt brevpapper eller på färgat papper med vackert tryck.
  (Hur skriver man ett affärsbrev? Ett prov av tacksorten upprättas i fri form, beroende på vilka uppgifter det löser. I det här fallet uttrycker brevet sin essens i den kortaste formen. Ett sådant prov, gjort på färgat papper med en prydnad, kan hänga på väggen i rummet företaget på en hedersplats.)

• Informationsinformation.
• Lärorik.
• Grattis.
• Reklam.

Det finns även bokstäver:

• Förslag till samarbete. Ganska vanligt på senare tid, skickat till organisationer, är ofta av reklamkaraktär, till exempel, som det här exemplet. Det är ganska svårt att skriva kommersiella brev; du måste ta hänsyn till många nyanser för att få uppmärksamhet, och ännu mer, för att bli intresserad. Men om du komponerar den enligt provet nedan har den alla chanser att lyckas.

• Inbjudningar. De skickas och bjuder in dem att delta i olika evenemang. De är vanligtvis riktade till en chef eller tjänsteman, men kan också riktas till ett helt team.
• Förfrågningar.
• Lägger märke till.
• Förfrågningar och många andra.

Hur man skriver ett svar på ett brev. Exempel

Svaret måste inledas med att upprepa begäran som anges i det första brevet. Därefter ges resultatet av dess övervägande och godkännande eller skäl för avslag uttrycks. Ett företagssvarsbrev kan innehålla en alternativ lösning till den förväntade informationen. Vanligtvis uppfyller den följande principer:

• Tillgänglighet för en länk till den första bokstaven och dess innehåll.
• Identiska språkmedel.
• Jämförbar omfattning och innehållsaspekter.
• Överensstämmelse med en viss sekvens.

Dekor

Förutom att använda företagsbrevhuvuden för affärsbrev är det nödvändigt att ta hänsyn till andra finesser när du designar dem. Det är detaljer, regler för förkortningar, skrivadresser, rubriker, textlängd, fältbredder med mera.

Exempel på ett affärsbrev hjälper dig att komponera det, med hänsyn till alla finesser och nyanser. De används av både nybörjare och erfarna arbetare. Tack vare proverna lär de sig att skriva bokstäver korrekt och sparar mycket tid.

Det har länge inte varit någon hemlighet för någon att tal är uppdelat i slang och litterärt – korrekt. Det är ganska logiskt att korrekt tal inte bara ska vara muntligt utan också skriftligt. Varje intelligent person måste behärska kulturen av kompetent skrivande. Och ännu mer för dem som aktivt kommunicerar om officiella affärer genom korrespondens. Hur är bokstäverna?

Vad är etikett

Innan vi pratar om affärsskrivande måste vi först komma ihåg vad etikett är. Detta är en etablerad beteendeordning i samhället, en uppsättning uppföranden och regler för så kallade goda uppföranden, som varje intelligent, väluppfostrad person måste iaktta, för att inte bli stämplad som okultiv. Dessa historiskt etablerade regler är en integrerad del av samhällets liv.

Skrivkultur: allmänna egenskaper

Det gäller naturligtvis inte bara affärsbrev. Det finns många typer och metoder för skriftlig kommunikation. De är alla olika, var och en har sina egna egenskaper, men det finns också gemensamma drag. Bland dem finns följande:

• beroende av standardiserat bokspråk med ersättning för icke-bokordförråd;
• användning av komplexa syntaktiska strukturer;
• fast ordföljd i en mening;
• tydlig textstruktur;
• hög läskunnighet.

Affärsbrevetikett

I vilka fall kan vi behöva skriva ett affärsbrev? Naturligtvis om vi gör några affärer med organisationer och/eller individer. Det vi skriver till våra partners, kollegor, kunder, hur vi formaterar vårt brev kommer att bli vårt företags ansikte utåt och presentera oss antingen i ett gynnsamt ljus eller i ett mindre gynnsamt ljus. Såvida vi inte är kompetenta i etiketten att skriva affärsbrev. För att inte tappa ansiktet måste du lära dig visdomen nedan. Förresten, det är också användbart att ha sådan kunskap eftersom minsta misstag, en liten avvikelse med reglerna kan göra ett affärsbrev till ett som är olagligt ur juridisk synvinkel.

Specifika affärsrelationer

Innan du pratar direkt om bokstäver bör du förstå hur de skiljer sig i allmänhet, vad som kännetecknar dem, vilka egenskaper de har. Huvuddraget i relationer på jobbet är frånvaron (antingen fullständig eller nästan fullständig) av en personlig nyans i just dessa relationer. Som regel, på jobbet, är var och en av oss extremt samlad, lugn, artig - det är osannolikt att någon kommer att dansa med en tamburin, till exempel, eller utföra andra handlingar som är ganska logiska i sällskap med vänner, men ganska löjliga för en arbetsmiljö. Detta gäller förresten inte bara för handlingar, utan också för känslor - du kan tillåta dig själv att skratta eller le, eller till och med en liten manifestation av ilska, men homeriska skratt, hysteriker, tårar och liknande ser ganska olämpliga ut (allt detta gäller uteslutande känslor på jobbet). På jobbet bär vi vanligtvis masker, visar träning, återhållsamhet och lugn.

