Албан ёсны дүрмийн захидал. Бизнес захидал хэрхэн бичих вэ (жишээ)

Байгууллагын хэвлэмэл хуудас нь хууль эрх зүйн баримт бичиг биш ч компанийн илгээдэг албан бичгийн хэлбэр юм. Тиймээс холбогдох ГОСТ R 6.30-2003-д заасан ийм баримт бичгийг бэлтгэхэд тодорхой шаардлагыг тавьдаг.

Та өгүүллийн төгсгөлд маягтыг татаж авах боломжтой.

Энэ маягт нь бизнесийн захидал харилцааны үндсэн хэлбэр бөгөөд дараахь тохиолдолд ашиглагддаг.

• гарах захидал харилцааг бэлтгэх үед;
• эсрэг талуудаас аливаа мэдээллийн захидал гаргахад: мэдэгдэл, баяр хүргэе, арилжааны санал болон бусад;
• дотоод шинж чанартай тушаал, зааварчилгааг гаргах;
• ажилчдад талархал, баяр хүргэх эмхэтгэл;
• гэрээлэгч болон хувийн иргэдтэй гэрээ байгуулах.

Дүрмээр бол аливаа байгууллагын хэвлэмэл хуудасны загварыг урьдчилан бүтээсэн дээжийн дагуу боловсруулдаг. Түүний өнгө, хэв маяг, уран сайхны элементүүд нь барааны тэмдэг, брэнд, компанийн лого эсвэл хүлээн зөвшөөрөгдсөн өнгөт нийцэж байна гэж үздэг. Маягтыг тусгай хөтөлбөрөөр эсвэл дизайн, хэвлэх үйлчилгээ үзүүлдэг тусгай компаниудын оролцоотойгоор бүтээдэг.

Энэ нь хоёр хувилбарт хэрэглэгддэг:

• цаас;
• цахим.

Хоёр төрөл нь зөвхөн агуулгын хувьд төдийгүй хуудасны параметрүүд, пропорцууд гэх мэт ялгаатай байх мэдрэмжийг бий болгохгүйн тулд яг адилхан байх ёстой.

Илүү их хэмжээгээр хэлбэр нь төлөөлөх үүрэг гүйцэтгэдэг. Байгууллага нь түншүүд, үйлчлүүлэгчид эсвэл боломжит худалдан авагчидтайгаа захидал харилцааны тодорхой хэвлэмэл хуудас ашиглан холбоо барихад тохиромжтой. Нэмж дурдахад, энэ нь практик талаасаа тохиромжтой: олон баримт бичгийн дунд компанийн захидал харилцааг таних тэмдэгээр маш хурдан олох боломжтой.

Хэвлэмэл хуудас нь юуг агуулдаг вэ: дээж

Маягт нь дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.

• байгууллагын бүтэн нэр;
• холбоо барих мэдээлэл (хаяг, утасны дугаар, и-мэйл);
• төлбөрийн мэдээлэл, компанийн вэбсайт, татварын дугаар, хяналтын цэгийг хүсэлтийн дагуу зааж өгнө.

Зохицуулалтын баримт бичиг нь компанийг ямар нэгэн лого, барааны тэмдэг болон бусад уран сайхны загвар бүтээх үүрэг хүлээдэггүй. Гэсэн хэдий ч ихэнхдээ маягт нь зөвхөн дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягт төдийгүй ХХК, хувиараа бизнес эрхлэгч эсвэл бусад компанийн логоны зураг байдаг бөгөөд энэ нь илүү мэдэгдэхүйц болж, улмаар илүү олон үйлчлүүлэгчдийг татах боломжийг олгодог.

Тиймээс, хамгийн энгийн хувилбараар байгууллагын хэвлэмэл хуудасны жишээ иймэрхүү харагдаж болно.

Ихэнх тохиолдолд урлагийн элементүүдийг өвөрмөц хэлбэрийн эффектийг бий болгоход ашигладаг: зарим жишээг доор үзүүлэв.

Компанийн хэвлэмэл хуудсыг бүртгүүлэхэд тавигдах шаардлага

Хууль тогтоомжид "компанийн хэвлэмэл хуудас" гэсэн ойлголт байдаггүй тул олон талаараа энэ маягтыг бий болгохдоо компани өөрийн үзэл бодлыг баримталж, дизайны аливаа санааг хэрэгжүүлэх боломжтой. Гэсэн хэдий ч ГОСТ R 6.30-2003 стандартад тавигдах шаардлагуудын нарийвчилсан тайлбарыг өгсөн бөгөөд энэ нь зөвлөгөө өгөх бөгөөд заавал байх албагүй. Гол нь дараахь зүйлүүд юм.

1. Текстийг гаргацтай бичсэн бөгөөд дараах мэдээллийг оруулах шаардлагатай.

• компанийн бүтэн нэр;
• хаяг - шуудангийн код, бүс нутгийг харуулсан бодит ба хууль ёсны;
• зохион байгуулалт, эрх зүйн хэлбэр (бие даасан бизнес эрхлэгч, ХХК, PJSC, олон нийтийн холбоо);
• бүтцийн харьяалал (төсвийн байгууллага, төрийн байгууллагын хувьд).

