المسؤوليات الوظيفية لسكرتير كاتب المنظمة. الوصف الوظيفي للكاتب السكرتير: عينة

يؤدي سكرتير المكتب وظيفة مهمة في أي مؤسسة: في المدرسة، في رياض الأطفال، في منظمة تجارية، في إدارة المدينة، في المحكمة، إلخ. لذلك، لدى أصحاب العمل متطلبات خاصة لاختياره. كيف ينظم الوصف الوظيفي عمل هذا الموظف؟ ما هي الواجبات التي يجب عليه القيام بها وما هي المسؤوليات التي يتحملها؟ دعونا ننظر إلى هذه الأسئلة بعد ذلك.

عينة من الوصف الوظيفي النموذجي للسكرتير الكتابي

الوظيفة الرئيسية لسكرتير الكاتب هي أن يكون مساعدًا للمدير. إن عمل هذا الموظف هو الذي يحدد مدى كفاءة وضع جدول عمل المدير والمدير والنائب وما إلى ذلك. فهو يسجل بوضوح جميع الاجتماعات، ويعد الوثائق لحل مشكلات العمل، ويستقبل البريد، والمكالمات، وما إلى ذلك هذا يعني في معظم الشركات الجمع بين وظيفتين في وقت واحد: مباشرة إلى السكرتير ومدير المكتب. غالبًا ما يُطلب من هذا الموظف معرفة اللغات الأجنبية. من المهم أن يكون لدى أخصائي الموارد البشرية عينة من التعليمات القياسية لهؤلاء الموظفين، لذلك نقترح النظر في محتويات الوثيقة القياسية.

الأحكام العامة

في الوثيقة القياسية التي تنظم إجراءات أداء واجبات الوظيفة، ينتمي السكرتير والموظف إلى فئة "العاملين الفنيين". ورئيسه المباشر هو المدير العام. المتطلبات الأساسية:

• الحصول على تعليم ثانوي متخصص على الأقل؛
• سنة واحدة من الخبرة؛
• يجب أن يعرف الموظف أساسيات برامج الكمبيوتر - Word، Excel، إلخ؛
• يجب أن تمتلك تنظيم العمل المكتبي.

اعتمادا على احتياجاتها، يمكن للمنظمات توسيع قائمة المتطلبات في الوصف الوظيفي لسكرتير كاتب. على سبيل المثال، يتم طرح متطلبات إضافية لمثل هذا الموظف في المحكمة لمهارات الكتابة عالية السرعة، بما في ذلك. عندما تكون مكتوبًا على الآلة الكاتبة، فأنت بحاجة أيضًا إلى القدرة على التعامل مع أي نوع من المعدات التي يمكن استخدامها في قاعة المحكمة، وما إلى ذلك.

مسؤوليات العمل

وفقًا للوصف الوظيفي القياسي، يلتزم سكرتير الكاتب بما يلي:

• استقبال الزوار وتتبع أوقات الاستقبال؛
• تلقي المكالمات والمراسلات.
• قبول الوثائق وإرسالها إلى مديرك للتوقيع عليها؛
• إعداد الطلبات المختلفة، وإجراء العمل الفني بشأن تنظيم ساعات العمل؛
• تنظيم رحلات عمل لرئيسك في العمل - شراء التذاكر، وحجز الفنادق، وما إلى ذلك؛
• تنفيذ الأوامر الشخصية لمشرفك المباشر، وما إلى ذلك.

يمكن تعديل الأحكام الأساسية حسب احتياجات المنظمة: بالنسبة للمنظمات التجارية، هذه هي الحاجة إلى معرفة اللغات الأجنبية، وبالنسبة لسكرتير في المجال الطبي، معرفة المصطلحات، وما إلى ذلك.

حقوق

بالإضافة إلى واجبات السكرتير الكاتب، يحتوي الوصف الوظيفي على معلومات حول ما يحق للكاتب السكرتير القيام به. على سبيل المثال، تشمل حقوقه القرار بعدم البدء في أداء واجباته المباشرة إذا كان هناك أدنى تهديد لحياته أو صحته. كما أنه حر في اتخاذ القرارات بشكل مستقل ضمن اختصاصه، وتقديم مقترحات عقلانية لتحسين ظروف عمله - شراء معدات مكتبية جديدة، وما إلى ذلك.

