Föreskrifter om ett strukturellt enhetsprov enligt GOST. Föreskrifter om strukturella indelningar Föreskrifter om samverkan mellan strukturella indelningar
I. Allmänna bestämmelser
1. Kvalitetskontrollavdelningen är en oberoende strukturell enhet i företaget.
2. Avdelningen skapas och likvideras på order av direktören för företaget.
3. Avdelningen rapporterar direkt till företagets kvalitetschef.
4. Kvalitetskontrollavdelningen leds av en chef utsedd till befattningen på uppdrag av företagets direktör på rekommendation av kvalitetsdirektören.
5. Chefen för kvalitetskontrollavdelningen har ____ ställföreträdare.
6. Ansvaret för ställföreträdaren(erna)___________ (bestäms; fördelas) av chefen för kvalitetskontrollavdelningen.
7. Suppleant(erna) och övriga anställda vid avdelningen utses till befattningar och avskedas från befattningar på order av direktören för företaget på förslag av chefen för kvalitetskontrollavdelningen.
8. Avdelningen leds i sin verksamhet av:
8.1. Företagets stadga.
8.2. Enligt dessa bestämmelser.
II. Avdelningens struktur
1. Avdelningens struktur och personalstyrka godkänns av företagets direktör baserat på villkoren och egenskaperna hos företagets verksamhet på rekommendation av kvalitetsdirektören och avdelningschefen och i samförstånd med ____________________ (HR-avdelningen; avdelningen för organisation och ersättning).
2. Avdelningen omfattar följande strukturella divisioner:
· Teknisk byrå OKK
· Byrå (sektor, grupp) för kvalitetskontroll i verkstäder (BKK)
· Externt acceptanskontrolllaboratorium
· Centralt mätlaboratorium
· Laboratorium för kemisk analys
3. Bestämmelser om avdelningsindelningar (byråer, sektorer, grupper, laboratorier etc.) godkänns av direktören och ansvarsfördelningen mellan avdelningsanställda görs av avdelningschefen.
III. Avdelningens uppgifter
1. Säkerställa att företaget producerar högkvalitativa och konkurrenskraftiga produkter.
2. Förhindra att företaget släpper produkter som inte uppfyller kraven i standarder och tekniska specifikationer, godkända prover (standarder) och designdokumentation.
3. Logistiskt, tekniskt och metodiskt stöd (normativ, teknisk och teknisk dokumentation, referensmaterial) för produktleveranser.
4. Efterlevnad av leveransvillkor och fullständighet av produkter enligt kontrakt.
5. Att stärka produktionsdisciplinen, öka ansvaret på alla produktionsnivåer för produkternas kvalitet.
IV. Avdelningsfunktioner
1. Kontrollera de materialresurser som levereras till företaget (råvaror, material, halvfabrikat, komponenter) och förbereda slutsatser om att deras kvalitet överensstämmer med standarder och tekniska villkor.
2. Upprättande av acceptanskontrollrapporter om kvaliteten på materiella resurser.
3. Driftskontroll i alla stadier av produktionsprocessen.
4. Utföra selektiv inspektionskontroll av kvaliteten på individuella tekniska operationer (inklusive transport), teknisk utrustning och verktyg.
5. Bestämning av nomenklaturen för uppmätta parametrar och optimala standarder för mätnoggrannhet.
6. Kontroll över:
Kvalitet, fullständighet, förpackning, bevarande av produkter;
Tillverkade produkters överensstämmelse med standarder, tekniska specifikationer, godkända prover (standarder), designdokumentation;
Närvaron av företagets varumärke på den färdiga produkten;
Korrekt lagring i företagets avdelningar och i lager av materialresurser och färdiga produkter;
7. Bedömning av kvaliteten på produkter som produceras av företaget.
8. Branding av accepterade och avvisade produkter.
9. Registrering av dokumentation för godkända och avvisade produkter enligt fastställd procedur.
10. Identifiera orsakerna till att produkten inte överensstämmer med kraven i reglerande och teknisk dokumentation, fastställa möjligheten att korrigera defekter och eliminera defekter, vidta åtgärder för att eliminera dem.
11. Genomföra upprepade kontroller, nedgradering av produkter.
12. Säkerställa att produkter dras ur cirkulationen om det är omöjligt (olämpligt) att eliminera defekter och defekter.
13. Analys och teknisk redovisning av produktfel.
14. Organisering av tvåvägsutbyte av information om varornas kvalitet med konsumenterna.
15. Registrering av resultat av kontrollåtgärder, föra register över produktkvalitetsindikatorer, defekter och deras orsaker, upprätta periodiska rapporter om produktkvalitet.
16. Utarbetande av dokument som intygar produktkvalitet.
17. Systematisk övervakning av tillståndet för företagets styr- och mätutrustning.
18. Snabbt genomförande av aktiviteter relaterade till införandet av nya förordningar och standarder.
19. Deltagande i testning av nya produktprover, utveckling av teknisk dokumentation för dessa produkter.
20. Förberedelse av produkter för certifiering och certifiering.
21. Deltagande i utvecklingen av avsnitt om kvaliteten och fullständigheten av kontrakt för leverans av produkter.
23. Utveckling av förslag för att förbättra kvaliteten på produkter, samt att öka kraven på kvaliteten på materialresurser som förbrukas av företaget (råvaror, material, halvfabrikat, komponenter).
V. Avdelningsrättigheter
1. Kvalitetskontrollavdelningen har rätt:
1.1. Sluta acceptera och skicka produkter i följande fall:
Bristande efterlevnad av dess kvalitet med standarder, teknisk dokumentation, godkända standarder, prover;
Inkonsekvenser i dess fullständighet som fastställts av den reglerande och tekniska dokumentationen;
Brist på obligatorisk etablerad teknisk dokumentation;
Chefen för kvalitetskontrollavdelningen meddelar skriftligen kvalitetschefen om upphörande av acceptans (sändningen).
En order från chefen för kvalitetskontrollavdelningen att vägra att släppa produkter kan endast annulleras på grundval av en skriftlig order från direktören.
1.2. När du identifierar bristande överensstämmelse med produkter med standarder i vissa produktionsstadier, lämna förslag till företagets ledning om att avbryta tillverkningsprocessen i de relevanta strukturella divisionerna av företaget och avvisa själva produkterna.
1.3. Kräv från chefer för alla strukturella divisioner:
Genomföra aktiviteter som syftar till att förbättra kvaliteten på produkter;
Tillhandahållande av information som är nödvändig för avdelningens arbete;
1.4. Vid oenighet om produktens kvalitet, fatta det slutliga beslutet om godkännande eller avslag av produkten.
1.5. När du löser tvister om produktkvalitet i domstol, avge ett expertutlåtande (på begäran av domstolen).
2. Chefen för kvalitetskontrollavdelningen har även rätt att företräda:
2.1. Förslag om incitament för framstående anställda och för att vidta disciplinära åtgärder för anställda som inte följer arbets- och produktionsdisciplin.
2.2. Slutsatser om fakta om skador på värdesaker (vid utarbetande av dokument för att formalisera avskrivningen av brist på värdesaker och skador som överstiger normerna för naturlig förlust).
