Modelo de descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones. Descripción del puesto Jefe del Departamento de Adquisiciones de Red Descripción del puesto

El subdirector de adquisiciones en sus actividades se guía por: 1) Ley Federal de 05/04/2013 N 44-FZ “Sobre el sistema de contratos en el campo de la adquisición de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales y municipales”, Ley Federal de 18/07/2011 N 223- Ley Federal “Sobre la adquisición de bienes, obras y servicios por ciertos tipos de personas jurídicas”, Ley Federal de 2 de diciembre de 1994 N 53-FZ “Sobre la adquisición y suministro de productos agrícolas productos, materias primas y alimentos para las necesidades del Estado”; 2) ……… (nombre del documento constitutivo) 3) Reglamento sobre ……… (nombre de la unidad estructural) 4) esta descripción del puesto; 5) ……… (nombres de las normas locales que regulan las funciones laborales por puesto) 1.6.

Descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones.

El nombramiento para el cargo de jefe del departamento de adquisiciones y su destitución se realiza sobre la base de una orden del director general de la empresa por recomendación del director comercial. 1.5. El jefe del departamento de compras depende directamente del director comercial o su adjunto y lleva a cabo las instrucciones del director general. 1.6. Si el jefe del departamento de compras está ausente, sus funciones las desempeña temporalmente el gerente de compras, quien es responsable del correcto desempeño de sus funciones oficiales y es designado por el director comercial.

1.7. El jefe del departamento de compras es miembro de la junta directiva ampliada de la empresa; en nombre de la junta directiva, prepara materiales para discutir los temas de la agenda de la junta. 1.8.

Descripciones de trabajo

Atención

Esta descripción del puesto se desarrolló sobre la base de la Norma Profesional "Especialista en Adquisiciones", aprobada por Orden del Ministerio de Trabajo y Protección Social de la Federación de Rusia del 10 de septiembre de 2015 N 625n, teniendo en cuenta ……… (detalles de regulaciones locales de la organización) 6.2. El empleado está familiarizado con esta descripción del puesto al momento de la contratación (antes de firmar el contrato de trabajo). El hecho de que el empleado se haya familiarizado con esta descripción del puesto se confirma mediante ……… (mediante la firma en la hoja de familiarización, que es parte integral de esta instrucción (en el diario de familiarización con las descripciones del puesto); en una copia del descripción del trabajo conservada por el empleador de otra manera) 6.3.

Descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones.

Ley Federal). 5. Gerente de contrato según 44-FZ: descripción del trabajo El Cliente tiene 3 opciones posibles para nombrar un gerente de contrato: Opción No. 1 - Contratar a un nuevo empleado para el puesto de gerente de contrato con la celebración de un contrato de trabajo. O puede contratar a un empleado para un puesto diferente, pero con responsabilidades y poderes similares; Opción No. 2: transferir a un empleado de tiempo completo al puesto de gerente de contrato (o puesto similar) con la celebración de un acuerdo para cambiar los términos del contrato de trabajo; Opción No. 3: acordar con el empleado de tiempo completo la posibilidad de combinar puestos de acuerdo con las reglas del artículo 60.2 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia (en este caso, de conformidad con el artículo 151 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia Federación, el empleado recibe un pago adicional y se realizan los cambios apropiados en la descripción de su trabajo).

Formulario de muestra de descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones

Interactuando con el servicio financiero, organiza acuerdos mutuos con proveedores, monitorea el estado de las cuentas por pagar de la empresa que surgen en relación con la compra de bienes. 3.15. Prepara formularios de informes y estimaciones según lo establecido para el departamento. 3.16. Supervisa la exactitud de la información en informes y estimaciones, confirma (respalda) su exactitud y supervisa la ejecución de las estimaciones.
3.17. Supervisa y asegura la preparación de contratos con fabricantes y proveedores, coordinación de los términos y condiciones de entrega, estudia la posibilidad y viabilidad de la cooperación de la empresa con otras empresas y organizaciones para obtener condiciones de compra más favorables. 3.18. Supervisa la provisión de la empresa con las condiciones de pago más rentables y favorables. 3.19.

Knoll & Walters LLC

Una gran empresa requiere diariamente una gran cantidad de bienes y artículos diferentes necesarios para el proceso laboral normal. Las empresas industriales deben tener un suministro suficiente de materias primas en los almacenes y reponerlas periódicamente. El jefe del departamento de compras, cuya descripción de funciones veremos en este artículo, es responsable de comprar por parte de la empresa todo lo necesario para las necesidades diarias.
Organización de adquisiciones En la descripción de trabajo típica del jefe del departamento de compras, una de las principales responsabilidades del jefe del departamento indica la organización de las compras para las necesidades de la empresa a proveedores y vendedores externos. La organización de adquisiciones es un concepto bastante amplio que incluye muchas acciones individuales que conducen a un único resultado: que la empresa reciba todo lo que necesita en un momento dado.

Descripción del trabajo

Responsabilidad 4.1. El jefe del departamento de adquisiciones es responsable de: - incumplimiento (desempeño inadecuado) de sus funciones laborales previstas en esta descripción de funciones, dentro de los límites determinados por la legislación laboral de la Federación de Rusia; - delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades - dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil de la Federación de Rusia; - causar daños materiales - dentro de los límites determinados por la legislación laboral, penal y civil de la Federación de Rusia. La descripción del puesto ha sido elaborada de acuerdo con [nombre, número y fecha del documento].

Descripciones de puestos para el jefe del departamento de adquisiciones.

Si se comete un delito en el curso del desempeño de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación penal, civil y administrativa de la Federación de Rusia. 5.3. En caso de incumplimiento o desempeño inadecuado de sus funciones oficiales, previstas en esta descripción de funciones, dentro de los límites determinados por la legislación laboral de la Federación de Rusia. 5.4. En caso de errores en el proceso de adquisiciones, que provocaron bajas ventas de bienes, dentro de la parte variable del salario.

Jefe de la unidad estructural: (firma) (apellido, iniciales) 00.00.201_g.

Descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones 44-FZ

El trabajo en el campo de las adquisiciones es impensable sin el conocimiento de las normas y reglamentos de la legislación en aquellas áreas de negocio con las que el jefe del departamento de adquisiciones tiene que lidiar todos los días. En particular, las normas para la celebración de contratos de compraventa y contratos de suministro. Los métodos para resolver desacuerdos en virtud de dichos acuerdos, las normas de derecho laboral, ya que las actividades de un gerente están relacionadas con la interacción con los empleados subordinados, el procedimiento general para el flujo de documentos internos es el conocimiento legal mínimo que debe tener el especialista que estamos considerando.
Finalmente, los costos incurridos por la empresa en su conjunto dependen directamente de cómo se estructuran la política de precios y las condiciones con los socios durante la adquisición.

Descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones 44-FZ

Requisitos del puesto de gerente de contratos5. Gerente de contrato según 44-FZ: descripción del puesto6. Responsabilidad del administrador del contrato según 44-FZ: multas7. Gestor de contratos: formación y estándares profesionales8. Buscar una vacante de gerente de contrato 1.

¿Quién es un administrador de contratos? El administrador de contratos es un funcionario responsable de la ejecución de una compra o varias compras, incluida la ejecución de cada contrato. Se nombra un administrador de contratos en el caso de que el volumen total anual de compras (abreviado como SGZ) del Cliente no exceda los 100 millones de rublos y el Cliente no tenga un servicio contratado (Parte 2 del artículo 38 de 44-FZ). Un Cliente puede tener simultáneamente varios gerentes de contratos responsables de sectores individuales de actividades de adquisiciones.

Descripción del puesto Jefe del Departamento de Compras 44 ap

Proporciona un régimen para mantener secretos comerciales por parte de los empleados del Departamento. 26. Realizar encargos oficiales de su jefe inmediato y superiores directos. IV. Derechos El Jefe del Departamento de Adquisiciones tiene derecho a: 1. Actuar en nombre de la Empresa, representar los intereses de la Empresa en las relaciones con otras organizaciones y organismos gubernamentales en cuestiones de adquisiciones.

Información

Conocer los proyectos de decisiones de la Dirección Empresarial en materia de adquisición y venta de productos. 3. Presentar propuestas para mejorar las actividades del Departamento de Adquisiciones para la consideración de la Gerencia Empresarial. 4. Interactuar con los responsables de todas las divisiones estructurales de la Empresa.

5. Solicitar personalmente o en nombre de la Dirección de la Empresa a los jefes de departamento y especialistas la información y documentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones oficiales. 6.

Descripción del puesto Jefe del Departamento de Adquisiciones 44 Leyes Federales

¡Punto importante! De acuerdo con la Parte 3 del artículo 38 de 44-FZ, el servicio por contrato opera de acuerdo con los reglamentos (reglamentos) desarrollados y aprobados sobre la base de los reglamentos (reglamentos) estándar aprobados por el órgano ejecutivo federal para regular el sistema de contratos en el campo de adquisiciones. El artículo 38 de 44-FZ no establece la obligación del Cliente de desarrollar y aprobar reglamentos para el administrador del contrato. 4. Requisitos del administrador de contratos para el puesto Según la Parte 6 del artículo 38 de 44-FZ, el administrador de contratos debe tener una educación superior o educación profesional adicional en el campo de adquisiciones.