مسؤولية

تحتوي تعليمات أداء الواجبات الرسمية المباشرة لسكرتير الكاتب على تحذيرات بشأن المسؤولية. على سبيل المثال، يكون السكرتير الكاتب مسؤولاً عن: نتائج القرارات المتخذة بشكل مستقل، وعن الكشف عن الأسرار التجارية، وما إلى ذلك. وهناك أيضًا مسؤولية عن انتهاكات السلامة، والتأخير، والتغيب، وإساءة استخدام السلطة، وما إلى ذلك.

ظروف العمل

يتم تحديد ظروف العمل في الوصف الوظيفي لسكرتير الكاتب بشكل فردي في كل منظمة، لكن لا ينبغي أن تتعارض مع الأحكام الأساسية لقانون العمل في الاتحاد الروسي ولا تنتهك حقوق وحريات الموظف.

الوصف الوظيفي لمهندس الطاقة

إذا كان موظفو منظمة أو مؤسسة يوفرون منصبًا كمهندس طاقة، فستنشأ المهمة - لإنشاء...

الوصف الوظيفي لمساعد السكرتير - الحقوق والواجبات

مساعد السكرتير هو مساعد المدير الذي يجب أن يكون لديه مجموعة واسعة من المعرفة والمهارات اللازمة…

الوصف الوظيفي لمسؤول النظام

إن عمل مسؤول النظام يتجاوز مكان عمل محدد ويؤثر على أنشطة المنظمة بأكملها.

الوصف الوظيفي لأمين مستودع

يعتبر المستودع منشأة رئيسية في الإنتاج. وأهم موظف في هذا القسم يمكن أن يسمى...

الوصف الوظيفي للمدير الفني

تنقسم العديد من الشركات إلى عدة أقسام. ويجب أن يكون لكل قسم من هذه الأقسام قائده الخاص.…

الوصف الوظيفي لمدير مكتب

وينظم الوصف الوظيفي واجبات وصلاحيات الموظف. تم تطوير هذه الوثيقة للمرؤوسين من قبل رئيس القسم أو...

حاليا في سوق العمل السكرتير الكتابي هو أحد المهن المطلوبة. هذا المنصب موجود في موظفي كل منظمة، ويُعتبر بحق أن الموظف الذي يشغل هذا المنصب يمتلك جميع المعلومات التشغيلية للشركة وهو "اليد اليمنى للمدير".

ويقدم الدعم الإداري والإداري لمدير المصنع. ولذلك، يتم وضع مطالب عالية على السكرتير. يجب ألا يكون كاتبًا جيدًا فحسب، بل يجب أن يتمتع أيضًا بمهارات تنظيمية.

كاتب السكرتير الحديث: المفهوم والمسؤوليات والحقوق

السكرتير الحديث - مساعد استباقي لرئيس الشركة، امتلاك المعرفة والمهارات المهنية اللازمة ، فضلاً عن اتخاذ القرارات المختصة.

يجب أن تستوفي الصفات المهنية والشخصية لسكرتير الرئيس عددًا من المتطلبات.

قبل أن تقوم بإنشاء عملك الخاص، تحتاج إلى إنشاء خطة عمل. يمكنك العثور على مزيد من التفاصيل على الرابط.

تشمل الصفات المهنية ما يلي:

• المهارات المؤهلة (توافر التعليم الخاص)؛
• العقلانية والتنظيم والانضباط الذاتي؛
• إظهار الدبلوماسية والأدب أثناء المفاوضات وعدم الكشف عن الأسرار التجارية.

وتشمل الصفات الشخصية الرئيسية ما يلي:

• دقة؛
• مبادرة؛
• مسؤولية؛
• مهارات التواصل؛
• نظافة.

يمكن تصنيف جميع واجبات السكرتير الكاتب وفقًا للخصائص الوظيفية والتكنولوجية:

1. الخدمة والتواصل، وهي استقبال الزوار، والتحدث عبر الهاتف، ورحلات العمل، وطلب غرف الفنادق والتذاكر.
2. مسؤوليات التنسيق. تشمل هذه المجموعة إعداد وتسجيل الاجتماعات والجلسات، وتنسيق العلاقات بين مختلف مستويات الإدارة.
3. مسؤوليات الرقابة والتقييم. تخضع الوثائق ذات الطبيعة التنظيمية والإدارية والتعليمات الفردية للمدير للرقابة.
4. ترتبط المسؤوليات التحليلية بتلقي ومعالجة وتوزيع المعلومات الواردة.
5. المسؤوليات المعلوماتية والفنية، وهي الحفاظ على العمل المكتبي وبطاقات المراقبة والتسجيل، وإنشاء الملفات والتأكد من سلامتها، والتخطيط ليوم عمل الرئيس.