VI. Interaktion av avdelningen med andra strukturella divisioner
För att utföra funktioner och utöva rättigheter samverkar kvalitetskontrollavdelningen:
1. Med standardiseringsavdelningen i frågor:
1.1. Kvitton:
Standarder;
Instruktioner;
Tekniska förhållanden;
Annan teknisk dokumentation för att bestämma produktkvalitet;
1.2. Tillhandahåller:
Förslag och kommentarer om den tillhandahållna dokumentationen;
Information om brott mot standarder och tekniska villkor;
2. Med avdelningen för chefsteknologen i frågor:
2.1. Kvitton:
Slutsatser om överensstämmelse med materiella resurser (råvaror, material, halvfabrikat, etc.) med TU och GOST;
Slutsatser om möjligheten att använda materiella resurser i produktionen;
2.2. Tillhandahåller:
Materialresurser (råvaror, material, halvfabrikat, etc.) för analys av deras överensstämmelse med GOST, TU;
3. Med avdelningen för chefsdesignern i frågor:
3.1. Kvitton:
Teknisk dokumentation för testning av produktprover;
Teknologiska kartor med toleransstandarder i enlighet med GOST och TU;
Beskrivningar av tekniska processer som anger kvalitetskrav;
3.2. Tillhandahåller:
Information om upptäckta tekniska brister och förslag för att eliminera dem;
Förslag för att förbättra produktkvaliteten;
Generaliserad information om produktens kvalitet och mängden defekter;
Testrapporter och studier av produktprover;
4. Med chefsmekanikeravdelningen i frågor:
4.1. Kvitton:
Planer för inspektion och reparation av utrustning;
Medel för att övervaka kvaliteten på reparationer av utrustning;
4.2. Tillhandahåller:
Förslag för att förbättra produktkvaliteten;
5. Med avdelningen för chefskraftingenjören i frågor:
5.1. Kvitton:
Schema för förebyggande underhåll av elektrisk utrustning;
Tillbehör för elektrisk utrustning;
Assistans vid reparation av elektrisk utrustning;
5.2. Tillhandahåller:
Applikationer för reparation av elektrisk utrustning;
Applikationer för komponenter för elektrisk utrustning;
6. Med verktygsavdelningen gällande:
6.1. Kvitton:
Mätverktyg (inklusive vår egen produktion);
6.2. Tillhandahåller:
Ansökningar om ett nytt verktyg;
Åtgärder för avskrivning av felaktiga mätinstrument;
7. Med produktionslaboratoriet och dess avdelningar gällande:
7.1. Kvitton:
Agerar med testresultat;
Exempel på forskningsrapporter;
Slutsatser om överensstämmelse med GOST, TU;
7.2. Tillhandahåller:
Uppgifter för testning, forskning (mekaniska, fysikaliska eller kemiska metoder);
8. Med logistikavdelningen i frågor:
8.1. Kvitton:
Medföljande dokument från leverantörer för materiella resurser som levereras till företaget (certifikat, försäkran om överensstämmelse, pass, etc.);
Kopior av leveransavtal, ändringar av dem;
8.2. Tillhandahåller:
Produktacceptanscertifikat för kvalitet och fullständighet;
Handlingar av produktavvisande;
9. Med säljavdelningen på frågor:
9.1. Kvitton:
Prover på förpackningsetiketter;
Data om produktreturer från konsumenter;
9.2. Tillhandahåller:
Dokument som bekräftar produktens kvalitet (deklarationer, pass, etc.);
Dokument som medföljer produkterna och kan överföras till konsumenter;
Tillstånd för försegling av lådor, containrar, vagnar;
10. Med huvudredovisningsavdelningen i frågor:
10.1. Kvitton:
Information om resultatet av redovisningen av förluster från defekter;
Information om påföljder från ansvariga;
10.2. Tillhandahåller:
Handlingar av produktavvisande;
Slutsatser om arbetarnas skuld;
Beräkning av kostnader för att eliminera defekter;
11. Med marknadsavdelningen i frågor:
11.1. Kvitton:
Intyg om extern acceptans av motparter;
Information om bristande överensstämmelse med den deklarerade kvaliteten på produkter under garantiperioden;
Representationer om leverans av produkter för enskilda artiklar i produktsortimentet för garantiservice, såväl som om avlägsnande från garantiservice;
Data från kundserviceavdelningen (byrån) om produktdefekter som identifierats under dess användning eller drift;
Prover av produkter tillverkade av konkurrerande företag för att fastställa graden av kvalitet;
11.2. Tillhandahåller:
Information om tekniska förändringar i produkter;
Information om åtgärder för att förbättra produktkvaliteten;
Resultat av analys av kvaliteten på produktprover producerade av konkurrerande företag;
12. Med den juridiska avdelningen i frågor:
12.1. Kvitton:
Kopior av avsnitt av kontrakt med leverantörer om produktkvalitet;
Förfrågningar om kvaliteten på produkter för anspråk och stämningar;
12.2. Tillhandahåller:
Svara på förfrågningar från den juridiska avdelningen;
13. C_______________ (namn på strukturell enhet) om frågor
13.1. Kvitton:
13.2. Tillhandahåller:
VII. Ansvar
1. Chefen för avdelningen för kvalitetskontroll ansvarar för kvaliteten och aktualiteten i utförandet av avdelningsfunktionerna.
2. Prefekten tilldelas personligt ansvar för:
2.1. Efterlevnad av lagstiftningen av instruktioner och riktlinjer utfärdade av avdelningen i produktkvalitetsfrågor.
2.2. Sammanställning, godkännande och presentation av tillförlitlig information om produktkvalitet.
2.3. Förse företagsledningen med information om produkternas kvalitet.
2.4. Snabbt och högkvalitativt utförande av order från företagsledningen om produktkvalitetsfrågor.
2.5. Undvik användning av felaktiga styrenheter.
2.6. Undvika användningen av föråldrade regler och standarder.
3. Ansvaret för kvalitetskontrollavdelningens anställda fastställs av relevanta arbetsbeskrivningar.
Kvalitetschef:
__________________/I.O.F./ “__”__________200__
Utveckling av regelverk om organisationens strukturella uppdelning
När du skapar strukturen för ett (globalt) företag är det nödvändigt att inte bara bestämma funktionerna för varje strukturell enhet, utan också att konsolidera dem i lämpligt dokument. Förordningen om en strukturell enhet är just ett dokument som definierar: förfarandet för att skapa en enhet, enhetens rättsliga ställning i företagets organisationsstruktur, enhetens uppgifter och funktioner, enhetens rättigheter, relationer med andra enheter i företaget och enhetens ansvar.
Därför kan ansvar för att ta fram regelverk läggas på personalavdelning, juridisk avdelning etc. Det kan inte sägas att lagstiftningen ställer krav på utarbetande och verkställande av föreskrifter om en strukturell enhet. Och detta är korrekt, eftersom företaget måste självständigt skapa sin egen ledningsstrategi. Practice har utvecklat flera modeller för regelverk för företagsavdelningar. En av de vanligaste är en modell som innehåller följande avsnitt:
1. Allmänna bestämmelser.
2. Enhetens struktur och bemanning.
3. Enhetens uppgifter.
4. Enhetens funktioner.
5. Bodelningsrätter.
6. Relationer (tjänsteförbindelser) av avdelningen med andra avdelningar av företaget.
7. Enhetens ansvar.
Låt oss titta på huvudelementen i texten med hjälp av exemplet med formatering av en bestämmelse enligt den givna modellen.
Layoutläge
(1) Namn på företaget, organisationen, institutionen. Namnet på det företag (organisation, institution) som är författare till dokumentet måste motsvara det som anges i de ingående dokumenten. Om de ingående dokumenten innehåller ett förkortat namn anges det också i dokumentet, men placerat under hela namnet (inom parentes). Om författaren är en separat strukturell enhet i företaget (filial, representationskontor), placeras dess namn under företagets namn. Låt oss komma ihåg att, enligt artikel 55 i den ryska federationens civillagstiftning, är en filial en separat avdelning av en juridisk person som är belägen utanför dess plats och som utför alla eller delar av dess funktioner, inklusive funktionerna för ett representationskontor. Ett representationskontor i sin tur förstås som en separat avdelning av en juridisk person, belägen utanför dess plats, som företräder den juridiska personens intressen och skyddar dem.
(2) Godkännandestämpel. Bestämmelserna om företagets huvudsakliga strukturella avdelningar godkänns av direktören. Bestämmelserna om en enhet inom huvudenheten (till exempel en byrå inom en avdelning) kan godkännas av chefen för huvudenheten om sådan befogenhet avspeglas i dennes arbetsbeskrivning eller föreskrifterna om den enhet han leder.
Dokumentets godkännandestämpel måste bestå av:
1. orden JAG GODKÄNDE (utan citattecken);
2. yrkestitel för den person som godkänner dokumentet;
3. Tjänstemannens underskrifter, initialer och efternamn.
4. godkännandedatum.
Som regel godkänner företagets direktörs order om skapandet av en strukturell enhet samtidigt reglerna. I detta fall består godkännandestämpeln av:
1. orden GODKÄND (utan citattecken);
2. namnet på godkännandehandlingen i namnfallet;
3. Dokumentdatum och nummer. Till exempel: GODKÄND order från generaldirektören för Soglasie LLC daterad 22 mars 2000 nr 31
(3) Namn på den strukturella enheten. Om ordet "POSITION" är namnet på typen av dokument, är attribut (3) titeln på texten. Den innehåller en sammanfattning av dokumentet och överensstämmer med namnet på dokumenttypen. Till exempel föreskrifter om ekonomiavdelningen. En strukturell enhet i ett företag är ett officiellt utsett ledningsorgan för en del av företaget med självständiga uppgifter, funktioner och ansvar för genomförandet av de uppgifter som tilldelats den. I det här fallet talar vi om strukturella enheter i ett företag som inte har de fullständiga egenskaperna hos en juridisk person och inte är separata divisioner.