1. Хуудасны формат A4 эсвэл A5, стандарт чанарын цаас, цагаан эсвэл бүдэг, цайвар дэвсгэртэй, өнгө нь дизайнерын үзэмжээр үлддэг.
2. Зайны захын зай:

• зүүн, доод ба дээд 2 см;
• баруун талд 1 см.

Олон байгууллагад цаасан зөөвөрлөгчийг файлд хадгалдаг тул зүүн талд нормоос арай том зайг өгөх нь дээр - 25-30 мм.

Маягтын өөр ангилал байдаг - ихэвчлэн ийм маягтуудыг зөвхөн байгууллагад төдийгүй хэлтэс эсвэл тодорхой албан тушаалтанд, мөн компанийн салбар (орон нутгийн хэлтэс) ​​-д ашигладаг. Түүнчлэн, баримт бичгийн төрлийг ялгах нь тэдний зорилготой холбоотой байдаг - жишээлбэл, заримдаа нэг байгууллагад тодорхой баримт бичгийн хэвлэмэл хуудасны дээжийг бий болгодог. Бүх төрлийн ангиллыг зурагт схемийн дагуу үзүүлэв.

Практик талаас нь авч үзвэл маягтыг аль болох тохиромжтой болгохын тулд хэд хэдэн зөвлөмжийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

1. Та цаасны гадаргуу дээр дэвсгэр зургийг ашиглаж болно, гэхдээ хэрэв та баримтыг факсаар илгээх шаардлагатай бол тэдгээрийг хэвлэхгүй бөгөөд үндсэн текстийн тусгалд саад учруулж болзошгүйг санах хэрэгтэй.
2. Дахин хэлэхэд, факс илгээх үүднээс фонт нь хангалттай том, унших боломжтой гэдгийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.
3. Гялалзсан эсвэл бүрсэн цаас хэрэглэхгүй байх нь дээр, учир нь бэх, цэнхэр хэвлэх нь түүний гадаргуу дээр "тархаж" болно.
4. Баримт бичгийн цахим хувилбарт өөрчлөх боломжгүй бүх мэдээллийг хөл хэсэгт (нэр, холбоо барих мэдээлэл, төлбөрийн мэдээлэл гэх мэт) байрлуулах нь зүйтэй бөгөөд ингэснээр тэдгээрийг хайхрамжгүй байдлаар устгах, засварлах боломжгүй болно.

Дизайн, уран сайхны элементийн үүднээс авч үзвэл нэгдмэл шаардлага байхгүй, байх боломжгүй. Гэсэн хэдий ч маягтыг илүү үзэсгэлэнтэй болгож, сэтгэл татам болгоход туслах хэд хэдэн ерөнхий зөвлөмжүүд байдаг.

1. Энгийн бай

Нэг талаас, энэ нь орчин үеийн дизайны технологи хурдацтай хөгжиж буй нөхцөлд энэ нь ялангуяа хамааралтай болж байгаа ч гэсэн тодорхой шаардлага юм. Энгийн байдлаар бид уран сайхны зохицол, цөөн тооны (1-ээс 3 хүртэл) өнгөний хослолыг ашиглахыг хэлнэ. Маягтын дизайны амжилт нь олон тооны элементүүд эсвэл тод өнгөнөөс хамаарна гэж бодох нь алдаа юм. Ер нь дэлхийн лого брэндүүдийг анхаарч үзвэл тэдний график нь энгийн хээ дээр суурилдаг.

Үүнийг анхаарч үзэх хэрэгтэй хэлбэр, барааны тэмдэг нь агуулга нь өөрөө биш, харин түүнийг хамгийн сэтгэл татам хэлбэрээр харуулах хэрэгсэл юм. Тиймээс, хэрэв та илүү тод өнгө, зургийг ашиглавал маягт нь өөрөө бүх анхаарлыг мессежийн агуулгаас сарниулна.

Нэмж дурдахад, бүдэг өнгө нь зарим нэг хөнгөмсөг байдал, тэр ч байтугай компанид үл итгэх байдлыг бий болгодог - үүнтэй холбогдуулан энэхүү баримт бичиг нь албан ёсны хэрэгцээнд зориулсан бизнесийн захидал харилцааг хэлнэ гэдгийг мартаж болохгүй.

Энгийн загвар бүхий байгууллагын хэвлэмэл хуудасны жишээ энд байна.

2. Зөв график засварлагчийг ашигла

Хамгийн энгийн бөгөөд нэгэн зэрэг сэтгэл татам маягтуудыг энгийн Ms Office Word програм дээр боловсруулж болно. Гэсэн хэдий ч график мэдээллийг үр дүнтэй боловсруулж, дизайны илүү сонголт хийх боломжийг олгодог бусад олон програмууд байдаг:

• Photoshop;
• зураач;
• InDesign.

Маягтын сэтгэл татам байдлын аман томъёо нь: энэ нь анхаарлыг татаж, түүнийг авч, агуулгыг унших хүслийг төрүүлэх ёстой.

ЖИЧ. Хэрэв мэргэжлийн програм байхгүй бол Photoshop ашиглах боломжтой - хамгийн багадаа 300 dpi нарийвчлалыг тохируулах нь чухал юм.

3. Тэргүүлэх

Та эхлээд ямар мэдээлэл таны анхаарлыг татах ёстойг шийдэж, бүх боломжит аргуудыг ашиглан тодруулаарай - том ба/эсвэл илүү уран сайхны фонт, илүү харагдахуйц газар байрлуулах.