Affärskommunikation kan inte sluta när du vill. En affärspartner eller kund kommer inte att förstå om vi mitt under ett viktigt möte plötsligt reser oss och lämnar publiken. Du kan inte ignorera din samtalspartner, du kan inte svara på samtal eller brev. Alla dessa funktioner tillsammans hjälper till att bättre förstå hur taletiketten för ett affärsbrev bör vara.

Allmänna krav

Det första vi uppmärksammar när vi får ett brev är papperet. Enligt kraven för affärsbrevetikett ska papperet för det alltid vara kristallklart och i inget fall skrynkligt. Mottagarna av meddelandet får ett bättre intryck av organisationen om brevet skrivs på brevpapper med företagets logotyp. Den första sidan är inte numrerad, resten är markerade med arabiska siffror.

Det finns en annan mycket viktig punkt i etiketten för affärskorrespondens. Affärer förutsätter hög läskunnighet och frånvaro av stavfel. Därför, om det finns luckor i dina kunskaper om rysk grammatik, rekommenderas det att inte skynda på med att skicka korrespondens, utan att dubbelkolla den för eventuella brister.

En allmän rekommendation för både papper och e-post är också önskan att inte använda komplexa konstruktioner i ditt skrivande - detta är endast lämpligt i juridiska dokument. Förkortningar ska inte användas - bara allmänt accepterade sådana. Men normen för affärsetikett inkluderar olika klichéer och argot - professionell jargong. Hela dokumentet underhålls i en officiell affärsstil.

En annan viktig punkt som kan utläsas av brevet: det ska vara så artigt och vänligt som möjligt. Någon taktlöshet eller elakhet kan det inte vara tal om. Dessutom kräver ett affärsbrev specificitet och en tydlig presentation av dina tankar.

Om mottagaren av brevet inte talar ryska, bör meddelandets text vara skriven på hans språk eller på internationell engelska. Förresten, ett sådant dokument bör endast skrivas på ena sidan av arket, den andra måste förbli tom.

När du förbereder dokument måste du se till att det inte finns några överföringar. Själva texten måste skrivas med ett och ett halvt till två intervall, med en marginalbredd på två centimeter till vänster.

Nyanser

Ett affärsbrev har sin egen tydliga, speciella struktur. Samtidigt finns det ingen enskild standard för utarbetande av pappersdokument: olika företag kan ha sina egna varianter. De följer bara en viss sammansättning av brevets delar: de måste verkligen innehålla en "rubrik", en hälsning, huvuddelen och ett farväl. Glöm inte din personliga signatur i slutet av brevet.

Förresten, den så kallade ramen för meddelandet - de första och sista fraserna - kallas en etikettram. Det är hon som hjälper till att etablera den nödvändiga relationen med adressaten. Dessutom visar etikettreglerna för affärsbrev och exempel på deras skrivande användningen av olika talklichéer i meddelanden (de kommer att diskuteras nedan).

En viktig aspekt av att skriva ett affärsbrev är korrekt användning av adressen. Före revolutionen användes adressen "sir" eller "fru" i vårt land: den ansågs universell, de kallade vem som helst på det sättet. Nuförtiden finns det ingen sådan universell adress, även om ordet "Mr." eller "Mrs." ofta finns i affärsbrev - efter att tidigare ha förlorat sin popularitet, kommer det gradvis tillbaka till användning. Du kan rikta detta till en affärspartner eller tjänsteman, men inte till en kund eller kollega.

Den vanligaste och mest universella för närvarande anses vara adressen "Dear" eller "Dear Sir", men det är faktiskt inte en heller. På liknande sätt kan man till exempel inte vända sig till de så kallade VIP:erna - särskilt viktiga personer, som anses vara guvernörer, borgmästare och presidenter. I det här fallet måste du börja ditt brev med adressen "Dearly" (ett annat alternativ är "Mycket respekterat").

Om meddelandet riktar sig till flera personer samtidigt, och de alla är representanter för samma yrke, skulle det vara lämpligt att använda en adress som "Kära kollegor" (om alla adressater är kvinnor, är det tillåtet att skriva "Kära damer ”; om män, då ”Kära herrar”). Om brevet är adresserat till en person är det strängt förbjudet att inte använda ett namn eller efternamn. Detta är endast tillåtet i ovanstående fall (när adressaten är en grupp av personer) eller vid interaktion med en juridisk person.