Descripciones de puestos teniendo en cuenta los estándares profesionales 2016-2017

Ejemplo de descripción del puesto para jefe del departamento de adquisiciones

Se compila una descripción de trabajo de muestra teniendo en cuenta el estándar profesional Especialista en Adquisiciones.

1. Disposiciones generales

1.1. Una persona que tiene:

1) educación superior (especialidad, maestría), educación profesional adicional en programas de capacitación avanzada o programas de reciclaje profesional en el campo de la contratación;

2) experiencia laboral en adquisiciones durante al menos 4 años.

1.2. El responsable del departamento de compras debe saber:

1) requisitos de la legislación de la Federación de Rusia y reglamentos que rigen las actividades en el ámbito de la contratación pública;

2) los fundamentos de la legislación civil, presupuestaria, territorial, laboral y administrativa aplicables a las adquisiciones;

3) conceptos básicos de la legislación antimonopolio;

4) principios económicos de fijación de precios;

5) los fundamentos de la contabilidad aplicada a las adquisiciones;

6) estadísticas básicas aplicables a las adquisiciones;

7) características de la fijación de precios en el mercado (por zona);

8) características de la elaboración de la documentación de adquisiciones;

9) el procedimiento para establecer factores que forman el precio e identificar las características de calidad que afectan el costo de bienes, obras y servicios (por área);

10) práctica de aplicación de la ley en el campo de las actividades de logística y adquisiciones;

11) metodología para la realización de:

Verificación (examen) del procedimiento y la documentación de adquisiciones;

Examen de la conformidad de los resultados previstos en el contrato con los términos del contrato;

12) el procedimiento para redactar un documento en forma de conclusión basado en los resultados de una inspección (examen) del procedimiento de adquisición y la documentación;

13) características de la preparación de documentos para el trabajo de reclamaciones;

14) ética de la comunicación empresarial y reglas de negociación;

15) disciplina laboral;

16) Reglamento interno de trabajo;

17) requisitos de protección laboral y normas de seguridad contra incendios;

18) ……… (otros documentos, materiales, etc.)

1.3. El jefe del departamento de compras deberá poder:

1) utilizar computadoras y otros equipos auxiliares, equipos de comunicaciones y comunicaciones;

2) negociar, analizar datos sobre el avance del cumplimiento de las obligaciones;

3) organizar y realizar procedimientos para atraer expertos y organizaciones de expertos;

4) verificar la conformidad de los hechos y datos al proporcionar (presentar) los resultados estipulados en el contrato con los términos del contrato;

5) aplicar medidas de responsabilidad y tomar otras acciones en caso de violación por parte del proveedor (contratista, ejecutante) de los términos del contrato;

6) involucrar a terceros expertos u organizaciones de expertos para examinar (verificar) el cumplimiento de los resultados previstos en el contrato con los términos del contrato;

7) redactar y ejecutar documentos con base en los resultados de la inspección;

8) ……… (otras habilidades y capacidades)

1.4. El responsable del departamento de compras se guía en sus actividades por:

1) Ley Federal de 05/04/2013 N 44-FZ "Sobre el sistema de contratación en el campo de la adquisición de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales y municipales", Ley Federal de 18/07/2011 N 223-FZ "Sobre la adquisición de bienes, obras, servicios de ciertos tipos de personas jurídicas", Ley Federal de 2 de diciembre de 1994 N 53-FZ "Sobre la compra y suministro de productos agrícolas, materias primas y alimentos para las necesidades estatales";

2) ……… (nombre del documento constitutivo)

3) Reglamento sobre ……… (nombre de la unidad estructural)

4) esta descripción de trabajo;

5) ……… (nombres de las normas locales que regulan las funciones laborales por puesto)

1.5. El jefe del departamento de adquisiciones reporta directamente a ……… (nombre del puesto del gerente)

1.6. El jefe del departamento de adquisiciones dirige ……… (nombre de la unidad estructural o área de actividad dentro de la cual se organiza el grupo de empleados subordinados)

1.7. ……… (otras disposiciones generales)

2. Funciones laborales

2.1. Examen de los resultados de la contratación, aceptación del contrato:

1) comprobar el cumplimiento de los términos del contrato;

2) comprobar la calidad de los bienes, obras y servicios presentados.

2.2. Gestión de empleados subordinados.

2.3. ……… (otras funciones)

3. Responsabilidades laborales

3.1. El jefe del departamento de compras desempeña las siguientes funciones:

3.1.1. Como parte de la función laboral, verificar el cumplimiento de los términos del contrato:

1) recibe información sobre el progreso del cumplimiento de las obligaciones del proveedor (contratista, ejecutante), incluidas las dificultades que surgen durante la ejecución del contrato;

2) verifica la exactitud de la información recibida sobre el progreso del cumplimiento de las obligaciones del proveedor (contratista, ejecutante), incluidas las dificultades que surjan durante la ejecución del contrato;

3) organiza el procedimiento de aceptación para las etapas individuales de ejecución del contrato y crea un comité de aceptación;

4) atrae expertos y organizaciones de expertos para realizar un examen de los bienes suministrados, el trabajo realizado o los servicios prestados;

5) interactúa con el proveedor (contratista, ejecutante) al cambiar o rescindir el contrato;

6) aplica medidas de responsabilidad y toma otras acciones en caso de violación por parte del proveedor (contratista, ejecutante) de los términos del contrato, incluida la organización de la inclusión en el registro de proveedores sin escrúpulos.

3.1.2. Como parte de la función laboral, verificar la calidad de los bienes, obras y servicios presentados:

1) verifica el cumplimiento de los resultados previstos en el contrato con los términos del contrato;

2) verifica la conformidad de los hechos y datos al proporcionar (presentar) los resultados estipulados en el contrato con los términos del contrato;

3) organiza los procedimientos para la aceptación de los bienes entregados, el trabajo realizado (sus resultados), los servicios prestados y crea una comisión de aceptación;

4) atrae a terceros expertos u organizaciones de expertos para examinar (verificar) el cumplimiento de los resultados previstos en el contrato con los términos del contrato;

5) prepara materiales para la consideración de casos de apelación de acciones (inacción) del cliente y para realizar trabajos de reclamación;

6) redacta y ejecuta documentos con base en los resultados de la inspección.

3.1.3. Como parte de la función laboral, gestión de empleados subordinados:

1) distribuye funciones laborales y tareas oficiales entre los empleados subordinados y ejerce control sobre su implementación;

2) brinda asesoramiento a los empleados subordinados, da explicaciones e instrucciones en el marco del desempeño de las funciones laborales de los empleados subordinados;

3) vela por el cumplimiento de la legislación laboral y la legislación de protección laboral en relación con los empleados subordinados, creando condiciones de trabajo que cumplan con los requisitos establecidos;

4) resuelve situaciones de conflicto entre empleados subordinados;

5) ……… (otros deberes)

3.1.4. Como parte del desempeño de sus funciones laborales, cumple instrucciones de su jefe inmediato.

3.1.5. ……… (otros deberes)

3.2. En el desempeño de sus funciones, el especialista líder en adquisiciones debe cumplir con los siguientes estándares éticos:

1) mantener la confidencialidad de la información;

2) cumplir con la ética de la comunicación empresarial;

3) tomar una posición activa en la lucha contra la deshonestidad profesional;

4) no divulgar materiales de investigación laboral;

5) no crear situaciones conflictivas en el lugar de trabajo;

6) no cometer acciones que desacrediten la profesión y reputación de los compañeros;

7) impedir la difamación y la difusión de información que desacredite a otras organizaciones y colegas.

3.3. ……… (otras disposiciones sobre responsabilidades laborales)

4. Derechos

El jefe del departamento de adquisiciones tiene derecho:

4.1. Participar en las discusiones de los proyectos de decisión de la dirección de la organización, en las reuniones sobre su preparación e implementación.

4.2. Solicitar aclaraciones y aclaraciones a su superior inmediato respecto de estas instrucciones y tareas asignadas.

4.3. Solicitar, en nombre del jefe inmediato, y recibir de otros empleados de la organización la información y los documentos necesarios para llevar a cabo el encargo.

4.4. Conocer los proyectos de decisiones de gestión relacionados con la función que desempeña, los documentos que definen sus derechos y responsabilidades para su cargo y los criterios para evaluar la calidad del desempeño de sus funciones laborales.

4.5. Presentar propuestas de organización del trabajo en el marco de sus funciones laborales para la consideración de su superior inmediato.

4.6. Participar en discusiones de temas relacionados con las funciones desempeñadas.

4.7. ……… (otros derechos)

5. Responsabilidad

5.1. El jefe del departamento de adquisiciones es responsable de:

Por desempeño inadecuado o incumplimiento de las obligaciones oficiales previstas en esta descripción de funciones, en la forma prescrita por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia, la legislación en materia de adquisiciones;

Por delitos y delitos cometidos en el curso de sus actividades laborales, en la forma prescrita por la legislación administrativa y penal vigente de la Federación de Rusia;

Por causar daño a la organización, en la forma prescrita por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia.