Доорх жишээнд компани холбоо барих дугаараа тодруулахыг хүсч байна - энэ нь зүүн талд томоор хэвлэгдсэн, мөн барааны тэмдэг юм.

4. Нэмэлт хувийн тохируулга хэрэглээрэй

Өвөрмөц байдал нь мэдээллийн ерөнхий урсгалаас ялгарах үр дүнтэй хэрэгсэл юм. Тиймээс анхны хэлбэр, өнгөний ер бусын хослолыг ашиглах нь үргэлж анхаарал татаж, уламжлалт, онцгүй загвараас илүү тааламжтай сэтгэгдэл төрүүлэх болно.

5. Өөрийн зурсан зургаа амилуулах

Ихэнх тохиолдолд зохицуулалттай байдаг өдөр тутмын мэдээллийн урсгалд зургийг "хүмүүнчлэх" замаар амьд эффект нэмэх нь маш үр дүнтэй санаа байж болно.

6. Брэндээ бүү март

Мэдээжийн хэрэг, маягт нь бүтээгдэхүүний логог шууд агуулсан байх ёстой, эсвэл өнгө, график элементүүдийн хослолтой төстэй байх ёстой.

7. Цаасан дээр битгий харамлаарай

Хэрэв та цаасан дээр хэт их хэмнэлт хийвэл зургийн алдагдал нь илүү их зардал гарах болно. Хамгийн зөв сонголт бол жигд, бүтэцтэй гадаргуутай зузаан цаас юм. Энэ бол таны гарт барихад таатай байх болно.

8. Тусгай эффект нэмэх

Аливаа нэмэлт эх сурвалж нь баримт бичгийг бусдаас ялгахад тусална. Гадаргуу дээрх тодосгогч өнгийг гоёмсог хэв маягтай хослуулан хэрэглэдэг.

9. Зэрэгцүүлэхэд анхаар

Хэдийгээр булангийн хэлбэрийг ихэнх тохиолдолд ашигладаг боловч текстийг форматлах дүрмүүд тийм ч тодорхой биш байдаг. Тэдэнд онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй. Та энэ эсвэл тэр сонголт хэр амжилттай болох талаар ажилчдын дунд санал асуулга явуулж болно.

10. Зургийг "түрхэж" болохгүй

Маягт нь зураг биш, албан ёсны баримт бичиг тул уран сайхны элементүүдийн эзлэх хувь дөрөвний нэгээс хэтрэхгүй байх ёстой.

Өөрийнхөө гараар маягт үүсгэх: видео

Хэрэв танд маш бага хугацаа байгаа бөгөөд та үзэсгэлэнтэй, гэхдээ нэгэн зэрэг энгийн маягт хийхийг хүсч байвал Ms Word програм дээр ажиллах боломжтой. Видео заавар нь үүнд тусална.

Photoshop дээр хөгц хэрхэн хийх тухай видео хичээлийг энд оруулав.

Бизнес бичих нь аливаа бизнесийн харилцааны гол хэрэгслүүдийн нэг юм. Сайн бичсэн бизнесийн захидал нь компанийн талаар эерэг сэтгэгдэл төрүүлэхэд тусална. Мөн бичиг үсэг тайлагдаагүй нэг захидал таны нэр хүндийг бүхэлд нь сүйтгэж чадна. Бид бизнесийн захидал харилцааны дүрмийн талаар аль хэдийн бичсэн байгаа, одоо бизнесийн захидлын тодорхой жишээг авч үзье.

Бизнес захидлын жишээ

Бизнесийн санал, нэхэмжлэлийн захидал, талархлын захидал, татгалзсан захидал, хамгаалах захидал, баталгааны захидал, мэдээлэл гэх мэт олон төрлийн ажил хэргийн захидал байдаг. Тэдний эмхэтгэлийн зарчим нь бие биенээсээ бараг ялгаатай биш юм. Алдаа гаргахгүйн тулд дахин хараарай.

Баярлалаа захидлын жишээ

Батлан ​​даалтын захидлын жишээ

Хариултын захидлын жишээ

Энэ бол татгалзсан хариуг агуулсан эелдэг захидал ямар байдгийн тод жишээ юм.

Мэдээллийн товхимолын жишээ

Гомдлын захидлын жишээ

Бизнесийн захидал харилцааны англи хэл дээрх захидлын жишээ

Харамсалтай нь хүн бүр англи хэлний өндөр түвшний мэдлэгтэй байдаггүй. Англи хэл дээр бизнесийн захидал бичих шаардлагатай үед менежерүүд ихэвчлэн төөрөлддөг. Орост ч гэсэн хүмүүс захидал харилцааны хувьд бие биенээ үргэлж ойлгодоггүй бол гадаад хэлний талаар юу хэлэх вэ? Энэ нөхцөл байдлаас гарах хамгийн сайн арга бол ижил төстэй үсгүүдийг хайж, захидалдаа тэдгээрээс тохирох хэллэгийг ашиглах явдал юм. Англи хэл дээрх бизнесийн захидлын гурван жишээг энд оруулав: үйлчлүүлэгчид талархал илэрхийлсэн захидал, гүйлгээний нөхцөлийг тодруулсан захидал, худалдан авах саналд хариу өгөх захидал. Файл бүр нь англи хэл дээрх захидлын хувилбар болон орос хэл дээрх орчуулгыг агуулна.
Үйлчлүүлэгчид талархлын захидлыг англи хэл дээр татаж авах.
Хэлэлцээрийн нөхцөл бүхий захидлыг англи хэл дээр татаж авна уу.
Худалдан авах саналд хариу өгөх захидлыг англи хэл дээр татаж авна уу.