När det gäller slutet av meddelandet måste du komma ihåg: det är inte mindre betydelsefullt än början. Det är i slutet av brevet som det uttrycks förtroende för en framgångsrik och/eller snabb lösning av frågan och liknande. Här ska du inte heller peka på några svårigheter som har inträffat tidigare - till exempel förseningar med att svara eller att inte ta emot en alls. Dessa fraser anses vara negativa tecken på affärsbrevetikett och betraktas som ovilja att fortsätta förhållandet, såväl som respektlöshet för samtalspartnern. Det är viktigt att förstå att detta är oacceptabelt.

E-post: Företagsetikett

Det andra möjliga alternativet för korrespondens är via e-post. Här finns också en rad egenheter. Så, till exempel, om adressaten får meddelandet för första gången, då är det nödvändigt att starta det med en introduktion till ditt eget företag, en beskrivning av dina aktiviteter och eventuella uppgifter som förväntas utföras. Under långvarig korrespondens är det nödvändigt att bevara historien om tidigare brev, på grundval av vilken varje efterföljande meddelande är baserat.

Det första brevet måste säkert innehålla en hälsning och adress. I efterföljande, om ett snabbt svar är nödvändigt, kan överklagandet utelämnas (om så är lämpligt). I onlinekommunikation anser många att det inte är nödvändigt att använda skiljetecken, och skriver även utan versaler. Detta är oacceptabelt i företags e-postetikett.

Storleken på e-postmeddelandet bör inte vara för stor - som regel är det hälften så stort som dess pappersmotsvarighet. I samma fall, om du behöver kommunicera en stor mängd information till adressaten, måste endast en kort medföljande notering anges i brevets brödtext, och själva materialet måste bifogas som en bilaga i Word eller någon annan fil - detta krävs enligt etiketten för ett affärsbrev via e-post. Ett exempel på ett sådant meddelande kan vara: "God eftermiddag, käre herr Ivanov! Vi skickar prover på våra reklambroschyrer till dig. Du kan se dem i bilagan...”

Vad gäller signaturen så måste den finnas där. Du kan skriva under i slutet av varje brev, eller så kan du göra en automatisk signatur, som kommer att anbringas automatiskt. Detta alternativ används ofta av representanter för stora företag. Underskriften måste innehålla ditt för- och efternamn, befattning, kontaktuppgifter och arbetsplats. Den måste formateras på ett sådant sätt att den ryms i sjuttio tecken och inte tar upp mer än fem till sex rader.

Det är nödvändigt att säga några ord om svaret på meddelandet. Affärsetikett för e-post kräver att du får ett svar på ett meddelande inom två dagar - inte mer. Om det krävs mer tid bör du meddela din samtalspartner om detta. Ett svar på alla meddelanden upprätthåller företagets eller entreprenörens rykte. För att säkert veta om brevet har nått adressaten kan du använda kvittofunktionen - leveransbekräftelse skickas automatiskt. Dessutom är det inte förbjudet att ringa ett kontrollsamtal.

Talformler eller klichéer

Klyschor, talformler, talklichéer – vad du än säger kommer det fortfarande att vara en integrerad del av affärskorrespondens. Från skolkursen minns vi att klichéer kallas för fastställda uttryck. Det finns inte så många av dem:

• Ånger kan uttryckas med hjälp av följande fraser: "Tyvärr kan vi inte komma överens...", "Vi beklagar att informera...", "Till vår sorg tvingas vi informera..." och så vidare.
• Tacksamhet indikeras av sådana klichéer som: "Låt mig uttrycka min tacksamhet ...", "Tack ...", "Med tanke på ditt bidrag ...".
• Du kan bjuda in mottagaren till ett visst evenemang med hjälp av stämplar: "Vi har äran att bjuda in dig...", "Vi hoppas på ditt samtycke...", "Vi är glada att bjuda in dig...", "Vi kommer bli glad att se dig...” och liknande.
• Du kan avsluta brevet med fraserna: "Vi ser fram emot nya idéer från dig...", "Vi önskar dig framgång...", "Vi hoppas på ytterligare givande samarbete...".

Gyllene regler för affärskorrespondens

Vanliga misstag i affärskorrespondens

Det finns flera till synes små saker som ändå kan bli ödesdigra när det gäller affärskommunikation. Ofta är det dessa små saker som leder till uppsägning av ömsesidigt fördelaktiga relationer, uppsägning av transaktioner och liknande obehagliga saker. Du måste känna fienden på sikt!