Följande typer av strukturella uppdelningar särskiljs:
1. Ledning.
2. Tjänster.
5. Grenar.
7. Laboratorier.
8. Sektorer.
9. Webbplatser.
Skapandet av en viss enhet beror på olika faktorer. Först och främst är detta antalet anställda. Skälen för att skapa en enhet är vanligtvis kopplad till normerna för antalet anställda. De är just avsedda att bestämma det erforderliga antalet anställda på en viss avdelning, fastställa arbetsansvar och fördela arbete mellan artister. Så, till exempel i företag med ett genomsnittligt antal anställda över 700 personer, skapas en arbetarskyddsbyrå med ett regelbundet antal anställda på 3-5 enheter (inklusive chefen) eller en avdelning med ett regelbundet antal anställda på 6 eller fler enheter.
Samtidigt är det i ett antal företag tillåtet att skapa arbetarskyddsavdelningar med ett standardiserat antal anställda på minst 4 heltidsenheter. Om vi vänder oss till de federala verkställande myndigheternas organisationsstruktur kan vi hitta följande samband: personalnivån för en avdelning får inte vara mindre än 20 enheter, en avdelnings personal får inte vara mindre än 10 enheter, en avdelning (som en del av en avdelning) får inte vara mindre än 5 enheter, en avdelnings personal får inte vara mindre än 2 enheter.
Ledningsstrukturen kan inte omfatta mindre än 3 avdelningar. Det bör noteras att skapandet av sådana strukturella enheter som avdelningar är typiskt för statliga myndigheter och kommunala organ. I privata företag är det vanligast att strukturera till avdelningar. Företaget bestämmer självständigt sina personalkrav.
Man kan dock inte bortse från det faktum att fragmenteringen av ett företags organisationsstruktur och personalnivåer i små enheter om 2-3 personer, vars chefer inte har rätt att fatta ledningsbeslut, leder till en "spridning" av ansvar för chefer på alla nivåer för de beslut de fattar. Samtidigt orsakar en ökad ansvarsgrad ett gensvar från avdelningschefer, nämligen krav på höjda löner.
Föreskrifter om den strukturella enheten (service)
Föreskrifter om strukturella indelningar(tjänster) kan klassificeras i:
föreskrifter om strukturella indelningar;
föreskrifter om kollegiala och rådgivande organ både ledande (styrelse, styrelse) och specialiserade
(akademiska råd, vetenskapliga och tekniska råd etc.);
bestämmelser om tillfälliga organ(möten, kommissioner, råd).
Textstruktur Bestämmelserna om enheten (service) är inte normativt fastställda. Endast bestämmelserna om indelningar, som omfattar följande avsnitt, har en ganska stabil struktur, utvecklad av praxis:
Allmänna bestämmelser.
2. Huvuduppgifter.
3. Funktioner.
4. Rättigheter och skyldigheter.
5. Ansvar.
6. Relationer.
I kapitel "Allmänna bestämmelser" ange: enhetens fullständiga officiella namn, datum, nummer och namn på den rättsakt på grundval av vilken enheten skapades och verkar, vad den styrs av i sin verksamhet, vem den leds och
till vem han rapporterar, förfarandet för att tillsätta och avsätta enhetschefen, om enheten har sigill.
I kapitel "Främsta mål" De huvudsakliga problemen som enheten löser och bestämmer arten och riktningen för enhetens verksamhet listas.
I kapitel "Funktioner"åtgärder eller typer av arbete anges,
som enheten måste utföra för att uppnå sina tilldelade uppgifter. Funktioner måste återspegla fullt ut
detaljer om enhetens verksamhet.
I kapitel "Rättigheter och skyldigheter" listar de rättigheter som tillkommer enheten som representeras av dess chef.
I kapitel "Ansvar" fastställer de typer av disciplinärt, administrativt, om nödvändigt, och straffrättsligt ansvar som chefen för en enhet kan bära i
i händelse av att enheten inte fullgör sina uppgifter.
I kapitel "Relationer" avdelningens informations- och dokumentationsflöden regleras; de viktigaste dokumenten som skapats av den; det anges med vilka avdelningar och organisationer interaktion genomförs, vilken information avdelningen tar emot och skickar, frekvens och tidpunkt för inlämning; i vilken ordning och av vem de uppkomna meningsskiljaktigheterna behandlas.
Föreskrifter om indelningen utfärdad på organisationens allmänna brevpapper. Obligatorisk information om denna typ av dokumentär: organisationens namn, namnet på typen av dokument, dokumentets datum och nummer, plats för beredning, titel på texten, underskrift, godkännandestämpel. Föreskrifter om delning prenumerera avdelningschef, är godkända chef för organisationen.
Arbetsbeskrivning
Arbetsbeskrivning- en rättsakt utfärdad av en organisation för att reglera en anställds organisatoriska och rättsliga status, dennes skyldigheter, rättigheter, skyldigheter och ge förutsättningar för hans effektiva arbete.
Arbetsbeskrivningar tas fram för alla befattningar som anges i bemanningstabellen.
Text Arbetsbeskrivningen består av följande avsnitt:
1. Allmänna bestämmelser.
2. Arbetsuppgifter.
4. Ansvar.
5. Relationer.
Kapitel "Allmänna bestämmelser" omfattar: befattning med beteckning på den strukturella enheten; till vilken den anställde direkt rapporterar; förfarande för utnämning och avskedande; en lista över reglerande, metodologiska och andra dokument som vägleder den anställde i denna position; kvalifikationskrav (utbildningsnivå, arbetslivserfarenhet); krav på arbetstagaren i förhållande till specialkunskaper.
I kapitel "Jobbansvar" det specifika innehållet i den anställdes aktiviteter fastställs, de typer av arbete som utförs av den anställde i denna position, arten av de åtgärder som utförs listas ("hanterar", "förbereder", "godkänner", "överväger", "utför" , "tillhandahåller" etc.).
I kapitel "Rättigheter" arbetstagarens befogenheter är fastställda för att säkerställa fullgörandet av de uppgifter som tilldelats honom:
rätten att fatta vissa beslut, ge instruktioner i specifika frågor, självständigt underteckna dokument inom den behörighet som tilldelats honom, rätten att lämna förslag till chefen; företräda på uppdrag av en enhet eller institution i andra organisationer och gränserna för representation; rätten att delta i möten där frågor inom hans jurisdiktion diskuteras, rätten att begära uppgifter som är nödvändiga för arbetet (statistiska, ekonomiska etc.), samt rätten att kräva vissa åtgärder av andra anställda.
I kapitel "Ansvar" kriterierna för att utvärdera arbetet och måttet på den anställdes personliga ansvar fastställs. Utvärderingskriterierna är objektiva indikatorer som kännetecknar arbetets kvalitet och aktualitet. Arbetstagarens ansvar bestäms i enlighet med gällande lagstiftning och kan vara disciplinärt, administrativt eller straffrättsligt.
I kapitel "Relationer" angett: från vem, i vad
deadlines och vilken information den anställde får; till vem, vilken och i
vilka termer representerar det; med vem samordnar han utkast till dokument som utarbetas? med vem genomför han gemensam träning?
dokument och andra frågor om informationsrelationer mellan medarbetaren och andra avdelningar, individer och organisationer.
Arbetsbeskrivning utfärdad på organisationens allmänna brevpapper. Obligatorisk jobbbeskrivningsdetaljerär: namnet på organisationen, namnet på den strukturella
indelningar, datum, dokumentnummer, sammanställningsplats, titel till texten, underskrift, godkännandestämpel. Arbetsbeskrivning tecken chef för en strukturell enhet
Och godkänd chef (ställföreträdande chef) för organisationen - kurator för denna enhet eller chef
strukturell enhet, om den beviljas denna rätt.
Få visum arbetsbeskrivningar av cheferna för intresserade avdelningar och juridisk tjänst (advokat),
samt andra tjänstemän vars åtgärder dess genomförande kan bero på.
Datum för arbetsbeskrivningär datumet för dess godkännande.
förordningar
Föreskrifter är en rättsakt som fastställer förfarandet för verksamheten för ledningen av en organisation, ett kollegialt eller rådgivande organ. Föreskriftstexten består av paragrafer, stycken och understycken, angivna med arabiska siffror. Arbetsreglerna för ett kollegialt eller rådgivande organ bestämmer: statusen för ett kollegialt eller rådgivande organ; arbetsplaneringsförfarande; förfarandet för att förbereda material för behandling vid mötet; lämna in material för övervägande; förfarandet för att överväga material och fatta beslut på mötet; föra protokoll från mötet; registrering av beslut av ett kollegialt eller rådgivande organ; förfarandet för att meddela beslut till exekutörer; logistik för möten. Regelverket håller på att utarbetas om anstaltens allmänna form. Obligatorisk detaljerna är: institutionens namn, namn på det kollegiala eller rådgivande organet, typ av dokument, dokumentets datum, dokumentnummer, beredningsort, godkännandestämpel, text, underskrift.