Бизнесийн захидлын бүтэц

Тодорхой бүтэц нь бизнесийн захидлын чухал шинж чанар юм. Энэ нь хүлээн авагчид бичсэн зүйлийн утгыг хурдан ойлгож, уншихад зарцуулдаг цагийг багасгахад тусална. Бизнесийн захидал дараахь үндсэн хэсгүүдээс бүрдэнэ.

1. Гарчиг (захидлын сэдэв).Захидлын гарчиг нь түүний товч зорилго, мөн чанарыг агуулсан байх ёстой. Та энд хийсвэр хэллэг ашиглах боломжгүй. Зөвхөн гарчиг дээр үндэслэн захидал нь юуны тухай болохыг хүлээн авагчид ойлгомжтой байх ёстой. Тухайлбал, "Бүтээгдэхүүн нийлүүлэх үнийн өөрчлөлтийн тухай" эсвэл "ХХХ компанитай худалдааны хамтын ажиллагааны бизнесийн санал" гэх мэт.

2. Мэндчилгээ."Эрхэм хүндэт + нэр, овог нэр!" Мэндчилгээг бизнесийн захидалд уламжлалт гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч энэ нэрийг ашиглах шаардлагагүй. Та мөн "Эрхэм ноён захирал аа!" Гэсэн хэдий ч нэрээр нь дуудах нь сэтгэлзүйн зайг бага зэрэг багасгаж, сайн тогтсон бизнесийн харилцааг онцолж байгааг санаарай. Хэрэв захидал нь хэсэг бүлэг хүмүүст зориулагдсан бол "Эрхэм ноёд хатагтай нар аа!", "Эрхэм хүндэт түншүүд ээ!" гэж бичихийг зөвшөөрнө. гэх мэт. Ноён, Хатагтай, эсвэл овог нэрийн товчлолыг ашиглах нь үл хүндэтгэсэн гэж ойлгогддог тул үүнээс зайлсхийхийг хичээ.

3. Захидал бичих зорилго, түүний мөн чанар, гол санааг илэрхийлэх.Энэ бол захидлын гол хэсэг юм. Энд та захидал бичих болсон шалтгаанаа шууд бичдэг.

4. Энэ асуудлыг шийдвэрлэх санал, зөвлөмж, хүсэлт, гомдол.Бизнесийн захидал бараг үргэлж хүлээн авагчаас тодорхой хариу үйлдэл шаарддаг (цэвэр мэдээллийн захидлуудаас бусад). Тиймээс зөвхөн асуудлыг өөрөө тайлбарлахаас гадна түүнийг шийдвэрлэх өөрийн сонголтыг санал болгох нь чухал юм. Хэрэв та гомдол бичвэл зохих арга хэмжээ авахыг хүснэ, хэрэв та хамтран ажиллах санал гаргавал түүний боломжит хувилбаруудыг тайлбарлана уу. Товчхондоо, таны захидлыг хүлээн авагч нь зөвхөн түүнээс "юу" хүсч байгаагаа ойлгохоос гадна "хэрхэн" хэрэгжүүлэхийг санал болгож байгааг ойлгох ёстой. Тэгвэл жинхэнэ ажил хэргийн захидал болно.

5. Товч хураангуй, дүгнэлт.Эцсийн эцэст бид дээр дурдсан бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэж болно. Гэсэн хэдий ч үүнийг маш товчоор хийх нь үргэлж боломжгүй байдаг. Энэ тохиолдолд эхний хоёр догол мөрөнд дурдсан зүйлийг хэд хэдэн өгүүлбэрээр бичих нь үнэ цэнэтэй зүйл биш юм. Бизнесийн захидлын хамгийн сайн найз бол товчлол гэдгийг санаарай. Тиймээс ихэнх тохиолдолд "Би амжилттай хамтран ажиллана гэж найдаж байна", "Би энэ асуудлаар таны хариултыг хүлээж байна" гэх мэт хэллэгээр өөрийгөө хязгаарлахад хангалттай.

6. Гарын үсэг.Ажил хэргийн захидалд илгээгчийн албан тушаал, овог нэр, "Хүндэтгэсэн" гэсэн уламжлалт хэллэгээр гарын үсэг зурдаг. Хүлээн авагчтай харилцах харилцаанаас хамааран "Сайн сайхныг хүсэн ерөөе", "Хүндэтгэсэн" гэх мэт бусад сонголтуудыг хийх боломжтой. "Хүндэтгэсэн" гэсэн хэллэг нь хамгийн түгээмэл хэллэг тул хэрэв та бүртгүүлэх нь илүү тохиромжтой гэдэгт эргэлзэж байвал энэ хэллэгийг ашигла, та алдахгүй нь гарцаагүй.

Таны гарын үсэг дээр тантай холбогдох сонголтуудыг нэмж оруулах нь зүйтэй: бусад имэйл хаяг, ажлын утасны дугаар, Skype. Үүний давуу тал нь хэрэв хүсвэл хүлээн авагч тантай өөрт тохирсон байдлаар хурдан холбоо барих боломжтой төдийгүй, ингэснээр та хүлээн авагчтай харилцахдаа нээлттэй, бэлэн гэдгээ харуулах болно.