5.2. ……… (otras disposiciones de responsabilidad)

6. Disposiciones finales

6.1. Esta descripción del puesto se desarrolló sobre la base de la Norma Profesional "Especialista en Adquisiciones", aprobada por Orden del Ministerio de Trabajo y Protección Social de la Federación de Rusia del 10 de septiembre de 2015 N 625n, teniendo en cuenta ……… (detalles de regulaciones locales de la organización)

6.2. El empleado está familiarizado con esta descripción del puesto al momento de la contratación (antes de firmar el contrato de trabajo).

El hecho de que el empleado se haya familiarizado con esta descripción del puesto se confirma mediante ……… (mediante la firma en la hoja de familiarización, que es parte integral de esta instrucción (en el diario de familiarización con las descripciones del puesto); en una copia del descripción del trabajo conservada por el empleador de otra manera)

6.3. ……… (otras disposiciones finales).

Habiendo confiado la gestión del surtido comercial y los flujos de productos a especialistas, la dirección determina las competencias necesarias y las áreas de su responsabilidad, que deben registrarse en las descripciones de puestos y en el sistema de motivación del comprador.

El trabajo del departamento de compras influye en todas las actividades de la empresa: ventas, uso eficiente del capital circulante, satisfacción del consumidor con los precios y el surtido, plenitud del almacén y eficiencia de la cadena de suministro interna. Está asociado con el trabajo de los empleados de casi todos los departamentos, desde contabilidad hasta servicios de transporte. En este sentido, es necesario considerar cuidadosamente los aspectos organizativos de la logística de adquisiciones.

Los modelos más complejos para organizar las actividades de compras son típicos de las grandes cadenas de tiendas. El análisis de la experiencia nacional y extranjera permite identificar los siguientes modelos de logística de compras de cadenas minoristas.

Modelo 1. Directo del proveedor

Los proveedores suministran productos directamente a todas las cadenas de tiendas. Obviamente, este es el esquema más ineficaz desde el punto de vista de la logística del transporte, que también se caracteriza por un alto nivel de costes.

Modelo 2. A través de un centro de distribución

Una cadena minorista crea su propio centro de distribución. Observemos los aspectos positivos de esta opción: reducir el inventario en los almacenes de las tiendas, aumentar la rotación y la capacidad de administración del inventario, asegurar la disponibilidad de bienes durante los picos de ventas, asegurar la calidad de los bienes a través de la organización de un servicio de calidad centralizado, simplificar la interacción con proveedores.

A pesar de las ventajas obvias del segundo modelo, los expertos recomiendan que las pequeñas cadenas minoristas, en primer lugar, realicen un análisis exhaustivo de la rentabilidad de crear un centro de distribución.

Al utilizar un centro de distribución en una pequeña cadena minorista, pueden surgir las siguientes dificultades:

• La empresa debe invertir grandes cantidades de dinero en la construcción de un centro de distribución (teniendo en cuenta el desarrollo de la red), lo que no siempre resulta rentable.
• Largo período de recuperación de la inversión para un centro de distribución.
• Es posible que el centro de distribución no esté completamente cargado y los costos de su mantenimiento deberán ser asumidos en su totalidad.
• Mantenimiento y modificación de un sistema de información de almacén moderno y bastante complejo.
• Al alquilar un almacén de distribución, es posible que no se adapte al perfil de la cadena minorista (por ejemplo, puede que no cumpla con los requisitos de temperatura, humedad, seguridad contra incendios).
• La necesidad de adquirir y utilizar su propio transporte, que no siempre está justificado económicamente.

Si la red de distribución es pequeña y no está previsto aumentar el número de tiendas, entonces puede considerar trabajar con una buena empresa comercial mayorista (distribuidor). Basada en una logística eficiente de los distribuidores, la red puede reducir significativamente el costo de compra y mantenimiento de sus propios recursos logísticos.

Por lo tanto, la decisión sobre qué modelo de organización de logística de compras elegir la toma una empresa comercial basándose principalmente en su propia estrategia de desarrollo y viabilidad económica.

Las cadenas minoristas modernas se están desarrollando en dos direcciones: aumentar la eficiencia de la gestión de las cadenas minoristas y aumentar el número de cadenas de tiendas (aprovechando las economías de escala).

Modelos de gestión de redes minoristas

Los expertos identifican los siguientes modelos para gestionar una red de comercio minorista y su logística de compras:

Modelo de inversión

Asume la presencia de un centro de inversión y consolidación con instalaciones minoristas independientes. Este modelo lo utilizan con mayor frecuencia empresas comerciales que no son empresas de red en el pleno sentido de la palabra. Están unidos por inversores comunes o por una marca común.

Las ventajas de este modelo: se simplifican las tareas de gestión en la oficina central y se puede tomar la iniciativa localmente.

Desventajas: incapacidad para aprovechar la estructura de la red, dependencia de las calificaciones de los gerentes de tienda, falta de consolidación de adquisiciones.

modelo de tenencia

El centro determina la política de compras (proveedores, gama de productos y precios de compra), pero las tiendas son independientes en la gestión operativa. La alta eficiencia de la información sobre el estado de las instalaciones comerciales no es muy importante para el centro. Este modelo es utilizado por una parte importante de las empresas minoristas rusas y permite implementar con éxito una de las principales tareas de las cadenas minoristas: consolidar la política de compras. Muy a menudo, este modelo de gestión es elegido por los operadores minoristas que delegan las funciones de interacción operativa con los proveedores a los gerentes de tienda.

Ventajas de este modelo: flexibilidad en la gestión de una tienda específica por parte de los gestores locales.

Desventajas: crecimiento excesivo del aparato de gestión y, como resultado, elevados costes.

Modelo centralizado

Ésta es la organización más eficaz de una empresa comercial en red. El centro de control unificado delega en los almacenes las funciones mínimamente necesarias para participar en las operaciones logísticas (pedido de mercancías, inventario, revalorización). Al mismo tiempo, la red puede incluir tiendas del mismo formato o diferentes.

Las ventajas de este modelo: reducción de costes, uso eficaz del aparato de gestión con su concentración en un solo centro. De hecho, se trata de una gestión remota de instalaciones minoristas, que permite intensificar todos los procesos comerciales de una empresa comercial y, por tanto, obtener una importante ventaja competitiva.

Desventajas: dependencia del funcionamiento ininterrumpido y eficiente del sistema informático y de información.

Modelo de bandeja

Este modelo supone una concentración total de la gestión en el centro y la minimización de las funciones de gestión en la tienda (excepto la venta de bienes a los clientes). La oficina central alberga un sistema de información y registra el movimiento de mercancías, y allí se concentra todo el aparato de gestión de la red.

Ventajas de este modelo: gran ahorro en recursos técnicos y laborales.

Desventajas: se excluye la entrega directa de productos a la tienda, mala consideración de las características locales de las actividades de las tiendas.

modelo híbrido

Algunas de las instalaciones minoristas de la cadena se gestionan de forma centralizada, mientras que algunas tiendas pueden funcionar en modo holding o, por ejemplo, en bandeja. Un método de gestión similar se encuentra en las empresas minoristas que construyen grandes cadenas nacionales. Al mismo tiempo, los arbustos regionales pueden actuar como divisiones que operan según un modelo de gestión centralizada. Dentro de estas estructuras, se utiliza un modelo de gestión centralizado o híbrido.

Ventajas de este modelo: prácticamente el único método de gestión posible para las cadenas de distribución nacionales e internacionales, garantizando una política de producto unificada.

Las desventajas son similares a las del modelo de gestión de explotaciones, pero pueden reducirse significativamente si los arbustos territoriales se gestionan mediante un método centralizado o en bandejas.

Funciones del departamento de compras

El departamento de compras es un departamento donde se toman decisiones sobre la compra de bienes, se celebran contratos para el suministro de productos, se resuelven cuestiones de elección de proveedores, se establecen requisitos de calidad del producto, etc. Consumidores internos de los resultados de las actividades de el servicio de compras son otras divisiones funcionales de la empresa que requieren productos comprados.

Es difícil sobreestimar la importancia de esta división en la estructura de una empresa comercial, como es difícil sobreestimar la importancia de una logística de compras adecuadamente organizada para el funcionamiento de toda la empresa.

En principio, la adquisición de recursos en una empresa puede estructurarse de forma centralizada o descentralizada. Si una empresa aborda el proceso desde una posición descentralizada, los empleados de diferentes divisiones estructurales realizarán las compras de forma independiente, cada uno para su propio departamento. La ventaja de este enfoque es el hecho de que el usuario conoce sus necesidades mejor que nadie. El proceso de adquisición puede ser más rápido con este enfoque.

Sin embargo, las compras centralizadas ofrecen muchos más beneficios, razón por la cual casi todas las empresas, excepto las más pequeñas, utilizan este enfoque de compras. Cuando se compra de forma centralizada, se nombra a una persona específica o se crea un departamento de compras con autoridad para adquirir recursos en interés de todas las divisiones de la empresa comercial.