Föreskrifter är godkända chefen för en organisation eller chefen för ett kollegialt eller rådgivande organ. Under beredningsprocessen är föreskrifterna diskussionsstadiet vid sammanträde av ledamöter i ett kollegialt eller rådgivande organ, samt samordning med intresserade avdelningar och juridiska tjänster.
Personalbord
Personalbord- en rättsakt som definierar strukturen, antalet och officiella sammansättningen av organisationens anställda, som anger officiella löner (i statliga myndigheter - anger rang enligt Unified Tariff Schedule).
Personalbord utfärdad på standardark av A4-papper i liggande orientering med tillämpning av de allmänna formulärdetaljerna: organisationens namn, namn på typen av dokument, datum, dokumentnummer, sammanställningsplats, titel på texten, signatur, godkännandestämpel.
Rubriken på texten anger för vilket år bemanningstabellen upprättats. Text Bemanningstabellen är sammanställd i tabellform. Koder och namn på strukturella divisioner och befattningar, antal enheter per personal, tjänstemannalön, traktamenten och månadslönefond för tjänstelöner anges.
Ansvar för att upprätta bemanningstabell ligger hos HR-avdelningen (Personaltjänsten). Utkast till bemanningstabell godkänt avdelningschefer, redovisningschef, juridisk tjänst, biträdande chefer för organisationen.
Personalbord tecken Chef för HR-avdelningen och godkänd av organisationens chef med det officiella stämpeln (eller organisationens stämpel) anbringat på godkännandestämpeln.
Instruktioner
Instruktioner- en rättsakt som innehåller regler för
organisatoriska, vetenskapliga, tekniska, tekniska, finansiella och andra särskilda aspekter av verksamheten vid institutioner, organisationer, företag, deras avdelningar, tjänster, tjänstemän.
Text Instruktionerna består av avsnitt med rubriker och indelade i stycken och understycken, numrerade med arabiska siffror.
Instruktionstexten bör börja med avsnittet "Allmänna bestämmelser", som anger målen och skälen för att utfärda dokumentet, distributionens omfattning, grunden för utvecklingen och annan allmän information. Texten i instruktionerna använder orden "måste", "bör", "nödvändigt", "inte tillåtet", "förbjudet" etc.
Instruktioner utfärdas om organisationens allmänna form. Rubriken på instruktionerna anger föremålet eller området av frågor som dess krav gäller, till exempel: "Instruktioner om att föra bokföring i ett företag."
Instruktioner tecken av chefen för den strukturella enhet som utvecklat den och är föremål för godkännande. Instruktioner håller på att godkännas cheferna för alla berörda avdelningar, rättstjänsten och den biträdande chefen för det verksamhetsområde som instruktionens innehåll berör. Godkänd instruktioner från organisationschefen.
Instruktiva dokument kan också kallas "Regler", "Regler".
Låt oss börja med att notera två viktiga detaljer:
1. Att skriva föreskrifter är relevant om det finns en verklig uppdelning av organisationen i samma divisioner.
2. Förekomsten av bestämmelserna i fråga är inte obligatorisk för organisationen.
Respons
KOGNITIV
Viljestyrka leder till handling, och positiva handlingar leder till positiva attityder.
Hur ditt mål vet vad du vill innan du agerar. Hur företag förutspår vanor och manipulerar dem
Healing Habit
Hur man själv blir av med förbittring
Motstridiga åsikter om de egenskaper som finns hos män
Självförtroendeträning
Läcker "betsallad med vitlök"
Stilleben och dess visuella möjligheter
Ansökan, hur tar man mumiyo? Shilajit för hår, ansikte, frakturer, blödningar etc.
Hur man lär sig att ta ansvar
Varför behövs gränser i relationer med barn?
Reflekterande element på barnkläder
Hur slår man sin ålder? Åtta unika sätt att hjälpa till att uppnå lång livslängd
Klassificering av fetma efter BMI (WHO)
Kapitel 3. En mans förbund med en kvinna
Människokroppens axlar och plan - Människokroppen består av vissa topografiska delar och områden där organ, muskler, kärl, nerver etc. finns.
Mejsling av väggar och kapning av karmar - När det inte finns tillräckligt med fönster och dörrar på huset är en vacker hög veranda bara i fantasin, du måste klättra från gatan in i huset längs en stege.
Andra ordningens differentialekvationer (marknadsmodell med förutsägbara priser) - I enkla marknadsmodeller antas utbud och efterfrågan vanligtvis bara bero på det aktuella priset på produkten.
VI. Interaktion av avdelningen med andra strukturella divisioner
jag. Allmänna bestämmelser
1. Kvalitetskontrollavdelningen är en oberoende strukturell enhet i företaget.
2. Avdelningen skapas och likvideras på order av direktören för företaget.
3. Avdelningen rapporterar direkt till företagets kvalitetschef.
4. Kvalitetskontrollavdelningen leds av en chef utsedd till befattningen på uppdrag av företagets direktör på rekommendation av kvalitetsdirektören.
5. Chefen för kvalitetskontrollavdelningen har ____ ställföreträdare.
6. Ansvaret för ställföreträdaren(erna)___________ (bestäms; fördelas) av chefen för kvalitetskontrollavdelningen.
7. Suppleant(erna) och övriga anställda vid avdelningen utses till befattningar och avskedas från befattningar på order av direktören för företaget på förslag av chefen för kvalitetskontrollavdelningen.
8. Avdelningen leds i sin verksamhet av:
8.1. Företagets stadga.
8.2. Enligt dessa bestämmelser.
II. Avdelningens struktur
1. Avdelningens struktur och personalstyrka godkänns av företagets direktör baserat på villkoren och egenskaperna hos företagets verksamhet på rekommendation av kvalitetsdirektören och avdelningschefen och i samförstånd med ____________________ (HR-avdelningen; avdelningen för organisation och ersättning).
2. Avdelningen omfattar följande strukturella divisioner:
· Teknisk byrå OKK
· Byrå (sektor, grupp) för kvalitetskontroll i verkstäder (BKK)
· Externt acceptanskontrolllaboratorium
· Centralt mätlaboratorium
· Laboratorium för kemisk analys
3. Bestämmelser om avdelningsindelningar (byråer, sektorer, grupper, laboratorier etc.) godkänns av direktören och ansvarsfördelningen mellan avdelningsanställda görs av avdelningschefen.
III. Avdelningens uppgifter
1. Säkerställa att företaget producerar högkvalitativa och konkurrenskraftiga produkter.
2. Förhindra att företaget släpper produkter som inte uppfyller kraven i standarder och tekniska specifikationer, godkända prover (standarder) och designdokumentation.
3. Logistiskt, tekniskt och metodiskt stöd (normativ, teknisk och teknisk dokumentation, referensmaterial) för produktleveranser.
4. Efterlevnad av leveransvillkor och fullständighet av produkter enligt kontrakt.
5. Att stärka produktionsdisciplinen, öka ansvaret på alla produktionsnivåer för produkternas kvalitet.
IV. Avdelningsfunktioner
1. Kontrollera de materialresurser som levereras till företaget (råvaror, material, halvfabrikat, komponenter) och förbereda slutsatser om att deras kvalitet överensstämmer med standarder och tekniska villkor.
2. Upprättande av acceptanskontrollrapporter om kvaliteten på materiella resurser.
3. Driftskontroll i alla stadier av produktionsprocessen.
4. Utföra selektiv inspektionskontroll av kvaliteten på individuella tekniska operationer (inklusive transport), teknisk utrustning och verktyg.
5. Bestämning av nomenklaturen för uppmätta parametrar och optimala standarder för mätnoggrannhet.
6. Kontroll över:
— Kvalitet, fullständighet, förpackning, konservering av produkter.
— Tillverkade produkters överensstämmelse med standarder, tekniska specifikationer, godkända prover (standarder), designdokumentation.
— förekomsten av företagets varumärke på den färdiga produkten;
— korrekt lagring i företagets avdelningar och i lager av materialresurser och färdiga produkter;
7. Bedömning av kvaliteten på produkter som produceras av företaget.
8. Branding av accepterade och avvisade produkter.
9. Registrering av dokumentation för godkända och avvisade produkter enligt fastställd procedur.
10. Identifiera orsakerna till att produkten inte överensstämmer med kraven i reglerande och teknisk dokumentation, fastställa möjligheten att korrigera defekter och eliminera defekter, vidta åtgärder för att eliminera dem.