Албан бичиг бол юуны түрүүнд баримт бичиг гэдгийг мартаж болохгүй. Тиймээс үүнийг боловсруулах дүрмийг үл тоомсорлосноор та компанийхаа нэр хүндийг болон өөрийгөө мэргэжилтэн гэдэг нэр хүндийг эргэлт буцалтгүй сүйтгэж байна.

Энгийнээр бичээрэй.
Санаж үлдэхээр бичээрэй.
Та хүссэнээрээ бичээрэй Би нэг хармаар байна.
Хүмүүс таныг уншихын тулд бичээрэйсонирхолтой байх болно.

Бёрнет Лео

Ихэнх тохиолдолд бизнесийн анхны холбоо нь захидал байдаг бөгөөд хэрэв та бизнесийн захидлын ёс зүйд зохих ёсоор анхаарал хандуулахгүй бол танил тал нь болохгүй, үйлчлүүлэгч, бизнесийн хамтрагчаа алдаж магадгүй юм.

Бизнесийн захидлуудыг зөв бичиж чаддаг байх нь маш чухал бөгөөд энэ нь танд болон компанийн хувьд таатай сэтгэгдэл төрүүлэх болно.

Бизнесийн захидал харилцааг бүрдүүлэх, захидал хөтлөх дүрмийг 150 гаруй жилийн өмнө бий болгосон. Тэднийг анх Англид нэвтрүүлсэн гэж нийтээр хүлээн зөвшөөрдөг. Гадаад, дотоодын түншүүдэд бизнесийн захидал бичихдээ зарим онцлог шинжийг анхаарч үзэх нь зүйтэй. Үүнийг доор хэлэлцэх болно.

Гэсэн хэдий ч ялгааг үл харгалзан Оросын болон гадаадын бизнесийн захидлын ёс зүйн онцлог шинж чанартай ерөнхий дүрмүүд байдаг.

Нэгдүгээрт, та бизнесийн түншдээ захидал бичиж эхлэхээсээ өмнө дараахь зүйлийг шийдэх хэрэгтэй.

1. Захидлын төрөл (тухайн бичиг, захиалгын захидал, мэдэгдэх хуудас, захиалгын захидал, санамж бичиг, танилцуулга, татгалзсан бичиг, баталгааны бичиг гэх мэт).

2. Хариу захидал хүлээн авах төлөвтэй байна уу? Зарим тохиолдолд илтгэлийн захидал гэх мэт хариу өгөх шаардлагагүй.

3. Захидлын агуулгыг хүлээн авагч тань тодорхой бөгөөд үнэн зөвөөр ойлгох уу? Захидлын асуудалд будлиан гарах уу?

4. Та шуудангаар илгээсэн захидал цагтаа ирнэ гэдэгт итгэлтэй байна уу? Үгүй бол факс, шуудангийн үйлчилгээг ашиглах нь дээр. DHL , UPS гэх мэт) эсвэл имэйл илгээнэ үү.

Хоёрдугаарт, гомдлын бичиг байсан ч тухайн захидлын өнгө аяс зөв байх ёстой. Асуудлыг эелдэг, энгийн байдлаар танилцуулах нь үнэмшилтэй сонсогдож, дүрмээр бол шаардлагагүй захидал харилцааг арилгадаг. Та мөн үг хэллэгийн алдаа, тодорхой бус байдал, мэргэжлийн нэр томьёог хэтрүүлэн ашиглах, шаардлагагүй товчлолоос зайлсхийх хэрэгтэй, учир нь энэ нь дараагийн тодруулга хийх, эцэст нь захидал харилцааг сунжруулахад хүргэж болзошгүй юм.

Гуравдугаарт, бизнесийн захидлыг зөвхөн өөрийн ажиллаж буй байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичсэн байх ёстой. Хэвлэмэл хуудас нь компанийн нэрийн хуудас тул захидалд онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй.

Дөрөвдүгээрт, захидал нь хэд хэдэн догол мөрөөс бүрдэх ёстой бөгөөд тус бүр нь бүрэн санааг илэрхийлдэг. Текстийг уншихад хялбар байхын тулд догол мөрүүд хэт урт байх ёсгүй. Та дүрмийг дагаж мөрдөж болно: эхний болон сүүлчийн догол мөр нь дөрвөөс илүүгүй бичгийн мөр, бусад нь наймаас илүүгүй байна. Дөрөвөөс бага мөр агуулсан догол мөрийг дараагийн хуудас руу шилжүүлэх нь тохиромжгүй. Бизнесийн захидалд зураас оруулахгүй байх нь дээр.

Үсгийг Times New Roman Cyr фонтоор 12 хэмжээтэй (хүснэгтийн материал боловсруулахад) 13, 14, 15, Times DL 12, 13, 14 хэмжээтэй 1-2 мөр хоорондын зайтай бичнэ.

Бизнесийн захидал бичихдээ хуудасны дугаарыг баруун доод буланд, бусад бизнесийн баримт бичигт хуудасны дунд хэсэгт дээд талд зааж өгнө.