Los especialistas del departamento de compras de una empresa son responsables de comprar productos de acuerdo con las solicitudes recibidas de los consumidores internos o monitorear de forma independiente la necesidad de recursos. Dentro del propio departamento de compras, las actividades que componen el proceso empresarial de Compras suelen estar sujetas a una mayor especialización para desarrollar la profesionalidad de los responsables de compras.

Los centros de compras de las grandes cadenas minoristas suelen constar de departamentos responsables de comprar una parte de la gama de productos. La distribución del surtido entre departamentos a menudo se produce según el principio de similitud de las características del producto. Esta distribución del trabajo permite a los compradores acumular el máximo conocimiento sobre su producto. Cuanto más grande es la empresa minorista, menor es la especialización de los empleados en su centro de compras.

En una pequeña empresa donde el departamento de compras está representado por una sola persona, naturalmente no habrá división de funciones.

Objetivos del departamento de compras

Los objetivos del departamento (servicio) de adquisiciones de cualquier empresa fabricante o comercial:

• Adquirir bienes y servicios al mejor precio.
• Mantener una alta rotación de inventario.
• Garantizar la entrega de mercancías a tiempo.
• Compre productos con alta calidad garantizada.
• Mantener asociaciones amistosas con proveedores confiables.
• Obtenga los máximos beneficios para la empresa.
• Colaborar e interactuar eficazmente con otros departamentos de la empresa.
• Contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la empresa, incluida la implementación de su estrategia logística.
• Reducir la proporción de los costos de adquisición en los costos totales de logística.
• Mantenga una contabilidad automatizada eficaz de los bienes adquiridos y respalde otros flujos de información que surjan durante las actividades de adquisición.
• Desarrollar y estimular actividades, mejorar la calificación de los gerentes de compras de bienes.

Las prioridades para lograr cada objetivo las determina una empresa específica en función de la estrategia comercial adoptada. Por ejemplo, para una empresa que sigue una estrategia de reducción de costos, lograr el primer objetivo de la lista anterior será una prioridad. En condiciones de escasez de algún tipo de recursos, la prioridad será asegurar su suministro ininterrumpido para que no se interrumpa el curso normal del proceso de producción o comercio, y durante los períodos de saturación del mercado de productos básicos, es especialmente importante
Se hace necesario mantener la facturación de una empresa comercial en el nivel requerido minimizando las inversiones en inventario.

Consideremos con más detalle los principales objetivos de las actividades en el campo de la organización y la gestión de adquisiciones.

El tiempo de entrega

Las compras tardías pueden alterar el programa de producción, lo que implicará grandes costos generales, y los bienes comprados antes de lo programado suponen una carga adicional para el capital de trabajo y el espacio de almacén de la empresa.

Tamaño del lote

El tamaño óptimo del lote de entrega, es decir manteniendo una correspondencia exacta entre el volumen de suministros y las necesidades de los mismos. El volumen excesivo o insuficiente de recursos suministrados afecta negativamente el equilibrio del capital de trabajo, la sostenibilidad de la producción del producto o la estabilidad de las ventas de una empresa comercial.

Calidad del producto

Mantener y mejorar la calidad de los productos adquiridos. Los recursos adquiridos deben tener la calidad requerida; de lo contrario, el producto final producido por la empresa no cumplirá con los estándares aceptados. Es necesario mejorar constantemente la calidad de las adquisiciones para garantizar la competitividad de los bienes y servicios adquiridos.

Buscar precios mínimos

Búsqueda y compra de bienes y servicios a precios mínimos. Esta tarea es especialmente relevante para las empresas comerciales, ya que las actividades de compra requieren una gran cantidad de capital de trabajo y la falta de capital de trabajo, como muestra la experiencia, es uno de los principales problemas de las empresas rusas. El beneficio obtenido al comprar a precios más bajos y, especialmente, al reducir los costos logísticos generales puede ser muy significativo.

Investigación de mercado

Investigación de mercado de adquisiciones. El departamento de compras debe recopilar y evaluar información periódicamente para determinar las mejores fuentes de compras y optimizar la gama de productos adquiridos.

A la hora de organizar el trabajo del departamento de compras se debe tener en cuenta el nivel de desarrollo de la logística de compras en la empresa. Los expertos identifican cuatro etapas principales en la evolución de la logística de compras, cuyas características se detallan en la siguiente tabla:

El departamento de adquisiciones (servicio) es una división funcionalmente separada de la empresa, que mantiene estrechos contactos con otras estructuras. Así, los empleados del departamento de compras realizan compras encargando mercancías a proveedores y transmitiendo información sobre los pedidos al departamento de transporte. El departamento de transporte asume la función de trasladar físicamente la carga desde el proveedor hasta los almacenes de la empresa, donde a su llegada entrega la carga a los trabajadores del almacén. El almacén almacena mercancías. Departamento de Operaciones
la contabilidad se ocupa de la logística de la información. En relación con vínculos tan estrechos, para la organización racional de la logística de compras, es necesario prestar atención constante a mantener relaciones de trabajo efectivas entre el departamento de compras y otras divisiones estructurales de la empresa.

Dada la importancia de una organización eficaz de las adquisiciones para cualquier empresa, es necesario monitorear y analizar sistemáticamente la logística de las adquisiciones.

Indicadores de desempeño del departamento de compras

Guiada por las funciones del departamento de compras, la eficacia de su trabajo suele evaluarse mediante los siguientes indicadores:

• reducción de los costos de adquisiciones en la estructura de los costos logísticos generales;
• nivel de defectos de los productos comprados;
• porcentaje de compras realizadas a tiempo;
• el número de situaciones en las que los recursos necesarios no estaban disponibles, lo que resultó en interrupciones en el cronograma de producción o en el cumplimiento de un pedido de un cliente;
• el número y los motivos de los cambios realizados en los pedidos por culpa del servicio de adquisiciones;
• número de solicitudes recibidas y completadas;
• participación de los costos de transporte en la estructura de los costos totales de adquisición, etc.

Funciones de un jefe de compras

Cada etapa del proceso de compra es una oportunidad para generar mayores ganancias para la empresa. Esto incluye elegir el mejor proveedor, obtener precios óptimos, pedir la cantidad correcta de productos, un método de transporte eficaz, minimizar las pérdidas por productos defectuosos; en una palabra, todo aquello con lo que una empresa puede reducir los costos de compra de logística y así lograr mayores ganancias. . Y todas las herramientas que utiliza un gerente de compras en su trabajo existen precisamente para ayudarlo a tomar las decisiones correctas y controlar el proceso de movimiento de mercancías.

Las funciones y responsabilidades de un gerente de compras pueden variar de una empresa a otra. Los investigadores identifican los siguientes modelos de compra (Klimenko A. ¿Motivación o imitación? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

modelo de artista

Cuando se conoce con un alto grado de fiabilidad el volumen de producción o el volumen de ventas futuro de cada artículo del producto, la tarea clave del director de compras se reduce únicamente a la estricta implementación del plan de compras.

Modelo experto

La tarea del experto es encontrar productos que se vendan en un corto período de tiempo.

Modelo "genio"

La tarea del "genio" es encontrar un vendedor que esté dispuesto a ofrecer productos de la más alta calidad a los precios más bajos y ofrecer enormes pagos diferidos y, lo mejor de todo, el pago mediante
hecho de la venta y con derecho a devolver las copias no vendidas.

modelo logístico

En ocasiones, debido a las características de algunos mercados, así como a la escala y antigüedad de la empresa, las tareas de búsqueda de proveedores y búsqueda de los precios más bajos no son las principales del departamento.
obtención Todos los proveedores son conocidos, las condiciones están acordadas y no están sujetas a grandes cambios. En tal situación, la tarea principal del gerente de compras es la optimización, es decir, garantizar la recepción de recursos de acuerdo con la regla logística de las "Siete H".

Antes de introducir un sistema de motivación para los responsables de compras, la empresa debe desarrollar una política de compras clara. Dependiendo del modelo de compras preferido para implementar esta política (“experto”, “ejecutante”, etc.), es necesario seleccionar personal, crear un sistema para su control y utilizar indicadores del sistema de motivación.

El objetivo principal de un gerente de compras. Consiste en dotar de recursos (bienes y servicios) al proceso productivo o comercial de la empresa.

Para lograr este objetivo, el gerente de compras realiza las siguientes funciones:

• Garantiza la disponibilidad de mercancías en cantidades y surtido óptimos.
• Proporciona indicadores planificados para la rotación de grupos de productos.
• Realiza pedidos a proveedores.
• Supervisa el cumplimiento de los pedidos.
• Supervisa periódicamente la disponibilidad y ventas de productos de alta demanda para evitar desabastecimientos.
• Estudiar nuevas ofertas de proveedores y condiciones del mercado.
• Resume y comunica la información recibida a la gerencia.

Informa oportunamente a los departamentos de la empresa sobre nuevas ofertas y recibos de bienes, garantiza la disponibilidad de la información necesaria sobre los bienes en el sistema de información y contabilidad de la empresa.