11. Genomföra upprepade kontroller, nedgradering av produkter.
12. Säkerställa att produkter dras ur cirkulationen om det är omöjligt (olämpligt) att eliminera defekter och defekter.
13. Analys och teknisk redovisning av produktfel.
14. Organisering av tvåvägsutbyte av information om varornas kvalitet med konsumenterna.
15. Registrering av resultat av kontrollåtgärder, föra register över produktkvalitetsindikatorer, defekter och deras orsaker, upprätta periodiska rapporter om produktkvalitet.
16. Utarbetande av dokument som intygar produktkvalitet.
17. Systematisk övervakning av tillståndet för företagets styr- och mätutrustning.
18. Snabbt genomförande av aktiviteter relaterade till införandet av nya förordningar och standarder.
19. Deltagande i testning av nya produktprover, utveckling av teknisk dokumentation för dessa produkter.
20. Förberedelse av produkter för certifiering och certifiering.
21. Deltagande i utvecklingen av avsnitt om kvaliteten och fullständigheten av kontrakt för leverans av produkter.
23. Utveckling av förslag för att förbättra kvaliteten på produkter, samt att öka kraven på kvaliteten på materialresurser som förbrukas av företaget (råvaror, material, halvfabrikat, komponenter).
V. Avdelningsrättigheter
1. Kvalitetskontrollavdelningen har rätt:
1.1. Sluta acceptera och skicka produkter i följande fall:
— Bristande överensstämmelse av dess kvalitet med standarder, teknisk dokumentation, godkända standarder, prover.
— Bristande överensstämmelse med avseende på dess fullständighet som fastställts i den föreskrivande och tekniska dokumentationen.
— Brist på obligatorisk upprättad teknisk dokumentation.
Chefen för kvalitetskontrollavdelningen meddelar skriftligen kvalitetschefen om upphörande av acceptans (sändningen).
En order från chefen för kvalitetskontrollavdelningen att vägra att släppa produkter kan endast annulleras på grundval av en skriftlig order från direktören.
1.2. När du identifierar bristande överensstämmelse med produkter med standarder i vissa produktionsstadier, lämna förslag till företagets ledning om att avbryta tillverkningsprocessen i de relevanta strukturella divisionerna av företaget och avvisa själva produkterna.
1.3. Kräv från chefer för alla strukturella divisioner:
— Genomföra verksamhet som syftar till att förbättra produkternas kvalitet.
— Tillhandahållande av den information som är nödvändig för avdelningens arbete.
1.4. Vid oenighet om produktens kvalitet, fatta det slutliga beslutet om godkännande eller avslag av produkten.
När du löser tvister om produktkvalitet i domstol, avge ett expertutlåtande (på begäran av domstolen).
2. Chefen för kvalitetskontrollavdelningen har även rätt att företräda:
2.1. Förslag om incitament för framstående anställda och för att vidta disciplinära åtgärder för anställda som inte följer arbets- och produktionsdisciplin.
2.2. Slutsatser om fakta om skador på värdesaker (vid utarbetande av dokument för att formalisera avskrivningen av brist på värdesaker och skador som överstiger normerna för naturlig förlust).
VI. Interaktion av avdelningen med andra strukturella divisioner
För att utföra funktioner och utöva rättigheter samverkar kvalitetskontrollavdelningen:
1. Med standardiseringsavdelningen i frågor:
1.1. Kvitton:
— standarder.
— instruktioner;
— Tekniska förhållanden.
— Annan teknisk dokumentation för att fastställa produktkvaliteten.
1.2. Tillhandahåller:
— Förslag och kommentarer om den tillhandahållna dokumentationen.
— Information om överträdelser av standarder och tekniska villkor.
2. Med avdelningen för chefsteknologen i frågor:
2.1. Kvitton:
— Slutsatser om överensstämmelsen mellan materiella resurser (råvaror, material, halvfabrikat etc.) med TU och GOST.
— Slutsatser om möjligheten att använda materiella resurser i produktionen.
2.2. Tillhandahåller:
— Materialresurser (råvaror, material, halvfabrikat, etc.) för att analysera deras överensstämmelse med GOST, TU.
3. Med avdelningen för chefsdesignern i frågor:
3.1. Kvitton:
— Teknisk dokumentation för testning av produktprover.
— Tekniska kartor med toleransstandarder i enlighet med GOST och TU.
— Beskrivningar av tekniska processer som anger kvalitetskrav.
3.2. Tillhandahåller:
— Information om upptäckta tekniska brister och förslag för att undanröja dem.
— Förslag för att förbättra produktkvaliteten.
— Allmän information om produkternas kvalitet och mängden defekter.
— Testrapporter och studier av produktprover.
4. Med chefsmekanikeravdelningen i frågor:
Kvitton:
— Planer för inspektion och reparation av utrustning.
— Metoder för att övervaka kvaliteten på reparationer av utrustning.
4.2. Tillhandahåller:
— Förslag för att förbättra produktkvaliteten.
5. Med avdelningen för chefskraftingenjören i frågor:
5.1. Kvitton:
— Schema för förebyggande underhåll av elektrisk utrustning.
— Komponenter för elektrisk utrustning.
— Hjälp vid reparation av elektrisk utrustning.
5.2. Tillhandahåller:
— Begäran om reparationer av elektrisk utrustning.
— Ansökningar om komponenter till elektrisk utrustning.
6. Med verktygsavdelningen gällande:
6.1. Kvitton:
— mätinstrument (inklusive vår egen produktion).
6.2. Tillhandahåller:
— Ansökningar om ett nytt verktyg.
— Avskrivning av ett felaktigt mätinstrument.
7. Med produktionslaboratoriet och dess avdelningar gällande:
7.1. Kvitton:
— rapporter med testresultat.
När "lokala strider" uppstår inom en tjänst avgörs frågan om ansvarsfördelning av den närmaste chefen. Men vad händer om tvister blossar upp mellan avdelningarna? En HR-specialist kan hitta en väg ut ur denna situation.
Från den här artikeln kommer du att lära dig:
- vad är regleringen av interaktion mellan strukturella uppdelningar
- den lämpligaste formen av reglering
- vilka nyanser som bör beaktas vid utarbetande av föreskrifter för samverkan mellan strukturella indelningar
- hur man implementerar regelverk för samverkan mellan strukturella indelningar
För att definiera alla interaktioner i företaget och därigenom öka effektiviteten hos personalen utvecklade och införde HR-specialister på SpecPolymer Regelverk för interaktion och dokumentflöde. Detta hjälpte organisationen att bli av med många problem. Naturligtvis är ett sådant dokument inte ett universalmedel för alla sjukdomar, men det ger klarhet och säkerhet till företagets verksamhet och underlättar avsevärt arbetet för inte bara HR-chefer utan även ledningen.
Företaget SpetsPolymer grundades 2003. Det utvecklar och producerar skyddande polymerbeläggningar baserade på polyurea och polyuretaner i Ryssland, och tillhandahåller beläggningstjänster för alla typer av ytor. Har 6 grenar. Antalet anställda i förvaltningsbolaget är cirka 50 personer.
Regelverk skapas vanligtvis om företaget:
många affärsprocesser;
de involverar fler än två enheter (flera anställda eller strukturella enheter).
Mål för att skapa regelverk för samverkan mellan strukturella indelningar
Målen med att skapa regelverk för interaktion och dokumentflöde:
1. Upprätta och upprätthålla ordning i utarbetandet av dokument, upprätthålla korrekt interaktion mellan affärsenheter.
2. Att undvika konflikter i teamet: de kommer helt enkelt inte att uppstå om ansvar, utövare, deadlines bestäms i förväg och registreras i ett gemensamt dokument.
3. Fastställande av de anställdas arbetsfunktioner: bestämmelserna anger vem som är i kontakt med vem på jobbet, vilken andel av varje anställds deltagande i en viss process.
4. Att göra det lättare för nyanlända att ansluta sig till företaget: regelverket hjälper till att förstå strukturen för affärskommunikation, anger vilka dokument och tjänster en person kommer att behöva arbeta med och vilka deadlines för att slutföra uppgifter.
5. Kontroll av processer och prestationsdisciplin.
6. Underlätta överföring av ärenden från en anställd till en annan, till exempel i en situation med semester eller uppsägning.
7. Eliminering av situationer relaterade till arbetsorganisationen som kan leda till förlust av ekonomiska, tid och mänskliga resurser.