الحقوق الأساسية(صلاحيات) السكرتير الكاتب:

1. طلب المعلومات، بما في ذلك المعلومات السرية، لحل المشاكل.
2. يشترط توفير الظروف المريحة والأمثل لأداء المهام المنوطة به وحفظ المستندات.
3. اتخاذ القرارات المختصة بشكل مستقل.

تعد وكالة التوظيف خيارًا مثيرًا للاهتمام للغاية لامتلاك عملك الخاص. كيفية فتح وكالة توظيف - اقرأ.

الوصف الوظيفي للكاتب السكرتير: متطلبات التسجيل، عينة

يتم نشر هذه الوثيقة التنظيمية من قبل المؤسسة لتحديد الوضع الرسمي للموظف.ويحدد مسؤولياته وينظم وضعه التنظيمي والقانوني ويحدد المسؤولية.

إن التعليمات التي لا تتوافق مع متطلبات تشريعات العمل ليس لها قوة قانونية.

يتم تنسيق أحكام الوصف الوظيفي مع الخدمات القانونية وشؤون الموظفين. بعد ذلك، يقوم السكرتير بتوقيع الوثيقة التي تثبت التأشيرة: لقد قرأت التعليمات والتاريخ والتوقيع. تم وضع التعليمات في نسختين. تحفظ النسخة الأولى في الملف الشخصي، وتسلم النسخة الثانية مباشرة للموظف.

الأقسام الرئيسية للوصف الوظيفي

يحتوي هيكل الوصف الوظيفي على النقاط الرئيسية التالية:

1. الأحكام الأساسية. يشار إلى الاسم الكامل للوظيفة، ويتم تحديد مجال نشاط السكرتير، وإجراءات التعيين والاستبدال والفصل من الوظيفة، ومتطلبات مستوى المؤهلات (التعليم، الخبرة)، ونظام التبعية يتم تحديد الوثائق الثابتة والمعيارية والمنهجية التي يجب على السكرتير اتباعها في سياق عمله.
2. مسؤوليات العمل. يتم إنشاء قائمة الأعمال المعينة.
3. حقوق. يتم تحديد الصلاحيات الممنوحة للسكرتير لاتخاذ القرارات بشكل مستقل بشأن جميع الظروف الناشئة ضمن اختصاصه.
4. مسؤولية. تم تحديد المسؤولية الشخصية للسكرتير عن عدم الوفاء أو سوء الأداء لواجبات العمل. يمكنك في هذه الفقرة تحديد المعايير والشروط التي سيتم من خلالها تقييم جودة العمل ودرجة الوفاء بالواجبات المقررة.
5. العلاقات. يحتوي القسم على معلومات حول الوحدات الهيكلية والموظفين الذين يتفاعل معهم السكرتير في عملية أداء واجباته.

لم يتم تحديد شكل موحد للوصف الوظيفي بموجب التشريع الروسي.

مثل كل وظيفة، فإن مهنة السكرتير الكاتب لها وصف وظيفي خاص بها. قد يختلف المستند حسب الشركة (المؤسسة) وتفاصيل النشاط.

تحتوي التعليمات على أحكام أساسية مثل التعليم اللازم والخبرة العملية والمعرفة والمهارات الخاصة التي يجب أن يتمتع بها الموظف.

كما تتضمن التعليمات قائمة بحقوق ومسؤوليات السكرتير، ووصف التسلسل الهرمي للشركة، مع الإشارة إلى الجهة التي يتبعها السكرتير مباشرة ومن يتبعه.

كما تم توضيح شرط المسؤولية في التعليمات.

المسؤوليات الرئيسية

• يقوم السكرتير باستقبال الزوار وتسجيلهم وتنظيم لقاء مع المدير.
• استقبال وإجراء المكالمات الهاتفية.
• إرسال واستقبال الوثائق إلكترونيا.
• القيام بالأعمال المكتبية.
• قم بالتخطيط الأولي ليوم عمل المدير.
• تنظيم الاجتماعات.
• حجز التذاكر والفنادق للمدير والضيوف/الشركاء.
• مراقبة توافر اللوازم المكتبية في المكتب.
• تنفيذ المهام الأخرى المتعلقة بالعمل من الإدارة.
• في بعض الحالات، يطلب من السكرتير معرفة اللغات الأجنبية لإجراء المراسلات التجارية.

متطلبات سكرتير مع وظائف كاتب

المتطلبات الواردة أدناه ليست إلزامية دائمًا وتخضع للمناقشة:

• التعليم: العالي (الاقتصاد وإدارة الوثائق).
• مهارات الكمبيوتر المتقدمة.
• إجادة التعامل مع المعدات المكتبية.
• مستوى عال من مهارات الاتصال.
• مطلوب أكثر من 12 شهرا من الخبرة.
• الاهتمام والدقة في تسيير الأعمال.
• المثابرة ومقاومة الإجهاد.