1. Man kan inte skriva (och ringa också!) om arbete utanför arbetstid! Hur ofta stör vi, som inte vill vänta till morgonen, våra partners, kunder, kollegor klockan nio, tio eller till och med elva på kvällen. Det verkar för oss att allt kommer att försvinna över en natt, kollapsa, misslyckas och det kommer inte längre att vara möjligt att rädda situationen. Och de sällsynta individerna som av någon anledning kan hålla ut till morgonen, tror av någon anledning att sex på morgonen är rätt tid att kommunicera. När allt kommer omkring, om jag inte sover, då sover ingen. Tyvärr, ett sådant beteende irriterar bara och vänder oss mot oss själva.
2. Detta har redan nämnts indirekt, men ändå kan det inte finnas någon bekantskap! Kommunikation på jobbet sker uteslutande i "dig" (med stort V betyder detta artighet och respekt).
3. Överdrivet utbyte av trevligheter kan också orsaka skada. För det första tar det upp värdefull tid, och för det andra ser det lite irriterande och tråkigt ut. Du behöver inte anstränga dig.

Nuförtiden finns det så mycket litteratur att man ibland får stora ögon. Det finns också gott om böcker om talkultur, inklusive skrivande.

De som vill få kunskap inom detta område kan rekommendera följande verk: "Business Letter Etiquette" av Oleg Davtyan, "Culture of Written Speech" av Tatyana Degtereva, "Russian Letter Etiquette" av Natalia Formanovskaya och Alla Akishina, "Business Etiquette" av Elena Ber, "Russian Speech Etiquette" av Natalia Formanovskaya och många andra.

1. Affärsbrevetikett kräver användning av ett utropstecken i slutet av en adress för att ge speciell mening till en given fråga eller person.
2. Att tilltala adressaten med namn tyder på en närmare och sedan länge etablerad relation, medan att tilltala adressaten med namn understryker avståndet.
3. Etiketten för affärsbrev i Ryssland kännetecknas av könsutjämning, eftersom de flesta yrken ofta bara är maskulina.

Att följa reglerna för affärskorrespondens är inte så svårt, eftersom det inte finns så många av dem. Att komma ihåg dem är en liten vetenskap. Men i andras ögon kommer en person som kan affärsbrevens etikett alltid att vara väluppfostrad och kultiverad, någon som det är trevligt att göra affärer med.

Enligt GOST R 7.0.82013 "System av standarder för information, bibliotek och publicering. Journalföring och arkivering. Termer och definitioner "adresserat" är en dokumentdetalj som innehåller information om mottagaren av dokumentet (klausul 67).

"Adressatens"-kravet används i affärsbrev och interna informations- och referensdokument (rapporter och PM, uttalanden etc.).

Informationen om "Adressaten" inkluderar:

• namn på adressaten (mottagaren av brevet);
• postadress eller telefonnummer, faxnummer, e-postadress.

Mottagaren av brevet kan vara:

• tjänsteman/flera tjänstemän;
• organisation;
• organisationens strukturella enhet;
• grupp av organisationer;
• enskild.

ADRESSER - OFFICIELL

Enligt GOST R 6.30-2003 skrivs initialer före efternamnet på någon tjänsteman. Om brevet skickas till chefen för en statlig myndighet, då ingår organisationens namn i tjänsten, fullständigt namn. anges i dativfallet, initialerna skrivs före efternamnet:

Om brevet är adresserat chef för en kommersiell organisation, då inkluderar positionen organisationens namn som anger den organisatoriska och juridiska formen (i full eller förkortad form), initialerna skrivs före efternamnet:

Om brevet är adresserat biträdande chef, namnet på organisationen ingår i tjänstetiteln. Efternamnet anges i dativfallet:

Om mottagaren av handlingen är chef för en strukturell enhet, sedan anges först organisationens namn i nominativfallet, sedan i dativfallet namnet på personens befattning som anger den strukturella enheten, till exempel:

Enligt klausul 5.15 i den nya GOST:

• när man adresserar ett brev till en tjänsteman placeras initialerna efter efternamnet;
• före efternamnet är det tillåtet att använda förkortningen "Mr." (Mr.) om adressaten är en man, eller "Ms." (Mrs.) om adressaten är en kvinna:

ADRESSATEN - ORGANISATION

Om brevet är adresserat till en organisation, anges dess namn (fullständigt eller förkortat) i nominativfallet:

När du adresserar ett brev till en organisation, ange dess fullständiga eller förkortade namn, till exempel:

Adressering till en organisation används i de fall avsändaren inte vet vem som är chef för organisationen, hans efternamn, initialer.

ADRESSATEN - STRUKTURELL DIVISION

Dokumentet kan adresseras till en strukturell enhet i organisationen. Som regel är denna adressmetod möjlig om övervägandet av den fråga som brevet ägnas ligger inom den strukturella enhetens kompetens.

När du adresserar ett dokument till en strukturell enhet i en organisation, anges organisationens namn i nominativfallet i "Adressatens"-kravet nedan - namnet på den strukturella enheten i nominativfallet, till exempel:

Vad förändras GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSATEN - ENSKILD

Registrering av "Adressat"-uppgifterna när du utför korrespondens med individer har sina egna egenskaper. Ange först efternamnet i dativfallet, sedan initialerna och sedan postadressen:

Vad förändras GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ADRESSATEN - FLERA ORGANISATIONER
ELLER STRUKTURELLA DIVISIONER

Ett affärsbrev kan ha flera adressater. GOST R 6.30-2003 fastställer en metod för generaliserad formatering av adressater när man skickar brev till flera homogena organisationer eller till flera strukturella avdelningar i en organisation. Det finns två alternativ för att designa rekvisita här.