Манай улсад баримт бичиг боловсруулах журмыг зохицуулалтын баримт бичгүүдээр зохицуулдаг бөгөөд юуны түрүүнд ГОСТ R 6.30-2003 “Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийн шаардлага."

ГОСТ нь баримт бичгийн маягтын хоёр стандарт форматыг тогтоодог: A4 (210 x 297 мм) ба A5 (148 х 210 мм).

Маягт дээр эсвэл зүгээр л цаасан дээр бичсэн баримт бичиг бүр захын зайтай байх ёстой (дор хаяж): зүүн - 20 мм; баруун - 10 мм, дээд - 20 мм, доод - 20 мм.

Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах ийм шаардлагыг Оросын хууль тогтоомжид тусгасан боловч та гадаадын түншүүдэд бизнесийн захидал бичихдээ дагаж мөрдөх боломжтой.

Хүлээн авагчтай харилцах харилцаанаас хамааран хаяг нь "эрхэм" овог (овог нэр, овог нэр) эсвэл "эрхэм хүндэт" гэсэн үгээр эхэлж, овог нэр, овог нэр (овог нэр) -ээр эхэлж, хамтран ажилласанд тань талархал илэрхийлж болно. Гарын үсэг зурахын өмнө "Хүндэтгэсэн, ..." эсвэл "Хүндэтгэсэн, ..." гэж бичдэг.

Захидалдаа хандахдаа “эрхэм хүндэт”, “эрхэм”, “хатагтай”, “орлогч захирал”, “хэлтсийн дарга” гэх мэт үгийг бүрэн бичнэ. Тэгэхгүй бол хүлээн авагч таныг тийм ч их хүндэлдэггүй гэж бодож магадгүй. “Ув. Ноён захирал аа." Энэ товчлол нь зохисгүй бөгөөд хүндэтгэлгүй сонсогдож байна.

Албан бичигт та бие биенээ сайн мэддэг, энэ хүнтэй зөвхөн ажил хэрэгч төдийгүй найрсаг харилцаатай байсан ч хүлээн авагчийг "та" гэж хэлэх нь заншилгүй байдаг.

Амьдралаас жишээ авлаа
Алексейгийн хувьд америкчууд өөрийгөө "чи" гэж дууддаг зуршил нь түүнд өндөр цалинтай ажлаа алдахад хүргэсэн. АНУ-д нэлээд удаан ажиллаж, америк даргадаа зүгээр л "Жонни" гэж дууддаг болсон Алексей Оросын боломжит ажил олгогчид бичсэн захидалдаа түүнд нэрээр нь хандаж: "Эрхэм Николай! ” Оросын компанийн тэргүүн энэ мэндчилгээг танил, танил мэт хүлээж авав. Орос улсад нэр, овог нэрээр нь дуудах нь хүндэтгэлийн шинж тэмдэг бөгөөд тодорхой зай, захиргаатай байх арга юм. Захидлыг хүлээн авсны дараа ажил олгогчтой дахин холбоо бариагүй бөгөөд өргөдөл гаргагч нь асуудал юу болсон талаар удаан хугацааны туршид бодож байсан.

Оросын түнш рүү бизнесийн захидал бичихдээ хэд хэдэн дүрмийг баримтлах нь чухал юм.

Баримт бичгийг хаягласан хүний ​​байр суурийг огнооны тохиолдолд зааж өгсөн болно, жишээлбэл:

гүйцэтгэх захирал руу
"Альфа Жувелир" ХК
В.А.Лагунина

ХК "Бета Жувелир Холдинг"
ахлах нягтлан бодогч
В.М.Кочетов

Хэрэв та "Ноён", "Хатагтай" гэсэн товчлолыг ашигладаг бол эхлээд хүлээн авагчийн эхний үсгийн дараа овог нэрийг бичих ёстой.

Баримт бичгийг дөрвөөс илүүгүй хүлээн авагчид хаягласан байх ёстой. "Хуулбар" гэдэг үгийг хоёр, гурав, дөрөв дэх хаягийн өмнө бичдэггүй. Хэрэв хүлээн авагчдын тоо илүү байвал баримт бичгийн хуваарилалтын жагсаалтыг үүсгэнэ үү.

Хуулийн этгээд, байгууллагад захидал илгээхдээ түүний нэрийг, дараа нь шуудангийн хаягийг зааж өгнө.

"GammaJeweler" ХХК

Москва, Профсоюзная гудамж, 82,

Баримт бичгийг хувь хүнд илгээхдээ эхлээд хүлээн авагчийн овог нэр, эхний үсэг, дараа нь шуудангийн хаягийг зааж өгнө.

Образцова О.П.
st. Садовая, 5, байр. 12,
Липки, Киреевский дүүрэг,
Тула муж, 301264

Захидлын текстэд нэрлэгдсэн хавсралтын талаархи тэмдэглэлийг дараах байдлаар бичнэ.

Хэрэглээ: 5 л. 2 хувь .

Хэрэв захидалд бичвэрт нэр дурдаагүй хавсралт байгаа бол түүний нэр, хуудасны тоо, хуулбарын тоог зааж өгнө үү; Хэрэв хэд хэдэн програм байгаа бол тэдгээрийг дугаарлана.

Хэрэглээ:

1. 5 л дотоод бүртгэл хөтлөх журам. 1 хувь.