محتويات الوصف الوظيفي لسكرتير كاتب

وتجدر الإشارة إلى أن الوصف الوظيفي للسكرتير لا ينظمه التشريع الرسمي. بل يمكن أن يطلق عليها مجموعة من التوصيات التي يتم تجميعها من قبل قسم شؤون الموظفين أو الموظف المسؤول عن التوظيف. الغرض من هذه الوثيقة هو تحديد المسؤوليات الوظيفية للموظف.

تتضمن القائمة القياسية بنودًا حول متطلبات الموظف، وتوزيع التسلسل القيادي، ووصف العمل الذي سيتم تنفيذه، وقائمة حقوق الموظف وإشارة إلى المسؤولية.

ما هي حقوق وواجبات الموظف؟

حقوق السكرتير الكاتب:

• الوصول إلى المعلومات المفتوحة والسرية اللازمة لتنفيذ أنشطة السكرتير.
• تقديم مقترحات لتحسين وتحسين إجراءات عمل الشركة/المؤسسة.
• تلقي المعلومات اللازمة للعمل من الإدارات الأخرى.
• التمتع بظروف عمل وراحة مريحة.
• المشاركة في إعداد وتنسيق وتنفيذ القرارات التي تهم الشركة.
  المسؤوليات:
• الحفاظ على وثائق الأعمال.
• تنظيم الاجتماعات الإدارية.
• استقبال المكالمات الهاتفية والزوار.
• حل حالات الصراع.
• إستقبال وإرسال البريد .
• الحفاظ على استمرارية المكتب.

العناصر المطلوبة

الشرط الأساسي لتعيين سكرتير كتابي هو قدرة المتخصص على التعلم السريع والقدرة على إيجاد حلول سريعة في المواقف غير القياسية.

بعض المديرين لديهم متطلبات إضافية، والتي قد تشمل المعرفة ببرامج الكمبيوتر المهنية.

سكرتير المستندات هو الموظف المسؤول عن تداول المستندات في الشركة وسلامتها ودقتها.

يتضمن هذا الموقف:

• السيطرة على قاعدة بيانات الوثائق والأرشيف.
• تسجيل جهات الاتصال والزوار.
• توزيع المهام ليوم العمل.
• العمل مع المعدات المكتبية.
• استقبال المكالمات.

متطلبات المعرفة والمهارات

تختلف مسؤوليات السكرتير الكتابي عن تلك المخصصة لموظف مكتب عادي يقوم ببساطة بتلقي المكالمات وإعداد القهوة.

يتطلب هذا المنصب الاهتمام والتنظيم وعددًا من الصفات المهنية والشخصية.

المعرفة المطلوبة للسكرتير:

• القانون: العمل والإداري.
• التشريع: الأفعال اللازمة للعمل مع التوثيق.
• نظام التسلسل الهرمي للسلطة في منطقتك.
• مبادئ العمل في مجال معين.
• هيكل العمل وتنظيمه.
• أساسيات إدارة العمل.
• أساسيات الإدارة.
• قواعد أداء كل نوع من المهام.
• قواعد استخدام المعدات.
• أساسيات علم نفس التواصل.
• إجراء الأرشفة.

المهارات والقدرات:

• - تنفيذ العمل المكتبي بكفاءة وتوزيع المسؤوليات.
• تخطيط المهام وفقا لحجم العمل.
• تمديد المواعيد النهائية للتوثيق في الوقت المناسب.
• تنظيم الاجتماعات ورحلات العمل خارج الموقع.
• الحفاظ على دعم المعلومات للمكتب.
• التوجه في الدوريات.

المعرفة الأساسية (محو الأمية الشفهية والكتابية)

حتى لو كان السكرتير يقضي معظم وقته في العمل مع الأرقام، فلا يمكنه الاستغناء عن المهارات النحوية الأساسية على الأقل.

سكرتير- وهذا هو وجه الشركة. وقد تعتمد نتيجة الصفقة المهمة على الطريقة التي يقدم بها نفسه. سوف تخلق المعرفة الكتابية والشفوية صورة إيجابية للمنظمة بأكملها.

ساعات العمل

يعتمد طول يوم عمل السكرتير بشكل مباشر على الروتين العام للشركة.غالبًا ما يحدث أن يستمر مساعد المدير في إدارة الأعمال حتى أثناء وجوده في المنزل.