För en mer detaljerad förklaring, se videon:
Uppbyggnad av regelverket för samverkan mellan strukturella indelningar
Det är bekvämast att arbeta med föreskrifterna när de är gjorda i form av en tabell (se tabell). Låt oss uppmärksamma några av dess kolumner:
"Formulärnummer" - både standard- och företagsgodkända dokumentformer kan anges;
"Utförande" är en anställd som utför en handling eller förbereder och underhåller ett dokument;
"Datum/tid" - det exakta datumet för utarbetandet av dokumentet;
"Ansvarig" är en anställd som kontrollerar utarbetandet av dokumentet, ansvarig för fullständigheten och riktigheten av den information som presenteras i den, samt för att deadlines följs (vanligtvis utföraren eller hans chef).
Om det inte finns någon länk i ett specifikt dokument läggs ett bindestreck till. Till exempel förbereder en sekreterare varje månad och skickar för godkännande till chefen för personalledningstjänsten en lista över anställdas födelsedagar under den kommande månaden, men godkännande av detta dokument tillhandahålls inte, och i det här fallet kommer det att finnas ett streck i kolumnen "Signatur, godkännande". Åtgärder på specifika handlingar beskrivs rad för rad i föreskrifterna.
Dokument kan grupperas antingen baserat på likheten mellan processer eller de tjänster som de hänför sig till. Därför är det vettigt att markera motsvarande block i bestämmelserna: efter process (till exempel: mottagande / leverans av varor, etc.) eller efter tjänst (kommersiell avdelning, produktionstjänst, etc.). Om ett stort företag har komplexa interaktionsprocesser kommer det kanske, utöver gemensamma regelverk för alla, att vara nödvändigt att utveckla dem för var och en av divisionerna.
Nyanser av att skapa regelverk för samverkan mellan strukturella uppdelningar
Nyanserna av att skapa regler beror på företagets egenskaper och typen av företagskultur. I alla fall är det nödvändigt att ta ledningens stöd och väcka intresset hos cheferna för strukturavdelningarna. Arbetet med att skapa ett allmänt företagsdokument kan börja med att det skapas Regelverk för personalförvaltningstjänsten. För HR är detta ganska enkelt: alla processer är välkända för honom, och det är inte svårt att motivera underordnade att följa föreskrifterna. Efter en sådan testning blir det lättare att med ett levande exempel visa chefer för andra tjänster hur Regelverket hjälper till i deras arbete, vad som krävs för att det ska skapas och fungera effektivt.
Så efter att ha fått ledningens godkännande och stöd måste HR-chefen samla in all information om interna processer och dokument. För att göra detta är det bäst att identifiera de ansvariga för varje block av processer (vanligtvis är dessa chefer för tjänster och avdelningar). Metoder för att samla in data beror på företagets egenskaper: du kan skicka ett nyhetsbrev via det interna nätverket med ett regleringsformulär och ett exempel på att fylla i det, eller så kan du ta reda på nödvändig information i ett personligt samtal med alla.
Den information som erhålls om alla processer och dokument i företaget registreras på papper.
Implementering av regelverk för samverkan mellan strukturella indelningar
Det är viktigt att komma överens om det skapade dokumentet med alla anställda. Det är tillrådligt att göra en massdistribution av de nya reglerna på det interna internetnätverket med en uppmaning till förslag och kommentarer (tidsfristen för behandling av inlämnade synpunkter bör anges). Om elektronisk distribution inte är möjlig eller inte alla anställda har tillgång till en dator måste du förse varje strukturell enhet med en papperskopia av dokumentet. Efter alla godkännanden kan en order ges om godkännande av föreskrifterna och dess obligatoriska genomförande av alla anställda.
För att regelverket ska fungera är det nödvändigt att utvärdera dess genomförande då och då och göra snabba ändringar och tillägg. Om det finns en rörlig del i den anställdes lön kan du göra efterlevnad av bestämmelserna till ett av kriterierna för dess utbetalning.
| Nej. | Dokument/information | Blankett nr. | Testamentsexekutor | Samordning | Underskrift, godkännande | Till vem överförs det? | Datum Tid* | Ansvarig |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | HR-tjänst | |||||||
| 1.1. | Personalredovisning | |||||||
| 1.1.1. | Bemanning/förändringar i bemanning | Unif. blankett T-3/Beställning för huvudaktiviteter | Finansdirektör | Godkännande genom order, signering - chef personalledningstjänst, chefsrevisor | Personalchef | Senast 2 dagar efter godkännande av org. struktur / beslutsfattande för att göra ändringar | Personalchef | |
| 1.1.2. | Uttalanden | Arbetstagare | vd | HR-inspektör | Innan personalåtgärder (uppsägning, semester, etc.) | Arbetstagare | ||
| 1.1.3. | Anställningsavtal | UPP-1 | HR-inspektör | Innan du börjar | Personalchef | |||
| 1.1.4. | Avtal, tillägg till anställningsavtal | UPP-2 | HR-inspektör | Personalchef, juridisk rådgivare | Generaldirektör, anställd | 1 exemplar - HR-inspektör, 1 ex. - arbetare | 2 månader innan ändringar | Personalchef |
| 1.1.5. | Den anställdes arbetsuppgifter | UPP-3 | Den anställdes direkta chef | Personalchef, juridisk rådgivare | Generaldirektör, introduktion - anställd | 1 exemplar - HR-inspektör, 1 ex. - anställd, 1 ex. - den anställdes närmaste chef | 5 arbetsdagar innan undertecknande av anställningsavtalet/tillägg avtal med arbetstagaren | Arbetstagarens närmaste chef |
| 1.1.6. | ... | |||||||
| 1.2. | Personaladministration | |||||||
| 1.2.1. | Org. strukturera | UPP-11 | Personalchef | Direktör för företagspolitik | vd | Personalchef, e-post: vizhe - till en företagsserver | Inom 1 dag från det att beslutet att göra ändringar fattats | Personalchef |
| 1.2.2. | Kostnadsbudget för PM-tjänsten för året (med bilagor) | OF-7 | Personalchef | Direktör för företagspolitik, finansdirektör | vd | 1 exemplar - chef för personalledningstjänsten, 1 ex. - finansdirektör | Fram till den 15 december föregående kalenderår | Personalchef |
| 1.2.3. | ... | |||||||
* Om tidsfristen infaller på en helg eller ledig semester, skjuts den upp till nästa arbetsdag efter detta datum
En nyckelaspekt i att organisera företagsledning är skapandet av en företagsstruktur, vars delar fungerar och utvecklas som en helhet. Vid fördelning av uppgifter och funktioner fattas anställdas rättigheter och skyldigheter, informationsflöden och ledningsbeslut.
Bolagets verksamhet regleras av olika dokument. Extern verksamhet (interaktion med statliga myndigheter, motparter, tredje parter) regleras av tillsynsrättsakter som är i kraft i det territorium där företaget är verksamt. Samspelet mellan bolagets deltagare/aktieägare sker utifrån ingående dokument. Bolagets interna verksamhet regleras av interna (lokala) dokument.
Interna (lokala) dokument i ett företag är dokument som definierar varje anställds ansvar, företagets struktur, samspelet mellan strukturella divisioner och förfarandet för åtgärder i en given situation.
Huvudsakliga interna dokument.
När företaget utvecklas uppstår oundvikligen behovet av att skapa interna dokument, vars lista bestäms av organisationen själv.
Företagets interna (lokala) dokument är: order, instruktioner; instruktioner, föreskrifter, föreskrifter, arbetsbeskrivningar etc. som har en villkorlig hierarki.
Med alla olika interna dokument kan flera huvudgrupper särskiljas:
- Administrativa dokument (beställningar, instruktioner, beslut);
- Organisationsdokument (företagsstruktur, bemanningstabell, arbetsbeskrivningar, föreskrifter, instruktioner, föreskrifter etc.);
- Informationshandlingar (akter, brev, rapporter och PM, protokoll från produktionsmöten, telefonmeddelanden etc.)
Administrativa dokument.
Beställaär ett normativt dokument som utfärdats av chefen för företaget för att lösa eventuella problem.
Beställningar är indelade i två typer:
- beställningar av kärnverksamheter;
- beställningar av personal.
Beställningar för kärnaktiviteter inkluderar beställningar som avser produktionsprocessen, organisation av arbetet, planering, leverans, produktförsäljning, prissättning m.m.
Order avseende personal inkluderar order om anställning, uppsägning, bonusar och disciplinära åtgärder mot anställda; om införande av fritidsarbete m.m.
Förelägganden om kärnverksamhet godkänner företagets organisationsdokument (föreskrifter, instruktioner, föreskrifter etc.).
Beställaär ett dokument utfärdat av chefen för en organisation om operativa administrativa och ekonomiska frågor.
Lösning– Det här är ett dokument som speglar besluten från produktionsmöten.
Beställningar och beslut utformas på samma sätt som beställningar, endast attributet "namn på dokumenttyp" ändras och orden "OBLIGATOR" och "BESLUT" används i texten.