Dependiendo de las tareas realizadas, se determinan áreas de conocimientos y habilidades profesionales.

El gerente de compras debe saber:

• métodos de gestión de flujos financieros en logística;
• todos los componentes del contrato de suministro;
• factores que se tienen en cuenta al elegir un proveedor y un transportista;
• formas de mejorar la eficiencia de la gestión de adquisiciones utilizando tecnología de la información;
• el uso del intercambio electrónico de datos al interactuar con proveedores;
• métodos de adquisición;
• operaciones que componen el proceso de negocio de “Compra”;
• funciones realizadas por diversos intermediarios en el proceso de cumplimiento del pedido;
• procedimiento para la elaboración de un contrato;
• sanciones aplicadas en caso de incumplimiento de los términos del contrato;
• Ética de la comunicación empresarial.

Un gerente de compras debe poder:

• elegir razonablemente las mejores condiciones de entrega;
• preparar correctamente los documentos necesarios;
• establecer interacción entre el departamento de compras y otros departamentos;
• evaluar y seleccionar un proveedor;
• recibir y analizar información sobre la gama de productos ofrecidos por los proveedores;
• revisar el mercado de proveedores;
• analizar la confiabilidad del proveedor;
• analizar los plazos de entrega ofrecidos por los proveedores;
• negociar con proveedores (en términos de determinación de precios, condiciones de entrega, etc.);
• comparar ofertas recibidas de diferentes proveedores;
• analizar y redactar contratos;
• construir relaciones comerciales sólidas con proveedores que fortalezcan la imagen y reputación de su empresa;
• cumplir todos los acuerdos con proveedores de manera oportuna y no dejar ningún problema sin resolver;
• tomar medidas para pagar las deudas en acuerdos con proveedores.

Para desempeñar con éxito sus tareas profesionales, es importante que un comprador tenga una mente analítica, un pensamiento sistemático, esté atento, pueda actuar eficazmente en situaciones estresantes, controle sus actividades, pueda planificar y priorizar, tener una gran vocabulario activo y poder transmitir claramente sus pensamientos a personas con diferentes niveles de educación.

Un lugar especial lo ocupan las habilidades comunicativas como la persuasión, la negociación, el dominio de las técnicas básicas de comunicación, la capacidad de compromiso (con proveedores y otros departamentos de la empresa), la actividad, la perseverancia, la capacidad de lograr el objetivo, la responsabilidad y la decencia. Resistencia al estrés, resistencia y paciencia en situaciones de conflicto.

Un responsable de compras trabaja con grandes cantidades de información. Se trata de información sobre proveedores, el orden de entrega, transporte y pago. La actividad analítica del gerente de compras consiste en comparar precio, calidad, tiempo de entrega y seleccionar la opción óptima; en el análisis del mercado de productos. Al mismo tiempo, un lugar especial lo ocupa el proceso de toma de decisiones en poco tiempo.

Un gerente de compras trabaja en una oficina. Básicamente, sus actividades se desarrollan a través de medios como teléfono, fax, Internet, ordenador (trabajando con programas profesionales, bases de datos, Internet; redacción de informes, etc.).

Para la mayoría de los profesionales en el campo de la logística de compras son difíciles los conflictos con el departamento de ventas (departamento de producción), los problemas de interacción con proveedores difíciles (por ejemplo, con los monopolistas en el mercado).

Las áreas de formación avanzada de un responsable de compras son: mejorar los métodos de comunicación profesional; formación en habilidades de negociación; dominar las habilidades para planificar una jornada laboral y organizar el proceso de adquisiciones; desarrollo del trabajo en equipo; mejorar el conocimiento en el campo de la producción, estudiar los tipos y tipos de productos, la demanda de los clientes y las tecnologías de venta, aspectos legales de las actividades de compra.

Evaluación y motivación del responsable de compras.

Un aspecto importante de la organización del trabajo de un gerente de compras es el desarrollo e implementación de un sistema para motivar su trabajo. Durante el desarrollo, la empresa determina qué indicadores influirán en los salarios de los gerentes de compras, establece indicadores cuantitativos y mecanismos para calcular los salarios en base a los indicadores aceptados. Después de esto, la empresa debe comunicar su política salarial a los compradores y establecer un sistema de incentivos.

La motivación del comprador debe surgir de sus responsabilidades y poderes funcionales. El sistema de motivación de un responsable de compras suele basarse en los siguientes indicadores:

• implementación del plan de adquisiciones;
• dinámica del nivel de precios de los bienes adquiridos;
• volumen de negocios de bienes comprados;
• porcentaje de cumplimiento de pedidos para la compra de bienes.

Dependiendo de las particularidades del negocio, a los enumerados anteriormente se pueden agregar los siguientes indicadores: el porcentaje de defectos en los productos suministrados, el porcentaje de solicitudes de recursos incompletamente atendidas, el porcentaje de quejas, etc.

Todos los indicadores del sistema de motivación del comprador deben estar relacionados con aquellos resultados de las actividades de adquisición en los que realmente puede influir (es decir, que dependen específicamente de su trabajo).

Además, estos indicadores deben ser importantes para una empresa en particular (por ejemplo, una disminución en la recepción de defectos, un aumento en la rotación de inventarios). Como muestra la práctica, el salario de un gerente de compras es al menos el 50% de la remuneración total. La porción de bonificación se calcula con base en indicadores de evaluación de desempeño preestablecidos.
La siguiente tabla muestra los indicadores de evaluación del gerente de compras de una empresa comercial minorista (44 - Buzukova E. Compras y proveedores. Curso de gestión de surtido en el comercio minorista. P. 218-219).

Un indicador importante para evaluar a un gerente de compras es su cumplimiento de los estándares éticos profesionales.

La ética profesional de los compradores incluye aspectos de las relaciones con los proveedores como:

• respetar los intereses de su empresa;
• confidencialidad de la información;
• competición justa;
• Actitud hacia los obsequios empresariales de los proveedores.

Existen las siguientes opiniones sobre la permisibilidad de obsequios de proveedores:

1. Los compradores no pueden aceptar obsequios; los obsequios recibidos deben devolverse.
2. Los compradores pueden conservar obsequios promocionales, como bolígrafos, calendarios, libretas, etc.
3. Los compradores deben decidir por sí mismos si el regalo es una señal de atención, buena voluntad o un intento de soborno comercial.

Con cualquiera de las opciones elegidas, es recomendable que la empresa mantenga conversaciones con los compradores, durante las cuales les recuerde la existencia de estándares éticos en la empresa y les explique la necesidad de cumplirlos.

Para ilustrar la importancia del lado ético de la logística de compras, aquí están los estándares para las actividades de compras formulados por el Institute of Supply Management (EE. UU.) (Lysons K., Gillingham M. Purchasing and Supply Chain Management. P. 797):

1. En primer lugar, respete los intereses de su empresa.
2. Esté abierto a los consejos y consultas de sus colegas.
3. Realice compras teniendo en cuenta los intereses de su empresa y gastando cada dólar de forma inteligente.
4. Adquirir activamente conocimientos sobre los materiales adquiridos y los procesos de producción.
5. Trabajar de forma honesta y abierta, rechazando cualquier forma de soborno.
   Demostrar una actitud amistosa hacia todo aquel que lo merezca.
6. Respeta y exige respeto de los demás por tus responsabilidades.
7. Evita conflictos.
8. Ayudar y asesorar a los compañeros cuando surja la necesidad.
9. Colaborar con todas las organizaciones y personas específicas que estén diseñadas para mejorar el estatus de esta profesión.

Soporte informativo para el departamento de compras.

Para gestionar la logística de compras, una empresa debe contar con sistemas de información para gestionar sus indicadores de desempeño. Deben proporcionar la capacidad de analizar y monitorear exhaustivamente la ejecución del proceso comercial de Compras.

Se puede obtener una ayuda significativa para analizar el proceso de suministro de recursos a una empresa y generar pedidos a proveedores utilizando el software adecuado. En este caso, es necesario prestar atención a la capacidad del programa para generar informes analíticos. Cada empresa, utilizando un sistema de información informática, genera su propio conjunto de informes de adquisiciones basados ​​​​en las metas y objetivos formulados por la alta dirección.

Como muestra la práctica, son comunes los informes e indicadores que reflejan los siguientes aspectos de las actividades de adquisiciones:

1. Condiciones de compra del mercado:
   • cambios en los precios de los bienes comprados;
   • cambios en la relación oferta-demanda en el mercado;
   • previsiones de la dinámica del mercado de bienes adquiridos.
2. Análisis de costos de inventario:
   • inversión en inventario;
   • entregas diarias (diez días, mensuales) y volumen pedido de suministros para los principales grupos de productos;
   • facturación por grupos de bienes adquiridos;
   • análisis de descuentos recibidos;
   • Análisis de exceso de reservas.
3. Eficiencia de las operaciones de adquisiciones:
   • análisis de la calidad de los bienes adquiridos;
   • porcentaje de entregas realizadas a tiempo;
   • análisis de casos de falta de mercadería necesaria en el almacén;
   • número de cambios realizados en los pedidos;
   • tiempo de entrega de los bienes comprados;
   • productividad laboral de los empleados del departamento de compras;
   • cambios de precios resultantes de negociaciones, trabajos analíticos, mejora del embalaje, racionalización del transporte, etc.;
   • coste de transporte.
4. Fiabilidad del proveedor:
   • proporción de entregas tardías y rechazos de entrega;
   • pérdidas por ventas perdidas;
   • proporción de entregas incompletas;
   • Calidad de los servicios de transporte prestados por proveedores y transportistas.