في هذه الحالة، يمكن للموظف أن يطالب بأمان بالتعويض عن العمل الإضافي.

عادةً ما يكون يوم السكرتير على النحو التالي:

1. الوصول إلى العمل والتحقق من الوضع وتشغيل المعدات المكتبية قبل وصول الرئيس.
2. قم بعرض خطتك اليومية المخططة وحدد الأنشطة المناسبة.
3. فحص ومعالجة المراسلات.
4. تنسيق الخطط مع المدير وإجراء التغييرات اللازمة.
5. استقبال المكالمات والزوار ومعالجة الوثائق الحالية.
6. إعداد المباني والمواد اللازمة للتقارير والاجتماعات.
7. وضع خطة ليوم العمل التالي.
8. تقديم تقرير إلى الإدارة عن العمل المنجز.
9. وفي نهاية اليوم هناك مراجعة وتفويض للحالات لليوم التالي.
10. ترتيب الأشياء ومكان العمل والتحقق من سلامة المبنى.

تَسَلسُل

• سكرتير-موظف استقبال– استقبال الزوار والرد على المكالمات وتسجيل وتنسيق الاجتماعات.
• مساعد سكرتير– يعمل مع التوثيق ويعمل كمساعد لمدير واحد أو أكثر. في أغلب الأحيان يكون لديه جدول عمل غير منتظم.
• سكرتير كاتب- مسؤول عن النظام في المكتب وجداول اجتماعات الإدارة والسلامة والإكمال الصحيح للتوثيق والأرشفة والحالة العامة للمكتب.

يقدم السكرتير تقاريره إلى الشخص الذي قام بتعيينه أو إلى الإدارة العليا للإدارات الأخرى التي يرتبط عملها ارتباطًا وثيقًا.

يمكن للسكرتير إعطاء التعليمات للسعاة والأمناء الآخرين.

مسؤولية

هناك مسؤوليات إلزامية وإضافية:

• للفشل الكامل أو الجزئي في أداء واجباته الرسمية.
• بسبب تجاهل التعليمات والأوامر.
• لانتهاك قواعد الشركة الداخلية، وتقويض الانضباط.
• من أجل الكشف عن معلومات سرية.
• لعدم الالتزام بقواعد السلامة من الحرائق والكهرباء.

حق التوقيع

عادةً ما يكون للمدير الحق في التوقيع. لكن بعض الأعمال ذات الأهمية المحلية قد تتم الموافقة عليها من قبل السكرتير. ويجب تحديد هذا الاحتمال في ميثاق المنظمة.

توقيع السكرتير يكفي لاستلام التسليمات واللوازم المكتبية والمنتجات التي تدعم عمل المكتب.

البنود الاختيارية وحقوق الموظفين

1. سرعة كتابة عالية.
2. المدة المحددة للعمل مع عميل واحد.
3. استكمال الدورات التدريبية والدورات في مهارات التحدث أمام الجمهور.
4. إعداد نماذج المستندات.
5. متطلبات الطول والوزن.

متطلبات المظهر والأدب

سكرتير- هذا هو أول شخص يراه ويسمعه زائر الشركة، لذا فهو بحاجة إلى الحفاظ على لياقته البدنية. ستساعدك قواعد الآداب الأساسية على التصرف بكرامة حتى مع العملاء الأكثر صعوبة.

• لن يسمح السكرتير الجيد لنفسه أبدًا بإبقاء العميل في انتظاره دون سبب.
• إنه ليس وقحًا أو غاضبًا.
• إنه يبدو أنيقًا ولديه مانيكير أنيق وكمية قليلة من الماكياج.
• لا يستخدم العطور ذات الرائحة القوية.
• لديه حس بالأناقة ويرتدي ملابس كلاسيكية للعمل.

أشياء للذكرى

يجب أن يتذكر السكرتير أهميته في الشركة. كل شيء يعتمد عليه، لذلك عليك أن تعتاد على الاحتفاظ بالمذكرات.

إن مهارات إدارة الوقت لا يمكن الاستغناء عنها، لذا سيكون من الجيد حضور الدورات التدريبية والندوات ذات الصلة.

الأشخاص الذين يقومون بتطوير الوثيقة والموافقة عليها

يتم تطوير معظم الوثائق من قبل السكرتير ويوافق عليها المدير. إذا كنا نتحدث عن فرع، فيجب الموافقة على جميع الوثائق مباشرة من قبل رئيس الشبكة.