Alternativ 1: ange flera mottagare i själva attributet "Adressee". Detta designalternativ används när brevet är adresserat till en organisation eller tjänsteman (detta är huvudmottagaren) och, för information, till ett antal andra organisationer eller tjänstemän.

Adresseringen är formaliserad som vanligt i det övre högra hörnet som en lista över "Adressat"-detaljerna för varje organ/organisation eller strukturell enhet i organisationen.

I det här fallet bör det totala antalet mottagare inte vara fler än fyra.

Alla adressater är ritade på själva handlingen, ordet "Kopiera" anges inte före den 2:a, 3:e och 4:e adressaten.

I detta fall är alla utskrivna kopior av brevet signerade som original. Varje exemplar är förseglat i ett separat kuvert, på vilket postadressen till en specifik organisation eller strukturell underavdelning är skriven.

Alternativ 2: ange adressaten i allmänhet, om vi skickar ett dokument till en grupp organisationer (organisationschefer) av samma typ eller till strukturella avdelningar (filialer, representationskontor etc.) i en organisation:

Om antalet mottagare är fler än fyra sammanställs en extra lista för att skicka brevet (mailinglista), som anger specifika mottagare och deras adresser. En anteckning om detta görs i attributet "Adressee":

Det finns ingen godkänd blankett för brevpostlistan. Formen på arket kan fastställas i organisationens kontorsledningsinstruktioner. Faktum är att försändelsearket är "Adressee"-attributet som överförs till ett separat ark, vilket innebär att dess innehåll måste motsvara detta attribut. "Adressat"-detaljen innehåller tre informationsblock: organisationens namn, position, initialer och efternamn. I e-postlistan för brevet återger vi samma informationsblock, men placerar dem på en rad snarare än på höger sida av arket. Du kan också ordna uppgifterna i tabellform. Ordningen på mottagarna kan vara godtycklig, men det är bättre att ordna dem alfabetiskt.

Information om utgående brevnummer och datum läggs in efter dess registrering (exempel 1).

Alla brev som skickas till en grupp av mottagare har ett utgående registreringsnummer; det inkommande numret för alla brev kommer att vara olika.

Vad förändras GOST R 7.0.97-2016? Ingenting.

ATT PLACERA "ADRESTAREN" INFORMATION PÅ BLANKETET

"Adressat"-detaljen finns i den övre högra delen av dokumentet (på ett formulär med vinkeldetaljer) eller till höger under formuläruppgifterna (på ett formulär med longitudinella detaljer). Platsen för "Adressatens"-kravet visas i bilaga B till GOST R 6.30-2003:

• på en blankett med hörndetaljer - Exempel 2;
• på ett formulär med detaljerna ordnade längsgående - Exempel 3.

Vad förändras GOST R 7.0.97-2016? Ingenting. Attributet "Adressee" förblir på samma plats.

TEKNISKA PROBLEM

• Bör elementen i "Adressatens" rekvisita separeras med intervaller?

"Adresseat"-detaljen tar vanligtvis upp flera rader.

I paragraf 6.1 i de metodologiska rekommendationerna för implementering av GOST R 6.30-2003 (godkänd av Rosarkhiv) sägs det att detaljerna i ett dokument som består av flera rader skrivs ut med ett radavstånd. Komponenterna i detaljerna "Adressat", "Dokumentgodkännandestämpel", "Märke för närvaron av en ansökan", "Dokumentgodkännandestämpel" är separerade från varandra med 1,5-2 radavstånd.

En liknande norm finns i den nya GOST R 7.0.97-2016 i avsnitt 3, som fastställer allmänna krav för produktion av dokument: "Flerradsdetaljer skrivs ut med ett radavstånd, detaljernas komponenter separeras med ett extra avstånd ”:

• Hur anpassar man attributet "Adressee"?

Attributet med flera rader "Adressee" är utformat i linje med den vänstra gränsen för den zon som upptas av attributet, eller centrerad i förhållande till den längsta linjen, till exempel:

Hur skriver man ett affärsbrev som inte går vilse i "informationsskräpet" och kommer att läsas? Regler, rekommendationer, exempel

Ordet är ett tillgängligt affärsverktyg. I näringslivet är det omöjligt att hitta en person som inte använder ord i sitt arbete.

Moderna affärer förvandlas gradvis till en korrespondensaffär. Med hjälp av brev - elektroniska eller traditionella - sker kommunikation med kunder, affärspartners och arbetsgivare. Brevet positionerar författaren antingen som en professionell eller som en person som du inte ska fortsätta en relation med.