Los indicadores anteriores para monitorear y evaluar la logística de compras son una parte necesaria del soporte de información para la gestión de la cadena de suministro.

Las capacidades analíticas de los sistemas informáticos y de información deberían brindar a los gerentes de compras una imagen completa y clara de todos los indicadores relacionados con las actividades de compras. Así, los estándares mínimos de inventario se utilizan para controlar los niveles de inventario y son la base para generar pedidos automáticos a los proveedores. Cuando se utilizan pedidos automáticos, el gerente de compras dedica tiempo únicamente a ajustar los pedidos generados, lo que reduce significativamente los costos de tiempo, ya que no necesita ver los productos restantes.

Con la ayuda del software de proceso logístico de compras, se lleva a cabo un análisis sistemático de las condiciones del mercado y el trabajo de los proveedores de bienes. Esto proporciona a la empresa compradora información completa sobre las condiciones de compra de los bienes necesarios y permite tomar decisiones de compra óptimas.

Los sistemas informáticos deben ofrecer la capacidad de predecir posibles escaseces de bienes, lo que puede provocar interrupciones en el proceso comercial, pérdida de ventas y, en consecuencia, aumento de costos y disminución de ganancias. La información recibida de antemano de los proveedores sobre posibles interrupciones en el suministro le permite prepararse con anticipación y minimizar posibles pérdidas.

Los sistemas informáticos modernos deberían fortalecer la integración de la información de la empresa con sus proveedores, aumentar el nivel de cooperación entre las partes incluidas en la cadena de suministro del producto y reducir los costos de transacción.

La mayoría de los productos de software que automatizan la gestión de adquisiciones y que suelen incluirse en un sistema de información informático contienen un módulo de "Compras", que realiza las siguientes funciones principales:

• Seguimiento de las relaciones contractuales con proveedores y transportistas. Seguimiento del cumplimiento de las obligaciones de pago de suministros.
• Seguimiento del cumplimiento del calendario de entregas con previsión del tiempo de recepción de la mercancía en el almacén.
• Generación de documentos necesarios para la aceptación de mercancías en almacén, con distribución automática a personas financieramente responsables.
• Realizar reclamaciones al proveedor (transportista, transportista) sobre la gama, cantidad y calidad de los productos suministrados.
• Automatización de todas las operaciones de recepción, consumo y movimiento interno de activos materiales en los almacenes.
• Contabilización de todas las transacciones utilizando tarjetas de almacén completadas automáticamente en función de los documentos primarios.
• Contabilización de activos materiales en diversas unidades de medida.
• Realizar las operaciones de almacén de acuerdo con las normas contables vigentes.
• Mantener una lista de personas financieramente responsables con asignación a almacenes y grupos de bienes materiales.
• Contabilización de actos de inventario y generación de una lista de inventario.
• Información operativa completa sobre la cantidad, calidad, fecha de vencimiento, dirección de almacenamiento, proveedor y transportista (reenviador) de cada artículo del producto comprado en cualquier momento.
• Proporcionar información sobre excedentes y déficits de existencias.

Los sistemas de información informática aseguran el almacenamiento y uso de información sobre los contratos existentes con proveedores, según los cuales se realizan los pedidos, la clasificación de productos de las marcas compradas y el registro de proveedores.

Para formar una base de proveedores de bienes, una condición necesaria es el seguimiento constante de sus indicadores de desempeño. El sistema de información de la empresa debe permitir mantener el historial de cada proveedor y datos que reflejen la dinámica de los indicadores de desempeño. Esta base de datos acumula información sobre proveedores potenciales para implementar el procedimiento de selección y pasar a trabajar con otro proveedor.

Además del nombre de cada proveedor, la base de datos de proveedores debe contener:

• datos de contacto de empleados específicos de la empresa proveedora;
• Detalles del banco;
• condiciones de trabajo, descuentos, bonificaciones y otros acuerdos, con la historia de su desarrollo;
• listas de precios utilizadas para las compras;
• el historial de todos los pedidos del proveedor con devoluciones, defectos, retrasos y entregas insuficientes;
• créditos comerciales actuales y máximos, condiciones de pago;
• nombres de los bienes suministrados;
• precio o rango de precios dependiendo de los descuentos previstos por volumen de compras, condiciones de pago, etc.;
• embalaje u otros datos importantes para el transporte de mercancías.

Una vez enviada una orden de compra a un proveedor, el gerente de compras debe poder monitorear su avance a través del sistema de información. Al mismo tiempo, se registran todas las desviaciones en el cumplimiento de las obligaciones por parte de los proveedores para que el gerente pueda evaluar la calidad de su trabajo. Una vez que la empresa recibe los productos solicitados, se ingresa nueva información en el sistema de información del departamento de compras. Esta operación incluye el mantenimiento de una base de datos de documentos:

• un registro de pedidos, que realiza un seguimiento de todos los pedidos por número y muestra el estado de cada pedido (completado, parcialmente completado, no completado);
• un registro de órdenes de compra que contiene copias de todas las órdenes de compra;
• un registro de productos que muestra todas las compras de cada producto (fecha, proveedor, cantidad, precio, número de orden de compra);
• un registro de proveedores que muestre todas las compras realizadas a él.

Un aspecto igualmente importante del soporte de información para la logística de compras es la gestión de los flujos de información internos que circulan entre los departamentos de la empresa.

A modo de ejemplo, la siguiente tabla muestra los flujos de información que existen entre el departamento de compras y el almacén (departamento de recepción) (Buzukova E. Compras y proveedores. Curso de gestión de surtido en el comercio minorista. P. 386.)

Tenga en cuenta que en las empresas comerciales el intercambio de información se vuelve más complicado debido a la amplia gama de productos, su rápida actualización y la compleja estructura de la descripción de cada artículo del producto. En este sentido, las principales características de la aceptación de mercancías en las empresas comerciales son:

• presencia de un gran número de proveedores;
• diferentes condiciones de embalaje;
• cargar vehículos a granel (en cajas, sin utilizar medios de descarga mecanizados) y sobre palés;
• aceptación de productos con recálculo no solo del número de lugares, sino también por unidades de producto en paquetes;
• variedad de vehículos que entregan mercancías;
• incumplimiento de los plazos de entrega;
• diferentes requisitos de los proveedores sobre el procedimiento de recepción de productos, identificación de productos defectuosos y el procedimiento de presentación de quejas;
• diferente composición del paquete de documentos que acompañan a la mercancía.

Estas características aún no nos permiten crear una tecnología unificada para trabajar con todos los proveedores, crear un espacio de información unificado y lograr un flujo de documentos unificado, lo que reduce la calidad de la logística de adquisiciones.

Por tanto, una dirección importante es mejorar el soporte informativo de la logística de compras, lo que permitirá a las empresas crear cadenas de suministro integradas que minimicen los costos, crear un espacio de información unificado y un procedimiento de flujo de documentos unificado.

Ejemplo de descripción de trabajo para gerente de compras

La descripción del trabajo de muestra se compila teniendo en cuenta el estándar profesional.

1. Disposiciones generales

1.1. El gerente de compras pertenece a la categoría de gerentes.

1.2. Una persona que tiene:

1) educación superior (especialidad, maestría), educación profesional adicional en programas de capacitación avanzada o programas de reciclaje profesional en el campo de la contratación;

2) experiencia laboral en adquisiciones durante al menos 5 años, incluidos al menos 2 años en puestos directivos.