2. Борлуулалтын албаны баримт бичгийг 7 хуудас бэлтгэх, гүйцэтгэх дүрэм. 2 хувь.

Хэрэв програмууд хавсаргасан бол хуудасны тоог заагаагүй болно.

Хэрэв өргөдлийг баримт бичигт заасан бүх хаягаар илгээгээгүй бол түүний бэлэн байдлыг харуулсан тэмдэглэлийг дараах байдлаар олгоно.

Хэрэглээ: 3 л. 5 хувь. - зөвхөн эхний хаяг руу.

"Гарын үсэг"-ийн шаардлагад дараахь зүйлс орно.

Баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүний ​​албан тушаалын заалт: бүрэн - хэрэв компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдээгүй бол товчилсон - компанийн албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн бол;

Хувийн гарын үсэг;

Гарын үсгийн тайлбар (овог, овог нэр).

Гүйцэтгэх захирал

Гамма-Жевеллер ХХК Хувийн гарын үсэг A. A. Борисов

Компанийн албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр:

Ерөнхий захирал А.А. Борисовын хувийн гарын үсэг

Бичгээр гаргасан хүсэлтийг хүлээн авснаас хойш 10 хоногийн дотор хариу өгөх ёстой.

Факс болон имэйлээр хүлээн авсан мессежүүдэд амралтын өдрүүдээс бусад 48 цагийн дотор хариу өгөх ёстой.

Бизнесийн баримт бичиг— удирдлагын үйл ажиллагаа явуулах, мэдээллийг бүртгэх, дамжуулах үндсэн хэрэгсэл. Баримт бичгийн тусламжтайгаар бизнесийн үйл ажиллагааг зохицуулж, мэдээлэл хуримтлуулдаг. Томоохон байгууллагад хэн албан ёсоор бичиг баримт бичдэг, хэн хэнд, ямар тохиолдолд тайлагнадаг, хэнд мэдээлэл дамжуулдаг гэх мэт зааврыг ихэвчлэн гаргадаг. Мэдээлэл дамжуулахыг албан ёсны болгох хамгийн чухал аргуудын нэг бол стандарт хэлбэр (маягт) юм. Маягтын давуу тал нь түүнийг бөглөж байгаа хүн энэ тохиолдолд хэзээ, хэрхэн, ямар мэдээлэл өгөх ёстой талаар бодох шаардлагагүй; энэ нь маш их цаг хэмнэдэг.

Бизнесийн амьдралд захидал харилцааны эзлэх хувь маш их байдаг.

Зөв эмхэтгэсэн бол дараах шаардлагыг хангасан байна.

• илтгэлийн найдвартай байдал, бодитой байдал;
• мэдээллийн бүрэн байдал;
• илтгэлийн товч (бизнес захидал нэг хуудаснаас илүүгүй байх ёстой);
• үндэслэл, өгүүлэмж дутмаг;
• төвийг сахисан өнгө аяс, гэхдээ нэгэн зэрэг найрсаг байдал, бүдүүлэг байдал, эелдэг байдал, эелдэг байдал, хуурамч эелдэг байдал;
• Нөхцөл байдал, баримтыг сэтгэл хөдлөлийн-илэрхийлэх бус логикоор үнэлэх арга хэрэгслийг ашиглах.

Хэд хэдэн төрлийн бизнесийн захидал байдаг. Иймд анхааруулга, сануулга, урилга, баталгаажуулах, татгалзах, хамгаалах хуудас, баталгаа, мэдээлэл, мэдэгдэл, захиалга агуулсан захидалд заавал бичгээр хариу өгөх шаардлагагүй. Хариултыг хүсэлт, давж заалдах, санал, хүсэлт, шаардлага бүхий захидалд бичсэн байх ёстой.

Бизнес бичих ёс зүй

Бизнесийн захидлын зохиогчийг үл хүндэтгэсэн байдал нь бүрхэгдсэн байсан ч гэсэн захидал хүлээн авагчид үргэлж мэдрэгддэг бөгөөд энэ нь мессежийг ятгах өөгүй аргуудыг үл харгалзан захидал болон түүний зохиогчдод байнгын сөрөг хандлагыг бий болгодог.

Татгалзсан бичгийг уншихдаа ялангуяа болгоомжтой байх хэрэгтэй. Та татгалзсан мэдэгдлээр ийм захидал эхэлж болохгүй. Нэгдүгээрт, үнэмшилтэй тайлбар өгөх ёстой. Дараах томьёог ашиглана уу: “Таны хүсэлтийг дараах шалтгаанаар хангах боломжгүй...”; “Харамсалтай нь таны хүсэлтийг хангах боломжгүй...”; "Бид гүнээ харамсаж байна, гэхдээ бид таны хүсэлтийг хангаж чадахгүй байна..." гэх мэт. Энэ томьёоны газар нь захидлын сүүлчийн догол мөрөнд байна. Энэ тохиолдолд та "Татгалзах хүсэлт гаргахдаа найз эсвэл үйлчлүүлэгчээ алдахаас болгоомжил" гэсэн дүрмийг санаж байх ёстой.

Хүсэлтээс татгалзсан эсвэл саналаас татгалзсан хариу захидалд зориулсан жишээ төлөвлөгөө энд байна.