En professionell måste kunna skriva

• Kusten är klar
• effektivt
• ärligt
• Intressant

Och det är aldrig för sent att lära sig detta. Låt oss börja med grunderna: förstå skillnaden mellan affärer och vanligt skrivande.

Hur skiljer sig ett servicebrev från ett vanligt brev? Detaljer om ett affärsbrev

Ett brev är en kort text på en eller två sidor, vars syfte är att förmedla information om något till adressaten.

Informationens karaktär och relationen mellan avsändaren och mottagaren av brevet delar upp korrespondens i

• affärsverksamhet (formell)
• personlig (informell)

Ett affärsbrev kännetecknas av:

• korthet
• noggrannhet
• resonemang och logik
• informationsinnehåll
• utvärderande och känslomässig neutralitet
• standardisering:
• officiella blanketter används
• stabila talspråk, speciella prästerliga termer och konstruktioner används
• antal ämnen - 1-2
• inriktning
• tydligt definierad kommandokedja (om nödvändigt)

Vilka typer av affärsbrev finns det?

Typen av affärsbrev avgör

1. Syftet med att skriva det

Kommersiellt bruk

• Du vill ingå en affär och föreslå dess specifika villkor - upprätta ett erbjudande (erbjudande) för adressaten

• Om du inte har bestämt dig för vilka villkor för transaktionen som är godtagbara för dig, skicka ett brev med begäran
• Vill du informera din mottagare om brott mot avtalsförpliktelser från dennes sida? Skriv ett reklamationsbrev (klagomål)

Ideella ändamål

• Tacka i ett tackbrev
• Bekräfta dina åtaganden med ett garantibrev och ditt samtycke med ett bekräftelsebrev
• Skriv nyhetsbrev om du tror att din information kommer att vara av intresse för mottagaren
• Påminn om viktiga avtal, skyldigheter, straffavgifter med påminnelsebrev
• Gratulera i lyckönskningsbrev, fråga i begärandebrev, kondolera i kondoleansbrev
• Om du behöver skicka viktiga dokument eller materiella tillgångar, se till att förbereda ett följebrev för din last

2. Mottagare

Om du riktar ett brev till flera mottagare samtidigt, så skriver du ett cirkulärbrev

Ditt brev kan beröra flera ämnen samtidigt, vilket automatiskt gör det mångfacetterat

4. Struktur

Reglerade bokstäver innebär att man sammanställer brevets textdel efter ett visst mönster, medan oreglerade bokstäver har en fri presentationsform

5. Form för avresa

• i ett kuvert
• elektronisk
• per fax

Struktur för ett affärsbrev: inledning, kropp, avslutning

Strukturen för ett standardaffärsbrev kräver mer noggrant övervägande.

En korrekt formaterad bokstav ska motsvara följande disposition:

Låt oss ta en närmare titt på några punkter i schemat:

1. Rubrik

Vanligtvis är detta en kort sammanfattning av ämnet för brevet.

Viktigt: Skriv rubriken korrekt om du vill att mottagaren ska läsa ditt brev.

Frånvaron av rubriker i affärskorrespondens är typiskt för nybörjare som inte har grundläggande färdigheter i att genomföra affärskorrespondens.

2. Överklagande

• har den traditionella formen "Dear"
• versaler i mitten av raden

Viktigt: Det är förbjudet att använda förkortningar!

3.Ingress

• introducerar adressaten till brevets huvudidé
• förbereder adressaten för den korrekta uppfattningen av efterföljande information som finns i brevet

4. Huvuddelen av texten underbygger den centrala idén som anges i ingressen

I denna del av brevet

• du anger tydligt innehållet i förslaget/överklagandet
• ge argument: fakta, siffror, andra detaljer om ämnet för brevet. expertutlåtande, egen positiv/negativ erfarenhet

För att underlätta motiveringen kan du använda följande diagram:

Viktigt: Det sista stycket bör innehålla en fras som indikerar ett specifikt steg eller förväntat resultat och uppmuntra mottagaren att vidta åtgärder

5. Sammanfattningsvis:

6. I fönstret "Signatur" ska information om adressaten anges:

• jobbtitel

Hur gör man inte ett misstag när man väljer en skrivstil?

I affärskorrespondens måste du hela tiden göra val när det gäller skrivsätt och tonen i kommunikationen med adressaten. Hur torrt, formellt, eller omvänt, hur livligt, varmt och mänskligt ska ditt budskap vara?

• Personlig stil i affärskorrespondens betonar de individuella egenskaperna hos den person som skriver brevet
• När man använder en formell stil presenteras fakta och lämpliga slutsatser dras utifrån dem.
• Personlig stil innebär kommunikation mellan författaren av brevet och adressaten på lika villkor
• Formell stil visar på en tydlig kommandokedja och en kraft som läsaren av brevet tvingas räkna med.