1.3. El responsable de compras debe saber:

1) requisitos de la legislación de la Federación de Rusia y reglamentos que rigen las actividades en el ámbito de la contratación pública;

2) los fundamentos de la legislación civil, presupuestaria, territorial, laboral y administrativa aplicables a las adquisiciones;

3) conceptos básicos de la legislación antimonopolio;

4) actos jurídicos reglamentarios que regulan las actividades productivas, económicas, financieras y económicas de la organización;

5) actos jurídicos legislativos y reglamentarios en materia tributaria;

6) fundamentos económicos y características de la fijación de precios en el mercado por área;

7) análisis y métodos para evaluar el grado de logro de los objetivos de adquisiciones y su validez;

8) el procedimiento y métodos para evaluar la efectividad de la satisfacción de las necesidades estatales, municipales y corporativas;

9) conceptos básicos de gestión y gestión de personal;

10) conceptos básicos de contabilidad aplicados a las adquisiciones;

11) estadísticas básicas aplicadas a las adquisiciones;

12) características de la redacción de la documentación de adquisiciones;

13) el procedimiento para establecer factores que forman el precio e identificar las características de calidad que afectan el costo de bienes, obras y servicios (por área);

14) el procedimiento para preparar y procesar informes, documentos reglamentarios y realizar cambios;

15) práctica de aplicación de la ley en el campo de las actividades de adquisiciones;

16) reglas de flujo de documentos administrativos;

17) requisitos de calificación para especialistas, niveles (subniveles) de calificaciones;

18) regulaciones y procedimientos para realizar la certificación (certificación) o evaluar las calificaciones de los empleados;

19) metodología para realizar un examen del procedimiento y la documentación de adquisiciones;

20) el procedimiento para la elaboración de un documento en forma de conclusión sobre la base de los resultados del examen del procedimiento de contratación y la documentación;

21) metodología para realizar un examen del cumplimiento de los resultados previstos en el contrato con los términos del contrato;

22) ética de la comunicación empresarial y reglas de negociación;

23) disciplina laboral;

24) Reglamento interno de trabajo;

25) requisitos de protección laboral y normas de seguridad contra incendios;

26) ……… (otros documentos, materiales, etc.)

1.4. El gerente de compras debe ser capaz de:

1) utilizar computadoras y otros equipos auxiliares, equipos de comunicaciones y comunicaciones;

2) formular propuestas para mejorar la legislación de la Federación de Rusia y otros actos jurídicos reglamentarios sobre el sistema de contratos en el ámbito de las adquisiciones;

3) analizar y evaluar los resultados de las adquisiciones y el logro de los objetivos de adquisiciones;

4) realizar verificación, análisis y evaluación de información sobre la legalidad, viabilidad, validez, puntualidad, eficiencia y efectividad de los costos de adquisición de los contratos previstos para su celebración, concluidos y ejecutados;

5) resumir los resultados de las actividades de información y análisis de expertos;

6) realizar inspecciones programadas y no programadas de los sujetos de control durante la adquisición;

7) utilizar un sistema de información unificado y la información contenida en él;

8) ……… (otras habilidades y capacidades)

1.5. El director de compras se guía en sus actividades por:

1) Ley Federal de 05/04/2013 N 44-FZ "Sobre el sistema de contratación en el campo de la adquisición de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales y municipales", Ley Federal de 18/07/2011 N 223-FZ "Sobre la adquisición de bienes, obras, servicios de ciertos tipos de personas jurídicas", Ley Federal de 2 de diciembre de 1994 N 53-FZ "Sobre la compra y suministro de productos agrícolas, materias primas y alimentos para las necesidades estatales";

2) ……… (nombre del documento constitutivo)

3) Reglamento sobre ……… (nombre de la unidad estructural)

4) esta descripción de trabajo;

5) ……… (nombres de las normas locales que regulan las funciones laborales por puesto)

1.6. Durante la ausencia del responsable de adquisiciones (vacaciones, temporal

discapacidad, etc.) sus funciones son desempeñadas por un suplente u otro

un empleado designado de acuerdo con el procedimiento establecido que adquiere

derechos relevantes y asume la responsabilidad por el incumplimiento o

desempeño inadecuado de las funciones que le fueron asignadas en relación con

sustitución.

1.7. El gerente de adquisiciones reporta directamente a ……… (nombre del cargo del gerente)

1.8. El jefe de adquisiciones gestiona ……… (nombre de la unidad estructural)

1.9. ……… (otras disposiciones generales)

2. Funciones laborales

2.1. Control de adquisiciones:

1) seguimiento en el ámbito de las adquisiciones;

2) auditoría y control en materia de adquisiciones.

2.2. Gestión de empleados subordinados.

2.3. ……… (otras funciones)

3. Responsabilidades laborales

3.1. El Gerente de Compras desempeña las siguientes responsabilidades:

3.1.1. Como parte de la función laboral, seguimiento en materia de adquisiciones:

1) realiza una evaluación:

Grado de consecución de los objetivos de contratación;

Razonabilidad de la contratación;

2) formula propuestas para mejorar la legislación de la Federación de Rusia y otros actos jurídicos reglamentarios sobre el sistema de contratos en el ámbito de las adquisiciones;

3) utiliza un sistema de información unificado y la información contenida en él;

4) evalúa la efectividad para satisfacer las necesidades estatales, municipales y corporativas;

5) elabora un informe analítico resumido.

3.1.2. Como parte de la función laboral, auditoría y control en materia de adquisiciones:

1) realiza análisis y evaluación de los resultados de las adquisiciones y el logro de los objetivos de adquisiciones;

2) realiza verificación, análisis y evaluación de información sobre la legalidad, viabilidad, validez, puntualidad, eficiencia y eficacia de los costos de adquisición de los contratos previstos para su celebración, concluidos y ejecutados;

3) resume los resultados de las actividades de información y análisis de expertos;

4) desarrolla leyes reglamentarias o locales en el campo de la contratación, las adapta y modifica de acuerdo con los cambios en la legislación de la Federación de Rusia en el campo de la contratación;

5) realiza inspecciones programadas de los sujetos de control durante la adquisición;

6) realiza inspecciones no programadas de los sujetos de control durante la adquisición;

7) compila y prepara informes basados ​​​​en los resultados de las verificaciones de documentos.

3.1.3. Como parte de la función laboral, gestión de empleados subordinados:

1) organiza el desarrollo y aprobación de los planos de la unidad estructural encabezada;

2) distribuye funciones laborales y tareas oficiales entre los empleados subordinados y ejerce control sobre su implementación;

3) vela por el cumplimiento de la legislación laboral y la legislación de protección laboral en relación con los empleados subordinados, creando condiciones de trabajo que cumplan con los requisitos establecidos;

4) organiza la formación de los empleados subordinados y la mejora de sus calificaciones;

5) resuelve situaciones de conflicto entre empleados subordinados;

6) somete a consideración de la dirección de la organización:

Representaciones sobre el nombramiento, traslado y despido de empleados subordinados;

Propuestas para incentivar a los empleados subordinados;

Propuestas de implicación y responsabilidad disciplinaria de los empleados subordinados que hayan cometido faltas disciplinarias;

7) ……… (otros deberes)

3.1.4. Como parte del desempeño de sus funciones laborales, cumple instrucciones de su jefe inmediato.

3.1.5. ……… (otros deberes)

3.2. En el desempeño de sus funciones, el Asesor de Adquisiciones deberá cumplir con los siguientes estándares éticos:

1) mantener la confidencialidad de la información;

2) cumplir con la ética de la comunicación empresarial;

3) tomar una posición activa en la lucha contra la deshonestidad profesional;

4) no divulgar materiales de investigación laboral;

5) no crear situaciones conflictivas en el lugar de trabajo;

6) no cometer acciones que desacrediten la profesión y reputación de los compañeros;

7) impedir la difamación y la difusión de información que desacredite a otras organizaciones y colegas.

3.3. ……… (otras disposiciones sobre responsabilidades laborales)

4. Derechos

El responsable de compras tiene derecho:

4.1. Participar en las discusiones de los proyectos de decisión de la dirección de la organización, en las reuniones sobre su preparación e implementación.

4.2. Firmar y visar………… (tipos de documentos)

4.3. Iniciar y realizar reuniones sobre organización y control de adquisiciones.

4.4. Solicite y reciba la información y los documentos necesarios de unidades estructurales y especialistas.

4.5. Realizar controles de calidad y ejecución oportuna de los pedidos.

4.6. Exigir el cese (suspensión) del trabajo (en caso de infracciones, incumplimiento de los requisitos establecidos, etc.), cumplimiento de las normas establecidas; dar instrucciones para corregir deficiencias y eliminar infracciones.

4.7. Participar en las discusiones de temas relacionados con las funciones que desempeña.

4.8. Exigir a la dirección de la organización que brinde asistencia en el desempeño de sus deberes y derechos oficiales.

4.9. ……… (otros derechos)

5. Responsabilidad

5.1. El gerente de compras es responsable de:

Por desempeño inadecuado o incumplimiento de las obligaciones oficiales previstas en esta descripción de funciones, en la forma prescrita por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia, la legislación en materia de adquisiciones;

Por delitos y delitos cometidos en el curso de sus actividades laborales, en la forma prescrita por la legislación administrativa y penal vigente de la Federación de Rusia;

Por causar daño a la organización, en la forma prescrita por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia.

5.2. ……… (otras disposiciones de responsabilidad)

6. Disposiciones finales

6.1. Esta descripción del puesto ha sido desarrollada sobre la base del Estándar Profesional "", aprobado por Orden del Ministerio de Trabajo y Protección Social de la Federación de Rusia del 10 de septiembre de 2015 N 625n, teniendo en cuenta ……… (detalles de las regulaciones locales de la organización)

6.2. El empleado está familiarizado con esta descripción del puesto al momento de la contratación (antes de firmar el contrato de trabajo).