في الشركات التي يعتبر فيها السكرتير المساعد الشخصي للمدير، تمر المستندات بدورة من الإنشاء إلى الدخول حيز التنفيذ من خلاله. يتم تقديم الحالات الأكثر أهمية أو المثيرة للجدل فقط إلى الرئيس للنظر فيها.

ما الذي يجب على أي منظمة فعله بغض النظر عن خصوصياتها ومجال نشاطها؟ بالطبع، احتفظ بالوثائق. إن تدفق المستندات هو ما تمتلكه أي مؤسسة، لذا فمن الواضح من أين أتت ولماذا تعتبر مهنة الكاتب مهمة.

موقف مهم

يقول الكثير من الناس أنه لا فائدة من تعيين كاتب إذا كان هناك بالفعل سكرتير أو حتى عدة أمناء في طاقم العمل. هذا النهج خاطئ تماما، لأن مسؤوليات هاتين المهنتين المختلفتين تماما تشمل أداء مهام مختلفة: يجب على السكرتير أن يساعد في مراقبة جدول المدير، والرد على المكالمات، وإحضار القهوة، وتنفيذ المهمات الصغيرة، وتشمل مسؤوليات الكاتب السيطرة على كل شيء. وثائق المنظمة.

التحكم الوثائقي المعقد

لا يجب على الكاتب المسؤول أن يتحكم فقط في تداول الوثائق في المنظمة، بل هو أيضًا المشرف الرئيسي على الأرشيف. تشمل مسؤوليات الكاتب المهام التالية:

• إجراء المراسلات التجارية للإدارة؛
• تشكيل قاعدة وثائق منظمة؛
• مراقبة تنفيذ الأحكام المحددة في وثيقة معينة.

تقع مسؤولية محاسبة المراسلات (الواردة والصادرة) أيضًا على عاتق الكاتب.

الاختلافات في المسؤوليات في الشركات الصغيرة والكبيرة

كما تظهر الممارسة، كلما كانت المنظمة أكبر، كلما زاد عدد الكتبة في الموظفين. في المنظمات الصغيرة، حيث ليس من الممكن ببساطة تعيين كاتب، ولكن لا يمكنك الاستغناء عن خدماته، فإنها تجتذب الشخص الذي سيشغل منصب كاتب السكرتير. إن مسؤوليات السكرتير الكاتب، كما هو واضح بالفعل، هي مزيج من مسؤوليات هذين المنصبين. لدى شخص واحد ما يكفي من الوقت للتعامل مع كل شيء، لأن تدفق المستندات في المؤسسات الصغيرة ليس غنيًا ومتنوعًا كما هو الحال في الشركات الكبرى.

المتطلبات المحددة التي قد يتم تقديمها للموظف المحتمل

تعتمد مسؤوليات الكاتب على تفاصيل أنشطة المنظمة. على سبيل المثال، قد تطلب المنظمات الدولية أو الشركات التي لديها شركاء أجانب من موظفيها ترجمة المراسلات، على سبيل المثال، من اللغة الإنجليزية والعكس.

غالبًا ما يتم تعيين شخص لديه خبرة في العمل لمثل هذا المنصب، لأنك هنا تحتاج إلى مستوى عالٍ من المثابرة وأن تكون شخصًا دقيقًا حقًا مع عدة سنوات من الممارسة وراءه. يجب على الشباب الذين تخرجوا للتو من المؤسسات التعليمية في هذا المجال والذين ليس لديهم خبرة أن يحاولوا إقناع صاحب العمل المستقبلي المحتمل برغبتهم في العمل، فربما تكون هناك فرصة للحصول على مثل هذا المنصب حتى في منظمة كبيرة واعدة.

أنت بحاجة إلى فهم تفاصيل أنشطة الشركة، والوثائق التي سيتعين عليك العمل معها. تعد المعرفة العميقة إلى حد ما بالإطار التشريعي الذي يحكم المؤسسة بمثابة إضافة كبيرة للموظف المحتمل.

ما هي المنظمات التي لا تستطيع الاستغناء عن الكتبة؟

منصب الكاتب متاح دائمًا في المدارس ورياض الأطفال في المدن الكبرى. ويرجع ذلك إلى حقيقة أنه من المستحيل الاستغناء عن شخص يمكنه تتبع جميع الوثائق، وإذا لزم الأمر، تقديم أي من المستندات المخزنة على الفور.