Organisationsdokument.
Arbetsbeskrivningär ett dokument som definierar rättigheter och skyldigheter för en företagsanställd.
Arbetsbeskrivningen inkluderar:
- allmänna bestämmelser (namnet på den anställdes befattning, namnet på den strukturella enheten, arbetstagarens underordningsdiagram);
- anställdas arbetsuppgifter;
- rättigheter;
- ansvar.
Arbetsbeskrivningen innehåller inte förfarandet för den anställdes agerande, utan definierar specifika typer av arbete som utförs av den anställde.
Utifrån arbetsbeskrivningen tas ett anställningsavtal (kontrakt) fram med den anställde. Du behöver inte skapa en arbetsbeskrivning, utan inkludera nödvändiga bestämmelser i anställningsavtalet. Men detta kan vara obekvämt, eftersom... vid utvidgning av arbetstagarens ansvar är det lättare att göra ändringar i arbetsbeskrivningen än i anställningsavtalet.
Den anställde måste känna till sitt ansvar, så det är nödvändigt att precisera dem korrekt och tydligt i arbetsbeskrivningen, annars kan detta leda till ineffektivt arbete, där företaget ådrar sig förluster, och det är omöjligt att lagligt återvinna sådana förluster från anställd.
Föreskrifter (förfarande), instruktioner och föreskrifter är dokument som reglerar förfarandet och reglerna för en anställds agerande i en given situation. Dessa handlingar gäller inte särskilda fall som uppstår i samband med företagets affärsverksamhet. De innehåller en beskrivning av standardförfarandet och kan också bestämma förfarandet för den anställde att agera i händelse av en icke-standardiserad situation.
Dessa dokument kan gälla alla anställda i företaget, såväl som för ett begränsat antal personer som definieras i dokumentet.
Föreskrifter, instruktioner och föreskrifter kan innehålla ytterligare handlingar som avslöjar enskilda bestämmelser i sådana handlingar. Detta händer när förordningen innehåller det allmänna förfarandet för åtgärder på projektet, och för vissa delar av projektet är det nödvändigt att skapa ett ytterligare dokument (instruktioner, föreskrifter, föreskrifter etc.).
Låt oss titta på detta med exemplet "Bestämmelser om affärshemligheter":
Informationshandlingar.
Informationsdokument är dokument som används av företaget för extern korrespondens (brev, telefonmeddelanden, etc.), för intern korrespondens (kontor och PM, etc.) och dokument som vittnar om något faktum, händelse (handlingar, förklarande och så vidare.).
Servicememoär ett dokument som används för att formalisera förfrågningar och förslag som skickas till avdelningschefer och (eller) chefen för företaget.
Promemoria- ett dokument adresserat till företagets chef och som innehåller en redogörelse för eventuella problem med slutsatser och förslag.
Strukturen för interna dokument och syftet med att skapa dem.
Antalet och variationen av interna dokument i ett företag beror på komplexiteten i företagets struktur.
När ett företag har strukturella divisioner finns det ett behov av att reglera samspelet mellan medarbetarna både inom strukturdivisionen och mellan strukturella divisioner.
Samspelet mellan anställda inom en strukturell enhet ska regleras av avdelningens föreskrifter.
Föreskrifter om avdelningen inkluderar:
- allmänna bestämmelser (strukturenhetens sammansättning, titeln på befattningen som chefen för den strukturella enheten, officiell underordning);
- den strukturella enhetens huvudsakliga verksamhetsområden;
- rad frågor relaterade till interaktion med företagets strukturella divisioner (namn på strukturella divisioner, rad interaktionsfrågor);
- ansvar.
Vi tittade på vilka dokument en anställd behöver för att förstå sitt arbetsansvar (arbetsbeskrivning) och vilket internt dokument som förenar anställda till en strukturell enhet (Avdelningsföreskrifter). Låt oss nu titta på samspelet mellan strukturella divisioner inom företaget.
Arbetet i alla strukturella divisioner är inriktat på att uppnå företagets gemensamma mål - affärsmässigt välstånd. Under företagets verksamhet är strukturella divisioner oupplösligt förbundna med varandra, men var och en av dem utför sitt eget specifika arbete.
Processen för interaktion mellan strukturella enheter i vissa situationer som uppstår under organisationens verksamhet regleras av företagets organisationsdokument.
Till exempel: Låt oss överväga samspelet mellan de strukturella divisionerna i ett tillverkningsföretag från det ögonblick en order för tillverkning av varor tas emot tills varorna överförs till kunden.
I detta fall kommer följande att vara inblandade: kommersiell avdelning, produktionsavdelning, transportavdelning, lager, redovisning. Avtalsvillkoren inkluderar företagets tillverkning av varor och leverans till kunden.
Interaktionsdiagrammet ser ut så här:
Detta schema för interaktion mellan strukturella divisioner kan beskrivas i Regelverket för arbete med kunder. Det måste beaktas att vid eventuella ovanliga situationer ska chefen för företaget omedelbart underrättas.
Om strukturella divisioner inte samverkar med varandra, leder detta till att kundbasen tappas och som en konsekvens till olönsam verksamhet i företaget.
Situationer uppstår ofta när Kunden inte betalar för utfört arbete (levererade tjänster). I det här fallet har företaget kundfordringar, som återspeglas i balansräkningen som "dödvikt".
För att undvika sådana situationer är det nödvändigt att utfärda en "förordning för indrivning av fordringar", som kommer att innehålla förfarandet för den anställdes handlingar som leder kunden från början till slutet av projektet i följande frågor:
- skicka ett klagomål till kunden,
- att göra ledningen uppmärksam på information;
- förfarandet för korrespondens med kunden;
- ansvar.
Du ser vilken mängd olika dokument som reglerar olika situationer som finns i företaget. Nu finns det ett behov av att bygga en procedur för att skicka sådana dokument inom organisationen; för detta ändamål används Office Management Instructions.
Instruktioner för kontorsarbeteär ett dokument som reglerar reglerna, mottagningen och processen för att skapa dokument, samt förfarandet för att arbeta med dem.
Kontorets arbetsinstruktion ska innehålla följande bestämmelser:
- förteckning över gällande interna dokument i företaget;
- förfarande för att skapa interna dokument;
- lista över företagets organisatoriska dokument;
- förfarande för att fylla i standarddokumentformulär;
- förfarandet för att skapa ett dokument i samhället;
- ansvariga personer;
- förfarandet för att behandla och registrera utgående korrespondens;
- förfarande för registrering av inkommande korrespondens;
- förfarande för att ingå avtal med kunder;
- dokumentflöde inom företaget (förfarandet för att skicka officiella, rapportering och förklarande anteckningar);
- ansvar;
- tillhandahålla handlingar för underskrift av chefen m.m.
Kontorsarbetsinstruktionerna är huvuddokumentet i företaget och beroende på antalet befintliga dokument kan detta dokument bestå av flera delar.
Till exempel: En av delarna i Office Work Instructions kan vara Proceduren för godkännande av kontrakt.
Förfarandet för att underteckna ett kontrakt för tillverkning av varor enligt kundens beställning
Under ett företags verksamhet skapas ett stort antal dokument. Samtidigt används vissa dokument under lång tid, andra tappar snabbt sin betydelse. För långtidsförvaring av handlingar skapas ett företagsarkiv och arkivhanteringen regleras av Instruktion för organisation av arkivverksamhet.
Instruktionerna för att organisera arkivärenden reglerar:
- förfarandet för att överföra dokument till arkivet;
- lagringsperioder för dokument;
- förfarande för godkännande av förteckningen över ärenden;
- förfarande för användning av arkivdokument;
- föreskrifter om expertkommissionen.
I alla företag uppstår oundvikligen situationer när anställda slutar och går med i konkurrerande organisationer. Det är omöjligt att förbjuda en sådan "defekt" i enlighet med Ryska federationens lagstiftning, men det är nödvändigt att förhindra informationsläckage. Företaget måste ha en affärshemlighetsförordning, som inkluderar:
- företagets huvudsakliga verksamhet;
- information som utgör en affärshemlighet för företaget;
- namn på strukturella enheter och befattningar som har tillgång till information som utgör en affärshemlighet;
- perioden för icke-utlämnande av information relaterad till affärshemligheter efter uppsägning av anställningsavtalet;
- ansvar för utlämnande av information;
- villkor och förfarande under vilka information är föremål för offentliggörande.
Uppgifter som utgör en företagshemlighet kan innehålla uppgifter om kunder, kundbas, recept, know-how etc. Den anställde ska känna till listan över uppgifter som rör företagshemligheter och det ansvar som åligger honom för att sådan information lämnas ut. .