För att välja rätt kommunikationsstil i ett affärsbrev, överväg:

• vilka viktklasser befinner du dig och din mottagare i?
• Vill du förhandla i godo eller utöva påtryckningar från en stark position?

Hur håller man sig till den valda stilen?

Personlig stil

• Närvaro av personliga pronomen: Jag, vi, du
  Till exempel: Jag ber dig om ursäkt och hoppas innerligt att liknande misstag inte kommer att hända igen.
• Direkta överklaganden och önskemål
  Till exempel: Lämna inte personliga föremål utan uppsikt
• Användning av känslomässiga utvärderande uttryck: stjärnungdom, öronbedövande misslyckande

Formell stil

• Ersätt personliga pronomen med abstrakta substantiv
  Till exempel: Biografförvaltningen ber uppriktigt om ursäkt för att de ändrat kvällens spelschema
• Ersätter personliga överklaganden och förfrågningar med uttalanden
  Till exempel: Lämna inte personliga föremål utan uppsikt
• Användning av vanlig klerikalism: Jag uppmärksammar dig, på grund av det faktum att

En formell stil är absolut inte lämplig om du skriver ett tackbrev eller ett kondoleansbrev, det vill säga de affärsbrev där du behöver uttrycka känslor. I en situation där du skriver ett förfrågningsbrev eller ett erbjudandebrev är det också bättre att hålla sig till en personlig stil.

Vad är ett klagomål och hur skriver man det? Hur skiljer det sig från andra typer av bokstäver?

Viktigt: När du skriver ett brev, fokusera adressatens uppmärksamhet på exakt vilka handlingar du förväntar dig av honom. Ange även specifika deadlines för genomförandet av de uppgifter du har satt.

Mallen för klagomålsbrev hjälper dig att komponera den korrekt:

Vad är ett svarsbrev och hur skriver man det?

Det finns två typer av rådsbrev:

• avslagsbrev
• brev med ett positivt svar

Utformningen av båda typerna av skrivelser har två allmänna regler (förutsatt att initiativbrevet är korrekt formulerat):
1. Svarsbrevet behåller initiativbrevets ordförråd och talmönster
2. Texten i svarsbrevet ska inte innehålla information om

• datum för upprättandet av initiativbrevet
• dess registreringsnummer

Ett exempel på ett vänligt och korrekt avslagsbrev ges nedan:

Men vägran behöver inte alltid vara mjuk. Det finns situationer när en tuff och strikt kommunikationsstil är nödvändig. Nedan finns en mall med avslagsbrev för alla tillfällen, från hårda till mjuka:

Informationsbrev: dess skillnad från svarsbrev och klagomålsbrev

Informationsbrevet är multifunktionellt:

• rapporter (till exempel om prisändringar i prislistor)
• meddelar (om omval av styrelseledamöter)
• meddelar (om leverans av varor)
• förklarar (av avsikter)
• bekräftar (mottagande av varor)
• påminner (om fullgörandet av förpliktelser som åtagits enligt avtalet)
• annonserar och informerar (om företaget i allmänhet, om varor/tjänster i synnerhet)

Den kanske mest angelägna frågan idag är frågan om hur man korrekt sammanställer ett reklam- och informationsbrev.

1. Brist på struktur
2. Förekomst av slang eller informellt språk i brevets text
3. Slarvig design
4. Överflöd av stavfel, syntaktiska, stilistiska fel
5. Brist på tillförlitliga fakta och objektiv information i brevet
6. Brott mot grundläggande artighetsregler (särskilt i klagomålsbrev)
7. Användning av krångliga och oklara meningar i texten
8. Bristande logik i presentationen av materialet
9. Brist på förklaringar av förkortningar
10. Allmän suddig text om den sammanställs planlöst

Vad mer behöver du veta om affärsbrev?

1. För modern affärskorrespondens används blockstrukturmetoden för textkomposition.
Denna metod sparar tid och bibehåller den övergripande stilen för all affärsdokumentation. Ett karakteristiskt drag för metoden är öppen interpunktion eller frånvaron av punkter/komma (till exempel när du skapar listor)

2. Ett sans-serif-teckensnitt (till exempel Arial) kan användas för rubriken på brevet. Detta typsnitt upplevs på ett undermedvetet plan som stabilt och gediget.

3. Serif-teckensnitt (Times News Roman) ska användas i brödtext. Seriffer gör det lättare för dina ögon att flytta från bokstav till bokstav, vilket gör läsningen snabbare.

Viktigt: Det finns bokstäver som alltid bara skrivs för hand!
Det här är lyckönskningsbrev, kondoleansbrev, tacksamhetsbrev

En stor mängd användbar information om sammansättningen av affärsbrev finns i videon från Sasha Karepina.

Video: Hur man skriver personliga brev och CV

Video: "Lär dig av berättare." Hemligheter med att sälja texter

Affärsbrev skrivs när man kommunicerar med partners vid nästan alla tillfällen. Färdiga exempel och regler för att upprätta sådana dokument finns i artikeln.