تختلف واجبات الكاتب في المدرسة قليلاً عن واجبات الكاتب، على سبيل المثال، في منظمة تجارية. هنا سيتم تنفيذ العمل مع وثائق كل طالب. في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير، سوف تحتاج إلى تقديم معلومات حول العمل المنجز. من الأفضل أن يتمكن الشخص الذي يعمل في مثل هذه المنظمات من العثور بسهولة على لغة مشتركة مع كل من الأطفال وأولياء أمورهم، لأن مشاكل إدارة المستندات ووجود التناقضات التي تحتاج إلى توضيح شائعة جدًا.

أي روضة أطفال كبيرة لديها أيضًا كاتب خاص بها. المسؤوليات الوظيفية هنا مماثلة لمسؤوليات الموظفين في هذا الملف التعريفي في المدارس. يتم تفسير ذلك من خلال التركيز الموحد لأنشطة هذه المنظمات العامة أو الخاصة. تريد مثل هذه المؤسسات أيضًا كاتبًا مسؤولًا ومؤهلًا للعمل لديها. تظل مسؤوليات هذا المتخصص في رياض الأطفال كما هي: العمل مع قاعدة المستندات والمحفوظات.

بعض الصفات الشخصية التي يجب أن يتمتع بها الموظف الجيد

1. يجب على الشخص الذي يريد أن يصبح كاتب سجلات رفيع المستوى أن يتمتع بذاكرة جيدة جدًا. العاطفة هي عدو يجب محاربته ومنعه من السماح لتقلبات المزاج بالتأثير بطريقة أو بأخرى على أداء العمل.
2. التسامح كنز حقيقي يجب أن يمتلكه الموظف. تكتمل مسؤولياته الوظيفية بوظيفة الشرح للعديد من الأشخاص "في لمحة سريعة" معنى العديد من المستندات وأهمية كل "ورقة" على حدة، والتي بدونها سيكون من المستحيل تحقيق أي رغبة.
3. ضبط النفس لا يقل أهمية عن التسامح. في هذا المجال، تحدث المواقف في كثير من الأحيان، والتي يمكن أن تثير غضب شخص غير مستعد. تحتاج إلى التحكم في نفسك باستمرار.
4. ستساعدك مهارات الاتصال التجاري على حل المشكلات المستمرة بسرعة مع الأشخاص الذين يعملون في نفس المؤسسة أو لديهم اتصالات تجارية مع الشركة.
5. التنظيم على مستوى الهوس. في الواقع، الكاتب الجيد لا يؤجل الأمور والمستندات "لوقت لاحق"، لأنه يفهم جيدًا أن هذا يمكن أن يؤدي إلى أخطاء أو فوضى كاملة، وهو أمر لا ينبغي السماح به تحت أي ظرف من الظروف عند العمل مع المستندات.

تتميز كل مؤسسة - وخاصة الكبيرة منها - بتدفق واسع للمستندات. ولضمان تنظيم العمل بشكل صحيح، يتم تعيين كاتب. هذا الموظف مسؤول عن المراسلات التي تتلقاها الشركة وتنظيم المستندات الداخلية. سيساعد الوصف الوظيفي على تحديد مسؤولياته وصلاحياته بدقة. ويمكن تنزيل عينة منه في نهاية المقال.

لنبدأ بحقيقة أن الوصف الوظيفي الموحد للكاتب لا ينص عليه القانون. وتقوم الشركة بتطوير النموذج الأولي الخاص بها.

1. الأحكام العامة.
2. قائمة مسؤوليات الوظيفة.
3. حقوق الكاتب.
4. مسؤولية.

للمقارنة، يمكنك التفكير في الأقسام التي تتضمنها تعليمات إدارة المكتب التفصيلية.

1. الأحكام العامة.
2. مستوى المهارة.
3. مسؤوليات العمل.
4. حقوق.
5. مسؤولية.
6. مؤشرات الأداء.
7. تعاون.

في نهاية الوصف الوظيفي للكاتب يشار إلى من قام بتطويره. وبيان تفاصيل الشخص الذي تم الاتفاق معه على أحكامه. وفي الحالات التي تتم فيها الموافقة على العينة من قبل المدير العام، يمكن التنسيق مع المسؤول عن الموظفين أو رئيس الإدارة القانونية.

في أسفل النموذج توجد ملاحظة "لقد قرأت التعليمات"، وبجوارها يوجد سطر فارغ لتوقيع الكاتب.

بداية التعليمات: أحكام عامة

قبل البدء في الوصف الوظيفي للموظف يتم إدخال بيانات الشخص الذي اعتمد نص المستند. وقد ورد اسمه ومنصبه. على الجانب الأيسر من النموذج، يتم إدخال معلومات حول المنظمة التي يتم تعيين الكاتب فيها.