Om under arbetets gång dokument relaterade till företagshemligheter överförs till en anställd, sker sådan överföring endast med den anställdes underskrift.
Vid anställning av en anställd tecknas ett sekretessavtal om affärshemligheter med den anställde, som definierar sekretessperioden och den anställdes ansvar. Avtalet om sekretess av företagshemligheter är en integrerad del av anställningsavtalet (kontraktet).
Av ovanstående följer att organisationen måste upprätta ett förfarande för att arbeta med dokument som rör företagshemligheter.
I det inledande skedet av företagets utveckling är chefen som regel ansvarig för att lösa alla problem. Men i processen för företagstillväxt, med fokus på mer globala, strategiska frågor om affärsutveckling, måste chefen oundvikligen överföra en del av sina befogenheter till anställda. I detta fall finns behov av att reglera förfarandet för personalhantering i företaget genom att utfärda interna (lokala) dokument.
En tydlig förståelse för varje anställd av uppgiften som tilldelats honom och förfarandet för att lösa det skapar en hälsosam arbetsatmosfär i teamet, och definitionen av funktionerna för strukturella enheter och förfarandet för deras interaktion är nödvändiga för effektiv ledning av företaget .
Advokater från konsultföretaget "Business Protection"
Levacheva E.K., Trofimova N.V.
Reproduktion av material är endast möjlig med tillstånd från författarna
Lista över frågor och avdelningar som detta företag interagerar med.
Att fastställa tjänstekopplingar eller interaktionsmönster mellan strukturella enheter är en ganska arbetskrävande uppgift i ett nybildat företag. Med tiden ”poleras” kopplingar och lämpliga ändringar och kompletteringar görs i bestämmelserna om strukturella indelningar. Naturligtvis kan du begränsa dig till frasen "Divisionen interagerar med andra divisioner i företaget." Men när relationer börjar bildas visar det sig att det är okänt i vilken riktning enheterna samverkar, hur ofta och på vilken nivå (på chefsnivå eller på generell nivå). Därför bör detta avsnitt behandlas med stor uppmärksamhet.
Vanligtvis kan interaktion mellan avdelningar uttryckas på följande sätt:
1. Vid utförande av gemensamma handlingar. Till exempel kollegial utveckling av utkast till dokument, bedriva forskningsarbete. För detta ändamål allokeras arbetare från varje avdelning och de utför gemensamt visst arbete.
2. Vid genomförandet av samordnade åtgärder. Till exempel utvecklas ett utkast till dokument av en strukturell enhet och överförs till andra strukturella enheter för godkännande.
3. Att begå motåtgärder. Till exempel förser en avdelning (hushållsavdelning) en annan avdelning (kontor) med materialtillgångar (kontorsmaterial) för bortskaffande och användning. Kontorets motåtgärd kommer att vara inlämnandet till den ekonomiska avdelningen av en rapport om användningen av materiella tillgångar.
4. Vid utförande av åtgärder som bestäms av enheternas funktionella egenskaper. Till exempel: förse finansavdelningen med rapporter om utgifterna för medel som avsatts för underhåll av enheten, planerings- och ekonomiavdelningen - information som behövs för att utarbeta produktionsplaner, den allmänna redovisningsavdelningen - dokument och material som behövs för redovisning; ta emot instruktioner från kontoret om kraven på pappersarbete, och från marknadsavdelningen - dokument och material för deltagande i utställningar och mässor.
Om i avsnittet "Relationer (officiella förbindelser)" frågorna om "mottagning" och "avsörjning" återspeglas, kan frågorna om "gemensam utveckling (arbete, genomförande)" formaliseras i form av separata beslut av cheferna för strukturella uppdelningar. För att undvika dubbelarbete och ”parallellism” av funktioner måste bestämmelsen om en strukturell enhet där utförandet av enskilda funktioner är kopplad till andra enheter godkännas av cheferna för de berörda strukturella enheterna. Och inte bara för att få ett godkännande i informationssyfte, utan med en fullständig och detaljerad verifiering av bestämmelsernas texter. Naturligtvis är detta en viss investering av tid.
Detta uppnår dock huvudmålet med företagsledning - tydlig reglering av funktionerna för varje avdelning. I de exempelbestämmelser som tillhandahålls i publikationen försökte vi så fullständigt som möjligt återspegla relationerna mellan avdelningarna på nivån för informations- och dokumentationsflöden. Men företaget kanske inte har produktions- och tekniska avdelningar (till exempel ett företag för finansiella tjänster). Därför ”beskriver” inte bestämmelserna om avdelningar som är gemensamma för alla branscher (HR-avdelning, kontor etc.) förhållandet till produktions- och tekniska avdelningar. I händelse av att en föreskrift om en strukturell enhet av en avdelning utvecklas är förfarandet för att fastställa samband mer komplext. Det beror på att chefen för t.ex. en avdelning måste veta vad som "pågår" på de byråer som ingår i avdelningen. Det är lättare att bestämma sambanden inom en uppdelning mellan linjära enheter än att tillhandahålla ett schema för interaktion mellan, säg, en investeringsbyrå inom finansavdelningen med den ekonomiska planeringsavdelningen. Denna typ av interaktion definieras i bestämmelserna om investeringsbyrån, och förfarandet för att samordna "externa" åtgärder med chefen för finansavdelningen återspeglas också där.
Tillsammans med informations- och dokumentationsflöden i detta avsnitt är det möjligt (och bör i vissa fall) återspegla frekvensen och tidpunkten för inlämning av information, dokument och materiella tillgångar. Det skulle också bidra till att fastställa förfarandet för att lösa meningsskiljaktigheter som uppstår mellan avdelningarna.
Till exempel:
- För frågor som rör datorutrustning - kontakta IT-avdelningen
- För leveransfrågor - kontakta budtjänsten
- Angående betalningskvittofrågor kontakta betalningskvittoavdelningen som en del av ekonomiavdelningen.
SLUTSATS
En strukturell enhet är en del av ett företag eller en organisation vars anställda är engagerade i att utföra en viss typ av arbete. Uppdelningen kan vara separat eller intern. För den första typen av strukturella enheter finns ett allmänt accepterat namn - gren. Interna divisioner ges namn med hänsyn till inriktningen av deras verksamhet och i enlighet med de traditioner som har utvecklats inom ett visst yrkesområde.
Specialiseringen av strukturella enheter kräver samordning av deras agerande. Ju större företag eller organisation är, desto viktigare och mer komplext blir detta problem. Eftersom medlemmar i organisationen måste vara bundna av en enhet av mål behöver de ha ständig information om innehållet i arbetet och sina kollegors prestationer. Detta blir allt svårare, eftersom kommunikationsnätet mellan dem blir mer komplext i takt med att antalet strukturella enheter växer. Samtidigt är det viktigt att undvika all osäkerhet kring exakt vilket arbete som ska utföras av en viss strukturell enhet och vem som ska utföra det. Det rekommenderas att strukturera uppdelningar utifrån flera ganska tydliga kriterier. Man tror att osäkerhet i en eller annan grad inte kan undvikas, men det är nödvändigt att försöka minimera den.
Begreppet "separata avdelningar" är för närvarande uppenbart i både civil- och skattelagstiftningen. Civillagstiftningen särskiljer endast två typer av separata avdelningar: representationskontor och filial.
När du bildar ett företags struktur är det nödvändigt att inte bara bestämma funktionerna för varje strukturell enhet, utan också att konsolidera dem i lämpligt dokument.
Förordningen om den strukturella enheten är just ett dokument som definierar:
Proceduren för att skapa en enhet;
Enhetens rättsliga ställning i företagets organisationsstruktur;
Enhetens uppgifter och funktioner;
Bodelningsrätter;
Relationer med andra avdelningar i företaget;
Avdelningsansvar.
LITTERATUR
1. http://www.hr-portal.ru
2. Vinokurov V., Vinokurov A. Ledningskvalitet som en faktor för att stärka ett företags marknadsposition // Standarder och kvalitet. – 2005, - nr 12
3. Tsvetaev V.M. Personaladministration. – St Petersburg: Peter, 2002. –S. 127.
5. Larin M.V. Dokumenthantering och ny informationsteknik. - M., 1998, sid. 5-6.
6. http://www.uvolneniy.net
7. Malenkov Yu.A. Modern ledning av S:t Petersburgs förlag: Ekonomika, 2010
Bilaga A.
Exempel på konstruktion "Regler om en konstruktionsenhet"
Bilaga B
Exempel på att fylla i bemanningstabellen
Bilagor B.
Mall för att fylla i "Jobbbeskrivning"
"GODKÄND"
vd
Rotarin EN. Rotarin
____ /_________ / 2009
Läser in...