Ett affärsbrev kan definieras som ett dokument som skickas på uppdrag av hela företaget till ett annat företag, enskild företagare eller privatperson (till exempel en investerare). I huvudsak är all företagskorrespondens affärsbrev. Deras syfte är väldigt olika:

1. om samarbete.
2. samarbete, förhandlingar.
3. En påminnelse om behovet av att uppfylla förpliktelser enligt avtalet.
4. En förklaring av din position, ett svar på ett tidigare skickat brev och många andra.

Dokumentet är vanligtvis upprättat på företagets brevpapper och kan skickas med vanlig post eller e-post. Men om partnern är av särskild betydelse är det att föredra att skriva ut det på högkvalitativt tjockt papper och lämna över det personligen eller med bud. Brevets struktur liknar ett typiskt affärsdokument - du kan schematiskt representera det på detta sätt.

Vad man ska vara uppmärksam på när man ritar

Det finns inga specifika regler eller prover för sådana bokstäver, så deras struktur, volym och design beror till stor del på det specifika fallet. Till exempel kommer ett meddelandebrev att vara ganska kortfattat (3-4 stycken), men en anställd rekommendation eller ett affärsförslag kan ta mer än en sida.

Det finns dock flera allmänna regler som du bör vara uppmärksam på när du gör ett papper:

1. Själva handlingen har ingen rättskraft utan är upprättad enligt alla exekutionsbestämmelser. Dess struktur och presentationsstil måste överensstämma med allmänt accepterade principer för modernt dokumentflöde.
2. Meningar är uppbyggda logiskt, i en tydlig sekvens. Utsmyckade, komplexa, känslomässiga och särskilt vardagliga uttryck saknas. Tonaliteten är neutral.
3. Presentationen genomförs alltid endast från 1 person - antingen i singular, om texten är skriven direkt från chefen, eller i plural, om den är skriven på uppdrag av hela företaget.
4. Det specifika syftet med utarbetandet och adressatens förväntade åtgärder är preciserade (skicka ett svar, överväga en anställds kandidatur, gå med på förhandlingar, skicka ett dokument, etc.).
5. Tidningen speglar inte chefens eller andra anställdas individuella intressen, utan företagets mål som ett team. Om du behöver etablera personlig kontakt är det lämpligt att göra det annorlunda och inte positionera dig som representant för företaget.

TOP 5 misstag när du skriver

Fel kan delas in i 2 stora grupper - vissa är förknippade med att skriva som en text (brott mot logik, ordförråd, andra språknormer), andra - med ett brott mot affärsetiketten i sig:

1. Stavnings- och skiljetecken är inte tillåtna - brevets text bör alltid kontrolleras minst 1-2 gånger innan du skickar.
2. Brott mot affärspresentationens stil, närvaron av känslomässiga fraser, överdriven artighet eller omvänt svårighetsgrad.
3. Negativ ton - även hot måste skrivas utan onödiga ord - till exempel: "Vi förbehåller oss rätten att gå till domstol inom 30 dagar från dagen för mottagandet av detta brev."
4. För stor eller omvänt för liten volym. Vanligtvis kan hela texten rymmas på 1-2 sidor. Detta betyder dock inte att all viktig information inte ska förmedlas till partnern. Volumetriska data, diagram, dokumentformulär kan inkluderas i ansökningar.
5. Att beröva samtalspartnern rätten att välja. Till exempel bör du inte skriva: "Vi ber dig att granska och godkänna den slutliga versionen av kontraktet."

Typiska mallfraser

Användningen av standardfraser som är typiska för affärstal i texten är helt normalt och till och med önskvärt. Nedan finns en lista över de vanligaste klyschorna som används i olika situationer.

situation	fras
lägga märke till	Vi informerar/uppmärksammar/Informerar/Meddelar
förklaring av anledning, motiv	Baserat på/I enlighet med/I samband med/I syfte/Av anledning/Till stöd för/I enlighet med
begäran	Vänligen vidta åtgärder/Vänligen informera, vidarebefordra, gör, bekräfta...
Bekräftelse	Vi bekräftar/försäkrar/accepterar dina villkor/Vi har inga invändningar mot...
erbjudande	Vi rekommenderar/erbjuder/bjuder in/frågar
	Vi garanterar
vägran	Vi tvingas vägra av en anledning/Vi avvisar ditt erbjudande på grund av...
slutsats	Vi ber vänligt/Vi hoppas på samarbete, förståelse, hjälp/Vi ber er att ursäkta, vägleda, göra...

2019 prover

Här är några färdiga exempel på bokstäver som du kan använda som vägledning när du komponerar din egen version.

Begär data

Begäran

Kommersiellt erbjudande

Garantibrev

Krav

Tacksamhet

Ursäkta