1. يقع منصب الكاتب في مجموعة فناني الأداء الفني. ويتم التعيين والفصل من الوظيفة بأمر من المدير بناء على تنسيب من يخوله ذلك.
2. التعليم المطلوب: استكمال التدريب العام وفقًا للبرنامج المحدد لهذا المنصب أو التعليم المهني الأولي. لا توجد متطلبات بشأن مدة الخبرة في العمل.
3. الرئيس المباشر للكاتب هو الشخص المسؤول عن المكتب، أو رئيس قسم إدارة الوثائق، أو موظف آخر مفوض.
4. إذا غاب الموظف، يتم إسناد مهامه إلى نائبه.
5. عند أداء واجباته، يسترشد المتخصص بهذه اللوائح وميثاق المنظمة ولوائحها ولوائح العمل الخاصة بالمؤسسة وأوامر الإدارة.
6. يجب أن يكون الموظف على دراية باللوائح ومحتوى نظام إدارة سجلات الدولة الموحد ومعايير سلامة العمل ولوائح العمل في المنظمة.

مهم! عند وضع متطلبات الوظيفة، يتم الإشارة إلى عقد العمل مع الشخص الذي تستهدفه الوثيقة.

وبالتالي فإن الوصف الوظيفي للكاتب في القسم الأول يحتوي على معلومات عامة حول متطلبات مقدم الطلب وإجراءات أداء واجبات العمل.

ما هي مسؤوليات الوظيفة؟

أما القسم الثاني فقد خصص للمهام والمسؤوليات الوظيفية للكاتب.

عادة، يتوقع منه أن:

• تلقي وتسجيل المراسلات المستلمة، وكذلك إرسالها إلى الوحدات الهيكلية ذات الصلة، وإعادة توجيه الوثائق المكتملة؛
• المحاسبة عن حركة الوثائق وتوزيعها وتخزينها؛
• إصدار الشهادات على النماذج المسجلة.

تعتمد قائمة المسؤوليات الوظيفية للكاتب على الوظائف الأساسية المذكورة أعلاه. ومن المتوقع أن يقوم بصياغة الحالات من المستندات وفقًا للتسميات المحددة. وبعد فترة معينة، يجب عليه نقل الوثائق إلى الأرشيف.

​

بالإضافة إلى أداء واجبات محددة، يحتاج الكاتب إلى إبلاغ رؤسائه عن أي حوادث أو مواقف غير مواتية قد تنشأ. وله أيضًا الحق في مطالبة العاملين في المكاتب بالحفاظ على النظام.

ما هي حقوق الكاتب؟

كجزء من الوصف الوظيفي لسكرتير الكاتب، إلى جانب المهام، يتم إنشاء قائمة الحقوق.

نحن ندرج الإجراءات التي يحق للموظف القيام بها.

1. مطالبة الإدارة الفورية بتهيئة الظروف المثلى لأداء واجباتهم الوظيفية.
2. أن يكون على علم بجميع القرارات الإدارية المتعلقة بأنشطته.
3. تقديم مقترحات لتحسين ظروف العمل وتقديمها إلى الإدارة للمراجعة.
4. تمتلك جميع الوثائق والمعلومات اللازمة لأداء عملك.
5. طلب المساعدة من الإدارة في أداء واجبات الوظيفة وممارسة الحقوق التي تكفلها هذه اللائحة.

وبالتالي، فإن الوصف الوظيفي يسمح للموظف بالمطالبة بتحسين ظروف العمل وتقديم مقترحاته الخاصة لتحسين تنظيم عملية العمل.

مسؤولية الكاتب

القسم الأخير من التعليمات القياسية هو المسؤولية. يتم تعيينه للإجراءات التالية:

• عدم الوفاء بالتزاماته الرسمية؛
• عدم الامتثال لأوامر الإدارة التي تؤثر على مجال العمل المكتبي؛
• ارتكاب أعمال غير قانونية؛
• التسبب في أضرار مادية؛
• الكشف عن الأسرار التجارية؛
• تقديم معلومات كاذبة لإدارة المنشأة.

يتيح لك الوصف الوظيفي تحديد قائمة المسؤوليات ونطاق سلطة الكاتب بوضوح. يشير إلى تفاصيل عقد العمل مع الشخص الذي يتم إعداد الوثيقة له. أولاً، قم بتدوين المعلومات الخاصة بالمؤسسة وإدخال بيانات الشخص المخول الذي اعتمد التعليمات. وفي النهاية يضع الموظف توقيعاً بجانب ملاحظة تشير إلى اطلاعه على أحكام الوثيقة.