El hecho de que el empleado se haya familiarizado con esta descripción del puesto se confirma mediante ……… (mediante la firma en la hoja de familiarización, que es parte integral de esta instrucción (en el diario de familiarización con las descripciones del puesto); en una copia del descripción del trabajo conservada por el empleador de otra manera)

6.3. ……… (otras disposiciones finales).

lo apruebo

_____________________________ (Apellido, iniciales)

(nombre de la organización, su ________________________________

forma organizativa y jurídica) (director; otra persona autorizada

aprobar la descripción del trabajo)

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

——————————————————————-

(Nombre de la institución)

00.00.201_g. №00

I. Disposiciones generales

1.1. Esta descripción de funciones establece los derechos, responsabilidades y responsabilidades laborales del jefe del departamento de adquisiciones _____________________________________________ (en adelante, la “empresa”). Nombre de la institución

1.2. El jefe del departamento de compras pertenece a la categoría de gerentes.

1.3. Una persona designada para el cargo de jefe del departamento de adquisiciones debe tener educación superior y experiencia laboral en el campo de adquisiciones durante al menos 3 años.

1.4. El nombramiento para el cargo de jefe del departamento de adquisiciones y su destitución se realiza sobre la base de una orden del director general de la empresa previa presentación.

1.5. El jefe del departamento de adquisiciones depende directamente o de la persona que lo reemplaza y realiza sus tareas.

1.6. Si el jefe del departamento de adquisiciones está ausente, sus funciones las desempeña temporalmente un gerente de adquisiciones, quien es responsable del desempeño adecuado de sus funciones oficiales, y es designado.

1.7. El jefe del departamento de compras es miembro de la junta directiva ampliada de la empresa; en nombre de la junta directiva, prepara materiales para discutir los temas de la agenda de la junta.

1.8. El responsable del departamento de compras debe saber:

— los requisitos de la empresa en cuanto a la calidad de los productos;

— prácticas financieras y comerciales establecidas en el ámbito de las adquisiciones;

— métodos y procedimientos para comprar productos alimenticios;

— el procedimiento para celebrar contratos con proveedores y controlar su ejecución;

— procedimiento de liquidación en virtud de contratos;

— base de datos, así como otros programas informáticos utilizados por la empresa para respaldar el proceso comercial;

— precios mayoristas y minoristas de grupos de productos del surtido de la empresa, incluidos los precios de los principales fabricantes, proveedores y empresas competidoras;

— los principales actos legislativos y reglamentarios que regulan las actividades de las empresas del comercio mayorista y minorista de productos alimenticios;

— organización de las operaciones de almacén de la empresa, métodos de planificación, control y gestión del inventario del almacén.

1.9. Criterios de evaluación del desempeño:

— organización del funcionamiento constante e ininterrumpido del departamento de compras;

— cumplimiento de los planes de margen de la empresa;

- ahorro de costes desperdiciados en los departamentos;

— ausencia de valoraciones negativas por parte de la dirección de la empresa y de la dirección del servicio comercial y reclamaciones infundadas de las divisiones estructurales;

— la proporción entre artículos populares y de baja rotación (optimización del surtido);

— cumplimiento del presupuesto de adquisiciones;

— implementación de un plan que determine ahorros de costos para la compra y almacenamiento de mercancías;

— establecer una política de compras eficaz para la empresa.

II. Funciones

Al jefe del departamento de adquisiciones se le asignan las siguientes funciones:

2.1. Garantizar la máxima competitividad de precios y condiciones de los productos adquiridos.

2.2. Organización y gestión de compras de toda la gama de productos presentados por la empresa.

2.3. Garantizar que se cumplan los objetivos de margen y al mismo tiempo mantener competitivos los precios de producción de la empresa.

2.4. Forma un surtido.

2.5. Establece volúmenes de compra.

2.6. Participa en la fijación de precios.

III. Responsabilidades laborales

El jefe del departamento de adquisiciones desempeña las siguientes responsabilidades laborales:

3.1. Proporciona liderazgo al departamento de compras manteniendo buenas relaciones laborales entre los empleados.

3.2. Distribuye la responsabilidad de ciertos grupos de productos y áreas de trabajo adicionales entre los gerentes de departamento.

3.3. Realizar asignaciones de trabajo emitidas por la dirección de la empresa.

3.4. Realiza operaciones para la compra de bienes, a saber:

— determina el procedimiento y el procedimiento para la compra de productos alimenticios, los criterios y normas para realizar transacciones de adquisición;

— determina y coordina el procedimiento de liquidación con proveedores.

3.5. Vela por la adecuada contabilidad, mantenimiento y almacenamiento de la documentación de su departamento (bases de datos, contratos, poderes, etc.).

3.6. Ejerce el control de los stocks en almacén de todos los grupos de productos.

3.7. Optimiza la política de compras (frecuencia de pedidos, tamaño del pedido, tiempo del pedido, saldo mínimo en almacén), teniendo en cuenta los cambios en la demanda de los consumidores, las fluctuaciones estacionales, los plazos de venta, la situación en la producción de productos alimenticios específicos, así como otros factores necesarios.

3.8. Realiza un estudio de información de marketing, ofertas comerciales y materiales publicitarios para identificar la demanda estable de nuevos grupos de productos y/o cambios en la demanda de productos de la gama existente de la empresa.

3.9. Analiza sistemáticamente estadísticas sobre grupos de productos y artículos de productos individuales, identifica grupos de productos rentables, de baja rentabilidad y no rentables y, basándose en los resultados del análisis, garantiza ajustes en la política de compras.

3.10. Organiza la interacción de su departamento con otros departamentos del servicio comercial, general, financiero y.

3.11. Toma decisiones sobre los cambios necesarios para la empresa en términos de trabajo con proveedores específicos (descuentos necesarios, cambios en los precios de los insumos, condiciones de pago, entrega, embalaje, etc.).

3.12. Toma decisiones sobre el tamaño de futuras compras o su posible terminación.

3.13. Coordina sus decisiones, si es necesario, con.

3.14. Interactuando con el servicio financiero, organiza acuerdos mutuos con proveedores, monitorea el estado de las cuentas por pagar de la empresa que surgen en relación con la compra de bienes.

3.15. Prepara formularios de informes y estimaciones según lo establecido para el departamento.

3.16. Supervisa la exactitud de la información en informes y estimaciones, confirma (respalda) su exactitud y supervisa la ejecución de las estimaciones.

3.17. Supervisa y asegura la preparación de contratos con fabricantes y proveedores, coordinación de los términos y condiciones de entrega, estudia la posibilidad y viabilidad de la cooperación de la empresa con otras empresas y organizaciones para obtener condiciones de compra más favorables.

3.18. Supervisa la provisión de la empresa con las condiciones de pago más rentables y favorables.

3.19. Revisa y, en función de los intereses económicos de la empresa, aprueba las propuestas de los responsables de departamento para la compra de los productos básicos que les sean asignados.

3.20. Junto con el servicio financiero, desarrolla un calendario de pagos semanales a los proveedores de la empresa, mantiene registros de los costos de la empresa para la compra de productos alimenticios y regula los costos dentro del límite asignado (presupuesto de compras).

3.21. Prepara periódicamente opciones alternativas para compras menos costosas y más rentables.

3.22. Organiza el trabajo de reclamaciones con fabricantes y proveedores si han violado obligaciones contractuales, controla la liquidación de estas reclamaciones y acuerda con ellos los cambios en los términos de los contratos celebrados.

3.23. Asegura la ejecución oportuna por parte de todos los empleados del departamento, sin excepción, de las órdenes, órdenes, instrucciones, etc. emitidas a la empresa, y también asegura un régimen para el mantenimiento de secretos comerciales por parte de los empleados del departamento.

3.24. Comprometido en el desarrollo de propuestas para mejorar la estructura organizativa y de personal del departamento, así como en el desarrollo de medidas para el desarrollo profesional de los empleados y el aumento de su motivación.

El jefe del departamento de adquisiciones tiene derecho:

3.1. Contactar con la dirección de la empresa con propuestas para mejorar las actividades del departamento de compras.

3.2. Contacta con el director comercial con tus ideas:

— sobre el nombramiento, reubicación y despido de los empleados del departamento de adquisiciones;

- sobre recompensar o imponer sanciones a los empleados.

3.3. Firmar y visar documentos de su competencia.

3.4. Interactuar con los responsables de todas las divisiones estructurales de la empresa.

3.5. Actuar en nombre de la empresa, representar los intereses de la empresa en las relaciones con otras organizaciones y organismos gubernamentales en materia de adquisiciones.

3.6. Contactar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa a jefes de departamento y especialistas con solicitudes de información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales.

3.7. Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa relacionados con la adquisición y venta de productos.

V. Responsabilidad

El jefe del departamento de compras es responsable de:

5.1. En caso de causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación penal, civil y laboral de la Federación de Rusia.

5.2. Si se comete un delito en el curso del desempeño de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación penal, civil y administrativa de la Federación de Rusia.

5.3. En caso de incumplimiento o desempeño inadecuado de sus funciones oficiales, previstas en esta descripción de funciones, dentro de los límites determinados por la legislación laboral de la Federación de Rusia.

5.4. En caso de errores en el proceso de adquisiciones, que provocaron bajas ventas de bienes, dentro de la parte variable del salario.

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