• хүсэлтийг давтах - хүлээн авагч нь түүний захидлыг анхааралтай уншиж, түүний хүсэлтийн мөн чанарыг зөв ойлгосон гэдэгт итгэлтэй байх ёстой;
• Хүсэлтийг хүлээн авах боломжгүй эсвэл саналыг хүлээн авах боломжгүй болсон шалтгаан нь хүлээн авагчийн дараагийн татгалзахад оновчтой болон сэтгэл зүйн бэлтгэл;
• саналаас татгалзсан буюу татгалзсан тухай мэдэгдэл нь татгалзах томъёо юм.

Бизнес захидлын хэл

Академич Д.С. Орос хэлний гайхалтай мэргэжилтэн Лихачев "Шинжлэх ухааны ажлын сайхан хэлний тухай" залуу хамт олондоо зориулсан тэмдэглэлдээ: "Сайн хэлийг уншигчид анзаардаггүй. Уншигч зөвхөн бодлыг л анзаарах ёстой болохоос тухайн бодлыг илэрхийлж буй хэлийг нь анзаарахгүй байх ёстой.”

Олон жилийн туршлагаар бичихдээ итгэлтэй байх боломжтой. Эхлээд мэргэжилтнүүдээс практик зөвлөгөө авахыг зөвлөж байна.

• та энгийн үгсийг сонгох хэрэгтэй, гэхдээ хэлийг ядууруулж болохгүй;
• нэр үгээс илүү үйл үгсийг ашиглах: ингэснээр текст нь динамик, нэгэн зэрэг намуухан байх болно;
• холоос бүү эхл, сэдвээс бүү хазай, олон нарийн ширийн зүйлийг бүү дүрсэл;
• урт мэдэгдлээс зайлсхий: тэдгээр нь үнэмшилгүй байдаг тул та товч бөгөөд хамгийн бага дагалдах өгүүлбэрүүдийг ашиглах хэрэгтэй;
• нэг хэллэгээс нөгөөд шилжих нь логик бөгөөд байгалийн, "анхааралгүй" байх ёстой;
• бичсэн хэллэг бүрийг чихээр шалгах;
• Тэд юу гэж хэлж байгаа, ямар үгийг "сольсон" талаар бодоход хүргэх хамгийн бага төлөөний үгийг ашигла ("энэ тухай", "тэр", "тэр/түүн/тэд" гэх мэтийг биш, тусгайлан бичээрэй).

Бизнесийн захидал бичиг үсэгт тайлагдсан, хэв маягийн хувьд зөв байх ёстой.

Бизнес захидал форматлах

Байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр дандаа албан бичиг бичдэг.

Гарсан захидлын зүүн дээд буланд (жишээ нь, байгууллагаас илгээсэн) гарах дугаарыг зааж өгсөн бөгөөд энэ нь байгууллагын баримт бичгийн бүртгэлд тэмдэглэгдсэн байдаг. Захидал бичсэн огноог зааж өгөх ёстой. Баруун дээд буланд байгууллагын нэр (нэрлэсэн тохиолдолд), хүлээн авагчийн албан тушаал, түүний овог нэр байна. Зүүн доод буланд менежерийн албан тушаал, овог нэр, гарын үсэг, доороос 2 см зайд захидал гүйцэтгэгчийн овог нэр (эхний үсэггүй), утасны дугаар байна.

Үндсэн болон харааны хувьд захидлын агуулга нь хэд хэдэн блокоос бүрдэнэ: o захидлын томъёо - хүсэлтийн мөн чанар юу вэ; o хүсэлтийн үндэслэл; o Туслах мэдээлэл.

Хариу захидалдаа түүний сүүлчийн захидлыг эелдгээр иш татахаа мартуузай. Хэрэв энэ захидал нь гадаадын түнштэй захидал харилцааг нээвэл та тухайн байгууллагыг танилцуулж, олон улсын үйл ажиллагааны чиглэлээр түүний зорилго, зорилтуудыг тайлбарлах хэрэгтэй. Байгууллагын талаархи үндсэн мэдээллийг захидалд хавсаргасан товхимолд (захидал дахь холбоосыг оруулах шаардлагатай) өгөх ёстой тул захидлын энэ хэсэг нь маш товч юм. Ийм захидал нь хамтын ажиллагаанд талархал илэрхийлэх ба/эсвэл ирээдүйд ийм зүйлд найдаж байгаагаа илэрхийлсэн байх ёстой. Батлагдсан томьёо бол "Хүндэтгэсэн (таны нэр)" юм.

Сайн бичихийн тулд том үгсийн сан, тэдгээрийг холбох чадварыг шаарддаг бөгөөд энэ нь уран зохиол, уран зохиолын бус зохиолыг системтэй, анхааралтай уншихыг шаарддаг. Хүмүүнлэгийн мэдлэгээр байнга тэжээхгүй бол бүрэн эрхт удирдагч гарч ирэхгүй. Менежментийн нэрт эрдэмтэн Ли Якокка ингэж дүгнэжээ: “Хүүхдүүд маань олон жилийн турш юу сурах вэ гэж асуухад хүмүүнлэгийн чиглэлээр сайн боловсрол эзэмших хэрэгтэй гэж байнга зөвлөдөг байсан... Хамгийн гол нь хүчирхэг боловсролыг бий болгох явдал юм. Уран зохиолын мэдлэгийн үндэс, аман болон бичгийн яриаг сайн эзэмшинэ.”